Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 7: Sổ kế toán & các hình thức kế toán

Nội dung text: Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 7: Sổ kế toán & các hình thức kế toán

1. CHƯƠNG 7 SỔ KẾ TOÁN & CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN
2. MỤC TIÊU HỌC TẬP Sau khi nghiên cứu, người học có thể nắm được: 1. Khái niệm và các yêu cầu của sổ kế toán; 2. Các loại sổ kế toán; 3. Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán; 4. Các hình thức kế toán áp dụng tại các doanh nghiệp. - Nhật ký-Sổ cái - Nhật ký chung - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chứng từ www.themegallery.com
3. NỘI DUNG 7.1 SỔ KẾ TOÁN 7.2 CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN www.themegallery.com
4. Tài liệu tham khảo: - TS. Lê Thị Thanh Hà, TS. Trần Thị Kỳ, Giáo trình Nguyên lý kế toán – Trường Đại học Ngân hàng Tp.HCM, nhà xuất bản Thống kê, năm 2011 - PGS,TS. Võ Văn Nhị, Nguyên lý kế toán – Trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM, nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Tp.HCM, năm 2013 - Bộ Tài chính, Thông tư 200/2014, Chế độ kế toán doanh nghiệp - Chính phủ, Luật Kế toán, năm 2003 - Chính phủ, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, năm 2004 - Website của Bộ Tài chính : www.mof.gov.vn
5. 7. 1 SỔ KẾ TOÁN 5
6. 7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán 7.1.1.1 Khái niệm Sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ sổ được xây dựng theo mẫu, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản Ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép 6
7. 7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán 7.1.1.1 Khái niệm Lưu ý: Trường hợp Sổ kế toán lập trên máy vi tính cũng phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm), sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, đơn vị phải in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển, ký tên, đóng dấu, xác nhận của Thủ trưởng đơn vị như sổ lập bằng tay. 7
8. 7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán 7.1.1.2. Yêu cầu đối với sổ kế toán  Kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán căn cứ vào hệ thống sổ kế toán của BTC Thuận tiện trong ứng dụng các phương tiện kỹ thuật Sổ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu như ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, số tiền và nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ 8
9. 7.1.2. Các loại sổ kế toán  Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm  Sổ kế toán có nhiều loại. Có thể phân loại sổ kế toán theo các tiêu thức sau: - Theo phương pháp ghi chép - Theo nội dung ghi chép - Theo kết cấu (cấu trúc) sổ - Theo hình thức tổ chức sổ 9
10. 7.1.2. Các loại sổ kế toán Cấu Hình PP ghi ND ghi trúc sổ thức sổ chép chép • Sổ ghi theo • Sổ kế • Sổ theo kiểu • Sổ tờ rời trình tự thời toán tổng một bên gian hợp • Sổ theo kiểu • Sổ đóng thành • Sổ ghi theo • Sổ kế hai bên hệ thống quyển toán chi • Sổ theo loại • Sổ liên hợp tiết bàn cờ www.themegallery.com
11. 7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán 7.1.3.1. Mở sổ 7.1.3.2. Ghi sổ 7.1.3.3. Khóa sổ kế toán 7.1.3.4. Sửa sổ kế toán 11
12. 7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán 7.1.3.1. Mở sổ  Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.  Đối với những đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở kể từ ngày thành lập.  Đầu niên độ kế toán, căn cứ vào số dư cuối kỳ trước và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đối tượng kế toán trong kỳ, để xây dựng mẫu sổ và ghi số dư đầu kỳ vào sổ, có thể đóng thành quyển hoặc tờ rời.  Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng phải có trách nhiệm ký duyệt trước khi sử dụng 12
13. 7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán 7.1.3.2. Ghi sổ  Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh.  Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Số liệu, thông tin ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với sổ kế toán.  Số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ  Ghi bằng tay: ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng  Ghi sổ bằng máy vi tính: DN được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. 13
14. 7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán 7.1.3.3. Khóa sổ kế toán Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật ( Kiểm kê đột xuất, sát nhập chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động, giải thể DN . . .) Cuối kỳ, khóa sổ bằng cách gạch ngang từ trái sang phải, cộng số phát sinh trong kỳ và tính ra số dư cuối kỳ trên sổ. Công việc thực hiện bao gồm: Cộng phát sinh, tính số dư cuối kỳ, chuyển cột để cân đối, kiểm tra 14
15. 7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán 7.1.3.4. Sửa sổ kế toán “ Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau”: - Phương pháp cải chính - Phương pháp ghi bổ sung - Phương pháp ghi số âm 15
16. 7.1.3.4 SỬA SỔ KẾ TOÁN 1 2 3 PP cải chính PP ghi số âm PP ghi bổ sung .Gạch 1 đường thẳng • Ghi lại bằng mực xóa bỏ chỗ ghi sai đỏ (trong ngoặc Lập “chứng từ ghi .Ghi số (chữ) đúng đơn) bút toán đã sổ” và ghi thêm số bằng mực thường, ghi sai để hủy chênh lệch thiếu phía trên cho đủ .Có chữ ký của KTT • Ghi lại bút toán (phụ trách kế toán) đúng bằng mực bên cạnh chỗ sửa thường. www.themegallery.com 16
17. 7.2 CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 17
18. 7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán  Hình thức kế toán là biểu hiện của hệ thống tổ chức sổ kế toán dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định. 18
19. 7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán Các nội dung cơ bản của hình thức kế toán: Số lượng sổ kế toán, kết cấu từng loại sổ; Trình tự và phương pháp ghi chép vào từng loại sổ; Mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau trong quá trình xử lý thông tin. 19
20. 7.2.2 Các hình thức kế toán Các hình thức kế toán đang được áp dụng tại Việt Nam Nhật ký Nhật ký Chứng Nhật ký Kế toán sổ cái chung từ chứng từ trên Ghi sổ máy VT 20
21. 7.2.2 Các hình thức kế toán Việc lựa chọn hình thức kế toán nào để áp dụng phải căn cứ vào đặc điểm, qui mô hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; trình độ nhân viên kế toán; điều kiện và phương tiện tính toán. 21
22. 7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Đặc được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và trưng theo nội dung kinh tế trên cùng một cuốn sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái. Các loại • Nhật ký - Sổ cái sổ KT • Sổ và thẻ kế toán chi tiết. www.themegallery.com
23. 7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI Bộ: NHẬT KÝ - SỔ CÁI Đơn vị: . Tháng năm Đơn vị tính: đồng NHẬT KÝ SỔ CÁI TT Ngày Chứng từ Diễn Tài khoản Số TK 111 TK 112 ghi sổ giải tiề Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Nợ Có n www.themegallery.com
24. 7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp CT Sổ, thẻ kế toán ch G i tiết NHẬT KÝ - SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra www.themegallery.com
25. 7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI Ưu điểm Mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Nhược điểm • Khó phân công công việc • Chỉ thích hợp với đơn vị có quy mô họat động nhỏ, số lượng nghiệp vụ không nhiều www.themegallery.com
26. 7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Tất cả các NVKT phát sinh đều phải được ghi Đặc vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian trưng phát sinh và theo nội dung kinh tế. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. • Sổ nhật ký chung Các loại • Sổ nhật ký đặc biệt sổ KT • Sổ cái • Sổ và thẻ kế toán chi tiết. www.themegallery.com
27. 7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG NHẬT KÝ CHUNG Tháng năm Đơn vị tính: đồng Ngày Chứng từ Diễn giải Đã ghi Số hiệu Số phát sinh ghi sổ Số Ngày sổ cái TK Nợ Có Cộng chuyển trang sau www.themegallery.com
28. 7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG NHẬT KÝ THU TIỀN Tháng năm Đơn vị tính: đồng Ngày Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ Ghi có các TK ghi sổ Số Ngày TK 111 131 511 512 515 TK khác Số Số tiền hiệu Cộng trang 1 www.themegallery.com
29. 7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Tên tài khoản: Tiền mặt - Số hiệu: 111 Tháng năm Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Trang TK Số tiền Số Ngày nhật đối ứng Nợ Có ký Số dư đầu kỳ Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ www.themegallery.com
30. 7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Nhật ký chuyên dùng Sổ, thẻ kế NHẬT KÝ CHUNG toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ Báo cáo tài chính Đối chiếu, kiểm tra www.themegallery.com
31. 7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Ưu điểm Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ phân công công việc Nhược điểm • Khối lượng công việc tăng do ghi chép trùng lắp nhiều • Chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn www.themegallery.com
32. 7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Đặc “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ Trực tiếp trưng để ghi sổ kế toán tổng hợp. - Sổ Cái Các loại - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sổ KT - Bảng cân đối số phát sinh tài khoản - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết www.themegallery.com
33. 7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu chứng từ ghi sổ Nội dung Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Cộng Người ghi sổ Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
34. 7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ gốc Sổ quỹ CT - GS Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký CT-GS Bảng đối chiếu SPS Bảng chi tiết SPS Báo cáo Tài chính và các báo cáo kế toán khác 34
35. 7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Ưu điểm Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, thuận tiện cho phân công công việc kế toán. Nhược điểm Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc nhiều, việc kiểm tra dồn vào cuối tháng. www.themegallery.com
36. 7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ - Tập hợp các NVKT PS theo bên có của các TK kết hợp với phân tích các NVKT theo các TK đối ứng nợ - Kết hợp việc ghi chép các NVKT PS theo trình tự thời Đặc gian với việc hệ thống các NV theo ND KT (theo TK). trưng - Kết hợp việc HT tổng hợp với HT chi tiết trên cùng một sổ KT và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Các - Nhật ký chứng từ (10 nhật ký); loại - Bảng kê (10 Bảng kê); sổ - Sổ Cái (mẫu theo hình thức Nhật ký chứng từ); KT - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. www.themegallery.com
37. 7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Mẫu Nhật ký - Chứng từ Nhật ký chứng từ Số 2 - Ghi Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Tháng năm Cộng Ghi có TK 112 – TGNH CT Nội Có TK Số Ghi nợ các TK dung 112 TT 111 133 151 152 153 156 211 311 S N Đã ghi sổ Cái ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 37
38. 7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Chứng từ gốc Sổ kế toán ct Sổ quỹ Bảng kê Bảng PB Nhật ký CT Bảng chi tiết SPS Sổ cái Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán khác 38
39. 7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Ưu điểm Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của KT công việc đều trong tháng, thông tin kịp thời Nhược điểm Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao. www.themegallery.com
40. 7.2.2.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Đặc trưng: Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Sổ kế toán: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sử dụng sổ của hình thức đó 40
41. 7.2.2.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Sổ kế toán Chứng từ kế toán Sổ tổng hợp PHẦN MỀM Sổ chi tiết KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế toán -Báo cáo TC cùng loại -Báo cáo QT MÁY VI TÍNH 41
42. Ví dụ chương 7 Ngày 05/09/N, kế toán vật tư phát hiện số tiền trên phiếu xuất kho số 105 ngày 03/09/N, số tiền 17.200.000đ đã được ghi sổ cái TK 152 như sau: Sổ cái TK 152 Chứng từ Diễn giải TK đối Số tiền Số Ngày ứng Nợ Có Yêu cầu: Lựa chọn phương pháp thích hợp để điều chỉnh số tiền ghi sai trên sổ kế toán 152 42
43. Ví dụ 2: Ngày 30/9/N, kế toán phát hiện số tiền của phiếu chi 10 ngày 8/9/N có nội dung “ Chi hoa hồng bán hàng”, số tiền 16.500.000đ đã được ghi sổ cái TK 111 như sau: Sổ cái TK 111 Chứng từ Diễn giải TK Số tiền Số Ngày đối Nợ Có ứng  Yêu cầu: Lựa chọn phương pháp thích hợp để điều chỉnh số tiền ghi sai trên sổ kế toán 111 43