›
›

Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Trình độ: Cao đẳng - Trường Cao đẳng cơ giới Ninh Bình

doc 161 trang Gia Huy 22/05/2022 4150
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Trình độ: Cao đẳng - Trường Cao đẳng cơ giới Ninh Bình", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • docgiao_trinh_tin_hoc_ung_dung_trong_kinh_doanh_trinh_do_cao_da.doc

Nội dung text: Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Trình độ: Cao đẳng - Trường Cao đẳng cơ giới Ninh Bình

  1. BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH NGHỀ: KỸ THUẬT CHẾ BIẾN MÓN ĂN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-TCGNB ngày .tháng .năm 20 của Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình, năm 2018 1
  2. TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2
  3. LỜI NÓI ĐẦU Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, tin học đã trở thành một nhu cầu tất yếu của xã hội, không những là là công cụ hữu ích cho các ngành kinh tế mà còn là cầu nối giao lưu giữa các dân tộc, quốc gia và các miền trong một đất nước. Trong những năm qua, tin học không phát triển mạnh mẽ làm cơ sở cho việc thực hiện công tác quy hoạch, kế hoạch và giải pháp thực hiện, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế của đất nước. Để đáp ứng yêu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho ngành chế biến món ăn. Nhà trường đã xác định được tầm quan trọng của tin là một trong những môn học cơ sở ngành, đồng thời là tài liệu tham khảo cho những ai có nhu cầu tìm hiểu bước đầu về tin học ứng dụng trong thực tế. Giáo trình Tin học ứng dụng ứng dụng trong kinh doanh được biên soạn nhằm trang bị cho học viên những vấn đề cơ bản về tin học văn phòng một các có hệ thống trước khi học tập những môn chuyên môn khác. Giáo trình Tin học ứng trong kinh doanh gồm 3 chương: Chương 1: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu foxpro Chương 2: Hệ soạn thảo văn bản microsoft word Chương 3: Bảng tính điện tử microsoft excel Lần đầu tiên cuốn giáo trình được biên soạn, chắc chắn không tránh được thiếu sót. Chúng tôi trân trọng cảm ơn và mong muốn nhận được sự đóng góp của những nhà nghiên cứu và tất cả những người quan tâm đẻ cuốn sách được chỉnh sửa, bổ sung ngày càng hoàn thiện hơn. Các tác giả: Đỗ Quang Khải Nguyễn Thị Nhung An Thị Hạnh 3
  4. MỤC LỤC GIÁO TRÌNH 1 LỜI NÓI ĐẦU 3 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC 6 CHƯƠNG 1: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU FOXPRO 7 Giới thiệu: 7 Mục tiêu: 7 Nội dung chính: 7 1. Các khái niệm cơ bản 7 1.1. Khái niệm về hệ quản trị CSDL 7 1.2 Các kiểu dữ liệu, hằng, biến, hàm 8 2. Các thao tác trên File dữ liệu 8 2.1. Tạo File 9 2.2. Đóng mở File 9 2.3. Xem sửa cấu trúc 9 3. Cập nhật dữ liệu 10 3.1. Định vị con trỏ 10 3.2. Xem 11 3.3. Sửa 12 3.4. Xoá 13 3.5. Bổ sung 13 4. Tìm kiếm và đặt lọc 13 4.1. Tìm kiếm 13 4.2. Đặt lọc 14 5. Tính toán trên File dữ liệu 14 5.1. Tính tổng 14 5.2. Đếm số bản ghi 14 5.3 Tính trung bình 14 5.4. Sắp xếp 14 5.5 Tính tổng nhóm 14 CHƯƠNG 2: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 15 Giới thiệu: 15 Mục tiêu: 15 Nội dung chính: 15 1. Một số vấn đề cơ bản 15 1.1. Xuất xứ 15 1.2. Đặc điểm - tính chất 15 1.3. Khởi động và kết thúc. 16 1.4. Màn hình làm việc 17 1.5. Quy trình soạn thảo 19 1.6. Quản lý File văn bản 19 2. Các thao tác cơ bản 25 4
  5. 2.1. Soạn thảo tiếng việt trong Word 25 2.2. Các thao tác xử lý văn bản 28 2.3. Chèn các đối tượng vào văn bản 34 3. Định dạng văn bản 45 3.1. Định dạng ký tự 45 3.2. Định dạng đoạn văn bản 48 4. Bảng biểu 54 4.1. Tạo và chỉnh sửa bảng biểu 54 4.2. Định dạng bảng biểu 59 4.3. Sắp xếp và tính toán trong bảng 60 5. Định dạng trang và in ấn 62 5.1. Định dạng trang 62 5.2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 64 5.3. In ấn 66 CHƯƠNG 3: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL 71 Giới thiệu: 71 Mục tiêu: 71 Nội dung chính: 71 1. Các khái niệm cơ bản 71 1.1. Màn hình làm việc 71 1.2. Cấu trúc bảng tính 72 1.3. Các thao tác cơ bản 74 1.4. Các kiểu dữ liệu 107 2. Các hàm thường dùng 113 2.1. Các hàm đơn giản 113 2.2. Các hàm tìm kiếm 124 3. Định dạng dữ liệu 126 3.1. Định dạng cột và hàng 126 3.2. Định dạng dữ liệu số 131 3.3. Định dạng dữ liệu chữ 132 3.4. Kẻ khung bảng dữ liệu 133 4. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 133 4.1. Các hàm về cơ sở liệu 133 4.2. Sắp xếp 135 4.3. Trích lọc 136 4.4. Tổng hợp và phân tích dữ liệu 150 5. Các hàm tài chính (PV, FV, PMT, DB, VDB) 157 TÀI LIỆU THAM KHẢO 159 5
  6. GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Tin học ứng dụng trong kinh doanh Mã môn học: MH 09 Thời gian thực hiện môn học: 30 giờ; (Lý thuyết: 10 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài tập: 19 giờ; Kiểm tra: 1 giờ). I. Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Môn học Tin học ứng dụng trong kinh doanh thuộc nhóm các môn học cơ sở, được bố trí giảng dạy sau khi đã học xong môn học chung. - Tính chất: Môn học Tin học ứng dụng trong kinh doanh nghiên cứu những kiến thức cơ bản về tin học ứng dụng trong kinh doanh; Những ứng dụng của các các phần mềm FOXPRO, WORD, EXCEL trong các bài toán kinh doanh và các kỹ thuật quản trị. - Ý nghĩa và vai trò của môn học: Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc thành thạo các kỹ năng tin học đang được nước ta ngày càng chú trọng nhằm nâng cao cơ hội học hỏi và hội nhập với thế giới. Mức độ cần thiết của Tin học là rất cao, dễ dàng nhận thấy điều này qua những mối liên hệ mật thiết của Tin học văn phòng với Giáo dục, công việc và đời sống. Môn học cung cấp kiến thức tin học mang tính thực tiễn cao thông qua các phần mềm ứng dụng như OXPRO, WORD, EXCEL. II. Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Trình bày được kiến thức cơ bản về ứng dụng tin học trong quản lý. - Về kỹ năng: Vận dụng thành thạo hệ quản trị cơ sở dữ liệu FOXPRO, soạn thảo văn bản, xử lý dữ liệu bảng tính. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Có ý thức học tập cần cù, chịu khó; + Có thái độ nghiêm túc trong việc rèn luyện kỹ năng. Nội dung mô đun: 6
  7. CHƯƠNG 1: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU FOXPRO Mã chương: THUD01 Giới thiệu: Trang bị cho người học những kiến thức chung về khái niệm, các thao tác tạo, đóng, mở, cập nhật các dữ liệu trong hệ quản trị CSDL. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm và các dữ liệu trong hệ quản trị cơ sở; - Trình bày được trình tự các thao tác tạo file, đóng mở file; - Tạo, đóng mở được các file theo đúng yêu cầu và trình tự; - Cập nhật được dữ liệu trong hệ quản trị CSDL; - Rèn luyện khả năng tư duy, sáng tạo; - Ý thức bảo vệ các trang thiết bị trong phòng thực hành. Nội dung chính: 1. Các khái niệm cơ bản 1.1. Khái niệm về hệ quản trị CSDL Cơ sở dữ liệu là tâp hợp dữ liệu được tổ chức một cách có cấu trúc liên quan với nhau và được lưu trữ trong máy tính. Cơ sở dữ liệu được thiết kế, xây dựng cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu, truy xuất thông tin hoặc cập nhật dữ liệu Lợi ích của việc quản lý dữ liệu bằng cơ sở dữ liệu: + Giúp dữ liệu được lưu trữ một cách hiệu quả và có tổ chức + Tránh dư thừa, trùng lặp dữ liệu + Đảm bảo sự nhất quán trong CSDL + Các dữ liệu được lưu trữ có thể được chia sẻ + Duy trì tính toàn vẹn dữ liệu Đảm bảo dữ liệu được bảo mật Hiện nay, một lượng vô cùng lớn các thông tin hữu ích với chúng ta đang tồn tại ở dạng văn bản. Việc của chúng ta là phải biết cách quản lý và sử dụng chúng sao cho thật hiệu quả. Để quản lý một lượng dữ liệu lớn phức tạp, người sử dụng phải có những công cụ hỗ trợ tính năng đơn giản trong thao tác nhưng lại hiệu quả trong trích lọc thông tin.Từ thực tế đó, hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS): Là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở dữ liệu và cung cấp cơ chế lưu trữ, truy cập dựa trên các mô hình CSDL. 7
  8. Visual FoxPro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu do hãng Microsoft sản xuất cho phép lập trình hướng đối tượng. 1.2 Các kiểu dữ liệu, hằng, biến, hàm Đối tượng xử lý của V.FoxPro là dữ liệu, để quản lý và khai thác tốt các dữ liệu, tùy theo tính chất, V.FoxPro phải chia dữ liệu thành nhiều kiểu dữ liệu khác nhau: Kiểu số - Number (N): Dùng để biểu diễn các số liệu mang giá trị số học và có nhu cầu tính toán như trong kế toán, quản lý Mỗi dữ liệu kiểu số chiếm tối đa 20 chữ số gồm cả phần nguyên, phần thập phân và dấu chấm thập phân. Kiểu số - Float(F): Dùng để biểu diễn số là các số có dấu chấm động như: 2.02a2, thường sử dụng trong các chương trình thuộc lĩnh vực khoa học kỹ thuật Kiểu chuỗi – Charater (C): Chứa các số liệu là tổ hợp một số bất kỳ các ký tự ASCII như tên, họ hoặc là số nhưng không có nhu cầu tính toán như số chứng minh thư, địa chỉ, số phòng Mỗi dữ liệu kiểu số có độ dài ký tự tối đa 255 ký tự (mỗi ký tự chiếm 1 byte trong bộ nhớ). Kiểu ngày tháng – Data (D): Dùng trong những số dạng ngày tháng như ngày tháng sinh, ngày đến, ngày đi Đó là những số nguyên dạng „yyyymmdd“ khi hiển thị ra bên ngoài sẽ được chuyển thành dạng ngày tháng bình thường như mm-dd-yy, dd-mm-yy, tùy theo yêu cầu của người lập trình. Độ dài cố định của dữ liệu kiểu ngày 8 ký tự. Kiểu logic – Logical (L): Dùng cho những dữ liệu chỉ có một trong hai trường hợp hoặc đúng (T) hoặc sai (F) như giới tính, đối tượng ưu tiên, Độ dài cố định của dữ liệu kiểu lý luận là 1 ký tự. Kiểu ghi nhớ - Memo (M): Dữ liệu kiểu ghi nhớ là một đoạn văn bản có độ dài lớn hơn 255 ký tự như khen thưởng, lý lịch, quá trình công tác, Độ dài khai báo là 10 nhưng nội dung thực sự của kiểu ghi nhớ là tùy ý, chúng được lưu trữ trong một tệp tin khác có cùng tên nhưng phần mở rộng là .FPT. Kiểu tổng quát – General (G): Dùng để chứa dữ liệu như bảng tính, âm thanh Kiểu hình ảnh – Ficture (P): Dữ liệu lưu dưới dạng hình ảnh .BMF, thường được dùng các chương trình quản lý. 2. Các thao tác trên File dữ liệu File dữ liệu là tập hợp dữ liệu phản ánh về một tập hợp các đối tượng quản lý thông qua các thuộc tính của nó. 8
  9. 2.1. Tạo File Thực hiện trên giấy theo mẫu: Tên tệp: DBF Thuộc tính Tên Kiểu Độ rộng Thập phân Các bước thực hiện trên máy: - Đưa vào lệnh CREATE - Khai báo cấu trúc - Kết thúc khai báo cấu trúc (Ctrl-W) - Kết thúc lệnh. Ví dụ: Tệp HSCB.DBF CREATE HSCB 2.2. Đóng mở File a. Mở tệp Vai trò: Muốn thao tác với một tệp CSDL thì động tác đầu tiên của người sử dụng là phải mở tệp. Lệnh mở tệp: USE [ ][ ] Ví dụ: USE HSCANBO Vào dữ liệu: Sau khi đã mở tệp ta sử dụng lệnh BROWSE để nhập một bản ghi, thực hiện như sau: - Ấn CTRL-Y - Nhập thông tin của bản ghi - Kết thúc việc nhập dữ liệu bằng CTRL-W Đọc tệp: DISPLAY ALL hoặc LIST [TO PRINT] b. Đóng tệp Khi không làm việc với tệp CSDL nữa, ta phải tiến hành đóng tệp bằng lệnh: USE 2.3. Xem sửa cấu trúc a. Xem cấu trúc Để xem cấu trúc của tệp CSDL đang mở ta sử dụng lệnh: 9
  10. LIST STRUCTURE [TO PRINT] Hoặc DISPLAY STRUCTURE Thông tin về cấu trúc tệp bao gồm: Tên trường, kiểu trường, độ rộng trường và phần thập phân b. Sửa cấu trúc tệp Việc sửa đổi cấu trúc của một tệp CSDL xảy ra khi ta có nhu cầu thực hiện một hay nhiều thao tác sau: - Sửa tên một trường - Sửa kiểu một trường - Sửa độ rộng một trường - Sửa phần thập phân một trường - Chèn thêm một trường mới - Xóa một trường đang tồn tại - Chắp thêm một trường mới Các bước tiến hành như sau: Bước 1: Mở tên CSDL muốn sửa đổi cấu trúc: USE Bước 2: Đưa vào lệnh: MODIFY STRUCTURE Bước 3: Thực hiện các thao tác sửa đổi nêu trên Bước 4: Ấn CTRL+W hoặc chọn OK để kết thúc. Sửa tên một trường, kiểu trường, độ rộng trường: Bước 1: Đưa con trỏ vào ô tên trường cần sửa Bước 2: Tiến hành sửa một trường, kiểu trường, độ rộng trường như bình thường. 3. Cập nhật dữ liệu 3.1. Định vị con trỏ Con trỏ bản ghi là con trỏ dùng để chỉ tên bản ghi hiện thời. Lệnh di chuyển con trỏ bản ghi: a. Lệnh GO Cú pháp: GO GO TOP GO BOTTOM Giải thích: GO : Di chuyển con trỏ đến bản ghi có số hiệu (n là thứ tự vật lý của bản ghi trên tệp) GO TOP: Di chuyển con trỏ đến bản ghi đầu tiên 10
  11. GO BOTTOM: Di chuyển con trỏ đến bản ghi cuối cùng. Ví dụ: USE HSCANBO GO 5 GO 16 b. Lệnh SKIP Cú pháp: SKIP [ ] Chức năng: Di chuyển con trỏ bản ghi tính từ bản ghi hiện thời. Nếu n là số dương thì di chuyển về cuối tệp n bản ghi tính từ bản ghi hiện thời, nếu n là số âm thì di chuyển về đầu tệp n bản ghi tính từ bản ghi hiện thời. Ví dụ: USE HOSOCB SKIP 6 3.2. Xem a. Lệnh Display Cú pháp: Display [ ] [fields ] [For ] [While ] [on|off ] Chức năng: Hiển thị nội dung của các bản ghi trong phạm vi được chỉ định và thỏa mãn điều kiện của biểu thức logic đi sau FOR hoặc WHILE nếu có. Theo mặc định thì tất cả các trường trong bảng dữ liệu sẽ được hiển thị, nếu có danh sách trường thì những trường được chỉ ra trong danh sách này mới được hiển thị lên màn hình phạm vi mặc định là bản ghi hiện thời. Ví dụ 1: Hiển thị tất cả các bản ghi của bảng dữ liệu nhanvien: USE nhanvien  DISPLAY ALL  Ví dụ 2: Hiển thị tất cả những người có năm làm việc trước 1980 DISPLAY FOR namlv  b. Lệnh LIST Cú pháp: List [ ] [fields ] [For ] [While ] [on|off] Chức năng: Hiển thị nội dung của bản ghi như lệnh Display nhưng mặc định của lệnh này là ALL (tất cả). Ví dụ 1: Hiển thị tất cả các bản ghi của bảng dữ liệu nhanvien: USE nhanvien  LIST  11
  12. Ví dụ 2: Hiển thị tất cả những người có năm làm việc trước 1980 LIST FOR namlv  c. Lệnh ?|?? Cú pháp: ?|?? Chức năng: Lệnh này tính toán và cho hiển thị kết quả của danh sách biểu thức lên màn hình. Ví dụ 1: Cho hiển thị họ tên của người có số hiệu là 5 lên màn hình: Go 5  ? ‘ho ten:‘,hoten  Ví dụ 2: Cho biết hiển thị họ tên, năm làm việc của người có số hiệu là 2 lên màn hình: Go 2  ? ‘ho ten:‘,hoten,‘nam lam viec:‘,namlv  3.3. Sửa a. Lệnh BROWSE Cú pháp: BROWSE [field ] [Freeze ][nodelete] [NOEDIT] [FOR ] Chức năng: Hiển thị nội dung của bảng dữ liệu, mỗi bản ghi được thể hiện trong một hàng (dòng), ta có thể có thể xem và di chuyển từ trường này qua trường khác, bản ghi này sang bản ghi khác. Ví dụ: Hiển thị nội dung của các trường hoten, namlv để tiến hành sửa đổi BROWSE FIELD HOTEN,NAMLV FREEZE NAMLV b. Lệnh Edit Cú pháp: Edit [ ] [field ][ Noappend][nodelete] [noedit] [for ] [While ] Chức năng: Sửa nội dung của bản ghi c. Lệnh REPLACE Cú pháp: REPLACE [ ] WITH [, WITH [for ] [While ] Chức năng: Dùng để thay thế nội dung các trường được chỉ ra của các bản ghi nằm trong phạm vi và thỏa mãn điều kiện biểu thức logic đi sau For hoặc While bởi các biểu thức tương ứng phạm vi mặc định là bản ghi hiện thời. Ví dụ: Thay thế họ tên của nhân viên trong Flie nhân viên bằng chữ in hoa REPLACE ALL HOTEN WITH UPPER (HOTEN) 12
  13. 3.4. Xoá a. Đánh dấu xoá Cú pháp: DELETE [ ] [For ] [While ] Chức năng: Lệnh này đánh dấu tất cả các bản ghi thỏa mãn điều kiện được nêu. Ví dụ: Đánh dấu xóa những nhân viên có năm làm việc trước 1951 DELETE FOR NAMLV ] [For ] [While ] Chức năng: Phục hồi lại các bản ghi mà trước đó đã được đánh dấu xóa bởi lệnh Delete. 3.5. Bổ sung a. Chèn bản ghi Cú pháp: INSERT [BEFORE][BLANK] Chức năng: Chèn một bản ghi ngay sau bản ghi hiện thời với nội dung được nhập vào. Nếu có [BLANK] thì sẽ chèn một bản ghi trắng. b. Bổ sung bản ghi Cú pháp: APPEND [BLANK] Chức năng: Để chèn 1 bản ghi vào cuối bảng dữ liệu (giá trị được nhập vào), nếu có tham số [BLANK] thì sẽ chèn một bản ghi trắng. 4. Tìm kiếm và đặt lọc 4.1. Tìm kiếm a. Tìm kiếm tuần tự Cú pháp: LOCATE [ ] FOR [WHILE ] b. Lệnh continue Cú pháp : CONTINUE c. Tìm kiếm sau khi đã lập chỉ mục Cú pháp : SEEK 13
  14. 4.2. Đặt lọc Cú pháp: SET FILTER TO Chức năng: Dùng để lọc các bản ghi theo yêu cầu. Ví dụ: Chỉ hiện thị những nhân viên Nữ: SET FILTER TO GIOITINH ‘NU‘ LIST 5. Tính toán trên File dữ liệu 5.1. Tính tổng Cú pháp: SUM [ ] [ ] [TO ][FOR ] [WHILE ] Chức năng: Tính tổng các bản ghi, các trường 5.2. Đếm số bản ghi a. Đếm số lượng bản ghi Cú pháp:COUNT [ ][FOR ] [WHILE ] [TO ] Chức năng: Đếm số lượng bản ghi theo yêu cầu 5.3 Tính trung bình Cú pháp: AVERAGE [ ] [ ] [TO ] [FOR ] [WHILE ] Chức năng: Tính trung bình số liệu của các biểu thức 5.4. Sắp xếp a. Lập chỉ mục IDX cho bảng dữ liệu Cú pháp: INDEX ON TO [FOR ] [UNIQUE] b. Một số lệnh liên quan SET INDEX TO : Dùng để mở file chỉ mục sau khi đã mở một bảng dữ liệu. SET INDEX TO: Dùng để đóng file chỉ mục. REINDEX: Dùng để cập nhật lại file chỉ mục sau khi có sự sửa đổi trên bảng dữ liệu. 5.5 Tính tổng nhóm Cú pháp: TOTAL ON to [ ] [FIELD ][FOR ][WHILE ] Chức năng: Tính tổng nhóm các bản ghi, các trường theo yêu cầu. 14
  15. CHƯƠNG 2: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD Mã chương: THUD02 Giới thiệu: Trang bị cho người học những kiến thức chung về khái niệm, các thao soạn thảo các loại văn bản trên Word. Mục tiêu: - Trình bày được quy trình mở, đóng, tạo các dữ liệu trong hệ soạn thảo văn bản; - Trình bày được trình tự các cách soạn thảo văn bản; - Soạn thảo được văn bản theo yêu cầu; - Định dạng và chèn được các ký tự, hình ảnh vào văn bản; - Tạo lập được bảng trong hệ soạn thảo văn bản; - Rèn luyện khả năng tư duy, sáng tạo; - Ý thức bảo vệ các trang thiết bị trong phòng thực hành. Nội dung chính: 1. Một số vấn đề cơ bản 1.1. Xuất xứ Kể từ khi Microsoft ra mắt Office 2010, phát hành cùng với phiên bản trực tuyến Office Web Apps, trong đó Word là ứng dụng được quan tâm và sử dụng nhiều nhất. Với phiên bản Office 2013 vừa được Microsoft giới thiệu, Word 2013 một lần nữa lại thu hút sự quan tâm của người sử dụng, nhất là việc bổ sung giao diện Metro (còn gọi là Modern) của Windows 8 và nhiều tính năng mới. Microsoft Word là chương trình xử lý văn bản thông dụng, được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Giống như bảng tính Excel, Word đã trở thành một chương trình nền tảng phải có trên một máy tính. 1.2. Đặc điểm - tính chất - Tăng khả năng bố trí và chèn liên kết: thay vì bấm vào hình ảnh và chọn liên kết, bạn có thể kéo chúng và thả vào trong văn bản để tạo ra các tài liệu đẹp mắt một cách nhanh chóng hơn. - Cộng tác với các đánh dấu đơn giản: hoạt động cộng tác giờ đây được thực hiện dễ dàng hơn nhiều với những cải tiến khác nhau, hỗ trợ ổ đĩa đám mây và tinh giản tài liệu, cho phép thêm và hiển thị các ý kiến đóng góp. - Chèn hình ảnh video trực tuyến: Microsoft hỗ trợ nhúng các nội dung truyền thông đa phương tiện trực tuyến vào ngay trong tài liệu. 15
  16. - Mode (truy cập từ View > Mode): tùy chọn cho phép nhanh chóng nắm bắt một tài liệu với các biểu tượng định dạng, điều này đặc biệt hữu ích khi sử dụng trên tablet. - Chỉnh sửa file PDF trong Word: Office hỗ trợ định dạng PDF sẵn mà không cần phải cài đặt gói hỗ trợ, cho phép người dùng không chỉ tạo ra các tài liệu định dạng PDF mà còn có thể chỉnh sửa nó. Tuy nhiên, để thực hiện bạn cần phải chuyển định dạng từ PDF sang Word, có thể khiến cách bố trí bị sai lệch chút ít. 1.3. Khởi động và kết thúc. 1.3.1 Khởi động Word Có nhiều cách để khởi động chương trình soạn thảo Microsoft Word 2013: - Khởi động từ shortcut màn hình Desktop : Nhấn đúp vào biểu tượng trên màn hình Desktop Hình 2.1 Màn hình Desktop - Mở màn hình Start và chọn mở Microsoft Word 2013: Hình 2.2 Cửa sổ Start - Windows + R -> Nhập Winword -> OK 1.3.2 Kết thúc Word 16
  17. Để đóng hoàn toàn ứng dung Microsoft Word 2013 bạn có thể làm theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn nút Close ở góc phải trên của màn hình Microsoft Word 2013 Hình 2.3 Cửa sổ làm việc của Microsoft Word 2013 Cách 2: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Close Hình 2.4 Cửa sổ Office Button Bằng một trong hai cách trên nếu File văn bản của bạn chưa lưu chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận. Nếu muốn lưu lại thay đổi bạn chọn Save, ngược lại chọn Don’t Save, nếu muốn hủy thao tác tắt ứng dụng bạn nhấp chọn nút Cancel. Hình 2.5 Hộp thoại xác nhận 17
  18. 1.4. Màn hình làm việc 1.4.1 Màn hình Word khi khởi động Thông thường, khi bạn mở Word, bạn sẽ chỉ thấy một cửa sổ Word trống, nhưng với Word 2013 bạn sẽ thấy một bảng với nhiều mẫu giao diện văn bản để bạn lựa chọn. Ở bên phải, có nhiều hình ảnh thu nhỏ minh họa nhiều mẫu (template) khác nhau và ở phía bên trái hiển thị những tệp tin, cho phép bạn mở những tệp tin Word gần đây và mở những tệp tin sẵn có khác. Hình 2.6 Giao diện cửa sổ Microsoft Word 2013 sau khi khởi động Để tạo một trang Word trống, bạn chọn Blank document, màn hình Word mở ra: Hình 2.7 Màn hình làm việc của Microsoft Word 2013 18
  19. 1.5. Quy trình soạn thảo Bước 1. Hiển thị thanh công cụ View > Toolbars Bước 2. Chọn chế độ hiển thị văn bản trên màn hình View > Print Layout Bước 3. Hiện thước ngang trên cửa sổ giao diện View > Ruler Bước 4. Thay đổi đơn vị đo của thước ngang Tools > Options > General Bước 5. Chọn khổ giấy và định lề trang cho toàn bộ văn bản File > Page Setup Bước 6. Chạy chương trình bộ gõ bàn phím Unikey hoặc Vietkey Bước 7. Chọn Font, Size, màu chữ cho toàn bộ văn bản Format > Font Bước 8. Lưu cửa sổ văn bản hiện tại lên đĩa theo yêu cầu File > Save Bước 9. Nhập văn bản thô (nhập từ trái qua phải), trong lúc nhập thường xuyên nhấn Ctrl+S để lưu văn bản Bước 10. Tiến hành định dạng văn bản Bước 11. Kiểm tra văn bản lần cuối (chính tả, yêu cầu định dạng, ) rồi lưu lại 1.6. Quản lý File văn bản 1.6.1. Cài đặt chế độ lưu văn bản Cũng như những phần mềm Office khác, khi soạn thảo bạn thiết lập chế độ lưu tự động sau một khoảng thời gian. Nhưng có một số trường hợp bạn chưa kịp lưu hay bị sự cố thì bạn hãy yên tâm vì Word đã có chức năng lưu lại các tập tin trong những trường hợp đó. Hình 2.8 Cửa sổ tab File 19
  20. Để thiết lập thời gian sao lưu tự động Tab File Option Save Document Check vào ô Save AutoRecover information every chọn thời gian sao lưu tự động – đơn vị là phút. Hình 2.9 Cửa sổ Save trong Tab File - Để hiển thị bản sao lưu cuối cùng của tập tin hiện hành, Tab File Info Version chọn tập tin bạn muốn hiển thị. Hình 2.10 Cửa sổ Version Hình 2.11 Cửa sổ Autosaved Version 20
  21. Để tìm những tập tin mà chưa được lưu Tab File Info Version Recover Unsaved Document. Hình 2.12 Cửa sổ Recover Unsaved Document 1.6.2. Bảo vệ tài liệu Một số tài liệu bạn chia sẻ công khai, nhưng có những tài liệu bạn muốn bảo mật, hay chỉ muốn chia sẻ nhưng vẫn bảo đảm toàn vẹn dữ liệu không bị chỉnh sửa thay đổi. Microsoft Word có đầy đủ các công cụ để hổ trợ bạn giải quyết vấn đề này. a. Đánh dấu tài liệu Trước khi bạn muốn chia sẻ tài liệu với những người khác, bạn có thể đánh dấu kết thúc tài liệu, để ngăn chặn bất cứ ai từ làm thay đổi nó. Đánh dấu kết thúc một tài liệu có kết quả như sau: + Tài liệu này được thay đổi để chỉ đọc, và một số nút trên ribbon là không có. + Một đánh dấu kết thúc tài liệu sẽ có biểu ngữ xuất hiện ở trên cùng của tài liệu. + Một lá cờ trên trang thông tin của Backstage chỉ ra rằng các tài liệu đã được đánh dấu như là cuối cùng. + Một đánh dấu kết thúc tài liệu sẽ có biểu tượng xuất hiện trên thanh trạng thái. Bất cứ sự thay đổi nào trên tài liệu của bạn sẽ không thực hiện được. Để thực hiện thao tác này, bạn chọn Tab File Info Protect Document Mark as Final : 21
  22. Hình 2.13 Đánh dấu tài liệu Để bỏ chức năng đánh dấu Mark Final: + Bạn chọn trên thanh Banner của Mark final. + Vào Tab File Info Protect Document Mark as Final. Hình 2.14 Bỏ đánh dấu tài liệu b. Hạn chế quyền định dạng và chỉnh sửa tài liệu 22
  23. Có những tài liệu khi chia sẻ cho nhiều người cùng sử dụng, nhưng bạn không muốn thay đổi một số định dạng và chỉnh sửa nội dung, bạn có thể thiết lập hạn chế quyền trên tài liệu bạn chia sẻ. Hình 2.15 Cửa sổ cài đặt một số hạn chế Hình 2.16 Cửa sổ cài đặt mật khẩu hạn chế chỉnh sửa tài liệu c. Tạo mật khẩu bảo quản tài liệu 23
  24. Trong những tài liệu bạn soạn thảo, có những tài liệu mật, bạn không muốn chia sẻ cũng như không muốn bị người khác xem, bạn có thể thiết lập mật khẩu cho tài liệu của mình. + Để tạo mật khẩu cho tài liệu Tab File Info Protect Document Encry with Password. Hình: 2.17 Cửa sổ cài đặt mật khẩu cho tài liệu + Để xóa mật khẩu cho tài liệu đã thiết lập Tab File Info Protect Document Encry with Password Xóa mật khẩu cũ đi. Hình 2.18 Cửa sổ hủy bỏ cài đặt mật khẩu 24
  25. 2. Các thao tác cơ bản 2.1. Soạn thảo tiếng việt trong Word 2.1.1.Bảng mã, Font chữ, Kiểu gõ Mỗi font chữ sẽ đi kèm với một bảng mã tương ứng, do đó khi soạn thảo tiếng Việt, bạn phải chọn bảng mã phù hợp với font chữ mà bạn đang sử dụng, nếu chọn không đúng thì các từ bạn nhập vào sẽ không được hiển thị như ý muốn. Các bộ font chữ thông dụng hiện nay là: + Unicode: là bộ mã chuẩn quốc tế được thiết kế để dùng làm bộ mã duy nhất cho tất cả các ngôn ngữ khác nhau trên thế giới, kể cả các ngôn ngữ sử dụng ký tự tượng hình phức tạp như tiếng Trung, tiếng Thái Vì điểm ưu việt đó, Unicode đã và đang từng bước thay thế các bộ mã truyền thống, kể cả bộ mã tiêu chuẩn ISO 8859 và hiện đang được hỗ trợ trên rất nhiều phần mềm cũng như các trình ứng dụng. + TCVN3: Bảng mã theo tiêu chuẩn (cũ) của Việt Nam. Các font chữ trong bảng mã này có tên bắt đầu bằng .Vn . Ví dụ: .VnTime. Ngày nay TCVN đã quy định sử dụng font Unicode trong soạn thảo văn bản. + VNI: Bảng mã do công ty VNI (Vietnam-International) sở hữu bản quyền. Các font chữ trong bảng mã VNI có tên bắt đầu bằng VNI-. Ví dụ: VNI- Times Ba bảng mã Unicode, TCVN3, VNI là ba bảng mã thông dụng nhất. Ngoài ra còn có các bảng mã như: BK. HCM, Vietware, VIQR tổng cộng khoảng 14 bảng mã tiếng Việt khác nhau. Mỗi kiểu gõ tiếng Việt đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, hai kiểu gõ thông dụng nhất là kiểu gõ Telex và VNI. Kiểu TELEX dùng các phím chữ để gõ dấu còn kiểu VNI dùng các phím số để gõ dấu. Kiểu gõ không liên quan gì đến việc hiển thị chữ tiếng Việt, người sử dụng có thể chọn kiểu gõ nào tùy theo ý thích của mình. Bảng 2.1: Quy tắc gõ các tổ hợp phím cho kiểu gõ Telex và VNI Dấu Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng Kiểu Telex s f r x j Kiểu VNI 1 2 3 4 5 Ký tự â ê ô ư ơ ă đ Kiểu Telex aa ee oo uw; [ uw; ] aw dd 25
  26. Kiểu VNI a6 e6 o6 u7 o7 a8 d9 Thiết lập kiểu gõ bằng cách mở Unikey và chọn kiểu gõ thích hợp. Hình 2.19: Chọn kiểu gõ phù hợp (Telex, VNI) 2.1.2. Sử dụng Unikey Khởi động chương trình Unikey, vì phần mềm này rất thông dụng nên khi cài đặt máy tính người ta sẽ cài sẵn phần mềm này vào máy tính và đưa ra màn hình desktop: Hình 2.20: Màn hình Desktop 26
  27. + Bấm vào biểu tượng để khởi động: Hình 2.21: Cửa sổ của Unikey 4.08 Final Chọn bảng mã để đổi mã, chọn kiểu gõ TELEX hoặc VNI tùy thuộc vào người sử dụng, chú ý phải có biểu tượng chữ V ở dưới thanh Task bar thì mới gõ được tiếng việt Hình 2.22: Thanh Task bar 2.1.3. Chuyển đổi bảng mã Unikey có chức năng chuyển đổi bảng mã rất tiện lợi, ta dùng chức năng này sẽ đỡ mất thời gian soạn thảo lại khi font chữ bị sai. Từ màn hình Unikey ở trên, chọn nút “Mở rộng”: Hình 2.23: Công cụ chuyển đổi bảng mã củaUnikey 4.08 Final 27
  28. Chọn mục “Công cụ (CS+F6)”: Hình 2.24: Cửa sổ chuyển đổi bảng mã củaUnikey 4.08 Final + Nguồn : chọn VNI Windows + Đích : chọn Unicode + Rồi nhấn nút “Chuyển mã”, chương trình sẽ lưu dữ liệu được chuyển mã vào bộ nhớ, ta chỉ cần dán (Ctrl +V) vào tập tin mong muốn, lúc này ta sẽ đọc được dữ liệu. + Có thể chuyển đổi bằng tập tin, bằng cách bỏ lựa chọn “Chuyển mã clipboard”, lúc này ta chọn tập tin nguồn và tập tin đích rồi nhấn “Chuyển mã”. 2.2. Các thao tác xử lý văn bản 2.2.1 Tạo mới văn bản Cách 1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + N. Cách 2: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File) chọn New nhấn đúp chuột vào mục Blank document. Lưu ý: Ngoài mục Blank document, bạn có thể chọn một mẫu khác Double_Click để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn. 28
  29. Hình 2.25: Chức năng nút New của Office Button 2.2.2. Mở một tập tin văn bản Cách 1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + O. Cách 2: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File) chọn Open chọn vị trí lưu trữ tập tin cần mở. Hình 2.26: Chức năng nút Open của Office Button 2.2.3. Lưu một tập tin Cách 1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + S. Cách 2: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File) chọn Save. 29
  30. Hình 2.27 Chức năng nút Save As của Office Button Cách 3: Chọn biểu tượng Save trên thanh Quick Access Toolbar. Hình 2.28: Chức năng nút Save trên thanh Quick Access Toolbar Sau đó chọn vị trí muốn lưu tập tin đặt tên và chọn Save Hình 2.29: Vị trí lưu tập tin ❖ Lưu ý: Mặc định, tài liệu của Word 2013 được lưu với định dạng là *.DOCX. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà 30
  31. không phải cài thêm chương trình, tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) nhấn OK. Hình 2.30: Lựa chọn lưu định dạng Ngoài các định dạng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đó như Doc, Docx thì Office 2013 cũng hỗ trợ lưu file dưới định dạng PDF và XPS. 2.2.4. Sao chép/ di chuyển văn bản + Chọn khối văn bản cần sao chép/di chuyển: + Chọn lệnh Copy từ biểu tượng trên Tab Home group Clipboard Hình 2.31: Lựa chon nút Copy + Click trên đoạn văn bản đã chọn để sao chép/di chuyển Copy 31
  32. Hình 2.32: Mẫu văn bản cần Copy + Chọn vị trí cần dán đoạn văn bản chọn Paste: + Chọn dán từ lệnh Paste trên Tab Home group Clipboard Hình 2.33: Lựa chọn định dạng văn bản cần dán + Click trên vùng muốn dán đoạn văn bản chọn Paste Hình 2.34: Lựa chọn nút Paste 32
  33. 2.2.5. Phóng to – thu nhỏ trang văn bản Khi mở hay làm việc với cửa sổ Word, bạn có thể phóng to – thu nhỏ trang Word để dễ làm việc hơn. + Cách 1: Chọn Tab View group Zoom Zoom: Hình 2.35: Chức năng Zoom + Cách 2: Sử dụng công cụ trên thanh Status Bar Hình 2.36: Chức năng Zoom trên thanh Status Bar 2.2.6. Thao tác với bàn phím Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím: ➢ Các phím di chuyển con trỏ: - Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng. - Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng. - Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự. - Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự. 33
  34. ➢ Các phím xoá ký tự: - Phím Delete: Xoá ký tự tại ví trí con trỏ (bên phải con trỏ). - Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ. - Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự. ➢ Các phím điều khiển: - Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ. - Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ. - Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình. - Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. - Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. - Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. 2.3. Chèn các đối tượng vào văn bản 2.3.1.Chèn hình ảnh vào tài liệu Khi soạn thảo tài liệu, để làm cho văn bản trở nên hay, sống động, thực tế hơn, ta thường chèn vào đó một số hình ảnh minh họa. Để chèn hình ảnh : + Để con trỏ tại vị trí muốn chèn Tab Insert group Illustrations Pictures + Chọn hình ảnh muốn chèn từ thư viện ảnh Insert Hình 2.37: Thư viên ảnh trong Pictures ✓ Điều chỉnh hình ảnh + Sau khi hình được chèn vào chỉnh sửa, định dạng, di chuyển đến những vị trí cần. + Tab Format của Picture có đầy đủ các chức năng để định dạng cho hình ảnh 34
  35. Hình 2.38: Các định dạng hình ảnh ✓ Group Adjust: Điều chỉnh độ sáng tối, màu, thay đổi hình ảnh + Remove Backgroud: Xóa những vùng bạn không cần trên hình ảnh. Hình 2.39: Các chức năng thay đổi hình ảnh + Corrections: Chỉnh độ sáng tối cho hình ảnh. + Color: Chỉnh màu cho hình ảnh để phù hợp với nền trang tài liệu. Hình 2.40: Chức năng điều chỉnh sáng tối và màu hình ảnh + Artistic Effect: Một số hiệu ứng nghệ thuật hình ảnh sống động và đẹp hơn. Hình 2.41: Chức năng hiệu ứng nghệ thuật hình ảnh 35
  36. + Compress Picture: Đưa hình ảnh trở về kích thước ban đầu. + Change Picture: Đổi hình ảnh khác. + Reset Picture: bỏ hết tất cả những hiệu ứng vừa thiết lập đưa hình ảnh trở về dạng ban đầu khi chèn. Picture Style: Điều chỉnh và tạo hiệu ứng cho hình ảnh. Hình 2.42: Chức năng điều chỉnh và tạo hiệu ứng cho hình ảnh + Định dạng khung và đường viền cho hình ảnh: để hình ảnh tạo điểm nhấn hơn, bạn có thể đưa ảnh vào khung hình. + Picture Effect: Tạo hiệu ứng cho hình ảnh với những hiệu ứng đẹp mắt: đổ bóng, 3-D, phản chiếu gương, Hình 2.43: Tạo hiệu ứng cho hình ảnh + Picture Layout: Ngoài ra bạn còn có thể chuyển hình ảnh vào các lược đồ SmartArt. 36
  37. Hình 2.44: Chức năng chuyển hình ảnh vào các lược đồ SmartArt Arrange: Di chuyển và sắp xếp hình ảnh. Hình 2.45: Chức năng di chuyển và sắp xếp hình ảnh + Wrap Text: Chọn cách đặt ảnh và có thể di chuyển hình ảnh đến vị trí mong muốn. Hình 2.45: Chức năng di chuyển hình ảnh đến vị trí khác 2.3.2. Chèn chữ nghệ thuật WordArt. Công cụ tạo chữ nghệ thuật trong văn bản, WordArt được xử lý như một hình ảnh chèn vào văn bản. ✓ Chèn WordArt + Chọn Tab Insert Group Text WordArt. 37
  38. Hình 2.46: Chèn chữ nghệ thuật + Chọn kiểu WordArt và nhập nội dung Hình 2.47: Chọn kiểu chữ nghệ thuật Chú ý: Chọn font thích hợp để hiển thị được Tiếng Việt. ✓ Hiệu chỉnh WordArt + Chọn đối tượng Tab Format. Hình 2.48: Chức năng hiệu chỉnh chữ nghệ thuật ✓ Group Shape Styles: Chọn đối tượng WordArt thực hiện mở rộng Shape Styles, chọn hiệu ứng tương ứng. Hình 2.49: Chức năng hiệu ứng chữ nghệ thuật ✓ Các chức năng khác: + Shape Fill: Tạo màu nền cho WordArt. + Shape Outline: Tạo màu viền cho WordArt. + Shape Effects: Tạo hiệu ứng cho WordArt như là bóng, phản chiếu, 3D 38
  39. ✓ Group WordArt Style: Hình 2.50: Chức năng dạng chữ nghệ thuật + Text Fill : Màu nền chữ WordArt. + Text Outline : Màu đường viền chữ WordArt. + Text Effect : Hiệu ứng chữ WordArt. + More : Mở rộng WordArt Styles. 2.3.3. Chèn hình ảnh SmartArt Có những thông tin bạn cần phải đưa vào một tổ chức để thể hiện rõ nội dung, SmartArt trong Word có thể giải quyết vấn đề đó giúp bạn. + Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn Tab Insert group Illustrations SmartArt. Hình 2.51: Chức năng SmartArt Hình 2.52: Các kiểu lựa chọn trong SmartArt 39
  40. + Để hiệu chỉnh SmartArt sau khi chèn vào group Tab SmartArt Tools Tab Design Hình 2.53: Chức năng hiệu chỉnh trong SmartArt + Group Create Graphic: tạo một số đồ họa cho SmartArt, thêm Shape, Bullet, di chuyển vị trí trái- phải – trên – dưới. + Group Layouts: chọn lại dạng lược đồ khác. + Change Color: đổi màu cho các lược đồ. + SmartArt Style: đổi dạng hiển thị cho các đối tượng trong lược đồ. + Reset: đưa lược đồ về dạng ban đầu. 2.3.4. Chèn biểu đồ vào văn bản + Từ Tab lệnh Insert nhấp chọn biểu tượng Chart Hình 2.54: Chèn biểu đồ vào văn bản + Hộp thoại Change Chart Type xuất hiện như hình dưới đây: 40
  41. Hình 2.55: Hộp thoại Change Chart Type + Bạn chọn một mẫu biểu đồ nhất định trong danh sách sau đó nhấp Ok. Khi đó một cửa sổ Microsoft Excel 2013 sẽ được mở ở bên phải cửa sổ Microsoft Word 2013 như hình dưới đây: Hình 2.56: Dữ liệu Microsoft Excel 2013 + Trong cửa sổ Excel chứa dữ liệu nguồn tạo biểu đồ, bạn có thể thay đổi dữ liệu cho phù hợp với biểu đồ mình cần vẽ sau đó đóng cửa sổ Microsoft Excel lại. Như vậy một biểu đồ đã được chèn vào văn bản. 41
  42. Hình 2.57: Hình biểu đồ ✓ Tùy chỉnh thiết kế cho biểu đồ - Để tùy chỉnh thiết kế biểu đồ chúng ta quan tâm đến Tab lệnh Design trên thanh công cụ Ribbon. Hình 2.58: Tab lệnh Design - Type Hình 2.59: Dạng biểu đồ + Change Chart Type: Mở lại hộp thoại Change Chart Type mà không cần quay lại Tab lệnh Insert. + Save As Template: Lưu kiểu Chart hiện thời thanh mẫu để có thể dùng lại các lần sau: - Data Hình 2.60: Mở và lựa chọn dữ liệu + Edit Data: Mở bảng dữ liệu nguồn của biểu đồ ở dạng File Excel + Select Data: Lựa chọn lại dữ liệu nguồn cho biểu đồ, khi nhấp chọn nút lệnh này cửa sổ Excel sẽ xuất hiện như hình dưới đây: 42
  43. Hình 2.61: Chọn dữ liệu từ Excel - Bạn nhấp chọn nút lệnh Edit để thay đổi vùng dữ liệu cho biểu đồ sau đó nhấp Ok để lưu lại. + Switch Row/Column: Chuyển đổi dữ liệu giữa hàng – cột và ngược lại (nút lệnh này chỉ sáng khi mở bảng dữ liệu nguồn Excel) + Refresh Data: Làm mới lại dữ liệu nguồn sau khi chỉnh sửa. - Chart Layouts: Dùng để thay đổi cấu trúc của biểu đồ theo những mẫu mô tả trong khung này. Hình 2.62: Cấu trúc biểu đồ - Để mở rộng danh sách các Chart Layouts bạn nhấp chọn mũi tên dưới cùng bên phải. Hình 2.63: Danh sách mở rộng cấu trúc biểu đồ - Chart Styles: Thay đổi Style cho biểu đồ với cấu trúc đã chọn 43
  44. Hình 2.64: Lựa chọn kiểu biểu đồ - Cũng giống như khung Chart Layout với Chart Styles ngoài những mẫu style hiển thị bạn có thể chọn các mẫu khác bằng cách nhấp chọn mũi tên dưới cùng bên trái của khung lệnh này. 2.3.5. Chèn các biểu tượng Cách thực hiện Nhấp chọn biểu tượng Symbol trên thanh công cụ Ribbon, một danh sách liệt kê các Symbol xuất hiện, hãy nhấp chuột để chọn biểu tượng cần chèn vào văn bản. Hình 2.65: Các biểu tượng đặc biệt Nếu như chưa hài lòng với những biểu tượng trong danh sách bạn có thể nhấp chọn mục More Symbols để có thêm sự lựa chọn. Hộp thoại Symbol xuất hiện như hình dưới đây, nó khá giống với hộp thoại Symbol ở các phiên bản trước của Microsoft Word. Trong hộp thoại này bạn có thể tự tìm cho mình những biểu tượng thích hợp để chèn vào nội dung văn bản. 44
  45. Hình 2.66: Danh sách mở rộng các biểu tượng 2.3.6. Chèn công thức toán học Cách thực hiện Khi cần viết các công thức toán học trên Microsoft Word 2013 bạn nhấp chọn biểu tượng Equation trên thanh công cụ Ribbon. Một danh sách liệt kê các kiểu công thức xuất hiện như hình dưới đây: Hình 2.67: Danh sách các công thức toán học Hãy nhấp chuột chọn tới dạng công thức phù hợp nhất với nội dung mà bạn dự định trình bày. Sau bước này một đối tượng Equation sẽ được chèn vào nội dung văn bản như hình dưới đây: Hình 2.68: Cách nhập công thức toán học 3. Định dạng văn bản 3.1. Định dạng ký tự Thanh công cụ chính để định dạng Font Tab Home group Font 45
  46. Hình 2.69: Thanh công cụ định dạng Định dạng Font chữ mặc định trong Word khi mở một trang soạn thảo mới là Font Calibri, nhưng bạn cũng có thể thay đổi bất cứ khi nào theo ý mình. Để thay đổi định dạng font mặc định Mở một trang Word trống chọn Font và một số định dạng bạn cần Tab Home Group Font Mở cửa sổ Font Hình 2.70: Cửa sổ font Để định dạng Font chữ Chọn khối văn bản cần định dạng Hình 2.71: Văn bản định dạng Hoặc định dạng trên nhóm công cụ Font của Tab Home: 46
  47. Hình 2.72: Công cụ Tab Home Định dạng Font : Click chọn Font muốn định dạng. Chọn kích thước chữ : chọn kích cỡ theo danh sách có sẵn, hoặc tự nhập. Tăng kích thước : Giảm kích thước: Change Case: chuyển đổi từ chữ hoa chữ thường, ngược lại, Hình 2.73: Các kiểu định dạng font Chữ in đậm: chọn khối văn bản (Ctrl+B) / click biểu tượng Chữ in nghiêng: chọn khối văn bản (Ctrl+I) / click biểu tượng Chữ gạch dưới: chọn khối văn bản (Ctrl+U) / click biểu tượng Hình 2.74: Kiểu gạch chân văn bản 47
  48. Gạch giữa từ: Chỉ số trên: ax2+bx=c Chỉ số dưới: H2O Hiệu ứng font: Hình 2.75: Hiệu ứng font Một số hiệu ứng cho font chữ, tô nền, viền chữ ( Outline ), đổ bóng (Shadow), hiệu ứng gương (Reflection), phát sáng (Glow), định dạng số (Number Style), các chữ ghép (Ligatures). + Tô nền font: Hình 2.76: Màu nền font + Tô màu font: Hình 2.77: Màu nền chữ + Xóa định dạng: Xóa định dạng Xóa định dạng Ngoài ra, bạn có thể thay đổi khoảng cách giữa các từ, vị trí từ trong hàng, mở cửa sổ font chọn Tab Advance 48
  49. Hình 2.78: Tab Advance 3.2. Định dạng đoạn văn bản Định dạng paragraphs cho phép bạn thay đổi cách nhìn trên toàn bộ tài liệu. Bạn có thể truy cập vào các công cụ của định dạng Paragraphs bằng cách chọn Tab Home, chọn nhóm Paragraph. Hình 2.79: Nhóm lệnh Paragraph Canh lề trong Paragraph: Canh lề cho phép bạn thiết lập cách văn bản xuất hiện. Để thay đổi lề ta thực hiện như sau: Chọn đoạn văn bản, rồi nhấp vào tab Home, rồi chọn nút thích hợp cho việc canh lề trên nhóm Paragraph: - Align Left (Ctrl+L): văn bản được canh lề sang mép bên trái. - Center (Ctrl+E): Văn bản được căn giữa các lề. - Align Right (Ctrl+R): Văn bản được canh lề sang mép bên phải. - Justify (Ctrl+J): Văn bản được dàn đều cả hai bên trái và phải. Thụt lề đoạn: Thụt lề đoạn cho phép bạn xác định văn bản trong một đoạn canh lề khác nhau. Có một số tùy chọn cho việc thụt lề: 49
  50. Hình 2.80: Đoạn văn bản mẫu - First Line: Điều khiển đường biên bên trái cho dòng đầu tiên của đoạn. - Hanging: Điều khiển đường biên trên trái với tất cả các dòng trong một đoạn ngoại trừ dòng đầu tiên. - Left: Điều khiển đường biên bên trái với mọi dòng trong một đoạn. - Right: Điều khiển đường biên bên phải với mọi dòng trong một đoạn. Tạo khoảng cách giữa các dòng: Trong văn bản kỹ thuật dàn trang giúp trình bày văn bản rõ ràng và đẹp mắt. Nếu như trước đây bạn thường tạo khoảng cách bằng phím Enter để xuống dòng thì giờ đây bạn sẽ sử dụng các công cụ có sẵn trong chương trình soạn thảo MS Word để làm việc này. Chọn các dòng cần định dạng khoảng cách cho chúng. Chọn chức năng Line and Paragraph Spacing Hình 2.81: Kiểu giãn dòng văn bản 50
  51. Thay đổi các thông số trong phần Spacing để tạo khoảng cách giữa các dòng Thêm đường viền và hiệu ứng tô bóng: Bạn có thể thêm đường viền và tô bóng cho các đoạn văn bản và toàn trang. Để tạo một đường viền bao quanh một đoạn hoặc các đoạn, ta thực hiện như sau: Lựa chọn vùng văn bản nơi bạn muốn có đường viền hay hiệu ứng tô bóng. Nhấp nút Borders trên nhóm Paragraph, chọn Border and Shading. Hình 2.82: Kiểu khung văn bản Kẻ khung 51
  52. Hình 2.83: Hộp định dạng khung văn bản Hình 2.84: Mẫu văn bản tạo khung Tô bóng Trong cửa sổ Borders and Shading chọn Tab Shading Hình 2.85: Tạo bóng cho văn bản Bullets and Numbering 52
  53. Bạn có một đoạn tài liệu liệt kê dạng danh sách, để tài liệu được định dạng một cách nhanh chóng và đẹp mắt, bạn sử dụng công cụ định dạng Bullet and Numbering. Chọn đoạn tài liệu cần định dạng. Chọn Tab Home group Paragraph Bullets/Numbering Hình 2.86: Các kiểu Bullets/Numbering ❖ Các dạng Bullets: Hình 2.87: Các kiểu Bullets Hình 2.88: Kết quả sau định dạng Các kiểu Bullets ❖ Các dạng Numbering 53
  54. Hình 2.89: Các kiểu Numbering ❖ Dạng phân cấp - Multilevel List Có những đoạn tài liệu có nhiều phân cấp, bạn không cần phải chọn từng dạng Numbering và Bullets, Word 2013 sẽ giúp bạn định dạng nhanh chóng chỉ cần một lần cho tất cả các cấp. Hình 2.90: Hình 2.88: Kết quả sau định dạng Các kiểu Numbering Chọn đoạn tài liệu muốn định dạng. Hình 2.91: Mẫu văn bản cần định dạng 54
  55. Vào Tab Home group Paragraph Multilevel List Define New Multilevel List Hình 2.92: Cách định dạng và kết quả định dạng Sau khi Click OK để hoàn thành thì đoạn văn bản sẽ chạy Cấp đầu tiên, để cho các cấp còn lại theo ý mình, bạn chỉ cần chọn các đối tượng cùng cùng nhấn phím Tab trên bàn phím. Để lùi ra một Tab thì bạn sử dụng tổ hợp phím Shift + Tab. Hình 2.93: Kết quả định dạng văn bản 4. Bảng biểu 4.1. Tạo và chỉnh sửa bảng biểu Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn bảng Chọn tab Insert -> chọn Tables Hình 2.94: Công cụ chèn bảng 55
  56. Hình 2.95: Hộp thoại chèn bảng Insert Table Hình 2.96: Định dạng bảng Hình 2.97: Mẫu bảng 56
  57. Draw Table Tự bạn thiết kế bảng với những cột và dòng theo ý bạn, có thể chọn đường kẻ bảng theo ý mình. Hình 2.98: Công cụ vẽ bảng Excel Spreadsheet Nhúng bảng từ cửa sổ MS Excel: Hình 2.99: Nhúng bảng từ cửa sổ MS Excel Quick Table Ngoài ra bạn cũng có thể chọn một mẫu Table có sẵn sau đó bạn sẽ thay đổi dữ liệu với Quick Table 57
  58. Hình 2.100: Thay đổi dữ liệu với Quick Table Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng Các công cụ để định dạng và chỉnh sửa cấu trúc bảng: Hình 2.101: Công cụ để định dạng và chỉnh sửa cấu trúc bảng ❖ Chọn đối tượng muốn định dạng: Chọn ô: Click chuột vào ô cần chọn Hình 2.102: Mẫu bảng Chọn cột: Click chuột lên cột cần chọn 58
  59. Hình 2.103: Thao tác chọn cột Chọn hàng: Click chuột lên hàng ở đầu hàng cần chọn. Hình 2.104: Thao tác chọn hàng Chọn cả bảng: Click chuột lên góc trên của bảng Hình 2.105: Thao tác chọn bảng ❖ Thao tác thêm, xóa hàng và cột Click chuột vào trong bảng, chọn tab Layout -> group Rows & Column: Hình 2.106: Thao tác thêm, xóa hàng và cột 59
  60. + Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên hàng chứ con trỏ. + Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới hàng chứ con trỏ. + Insert Left: Thêm cột bên trái cột chứ con trỏ. + Insert Right: Thêm cột bên phải cột chứ con trỏ. Các thao tác xóa bảng, hàng, cột: chọn bảng, hàng, cột cần xóa. + Delete Cells: Xóa ô. + Delete Columns: Xóa cột. + Delete Rows: Xóa hàng. + Delete Table: Xóa bảng. ❖ Trộn hoặc tách các ô Chọn các ô cần trộn, chọn Tab Layout -> Group Merge có chức năng sau: Hình 2.107: Công cụ trộn, tách các ô + Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất. + Split Cells: Tách thành nhiều ô. + Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau. ❖ Canh lề cho dữ liệu trong ô Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab Layout group Alignment : Hình 2.108: Công cụ canh lề cho dữ liệu trong ô + Text Direction: Thay đổi hướng của dữ liệu trong ô. + Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô. 4.2. Định dạng bảng biểu Chọn đối tượng cần định dạng Tab Design 60
  61. Hình 2.109: Công cụ định dạng bảng biểu 4.3. Sắp xếp và tính toán trong bảng Ngoài chức năng hiển thị nội dung, bảng biểu trong Word cũng có thể thực hiện một số công việc tính toán, sắp xếp đơn giản. Để thực hiện chúng ta quan tâm đến các lệnh trong nhóm Data. Hình 2.110: Công cụ sắp xếp và tính toán trong bảng Quay trở lại với ví dụ lúc trước chúng ta có một bảng dữ liệu thô, về bảng lương nhân viên của một phòng ban trong công ty. Hình 2.111: Bảng dữ liệu Với cột thực lĩnh chưa có giá trị và được tính bằng công thức: Thực lĩnh = Lương Chính + Phụ Cấp – Tạm ứng Bay giờ chứng ta sẽ sử dụng công cụ formula để tính toán các giá trị này. Đầu tiên bạn đặt con trỏ chuột vào ô thực lĩnh của người đầu tiền (Hoàng Hồng Hạnh) sau đó chọn Formula trên thanh Ribbon. Hộp thoại Formula xuất hiện như hình dưới đây: 61
  62. Hình 2.112: Hộp công thức Trong mục formula bạn nhấp công thức bắt đầu với dấu bằng, tiếp theo chọn kiểu định dạng cho dữ liệu trong mục Number format. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Tiếp tục thực hiện cho những người tiếp theo chúng ta sẽ được kết quả như hình dưới đây: Hình 2.113: Kết quả sau tính toán Bây giờ bạn hãy nhấp chuột tới ô thực lĩnh của dòng tổng cộng, nhấp chọn formular điền công thức vào hộp thoại như hình dưới đây: Hình 2.114: Hộp công thức Kết quả chúng ta sẽ thu được như hình dưới đây: Hình 2.115: Kết quả sau tính toán 62
  63. Sau khi tính xong cột thực lĩnh chúng ta lại thấy phát sinh một yêu cầu mới là cần phải sắp xếp lại danh sách này, ai có thực lĩnh cao hơ thì sẽ xếp xuống dưới. Cách thực hiện như sau: Bước 1: Bôi đen từ dòng tiêu đề đến dòng có Stt là 5 (Không bao gồm dòng tổng cộng vì dòng tổng cộng không cần sắp xếp) Bước 2: Nhấp chọn biểu tượng Sort Hình 2.116: Công cụ sắp xếp dữ liệu Hộp thoại Sort xuất hiện như hình dưới đây, trong mục Sort by chọn cột “Thực Lĩnh” (Cột lấy dữ liệu sắp xếp), tích chọn mục Ascending (sắp xếp giảm dần). Hình 2.117: Hộp sắp xếp dữ liệu trong bảng Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây: Hình 2.118: Kết quả sau sắp xếp 63
  64. 5. Định dạng trang và in ấn 5.1. Định dạng trang Việc đánh trang sẽ giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm tới một nội dung nào đó, cũng như tránh cho việc văn bản bị sắp xếp không theo trật tự. Để thêm trang vào văn bản bạn nhấp chọn lệnh Page Number trong nhóm lệnh Header & Footer trên Tab Insert. Hình 2.119: Công cụ chèn số trang cho văn bản Để tăng khả năng tìm kiếm nội dung trong văn bản, ngoài đánh số trạng bạn nên có mục lục cho văn bản (trường hợp văn bản dài, nhiều nội dung). Có rất nhiều cách tạo mục lục cho văn bản, tuy nhiên do thời lượng của cuốn sách này chúng tôi không giới thiệu ở đây. Bạn có thể tự tìm hiểu và thiết kế cho văn bản của mình một mục lục thật khoa học và nhanh tróng. Thiết lập trang in Trước khi in ấn bạn nên kiểm tra lại các thông số về khổ giấy, căn lề của văn bản. Giúp cho việc chọn đúng khổ giấy đang có của máy in tránh in sai lãng phí. Để kiểm tra các thông tin này bạn nên bật hộp thoại Page Setup bằng cách nhấp chọn biểu tượng mũi tên phía dưới nhóm lệnh Page Setup trên Tab Page Layout. Hình 2.120: Nhóm lệnh Page Setup Hộp thoại Page Setup xuất hiện như hình dưới đây: 64
  65. Hình 2.121: Hộp thoại Page Setup Trong hộp thoại này ở hai tab Margins và Pager sẽ cho phép bạn thiết lập các thông số như lề văn bản, khổ giấy, chiều của khổ giấy (Ngang, dọc). Bạn nên chú ý với những trường hợp in văn bản pháp quy như hợp đồng, đơn từ, quyết định, chúng ta đặt lề trái và phải gần bằng nhau. Với các trường hợp văn bản là tài liệu, sách, cần đóng gáy thì chúng ta để lề trái nhiều hơn lề phải với một tỷ lệ vừa đủ để sau khi đóng gáy, nội dung sẽ nằm giữa trang văn bản. Lưu ý: Với trường hợp in hai mặt chúng ta xử lý như sau: Chọn Mirror margins trong mục Multiple pages của Tab Margins. 65
  66. Hình 2.122: Hộp thoại Page Setup 5.2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang Khi soạn thảo tài liệu, giáo trình, tiểu luận, bạn muốn trên mỗi trang sẽ hiển thị tên tài liệu, tác giả, số trang, Chức năng Header and Footer trong MS Word sẽ giúp bạn giải quyết. Vào Tab Insert group Header & Footer. Chọn Header/Footer để thiết kế. Hình 2.123: Công cụ tạo tiêu đề đầu và cuối trang Tab Design của Header hiển thị khi ta thiết kế. 66
  67. Group Insert chèn ngày, giờ, thông tin tài liệu, hình ảnh, . Group Navigation di chuyển giữa Header và Footer, các setion. Group Options chọn kiểu hiển thị. Group Postion Canh lề vị trí hiển thị. Group Close đóng Header & Footer. Thông thường khi bạn tạo Header & Footer thì nó sẽ hiển thị trên toàn bộ các trang của trang tài liệu. Nhưng thật ra, trên mỗi tài liệu thường có nhiều phần, bạn muốn tạo mỗi phần là một Header & Footer khác nhau. Ta vẫn có thể thiết lập được, như sau: Đến cuối mỗi phần/ chương Tab Page Layout group Page Setup Break Next Page Hình 2.124: Công cụ chuyển trang Khi sang trang mới bạn mở Header & Footer tab Design của Header & Footer bạn thấy có dòng Same as Previous group Navigation bỏ chọn Link to Previous mất dòng Same as Previous. Hình 2.125: Công cụ tạo tiêu đề Sau đó bạn chỉnh lại Header & Footer cho phần/chương 2. 67
  68. Các phần còn lại làm tương tự. 5.3. In ấn Để in văn bản bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây: Cách 1: Nhấn biểu tượng Print trên thanh Quick Access Toolbar Hình 2.126: Biểu tượng in ấn Với cách này văn bản sẽ được in tất cả các trang ra máy in mặc định trên máy tính. Với văn bản chứa nhiều nội dung bạn không nên sử dụng cách này vì dễ dẫn đến tình trạng máy in bị hóc giấy giữa trừng vì in quá nhiều trang cùng một lúc. Cách 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P hoặc nhấp chọn nút Office Button. Cửa sổ Office Button xuất hiện bạn chọn mục Print. Hình 2.127: Chọn lệnh in từ Office Button Hãy thiết lập các tham số theo hướng dẫn dưới đây: - Number of copy: Số bản sao chép từ bản in, ví dụ bạn muốn in hợp đồng thành 2 bản để gửi khách hàng và lưu lại bạn điền giá trị là 2. - Print: Chọn máy in để in văn bản, trong máy tính có rất nhiều máy in khác nhau vì vậy bạn cần phải chỉ định máy in sẽ in văn bản, nếu không Microsoft Word 2013 sẽ lấy máy in mặc định của máy tính. - Print What: Cho phép tùy chọn các trang in, bạn có thể nhập trực tiếp trạng cần in vào hộp nhập phía Pages. 68
  69. Hình 2.128: Hộp thoại lệnh in Nếu in nhiều trang liên nhau bạn nhập trang đầu tiên rồi đánh dấu – và trang cuối cùng. Giả sử cần in từ trang 5 đến trang 10 bạn nhập vào giá trị: 5-10. Nếu in nhiều trang không liên tục bạn phải liệt kê tất cả các trang mỗi trang cách nhau dấu phẩy dưới. Ví dụ in các trang 6,7,10,23,24 bạn nhập vào giá trị như sau: 6,7,10,23,24. Ngoài ra bạn có thể nhấp vào mục All để có thêm tùy chọn. 69
  70. Hình 2.129: Thao tác lựa chọn in tài liệu + All: In toàn bộ văn bản, cũng tương ứng bạn không thiết lập gì cho mục này. Mặc định máy in sẽ in tất cả các trang của văn bản. + Selection: Chỉ in vùng được chọn + Current Page: Chỉ in trang hiện tại (Trang con trỏ chuột đang đứng) + Print Odd Pages Only: Tích chọn mục này để chỉ in trang lẻ + Print Even Pages only: Tích chọn mục này để chỉ in trang chẵn - Other Settings: Các tùy chọn khác khi in ấn + Collated: Nếu in copy thành nhiều bản, bạn có thể chọn in lần lượt từng bộ một hay in tất cả các bản của từng trang. Hình 2.130: Thao tác chọn lệnh copy khi in + Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc. Hình 2.131: Thao tác chọn khổ giấy ngang hay dọc 70
  71. + Chọn khổ giấy cho văn bản Hình 2.132: Thao tác chọn khổ giấy cho văn bản + Last custom margin settings: Chọn lề cho trang in Hình 2.133: Thao tác chọn lề cho văn vản 71
  72. + Page Per Sheet: In nhiều trang trong một tờ giấy Hình 2.134: Thao tác chọn in nhiều trang trong một tờ giấy Cuối cùng bạn nhấp chọn nút Print để thực hiện in văn bản Hình 2.135: Biểu tượng nút Print 72
  73. CHƯƠNG 3: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL Mã chương: THUD03 Giới thiệu: Trang bị cho người học những kiến thức chung về khái niệm, các thao tác tính toán, nhập dữ liệu trên bảng tính. Mục tiêu: - Trình bày được quy trình mở, đóng, tạo các dữ liệu trong Microsoft excel; - Trình bày được trình tự các cách nhập dữ liệu trong Microsoft excel; - Nhập được dữ liệu cho bảng tính; - Vận dụng được các hàm tính toán vào công tác thực tiễn; - Tạo được đồ thị theo yêu cầu; - Rèn luyện khả năng tư duy, sáng tạo; - Ý thức bảo vệ các trang thiết bị trong phòng thực hành. Nội dung chính: 1. Các khái niệm cơ bản 1.1. Màn hình làm việc Hình 3.1: Màn hình làm việc của Microsoft excel 2013 73
  74. 1.2. Cấu trúc bảng tính 1.2.1 Dạo diện chính của bảng tính Hình 3.2: Dao diện chính của Microsoft excel 2013 Dưới đây là các thành phần cơ bản trên màn hình chính (1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau. (4): Name box: Vùng địa chỉ vị trí con trỏ hiện thời (5): Fomula bar: Thanh công thức (6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn nhất trên màn hình của chương trình, đây là vùng chứa dữ liệu trên bảng tính (WorkSheet). (7): Tiêu đề cột, hàng WorkSheet: Gồm cột và hàng tiêu đề, cột thường được đánh dấu theo ký tự trong bảng chữ cái, hàng dược đánh dấu theo dãy số liên tiếp (trong thực tế có thể thay đổi các ký hiệu này). (8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải. (9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách các bảng tính có trong tệp Excel (WorkBook), ngoài ra còn chứa thanh điều khiển để di chuyển qua lại giữa các Sheet. (10): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại, 74
  75. 1.2.2 Các thành phần cơ bản của bảng tính Hình 3.3: Bảng tính Excel Một bảng tính bao gồm nhiều WorkSheet (Sheet) trong mỗi Sheet chứa các hàng (Row) và cột (Column) tạo thành các ô (Cell). - Sheet: Là một với các thành phần như đã nói ở phần trước. Bạn có thêm mới, tùy chỉnh hay xóa bỏ một Sheet trên WorkBook. Các Sheet trong một, hoặc nhiều WorkBook có thể liên kết lấy dữ liệu qua lại với nhau. - Column: Cột nằm trong các Sheet được đánh dấu, xác định bởi tiêu đề (địa chỉ) cột, ví dụ chúng ta nói cột A, cột B hay cột XA, Bạn có thể chèn, xóa, di chuyển, các cột trên một Sheet. - Row: Hàng nằm trong các Sheet được đánh dấu, xác định bởi tiêu đề (địa chỉ) hàng, ví dụ chúng ta nói hàng 1, hàng 2 hay hàng 1000, Bạn cũng có thể chèn, xóa, di chuyển, các hàng trên một Sheet. - Cell: Là ô giao nhau giữa một hàng và một cột xác định nào đó, vị trí của Cell hay còn gọi là địa chỉ của Cell được xác định bởi tên cột và hàng giao nhau chứa nó. Giả sử ô A5 được hiểu là ô giao giữa cột A và hàng 5, thứ tự viết địa chỉ của Cell là “Tên cột” + “Tên hàng”. Mở rộng Cell chúng ta sẽ có nhóm các Cell, nhóm các Cell được xác định bởi ô đầu tiên và ô cuối cùng trong nhóm. Như vậy địa chỉ của một nhóm Cell được viết như sau: “Tên Cell đầu tiền”: “Tên Cell cuối cùng”. Giải sử nhóm Cell từ hàng thứ nhất cột A tới hàng thứ 5 cột E chúng ta sẽ có địa chỉ là: A1:E5. - Vùng làm việc hiện thời: Là một nhóm các Cell được chọn tại một thời điểm xác định và bao quanh bởi một khung mầu đen. 75
  76. Hình 3.4: Vùng làm việc hiện thời Như vậy địa chỉ vùng làm việc hiện thời chính là địa chỉ của nhóm Cell được chọn. 1.3. Các thao tác cơ bản 1.3.1. Tạo một bảng tính mới Thực chất sau khi khởi động chương trình đã tự động tạo sẵn cho bạn một bảng tính mới. Nếu không bạn có thể thực hiện bằng một trong các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button Hình 3.5: Chức năng Office Button Một hộp thoại xuất hiện bạn nhấp chọn New rồi chọn biểu tương Blank Workbook ở hộp thoại bên tay phải. Hình 3.6: Chức năng tạo bảng tính mới 76
  77. Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ nhanh. Hình 3.7: Biểu tượng New trên thanh công cụ nhanh Trong trường hợp chưa thấy biểu tượng này trên thanh công cụ bạn chọn mũi tên trỏ xuống trong thanh này chọn New. Hình 3.8: Thao tác thêm biểu tượng Newtrên thanh công cụ nhanh Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Bằng một trong ba cách trên một bảng tính mới và rỗng sẽ được tạo, bạn di chuyển tới ô E1 nhấn phím F2 và nhập vào đó nội dung sau: CÔNG TY CP PHẦN MỀM AVIN. Bây giờ hãy chọn Font lớn hơn cho nội dung văn bản bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A sau đó chọn hộp Font size trên thanh Ribbon chọn giá trị 28. Hình 3.9: Thao tác thay đổi cỡ chữ 77
  78. Tiếp theo bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + B để bôi đậm nội dung văn bản, kết quả chúng ta sẽ được như hình dưới đây: Hình 3.10: Thao tác bôi đậm văn bản Ở ví dụ trên chúng ta vừa nhập vào ô E1 của bảng tính mới dòng chữ “Nhà sách Trí Việt”. Tuy nhiên khác với Microsoft Word 2013, Microsoft Excel 2013 không phải dùng để soạn thảo văn bản mà Excel có tác dụng như một bảng tính có thể thực hiện, xử lý tính toán rất nhiều bài toán từ đơn giản đến phức tạp. 1.3.2 Thanh công cụ Ribbon Thanh Ribbon là thanh công cụ chứa gần như toàn bộ các lệnh để thao tác với chương trình, như các lệnh về hiệu chỉnh bảng tính, hàm, công thức, hay xử lý dữ liệu, Hình 3.11: Thanh công cụ Ribbon Thanh Ribbon bao gồm các tab (home, insert, Page layout, ) bên trong là các nút lệnh của Tab đó. Tùy từng ngữ cảnh sử dụng các nút lệnh sẽ sáng lên cho phép người dùng thao tác. Như vậy để thao tác với một lệnh nào đó trên thanh Ribbon bạn cần phải biết nó nằm trong Tab Ribbon nào, sau đó chọn tới lệnh cần thao tác trong Tab Ribbon đó. Giả sử ở ví dụ trước để có thể bôi đậm cho nội dung trong ô E1 bạn chọn tới Tab Home trong tab này bạn chọn biểu tượng Bold Hình 3.12: Biểu tượng Bold 78
  79. Chi tiết các Tab Ribbon - Home: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh như sau: Hình 3.13: Nhóm lệnh trong tab Home + Clipboard: Cắt dán + Font: Font chữ + Alignment: Căn lề nội dung + Number: Định dạng dữ liệu + Styles: Định dạng bảng tính + Cells: Thao tác với Cell + Editing: Hàm, lọc, tìm kiếm dữ liệu - Insert: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng vào văn bản, chi tiết như sau: Hình 3.14: Nhóm lệnh trong tab Insert + Tables: Các chèn bảng vào thao tác với bảng + Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa + Charts: Lệnh chèn các liên kết + Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng TextBox, Wordart, Header & Footer, + Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng. - Page Layout: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của bản tính. Hình 3.15: Nhóm lệnh trong tab Page layout + Themes: Tủy chỉnh nền cho bảng tính. + Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in + Scale to fit: Cố định số trang in trong một văn bản + Sheet Options: Tùy chỉnh Sheet +Arrange: Các lệnh sắp xếp các đối tượng trên văn bản. 79
  80. - Formulas: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với hàm và công thức Hình 3.16: Nhóm lệnh trong tab Formulas + Function Library: Chứa lệnh gọi các hàm trong Excel. + Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng làm việc. + Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu công thức. + Calculation: Tùy chọn tính toán trong Excel. - Data: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với dữ liệu Hình 3.17: Nhóm lệnh trong tab Data + Get External Data: Lấy dữ liệu từ những ứng dụng khác. + Sort & Filter: Chứa lệnh sắp xếp, lọc dữ liệu. + Data Tools: Chứa một số công cụ thao tác với dữ liệu. + Outline: Chứa các lệnh nhóm dữ liệu. - Review: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác như kiểm tra ngữ pháp cho nọi dung bảng tính, tạo ghi chú, bảo mật bảng tính, Hình 3.18: Nhóm lệnh trong tab Review - View: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh hiển thị, chi tiết như sau: Hình 3.19: Nhóm lệnh trong tab View + Workbook Views: Chế độ hiển thị + Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel + Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ nội dung Workbook + Window: Chứa các lệnh tùy chọn hiển thị nhiều Workbook + Macros: Các lệnh về Macros 80
  81. Ẩn hiện một Tab lệnh Để làm ẩn hay xuất hiện một nhóm lệnh hoặc một Tab lệnh trong thanh công cụ Ribbon bạn làm như sau: - Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon. Hình 3.20: Thao tác ẩn tab lệnh - Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon. Hình 3.21: Hộp thoại Excel Option - Trong danh sách Main Tabs bên phía tay phải của màn hình liệt kê danh sách các Tab Ribbon muốn ẩn Tab nào bạn chỉ cần bỏ dấu tính ở đầu tên Tab đó. Ngược lại muốn hiện chúng lên bạn đánh dấu tính cho những Tab bị ẩn. Cuối cùng nhấp Ok để lưu lại. Lưu ý: Trường hợp muốn ẩn toàn bộ thanh công cụ Ribbon bạn nhấp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1) phía góc phải trên của màn hình chính. 81
  82. Hình 3.22: Thao tác ẩn tab lệnh Khi muốn hiện lại thanh công cụ này bạn nhấp chuột vào nút lệnh đó một lần nữa. Tự tạo một Tab lệnh và các nhóm lệnh trên thanh công cụ Ribbon Ngoài những Tab lệnh sẵn có Microsoft Excel 2013 còn cung cấp cho người dùng chức năng tự tạo ra các Tab lệnh mới, cách thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon. Hình 3.23: Thao tác tạo tab lệnh - Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon. Hình 3.24: Hộp thoại Excel Option 82
  83. - Để thêm một Tab mới bạn nhấp chọn nút New Tab, một Tab, và một nhóm lệnh mới xuất hiện như hình dưới đây: Hình 3.25: Thêm các lệnh vào tab mới - Bạn có thể đổi tên cho Tab bằng cách nhấp chuột phải vào Tab này chọn Rename. Hình 3.26: Đặt tên cho tab mới - Làm tương tự để đổi tên cho nhóm lệnh Hình 3.27: Đặt tên cho tab mới - Ngoài ra bạn có thể bổ sung các nhóm lệnh khác vào Tab này bằng cách nhấp chọn Tab vừa thêm rồi nhấn nút New Group Kết quả Tab các lệnh của tôi sẽ có được như hình dưới đây: Hình 3.28: Bổ sung lệnh vào tab lệnh 83
  84. Công việc cuối cùng của bạn là chọn những lệnh cần thiết để bổ xung vào các nhóm lệnh tương ứng. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Tab lệnh mà chúng ta vừa tạo khi xuất hiện trên màn hình chính của chương trình sẽ như hình dưới đây: Hình 3.29: Biểu tượng của tab lệnh mới Đây là một ví dụ cơ bản bạn hoàn toàn có thể tạo ra các Tab lệnh được bố trí khoa học và thuận tiện cho quá trình sử dụng của mình. 1.3.3. Thanh công cụ nhanh Hình 3.30: Thanh công cụ nhanh Thường nằm phía trên cùng bên phía góc trái của mành hình chính, chứa các lệnh thường sử dụng giúp người dùng có thể thao tác một cách nhanh tróng, tức thời. Bổ sung các lệnh thường sử dụng có trong danh sách mặc định Khi mới cài đặt bạn chỉ thấy một số nút lệnh trên thanh công cụ này, muốn bổ xung thêm các nút lệnh khác bạn nhấp chuột vào mũi tên trỏ xuống rồi chọn vào nút lệnh cần bổ xung (với điều kiện nút đó chưa có trên thanh công cụ). Hình 3.31: Thao tác bổ sung các lệnh mới vào thanh công cụ nhanh 84
  85. Ngược lại bạn có thể làm ẩn các nút lệnh đi bằng thao tác tương tự nhưng đối với những nút lệnh đã có trên thanh công cụ. Hình 3.32: Hủy bỏ các lệnh trên thanh công cụ nhanh Bổ sung các lệnh không có trong danh sách mặc định Như phần trước đã trình bày chúng ta có thể bổ xung các nút lệnh có trong danh sách mặc định lên thanh công cụ nhanh. Ngoài ra Microsoft Excel 2013 còn cho phép bạn bổ xung lên thanh công cụ này những nút lệnh khác không có trong danh sách mặc định. Các bước thực hiện như sau: Bước 1: Nhấp chuột chọn mũi tên trỏ xuống trên thanh công cụ nhanh (Quick access toolbar), danh sách xuất hiện chọn More Commands Hình 3.33: Thao tác bổ sung các lệnh mới không có trong danh sách mặc định 85
  86. Hộp thoại Excel Options xuất hiện và tự động trỏ tới mục Quick Access Toolbar. Hình 3.34: Hộp thoại Excel Options Bước 2: Bạn để ý trong danh sách bên trái là các nút lệnh của chương trình danh sách bên tay phải là các nút lệnh hiện có trong danh sách Quick Access Toolbar. Để bổ xung thêm một nút lệnh mới bạn chọn tới nó trong danh sách bên trái rồi nhấp nút Add>>, ngược lại nếu muốn loại bỏ nút lệnh nào bạn chọn tới nó trong danh sách bên tay phải rồi nhấp nút . Bước 3: Cuối cùng bạn có thể sử dụng biểu tượng mũi tên lên xuống để thay đổi vị trí các nút lệnh trên thanh Quick Access Toolbar. Hình 3.35: Thao tác thay đổi vị trí của các nút lệnh Sau khi hoàn tất bạn nhấp chọn nút Ok để lưu lại những thay đổi 86
  87. Thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar Sau khi cài đặt bạn sẽ thấy thanh công cụ Quick Acces nằm phía trên của cửa sổ chương trình tuy nhiên bạn cũng có thể di chuyển nó xuống dưới thành Ribbon để có không gian rộng hơn. Cách thực hiện như sau: - Nhấp chuột vào mũi tên trỏ xuống trên thành công cụ Quick Access Toolbar. - Trên danh sách đổ xuống chọn Show below the ribbon Hình 3.36: Thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar Kết quả chúng ta sẽ được như hình dưới đây: Hình 3.37: Kết quả vị trí các lệnh Lưu ý: Khi đã đổi xuống dưới bạn muốn trở lại vị trí cũ hãy làm tương tự nhưng khi đó chọn Show above the ribbon. 1.3.4. Office Button Office Button chứa các lệnh thao tác với File Excel, như thêm mới, mở một File đã tồn tại, in ấn, lưu trữ, hay sửa đổi các thông tin về File, Để hộp thoại Office Button xuất hiện bạn nhấp chuột chọn biểu tượng Office Button bên phía trái thanh Ribbon. 87
  88. Hình 3.38: Chức năng Office Button Hộp thoại Office Button sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Hình 3.39: Hộp thoại Office Button - Info: Chứa các lệnh như Save, Save AS, Open, Ngoài ra còn cho phép người dùng có thể thay đổi một số thông tin về File trong danh sách bên phía tay phải của màn hình. Hình 3.40: Lệnh Info - Open: Mở File mới và nó cũng chứa danh sách File đã mở trước đó. Hình 3.41:Lệnh Open 88
  89. - New: Tạo một File Excel, ngoài việc lựa chọn một bảng tính rỗng bạn cũng có thể tùy chọn các File mẫu mà Microsoft Excel 2013 cung cấp sẵn. Hình 3.42: Lệnh New - Print: In ấn văn bản, ở đây bạn có thể lựa chọn máy in và các tuy chọn khác ngay màn hình bên phía tay phải Hình 3.43: Lệnh Print - Share: Trong phần này bạn có thể gửi văn bản qua Email, Fax, hay lưu văn bản thành các định dạng khác nhau, Hình 3.44: Lệnh Share 89
  90. - Eport: Thay đổi định dạng của File Excel sang một số định dạng thường gặp như PDF/XPS Hình 3.45: Lệnh Eport Lưu ý: Để đóng cửa sổ Offie Button bạn nhấp nút Back hoặc nhấn phím ESC. 1.3.5. Thêm một cửa sổ bảng tính (WorkBook) mới Mặc định khi khởi Microsoft Excel 2013 chương trình sẽ tự động tạo một WorkBook mới, tuy nhiên trong các trường hợp khác bạn có thể mở một WorkBook mới bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New trên thanh công cụ Quick Access Toolbar (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N). Hình 3.46: Biểu tượng chức năng thêm bảng tính mới Cách 2: Nhấp chọn biểu tượng Office Button Hình 3.47: Chức năng Office Button 90
  91. Hộp thoại Office Button xuất hiện hãy nhấp chọn New rồi chọn biểu tượng Blank WorkBook ở hộp thoại bên tay phải. Hình 3.48: Thêm bảng tính mới trong hộp thoại Office Button Cuối cùng nhấp nút Create Lưu ý: Với hai cách trên chúng ta sẽ tạo được WorkBook trắng tuy nhiên Microsoft Excel 2013 còn cung cấp rất nhiều các mẫu (Template) được xây dựng sẵn mà bạn có thể kế thừa và sử dụng lại. Việc sử dụng các mẫu (Template) được xây dựng sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như tiếp cận với cách trình bày, bố trí bảng tính hiện đại, khoa học của Microsoft. Bạn có thể chọn bất kỳ một Templates nào mà bạn muốn thực hiện. Hình 3.49: Các Templates Và sau đó Click chuột vào nút Creat. Hình 3.50: Lựa chọn các Templates theo yêu cầu 91
  92. 1.3.6 Làm việc trên bảng tính a. Chọn Cell - Chọn một Cell Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp chuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọi là Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm. - Chọn một khối các Cell Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn một khối ô. + Sử dụng chuột: Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn sau đó nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng chọn. + Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn, nhấn giữ phím Shift + các phím mũi tên để di chuyển đến cuối vùng chọn. Cell hay một nhóm các Cell đã chọn được bao quanh bởi khung mầu đen như hình dưới đây: Hình 3.51: Chức năng chọn khối các Cell b. Nhập, chỉnh sửa nội dung cho Cell Để nhập nội dung cho Cell bạn nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm bớt nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chèn vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành. - Soạn thảo cho Cell đầu tiên + Chọn Cell cần soạn thảo. 92
  93. + Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành. - Nhập dữ liệu vào từ bàn phím + Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc nhập các ký tự quá một ô. + Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter để ngắt dòng trong một Cell. + Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới, hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống. - Chỉnh sửa nội dung của Cell + Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi. + Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới. + Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần chỉnh sửa nội dụng nhấp F2. - Thay đổi nội dung của Cell + Nhấp chọn Cell cần thay đổi + Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy, nhấn phím BackSpace có hình mũi tên () nằm trên phím Enter để xoá ký tự đứng trước con nháy. + Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ sẽ bị xoá. - Xoá nội dung trong Cell + Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá + Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trong những Cell được chọn. c. Sao chép, di chuyển dữ liệu - Sao chép dữ liệu (Copy): Để sao chép dữ liệu bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép. 93
  94. Bước 2: Trong bước này bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn lệnh Copy. Hình 3.52: Nút lệnh Copy trên thanh Ribbon + Cách 2: Nhấp phải chuột trên vùng Cell được chọn, chọn lệnh Copy. Hình 3.53: Chức năng chọn lệnh Copy + Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C Lưu ý: Sau bước hai ô hay khối ô được sao chép sẽ có viền đen trắng chạy bao quanh. + Cách 4: Chọn ô hay khối cần Copy, đưa con trỏ đến khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có hình mũi tên bốn đầu xuất hiện. Nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cần Copy, thả chuột ra. - Di chuyển dữ liệu (Cut): Để di chuyển dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển dữ liệu. Bước 2: Trong bước này bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn lệnh Cut. 94
  95. Hình 3.54: Nút lệnh di chuyển trên thanh Ribbon + Cách 2: Nhấp phải chuột trên vùng Cell được chọn, chọn lệnh Cut. Hình 3.55: Chức năng chọn lệnh Cut + Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X Lưu ý: Sau bước hai ô hay khối ô được di chuyển dữ liệu sẽ có viền đen trắng chạy bao quanh. + Cách 4: Chọn ô hay khối cần di chuyển dữ liệu, đưa con trỏ đến khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có hình mũi tên bốn đầu xuất hiện. Giữ và rê chuột đến nơi cần, thả chuột ra. - Dán dữ liệu (Paste): Kết quả cuối cùng của việc Copy hay Cut là đưa dữ liệu đó đến vị trí mới. Để dán dữ liệu đã được Copy hoặc Cut bạn thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Nhấp chuột chọn tới vị trí cần dán dữ liệu (chỉ cần chọn ô đầu tiên) 95
  96. Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn lệnh Paste. Hình 3.56: Nút lệnh dán trên thanh Ribbon + Cách 2: Nhấp phải chuột lên vị trí đích, chọn lệnh Paste. Hình 3.57: Chức năng chọn lệnh Paste + Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V - Sử dụng Clipboard Thanh tác vụ Clipboard có tác dụng lưu lại tất cả những gì người dùng đã Copy, Cut kể từ khi bật chức năng này. Dựa vào những nội dung đó bạn có thể sử dụng lại nhưng kết quả đã thực hiện từ những thao tác trước đó. Để bật thanh tác vụ này bạn nhấp chuột vào mũi tên phía dưới nhóm Clipboard trên tab lệnh Home. 96
  97. Hình 3.58: Thao tác bật thanh tác vụ Clipboard Thanh tác vụ Clipboard xuất hiện bên trái màn hình chương trình như hình dưới đây: Hình 3.59: Thanh tác vụ Clipboard Sau khi bật thanh tác vụ này mỗi lần Copy hoặc Cut nội dung sẽ được lưu trong Clipboard và liệt kê trong thanh tác vụ này và tối đa được 24 lệnh. Muốn sử dụng bạn chỉ cần nhấp chuột tới vị trí cần dán nội dung, sau đó nhấp chuột vào nội dung cần dán trên thanh tác vụ. Hình 3.60: Các dữ liệu trong thanh tác vụ Clipboard 97
  98. Để xóa những lệnh không dùng đến bạn nhấp chuột vào mũi tên bên phải của lệnh chọn Delete. Hình 3.61: Thao tác xóa dữ liệu trong thanh tác vụ Clipboard Trường hợp muốn xóa tất cả lệnh có trong thanh tác vụ bạn nhấp chọn nút Clear All. Bạn có thể thay đổi một số tùy chọn cho Clipboard bằng cách nhấp chọn nút Options Hình 3.62: Một số tùy chọn trong Clipboard Việc sử dụng Clipboard sẽ làm chậm máy tính vì chiếm nhiều bộ nhớ, vì vậy nếu không sử dụng nữa bạn tắt chức năng bằng cách nhấp chọn biểu tượng dấu (x) phía góc phải trên của thanh tác vụ. 1.3.7. Các thao tác trên Sheet a. Thêm một bảng tính (Sheet) 98
  99. Từ cửa sổ WorkBook bạn có thể thêm mới một Sheet bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Insert WorkSheet trên thanh Sheet tab. Hình 3.63: Biểu tượng Insert WorkSheet trên thanh Sheet tab Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Shift + F11 Bằng một trong hai cách trên một Sheet mới sẽ được tạo và có tên mặc định là Sheet + Số thứ tự của những Sheet đã tạo trong WorkBook. b. Chọn bảng tính thao tác Để chọn một Sheet cần thao tác bạn nhấp trái chuột vào tên Sheet đó trên thanh công cụ Sheet tab. Sheet được chọn có mầu sáng hơn các Sheet còn lại. Hình 3.64: Thao tác chọn bảng tính thao tác c. Chèn một bảng tính (Sheet) Ngoài việc thêm mới một Sheet vào vị trí cuối cùng bạn cũng có thể chèn một sheet mới vào vị trị bất kỳ trên thanh Sheet Tab, cách thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào Sheet cần chèn một Sheet mới, chọn Insert Hình 3.65: Thao tác chèn bảng tính mới Hộp thoại Insert xuất hiện như hình dưới đây: Hình 3.66: Hộp thoại Insert 99
  100. - Nhấp chọn WorkSheet trong Tab General sau đó nhấp Ok. Một Sheet mới sẽ được chèn vào trước vị trí Sheet vừa chọn. d. Đổi tên cho bảng tính (Sheet) Tên mà chương trình mặc định đặt cho Sheet thường không gợi mở và phản ánh được nội dung. Vì vậy khi WorkBook của bạn có nhiều Sheet bạn nên đặt lại tên cho chúng. Cách thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab, chọn Rename Sheet (hoặc nhấp đúp chuột vào tên Sheet cần đổi trên Sheet Tab). Hình 3.67: Thao tác đổi tên Sheet bằng lệnh - Con trỏ chuột sẽ nhấp nháy tại vị trí tên của Sheet cần đổi, bạn hãy xóa tên cũ và nhập tên mới cho Sheet. Hình 3.68: Thao tác đổi tên Sheet bằng cách chuột Lưu ý: Tên Sheet bạn nên đặt ngắn ngọn nhưng gợi mở, tên Tab không nên sử dụng các ký tự đặc biệt (?!@#, ) hoặc dấu khoảng trắng. Để tường mình chúng ta sử dụng dấu _ để phân biệt các chữ trong tên Sheet. Hình 3.69: Cách đặt tên cho Sheet 100
  101. e. Xóa một bảng tính (Sheet) Để xóa một Sheet bạn thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần xóa trênh thanh Sheet tab chọn Delete sheet. Hình 3.70: Thao tác xóa Sheet - Hộp thoại xác nhận thao tác xuất hiện, nếu đồng ý xóa bạn chọn Delete, ngược lại chọn Cancel. Hình 3.71: Hộp thoại xác nhận thao tác xóa xuất hiện f. Di chuyển qua lại giữa các bảng tính (Sheet) Ngoài cánh nhấp chọn tới Sheet cần thao tác bạn còn có thể sử dụng các công cụ trên thanh Sheet Tab để di chuyển qua lại giữa các Sheet . : Di chuyển tới Sheet đầu tiên trong WorkBook. : Di chuyển về Sheet phía trước Sheet hiện thời : Di chuyển về Sheet phía sau Sheet hiện thời g. Thay đổi vị trí các bảng tính (Sheet) Để thay đổi hay di chuyển Sheet từ vị này tới vị trí khác trên thanh Sheet Tab bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây: Cách 1: Nhấp giữ chuột vào Sheet cần di chuyển, kéo thả tới vị trị mới trên thanh Sheet Tab. Cách 2: Nhấp phải chuột vào Sheet cần di chuyển trên thanh Sheet tab chọn Move or Copy Sheet 101
  102. Hình 3.72: Thao tác di chuyển Sheet Hộp thoại Move or Copy xuất hiện như hình dưới đây: Hình 3.73: Hộp thoại Move or Copy xuất hiện Trong mục To Book bạn chọn File Excel cần di chuyển Sheet tới (có thể không phải File hiện thời đang chứa Sheet, trong hộp chọn To book chưa danh sách các File Excel đang mở). Tương ứng với File Excel cần di chuyển tới bạn chọn vị trí mới cho Sheet trong mục Before Sheet (đứng trước Sheet nào). Cuối cùng nhấp Ok để di chuyển Sheet tới vị trí mới. Lưu ý: Nếu bạn muốn Copy Sheet hãy nhấp chọn mục Create a copy trong cửa sổ này. h. Bảo mật cho bảng tính (Sheet) Để ngăn người khác tác động vào một Sheet bạn có thể sử dụng phương pháp phân quyền và đặt mặt khẩu cho Sheet đó. Cách thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần bảo mật trên thành Sheet tab chọn Protect Sheet 102
  103. Hình 3.74: Thao tác bảo mật cho bảng tính Hoặc nhấp chọn Tab Review trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm lệnh Changes chọn Protect Sheet. - Bằng một trong hai cách trên màn hình Protect Sheet xuất hiện như hình dưới đây: Hình 3.75: Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện - Trong mục Password to unprotect sheet bạn nhập vào mật khẩu kiểm tra khi người dùng tác động lên Sheet. Trong danh sách tiếp theo Allow all users of this worksheet to bạn tích chọn các chức năng cho phép người dùng sử dụng. Hình 3.76: Hộp thoại Password 103
  104. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Như vậy khi người dùng (hay bản thân người đặt mật khẩu) truy cập vào những chức năng không được phép của Sheet chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo như hình dưới đây: Hình 3.77: Hộp thoại cảnh báo Để có thể thao tác trở lại với Sheet bạn nhấp phải chuột vào tên Sheet trên thanh Sheet tab chọn Unprotect sheet. Hình 3.78: Thao tác hủy bỏ mật khẩu Một hộp thoại xuất hiện yêu cầu nhập mật khẩu, bạn nhập vào mật khẩu đã thiết lập lúc trước cho Sheet rồi nhấp Ok. Hình 3.79: Hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu i. Lưu một bảng tính (Sheet) Sau khi kết thúc làm việc với một File Excel bạn cần lưu nó lại trên ổ đĩa cứng để có thể sử dụng ở các lần tiếp theo. Với Microsoft Excel 2013 bạn có thể lưu một WorkBook bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Save trên thành công cụ Quick Access. 104
  105. Hình 3.80: Nút lệnh Save Cách 2: Nhấp chọn nút Save trong cửa sổ Office Button Hình 3.81: Lựa chọn lệnh Save trong Office Button Nếu WorkBook được tạo mới và lưu lần đầu tiên, bằng một trong hai cách trên hộp thoại Save As sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Hình 3.82: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện Bạn chọn đường dẫn lưu File trên ổ đĩa cứng rồi nhập tên cho cho File vào mục File Name, cuối cùng nhấp nút Save để lưu lại văn bản. 105
  106. Lưu ý: Để lưu lại File Excel với một tên khác bạn chọn nút Save As trong cửa sổ Office Button. Hình 3.83: Chức năng lưu tên khác cho Sheet Các thao tác còn lại giống như khi chọn nút Save 1.3.8. Mở lại một File Excel đã tồn tại Để mở một File Excel đã tồn tại bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Trong cửa sổ Window Explorer nhấp đúp chuột vào biểu tượng File văn bản cần mở. Hình 3.84: Thao tác mở File Excel đã tồn tại Cách 2: Khởi động Microsoft Excel 2013, từ thanh Quick Access Toolbar nhấp chọn biểu tượng Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O). Hình 3.85: Nút lệnh Open trên thanh công cụ nhanh 106
  107. Cách 3: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Open Hình 3.86: Chọn nút lệnh Open trong Office Button Bằng một trong hai cách 2 và 3 hộp thoại Open xuất hiện, hãy chọn tới File cần mở rồi nhấp chọn nút Open. Hình 3.87: Hộp thoại Open xuất hiện 1.3.9. Đóng cửa sổ bảng tính hiện thời Để đóng WorkBook hiện thời bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button, hộp thoại Office Button xuất hiện nhấp chọn nút Close Hình 3.88: Nút lệnh đóng Sheet 107
  108. Cách 2: Nhấp chọn nút Close window phía góc trên bên phải màn hình ứng dụng. Hình 3.89: Biểu tượng đóng Sheet Nếu WorkBook hiện thời của bạn chưa lưu, chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận. Nếu muốn lưu lại thay đổi bạn chọn Save, ngược lại chọn Don’t Save, nếu muốn hủy thao tác đóng WorkBook hiện thời bạn nhấp chọn nút Cancel. Hình 3.90: Hộp thoại xác nhận 1.3.10. Thoát khỏi ứng dụng Để đóng hoàn toàn ứng dung Microsoft Excel 2013 bạn có thể làm theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Nhấp phải chuột vào biểu tượng Excel book ở góc trên bên trái màn hình rồi chọn Close. Hình 3.91: Thao tác thoát khỏi Excel Cách 2: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Exit 108
  109. Hình 3.92: Chọn lệnh Exit trong Office Button Bằng một trong hai cách trên nếu WorkBook hiện thời của bạn chưa lưu, chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận. Nếu muốn lưu lại thay đổi và thoát khỏi ứng dụng bạn chọn Save, nếu muốn không lưu lại thay đổi và thoát khỏi ứng dụng bạn chọn Don’t Save, cuối cùng nếu muốn hủy thao tác đóng ứng dụng bạn nhấp chọn nút Cancel. Hình 3.93: Hộp thoại xác nhận 1.4. Các kiểu dữ liệu 1.4.1. Kiểu chuỗi Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z và các phím số trên bàn phím ngoài ra nó còn có một số các ký hiệu trên bàn phím. Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán. Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động chuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi. Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong cặp dấu nháy kép (" "). Khi muốn thể hiện số dưới dạng ký tự, bạn nhập thêm dấu nháy đơn (‘) trước dữ liệu chuỗi dạng số. 1.4.2. Kiểu ngày tháng Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phút giây hay tháng ngày năm cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sự lựa chọ của chúng bạn Chọn cách thể hiện ngày tháng 109
  110. Nhấp phải chuột vào ô hay nhóm ô kiểu ngày tháng cần định dạng chọn Format Cells. Hình 3.94: Chức năng Format Cells Hộp thoại xuất hiện bạn chọn tới Tab Number. Hình 3.95: Chức năng Date trong Tab Number + Category: Chọn mục Date + Locale (Location): Chọn giá trị Vietnamese + Type: Chọn kiểu ngày tháng cần định dạng. Chọn cách thể hiện giờ Nhấp phải chuột vào ô hay nhóm ô kiểu ngày tháng cần định dạng chọn Format Cells. 110
  111. Hình 3.96: Chức năng Format Cells Hộp thoại xuất hiện bạn chọn tới Tab Number. Hình 3.97: Chức năng Time trong Tab Number + Category: Chọn mục Time + Locale (Location): Chọn giá trị Vietnamese + Type: Chọn kiểu thời gian cần định dạng. Một số dạng thể hiện. - Thể hiện của ngày tháng m/d/yy d- mmm- yy d- mmmm mmm- yy - Thể hiện của giờ phút giây h:mm AM/PM h:mm:ss AM/PM h:mm h:mm:ss 111
  112. m/d/yy h:mm 1.4.3. Kiểu dữ liệu Formula Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng (=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử (số học, luận lý, quan hệ). Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏ qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán của công thức chứ không hiển thị công thức. Trong hình ảnh dưới đây phần khoanh tròn là giá trị của công thức trong hình chữ nhật. Hình 3.98: Bảng dữ liệu 1.4.4. Kiểu số học Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu như + , - , * , (), ., =, $, %. Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô. Để định dạng cho dữ liệu kiểu số bạn thực hiện như sau: - Chọn ô hoặc nhóm ô cần định dạng dữ liệu, nhấp phải chuột chọn Format Cells. Hình 3.99: Chức năng Format Cells Hộp thoại Format Cells xuất hiện bạn chọn tới Tab Number. 112
  113. - Để định dạng cho dữ liệu theo dạng số bạn chọn giá trị Number trong mục Category. Hình 3.100: Định dạng số + Decimal palces: Số chữ số sau dấu phẩy. + Use 1000 Separator (,): Tích chọn mục này để phân cách chữ số hàng nghìn. + Negative numbers: Chọn kiểu hiện thị dữ liệu - Để định dạng dữ liệu dạng tiền tệ trong mục Category bạn nhấp chọn mục Curency. Hình 3.101: Định dạng tiền tệ + Decimal palces: Số chữ số sau dấu phẩy. 113
  114. + Symbol: Biểu tượng của loại tiền tệ. + Negative numbers: Chọn kiểu hiện thị dữ liệu. - Để dịnh dạng dữ liệu kiểu phần trăm bạn chọn Percentage trong mục category: Hình 3.102: Định dạng phần trăm + Decimal palces: Số chữ số sau dấu phẩy. 1.4.5. Kiểu mảng Bạn có thể sử dụng công thức mảng (Array formula) để thiết kế công thức vốn cho ra nhiều kết quả. Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giá trị khác nhau gọi là đối số của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quả khác nhau. Nội dung của mảng có thể chứa giá trị số, chuỗi, các giá trị luận lý hoặc giá trị lỗi. + Giá trị số trong mảng bao gồm các giá trị số nguyên, số thập phân hay số kỹ thuật. + Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép. + Giá trị luận lý là Ture hoặc False. Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %, $ Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thể hiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9). Các đối số của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng nhau. 114
  115. 2. Các hàm thường dùng 2.1. Các hàm đơn giản 2.1.1 Các loại địa chỉ và thông báo lỗi thường gặp a. Các loại địa chỉ Địa chỉ là vị trí chứa dữ liệu trên bảng tính mà ta cần tham chiếu để tính toán, xử lý. Địa chỉ của ô (cell) được hình thành bởi dòng và cột. Ví dụ, chúng ta có thể dễ nhận thấy địa chỉ của ô dữ liệu đang chọn hình bên là B2. - Địa chỉ tương đối: các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ B2, A1, B3, . - Địa chỉ tuyệt đối: các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ: $B$2, $A$1, $B$3 - Địa chỉ hỗn hợp: kết hợp giữa địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Ví dụ: o $B2: cố định cột B, nghĩa là khi sao chép công thức sang dòng/cột khác thì công thức ở vị trí mới vẫn sử dụng cột B o B$2: cố định dòng 2, nghĩa là khi sao chép công thức sang dòng/cột khác thì công thức ở vị trí mới vẫn sử dụng dòng 2. - Địa chỉ khối dữ liệu: nếu khối dữ liệu được sử dụng để thao tác nhiều lần trên workbook, chúng ta có thể quét khối dữ liệu, đặt tên tương ứng và dùng tên này để tính toán trong công thức. Ví dụ ở bảng tính dưới, vùng dữ liệu của bảng điểm chuẩn được sử dụng thường xuyên trong việc dò tìm, nên ta quét khối vùng này và đặt tên là BANGDIEM Hình 3.103: Bảng dữ liệu 115
  116. b. Các thông báo lỗi thường gặp Bảng 3.1: Các thông báo lỗi thường gặp Lỗi Lý do #DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia cho ô rỗng(không có dữ liệu) #NAME? Gõ sai tên hàm hay tham chiếu sai #N/A Lỗi do công thức có tham chiếu đến NA để kiểm tra tồn tại dữ liệu thường xảy ra với hàm dò tìm #NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau giữa 2 vùng nhưng giữa 2 vùng giao nhau bằng rỗng #NUM! Sử dụng giá trị số sai (số dương số âm) #REF! Vùng tham chiếu sai #VALUE! Kiểu dữ liệu tính toán không đúng c. Tạo công thức - Trong excel, công thức sẽ được bắt đầu với dấu =, theo sau là sự kết hợp của các toán tử, các giá trị cụ thể, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. - Các toán tử dùng trong công thức bao gồm: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lũy thừa(^), nối chuỗi (&), bằng(=), lớn hơn (>), nhỏ hơn ( =), nhỏ hơn hoặc bằng ( ), dấu cách tham chiếu (, hoặc ; hoặc : ), khoảng trắng. - Ví dụ công thức ở hình bên được nhập tại ô K2, được tính từ dữ liệu của ô C2 cùng các trị số 20, 21. Hình 3.104: Tạo công thức trong ô - Thứ tự ưu tiên của các toán tử được minh họa bằng bảng sau: Bảng 3.2: Các toán tử trong Excel Thứ tự Toán tử Diễn giải ưu tiên : (hai chấm) (1 Toán tử tham 1 khoảng trắng) , (dấu chiếu phẩy) - Số âm 2 % Phần trăm 3 116
  117. ^ Lũy thừa 4 * và / Nhân và chia 5 + và - Cộng và trừ 6 & Nối chuỗi 7 = = So sánh 8 2.1.2 Các hàm toán học + Hàm ABS Hàm này lấy giá tị tuyệt đối của một số và cho kết quả tại ô hiện hành. Cú pháp: =ABS(Number) Giải thích: - Number: Là số hay địa chỉ ô cần lấy giá trị tuyệt đối. + Hàm CEILING Làm tròn một số theo hướng tăng đến số gần nhất hay một bội số gần nhất của một số có nghĩa. Cú pháp: =CEILING(Number, Significance) Giải thích: - Number: Là giá trị số (tham chiếu ô chứa số hay công thức trả về số) muốn làm tròn. - Significance: Là giá trị bội số mà bạn muốn làm tròn. + Hàm EVEN Hàm này có tác dụng làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất. Cú pháp: =EVEN(Number) Giải thích: - Number: Là giá trị số muốn làm tròn. + Hàm FACT Hàm này tính giai thừa của một số. Cú pháp: =FACT(Number) Giải thích: - Number: Là số cần tính giai thừa. + Hàm FLOOR Hàm này làm tròn xuống bội số đã cho gần nhất và tiến đến 0 Cú pháp: =FLOOR(Number, Significance) Giải thích: - Number: Là số bạn muốn làm tròn. 117
  118. - Significance: Là bội số muốn làm tròn đến. + Hàm INT Hàm này trả về giá trị là phần nguyên của một số thực và nó làm tròn xuống của số thực đó Cú pháp: =INT(Number) Giải thích: - Number: Là số cần làm tròn. + Hàm MOD Hàm này trả về phần dư của phép chia. Cú pháp: =MOD(Number, Divisor) Giải thích: - Number: Số bị chia. - Divior: Số chia (phải khác 0, nếu là số 0 Excel báo lỗi). + Hàm SQRT Hàm này có tác dụng tính căn bậc hai của một số. Cú pháp: =SQRT(Number) Giải thích: Number: Là số dương lớn hơn 0 cần tính căn bậc hai, nếu số này là số âm hàm trả về lỗi. + Hàm SUM Hàm này trả về tổng của một chuỗi số. Cú pháp: =SUM(Number1, Number2, ) Giải thích: - Number1, Number2, có thể là những giá trị số, công thức, địa chỉ ô hay dãy ô trong hàm này có thể lấy tới 30 đối số. + Hàm SUMIF Hàm này trả về một giá trị là tổng của một dãy ô trong hàm thoả điều kiện. Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) Giải thích: - Range: Là dãy ô để thực hiện việc kiểm tra theo tiêu chuẩn nào đó. - Criteria: Là một số, biểu thức hay chuỗi để xác định cái nào cần tính tổng và đối này dựa trên đối Range để kiểm tra. - Sum_range: Dãy ô được tính tổng. 2.1.3 Các hàm ngày tháng + Hàm Date 118
  119. Hàm này trả về kết quả là ngày tháng được định dạng ứng với ngày tháng năm nhập vào. Cú pháp: =DATE(Year, Month, Day) Giải thích: - Year: Số năm, số năm này nằm trong khoảng từ 1990 đến 1999. - Month: Số tháng trong năm, nếu giá trị này lớn hơn 12 thì Excel tự đổi là 12 tháng =1 năm và trả về kết quả số năm + số năm đã quy đổi và số tháng trong năm. - Day: Số ngày trong tháng. Nếu số này lớn hơn số ngày trong tháng, lúc này Excel tự động đổ 30 hay (28, 29, 31) ngày=1 tháng, và trả về kết quả là số tháng+ số tháng đã qua đổi và số ngày trong tháng. + Hàm DATEVALUE Hàm này trả về số thứ tự (với ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số thứ tự 1, ngày 2/1/1900 là ngày số thứ 2 , ngày 1/2/1900 là ngày thứ 32) của chuỗi ngày đã nhập. Cú pháp: =DATEVALUE(Date_text) Giải thích: - Date_text: Là chuỗi ngày tháng muốn chuyển thành số thứ tự. Bạn có thể nhập thử vào ngày 17/07/2006 là ngày thứ bao nhiêu ứng với hàm trên. + Hàm DAY Trả về giá trị ngày của dữ liệu loại ngày tháng năm, chuỗi số có thể là một chuỗi văn bản chẳng hạn: "4- 5- 03" hoặc "15- Apr- 1995", Excel sẽ tự động chuyển thành dữ liệu ngày tháng năm. Cú pháp: =DAY(Serial_number) Giải thích: - Serial_number: Là giá trị ngày, tham chiếu ô chứa ngày tháng hay văn bản trong cặp dấu ngoặc. + Hàm HOUR Hàm này có tác dụng trả về giá trị giờ. Cú pháp: =HOUR(Serial_number) Giải thích: - Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút, giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào. + Hàm MINUTE 119
  120. Hàm này có tác dụng trả về giá trị phút. Cú pháp: =MUNITE(Serial_number) Giải thích: - Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút, giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào. + Hàm MONTH Hàm này trả về giá trị tháng của dữ liệu loại ngày tháng năm Cú pháp: =MONTH(Serial_number) Giải thích: - Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút, giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào. + Hàm NOW Hàm này trả về ngày giờ hiện hành trong hệ thống máy tại vị trí ô hiện hành. Cú pháp: =NOW(). Hàm này không có đối số. + Hàm SECOND Hàm này trả về giá trị giây tại ô hiện hành Cú pháp: =SECOND(Serial_number) Giải thích: - Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút, giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào. + Hàm TIME Hàm này trả về giá trị giờ phút giây tại ô hiện hành, với các giá trị được nhập trong những đối của hàm. Cú pháp: =TIME(Hour, Munite. Second) Giải thích: - Hour: Giá trị chỉ giờ. - Munite: Là giá trị chỉ phút. Nếu số này lớn hơn 60 thì Excel sẽ tự động chuyển đổi 60 phút =1 giờ. Kết quả trả về là giá trị số chỉ giờ + số giờ đã quy đổi và giá trị số phút sau khi đổi. - Second: Là giá trị chỉ giây. Nếu số này lớn hơn 60 Excel sẽ tự động chuyển đổi 60 giây=1 phút. Kết quả trả về là giá trị số chỉ phút + số phút đã quy đổi và giá trị số giây sau khi đổi. + Hàm TODAY 120
  121. Hàm này trả về giá trị ngày tháng năm hiện hành tại ô được kích hoạt. Nhưng chỉ cho biết ngày tháng năm không hiệ giờ phút giây. Cú pháp: =TODAY() Hàm này không có đối số. + Hàm WEEKDAY Hàm này trả về giá trị thứ trong tuần (số nguyên) tại ô hiện hành của dữ liệu được nhập vào là loại ngày tháng năm. Cú pháp: =WEEKDAY(Serial_number, Return_type) Giải thích: - Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi văn bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "4- 29- 03" hoặc "29- Apr- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm. - Return_type: Đối này quyết định cách biểu diễn kết quả, có ba giá trị 1, 2 và 3 để biểu diễn kết quả như sau: + Nếu nhập vào giá trị số 1 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 alf chủ nhật, số 2 là thứ hai số 7 là thứ bảy. + Nếu nhập vào giá trị số 2 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 là thứ hai, số 2 là thứ ba số 7 là chủ nhật. + Nếu nhập vào giá trị số 3 cho đối Return_type: Excel quy định số 0 là thứ hai, số 1 là thứ ba số 6 là chủ nhật. + Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là giá trị số 1. + Hàm YEAR Hàm này trả về giá trị năm, tại ô hiện hành của loại dữ liệu là ngày tháng năm. Cú pháp: =YEAR(Serial_number) Giải thích: - Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có the là chuỗi văn bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: “9- 15- 03” hoặc “15- Sep- 2003” với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm. 2.1.4. Các hàm ký tự + Hàm LEFT Hàm này trả về số ký tự bên trái của chuỗi cho trước ở đối Text. Cú pháp: =LEFT(Text, Num_chars) Giải thích: - Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự. - Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên). 121
  122. + Hàm LEN Hàm này trả về chiều dài của chuỗi ký tự, một khoảng trắng được xem như một ký tự. Cú pháp: =LEN(Text) Giải thích: - Text: Là chuỗi văn bản cần tính chiều dài. + Hàm LOWER Hàm này có tác dụng chuyển tất cả các chữ hoa thành chữ thường. Cú pháp: =LOWER(Text) Giải thích: - Text: Là chuỗi cần chuyển đổi thành chữ thường. + Hàm MID Hàm này có công dụng chọn và lấy ra các ký tự trong chuỗi cho trước. Ký tự đầu được lấy ra căn cứ vào đối Sbạnrt_num và tiếp tục lấy ký tự kế tiếp cho đến khi số ký tự lấy ra bằng đối Num_chars thì kết thúc. Cú pháp: =MID(Text, Sbạnrt_num, Num_chars) Giải thích: - Text: Là chuỗi để lấy các ký tự. - Start_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự. - Num_chars: Tổng số ký tự cần lấy ra. + Hàm PROPER Hàm này có tác dụng chuyển chuỗi bất kỳ sang dạng các chữ cái đầu trong một từ thành chữ hoa. Cú pháp: =PROPER(Text) Giải thích: - Text: Là chuỗi văn bản cần chỉnh sửa. + Hàm REPT Hàm này trả về chuỗi ký tự được lặp nhiều lần. Cú pháp: =REPT(Text, Number_times) Giải thích: - Text: là chuỗi ký tự muốn lặp lại - Number_times: Là số lần lặp của chuỗi Text. + Hàm RIGHT Hàm này tương tự hàm LEFT nhưng nó lấy ký tự bên phải của chuỗi ký tự. Cú pháp: =RIGHT(Text, Num_chars) 122