Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm (Bản đẹp)

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm (Bản đẹp)

1. KỶ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
2. I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM 1. Khái niệm nhóm 2. Phân loại 3. Các giai đoan hình thành nhóm. 4. Các vị trí trong nhóm
3. 1. Khái niệmnhóm ƒ Một nhóm ngườilàmviệctrongcùngmộtvăn phòng hay thậmchímộtdự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việccủamột nhóm làm việc. Nếunhóm đó đượcquảnlýtheokiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiềucơ hộichosự tác động qua lại liên quan đếncôngviệcgiữa các thành viên trong nhóm. Nếucóbấtkỳ tư tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiếntriển được. Ngượclại, nhóm làm việclàphương thứccóthể đượctậndụng dù vớinhững cá nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những dự án khác nhau. ƒ Nói một cách đơngiản, nhóm làm việctạoramộttinh thầnhợptác, phốihợp, những thủ tục đượchiểubiết chung và nhiềuhơnnữa. Nếu điềunàydiễnratrong một nhóm người, hoạt động củahọ sẽđượccảithiện bởisự hỗ trợ chung (cả về thựctế lẫnlýthuyết).
4. 2. Phân loại 2.1 Các nhóm chính thức ƒ Các nhóm chính thứclànhững nhóm có tổ chức. Chúng thường cốđịnh, thựchiệncông việccótínhthiđua, và có phân công rõ ràng. Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giảiquyếtcácvấn đề và điềuhànhcácđề án. ƒ Các nhóm ở mọicấp độ đượctổ chứctheo chuyênmônvàmangtínhchấtlâudàiđể đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chứcnăng chính thứcthường đưaranhững ý kiếnchuyênmôntheocáclĩnh vựcriêngcủa họ.
5. 2.2 Các nhóm không chính thức ƒ Những nhóm người nhóm lạivớinhauthất thường để làm việctheovụ việccótínhchất đặcbiệtnhằmgiảiquyết nhiều nhu cầu, như: 9 các nhóm thựchiệntheodự án theo thờivụ, 9 các nhóm linh động bàn thảochiếnlượchay cầndànxếptừng vụ việc, 9 các nhóm nóng cầnvậndụng trí tuệ cho những đề án cần nhiềusángtạo, 9 những lựclượng đặc nhiệmtạmthờigiảiquyết gấprútnhững vấn đề đặcbiệttrongthờigian ngắn
6. 2.3 So sánh các nhóm chính thức và không chính thức ƒ Nhóm càng chính thứccàngcần đượchuấnluyệnvề khả năng lãnh đạocủanóvề các mặtnhư: các quy tắc củacôngtyvàcácquytrìnhphải tuân theo, thựchiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kếtquảđạt được trên cơ sở thông lệ. ƒ Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thấtthường. Những ý kiếnvànhững giảipháp có thểđượcphátsinhtrêncơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm ngặthơn. ƒ Tuy nhiên, cầnnhớ là, dù chính thứchay khôngchính thức, việc lãnh đạonhómluônphảihướng về các thành quả và có sự phốihợpgiữa các nhóm vớinhau.
7. 3. Các giai đoạnhìnhthànhvàpháttriển ƒ Hình thành ƒ Xung đột ƒ giai đoạnbìnhthường hóa ƒ giai đoạnhoạt động trôi chảy
8. 3.1 Hình thành ƒ Hình thành là giai đoạn nhóm đượctậphợplại. Mọi người đềurấtgiữ gìn và rụtrè. ƒ Sự xung độthiếmkhiđượcphátngônmột cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. ƒ Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạnchế bởi những ý kiếnriêngcủa mình và nhìn chung là khép kín. ƒ Điềunàyđặcbiệt đúng đốivớimột thành viên kém quan trọng và lo âu quá. ƒ Nhóm phầnlớncóxuhướng cảntrở những ngườinổi trộilênnhư mộtngười lãnh đạo.
9. 3.2 Xung đột ƒ Xung độtlàgiaiđoạntiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịulùimộtbướctrướckhigiơ nanh múa vuốt. ƒ Điềuquantrọng nhấtlàrấtítsự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và mộtsố ngườivẫn không sẵnsàngnói chuyệncởimở. ƒ Sự thật là, sự xung đột này dường như là mộttháicực đốivới nhóm làm việccủabạnnhưng nếubạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy đượcnhững lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bứctranhsẽ rõ hơn.
10. 3.3 Giai đoạnbìnhthường hóa ƒ Sau đólàgiaiđoạnbìnhthường hóa. Ở giai đoạnnày, nhóm bắt đầunhậnthấynhững lợiíchcủaviệccộng tác cùng với nhau và sự giảmbớt xung độtnộibộ. ƒ Do mộttinhthầnhợp tác mớihiệnhữu, mọi thành viên bắt đầucảmthấy an toàn trong việcbàytỏ quan điểm củamìnhvànhững vấn đề này đượcthảoluậncởimở bên vớitoànbộ nhóm. ƒ Sự tiếnbộ lớnnhấtlàmọingườicóthể bắt đầulắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc đượchình thành và toàn bộ nhóm đềunhậnbiết được điều đó.
11. 3.4 Giai đoạnhoạt động trôi chảy ƒ Và cuối cùng là giai đoạnhoạt động trôi chảy. ƒ Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong mộthệ thống cho phép trao đổi những quan điểmtự do và thoảimáivàcósự hỗ trợ cao độ củacả nhóm đốivớimỗithành viên và vớicácquyết định của nhóm.
12. II/ QUY CHẾ TỔ CHỨC NHÓM 1. Ngườilãnhđạo nhóm 2. Ngườigópý 3. Ngườibổ sung 4. Ngườigiaodịch 5. Người điềuphối 6. Người tham gia ý kiến 7. Ngườigiámsát
13. 4.1 Ngườilãnhđạo nhóm ƒ Nhiệmvụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thầnlàmviệc ƒ Khả năng phán đoán tuyệtvờinhững năng lựcvàcátínhcủa các thành viên trong nhóm. ƒ Giỏitìmracáccáchvượtqua những điểmyếu. ƒ Có khả năng thông tri hai chiều. ƒ Biếttạobầukhôngkhíhưng phấnvàlạcquan trong nhóm.
14. 4.2 Ngườigópý ƒ Nhiệmvụ:Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm. ƒ Không bao giờ thoả mãn vớiphương sách kém hiệuquả. ƒ Chuyên viên phân tích các giảiphápđể thấy đượccácmặtyếutrongđó. ƒ Luôn đòi hỏisự chỉnh lý các khuyết điểm. ƒ Tạophương sách chỉnh lý khả thi
15. 4.3 Ngườibổ sung ƒ Nhiệmvụ: Đảmbảo nhóm hoạt động trôi chảy ƒ Suy nghĩ có phương pháp nhằmthiếtlậpbiểuthờigian. ƒ Lường trướcnhững trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việcnhằmtránhchúngđi. ƒ Có trí lựcvàmongmuốnviệcchỉnh đốncácsự việc. ƒ Có khả năng hỗ trợ và thắng vượttínhchủ bại.
16. 4.4 Ngườigiaodịch ƒ Nhiệmvụ: Tạomốiquanhệ bên ngoài cho nhóm ƒ Ngườicóngoạigiaovàphánđoán đúng các nhu cầucủangườikhác. ƒ Gây đượcsự an tâm và am hiểu. ƒ Nắmbắt đúng mứctoàncảnh hoạt động của nhóm. ƒ Chín chắnkhixử lý thông tin, đáng tin cậy.
17. 4.5 Người điềuphối ƒ Nhiệmvụ: Lôi kéo mọingườilàmviệc chung với nhau theo phương án liên kết ƒ Hiểunhững nhiệmvụ khó khănliênquantới nộibộ. ƒ Cảmnhận đượcnhững ưutiên. ƒ Có khả năng nắmbắtcácvấn đề cùng lúc. ƒ Có tài giảiquyếtnhững rắcrối.
18. 4.6 Ngườithamgiaý kiến ƒ Nhiệmvụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổimớicủa toàn nhóm ƒ Luôn có những ý kiếnlạc quan, sinh động, thú vị. ƒ Mong muốn đượclắng nghe ý kiếncủanhững ngườikhác. ƒ Nhìn các vấn đề như những cơ hộicáchtân đầytriểnvọng chứ không là những tai hoạ.
19. 4.7 Ngườigiámsát ƒ Nhiệmvụ: Bảo đảmgiữ vững và theo đuổicáctiêu chuẩncao ƒ Luôn hy vọng vào những gợiý đầyhứahẹn. ƒ Nghiêm túc, đôi khi còn cầntỏ ra mô phạm, chuẩnmực. ƒ Phán đoán tốtvề kếtquả công việccủamọingười. ƒ Không chầnchừđưavấn đề ra. ƒ Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót.
20. III/CÁC NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM
21. 1. Tạosựđồng thuận ƒ Những buổihọplàcáchthứctuyệthảo để bổi đắptinhthần đồng độivàthóiquenlàmviệc theo nhóm ngay từ lúc đầumới thành lập nhóm. ƒ Những loạtbuổihọpgiúpcácthànhviênmới làm quen vớinhau, tạosự nhấttrívề các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cầngiảiquyết về mặttổ chức.
22. 1.Tạo sựđồng thuận ƒ Những điểmcần ghi nhớ: 9 Mọithànhviêncủa nhóm cầnthống nhấtvề việcphảinhắmtới. 9 Các mụctiêuchỉổn định khi đãbànthảoxong các biệnphápthựchiện. 9 Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mụctiêu, nhưng nên phổ biến các mụctiêuchocáchộiviênnắm. 9 Để đạt đượcnhững kếtquả cao nhất, các mục tiêu còn phải đượcthử thách bằng cách kết hợpgiữanhững mụctiếu chung và mụctiêu riêng.
23. 2.Thiết lậpcácmốiquanhệ vớiban quảntrị ƒ Mọi nhóm cầncósự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. ƒ Ba mốiquanhệ chủ yếumànhómcầntớilà: 9 Ngườibảotrợ chính củanhóm 9 Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan 9 Và bấtkỳ ai quảnlýtàichínhcủanhóm
24. 3. Khuyếnkhíchócsángtạo ƒ Nhiềungườitrở thành những kẻ chỉ biếtlàm theo kinh nghiệm và tính cách riêng củahọ. Hãy phá thế thụđộng ấyvàtạotínhsángtạo. ƒ Đừng để nhóm củabạnbị phân lớpthành những con ngườichuyênsángtạovànhững kẻ thụđộng. Muốnvậy, bạnluônbiếthoan nghênh tính đadạng củacácquanđiểmvàý tưởng, để rồiláibuổitranhluận đi đếnchỗ thống nhất.
25. 4. Phát sinh những ý kiếnmới ƒ Việccóđượcnhững sáng kiến đòi hỏicóngười lãnh đạovàcầnmộthìnhthứctổ chứcnàođó, để kếtquả buổihọpcóthể mở ra mộthướng đi. ƒ Mọiý kiếncần đượcghichéplênbiểu đồ hay bảng để mọingườicóthể nhìn thấy. Sau đó, loạibỏ nhũng ý kiếnbấtkhả thi và tóm tắt những ý khả thi.
26. 4. Phát sinh những ý kiếnmới Những điểmcần ghi nhớ: ƒ Phương pháp vậndụng trí tuệ tậpthểđôi khi đượcgọi là “tư duy hành động nhóm”. ƒ Sự chỉ trích làm giảmócsángtạo. ƒ Đừng bao giờ miệtthị ý kiến nào trong buổihọp. ƒ Nhiềuý kiếntưởng chừng ngớ ngẩnlạico ựthểđưa đến những giảiphápđáng giá. ƒ Cầnghimọi ý kiến lên bảng cho dù đấychưahẳnlàý kiến độc đáo. ƒ Những ý kiếnsángtạo trong những buổihọpbaogiờ cũng cao hơný kiếncủamột cá nhân đưara.
27. 5. Họccáchủythác ƒ Sựủytháccóihaihìnhthức: ủytháccông việcvàủy thác quyềnhành. ƒ Ủytháccôngviệclàphânnhỏ mỗikế hoạch thành các phầnviệcriêngvàvớimụctiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặcchohọ và chỉ can thiệpkhikhôngđạtmụctiêu. ƒ Việc ủythácquyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủyquyền đầy đủ quyềnvàđể họđượchànhxử nó.
28. 5. Họccáchủythác Khi ủythác, cầnnhậndiệncácloại đặctínhkhiủythác: ƒ Có khả năng muốnthựchiện: Đây là trường hợptagặp người được ủynhiệmlýtưởng, sẵnlòngnhậntrách nhiệmvàcũng sẵnlòngthamkhảo ý kiếnngườikhác, thựchiện theo ý khi được ủy nhiệm. ƒ Có khả năng không muốnthựchiện: Loạingườinày không sẵnlònghọchỏivàtiếpthuý kiếncủangười khác, thiếutinhthầnhợptác, khôngnêngiaoquyền cho họ. ƒ Thiếukhả năng muốnthựchiện: Cần được đào tạobổ khuyếtnhững mặtyếutrướckhiđược ủynhiệm. ƒ Thiếukhả năng, không muốnthựchiện: Giao việccho loạingười này hẳnlàhỏng to.
29. 6. Khuyếnkhíchmọingườiphátbiểu ƒ Ngườilãnhđạocần động viên mọingườibàn thảo, ngay cả vớiý kiếnnghịch lạicũng có giá trị củanó.
30. 7. Chia sẻ trách nhiệm ƒ Bổ sung các cách thứchànhđộng, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặptrở ngạitạmthời. ƒ Cũng cầntạobầu không khí thông hiểunhau giữacácthànhviênnhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lốilàmviệc.
31. 8. Cầnlinhhoạt ƒ Mỗi thành viên phảicókhả năng thựchiệnvaitròcủa mình chí ít cũng như ngườikhác. ƒ Mỗingườiphải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm. ƒ Dù việckhóđến đâu nhưng nếucósựđồng lòng của toàn nhóm thì đềucóthể hoàn thành. ƒ Mọingười đều được phân nhiệmrõràngtửđầu đến cuối. ƒ Mọingười đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệuquả nhấtcủamình
32. IV/ THÔNG TIN TRONG NHÓM
33. 1. Những phương pháp thông tin ƒ Có nhiềucáchđể nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹntrước. Ví dụ như: ƒ Những trao đổibấtchợtgiữacácđồng nghiệp. ƒ Những phương tiệntruyềnthống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yếtthị, fax, điệnthoại. ƒ Các phương tiện điệntử nhưđiệntử, mạng nộibộ, ƒ Phim ảnh hộinghị.
34. 2. Chọnnhững phương pháp thông tin ƒ Thưđiệntử là mộtphương tiệntruyền thông giữacác thành viên trong nhóm, có điếu độ ttin cậy không chắc chắn. ƒ Các phầnmềmcóthểđáp ứng vịêc thông tin giữacác chuyên viên và nhóm. ƒ Việc thông tin bằng phim ảnh hộinghị cũng hữudụng, giúp các thành viên đánh giá các điệubộ và trạng thái củangườikhác. ƒ Hệ thống điệnthoạitốt giúp thông báo tin tứchộihọp hay hộiý giữa các thành viên nằm ở các vị trí khác nhau.
35. 3. Thông tin từ nộibộ ƒ Khuynh hướng tự nhiên của nhóm thường chỉ lưutâmsự vững mạnh tự tại–sự toàn tâm toàn ý củanhóm–khiếnnhómcóthể bị yếu đi: họ trở thành cụcbộ, chỉ biếtmình. ƒ Muốntránhđiềunày, họ cầndựavàonhững bộ phậnkhácngaytrongnộibộ cơ quan, chẳng hạnkhicầndữ liệu, họ phảinhờđếnbộ phậnmáytính.
36. 4. Duy trì sự giao tiếp ƒ Cầngiữ liên lạcvớinhững nhân vậtchủ chốt ở các phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, biếtchắcailànhững ngườicần được thông tin đặcbiệt. ƒ Dùng mọiphương tiệnhiện đại để cậpnhậtt hoá và soạnlại danh sách này thường xuyên để khi cầnbạncóthể liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trong suốtquátrìnhhoạt động.
37. 5. Tránh sự trùng lặp ƒ Sự trùng lắp các vai trò là vấn đề tệ hại ở những cơ quan lớn. ƒ Tránh sự lãng phí này, hãy cho lưuhànhbảng liệtkêngắnvề chứcnăng của đôi nhóm cho nnhững người có liên quan, nhờ đ1o có thể phát hiệnsự trùng lắpngay.
38. 6. Thông tin như thác đổ ƒ Việctải thông tin như thác khiến nhiềukhibị nhiễu, bóp méo, từđólàmxáotrộncácmục tiêu và hiệuquả củanhóm. ƒ Để tránh điềunày, cầngặpgỡ mở rộng hơnlà thu hẹp, và rồi, nếucầnthiết, thẩmtrangược lên.
39. 7. Sự cẩnthận ƒ Đúng ra mộtnhómchẳng có điềugìbímậtgiữacác thành viên của nhóm, mà nếucóchẳng qua cũng chỉđể gây sự ngạc nhiên thú vị vềđềán. ƒ Trướckhiquyết định điềugìcầngiữ kín, hãy hỏi, “có ai khác cầnbiếtvấn đề này?”, mà “nếu để hở ra liệu có tai hại gì không ?”. ƒ Nếu đây là vấn đề mà mọingườicóthể biếtthìcứ việc thông tin thoảimái. Thế nhưng, nếucóđiềugìcầngiữ kín, lúc đóphải đượcgiữ tuyệt đối.
40. III/QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM
41. 1. Tạilầnhọp đầutiên ƒ Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽđem ra cho các thành viên trong nhóm thảoluận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểuvàđóng góp ý kiến. ƒ Nhóm sẽ phân công, thảoluậncôngviệcchophùhợp khả năng từng ngườidựatrênchuyênmônvủahọ. ƒ Đề ra kế hoạch cụ thể, nhậtkýcôngtác, thờigiandự tính sẽ hoàn thành và chuẩncholầnhọpsau. Thông báo phầnthưởng, phạtvới các thành viên.
42. 2. Những lầngặpsau ƒ Tiếptục có nhiềucuộchọpkhácđể bổ sung thêm ý kiếnvàgiải đáp thắcmắcchotừng người. ƒ Biên tậplạibàisoạncủatừng ngươìcũng như chuẩnbị tài liệubổ sung.
43. 3. Lầnhọpcuối cùng trướckhihoànthànhcông việc ƒ Ngườitrưởng nhóm tổng hợplạitoànbộ phần việccủamỗithànhviên ƒ Chuẩnbị sẵn bài thuyếttrìnhvàtrả lờinhững câu hỏithường gặp. ƒ Chọnngười đứng lên thuyếttrìnhđề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và mộtsố ngườidự bị.
44. 4. Mụctiêubuổihọp ƒ Mỗibuổihọpcầncómụctiêurõràngdựatrên việctraođổi thông tin. ƒ Cầnxácđịnh mụctiêubuổihọp. ƒ Hướng dẫndự bàn thảovànhấnmạnh mục tiêu, nhưng cầnnhắm đếnsựđồng thuậncủa cả nhóm.
45. 5. Tầnsố hộihọp ƒ Thường ta cầntổ chứchọphaituầnmộtlần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thờihạncôngviệc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn. ƒ Ngoài buổihọp chính thứcthìnhững hình thức thông tin khác vẫn đượcduytrì.
46. 6. Tốc độ diễnbiếncuộchọp ƒ Khi điềuhànhbuổihọpbảnthânbạnphải chuẩnbị nghị trình trước. ƒ Đếngiờ họplàtiếnhànhchương trình làm việcngay. ƒ Lý tưởng là mộtbuổihọpchỉ kéo dài tối đa chùng 75 phút, thờihạnmàmọingừơicóthể tập trung vào vấn đề. ƒ Cố gắng diễngiảivấn đề ngắngọn, rõ ràng.
47. IV/ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ TRONG NHÓM
48. 1. Làm thuấnnhầmtinhthần đồng đội ƒ Hãy cho các thành viên tự hào về phầnviệc củahọ. ƒ Đưaranhững mụctiêuđặcbiệtcótínhthử thách sứcmạnh toàn nhóm. ƒ Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biếtcácvấn đề và luôn khen họ (nếu đáng). ƒ Dành thờigiantrả lờichi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm.
49. 2. Nhậnracácvấn đề ƒ Toàn nhóm đang gặpkhókhănâmỉ. Bạn muốnmọingườihợp lòng với nhau nhưng xem chừng họđang có những bấthoàvới nhau hoặcbất hòa trong toàn nhóm. ƒ Hãy đặtvấn đề xem những rắcrốinàynằm ở đâu hoặcdấuhiệu không thoả lòng chung
50. 3. Chuyệntròvớitừng người ƒ Cầngiảiquyếtcácvấn đề cá nhân giữacác thànhviênvớitinhthầnxâydựng. ƒ Đừng vộiphản ứng vớinhững sự việcchođến khi bạnnắm rõ nguyên nhân. ƒ Nhóm nào cũng có những khó khăncầnvượt qua. ƒ Cầnngănchặnkiểu“đổ lỗi” cho ngườikhác– nếukhôngnósẽ làm mấttinhthần đồng đội.
51. 3. Chuyệntròvớitừng người ƒ Lãnh đạo nhóm bằng tính tiên phong ƒ Liên tục nâng cao tầm nhìn của toàn nhóm. ƒ Nhậnravàtándương nhóm hay cá nhân có thànhtíchxuấtsắc. ƒ Dùng mọitàikhéoléođể lôi cuốnmọingười hợplực.
52. 4. Xử sự vớingườigâyravấn đề ƒ Sau khi đã nói chuyệnvớingườigâyravấn đề, có thể cầncóhànhđộng xa hơn. Hãy tích cựctìmcáchhàngắnmọimốiquanhệ. Những điềulưuý: 9 Hãy nói thậtnhững gì bạnthấy được. 9 Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm. 9 Hãy lợidụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi. 9 Luôn lạcquankhigiảiquyếtvấn đề.
53. 4. Xử sự vớingườigâyravấn đề ƒ Cầnlàgiảiquyếtvấn đề hơnlàlàmđình trệ công việc củabạn. ƒ Không nên cố chấpvớingườiquáquắt. ƒ Chớ nóng nảyvớibấtkỳ ai trong nhóm. ƒ Đừng sao lãng mục tiêu củatoànnhóm. ƒ Đừng vộinhờđếnsự giúp đỡ bên ngoài. ƒ Đừng phớtlờ trướcnhững căng thẳng khiếnvấn đề trở nên tệ hạihơn
54. 5. Giảiquyết mâu thuẫn ƒ Sự mâu thuẫncánhânvới nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm. ƒ Hãy tạo điềukiện để mộthay cả hai bên trình bày vớibạn để có hứơng xoa dịu tình hình. ƒ Trường hợpdo lỗi điềuhànhcủabạn, lúc ấy cầntraođổivớitoànnhómđể nói lên hướng khắcphục. ƒ Vấn đề ở đây là cảithiệncáchhànhxử, tránh mang tính chấtkhiểntráchhoặcphêphán.
55. 6. Sử dụng cách giảithíchvấn đề ƒ Coi những vấn đề liên quan đếncôngviệc như những cơ hội để cả nhóm họchỏivàcải thiện. ƒ Hãy diễngiảivấn đề để cả nhóm nhậnra chúng và họchỏi. ƒ Có thể cử mộtngườigiảiquyếtvấn đề và báo cáo lạidiếnbiếnquátrìnhgiảiquyếtvàkết quả giảiquyếtrasao.
56. V/ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ NHÓM
57. 1. Chọn các tiêu chuẩn đánh giá ƒ Nỗ lựccủanhómchứa đựng mộtsố yếutố có thểđánh giá bằng việcthựchiện. ƒ Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầmrộng khi phân tích việcthựchiện. ƒ Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đómàviệccải tíên của chúng bảo đảmcáclợiíchkinhtế thực.
58. 2. Đánh giá kếtquả ƒ Việc đánh giá kếtquả cầnphảicóý nghĩavà chính xác, nghĩalàcầnthiếtthực, vì nếucần, bạncóthể hỏithêmnhững ngườibênngoài để họđánh giá.
59. 3. Đolường sự thựchiệncủa nhân viên ƒ Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so vớimục tiêu của đề án, kế hoạch thờigian, vàtài chính. ƒ Tài chính: chi phí thựctế; lãi so vớidự kiến. ƒ Thờigian: thànhquả so vớikế hoạch làm việc. ƒ Chấtlượng: độ chính xác; sự hài lòng của khách hàng. ƒ Sự tiếntriển: đóng góp vớitậpthể; khả năng.
60. 4. Lãnh đạo ƒ Đánh giá hiệuquả củaviệc lãnh đạonhómtrongviệchỗ trợ và hướng dẫn nhóm. ƒ Việc điều hành: đạt được các kếtquả như kế hoạch đã vạch ra. ƒ Ý kiến đánh giá ở trên: thựchiện đạttiến độ của nhóm. ƒ Ý kiến đánhgiábêndưới: Thựchiện đạtchỉ tiêu bên trên. ƒ Tinh thần: ý kiếncủa nhóm, khách hàng, những người có liên quan.
61. 5. Tiểu nhóm ƒ Đánh giá hiệuquả củamỗitiểu nhóm theo định mứccủachỉ tiêu. ƒ Các mụctiêu: những kếtquảthựctê so vớichỉ tiêu. ƒ Chấtlượng: ý kiến đánh giá củanộibộ. ƒ Khách hàng: ý kiến đánh giá của khách hàng. ƒ Cảitiến: dự tính các kếtquả tương lai.
62. 6. Các thành viên nhóm ƒ Đánh giá sựđóng góp củacánhânvàoviệc thựchiệnkế hoạch toàn nhóm. ƒ Hiệusuất: so vớichỉ tiêu. ƒ Ý kiến đánh giá: củacấptrên, của đồng nghiệp, và của khách hàng. ƒ Tựđánh giá: so với đồng nghiệp. ƒ Giá trị khác: có đóng góp gì thêm không; ý thức trách nhiệm
63. VI/ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM
64. 1. Tính toán chi phí ƒ Mặcdùviệc đào tạocần chi phí, nhưng như vậycònđỡ tốnkémhơnnếucứ giữ mãi tình trạng trì trệ gây tổnhạichoviệcthựchiệnkế hoạch. ƒ Tính toán các chi phí đào tạo, bao gồmmọi khoảnnhư họcphí, tiền thuê phòng . Cân nhắclợiíchđạt đượcsaukhiđào tạo.
65. 2. Đào tạo nhân viên ƒ Sau khi đãtínhtoánmặtlợiíchcủavấn đề, hãy đưavấn đề ra bàn thảovớicả nhóm, phác thảokế hoạch đào tạo, sau đóthựchiệntheo nhu cầucủatừng cá nhân
66. 3. Đào tạolãnhđạo ƒ Là lãnh đạo nhóm, bạncầncócácphẩmchất cầnthiết để điều hành nhóm có hiệuquả. ƒ Để đạt được điều đó, bạncần được đào tạo theo yêu cầu để phát triểncáckỹ năng hàng đầu, khả năng theo dõi các tiến độ, đảm đương công việcthừahành, rồikhả năng lãnh đạonhư biếtlắng nghe, biếtphêphánvớitinh thầnxâydựng, biếtlượng thứ trong lúc chỉnh sửakhuyết điểmcủangườikhác, vàbámsát chỉ tiêu.
67. 4. Sử dụng những ngày gặpgỡ ƒ Đôi khi nên xem những ngày nhóm đitham quan, gặpgỡởnhững nơikhácnhư là những buổihọchỏithêm. ƒ Nhờ những phê bình và góp ý củangườingoài để bổ sung kiếnthứcchuyênmônchocác thànhviêncủanhóm
68. VIII/PHÁT TRIỂN NHÓM
69. 1. Phát triển nhóm củabạn ƒ Ngườilãnhđạo nhóm giỏicầnhiểurõrằng sự thành đạtcủa nhóm tùy thuộc hoàn toàn vào việcpháttriểncủacácthànhviênrasao. ƒ Hãy quan tâm đếnviệcbồidưỡng và đào tạo các thành viên của nhóm. Hãy giúp họ thăng tiếntaynghề bằng cách phát triểncáctài năng tự nhiên và tăng cường việc đào tạo, đưa ra những thử thách, cùng những mụctiêu thiếtthực
70. 2. Để con ngườipháttriển ƒ Nhóm càng lớnvàcàngdễ hoán chuyển, các thànhviêncàngcónhiềucơ hộipháttriển nghề nghiệpdo việcthayđổicácvaitròvà đượctăng tiến. ƒ Mặcdùsự tăng tiếnthường theo chiềuthẳng, nhưng tay nghề trong nhóm lạithường tăng tiếntheochiều ngang, nghĩalàhọchỏilẫn nhau. Hãy để các thành viên đựơcquyềntìm hướng phát triểnchứđừng cảntrở họ.
71. 3. Xây dựng sự nghiệp ƒ Dù bạn hay các đồng nghiệp đượcviệc đến đâu nhưng vấn đề là mọi thành viên phảibiếtlàhọ có trách nhiệm hoàn toàn đốivớisự nghiệpcủahọ. ƒ Hãy khuyến khích các thành viên coi việclàmviệc trong nhóm là mộtphầncủaviệcthăng tiến, ởđólúcnào cũng mở ra các cơ hộimới để họchỏi, giúp họ tiếntới trên đường sự nghiệp–dùhọ có thuyên chuyển đi đâu chăng nữa. ƒ Việc xây dựng sự nghiệpluônhiệuquả hơnnếunólà đích nhắmcủangườicóóccầutiến để họ vững vàng bướctới thành công.
72. CẢM ƠN SỰ THEO DÕI CỦA BẠN