›
›

Bài giảng Kế toán quốc tế - Nguyễn Phương Thảo

pdf 97 trang cucquyet12 6080
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kế toán quốc tế - Nguyễn Phương Thảo", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_ke_toan_quoc_te_nguyen_phuong_thao.pdf

Nội dung text: Bài giảng Kế toán quốc tế - Nguyễn Phương Thảo

  1. CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUỐC TẾ 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN MỸ 1.1.1. Khái niệm kế toán Liên đoàn quốc tế về kế toán đã có định nghĩa cơ bản về kế toán: “Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp và đánh giá các loại hoạt động kinh tế thông qua chỉ tiêu tiền tệ và dựa trên các nguyên tắc cơ bản tiêu chuẩn có tính hệ thống”. Theo hiệp hội AAA (American Accounting Association – Hiệp hội kế toán Mỹ): “Kế toán là quá trình nhận biết, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế cho phép người sử dụng thông tin đánh giá và đưa ra quyết định kinh doanh”. 1.1.2. Mục đích của kế toán - Nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế, xã hội và diễn đạt được khả năng, trách nhiệm và cương vị quản lý. - Nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc đánh giá hiệu quả tổ chức và lãnh đạo. 1.1.3. Đặc điểm cơ bản của kế toán Mỹ a) Đơn vị tiền tệ sử dụng Đơn vị tiền tệ sử dụng là USD ($). Cách viết đơn vị tiền tệ: 1,000 USD. b) Hệ thống tài khoản kế toán - Khái niệm: Tài khoản là phương pháp phân loại đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế. - Hệ thống tài khoản kế toán: Là tài khoản bằng chữ. 1
  2. Gồm 5 loại tài khoản sau: TK phản ánh Tài sản; TK phản ánh Nợ phải trả; TK phản ánh Vốn chủ sở hữu; TK phản ánh Doanh thu; TK phản ánh Chi phí. +) Tài khoản tạm thời : Tài khoản tạm thời là những tài khoản không có số dư cuối kỳ, do vào mỗi cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán khoá sổ. Trong đó Tài khoản doanh thu, chi phí, rút vốn, xác định kết quả là những tài khoản tạm thời. +) Tài khoản thường xuyên: Tài khoản thường xuyên là những tài khoản mà số dư cuối kỳ của nó sẽ được giữ lại làm số dư cho đầu kỳ sau.Trong đó nhóm Tài khoản tài sản, tài khoản phản ánh nợ phải trả, Tài khoản vốn là tài khoản thường xuyên. +) Kết cấu tài khoản Tài sản Tài sản XXX XXX +) Kết cấu tài khoản Nguồn vốn Nguồn vốn XXX XXX +) Kết cấu tài khoản trung gian Xác định kết quả Chi phí Doanh thu Chi phí Doanh thu 2
  3. +) Kết cấu tài khoản Rút vốn chủ sở hữu Rút vốn chủ sở hữu c) Kỳ kế toán Kỳ kế toán không cố định theo năm dương lịch. Thông thường thời điểm kết thúc một niên độ kế toán được chọn là lúc không đúng thời vụ hay việc buôn bán, kinh doanh ế ẩm nhằm mục đích kiểm tra dễ dàng. d) Đối tượng kế toán Kế toán Mỹ phân chia các đối tượng kế toán thành 3 loại sau: + Tài sản: Là những thứ có giá trị mà doanh nghiệp đang có quyền sở hữu. Tài sản cũng được coi là nguồn lực của doanh nghiệp. Các tài sản có giá trị bởi chúng có thể được sử dụng hoặc đổi chúng để lấy hàng hóa khác phục vụ cho mục đích kinh doanh tại doanh nghiệp. Một tổ chức có thể nắm giữ nhiều loại tài sản khác nhau. Một số tài sản có hình thái vật chất cụ thể như tiền mặt, vật dụng, nhà cửa, phương tiện vận tải Nhưng ngược lại cũng có một số tài sản không có hình thái vật chất cụ thể nhưng chúng cũng mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp, ví dụ như đặc quyền (là quyền được chính phủ liên bang cho phép sản xuất một mặt hàng nào đó) hay các khoản phải thu (là khoản tiền mà doanh nghiệp thu được do bán chịu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho đơn vị hoặc cá nhân khác). Tất cả các tài sản trên được tài trợ, hình thành từ hai nguồn đó là nguồn nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. 3
  4. + Nợ phải trả: Là khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn. Khoản nợ này phát sinh trong quá trình doanh nghiệp mua chịu tài sản hoặc vay mượn từ ngân hàng để mua tài sản. Chẳng hạn: Khoản phải trả, lương phải trả + Vốn chủ sở hữu: Là phần hùn vốn trong đơn vị được sở hữu hoàn toàn bởi các nhà chủ sở hữu. Nói cách khác, nguồn vốn chủ sở hữu là phần chênh lệch giữa tài sản và nợ phải trả. Vốn chủ sở hữu = Tài sản – Nợ phải trả Ba đối tượng này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong phương trình kế toán sau: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu e) Hệ thống sổ kế toán Kế toán Mỹ áp dụng hình thức “Nhật ký chung”. Sổ kế toán bao gồm Sổ “Nhật ký Chung”, “Sổ Cái” và các sổ kế toán chi tiết khác. 1.2. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1.2.1. Kế toán quản trị Kế toán quản trị: Là loại kế toán cung cấp thông tin cho quản lý trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp (thông tin là cơ sở cho các quyết định kinh doanh hàng ngày và cho các kế hoạch tương lai của tổ chức). Để đạt mục tiêu, công tác quản trị doanh nghiệp đòi hỏi rất nhiều thông tin. Một loại thông tin được đặt ra chủ yếu do yêu cầu của lập kế hoạch và kiểm tra hoạt động hàng ngày của Công ty. Đó là những thông tin giúp công tác quản trị biết được những gì đang xảy ra ngay thời điểm hiện tại cũng như để nắm chắc công việc kinh doanh đang hoạt động trôi chảy tiến tới mục tiêu như thế nào. Loại thông tin thứ hai chủ yếu cần thiết cho quản trị trong việc lập ra các kế hoạch dài hạn. 4
  5. Những thông tin này được dùng để xây dựng nên những chiến lược tổng quát và để ra các quyết định đặc biệt có tác động then chốt đối với Công ty. Nói chung kế toán quản trị giải quyết 3 chức năng: 1. Chọn lọc và ghi chép số liệu. 2. Phân tích số liệu 3. Lập báo cáo dùng cho quản trị. BÁO CÁO CHO QUẢN TRỊ CHỌN LỌC VÀ Trong việc lập kế hoạch và GHI CHÉP SỐ kiểm tra hoạt động hàng ngày LIỆU của Công ty PHÂN Để cung cấp thông tin về hoạt TÍCH SỐ động quá khứ và LIỆU hiện tại của Công BÁO CÁO CHO QUẢN TRỊ Ty Trong việc xây dựng kế hoạch dài hạn 1.2.2. Kế toán tài chính Kế toán tài chính: Là loại kế toán cung cấp thông tin cho những người ra quyết định ở bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin kế toán tài chính cung cấp thường ở dạng báo cáo tóm tắt gọi là báo cáo tài chính gồm: - Báo cáo thu nhập: Là báo cáo cho những thông tin về khả năng sinh lời trong hoạt động của Công ty. - Bảng cân đối kế toán: Cung cấp thông tin về tài sản Công Ty có được bao gồm cả nguồn hình thành của những tài sản này. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Cho biết tài sản của Công Ty thay đổi như thế nào trong một thời kỳ nhất định. Thông tin báo cáo tài chính được trình bày theo cùng một kiểu qua các năm. Điều này giúp cho nhà quản trị có thể tin cậy vào báo cáo. 5
  6. Nói chung, kế toán tài chính giải quyết 3 chức năng: CHỌN LỌC VÀ GHI BÁO CÁO CHO NHỮNG CHÉP SỐ LIỆU NGƯỜI RA QUYẾT ĐỊNH Ở PHÂN NGOÀI CÔNG TY Để cung cấp thông tin về TÍCH SỐ 1. Báo cáo thu nhập hoạt động quá khứ và LIỆU hiện tại của Công Ty 2. Bảng cân đối kế toán 3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 1.3. NGHÀNH NGHỀ KẾ TOÁN VÀ NHỮNG LĨNH VỰC CHUYÊN MÔN Hàng ngàn các nhà kế toán Mỹ đang thực hiện những đóng góp quan trọng đối với những hệ thống kinh tế xã hội. Có 4 lĩnh vực mà ở đó một kế toán chuyên nghiệp có thể khai thác dịch vụ của anh ta. Đó là kế toán tư nhân, kế toán Công, kế toán nhà nước và đào tạo kế toán. Dưới đây ta sẽ lần lượt làm rõ từng lĩnh vực xung quanh mục đích giới thiệu bản chất và ý nghĩa của kế toán. 1.3.1. Kế toán tư nhân (Private accounting) Các kế toán viên làm việc cho các doanh nghiệp tư nhân thuộc về khu vực kinh tế tư nhân. Họ thực hiện một số công việc khác nhau bao gồm công việc của: 1. Người quản lý 2. Người ghi chép sổ sách 3. Kế toán chi phí 4. Kiểm toán viên nội bộ 5. Chuyên viên thuế và những công tác khác như lập ngân sách. - Người quản lý là trưởng phòng kế toán của Công ty. Công việc là giám sát mọi hoạt động kế toán của tổ chức. Thường thì đây là người có chức vụ cao của Công Ty. 6
  7. - Vai trò của người ghi sổ kế toán và nhân viên kế toán thường bị bỏ quên: Công việc của người ghi sổ kế toán là ghi chép và xử lý số liệu. Phần lớn công việc của họ thể hiện ở việc xử lý số liệu. Thật ra phần lớn những gì một người ghi sổ thực hiện ở một Công ty nhỏ thường được làm bằng máy điện toán và những loại máy khác ở các tổ chức lớn hơn. Nếu đối chiếu có thể thấy công việc của một chuyên viên kế toán rộng hơn nhiều. Công việc kế toán liên quan đến việc xác định những số liệu nào là cần thiết, ghi chép, xác định, xử lý những số liệu ấy ra sao, xác định những báo cáo sẽ được lập thế nào và làm gì để cung cấp thông tin cho người ra quyết định. - Một số chuyên viên kế toán là kế toán chi phí: Họ chọn lọc, xử lý và phản ánh thông tin về chi phí sản xuất sản phẩm. Thông tin tập hợp từ kế toán chi phí cho phép hoàn thành những dự đoán về chi phí sản xuất và giá bán hàng hóa của Công Ty. - Kiểm toán viên nội bộ (ở những công ty lớn). Công việc của họ là kiểm tra và đánh giá hoạt động nội bộ bộ máy kế toán của Công Ty. Những kiểm toán viên này nghiên cứu ghi chép kế toán và đề xuất những điểm cần sửa đổi. Đồng thời họ xác định những vấn đề chính sách và yêu cầu quản lý để từ đó hỗ trợ cho quá trình quản lý. - Chuyên viên thuế: Là người được giao việc chuẩn bị bản khai nộp thuế của Công ty. Anh ta cũng góp ý về hậu quả thuế của những phương án khác nhau mà ban quản trị đang xem xét. - Dự trù ngân sách: Ngân sách đơn giản nhằm giúp chỉ đạo quản lý. Nó là mục tiêu được xây dựng để quản lý có so sánh với kết quả thực tế. 1.3.2. Kế toán công (Public Accounting) Mọi quốc gia điều chỉnh hoạt động của một số nghề nghiệp theo quyền lợi chung, những nghề này bao gồm y, dược, luật và kế toán công. 7
  8. Những người được cấp bằng hành nghề kế toán công được gọi là chuyên viên kế toán công được cấp giấy phép (CPA – Certiffed Public Accountans). Nói chung công việc của CPA không phải làm thuê cho doanh nghiệp. Anh ta làm việc thay cho Công Ty kế toán công, nơi thu lệ phí của doanh nghiệp để thực hiện nhiều dịch vụ khác nhau cho doanh nghiệp. Có lẽ dịch vụ quan trọng nhất được chuyên viên kế toán thực hiện là kiểm toán. Mỗi năm, hầu như mọi Công Ty kinh doanh cả vừa và nhỏ đều thuê một CPA để làm công việc này. Kiểm toán đơn giản là thẩm tra, nghiên cứu các quyết toán và báo cáo tài chính do Công Ty, xác định xem báo cáo tài chính có đáp ứng được yêu cầu và phù hợp với công chúng (trong đó các nhà đầu tư, tín dung) hay không, để họ có thể tin cậy vào thông tin. Trong quá trình kiểm toán, hệ thống sổ sách kế toán của Công Ty được CPA phân tích cẩn thận và đưa ra những đề xuất để thực hiện công tác quản lý. Tất nhiên không phải CPA nào cũng tham gia vào hoạt động kế toán công. Một số làm việc cho các doanh nghiệp, một số khác làm giáo viên, một số làm cho các tổ chức phi chính phủ. 1.3.3. Kế toán nhà nước (Government Accounting) Là lĩnh vực kế toán trong các cơ quan nhà nước và các tổ chức phi lợi nhuận của chính phủ. - IRS (International Revernue Service): Là cơ quan kiểm tra báo cáo tài chính liên quan đến việc nộp thuế của các tổ chức và cá nhân. Họ giúp chính phủ thực thi luật thuế và kiểm tra thuế thu nhập. Họ còn thiết kế và điều động các bộ máy kế toán cung cấp cho chính phủ những báo cáo để sử dụng ra các quy định mang tính nhà nước. - SEC (Securities and Exchange Commission): Ủy ban chứng khoán quốc gia, quản lý, kiểm soát hoạt động liên quan đến chứng khoán và hối đoái. 8
  9. 1.3.4. Đào tạo kế toán Có các cơ hội thuận lợi đối với kế toán viên trong lĩnh vực đào tạo. Các trường dạy nghề và đại học có các kế toán viên có trình độ cao giúp họ nghiên cứu tất cả các khía cạnh của kế toán. 1.4. CÁC NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN 1.4.1. Nguyên tắc giá phí (Cost principle) Một trong những thí dụ điển hình về nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi là nguyên tắc giá phí. Tài sản của doanh nghiệp được ghi theo giá phí tức giá mua và các chi phí liên quan (còn gọi giá gốc hay giá lịch sử). Vào thời điểm thụ đắc giá phí thể hiện giá trị của tài sản thay cho các loại giá khác như hiện giá, thị giá, giá thay thế tạo được tin tưởng cho người sử dụng thông tin do có thể chứng minh được tính chuẩn xác thông qua các chứng cứ có giá trị pháp lý. 1.4.2. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu (Revenue Regconition principle) Trên cơ sở quan điểm dồn tích (Accrual Basis), các khoản doanh thu được ghi nhận vào thời điểm phát sinh, tức thời điểm mà quá trình sản sinh doanh thu được cơ bản hoàn thành và có thể biểu hiện qua các chứng cứ khách quan (chứng từ kế toán). Vào cuối niên độ kế toán ghi nhận không những nghiệp vụ đã thu tiền mà cả các nghiệp vụ sẽ thu cam kết trong niên độ. 1.4.3. Nguyên tắc tương xứng (Matching principle) Kết hợp tương xứng chi phí và doanh thu, hay nói cách khác, chi phí và doanh thu được quy nạp vào thời kỳ phát sinh tương xứng. Chi phí cần được ghi nhận trên báo cáo thu nhập vào cùng kỳ kế toán với doanh thu sản sinh tương ứng với các chi phí đó. 9
  10. 1.4.4. Nguyên tắc thông tin đầy đủ (Full- Disclosure Principle) Nguyên tắc này phù hợp với tiêu chuẩn "trung thực" (True and fair view) mà các báo cáo tài chính cần hội đủ trong việc phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính cần thể hiện đầy đủ các thông tin thích hợp, có ích giúp cho người sử dụng phán đoán chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp. mọi thông tin quan trọng đủ để tác động đến việc đánh giá của đối tượng sử dụng thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cần phải ghi nhận. 1.4.5. Nguyên tắc trọng yếu (Materiality Principle) Thuật ngữ trọng yếu mô tả tính chất có ý nghĩa của thông tin thể hiện trên báo cáo kế toán đối với những người đưa ra quyết định. Một yếu tố thông tin được xếp vào loại trọng yếu khi sự thiếu sót hoặc thiếu chính xác trong việc ghi nhận có thể tạo ảnh hưởng và làm biến đổi các quyết định của người sử dụng nó. 1.4.6. Nguyên tắc thận trọng (Conservatism Principle) Thận trọng về mặt kế toán có nghĩa khi lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp cần chon phương pháp hạch toán sao cho càng ít đánh giá tài sản và thu nhập cao hơn thực tế càng tốt, tất nhiên điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp sẽ định giá tài sản và thu nhập thấp hơn thực tế. Với việc áp dụng nguyên tắc thận trọng trong quản trị doanh nghiệp, tất cả các khoản lãi chưa thực hiện không được ghi nhận trong khi đối với khoản lỗ dự kiến xảy ra cần lập khoản dự phòng tương ứng. 1.4.7. Nguyên tắc nhất quán (Consistency Principle) Nguyên tắc hàm ý sử dụng nhất quán các phương pháp đánh giá và ghi nhận các nghiệp vụ từ niên độ này sang niên độ khác nhằm đảm bảo khả năng có thể so sánh các báo cáo tài chính của các kỳ khác nhau. Từ đó phát 10
  11. sinh yêu cầu cần lý giải mọi thay đổi phương pháp sử dụng và đo lường tác động của những thay đổi đối với kết quả hoạt động của doanh nghiệp. 1.4.8. Nguyên tắc khách quan (Objective Principle) Tất cả các biến cố ảnh hưởng đến đời sống của doanh nghiệp đều được ghi nhận một cách khách quan, phù hợp với bản chất của sự kiện, dữ liệu kế toán ghi nhận phải kiểm chứng được qua những bằng chứng khách quan như các tài liệu, chứng từ kế toán. 11
  12. CHƯƠNG II QUY TRÌNH KẾ TOÁN VÀ CÁC BÁO CÁO CƠ BẢN 2.1. QUY TRÌNH KẾ TOÁN Quy trình kế toán gồm 8 bước: Bước 1: Thu nhập, kiểm tra chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bước 2: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung. Bước 3: Phản ánh vào các sổ cái của các tài khoản có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (có thể phản ánh thêm vào các sổ kế toán chi tiết các đối tượng). Bước 4: Cuối kỳ, lập bảng cân đối thử để kiểm tra tính cân đối kế toán của việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giá trị phát sinh và giá trị còn lại của các tài khoản kế toán. Bước 5: Lập các bút toán điều chỉnh. Bước 6: Ghi nhận các bút toán điều chỉnh vào các sổ kế toán. Bước 7: Lập bảng kế toán nháp. Bước 8: Lập các báo cáo kế toán. 2.2. HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN 2.2.1. Sổ “Nhật ký chung” Sổ “Nhật Ký Chung” là sổ kế toán dùng để phản ánh tất các các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và được ghi chép hàng ngày. * Mục đích và tác dụng - Sổ nhật ký chung là một công cụ rất quan trọng trong việc ghi chép kế toán, được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo 2 phương diện: 12
  13. +) Phản ánh tính chất đặc điểm của nghiệp vụ tức là cho biết các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ đó. +) Cho biết thời gian của nghiệp vụ đó và phản ánh các nghiệp vụ theo trình tự thời gian. * Kết cấu sổ và cách ghi sổ nhật ký chung NHẬT KÝ CHUNG Trang số: Ngày, tháng Diễn giải Tham chiếu Nợ Có (1a) (1b) (2) (3) (4) (5) Phương pháp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung như sau: (1a, 1b) Ngày, tháng (Date): (1a) Phản ánh tháng năm của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, (1b) phản ánh ngày của nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ. Năm và tháng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng không cần lặp lại cho đến khi sang trang mới hoặc sang tháng mới. (2) Diễn giải (Description): Dùng để ghi diễn giải bao gồm tên TK kế toán của đối tượng kế toán có liên quan trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tên TK ghi Nợ (Debit) được ghi trước, tên TK ghi có (Credit) được ghi sau. Sau đó ghi tóm tắt nghiệp vụ trước ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế kế tiếp. (3) Tham chiếu (Post Ref): Cột này dùng để ghi tham chiếu, bằng cách ghi số hiệu TK kế toán. Chưa vội ghi vào cột này, chờ đến khi nghiệp vụ kinh tế được phản ánh vào Sổ Cái tài khoản, sau đó ghi số hiệu TK tương ứng với tên TK ở cột diễn giải vào cột này. (4) Nợ (Debit): Dùng để ghi số tiền của TK ghi Nợ. 13
  14. (5) Có (Credit): Dùng để ghi số tiền của TK ghi Có. Ví dụ 2.1: Công ty Start, ngày 12/2/200N mua vật dụng của công ty ABC với trị giá $ 2,000. Công ty thanh toán luôn bằng tiền mặt. NHẬT KÝ CHUNG Trang số: 01 Ngày, tháng Diễn giải Tham chiếu Nợ Có (1a) (1b) (2) (3) (4) (5) 200N 12 Vật dụng $ 2,000 Tháng 2 Tiền mặt $ 2,000 Mua vật dụng 2.2.2. Sổ Cái Sổ Cái là sổ kế toán dùng để ghi chép theo từng tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản kế toán được mở một Sổ Cái để theo dõi sự biến động của đối tượng kế toán có liên quan. Sổ Cái có thể phản ánh vào định kỳ hoặc vào cuối kỳ kế toán, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu sổ cái SỔ CÁI Tên TK: Số hiệu TK: Ngày Khoản Tham Số dư tháng mục chiếu Nợ Có Nợ Có (1a) (1b) Cách ghi vào Sổ Cái như sau: (1) Ngày tháng(Date): (1a) Phản ánh tháng năm của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, (1b) phản ánh ngày của nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ. Năm và tháng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng không cần lặp lại cho đến khi sang trang mới hoặc sang tháng mới. 14
  15. (2) Khoản mục (Item): Dùng để phản ánh các bút toán điều chỉnh, bút toán đảo và bút toán khóa sổ. (3) Tham chiếu (Post Reference): Ghi số trang sổ nhật ký chung mà nghiệp vụ kinh tế được phản ánh. (4) Phát sinh Nợ (Debit): Ghi số tiền phát sinh nợ. (5) Phát sinh có (Credit): Ghi số tiền phát sinh có. (6) Số dư nợ (Balance – Debit): Phản ánh số dư của TK sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (nếu dư Bên Nợ). (7) Số dư có (Balance – Credit): Phản ánh số dư của TK sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (nếu dư Bên Có). Ví dụ 2.2: Trở lại Ví dụ 2.1. Yêu cầu vào sổ cái TK Tiền mặt. Biết rằng số dư đầu kỳ của TK Tiền Mặt là $ 10,000. SỔ CÁI Tên TK: Tiền mặt Ngày Khoản Tham Số dư tháng mục chiếu Nợ Có Nợ Có SDĐK 10,000 200N Page 1 2,000 8,000 1 Tháng 2 2 2.2.3. Mối quan hệ giữa Sổ “Nhật ký chung” và “Sổ cái” Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào Sổ “Nhật ký chung”, từ sổ “Nhật ký chung” kế toán tiến hành chuyển số liệu sang “Sổ cái”. Quá trình này gọi là “Vào Sổ cái”. 15
  16. Thông thường kế toán viên sẽ tiến hành chuyển sổ vào cuối mỗi ngày hoặc vài ngày một lần tuỳ thuộc vào số nghiệp vụ phát sinh. Việc chuyển sổ sẽ được diễn ra theo các bước sau đây: Bước 1: Tìm trong Sổ cái tài khoản được ghi nợ trong Nhật ký chung. Bước 2: Ghi chép ngày tháng cho phù hợp với Sổ nhật ký chung vào cột ngày tháng. Bước 3: Ghi số tiền ghi Nợ trên Sổ cái và tính lại số dư. Bước 4: Ghi chép đối chiếu chuyển sổ. * Một số điểm lưu ý khi hạch toán kế toán Mỹ 1. Khi thực hiện các bút toán phải ghi đầy đủ tên của tài khoản tương ứng với nội dung kinh tế. 2. Các TK trung gian phải được khoá sổ, tức có số dư bằng không trước khi bước sang kỳ kế toán mới. 3. Hệ thống ngân hàng rất phát triển, nên việc hạch toán liên quan đến nghiệp vụ bằng tiền mặt đều bị hạn. Vì vậy trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến việc thanh toán, bút toán phản ánh bên Nợ hoặc bên Có TK Tiền thì chúng ta đều hiểu là thanh toán bằng chuyển khoản hoặc thẻ tín dụng. 2.3. QUY TRÌNH ĐIỀU CHỈNH KẾ TOÁN Vào cuối kỳ kế toán, trước khi lập các báo cáo kế toán và xác định kết quả kinh doanh, kế toán thực hiện các bút toán điều chỉnh nhằm xác định đúng doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ để từ đó tính toán được các chỉ tiêu kết quả chính xác. * Khái niệm: Bút toán điều chỉnh dùng để điều chỉnh các khoản chi phí trả trước, các khoản thu đã nhận trước cần phân bổ dần vào chi phí, doanh thu của nhiều kỳ và các khoản chi phải trả, các khoản thu phải thu tính trước vào chi phí, doanh thu trong kỳ. 16
  17. Các bút toán điều chỉnh chủ yếu trong kế toán Mỹ bao gồm: - Điều chỉnh chi phí trả trước. - Điều chỉnh chi phí phải trả. - Điều chỉnh chi phí khấu hao. - Điều chỉnh doanh thu trả trước. - Điều chỉnh doanh thu phải thu. a) Chi phí trả trước Khi chi tiền để trả trước chi phí cho nhiều kỳ (Ví dụ như: Chi phí thuê nhà, chi phí quảng cáo, chi phí bảo hiểm ) thì hình thành một khoản mục thuộc tài sản có tên gọi là chi phí trả trước. Tài sản này sẽ tiêu hao dần cho đến hết thông qua nghiệp vụ phân bổ từng phần giá trị vào từng kỳ kế toán cho đến hết. Khi tài sản này được tiêu hao, giá trị của nó sẽ trở thành một khoản mục chi phí thuộc kỳ tiến hành phân bổ. Bút toán điều chỉnh chi phí trả trước như sau: Nợ TK Chi phí Có TK Chi phí trả trước Ví dụ 2.3: Ngày 01/12/200N Công ty Newstart đi thuê văn phòng trả trước một năm tiền thuê văn phòng với số tiền $48,000. Biết rằng công ty lập báo cáo theo tháng. Hãy lập bút toán điều chỉnh cần thiết. Định khoản Bút toán ghi nhận tại ngày 01/12/200N Nợ TK Chi phí thuê nhà trả trước $48,000 Có TK Tiền $48,000 Bút toán điều chỉnh tại ngày 31/12/200N Nợ TK Chi phí thuê nhà $4,000 Có TK Chi phí thuê nhà trả trước $4,000 b) Chi phí phải trả (Accrued Expenses) 17
  18. Chi phí phải trả là chi phí mà nhà cung cấp, nhà thầu đã thực hiện cho doanh nghiệp nhưng vì bên cung cấp chưa tính toán chính xác hoặc chưa gửi hóa đơn yêu cầu doanh nghiệp thanh toán. Do đó chi phí này đã phát sinh nhưng chưa ghi vào sổ kế toán. Bút toán điều chỉnh như sau: Nợ TK Chi phí Có TK Chi phí phải trả Ví dụ 2.4: Tính ra số tiền lương phải trả người lao động trong tháng 1 năm 200N của Công ty ABC là $850. Định khoản: Kế toán ghi bút toán điều chỉnh tại ngày 31/1/200N như sau: Nợ TK Chi phí lương $850 Có TK Lương phải trả $850 c) Chi phí khấu hao tài sản cố định Nợ TK Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK Khấu hao lũy kế TSCĐ Ví dụ 2.5: Ngày 01/01/200N, Công ty Sky mua 1 tài sản cố định có nguyên giá $ 240,000. Công ty chưa thanh toán cho bên bán. Thời gian sử dụng ước tính của tài sản này là 5 năm. Biết rằng công ty tính khấu hao theo phương pháp khấu hao tuyến tính. Định khoản: - Phản ánh bút toán ngày 01/01/200N Nợ TK Tài sản cố định $240,000 Có TK Phải trả người bán $240,000 - Thực hiện bút toán điều chỉnh tại ngày 31/01/200N Nợ TK Chi phí khấu hao TSCĐ $4,000 Có TK Khấu hao lũy kế TSCĐ $4,000 d) Doanh thu trả trước (Unearned Reverue) 18
  19. Doanh thu trả trước là khoản tiền mà doanh nghiệp nhận được trước khi giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng, là một khoản nợ phải trả tương ứng với nghĩa vụ phải giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng đã trả trước cho doanh nghiệp. Bút toán điều chỉnh như sau: Nợ TK Khoản phải trả Có TK Doanh thu Ví dụ 2.6: Ngày 12/1/200N, Công ty Sky nhận được một khoản tiền ứng trước của Ông John trị giá $100,000. Đến ngày 25/01/200N công ty đã chuyển cho ông John số hàng trị giá $75,000. Thực hiện các bút toán cần thiết. Định khoản: Ngày 12/01/200N Nợ TK Tiền $100,000 Có TK Doanh thu trả trước $100,000 Ngày 25/01/200N Nợ TK Doanh thu trả trước $75,000 Có TK Doanh thu bán hàng $75,000 e) Doanh thu phải thu (Accrued Revenue) Vào cuối kỳ kế toán, một số khoản doanh thu đã phát sinh nhưng chưa được ghi chép, đó là doanh thu của hàng hóa đã giao hoặc dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng nhưng kế toán chưa ghi sổ vì chưa có bằng chứng xác thực (chưa thu tiền hoặc chưa lập hóa đơn). Các khoản thu này cần phải tính trước vào doanh thu trong kỳ kế toán. Bút toán điều chỉnh doanh thu phải thu như sau: Nợ TK Khoản phải thu Có TK Doanh thu 19
  20. Ví dụ 2.7: Ngày 13/01/200N, Công ty Sky bán hàng cho Công ty ABC trị giá lô hàng là $98,000. Công ty ABC thanh toán luôn $58,000. Còn lại viết 1 thương phiếu hẹn nợ với thời hạn 30 ngày, lãi suất 12%/năm. Thực hiện các bút toán cần thiết trong tháng 1. Định khoản: - Ngày 13/01/200N Nợ TK Tiền $58,000 Nợ TK Thương phiếu phải thu $40,000 Có TK Doanh thu bán hàng $98,000 - Bút toán điều chỉnh ngày 31/01/200N Nợ TK Lãi vay phải thu $240 Có TK Doanh thu lãi vay $240 2.4. KHOÁ SỔ 2.4.1. Mục đích Khoá sổ nhằm mục đích đưa các tài khoản trung gian về số dư bằng không trước khi bước sang kỳ kế toán mới. 2.4.2. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Bao gồm hai phương pháp: +) Phương pháp kiểm kê định kỳ: Áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá nhưng giá trị thấp. Phương pháp KKĐK là phương pháp không phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho. Phương pháp này chỉ phản ánh trị giá hàng tồn kho cuối kỳ thông qua việc kiểm kê. +) Phương pháp KKTX: Áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh chủng loại hàng hoá không nhiều nhưng có giá trị lớn. Phương pháp KKTX là phương pháp phản ánh một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống về tình hình biến động của từng loại vật tư, hàng hoá. 20
  21. 2.4.3. Lập các bút toán khoá sổ tài khoản 2.4.3.1. Khoá sổ theo phương pháp KKĐK 1. Khoá sổ giá trị hàng tồn kho đầu kỳ Nợ TK Xác định kết quả Có TK Hàng tồn kho đầu kỳ 2. Khoá sổ hàng tồn kho cuối kỳ Nợ TK Hàng tồn kho cuối kỳ Có TK Xác định kết quả 3. Khoá sổ tài khoản mua hàng Nợ TK Xác định kết quả Có TK Mua hàng 4. Khoá sổ tài khoản chi phí Nợ TK Xác định kết quả Có TK Chi phí vận chuyển Có TK Hàng bán bị trả lại và giảm hàng bán Có TK Chi phí khác 5. Khoá sổ tài khoản doanh thu Nợ TK Lãi tiền gửi Nợ TK Chiết khấu mua Nợ TK Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua Có TK Xác định kết quả 6. Rút vốn chủ sở hữu Nợ TK Vốn chủ sở hữu Có TK Rút vốn chủ sở hữu 7. Khoá sổ tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” - Nếu lãi: Nợ TK Xác định kết quả Có TK Vốn chủ sở hữu 21
  22. - Nếu lỗ: Nợ TK Vốn chủ sở hữu Có TK Xác định kết quả 2.4.3.2. Khoá sổ theo phương pháp kê khai thường xuyên 1. Khoá sổ tài khoản chi phí Nợ TK Xác định kết quả Có TK Chi phí vận chuyển Có TK Hàng bán bị trả lại và giảm hàng bán Có TK Chi phí khác 2. Khoá sổ tài khoản doanh thu Nợ TK Lãi tiền gửi Nợ TK Chiết khấu mua Nợ TK Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua Có TK Xác định kết quả 3. Rút vốn chủ sở hữu Nợ TK Vốn chủ sở hữu Có TK Rút vốn chủ sở hữu 4. Khoá sổ tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” - Nếu lãi: Nợ TK Xác định kết quả Có TK Vốn chủ sở hữu - Nếu lỗ: Nợ TK Vốn chủ sở hữu Có TK Xác định kết quả Ví dụ 2.8: Công ty Central House hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Trước khi tiến hành khoá sổ có số dư tạm thời của 1 số tài khoản như sau: 22
  23. 1. TK Mua hàng $500,000 2. TK Doanh thu bán hàng 400,000 3.TK Chiết khấu bán hàng $3,000 4. TK Chi phí vận chuyển mua hàng $1,200 5. TK Chi phí lương $5,000 6. TK Chi phí khấu hao nhà xưởng $800 7. TK Chi phí điện nước $3,000 8. TK Rút vốn chủ sở hữu $40,000 9. TK Doanh thu lãi vay $30,000 10. TK Chi phí lãi vay $3,200 11. TK Chi phí vận chuyển hàng bán $4,100 12. TK Vốn chủ sở hữu $600,000 Số dư đầu kỳ của tài khoản hàng tồn kho đầu kỳ là $80,000. Hàng tồn kho cuối kỳ $100,000. Trong kỳ Ông Tohn rút vốn chủ sở hữu $20,000. Yêu cầu: Lập các bút toán khoá sổ cuối kỳ và xác định vốn chủ sở hữu tại thời điểm cuối kỳ. Giải: * Lập các bút toán khóa sổ (ĐVT: $) +) Khoá sổ giá trị hàng tồn kho đầu kỳ Nợ TK Xác định kết quả 80,000 Có TK Hàng tồn kho đầu kỳ 80,000 +) Khoá sổ hàng tồn kho cuối kỳ Nợ TK Hàng tồn kho cuối kỳ 100,000 Có TK Xác định kết quả 100,000 +) Khoá sổ tài khoản mua hàng Nợ TK Xác định kết quả 500,000 Có TK Mua hàng 500,000 23
  24. +) Khoá sổ các khoản mục chi phí Nợ TK Xác định kết quả 20,300 Có TK Chi phí vận chuyển mua hàng 1,200 Có TK Chiết khấu bán hàng 3,000 Có TK Chi phí lương 5,000 Có TK Chi phí khấu hao nhà xưởng 800 Có TK Chi phí điện nước 3,000 Có TK Chi phí lãi vay 3,200 Có TK Chi phí vận chuyển hàng bán 4,100 +) Khoá sổ doanh thu Nợ TK Doanh thu bán hàng 400,000 Nợ TK Doanh thu lãi vay 30,000 Có TK Xác định kết quả 430,000 +) Rút vốn chủ sở hữu Nợ TK Vốn chủ sở hữu 20,000 Có TK Rút vốn chủ sở hữu 20,000 +) Lỗ Nợ TK Vốn chủ sở hữu 70,300 Có TK Xác định kết quả 70,300 * Giá trị vốn chủ sở hữu vào thời điểm cuối kỳ là $509,700. 2.5 BẢNG CÂN ĐỐI THỬ VÀ BẢNG KẾ TOÁN NHÁP 2.5.1. Bảng cân đối thử Vì mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cân bằng bên nợ và có trong bảng cân đối, tổng bút toán bên nợ phải bằng tổng bút toán bên có. Vào cuối kỳ kế toán, kiểm tra sự cân đối này bằng cách kẻ bảng hai cột gọi 24
  25. là bảng kết toán kiểm tra, dùng để so sánh tổng số dư bên nợ và tổng số dư bên có. Thủ tục như sau: 1) Liệt kê tên tài khoản theo thứ tự 2) Ghi chép số dư của mỗi tài khoản, vào số dư nợ bên cột trái, số dư có bên cột phải. (Lưu ý: các tài khoản tài sản và chi phí được ghi bên nợ thể hiện tăng và thường có số dư nợ. Tài khoản các khoản nợ phải trả, vốn và thu được ghi bên có thể hiện tăng thường có số dư có). 3) Cộng từng cột và ghi tổng số. 4) So sánh tổng số hai cột. Nếu tất cả các tổng số đều ăn khớp, bảng cân đối thử được cân bằng, thể hiện nợ và có được ăn khớp cho hàng trăm hoặc hàng ngàn nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được chuyển vào sổ cái. Trong khi bảng cân đối thử đưa ra bằng chứng đúng đắn về số lượng trong việc ghi chép, nó không đưa ra được bằng chứng về quản lý. Kết cấu của bảng cân đối thử như sau: TRIAL BALANCE For the Month ended Order Account title Debit Credit 2.5.2. Bảng kế toán nháp Bảng kế toán nháp (còn gọi là bảng tính) là một bảng được chia cột, thường dùng cho quá trình kế toán thủ công để giúp cho việc lập các báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán. Bảng kế toán nháp là căn cứ quan trọng để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập. Kết cấu của bảng kế toán nháp bao gồm các cột sau: 25
  26. + Tên tài khoản + Số dư chưa điều chỉnh + Bút toán điều chỉnh + Số dư đã điều chỉnh + Báo cáo thu nhập + Bảng cân đối kế toán Các cột số liệu đều bao gồm 2 cột Nợ và Có Phương pháp lập bảng kế toán nháp như sau: Cột số dư chưa điều chỉnh dùng để liệt kê tất cả số dư tổng hợp cuối kỳ của các tài khoản - trước khi các bút toán điều chỉnh được lập và ghi vào sổ cái tài khoản. Cột bút toán điều chỉnh dùng để phản ánh các bút toán điều chỉnh mà doanh nghiệp thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Các bút toán điều chỉnh được nhập vào từng dòng của tài khoản thích hợp trong cột điều chỉnh Nợ và Có. Đối với các TK chưa có tên trong phần số dư chưa điều chỉnh thì mở thêm các tài khoản này ở bên dưới phần tiếp theo trong cột tên tài khoản. Cột số dư đã điều chỉnh dùng để phản ánh số dư cuối kỳ của các TK sau khi đã điều chỉnh. Số liệu ở cột này được xác định bằng cách lấy số dư trước điều chỉnh cộng hoặc trừ trong cùng 1 tài khoản (trên cùng một hàng). Đối với những tài khoản không bị điều chỉnh thì số dư sau điều chỉnh bằng số dư trước điều chỉnh. Cột báo cáo thu nhập là cột dùng để tập hợp các tài khoản doanh thu và chi phí dùng để xác định kết quả kinh doanh. Chi phí ở bên Nợ của cột số dư sau điều chỉnh thì đưa sang bên nợ của cột báo cáo thu nhập, tương tự như vậy, doanh thu ở bên Có thì đưa sang bên Có. Để đảm bảo cân đối giữa bên Nợ và bên Có trên cột báo cáo thu nhập thì phần chênh lệch giữa doanh 26
  27. thu và chi phí sẽ ghi thêm cho một tài khoản có tên gọi là kết quả kinh doanh (hay lợi nhuận thuần). Lưu ý: Nếu doanh thu lớn hơn chi phí (có lãi) thì phần chênh lệch được ghi bên Nợ của TK kết quả kinh doanh và ngược lại. Cột bảng cân đối kế toán dùng để tập hợp số dư sau điều chỉnh của các TK tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu theo đúng bên Nợ và Bên Có Lưu ý: Số dư của TK Kết quả kinh doanh cũng được đưa sang cột bảng cân đối kế toán, tuy nhiên phải đảo lại từ bên Nợ (ở cột Báo cáo thu nhập) sang bên Có (ở cột bảng cân đối kế toán). Tất các các cột số liệu trên bảng kế toán nháp phải đảm bảo tính cấn đối giữa bên Nợ và bên Có. Bảng cân đối kế toán có dạng như sau: WORK SHEET For the Month Ended , 200X Account Trial Balance Adjust Adjustment Income Balance Name ment Trial Balance Statement Sheet Total Bảng kế toán nháp có tác dụng tổ chức các công việc kế toán cụ thể như sau: + Bảng kê số dư tổng hợp có thể được phản ánh trực tiếp trên bảng tính, như vậy có thể không cần thiết phản lập một bảng số dư tổng hợp riêng. + Các số liệu điều chỉnh được xác định và phản ánh trên bảng tính để trình bày ảnh hưởng của nó đến các tài khoản. 27
  28. + Các tài khoản phản ánh trong 2 loại báo cáo tài chính có thể được trình bày theo các nhóm cột riêng. + Thu nhập thuần (thực lãi) được tính toán xác định ngay trên bảng tính đồng thời có thể thấy được ảnh hưởng của nó đến các chỉ tiêu khác. 2.6. BÁO CÁO TÀI CHÍNH CƠ BẢN Báo cáo tài chính là phương tiện của kế toán cung cấp thông tin tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và những thay đổi về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng. Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp được lập ra nhằm mục đích: + Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, công nợ, vốn, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 1 kỳ kế toán. + Cung cấp các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua và dự đoán cho tương lai. + Dựa vào thông tin của các báo cáo tài chính để đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và các quyết định tài chính, quyết định đầu tư vào doanh nghiệp của các đối tượng khác nhau. Hê thống báo cáo kế toán tài chính của kế toán Mỹ bao gồm 4 loại báo cáo tài chính quan trọng sau: Bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, báo cáo vốn chủ sở hữu, báo cáo ngân lưu. 2.6.1. Bảng cân đối kế toán * Mục đích: + Cung cấp các thông tin tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn và nợ của doanh nghiệp tại một thời điểm xác định, thông thường là cuối năm tài chính hoặc cuối quý, cuối tháng. 28
  29. + Báo cáo có thể cung cấp thông tin về một số mặt của doanh nghiệp như cơ cấu phân bổ tài sản, cơ cấu nguồn vốn, khả năng thanh toán hoặc mức độ rủi ro. * Kết cấu: + Tên Công ty + Tên mẫu báo cáo tài chính + Thời điểm thành lập báo cáo tài chính + Phần nội dung chính của báo cáo bao gồm: A- Phần tài sản (ASSETS) Gồm các khoản mục phản ánh trị giá các tài sản của Công Ty theo trình tự quy định. 1- Tài sản lưu động - Tài sản lưu động là tiền và các khoản tài sản khác dễ chuyển đổi sang tiền với thời hạn ngắn thường là một năm. - Các tài sản lưu động được sắp xếp theo khả năng chuyển đổi thành tiền (tính lỏng của tiền - Liquidity) giảm dần. Do vậy sắp xếp: 1.1. Tiền (Cash) + Cash on Hand (Tiền mặt) + Bank Account (Tiền gửi ngân hàng) + Floating Cash (Tiền đang chuyển) + Cash Equivatents ( Các khoản tương đương tiền) 1.2. Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) Thương phiếu phải thu: Là khoản nợ được ghi thành một món nợ, một bản khế ước hay giấy cam kết trả tiền. Thông thường các giấy này có tên là Promissory Notes 1.3. Khoản phải thu (Accounts Receivable) 29
  30. Do bán hàng hoặc cung cấp hàng cho khách hàng tức là nợ phát sinh cho một nghiệp vụ thương mại, mua bán dịch vụ và không kèm theo giấy tờ tài chính. 1.4. Hàng tồn kho (Inventories) Hàng tồn kho bao gồm: - Nguyên vật liệu chính - Vật liệu phụ - Đồ dùng VP (công cụ, dụng cụ) - Sản phẩm dở dang - Thành phẩm, hàng hóa. 1.5. Chi phí trả trước (Prepaid Expenses) Chi phí trả trước: Là các chi phí đã trả tiền nhưng chưa được ghi nhận là chi phí trong kỳ mà ghi nhận như là một tài sản. VD: - Tiền bảo hiểm trả trước - Chi phí thuê trả trước - Đồ dùng văn phòng trả trước 1.6. Các khoản tạm ứng (Advance to) Các khoản tạm ứng: Là các khoản tiền tổ chức đẫ chi cho các tổ chức (Doanh nghiệp) khác, cá nhân khác để mua hàng hay chi phí nhưng chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ VD: Tạm ứng cho nhà cung cấp (để mua hàng) 1.7. Các tài sản lưu động khác (Other current) Các tài sản lưu động khác: Là bao gồm các khoản phải thu khác. VD: - Lãi tiền gửi phải thu. - Các khoản phải thu khác. 2. Tài sản cố định (Fixed Assets) 30
  31. Tài sản cố định: Là tài sản có giá trị lớn, thời hạn sử dụng > 1 năm. Nó không được chuyển đổi thành tiền hoặc chuyển vào chi phí trong một chu kỳ kinh doanh (hay 1 năm). 2.1. Các khoản đầu tư dài hạn (Long term Investments) - Là các chứng khoán. - Là phần góp vốn liên doanh trong các Công ty. 2.2. Nhà xưởng, các trang thiết bị, các TSCĐ hữu hình - Đất đai: Land - Nhà cửa: Building - Máy móc: Machinery - Thiết bị vận tải - Thiết bị văn phòng: Office Equipment - Tài sản thuê dài hạn: Assets for long teron rent - Các khoản xây dựng dở dang - Tạm ứng mua thiết bị * Khấu hao tài sản cố định (Accumlated Depreciation) Là sự ghi giảm giá trị hữu ích của một tài sản vì: + Sự hao mòn và hỏng hóc do sử dụng và thời gian. + Do sự lỗ thời lạc hậu của tài sản này với các tài sản mới ra đời. 2.3. Intangible Assets. Không có hình thái vật chất nhưng chúng có giá trị lâu dài đối với doanh nghiệp, có giá phí có thể tính được tức là doanh nghiệp phải bỏ tiền ra mua, hay chi phí để có nó VD: - Bằng phát minh sáng chế - Bản quyền - Nhãn hiệu thương mại - Quyền thuê nhà 31
  32. - Uy tín 2.4. Nợ phải trả (Liabilites) - Nợ ngắn hạn (Current Liability). Bao gồm: + Notes payable (Thương phiếu phải trả) + Accrued expense (Các chi phí phải trả: Là những khoản được ghi nhận là chi phí trong kỳ mà doanh nghiệp chưa trả tiền). VD: Lãi suất phải trả, chi phí điện thoại phải trả: + Thuế phải trả. + Tiền tạm ứng từ khách hàng. - Nợ dài hạn (Loang tern Liabilites/Debts): Là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả sau một năm. Bao gồm: + Vay dài hạn ngân hàng (Trừ phần sẽ đến hạn trả trong năm hiện hành). + Tín phiếu dài hạn. + Khoản nợ/thuê tài sản dài hạn 2.5. Vốn chủ sở hữu (Owner’s Equity) - Vốn góp (Paidin – Capital) - Lãi lưu dữ (Retained earning) * Mẫu Bảng cân đối ABC COMPANY 31/5/200N ĐVT: USD ASSETS (TÀI SẢN) Số đầu Số cuối 32
  33. kỳ kỳ 1- Curent Assets: TSLĐ Cash (Tiền) Short term Investment (Đầu tư chứng khoán ngắn hạn) Accounts Receivable (Các khoản phải thu) Inventories (Hàng tồn kho) Prepaid Expenses (Chi phí trả trước) Total current Assets (Tổng tài sản lưu động) 2- Fixed Assets: TSCĐ Long term Investment (Đầu tư dài hạn) Plant and Equipment (Nhà xưởng và trang thiết bị) Office Equipment (Thiết bị văn phòng) Less: Accumulated Depriciation (Khấu hao) Book value (Giá trị còn lại của thiết bị văn phòng) Building (Nhà xưởng) Less: Accumulated Depriciation (Khấu hao) Book value (Giá trị còn lại của nhà xưởng) Land (Đất đai) Total pland and Equipment (Tổng nhà xưởng và thiết bị) Other Assets: Tài sản khác Intangible Assets: Tài sản vô hình Total other Assets: Tổng tài sản khác Total Assets (Tổng tài sản) LIARILITY AND OWNER’S (NỢ VÀ VỐN CỦA CHỦ) 1- Current Liabilites (Công nợ ngắn hạn) Account payable (Các khoản phải trả khác) Notes payable (Thương phiếu phải trả) Accrued expense (Chi phí trả trước) Total current liabilities (Tổng nợ ngắn hạn) 2- Debts/long tern liabilites: Nợ dài hạn Debts capital: Nợ dài hạn Total Liabilites (Tổng công nợ) 3- Owner’s Equity: Vốn chủ sở hữu Paid in capital (Vốn góp) - A, capital (Vốn của Ông A) - B, captial (Vốn của Ông B) Total O, E (Tổng vốn chủ sở hữu) Total L and O, E (Tổng nợ và vốn của chủ) 33
  34. 2.6.2. Báo cáo thu nhập Báo cáo thu nhập là một bản tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp cho một thời nhất định. * Kết cấu: Báo cáo thu nhập bao gồm: Tên công ty, tên của báo cáo, kỳ kế toán nào. Phần chính của báo cáo thu nhập: Doanh thu (Revenue, Sales ), chi phí ( Expense), thu nhập (Income before tax), thuế lợi tức (Income fax Expense), thu nhập dòng sau thuế (Net Income after tax). * Mẫu Báo cáo thu nhập Công ty ABC BÁO CÁO THU NHẬP Ngày kết thúc 31/12/200N (ĐVT: USD) Chỉ tiêu Số tiền 1. Doanh thu 2. Các khoản giảm trừ doanh thu - Chiết khấu - Hàng bán bị trả lại 3. Doanh thu thuần 4. Giá vốn hàng bán 5. Lãi gộp 6. Chi phí hoạt động kinh doanh - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp 7. Thu nhập trước thuế 8. Thuế lợi tức 8. Thu nhập sau thuế CHƯƠNG III 34
  35. KẾ TOÁN MUA VÀ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 3.1. TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 3.1.1. Khái niệm Doanh nghiệp thương mại là một đơn vị chuyên mua hàng hoá vào để bán ra kiếm lời. Đơn vị không tiến hành các hoạt động sản xuất thực thụ để tạo ra sản phẩm. 3.1.2. Phương thức thanh toán Có 2 phương thức thanh toán chủ yếu: +) Thanh toán trực tiếp bằng tiền (Cash Sales) +) Không bằng tiền (On Credit) 3.1.3. Kết quả hoạt động của công ty thương mại a) Doanh thu bán hàng (Revenues from sales) Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. b) Giá vốn hàng bán (Cost of goods sold) Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ. Giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ được xác định căn cứ vào hàng tồn kho đầu kỳ cộng với trị giá hàng mua vào trong kỳ bằng giá trị hàng chờ bán sau đó trừ cho hàng hoá tồn kho cuối kỳ. c) Chi phí hoạt động (Operating expenses) Chi phí hoạt động bao gồm 2 loại chi phí cơ bản: Chi phí bán hàng (Selling Expenses) và chi phí quản lý doanh nghiệp (General and Administrative Expenses) . Lãi (lỗ) gộp bán hàng = Doanh thu bán hàng - Giá vốn hàng bán 35
  36. Thu nhập thuần hay lỗ thuần = Lãi (lỗ) gộp bán hàng - Chi phí hoạt động 3.2. HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG ( Accounting for purchases) 1. Khi mua hàng hoá +) Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ Nợ TK Mua hàng (Purchases) Có TK Tiền (Cash) Có TK Phải trả (Accounts payable) +) Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Nợ TK Hàng tồn kho (Inventory) Có TK Tiền (Cash) Có TK Phải trả (Accounts payable) 2. Khi phát sinh chi phí thu mua (Transportation in) - Tài khoản sử dụng: “ Chi phí thu mua” - Kết cấu tài khoản: “ Chi phí thu mua” Chi phí thu mua - Hạch toán: Khi phát sinh khoản chi phí vận chuyển hàng mua, kế toán định khoản như sau: +) Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ Nợ TK Chi phí vận chuyển mua hàng (Transportation in) Có TK Tiền (Cash) Có TK Phải trả người bán (Accounts payable) 36
  37. +) Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Nợ TK Hàng tồn kho (Inventory) Có TK Tiền (Cash) Có TK Phải trả (Accounts payable) 3. Hàng mua trả lại & giảm giá hàng mua (Purchases returns and allowances) - Tài khoản kế toán sử dụng: “Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua” - Kết cấu tài khoản: “Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua” Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua - Khi phát sinh hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kê khai thường xuyên Nợ TK Phải trả (Account payable) Có TK Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua (Purchases returns and allowances) - Cuối kỳ kết chuyển khoản “Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua” Nợ TK Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua (Purchases returns and allowances) Có TK Xác định kết quả (Income Summary) 4. Chiết khấu mua hàng (Purchases discount) Chiết khấu mua hàng: Là một khoản tiền thưởng nhằm mục đích khuyến khích người mua thanh toán nợ sớm trong trường hợp bán chịu. Đối với người mua, nếu thanh toán trong thời hạn chiết khấu sẽ được giảm theo tỷ lệ % trong tổng giá trị nợ. 37
  38. Chẳng hạn: 2/10, n/30 có nghĩa là thời hạn thanh toán tối đa cho người mua là 30 ngày, nếu bên mua thanh toán trong 10 ngày đầu sẽ được giảm trừ 2% trên tổng giá trị nợ. - Tài khoản kế toán sử dụng: “Chiết khấu mua hàng” - Kết cấu tài khoản: “Chiết khấu mua hàng” Chiết khấu mua hàng - Về mặt kế toán có hai phương pháp ghi nhận chiết khấu thanh toán là phương pháp giá trị gộp và phương pháp giá trị thuần. * Phương pháp giá trị gộp (Gross Method) Theo phương pháp này, kế toán chỉ ghi chiết khấu thanh toán khi nó thực sự phát sinh. Khoản chiết khấu được tập hợp trên TK Chiết khấu thanh toán, cuối kỳ được kết chuyển. Khi thanh toán đúng hạn thoả thuận, được hưởng chiết khấu Nợ TK Phải trả người bán (Account Payable) Có TK Tiền (Cash) Có TK Chiết khấu mua hàng (Purchases Discount) * Phương pháp giá trị thuần (Net Method) Theo phương pháp này, kế toán ghi nhận giá trị hàng đã mua theo giá đã loại trừ chiết khấu. Nếu doanh nghiệp thanh toán đúng hạn thoả thuận thì kế toán không phải điều chỉnh. Nhưng nếu thanh toán sau thời hạn được hưởng chiết khấu thì số chiết khấu không được hưởng được ghi nhận như một khoản lỗ chiết khấu. 38
  39. +) Khi mua hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn về giá mua và chiết khấu Nợ TK Mua hàng (Purchases): Giá mua - Chiết khấu thanh toán Có TK Phải trả người bán (Account Payable) +) Nếu thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán Nợ TK Phải trả người bán (Account Payable) Có TK Tiền mặt (Cash) +) Nếu thanh toán sau thời hạn chiết khấu Nợ TK Phải trả người bán (Account Payable) Nợ TK Chiết khấu mua hàng bị mất Có TK Tiền mặt (Cash): Tổng số phải trả thực tế Chú ý: Khoản chiết khấu mua hàng bị mất được ghi nhận như là một khoản chi phí trên báo cáo thu nhập. - Cuối kỳ kết chuyển số “chiết khấu mua hàng” Nợ TK Chiết khấu mua hàng (Purchases Discount) Có TK Xác định kết quả (Income Summary) Cuối kỳ tính tổng hàng mua thuần, giá vốn hàng mua trong kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ bằng công thức: Hàng mua thuần = Hàng mua - Chiết khấu mua - Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua Net purchases = Purchases - Purchases Discount - Purchases returns and allowances Giá thành hàng mua trong tháng = Hàng mua thuần + Chi phí vận chuyển Cost of goods purchases = Net purchases + Transportation in 39
  40. Ví dụ 3.1: Công ty Duckman sử dụng phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Trong tháng 2 năm nay có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau: 1. Ngày 2/2 Công ty mua hàng hoá trị giá $300,000. Thanh toán luôn bằng tiền mặt. 2. Ngày 5/2 Mua hàng trả chậm của công ty Eriskon trị giá hàng $200,000. Điều kiện thanh toán 2/10, n/30. 3. Ngày 7/2 Thanh toán cước vận chuyển hàng mua của nghiệp vụ 2 là $300. 4. Ngày 10/2 Trong số hàng mua tại nghiệp vụ 2, công ty trả lại 1 phần hàng mua của công ty Eriskon trị giá $2,000. 5. Ngày 15/2 Thanh toán tiền mua hàng của nghiệp vụ 2. Yêu cầu: 1. Lập các bút toán cho các nghiệp vụ trên. 2. Xác định số hàng mua thuần trong tháng. Yêu cầu 1: Lập các bút toán cho các nghiệp vụ trên (ĐVT: $) 1. Nợ TK Mua hàng 300,000 Có TK Tiền 300,000 2. Nợ TK Mua hàng 200,000 Có TK Phải trả người bán 200,000 3. Nợ TK CP vận chuyển mua hàng 300 Có TK Tiền 300 4. Nợ TK Phải trả người bán 2,000 Có TK Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua 2,000 5. Nợ TK Phải trả người bán 198,000 Có TK Tiền 194,040 Có TK Chiết khấu mua hàng 3,960 40
  41. Yêu cầu 2: Hàng mua thuần = Hàng mua - Chiết khấu mua - Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua = 500,000 - 3,960 - 2,000 = 494,040 3.3. HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG (Accounting for sales) 3.3.1. Nguyên tắc ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu bán hàng a) Nguyên tắc ghi nhận doanh thu (Revenue Realization Principle) Doanh thu được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hoá bán ra được chuyển giao và khi các nghiệp vụ được thực hiện chuyển giao. b) Kế toán dồn tích (Accrual Accounting) Doanh thu được ghi nhận khi đã đạt được, chi phí được ghi nhận khi chúng tiêu hao để tạo ra doanh thu, không kể tiền đã thu hoặc chi hay chưa. 3.3.2. Hạch toán quá trình bán hàng 1. Khi bán hàng - Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ Nợ TK Tiền (Cash) Nợ TK Khoản phải thu (Account receivable) Có TK Doanh thu bán hàng (Sales) - Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên +) Bút toán tăng giá vốn hàng bán Nợ TK Giá vốn hàng bán (Cogs) Có TK Hàng tồn kho (Inventory) +) Bút toán phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK Tiền (Cash) Nợ TK Khoản phải thu (Account receivable) Có TK Doanh thu bán hàng (Sales) 2. Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán (Sales return and allowance) 41
  42. - Hạch toán theo phương pháp KKĐK Nợ TK Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán (Sales return and allowance) Có TK Phải thu khách hàng (Account receivable) Có TK Tiền (Cash) - Hạch toán theo phương pháp KKTX +) Bút toán giảm giá vốn hàng bán Nợ TK Hàng tồn kho (Inventory) Có TK Giá vốn hàng bán (Cogs) +) Bút toán phản ánh hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua Nợ TK Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán (Sales return and allowance) Có TK Phải thu khách hàng (Account receivable) Có TK Tiền (Cash) 3. Chiết khấu bán hàng (Sales discount) Để đẩy mạnh việc bán hàng, người bán thường cho người mua chịu trong một thời hạn nhất định là 30 ngày, 60 ngày Ký hiệu n/30, n/60 và nhằm khuyến khích bên mua thanh toán nhanh. Bên bán sẽ dành cho bên mua được hưởng một khoản gọi là chiết khấu. - Tài khoản sử dụng: “ Chiết khấu bán hàng” - Kết cấu tài khoản: Chiết khấu bán hàng Chiết khấu bán hàng - Hạch toán: Khi phát sinh khoản chiết khấu bán hàng, kế toán định khoản như sau: 42
  43. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ và phương pháp kê khai thường xuyên kế toán định khoản như sau: Nợ TK Tiền (Cash) Nợ TK Chiết khấu bán hàng (Sales discount) Có TK Phải thu khách hàng (Account receivable) Doanh thu thuần Doanh thu Chiết khấu bán Hàng bán bị trả lại và giảm = - - ( Net Sales) bán hàng hàng giá hàng bán (Sales Return (Sales) (Sales Discount) and Allowances) 4. Chi phí vận chuyển bán hàng - Tài khoản sử dụng: “ Chi phí vận chuyển bán hàng” - Kết cấu tài khoản: “ Chi phí vận chuyển bán hàng” Chi phí vận chuyển bán hàng - Hạch toán: Khi phát sinh chi phí vận chuyển bán hàng, kế toán định khoản như sau: Nợ TK Chi phí vận chuyển (Transportation in) Có TK Tiền (Cash) Có TK Phải trả (Account payable) Ví dụ 3.2: Công ty Amazon.com trong tháng 3 năm nay có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau: 1. Ngày 1/3. Bán hàng trả chậm cho khách hàng (Ông John) trị giá hàng bán là $20,000. Điều kiện thanh toán 2/10, n/30. 43
  44. 2. Ngày 5/3. Bán hàng cho Công ty Ski America. Giá bán $60/sản phẩm. Giá vốn $40/sản phẩm. Số lượng sản phẩm 300 sản phẩm. Công ty đó thanh toán luôn 50%, còn lại chịu nợ. 3. Ngày 6/3. Bán hàng cho khách hàng (Bà Smith) trị giá hàng $10,000. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. 4. Ngày 8/3. Thanh toán tiền vận chuyển hàng bán trị giá $300. 5. Ngày 9/3. Người mua sau khi nhập kho hàng hoá, phát hiện thấy 100 sản phẩm kém chất lượng và 20 sản phẩm hỏng. Bên mua đề nghị trả lại số tiền bị hỏng và giảm giá 20% giá của sản phẩm kém chất lượng. Công ty đồng ý nhận lại và giảm giá sản phẩm. 6. Ngày 13/3. Bên mua thanh toán nốt số tiền còn nợ ngày 3/3. Yêu cầu: Lập các bút toán cho các nghiệp vụ trên. Xác định doanh thu bán hàng của công ty trong tháng và doanh thu thuần. Giải: ĐVT: $ 1. Nợ TK Phải thu khách hàng 20,000 Có TK Doanh thu bán hàng 20,000 2. Bút toán 1: Phản ánh doanh thu hàng bán Nợ TK Tiền 9,000 Nợ TK Phải thu khách hàng 9,000 Có TK Doanh thu bán hàng 18,000 Bút toán 2: Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK Giá vốn hàng bán 12,000 Có TK Hàng tồn kho 12,000 3. Nợ TK Tiền 10,000 Có TK Doanh thu bán hàng 10,000 44
  45. 4. Nợ TK Chi phí vận chuyển hàng bán 300 Có TK Tiền 300 5. * Phản ánh hàng bán bị trả lại +) Bút toán 1: Phản ánh bút toán giảm giá vốn hàng bán Nợ TK Hàng tồn kho 800 Có TK Giá vốn hàng bán 800 +) Bút toán 2: Phản ánh bút toán hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán Nợ TK Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán 1,200 Có TK Phải thu khách hàng 1,200 * Phản ánh nghiệp vụ giảm giá hàng bán Nợ TK Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán 1,200 Có TK Tiền 1,200 6. Nợ TK Tiền 19,600 Nợ TK Chiết khấu bán hàng 400 Có TK Phải thu khách hàng 20,000 Doanh thu Doanh Chiết khấu bán Hàng bán bị trả lại và giảm giá thuần = thu - hàng - hàng bán (Sales Return and ( Net Sales) (Sales) (Sales Discount) Allowances) = 38,000 - 400 - 2,400 = 35,200 3.4. CÁCH XÁC ĐỊNH GIÁ VỐN HÀNG BÁN 3.4.1. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Chi phí giá vốn = Giá trị hàng + Giá trị hàng bán - Giá trị hàng bán hàng bán bán tồn đầu kỳ mua trong kỳ tồn cuối kỳ Trong đó: Giá trị hàng bán mua trong kỳ = Giá trị hàng mua + Chi phí vận chuyển mua hàng 45
  46. 3.4.2. Theo phương pháp kê khai thường xuyên Chi phí giá vốn = Số lượng hàng bán x Giá vốn hàng bán 3.5. CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (Operating Expenses) Chi phí hoạt động là thành phần chủ yếu thứ ba trong báo cáo thu nhập của công ty thương mại. Chi phí hoạt động là những chi phí nằm ngoài giá vốn hàng bán nhưng cần thiết để có thể tiến hành việc mua bán hàng hoá trong kỳ. Toàn bộ chi phí được phân làm 2 loại: Chi phí bán hàng (Selling expenses), chi phí quản lý doanh nghiệp (General and administrative expenses). a) Chi phí bán hàng: Là những chi phí cần thiết để đưa sản phẩm hàng bán đến với người mua như: - Chi phí vận chuyển và bốc xếp hàng bán - Chi phí đóng gói bao bì - Chi phí quảng cáo - Chi phí lương nhân viên bán hàng b) Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí sau: - Chi phí lương nhân viên văn phòng - Chi phí bảo hiểm tổng quát - Chi phí dụng cụ văn phòng - Chi phí khấu hao thiết bị văn phòng - Hạch toán các khoản chi phí hoạt động kinh doanh như sau: + Chi phí bán hàng phát sinh Nợ TK Chi phí bán hàng (Selling Expenses) Có TK Tiền (Cash) + Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh Nợ TK Chi phí quản lý chung (General and Administrative Expenses) Có TK Tiền (Cash) 46
  47. 3.6. CÁC BÚT TOÁN KHOÁ SỔ (Closing entries) - Tài khoản sử dụng: Tài khoản “Xác định kết quả” (Income Summary). - Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên: +) Khoá sổ tài khoản chi phí: Nợ TK Xác định kết quả (Income summary) Có TK Chi phí vận chuyển (Transportation in) Có TK Hàng bán bị trả lại và giảm hàng bán (Sales return and allowances) Có TK Giá vốn hàng bán (Cost of goods sold) Có TK Chi phí khác (Other exp) +) Khoá sổ tài khoản doanh thu Nợ TK Doanh thu (Sales) Nợ TK Chiết khấu mua (Purchases discount) Nợ TK Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua (Sales return and allowances) Có TK Xác định kết quả (Income summary) +) Rút vốn chủ sở hữu Nợ TK Vốn chủ sở hữu (Owner’s equity) Có TK Rút vốn chủ sở hữu (Owner’s drawing) +) Khoá sổ tài khoản Xác định kết quả kinh doanh - Nếu lãi: Nợ TK Xác định kết quả (Income summary) Có TK Vốn chủ sở hữu (Owner’s equity) - Nếu lỗ: Nợ TK Vốn chủ sở hữu (Owner’s equity) Có TK Xác định kết quả (Income summary) 47
  48. - Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Ngoài những bút toán khoá sổ trên, theo phương pháp này kế toán còn khoá sổ thêm một số bút toán như sau: + Khoá sổ giá trị hàng tồn kho đầu kỳ Nợ TK Nợ TK Xác định kết quả (Income summary) Có TK Hàng tồn kho đầu kỳ (Beginning inventory) + Khoá sổ hàng tồn kho cuối kỳ Nợ TK Hàng tồn kho cuối kỳ (Ending inventory) Có TK Xác định kết quả (Income summary) + Khoá sổ tài khoản mua hàng Nợ TK Xác định kết quả (Income summary) Có TK Mua hàng (Purchases) Bài tập: Vào cuối năm 200N, trên sổ sách của công ty Radio có số dư tạm thời các TK như sau: - TK Hàng tồn kho : $100,000 - TK Doanh thu bán hàng: $ 500,000 - TK Mua hàng: $420,000 - TK Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán: $ 15,000 - TK Chiết khấu bán hàng: $4,000 - TK Chi phí bán hàng: $100,000 - TK Chi phí vận chuyển mua hàng: $ 15,000 - TK Hàng mua bị trả lại và giảm giá hàng mua: $15,000 - TK Vốn chủ sở hữu: $ 200,000 Kiểm kê cuối kỳ cho thấy hàng tồn kho còn $150,000. Trong kỳ chủ sở hữu rút vốn trị giá $40,000. Yêu cầu: Lập các bút toán khoá sổ. Xác định vốn chủ sở hữu vào ngày 31/12/2007. (Biết công ty hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ). 48
  49. CHƯƠNG IV KẾ TOÁN TÀI SẢN LƯU ĐỘNG 4.1.KẾ TOÁN TIỀN (Cash) Tiền là loại tài sản có khả năng chuyển đổi thành các loại tài sản khác nhanh nhất và có khả năng thanh toán nợ nhanh nhất. 4.1.1. Kiểm soát nội bộ đối với tiền Hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền thường dựa vào các thủ tục sau: - Phân công nhiệm vụ tách biệt giữa kế toán tiền và thủ quỹ. - Giới hạn số nhân viên tiếp cận với tiền. - Ràng buộc trách nhiệm đối với nhân viên có liên quan đến tiền. - Tăng cường các giao dịch thông qua ngân hàng. Tiền mặt tồn quỹ phải được giữ ở mức hợp lý nhất và phải được lưu trữ cẩn thận. - Tất cả các khoản thu, đều phải nộp kịp thời vào quỹ và ngân hàng. - Tất cả các khoản thu, chi đều phải được ghi chép kịp thời. Cuối mỗi ngày xác định tiền tồn quỹ trên sổ sách và đối chiếu với thủ quỹ trên sổ sách và đối chiếu với thủ quỹ và giấy báo của ngân hàng. 4.1.2. KẾ TOÁN QUỸ TIỀN MẶT LẶT VẶT (Petty Cash Fund) Trong quá trình kiểm soát chi tiền mặt, nguyên tắc cơ bản là tất cả các khoản chi tiền mặt đều phải được thực hiện bằng séc. Tuy nhiên, có một số khoản chi tiêu nhỏ nên việc chi tiêu bằng séc không thích hợp, như mua các vật dụng nhỏ, đồ dùng văn phòng, tem, báo Nếu tất cả các khoản chi này đều sử dụng séc thì sẽ làm mất thời gian và lãng phí. Để khỏi phải viết séc cho những khoản chi tiêu nhỏ lẻ, doanh nghiệp sẽ lập một quỹ tiền mặt lặt vặt. Để lập quỹ, phải ước tính tổng số tiền sẽ chi tiêu lặt vặt sẽ được dùng trong một khoản thời gian, thường không quá một 49
  50. tháng. Sau đó, một tấm séc sẽ được ký với số tiền tương ứng hoặc nhiều hơn một chút. Séc này được chuyển thành tiền mặt và giao cho một người quản lý. 1. Khi lập quỹ tiền mặt Nợ TK Quỹ tiền mặt lặt vặt (Petty cash) Có TK Tiền (Cash) 2. Khi chi tiêu Khi chi tiêu từ quỹ tiền mặt lặt vặt, người quản lý quỹ phải lập một chứng từ ghi rõ ngày, tháng chi, số tiền chi, nội dung chi và có chữ ký của người chi và người nhận. Chứng từ này được để vào hộp cùng với số tiền quỹ còn lại. Người quản lý quỹ cũng có thể lập một sổ riêng để theo dõi các khoản chi lặt vặt theo từng loại chi phí (tương ứng với mục đích chi tiêu). Nợ TK Bưu phí (Postage) Nợ TK Chi vật dụng (Supplies) Có TK Quỹ tiền mặt lặt vặt (Petty cash) Khi quỹ còn ít tiền cần phải được bổ sung để chi tiêu thì người quản lý phải lập một bảng tổng hợp gửi cho thủ quỹ công ty để nhận tiếp một séc bổ sung vào quỹ tiền mặt lặt vặt. Bút toán bổ sung quỹ tiền mặt lặt vặt cũng tương tự như bút toán lập quỹ. Nợ TK Quỹ tiền mặt lặt vặt (Petty cash) Có TK Tiền (Cash) Cuối tháng, người quản lý quỹ tiền mặt lặt vặt cần phải tổng hợp các chi phí phát sinh đã chi bằng quỹ tiền mặt lặt theo từng loại chi phí tương ứng với mục đích chi tiêu để ghi một lần vào sổ nhật ký chung, sau đó phản ánh vào sổ cái của các tài khoản có liên quan. Nợ TK Chi phí văn phòng phẩm Nợ TK Chi phí bán hàng Có TK Quỹ tiền mặt lặt vặt. 50
  51. 4.2. CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ NGẮN HẠN (Short - term investments) 4.2.1. Khái niệm Đầu tư ngắn hạn là các khoản đầu tư có hạn thanh toán trong khoảng thời gian dưới một năm và có khả năng chuyển đổi thành tiền nhanh chóng. 4.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản sử dụng: Tài khoản “Đầu tư ngắn hạn” 4.2.3. Kết cấu tài khoản Đầu tư ngắn hạn XXX XXX 4.2.4. Hạch toán 1. Khi công ty mua trái phiếu, cổ phiếu ngắn hạn Nợ TK Đầu tư ngắn hạn (Short - term investments) Có TK Tiền (Cash) 2. Khi bán trái phiếu, cổ phiếu +) Trường hợp 1: Nếu bán lãi Nợ TK Tiền (Cash) Có TK Đầu tư ngắn hạn (Short - term investments) Có TK Lãi do đầu tư ngắn hạn (Interest income) +) Trường hợp 2: Nếu bán lỗ Nợ TK Tiền (Cash) Nợ TK Lỗ do đầu tư ngắn hạn (Loss on sale of investments) Có TK Đầu tư ngắn hạn (Short - term investments) 3. Cuối kỳ phát sinh các khoản thiệt hại do giảm giá đầu tư chứng khoán do đánh giá lại khoản đầu tư chứng khoán. * Tài khoản kế toán sử dụng: “Thiệt hại do giảm giá đầu tư ngắn hạn” 51
  52. * Kết cấu tài khoản Thiệt hại do giảm giá đầu tư ngắn hạn * Hạch toán 1. Khi phát sinh Nợ TK Thiệt hại giảm giá do đầu tư ngắn hạn (Loss to decline in Short Term Investments) Có TK Đầu tư ngắn hạn (Short - term investments) 2. Cuối kỳ kết chuyển khoản thiệt hại giảm giá đầu tư ngắn hạn sang tài khoản xác định kết quả Nợ TK Xác định kết quả (Income Summary) Có TK Thiệt hại giảm giá do đầu tư ngắn hạn (Loss to decline in Short Term Investments) Ví dụ 4.1: Ngày 02/03/200N, Công ty LG mua 10 000 cổ phiếu ngắn hạn của công ty Central House. Trị giá cổ phiếu là $20/cổ phiếu. Công ty thanh toán luôn bằng tiền mặt. Ngày 20, trị giá cổ phiếu của công ty Central House là $30/cổ phiếu. Công ty quyết định bán ngay 75% số cổ phiếu đã mua. Đến cuối tháng 3, Công ty tiến hành lập báo cáo tài chính. Biết rằng tại thời điểm này giá cổ phiếu mà công ty đang nắm giữ trên thị trường có trị giá là $15/cổ phiếu. Hãy lập các bút toán cho các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 3. Định khoản: - Ngày 02/3/200N Nợ TK Đầu tư ngắn hạn $200,000 Có TK Tiền $200,000 52
  53. - Ngày 20/3/200N Nợ TK Phải thu $225,000 Có TK Đầu tư ngắn hạn $150,000 Có TK Lãi do đầu tư ngắn hạn $75,000 - Ngày 31/3/200N Nợ TK Nợ TK Thiệt hại giảm giá do đầu tư ngắn hạn $12,500 Có TK Đầu tư ngắn hạn $12,500 4.3. KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU (ACCOUNTS RECEIVABLE) 4.3.1. Khái niệm Khoản phải thu là số tiền khách hàng nợ công ty do mua chịu hàng hoá hoặc dịch vụ. 4.3.2. Hạch toán khoản phải thu a) Tài khoản sử dụng: Tài khoản “ Phải thu” Ký hiệu: A/R b) Kết cấu tài khoản Phải thu XXX XXX c) Hạch toán 1. Khi bán hàng Nợ TK Phải thu (Accounts receivable) Có TK Doanh thu bán hàng (Sales) 2. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền Nợ TK Tiền (Cash) Có TK Phải thu (Accounts Receivable) 53
  54. 3. Khi khách hàng thanh toán bằng thương phiếu hay giấy hẹn nợ thì khoản phải thu sẽ chuyển thành thương phiếu phải thu Nợ TK Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) Có TK Phải thu khách hàng (Accounts Receivable) Chú ý +) Khi hạch toán khoản phải thu khách hàng cần lưu ý đến giá trị ghi nhận thực tế. Nếu như có phát sinh đến khoản lãi suất và chiết khấu thì không được dùng tài khoản này để phản ánh. +) Trong quan hệ thanh toán nếu có phát sinh trả chậm với điều kiện chiết khấu. Đồng thời có khoản thanh toán bằng thương phiếu thì giá trị ghi nợ có điều kiện chiết khấu cũng được phản ánh vào khoản phải thu khách hàng. 4.3.3. Ước tính chi phí nợ khó đòi (Uncollectible Accounts Expenses) 4.3.3.1. Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Báo cáo thu nhập Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng trong kỳ sẽ có một tỷ lệ nhất định doanh thu bán chịu không thu được tiền và số nợ khó đòi được ước tính dựa trên tỷ lệ nợ khó đòi trên doanh thu bán chịu của các kỳ trước. Theo phương pháp này, chi phí nợ khó đòi được ước tính như sau: Chi phí nợ khó đòi ước tính = Doanh thu bán chịu x Tỷ lệ nợ khó đòi Ví dụ 4.2: Có tài liệu tại công ty Start như sau: (ĐVT: USD) - Doanh thu bán chịu trong năm N là 500.000 - Tình hình doanh thu và thiệt hai về nợ khó đòi trong các năm trước như sau: Năm Doanh thu bán chịu Thiệt hai về nợ khó Tỷ lệ đòi N-3 400.000 12.000 3% N-2 480.000 13.360 2,78% N-1 520.000 16.640 3,2% Tổng 1.400.000 42.000 3% 54
  55. Với tỷ lệ nợ khó đòi bình quân trong 3 năm là 3%, kế toán dự kiến tỷ lệ nợ khó đòi trong năm N là 3%. Vì vậy chi phí nợ khó đòi ước tính của năm N là: 3% x 500,000 = 15,000. Kế toán ghi sổ khoản chi phí nợ khó đòi được ước tính như sau: Nợ TK Chi phí nợ khó đòi 15,000 Có TK Dự phòng nợ khó đòi 15,000 4.3.3.2. Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Bảng cân đối kế toán Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng một phần của các khoản phải thu vào ngày lập Bảng cân đối kế toán sẽ trở thành nợ khó đòi. Theo phương pháp này có hai cách tính như sau: a) Phương pháp giản đơn Với phương pháp này, doanh nghiệp ước tính có một tỷ lệ nhất định các khoản phải thu hiện có vào thời điểm cuối kỳ sẽ trở thành nợ khó đòi. Chi phí nợ khó đòi ước tính cuối kỳ được xác định như sau: Chi phí nợ khó đòi ước tính = Số dư khoản phải thu cuối kỳ x Tỷ lệ nợ khó đòi Ví dụ 4.3: Có tài liệu của công ty ABC như sau: (ĐVT: USD) Số dư cuối năm N của các khoản phải thu khách hàng là 300,000. Tình hình về các khoản phải thu và thiệt hại về nợ khó đòi trong các năm trước như sau: Năm Số dư cuối năm của khoản Thiệt hai về nợ Tỷ lệ phải thu khách hàng khó đòi N-3 400,000 22,000 5.5% N-2 360,000 16,000 4.44% N-1 440,000 22,000 5% Tổng 1,200,000 60,000 5% Với tỷ lệ nợ khó đòi bình quân trong 3 năm là 5%, kế toán dự kiến tỷ lệ nợ khó đòi ước tính trong năm N là 5%. Do vậy kế toán xác định chi phí nợ khó đòi ước tính của năm N là: 5% x 300,000 = 15,000. Kế toán ghi sổ như sau: 55
  56. Nợ TK Chi phí nợ khó đòi 15,000 Có TK Dự phòng nợ khó đòi 15,000 b) Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách hàng Cả hai phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Báo cáo thu nhập và phương pháp giản đơn dựa vào Bảng cân đối kế toán đều dựa vào kinh nghiệm để ước tính chi phí nợ khó đòi vì vậy kết quả thu được thường thiếu chính xác.Vì vậy, kế toán có thể sử dụng một phương pháp ước tính có độ chính xác cao hơn đó là phương pháp ước tính nợ khó đòi theo thời gian nợ của từng khách hàng. Đây là phương pháp theo dõi chi tiết thời gian nợ của từng khách hàng qua đó xây dựng tỷ lệ nợ khó đòi cho từng khoảng thời gian cụ thể. Nguyên tắc chung của phương pháp này là thời gian nợ quá hạn càng lớn thì tỷ lệ nợ khó đòi càng cao. Với phương pháp này, các nhà quản lý phải tính thời hạn của các khoản phải thu vào cuối mỗi kỳ, xem xét từng khoản phải thu và xếp loại theo tiêu thức độ dài thời gian mà chúng tồn tại, sau đó dựa trên kinh nghiệm để ước tính tỷ lệ mỗi loại có thể trở thành khoản khó đòi. Điều này có thể thực hiện bằng cách lập bảng theo dõi nợ thời gian. Ví dụ 4.4: Có tình hình về các khoản phải thu khách hàng vào thời điểm cuối kỳ tại công ty NewStart như sau: Quá hạn Tên Quá hạn Quá hạn Quá hạn Chưa từ khách Tổng nợ từ từ 31-60 hơn 90 đến hạn 61-90 hàng 1-30 ngày ngày ngày ngày A 1.000 500 200 300 56
  57. B 2.000 800 1.000 200 C 3.000 2.000 200 100 300 400 D 4.000 1.500 500 1.000 600 400 Tỷ lệ nợ khó đòi ước 1% 5% 10% 20% 30% tính Để ước tính chi phí nợ khó đòi, kế toán tiến hành lập bảng sau: Quá hạn Quá hạn Quá hạn Quá hạn Tên khách Chưa từ Tổng nợ từ từ 31-60 hơn 90 hàng đến hạn 61-90 1-30 ngày ngày ngày ngày A 1.000 500 200 300 B 2.000 800 1.000 200 C 3.000 2.000 200 100 300 400 D 4.000 1.500 500 1.000 600 400 Tổng cộng 10.000 4.800 1.700 1.300 1.100 1.100 Tỷ lệ nợ khó 1% 5% 10% 20% 30% đòi ước tính Nợ khó đòi 813 48 85 130 220 330 ước tính Kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau: Nợ TK Chi phí nợ khó đòi 813 Có TK Dự phòng nợ khó đòi 813 Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách hàng cũng chỉ là một phương pháp ước tính nên kết quả thu được không phải là kết quả chính xác nhưng so với các phương pháp khác thì phương pháp này mang lại kết quả có độ tin cậy cao nhất. 4.3.4. Xóa sổ nợ khó đòi Khi một khoản nợ khó đòi đã được lập dự phòng chắc chắn không thể thu hồi được, kế toán tiến hành xóa sổ khoản nợ này như sau: Nợ TK Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Uncollectible Accounts) Có TK Các khoản phải thu (Accounts Receivable) 57
  58. 4.3.5. Thu hồi khoản phải thu đã xoá sổ Đôi khi khách hàng trả món nợ mà trước đó Công Ty xác định không thể đòi được và xoá sổ. Trong trường hợp này kế toán phải thực hiện hai bút toán để hoàn nhập lại số đã xoá sổ và ghi số tiền thu được. Bút toán 1: Nợ Khoản phải thu (Accounts Receivable) Có Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Uncollectible Accounts) Bút toán 2: Nợ TK Tiền (Cash) Có TK Khoản phải thu (Accounts Receivable) * Phương pháp xóa sổ trực tiếp nợ khó đòi Hạch toán chi phí nợ khó đòi ước tính thoả mãn nguyên tắc phù hợp, giúp các doanh nghiệp chủ động về tài chính nên được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên trong một số doanh nghiệp do các khoản phải thu khó đòi ít phát sinh, các khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi rất hiếm khi xảy ra thì các doanh nghiệp có thể không cần ước tính chi phí nợ khó đòi mà có thể sử dụng phương pháp xoá sổ trực tiếp nợ khó đòi khi nó thực sự phát sinh. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp biết chắc chắn rằng một số khoản phải thu không thể thu hồi được thì doanh nghiệp có thể xóa sổ trực tiếp khoản nợ đó. Việc xoá sổ trực tiếp khoản phải thu khó đòi có thể gây sự đột biến về chi phí trong kỳ của doanh nghiệp, gây bị động về tài chính cho doanh nghiệp tuy nhiên nếu quy mô của khoản phải thu nhỏ thì sự ảnh hưởng này là không đáng kể. Khi xóa sổ trực tiếp nợ khó đòi, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK Chi phí nợ khó đòi Có TK Các khoản phải thu Việc xóa sổ trực tiếp các khoản nợ khó đòi không tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí nên rất ít được sử dụng. Tuy nhiên một số 58
  59. doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp xóa sổ trực tiếp nếu như hằng năm các khoản nợ khó đòi thường rất nhỏ so với các khoản mục khác trên báo cáo tài chính. Nếu sau khi xóa sổ trực tiếp các khoản nợ khó đòi mà doanh nghiệp lại thu hồi được các khoản nợ đó, kế toán ghi sổ như sau: Bút toán 1: Ghi nhận lại khoản phải thu đã khóa sổ Nợ TK Phải thu khách hàng Có TK Chi phí nợ khó đòi Bút toán 2: Ghi nhận khoản tiền thu lại từ khách nợ Nợ TK Tiền Có TK Phải thu khách hàng Các doanh nghiệp có thể căn cứ vào đặc điểm, tình hình riêng để lựa chọn các phương pháp ước tính và hạch toán nợ khó đòi như đã trình bày ở trên. Việc lựa chọn phương pháp uớc tính và hạch toán nợ khó đòi hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch tài chính, tránh sự đột biến về chi phí do không, giúp doanh nghiệp xác định chính xác kết quả kinh doanh trong kỳ. Từ đó giúp cho việc phân tích tài chính và ra quyết định kinh doanh chính xác, hợp lý. 4.4. KẾ TOÁN THƯƠNG PHIẾU PHẢI THU (NOTES RECEIVABLE) 4.4.1. Khái niệm Thương phiếu phải thu Trong quá trình trao đổi, mua bán hàng hóa, người mua hàng có thể thanh toán cho người bán theo nhiều phương thức, ví dụ như có thể thanh toán ngay tại thời điểm mua hàng hoặc có thể trả tiền sau. Trong một số trường hợp khi khách hàng để làm bằng chứng chắc chắn cho nghĩa vụ thanh toán thì người mua sẽ viết giấy hẹn trả tiền cho người bán. Giấy hẹn trả tiền đó được xem là một thương phiếu khi nó đảm bảo các yếu tố sau đây: + Ngày tháng năm phát hành 59
  60. + Số tiền nợ gốc (Giá trị hàng hóa được bán hoặc dịch vụ được cung cấp) + Bên phát hành + Bên hưởng lợi + Ngày thanh toán tiền (Hoặc thời hạn nợ) + Lãi suất (Gọi là lãi suất thương phiếu, thường là năm) Chứng từ của khoản phải thu thường là Hóa đơn bán hàng, còn chứng từ của thương phiếu phải thu là giấy hẹn trả tiền được viết tay. Thương phiếu phải thu là một thuật ngữ dùng để chỉ phiếu hẹn trả tiền, đó là lời hứa trả nợ vô điều kiện khi được yêu cầu tại một thời điểm trả nợ trong tương lai với một số tiền được xác định trước. Thông thường, doanh nghiệp ưa chuộng phiếu hẹn trả tiền hơn vì nó có thể chuyển thành tiền mặt trước thời hạn thanh toán bằng cách bán thương phiếu cho ngân hàng. Mặt khác nó mang tính pháp lý cao hơn vì được thừa nhận bằng chữ viết tay của người nợ về khoản nợ và số tiền nợ. 4.4.2. Cách xác định thời hạn nợ và tiền lãi thương phiếu phải thu * Căn cứ vào thời điểm phát hành và thời điểm thanh toán mà thời hạn nợ được xác định như sau: 1) Lấy tổng số ngày trong tháng mà thương phiếu được lập trừ cho ngày lập thương phiếu. 2) Cộng số ngày của các tháng đầy đủ mà thương phiếu còn hiệu lực. 3) Cộng số ngày của tháng mà thương phiếu đến hạn. * Tiền lãi của thương phiếu được tính theo công thức sau: Thời hạn nợ (ngày) Tiền nợ Tiền lãi thương phiếu phải thu = x Lãi suất x gốc 360 (Ngày) 4.4.3. Kế toán thương phiếu phải thu (Notes receivable) a) Tài khoản sử dụng 60
  61. Tài khoản sử dụng: “Thương phiếu phải thu” Ký hiệu: N/R b) Kết cấu tài khoản Thương phiếu phải thu XXX XXX c) Hạch toán 1. Khi phát sinh thương phiếu phải thu Nợ TK Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) Có TK Doanh thu (Sales) 2. Khi thương phiếu đến hạn thanh toán Trường hợp 1: Nếu bên nợ được thanh toán đầy đủ số tiền Nợ TK Tiền (Cash) Có TK Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) Có TK Doanh thu lãi vay (Interest Income) Trường hợp 2: Nếu bên nợ chưa thanh toán tiền Nợ TK Phải thu (Accounts payable) Có TK Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) Có TK Doanh thu lãi vay (Interest Income) Trường hợp 3: Nếu bên nợ thanh toán tiền nhưng chưa đủ Nợ TK Phải thu (Accounts Payable) Nợ TK Tiền (Cash) Có TK Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) Có TK Doanh thu lãi vay (Interest Income) Trương hợp 4: Bên nợ thanh toán bằng thương phiếu mới 61
  62. Nợ TK Thương phiếu phải thu (Mới) (Notes Receivable) Có TK Thương phiếu phải thu (Cũ) (Notes Receivable) Có TK Doanh thu lãi vay (Interest Income) Có TK Lãi vay phải thu (Interest Receivable) Ví dụ 4.5: Công ty Canyon, ngày 02/02/200N, bán hàng cho công ty Jenkin số hàng trị giá $300,000. Công ty Jenkin ký 1 phiếu hẹn nợ 60 ngày, lãi suất 12%/năm. Sau khi hết hạn thương phiếu, công ty Jenkin viết 1 giấy hẹn nợ tiếp cho khoản nợ trên. Hãy thực hiện các bút toán từ khi lập thương phiếu đến khi thanh toán thương phiếu phải thu. Giả sử công ty lập báo cáo tài chính vào cuối tháng. Định khoản - Ngày 02/02/200N Nợ TK Thương phiếu phải thu (N/R) $300,000 Có TK Doanh thu bán hàng $300,000 - Ngày 28/02/200N Nợ TK Lãi vay phải thu $2,600 Có TK Doanh thu lãi vay $2,600 - Ngày 31/3/200N Nợ TK Lãi vay phải thu $3,100 Có TK Doanh thu lãi vay $3,100 - Ngày 03/04/200N Nợ TK Thương phiếu phải thu (Mới) $306,000 Có TK Thương phiếu phải thu (Cũ) $300,000 Có TK Doanh thu lãi vay $300 Có TK Lãi vay phải thu $5,700 3. Khi thời gian có hiệu lực của thương phiếu trải dài qua nhiều kỳ khác nhau thì cuối mỗi kỳ kế toán phải tiến hành điều chỉnh thu nhập lãi thương phiếu. 62
  63. Nợ TK Lãi vay phải thu (Interest Receivable) Có TK Doanh thu lãi vay (Interest Income) Chú ý: Phần lãi vay của thương phiếu cũ đã được chuyển vào giá trị của thương phiếu mới, thì sẽ không kết chuyển sang TK Xác định kết quả. 4.5. KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO (ACCOUNTING FOR INVENTORIES) 4.5.1. Đặc điểm hạch toán - Hàng tồn kho là một loại tài sản lưu động có khả năng chuyển đổi thành TS khác sau tiền và khoản mục phải thu. Là đối tượng tài sản cần được theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật đảm bảo số dư trên sổ sách phù hợp giá trị thực tế của tài sản. - Tùy thuộc vào đặc điểm của hàng hóa, sản phẩm mà đơn vị lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp. - Ngoài việc phản ánh tổng hợp giá trị của hàng tồn kho, kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng loại sản phẩm, hàng hóa. - Căn cứ vào nhu cầu sử dụng và nhu cầu tiêu thụ. Kế toán xác định lượng hàng hàng tồn kho cần thiết dự trữ, không để hàng tồn kho quá nhiều. 4.5.2. Phương pháp hạch toán 4.5.2.1. Phương pháp kê khai thường xuyên a) Tài khoản sử dụng Tài khoản “Hàng tồn kho” (Inventory) b) Kết cầu tài khoản TK Hàng tồn kho XXX XXX c) Cách tính giá vốn 63
  64. Giá vốn hàng bán = Số lượng hàng bán thực tế x Giá vốn đơn vị SPHH 4.5.2.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ a) Tài khoản sử dụng Tài khoản “Mua hàng” (Purchases) b) Kết cấu tài khoản TK Mua hàng c) Cách tính giá vốn Chi phí giá vốn = Giá trị hàng + Giá trị hàng bán - Giá trị hàng bán hàng bán bán tồn đầu kỳ mua trong kỳ tồn cuối kỳ Trong đó: Giá trị hàng bán mua trong kỳ = Giá trị hàng mua + Chi phí vận chuyển mua hàng CHƯƠNG V KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ 5.1. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI NỢ PHẢI TRẢ 5.1.1. Khái niệm Nợ phải trả là những khoản nợ mà đơn vị phải có nghĩa vụ thanh toán với các đối tượng khác nhau. 5.1.2. Phân loại nợ phải trả Kế toán phân chia các khoản phải trả thành nợ ngắn hạn và nợp dài hạn. 64
  65. * Nợ ngắn hạn Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ có thời hạn thanh toán trong vòng một năm như: +) Phải trả người bán (Account Payable) +) Thương phiếu phải trả ngắn hạn (Short – term Notes Payable) +) Các khoản nợ ngắn hạn khác (Other short – term Obligations) * Nợ dài hạn Nợ dài hạn: Là các khoản nợ có thời hạn thanh toán trên một năm như: +) Thương phiếu phải trả dài hạn (Long - term Notes Payable) +) Trái phiếu phải trả ( Bonds Payable) +) Các khoản nợ dài hạn khác (Other long – term Obligations) 5.2. HẠCH TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ 5.2.1. Kế toán khoản phải trả người bán (Accounts Payable) a) Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng “Phải trả người bán” Ký hiệu: A\P b) Kết cấu tài khoản Phải trả người bán XXX XXX c, Hạch toán 1. Khi mua hàng chưa thanh toán - Phương pháp kiểm kê định kỳ Nợ TK Mua hàng (Purchases) 65
  66. Có TK Phải trả người bán (Accounts payable) - Phương pháp kê khai thường xuyên Nợ TK Hàng tồn kho (Inventory) Có TK Phải trả người bán (Accounts payable) 2. Khi thanh toán tiền cho bên bán Nợ TK Phải trả người bán (Accounts payable) Có TK Tiền (Cash) 3. Khi phát sinh khoản chiết khấu mua hàng Nợ TK Phải trả người bán (Accounts payable) Có TK Tiền (Cash) Có TK Chiết khấu mua hàng (Purchases Discount) 4. Khi thanh toán cho bên bán bằng thương phiếu Nợ TK Phải trả người bán (Accounts payable) Có TK Thương phiếu phải trả (Notes Payable) Ví dụ 5.1: Công ty ABC mua hàng nhập kho trị giá $250,000. Công ty thanh toán luôn bằng tiền mặt $150,000. Số tiền còn lại chưa trả chậm theo điều kiện thanh toán 2/10, r/30. Biết nghiệp vụ trên phát sinh ngày 05/09/200N. Ngày 5/10 công ty thanh toán số tiền hàng còn nợ bên bán trong nghiệp vụ trên. Hãy định khoản các nghiệp vụ trên. Biết rằng công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Định khoản: - Ngày 05/09/200N Nợ TK Hàng tồn kho $250,000 Có TK Tiền $150,000 Có TK Phải trả người bán $100,000 - Ngày 5/10/200N 66
  67. Nợ TK Phải trả người bán $100,000 Có TK Tiền $2,000 Có TK Chiết khấu mua hàng $98,000 5.2.2. Kế toán thương phiếu phải trả (Notes Payable) a) Khái niệm Thương phiếu phải trả là 1 giấy hẹn nợ trong đó ghi rõ nội dung về giá trị khoản nợ, thời hạn và tỷ lệ lãi suất. b) Tài khoản sử dụng Tài khoản “ Thương phiếu phải trả”. Kí hiệu: N/P. c) Kết cấu tài khoản Thương phiếu phải trả XXX XXX d) Hạch toán 1. Khi DN mua hàng mà thanh toán bằng thương phiếu - Phương pháp kiểm kê định kỳ Nợ TK Mua hàng (Purchases) Có TK Thương phiếu phải trả - Phương pháp kê khai thường xuyên Nợ TK Hàng tồn kho (Inventory) Có TK Thương phiếu phải trả 2. Khi đến hạn thanh toán thương phiếu phải trả Trường hợp 1: Khi DN thanh toán đầy đủ số tiền nợ cho bên bán 67
  68. Nếu thời hạn thương phiếu không liên quan đến nhiều kỳ kế toán, kế toán định khoản như sau: Nợ TK Thương phiếu phải trả Nợ TK Chi phí lãi vay Có TK Tiền Nếu thời hạn thanh toán thương phiếu liên quan đến nhiều kỳ kế toán, khi đến hạn thanh toán thương phiếu, kế toán định khoản như sau: Nợ TK Thương phiếu phải trả Nợ TK Chi phí lãi vay Nợ TK Lãi vay phải trả Có TK Tiền Trường hợp 2: Khi DN chưa thanh toán tiền cho bên bán (Thương phiếu phải trả không liên quan đến nhiều kỳ kế toán) Nợ TK Thương phiếu phải trả Nợ TK Chi phí lãi vay Có TK Phải trả 3. Khi đến hạn không thanh toán chuyển thành thương phiếu mới Nợ TK Thương phiếu phải trả (Cũ) Nợ TK Chi phí lãi vay Nợ TK Lãi vay phải trả Có TK Thương phiếu phải trả (Mới) 4, Kế toán phải trả trong trường hợp vay ngân hàng Trường hợp 1: Nghiệp vụ vay bình thường tức là khi đáo hạn thanh toán toàn bộ cả gốc và lãi cho ngân hàng. 1. Khi vay ngân hàng Nợ TK Tiền 68
  69. Có TK Thương phiếu phải trả 2. Đến hạn thanh toán Nợ TK Thương phiếu phải trả Nợ TK Chi phí tiền lãi Có TK Tiền Trường hợp 2: Nghiệp vụ vay có chiết khấu: Trường hợp này, ngân hàng sẽ trừ ngay tiền lãi tại thời điểm cho vay. 1. Khi vay ngân hàng Nợ TK Tiền Nợ TK Chiết khấu theo thương phiếu phải trả Có TK Thương phiếu phải trả 2. Khi đến hạn thanh toán Nợ TK Thương phiếu phải trả Có TK Tiền Đồng thời: Nợ TK Chi phí lãi vay Có TK Chiết khấu theo thương phiếu phải trả Ví dụ 5.2: Công ty băng nhạc Rag Time vay tiền của công ty ABC với hình thức cho vay có chiết khấu trị giá $200,000. Công ty ABC ký 1 phiếu hẹn nợ 60 ngày, lãi suất 12%/năm. Hãy thực hiện các bút toán cần thiết tại công ty băng nhạc Rag Time. Biết thời điểm phát sinh nghiệp vụ trên là ngày 04/5/200N. Định khoản: - Ngày 04/05/200N Nợ TK Tiền $196,000 Nợ TK Chiết khấu trên thương phiếu $4,000 Có TK Thương phiếu phải trả $200,000 69
  70. - Ngày 31/05/200N Nợ TK Chi phí lãi vay $1,800 Có TK Chiết khấu theo thương phiếu phải trả $1,800 Khi đến hạn thanh toán: Ngày 03/07/200N Nợ TK Thương phiếu phải trả $200,000 Có TK Tiền $200,000 Đồng thời: Nợ TK Chi phí lãi vay $2,200 Có TK Chiết khấu theo thương phiếu phải trả $2,200 5.2.3. Kế toán lương phải trả a) Khái niệm Lương là một khoản chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán cho người lao động. b) Tài khoản sử dụng Tài khoản “ Lương phải trả” và tài khoản “Chi phí lương” c) Kết cấu tài khoản Lương phải trả Chi phí lương xxx xxx d, Hạch toán 1. Khi tính ra số tiền lương phải trả Nợ TK Chi phí lương Có TK Luơng phải trả 70
  71. 2. Khi thanh toán lương Nợ TK Lương phải trả Có TK Tiền 3. Khi tính ra tiền lương phải trả công nhân viên và thanh toán luôn Nợ TK Chi phí lương Có TK Tiền 4. Thanh toán tiền lương tháng trước và tháng này Nợ TK Chi phí lương (Phản ánh tiền lương tháng này) Nợ TK Lương phải trả (Phản ánh tiền lương tháng trước) Có TK Tiền 5.2.5. Kế toán trái phiếu phải trả 5.2.5.1. Khái niệm và đặc điểm của trái phiếu * Khái niệm Trái phiếu công ty là loại chứng khoán do công ty cổ phần phát hành để vat một số vốn thường rất lơn trong quần chúng, trong một thời gian dài. Trái phiếu có thể được mua bán trên thị trường chứng khoán. Chỉ có các công ty cổ phần mới được quyền phát hành trái phiếu và cũng chỉ được quyền phát hành trái phiếu khi đã góp đủ vốn cổ phần. Trái phiếu được phát hành khi công ty cổ phần cần thêm vốn hoạt động nhưng không chọn giải pháp tăng vốn vì phiền phức hoặc không muốn thêm cổ đông mới. Người mua trái phiếu sẽ được nhận giấy chứng nhận trái phiếu mang tên công ty phát hành. Trên trái phiếu chỉ rõ giá trị gốc (Principal) tức số tiền mà công ty vay của trái chủ. Giá trị này còn được gọi là giá trị mặt (Bonds fave value), giá trị đến hạn (Maturity value) hoặc mệnh giá (Par value). Trên trái phiếu cũng chỉ rõ tỷ lệ lãi suất (thường mỗi năm là 2 lần). Khi công ty trả toàn bộ giá trị gốc và lãi cho trái chủ thì trái chủ phải trả lại trái phiếu đó cho công ty, công ty tiến hành hủy bỏ trái phiếu đó. 71
  72. Việc phát hành trái phiếu được thông qua các công ty hay các tổ chức tài chính, ngân hàng. Các công ty này sẽ mua trái phiếu từ công ty phát hành và bán lại cho các khách hàng. Hoặc họ có thể bán trái phiếu lại cho công ty phát hành để hưởng hoa hồng. Hoặc đồng ý cam kết mua tất cả những trái phiếu không bán được. * Đặc điểm - Trái phiếu là một loại chứng khoán vay nợ. Do đó người sở hữu trái phiếu sẽ được hưởng một số lời nhất định bất kế kết quả hoạt động kinh doanh của công ty là lãi hay lỗ. - Chủ trái phiếu (Hay còn gọi là trái chủ), với tư cách là chủ nợ không có quyền tham gia vào việc quản lý và điều hành công ty. - Trái phiếu được ưu tiên thanh toán trước cố phiếu khi công ty giải thể. - Trái chủ khi đã được hoàn vốn thì không liên quan đến công ty. 5.2.5.2. Các loại trái phiếu * Trái phiếu ký danh và trái phiếu có cuống - Trái phiếu ký danh: Là chủ trái phiếu ký danh được công ty phát hành trái phiếu ghi và lưu giữ tên, địa chỉ của họ. - Trái phiếu có cuống: Là các chủ trái phiếu có cuống nhận tiền lãi bằng việc sẽ tách cuống phiếu có lỗ răng cưa, trên đó đã chỉ ra tiền lãi suất đến hạn và ngày thanh toán. * Trái phiếu trả một lần và trái phiếu trả nhiều lần - Trái phiếu trả một lần: Là tất cả các trái phiếu trong một ngày phát hành cụ thể đến hạn trả vào cùng một lần. - Trái phiếu trả nhiều lần: Là trái phiếu mà chúng đến hạn trả theo kiểu trả dần trên một thời kỳ định sẵn. Việc trả giá trị vay gốc làm nhiều đợt theo thời gian, tránh việc trả gốc một lần vì điều đó thường gây rủi ro cho công ty. * Trái phiếu bảo đảm và trái phiếu không bảo đảm 72
  73. - Trái phiếu bảo đảm: Là trái phiếu mà trái chủ của nó có quyền cầm giữ một số tài sản cụ thể của công ty phát hành nếu công ty bị phá sản. - Trái phiếu không bảo đảm: Là trái phiếu mà trái chủ của nó không có quyền cầm giữ một số tài sản cụ thể của công ty phát hành nếu công ty bị phá sản, chỉ được hoàn trả do lòng trung thành của người vay. 5.2.5.3. Hạch toán trái phiếu phải trả a) Tài khoản sử dụng: “Trái phiếu phải trả” b) Kết cấu tài khoản Trái phiếu phải trả XXX XXX c) Hạch toán * Kế toán phát hành trái phiếu 1. Khi trái phiếu được bán theo mệnh giá Nợ TK Tiền Có TK Trái phiếu phải trả 2. Khi trả lãi cho các trái phiếu theo kỳ (mỗi năm 2 lần) Nợ TK Chi phí lãi vay Có TK Tiền 3. Khi thanh toán trái phiếu đến kỳ hạn Nợ TK Trái phiếu phải trả Có TK Tiền 4. Khi bán trái phiếu giữa hai kỳ trả lãi - Tại thời điểm bán Nợ TK Tiền Có TK Trái phiếu phải trả 73
  74. Có TK Lãi trái phiếu phải trả - Ở kỳ trả lãi trái phiếu trước Nợ TK Lãi trái phiếu phải trả Nợ TK Chi phí trả lãi Có TK Tiền Ví dụ 5.3: Ngày 01/03/200N, công ty Newstart bán loại trái phiếu có mệnh giá $200,000. Lãi suất trái phiếu là 12%/năm. Biết rằng tiền lãi công ty trả 2 kỳ. vào ngày 01/01 và ngày 01/07/200N. Hãy thực hiện các bút toán cần thiết cho các nghiệp vụ trên. Giải: Tiền lãi lũy kế tháng 01 và tháng 02 = (200,000 x 12% x 2)/12 = 4,000 Vậy số tiền thu của người mua sẽ là: 4,000 + 200,000 = 204,000 Bút toán như sau: - Ngày 01/03/200N Nợ TK Tiền $204,000 Có TK Trái phiếu phải trả $200,000 Có TK Lãi trái phiếu phải trả $4,000 - Ngày 01/07/200N Công ty trả tiền lãi của 6 tháng. Tiền lãi này đã bao gồm lãi tháng 1 và tháng 2. Vậy lãi tháng 3 đến tháng 6 sẽ như sau: (200,000 x 12% x 4)/12 = 8,000. Bút toán như sau: Nợ TK Lãi trái phiếu phải trả $4,000 Nợ TK Chi phí trả lãi $8,000 Có TK Tiền $12,000 * Bán trái phiếu có chiết khấu 74
  75. Nghiệp vụ bán trái phiếu thấp hơn mệnh giá phát sinh khi công ty phát hành và bán trái phiếu có lãi suất thấp hơn lãi suất thị trường. 1. Khi bán trái phiếu có chiết khấu Nợ TK Tiền Nợ TK Chiết khấu trái phiếu phải trả Có TK Trái phiếu phải trả 2. Khi phân bổ chi phí: Có 2 phương pháp +) Phương pháp đường thẳng Nợ TK Chi phí trả lãi Có TK Chiết khấu trái phiếu phải trả Có TK Tiền +) Phương pháp lãi thực Phương pháp này được sử dụng rộng rãi hơn phương pháp đường thẳng. Theo phương pháp này ta có: Chi phí tiền lãi phân bổ Số tiền mang sang Lãi suất thị X cho 1 kỳ = đầu kỳ trường Định khoản Nợ TK Chi phí trả lãi Có TK Chiết khấu trái phiếu phải trả Có TK Tiền 75
  76. CHƯƠNG VI KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 6.1. TỔNG QUAN * Khái niệm: Tài sản cố định là các tài sản do doanh nghiệp chiếm hữu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ được ước tính sử dụng cho thời gian dài hơn một niên độ kế toán và không thuộc diện mua về để bán lại. 76
  77. Do đặc tính sản sinh lợi ích kinh tế cho một khoản thời gian dài trong tương lai nên giá vốn của tài sản cố định sử dụng được phân bổ cho khoảng thời gian hữu dụng liên hệ thông qua khấu hao. Hơn nữa TSCĐ là những tài sản mua về nhằm mục đích phục vụ trực tiếp cho hoạt động của doanh nghiệp, như vậy đất đai mua về để đầu cơ kinh doanh, vật kiến trúc mua về hoặc xây dựng nhằm mục đích bán lại không được xếp vào tài sản cố định mà vào khoản mục đầu tư dài hạn. TSCĐ cấu thành khoản mục quan trọng trong tổng số tài sản của doanh nghiệp, do đó khoản chi mua TSCĐ thường tạo tác động đáng kể đến báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, do đó điều kiện để đưa TSCĐ vào thanh toán là khi doanh nghiệp chắc chắn sẽ thu được lợi ích kinh tế trong tương lai khi sử dụng tài sản đó. Đối với TSCĐ không đem lại lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp nhưng được sử dụng vì mục đích tạo an toàn hay bảo vệ môi trường vẫn phải hạch toán vào TSCĐ. * Phân loại - TSCĐHH (Tangible fixed assets) bao gồm: Nhà cửa, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, đất đai và nguồn lực tự nhiên (mỏ than, mỏ khí đốt). - TSCĐVH (Intangible fixed assets) bao gồm: Bằng phát minh, sáng chế (Patents); Bản quyền (Copyright); Nhãn hiệu (Trademarks); Chi phí thành lập (Organization costs); Đặc quyền (Franchises) và Sự tín nhiệm của khách hàng (Goodwill). Tuy nhiên, sự tín nhiệm chỉ được ghi nhận khi toàn bộ doanh nghiệp được mua lại 6.1.1. Tài sản cố định vô hình (Intangible Asstes) Tài sản cố định vô hình: Là các loại tài sản có tính chất dài hạn không được thể hiện qua hình thái vật chất khác hơn là các loại giấy tờ, nhưng nó tạo cho doanh nghiệp các loại giấy tờ đặc biệt để tiến hành hoạt động sản xuất 77
  78. kinh doanh. Nó bao gồm bằng phát minh sáng chế, bản quyền, nhãn hiệu thương mại, đặc quyền khai thác, lợi thế thương mại Quản lý TSCĐ cần phải nắm được cả nguyên giá, khâu hao lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ 6.1.2. Tài sản cố định hữu hình (Tangible Assets) Tài sản cố định hữu hình: Là loại tài sản có tính chất thời gian sử dụng hữu ích (hữu dụng) dài hạn được thể hiện qua hình thái vật chất như đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, tài nguyên, thiên nhiên Đất đai là trường hợp đặc biệt duy nhất không phải tính khấu hao vì thời gian hữu ích của đất là vô hạn. Tuy vật nếu đất đai mà ở dưới góc độ có hầm mỏ thì lại phải khấu hao theo sự giảm dần của trữ lượng của hầm mỏ. Ở Việt Nam, theo luật hiện hành, đất đai vẫn thuộc quyền sở hữu của Nhà Nước, các Doanh nghiệp chỉ được giao quyền sử dụng chứ chưa phải là quyền sở hữu đất. Các doanh nghiệp Việt Nam thường lấy quyền sử dụng đất trong một thời gian nhất định làm vốn góp liên doanh. Trong trường hợp đó, xí nghiệp liên doanh phải khấu hao quyền sử dụng đất đai trong thời gian hữu ích của nó đối với doanh nghiệp. 6.1.3. Cách xác định nguyên giá của TSCĐ Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các phí tổn bình thường và hợp lý để hình thành TSCĐ và đưa TSCĐ vào vị trí sẵn sàng sử dụng, bao gồm giá mua trừ đi chiết khấu thanh toán được hưởng do thanh toán sớm cộng các chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử - Đất đai: Nguyên giá của đất đai mua bao gồm giá mua, hoa hồng môi giới, phí trước bạ, các chi phí thu dọn, cải tạo Do đất đai được sử dụng vô hạn nên nó không được tính khấu hao. 78
  79. - Nhà cửa, thiết bị tự xây dựng: Nguyên giá là giá trị công trình được xây dựng, bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung phát sinh trong quá trình xây dựng. Các trường hợp: 1, TSCĐ mua ngoài NG = Giá mua + chi phí v/chuyển, bốc dỡ, lắp đặt + Thuế NK – Chiết khấu 2, Được biếu tặng: Nguyên giá được xác định bằng cách căn cứ vào giá thị trường của tài sản cùng loại và được hội đồng đánh giá của đơn vị chấp nhận. 3, Trường hợp xây dựng cơ bản: Nguyên giá là tập hợp chi phí phát sinh từ khi bắt đầu quá trình xây dựng cho đến khi xây dựng hoàn thành bàn giao 4, Doanh nghiệp tự sản xuất: Nguyên giá tài sản bao gồm giá thành của tài sản cộng chi phí phát sinh để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng 6.2. HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 6.2.1. Hạch toán tăng tài sản cố định 1. Khi mua TSCĐ Nợ TK Tài sản cố định Có TK Tiền (Cash) Có TK Phải trả người bán (Accounts Payable) 2. Tài sản cố định được biếu tặng Nợ TK Tài sản cố định Có TK Doanh thu do được biếu tặng 3. Tài sản cố định do tự xây dựng +) Nếu phát sinh chi phí trong quá trình xây dựng Nợ TK Xây dựng cơ bản Có TK Tiền Có TK Nguyên vật liệu 79
  80. Có TK Tiền lương phải trả +) Khi công trình xây dựng hoàn thành Nợ TK Tài sản cố định hữu hình Có TK Xây dựng cơ bản 6.2.2. Hạch toán giảm Tài sản cố định 1. Giảm TSCĐ do thanh lý +) Trường hợp 1: Nếu thanh lý TSCĐ đã khấu hao hết Nợ TK Khấu hao kuỹ kế TCSĐ Có TK TCSĐ +) Trường hợp 2: Nếu thanh lý TCSĐ chưa hết khấu hao Nợ TK Khấu hao luỹ kế TCSĐ Nợ TK Lỗ do thanh lý TCSĐ Có TK Tiền 2. Giảm TCSĐ do nhượng bán +) Nếu giá trị còn lại của TCSĐ bằng giá trị nhượng bán Nợ TK Khấu hao luỹ kế tài sản cố định Nợ TK Tiền Có TK Tài sản cố định +) Nếu giá trị còn lại của tài sản cố định nhỏ hơn giá trị nhượng bán Nợ TK Tiền Nợ TK Khấu hao luỹ kế tài sản cố định Có TK Tài sản cố định Có TK Lãi do nhượng bán +) Nếu giá trị còn lại của tài sản cố định lớn hơn giá trị nhượng bán Nợ TK Khấu hao luỹ kế tài sản cố định Nợ TK Tiền 80
  81. Nợ TK Lỗ do nhượng bán Có TK Tài sản cố định 3. Giảm do trao đổi TCSĐ * Trao đổi TSCĐ cùng loại - Bên trao đổi đánh giá nhỏ hơn giá trị còn lại Nợ TK Tài sản cố định (Mới) Nợ TK Khấu hao luỹ kế tài sản cố định Nợ TK Lỗ do trao đổi Có TK Tài sản cố định (Cũ) Có TK Tiền Ví dụ 6.1: Doanh nghiệp mang 1 thiết bị cũ (Nguyên giá $35,000, đã hao mòn $10,000) đi trao đổi lấy 1 thiết bị khác cùng loại. Giá trị thỏa thuận của thiết bị nhận về là $15,000. Biết rằng nguyên giá của thiết bị mới là $50,000. Hãy thực hiện các bút toán trên. Định khoản Nợ TK Tài sản cố định (Mới) $50,000 Nợ TK Khấu hao luỹ kế tài sản cố định $10,000 Nợ TK Lỗ do trao đổi $10,000 Có TK Tài sản cố định (Cũ) $35,000 Có TK Tiền $35,000 - Bên trao đổi đánh giá cao hơn giá trị còn lại Nợ TK Tài sản cố định (Mới) = NGTSCĐM – Chênh lệch Nợ TK Khấu hao luỹ kế Có TK Tài sản cố định (Cũ) Có TK Tiền (Cash) Ví dụ 6.2: Doanh nghiệp NEVI mang 1 máy vi tính cũ (Nguyên giá $20,000, đã hao mòn $10,000) đi trao đổi lấy 1 máy vi tính khác cùng loại. Giá trị thỏa 81
  82. thuận của máy vi tính nhận về là $12,000. Biết rằng nguyên giá của máy vi tính nhận về là $30,000 và DN đã thanh toán. Hãy thực hiện các bút toán trên. Nợ TK Tài sản cố định (Mới) $28,000 Nợ TK Khấu hao luỹ kế $10,000 Có TK Tài sản cố định (Cũ) $20,000 Có TK Tiền (Cash) $18,000 * Trao đổi TSCĐ khác loại - Bên trao đổi đánh giá thấp hơn giá trị còn lại của TSCĐ Nợ TK TSCĐ (Mới) Nợ TK Khấu hao lũy kế TSCĐ Nợ TK Lỗ do trao đổi TSCĐ Có TK TSCĐ (Cũ) Có TK Tiền Ví dụ 6.3: Trở lại ví dụ 6.1. Nhưng doanh nghiệp mang thiết bị đi trao đổi, nhận về thiết bị khác loại. Định khoản hoàn toán tương tự: Nợ TK Tài sản cố định (Mới) $50,000 Nợ TK Khấu hao luỹ kế tài sản cố định $10,000 Nợ TK Lỗ do trao đổi $10,000 Có TK Tài sản cố định (Cũ) $35,000 Có TK Tiền $35,000 - Bên trao đổi đánh giá cao hơn giá trị còn lại của TSCĐ Nợ TK TSCĐ (Mới) Nợ TK Khấu hao lũy kế TSCĐ Có TK TSCĐ (Cũ) Có TK Lãi do trao đổi TSCĐ Có TK Tiền 82
  83. Ví dụ 6.4: Trở lại ví dụ 6.2. Nhưng DN mang máy vi tính đi trao đổi nhận về máy in. Nợ TK TSCĐ (Mới) $30,000 Nợ TK Khấu hao lũy kế TSCĐ $10,000 Có TK TSCĐ (Cũ) $20,000 Có TK Lãi do trao đổi TSCĐ $2,000 Có TK Tiền $18,000 4. Giảm do đem TCSĐ đi biếu tặng Nợ TK Chi phí do biếu tặng Nợ TK Khấu hao luỹ kế tài sản cố định Nợ TK Lỗ do biếu tặng Có TK Tài sản cố định Có TK Lãi do biếu tặng 5. Nếu TCSĐ do mất mát, thiên tai, lũ lụt Nợ TK Khấu hao luỹ kế tài sản cố định Nợ TK Lỗ do thải hồi tài sản cố định Có TK Tài sản cố định 6.3. KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 6.3.1. Lý do phải trích khấu hao Phải trích khấu hao TSCĐ là do thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ là có hạn. Ví lý do này nên không trích khấu hao đối với đất đai. 6.3.2. Phuơng pháp tính khấu hao a) Phương pháp khấu hao đường thẳng (Straight-Line Depreciation Method) Phương pháp này thực hiện tính khấu hao trên cơ sở giả định rằng 83
  84. TSCĐ giảm dần đều giá trị theo thời gian và giá trị này được đưa dần đều vào chi phí của từng kỳ. Công thức tính khấu hao hàng năm của TSCĐ như sau: Nguyên giá TSCĐ - Giá trị thu hồi ước tính Số khấu hao trích hàng = Thời gian ước tính sử dụng năm Trong công thức trên, giá trị thu hồi ước tính được xác định bằng Thu thanh lý ước tính - Chi thanh lý ước tính khi hết thời gian sử dụng hữu ích. Chú ý: Nếu TSCĐ hình thành hoặc giảm vào thời điểm từ ngày 15 tháng n trở lại đầu tháng thì coi là trọn tháng n, còn từ ngày 16/n đến cuối tháng thì bắt đầu tính từ tháng (n+1). b. Phương pháp khấu hao theo sản lượng (Depreciation based on volume) Phương pháp này cung cấp cách tính phù hợp hơn so với phương pháp đường thẳng, chi phí khấu hao sẽ sát hợp hơn với mức độ sử dụng TSCĐ. Nguyên giá TSCĐ - Giá trị thu hồi ước tính Số khấu hao tính cho 1 = đơn vị sản phẩm Sản lượng sản xuất ước tính Sản lượng đạt được Số khấu hao tính cho Mức khấu hao trong kỳ = x trong kỳ 1 đơn vị sản phẩm c) Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần (Declining – Balance Method) Phương pháp này cho kết quả số khấu hao trong những năm đầu sử dụng sẽ cao hơn so với những năm sử dụng sau. Theo phương pháp này, kế toán xác định khấu hao 1 năm nào đó bằng cách lấy GTCL của TSCĐ vào năm đó nhân với tỷ khấu hao. Tỷ lệ khấu hao theo phương pháp này gấp 2 lần tỷ lệ khấu hao của phương pháp đường thẳng. Tuy nhiên, giá trị TSCĐ mang ra tính khấu hao 84
  85. không loại trừ giá trị thu hồi như các phương pháp khác. GTCL của TSCĐ khi khấu hao theo phương pháp này không bao giờ bằng không. Do đó, khi TSCĐ được bán, trao đổi thì GTCL đó được sử dụng để xác định lãi hoặc lỗ của việc chuyển nhượng. d. Phương pháp khấu hao theo tổng của các số năm sử dụng (Sum – of – the years’- digits Method) Theo phương pháp này (cũng là phương pháp khấu hao nhanh), các số năm sử dụng dự kiến được cộng lại với nhau. Tổng của các năm sử dụng được dùng làm mẫu số của dãy các tỷ số. Tử số của dãy tỷ số này là số thứ tự năm sử dụng theo thứ tự ngược lại. Trong trường hợp thời gian sử dụng dài thì có thể xác định tổng số của năm sử dụng theo công thức: n((n + 1)/2). Trong đó n là số năm sử dụng. Ví dụ 6.5: Một thiết bị có số năm sử dụng dự kiến là 5 năm, đưa vào sử dụng từ ngày 1/3/N với Nguyên giá 30.000, giá trị thu hồi dự kiến 2.000 thì tỷ lệ khấu hàng năm theo phương pháp này được xác định như sau: Năm Tỷ lệ khấu hao áp dụng 1 5/15 2 4/15 3 3/15 4 2/15 5 1/15 Cộng 15 15/15 Năm N, tính khấu hao cho 10 tháng sử dụng. MKH = 28,000 x 5/15x10/12 Năm N+1, 10 tháng sẽ tính theo tỷ lệ 4/15, 2 tháng sau sẽ tínhtheo tỷ lệ 5/15. 85
  86. MKH = (28,000 x 5/15 x 2/12) + (28,000 x 4/15 x 10/12) = 7.778 e. Hạch toán khấu hao TCSĐ Hàng năm sau khi xác định được số khấu hao phải trích kế toán ghi Nợ TK Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK Hao mòn luỹ kế TSCĐ 6.4. KẾ TOÁN SỬA CHỮA TSCĐ 6.4.1. Sửa chữa thường xuyên TSCĐ * Khái niệm: Sửa chữa thường xuyên là công việc nhằm duy trì trạng thái bình thường cho TSCĐ. Ví dụ như sơn quét và sửa chữa mái nhà; lau chùi, bơm dầu, điều chỉnh và thay thế bộ phận bị hư hỏng của máy móc, thiết bị. * Kế toán: Chi phí sửa chữa thường xuyên được ghi nhận trên Báo cáo thu nhập kỳ hiện hành. Kế toán điịnh khoản như sau: Nợ TK Chi phí sửa chữa TSCĐ Có TK Lương phải trả Có TK Tiền Có TK Dụng cụ 6.4.2. Sửa chữa lớn TSCĐ * Khái niệm: Sửa chữa lớn TSCĐ là công việc nhằm kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ hơn thời gian ước tính ban đầu. * Kế toán: Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được ghi giảm giá trị hao mòn của TSCĐ như sau: Nợ TK Khấu hao luỹ kế TSCĐ Có TK Tiền mặt Có TK Phải trả người bán 86
  87. Chú ý: Giá trị hao mòn của TSCĐ sau sửa chữa lớn được tính trên cơ sở GTCL của TSCĐ trước khi sửa chữa, tổng chi phí sửa chữa thực tế và thời gian sử dụng sau sửa chữa của TSCĐ. Ví dụ 6.6: Tại Công ty INEX có 1 TSCĐ trị giá $100,000. Thời gian sử dụng ước tính của TSCĐ này là 20 năm. Sau 5 năm sử dụng thì TSCĐ đó được đem đi sửa chữa, chi phí sửa chữa hết $10,000. Sửa chữa hoàn thành thì TSCĐ đó có thể kéo dài thêm 5 năm sử dụng nữa. Hãy tính mức khấu hao trước và sau khi sửa chữa. Biết rằng Công ty sử dụng tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính. Giải: (ĐVT: USD) * Tính mức khấu hao trước khi sửa chữa Mức khấu hao năm = 100,000/20 = 5,000 (USD/năm) Vậy sau 5 năm sử dụng thì khấu hao sẽ là: 5,000 x 5 = 25,000 Nên giá trị còn lại của TSCĐ lúc này sẽ là: 10,000 – 25,000 = 75,000 * Tính mức khấu hao sau khi sửa chữa - Phản ánh chi phí sửa chữa Nợ TK Khấu hao luỹ kế TSCĐ 10,000 Có TK Tiền mặt 10,000 Vậy mức khấu hao sau khi sửa chữa TSCĐ là: (75,000 + 10,000)/20 = 4,250 CHƯƠNG VII KẾ TOÁN VỐN CHỦ SỞ HỮU 7.1. DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN 7.1.1. Khái niệm Doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ. Chủ sở hữu của doanh nghiệp tư nhân tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các hoạt động của doanh nghiệp. 87