Giáo trình Nguyên lý kế toán (Phần 1)

Nội dung text: Giáo trình Nguyên lý kế toán (Phần 1)

1. LỜI NÓI ĐẦU Nguyên ký kế toán là cơ sở, nền tảng quan trọng nhất của khoa học kế toán nói riêng và khoa học kinh tế nói chung. Để tạo điều kiện cho sinh viên nghiên cứu, học tập và vận dụng nguyên lý kế toán, đồng thời góp phần đổi mới phương pháp tiếp cận với khoa học kế toán của các đối tượng khác nhau; để phục vụ cho việc giảng dạy của giáo viên, Thạc sĩ Nguyễn Thị Trung trưởng khoa Kinh tế - Trường cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vĩnh Phúc biên soạn cuốn tập bài giảng “Nguyên lý kế toán”. Cuốn sách đề cập đến những vấn đề nguyên lý kế toán cơ bản. Sinh viên có thể tìm hiểu nguyên lý kế toán thông qua các nội dung tổng hợp lý thuyết, các bài tập mẫu với những dẫn giải cụ thể. Tập bài giảng bao gồm 6 chương: Chương 1: Đối tượng – Phương pháp kế toán Chương 2: Chứng từ – Kiểm kê Chương 3: Tài khoản – Ghi sổ kép Chương 4: Phương pháp tính giá và kế toán một số quá trình sản xuất kinh doanh cơ bản Chương 5: Bảng cân đối kế toán Chương 6: Sổ sách – Hình thức – Báo cáo kế toán Mong rằng tập bài giảng sẽ là tài liệu hữu ích trong công tác nghiên cứu giảng dạy đào tạo bậc cao đẳng về tài chính – kế toán. Tuy nhiên, trong quá trình biên soạn không tránh khỏi những khiếm khuyết, tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của bạn đọc. Chủ Biên ThS. Nguyễn Thị Trung 1
2. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Chương 1: ĐỐI TƯỢNG – PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN 5 1.1. ĐỊNH NGHĨA, CHỨC NĂNG CỦA KẾ TOÁN 5 1.1.1. Định nghĩa kế toán 5 1.1.2. Chức năng của kế toán 5 1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA KẾ TOÁN 6 1.3. ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN 6 1.3.1. Phân loại tài sản 7 1.3.2. Phân loại nguồn hình thành tài sản (Nguồn vốn) 10 1.3.3. Mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn 12 1.4. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN 13 1.4.1. Nguyên tắc thước đo bằng đồng tiền 13 1.4.2. Nguyên tắc hoạt động liên tục 13 1.4.3. Nguyên tắc kỳ kế toán 14 1.4.4. Nguyên tắc thực tế khách quan 14 1.4.5. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu được hưởng 14 1.4.6. Nguyên tắc phù hợp (tương xứng giữa doanh thu và chi phí) 14 1.4.7. Nguyên tắc nhất quán 14 1.4.8. Nguyên tắc thận trọng 15 1.4.9. Nguyên tắc công khai 15 1.4.10. Nguyên tắc cơ sở dồn tích 15 1.5. NHIỆM VỤ, YÊU CẦU, ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN 15 1.5.1. Nhiệm vụ của kế toán 15 1.5.2. Yêu cầu đối với công tác kế toán 16 1.5.3. Đặc điểm của kế toán 16 1.6. CÁC PHƯƠNG PHÁP CỦA KẾ TOÁN 16 Chương 2: CHỨNG TỪ – KIỂM KÊ 18 2.1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 18 2.1.1. Khái niệm 18 2.1.2. Ý nghĩa – tác dụng của chứng từ kế toán 18 2.1.3. Tính chất pháp lí của chứng từ 18 2.1.4. Các yếu tố cơ bản của chứng từ 19 2.1.5. Phân loại chứng từ kế toán 19 2.1.6. Lập chứng từ kế toán 20 2.1.7. Ký chứng từ kế toán 20 2.1.8. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán 20 2.1.9. Bảo quản chứng từ kế toán 21 2.2. KIỂM KÊ TÀI SẢN 22 2.2.1. Khái niệm 22 2.2.2. Sự cần thiết phải kiểm kê 22 2.2.3. Phân loại kiểm kê 23 2.2.4. Phương pháp tiến hành kiểm kê 23 2.2.5. Vai trò của kế toán trong kiểm kê 24 Chương 3: TÀI KHOẢN – GHI SỔ KÉP 25 3.1. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 25 3.1.1. Khái niệm và kết cấu của tài khoản 25 3.1.2. Phân loại tài khoản 26 3.1.3. Nguyên tắc ghi chép của tài thoản 29 3.2. GHI SỔ KÉP (Đối ứng tài khoản) 33 3.2.1. Định khoản 33 2
3. 3.2.2. Khái niệm ghi sổ kép 35 3.2.3. Tác dụng của phương pháp ghi sổ kép 37 3.2.4. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết 37 3.2.5. Phương pháp kiểm tra số liệu kế toán 40 Chương 4: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ VÀ KẾ TOÁN MỘT SỐ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CƠ BẢN 52 4.1. TÍNH GIÁ 52 4.1.1. Khái niệm 52 4.1.2. Ý nghĩa 52 4.1.3. Nguyên tắc 52 4.1.4. Tính giá tài sản 53 4.2. KẾ TOÁN MỘT SỐ QUÁ TRÌNH KINH TẾ CHỦ YẾU 54 4.2.1. Kế toán quá trình cung cấp 54 4.2.2. Kế toán quá trình sản xuất 57 4.2.3. Kế toán quá trình tiêu thụ 62 4.2.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 63 Chương 5: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 69 5.1. KHÁI NIỆM 69 5.2. NỘI DUNG VÀ KẾT CẤU CỦA BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 69 5.3. TÍNH CÂN ĐỐI CỦA BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 70 5.4. SỰ THAY ĐỔI CỦA BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN TRONG QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH 70 5.4.1. Trường hợp 1 71 5.4.2. Trường hợp 2 71 5.4.3. Trường hợp 3 72 5.4.4. Trường hợp 4 72 5.5. VAI TRÒ CỦA BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 73 5.6. NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG PHÁP CHUNG LẬP BCĐKT 77 5.7. MỐI QUAN HỆ GIỮA TÀI KHOẢN VÀ BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 77 Chương 6: SỔ SÁCH – HÌNH THỨC – BÁO CÁO KẾ TOÁN 80 6.1. SỔ SÁCH KẾ TOÁN 80 6.1.1. Khái niệm 80 6.1.2. Ý nghĩa và tác dụng của sổ kế toán 80 6.1.3. Các loại sổ kế toán 80 6.1.4. Hệ thống sổ kế toán 81 6.1.5. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán 81 6.1.6. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính 81 6.1.7. Cách ghi chép vào sổ - chữa sổ kế toán 81 6.2. HÌNH THỨC KẾ TOÁN (HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN) 84 6.2.1. Khái niệm 84 6.2.2. Các hình thức kế toán 84 6.3. BÁO CÁO KẾ TOÁN 94 6.3.1. Sự cần thiết khách quan của báo cáo kế toán 94 6.3.2. Các loại báo cáo kế toán 94 6.3.3. Thời hạn nộp báo cáo tài chính 95 3
4. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT NỘI DUNG VIẾT TẮT KÝ HIỆU VIẾT TẮT 1 Bảo hiểm thất nghiệp BHTN 2 Bảo hiểm xã hội BHXH 3 Bảo hiểm y tế BHYT 4 Cán bộ công nhân viên CBCNV 5 Công cụ dụng cụ CCDC 6 Cân đối kế toán CĐKT 7 Chi phí nhân công trực tiếp CPNCTT 8 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPNVLTT 9 Chi phí sản xuất chung CPSXC 10 Doanh thu bán hàng DTBH 11 Giá trị gia tăng GTGT 12 Hội đồng quản trị HĐQT 13 Kinh doanh KD 14 Khấu hao tài sản cố định KHTSCĐ 15 Kinh phí công đoàn KPCĐ 16 Kết quả kinh doanh KQKD 17 Nghiệp vụ kinh tế NVKT 18 Nguyên vật liệu NVL 19 Sản xuất chung SXC 20 Sản xuất kinh doanh SXKD 21 Tài khoản TK 22 Tiền mặt TM 23 Trách nhiệm hữu hạn TNHH 24 Tài sản cố định TSCĐ 25 Vốn chủ sở hữu VCSH 26 Vốn kinh doanh VKD 27 Vật liệu chính VLC 28 Vật liệu phụ VLP 29 Việt nam đồng VNĐ 4
5. Chương 1 ĐỐI TƯỢNG – PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN Mục tiêu: Giúp sinh viên nhận rõ vai trò cung cấp thông tin của kế toán. Trang bị cho sinh viên những quy tắc của kế toán, đối tượng và phương pháp nghiên cứu của kế toán. 1.1. ĐỊNH NGHĨA, CHỨC NĂNG CỦA KẾ TOÁN 1.1.1. Định nghĩa kế toán - Theo luật kế toán Việt Nam thì: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Chủ yếu là dưới hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh của tổ chức”. - Nói chung kế toán vừa là một môn khoa học vừa là một nghề nghiệp quản lý nên để hiểu kế toán là gì ta phải nắm được hai đặc điểm sau: + Là một môn khoa học thì kế toán là một phân hệ thông tin thực hiện việc phản ánh và giám đốc mọi diễn biến của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế thông qua một số phương pháp riêng biệt gắn liền với việc sử dụng ba loại thước đo: tiền, hiện vật và thời gian lao động, trong đó thước đo bằng tiền là chủ yếu. + Là nghề nghiệp thì kế toán được hiểu đó là nghệ thuật tính toán và ghi chép bằng con số mọi hiện tượng kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị để cung cấp một cách toàn diện và nhanh chóng các thông tin về tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị. Để hiểu một cách cụ thể hơn, ta có thể phân tích trên các mặt sau: * Về hình thức: Kế toán là việc tính toán, ghi chép bằng con số mọi hiện tượng kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị vào các loại chứng từ, sổ sách có liên quan * Về nội dung: Kế toán là việc cung cấp thông tin về toàn bộ diễn biến thực tế trong quá trình hoạt động của đơn vị. * Về trạng thái phản ánh: Kế toán phản ánh cả hai mặt tĩnh và động, nhưng động là trạng thái thường xuyên và chủ yếu . 1.1.2. Chức năng của kế toán Từ định nghĩa trên kế toán có hai chức năng trong công tác quản lý: chức năng phản ánh và chức năng giám đốc. * Chức năng phản ánh: (chức năng thông tin) thể hiện ở chỗ kế toán theo dõi toàn bộ các hiện tượng kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị thông qua việc tính toán, ghi chép, phân loại, xử lý và tổng kết các số liệu có liên quan đến quá trình hoạt động và sử dụng vốn của đơn vị. * Chức năng giám đốc: (chức năng kiểm tra) được thể hiện ở chỗ thông qua số liệu đã được phản ánh, kế toán sẽ nắm được một cách có hệ thống toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động của đơn vị; giúp cho việc phân tích, đánh giá được đúng đắn nhằm đem lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Hai chức năng này có mối quan hệ chặt chẽ: phản ánh là cơ sở để giám đốc, đồng thời thông qua việc giám đốc sẽ giúp cho việc phản ánh được chính xác, rõ ràng và đầy đủ 5
6. hơn. Hai chức năng này được thực hiện đồng thời bởi một hệ thống các phương pháp kế toán bao gồm: Chứng từ – kiểm kê; tài khoản – ghi sổ kép; cân đối – tổng hợp; Với hai chức năng vốn có trên, kế toán trở thành một công cụ hết sức quan trọng trong công tác quản lý của các doanh nghiệp và nó cũng rất cần thiết và quan trọng cho các đối tượng khác có quyền lợi trực tiếp hay gián tiếp đối với chủ sở hữu, nhà đầu tư, tổ chức tín dụng và hàng hóa, cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác của Nhà nước 1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA KẾ TOÁN - Đối với doanh nghiệp, kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như sản xuất sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm, tình hình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, giúp cho việc theo dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hóa nhằm cung cấp kịp thời cho thị trường những sản phẩm đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Ngoài ra, kế toán còn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp để làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, thời kỳ. - Nhờ kế toán mà người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn vị, giúp cho việc quản lý lành mạnh, tránh hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản, thực hiện việc kiểm soát nội bộ có hiệu quả. - Nhờ kế toán mà người quản lý tính được kết quả công việc mình đã điều hành trong từng giai đoạn và qua đó vạch ra phương hướng hoạt động cho tương lai. Điều hòa được tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Kế toán là cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp, khiếu tố, là cơ sở pháp lý chứng minh về hành vi thương mại. 1.3. ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN Để làm tốt công tác kế toán thì vấn đề đầu tiên là phải xác định được những đối tượng mà kế toán cần phải phản ánh và giám đốc. Bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức kinh tế nào muốn tiến hành sản xuất kinh doanh cũng phải có một lượng vốn nhất định, lượng vốn đó được biểu hiện dưới dạng vật chất hay phi vật chất và được đo bằng tiền gọi là tài sản, như nhà xưởng, máy móc, nguyên vật liệu . Trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho tài sản của doanh nghiệp thường xuyên vận động và những tài sản này do đâu mà có. Do vậy nhiệm vụ của kế toán là phải quan sát, đo lường tính toán, ghi chép sự vận động vốn kinh doanh dưới dạng sự vận động của tài sản và nguồn hình thành nên tài sản. Như vậy đối tượng nghiên cứu của kế toán là tài sản và sự vận động của tài sản của doanh nghiệp. Ngoài việc sử dụng thước đo bằng tiền, kế toán còn sử dụng thước đo bằng hiện vật như kg, cái, m và thước đo về thời gian lao động như ngày, giờ Dưới giác độ nghiên cứu kế toán phân loại đối tượng kế toán thành hai mặt: - Kết cấu của tài sản: Tài sản này bao gồm những gì như nhà cửa, máy móc, thiết bị - Nguồn hình thành nên tài sản đó: Tài sản này do đâu mà có từ nguồn vốn tự có của doanh nghiệp hay từ nguồn vay mượn để mua sắm nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Tóm lại: Đối tượng nghiên cứu của kế toán là tài sản và sự vận động của tài sản của doanh nghiệp được phản ánh theo hai mặt: Tài sản và nguồn hình thành nên tài sản của doanh nghiệp. Sau đây ta nghiên cứu cụ thể cách phân loại đối tượng kế toán này: 6
7. 1.3.1. Phân loại tài sản Theo cách phân loại này thì tài sản của doanh nghiệp bao gồm hai loại chính đó là tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn a. Tài sản ngắn hạn (TSNH) TSNH là những tài sản có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi vốn trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh. TSNH tồn tại dưới dạng vốn bằng tiền, các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho * Tiền và các khoản tương đương tiền: Bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và đầu tư tài chính ngắn hạn có thời hạn dưới 3 tháng. - Tiền mặt: Tiền mặt có tại quỹ của doanh nghiệp, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. - Tiền gửi ngân hàng: Là giá trị vốn bằng tiền mà doanh nghiệp đã gửi tại ngân hàng hay kho bạc, công ty tài chính. - Tiền đang chuyển: Là giá trị các loại vốn bằng tiền Việt Nam hay ngoại tệ doanh nghiệp đã nộp vào kho bạc, ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo. - Các khoản tương đương tiền: Bao gồm các khoản đầu tư tài chính như cho vay ngắn hạn, chứng khoán có thời hạn thu hồi dưới 3 tháng. * Đầu tư tài chính ngắn hạn: Đầu tư tài chính là việc dùng tiền để mua các chứng khoán hay góp vốn liên doanh nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn để tăng thu nhập và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn: Là việc dùng tiền để mua các loại trái phiếu, cổ phiếu có thể mua bán trên thị trường kể cả tín phiếu kho bạc hay kỳ phiếu ngân hàng mà có thể thu hồi trong một năm hay một chu kỳ sản xuất kinh doanh. - Đầu tư ngắn hạn khác: Góp vốn liên doanh, cho thuê tài sản, cho vay có thời gian thu hồi vốn trong một năm hay một chu kỳ sản xuất kinh doanh. * Các khoản phải thu: Bao gồm: - Phải thu của khách hàng: Là số tiền hàng mà khách hàng đã mua sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán cho doanh nghiệp (mua chịu). - Thuế giá trị gia tăng (VAT) được khấu trừ: (VAT đầu vào) là số VAT ghi trên hóa đơn VAT mua hàng hóa, dịch vụ, và chứng từ nộp VAT của hàng nhập khẩu. - Thuế và các khoản phải thu của Nhà nước: Trong kinh doanh có khi DN nộp thừa thuế cho Nhà nước như thế TNDN, thuế nhập khẩu mà tại thời điểm báo cáo chưa được cơ quan thuế thoái trả tiền thuế hoặc sẽ được bù trừ vào số thuế phải nộp vào kỳ báo cáo kế tiếp. - Phải thu nội bộ: Phản ánh các khoản nợ (phải thu) của doanh nghiệp đối với cấp trên hoặc các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc trong một doanh nghiệp độc lập; các khoản mà đơn vị cấp dưới có nghĩa vụ phải nộp cho cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới. - Phải thu khác: + Trị giá tài sản thiếu, đã phát hiện chưa xác định được nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý. + Trị giá tài sản thiếu đã có quyết định xử lý. 7
8. + Các khoản cho vay, cho mượn vật tư tiền vốn có tính chất tạm thời. + Các khoản phải thu cho thuê tài chính, lãi đầu tư tài chính. - Dự phòng phải thu khó đòi: Là giá trị các khoản phải thu có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán. * Tài sản ngắn hạn khác: - Tạm ứng: Là khoản tiền tạm ứng cho CBCNV để thực hiện một nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí trả trước: Phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng chưa tính vào chi phí sản xuất kỳ này vì nó có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán nó phải được tính cho hai hay nhiều kỳ hạch toán tiếp theo. Chi phí trả trước bao gồm: + Chi phí phải trả về thuê nhà xưởng, văn phòng phục vụ kinh doanh nhiều kỳ. + Tiền mua các loại bảo hiểm như (cháy nổ, phương tiện vận tải) trả một lần trong năm. + Công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn và bản thân công cụ, dụng cụ đó tham gia từ hai kỳ hạch toán trở lên, phải phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí. + Chi phí trong thời gian ngừng việc. + Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định phát sinh quá lớn. + Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, nhưng trong kỳ không có hoặc có ít doanh thu bán hàng, được phép kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp một phần, phần còn lại kết chuyển vào chi phí trả trước để phân bổ vào chi phí kỳ sau. - Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn: Phản ánh các khoản tiền, vật tư, tài sản doanh nghiệp mang đi thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn (có thời gian thu hồi 1 năm) tại ngân hàng, kho bạc, tổ chức kinh tế khác. * Hàng tồn kho: - Hàng mua đang đi trên đường: + Hàng hóa, vật tư mua ngoài đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi hoặc trên đường vận chuyển. + Hàng hóa vật tư mua về nhưng chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận. - Nguyên vật liệu: Là những đối tượng lao động doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự sản xuất ra dùng cho mục đích sản xuất ra sản phẩm của doanh nghiệp. Bao gồm: + Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu thu hồi. - Công cụ, dụng cụ: Là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng theo qui định đối với tài sản cố định. Vì vậy công cu dụng cụ được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu. - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (giá trị sản phẩm dở dang): Là chi phí sản xuất bỏ ra nhằm mục đích chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh nhưng tại một thời điểm nhất định (cuối kỳ) chi phí này chưa chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh, bao gồm các yếu tố chi phí: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. + Chi phí nhân công trực tiếp. + Chi phí sản xuất chung. 8
9. - Thành phẩm: Là giá trị những sản phẩm đã kết thúc quá trình sản xuất do các phân xưởng sản xuất ra hoặc thuê ngoài gia công đã xong được kiểm nghiệm phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật, được nhập kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng. - Hàng hóa: Là giá trị các loại vật tư, sản phẩm doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn hoặc lẻ) bao gồm: Trị giá mua vào của hàng hóa cộng với chi phí vận chuyển, bốc vác (nếu có). - Hàng gửi đi bán: Phản ánh giá trị hàng hóa, sản phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. (Giá trị thực tế của sản phẩm, hàng hóa nhờ đại lý bán, ký gửi, đã bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán). - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ này phần giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn so với giá gốc của hàng tồn kho (có bằng chứng chắc chắn về hàng bị giảm giá kỳ tới). Để kỳ sau khi bán vật tư, hàng hóa sẽ bù đắp được các thiệt hại thực tế xảy ra, đồng thời cũng phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho, nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. b. Tài sản dài hạn Tài sản dài hạn là những tài sản có giá trị lớn, có thời gian sử dụng, luân chuyển và thu hồi vốn trên một năm hoặc trên một chu kỳ sản xuất kinh doanh. - Tài sản cố định hữu hình: Là những tư liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể, có đủ thời gian và giá trị theo tiêu chuẩn qui định của Nhà nước. - Tài sản cố định thuê tài chính: Là những tài sản cố định mà doanh nghiệp đi thuê của các công ty cho thuê tài chính. Doanh nghiệp có quyền sử dụng nhưng chưa có quyền sở hữu, doanh nghiệp phải có nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý trong việc quản lý, bảo dưỡng, giữ gìn và sử dụng như tài sản của doanh nghiệp. - Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản cố định không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã bỏ ra nhằm có được các lợi ích kinh tế, đặc quyền, đặc lợi của doanh nghiệp như: quyền sử dụng đất, chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí chuẩn bị sản xuất kinh doanh, giá trị bằng phát minh sáng chế, chi phí nghiên cứu phát triển, qui trình công nghệ, lợi thế thương mại - Hao mòn tài sản cố định: Phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định trong quá trình sử dụng do hao mòn tự nhiên, do tiến bộ khoa học kỹ thuật Mọi tài sản cố định của doanh nghiệp dùng vào sản xuất kinh doanh đều phải tính khấu hao và hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. Các trường hợp đặc biệt không phải trích khấu hao (như tài sản cố định dự trữ, tài sản cố định dùng chung cho xã hội ) thì không tính khấu hao. Đối với những tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn còn sử dụng vào sản xuất kinh doanh thì cũng không được tính khấu hao. - Đầu tư chứng khoán dài hạn: Là dùng tiền mua các chứng khoán (cổ phiếu, trái phiếu) có thời gian thu hồi vốn trên một năm. - Góp vốn liên doanh dài hạn: Là hoạt động đầu tư tài chính mà doanh nghiệp dùng tiền, tài sản của mình để đầu tư với một doanh nghiệp khác để cùng nhau chia thu nhập hoặc chịu rủi ro theo tỷ lệ vốn góp. - Đầu tư dài hạn khác: Như đầu tư kinh doanh bất động sản, cho vay vốn, cho thuê tài sản cố định theo phương thức thuê tài chính mà thời hạn thu hồi vốn trên một năm. - Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn: Là giá trị các khoản lỗ có thể phát sinh (tuy chưa xảy ra nhưng có bằng chứng chắc chắn) của các hoạt động đầu tư dài hạn. 9
10. - Xây dựng cơ bản dở dang: Là chi phí bỏ ra mua sắm hoặc xây dựng, sửa chữa tài sản cố định chưa hoàn thành. Bao gồm: + Chi phí mua sắm tài sản cố định chưa nghiệm thu, bàn giao hoặc chi phí cải tạo, nâng cấp tài sản cố định chưa xong. + Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản chưa hoàn thành, bàn giao. + Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định của doanh nghiệp đến cuối kỳ chưa hoàn thành, bàn giao. - Ký quỹ, ký cược dài hạn: Phản ánh số tiền mà doanh nghiệp đem đi ký quỹ, ký cược dài hạn thời gian từ một năm trở lên. 1.3.2. Phân loại nguồn hình thành tài sản (Nguồn vốn) Theo cách phân loại này thì nguồn hình thành nên tài sản bao gồm: Nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. a. Nợ phải trả Là các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ như nợ vay ngân hàng, phải trả người bán, nợ thuế, nợ lương bao gồm: - Vay ngắn hạn: Là các khoản tiền vay (vay ngân hàng, vay của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp) có thời hạn trả trong vòng một năm kể từ ngày vay. - Nợ dài hạn đến hạn trả: Là các khoản vay dài hạn, nợ dài hạn sẽ phải trả cho chủ nợ trong niên độ kế toán hiện hành. - Phải trả cho người bán: Các khoản tiền mà doanh nghiệp mua vật liệu, hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán cho người bán, người cung ứng dịch vụ. - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Các khoản thuế, phí và lệ phí mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp ngân sách như thuế Giá trị gia tăng (VAT), thuế Tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tài nguyên, thuế nhà đất - Phải trả công nhân viên: Bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. - Chi phí phải trả: Các khoản chi phí thực tế chưa phát sinh, nhưng được tính trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh kỳ này cho các đối tượng chịu chi phí để đảm bảo khi các khoản chi trả phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ như: + Chi phí tiền lương cho công nhân sản xuất trong thời gian nghỉ phép. + Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định có dự trù trước công việc cho năm kế hoạch hoặc một số niên độ kế toán. + Các khoản lãi tiền vay chưa đến kỳ trả lãi, phải ghi vào chi phí trong kỳ này. - Phải trả nội bộ: Phản ánh các khoản phải trả giữa doanh nghiệp với các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc (đơn vị thành viên) và giữa các đơn vị trực thuộc trong một doanh nghiệp độc lập. - Phải trả, phải nộp khác: + Trị giá tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của của cấp có thẩm quyền. + Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tổ chức kinh tế theo quyết định của của cấp có thẩm quyền. + BHXH (22%), BHYT (4,5%), KPCĐ (2%), BHTN (2%), tính trên tiền lương phải trả trong kỳ. 10
11. + Các khoản phải trả cho cá nhân, đơn vị bên ngoài khi nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn. + Lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh. - Vay dài hạn: Phản ánh các khoản tiền vay dài hạn của ngân hàng hay các tổ chức kinh tế khác để xây dựng cơ bản hay mua sắm tài sản cố định (máy móc, thiết bị). - Nợ dài hạn: Các khoản nợ như nợ thuê tài sản cố định thuê tài chính hay các khoản nợ dài hạn khác. - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn: Các khoản tiền mà doanh nghiệp nhận ký quỹ, ký cược dài hạn của các đơn vị, cá nhân bên ngoài (trên một năm) để đảm bảo các dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị như: Hợp đồng đại lý, hợp đồng kinh tế giao hàng đúng tiến độ (nhận ký quỹ, ký cược dài hạn bằng hiện vật không theo dõi ở nội dung này). - Quỹ khen thưởng, phúc lợi: Dùng để khen thưởng CBCNV có thành tích và trang trải các hoạt động phúc lợi của doanh nghiệp. b. Nguồn vốn chủ sở hữu Là số vốn chủ doanh nghiệp không phải trả (không phải cam kết thanh toán) nó bao gồm vốn đầu tư của chủ sở hữu và các quỹ của doanh nghiệp, - Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nguồn vốn kinh doanh): + Doanh nghiệp Nhà nước: Nguồn vốn KD do ngân sách cấp và được bổ sung từ thu nhập trong SXKD hoặc do biếu, tặng, nhận vốn góp liên doanh + Công ty cổ phần: Vốn đầu tư của chủ sở hữu hình thành do vốn của các cổ đông góp vào (mua cổ phiếu) và được bổ sung từ thặng dư vốn cổ phần, thu nhập trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc góp vốn liên doanh, mua cổ phiếu ngân quỹ. + Công ty TNHH: Vốn đầu tư của chủ sở hữu do các bên tham gia liên doanh góp vốn và được bổ sung từ kết quả sản xuất kinh doanh. + Doanh nghiệp tư nhân: Do chủ doanh nghiệp bỏ vốn ra - Chênh lệch đánh giá lại tài sản: Phản ánh giá trị chênh lệch (tăng hay giảm) của tài sản khi có quyết định kiểm kê đánh giá lại tài sản (nhà nước, HĐQT, sáng lập viên). - Chênh lệch tỷ giá: Phản ánh số chênh lệch tỷ giá (tăng hay giảm) của số ngoại tệ hiện có của doanh nghiệp phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Quỹ đầu tư phát triển: Dùng để đầu tư phát triển, mở rộng, đổi mới trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ, nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật cho công nhân viên, bổ sung vốn lưu động, góp vốn liên doanh, mua cổ phiếu - Quỹ dự phòng tài chính: Để bù đắp các khoản thiệt hại, tổn thất về tài sản do thiên tai, địch họa, hỏa hoạn, những rủi ro trong kinh doanh không được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ (sau khi đã trừ các khoản đền bù thiệt hại của cơ quan bảo hiểm). - Lãi chưa phân phối (thu nhập chưa phân phối): Phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) và tình hình phân phối kết quả kinh doanh. - Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản: Do ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp, do cổ đông góp vốn, do bổ sung từ kết quả kinh doanh. - Quỹ quản lý cấp trên: Phản ánh quá trình hình thành, thanh quyết toán nguồn kinh phí quản lý của cấp trên, quỹ này do các đơn vị thành viên nộp lên, dùng để chi tiêu cho bộ máy quản lý của cấp trên. - Nguồn kinh phí sự nghiệp: Phản ánh tình hình tiếp nhận và quyết toán số kinh phí sự nghiệp đã sử dụng ở các doanh nghiệp được Nhà nước cấp kinh phí sự nghiệp để thực hiện những nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội do cấp trên hoặc Nhà nước giao, không vì mục đích lợi nhuận. 11
12. - Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định: Phản ánh nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp đã hình thành tài sản cố định phục vụ cho chi sự nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh các loại tài sản, nguồn vốn thường xuyên vận động, thay đổi. Việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có và sự vận động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn nêu trên là nội dung cơ bản của công tác hạch toán kế toán. Như vậy từng loại tài sản, nguồn vốn nêu trên và sự vận động của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh là đối tượng cụ thể mà kế toán phải phản ánh và giám đốc. * Tác dụng của việc phân loại tài sản: - Nắm được kết cấu các loại tài sản trong doanh nghiệp. - Thông qua kết cấu để đánh giá tình hình tài chính của đơn vị. * Tác dụng của việc phân loại nguồn vốn: - Đánh giá tình hình tài chính của đơn vị thông qua cơ cấu nguồn vốn. - Nắm được tình hình sử dụng nguồn vốn. 1.3.3. Mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn Giữa tài sản và nguồn vốn có mối quan hệ mật thiết với nhau, biểu hiện ở chỗ bất kỳ một loại tài sản nào cũng được hình thành từ một hay một số nguồn nhất định hoặc ngược lại một nguồn nào đó có thể được biểu hiện thành một dạng hay nhiều dạng tài sản khác nhau. Về mặt giá trị nếu đứng trên giác độ phân loại đối tượng nghiên cứu thì chúng ta thấy rằng tài sản và nguồn vốn là hai cách phân loại khác nhau để phản ánh vốn kinh doanh của doanh nghiệp. - Tài sản của doanh nghiệp bao gồm những gì ? - Tài sản này do đâu mà có. Như vậy tại một thời điểm: Tổng cộng giá trị tài sản = Tổng cộng giá trị nguồn vốn TÀI SẢN = NỢ PHẢI TRẢ + VỐN CHỦ SỞ HỮU Ví dụ 1: Công ty cổ phần A có tài liệu sau: Đvt: Triệu đồng - Các cổ đông góp vốn mua một số tài sản cố định hữu hình trị giá 500 - Mua chịu vật liệu nhập kho, chưa thanh toán 110 trong đó giá trị vật liệu 100, thuế VAT đầu vào 10 - Vay ngắn hạn 100 nhập quỹ tiền mặt 40 và mua hàng hóa 60 Yêu cầu: Phân loại tài sản, nguồn vốn, xác định tổng số. Tài sản Nguồn vốn A- TÀI SẢN NGẮN HẠN 210 A- NỢ PHẢI TRẢ 210 - Nguyên vật liệu 100 - Ph ải trả người bán 110 - Thuế VAT đầu vào 10 - Vay ngắn hạn 100 - Tiền mặt 40 - Hàng hóa 60 B- TÀI SẢN DÀI HẠN 500 B- NGUỒN VỐN CSH 500 - Tài sản cố định hữu hình 500 - Vốn chủ sở hữu 500  Tài sản 710  Nguồn vốn 710 12
13. Ví dụ 2: Tại một doanh nghiệp có tài liệu sau: (ĐVT: 1.000đ) - Tiền mặt 10.000 - Nguyên vật liệu 50.000 - Vay ngắn hạn 220.000 - Thuế GTGT được khấu trừ 5.000 - Phải trả người bán 100.000 - Tạm ứng 5.000 - Tiền gửi ngân hàng 100.000 - Phải nộp Nhà nước 20.000 - Phải thu khách hàng 50.000 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi 20.000 - Phải trả công nhân viên 10.000 - tài sản cố định hữu hình 800.000 - Các khoản phải trả khác 30.000 - Lợi nhuận chưa phân phối 50.000 - Vốn ĐT của chủ sở hữu 1.050.000 - Thành phẩm 10.000 - Giá trị sản phẩm dở dang 20.000 - Công cụ, dụng cụ 50.000 - Xây dựng cơ bản dở dang: 400.000 Yêu cầu: Xác định tài sản, nguồn vốn, số tổng cộng. 1.4. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN Nguyên tắc cơ bản của kế toán là những nguyên tắc chung, được thừa nhận trong công tác kế toán như định giá các loại tài sản, ghi chép sổ sách, phương pháp soạn thảo các báo cáo tài chính, nhằm đảm bảo sự dễ hiểu, đáng tin cậy và có thể so sánh các thông tin kế toán. Những nguyên tắc này được rút ra từ kinh nghiệm thực tiễn của những người thực hiện công tác kế toán, kết hợp quá trình nghiên cứu của các cơ quan chức năng như bộ tài chính, tổng cục thống kê, các chuyên gia kế toán. Sau đó được mọi người thừa nhận như là một quy luật, là một trong những vấn đề có tính pháp lệnh của công tác kế toán thống kê và được triển khai áp dụng thống nhất ở tất cả các tổ chức kinh tế trong cả nước. Các nguyên tắc chủ yếu sau: 1.4.1. Nguyên tắc thước đo bằng đồng tiền Là thước đo chủ yếu Là thước đo bắt buộc trong 3 thước đo: Hiện vật, lao động và giá trị Quy các loại vật tư, lao động và hàng hóa khác về giá trị Kế toán phải dùng VNĐ trong quá trình tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải đặt giả thiết là sức mua của đồng tiền có giá trị bền vững hoặc là sự thay đổi về giá trị của tiền tệ theo giá cả ảnh hưởng không đáng kể đến tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Sự thay đổi về tình trạng tài chính của doanh nghiệp qua các năm quan trọng hơn giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp vào một thời điểm nào đó. Tuy nhiên khi có biến động lớn về giá cả trên thị trường, kế toán phải dựa vào những qui định, hướng dẫn của Nhà nước để tổ chức đánh giá lại tài sản của đơn vị đã ghi sổ nhằm xác định giá trị thực của tài sản để tăng tính hiện thực của các báo cáo tài chính. 1.4.2. Nguyên tắc hoạt động liên tục Giả định doanh nghiệp hoạt động liên tục và tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần. Tức là: + Doanh nghiệp không có ý định; hoặc + Không bị buộc phải => ngưng hoạt động hoặc thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. 13
14. 1.4.3. Nguyên tắc kỳ kế toán Là khoảng thời gian quy định: Số liệu, thông tin kế toán phải báo cáo Thường là một năm (12 tháng) hoặc theo: Tháng, quý Hoạt động của doanh nghiệp là lâu dài và liên tục, nếu chờ cho hoạt động sản xuất kinh doanh ngưng lại và mọi tài sản đều được bán xong, kế toán mới lập báo cáo tài chính thì sẽ không có tác dụng gì trong việc điều hành hoạt động của ban giám đốc. Để kịp thời cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý doanh nghiệp, kế toán phải chia hoạt động lâu dài của doanh nghiệp thành nhiều kỳ có độ dài về thời gian bằng nhau để dễ dàng so sánh, đánh giá và kiểm soát doanh thu, chi phí và lãi (lỗ) của từng kỳ. Thông thường, kỳ kế toán được tính theo năm dương lịch từ 01/1 – 31/12 của năm. Trong từng năm có thể chia thành từng kỳ tạm thời như tháng, quí. Để đảm bảo ý nghĩa của báo cáo tài chính, doanh thu được hưởng và chi phí được trừ của doanh nghiệp phải được xác định theo từng kỳ nhất định. Nếu không chỉ tiêu lãi (lỗ) trong từng kỳ sẽ tính sai. 1.4.4. Nguyên tắc thực tế khách quan Khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách kế toán phải phản ánh một cách khách quan theo đúng sự thực và sự việc đã diễn ra và có thể kiểm chứng lại được. 1.4.5. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu được hưởng Doanh thu được hưởng chỉ được ghi nhận khi đơn vị đã hoàn thành trách nhiệm cung cấp sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Đó là sự đo lường thực tế nhất vì: - Khi đã giao hàng cho khách hàng thì doanh nghiệp đã thực hiện hầu hết những công việc cần thiết trong việc bán hàng, những vấn đề còn lại không đáng kể. - Vào thời điểm bán hàng, giá cả thanh toán đã được người bán và người mua thỏa thuận, đó là sự đo lường khách quan doanh thu được hưởng và khi đó bên bán đã nhận được một số tiền hoặc một khoản phải thu. 1.4.6. Nguyên tắc phù hợp (tương xứng giữa doanh thu và chi phí) Ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Ghi nhận doanh thu phải ghi nhận một khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tạo ra doanh thu gồm: + Chi phí trong kỳ tạo ra doanh thu + Chi phí của kỳ trước có liên quan đến doanh thu của kỳ này + Chi phí phải trả có liên quan đến doanh thu của kỳ này 1.4.7. Nguyên tắc nhất quán Chính sách và phương pháp kế toán mà doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Nếu có thay đổi phải trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính: - Giải trình lý do - Ảnh hưởng những thay đổi đó (Định lượng và định tính) đến các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp. 14
15. 1.4.8. Nguyên tắc thận trọng Xem xét cân nhắc phán đoán để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn: - Phải lập các khoản dự phòng nhưng không quá lớn - Không đánh giá cao hơn giá trị của tài sản và thu nhập - Không đánh giá thấp hơn các khoản nợ phải trả và chi phí => Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có cơ sở chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế. => Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng phát sinh chứng về khả năng phát sinh chi phí. Đối với những hoạt động kéo dài hay có tính lặp đi lặp lại như các khoản đầu tư chứng khoán, hàng tồn kho Dự phòng là ghi nhận một khoản lỗ có thể phát sinh trong tương lai nhưng hiện tại chưa xảy ra, do đó được phép ghi tăng chi phí trong kỳ này, được trừ khỏi doanh thu để xác định kết quả vào lúc cuối năm. 1.4.9. Nguyên tắc công khai Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các hoạt động kinh tế diễn ra trong kỳ đều phải được phản ánh đầy đủ trong hệ thống báo cáo và phải được giải trình rõ ràng, nhất là các chỉ tiêu quan trọng. 1.4.10. Nguyên tắc cơ sở dồn tích Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính liên quan đến tài sản. nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí: + Ghi sổ kế toán theo thời điểm phát sinh nghiệp vụ + Không căn cứ vào thời điểm thu – chi tiền hoặc tương đương Báo cáo tài chính của doanh nghiệp trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ - hiện tại - tương lai. Ví dụ: Ở thời điểm xuất bán: có thể phản ánh giá vốn và doanh thu ngay (khi có chứng cứ hàng chắc chắn là tiêu thụ) mà không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền bán hàng hay chưa. 1.5. NHIỆM VỤ, YÊU CẦU, ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.5.1. Nhiệm vụ của kế toán Với chức năng phản ánh và giám đốc toàn bộ các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, kế toán có những nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép, tính toán số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh và tình hình thực hiện nghĩa vụ ngân sách của doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh quyết toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại vật tư, tài sản, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế của Nhà nước. - Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, phục vụ công tác thống kê, thông tin kinh tế. 15
16. 1.5.2. Yêu cầu đối với công tác kế toán Để phát huy đầy đủ chức năng, vai trò và nhiệm vụ nói trên, kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau: a. Kế toán phải chính xác - Tính toán chính xác trên cơ sở giá cả, đơn vị đo lường, tiêu chuẩn định mức, v.v - Chứng từ phải chính xác: Chứng từ là khâu khởi điểm của công tác kế toán, nội dung và số liệu ghi trên chứng từ phải đúng với thực tế của các hoạt động kinh tế. Toàn bộ công tác kế toán có chính xác hay không phần lớn phụ thuộc vào lập chứng từ ghi chép ban đầu. - Vào sổ phải chính xác, phải xếp đặt, lưu trữ chứng từ đầy đủ, gọn gàng ngăn nắp. - Báo cáo phải chính xác. Nói chung, chính xác là yêu cầu cơ bản của công tác kế toán. Vì mỗi số liệu của kế toán đều liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhiều người, cho nên ngoài ý nghĩa cung cấp các thông tin xác đáng phục vụ yêu cầu quản lý còn có ý nghĩa trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị. b. Kế toán phải kịp thời Kế toán phải chính xác nhưng cũng phải kịp thời, có kịp thời mới có tác dụng thiết thực đến công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý. Như vậy nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày nào, lúc nào phải được tính toán ghi chép vào chứng từ, sổ sách ngày ấy lúc ấy. Khóa sổ, lập báo cáo qui định vào thời gian nào phải làm đúng, không được chậm trễ. c. Kế toán phải đầy đủ Kế toán lập chứng từ gốc trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải hợp lệ, hợp pháp, không thêm bớt, bỏ sót. Thực hiện đầy đủ các nguyên tắc, thủ tục theo qui định, mở đầy đủ các sổ sách cần thiết và lập đầy đủ các báo cáo kế toán theo qui định. d. Kế toán phải rõ ràng, dễ hiểu và dễ so sánh đối chiếu Các NVKT phát sinh được phản ánh vào các chứng từ gốc, phân loại và hệ thống hóa trên các sổ sách kế toán và tổng hợp lại thành các chỉ tiêu kinh tế trên các báo cáo kế toán đều phải được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu. Các chỉ tiêu kinh tế do kế toán báo cáo phải phù hợp cả về nội dung và phương pháp tính đối với các chỉ tiêu kế hoạch để người đọc báo cáo dễ so sánh, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch SXKD của đơn vị. 1.5.3. Đặc điểm của kế toán - Cơ sở ghi sổ sách kế toán là những chứng từ gốc hợp lệ, đảm bảo thông tin chính xác và có cơ sở hợp lý. - Sử dụng cả ba loại thước đo: giá trị, hiện vật và thời gian. Nhưng chủ yếu là giá trị. - Thông tin số liệu: Bằng hệ thống biểu mẫu báo cáo theo qui định của Nhà nước (thông tin bên ngoài) và theo các biểu mẫu báo cáo do giám đốc qui định (đối với thông tin nội bộ). - Phạm vi sử dụng số liệu: Trong nội bộ đơn vị kinh tế, các cơ quan chức năng Nhà nước, nhà đầu tư, ngân hàng, người cung cấp. 1.6. CÁC PHƯƠNG PHÁP CỦA KẾ TOÁN Kế toán phải có những phương pháp riêng thích hợp với những đối tượng nghiên cứu là tài sản và sự vận động tài sản của doanh nghiệp được xét trên hai mặt: Tài sản và nguồn hình thành của tài sản trong quá trình SXKD của doanh nghiệp. Đối tượng của kế toán có những đặc điểm cơ bản sau: 16
17. - Xét trong quan hệ giữa tài sản và nguồn hình thành đối tượng của kế toán luôn có tính hai mặt, độc lập nhau nhưng luôn cân bằng về lượng giá trị (bằng nhau về số tổng cộng). - Xét trong quá trình tuần hoàn, đối tượng kế toán luôn vận động qua các giai đoạn khác nhau nhưng theo một trật tự xác định và khép kín sau một chu kì nhất định. - Luôn có tính đa dạng trong một nội dung cụ thể. - Mỗi đối tượng cụ thể của kế toán đều gắn liền với lợi ích kinh tế, quyền lợi và trách nhiệm của nhiều phía. Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và những đặc điểm cơ bản của đối tượng kế toán, người ta đã xây dựng hệ thống các phương pháp kế toán bao gồm bốn phương pháp chính sau: - Chứng từ và kiểm kê. - Đánh giá và tính giá thành. - Tài khoản và ghi sổ kép. - Tổng hợp và cân đối kế toán. Các phương pháp này chúng ta sẽ được hiểu rõ trong toàn bộ các chương của môn học này. Câu hỏi ôn tập 1. Hãy nêu nội dung của những khái niệm, nguyên tắc kế toán được thừa nhận. 2. Đối tượng chung của hạch toán kế toán là gì? Biểu hiện cụ thể của đối tượng hạch toán kế toán trong các đơn vị sản xuất – kinh doanh ? 3. Hệ thống phương pháp hạch toán kế toán và mối quan hệ giữa các phương pháp hạch toán kế toán ? Tài liệu tham khảo 1. TS. Bùi Văn Dương, Lý thuyết kế toán, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, 2008 2. PGS.TS. Đoàn Xuân Tiên, Nguyên lý kế toán, Học viện tài chính, 2009 3. TS. Phạm Qúy Liên, Nguyên lý kế toán, Đại học Kinh tế quốc dân, 2008 17
18. Chương 2 CHỨNG TỪ – KIỂM KÊ Mục tiêu: - Giúp sinh viên hiểu được khái niệm và ý nghĩa tại sao phải kiểm kê chứng từ kế toán. - Biết cách phân loại chứng từ kế toán và nhận biết được thế nào là một chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. - Nhận thức được vai trò của kế toán trong kiểm kê 2.1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị mang một nội dung kinh tế riêng và phải được kế toán phản ánh ghi vào các sổ sách kế toán để theo dõi sự biến động thường xuyên của đối tượng kế toán. Mọi số liệu trước khi ghi vào sổ sách kế toán phải được phản ánh vào các loại giấy tờ để đảm bảo tính pháp lí của nó thông qua các hình thức được quy định. 2.1.1. Khái niệm Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Thực chất của chứng từ kế toán là những loại giấy tờ được in sẵn theo mẫu của nhà nước, dùng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ kinh tế và xác định trách nhiệm pháp lý của việc sử dụng, quản lí tài sản trong doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lí, kiểm tra của nhà nước và yêu cầu hạch toán nội bộ của đơn vị, chứng từ kế toán được tập hợp thành 2 hệ thống chứng từ: + Hệ thống chứng từ có tính bắt buộc: Bao gồm những chứng từ được tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, hệ thống các chỉ tiêu và phương pháp lập chứng từ. Những chứng từ này dùng để phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân có những nội dung cần quản lí và kiểm tra chặt chẽ. Loại chứng từ này được nhà nước quy định thống nhất. + Hệ thống chứng từ có tính hướng dẫn: Bao gồm những chứng từ được sử dụng trong nội bộ đơn vị. Từng ngành tùy theo yêu cầu quản lí và hạch toán nội bộ, loại chứng từ này nhà nước chỉ hướng dẫn những chỉ tiêu đặc trưng. 2.1.2. Ý nghĩa – tác dụng của chứng từ kế toán - Lập chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của kế toán, nó là phương pháp của kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành bằng giấy tờ theo mẫu in sẵn, theo thời gian và địa điểm phát sinh để từ đó ghi vào sổ kế toán. - Nhờ có chứng từ kế toán mà mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp đều được phản ánh đầy đủ; Nhờ có chứng từ kế toán mà cấp trên truyền đạt mệnh lệnh và chỉ thị công tác của đơn vị cho cấp dưới và căn cứ vào đó cấp dưới mới thực hiện, đồng thời chứng minh việc thực hiện của mình. 2.1.3. Tính chất pháp lí của chứng từ - Thông qua việc lập chứng từ kế toán mà kiểm tra tính hợp pháp, hợp lí của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thông qua chứng từ mà phát hiện những vi phạm chính sách, thể lệ, chế độ của Nhà nước, những hành vi tham ô, lãng phí tài sản để từ đó có thể ngăn chặn kịp thời. - Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho các số liệu ghi trong sổ kế toán và cho các thông tin kinh tế của doanh nghiệp. 18
19. - Chứng từ kế toán là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chứng từ. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra ý thức chấp hành chính sách, mệnh lệnh sản xuất kinh doanh. Đồng thời là căn cứ pháp lí để cơ quan pháp luật giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố. 2.1.4. Các yếu tố cơ bản của chứng từ - Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi). - Số hiệu của chứng từ. - Ngày, tháng, năm lập chứng từ. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ. - Nội dung tóm tắt nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. - Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị. - Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan đến chứng từ. 2.1.5. Phân loại chứng từ kế toán Để thuận tiện trong việc phân biệt và sử dụng từng loại chứng từ kế toán, người ta tiến hành phân loại chứng từ theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: Trình tự lập chứng từ, phương thức lập chứng từ, nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ, a. Phân loại theo trình tự lập chứng từ Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân ra các loại: Chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp. - Chứng từ ban đầu (còn gọi là chứng từ gốc): Là những chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành. Chứng từ ban đầu gồm tất cả các hóa đơn, phiếu xuất nhập vật tư, lệnh thu chi tiền mặt, - Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc hay bảng kê chứng từ gốc. Chứng từ tổng hợp chỉ có giá trị pháp lý khi có chứng từ ban đầu kèm theo. b. Phân loại theo phương thức lập chứng từ Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân ra các loại: Chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần. - Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán. - Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi, các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuển vào ghi sổ kế toán. c. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ liên quan đến các nội dung hay còn gọi là chỉ tiêu sau đây: - Chỉ tiêu tiền tệ - Chỉ tiêu bán hàng - Chỉ tiêu hàng tồn kho - Chỉ tiêu tài sản cố định - Chỉ tiêu lao động tiền lương 19
20. 2.1.6. Lập chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. 2.1.7. Ký chứng từ kế toán Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. 2.1.8. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. 20
21. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, ) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 2.1.9. Bảo quản chứng từ kế toán Chứng từ kế toán sau khi vào sổ kế toán cần phải bảo quản tại phòng kế toán thời gian là 1 năm, Sau đó chứng từ kế toán được lưu trữ chung ở đơn vị theo quy định là 10 năm. Bảng 2-1. Danh mục chứng từ kế toán TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT BB HD (*) (*) A. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY I. Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL x 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL x 3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x 5 Giấy đi đường 04-LĐTL x 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL x 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL x 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x 9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x 10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL x 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL x 12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x II. Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01-VT x 2 Phiếu xuất kho 02-VT x 3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT x 21
22. 4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT x 5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT x 6 Bảng kê mua hàng 06-VT x 7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT x III. Bán hàng 1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH x 2 Thẻ quầy hàng 02-BH x IV. Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT x 2 Phiếu chi 02-TT x 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x 6 Biên lai thu tiền 06-TT x 7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT x 8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x 9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc ) 08b-TT x 10 Bảng kê chi tiền 09-TT x V. Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ x 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x 3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ x 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ x 5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x 6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ x B. CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC 1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH x 2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x 3 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL x 4 Hoá đơn bán hàng thông thường 02GTGT-3LL x 5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x 6 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL x 7 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL x 8 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn 04/GTGT x 9 Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc (*) HD: Mẫu hướng dẫn 2.2. KIỂM KÊ TÀI SẢN 2.2.1. Khái niệm Kiểm kê là một phương pháp của kế toán dùng để kiểm tra tại chỗ tình hình hiện có của các loại tài sản, vật tư, tiền vốn để đối chiếu với số liệu ghi trong sổ sách kế toán. Nhằm phát hiện chênh lệch và có biện pháp xử lý kịp thời. 2.2.2. Sự cần thiết phải kiểm kê Số liệu trên sổ sách kế toán là số liệu trên cơ sở cập nhật các chứng từ, tức là số liệu có tính hợp pháp tin cậy. Nhưng giữa số liệu trên sổ sách kế toán và thực tế vẫn có thể phát sinh chênh lệch do: - Tài sản bị tác động của môi trường tự nhiên làm cho hư hỏng. - Nhầm lẫn ghi chép về chủng loại, thiếu chính xác về số lượng khi xuất, nhập, thu, chi. 22
23. - Tính toán ghi chép trên sổ sách có sai sót. - Có hành vi tham ô, gian lận. Do vậy, định kỳ phải kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản thực tế, đối chiếu với sổ sách kế toán, phát hiện chênh lệch, tìm nguyên nhân xử lý, điều chỉnh số liệu ghi trên sổ sách kế toán cho phù hợp với tình hình thực tế. Như vậy, kiểm kê là một công việc hết sức cần thiết nhằm: - Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản - Đề cao trách nhiệm của người quản lý tài sản, ngăn ngừa vi phạm kỷ luật tài chính - Giúp cho việc ghi chép, báo cáo số liệu đúng thực tế. - Giúp cho lãnh đạo nắm được chính xác chất lượng, số lượng chủng loại các tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyêt thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. 2.2.3. Phân loại kiểm kê a. Phân loại theo phạm vi kiểm kê + Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các loại tài sản trong đơn vị như: tài sản cố định, vật tư bằng tiền , công nợ loại kiểm kê này tiến hành mỗi năm ít nhất một lần trước khi lập báo cáo cuối năm. + Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại tài sản nhất định, phục vụ yêu cầu quản lý hay khi có nghiệp vụ bàn giao tài sản (thay thủ kho, thủ quỹ) b. Phân loại theo thời gian tiến hành + Kiểm kê định kỳ: Là kiểm kê theo thời gian quy định như hàng ngày đối với tiền mặt; hàng tháng đối với vật tư, hàng hóa; hàng năm đối với tài sản cố định và toàn bộ tài sản của doanh nghiệp. + Kiểm kê đột xuất: Là kiểm kê ngoài kỳ hạn như trên. Ví dụ khi có sự cố (cháy nổ, mất cắp ) chưa xác định được thiệt hại; khi cơ quan chủ quản, pháp luật, tài chính thanh tra. 2.2.4. Phương pháp tiến hành kiểm kê Kiểm kê là công việc liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận (kho, quỹ, cửa hàng, văn phòng ) khối lượng công việc lớn nhưng phải khẩn trương, do đó, phải được tổ chức và lãnh đạo chặt chẽ. a.Thành lập hội đồng kiểm kê: Do giám đốc lãnh đạo, kế toán trưởng giúp việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch kiểm kê. b. Trước khi tiến hành kiểm kê: Kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo đúng chủng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê được thuận lợi nhanh chóng. c. Tiến hành kiểm kê: Tùy theo từng đối tượng mà có phương thức thích hợp - Kiểm kê hiện vật như hàng hóa, vật tư, tài sản tiền mặt và các chứng khoán có giá trị như tiền: nhân viên kiểm kê cần cân đong, đo, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý tài sản đó. Ngoài ra cần quan tâm đánh giá chất lượng sản phẩm, tài sản để đảm bảo giá trị thực của tài sản và phát hiện những tài sản bị hư hỏng mất mát. - Kiểm kê tiền gửi ngân hàng, tài sản thanh toán: nhân viên kiểm kê đối chiếu số liệu của đơn vị với số liệu của ngân hàng và với các đơn vị có quan hệ thanh toán. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu với từng khoản để tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh 23
24. sửa sai cho khớp với số liệu giữa hai bên. Kết quả kiểm kê được phản ánh trên biên bản, có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản. - Sau khi kiểm kê, các biên bản kiểm kê được gửi về phòng kế toán để đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán. Các khoản chênh lệch (nếu có) phải báo cáo cho lãnh đạo. Lãnh đạo đơn vị sẽ quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ thể và kế toán căn cứ vào đó phản ánh vào các sổ sách kế toán. 2.2.5. Vai trò của kế toán trong kiểm kê Kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong kiểm kê, trước hết kế toán phải là thành viên chủ yếu trong ban kiểm kê, sau đó kế toán phải có trách nhiệm giải quyết những khoản chênh lệch tài sản trên bảng kiểm kê: - Trước khi kiểm kê, kế toán phải căn cứ vào tình hình của đơn vị mà xây dựng kế hoạch kiểm kê trình lãnh đạo: xây dựng thời gian kiểm kê, phạm vi kiểm kê, thành phần ban kiểm kê, đồng thời phải khóa sổ kế toán và hướng dẫn cho những người cho những người làm công tác kiểm kê về nghiệp vụ. - Trong khi kiểm kê, kế toán phải kiểm tra việc ghi chép trên biên bản kiểm kê, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với biên bản kiểm kê để xác định các khoản chênh lệch tài sản. Tổng hợp toàn bộ số liệu kiểm kê và tham gia đề xuất ý kiến cho lãnh đạo về việc giải quyết các khoản chênh lệch đó . - Sau khi kiểm kê, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý từng trường hợp chênh lệch tài sản của lãnh đạo mà điều chỉnh số liệu trên sổ sách kế toán. Việc ghi chép trên sổ sách kế toán phải đúng với ý kiến giải quyết và đúng chế độ quy định. Việc phản ánh và xử lý chênh lệch số liệu kiểm kê làm cho số liệu kế toán được chính xác, trung thực và là cơ sở để lập các báo cáo tài chính của doanh nghiệp Câu hỏi ôn tập 1. Chứng từ kế toán là gì? Ý nghĩa của chứng từ kế toán? 2. Trình bày cách phân loại chứng từ kế toán? Nêu nội dung cụ thể và tác dụng của từng cách phân loại. 3. Một chứng từ kế toán (chứng từ gốc) như thế nào được coi là hợp pháp, hợp lý, hợp lệ ? 4. Thế nào là kiểm kê ? Trình bày nội dung các phương pháp kiểm kê ? Kế toán có vai trò gì trong quá trình kiểm kê ở đơn vị ? Tài liệu tham khảo 1. PGS.TS. Đoàn Xuân Tiên, Nguyên lý kế toán, Học viện tài chính, 2009 2. TS. Đoàn Quang Thiệu, Nguyên lý kế toán, Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh, 2008 3. TS. Nguyễn Việt, Kế toán đại cương, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, 2009 4. TS. Phạm Qúy Liên, Nguyên lý kế toán, Đại học Kinh tế quốc dân, 2008 24
25. Chương 3 TÀI KHOẢN – GHI SỔ KÉP Mục tiêu: Cung cấp cho sinh viên nội dung, kết cấu chung của các loại tài khoản, cách ghi chép vào tài khoản kế toán. Giúp họ hiểu được định khoản kế toán là gì, tại sao phải định khoản kế toán, các tiêu thức phân loại tài khoản kế toán, phương pháp kiểm tra số liệu kế toán, hệ thống tài khoản kế toán. 3.1. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 3.1.1. Khái niệm và kết cấu của tài khoản Theo quy trình của công tác kế toán, hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán phải phản ánh nội dung nghiệp vụ đó vào các đối tượng kế toán có liên quan. Việc ghi chép, phân loại theo từng đối tượng kế toán chịu ảnh hưởng bởi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được tiến hành liên tục, toàn diện vào các trang sổ kế toán để đến cuối kỳ liệt kê được giá trị của từng loại tài sản, nguồn vốn và tính toán lãi (lỗ).Mỗi trang sổ kế toán dành riêng cho việc theo dõi sự vận động của đối tượng kế toán gọi là tài khoản. Như vậy kế toán phải có một hệ thống các tài khoản kế toán được xây dựng phù hợp với các chỉ tiêu kinh tế tài chính được trình bày trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. a. Khái niệm Tài khoản là một phương pháp của kế toán dùng để phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống về sự vận động của các đối tượng kế toán trong kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, Tài khoản được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Ví dụ: Tài khoản: “tiền mặt” được mở cho đối tượng kế toán là tiền mặt có nội dung kinh tế là tiền mặt của doanh nghiệp để theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt trong kỳ kế toán và số tiền mặt tồn quỹ vào lúc cuối kỳ kế toán. - Số lượng, tên gọi của các tài khoản do nội dung kinh tế của các đối tượng kế toán và yêu cầu quản lý hoạt động tài chính của doanh nghiệp quyết định. -Tên gọi, số hiệu của tài khoản do Nhà nước quy định. b. Nội dung và kết cấu của tài khoản Sự vận động của đối tượng kế toán nói chung là sự vận động của hai mặt đối lập. Ví dụ: Sự vận động của tiền mặt là hai mặt thu và chi, sự vận động của đối tượng vay ngắn hạn là vay và trả. Do vậy để phản ánh và giám đốc được sự vận động của đối tượng kế toán thì tài khoản được mở theo hình thức hai bên. - Bên trái của tài khoản gọi là bên Nợ. - Bên phải của tài khoản gọi là bên Có. (Nợ, Có chỉ là thuật ngữ mang tính chất quy ước chung của kế toán, chứ không phải nợ cái gì hay có cái gì). 25
26. Mẫu của tài khoản kế toán ghi trên sổ sách kế toán như sau: Tên Tài Khoản: Số hiệu Tài Khoản: Chứng từ Tài khoản Số tiền Diễn giải Ghi chú Số Ngày đối ứng Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh trong kỳ . . . Cộng số phát sinh: 3. Số dư cuối kỳ Để thuận tiện cho việc học tập kế toán, hay làm nháp kế toán, tài khoản được trình bày đơn giản dưới dạng chữ T như sau: Nợ TK : xxx Có 3.1.2. Phân loại tài khoản a. Căn cứ vào mối quan hệ giữa các nội dung được theo dõi trên các tài khoản với những chỉ tiêu được trình bày trong các báo cáo tài chính kế toán, ta có thể chia hệ thống tài khoản thành hai loại sau  Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán: Những tài khoản này được chia thành hai nhóm để phản ánh nội dung hai bên của bảng cân đối kế toán, đó là nhóm tài khoản tài sản và nhóm tài khoản nguồn vốn. Nhóm tài khoản tài sản: Bao gồm các tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán nằm bên phần tài sản của bảng cân đối kế toán được gọi là nhóm tài khoản tài sản. Nhóm này gồm hai loại chính là: Loại 1: tài sản ngắn hạn, loại 2: tài sản dài hạn. - Loại 1: tài sản ngắn hạn: bao gồm các tài khoản phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. thuộc loại 1 có 23 tài khoản chia thành 6 nhóm: + Nhóm 11: Vốn bằng tiền có: 111, 112, 113. + Nhóm 12: Đầu tư ngắn hạn: 121, 128, 129. + Nhóm 13: Các khoản phải thu: 131, 133, 136, 138, 139. + Nhóm 14: Tạm ứng và trả trước: 141, 142, 144. + Nhóm 15: Hàng tồn kho: 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159. + Nhóm 16: Chi sự nghiệp: 161. - Loại 2: Loại tài sản dài hạn: bao gồm tất cả các tài khoản phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán là tài sản dài hạn của doanh nghiệp. loại này gồm 10 tài khoản chia làm 3 nhóm. + Nhóm 21: Tài sản cố định bao gồm: 211, 212, 213, 214, 217. + Nhóm 22: Đầu tư dài hạn: 221, 222, 223, 228, 229. + Nhóm 24: Xây dựng cơ bản và ký quỹ: 241, 244. 26
27. Nhóm tài khoản thuộc nguồn vốn: Bao gồm các tài khoản được mở ra để phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán nằm bên phần nguồn vốn của bảng cân đối kế toán. Nhóm tài khoản nguồn vốn bao gồm 2 loại chính: Loại 3: Nợ phải trả và loại 4: nguồn vốn chủ sở hữu. - Loại 3: Nợ phải trả: Bao gồm các tài khoản phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán là nợ phải thanh toán. Thuộc loại 3 gồm có 11 tài khoản được chia làm 3 nhóm: + Nhóm 31: 311, 315. + Nhóm 33: 331, 333, 334, 336, 338. + Nhóm 34: 341, 342, 343, 344, + Nhóm 35: 353, 356 - Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu: Bao gồm tất cả các tài khoản phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của đơn vị, bao gồm 12 tài khoản: 411, 412, 413, 414, 415, 416, 421, 441, 451, 461, 466.  Tài khoản thuộc bảng báo cáo kết quả kinh doanh: Căn cứ vào nội dung của các chỉ tiêu được trình bày trên báo cáo kết quả kinh doanh, ta có 3 loại tài khoản để phản ánh và giám đốc đó là: Tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí và xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản doanh thu: Bao gồm hai loại chính là loại 5: Doanh thu và loại 7: thu nhập hoạt động khác. + Loại 5: Doanh thu: bao gồm tất cả các tài khoản phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán là doanh thu theo hoạt động sản xuất kinh doanh và doanh thu tài chính của doanh nghiệp bao gồm: 511, 512, 515, 531,532 + Loại 7: Thu nhập khác: bao gồm 711. Tài khoản chi phí: Bao gồm hai loại chính là loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí tài chính và loại 8: Chi phí khác và thuế TNDN. - Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh gồm có 8 tài khoản chia làm 4 nhóm. + Nhóm 61: Mua hàng gồm 611. + Nhóm 62: Chi phí trực tiếp sản xuất: 621, 622, 623, 627. + Nhóm 63: Giá thành, giá vốn, chi phí tài chính: 631, 632, 635. + Nhóm 64: Chi phí quản lý : 641, 642. - Loại 8: Chi phí hoạt động khác: bao gồm các tài khoản phản ánh chi phí khác và thuế TNDN. Bao gồm hai tài khoản: 811, 821. - Loại 9: Tài khoản xác định kết quả kinh doanh: phản ánh và giám đốc kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, có một tài khoản: 911.  Tài khoản ngoài bảng: Các tài khoản ngoài bảng dùng để phản ánh những tài sản hiện có ở doanh nghiệp nhưng không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như: Tài sản thuê ngoài; Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công; Hàng hoá nhận bảo hộ, nhận ký gửi. Đồng thời, loại tài khoản này còn phản ánh một số chỉ tiêu kinh tế đã được phản ánh ở các Tài khoản trong Bảng Cân đối kế toán, nhưng cần theo dõi để phục vụ yêu cầu quản lý như: Nợ khó đòi đã xử lý; Ngoại tệ (chi tiết theo nguyên tệ); Dự toán chi sự nghiệp, dự án. Tài khoản loại 0: 001, 002, 003, 004, 007, 008. 27
28. b. Phân theo mức độ khái quát của đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản * Loại tài khoản tổng hợp Là tài khoản kế toán được dùng để phản ảnh các đối tượng kế toán mang tính tổng hợp mà qua đó có thể tính toán và rút ra các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp. Ví dụ: Tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu”; tài khoản “Tài sản cố định hữu hình”; * Loại tài khoản chi tiết Tài khoản chi tiết là tài khoản kế toán được dùng để ghi chép một cách tỉ mỉ chi tiết các đối tượng đã được theo dõi trên tài khoản tổng hợp. Việc ghi chép trên tài khoản chi tiết có thể sử dụng cả thước đo giá trị và hiện vật. Ví dụ: - Tài khoản: Tài sản cố định hữu hình (211) gồm các tài khoản chi tiết: + TK: Nhà cửa, vật kiến trúc (2111) + TK: Máy móc thiết bị (2112) + TK: Phương tiện vận tải (2113) + TK: Thiết bị, dụng cụ quản lý (2114) + TK: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm (2115) + TK: Tài sản cố định khác (2118) - TK: Tiền mặt (111) gồm các tài khoản chi tiết + TK: Tiền Việt Nam (VNĐ) (1111) + TK: Ngoại tệ (1112) + TK: Vàng, bạc, kim khí, đá quý (1113) * Mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết: - Việc ghi chép phản ảnh tiến hành một cách đồng thời cả ở tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Số liệu ghi chép trên tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp phải phù hợp với nhau. - Số dư (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) của tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) của các tài khoản chi tiết. - Số phát sinh tăng, giảm trên tài khoản tổng hợp bằng tổng số phát sinh tăng giảm trên các tài khoản chi tiết. - Giữa các tài khoản tổng hợp có quan hệ đối ứng với nhau, nhưng giữa tài khoản tổng hợp và chi tiết không có quan hệ đối ứng vì chúng cùng phản ảnh một hiện tượng kinh tế phát sinh của cùng một đối tượng kế toán. Ví dụ: Khách hàng A trả tiền mua hàng cho doanh nghiệp bằng tiền mặt bao gồm tiền Việt Nam 5.000.000 đồng và 1.000 USD (1USD = 20.000 VNĐ). Nghiệp vụ kinh tế trên được định khoản và phản ánh vào tài khoản như sau: Nợ TK “Tiền mặt”: 25.000.000 đ (TK chi tiết “Tiền Việt Nam”: 5.000.000 đ TK chi tiết “Ngoại tệ”: 1.000 USD x 20.000 đ/USD = 20.000.000 đ Có TK “Phải thu khách hàng”: 25.000.000 đ (TK chi tiết “PT Khách hàng A”: 25.000.000 đ Nợ TK: Phải thu khách hàng có Nợ TK: Tiền mặt có xxx xxx 25.000.000 đ 25.000.000 đ 28
29. TK chi tiết: TK chi tiết: Nợ Phải thu khách hàng (A) có Nợ TK: Tiền Việt Nam có xxx xxx 25.000.000 đ 5.000.000 đ TK chi tiết: Nợ TK: Ngoại tệ có xxx 1.000 USD x 20.000đ/USD = 20.000.000đ 3.1.3. Nguyên tắc ghi chép của tài thoản a. Nguyên tắc ghi chép của các tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán Như ta đã biết bảng cân đối kế toán được chia làm hai phần: Tài sản và Nguồn vốn, hai phần này phản ánh hai mặt khác nhau của vốn. Tương ứng với mỗi phần ta có các tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn. Hai nhóm tài khoản này có nguyên tắc ghi chép hoàn toàn trái ngược nhau. Sau đây ta nghiên cứu quy tắc ghi chép của hai nhóm tài khoản này. * Nguyên tắc ghi chép nhóm tài khoản “tài sản”: - Số thực có của các nhóm tài khoản tài sản đầu kỳ được phản ánh ở cột đầu kỳ của bảng cân đối kế toán sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của các tài khoản tài sản ở bên Nợ. - Số tăng lên của tài sản do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản, nên được ghi cùng bên với số dư đầu kỳ, tức là bên Nợ. - Số giảm xuống của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra, làm giảm giá trị tài sản, nên được ghi khác bên với số dư đầu kỳ và số phát sinh tăng tức là ghi bên Có của tài khoản. - Số dư cuối kỳ chính là số tài sản hiện có vào thời điểm cuối kỳ nên được liệt kê trên bảng cân đối kế toán ở cột số cuối kỳ, ở phần bên trái tức là bên Nợ của tài khoản “tài sản” sẽ trở thành số dư đầu kỳ ở kỳ sau. Ví dụ: Lấy tài khoản tiền mặt (111) làm ví dụ, giả sử tiền mặt tồn quỹ tại thời điểm đầu tháng 01/2010 là 1.000.000đ. Trong tháng 01/2010 có các NVKT phát sinh như sau: 1. Doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: 5.000.000đ 2. Doanh nghiệp chi tiền mặt trả lương cho CNV: 3.000.000đ Cách ghi chép tình hình trên vào tài khoản 111 như sau: + Số dư đầu kỳ: Tiền mặt tồn quỹ đầu tháng, kế toán gọi là số dư đầu kỳ 1.000.000đ. Vì tài khoản tiền mặt thuộc tài khoản tài sản, nhóm tài khoản tài sản nằm ở bên trái của bảng CĐKT, do vậy số dư đầu kỳ cũng được ghi ở bên trái của tài khoản 111, tức là bên Nợ. + Số phát sinh tăng: Khi doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng 5.000.000đ về nhập quỹ tiền mặt, lúc này tiền mặt tăng lên, giá trị tiền mặt tăng thêm: 1.000.000đ + 5.000.000đ = 6.000.000đ. Nên số phát sinh tăng cũng được ghi cùng bên với số dư đầu kỳ tức là bên Nợ của tài khoản. + Số phát sinh giảm: khi doanh nghiệp dùng tiền mặt trả lương cho công nhân viên là 3.000.000đ. Lúc này tiền mặt tồn quỹ giảm xuống còn 6.000.000đ – 3.000.000đ = 3.000.000đ. Nên số phát sinh giảm được ghi ngược với số phát sinh tăng, tức là ghi vào bên Có của tài khoản. + Số dư cuối kỳ: Cuối tháng tiền mặt tồn quỹ 3.000.000đ. Kế toán gọi là số dư cuối kỳ. Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số PST – Số PSG: 3.000.000đ = 1.000.000đ + 29
30. 5.000.000đ – 3.000.000đ. Số dư cuối kỳ này chính là số dư đầu kỳ của kỳ tới, và số dư đầu kỳ ghi bên Nợ của tài khoản, nên số dư cuối kỳ cũng ghi ở bên Nợ của tài khoản. Nội dung ghi chép trên được phản ánh vào tài khoản 111 như sau: Đvt: 1.000đ TK : 111 SDDK : 1.000 (1) 5.000 (2) 3.000 Cộng SPS : 5.000 Cộng SPS : 3.000 SDCK : 3.000 Từ cách ghi chép trên tài khoản 111, ta rút ra nguyên tắc ghi chép của các tài khoản “Tài sản” như sau: TK “Tài sản” SDĐK: Giá trị tài sản hiện có lúc đầu kỳ. - Số phát sinh tăng (giá trị tài Số phát sinh giảm sản tăng lên trong kỳ) (giá trị tài sản giảm xuống trong kỳ) Cộng số phát sinh tăng Cộng số phát sinh giảm giaỷm SDCK: giá trị tài sản hiện có lúc cuối kỳ - Bên Nợ: Phản ánh các NVKT phát sinh làm cho tài sản tăng lên trong kỳ. - Bên Có: Phản ánh các NVKT phát sinh làm cho tài sản giảm xuống trong kỳ. - Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ hầu hết ghi bên Nợ. SD Cuối Kỳ = SD đầu kỳ (Nợ) + Số phát sinh tăng (Nợ) – Số phát sinh giảm (Có) * Nguyên tắc ghi chép các tài khoản nguồn vốn - Giá trị hiện có của các loại nguồn vốn lúc đầu kỳ, được phản ánh ở cột đầu kỳ của bảng cân đối kế toán, sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của các tài khoản nguồn vốn ghi ở bên Có. - Số tăng lên của nguồn vốn do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm tăng giá trị nguồn vốn nên cũng được ghi cùng bên với số dư của tài khoản nguồn vốn, tức là ghi bên Có. - Số giảm xuống của nguồn vốn do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm giá trị nguồn vốn nên được ghi khác bên với số dư của tài khoản nguồn vốn tức là bên Nợ. - Số dư cuối kỳ chính là giá trị nguồn vốn hiện có vào thời điểm cuối kỳ nên nó sẽ được phản ánh trên bảng cân đối kế toán ở cột cuối kỳ và sẽ trở thành số dư đầu kỳ của tài khoản ở kỳ sau, nên nó được ghi bên Có của tài khoản. 30
31. Ví dụ: Giả sử doanh nghiệp A có tình hình đầu tháng 1/2010 có số dư đầu kỳ của tài khoản vay ngắn hạn là 10.000.000đ. Trong tháng 1/2010 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến khoản nợ vay ngắn hạn như sau: 1. Doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng 50.000.000đ để trả nợ người bán. 2. Doanh nghiệp được người mua trả nợ 20.000.000đ, doanh nghiệp trả luôn nợ vay ngắn hạn. Tình hình trên được phản ánh vào tài khoản vay ngắn hạn (TK 311) như sau: (Đvt: 1.000đ) TK 311 331331 SDĐK: 10.000 (2) 20.000 50.000.000 (1) : 20.000: 20 tr : 50.000 SDCK: 40.000 Nguyên tắc ghi chép của các tài khoản nguồn vốn theo sơ đồ sau: TK “Nguồn vốn” SDĐK: Phản ánh giá trị nguồn vốn hiện có lúc đầu kỳ - Số phát sinh giảm (giá trị nguồn vốn giảm - Số phát sinh tăng (giá trị nguồn vốn xuống trong kỳ) tăng lên trong kỳ) Cộng PS giảm Cộng PS tăng SDCK: Giá trị nguồn vốn hiện có lúc cuối kỳ - Bên Có: Số phát sinh tăng (các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị nguồn vốn trong kỳ) - Bên Nợ: Số phát sinh giảm (các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm giá trị nguồn vốn trong kỳ) - Đa số số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ nằm ở bên Có. SD cuối Kỳ = SD đầu kỳ (Có) + Số phát sinh tăng (Có) – Số phát sinh giảm (Nợ) Nhận xét: Nhóm tài khoản tài sản và nhóm tài khoản nguồn vốn nhìn chung thì có nguyên tắc ghi chép hoàn toàn trái ngược nhau. b. Nguyên tắc ghi chép các tài khoản thuộc “Báo cáo kết quả kinh doanh” Căn cứ vào nội dung các chỉ tiêu được trình bày trên báo cáo KQSXKD ta có 3 loại tài khoản: Tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí và tài khoản xác định kết quả kinh doanh. * Nguyên tắc ghi chép của tài khoản “doanh thu”: Vào thời điểm ghi chép doanh thu được hưởng, doanh nghiệp đã nhận được một khoản phải thu hay một tài sản như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng làm tăng tổng tài sản của doanh nghiệp. Vì nợ phải trả không bị ảnh hưởng bởi nghiệp vụ này nên nguồn vốn chủ sở 31
32. hữu sẽ gia tăng một khoản tiền bằng với doanh thu. Hay nói cách khác doanh thu làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu. Như vậy khi ghi nhận doanh thu được hưởng ta sẽ ghi vào bên Có của tài khoản doanh thu thay vì ghi vào bên Có của tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu. Đến cuối kỳ, toàn bộ doanh thu được hưởng trong kỳ sẽ được kết chuyển sang tài khoản Xác định kết quả kinh doanh để tính lãi (lỗ) do đó tài khoản doanh thu không có số dư cuối kỳ. TK “Doanh thu”  SPSgiảm  SPS tăng Tài khoản doanh thu không có số dư cuối kỳ * Nguyên tắc ghi chép của tài khoản “Chi phí”: Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng chính là quá trình phát sinh các chi phí cần thiết có liên quan đến việc tìm kiếm doanh thu được hưởng như chi phí sản xuất sản phẩm, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi phát sinh những chi phí này thì tài sản của doanh nghiệp bị giảm xuống, nguồn vốn chủ sở hữu giảm xuống tương ứng. Hay nói cách khác chi phí sản xuất kinh doanh làm giảm nguồn vốn. Cho nên các chi phí phát sinh sẽ được vào bên Nợ của các tài khoản chi phí thay vì ghi bên Nợ của tài khoản thuộc nguồn vốn. Đến cuối kỳ, toàn bộ chi phí hoạt động sẽ được kết chuyển sang tài khoản kết quả kinh doanh để tính lãi (lỗ). Do đó nhóm tài khoản chi phí không có số dư cuối kỳ. TK “Chi phí”  SPS tăng  SPS giảm Tài khoản “Chi phí” không có số dư cuối kỳ * Nguyên tắc ghi chép của tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh”: Theo nguyên tắc tương xứng giữa doanh thu và chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau và được báo cáo theo từng kỳ kế toán. Toàn bộ giá trị của các tài khoản doanh thu và tài khoản chi phí sẽ được chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh lúc cuối kỳ để hạch toán lãi (lỗ). Nếu doanh thu > chi phí thì kết quả lãi và ngược lại. Kết quả lãi (lỗ) sẽ được kết chuyển sang tài khoản lợi nhuận chưa phân phối để làm tăng hay giảm nguồn vốn CSH. Do đó tài khoản xác định kết quả kinh doanh cũng không có số dư cuối kỳ. 32
33. TK “Xác định KQKD” - Chi phí - Doanh thu - Doanh thu > chi phí (lãi) - Chi phí > doanh thu (lỗ) xx xx 3.2. GHI SỔ KÉP (Đối ứng tài khoản) Khi nghiên cứu các phần trên ta thấy rằng: cứ mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có liên quan đến sự “vận động” của ít nhất hai đối tượng kế toán, đồng thời khi nghiên cứu sự thay đổi của bảng CĐKT, ta thấy rằng sự thay đổi của bảng CĐKT do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra có 4 trường hợp tổng quát. Trong đó mỗi trường hợp cụ thể đều có liên quan đến sự tăng, giảm của ít nhất hai đối tượng kế toán. Do vậy để phản ánh và giám đốc một cách toàn diện, liên tục và chính xác tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì khi một NVKT phát sinh kế toán phải phản ánh ít nhất vào hai tài khoản mở cho hai đối tượng kế toán có liên quan trong nghiệp vụ này. Nếu ghi Nợ vào tài khoản này thì phải ghi Có vào tài khoản kia, với số tiền Nợ và Có bằng nhau. Công việc ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít nhất vào hai tài khoản như vậy ta gọi đó là kế toán kép hay ghi sổ kép. 3.2.1. Định khoản a. Định khoản kế toán * Khái niệm Việc xác định ghi Nợ tài khoản này và ghi Có tài khoản kia gọi là định khoản kế toán. Vậy trước khi ghi Nợ và ghi Có vào các tài khoản, kế toán phải biết NVKT phát sinh liên quan đến các tài khoản nào? Kết cấu của các tài khoản đó ra sao, để xác định được tài khoản nào ghi Nợ và tài khoản nào ghi Có và số tiền ghi vào các tài khoản đó. * Các bước định khoản: Bước 1: Căn cứ vào nội dung nhiệp vụ kinh tế phát sinh xác định đối tượng kế toán liên quan. Bước 2: Căn cứ vào mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có. * Các loại định khoản: Có hai loại định khoản kế toán: Định khoản đơn giản và định khoản phức tạp. - Định khoản đơn giản: Là định khoản chỉ liên quan đến hai tài khoản kế toán. Một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có với số tiền bằng nhau. - Định khoản phức tạp: Là những định khoản có liên quan ít nhất đến 3 tài khoản trở lên. Trong đó một tài khoản ghi Nợ và nhiều tài khoản ghi Có; hoặc một tài khoản ghi Có nhiều tài khoản ghi Nợ; hoặc nhiều tài khoản ghi Nợ nhiều tài khoản ghi Có, nhưng tổng số tiền ghi bên Nợ và ghi bên Có bao giờ cũng bằng nhau. Ví dụ 1: Doanh nghiệp A là đối tượng nộp VAT theo phương pháp khấu trừ có NVKT phát sinh như sau: Đvt: 1.000đ 1. Mua vật liệu nhập kho, giá thanh toán 110.000 trong đó giá trị vật liệu 100.000, thuế VAT được khấu trừ (đầu vào) 10.000 được ghi trên hóa đơn VAT. Doanh nghiệp đã trả bằng tiền mặt 60.000 còn lại 50.000 chưa thanh toán cho người bán. 33
34. Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ TK 152: 100.000 Nợ TK 133: 10.000 Có TK 111: 60.000 Có TK 331: 50.000 Từ định khoản trên ta phản ánh vào các tài khoản như sau: 111 152 xx 60.000 100.000 (1) 331 133 50.000 10.000 Ví dụ 2: Doanh nghiệp góp vốn liên doanh dài hạn với đơn vị bạn bằng một số tài sản là hàng hóa trị giá 50.000; tài sản cố định nguyên giá 100.000. (Đvt: 1.000đ) Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ TK 222: 150.000 Có TK 156: 50.000 Có TK 211: 100.000 Và phản ánh vào các tài khoản như sau: 222 156 (2) 150.000 xx 50.000 (2) 211 xx 100.000 (2) Chú ý: Không phân biệt định khoản giản đơn hay định khoản phức tạp, mỗi định khoản được thực hiện một lần ghi vào sổ sách kế toán gọi là một “bút toán”. Mối quan hệ kinh tế giữa các tài khoản có liên quan trong một bút toán gọi là quan hệ đối ứng tài khoản. Mối quan hệ này luôn luôn là quan hệ Nợ – Có. Quan hệ đối ứng tài khoản có tác dụng kiểm tra việc ghi chép có chính xác hay không và có thể thấy được nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép trên tài khoản. * Một số quy định về định khoản: - Xác định tài khoản ghi nợ trước, tài khoản ghi có sau. - Tổng số tiền ghi vào bên nợ các tài khoản luôn luôn bằng tổng số tiền ghi bên có của các tài khoản. - Không nên gộp các định khoản giản đơn thành định khoản phức tạp, vì nó sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán và làm mất tính rõ ràng của kế toán. - Để tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán có thể tách định khoản phức tạp thành nhiều định khoản giản đơn. 34
35. b. Kết chuyển * Khái niệm Kết chuyển là chuyển một số tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác. * Phương pháp kết chuyển tài khoản kế toán + Muốn kết chuyển số tiền từ bên Có TK A sang bên Có TK B, kế toán ghi: Nợ TK A: xx Có TK B: xx TK A TK B xx xx xx Kế toán ghi nghiệp vụ kết chuyển + Muốn kết chuyển số tiền từ bên Nợ TKA sang bên Nợ TKB kế toán ghi: Nợ TK B: xx Có TK A: xx TK A TK B Kết chuyển xx xx xx Như vậy khi thực hiện nghiệp vụ kết chuyển phải tuân thủ nguyên tắc ghi sổ kép. Ví dụ: Trong kỳ toàn bộ chi phí sản xuất chung được tập hợp bên Nợ TK 627 số tền 100.000.000đ, cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền đó sang Nợ TK 154 để tính giá thành sản phẩm. Kế toán định khoản: Đvt: Triệu đồng Nợ TK 154: 100 Có TK 627: 100 627 154 Kết chuyển 100 100 100 100 100 3.2.2. Khái niệm ghi sổ kép Kế toán kép là một phương pháp của kế toán dùng để ghi một NVKT phát sinh vào các tài khoản kế toán có liên quan theo đúng mối quan hệ khách quan của các đối tượng kế toán. 35
36. Ví dụ 1: Doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 10.000.000đ. NVKT phát sinh này liên quan đến hai đối tượng kế toán là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, nên nó được phản ánh vào hai tài khoản 111 và 112. + Tài khoản 111: Khi doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 10tr, làm cho tiền mặt tồn quỹ tăng lên, được ghi vào tài khoản 111, và tài khoản này là tài khoản tài sản nên SPS tăng được ghi bên Nợ. + Tài khoản 112: Nghiệp vụ trên làm cho tiền gửi ngân hàng giảm xuống, được ghi vào tài khoản 112 mà tài khoản này là tài khoản tài sản, nên SPS giảm được ghi vào bên Có. Việc xác định ghi Nợ tài khoản này và ghi Có tài khoản kia gọi là định khoản kế toán. Và mối quan hệ giữa các tài khoản trong một định khoản kế toán gọi là quan hệ đối ứng tài khoản. Nghiệp vụ trên được định khoản như sau: Nợ TK 111: 10.000.000 Có TK 112: 10.000.000 Từ định khoản trên ta ghi vào các tài khoản có liên quan như sau: 112 111 D : xx D: xx 10.000.000 (1) (1) 10.000.000 NVKT này tạo ra quan hệ đối ứng giữa tài khoản 111 và tài khoản 112. Ví dụ 2: Doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng 30.000.000đ trả nợ người bán. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh này có liên quan đến hai đối tượng kế toán là vay ngắn hạn và phải trả người bán, nên được ghi vào hai tài khoản 311 và 331. - Doanh nghiệp vay ngắn hạn làm khoản nợ vay tăng lên và trả nợ người bán làm khoản nợ phải trả người bán giảm xuống. Hai tài khoản này thuộc tài khoản nguồn vốn mà ta đã biết nguồn vốn giảm ghi bên Nợ của tài khoản và SPS tăng ghi bên Có. - Nghiệp vụ trên được định khoản như sau: Nợ TK 331 30.000.000 Có TK 311 30.000.000 Từ định khoản trên ta phản ánh vào 2 tài khoản 311 và 331 như sau: 311 331 (2) 30.000.00 xx 30.000.000 (2) Ví dụ 3: Vay ngắn hạn ngân hàng 10.000.000đ nhập quỹ tiền mặt. Nghiệp vụ này liên quan đến hai đối tượng kế toán là vay ngắn hạn và tiền mặt nên được phản ánh vào hai tài khoản 111 và 311. - Tài khoản 111: Nghiệp vụ này làm tiền mặt tăng thêm 10tr gọi là SPS tăng, mà tài khoản 111 là tài khoản tài sản nên SPS tăng được ghi bên Nợ. - Tài khoản 311: Nghiệp vụ này làm số tiền vay ngắn hạn tăng thêm 10.000.000đ gọi là SPS tăng, mà tài khoản 311 là tài khoản nguồn vốn nên SPS tăng được ghi bên Có. Ta định khoản như sau: Nợ TK 111 10.000.000 Có TK 311 10.000.000 36
37. - Phản ánh vào 2 tài khoản 111 và 311 như sau: 311 111 (3) 10.000.000 10.000.000 (3) Ví dụ 4: Doanh nghiệp chuyển tiền gửi ngân hàng trả nợ cho người bán 30.000.000đ. NVKT phát sinh này liên quan đến hai đối tượng kế toán là tiền gửi ngân hàng và phải trả người bán do đó được ghi vào hai tài khoản 112 và 331. + Tài khoản 112: Nghiệp vụ này làm tiền gửi ngân hàng giảm xuống 30.000.000đ nên tài khoản 112 được ghi bên Có vì nó là tài khoản tài sản. + Tài khoản 331: Nghiệp vụ này làm nợ phải trả người bán giảm xuống 30.000.000đ nên SPS giảm được ghi vào bên Nợ tài khoản 331, vì tài khoản 331 thuộc tài khoản nguồn vốn. - NVKT phát sinh được phản ánh (định khoản) như sau: Nợ TK 331 30.000.000 Có TK 112 30.000.000 Và phản ánh vào 2 tài khoản 112 và 331 như sau: 112 331 xxx (4) 30.000.000 xxx 30.000.000 (4) 3.2.3. Tác dụng của phương pháp ghi sổ kép - Thông qua quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, ta có thể thấy được nguyên nhân tăng, giảm của các đối tượng kế toán. Từ đó giúp cho công tác phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Kiểm tra việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản có chính xác hay không. Tính chất cân đối về số tiền ở hai bên Nợ – Có trong từng bút toán làm cơ sở cho việc kiểm tra tổng số phát sinh của các tài khoản trong từng kỳ nhất định theo nguyên tắc: Tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản nhất thiết phải bằng tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản. 3.2.4. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết a. Khái niệm Kế toán tổng hợp: Là việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp 1(TK tổng hợp) để phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán một cách tổng quát theo những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp phản ánh, giám đốc một cách tổng quát từng đối tượng kế toán cụ thể. Trong khi đó do yêu cầu quản lý, nhiều trường hợp cần phải có số liệu chi tiết hơn, như nguyên vật liệu cần biết: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu Hơn nữa cần phải biết qui cách, tên gọi, số lượng, giá cả, Như vậy rõ ràng là để có tài liệu chi tiết nhằm phản ánh những mặt trên nhằm phục vụ yêu cầu quản lý cụ thể ta cần phải kế toán chi tiết. 37
38. Kế toán chi tiết: Là việc sử dụng các tài khoản cấp 2, cấp 3, , sổ chi tiết để phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán đã được kế toán tổng hợp trong các tài khoản cấp 1. Tài khoản cấp 2: Là hình thức kế toán chi tiết số tiền đã được phản ánh trên tài khoản cấp 1. Tài khoản cấp 2 có 4 chữ số: Ví dụ: Tài khoản 211: Có 6 tài khoản cấp 2. 2111: Nhà cửa, vật kiến trúc. 2112: Máy móc, thiết bị. 2113: Phương tiện vận tải. 2114: Thiết bị, dụng cụ quản lý. 2115: Cây lâu năm, súc vật làm việc. 2118: Tài sản cố định khác. Sổ chi tiết: Là hình thức kế toán chi tiết số liệu đã được phản ánh trên tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 để đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể. Bên cạnh thước đo bằng tiền, trong sổ chi tiết còn sử dụng các thước đo bằng hiện vật và thời gian lao động và một số chi tiết khác có liên quan. Nhà nước không qui định thống nhất sổ chi tiết mà tùy theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp mà mở sổ cho phù hợp. Việc phản ánh vào sổ chi tiết phải được tiến hành đồng thời với việc phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp. b. Mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết phải được tiến hành đồng thời. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần kế toán chi tiết thì bên cạnh việc phản ánh vào tài khoản cấp 1 kế toán phải tổ chức phản ánh vào tài khoản cấp 2, sổ chi tiết có liên quan. - Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết có mối quan hệ mật thiết với nhau, mối quan hệ này biểu hiện cụ thể như sau: + Tổng số dư, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm của các tài khoản cấp 2 thuộc một tài khoản cấp 1 nào đó thì luôn luôn bằng số dư, số phát sinh tăng, số phát sinh giảm của chính tài khoản cấp 1 đó. + Tổng số dư, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm của các sổ chi tiết thuộc một tài khoản cấp 1, cấp 2 nào đó thì luôn bằng số dư, số phát sinh tăng, số phát sinh giảm của chính tài khoản cấp 1, cấp 2 đó. Ví dụ: Tại doanh nghiệp A có tình hình nguyên vật liệu tháng 01/10/200x như sau: a. Tồn đầu kỳ: - Vật liệu chính A: 1.000 kg x 5.000đ/kg = 5.000.000đ - Vật liệu phụ B : 500 kg x 1.000đ/kg = 500.000đ b. Mua vào trong kỳ: - Ngày 08/01 mua vật liệu chính A: 4.000kg x 5.000đ/kg = 20.000.000đ chưa trả tiền người bán M. - Ngày 12/01 mua vật liệu phụ B : 1.500kg x 1.000đ/kg = 1.500.000đ trả bằng tiền mặt. c. Xuất ra sử dụng trong kỳ: - Ngày 16/01 xuất vật liệu chính (A) dùng để sản xuất sản phẩm: 4.500kg x 5.000 = 22.500.000đ 38
39. - Ngày 20/01 xuất vật liệu phụ (B) dùng để sản xuất sản phẩm: 1.700kg x 1.000 = 1.700.000đ Tình hình trên được phản ánh vào tài khoản cấp một, tài khoản cấp hai và sổ chi tiết như sau: - Định khoản: Đơn vị tính: 1.000đ 1. Nợ TK 1521 20.000 Có TK 331 20.000 2. Nợ TK 1522 1.500 Có TK 111 1.500 3. Nợ TK 621 22.500 Có TK 1521 22.500 4. Nợ TK 621 1.700 Có TK 1522 1.700 Từ tình hình trên ta phản ánh vào tài khoản cấp một: 152 và các tài khoản cấp hai: 1521: Vật liệu chính, 1522: Vật liệu phụ. Đơn vị tính: 1.000đ 152 D: 5.500 (1) 20.000 22.500 (3) (2) 1.500 1.700 (4) 21.500 24.200 D: 2.800 1521 1522 D: 5000 D: 500 (1) 20.000 (2) 1.500 1.700 (4) 22.500 (3) 20.000 22.500 1.500 1.700 D: 2.500 D: 300 39
40. - Ghi vào sổ chi tiết: Sổ chi tiết Vật liệu chính Tên vật liệu A Đvt: kg Nhãn hiệu, qui cách: Đvt: 1000đ Chứng từ Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi Diễn giải Số Ngày giá Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền chú Số dư đầu tháng 5 1.000 5.000 Mua vào 5 4.000 20.000 5.000 25.000 Xuất ra 5 4.500 22.500 500 2.500 Cộng số phát sinh 4.000 20.000 4.500 22.500 Số dư cuối tháng 500 2.500 Sổ chi tiết Vật liệu phụ Tên vật liệu B Đvt: kg Nhãn hiệu, qui cách: Đvt: 1.000đ Chứng từ Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi Diễn giải Số Ngày Giá Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền chú Số dư đầu tháng 1 500 500 Mua vào 1 1.500 1.500 2.000 2.000 Xuất ra 1 1.700 1.700 300 300 Cộng số phát sinh 1.500 1.500 1.700 1.700 Số dư cuối kỳ 300 300 c. Tác dụng của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - Hạch toán tổng hợp được tiến hành trên các tài khoản cấp 1, có tác dụng nêu lên con số tổng hợp theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thấy rõ tình hình tài sản và nguồn vốn của đơn vị. - Hạch toán trên tài khoản cấp 2 cho phép chi tiết hóa số tiền đã được hạch toán trên tài khoản cấp 1, thông qua đó sẽ quản lý một cách chi tiết từng loại tài sản và từng loại nguồn vốn. - Kế toán trên sổ chi tiết giúp cho kế toán ghi lại tình hình biến động của các loại tài sản hàng ngày theo từng chứng từ phát sinh của từng loại tài sản nhằm quản lý và bảo vệ tài sản một cách liên tục. 3.2.5. Phương pháp kiểm tra số liệu kế toán Kiểm tra số liệu là một yêu cầu tất yếu của công tác kế toán. Trong quá trình ghi chép hàng ngày kế toán phải kiểm tra, phải đối chiếu số liệu chi tiết với số tổng hợp, giữa chứng từ với sổ sách nhằm đảm bảo cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được chính xác. Tuy nhiên việc sai sót xảy ra trong quá trình tính toán, ghi chép là điều không thể tránh khỏi vì khối lượng ghi chép của kế toán rất lớn. Do đó lúc cuối kỳ, trước khi tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh trong kỳ, kế toán cần phải kiểm tra lại 40
41. toàn bộ số liệu ghi chép trong kỳ nhằm đảm bảo độ tin cậy của chỉ tiêu kinh tế được phản ánh trên các báo cáo tài chính. Phương pháp kiểm tra thường dùng là lập bảng cân đối tài khoản (bảng cân đối số phát sinh), bảng chi tiết số phát sinh. a. Bảng cân đối tài khoản Nội dung và kết cấu của bảng: Bảng cân đối tài khoản là một phương pháp của kế toán dùng để kiểm tra số liệu kế toán đã được ghi trên các tài khoản cấp 1. Bảng cân đối tài khoản được xây dựng trên 2 cơ sở: - Tổng cộng số dư bên Nợ của tất cả các tài khoản bằng tổng số dư bên Có của tất cả các tài khoản. - Tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản nhất thiết phải bằng tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản. Kết cấu của bảng cân đối tài khoản như sau Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Số hiệu Tên tài TK khoản Nợ Có Nợ Có Nợ Có 111 112 Tổng Cộng x x y y z z Phương pháp lập bảng: - Cột số hiệu tài khoản: Ghi số hiệu tài khoản từ nhỏ đến lớn, không phân biệt tài khoản đó có số dư cuối kỳ hay không, hoặc trong kỳ có số phát sinh hay không. - Cột tên tài khoản: Dùng để phản ánh nội dung cơ bản của tài khoản tương ứng với ký hiệu tài khoản. - Cột số dư đầu kỳ: Số liệu ghi vào cột này lấy từ số dư cuối kỳ của kỳ trước, tài khoản nào có số dư bên Nợ thì ghi vào cột Nợ, bên Có thì ghi vào cột Có. - Cột số phát sinh trong kỳ: Lấy cộng số phát sinh trong kỳ (bên Nợ, bên Có) của tất cả các tài khoản trong sổ cái tài khoản cấp 1 để ghi vào cột này theo từng dòng tương ứng với từng tài khoản. Cộng số phát sinh bên Nợ thì ghi vào cột Nợ, cộng số phát sinh bên Có thì ghi vào cột Có. - Cột số dư cuối kỳ: Căn cứ vào số dư cuối kỳ của tài khoản ghi vào cột này, tài khoản nào có số dư bên Nợ thì ghi vào cột Nợ và ngược lại. Cuối cùng tính ra số tổng cộng của từng cột để xem xét giữa bên Nợ và bên Có của từng cột. Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ có bằng nhau không. Tác dụng của bảng: Kiểm tra công việc ghi chép, thể hiện: - Tổng số bên Nợ, bên Có của từng cột số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ phải bằng nhau. - Cung cấp tài liệu để lập bảng cân đối kế toán. - Cung cấp tài liệu cho việc phân tích hoạt động kinh doanh. 41
42. Ví dụ: Số dư đầu kỳ của doanh nghiệp A đầu tháng 1 năm N như sau (Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ): Đvt: 1.000đ TK 111 1.000 TK 154 1.000 TK 112 2.000 TK 211 10.000 TK 152 5.000 TK 311 5.000 TK 131 3.000 TK 411 10.000 TK 331 4.000 TK 338 2.000 TK 155 2.000 TK 414 3.000 Trong tháng 1/N, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: 1. Vay ngắn hạn 10.000 trả nợ người bán 4.000, và lập quỹ tiền mặt 6.000 2. Nhập kho công cụ, dụng cụ: giá thanh toán 4.400, đã trả bằng tiền mặt. Giá trị công cụ, dụng cụ 4.000, thuế GTGT được khấu trừ 400. 3. Người mua trả nợ cho doanh nghiệp 3.000, doanh nghiệp chuyển trả nợ vay ngắn hạn. 4. Nhận vốn góp liên doanh bằng 1 tài sản cố định hữu hình trị giá 50.000 và hàng hóa trị giá 10.000. 5. Chi tiền mặt 1.000 trả khoản phải trả khác. 6. Vay ngắn hạn 11.000 thanh toán tiền mua vật liệu, giá trị vật liệu 10.000, thuế GTGT được khấu trừ 1.000. Yêu cầu: - Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phản ánh vào sơ đồ tài khoản kế toán có liên quan. - Lập bảng cân đối tài khoản cuối tháng 1/N. Lời Giải - Định khoản: 1. Nợ TK 111 6.000 4. Nợ TK 156 10.000 Nợ TK 331 4.000 Nợ TK 211 50.000 Có TK 311 10.000 Có TK 411 60.000 2. Nợ TK 153 4.000 5. Nợ TK 338 1.000 Nợ TK 133 400 Có TK 111 1.000 Có TK 111 4.400 3. Nợ TK 311 3.000 6. Nợ TK 152 10.000 Có TK 131 3.000 Nợ TK 133 1.000 Có TK 311 11.000 111 112 131 D: 1.000 D: 2.000 D: 3.000 (1) 6.000 4.400 (2) 3.000 (3) 1.000 (5) 6.000 5.400 20.0003.000 D: 1.600 D: 2.000 D: 0 42
43. 133 152 154 D: 0 D: 5.000 D: 1.000 (2) 400 400 (6) 10.000 (6)1.000 1.000 1.400 10.000 11.400 10.000 D: 1.400 D: 15.000 D: 1.000 153 155 156 D: 0 D: 2.000 D: 10.000 (2) 4.000 4.000 4.000 D: 4.000 D: 2.000 D: 10.000 211 311 331 D: 10.000 D: 4.000 D: 5.000 400 (3) 3.000 10.000 (1) (4) 50.000 (1) 4.000 50.000 11.000 (6) 50.000 3.000 21.000 4.000 D: 60.000 D: 23.000 D: 0 60.000 338 411 414 D: 2.000 D: 10.000 D: 3.000 (5) 1.000 60.000 (4) 1.000 60.000 D: 1.000 D: 70.000 D: 3.000 43
44. Bảng cân đối tài khoản ngày 31/12/N (ĐVT: 1.000đ) Số phát sinh Số Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ Tên tài khoản trong kỳ TK Nợ Có Nợ Có Nợ Có 111 Tiền mặt 1.000 6.000 5.400 1.600 112 Tiền gửi ngân hàng 2.000 2.000 131 Phải thu của khách hàng 3.000 3.000 133 Thuế GTGT 1.400 1.400 152 Nguyên liệu, vật liệu 5.000 10.000 15.000 153 Công cụ dụng cụ 4.000 4.000 154 Chi phí sản xuất, kinh 1.000 1.000 doanh dở dang 155 Thành phẩm 2.000 2.000 156 Hàng hóa 10.000 10.000 211 Tài sản cố định hữu hình 10.000 50.000 60.000 311 Vay ngắn hạn 5.000 3.000 21.000 23.000 331 Phải trả cho người bán 4.000 4.000 338 Phải trả, phải nộp khác 2.000 1.000 1.000 411 Nguồn vốn kinh doanh 10.000 60.000 70.000 414 Quỹ đầu tư phát triển 3.000 3.000 Tổng cộng 24.000 24.000 89.400 89.400 97.000 97.000 b. Bảng chi tiết số dư và số phát sinh: (Bảng tổng hợp chi tiết) Bảng này được xây dựng trên cơ sở mối quan hệ giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết là một trang sổ nhằm liệt kê toàn bộ số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh tăng và giảm trong kỳ, số dư cuối kỳ của các sổ, thẻ kế toán ghi chi tiết Nhằm đối chiếu với số liệu của tài khoản cấp 1 mà các sổ chi tiết chi tiết hóa số liệu của tài khoản cấp 1. Số liệu tổng hợp của từng sổ chi tiết được ghi một dòng vào bảng này và số liệu tổng cộng của bảng này phải khớp đúng với số liệu trên tài khoản cấp 1. Nếu có chênh lệch tức là quá trình phản ánh có sai sót cần phải kiểm tra và sửa chữa lại. Như vậy, phương pháp này nhằm kiểm tra số liệu ghi chép của riêng từng tài khoản. Nên thực tiễn, kế toán sử dụng đồng thời hai phương pháp trên để kiểm tra số liệu kế toán (Bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết) để đảm bảo số liệu chính xác của kế toán. 44
45. Ta lấy ví dụ ở mục quan hệ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu như sau: Sổ chi tiết vật liệu A (Đvt: kg) Đvt: 1.000đ Chứng từ Đơn Nhập kho Xuất kho Tồn kho Trích yếu Số ngày giá SL ST SL ST SL ST Số dư đầu tháng 300 500 150.000 Mua vào 300 200 60.000 Xuất dùng 300 250 75.000 Cộng phát sinh 200 60.000 250 75.000 Số dư cuối tháng 450 135.000 Sổ chi tiết vật liệu B (Đvt: m) Đvt: 1.000đ Chứng từ Đơn Nhập kho Xuất kho Tồn kho Trích yếu Số ngày giá SL ST SL ST SL ST Số dư đầu tháng 100 50 50.000 Mua vào 100 20 20.000 Xuất dùng 100 25 25.000 Cộng phát sinh 20 20.000 25 25.000 Số dư cuối tháng 45 45.000 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu (Đvt: 1.000đ) Số phát sinh trong Tênđối SDĐK SDCK STT kỳ tượng N C N C N C 1 Vật liệu A 150.000 - 60.000 75.000 135.000 - 2 Vật liệu B 50.000 - 20.000 25.000 45.000 - Cộng 200.000 - 80.000 100.000 180.000 - 45
46. DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Số SỐ HIỆU TK TT Cấp 1 Cấp 2 TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ 1 2 3 4 5 LOẠI TK 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN 01 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 02 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng ngân hàng 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 03 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 04 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu 05 128 Đầu tư ngắn hạn khác 1281 Tiền gửi có kỳ hạn 1288 Đầu tư ngắn hạn khác 06 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn Chi tiết theo 07 131 Phải thu của khách hàng đối tượng 08 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 09 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1368 Phải thu nội bộ khác 10 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1385 Phải thu về cổ phần hoá 1388 Phải thu khác 11 139 Dự phòng phải thu khó đòi Chi tiết theo 12 141 Tạm ứng đối tượng 13 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 14 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 15 151 Hàng mua đang đi đường Chi tiết theo yêu 16 152 Nguyên liệu, vật liệu cầu quản lý 17 153 Công cụ, dụng cụ 18 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 19 155 Thành phẩm 20 156 Hàng hóa 46