Giáo trình Kế toán tài chính (Phần 1)

72 trang cucquyet12 7010

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kế toán tài chính (Phần 1)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_ke_toan_tai_chinh_phan_1.pdf

Nội dung text: Giáo trình Kế toán tài chính (Phần 1)

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán tài chính, bộ môn kế toán tài chính, khoa kế toán trường ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM 2. Bài tập và bài giải kế toán tài chính, bộ môn kế toán tài chính, khoa kế toán trường ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM Nhà xuất bản Phương Đông, năm 2011
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH MỤC TIÊU Mục tiêu của chương này là giúp cho người đọc có một cái nhìn khái quát về: - Vai trò, đối tượng cung cấp thông tin của kế toán nói chung và của kế toán tài chính nói riêng. - Môi trường pháp lý của kế toán bao gồm Luật kế toán; hệ thống chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán – Đó là những nhân tố ảnh hưởng rất nhiều đến công tác của kế toán, đảm bảo cho hoạt động của kế toán thực hiện đúng luật pháp. - Nắm được các nguyên tắc kế toán cơ bản, các yếu tố của báo cáo tài chính và việc ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính. - Những quy định chung về sổ kế toán và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, một hình thức kế toán đang sử dụng phổ biến trên thực tế hiện nay. 1.1. VAI TRÒ CỦA KẾ TOÁN. 1.1.1. Vai trò cung cấp thông tin của kế toán. Cùng với sự ra đời và phát triển của xã hội loài người thì kế toán cũng ra đời và phát triển. Tuy nhiên ở những điều kiện kinh tế, xã hội khác nhau, kế toán được con người nhận thức và sử dụng ở từng thời kỳ cũng khác nhau. Từ buổi sơ khai ban đầu con người sử dụng kế toán phục vụ cho cuộc sống, tuy nhiên khi đó kế toán đơn giản chỉ là ghi lại kết quả công việc mình làm và đánh giá hiệu quả của công việc. Vào thế kỷ 15, kế toán kép ra đời đánh dấu một bước ngoặt lớn trong lịch sử phát triển của kế toán, là cơ sở để kế toán hoàn thiện và phát triển như ngày nay. Thời gian này kế toán được xem là một phương pháp, một cách thức để xác định việc tồn tại hay phá sản của các công ty, dưới sự chi phối của các chuyên gia về luật. Bước sang thời kỳ phát triển của chủ nghĩa tư bản, kế toán đã được hoàn thiện hơn và phát huy được các chức năng của nó. Kế toán được xem là một hệ thống đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh. Trong giai đoạn này, kế toán thực hiện chủ yếu mục tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cho ban lãnh đạo. Bên cạnh đó kế toán còn thực hiện được vai trò chuyển tải thông tin cho các nhà đầu tư, các chủ nợ và những người có nhu cầu biết về sự phát triển của doanh nghiệp. Ngày nay, kế toán được xem là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị. Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán: Theo như Ủy Ban Thực Hành Kiểm Toán Quốc Tế (IAPC) định nghĩa: “Kế toán là một khoa học, một kỹ thuật ghi nhận, phân loại, tập hợp và cung 3
cấp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của một đơn vị kinh tế, giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định thích hợp”. Hoặc: “Kế toán là một hoạt động dịch vụ. Chức năng của nó là cung cấp thông tin định lượng, chủ yếu về phương diện tài chính, của một đơn vị kinh tế, phục vụ cho việc đưa ra quyết định kinh tế, cho việc lựa chọn giữa các phương án khác nhau”. (Accounting Principles Board- 1970) Tại Việt Nam, trong giai đoạn nền kinh tế vận hành theo cơ chế kế hoạch hóa tập trung, theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước (Ban hành kèm theo nghị định số 25/HĐBT ngày 18/03/1989), kế toán được định nghĩa: “Kế toán là công cụ ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả của hoạt động sản xuất và kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nước cũng như của từng tổ chức, xí nghiệp”. Sở dĩ kế toán được định nghĩa như trên là vì trong giai đoạn này, Nhà nước nắm vai trò chủ đạo trong công tác quản lý, do đó kế toán có vai trò chủ yếu là cung cấp thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch. Bước sang giai đoạn nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, nguồn thông tin do kế toán cung cấp không những phục vụ cho các đối tượng trong nội bộ doanh nghiệp, cho các đối tượng quản lý của Nhà nước mà còn cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp để ra các quyết định kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp như: Ngân hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, do đó định nghĩa về kế toán cũng đã có sự thay đổi. Kế toán được xem là một hệ thống đo lường, ghi chép, xử lý và truyền tải những thông tin có ích cho những đối tượng cần sử dụng những thông tin đó. Theo luật kế toán ban hành ngày 17/06/2003 định nghĩa: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. Như vậy, dù được sử dụng cho những mục đích khác nhau hoặc ở trong những điều kiện kinh tế xã hội khác nhau, kế toán đều được ghi nhận là một khoa học để thực hiện quá trình thu thập và xử lý thông tin. Do đó, có thể nói kế toán là một khoa học về thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính, là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng những thông tin này. Và đó chính là vai trò của kế toán. Vậy vai trò của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho những người có nhu cầu sử dụng thông tin. 1.1.2. Sự khác biệt về đối tượng phục vụ thông tin giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị: Thông tin kế toán là yếu tố có vai trò quan trọng, công cụ hữu dụng trong hệ thống các công cụ quản lý sản xuất kinh doanh và các hoạt động phi sản xuất. Thông tin kế toán không những chỉ cung cấp cho những người quản lý ở bên trong doanh nghiệp mà còn cần cho cả những người ở bên ngoài doanh nghiệp nhưng có liên quan đến doanh nghiệp. Hệ thống kế toán trong doanh nghiệp được thiết kế để làm nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế theo hai đối tượng phục vụ khác nhau trên đã phân chia kế toán thành 2 phân hệ: kế toán tài chính và kế toán quản trị. Trong đó kế toán tài chính cung cấp thông tin chủ yếu cho những người ngoài doanh nghiệp, còn kế toán quản trị chỉ cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp. Kế toán tài chính và kế toán quản trị có một số điểm giống nhau: đều sử dụng các số liệu ghi chép ban đầu của kế toán, đều quan tâm đến các sự kiện kinh tế, thể hiện trách nhiệm quản lý doanh nghiệp Nhưng bên cạnh đó kế toán tài chính và kế toán quản trị cũng có nhiều điểm khác biệt: về đối tượng phục vụ, về đặc điểm thông tin, về phạm vi báo cáo, về tính pháp lệnh (đã nghiên cứu trong môn nguyên lý kế toán). Tuy có nhiều đặc điểm khác nhau nhưng chung quy lại, các điểm khác biệt đó đều xuất phát từ đối tượng phục vụ khác nhau của hai phân hệ kế toán tài chính và kế toán quản trị. Với kế toán quản trị: Theo Luật kế toán định nghĩa: “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Để lập kế hoạch hoạt động và kiểm soát các kết quả hoạt động, các nhà quản trị doanh nghiệp cần những thông tin linh hoạt hơn và chi tiết hơn rất nhiều so với những thông tin được cung cấp trong các báo cáo tài chính. Do đó, để giúp các nhà quản trị ra các quyết định cho quá trình hoạch định và kiểm soát, kế toán phải tập trung cung cấp những thông tin linh động, phù hợp, kịp thời. Những 4
thông tin này sẽ được cung cấp bởi kế toán quản trị. Như vậy, kế toán quản trị thực hiện mục đích là của các nhà quản trị trong việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán. Kế toán quản trị đặt trọng tâm giải quyết các vấn đề quản trị ở doanh nghiệp. Do vậy, kế toán quản trị thiết kế một hệ thống thông tin kế toán quản trị sao cho có thể vừa sử dụng các số liệu của kế toán tài chính vừa kết hợp các số liệu ước tính để hỗ trợ cho nhà quản trị điều hành hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại và hoạch định hoạt động kinh doanh trong tương lai có cơ sở hợp lý. Trọng tâm của kế toán quản trị là cung cấp thông tin và các báo cáo thích hợp, đúng lúc cho nhà quản trị. Khác với kế toán tài chính, báo cáo kế toán quản trị chỉ để cung cấp cho nhà quản trị ở bên trong doanh nghiệp nhằm giúp họ ra quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, không cung cấp cho những người ở bên ngoài nên kế toán quản trị không bị ràng buộc bởi các quy định chung mà, thay vào đó, kế toán quản trị vận dụng những hướng dẫn chung về việc thu thập và soạn thảo báo cáo để xây dựng thành thông tin có ích cho các nhà quản trị. Như vậy, các báo cáo kế toán quản trị giữa các đơn vị khác nhau có thể rất khác nhau cả về hình thức lẫn nội dung. Với kế toán tài chính: Theo Luật kế toán định nghĩa: “Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán”. Kế toán tài chính - một bộ phận của hệ thống kế toán thực hiện việc ghi chép, phân loại, xử lý và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cung cấp thông tin cho những người bên trong doanh nghiệp và những người ở bên ngoài doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính. Những người bên trong doanh nghiệp cần biết tình hình tài chính, sự thay đổi tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là ban lãnh đạo doanh nghiệp. Trên cơ sở những số liệu, thông tin mà các báo tài chính cung cấp, ban lãnh đạo đưa ra được đường lối chính sách đúng đắn nhằm sử dụng có hiệu quả tài sản trong doanh nghiệp và thực hiện được những mục tiêu mà mình mong muốn. Tuy nhiên đối tượng phục vụ chủ yếu của kế toán tài chính là những người bên ngoài doanh nghiệp bao gồm: các nhà đầu tư; các nhà cung cấp; các ngân hàng và các tổ chức tín dụng; các cơ quan chức năng của Nhà nước Các đối tượng khác nhau này đều cần các thông tin của doanh nghiệp để phục vụ cho các mục đích khác nhau của mình. Nhưng các đối tượng này đều có một yêu cầu chung là các thông tin đó phải trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời và dễ hiểu. Để đạt được những yêu cầu trên, kế toán phải thực hiện công việc đầu tiên là tạo ra cơ sở pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, thiết lập sổ ghi chép có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Thông qua việc sử dụng các phương pháp kế toán để phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ thành từng nhóm riêng biệt, kế toán sẽ trình bày chúng thành những thông tin hữu ích phù hợp với yêu cầu của những người sử dụng được thể hiện trên báo cáo tài chính. Như vậy, toàn bộ các thao tác thực hiện trong quy trình kế toán tài chính là để đi đến công việc cuối cùng: tạo lập báo cáo tài chính. Đây là báo cáo kế toán cần thiết cho người sử dụng để nắm được tình hình tài chính, kết quả hoạt động của doanh nghiệp đạt được, cũng như sự biến động về mặt tài chính giúp họ trong việc ra các quyết định kinh tế hữu ích. 1.1.3. Tính pháp lệnh của kế toán tài chính. Khác với kế toán quản trị vì nhằm mục đích phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp nên báo cáo kế toán quản trị do doanh nghiệp tự thiết kế về hình thức và nội dung cho phù hợp yêu cầu quản lý của mình, do đó kế toán quản trị không có tính pháp lệnh. Trái lại, sổ sách, báo cáo kế toán tài chính đều bắt buộc phải lập theo các chuẩn mực, nguyên tắc và thông lệ kế toán đã được thừa nhận, bên cạnh đó nó còn bị chi chi phối bởi định chế pháp luật của nước sở tại. Có như vậy thông tin của kế toán tài chính mới phản ánh một cách trung thực, khách quan, đầy đủ các sự kiện kinh tế đã xảy ra, đảm bảo tính kịp thời, dễ hiểu và có thể so sánh được của các thông tin kế toán. Từ đó người sử dụng thông tin kế toán tài chính mới có được quyết định chính xác. Vì vậy kế toán tài chính có tính pháp lệnh. 5
Ở Việt nam, tính pháp lệnh của kế toán ngày càng được hoàn thiện và tăng cường tính pháp chế. Giai đoạn đầu từ năm 1945 đến năm 1969 là giai đoạn xây dựng và thiết lập hệ thống kế toán Việt nam. Ban đầu là hệ thống kế toán do Nhà nước ban hành sử dụng trong một số xí nghiệp quốc doanh chủ yếu phục vụ cho việc quản lý thu chi ngân sách. Năm 1957 chế độ kế toán cho các ngành công nghiệp và xây dựng cơ bản cũng đã ra đời, bước đầu làm cơ sở cho việc xây dựng chế độ kế toán cho các ngành khác như thương nghiệp vật tư, giao thông bưu điện Đây là các chế độ kế toán riêng biệt khác nhau về hệ thống tài khoản, về chế độ sổ kế toán, chứng từ kế toán và cả hệ thống báo cáo kế toán. Ngày 1/1//1971 hệ thống tài khoản thống nhất lần đầu tiên áp dụng trong toàn bộ nền kinh tế tại Việt nam, thuận tiện cho công tác kế toán ở xí nghiệp, công tác đào tạo và đặc biệt là công tác kiểm tra kế toán trên phạm vi cả nước. Đây là bước chuyển biến rất cơ bản của Kế toán Việt nam. Tuy nhiên các văn bản chế độ vẫn là các quy định không có tính luật pháp mà chỉ là các văn bản quy phạm pháp quy. Đến năm 1988, Pháp lệnh Kế toán - Thống kê ra đời, các tư tưởng, các quan điểm và các nguyên tắc kế toán lần đầu tiên được luật hoá. Pháp lệnh Kế toán - Thống kê cũng phản ánh một bước tiến quan trọng công tác lập pháp, lập quy, thể hiện Nhà nước ta đã dần dần đi sâu vào việc điều chỉnh và quan hệ kinh tế- kỹ thuật và nghiệp vụ phức tạp, cụ thể. Đến ngày 17/6/2003, Luật kế toán được ban hành, đánh dấu một bước tiến dài trên con đường phát triển của kế toán, là đỉnh cao của tính pháp lệnh kế toán. 1.2. MÔI TRƯỜNG PHÁP LÝ CỦA KẾ TOÁN Môi trường pháp lý của kế toán là những cơ sở mà kế toán phải căn cứ để thực hiện công việc kế toán, đảm bảo cho hoạt động kế toán thực hiện đúng pháp luật. Ở Việt Nam, khi nền kinh tế được thực hiện theo cơ chế kế hoạch hoá tập trung thì hệ thống pháp lý của kế toán bao gồm Pháp lệnh kế toán và Chế độ kế toán. Hiện nay, hệ thống này đã được xây dựng và thay đổi theo hướng phù hợp với nền kinh tế thị trường và các thông lệ kế toán quốc tế. Hệ thống pháp luật về kế toán doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay bao gồm: Luật Kế toán; Hệ thống chuẩn mực kế toán; Chế độ kế toán. Đây là một sự thay đổi căn bản làm cơ sở cho sự hoà nhập của kế toán Việt Nam với kế toán quốc tế đồng thời đáp ứng nhu cầu thông tin cho những đối tượng quan tâm. 1.2.1. Luật kế toán Luật kế toán đã được Quốc hội thông qua ngày 17/6/2003 và có hiệu lực thi hành từ 1/1/2004. Luật kế toán là văn bản pháp lý cao nhất, quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc và làm cơ sở nền tảng để xây dựng Chuẩn mực kế toán và Chế độ hướng dẫn kế toán. Sự ra đời của Luật kế toán đã góp phần hoàn thiện hệ thống pháp luật ở Việt nam, thực hiện được sự kiểm soát của Nhà nước đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của các thành phần kinh tế. Luật kế toán đã đưa ra những quy định chung về đối tượng áp dụng, phạm vi điều chỉnh Luật; về nhiệm vụ, yêu cầu nguyên tắc kế toán; về đơn vị tính sử dụng trong kế toán, kỳ kế toán; về giá trị của tài liệu, số liệu kế toán; Bên cạnh đó Luật kế toán còn quy định 6
những vấn đề cụ thể về: nội dung công tác kế toán; tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; hoạt động nghề nghiệp kế toán; quản lý Nhà nước về kế toán. Tiếp theo đó, để triển khai thi hành Luật, cũng như đảm bảo sự tuân thủ nghiêm ngặt Luật Kế toán và các văn bản pháp lý về kế toán, Chính phủ cũng đã ban hành Nghị định số 129/2004/NĐ-CP "Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh" ngày 31/5/2004 và Nghị định số 185/2004/NĐ- CP "Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán" ngày 4/11/2004. 1.2.2. Chuẩn mực kế toán Trên cơ sở những quy định chung ở Luật Kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán Việt nam ra đời và ngày càng được hoàn thiện. Chuẩn mực kế toán là những quy định và hướng dẫn các nguyên tắc, nội dung, phương pháp và thủ tục kế toán cơ bản, chung nhất, làm cơ sở ghi chép kế toán và lập Báo cáo tài chính nhằm đạt được sự đánh giá trung thực, hợp lý khách quan về thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các chuẩn mực kế toán tập trung vào quá trình ghi nhận, lập và trình bày báo cáo tài chính phục vụ cho những người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam đã đáp ứng được các yêu cầu cơ bản là: - Dựa trên cơ sở các chuẩn mực quốc tế về kế toán, chuẩn mực quốc tế về kiểm toán do liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) công bố. (Hiện nay đã có trên 140 nước trên thế giới áp dụng). - Phù hợp với điều kiện phát triển của nền kinh tế thị trường Việt Nam trong giai đoạn hiện tại và xu hướng phát triển trong tương lai, phù hợp với hệ thống luật pháp, trình độ, kinh nghiệm kế toán, kiểm toán của Việt Nam; - Quy định rõ ràng, chặt chẽ, thống nhất và đồng bộ, áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế; - Được xây dựng trên quan điểm tách biệt được những quy định của chuẩn mực kế toán với Chính sách tài chính và Luật Thuế thường đảm bảo tính thống nhất về mặt pháp lý giữa các chính sách. Tính đến thời điểm hiện nay Bộ Tài chính đã ban hành được 26 chuẩn mực. Có thể chia hệ thống chuẩn mực kế toán thành 3 nhóm cơ bản sau:  Nhóm thứ nhất: Chuẩn mực chung (chuẩn mực số 1) Đây là chuẩn mực rất quan trọng, mục đích của chuẩn mực này là quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản, các yếu tố và ghi nhận các yếu tố của 7
báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhằm: - Làm cơ sở xây dựng và hoàn thiện các chuẩn mực kế toán cụ thể còn lại theo khuôn mẫu thống nhất. - Giúp cho doanh nghiệp ghi chép và lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán đã ban hành một cách thống nhất và xử lý các vấn đề chưa được quy định cụ thể nhằm đảm bảo cho các thông tin trên báo cáo tài chính phản ánh trung thực và hợp lý. - Giúp cho kiểm toán viên và người kiểm tra kế toán đưa ra ý kiến về sự phù hợp của báo cáo tài chính với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. - Giúp cho người sử dụng báo cáo tài chính hiểu và đánh giá thông tin tài chính được lập phù hợp với các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. Tuy nhiên chuẩn mực cũng nêu rõ: Các nguyên tắc, yêu cầu kế toán cơ bản và các yếu tố của báo cáo tài chính quy định trong chuẩn mực này được quy định cụ thể trong từng chuẩn mực kế toán, phải được áp dụng đối với mọi doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong phạm vi cả nước. Chuẩn mực này không thay thế các chuẩn mực kế toán cụ thể, khi thực hiện thì căn cứ vào chuẩn mực kế toán cụ thể. Trường hợp chuẩn mực kế toán cụ thể chưa quy định thì thực hiện theo Chuẩn mực chung.  Nhóm thứ 2: Nhóm chuẩn mực kế toán cụ thể liên quan đến các yếu tố của báo cáo tài chính Các yếu tố liên quan đến Bảng cân đối kế toán là Tài sản, Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu, các yếu tố liên quan đến Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là Doanh thu, thu nhập khác, Chi phí và Kết quả kinh doanh. Thuộc nhóm này bao gồm các chuẩn mực: - Chuẩn mực số 2 – Hàng tồn kho - Chuẩn mực số 3 – Tài sản cố định hữu hình - Chuẩn mực số 4 – Tài sản cố định vô hình - Chuẩn mực số 5 – Bất động sản đầu tư - Chuẩn mực số 6 – Thuê tài sản - Chuẩn mực số 7 – Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết - Chuẩn mực số 8 – Thông tin tài chính về những khoản vốn góp liên doanh - Chuẩn mực số 10 – Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái - Chuẩn mực số 11– Hợp nhất kinh doanh - Chuẩn mực số 14 – Doanh thu và thu nhập khác - Chuẩn mực số 15 – Hợp đồng xây dựng 8
- Chuẩn mực số 16 – Chi phí đi vay - Chuẩn mực số 17 – Thuế thu nhập doanh nghiệp - Chuẩn mực số 18 – Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng - Chuẩn mực số 19 – Hợp đồng bảo hiểm  Nhóm thứ 3: Nhóm chuẩn mực liên quan đến việc lập các báo cáo tài chính. Bao gồm các chuẩn mực: - Chuẩn mực số 21 – Trình bày báo cáo tài chính - Chuẩn mực số 23 – Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm - Chuẩn mực số 24 – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Chuẩn mực số 25 – Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con - Chuẩn mực số 26 – Thông tin về các bên liên quan - Chuẩn mực số 27 – Báo cáo tài chính giữa niên độ - Chuẩn mực số 28 – Báo cáo bộ phận - Chuẩn mực số 29 – Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót - Chuẩn mực số 30 – Lãi trên cổ phiếu Riêng chuẩn mực số 22 – “Trình bày bổ sung báo cáo tài chính của các ngân hàng và tổ chức tài chính tương tự” chỉ quy định và hướng dẫn việc trình bày bổ sung các thông tin cần thiết trong báo cáo tài chính của các Ngân hàng và Tổ chức tài chính tương tự, không liên quan đến các doanh nghiệp. Ngoài các chuẩn mực kế toán trên, để hoàn thiện hơn hệ thống chuẩn mực kế toán, một số chuẩn mực kế toán khác đang trong giai đoạn soạn thảo và sẽ được ban hành trong thời gian sắp tới. Như vậy chuẩn mực kế toán không đề cập đến các vấn đề mang tính quy định cụ thể như chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán, các vấn đề này được quy định trong chế độ kế toán. 1.2.3. Chế độ kế toán Theo Luật kế toán thì: “Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý nhà nước về kế toán uỷ quyền ban hành”. Chế độ kế toán ban hành nhằm hướng dẫn cụ thể cho kế toán thực hiện Luật kế toán và các chuẩn mực 9
kế toán.  Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006 là chế độ kế toán hiện hành áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước. Chế độ Kế toán doanh nghiệp gồm: - Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp - Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp - Chế độ sổ kế toán và hình thức kế toán - Hệ thống báo cáo tài chính . Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để kế toán ghi chép vào sổ sách kế toán. Để số liệu của kế toán mang tính chất pháp lý thì kế toán phải dựa trên các chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp. Chế độ chứng từ kế toán bao gồm các nội dung: - Quy định chung của chứng từ, bao gồm: Nội dung và mẫu của chứng từ kế toán; hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán; lập và ký chứng từ kế toán; trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán; dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt (trong trường hợp chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài) và việc sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán. - Danh mục chứng từ kế toán: bao gồm danh mục của 2 loại chứng từ: Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Trong đó chứng từ bắt buộc là những chứng từ mà doanh nghiệp phải lập theo đúng quy định cả về nội dung lẫn hình thức, thể hiện tính chất pháp lý của chứng từ. Còn chứng từ hướng dẫn chỉ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, kế toán cần linh hoạt vận dụng cho phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mình. - Mẫu chứng từ kế toán Giải thích nội dung và phương pháp ghi chép chứng từ kế toán. . Hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình biến động của từng đối tượng kế toán riêng biệt trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các nội dung sau: 10
- Quy định chung - Danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp - Giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép tài khoản kế toán . Chế độ sổ kế toán. Biểu hiện cụ thể của tài khoản kế toán chính là sổ kế toán. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị mình. Chế độ sổ kế toán bao gồm các nội dung sau: - Quy định chung: Về sổ kế toán; các loại sổ kế toán; hệ thống sổ kế toán; trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán, cách ghi sổ (bằng tay hoặc bằng máy), trình tự ghi sổ, phương pháp sửa sổ, phương pháp điều chỉnh sổ và các hình thức sổ kế toán. - Các hình thức sổ kế toán: + Hình thức kế toán Nhật ký chung + Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ + Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ + Hình thức kế toán trên máy vi tính - Danh mục và mẫu sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp - Giải thích nội dung và phương pháp ghi sổ kế toán . Hệ thống báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về: - Tài sản; - Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; - Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác; - Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh; - Thuế và các khoản nộp Nhà nước; 11
- Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán; - Các luồng tiền. Ngoài các thông tin này, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin khác trong “Bản thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên các báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các nội dung sau: - Quy định chung của báo cáo tài chính năm và giữa niên độ, báo cáo tài chính hợp nhất và tổng hợp. - Danh mục và biểu mẫu báo cáo tài chính: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Bảng thuyết minh báo cáo tài chính - Nội dung và phương pháp lập báo cáo tài chính. Cần lưu ý rằng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC của Bộ Tài chính đã được thiết kế và xây dựng trên nguyên tắc thoả mãn và cập nhật các yêu cầu mới nhất của nền kinh tế thị trường ở Việt nam, tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt nam, phù hợp với nguyên tắc và thông lệ có tính phổ biến về kế toán của các nước có nền kinh tế phát triển. Chế độ kế toán một bước nữa sau chuẩn mực kế toán, tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán tài chính. Tuy nhiên đó không phải là tất cả, là cẩm nang cho mọi doanh nghiệp. Để phục vụ cho công tác quản lý, mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù sản xuất kinh doanh riêng, có trình độ quản lý khác nhau, có quy mô không giống nhau , vì vậy người quản lý sẽ cần những thông tin khác nhau. Do đó mỗi doanh nghiệp đều phải tùy thuộc tình hình thực tế của doanh nghiệp mình mà tổ chức vận dụng và xây dựng thêm trong từng chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo kế toán cho phù hợp. Đối với chế độ chứng từ kế toán, ngoài hệ thống chứng từ bắt buộc và hướng dẫn theo chế độ quy định, doanh nghiệp có thể xây dựng thêm hệ thống chứng từ nội bộ; Bên cạnh hệ thống tài khoản kế toán đã ban hành cho các tài khoản cấp 1,cấp 2, cấp 3, doanh nghiệp có thể mở chi tiết hơn cho từng tài khoản; Chế độ sổ sách kế toán cũng được vận dụng một cách linh hoạt, làm bằng máy thì khác làm bằng tay ; Và cuối cùng, ngoài hệ thống báo cáo tài chính hiện hành, các báo cáo quản trị cũng được thiết lập và xây dựng với các nội dung chi tiết hơn, cụ thể hơn để cung cấp thông tin kịp thời và thích hợp cho các nhà quản trị.  Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết đinh 48/2006/QĐ-BTC Bên cạnh Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Chế độ kế toán này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có quy mô 12
nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước là công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và hợp tác xã. Nhìn chung các chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo tài chính đều quy định những nội dung tương tự như Chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC nhưng theo hướng đơn giản hoá cho phù hợp với quy mô và trình độ kế toán ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ.  Chế độ, hướng dẫn kế toán đặc thù Do một số lĩnh vực, ngành, một số loại hình doanh nghiệp có đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh, trong quản lý nên trên cơ sở Chế độ kế toán doanh nghiệp chung, Bộ Tài chính nghiên cứu xây dựng ban hành Chế độ, hướng dẫn kế toán đặc thù áp dụng cho các loai hình, dạng doanh nghiệp này như: Chế độ kế toán công ty chứng khoán, chế độ kế toán công ty bảo hiểm Phạm vi Giáo trình này chỉ trình bày chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC 1.3. CÁC NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CƠ BẢN, CÁC YẾU TỐ CỦA BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ GHI NHẬN CÁC YẾU TỐ CỦA BÁO CÁO TÀI CHÍNH (theo chuẩn mực chung) 1.3.1. Các nguyên tắc kế toán cơ bản Các nguyên tắc kế toán cơ bản là những nguyên tắc được thừa nhận trong lĩnh vực kế toán nhằm đảm bảo các yêu cầu cơ bản đối với kế toán nói chung và đối với báo cáo tài chính nói riêng. Các nguyên tắc này bao gồm một số khái niệm, nguyên tắc, phương pháp tiến hành có liên quan đến việc tính giá, ghi chép vào sổ kế toán và lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Đây không phải là các nguyên lý căn bản của vũ trụ trong các môn khoa học tự nhiên mà chỉ là những điều do con người đặt ra và phải được thay đổi cho phù hợp với thực tiễn kinh doanh, với pháp luật của Nhà nước, với ý kiến và nhu cầu của chủ nợ, của Ban giám đốc và của chuyên gia kế toán. Có thể hiểu các nguyên tắc kế toán cơ bản này là nền tảng khoa học của kế toán, tức là cơ sở để xây dựng các phương pháp kế toán, là cơ sở nhận thức khoa học của kế toán và từ đó, một khi nền tảng khoa học trên bị thay đổi , thì kế toán phải có những cách thức xử lý khác so với cơ sở lúc ban đầu. 13
Sau đây là nội dung và ý nghĩa các nguyên tắc kế toán cơ bản, theo quy định của chuẩn mục chung (VAS_01).  Cơ sở dồn tích: Nguyên tắc này quy định mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hay tương tương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp cả trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Những báo cáo này là cơ sở tốt nhất cho việc đánh giá năng lực hoạt động, khả năng kiếm lời của doanh nghiệp cũng như trình độ và trách nhiệm của người quản lý. Như vậy kế toán trên cơ sở dồn tích có liên quan đến các hậu quả kinh tế của các giao dịch và các sự kiện kinh tế đã diễn ra thay vì chỉ có thu, chi tiền và tương đương tiền.  Hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngưng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính. Nguyên tắc này có ý nghĩa là doanh nghiêp vẫn tiếp tục hoạt động nên nó không quan tâm đến giá thị trường của những tài sản được nắm giữ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ của mình. Mặc khác, nguyên tắc này còn là cơ sở cho việc phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của các loại tài sản cố định trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của chúng.  Giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoảng tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể. Nguyên tắc này xuất phát từ giả thiết là giá trị của đồng tiền không thay đổi mỗi năm, hoặc sự thay đổi sức mua của đồng tiền do giá cả gây ra, nhỏ đến mức ảnh hưởng không 14
đáng kể đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Từ đó kế toán sẽ lập Bảng cân đối kế toán bằng cách lấy số dư của các tài khoản “tài sản” cộng chung lại với nhau dù những số tiền này đã được ghi nhận ở những thời điểm khác nhau. Trong đó, phần lớn giá trị các tài sản ngắn hạn là những số tiền sẽ nhận được trong tương lai gần hoặc vừa chi tiêu xong. Còn giá trị của một vài hoặc tất cả các tài sản dài hạn là những số tiền đã được chi tiêu cách đây nhiều năm. Trường hợp thực tế có sự biến động lớn về giá cả do lạm phát cao thì không thể tiếp tục cho rằng giá trị của đồng tiền không thay đổi và kế toán phải trình bày báo cáo tài chính phải trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.  Phù hợp: Nguyên tắc này đòi hỏi việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu bao gồm: Chi phí của kỳ kế toán tạo ra doanh thu; chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. Nguyên tắc này có ảnh hưởng rất lớn đến việc đo lường kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu vi phạm nguyên tắc này thì lợi nhuận của các kỳ kế toán đều bị tính sai.  Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất là trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách kế toán và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. Nguyên tắc này có ý nghĩa là đảm bảo các thông tin và số liệu kế toán không bị bóp méo, từ đó giúp cho người đọc báo cáo có đầy đủ thông tin cần thiết để có thể so sánh các báo cáo tài chính của các kỳ kế toán khác nhau.  Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc này đòi hỏi: - Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn. 15
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập. - Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; - Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. Thông qua những đòi hỏi trên, có thể khái quát tinh thần của nguyên tắc thận trọng là “Khi có nhiều giải pháp được lựa chọn thì nên chọn giải pháp có ảnh hưởng ít nhất đến sự gia tăng của vốn chủ sở hữu”. Đây là nguyên tắc rất quan trọng, ảnh hưởng đến cả tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường khi có sự mâu thuẩn giữa các nguyên tắc kế toán cơ bản thì kế toán sẽ ưu tiên lựa chọn nguyên tắc thận trọng.  Trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc sự thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. Nguyên tắc này cho phép kế toán không phải tuân thủ một cách triệt để đòi hỏi của những nguyên tắc và yêu cầu cơ bản của kế toán đối với các khoản mục có giá trị nhỏ, ảnh hưởng không đáng kể đến tính trung thực của báo cáo tài chính. 1.3.2. Các yếu tố của báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính là sản phẩm của toàn bộ công tác kế toán tài chính, được tạo ra nhằm cung cấp các thông tin cần thiết và hữu ích cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, giúp cho họ có cơ sở để ra các quyết định hợp lý.  Các yếu tố trong Bảng cân đối kế toán Các yếu tố có liên quan trực tiếp tới việc xác định tình hình tài chính trong Bảng cân đối kế toán là: Tài sản; nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Những yếu tố này được định nghĩa như sau: . Tài sản: là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai. 16
Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản được thể hiện trong các trường hợp, như: + Được sử dụng một cách đơn lẻ hoặc kết hợp với các tài sản khác trong sản xuất sản phẩm để bán hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng. + Để bán hoặc trao đổi lấy tài sản khác. + Để thanh toán các khoản nợ phải trả. + Để phân phối cho các chủ sở hữu doanh nghiệp. Tài sản của doanh nghiệp được hình thành từ các giao dịch hoặc các sự kiện đã qua như: Góp vốn, mua sắm, tự sản xuất, được cấp, được biếu tặng. Các giao dịch và các sự kiện dự kiến sẽ phát sinh trong tương lai không làm tăng tài sản. Thông thường, khi các khoản chi phí phát sinh thì sẽ tạo ra tài sản. Đối với các khoản chi phí không tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai thì không tạo ra tài sản; hoặc có trường hợp không phát sinh chi phí nhưng vẫn tạo ra tài sản, như vốn góp, tài sản được cấp, được biếu tặng. . Nợ phải trả: Là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình. Trong đó: + Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua được xác định ngay khi doanh nghiệp nhận về một tài sản như: Mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán hoặc tham gia một cam kết như: vay nợ, bảo hành sản phẩm, hàng hóa . Hay phát sinh các nghĩa vụ pháp lý như: phải trả người lao động, thuế và các khoản khác phải nộp cho Nhà nước. + Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể được thực hiện bằng nhiều cách như: . Trả bằng tiền . Trả bằng tài sản khác. . Cung cấp dịch vụ . Thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác. . Chuyển đội nghĩa vụ nợ thành vốn chủ sở hữu. . Vốn chủ sở hữu: Là giá trị vốn của doanh nghiệp, được tính bằng số chênh lệch giữa giá trị Tài sản của doanh nghiệp trừ (-) Nợ phải trả. Vốn chủ sở hữu bao gồm: Vốn của các nhà đầu tư, thặng dư vốn cổ phần, lợi nhuận giữ 17
lại, các quỹ, lợi nhuận chưa phân phối, chênh lệch tỷ giá và chênh lệch đánh giá lại tài sản. Trong đó: + Vốn của các nhà đầu tư có thể là vốn của chủ doanh nghiệp, vốn góp, vốn cổ phần, vốn nhà nước. + Thặng dư vốn cổ phần là chênh lệch giữa mệnh giá cổ phiếu với giá thực tế phát hành. + Lợi nhuận giữ lại là lợi nhuận sau thuế giữ lại để tích lũy bổ sung vốn. + Các quỹ như quỹ dự trữ, quỹ dự phòng, quỹ đầu tư và phát triển. + Lợi nhuận chưa phân phối là lợi nhuận sau thuế chưa chia cho chủ sở hữu hoặc chưa trích lập quỹ. + Chênh lệch tỷ giá gồm chênh lệch tỷ giá phát sinh trong quá trình đầu tư xây dựng cơ bản lúc ban đầu và chênh lệch tỷ giá khi đánh giá lại lúc cuối năm tài chính khi doanh nghiệp đã đi vào luật lao động sản xuất kinh doanh. + Chênh lệch đánh giá lại tài sản là chênh lệch giữa giá trị tại ghi sổ của tài sản với giá trị đánh giá lại tài sản khi có quyết định của Nhà nước, hoặc khi có sự thay đổi về chủ sở hữu doanh nghiệp.  Các yếu tố của Báo kết quả hoạt động kinh doanh Các yếu tố có liên quan trực tiếp đến đánh giá tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là: Doanh thu, thu nhập khác và chi phí. Những yếu tố này được định nghĩa như sau: . Doanh thu và thu nhập khác: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản vốn góp của cổ đông hoặc chủ sở hữu, trong đó: + Doanh thu phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp bao gồm: Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia . + Thu nhập khác bao gồm các khoản thu nhập phát sinh từ các hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu như: Thu từ thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, thu tiền phạt khách hàng do vi phạm hợp đồng . Chi phí: là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích trong kỳ kế toán dưới hình thức 18
các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản Nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu. Chi phí bao gồm các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp và chi phí khác, trong đó: + Chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp như: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay và những chi phí liên quan đến hoạt động cho bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền những chi phí này phát sinh dưới dạng tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc thiết bị. + Chi phí khác: Bao gồm các chi phí ngoài các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh bình thường của doanh nghiệp như: chi phí về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, các khoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm hợp đồng. Doanh thu, thu nhập khác và chi phí được trình bày trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để cung cấp thông tin cho việc đánh giá năng lực của doanh nghiệp trong việc tạo ra các nguồn tiền và các khoản tương đương tiền trong tương lai.  Ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính phải ghi nhận các yếu tố về tình hình tài chính và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó các yếu tố phải được ghi nhận theo từng khoản mục. Một khoản mục được ghi nhận trong báo cáo tài chính khi thỏa mãn cả hai tiêu chuẩn: - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế hoặc làm giảm lợi ích kinh tế trong tương lai. - Khoản mục đó có giá trị và xác định được giá trị một cách đáng tin cậy. Quy định này được áp dụng đối với từng yếu tố cụ thể như sau: . Tài sản: - Tài sản được ghi nhận trong báo cáo tài chính khi doanh nghiệp có khả năng chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai và giá trị của tài sản đó được xác định một cách đáng tin cậy. - Tài sản không được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi các chi phí bỏ ra không chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp. Các chi phí đó được ghi nhận ngay vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi phát sinh. 19
. Nợ phải trả: Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ Nợ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán và khoản nợ phải trả đó phải xác định được một cách đáng tin cậy. . Doanh thu và thu nhập khác: Doanh thu và thu nhập khác được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi thu được lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan tới sự gia tăng về tài sản hoặc giảm bớt nợ phải trả và giá trị gia tăng đó phải xác định được một cách đáng tin cậy. . Chi phí: + Chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí khác được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi các khoản chi phí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan đến việc giảm bớt tài sản hoặc tăng nợ phải trả và chi phí này phải xác định được một cách đáng tin cậy. + Các chi phí được ghi nhận trong Báo cáo kêt quả hoạt động kinh doanh phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. + Khi lợi ích kinh tế dự kiến thu được trong nhiều kỳ kế toán có liên quan đến doanh thu và thu nhập khác được xác định một cách gián tiếp thì các chi phí liên quan được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở phân bổ theo hệ thống hoặc theo tỷ lệ. + Một khoản chi phí được ghi nhận ngay vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ khi chi phí đó không đem lại lợi ích kinh tế trong các kỳ sau. 1.4. SỔ KẾ TOÁN 1.4.1. Quy định chung Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. 1.4.1.1. Các loại sổ kế toán Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái. - Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. a/ Sổ kế toán tổng hợp 20
 Sổ Nhật ký Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.  Sổ Cái Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản. b/ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp. 1.4.1.2. Hệ thống sổ kế toán 21
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. 1.4.1.3. Các hình thức sổ kế toán Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. Tuy nhiên trên thực tế hiện nay có thể nói hình thức kế toán Nhật ký chung là hình thức kế toán sử dụng phổ biến nhất vì nó thích hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp dù có quy mô lớn nhỏ khác nhau, dù làm bằng phương pháp thủ công hay trong điều kiện tin học hoá. 1.4.2. Hình thức kế toán Nhật ký chung 1.4.2.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; 22
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 1.4.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. 23
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán Sổ Nhật ký chi tiết đặc biệt Bảng tổng hợp SỔ CÁI chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Formatted: Font: 12 pt BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ  Sổ Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái. Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, doanh nghiệp có thể mở sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán đó. Sau đây là mẫu sổ Nhật ký chung 24
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm Ngày Chứng từ Số hiệu Số phát sinh Đã ghi STT tháng Số Ngày DIỄN GIẢI tài Sổ Cái dòng NỢ CÓ ghi sổ hiệu tháng khoản A B C D E G H 1 2  Sổ Nhật ký đặc biệt. Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh trùng lắp, các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này căn cứ để ghi vào Sổ Cái là sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt. Như vậy sổ Nhật ký đặc biệt thuận lợi khi thực hiện công việc kế toán thủ công, có thể phân công cho nhiều người cùng làm. Trong điều kiện tin học hóa thường người ta không sử dụng Nhật ký đặc biệt. . Sổ Nhật ký thu tiền: Sổ Nhật ký thu tiền dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B ) Sau đây là mẫu sổ Nhật ký thu tiền: SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm Chứng từ Ghi Có các tài khoản Ngày Ghi Tài khoản thá Ngày Nợ khác ng th DIỄN GIẢI Số TK Số ghi án Số hiệu tiề sổ g n 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 25
. Sổ Nhật ký chi tiền: Nhật ký chi tiền dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị. Mẫu số này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B ) Sau đây là mẫu sổ Nhật ký chi tiền: SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN Năm Ngày Chứng từ Ghi Nợ các tài khoản th Ghi Tài khoản Ngày án Có khác th DIỄN GIẢI g Số TK Số án ghi Số hiệu tiề g sổ n 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 . Sổ Nhật ký mua hàng: Sổ Nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng loại hàng tồn kho của đơn vị như: Nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; Hàng hóa Sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng chịu (mua hàng chưa trả tiền, kể cả trường hợp đã ứng trước tiền mua hàng cho người bán). Trường hợp mua hàng trả bằng tiền mặt thì nghiệp vụ này sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chi tiền SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm 26
Chứng từ Tài khoản ghi nợ Phải trả Ngày, Tài khoản Số Ngày Nguyên người thán Hàng khác hi th Diễn giải liệu,v bán g ghi hó Số ệ án ật (ghi số a hiệ số tiền u g liệu Có) u A B C D 1 2 E 3 4 . Sổ Nhật ký bán hàng: Sổ Nhật ký bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp như: bán Hàng hóa, bán thành phẩm, bán dịch vụ. Sổ Nhật ký bán hàng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng chịu (bán hàng chưa thu tiền, bán hàng trả góp, kể cả trường hợp người mua đã ứng trước tiền hàng trước khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng). Trường hợp bán hàng thu bằng tiền mặt thì nghiệp vụ này sẽ đươc ghi vào sổ Nhật ký thu tiền. Số liệu tổng cộng trên sổ Nhật ký bán hàng được ghi vào Sổ Cái cho các tài khoản có liên quan theo định kỳ 3,5,10 tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm Ngày, Chứng từ Phải thu từ Ghi có tài khoản doanh thu tháng Số Ngày Diễn giải người mua Hàng Thành Dịch vụ ghi sổ hiệu tháng (ghi Nợ) hóa phẩm A B C D 1 2 3 4  Sổ cái Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.Sau đây là mẫu Sổ Cái: 27
SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm Tên tài khoản Số hiệu Chứng từ NK chung Số tiền Ngày, Số Số hiệu Thán h Ngày TK Diễn giải Trang STT C g i thá đối Nợ sổ dòng ó ghi sổ ệ ng ứng u A B C D E G H 1 2 - Số dư đầu năm - Số phát sinh trong tháng - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý TÓM TẮT: Kế toán tài chính là một phân hệ trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đối tượng cung cấp thông tin của kế toán tài chính trước hết là các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, vì vậy kế toán tài chính được tiến hành trong một môi trường pháp lý, nhằm đảm bảo tính thống nhất, độ tin cậy và đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin. Môi trường pháp lý của công tác kế toán bao gồm: luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. Để hướng dẫn thực hiện các văn bản pháp lý này còn có nghị định (do Chính phủ ban hành), thông tư (do Bộ và cơ quan ngang Bộ ban hành). Các văn bản 28
pháp lý này thể hiện các nguyên tắc cơ bản và các yêu cầu cơ bản đối với kế toán để làm cơ sở ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế và lập báo cáo tài chính 29
CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 2.1. Kế toán tiền 2.1.1. Những vấn đề chung 2.1.1.1. Khái niệm Tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái tiền tệ, là loại tài sản có tính thanh khoản cao nhất, là chỉ tiêu quan trọng đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Tiền bao gồm các loại tiền mà đơn vị có như tiền giấy, tiền xu, séc, các khoản gửi ở ngân hàng. Phân loại theo nơi quản lý thì có: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, tiền đang trong quá trình chuyển vào ngân hàng hoặc chuyển qua bưu điện. Xét theo hình thức thì có: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Để đảm bảo lượng tiền vừa đủ để sử dụng trong từng giai đoạn khác nhau trong năm, doanh nghiệp phải có kế hoạch về dòng tiền thu, chi, vay mượn và đầu tư. 2.1.1.2. Kiểm soát nội bộ Việc kiểm soát nội bộ được thực hiện khác nhau trong các doanh nghiệp, tùy theo quy mô và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Với tiền, để thực hiện tốt công tác kiểm soát nội bộ, cần phải thực hiện những điều sau: - Trong việc quản lý tiền, doanh nghiệp nên chọn những nhân viên có đức tính thật thà, trung thực, cẩn thận. - Doanh nghiệp cần phân công các nhiệm vụ tách biệt nhau như thu tiền, chi tiền, giữ tiền, ghi sổ sách, ký duyệt. - Giới hạn số lượng người tiếp cận với tiền. - Các khoản thu, chi cần được thể hiện đầy đủ, rõ ràng trên chứng từ, phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. - Các chứng từ thu, chi đều phải được ghi chép kịp thời và đầy đủ. 2.1.1.3. Các quy định kế toán “Đơn vị tiền tệ trong kế toán” là Đồng Việt Nam (Ký hiệu quốc gia là “đ”; Ký hiệu quốc tế là “VND”) được dùng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Trường hợp đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ thì được chọn 30
một loại ngoại tệ do Bộ Tài chính quy định làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính. Đối với ngoại tệ, khi xuất nhập quỹ phải căn cứ tỷ giá hối đoái giữa các loại tiền để quy đổi sang đơn vị tiền tệ thống nhất đã lựa chọn, dồng thời theo dõi nguyên tệ. Tỷ giá xuất quỹ tính theo một trong các phương pháp: nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, bình quân gia quyền hoặc thực tế đích danh. Đối với vàng, bạc, đá quý chỉ phản ánh vào tài khoản thuộc nhóm vốn bằng tiền đối với doanh nghiệp không chuyên kinh doanh vàng bạc, đá quý. Đồng thời các doanh nghiệp này phải mở sổ theo dõi chi tiết vàng, bạc, đá quý theo từng loại, trọng lượng, quy cách, phẩm chất. 2.1.2. Kế toán tiền Việt Nam Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển - Tiền mặt là các khoản tiền đang có ở quỹ, dùng để thanh toán ngay, bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. - Tiền gửi ngân hàng: Là tiền của doanh nghiệp gửi ở ngân hàng nhằm hạn chế sử dụng tiền mặt trong thanh toán để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. - Tiền đang chuyển: Là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi bưu điện để chuyển cho ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có, chuyển tiền trả cho đơn vị khác hoặc đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của ngân hàng. + Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 113 “Tiền đang chuyển”. + Nội dung và kết cấu của các tài khoản này như sau: TK 111, 112, 113 Số dư đầu kỳ: XX - Tiền tăng - Tiền giảm - Kiểm kê phát hiện - Kiểm kê phát hiện thừa thiếu Cộng SPS Cộng SPS Số dư cuối kỳ: XX 31
2.1.2.1. Kế toán tiền mặt  Tài khoản sử dụng: TK 111 – Tiền mặt.  Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn giá trị gia tăng, biên lai thu tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng.  Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu + Bán hàng thu tiền mặt: Nợ TK 111 – Tổng giá thanh toán Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 333 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp + Vay ngắn hạn hoặc dài hạn bằng tiền mặt: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 311 – Vay ngắn hạn Hoặc Có TK 341 – Vay dài hạn + Thu hồi các khoản nợ phải thu nhập quỹ tiền mặt: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 131 – Phải thu khách hàng Có TK 136 – Phải thu nội bộ Có TK 138 – Phải thu khác Có TK 141 – Tạm ứng + Nhận các khoản ký quỹ, ký cược bằng tiền mặt: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (Khoản ký quỹ, ký cược ngắn hạn) Có TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn + Chi tiền mặt mua vật liệu: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào Có TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán) Ví dụ 2.1 1. Bán hàng thu tiền mặt 22.000.000đ, trong đó thuế GTGT 2.000.000đ. 32
2. Thu tiền mặt do bán TSCĐ hữu hình 63.000.000đ, trong đó thuế GTGT 3.000.000đ. TSCĐ này có nguyên giá 100.000.000, đã khấu hao 40.000.000. Chi phí vận chuyển để bán TSCĐ trả bằng tiền mặt 220.000đ, trong đó thuế GTGT 20.000đ. 3. Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên mua hàng 10.000.000đ. 4. Vay ngắn hạn NH về nhập quỹ tiền mặt 100.000.000đ. 5. Mua vật liệu nhập kho giá chưa thuế 50.000.000đ, thuế suất thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu mua vào 440.000đ trả bằng tiền tạm ứng, trong đó thuế GTGT 40.000đ. 6. Chi tiền mặt ký quỹ ngắn hạn 20.000.000 mua công cụ dụng cụ, số công cụ nhâp kho trị giá chưa thuế 25.000.000, thuế GTGT 10% Doanh nghiệp đã chi bổ sung tiền mặt trả nợ cho người bán khoản chênh lệch. YC: Định khoản các nghiệp vụ trên + Kiểm kê tiền phát hiện thiếu, chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 138 – Phải thu khác Có TK 111 – Tiền mặt + Kiểm kê phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 338 (3381) – Tài sản thừa chờ giải quyết Ví dụ 2.2 Kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện số tiền mặt có tại quỹ ít hơn số dư trên sổ kế toán 5.000.000đ, sau đó có quyết định xử lý của ban lãnh đạo buộc thủ quỹ Doanh nghiệp phải bồi thường toàn bộ số tiền trên, doanh nghiệp sẽ trừ lương cuối kỳ. 2.1.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng  Tài khoản sử dụng: TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.  Chứng từ sử dụng: Giấy báo nợ, Giấy báo có, bản sao kê, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi  Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu + Bán hàng thu tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 112 – Tổng giá thanh toán Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 333 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp + Gửi tiền mặt vào ngân hàng: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng 33
Có TK 111 – Tiền mặt + Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trả bằng tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 152, 153 – Nguyên liệu, vật liệu hoặc công cụ, dụng cụ Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Tổng giá thanh toán) + Chênh lệch số liệu với ngân hàng Chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138 – Phải thu khác Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 338 (3381) – Tài sản thừa chờ giải quyết Ví dụ 2.3 Đối chiếu số dư trên sổ kế toán TGNH và sổ phụ ngân hàng thấy số dư trên sổ kế toán TGNH lớn hơn số dư trên sổ phụ ngân hàng là 3.000.000 đồng. Kế toán hạch toán: 2.1.2.3. Kế toán tiền đang chuyển  Tài khoản sử dụng: TK 113 – Tiền đang chuyển.  Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền, giấy chuyển tiền  Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu + Thu tiền bán hàng, tiền nợ của khách hàng hoặc các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng (không qua quỹ) nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng: Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển Có TK 131 – Phải thu khách hàng (Thu nợ của khách hàng) Có TK 333 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp (Nếu có) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Có TK 711 – Thu nhập khác + Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng: Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển 34
Có TK 111 – Tiền mặt + Làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để trả cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng: Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển Có TK 112 – Tiền mặt + Ngân hàng báo Có các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản tiền gửi của đơn vị: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 113 – Tiền đang chuyển + Ngân hàng báo Nợ các khoản tiền đang chuyển đã chuyển cho nhà cung cấp: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Trả nợ cho nhà cung cấp) Có TK 113 – Tiền đang chuyển 2.2. Kế toán các khoản phải thu Các khoản phải thu: Là một bộ phận thuộc tài sản của DN đang bị các đơn vị và các cá nhân khác chiếm dụng mà DN có trách nhiệm phải thu hồi; bao gồm: • Các khoản phải thu của khách hàng. • Các khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ • Các khoản phải thu nội bộ • Các khoản tạm ứng cho CNV • Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ. 2.2.1. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng 2.2.1.1. Nội dung - Tài khoản sử dụng Các khoản phải thu của khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Để phản ánh các khoản phải thu của khách hàng kế toán sử dụng tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau: Bên Nợ: • Số tiền phải thu khách hàng về vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp • Trị giá vật tư, hàng hoá, dịch vụ trừ vào tiền ứng trước • Số tiền thừa trả lại khách hàng. • Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản phải thu người mua có gốc ngoại tệ. Bên Có: 35
• Số tiền đã thu của khách hàng về vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp • Số tiền của khách hàng ứng trước • CKTM, CKTD, giảm giá hàng bán và hàng bán trả lại trừ vào nợ phải thu của khách hàng. • Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm đối với khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ • Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải thu khách hàng: Thanh toán bù trừ, xoá sổ nợ khó đòi Tài khoản 131 có thể đồng thời vừa có số dư bên Có vừa có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ : Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở khách hàng Số dư bên Có : Phản ánh số tiền người mua ứng trước hoặc trả thừa. 2.2.1.2. Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu  Khi giao hàng hoá cho người mua hay người cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, kế toán phản ánh giá bán được người mua chấp nhận: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311)  Các khoản doanh thu thuộc hoạt động tài chính hay thu nhập khác bán chịu: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 515 - Doanh thu HĐ tài chính Có TK 711 - Thu nhập khác Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311)  Trường hợp chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và được trừ vào số nợ phải thu: Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Trường hợp giảm giá hàng bán trên giá thoả thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc giảm giá, chiết khấu chấp nhận cho người mua trừ vào nợ phải thu: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại Nợ TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau, phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại: Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại 36
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Phản ánh số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Số tiền thanh toán bù trừ với khách hàng vừa là con nợ vừa là chủ nợ sau khi hai bên đã lập bảng thanh toán bù trừ: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Trường hợp khách hàng thanh toán bằng vật tư, hàng hoá : Nợ TK 151, 152, TK 153 Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Trường hợp người mua đăt trước tiền hàng: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Khi giao hàng cho khách hàng có tiền ứng trước: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN(3331)  So sánh trị giá hàng đã giao với số tiền đặt trước của người mua, nếu thiếu, người mua sẽ thanh toán bổ sung, nếu thừa, số tiền trả lại cho người mua, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 311 - Vay ngắn hạn  Đối với các khoản nợ khó đòi không đòi được, xử lý xoá sổ, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lí Ví dụ 2.4 37
1. Công ty A bán một số hàng hóa cho khách hàng X theo phương thức trả chậm có giá chưa thuế là 10.000.000 đồng, thuế GTGT đầu ra 10%. Giá xuất kho của số hàng hóa nói trên là 8.000.000 đồng. Điều kiện thanh toán 1/7,n/30 (thanh toán trong vòng 7 ngày đầu thì được hưởng chiết khấu thanh toán 1% tổng số tiền phải thanh toán, thời hạn thu nợ 30 ngày). 2. 5 ngày sau, KH X thanh toán bằng TGNH sau khi trừ chiết khấu thanh toán được hưởng. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên. 2.2.2. Kế toán các khoản phải thu khác 2.2.2.1. Nội dung và tài khoản sử dụng Phải thu khác là các khoản phải thu bao gồm: + Giá trị tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. + Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do tập thể hoặc cá nhân trong và ngoài đơn vị gây ra như gây mất mát, hư hỏng tài sản, vật tư hàng hoá hay tiền bạc được xử lý bắt bồi thường. + Các khoản đã vay mượn tài sản, tiền bạc có tính chất tạm thời. + Các khoản phải thu về cho thuê TSCĐ, lãi về đầu tư tài chính. + Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, cho đầu tư XDCB nhưng không được cấp trên phê duyệt phải thu hồi hoặc chờ xử lý. + Các khoản gửi vào tài khoản chuyển thu, chuyển chi để nhờ đơn vị nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc nhận đại lý bán hàng nộp hộ thuế. + Các khoản phải thu khác (phí, lệ phí, các khoản nộp phạt, bồi thường ) Kế toán các khoản phải thu khác phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối trường hợp thiếu tài sản, về số lượng, giá trị, người chịu trách nhiệm vật chất và tình hình xử lý. Đồng thời phải theo dõi cho từng khoản, từng đối tượng phải thu, số đã thu, số còn phải thu Các khoản phải thu khác được phản ánh vào tài khoản 138 - Phải thu khác. Nội dung ghi chép của tài khoản 138 như sau: Bên Nợ: Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý phát sinh trong kỳ, các khoản phải thu khác tăng trong kỳ Bên Có: Xử lý tài sản thiếu đã rõ nguyên nhân, các khoản phải thu khác đã thu được trong kỳ. Số dư bên Nợ : Các khoản phải thu còn phải thu. Tài khoản 138, cá biệt có thể có số dư bên có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu. Tài khoản 138 - Phải thu khác có 2 tài khoản cấp hai: - Tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý - Tài khoản 1388 - Phải thu khác. 2.2.2.2. Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu 38
 Khi phát sinh thiếu vật tư hàng hoá hoặc tiền mặt chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lí: Nợ TK 138 - Phải thu khác(1381) Có TK 152, 153, 156, 111,  Khi phát hiện TSCĐ hữu hình mất chưa rõ nguyên nhân kế toán ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác(giá trị còn lại của TSCĐ)(1381) Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)(2141) Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)  Khi có quyết định xử lý tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 632, 1388, 811 Có TK 1381  Khi phát sinh các khoản cho vay, cho mượn tài sản, tiền tạm thời, kế toán ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) Có TK 111, 112, 156,  Các khoản thu về cho thuê tài sản, lãi đầu tư tài chính đến hạn chưa thu, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) Có TK 515 - Doanh thu HĐ tài chính  Khi thu hồi được các khoản phải thu khác ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 138 - Phải thu khác (1388) Ví dụ 2.5 1. Theo biên bản kiểm kê vật liệu ngày 31/8: Trị giá vật liệu trên sổ kế toán là 15.000.000đ, theo số liệu kiểm kê là 12.000.000đ, giá trị vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân. 2. Ngày 03/9, Ban giám đốc quyết định xử lý, bắt thủ kho bồi thường một nữa, một nữa tính vào giá vốn hàng bán. 3. Ngày 10/9 thủ kho đã bồi thường đủ bằng tiền mặt. Yêu cầu: định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên. 2.2.3. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi 2.2.3.1. Nội dung kế toán dự phòng phải thu khó đòi Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản thu mà con nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Các khoản nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng rủi ro hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, cuối mỗi niên độ, kế toán phải tính toán số nợ phải thu số nợ phải thu khó đòi do con nợ không còn khả năng thanh toán có xảy ra trong năm kế hoạch để tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ phải thu khó đòi : + Là những khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Là khoản nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách hàng đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ bỏ trốn, mất tích hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử 2.2.3.2. Tài khoản sử dụng Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi được phản ánh ở tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Nội dung kết cấu của tài khoản 139 như sau: Bên nợ : Hoàn nhập số dự phòng các khoản phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước Bên có : Số trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi cuối niên độ . 39
Số dư bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ 2.2.3.3. Trình tự kế toán Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào khoản nợ phải thu, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập. + Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay > số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi + Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay số lập dự phòng Có TK131 - Phải thu của khách hàng Có TK138 - Phải thu khác + Đồng thời phải theo dõi khoản công nợ đã xử lý: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý + Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK111, 112 Có TK 711 - Thu nhập khác Đồng thời: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý + Các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu sau 10 đến 15 năm không thu hồi được, ghi: Ghi Đơn: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý GIAO DỊCH NGOẠI TỆ Sinh viên sẽ hiểu biết các giao dịch có liên quan ngoại tệ một cách khái quát: Việc ghi nhận các giao dịch ngoại tệ lúc phát sinh Xử lý chênh lệch tỷ giá hoái đoái như thế nào. CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO 3.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 3.1.1 Khái niệm Vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến được dùng vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ví dụ như vải trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt Công cụ, dụng cụ là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định, ví dụ như dụng cụ làm việc,đo lường, quản lý; đồ dùng văn phòng, . 40
3.1.2 Đặc điểm Vật liệu có đặc điểm là tham gia vào từng chu kỳ sản xuất kinh doanh và dưới tác động của lao động, vật liệu chuyển hóa thành sản phẩm. Về mặt giá trị, khi tham gia vào quá trình sản xuất giá trị của vật liệu được chuyển một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Công cụ, dụng cụ là tư liệu lao động nên có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và bị hao mòn dần. Nhưng do giá trị của công cụ, dụng cụ tương đối thấp, thời gian sử dụng tương đối ngắn nên chúng được quản lý & hạch tóan như nguyên vật liệu. 3.1.3 Nguyên tắc Vật liệu & công cụ, dụng cụ là các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp, do vậy kế toán vật liệu & công cụ, dụng cụ phải được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế tóan số 02 “ Hàng tồn kho” : – Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng lọai vật tư, công cụ, theo nguồn hình thành & thời điểm tính giá. – Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ phải thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị lẫn hiện vật theo từng thứ, từng chủng loại qui cách, theo địa điểm quản lý và sử dụng, luôn luôn phải đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật giữa thực tế với số liệu ghi trên sổ kế toán, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. – Trong trường hợp cụ thể, nếu xét thấy vật liệu, công cụ, dụng cụ ở cuối niên độ kế toán có khả năng bị giảm giá so với giá thực tế đã ghi sổ kế toán thì doanh nghiệp được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các qui định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. – Trong một doanh nghiệp (một đơn vị kế toán) chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho - Phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp nào để áp dụng cho doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm tính chất, số lượng, chủng loại vật liệu và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật liệu. Vì vậy, giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu vật liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch thì phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của vật liệu 41 Giá trị Giá trị vật liệu Tổng giá trị _ Giá trị vật liệu = + vật liệu xuất tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ
đã xuất trong kỳ theo công thức: Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi hoạt động của vật liệu, công cụ, dụng cụ không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho . Giá trị vật liệu mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ảnh trên một tài khoản kế toán riêng (tài khoản mua hàng). Công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật liệu tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán của các tài khoản hàng tồn kho. Đồng thời căn cứ vào trị giá vật liệu tồn kho để xác định trị giá vật liệu xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán. Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ởû đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ). 3.1.4 Nhiệm vụ _ Tổ chức ghi chép, phản ánh tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất và tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ theo giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ . – Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém, mất phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu thực tế tiêu hao và phân bổ chính xác giá trị vật liệu tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. – Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập báo cáo về vật liệu và tiến hành phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. 3.1.5 Phân loại Để đảm bảo được hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu, công cụ, dụng cụ và chúng biến động thường xuyên cũng như mỗi loại, mỗi thứ có công dụng và chức năng khác nhau, do vậy để quản lý được vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu 3.1.5.1 Phân loại vật liệu Dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu được chia thành các loại sau : - Nguyên liệu và vật liệu chính : là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu thành nên thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Nguyên liệu là sản phẩm của công nghiệp khai thác hay nông nghiệp được đưa vào quá trình sản xuất để chế biến thành sản phẩm khác, ví dụ như quặng, bông vải, mủ cao su Vật liệu chính là sản phẩm của công nghiệp chế biến được đưa vào quá trình sản xuất để tiếp tục chế biến thành sản phẩm, ví dụ như vải, sắt 42
– Vật liệu phụ : Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với nguyên liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm, ví dụ như sơn trong doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ, hương liệu trong doanh nghiệp sản xuất thuốc lá , hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình lao độngï như dầu, mỡ tra máy – Nhiên liệu : là vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí, ví dụ như xăng, dầu, than – Phụ tùng thay thế : là những loại vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất , ví dụ như vỏ, ruột ôtô – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựïng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. 3.1.5.2 Phân loại công cụ, dụng cụ Căn cứ vào công dụng kinh tế đối với quá trình sản xuất kinh doanh, công cụ, dụng cụ được chia thành các loại sau : _ Công cụ, dụng cu: gồm ï công cụ, dụng cụ dùng để sản xuất ( kéo, búa, ); dụng cụ đo lường, phưong tiện quản lý, đồ dùng văn phòng (máy tính bỏ túi, bàn, ghế, ) _ Bao bì luân chuyển: là loại bao bì sử dụng nhiều lần, cho nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh như vỏ chai bia, bình ga, _ Đồ dùng cho thuê: là các lọai công cụ, dụng cụ DN chuyên dùng để cho thuê như bàn ,ghế, quần áo, . cho thuê. 3.1.6 Đánh giá vật liệu, công cụ Đánh giá vật liệu, công cụ là xác định giá trị ghi sổ của vật liệu, công cụ khi nhập và xuất kho. 3.1.6.1 Giá gốc của vật liệu, công cụ nhập kho Giá gốc của vật liệu, công cụ được xác định tùy theo từng nguồn nhập: –Giá gốc của vật liệu, công cụ mua ngoài bao gồm : giá mua ghi trên hóa đơn; thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp cho hàng nhập khẩu, các chi phí thu mua thực tế. Chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có). –Giá gốc của vật liệu, công cụ chế biến bao gồm : giá thực tế của vật liệu chế biến và chi phí chế biến. –Giá gốc của vật liệu, công cụ thuê ngoài gia công chế biến bao gồm : giá thực tế của 43
vật liệu chế biến, chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công chế biến. –Giá gốc của vật liệu, công cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá thực tế được các bên tham gia góp vốn liên doanh chấp thuận. 3.1.6.2 Giá gốc của vật liệu, công cụ xuất kho Có 4 phương pháp để tính giá thực tế vật liệu, công cụ xuất kho. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau đây: a) Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước :(phương pháp FIFO: First in first out) Theo phương pháp này, thì giá trị vật liệu, công cụ nào nhập kho trước, thì được xuất ra trước. Ví dụ : Tình hình vật liệu của một doanh nghiệp trong tháng 3 năm 200x – Vật liệu chính (A) tồn kho đầu kỳ 1.000kg, giá thực tế nhập kho 1.010đ/kg. – Vật liệu chính (A) mua vào trong kỳ : Ngày 01/03 mua 4.000kg × 1.020đ/kg Ngày 15/03 mua 5.000kg × 1.030đ/kg – Vật liệu chính (A) xuất dùng cho sản xuất trong kỳ : Ngày 3 xuất cho sản xuất trực tiếp sản phẩm 4.200kg. Ngày 18 xuất cho sản xuất trực tiếp sản phẩm 4.500kg. Yêu cầu: Tính giá thực tế vật liệu A xuất được tính theo phương pháp FIFO. Giá thực tế vật liệu A xuất kho: Ngày 3 : – 1.000kg × 1.010đ = 1.010.000đ – 3.200kg × 1.020đ = 3.264.000đ Tổng cộng : 4.274.000ñ Ngày 18 : – 800kg × 1.020đ = 816.000đ – 3.700kg × 1.030đ = 3.811.000đ Tổng cộng : 4.627.000ñ b) Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước :(phương pháp LIFO: Last in first out) Theo phương pháp này, giá vật liệu xuất dùng được tính theo giá vật liệu nào nhập kho sau thì xuất ra trước, phương pháp này ngược với phương pháp trên. Ví dụ : Lấy lại ví dụ trên để tính giá vật liệu xuất theo phương pháp LIFO 44
Ngày 3 : – 4.000kg × 1.020đ = 4.080.000đ – 200kg × 1.010đ = 202.000đ Tổng cộng : 4.282.000ñ Ngày 18 : – 4.500kg × 1.030đ = 4.635.000đ Giá trị vật liệu chính tồn cuối kỳ : – 800kg × 1.010đ = 808.000đ – 500kg × 1.030đ = 515.000đ Tổng cộng : 1.315.000ñ c) Tính giá thực tế bình quân gia quyền : Phương pháp này được chia ra : – Tính giá thực tế bình quân gia quyền cuối kỳ : Theo phương pháp này ,cuối kỳ tính đơn giá thực tế bình quân của vật liệu nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ, rồi sau đó suy ra giá thực tế của vật liệu xuất theo công thức sau : Ñôn giaù thöïc teá bình quaân gia quyeàn vaät lieäu = toàn vaø nhaäp trong kyø Giaù trò thöïc teá vaät lieäu toàn ñaàu kyø + Giaù thöïc teá vaät lieäu nhaäp trong kyø Soá löôïng vaät lieäu toàn ñaàu kyø + Soá löôïng vaät lieäu nhaäp trong kyø Giaù thöïc teá vaät lieäu = Số lượng vật liệu,xuất dùng trong kỳ × Đơn giá thực tế bình quân xuaát duøng trong kyø gia quyền Ví dụ : Lấy lại ví dụ trên để tính giá vật liệu xuất theo phương pháp này Ñôn giaù thöïc teá bình quaân gia 1.000kg × 1.010ñ + 4.000kg × 1.020 + 5.000kg × 1.030ñ = = quyeàn vaät lieäu toàn vaø 1.000kg + 4.000kg + 5.000kg nhaäp trong kyø 1.024đ Giaù thöïc teá vaät lieäu chính (A) = (4.200kg + 4.500kg) 1.024đ = 8.908.000đ xuaát duøng trong kyø – Tính giá thực tế bình quân gia quyền liên hoàn : Theo phương pháp này, mỗi lần nhập kho vật liệu là phải tính lại đơn giá thực tế bình quân gia quyền của vật liệu trong kho rồi từ đó suy ra giá thực tế của vật liệu xuất vào thời điểm xuất vật liệu. Cách tính toán đơn giá tương tự như trên. 45
Ví dụ : Lấy lại ví dụ trên để tính giá vật liệu xuất theo phương pháp này Ngày 1 : Tính đơn giá bình quân gia quyền vật liệu trong kho : Ñôn giaù thöïc teá bình 1.000kg × 1.010ñ + 4.000kg × 1.020ñ quaân gia quyeàn vaät lieäu = = 1.018đ 1.000kg + 4.000kg toàn vaø nhaäp trong ky ø Giá thực tế vật liệu chính (A) xuất ngày 3 = 4.200kg × 1.018đ = 4.275.000đ Ngày 15 : Tính đơn giá bình quân gia quyền vật liệu trong kho Ñôn giaù thöïc teá bình 800kg × 1.018ñ + 5.000kg × 1.030ñ quaân gia quyeàn = = 1.028đ,34 800kg + 5.000kg lieäu chính (A) Giaù thöïc teá vaät lieäu chính (A) xuaát duøng ngaøy 18 = 4.500kg x 1.028đ = 4.627.530đ d) Tính theo giá thực tế đích danh : Phương pháp này thích hợp đối với những DN bảo quản vật liệu theo từng lô nhập riêng biệt, khi xuất ra sử dụng lô nào thì tính đích danh giá của lô đó khi nhập. Ví dụ : Lấy lại ví dụ trên, giả sử ngày 3, doanh nghiệp xuất 4.200kg vật liệu chính (A) ra sử dụng trong đó 500kg của tồn kho đầu kỳ, số còn lại của lần nhập ngày 1, thì giá thực tế vật liệu chính (A) xuất ra ngày 3 được tính theo phương pháp này như sau : 500kg × 1.010đ = 505.000đ 3.700kg x 1.020đ = 3.774.000đ Tổng cộng : 4.279.000ñ 3.2.KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 3.2.1 Chứng từ kế toán vật liệu. Theo chế độ chứng từ kế toán đã ban hành theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài Chính số 15-QĐ /TC ngày 20-03 –2006, các chứng từ liên quan đến kế toán vật liệu gồm có : – Phiếu nhập kho. (Mẫu 01 - VT). – Phiếu xuất kho. (Mẫu 02 - VT). dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật liệu. Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập. – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. (Mẫu 03 - PXK). dùng theo dõi số lượng vật liệu di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gởi, hàng đại lý, gia công chế biến là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. Phiếu này do phòng cung ứng lập. 46
– Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03-VT). – Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. (Mẫu số 04 - VT). Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ dùng theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư. Căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu nhận được, kế toán phân loại chứng từ theo từng loại, nhóm, từng đối tượng sử dụng, tính toán chính xác giá trị vật liệu thực tế xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng, làm cơ sở tính chi phí ở doanh nghiệp. – Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm , hàng hóa. (Mẫu 05 - VT). – Bảng kê mua hàng. (Mẫu số 06 - VT). – Bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07 - VT). Việc lập các chứng từ kế toán vật liệu phải được thực hiện đúng theo những quy định về mẫu biểu, phương pháp ghi chép, trách nhiệm ghi chép 3.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Để kế toán chi tiết vật liệu thì doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp sau : – Phương pháp thẻ song song. – Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. – Phương pháp sổ số dư. 3.2.2.1 Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, kế toán chi tiết vật liệu được tổ chức tại kho và tại phòng kế toán, nội dung ghi chép theo phương pháp này như sau : + Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho (sổ kho) (mẫu số S12 -DN) để ghi chép việc nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu ở từng kho theo số lượng. Phòng kế toán lập thẻ kho và ghi các chỉ tiêu : tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ cho nhập xuất kho vật liệu rồi ghi số lượng thực tế của vật liệu nhập ,xuất vào chứng từ. Sau đó sắp xếp, chứng từ theo từng loại riêng biệt đồng thời căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi số lượng vật liệu nhập, xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, mỗi ngày thủ kho tính số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho xong , thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ rồi chuyển những chứng từ đó cho nhân viên kế toán vật liệu. Khi giao nhận chứng từ xong người nhận và người giao phải ký vào phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở xác định trách nhiệm. + Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của vật liệu nhập xuất, tồn. Sổ chi tiết vật liệu cũng được mở cho từng thứ vật liệu, tương ứng với thẻ kho mở ở từng kho. Theo định kỳ nhân viên kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép 47
thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho (cột G). Khi chứng từ nhập, xuất được chuyển về phòng kế toán, kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số tiền vào chứng từ rồi phân loại chứng từ và sau đó ghi số lượng lẫn giá trị của vật liệu nhập ,xuất,tồn vào số chi tiết vật liệu . Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu để tính ra tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị. Số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong sổ kế toán chi tiết được dùng để đối chiếu với số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn trên thẻ kho và đối chiếu với số thực tế khi kiểm kê. Trong trường hợp có chênh lệch thì phải kiểm tra xác minh và tiến hành điều chỉnh kịp thời theo chế độ quy định. Mặt khác, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết vật liệu tổng hợp giá trị của vật liệu nhập, xuất, tồn trên Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa . Bảng này dùng làm cơ sở để đối chiếu với giá trị của vật liệu nhập, xuất, tồn mà kế toán trong kỳ đã phản ánh tổng hợp trên tài khỏan 152. Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là việc ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu nhưng có nhược điểm là việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. 3.2.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này hình thành trên cơ sở cải tiến phương pháp thẻ song song, nội dung ghi chép theo phương pháp này như sau : + Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, số lượng vật liệu nhập xuất tồn kho giống như phương pháp thẻ song song. + Tại phòng kế toán : Thay vì sử dụng sổ chi tiết vật liệu ,kế toán sử dụng Sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép số lượng và giá trị của vật liệu xuất, nhập,tồn của từng thứ vật liệu trong từng kho và chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp số liệu trên các chứng từ phát sinh trong tháng. Mỗi thứ vật liệu được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cũng như trong phương pháp thẻ song song , khi nhận các chứng từ liên quan đến nhập, xuất vật liệu, kế toán phải tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ. Số lượng và giá trị của vật liệu nhập ,xuất, tồn ghi trong Sổ đối chiếu luân chuyển được dùng để đối chiếu với số lượng ghi trên thẻ kho và với giá trị trên sổ kế toán tổng hợp. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là làm giảm nhẹ bớt công việc ghi chép tránh ghi trùng lắp nhưng công việc ghi chép dồn vào cuối tháng nên có thể ảnh hưởng đến việc lập báo cáo của doanh nghiệp. 3.2.2.3 Phương pháp sổ số dư Theo phương pháp này, thì việc kế toán chi tiết vật liệu ở kho được phản ánh theo số lượng còn ở phòng kế toán phản ánh theo giá trị do vậy phải tổ chức công tác kế toán vật liệu thật chặt chẽ để làm sao phản ánh được mối quan hệ hạch toán giữa kho và phòng kế toán đảm bảo được sự kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với việc ghi chép, trên thẻ kho của thủ kho cũng như được đảm bảo việc tính toán chính xác ở phòng kế toán về giá trị. Nội dung 48
phương pháp kế toán chi tiết vật liệu theo sổ số dư như sau: + Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, số lượng vật liệu nhập xuất tồn kho giống như phương pháp thẻ song song. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho của từng thứ vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được mở cho từng kho và sử dụng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo số lượng và giá trị. Sau khi ghi số lượng vật liệu tồn kho vào sổ số dư xong thủ kho chuyển sổ này cho phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho vật liệu nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, khi nhận chứng từ nhân viên kế toán phải kiểm tra chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho sau đó ký xác nhận trên thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ. Khi về phòng kế toán nhân viên kế toán hoàn chỉnh chứng từ sau đó tổng hợp giá trị vật liệu nhập, xuất kho theo từng thứ vật liệu ghi vào phiếu giao nhận chứng từ để từ đó ghi vào Bảng kê lũy kế nhập, xuất tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho. Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị vật liệu nhập, xuất kho trong tháng theo từng thứ vật liệu ở bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu để ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. Số tồn kho cuối tháng trên Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu được dùng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên Sổ số dư. Để phục vụ cho việc đối chiếu này cuối tháng khi nhận được Sổ số dư, kế toán căn cứ vào số lượng vật liệu ghi trên sổ để tính ra thành tiền. Như vậy số dư bằng tiền trên Sổ số dư phải bằng với số dư bằng tiền trên Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu . Ngoài ra số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu còn được sử dụng để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp. Phương pháp Sổ số dư có ưu điểm là giảm được khối lượng công việc ghi chép, tránh trùng lắp và công việc kế toán được tiến hành đều trong tháng không dồn vào cuối tháng, đồng thời thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với việc ghi chép của thủ kho. Tuy vậy phương pháp này cũng có nhược điểm là kế toán chỉ ghi phần giá trị nếu muốn biết tình hình cụ thể phải xem xét tài liệu ở kho. Trong điều kiện hiện nay kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính thì phần nhược điểm của phương pháp kế toán chi tiết sẽ hạn chế đi nhiều. 3.2.3. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) 3.2.3.1. Tài khoản sử dụng Để kế toán tổng hợp nhập vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:  Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi trên đường: phản ánh trị giá của các loại hàng hóa vật liệu, công cụ, dụng cụ mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng chưa về nhập kho của DN, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến DN nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. 49
TK 151 (theo phương pháp kê khai thường xuyên) – Giá trị vật liệu, hàng hóa, công cụ – Giá trị vật liệu, hàng hóa, công cụ, dụng cụ đang đi trên đường. dụng cụ đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao – Số dư Nợ: giá trị vật liệu, hàng thẳng cho khách hàng hóa, công cụ đã mua nhưng còn đang đi trên đường (chưa về nhập kho)  Tài khoản 152 - Nguyên liệu vật liệu : phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp TK 152 (theo phương pháp kê khai thường xuyên) – Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật – Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn thuê ngoài gia công chế biến hoặc liên doanh được cấp hoặc từ các góp vốn liên doanh. nguồn khác. – Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại – Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa người bán hoặc được giảm giá. phát hiện khi kiểm kê. – Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. – Số dư Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho.  Tài khoản 338 - Phải trả ,phải nộp khác  Tài khoản 111 - Tiền mặt.  Tài khoản 112 - Tiền gởi ngân hàng  Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ  Tài khoản 141 - Tạm ứng 3.2.3.2 Kế toán nhập vật liệu a)Do mua ngoài Trường hợp nhập kho vật liệu có đầy đủ các chứng từ ( Hóa đơn & PNK): Nợ TK 152 : giá thực tế của vật liệu nhập kho. Nợ TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331,111,112,141 : tổng giá thanh toán – Số chiết khấu thanh toán được hưởng Nợ TK 331, 111, 112. Có TK 515. 50
Trường hợp vật liệu về nhập kho thiếu so với hóa đơn mà chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý thì ghi: Nợ TK 152 : giá trị của vật liệu thực nhập. Nợ TK 138 (1381) : giá trị của vật liệu thiếu. Nợ TK 133 : thuế GTGT theo hóa đơn Có TK 331 : tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn. – Nếu xác định được người bồi thường, ghi: Nợ TK 138 (1388),334,111, : : giá thanh toán số vật liệu thiếu. Có TK 138 (1381) : giá thực tế của vật liệu thiếu Có TK 133 : thuế GTGT của vật liệu thiếu (nếu có) – Nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu: Nợ TK 152 : giá thực tế của vật liệu thiếu. Có TK 138 (1381) : giá thực tế của vật liệu thiếu. – Nếu chỉ mua số vật liệu đã giao: Nợ TK 331 : giá thanh toán số vật liệu thiếu. Có TK 138 (1381) : giá thực tế của vật liệu thiếu. Có TK 133 : thuế GTGT số vật liệu thiếu. Trường hợp vật liệu về nhập kho thừa so với hóa đơn: – Nếu nhập kho luôn số thừa, ghi: Nợ TK 152 : giá trị vật liệu thực nhập. Nợ TK 133 : thuế GTGT theo hóa đơn. Có TK 331 : tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn. Có TK 338 (3381) : giá trị vật liệu thừa. – Sau đó, nếu mua luôn số thừa này, ghi: Nợ TK 338 (3381) : giá trị vật liệu thừa. Nợ TK 133 : thuế GTGT số vật liệu thừa. Có TK 331 : giá thanh toán số vật liệu thừa. – Nếu xuất trả lại cho người bán, ghi: Nợ TK 338 (3381) : giá trị vật liệu thừa. Có TK 152 : giá trị vật liệu thừa. – Nếu số thừa coi như giữ hộ người bán thì ghi: Nợ TK 002, khi trả ghi Có TK 002. 51
Trường hợp vật liệu về không đúng chất lượng, qui cách phẩm chất theo hợp đồng ký kết, phải trả lại người bán hoặc được người bán giảm giá, thì khi xuất kho trả lại hoặc giảm giá, ghi: Nợ TK 331,111,112 : giá thanh toán Có TK 152 : giá thực tế Có TK 133 : Thuế GTGT Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn, nhưng vật liệu chưa về nhập kho đơn vị, kế toán lưu hóa đơn vào một tập hồ sơ riêng "Hàng mua đang đi đường". – Nếu trong tháng, vật liệu về kế toán căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi vào TK 152,133,331 bình thường. – Nếu đến cuối tháng vật liệu vẫn chưa về nhưng đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị, căn cứ hóa đơn, kế toán căn cứ hóa đơn ghi: Nợ TK 151 : giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141,331: tổng giá thanh toán – Sang kỳ kế toán sau, khi vật liệu nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 : giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK 151: giá thực tế vật liệu nhập kho Trong kỳ nếu vật liệu về nhưng chưa có hóa đơn thì nhập kho vật liệu trên cơ sở phiếu nhập kho và lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "Hàng chưa có hóa đơn". Nếu trong tháng, hóa đơn về thì căn cứ vào hóa đơn ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hóa đơn chưa về thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính: Nợ TK 152 : giá tạm tính của vật liệu nhập Có TK 331 : giá tạm tính của vật liệu nhập Sau đó khi nhận được hóa đơn kế toán tiến hành chỉnh giá tạm tính đã ghi sổ theo giá hóa đơn bằng cách ghi bổ sung (nếu giá trên hóa đơn lớn hơn giá tạm tính) hoặc ghi số âm (nếu giá trên hóa đơn nhỏ hơn giá tạm tính); hoặc xóa số tạm tính, ghi lại số trên hóa đơn. Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán : Nợ TK 331 : số tiền ứng trước cho người bán Có TK 111, 112, 311 : số tiền ứng trước cho người bán Khi nhận được hàng, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi: 52