Giáo trình Tổ chức phục vụ tiệc

110 trang Gia Huy 22/05/2022 3380

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tổ chức phục vụ tiệc", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_to_chuc_phuc_vu_tiec.pdf

Nội dung text: Giáo trình Tổ chức phục vụ tiệc

GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức phục vụ tiệc là một phần không thể thiếu trong bất kì nhà hàng khách sạn nào trên thế giới. Nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang ngày càng phát triển, thu nhập tăng cao dẫn đến nhu cầu ăn uống trong các bữa tiệc cũng tăng theo. Những bữa tiệc với thực đơn chất lượng tuyệt hảo, phong phú, đẹp mắt, độc đáo thường xuyên được tổ chức. Để có thể đáp ứng được nhu cầu này của khách đòi hỏi phải có tiện nghi phục vụ, đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp,. và các khách sạn, nhà hàng lớn là địa điểm lựa chọn để tổ chức những bữa tiệc như thế này. Nắm bắt được nhu cầu đó, hiện nay xu hướng kinh doanh tiệc tại các nhà hàng khách sạn ngày càng trở nên phổ biên hơn bao giờ hết. Kinh doanh tiệc là loại hình kinh doanh mang lại hiệu quả cao nhất, chính vì thế sự cạnh tranh giữa các nhà hàng khách sạn hiện nay trở nên gay gắt. Để có thể thu hút khách hàng, các nhà hàng khách sạn hiện nay thường xuyên chú trọng nâng cao chất lượng phục vụ tiệc nhằm thỏa mãn khách sạn một cách tốt nhất. Môn học Tổ chức phục vụ tiệc là một môn học trong chương trình khung đào tạo nghề quản trị nhà hàng. Thông qua môn học, người học có khả năng nhận biết một cách cơ bản về bản chất của dịch vụ tiệc, được trang bị những kiến thức, kỹ năng tổ chức phục vụ tiệc. Giáo trình Tổ chức phục vụ tiệc được chia thành 5 chương: Chương 1: Tổng quan về dịch vụ tiệc Chương 2: Quy trình phục vụ tiệc Chương 3: Phục vụ tiệc ngồi Chương 4: Phục vụ tiệc buffet Chương 5: Phục vụ tiệc ngoài phạm vi khách sạn nhà hàng Với những kiến thức được học kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn, chúng tôi biên soạn cuốn giáo trình Tổ chức phục vụ tiệc nằm trong kế hoạch biên soạn giáo trình của Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu nhằm đáp 1
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC ứng nhu cầu dạy và học của các trường và học sinh, sinh viên. Tuy nhiên giáo trình không thể đề cập hết mong muốn của người học, người đọc do trong chương trình đào tạo còn có các môn học liên quan như phục vụ bữa ăn Á, phục vụ bữa ăn Âu, phương pháp xây dựng thực đơn, v.v . Tập thể giảng viên trường cao đẳng nghề du lịch Vũng Tàu, đã tham khảo nhiều tài liệu trong và ngoài nước để mạnh dạn biên soạn giáo trình Tổ chức phục vụ tiệc nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy và học tập của các trường đào tạo nguồn nhân lực du lịch. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các độc giả, các nhà khoa học, các chuyên gia trong ngành du lịch để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn. Nhóm giảng viên Trường Cao đẳng nghề du lịch Vũng Tàu. 2
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC MỤC LỤC Lời nói đầu 1 Mục lục 3 Chương 1: Tổng quan về tiệc 7 1. Khái niệm tiệc 7 2. Lợi ích của kinh doanh tiệc 8 2.1. Tăng nguồn thu và lợi nhuận 8 2.2. Chi phí đầu tư ban đầu thấp 8 2.3. Dễ kiểm soát giá thành 9 2.4. Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng 10 2.5. Quảng bá thương hiệu 11 3. Sơ đồ tổ chức bộ phận tiệc 12 4. Các yếu tố quyết định của bữa tiệc 15 5. Các loại hình tiệc 15 5.1. Tiệc ngồi 15 5.2. Tiệc Buffet 17 5.3. Tiệc Cocktail 24 5.4. Tiệc trà, tiệc hội nghị 26 5.5. Quốc yến 24 6. Một số lưu ý khi xây dựng thực đơn tiệc 28 6.1. Nguyên tắc lựa chọn món ăn cho thực đơn tiệc 28 6.2. Nguyên tắc lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc 32 7. Lựa chọn loại hình phục vụ tiệc 33 7.1. Lựa chọn dạng bàn tiệc 34 7.2. Bố trí chỗ ngồi cho khách dự tiệc 45 Chƣơng 2: Quy trình phục vụ tiệc 49 1. Lập kế hoạch phục vụ tiệc 49 1.1. Kế hoạch chuẩn bị công cụ dụng cụ phục vụ tiệc 50 3
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 1.2. Kế hoạch phục vụ bữa tiệc 51 1.3. Kế hoạch thời gian 53 2. Kỹ thuật bày bàn và trang trí bàn tiệc 55 2.1. Kỹ thuật bày bàn và trang trí bàn tiệc Á 57 2.2. Kỹ thuật bày bàn và trang trí bàn tiệc Âu 60 3. Quy trình phục vụ tiệc 66 3.1. Đón tiếp khách dự tiệc 66 3.2. Phục vụ khách ăn uống trong bữa tiệc 67 3.3. Kết thúc bữa tiệc 69 Chƣơng 3: Phục vụ tiệc ngồi 70 1. Giới thiệu chung về tiệc ngồi 70 2. Phân loại tiệc ngồi 71 3. Chuẩn bị và trang trí phòng tiệc 71 3.1. Lập kế hoạch thời gian 71 3.2. Kế hoạch phân công nhiệm vụ phục vụ tiệc 72 3.3. Kế hoạch chuẩn bị dụng cụ cho bữa tiệc 74 3.4. Kế hoạch bố trí chỗ ngồi trong bàn tiệc 75 3.5. Chuẩn bị thẻ họ tên (name card) 77 3.6. Thiết kế thực đơn cho bữa tiệc 77 3.7. Trang trí bàn tiệc 79 4. Kỹ thuật bày bàn tiệc ngồi 79 5. Nguyên tắc phục vụ món ăn, thức uống trong tiệc ngồi 82 5.1. Nguyên tắc phục vụ món ăn 82 5.2. Nguyên tắc phục vụ thức uống 86 6. Quy trình phục vụ tiệc ngồi 89 6.1 Giai đoạn trước khi phục vụ khách 89 6.2. Giai đoạn đón tiếp khách dự tiệc ngồi 89 6.3. Giai đoạn phục vụ khách ăn tiệc ngồi 89 4
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 6.4. Giai đoạn kết thúc bữa tiệc 91 Chƣơng 4: Phục vụ tiệc Buffet 92 1. Giới thiệu chung về tiệc Buffet 92 2. Phân loại và nguyên tắc phục vụ tiệc Buffet 92 2.1. Phân loại 92 2.2. Nguyên tắc phục vụ tiệc Buffet 93 2.3. Những thuận lợi và khó khăn trong phục vụ tiệc Buffet 94 3. Chuẩn bị và bố trí bàn tiệc Buffet 94 3.1. Thiết kế và trang trí quầy Buffet 94 3.2. Trang trí bàn khách ăn tiệc Buffet 97 4. Tiêu chuẩn phục vụ quầy Buffet 98 4.1. Tiêu chuẩn bàn thức ăn nguội 98 4.2. Tiêu chuẩn bàn thức ăn nóng 99 4.3. Tiêu chuẩn bàn thức uống 99 5. Qui trình phục vụ tiệc Buffet 100 5.1 Giai đoạn trước khi phục vụ khách 100 5.2. Giai đoan đón tiếp khách dự tiệc Buffet 100 5.3. Giai đoạn phục vụ khách ăn tiệc Buffet 101 5.4. Giai đoạn kết thúc bữa tiệc 102 5.5 Thu dọn phòng tiệc 103 Chƣơng 5: Phục vụ tiệc ngoài phạm vi khách sạn nhà hàng 104 1. Giới thiệu về tổ chức phục vụ tiệc ngoài phạm vi khách sạn, nhà hàng . 104 2. Đặc điểm của tiệc ngoài phạm vi khách sạn, nhà hàng 104 3. Địa điểm tổ chức tiệc ngoài phạm vi khách sạn, nhà hàng 107 4. Trang thiết bị, dụng cụ phục vụ tiệc 107 5. Quy trình phục vụ tiệc ngoài phạm vi khách sạn, nhà hàng 108 Tài liệu tham khảo 111 5
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TIỆC Mục tiêu: Sau khi nghiên cứu chương này, người học có khả năng: - Nêu được lợi ích của kinh doanh tiệc trong hoạt động kinh doanh khách sạn nhà hàng. - Trình bày được các loại hình tổ chức tiệc trong hoạt động kinh doanh khách sạn nhà hàng. - Vận dụng được các nguyên tắc lựa chọn món ăn đồ uống cho thực đơn tiệc trong công việc tại đơn vị du lịch. 1. Khái niệm tiệc Song song với việc phát triển của nền kinh tế xã hội là sự nâng cao chất lượng cuộc sống của con người trong đó nhu cầu về thưởng thức ẩm thực ở mức cao là một trong những nguyên nhân khiến dịch vụ phục vụ ăn uống phát triển. Các mối quan hệ xã hội trong sản xuất, kinh doanh, giao tiếp đã tạo ra các sự kiện mà trong quá trình diễn ra sự kiện hoặc kết thúc một sự kiện bằng việc tổ chức các bữa ăn chiêu đãi long trọng, cao sang. Về bản chất, Tiệc là một hình thức ăn uống ở mức cao hơn bữa ăn bình thường về mọi mặt và thường gắn liền với một sự kiện dù lớn hay nhỏ. Tiệc được xem là bữa ăn long trọng, thịnh soạn, lượng khách đông hơn, thực đơn tối thiểu từ 5 món trở lên và có chương trình nghi lễ được ấn định. Ngày nay dịch vụ kinh doanh Tiệc đã chiếm được chỗ đứng quan trọng trong dịch vụ ẩm thực. Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp rất chú trọng về việc phát triển loại hình kinh doanh Tiệc. Có những doanh nghiệp chuyên tổ chức phục vụ Tiệc mà hầu như không phục vụ bữa ăn thường ngày. Điều đó chứng tỏ rằng loại hình dịch vụ Tiệc đã có chỗ đứng trong làng ẩm thực. Các khách sạn, nhà hàng ngày nay không chỉ phục vụ đơn thuần món ăn, đồ uống 6
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC mà còn khéo léo khoác lên vai thực khách cái mác “đẳng cấp” khi đến ăn uống ở những bữa tiệc sang trọng. Nhiều người trong xã hội kinh tế phát triển ngày nay có mức sống cao đòi hỏi hưởng thụ những dịch vụ đắt tiền, sang trọng đã kích thích các chủ khách sạn, nhà hàng lao vào cuộc đua tìm kiếm sự khác biệt nơi kinh doanh để thu hút khách, đó là loại hình kinh doanh tiệc. 2. Lợi ích của kinh doanh tiệc 2.1. Tăng nguồn thu và lợi nhuận Khi hoạt động kinh doanh buồng cạnh tranh ngày càng gay gắt, một số khách sạn đạt công suất sử dụng buồng không cao, thì kinh doanh ẩm thực chiếm một vị trí quan trọng và là chiến lược nhằm tạo ra nguồn thu và lợi nhuận. Trong đó đóng góp của dịch vụ tiệc là rất lớn, có khách sạn doanh thu này đạt đến 35% tổng doanh thu. Kinh doanh dịch vụ tiệc là loại hình kinh doanh ẩm thực mà khách sạn hoặc nhà hàng chủ động định giá dựa trên đẳng cấp của doanh nghiệp, chi phí và chất lượng dịch vụ. Thường thì giá cả những bữa tiệc do nhà cung cấp đưa ra, ít có sự mặc cả. Do quy mô tổ chức và phục vụ tiệc long trọng, hấp dẫn nên giá suất ăn, bữa ăn cao hơn nhiều so với bữa ăn bình thường, cộng thêm lượng khách tham gia bữa tiệc đông nên doanh thu có được từ phục vụ tiệc cao hơn. Xuất phát từ đặc điểm của tiệc là thực đơn có nhiều món, nhiều đồ uống, đặc biệt là những món ăn và đồ uống đắt giá, cao sang, nên doanh thu và lợi nhuận có được từ dịch vụ này là rất lớn. 2.2. Chi phí đầu tƣ ban đầu thấp Thực chất kinh doanh dịch vụ tiệc là một hoạt động trong hoạt động kinh doanh của nhà hàng, khách sạn. Đối với các khách sạn có quy mô từ 50 buồng ngủ trở lên thường có bộ phận nhà hàng phục vụ khách ăn uống. Tùy 7
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC theo điều kiện về diện tích mà nhiều khách sạn thiết kế nhà hàng đủ diện tích để phục vụ các bữa tiệc dưới nhiều hình thức và lượng khách khác nhau. Do có sự tính toán ban đầu khi thiết kế, nên chi phí đầu tư cho dịch vụ tiệc nằm trong chi phí đầu tư cho nhà hàng và chủ yếu đầu tư một lần sử dụng trong thời gian dài mới cần thiết đầu tư trở lại. Những thiết bị đầu tư cho nhà hàng hay dịch vụ tiệc thường là thiết bị có chi phí không cao lắm, thời gian khấu hao nhanh, sau thời gian hấu hao vẫn có thể sử dụng nhiều năm. 2.3. Dễ kiểm soát giá thành Giá của một thực đơn tiệc thường do nhà cung cấp lập ra. Các khách sạn, nhà hàng lập ra nhiều thực đơn với những mức giá khác nhau. Giá một bữa Tiệc do sự lựa chọn của khách hàng nằm trong khung giá do nhà cung cấp quy định. Giá của một thực đơn tiệc là giá trọn gói cho tất cả các món ăn có trong thực đơn. Như vậy khi khách đặt một thực đơn tiệc thì khách sạn, nhà hàng bán được các món ăn đồng bộ trọn gói. Trong trường hợp khách hàng không đồng ý với tất cả các món trong thực đơn trọn gói thì họ có thể đề xuất sự lựa chọn của mình và khách sạn, nhà hàng sẽ tính lại giá của thực đơn tiệc phù hợp với các món ăn. Khi tính giá thực đơn khách sạn, nhà hàng chủ động căn cứ vào chí phí phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình. Do vậy khách sạn, nhà hàng đã dự toán và kiểm soát được chi phí. Một số thí dụ về thực đơn tiệc trọn gói: Thực đơn 1: Đơn giá: 3.000.000VND/bàn 10 người 1 - Gỏi 2 - Súp bắp gà 3 - Tôm sú bóc vỏ chiên ngự thiện 4 - Rau xào thập cẩm 8
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 5 - Gà hấp lá chanh, xôi 6 - Bò ragou, bánh mì 7 - Bưởi Năm roi Thực đơn 2 Đơn giá: 2.900.000VND/bàn 10 người 1 - Salat trộn 2 - Súp cua 3 - Tôm hấp bia 4 - Gà xối mỡ, xôi chiên 5 - Lẩu hải sản, bún tươi 6 - Nho Mỹ Thực đơn 3 Đơn giá: 2.890.000VND/bàn 10 người 1 - Gỏi hoa chuối 2 - Tôm sú nướng muối ớt 3 - Rau hấp thập cẩm 5 - Cá lóc nướng trui 3 - Gà hấp lá chanh, xôi gấc 4 - Bò sốt tiêu, bánh bao 6 - Trái cây tổng hợp 2.4. Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng Một bữa tiệc được tổ chức thường có số đông khách tham dự với giá cả cao hơn bữa ăn bình thường, công việc trang trí tốn kém nên không thể giữa nhà tổ chức và khách hàng thỏa thuận với nhau bằng miệng mà phải có hợp đồng chính thức bằng văn bản. Hợp đồng tiệc được lập sau khi hai bên đã 9
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC thống nhất về các điều kiện và yêu cầu liên quan. Thường thì hợp đồng do nhà tổ chức soạn sẵn và được điền các chi tiết của bữa tiệc vào bản hợp đồng đó. Sau khi ký hợp đồng, khách hàng được yêu cầu đặt cọc một số tiền theo quy định. Một số khách sạn, nhà hàng yêu cầu khách hàng đặt cọc lần một khi hợp đồng được ký. Sau đó từ 5 đến 7 ngày trước khi tiệc diễn ra người đặt tiệc đến báo lại chính thức số lượng khách hoặc điều chỉnh những điều cần thiết để nhà tổ chức tiến hành công tác chuẩn bị cho bữa tiệc. Lúc này nhà tổ chức có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc lần hai để khẳng định giá trị chắc chắn của hợp đồng. 2.5. Quảng bá thƣơng hiệu Xây dựng và quảng bá thương hiệu là vấn đề quan trọng hàng đầu cho tất cả các doanh nghiệp. Có một thương hiệu độc đáo và biết cách quảng bá sẽ khiến doanh nghiệp nổi bật trên thị trường và thu hút được sự chú ý của khách hàng. Các chương trình quảng cáo, trong đó thông qua việc tổ chức phục vụ các bữa tiệc là hình thức làm tăng giá trị thương hiệu và chia sẻ thị phần. Để một thương hiệu thành công và nổi tiếng trên thương trường, các doanh nghiệp cần phải triển khai rất nhiều kế hoạch cụ thể trong hiện tại cũng như tương lai. Việc đầu tư thích đáng cho công tác thiết kế thương hiệu và quảng bá sẽ mang lại sự tự tin, tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng. Những người đến dự tiệc là nguồn khách tiềm năng của khách sạn, nhà hàng. Họ sẽ đặt tiệc với những doanh nghiệp nào họ yêu mến và có cảm giác tin cậy về năng lực kinh doanh. Các doanh nghiệp đều mong muốn rằng khách hàng sẽ nghĩ đến doanh nghiệp khi họ có nhu cầu giao dịch kinh doanh và sẽ chọn doanh nghiệp làm đối tác. Một bữa tiệc được tổ chức hiệu quả sẽ là thông điệp bán hàng hướng tới khả năng thích ứng với khách hàng. 10
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Sự tin tưởng của khách hàng luôn luôn có ý nghĩa quan trọng nhất đối với doanh nghiệp dịch vụ. Những nhu cầu của họ cần được đặt lên hàng đầu. Trong khi diễn ra và sau khi bữa tiệc kết thúc chúng ta cần phải lắng nghe những ý kiến phản hồi từ khách hàng và những người tham dự, biết rõ những lợi ích họ quan tâm tới, những lo lắng của họ là gì để tập trung vào các nhân tố này. Hãy luôn linh động và thích nghi với các khách hàng, đừng mong đợi họ thích nghi với doanh nghiệp. Và chúng ta cũng cần nhớ rằng nếu doanh nghiêp du lịch của chúng ta không đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, thì một ai đó trong thị trường du lịch sẽ thay chúng ta làm tốt điều này. Và như vậy thương hiệu của doanh nghiệp sẽ trở thành một điều dễ quên đối với khách hàng. 3. Sơ đồ tổ chức bộ phận tiệc Thông thường bộ phận tiệc nằm trong dịch vụ nhà hàng và do bộ phận nhà hàng đảm trách. Tuy nhiên những khách sạn lớn, dịch vụ tiệc được tổ chức thường xuyên với quy mô chuyên nghiệp thì việc tổ chức một bộ phận tiệc chuyên biệt là điều cần thiết. Việc chuyên môn hóa dịch vụ kinh doanh tiệc phản ảnh năng lực kinh doanh, giúp cho các nhà quản trị và nhân viên bộ phận tiệc có cơ hội nghiên cứu, học hỏi, sáng tạo trong công nghệ tổ chức phục vụ. Tùy theo số lượng bữa tiệc được tổ chức, mục tiêu quản lý của giám đốc khách sạn mà các chức danh của bộ phận tiệc sẽ khác nhau ở những khách sạn khác nhau. Để khai thác hềt khả năng và thời gian làm việc của những người quản lý và nhân viên nhà hàng, các khách sạn nên thiết lập cơ cấu tổ chức bộ phận tiệc nằm trong cơ cấu tổ chức của nhà hàng, có thể cơ cấu thêm một số chức danh chuyên biệt về dịch vụ tiệc nhằm giảm thiểu chi phí nhân công. 11
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Sau đây là một số mô hình tổ chức của bộ phận nhà hàng và bộ phận tiệc: Giám đốc nhà hàng Restaurant Managemer Tổ trưởng Head Waiter Trưởng nhóm Station Waiter Tập sự Nhân viên phục vụ Nhân viên phục Nhân viên đón Trainees Waiters vụ rượu tiếp Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức bộ phận nhà hàng trong khách sạn 3 sao Giám đốc nhà hàng Restaurant Managemer Phó giám đốc nhà hàng Sisstant Restaurant Managemer Ca trưởng, tổ trưởng Maitre Hotel Ca trưởng Maitre Hotel Nhân viên đón tiếp Tổ trưởng Nhân viên pha chế Hostess Head Waiter Bartender N hân viên mở cửa Trợ lý Tổ trưởng Phục vụ bar Outdoor Attendent Asistant Headwaiter Bar Waiter 12 Nhân viên phục vụ Waiter
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Sơ đồ 2. Cơ cấu tổ chức bộ phận nhà hàng trong khách sạn 4 sao Tổng giám đốc General Manager Giám đốc ẩm thực F & B Manager Bếp trưởng Quản lý phòng ăn Trưởng bar Chef Dinning Room Head Bartender Manager Đầu bếp Tạp vụ Phục vụ bàn Tiếp thức ăn Phục vụ ăn NV Pha chế Cooks Dishwashers Food Servers Bus Persons Beverage Bartenders Servers Sơ đồ 3. Cơ cấu tổ chức bộ phận nhà hàng trong khách sạn 5 sao Trưởng bộ phận tiệc Banquet Manager Thư ký bộ phận tiệc Trưởng ca tiệc Bếp trưởng Secretary of Banquet Banquet Supervisor Coock Chef Nhân viên đón NV phục vụ thức ăn NV Phục vụ đồ uống Đầu bếp tiếp Food servers Beverage servers Cook Hostess Sơ đồ 4. Cơ cấu tổ chức bộ phận Tiệc 13
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 4. Các yếu tố quyết định của bữa tiệc Để một bữa tiệc có thể tổ chức thành công tốt đẹp, các nhà quản trị cần quan tâm đến những yếu tố quyết định như: - Lượng khách - Đối tượng khách - Địa điểm và diện tích phòng tiệc - Cảnh quan, không gian lưu không - Loại hình và cung cách phục vụ - Chất lượng món ăn - Cách bài trí - Khả năng lựa chọn thực đơn - Giá cả - Cách sắp xếp bàn tiệc - Nơi giữ xe - Các yêu cầu đặc biệt khác 5. Các loại hình tiệc 5.1. Tiệc ngồi Tiệc ngồi là loại tiệc phổ biến ở Việt Nam và cả trên thế giới. Tiệc ngồi thường nguyên tắc và phức tạp hơn tiệc đứng, khách sẽ được phục vụ những món ăn theo thực đơn đã được thống nhất trước giữa chủ tiệc và khách sạn, nhà hàng. Thực đơn tiệc ngồi có ít nhất 5 món ăn. Tuy nhiên ngày nay ở Việt nam một bữa tiệc ngồi thường có từ 6 đến 7 món, thậm chí một số bữa tiệc có số món nhiều hơn. Các món ăn được chế biến cầu kỳ từ những thực phẩm và cách chế biến khác nhau và trang trí đẹp mắt, hấp dẫn. Để cho khách hàng dễ có sự lựa chọn, các khách sạn, nhà hàng thường xây dựng thực đơn chọn sẵn 14
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC với giá cả cố định theo từng thực đơn với cấu trúc món ăn và dinh dưỡng cân đối. Tiệc ngồi là loại tiệc mà khách tham dự được mời ngồi hoặc bố trí chỗ ngồi trong bữa ăn. Thời gian phục vụ, chương trình nghi lễ được ấn định trước có sự thống nhất giữa chủ tiệc và người quản lý tiệc. Những bữa tiệc có khách VIP thường có thẻ tên, ghi chức vụ hay học vị. Để thuận tiện cho việc nhận biết chỗ ngồi, giao tiếp thuận lợi, những vị khách quan trọng được bố trí ngồi ở những vị trí trang trọng. Thực đơn tiệc ngồi được lựa chọn cố định và phục vụ theo trình tự từ các món khai vị đến các món chính và cuối cùng là các món tráng miệng. Tiệc ngồi rất chú trọng đến nhân viên phục vụ tại bàn ăn. Do khách được bố trí chỗ ngồi trong suốt bữa tiệc diễn ra, nên các món ăn và đồ uống được đội ngũ nhân viên phục vụ tại bàn ăn của khách. Để bữa tiệc trở nên hấp dẫn hơn, nên phục vụ mỗi món ăn khác nhau bằng những loại hình phục vụ khác nhau. 15
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Thời gian tổ chức tiệc ngồi thường vào giờ ăn chính trong ngày (trưa từ 12h, tối từ 18h, đêm từ 21h). Xét về mặt nghi lễ và cách thức phục vụ thì tiệc ngồi sang trọng hơn tiệc đứng, việc trang trí, chương trình nghị sự, nghi lễ đón tiếp và cách thức phục vụ tỉ mỷ, hấp dẫn hơn. Tuy nhiên khách dự tiệc khó tiếp xúc với người quen do chỗ ngồi khác nhau. 5.2. Tiệc Buffet Loại hình buffet là loại tiệc của phương Tây, bắt nguồn từ Thụy Điển ít ra phổ biến từ đầu thế kỉ XIX. Song mãi đến năm 1939, từ buffet, từ tiếng Anh bắt đầu xuất hiện khi Thụy Điển tổ chức triển lãm về thực phẩm Thụy Điển ở NewYork, người Pháp đọc là buýp - phê. Hiện nay, việc ăn buffet đã không còn xa lạ đối với mọi người. Thế nhưng, hiểu buffet là gì để ăn cho đúng cách là điều không ít người băn khoăn, kể cả những người đã thấy, đã ăn. Tiệc Buffet là loại tiệc tự chọn có thể được tổ chức đứng hay ngồi. Cái lợi của tiệc buffet là có thể phục vụ cho nhiều người cùng một thời gian, một diện tích so với tiệc ngồi. Buffet có cái hay vì nó tạo rất nhiều cơ hội để thực khách giao tiếp với nhau, vì nhất là những buổi tiệc có tính chất xã giao. Thời gian ăn buffet có thể kéo dài là vì vậy. Tiệc buffet được sử dụng cho cả tối (Buffet dinner) và bữa trưa (Buffet-lunch). Tiệc buffet đứng, có nhiều món ăn. Các món ăn nóng được để trong lồng hấp nóng, khách tự lấy thức ăn. Có khi tiệc buffet đứng nhưng có thể kê bàn ghế để khách lấy thức ăn đến ngồi tại bàn, không cần xếp chỗ. Một kiểu biến tấu thú vị là buffet kinh doanh. Thay vì phải phục vụ khách hàng bằng nhiều món ăn khác nhau vừa tốn thời gian, vừa tốn nhân lực, một số nhà hàng kinh doanh theo nhiều dạng buffet trưa, buffet chiều, buffet sáng, buffet dạ tiệc. Do là một tiệc theo kiểu phương Tây nên thức ăn cũng có các món đặc trưng, đa số là các món Tây, món Âu. Tuy nhiên dần dần buffet 16
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC cũng được biến thể thành tiệc của người Việt như có những tiệc buffet chay, buffet ngọt, buffet các món Việt thuần túy . Việc tổ chức tiệc Buffet phong phú về hình thức, đa dạng về thức ăn và đồ uống. Mỗi nhà hàng, khách sạn có thể lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp với yêu cầu của thực khách. Điều quan trọng đối với người quản lý tổ chức phục vụ tiệc Buffet cần phải nhận thức ra những thuận lợi để lập kế hoạch chi tiết, phân công các bộ phận theo đúng chức năng công việc. Có như vậy, công tác tổ chức phục vụ tiệc Buffet mới diễn ra một các liên hoàn và gây nhiều hiệu ứng tốt. Việc tổ chức phục vụ tiệc Buffet mang lại những lợi ích sau: - Tiết kiệm chi phí nhân công: Do tổ chức phục vụ tiệc Buffet theo hình thức tập trung với đồ ăn, thức uống, số lượng khách đã xác định trước và khách tự phục vụ (tự lấy thức ăn đồ uống cho mình theo sở thích, khẩu 17
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC vị) nên đây là điều kiện thuận tiện để nhà hàng, khách sạn có thể giảm số lượng nhân viên phục vụ bữa tiệc. Từ đó giảm được chi phí nhân công. - Tạo ấn tượng tốt đẹp về hình ảnh của khách sạn, nhà hàng: Tiệc Buffet thường được chú trọng, nhấn mạnh đến yếu tố văn hóa, yếu tố cái đẹp nên yêu cầu về cách bố trí bữa tiệc phải gọn gàng, giới thiệu được các món ăn, thức uống theo cách riêng hấp dẫn và ngoạn mục là một trong những yêu cầu tiên quyết. Bên cạnh đó, việc đầu tư trang trí phòng tiệc, bài trí món ăn, đồ uống cần phải công phu, hấp dẫn. Những vấn đề nêu trên tạo sự ấn tượng đối với khách hàng. Hệ quả của nó chính là giúp khách sạn, nhà hàng có thể quảng bá thương hiệu của mình, thực hiện phương châm biến “khách hàng mới thành khách hàng quen, khách hàng quen kéo theo khách hàng mới”. - Khách dễ giao lưu: Do tiệc Buffet không bố trí chỗ ngồi cố định nên khách tham dự có thể đi lại giao lưu với nhau thuận tiện. - Lợi nhuận cao: Cách thức tổ chức hấp dẫn, trang trí cầu kỳ và thực đơn phong phú dễ dàng cho phép khách sạn, nhà hàng đưa ra mức giá cao hơn các loại tiệc khác dễ được sự chấp thuận của khách và từ đó thu được lợi nhuận cũng cao hơn. - Phương pháp phục vụ đơn giản: Do đặc điểm của tiệc Buffet là khách tự phục vụ là chính nên nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên phục vụ là rót đồ uống và thu dọn chén, ly, dĩa .v.v. Điều này giúp cho khách sạn, nhà hàng hạn chế những lời phàn nàn của khách về cung cách phục vụ của nhân viên. - Không bị lãng phí thời gian: Tiệc Buffet không nhất thiết tất cả khách mời phải nhập tiệc cùng lúc, ai đến trước ăn trước, ai đến sau ăn sau, chứ không bắt mọi người cùng đến, cùng ăn và phải phục vụ cùng một lúc. - Không mất thời gian bày biện dụng cụ ăn uống trên bàn ăn: Tiệc Buffet thường sắp xếp sẵn dụng cụ ăn uống tại một quầy cố định và khách 18
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC tự lựa chọn dụng cụ thích hợp với món ăn. Do vậy nhân viên phục vụ không cần thiết phải bày bàn ăn. - Thời gian bữa ăn không kéo dài: Do không phải phục vụ cho từng khách theo từng món, mà khách tự chọn thức ăn nên thời gian bữa ăn được rút ngắn rất nhiều, điều này có lợi cho khách sạn nhà hàng trong việc thu dọn và quay vòng diện tích nhà hàng nhanh hơn. Bên cạnh những thuận lợi có được, tổ chức phục vụ tiệc Buffet cũng có những hạn chế nhất định. Xác định những khó khăn để khắc phục, hạn chế sai sót có thể xảy ra bất cứ thời điểm nào là cách tốt nhất nhằm nâng cao chất lượng bữa tiệc. Những hạn chế đó là: - Khả năng lãng phí thức ăn: Đặc điểm của tiệc Buffet là số lượng thức ăn nhiều có thể từ 20, 30 món cho tới hàng trăm món. Nếu tổ chức tiệc Buffet để bán vào các ngày lễ, có thể nhà hàng, khách sạn khó dự tính chính xác nguồn khách và khó dự trù thực phẩm nên tình trạng lãng phí sẽ xảy. Ngoài ra sự phối hợp giữa các nhân viên, các bộ phận không tốt sẽ gây nên tình trạng trên. Do vậy trước khi lên thực đơn cần chú ý tới đặc điểm đối tượng khách, nếu khách là thương gia, nhà quản lý, các nguyên thủ tham dự tiệc Buffet chủ yếu tập trung đầu tư yếu tố “cái đẹp” (chất), ngược lại đối với đối tượng khách là công nhân thì chú trọng yếu tố lượng .v.v. - Khả năng duy trì chất lượng một số món ăn thấp: Loại thức ăn thích hợp với tiệc Buffet thường dễ hư hỏng. Phương pháp trình bày tại phòng có nhiệt độ trung bình thường sẽ làm tăng khả năng hư hỏng thức ăn (các món ăn nguội được chế biến sẵn). - Giá cao: Tiệc Buffet có nhiều món ăn và thức uống cũng như trang trí tốn kém nên thường có giá cao hơn các loại tiệc khác. Việc định giá cho một bữa tiệc Buffet thường khó hơn các loại tiệc khác. 19
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Chi phí cao: Một khó khăn nữa phải kể tới đó là thức ăn của tiệc Buffet thường sử dụng gia vị nấu nướng chủ yếu là dầu mỡ và nhiều loại nước chấm và các loại sốt khác nhau nên nó chiếm phần lớn thời gian đầu tư cho việc chế biến và trang trí. Bên cạnh đó, những món ăn trong tiệc Buffet chỉ thích hợp với giá cao nên đối tượng khách phần nào bị giới hạn và để trình bày món ăn hấp dẫn thì cách trang trí món ăn sẽ làm tăng chi phí thực phẩm và chi phí lao động. - Cần thiết nhiều dụng cụ: Tiệc Buffet cần rất nhiều dụng cụ chứa đựng thức ăn và dụng cụ cá nhân, bởi có nhiều món và nhiều dụng cụ ăn uống do khách lấy thức ăn nhiều lần mà không sử dụng lại dụng cụ đã dùng món trước. Buffet ngồi là loại tiệc sang trọng và vì thế phổ biến ở các nước. Đặc điểm quan trọng nhất của tiệc ngồi Buffet là khách dự tiệc được bố trí, sắp xếp chỗ ngồi trong suốt bữa tiệc. Khách tự lên quầy lựa chọn thức ăn và đồ uống mang về bàn ngồi ăn. Chính vỉ được bố trí chỗ ngồi, nên khách có thể giao tiếp với nhau khi lấy thức ăn và có thể ngồi lại ở một bàn khác khi muốn giao lưu với người quen. Trong những trường hợp đặc biệt, khách VIP có thể được nhân viên phục vụ một số món ăn tại bàn mà không nhất thiết phải lên quầy lấy thức ăn. Thời gian tiệc ngồi thường dài hơn tiệc đứng. Trong trường hợp phải phục vụ một số lượng lớn thực khách với thời gian ngắn thì loại hình tiệc đứng là rất thích hợp. Đặc diểm quan trọng của loại tiệc này là thực khách tự phục vụ lấy, tự chọn thức ăn mà mình thích. Các thức ăn được bày ra tất cả cùng lúc trên một quầy cố định và thường gọi là quầy Buffet. Thực khách có thể tự do đi lại gặp gỡ, nói chuyện với nhau và tự chọn món ăn nào mình thích và ăn nhiều ăn ít tùy mình, chứ không áp đặt theo khẩu phần như truyền thống ăn phương Tây. 20
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Điều tiện lợi nhất là không bị lãng phí thời gian, ai đến trước ăn trước, ai đến sau ăn sau, chứ không bắt mọi người cùng ăn và phải phục vụ cùng một lúc. Điều tiện lợi thứ hai là không cần người phục vụ hay đúng ra là không cần nhiều người phục vụ tại bàn ăn mà chỉ cần người phục vụ làm thức ăn, đồ uống sao cho kịp thời, và như thế việc nấu hoặc mua đồ ăn sẵn là quan trọng nhất. Ngày nay tiệc đứng giành được chỗ của loại hình tiệc ngồi long trọng do nó giải quyết được nhu cầu năng động, tiết kiệm thời gian của mỗi cá nhân thời hiện đại. Trong bữa tiệc, các khách mời có cơ hội gặp gỡ tay bắt mặt mừng với nhau, quyền chủ động thuộc về cá nhân, muốn đến, muốn đi bất cứ lúc nào. Món ăn dùng trong các bữa tiệc đứng phải đáp ứng được 3 yêu cầu: nhỏ, gọn, dễ ăn, gia vị nêm nếm không phức tạp; đẹp, ngon, bắt mắt. Một bữa tiệc đứng cần có 3 loại món hoàn chỉnh: món mặn, món ngọt và nước uống (thường là cocktail). Trong tiệc đứng, người phục vụ rất ít do đó các dụng cụ ăn uống cũng thật đơn giản để mỗi khách tham dự tự phục vụ dễ dàng. Trung bình, một bữa tiệc đứng có khoảng 10 món với 7 món mặn, 3 món ngọt và khoảng từ 3 – 5 loại nước giải khát. Sang và cao cấp có thể đến hơn 20 món với tỷ lệ các món mặn – ngọt phù hợp. Có ba loại tiệc đứng chủ yếu là: - Tiệc đứng dùng dao và nĩa (tiệc đứng tại bàn) - có chỗ ngồi xung quanh: đây là bàn khách quay lại ngồi sau khi đã lựa chọn thức ăn cho mình. - Tiệc đứng dùng nĩa đứng ăn: thường là tiệc mà các món ăn được chuẩn bị theo cách mà khách không cần dao (có thể có một số ghế ngồi). 21
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Tiệc đứng dùng tay – đứng ăn: khách tự lấy đồ ăn không dùng tới dụng cụ dao nĩa (thức ăn được chuẩn bị thành những miếng có kích thước nhỏ, và có thể có một số ghế ngồi) Tóm lại, Tiệc đứng còn gọi là loại hình tiệc tự phục vụ (self service). Đồ ăn được sắp đặt rất hấp dẫn trên những bàn ăn dài trang trí bắt mắt, các món ăn được phân loại và xếp theo thứ tự từ món khai vị đến tráng miệng. Món súp thường chuẩn bị trong âu lớn (soup tureen) và món khai vị nóng thì đặt trong các đĩa hâm (chaffing dishes) để giữ nóng. Các dụng cụ khác như: đĩa, chén, đặt ngay trên bàn buffet. Thay vì nhân viên nhà hàng phục vụ khách, khách phải tự tới bàn buffet lấy đĩa, dụng cụ ăn và khăn, để tự lựa chọn theo ý mình. Ngày nay ở các khách sạn lớn Việt nam tiệc Buffet thường được tổ chức nhân dịp các sự kiện. Cách dọn món ăn sẵn đầy đủ cho thực khách tự chọn là cách dọn mâm cỗ hay mâm cơm của Việt Nam. Thay vì dọn từng món hay theo từng khẩu phần ăn phương Tây, buffet rất giống cách dọn cỗ hay cơm của Việt Nam, tất cả các món ăn đều được bày ra. Thực khách thích ăn món nào chọn gắp món ăn đó. Đây là đặc điểm chung rất quan trọng Đông và Tây gặp nhau. Ở Việt Nam, các món ăn trong tiệc Buffet nên mang tính Việt cao. Số lượng món ăn trong tiệc Buffet tối thiểu là 9 món và người ta thường dùng số lẻ hoặc mỗi loại thực phẩm chỉ nên chế biến ra 3 món ăn. Các món ăn là món ăn Việt Nam hoặc thuần Việt hoặc được Việt hóa cao, lấy tự nhiên làm gốc. Cụ thể: - Trước hết các món ăn chủ yếu được chế biến từ gạo. - Các món ăn chủ yếu dùng nước mắm để nêm và chấm. - Các món ăn ít dầu mỡ. 22
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Các món ăn chủ yếu là luộc, hấp, tươi sống, phần lớn xắt nhỏ, nhiều chất, nhiều vị. - Các món ăn dùng gia vị tự nhiên như hành, tỏi, sả, nghệ, rau thơm, có tính bài thuốc, tính lành. - Các món ăn nhiều rau, củ. Cách trình bày trang trí trong bữa tiệc Việt thường đậm đà bản sắc dân tộc. Chẳng hạn: - Nên dùng các đồ bếp Việt, những hình ảnh nồi đất, đũa cả, đũa mun, muỗng, thìa, rổ, rá, mẹt, chày, cối - Nên dùng các đồ dùng ăn uống của Việt Nam, nên dùng bát đĩa, đũa Việt cùng các ấm tích Việt, sản xuất tại Việt Nam. - Trang trí khu Buffet sao mang tính Việt cao. - Ẩm thực Việt lấy tự nhiên làm gốc, nên khi trang trí khu buffet cũng thể hiện tính tự nhiên, hoặc thay bằng một góc đồ bếp Việt, ít dùng đồ kim khí, chủ yếu dùng nồi đất, ấm tách, chai lọ, rổ rá hoặc dùng các các đồ dùng để ăn từ nồi đất, mẹt, với lá chuối lót. - Trang trí góc bếp của tiệc Buffet Việt như: Trưng bày các hương vị, gia vị tự nhiên, như củ hành, củ tỏi, củ nghệ, củ cà rốt, v.v.v - Nhân viên phục vụ mặc trang phục Việt, đặc biệt là những trang phục truyền thống của từng địa phương. 5.3. Tiệc Cocktail Là loại tiệc sang trọng, nhẹ nhàng, tiệc cocktail thích hợp cho những buổi chiêu đãi họp mặt. Tiệc Cocktail đã ngày càng được phổ biến và trở thành một nét sống mới trong các nhà hàng, khách sạn lớn. Sang trọng và nhẹ nhàng, một buổi tiệc Cocktail thông thường là loại hình tiệc đứng, số lượng khách đông. 23
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Trong các khách sạn, trong nhà hay trong sân vườn rộng đều là những không gian lý tưởng cho một buổi tiệc Cocktail. Tiệc Cocktail là loại tiệc đơn giản, thân mật, thưởng thức đồ uống nhiều hơn ăn, không đặt dao, muỗng, nĩa. Thức ăn chủ yếu là đồ nguội và tất cả đều được cắt thành từng miếng vừa vặn. Thông thường các bữa tiệc được tổ chức vào buổi trưa hay tối, với số khách tối thiểu 12 người, và từ 6 món trở nên. Tiệc Cocktail không cần thiết phải có diện tích rộng, vì lượng khách dự tiệc thường không đông như những loại tiệc khác. Nên xếp đặt khu vực thức ăn và thức uống riêng để khách dễ dàng chọn lựa. Tuy đây là buổi tiệc đứng nhưng nên xếp vài chiếc ghế sát vách tường cho khách ngồi khi cần thiết. Sử dụng loại bàn tròn, cao để khách có thể đặt thức ăn và đứng trò chuyện. Đặc điểm của tiệc cocktail là tiệc nhẹ với thức uống là các loại cocktail và thức ăn là các loại thức ăn dùng bằng tay (finger food). Có ba loại cocktail cơ bản dùng trong tiệc: uống khai vị, uống giải khát khi ăn và uống sau khi ăn. Cocktail khai vị thường là các loại có vị chua để kích thích vị giác. Cocktail giải khát là loại được pha chế từ nước trái cây. Uống sau khi ăn là loại cocktail có vị ngọt ngào, béo và giúp tiêu vị. 24
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 5.4. Tiệc trà, tiệc hội nghị Tiệc trà (tea party): được coi là tiệc ngọt, có thể tổ chức vào buổi chiều hoặc buổi sáng (buổi chiều là phổ biến). Thực đơn tiệc trà nhẹ nhàng, đơn giản, gồm bánh kẹo, hoa quả, trà, cà phê, nước giải khát. Tiệc này thường được xếp theo hình thức ngồi xa-lông. Nội dung trong tiệc trà là để gặp gỡ, giao lưu, nói chuyện về những vấn đề văn hoá, xã hội, mỹ thuật. Tiệc trà thường được tổ chức phục vụ hội nghị, hội thảo, hay phu nhân các vị quan chức cấp cao chiêu đãi ngoại giao các vị khách nữ. Là một loại tiệc nhẹ được diễn ra trước khi hội nghị bắt đầu, thực đơn chủ yếu là trà, café, sữa, bánh ngọt, trái cây Phục vụ tiệc buffet dạng này công việc rất nhẹ nhàng chỉ có đi thu dọn đồ dơ của khách rồi đem vào bên trong. Một số nhân viên đứng tại chỗ rót café, sữa cho khách, 25
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Các phòng họp với đầy đủ các trang thiết bị đáp ứng được các yêu cầu tổ chức hội nghị từ 12 đến hàng nghìn người. Giá phục vụ hội nghị có thể tính trọn gói hoặc từng phần tùy theo yêu cầu của khách. Giá trọn gói hội nghị bao gồm: - Phòng họp - Giấy, bút viết - Nước lạnh và kẹo bạc hà - Bảng kẹp giấy, bảng viết, mic không dây - Giải khát giữa giờ (trà, cà phê, bánh ngọt, và trái cây theo mùa) - Ăn trưa/tối tự chọn Cách bày bàn cho tiệc hội nghị không giống như tiệc Buffet hay tiệc cưới. Tiệc hội nghị mang tính chất thảo luận, gặp gỡ đàm phán nên phải chuẩn bị, bố trí bàn theo cách phù hợp nhất với tính chất buổi tiệc.Trong những cuộc hội nghị lớn nhiều người sắp xếp ghế ngồi cho phù hợp với số lượng khách là điều quan trọng mà phải hợp tính thẫm mĩ có thể chia ra hai dãy hoặc ba dãy. 5.5. Quốc yến Ngoài các loại hình tiệc nêu trên, còn có Quốc yến là loại Tiệc chiêu đãi. Loại tiệc này là một loại hình hoạt động ngoại giao quan trọng và phổ biến. Tiệc ngoại giao không những mang tính chất chính trị mà còn thể hiện tính văn hoá. Tổ chức một bữa tiệc chiêu đãi khách là một dịp để bày tỏ sự trọng thị, mến khách nhằm tăng cường mối quan hệ và giới thiệu văn hoá ẩm thực. 26
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Đây là hình thức tiệc chiêu đãi trọng thể nhất. Tiệc này thường do Nguyên thủ quốc gia chiêu đãi trong các dịp Nguyên thủ quốc gia nước ngoài đến thăm Nhà nước, thăm chính thức hoặc những ngày quốc lễ quan trọng. Quốc yến thường là tiệc ngồi, được tổ chức chu đáo, trọng thị. Nhiều nước cử quốc thiều trước khi tiệc bắt đầu; thực đơn được lựa chọn kỹ lưỡng gồm những món ăn đặc sắc bao gồm món khai vị, súp, món chính, tráng miệng, đồ uống gồm rượu sâm- panh, rượu dân tộc, rượu truyền thống, rượu vang, rượu thơm (lúc kết thúc), phòng tiệc, bàn tiệc được sắp xếp trang trọng; thời gian tổ chức Quốc tiệc thường vào buổi tối, cũng có thể tổ chức vào buổi trưa, nhưng vào buổi tối trọng thị hơn, khách dự tiệc mặc trang phục sang trọng, lịch sự. 6. Một số lƣu ý khi xây dựng thực đơn tiệc 6.1. Nguyên tắc lựa chọn món ăn cho thực đơn tiệc Thực đơn quyết định chất lượng của bữa ăn. Số lượng và chất lượng món ăn không những quan trọng đối với sự thưởng thức của khách dự tiệc mà còn phản ảnh năng lực kinh doanh của khách sạn, nhà hàng. Khi lựa chọn món ăn cho thực đơn của một bữa tiệc, chúng ta cần chú ý: 27
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Nếu thực đơn có nhiều món, thì định lượng của từng món cần giảm bớt nhằm tránh cho khách bộ thức thức ăn và tránh dư thừa không sử dụng hết. - Do một bữa tiệc thường được phục vụ ít nhất từ 5 món. Vì vậy các món phải đa dạng về thực phẩm, màu sắc, hương vị và kiểu dáng - Các món ăn trong một thực đơn không nên cùng một loại thực phẩm có cùng cách chế biến tương tự. - Các món ăn trong thực đơn phải đảm bảo cân bằng dinh dưỡng. Từ nhiều loại thực phẩm, nguyên liệu khác nhau với cách chế bến đa dạng thực khách được cung cấp đầy đủ chất dinh dưỡng tăng thêm chất lượng của bữa ăn. - Kết hợp món ăn địa phương và quốc tế. Ngoài những món ăn mang tính đặc thù của địa phương, của dân tộc, có thể lựa chọn những món ăn phổ biến, hấp dẫn của các quốc gia du nhập vào Việt Nam để vừa làm phong phú thêm thực đơn, vừa tăng tính hấp dẫn của loại hình phục vụ. - Các món ăn phải có sự tương thích về nguyên liệu. Những thức ăn kèm thực phẩm chính phải phù hợp, ví dụ các món chiên ăn kèm khoai tây chiên, các món ninh hầm có nước sốt ăn kèm bánh mì, bún. Những nguyên liệu cắt ra từ món này có thể sử dụng để chế biến món ăn khác. Chẳng hạn đầu thừa của món quay, nướng có thể sử dụng để làm các món súp, salat. - Nên chọn các món mới lạ, có điểm nhấn, thu hút sự chú ý của thực khách. - Đặc sản vùng miền, món ăn theo mùa. - Tránh các món ăn quá nhiều nước, có xương, dai. - Số lượng, chất lượng món ăn phù hợp với tính chất và giá tiền bữa tiệc. 28
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Các món ăn cơ cấu hợp lý về số lượng món khai vị, món chính, món tráng miệng, sự sắp xếp về trình tự phục vụ các món ăn. - Đảm bảo dinh dưỡng và hiệu quả kinh tế. Thực đơn đảm bảo cung cấp đầy đủ về lượng calorin nhưng phải mang lại lợi nhuận cho nhà tổ chức. - Lựa chọn thức ăn phù hợp theo mùa cũng rất quan trọng. Ví dụ mùa hè thì phục vụ các món ăn mát mẻ, mùa đông phục vụ các món cay nóng. - Nên giới thiệu các thực đơn có sẵn. Khách sạn nên lập sẵn nhiều thực đơn tiệc với những món ăn và giá bán khác nhau, thuận tiện cho việc lựa chọn của khách. Trường hợp khách đổi món ăn từ thực đơn này sang thực đơn khác thì khách sạn, nhà hàng phải căn cứ vào đặc tính và giá trị của món ăn để tính lại giá của thực đơn cho phù hợp. - Bất kỳ sự thay đổi nào trên thực đơn đều phải được thảo luận với bếp trưởng để đảm bảo thực đơn khi thay đổi có thể thực hiện được từ khâu chế biến, phục vụ và chi phí thực phẩm. - Nếu các tiện nghi đều có sẵn và có thể không cần thay đổi gì nữa, thì thư ký và trưởng bộ phận tiệc có thể thương lượng với khách để thiết lập giá tiệc và những chi phí khác có lợi cho hai bên. - Trong trường hợp khách hàng đề xuất món ăn không có trong thực đơn của khách sạn, nhà hàng thì thảo luận với đầu bếp để tổ chức nấu thử, ăn thử trước khi quyết định. Thực đơn của nhà hàng, khách sạn, đặc biệt là thực đơn của những bữa tiệc lớn là công cụ tiếp thị rất hiệu quả. Nó cũng là nhân tố quyết định năng lực kinh doanh, hiệu quả quản lý của nội bộ. Do đó việc lên kế hoạch xây dựng thực đơn là công việc quan trọng trong quá trình phục vụ bữa tiệc. 29
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Trước khi bắt đầu một kế hoạch xây dựng thực đơn, các nhà quản trị tiệc cần nắm vững những yêu cầu quan trọng mà thực đơn cần được đáp ứng như sau: - Thực đơn phải thỏa mãn mong muốn của khách hàng chứ không phải của đầu bếp, của giám đốc tiệc hay của người quản lý. - Bản thân thực đơn phải đạt mục tiêu tiếp thị. Mặc dù một phần của tiếp thị là xác định điều khách muốn là gì, thì phần khác cũng quan trọng không kém, đó là cung cấp những gì khách muốn vào đúng lúc và đúng nơi thích hợp với mức giá mà khách sẵn lòng chi trả. Thực đơn phải đạt được mục đích là làm cho khách quay trở lại khi họ có nhu cầu đặt tiệc. - Chi phí cho thực đơn phải được tính toán một cách hiệu quả. Chi phí của những món ăn trong thực đơn mà chúng ta lựa chọn phải nằm trong ước tính chi phí tiêu chuẩn thức ăn cho phép phù hợp với cấp hạng của khách sạn, nhà hàng. - Thực đơn phải đòi hỏi sự chính xác về nguyên vật liệu sử dụng. - Loại hình tiệc, số lượng, thành phần khách . - Thiết bị và dụng cụ chế biến, dụng cụ phục vụ. - Số lượng nhân viên phục vụ. - Chi phí và thành phần thực phẩm. - Khả năng duy trì mức độ chất lượng. - Sự quan tâm của khách hàng về vấn đề sức khỏe. - Không gian phục vụ. - Thời gian chuẩn bị và chế biến. - Số lượng món ăn. - Lượng thức ăn cần có, tránh dư thừa, lãng phí. - Giá suất ăn. Một khi đã xem xét những yêu cầu trên, có nghĩa là chúng ta đã sẵn sàng lựa chọn các món ăn cho thực đơn và nên nhớ luôn tập trung vào nhu 30
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC cầu của khách. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng có những món ăn khách hàng muốn có nhưng chúng ta không thể đáp ứng vì một vài nguyên nhân như một số nguyên liệu chế biến không có trên thị trường do tính chất mùa vụ, hoặc giá bán quá cao, khó thực hiện hay khó giữa được chất lượng cao của món ăn, không đủ người thực hiện hoặc trang thiết bị không phù hợp. Đối với thực đơn tiệc Buffet cần lưu ý thêm những điều quan trọng như: - Chi phí cho tổng khẩu phần. - Số lượng khẩu phần thức ăn. - Số lượng thức ăn khả thi. - Số lần thêm thức ăn. - Sự duy trì chất lượng món ăn. - Dụng cụ phục vụ. - Dụng cụ ngăn chặn thức ăn bị nhiểm khuẩn hay giữ nhiệt. - Số lượng nhân viên phục vụ. - Khả năng sử dụng thức ăn còn thừa. 6.2. Nguyên tắc lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc Việc lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc không phải là vấn đề quá khó khăn. Thường thì chủ tiệc sẽ quyết định sử dụng những loại thức uống nào. Song các nhà quản lý tiệc cũng phải nắm vững một số nguyên tắc để tư vấn cho khách hàng. Chẳng hạn: - Dựa vào chủ đề, nội dung, tính chất bữa tiệc, số lượng khách, thực đơn và ngân sách để xác định loại đồ uống. - Tiệc đẳng cấp phù hợp với rượu Gin, Scotch và Vodka, rượu vang hoặc Sâm-panh, phù hợp khách hàng là doanh nhân, người trung lưu trở lên. - Tiệc có tính thân mật người ta thường sử dụng bia. 31
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Tuổi trung niên thích uống rượu mạnh, phụ nữ và người trẻ tuổi thường thích rượu vang nhẹ, sâm-panh hay bia và các loại nước giải khát. - Ngoài ra còn phụ thuộc vào thói quen của từng vùng, miền. Sự phù hợp giữa đồ uống với thức ăn là vấn đề quan trọng mà không phải khách hàng nào cũng nắm được. Đó là một khoa học đảm bảo sự hấp thụ của cơ thể con người và làm tăng chất lượng món ăn. Một loại đồ uống không phù hợp với món ăn sẽ làm giảm chất lượng món ăn mà thực khách có cảm nhận là do chất lượng chế biến. Chính vì vậy, cần lưu ý lựa chọn đồ uống thích hợp với từng món ăn. Nên dùng các loại rượu vang đỏ để che đi mùi tanh khá nặng của các món thịt màu sẫm như bê, cừu, bò. Các món có sốt nặng hoặc các món nặng mùi, nước sốt đặc hay thịt, cần một loại rượu mạnh đủ sức át mùi trong món ăn. Không phải tất cả khách hàng đều có hiểu biết về nghệ thuật chọn đồ uống cho bữa tiệc. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào ngân sách dành cho bữa tiệc. Vì vật các nhà tổ chức tiệc cần tư vấn cho khách hàng về việc lựa chọn đồ uống phù hợp trên cơ sở các nguyên tắc sử dụng và phục vụ thức uống. 7. Lựa chọn loại hình phục vụ tiệc Loại hình phục vụ là cách thức, phương pháp phục vụ các món ăn trong thực đơn. Một bữa tiệc thường có nhiều món ăn. Mỗi món ăn được phục vụ bằng những loại hình khác nhau sẽ tạo nên tính hấp dẫn của nghệ thuật phục vụ, đặc biệt đối với tiệc ngồi. Những loại hình phục vụ này gồm: Phục vụ theo dĩa (kiểu Mỹ), phục vụ kiểu gia đình (kiểu Anh), phục vụ gắp chia thứ ăn tại bàn (kiểu Nga), phục vụ bằng xe đẩy (kiểu Pháp), phục vụ tự chọn (kiểu Buffet). Mỗi loại hình có những ưu điểm, nét đẹp riêng. Các món ăn phục vụ bằng những loại hình 32
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC khác nhau sẽ không nhàm chán, đơn điệu mà thực khách được thưởng thức nhiều nghệ thuật thuật phục vụ hấp dẫn. Khi lựa chọn loại hình phục vụ cần căn cứ vào loại hình tiệc và phương pháp chế biến món ăn. Tùy theo từng loại tiệc, có thể lựa chọn: - Loại hình phục vụ đồ uống khai vị tiếp đón khách: Phục vụ tại sảnh đón tiếp. Nhân viên bê những khay đồ uống phục vụ khách trước khi nhập tiệc. Đây là điểm đón khách tập trung tập trung trước giờ nhập tiệc. Phục vụ đố uống lúc này sẽ tăng thêm sự hưng phấn cho khách trước khi nhập tiệc. Khách có thể đi lại, giao lưu với ly đồ uống trên tay sẽ giảm đi áp lực của sự chờ đợi. - Loại hình phục vụ cho từng món ăn trong thực đơn. Thông thường các món khai vị được phục vụ theo dĩa cá nhân, nhưng cách thức phục vụ các món khai vị có thể khác nhau dựa vào ý tưởng của trưởng bộ phận tiệc tiệc hay ca trưởng. Các món chính sẽ được phục vụ theo từng loại hình xen kẽ. Món chủ đạo của thực đơn được phục vụ theo kiểu Nga hoặc kiểu Pháp sẽ tính tế, sang trọng đối với những bữa tiệc sang trọng. - Loại hình phục vụ món ăn phải phù hợp với phương pháp chế biến món ăn đó. Trước khi ấn định loại hình phục vụ món ăn, cần căn cứ vào cách thức chế biến món ăn. Mỗi món ăn chế biến khác nhau sẽ cho phép áp dụng loại hình phục vụ thích hợp. Chẳng hạn, món ăn để nguyên con nguyên khối thường do nhân viên cắt chia và gắp cho khách tại bàn ăn bằng xe đẩy để khách được thưởng thức cách chế biến, trang trí món ăn và nghệ thuật phục vụ của nhân viên. 7.1. Lựa chọn dạng bàn tiệc 33
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Dạng bàn ăn là cách thức sắp xếp bàn ăn theo hình nào trong phòng tiệc. Bàn ăn được sắp xếp phù hợp với dạng bàn, phù hợp với kiến trúc của phòng tiệc sẽ tạo nên sự hấp dẫn của phòng tiệc và thuận tiện cho quá trình phục vụ. Khi sắp xếp bàn ăn cần cân nhắc và dựa vào những yếu tố sau: - Loại hình tiệc: Tiệc ngồi, tiệc đứng, tiệc Buffet,v.v - Tính chất của bữa tiệc: Sang trọng, bình dân, sự kiện của bữa tiệc - Loại bàn sử dụng: Bàn dài, bàn vuông, hay bàn tròn. - Kiến trúc của phòng tiệc: Cột nhà, cửa ra vào, cửa nối với khu vực cung cấp thức ăn, đồ uống, điểm trọng tâm của phòng ăn. - Loại hình phục vụ cho từng món ăn trong thực đơn. Nếu có những món ăn phục vụ theo kiểu Nga, kiểu Pháp thì bàn ăn được sắp xếp rộng rãi hơn để lối đi lại phục vụ đảm bảo an toàn và dễ thao tác. - Số lượng và thành phần thực khách. - Cách thức bố trí chỗ ngồi. - Mục đích, ý tưởng trang trí phòng tiệc, bàn tiệc. Một số dạng bàn có thể áp dụng cho tiệc bao gồm:  Bàn chữ I, bàn dài: Bàn chữ I hay còn gọi là bàn hình chữ nhật. Là loại bàn dài được ghép từng những bàn chữ nhật, bàn vuông. Được xếp dài để khách ngồi hai bên. Các bàn chữ nhật dài tạo cho khách tham dự có cảm giác thân mật, gần gũi. Đôi khi dạng bàn này tạo sự va chạm có phần bất tiện cho các vị khách, tuy nhiên bạn có thể khắc phục nhược điểm này bằng cách tạo khoảng cách rộng hơn giữa các ghế ngồi. Loại bàn này không nên xếp quá dài, đặc biệt đối với những bữa tiệc phải xếp nhiều bàn dài thì bàn của chủ tiệc không nên xếp quá 6 người mỗi 34
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC bên. Nếu quá dài sẽ khó cho khách trong bàn chú tâm vào những chủ đề nói chuyện mà chủ tiệc và khách VIP quan tâm. 13 9 3 1 5 7 11 8 6 2 14 12 4 10  Bàn vuông: Bàn vuông thể hiện một phong cách hiện đại, thường có 1 hoặc 2 vị khách cho mỗi bên bàn tùy theo kích thước bàn 1,2 hay 1,4 mét mỗi cạnh. Ngoài ưu điểm tạo nhiều không gian hơn giữa các vị khách, kiểu bàn này còn 35
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC thể hiện cái nhìn thanh lịch và trang trọng nhờ sự cân bằng số khách ở các bên. Việc trang trí cho bàn vuông cũng khá dễ dàng. Bàn vuông thích hợp nhất là bàn có kích thước 1,2m x 1,2 m được xếp từng bàn độc lập cho bốn hoặc tám khách. Dạng bàn này chỉ sử dụng cho những bữa tiệc nhỏ.  Bàn tròn: 36
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Bàn tròn thường sử dụng trong tiệc ngồi Việt Nam có nhiều khách như tiệc cưới, tiệc hội nghị khách hàng. Bàn tròn thường bố trí chỗ ngồi cho 8 - 10 khách. Nên sử dụng loại bàn lớn có đường kính 1,2 m để đảm bào diện tích để thức ăn, trang trí và dễ phục vụ. Trong khoảng không gian hạn chế, bàn tròn luôn tận dụng được ưu điểm tiết kiệm diện tích. Trong các bữa tiệc, kiểu bàn tròn thường rất được yêu thích vì nó tạo không khí quây quần thân mật. 37
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 1 3 5 8 7 6 4 2 Cũng có thể đặt các bàn vuông và bàn tròn xen kẽ nhau tạo cảm giác đặc biệt ấn tượng cho buổi tiệc. Nếu bàn vuông tạo không khí thoải mái cho những vị khách đã quen biết nhau thì bàn tròn lại giúp cuộc trò chuyện giữa các vị khách không biết nhau nhanh chóng trở nên gần gũi. Như vậy, bữa tiệc sẽ trở nên thân mật hơn.  Bàn bầu dục: Bàn hình bầu dục không phổ biến, chỉ sử dụng cho những bữa tiệc nhỏ dưới 30 khách. Những bữa tiệc lớn phải sử dụng nhiều bàn bầu dục sẽ khó sắp xếp trong phòng tiệc. 38
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC  Bàn chữ T: Là một trong những dạng bàn không phổ biến, vì nó chỉ thích hợp đối với những bữa tiệc có số lượng khách không nhiều. 39
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC  Bàn chữ U: Bàn chữ U thích hợp với những bữa tiệc có ít khách, sang trọng và có những món ăn phục vụ bằng xe đẩy. 40
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC  Bàn chữ E: Là một dạng bàn mở rộng của chữ U cho những bữa tiệc có đông khách hơn. Tuy nhiên người ta không xếp nhiều bàn chữ E hay chữa U cho một bữa tiệc có số đông thực khách. 41
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC  Bàn chữ L Là dạng bàn sử dụng bàn chữ nhật xếp theo hình chữ L.  Bàn ngôi sao Là dạng bàn kết hợp bàn dài và bàn tròn. Khách VIP được bố trí chỗ ngồi ở bàn tròn. Dạng bàn này chiếm nhiều diện tích do khoảng trống giữa các bàn không sử dụng hết. Những bàn dài xếp quanh bàn tròn không nên có nhiều chỗ ngồi. Vì vậy nó không thích hợp đối với những bữa tiệc lớn. 42
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 1 3 5 8 7 6 4 2  Bàn xƣơng cá Là dạng bàn được xếp từng những bàn dài. Dạng bàn này ít phổ biến. 43
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC  Bàn rẽ quạt: Là dạng bàn dài xếp so le theo hình quạt. Loại bàn này cũng không được sử dụng phổ biến. Tuy nhiên trong nhữg trường hợp thiết kế không gian của phòng tiệc cho phép có thể xếp bàn theo hình này tạo cảm giác mới mẻ và long trọng. Bàn trên cùng là bàn danh dự dành cho những vị khách quan trọng. dạng bàn này cần nhiều diện tích nhưng lãng phí không gian, không nên xếp quá nhiều dãy bàn. 7.2. Bố trí chỗ ngồi cho khách dự tiệc Việc bố trí, sắp xếp chỗ ngồi cho khách dự tiệc phụ thuộc vào từng loại bàn và đối tượng khách. Thường thì chỉ bố trí chỗ ngồi cho khách VIP và chủ tiệc đãi khách. Cách thức bố trí cho từng loại bàn như sau: 44
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC  Dạng bàn dài (chữ I): - Chủ tiệc ngồi chính giữa, hướng cửa ra vào. - Khách chính ngồi đối diện. - Hai bên chủ tiệc và khách chính xếp theo thứ tự xen kẽ phía khách và phía chủ. - Không nên xếp bàn quá dài, những bữa tiệc quan trọng, hai bên khách chính và chủ tiệc không nên quá 6 người. - Không bố trí ngồi đúng chân bàn. - Đảm bảo khoảng cách giữa các ghế và bàn. - Nếu chủ chính và khách chính có phu nhân hoặc phu quân: cách xếp như sau: bên phải ông chủ chính là bà khách chính, bên trái là bà khách số 1, bên phải bà chủ chính là ông khách chính, bên trái là ông khách số 1, tiếp theo xếp các vợ chồng ngồi chéo nhau bên phải rồi bên trái cho đến hết. - Những bữa tiệc gồm các cặp vợ chồng: Hai ông bà chủ tiệc ngồi hai đầu bàn, kế bên là bà và ông khách chính.  Dạng bàn tròn: - Chủ chính và khách chính ngồi đối diện. - Bên phải ông chủ chính là phu nhân hoặc phu quân khách chính. - Bên phải khách chính là phu nhân hoặc phu quân của chủ chính. - Trong trường hợp không có phu quân hoặc phu nhân dự thì hai vị trí này thuộc về người số 1 phía chủ và phía khách. Các vị trí tiếp theo, xếp chủ và khách theo thứ tự bên phải rồi bên trái, xen kẽ. - Chủ chính và khách chính ngồi bên nhau (chủ chính ngồi bên trái, khách chính ngồi bên phải) bên trái là chủ chính và phu nhân hoặc phu quân khách chính, bên phải khách chính là phu nhân hoặc phu 45
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC quân của chủ chính, tiếp theo xếp phía chủ và phía khách theo thứ tự lễ tân, bên phải và bên trái, xen kẽ nhau cho đến hết.  Bàn danh dự hình chữ nhật : Bàn danh dự đặt phía trên cùng, tất cả khách ngồi quay mặt xuống phía dưới, chủ chính và khách chính ngồi giữa, tiếp theo xếp theo kiểu bàn chữ nhật nói trên.  Bàn danh dự hình tròn: Xếp chủ tiệc và khách chính ngồi bên nhau phía trước các bàn tròn khác, ngồi về phía các bàn tròn bên dưới. Xếp xen kẽ chủ và khách.  Dạng bàn hình bầu dục : Tùy theo hình dáng chiếc bàn mà sắp xếp theo kiểu bàn tròn hoặc bàn chữ nhật.  Dạng bàn chữ T: - Xếp chủ tiệc và khách chính ngồi giữa bàn để ngang, nhìn xuống phía dưới bàn để dọc. - Khách chính ngồi bên phải chủ tiệc. - Bên trái chủ tiệc là khách số 1. - Bên phải khách chính là chủ số 1. - Xếp tiếp theo bên phải, bên trái theo thứ tự lễ tân. - Bàn ngang coi như bàn danh dự, phía bên trong bàn ngang để trống hoặc xếp cho phiên dịch. - Xếp xem kẽ chủ và khách hai bên bàn đứng theo thứ tự lễ tân tính từ bàn ngang trở xuống. 46
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC  Dạng bàn chữ U: - Xếp chủ tiệc và khách chính ngồi giữa bàn ngang nhìn xuống phía hai bàn dọc. - Cách xếp tiếp theo như đối với bàn chữ T. - Phía trong bàn ngang để trống hoặc xếp chỗ cho phiên dịch. Trên đây là cách thức bố trí chỗ ngồi chi khách VIP và chủ tiệc đối với từng dạng bàn. Tuy nhiên, trong thực tế còn phụ thuộc vào phong tục, tập quán của từng dân tộc, từng địa phương để có cách bố trí phù hợp. 47
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH PHỤC VỤ TIỆC Mục tiêu: Sau khi nghiên cứu chương này, người học có khả năng: - Nắm bắt được cách lập kế hoạch phục vụ tiệc trong hoat động kinh doanh khách sạn nhà hàng. - Áp dụng được các kỹ thuật bày bàn và trang trí bàn tiệc trong công việc tại doanh nghiệp du lịch - Vận dụng được các quy trình phục vụ tiệc nói chung trong công việc tại doanh nghiệp du lịch. 1. Lập kế hoạch phục vụ tiệc Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu và những biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Tất cả những người làm quản lý đều phải hoạch định. Một bản kế hoạch cho chúng ta biết được: - Kết quả đạt được trong tương lai thông qua mục tiêu đặt ra trong kế hoạch đó. - Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị. - Phối hợp mọi nguồn lực của doanh nghiệp hữu hiệu hơn. - Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp. - Nắm vững những nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các vị trí quản lý khác. - Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi môi trường kinh doanh. - Biết rõ làm việc gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Lám như thế nào? - Là yếu tố quan trọng để đảm bảo bữa tiệc thành công. - Giúp nhà tổ chức khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của bữa tiệc. 48
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Thấy trước được những công việc phát sinh mâu thuẫn. - Nhà tổ chức tiệc có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch. - Giúp nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án thực hiện. - Xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án. - Giúp Nhà tổ chức quán triệt được mục đích, nhiệm vụ, nội dung và những hoạt động, biện pháp cụ thể, và tổ chức thực hiện chúng. Như vậy, việc lập kế hoạch có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với tất cả các nhà quản trị, cho dù họ ở vị trí nào trong tổ chức doanh nghiệp. Người ở vị trí cao thì lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch chiến lược, người ở vị trí thấp thì lập kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch cụ thể, kế hoạch tác nghiệp. 1.1. Kế hoạch chuẩn bị công cụ dụng cụ phục vụ tiệc Để chuẩn bị cho bữa tiệc tổ chức thành công, việc chuẩn bị và tập hợp thiết bị phải được tính toán hợp lý. Kế hoạch thiết bị, dụng cụ bao gồm: - Bảng dự trù thiết bị, dụng cụ: Chủng loại, số lượng, quy cách. - Nguồn cung cấp thiết bị, dụng cụ. - Người chịu trách nhiệm chuẩn bị. - Thời gian tạp hợp thiết bị, dụng cụ. - Địa điểm tập hợp. THIẾT BỊ DỤNG CỤ PHỤC VỤ TIỆC Chủ tiệc: Ngày giờ tổ chức: TT Tên thiết bị, dụng cụ ĐVT Số lƣợng Quy cách 49
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 1 Bàn ăn cái 50 Bàn tròn 2 Ghế cái 500 Có tựa lưng 3 Khăn trải bàn cái 50 Màu trắng 4 Bọc ghế cái 500 Màu vàng 5 Dàn nhạc Bộ 01 6 Dĩa ăn món khai vị cái 600 7 Dĩa ăn món cái 600 8 Dĩa ăn mòn tráng miệng cái 600 9 Dao nĩa chính bộ 600 10 Dao nĩa khai vị bộ 600 v.v Khi thiết bị, dụng cụ đã được tập hợp cần làm vệ sinh sạch sẽ và kiểm tra tình trạng hoạt động của chúng có tốt không, sắp xếp gọn gàng đúng nơi quy định. 1.2. Kế hoạch phục vụ bữa tiệc Kế hoạch nhân sự phục vụ cho một bữa tiệc phải xác định : Ai ? Làm việc gì? Ở đâu? Trên cơ sở đó để xác định nhu cầu công việc để thực hiện VD : - Chỉ đạo bữa tiệc (Giám đốc, Trưởng Nhà hàng, Maitre) - Maitre d’hôtel (bố trí bàn tiệc, phòng tiệc, phục vụ ăn uống, tổ chức nhân viên phục vụ) 50
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Bếp trưởng : nấu các món ăn để xác định trong thực đơn phân công nhân viên đảm nhiệm từng món - Trưởng Bar : chuẩn bị thức uống theo yêu cầu thực đơn suốt thời gian của bữa tiệc - Bộ phận kỹ thuật : âm thanh, ánh sáng - Bộ phận đón tiếp : Tiếp tân kết hợp với nhân viên Bàn - Bộ phận bảo vệ : đảm bảo an toàn - Thâu ngân : viết hoá đơn thanh toán nhận tiền Trong kế hoạch nhân sự phục vụ cho bữa tiệc cần căn cứ một số yếu tố sau : 1) Ghi số họ tên của nhân viên phục vụ 2) Phải có nội dung công việc cụ thể cho từng người hoặc nhóm 3) Phương pháp phục vụ món ăn thức uống 4) Mô tả tỉ mỉ các phục vụ từng món ăn 5) Kế hoạch bố trí phòng tiệc và hướng phục vụ trên bàn tiệc phân công cho từng người đảm nhiệm. 1 nhân viên / bao nhiêu khách. Tùy theo cấp độ của bữa tiệc quan trọng như thế nào Tiệc trung bình 1 phục vụ / khách Á khách Âu Tiệc quan trọng 1 phục vụ / khách Á khách Âu Tiệc đặc biệt 1 phục vụ / khách Á - Việc phục vụ bao gồm cả dọn dẹp bát đĩa, dụng cụ ăn uống và phương tiện phục vụ, hình thức phục vụ của từng món ăn - Kế hoạch làm việc cho bữa tiệc phải được thông báp cho từng nhân viên phục vụ tiệc biết. hoặc kế hoạch này được viết lên bảng treo ở nơi qui định 51
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Trường hợp bữa tiệc quan trọng và có số lượng đông phải có sự tập dợt trước VD : Kế hoạch làm việc khi phục vụ khách. Căn cứ vào kế hoạch thời gian để đưa ra các hình thức phục vụ. BẢN KẾ HOẠCH LÀM VIỆC VÀ PHỤC VỤ TT Công việc Thời gian Địa điểm 1 Tổ chức đón tiếp 2 Phục vụ uống khai vị - Tại quầy Bar - Bưng bê mời - Ai bưng? Ai mời? Ai thu dọn? 3 Phục vụ món ăn khai vị - Bưng đĩa ăn đặt cho từng người - Thực hiện thao tác gắp - Cách trang trí món ăn khi phục vụ 4 Món súp : múc 5 Món cá, thịt : Ký tên 1.3. Kế hoạch thời gian Kế hoạch thời gian trong các bữa tiệc phải được phân bổ chính xác, thời gian phải ghi bằng giờ, phút, giờ bắt đầu và kết thúc Căn cứ vào kế hoạch thời gian các công việc ở các bộ phận phải thực hiện : 52
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Bộ phận Bếp : chuẩn bị thực phẩm để chế biến các món ăn theo yêu cầu của thực đơn - Bộ phận Bàn : chuẩn bị bàn tiệc, thức uống theo yêu cầu và tổ chức đón tiếp Kế hoạch thời gian căn cứ vào các thời điểm sau : - Thời điểm đón tiếp và uống khai vị trước bữa ăn - Thời gian dành cho phát biểu (chủ tiệc và khách chính) - Thời gian nâng cốc chúc mừng - Thời gian ăn uống món khai vị - Thời gian ăn uống các món chính - Thời gian ăn uống tráng miệng - Thời gian kết thúc VD : Lập kế hoạch thời gian cho 1 bữa tiệc Tiến độ Địa điểm TT Ngày giờ 1 Uống khai vị trước bữa tiệc 17h30 Phòng ăn Hoa Lan 2 Phát biểu nâng cốc 17h30 3 Phục vụ ăn và uống khai vị 18h20 4 Phục vụ ăn và uống 3 món chính 19h20 5 Aên uống tráng miện – cà phê 19h40 6 Tặng quà nếu có 19h50 7 Kết thúc 20h00 53
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 2. Kỹ thuật bày bàn và trang trí bàn tiệc Trước khi bày bàn tiệc phải xác định loại bàn và hình dáng bàn tiệc mà chúng ta lựa chọn để tiến hành bày bàn tiệc theo các qui tắc kỹ thuật như sau: Sắp xếp bàn ghế theo mẫu đã chọn, định vị bàn ghế chắc chắn. - Trải khăn lót bàn (mouton) sau đó mới trải khăn bàn. Cần chú ý kỹ thuật trải khăn bàn (cách trải, nếp gân nổi của khăn hướng ra cửa sổ hoặc cửa ra vào), mép khăn bàn phủ xuống mép ghế hoặc 30cm - Chuẩn bị các dụng cụ trang trí bàn tiệc như xếp khăn bông hoa trang trí - Căn cứ vào vị trí của ghế để đặt đĩa định vị hoặc khăn - Sau khi đặt đĩa định vị kéo ghế ra ngay mép bàn. Chân phải để sát vào chân trái ghế phía sau quay ghế vuông góc với bàn tiệc - Lau sạch các loại dụng cụ trước khi bày bàn. Trước hết đặt dao ăn món chính, món cá, món súp, món khai vị phía bên phải; nĩa ăn món chính, món cá, món khai vị bên trái - Đặt ly thức uống đúng qui tắc kỹ thuật. Đặt ly thức uống món chính ngay trên mũi dao ăn món chính, tiếp theo là các loại ly khác theo thực đơn (Căn cứ vào thực đơn ăn uống để đặt theo trình tự). Riêng ly giải khát không nhất thiết phải bày sẵn nếu diện tích không đảm bảo - Những dụng cụ còn thiếu chỉ được bày bổ sung trước khi phục vụ món đó - Dụng cụ món chính là dụng cụ chuẩn để bày các dụng cụ khác và tuyệt đối không bày bổ sung - Đĩa bánh mỳ được đặt bên trái có dao, lưỡi dao quay vào bên trong đĩa - Thông thường gia vị chỉ bày lọ muối tiêu dùng cho món hải sản, cá hun khói hoặc thịt - Gấp khăn ăn theo mẫu thống nhất đặt trên đĩa định vị hoặc trên bàn đúng vị trí khách ngồi - Sắp xếp lại ghề ngồi theo vị trí như cũ 54
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Đặt và trình bày bông hoa tươi, trang trí được bày lên bàn khoảng 1 tiếng đồng hồ trước khi đón khách vào - Nếu là tiệc buổi tối phải đốt đèn cầy trước khi khách vào bàn tiệc - Căn cứ vào tính chất của bữa tiệc và mô hình bàn tiệc để quyết định hình thức trang trí. Mặt khác còn do sự thống nhất giữa 2 bên nhận và đặt tiệc. Tuy nhiên khi trang trí cũng cầm nắm được một số nguyên tắc cơ bản trong trang trí. - Trang trí điểm chính ở trung tâm bàn tiệc. Đối với bàn dài thì có thể phân bổ nhiều điểm để trang trí - Chiều dài của hoa trang trí không làm ảnh hưởng đến người đối diện - Chiều rộng của khu vực trang trí không ảnh hưởng đến việc bày các dụng cụ ăn uống trên bàn ăn. - Các góc bàn thường không trang trí - Tất cả hoa tươi và lá cắm vào bình có nước không bao giờ sử dụng chậu có đất. - Sử dụng hoa lá trang trí có mùi thơm nồng cũng không được dùng trên bàn tiệc - Trong khi trang trí không sử dụng đồ bằng nhựa, nếu sử dụng không phải dùng trong mọi trường hợp - Những ngày lễ lớn bao giờ cũng có cách trang trí riêng - Các bàn phụ (table service) cũng được trang trí phù hợp với bàn tiệc - Đối với bàn ghép dài cần phải trải khăn màu ngắt quảng, hoặc kéo dãi ruy băng màu có kích cỡ 10-15cm (1 dãi hoặc 2 dãi) chạy dọc theo bàn tiệc - Nếu tiệc tổ chức vào buổi tối cần phải có đèn cầy tăng thêm phần long trọng của bữa tiệc - Hoa tươi được cắm đúng kỹ thuật, sử dụng đúng màu hoa, kết hợp lá và vật liệu khác phải phù hợp với bàn tiệc (bình và hoa độ cao không 55
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC cao 30cm). Không nên cắm cao quá làm che khuất tầm nhìn của khách. Nếu bàn tròn thì cắm theo hình tròn hướng hoa tư thế vươn lên. Nếu bàn dài thì cắm theo hình vòng cung có 2 chiều dài hơn tương ứng chiều dài của bàn. Nếu bàn dài quá cỡ thì có thề chia ra nhiều khu vực để trang trí hoa cho phù hợp 2.1. Kỹ thuật bày bàn và trang trí bàn tiệc Á Sơ đồ bày bàn tiệc Á Dựa vào thực đơn ta biết được số lượng khách, qua đó chuẩn bị số lượng dụng cụ ăn uống tương ứng, cộng với dụng cụ dự phòng. Tuy nhiên, việc sắp đặt dụng cụ bàn được chuẩn bị theo một thứ tự nhất định. Việc sắp đặt thứ tự đó tránh được sự thiếu sót dụng cụ khi chuẩn bị và tránh trường 56
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC hợp phải vào kho bổ xung dụng cụ khi đặt bàn. Dụng cụ được sắp đặt từ trái qua phải như sau: - Dụng cụ ăn cá nhân - Dụng cụ uống cá nhân - Dụng cụ gia vị - Dụng cụ công cộng - Khăn ăn. Sơ đồ xếp đặt dụng cụ trên bàn chờ (Table Service) Dụng cụ ăn Dụng cụ Dụng cụ Dụng cụ Khăn ăn uống gia vị chung Sau khi sắp đặt dụng cụ theo thứ tự xong cần tiến hành vệ sinh dụng cụ bổ sung truớc khi đặt bàn. Khi đặt bàn việc lấy dụng cụ cũng tiến hành tuần tự từ trái qua phải. 57
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Cách định vị trí bàn ăn: Bàn ăn được kê cân đối và chắc chắn chỗ ngồi đầy đủ, Ghế được nhấc ra thẳng mép bàn một khoảng 40cm – 50cm lấy lối đi trong khi đặt bàn và thực hiện thoa tác trải khăn bàn ăn được dễ dàng. Tâm ghế này cách tâm ghế kia từ 70cm – 90cm (còn phụ thuộc vào kích thước của ghế) cách góc bàn gần nhất 35cm – 40cm. - Trải khăn bàn: Trải khăn bàn đúng quy định sao cho sóng giữa nổi và hướng về phía cửa vào. Khăn gần cửa mép chồng lên khăn phía trong (nếu trải hai khăn trở lên cho bàn dài) các phần phủ mép bàn cân đối nhau, mặt khăn trải phẳng. - Đặt đĩa kê chén sao cho cân đối với ghế ngồi và cách mép bàn 2cm, đi theo chiều kim đồng hồ. Đặt các đĩa còn lại đối diện nhau - Đặt chén ăn vào đĩa kê chén. Chú ý đặt chính giữa đĩa kê. Khi đặt phải dùng khăn lót để tránh có dấu vân tay in vào chén ăn. - Đặt gối kê đũa nằm thẳng mép trên của đĩa lót. Sau đó đặt đũa ăn vào gối kê đũa tại điểm 1/3 chiều dài của đũa. Đũa cách đĩa lót 2cm. Chân đũa cách mép bàn 2cm. - Đặt chén nước mắm cá nhân ngang đầu đũa, cách đũa 2cm - Chén kê muỗng và muỗng đặt chếch cách mép bàn 3cm hoặc xoay 450. - Đặt ly uống giải khát bên trái và ly rượu bên phải, 2 ly cách đĩa kê chén 2cm, ly nọ cách ly kia 1cm, hàng ly thẳng tâm nhau cân xứng. - Đặt các dụng cụ công cộng như bình hoa, lọ gia vị, lọ tăm giữa bàn ăn. Riêng gạt tàn có thể đặt ở góc bàn ăn hoặc để ở bàn chờ. Trong quá trình khách ăn, nếu có nhu cầu hút thuốc thì người phục vụ mang ra sau. 58
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Đặt khăn ăn xếp hình kiểu thích hợp cho bữa ăn Á và chén ăn. Kiểm tra bao quát toàn bộ dụng cụ trên bàn ăn để đảm bảo chính xác cự ly và dụng cụ đầy đủ. - Kéo ghế ra vừa bằng với mép dưới của khăn bàn. (Chú ý nhấc hẳn ghế lên và kéo, không rê ghế trên nền nhà hàng) 2.2. Kỹ thuật bày bàn và trang trí bàn tiệc Âu Việc xây dựng thực đơn Tiệc Âu dựa trên nhu cầu sở thích khả năng thanh toán của khách. Giữa các người khách khác nhau thì việc xây dựng thực đơn khác nhau. Thực đơn được xây dựng khác nhau trong bữa ăn khác nhau. Bởi vậy không có 1 bộ bàn ăn cố định cho các thực đơn khác nhau. Việc sắp đặt bàn ăn phải dựa vào thực đơn cụ thể của từng bữa ăn. Thông thường thực đơn Tiệc có từ 5 món trở lên. Thực đơn ăn 5 tua thường khởi đầu bằng 2 món khai vị trở lên, món soup và 1 món khai vị khô (nóng, nguội), 2 món khai vị khô (nguội, nóng) cho thực đơn tối, món nguội dùng trước món nóng. Phần ăn chính thường có hai món: món cá và món thịt, salat (rau nấu) với món thịt, 1 món tráng miệng, cuối cùng là uống cà phê. Thức uống đi kèm trong bữa ăn cũng rất phong phú rượu sâm – panh, vang trắng, vang đỏ rượu mạnh, các loại cocktail, các loại đồ uống có gas, nước suối Ngoài ra còn uống các loại Aperity và yêu cầu cao hơn về các loại dụng cụ. Các loại dụng cụ dặt bàn phải sang trọng. Kỹ thuật bày bàn tiệc như sau: BƢỚC 1: Chuẩn bị dụng cụ đặt bàn tại bàn chờ. Dựa vào thực đơn ta biết được số lượng khách, qua đó chuẩn bị số lượng dụng cụ ăn uống tương ứng, cộng với dụng cụ dự phòng. Tuy nhiên, việc sắp đặt dụng cụ bàn được chuẩn bị theo một thứ tự nhất định. Việc sắp 59
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC đặt thứ tự đó tránh được sự thiếu sót dụng cụ khi chuẩn bị và tránh trường hợp phải vào kho bổ xung dụng cụ khi đặt bàn. Dụng cụ được sắp đặt từ trái qua phải như sau: - Dụng cụ ăn cá nhân - Dụng cụ uống cá nhân - Dụng cụ gia vị - Dụng cụ dùng chung - Khăn ăn. Sơ đồ xếp đặt dụng trên bàn chờ (Table Service) Dụng cụ Dụng cụ Dụng cụ Dụng cụ ăn uống gia vị Chung Khăn ăn Sau khi sắp đặt dụng cụ theo thứ tự xong cần tiến hành vệ sinh dụng cụ bổ sung truớc khi đặt bàn. Khi đặt bàn việc lấy dụng cụ cũng tiến hành tuần tự từ trái qua phải. 60
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Sơ đồ bày bàn tiệc BƢỚC 2: Trình tự đặt bàn ăn. Sau khi chuẩn bị đầy đủ dụng cụ đặt bàn ở bàn chờ và làm vệ sinh bổ xung song ta chuẩn bị tiến hành đặt bàn ăn. - Các định vị trí bàn ăn: Bàn ăn được kê cân đối và chắc chắn chỗ ngồi đầy đủ, ghế được nhấc ra thẳng mép bàn một khoảng 40cm – 50cm lấy lối đi trong khi đặt bàn và thực hiện thao tác trải khăn bàn ăn được dễ dàng. Tâm ghế này cách tâm ghế kia từ 70cm – 90cm (còn phụ thuộc vào kích thước của ghế) cách góc bàn gần nhất 35cm – 40cm. - Trải khăn bàn: Trải khăn bàn đúng quy định sao cho sóng giữa nổi và hướng về phía cửa vào. Khăn gần cửa mép chồng lên khăn phía 61
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC trong (nếu trải hai khăn trở lên cho bàn dài) các phần phủ mép bàn cân đối nhau, mặt khăn trải phẳng. - Đặt dụng cụ ăn: Đĩa lót được đặt cân đối với ghế cách cạnh bàn ăn 2cm. Dao ăn thịt đặt bên phải đĩa lót, lưỡi dao hướng vào trong đĩa lót cách đĩa lót 1cm, điểm cuối chuôi dao cách bàn 2cm, nĩa ăn thịt nằm đối diện với dao ăn thịt bên đĩa lót cách đĩa lót 2cm. Điểm cuối chuôi nĩa cách cạnh bàn 2cm. Dao và nĩa đặt vuông góc với cạnh bàn. - Đĩa bánh mỳ cá nhân nằm về phía bên trái nĩa ăn, cách nĩa ăn 1cm (tâm của đĩa bánh mỳ thẳng với mũi nĩa, nếu bàn hẹp tâm của đĩa bánh mỳ thẳng với tâm của đĩa lót). Trên đĩa bánh mỳ đặt dao phết bơ cách 1/3 phía trong đĩa, lưỡi dao quay vào trong đĩa bánh mỳ. - Dụng cụ tráng miệng: Phía trên đĩa lót là bộ muỗng nĩa cho món ăn tráng miệng. Muỗng nĩa đặt song song với nhau và song song với cạnh bàn, cách mép đĩa 1cm. Dao đặt phía trong, chuôi quay về phía bên phải, nĩa đặt phía ngoài, chuôi quay về phía bên trái. 62
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Đặt dụng cụ uống: Ly vang chính đặt trên đầu mũi dao. Các ly còn lại tạo thành một đường thẳng hoặc hình tam giác sao cho đối xứng nhau. - Đặt dụng cụ gia vị: đặt lọ muối tiêu. - Đặt dụng cụ chung: Dụng cụ chung gồm có gạt tàn, bình bông, khăn giấy được chuẩn bị tại bàn chờ, riêng bình bông được đặt ở trên bàn hướng về phía cửa ra vào. Gạt tàn không đặt trước mà chỉ đưa ra sau khi khách ăn xong hoặc theo yêu cầu của khách - Kiểm tra lại bàn ăn đã đặt: nếu đã hoàn chỉnh chúng ta xếp ghế lại sao cho mép trong của ghế sát với cạnh bàn nhìn thẳng góc từ trên xuống. Một số nguyên tắc cần lƣu ý khi bày bàn tiệc Âu: - Trước khi bày dụng cụ ăn, bàn nghế phải được thu xếp ngay ngắn chính xác. Bàn ghế không được lung lay. - Trước khi bày cần kiểm tra xem khăn trải bàn có đúng không. Nếu chưa trải khăn bàn thì trải khăn theo kỹ thuật trải khăn bàn. - Trước hết bày đĩa định vị hoặc khăn ăn gấp tư căn cứ vào vị trí của tường ghế ngồi - Bên phải đĩa ăn bày các loại dao ăn, muỗng súp, bên trái đặt các loại nĩa ăn và đĩa ăn bánh mì kèm theo (nếu có). - Những dụng cụ riêng biệt để ăn các món đặc sản thì ngoài nĩa ăn tôm và kìm ăn ốc đặt bên trái, còn lại tất cả các loại khác được đặt bên phải đĩa ăn - Khoảng cách giữa dao ăn và nĩa ăn món chính theo nguyên tắc là từ 25cm – 27cm. - Khoảng cách từ chuôi dụng cụ ăn và mép bàn khoảng 2cm. Chuôi các dụng cụ nằm một phía phải tạo thành một đường thẳng 63
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Dụng cụ ăn hai phía bàn phải thẳng đối diện với nhau. - Đặt dụng cụ ăn từ trong ra ngoài. Có nghĩa là dụng cụ cho món ăn sau thì đặt trước. - Tất cả các dụng cụ ăn còn thiếu bày bổ sung khi ăn. Riêng món chính dụng cụ không được bày bổ sung. - Muỗng súp bày bên phải, muỗng cà phê bày trên đĩa lót ly quay 0 nghiêng 45 song song với tay cầm (quai) của ly cà phê. - Các lọ gia vị thường chỉ bày lọ muối, tiêu, các gia vị khác để ở bàn phụ hày còn gọi là bàn chờ. - Dao nhỏ phết bơ để trên đĩa ăn bánh mỳ lưỡi dao hướng về bên trái và bày phía bên trái cạnh nĩa ăn. - Bên phải đặt tối đa 4 dụng cụ, bên trái tối đa là 3 dụng cụ - Bày ly thức uống cho món chính phía trên dao ăn lớn , cách mũi dao khoảng 2-3cm. Ly này trở thành ly chuẩn để bày các ly khác. - Các ly khác đứng hơi chéo so với ly món chính. Ly sẽ được dùng đầu tiên đứng gần nhất phía tay phải khách. - Đặt tối đa 4 ly: ly champagne, ly vang đỏ, ly vang trắng và ly nước 3. Quy trình phục vụ tiệc 3.1. Đón tiếp khách dự tiệc Quy trình phục vụ một bữa tiệc bao giờ cũng bắt đầu từ khâu đón tiếp khách dự tiệc. Các loại hình tiệc khác nhau có những nghi thức đón tiếp khác nhau. Trong bản kế hoạch, khâu phục vụ tiệc phải thể hiện rõ: - Giờ đón khách - Giờ nhập tiệc 64
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Giờ diễn ra Nghi lễ (nếu có) - Giờ phát biểu, diễn văn (nếu có) - Giờ phục vụ thức uống các loại - Giờ phục vụ món ăn các loại - Loại hình phục vụ đồ uống, thức ăn - Bố trí khu vực phục vụ cố định cho nhân viên - Nhân viên có mặt tại vị trí đón tiếp ít nhất 5 phút trước giờ mời khách - Hình thức đón tiếp - Số lượng nhân viên đón tiếp - Số lượng nhân viên phục vụ đồ uống đón tiếp - Trang phục nhân viên - Vị trí, diện tích đón tiếp - Hướng dẫn khách về chỗ ngồi theo sơ đồ bàn tiệc - Vài nhân viên ở lại đón khách đến muộn Khi tiếp đón cần chú ý các bƣớc sau : - Diện tích đón tiếp đủ chỗ cho số lượng khách tham dự - Bộ phận Bar pha chế sẵn cocktail và các loại thức uống khai vị ngay trước giờ khách đến - Phân công nhân viên phục vụ bàn dùng khay có lót khăn bê thức uống mời khách uống khai vị trước khi khách vào phòng tiệc - Nhân viên thu gom dọn ly khách đã dùng xong - Trước giờ khách vào phòng tiệc cần bố trí nhân viên đứng ở cửa đón tiếp và hướng dẫn khách vào vị trí bàn tiệc (theo sơ đồ nếu có) - -Nếu Nhà hàng không có điều kiện về diện tích có thể đón tiếp phục vụ ăn uống khai vị tại phòng tiệc 65
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Khi khách đã ổn định chỗ ngồi nhân viên tiến hành phục vụ thức uống theo trình tự ấn định trong thực đơn. 3.2. Phục vụ khách ăn uống trong bữa tiệc - Căn cứ vào kế hoạch thời gian đã được sắp xếp để tiến hành phục vụ món ăn - Phục vụ ăn uống trong một bữa tiệc có thể được phục vụ tại bàn toàn bộ món ăn thức uống hoặc cũng có thể khách tự phục vụ một vài món ăn đơn giản nào đó. Những món ăn này được sắp xếp tại 1 quầy tự chọn - Thông thường mỗi món ăn được phục vụ theo một phương pháp riêng, ví dụ món khai vị phục vụ theo đĩa ăn cá nhân thì món chính được phục vụ theo phương pháp gắp - Quản đốc Nhà hàng với sự bàn bạc thống nhất với Bếp trưởng là người quyết định phương pháp phục vụ - Sau khi đã thống nhất các phương pháp phục vụ Quản đốc cần hội ý nhân viên để thông báo và hướng dẫn - Trong quá trình phục vụ phải tuyệt đối tuân theo qui tắc kỹ thuật trong phụcvụ ăn uống. Mỗi thao tác nghiệp vụ phải chuẩn xác và trôi chảy - Đối với những thao tác cần thực hiện đồng loạt thì Quản đốc phải qui định ám hiệu để nhân viên dễ nhận biết - Trong khi hội ý nhân viên cần nhắc lại một số qui tắc kỹ thuật quan trọng hoặc có thể tập dợt những động tác đặc biệt trước khi phục vụ - Trong một bữa tiệc thường có bài phát biểu, chương trình ca nhạc hay khiêu vũ vì vậy việc sắp xếp chương trình và thời gian hợp lý là điều cần thiết. Cụ thể món ăn nào phục vụ vào thời gian và nghỉ giải lao 66
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC giữa các món ăn là bao nhiêu cũng cần được ghi chú trong chương trình phục vụ - Thức uống đi kèm các món ăn phải phù hợp. Nếu khách có nhu cầu ngoài kế hoạch đề ra phải xin ý kiến Quản đốc để giải quyết - Nếu trong bữa tiệc có những món ăn phải được thực hiện thao tác tại bàn ăn thì phải cử những nhân viên có tay nghề cao động tác thuần thục và chính xác - Khi đọc diễn văn phát biểu nhân viên không được phục vụ ăn uống cho khách - Trước khi phục vụ món ăn phải phục vụ thức uống đi kèm và chú ý nhiệt độ của từng loại thức uống - Nếu là rượu nguyên chai phải giới thiệu cho khách xem và chờ khách công nhận mới được mở - Mọi thao tác phục vụ ăn uống tuân theo qui tắc chung - Trong khi khách đang dùng bữa nhân viên phải thường xuyên lui tới và có mặt tại khu vực mình phục vụ để kịp thời đáp ứng những yêu cầu đột xuất của khách - Kịp thời thay gạt tàn thuốc lá khi trong gạt tàn có hai mẫu thuốc. Thực hiện thao tác thay gạt tàn thuốc theo yêu cầu chuyên môn - Nhân viên chỉ được dọn dụng cụ ăn uống khi toàn bộ khách đã ăn xong. Đối với những bữa tiệc long trọng, mỗi nhân viên phụcvụ khoảng 10 khách. Nếu bố trí nhân viên phục vụ uống riêng thì nhân viên phục vụ ăn đảm nhiệm 10 khách 3.3. Kết thúc bữa tiệc Phần cuối của bữa tiệc là tiễn khách rời phòng tiệc. Tùy theo từng loại tiệc mà khách tham dự có thể rời phòng tiệc theo từng thời điểm khác nhau. Mỗi một bữa tiệc đều kết thúc bằng món tráng miệng và sau đó là cà phê. 67
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Tuy nhiên do tính chất riêng của từng loại tiệc mà việc kết thúc có thể khác nhau, có những bữa tiệc sau đó còn được phục vụ bia rượu và ca nhạc, khiêu vũ Thời gian kết thúc bữa tiệc phải được thỏa thuận trước giữa chủ tiệc và người tổ chức, trong đó có thỏa thuận phương thức thanh toán Khi kết thúc bữa tiệc tất cả nhân viên phục vụ vui vẻ cảm ơn và đưa tiễn khách ân cần lịch sự và mong được tái phục vụ quí khách. Thực hiện qui trình dọn dẹp vệ sinh phòng tiệc Khi tiễn khách nhân viên cần chú ý: - Quan sát khách rời bữa tiệc để trực tiếp chào tạm biệt và cảm ơn khách. - Tiễn khách ở khu vực cửa ra vào. - Lựa chọn hình thức tiễn khách long trọng và thân thiện. - Ghi nhận ý kiến khen ngợi hay đóng góp của khách để rút kinh nghiệm. - Tặng quà lưu niệm (nếu có). 68
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CHƢƠNG 3: PHỤC VỤ TIỆC NGỒI Mục tiêu: Sau khi nghiên cứu chương này, Học sinh – sinh viên có khả năng: - Trình bày được các nguyên tắc phục vụ tiệc ngồi. - Nắm bắt được cách lập kế hoạch phục vụ tiệc ngồi trong hoat động kinh doanh khách sạn nhà hàng. - Áp dụng được các kỹ thuật bày bàn và trang trí bàn tiệc ngồi trong công việc tại doanh nghiệp du lịch. - Vận dụng được các quy trình phục vụ tiệc ngồi trong công việc tại doanh nghiệp du lịch. 1. Giới thiệu chung về tiệc ngồi Tiệc ngồi là một loại hình tổ chức thường xuyên trong các Nhà hàng Khách sạn, mang lại hiệu quả trong kinh doanh do đó tiệc mang tính chất đặc điểm sau : - Có tính chất thân mật, vui vẻ, long trọng, tiếp đón có nghi thức - Tính chất ăn uống : thực đơn ăn chủ yếu là các món ăn nóng nhiều hơn món ăn nguội, trong ăn uống theo trình tự thực đơn đã đặt trước - Thức uống Âu hay Á phải theo tính chất, trình tự kết hợp giữa món ăn và thức uống theo đúng nguyên tắc - Thời gian thường được tổ chức buổi trưa, chiều, tối - Số lượng khách tham gia : không xác định cụ thể về số lượng nhưng có thể để hình thành một bữa tiệc phải có số lượng tối thiểu từ 20 khách trở lên - Tổ chức phục vụ chu đáo 69
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 2. Phân loại tiệc ngồi Có nhiều hình thức tổ chức tiệc khác nhau trong hệ thống Nhà hàng, Khách sạn Du lịch thường tổ chức các loại hình tiệc như sau : - Tiệc ngồi Âu Á - Tiệc ngồi Âu pha Á - Tiệc Á pha Âu (đây là loại tiệc thường được tổ chức tại Việt Nam do nhu cầu đối tượng yêu cầu ăn uống, nguồn thực phẩm) 3. Chuẩn bị và trang trí phòng tiệc 3.1. Lập kế hoạch thời gian Kế hoạch thời gian trong các bữa tiệc phải được phân bổ chính xác, thời gian phải ghi bằng giờ, phút, giờ bắt đầu và kết thúc. Căn cứ vào kế hoạch thời gian các công việc ở các bộ phận phải thực hiện: 70
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Bộ phận Bếp: chuẩn bị thực phẩm để chế biến các món ăn theo yêu cầu của thực đơn. Bộ phận Bàn : chuẩn bị bàn tiệc, thức uống theo yêu cầu và tổ chức đón tiếp. Kế hoạch thời gian căn cứ vào các thời điểm sau: - Thời điểm đón tiếp và uống khai vị trước bữa ăn. - Thời gian dành cho phát biểu (chủ tiệc và khách chính). - Thời gian nâng cốc chúc mừng. - Thời gian ăn uống món khai vị. - Thời gian ăn uống các món chính. - Thời gian ăn uống tráng miệng. - Thời gian kết thúc. Ví dụ: Lập kế hoạch thời gian cho 1 bữa tiệc TT Tiến độ Địa điểm Ngày giờ 1 Uống khai vị trước bữa tiệc 17h30 2 Phát biểu nâng cốc 17h30 3 Phục vụ ăn và uống khai vị 18h20 4 Phục vụ ăn và uống 3 món chính 19h20 Phòng ăn Hoa Lan 5 Ăn uống tráng miệng – cà phê 19h40 6 Tặng quà nếu có 19h50 7 Kết thúc 20h00 3.2. Kế hoạch phân công nhiệm vụ phục vụ tiệc 71
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Kế hoạch nhân sự phục vụ cho một bữa tiệc phải xác định bằng cách đặt ra và trả lời cho các câu hỏi chính sau: Ai? Làm việc gì? Ở đâu? Trên cơ sở đó để xác định nhu cầu công việc để thực hiện, cụ thể: - Chỉ đạo bữa tiệc: Giám đốc, Trưởng Nhà hàng. - Maitre d’hôtel: bố trí bàn tiệc, phòng tiệc, phục vụ ăn uống, tổ chức nhân viên phục vụ. - Bếp trưởng: Kiểm tra thực đơn và phân công nhân viên đảm nhiệm việc chế biến. - Trưởng Bar: chuẩn bị thức uống theo yêu cầu thực đơn suốt thời gian của bữa tiệc. - Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về âm thanh, ánh sáng. - Bộ phận đón tiếp: Đón tiếp và hướng dẫn khách vào bàn tiệc. - Bộ phận bảo vệ: Đảm bảo an toàn, an ninh cho bữa tiệc. - Thu ngân: viết hoá đơn thanh toán, nhận tiền. Trong kế hoạch nhân sự phục vụ cho bữa tiệc cần lưu ý một số yếu tố sau: - Ghi họ tên của nhân viên phục vụ. - Phân công công việc cụ thể cho từng người hoặc nhóm. - Phương pháp phục vụ món ăn thức uống, - Kế hoạch bố trí phòng tiệc và hướng phục vụ trên bàn tiệc phân công cho từng người đảm nhiệm. 1 nhân viên / bao nhiêu khách. - Bố trí công việc phù hợp với năng lực của nhân viên. - Kế hoạch làm việc cho bữa tiệc phải được thông báo cho từng nhân viên phục vụ tiệc biết hoặc được viết lên bảng treo ở nơi qui định. - Trường hợp bữa tiệc quan trọng và có số lượng khách đông phải có sự tập dợt trước. Ví dụ : Lập kế hoạch phân công nhiệm vụ phục vụ tiệc: 72
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC TT Công việc Thời gian Địa điểm 1 Tổ chức đón tiếp 2 Phục vụ uống khai vị - Tại quầy Bar - Bưng bê mời - Ai bưng? Ai mời? Ai thu dọn? 3 Phục vụ món ăn khai vị - Bưng đĩa ăn đặt cho từng người - Thực hiện thao tác gắp - Cách trang trí món ăn khi phục vụ 4 Món súp 5 Món cá, thịt Ngày . tháng .năm . Ký tên 3.3. Kế hoạch chuẩn bị dụng cụ cho bữa tiệc Để đảm bảo đầy đủ số lượng dụng cụ ăn uống và các phương tiện phục vụ cho bữa tiệc, bộ phận phục vụ tiệc phải chịu trách nhiệm : - Lên bản danh mục tài sản trên cơ sở đó đề nghị nhà hàng phải chuẩn bị đầy đủ, kết hợp với bộ phận chức năng đi mua sắm, mượn, - Khi lên danh mục tài sản, dụng cụ phải dựa vào thực đơn ăn uống của bữa tiệc lưu ý phải dự tính thêm 10% so với số lượng khách đặt. Ví dụ: BẢN DỰ TRÙ TÀI SẢN CHO BỮA TIỆC ÂU – Á 73
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Số Tổng Ghi TT Tên tài sản ĐVT 10% lƣợng số chú Các loại khăn - - Dụng cụ ăn - - Dụng cụ uống - - Dụng cụ gia vị - - Dụng cụ công cộng - - Dụng cụ phục vụ - - Dụng cụ chứa đựng - - Dụng cụ và phương tiện khác 3.4. Kế hoạch bố trí chỗ ngồi trong bàn tiệc 74
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Sự thành công của một bữa tiệc không chỉ bởi một căn phòng đẹp, ánh sáng tốt làm nổi bật các vị khách với bàn ăn trang trí hấp dẫn, bộ đồ ăn sáng loáng, sự phục vụ hoàn hảo, món ăn đồ uống không thể chê được. Mà một yếu tố không kém phần quan trọng trong đó là việc sắp xếp, bố trí chỗ ngồi thích hợp cho các thực khách tham dự. Bởi lẽ trong các buổi lễ, hội nghị, đàm phán các chủ thể không phải bao giờ cũng muốn hay có thể giao lưu, trao đổi, đàm đạo công việc với người mà họ không thích hoặc không có liên quan. Trong bữa tiệc cũng giống như vậy, thậm chí điều đó còn cần thiết hơn cả các cuộc tiếp xúc khác. Vị trí chỗ ngồi trong bàn tiệc thường do chủ tiệc quyết định vì chủ tiệc là người biết rõ vị trí xã hội và chức vụ của từng người trong bữa tiệc. Nếu là tiệc ngoại giao thì do cơ quan chức năng bố trí (Ban Tiếp tân, Sở Ngoại vụ). Chỗ ngồi phụ thuộc vào hình dáng bàn tiệc tùy theo từng kiểu. Ví dụ một số loại hình sắp xếp chỗ ngồi: Sắp xếp vị trí chỗ ngồi dựa vào các nguyên tắc sau : - Chủ tiệc ngồi đối diện với khách chính (bàn chữ I, chữ nhật). - Khách chính ngồi bên phải chủ tiệc (bàn chữ T, U, O). - Bên phải chủ tiệc và khách chính là khách có chức vụ tương đương. - Nếu tiệc ngoại giao: chủ tiệc và khách chỉ có phu nhân thì phu nhân của khách chính ngồi bên trái chủ tiệc và ngược lại. - Nếu trong bàn tiệc có nam và nữ thì xếp xen kẽ đối diện nam và nữ. - Bên cạnh khách nước ngoài cần bố trí người biết tiếng của họ. - Xếp theo cấp bậc, chức vụ theo thứ tự từ trên xuống hoặc từ trong ra ngoài, nếu có trẻ em thì bố trí xa bàn khách danh dự. Một số qui định về vị trí chỗ ngồi theo phong tục tập quán 75
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Theo tập quán Châu Mỹ thì nam giới ngồi bên phải phụ nữ, theo phong tục Châu Âu (đặc biệt người Đức) thì nam ngồi bên trái; thứ tự vị trí ngồi xác định theo tính chất quan trọng. Đối với tiệc đông người thường bố trí bàn tiệc theo kiểu đặc biệt. Đầu bàn bố trí chủ tiệc và khách chính, vuông góc với bàn chính ta bố trí các bàn nhỏ theo dãy. Khi bố trí lưu ý là không để chủ tiệc và khách chính quay lưng lại với nhau. Khi mời từng khách vào bàn tiệc chỉ có thể thực hiện khi ít người, nếu khách đông thì trước khi vào phòng tiệc cần lập Bảng sơ đồ để khách xác định trước vị trí ngồi của họ. Điều này cần làm khi có tiệc lớn quan trọng. 3.5. Chuẩn bị thẻ họ tên (name card) Thẻ họ tên là xác định chỗ ngồi cho người dự tiệc. Thẻ được gấp hình chữ nhật được in sẵn tên, chức danh hoặc chức vụ của người dự tiệc. Điều này giúp cho khách vào chỗ ngồi được nhanh chóng (các bữa tiệc cấp Nhà nước phải có sơ đồ chỗ ngồi bàn tiệc đặt cạnh lối vào bàn tiệc). Điều kiện để in và cấp thẻ là phải được sự đồng ý của chủ tiệc, có thể giao cho nhà hàng, khách sạn hoặc bộ phận Lễ tân in ấn. Các bữa tiệc ngoại giao thẻ thường được in ấn tỉ mỉ. Nội dung của Thẻ Họ tên dựa vào nguyên tắc sau : - Nếu sử dụng chức danh (Bác sĩ, Kỹ sư, Giáo sư) cần phải ghi rõ họ, tên (VD : Bác sĩ Trần Văn A), - Nếu sử dụng chức vụ (Tổng Giám đốc, Chủ tịch Tỉnh, Bộ trưởng) không cần phải ghi tên (VD : Bộ trưởng Bộ Y Tế), - Thẻ được đặt ở phía trên bên phải của khách. 3.6. Thiết kế thực đơn cho bữa tiệc Đối với các bữa tiệc sang trọng thực đơn vừa có chức năng thông báo cho khách dự tiệc biết về trình tự món ăn và thức uống. Thực đơn là vật để 76
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC trang trí cho bàn tiệc đẹp thêm và khách có thể lấy để làm kỷ niệm. Mặt khác, thực đơn có chức năng quảng cáo cho nhà hàng nên phải được trình bày chu đáo. Ngoài danh mục món ăn thức uống cần phải có các nội dung khác. Thực đơn cần ghi đầy đủ nội dung và được thiết kế như sau: - Thực đơn (MENU) - Tên Nhà hàng - Ngày giờ, tháng năm tổ chức - Sự kiện tổ chức Chú ý: thực đơn được in riêng (theo từng bữa tiệc), kích cỡ không qui định nhưng chúng ta xác định theo tỷ lệ so với bàn tiệc (bàn tiệc lớn hay nhỏ) phụ thuộc vào tính chất của bữa tiệc, kiểu chữ và kích thước viết phụ thuộc vào thực đơn của bữa tiệc. Thông thường thực đơn có 4 mặt: Trang 1 ghi chữ: - Thực đơn, cơ quan hay cá nhân tổ chức - Sự kiện tổ chức - Ngày tháng tổ chức Trang 2 ghi món ăn theo trình tự: khai vị, món chính, tráng miệng Trang 3 ghi thức uống: Thức uống ghi song song với món ăn, phù hợp với tính chất món ăn. Trang 4 thường để trống Chú ý: Bữa tiệc có khách nước ngoài, thực đơn nên viết 2 thứ tiếng theo nguyên tắc : - Tiếng Việt viết trước. - Tiếng nước ngoài viết sau. - Tiệc Việt lớn hơn tiệc nước ngoài. - Khi thực đơn dịch ra tiếng nước ngoài phải chính xác, rõ ràng. - Kiểm tra lần cuối trước khi đặt lên bàn tiệc. 77
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC 3.7. Trang trí bàn tiệc Căn cứ vào lý do của bữa tiệc mà nhà quản đốc quyết định hình thức trang trí. Mặt khác còn do sự thống nhất giữa hai bên nhận và đặt tiệc. Tuy nhiên nhà quản trị cũng cần nắm một số đặc điểm cơ bản trong trang trí bàn tiệc như sau: - Đối với bàn tiệc ghép hình dài cần có dải khăn màu có bề rộng từ 5- 10 cm dùng để đặt hai dải song song chạy dài theo chiều dài của bàn. - Nếu là tiệc tối phải có đèn cầy để tăng thêm phần long trọng và ấm cúng. - Hoa tươi phải được cắm đúng kỹ thuật, sử dụng đúng màu hoa, cắm hoa phải phù hợp với dạng bàn. - Nếu là bàn tròn hoa được cắm theo dạng vươn lên. Nếu là dạng bàn dài thì cắm chạy ra xung quanh nhưng có hai chiều dài hơn ứng với chiều dài của bàn. - Không nên cắm hoa cao quá làm che khuất tầm nhìn của khách. - Ánh sáng của đèn cầy không được làm chói mắt. Vì vậy đèn cầy phải có độ cao vừa phải, không nên cao ngang tầm mắt. - Dụng cụ cắm hoa: Dao sắc, kéo, kìm, bình hoa, mút cắm hoa, dây trang trí, đá nhỏ, dây kẽm. - Vật liệu cắm hoa: Hoa tươi, lá kim, cành cây, đèm cầy, hình tượng tùy theo lý do bữa tiệc 4. Kỹ thuật bày bàn tiệc ngồi Căn cứ vào dạng bàn định sắp xếp cho bữa tiệc mà chúng ta lựa chọn để tiến hành bày bàn tiệc the các qui tắc kỹ thuật như sau: 78
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Sắp xếp bàn ghế theo mẫu, dạng đã chọn. Định vị bàn đứng chắc chắn, không lung lay. Khoảng cách tối thiểu giữa 2 lưng ghế là 60cm. - Trước hết trải tấm lót lên bàn và sau đó trải khăn bàn. Cần chú ý kỹ thuật trải khăn bàn, mép khăn phủ đến mép ghế hoặc 30 cm. - Chuẩn bị đúng, đủ số lượng các dụng cụ ăn uống, dụng cụ phục vụ. Tất cả các dụng cụ phải đảm bảo vệ sinh, an toàn và trong tình trang sử dụng tốt. - Chuẩn bị dụng cụ trang trí bàn ăn như xếp khăn ăn, bông trang trí 79
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Đưa ghế vào bàn và sắp xếp ngay ngăn theo kế hoạch bố trí bàn ngồi. - Căn cứ vào vị trí của ghế để bắt đầu bày bàn bằng đĩa định vị . - Quay chân trái phía sau của ghế gỗ về bên phải bằng cách tựa đầu mũi giày phải vào chân trái sau của ghế. - Bày dụng cụ ăn, uống. Chú ý qui tắc và kỹ thuật trình bày dụng cụ ăn uống. Trình tự các món ăn đã được ấn định trước với nhà bếp, để bày dụng cụ theo thứ tự. - Những dụng cụ ăn còn thiếu chỉ được bày bổ sung trước khi phục vụ món đó. - Dụng cụ ăn món chính là dụng cụ chuẩn để bày các dụng cụ khác và tuyệt đối không được bày bổ sung. - Đĩa ăn bánh mì được bày bên trái cạnh nĩa ăn. Dao phết bơ đặt trên dĩa bánh mì, lưỡi dao quay vào trong. - Đặt ly uống của món chính ngay phía trên mũi dao ăn món chính. Ly này trở thành ly chuẩn cho tất cả các ly khác. Riêng ly nước k h o á n g k h ô n 80
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC g nhất thiết phải bày sẵn nếu diện tích bàn không đảm bảo. - Bày gia vị phù hợp với loại hình tiệc Âu, Á. - Gấp khăn ăn theo mẫu thống nhất và đặt trên đĩa định vị (nếu có) hoặc lên bàn đúng vị trí khách ngồi. - Sắp xếp ghế ngồi theo vị trí như cũ. - Hoa trang trí được bày lên bàn khoảng 1 tiếng đồng hồ trước khi đón khách vào. - Nếu là tiệc tối nên đốt nến trước khi khách vào phòng tiệc. Tất cả các công việc khác đều phải hoàn thành trước giờ đón khách. 5. Nguyên tắc phục vụ món ăn, thức uống trong tiệc ngồi 5.1. Nguyên tắc phục vụ món ăn Căn cứ vào kế hoạch thời gian đã thời gian đã được sắp xếp để tiến hành phục vụ món ăn. Phục vụ ăn uống trong một bữa tiệc có thể được tổ chức dưới nhiều hình thức. Khách có thể được phục vụ tại bàn toàn bộ các món ăn thức uống hoặc cũng có thể khách tự phục vụ một vài món ăn đơn giản nào đó. Những món ăn này được sắp xếp tại quầy tự chọn. Thông thường mỗi món ăn được phục vụ theo một phương pháp riêng. Ví dụ: món khai vị phục vụ theo đĩa ăn cá nhân thì món chính được phục vụ theo phương pháp gắp.v.v Quản đốc nhà hàng với sự bàn bạc thống nhất với bếp trưởng là người qui định phương pháp phục vụ. Sau khi đã thống nhất các phương pháp phục vụ, quản đốc cần hội ý nhân viên để thông báo và hướng dẫn. Trong quá trình phục vụ phải tuyệt đối tuân theo qui tắc kỹ thuật trong phục vụ ăn uống. Mỗi thao tác nghiệp vụ phải chuẩn xác và trôi chảy. 81
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC Đối với những thao tác cần thực hiện đồng loạt thì quản đốc phải quy định ám hiệu để nhân viên dễ nhận biết. Trong khi hội ý nhân viên cần nhắc lại một số qui tắc kỹ thuật quan trọng hoặc có thể tập dợt những động tác đặc biệt trước khi phục vụ. Trong một bữa tiệc thường có bài phát biểu, chương trình ca nhạc hay khiêu vũ. Vì vậy việc sắp xếp chương trình và thời gian hợp lý là điều cần thiết. Cụ thể món ăn nào phục vụ vào thời gian nào và thời gian nghỉ giải lao giữa các món ăn là bao nhiêu cũng cần được ghi chú trong chương trình phục vụ. Nếu trong bữa tiệc có những món ăn phải được thực hiện thao tác tại bàn ăn thì phải cử những nhân viên có tay nghề cao, động tác thuần thục và chính xác. Khi đọc diễn xuất, phát biểu, nhân viên không được phục vụ ăn, uống cho khách. Mọi thao tác phục vụ ăn uống tuân theo qui tắc chung: - Trong khi khách đang dùng bữa nhân viên phải thường xuyên lui tới và có mặt tại khu vực mình phục vụ để kịp thời đáp ứng yêu cầu đề xuất của khách. - Kịp thời thay gạt tàn thuốc lá khi gạt tàn có hai mẩu thuốc. Thực hiện thao tác thay gạt tàn thuốc theo yêu cầu chuyên môn. - Nhân viên chỉ được dọn dụng cụ ăn uống khi toàn bộ khách đã ăn xong. - Đối với những bữa tiệc long trọng, mỗi nhân viên phục vụ khoảng 10 khách. Nếu bố trí nhân viên phục vụ uống riêng thì nhân viên phục vụ ăn đảm bảo nhận 20 khách. - Mỗi một bữa tiệc đều kết thúc bằng món tráng miệng và sau đó là cà phê. Tuy nhiên do tính chất riêng của từng loại tiệc mà việc kết 82
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC thúc có thể khác nhau, có thể những bữa tiệc sau đó còn được phục vụ rượu và ca nhạc, khiêu vũ. - Thời gian kết thúc bữa tiệc phải được thỏa thuận trước giữa chủ tiệc và người tổ chức. Trong đó có thỏa thuận phương thức thanh toán. Trong qui trình phục vụ các bữa ăn Âu, các phương pháp phục vụ được áp dụng tùy thuộc bữa ăn Âu, các phương pháp phục vụ được áp dụng tùy thuộc vào tính chất của từng bữa ăn. Có nghĩa là bữa ăn đó là bữa ăn gì, trưa, tối, điểm tâm hay ăn tiệc. Song có một số qui tắc chung mà nhân viên phục vụ cần hiểu biết áp dụng cho tất cả các phương pháp và loại hình phục vụ như sau: - Khay phục vụ được bê bằng tay trái để tay phải phục vụ khách. Như vậy tay trái trở thành đòn chịu lực trong quá trình bưng bê. - Khăn của nhân viên phục vụ dùng để xử lý các tình huống trong phục vụ như bê đĩa ăn nóng. Tuyệt đối không sử dụng để lau ly hoặc các dụng cụ ăn. - Qui tắc cơ bản để đặt đĩa thức ăn, lấy dọn đĩa đã ăn xong, rót rượu và rót nước là từ phía bên phải khách. Chỉ trong trường hợp ngoại lệ, ví dụ khách ngồi trong góc hoặc ghế kê sát tường thì có thể phục vụ bằng hình thức khác cho phù hợp nhưng phải tạo được sự thoải mái cho khách. Phục vụ theo chiều kim đồng hồ. - Đối với các phương pháp phục vụ mà thức ăn so đầu bếp sắp xếp vào dụng cụ đựng công cộng như lập là, thố súp thì nhân viên phục vụ khách từ phía bên trái khách, ví dụ múc súp, gắp thức ăn và phục vụ theo chiều ngược kim đồng hồ. - Cần chú ý qui tắc gắp thức ăn để tránh thức ăn rơi xuống bàn. - Lady first, có nghĩa là phục vụ khách nữ trước. Người nữ trong bàn hoặc bàn có khách nữ được phục vụ đầu tiên và theo thứ tự chức vụ hoặc cao tuổi nhất. 83
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Nếu trong bàn ăn có chủ tiệc hay chủ bữa ăn (nếu biết) đừng bao giờ phục vụ người đó trước mà phải phục vụ khách của họ trước. Người chủ là người được phục vụ sau cùng. - Món salad thường đưa trước khi đưa món chính. Đĩa salad đặt bên trái khách ngang cùng với nĩa trung. Nếu ở vị trí này có đĩa ăn bánh mì thì đẩy đĩa ăn bánh mì lên phía trước hoặc dọn vào sau khi đã hỏi xin phép khách. Nếu món ăn lúc này phải đặt đĩa nóng thì salad đưa ra sau khi đã đặt đĩa nóng. - Khi gắp thức ăn cần sắp xếp thức ăn trên đĩa cho đúng: Thịt cá ở 1/3 đĩa phía dưới, rau phía phải trên, phụ gia ăn no phía trái trên đĩa. - Thường xuyên chú ý quan tâm đến khách kể cả lúc khách đang ăn để kịp thời đáp ứng yêu cầu đột xuất của khách. - Mỗi dụng cụ đựng thức ăn đều phải có đĩa lót có lót khăn. - Khi dọn phải dọn trước hết đĩa cá nhân mà khách đã ăn xong cùng với dụng cụ của tất cả khách trong bàn, sau đó mới dọn đĩa salad. Chỉ được dọn khi tất cả các khách trong bàn đã ăn xong. - Muối và các gia vị khác cùng đĩa ăn bánh mì chỉ dọn vào sau khi khách đã ăn món chính. - Đĩa định vị chỉ dọn vào sau khi đã ăn xong món tráng miệng. - Gạt tàn thuốc lá phải được thay mỗi khi trong gạt tàn có 2 mẩu thuốc và sau mỗi món ăn. Đặt gạt tàn mới chồng lên gạt tàn dơ, lấy cả 2 ra khỏi bàn, sau đó đặt gạt tàn mới lên bàn. - Dùng khăn hoặc chổi quét bàn để quét những thức ăn rơi vãi trên bàn vào đĩa riêng và mang đi. - Trước khi phục vụ món tráng miệng, nhân viên đứng bên phải khách kéo muỗng xuống bên phải, nĩa bên trái. 84
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Trước khi phục vụ cà phê cần hỏi khách để được phép dọn ly thức uống và khăn ăn. - Đối với bữa tiệc, gạt tàn chỉ đưa ra sau khi khách đã ăn xong món chính, nếu không có yêu cầu khác. - Cần chú ý bàn ăn lúc nào cũng tạo được ấn tượng sạch sẽ, ngăn nắp. - Nhân viên khách sạn cần nắm vững những qui tắc chuyên môn trên đây để áp dụng đúng yêu cầu cho từng trường hợp cụ thể, tạo cho khách sự tin tưởng vào nghiệp vụ chuyên môn và quản lý của khách sạn nhà hàng. - Khi kết thúc bữa tiệc tất cả nhân viên phục vụ vui vẻ cảm ơn và đưa tiễn khách ân cần lịch sự và mong được tái phục vụ quý khách. 5.2. Nguyên tắc phục vụ thức uống Thức uống trong một khách sạn hay nhà hàng có nhiều chủng loại. mỗi loại được phục vụ theo một phương pháp nhất định. Một số qui tắc được áp dụng chung cho các loại thức uống cần chú ý là: - Thức uống đi kèm với các món ăn phù hợp. Nếu khách có nhu cầu ngoài kế hoạch đề ra phải xin ý kiến của quản đốc để giải quyết - Trước khi phục vụ món ăn phải phục vụ thức uống đi kèm và chú ý nhiệt độ của từng loại thức uống. - Những chai có thức uống 0,33 lít phục vụ bằng cách để chai trên khay mang tới bàn khách. - Tất cả các chai lớn hơn 0,33 lít cầm bằng tay trái. Tay phải dùng để giới thiệu hay mở. - Các loại thức uống phục vụ theo chai được mang tới bàn khách và rót vào ly khi có mặt khách tại bàn. 85
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Lúc rót thức uống từ chai vào ly của khách, tay trái để vòng ra sau lưng. - Thường chỉ rót nửa ly. Số còn lại trong chai để lại trên bàn cho khách. - Chai rượu vang hay rượu sâm panh không nên bê bằng khay tránh đổ vỡ - Rượu vang hay rượu sâm panh được mở ở bàn phục vụ (nếu có). - Trước khi mở chai rượu trình cho khách kiểm tra loại, nhãn hiệu, năm sản xuất từ phía trái khách. - Rót rượu cho khách từ phía bên phải khách và đi theo chiều kim đồng hồ. - Theo nguyên tắc, rót cho chủ bữa ăn hay người đặt rượu một ngụm để khách thử rượu. Mỗi một khách dù nam hay nữ đều bình đẳng trong nguyên tắc này một khi họ là chủ hay người đặt rượu. Nhưng thông thường phụ nữ hay giới thiệu nam giới thử rượu. - Điều quan trọng trong phục vụ rượu là nhiệt độ bảo quản và nhiệt độ phục vụ phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn . 86
GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC - Trong khi vận chuyển tránh lắc, rung đột ngột. Điều này sẽ dẫn tới chất lượng rượu bị giảm. - Không nên mở rượu trong phòng lạnh. - Không nên để rượu trên nước đá vì nước đá làm giảm chất men. Tốt nhất nên để trong bình lạnh khi phục vụ. - Đối với rượu đỏ và rượu sâm panh, nhân viên được phép nâng ly lên khi rót. - Thực đơn rượu vang phải có đặc điểm kích thích, mời gọi, bắt mắt, phải rõ ràng và dễ dàng trong lựa chọn. - Khi giới thiệu rượu cho khách, nhân viên chưa nên ghi vội vào phiếu mà hãy để khách lựa chọn xong. - Nên định hướng cho khách biết rằng nhà hàng có phục vụ nhiều loại rượu ngon trong chai nhỏ hay bán lẻ theo ly. - Nhân viên phục vụ cần hiểu biết một số nguyên tắc sau: + Rượu vang chát, không ngọt hợp với thức ăn có nhiều gia vị. + Rượu vang ít chua, êm dịu thích hợp với các món thịt rừng. + Rượu vang hường hay vang trắng giàu chất xúc tác được uống khi ăn các món cá chiên. + Rượu vang trắng giàu chất xúc tác hay rượu đỏ nhẹ hợp với thịt bê. + Rượu vang ngọt, sản xuất từ nho chín cuối mùa thường được dùng khai vị cho các món ăn đặt biệt như gan ngỗng. + Kẻ thù lớn nhất của rượu vang là dấm. Dấm trong salad cũng làm hỏng hương vị của rượu, chanh cũng vậy. + Trong phục vụ tiệc khi phục vụ cà phê phải để lại trên bàn khách một ly thức uống đang dùng như champagne chẳng hạn. 6. Quy trình phục vụ tiệc ngồi 87