Giáo trình Tổ chức sự kiện - Trường Cao đẳng cơ giới Ninh Bình

Nội dung text: Giáo trình Tổ chức sự kiện - Trường Cao đẳng cơ giới Ninh Bình

1. BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỀ: KỸ THUẬT CHẾ BIẾN MÓN ĂN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-TCGNB ngày .tháng .năm 20 của Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình, năm 2018
2. TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 1
3. LỜI NÓI ĐẦU Hoạt động tổ chức sự kiện có từ rất sớm trong lịch sử nhân loại và đóng vai trò quan trọng trong đời sống của con người. Theo dòng thời gian, hoạt động này diễn ra ngày càng thường xuyên hơn trên nhiều lĩnh vực, từ quy mô nhỏ đến cực lớn và từ đơn giản đến rất phức tạp. Ở các nước phát triển như Mỹ, Anh, Pháp, Úc và các nước được mệnh danh là “con rồng của châu Á” như Nhật Bản, Trung Quốc hay các nước láng giếng như Singapore, Thái Lan tổ chức sự kiện đã trở thành một ngành công nghiệp tăng trưởng có tính chuyên nghiệp, trong môi trường ngày càng biến đổi phức tạp và đòi hỏi khắt khe. Tại Việt Nam, tổ chức các lễ hội truyền thống đã có từ rất lâu đời ở mọi vùng dân cư. Nhưng hoạt động này chưa tồn tại với tư cách một ngành, mà mới chỉ là hoạt động có tính kinh nghiệm và mọi thành viên của cộng đồng cùng chung tay. Tuy nhiên, sự phát triển kinh tế, văn hóa xã hội và hội nhập đã buộc hoạt động tổ chức sự kiện ở nước ta phải theo hướng chuyên nghiệp hóa và tiêu chuẩn hóa. Để đáp ứng đòi hỏi về lao động có trình độ chuyên môn cao phục vụ trong lĩnh vực này, sinh viên học ngành kỹ thuật chế biến món ăn trình độ cao đẳng cần được trang bị kiến thức và kỹ năng về tổ chức sự kiện. Để phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu ngành kỹ thuật chế biến món ăn, chúng tôi xây dựng giáo trình "Tổ chức sự kiện" nhằm giúp sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản về cách thức tổ chức sự kiện. Môn học này được biên soạn theo chương trình cao đẳng kỹ thuật chế biến món ăn do nhóm giáo viên khoa Kinh tế - Du lịch trường Cao đẳng cơ giới Ninh Bình biên soạn nhằm cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về công tác tổ chức sự kiện. Giáo trình bao gồm 6 chương: Chương 1: Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện Chương 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Chương 4: Chuẩn bị tổ chức sự kiện Chương 5 : Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện Chương 6: Tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện Mặc dù nhóm biên soạn đã có nhiều cố gắng trong quá trình biên soạn, nhưng không thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Nhóm biên soạn rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của bạn đọc. Nhóm biên soạn: Nguyễn Thị Nhung An Thị Hạnh Cao Thị Kim Cúc 2
4. MỤC LỤC GIÁO TRÌNH 1 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN 2 LỜI NÓI ĐẦU 3 MỤC LỤC 4 CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC 10 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 11 1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 11 1.1. Tổ chức sự kiện 11 1.2. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện 12 1.3. Các thành phần tham gia trong sự kiện 13 1.4. Đặc điểm của tổ chức sự kiện 14 1.5. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam 15 2. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 16 2.1. Theo quy mô, lãnh thổ 16 2.2. Theo thời gian 16 2.3. Theo hình thức và mục đích 16 3. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 17 3.1. Các yếu tố vĩ mô 17 3.2. Các yếu tố vi mô 17 4. MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 18 4.1. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện 18 4.2. Một số tác động cơ bản của sự kiện đến các lĩnh vực của đời sống xã hội 19 4.3. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch 20 CÂU HỎI ÔN TẬP 21 CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN 21 1. NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN 21 1.1. Mục tiêu của sự kiện 21 3
5. 1.2. Tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện 23 2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 23 2.1. Chủ đề sự kiện là gì 23 2.2. Các ý tưởng cho sự kiện 24 3. LẬP CHƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 24 4. LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 24 4.1. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 24 4.2. Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện 25 4.3. Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 27 4.4. Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi 28 CÂU HỎI ÔN TẬP 29 CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 29 1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 30 1.1. Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì 30 1.2. Phân loại kế hoạch tổ chức sự kiện 30 1.3. Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện 31 2. NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 32 2.1 Một số yêu cầu cơ bản 32 2.2 Quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện 32 CÂU HỎI ÔN TẬP 33 CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 33 1. THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 34 2. LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 34 2.1. Bảng tiến độ 34 2.2. Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 34 3. CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 35 4. CHUẨN BỊ CÁC CÔNG VIỆC CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN 36 4.1. Khái niệm, phân loại khách mời tham gia sự kiện 36 4.2. Chuẩn bị và gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách 37 5. CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 39 4
6. 5.1. Tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện 39 5.2. Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện 40 5.3. Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện 41 5.4. Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện 41 5.5. Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện 42 5.6. Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện 42 6. CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG TRÌNH DIỄN SỰ KIỆN 43 6.1. Không gian thực hiện sự kiện 43 6.2. Người dẫn chương trình và diễn giả 44 6.3. Đạo diễn và dàn dựng sân khấu 44 7. CHUẨN BỊ VỀ NHÂN LỰC CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN 45 7.1. Xác định mô hình tổ chức lao động 46 7.2. Các chức danh trong tổ chức sự kiện 49 8. CHUẨN BỊ HẬU CẦN CHO SỰ KIỆN 50 CÂU HỎI ÔN TẬP 50 CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 50 1. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 51 1.1. Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện là gì 51 1.2. Vai trò của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện 51 2. QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 51 2.1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ 52 2.2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 52 2.3 Ký kết hợp đồng với nhà cung ứng 53 2.4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ 53 3. CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ TỔ CHỨC ĐƯA ĐÓN KHÁCH 54 3.1 Quy trình chung trong quản trị hậu cầu tổ chức sự kiện. 54 3.2. Các nhà cung ứng dịch vụ và phương tiện vận chuyển 54 4. CUNG ỨNG DỊCH VỤ LƯU TRÚ 57 4.1. Quy trình cơ bản trong việc tổ chức nhận buồng 57 4.2. Quy trình chung trong việc tổ chức trả buồng 58 5
7. 5. CUNG ỨNG DỊCH VỤ ĂN UỐNG 58 CÂU HỎI ÔN TẬP 59 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 60 1. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 60 1.1. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện 60 1.2. Khai mạc sự kiện 61 2. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN 61 2.1. Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu 61 2.2. Điều hành, quản lý khán giả và khách mời 62 2.3. Điều hành các hoạt động phụ trợ 63 3. KẾT THÚC SỰ KIỆN 63 3.1. Tổ chức bế mạc sự kiện 63 3.2. Tiễn khách 64 3.3. Thanh quyết toán sự kiện 65 3.4. Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện 66 3.5. Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức sự kiện 66 CÂU HỎI ÔN TẬP 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 6
8. CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Tổ chức sự kiện Mã môn học: MH 18 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Tổ chức sự kiện là môn học chuyên môn. - Tính chất: Là môn học được bố trí học sau các môn học chung và các môn học cơ sở, và bố trí học song song với các môn học, mô đun chuyên môn. - Ý nghĩa và vai trò của môn học: Mỗi một sự kiện được tổ chức đều có những mục đích, và ý nghĩa riêng đối với chủ thể tổ chức sự kiện, và cả những người tham gia sự kiện đó. Đối với nhiều mặt, nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đời sống xã hội càng nâng cao thì mục đích và vai trò của tổ chức sự kiện cũng ngày một đa dạng. Nó dần trở thành một nét văn hóa tinh thần không thể thiếu. Đại đa số các lĩnh vực trong xã hội đều có sự đóng góp lớn của các sự kiện, trong đó phải kể tới một số khía cạnh mà không thể không có sự tồn tại của tổ chức sự kiện Mục tiêu môn học - Về kiến thức: + Trình bày được tổ chức sự kiện là gì, các loại hình sự kiện, những yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện, một số ý nghĩa và tác động của sự kiện; + Trình bày được quá trình quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện. - Về kỹ năng: + Lập được chương trình tổng thể tổ chức sự kiện; + Lập được dự toán ngân sách tổ chức sự kiện; + Lập được bảng tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện; + Chuẩn bị được các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện; + Chuẩn bị được nhân lực cho tổ chức sự kiện; + Tổ chức được hậu cần cho sự kiện. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Chủ động, tích cực trong việc học tập, nghiên cứu môn học; + Tiếp cận và giải quyết các vấn đề có liên quan đến tổ chức sự kiện nhanh chóng và kịp thời. 7
9. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chương: TCSK01 Giới thiệu: Nội dung chương 1 giúp sinh viên nhận thức rõ khái niệm, nhận dạng được môn tổ chức sự kiện, nội dung tổ chức sự kiện. Qua đó, nhận thức được ý nghĩa xã hội của hoạt động tổ chức sự kiện. Hơn nữa, phần này còn đề cập tới thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam, thực trạng hoạt động cung ứng và triển vọng của thị trường này. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, đặc điểm tổ chức sự kiện, các loại hình sự kiện, những yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện; - Nêu được các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện; - Xác định được các yếu tố tác động của sự kiện; - Phân tích được các loại hình tổ chức sự kiện; - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong quá trình nghiên cứu, học tập. Nội dung chính: 1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1. Tổ chức sự kiện 1.1.1. Sự kiện là gì? Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh cả nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin) mới được xem là sự kiện. Ví dụ các sự kiện như: hội nghị các nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa hậu toàn quốc - Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao 8
10. hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán Như vậy sự kiện cần được hiểu: - Bao gồm tất cả các hoạt động như đã đề cập ở trên. - Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt động. - Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề tổ chức sự kiện (event management) của tiếng Anh. Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách hiểu về sự kiện như đã đề cập ở trên. 1.1.2. Khái niệm về tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. 1.2. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm: 1. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện; 2. Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; 3. Chuẩn bị tổ chức sự kiện; 4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện; 5. Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện; 6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện; 7. Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện; 8. Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện; 9. Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện; 9
11. 10. Xúc tiến và quảng bá sự kiện; 11. Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện; 12. Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện; 13. Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện; 14. Chăm sóc khách hàng; 15. Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện 1.3. Các thành phần tham gia trong sự kiện Một sự kiện diễn ra luôn có mặt của khách mời, nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện, giới truyền thông và cộng đồng dân cư nơi diễn ra sự kiện. Tuy nhiên với các thành phần như trên chỉ mới xem xét ở phần diễn biến của sự kiện (phần nổi); để tiến hành một sự kiện còn có các thành phần khác như các nhà cung ứng về địa điểm tổ chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống Vì vậy trong quá trình nghiên cứu về tổ chức sự kiện cần thống nhất cách hiểu về các thành phần này. Các thành phần tham gia sự kiện: Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính: - Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện); - Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tổ chức sự kiện); - Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê; - Khách mời (tham gia sự kiện); - Khách vãng lai tham dự sự kiện; - Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện. Chú ý: Việc phân chia nói trên chỉ mang tính chất tương đối trong một số trường hợp nhà đầu tư sự kiện cũng có thể chính là nhà tổ chức sự kiện (tự tổ chức). Một số sự kiện không có khách vãng lai tham dự sự kiện mà chỉ đơn thuần là khách mời, một số sự kiện ảnh hưởng và sự liên quan đến chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện không đáng kể. 1.4. Đặc điểm của tổ chức sự kiện 1.4.1. Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện Có thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện là: Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số. 10
12. Từ đặc điểm cơ bản nói trên, mà sản phẩm của các tổ chức sự kiện thường có các đặc điểm phổ biến của dịch vụ như: - Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho - cất trữ, không vận chuyển được. - Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng thường trùng nhau. Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã được tiến hành. - Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó. - Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền với một không gian và thời gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó. 1.4.2. Đặc điểm về lao động Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản như: - Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hoá và cơ giới hoá. - Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. - Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện. - Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. 1.4.3. Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú, chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể. 1.4.4. Đặc điểm về hoạt động Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách. 1.5. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam Từ trước đến nay các hoạt động này đã thường xuyên diễn ra tuy nhiên, chủ yếu do chính nhà đầu tư sự kiện trực tiếp đứng ra tổ chức. Một số sự kiện lớn có tầm quan trọng người ta thường lập ban tổ chức, tuy nhiên trong quá trình tổ chức do hạn chế về nhiều mặt nên hiệu quả còn những hạn chế nhất định. 11
13. Với các sự kiện mang tính chất văn hóa, phong tục tập quán hoặc các sự kiện đơn giản như đám cưới, hội họp, gặp mặt việc tổ chức không quá phức tạp, người chủ trì chỉ cần có một số kinh nghiệm nhất định cũng có thể thực hiện được. Tuy nhiên, khi điều kiện kinh tế xã hội phát triển, cùng với sự hội nhập vào kinh tế và văn hóa của nhân loại, sự tác động của các phương tiện thông tin đại chúng (đặc biệt là Internet) nhu cầu, mục tiêu của chủ đầu tư sự kiện thường cao hơn rất nhiều. Ngay cả những sự kiện mang tính phổ biến và đơn giản nói trên việc tổ chức theo kinh nghiệm sẽ không đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư sự kiện, điều này đòi hỏi cần có những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đặc biệt, đối với các sự kiện liên quan đến kinh doanh, thương mại như: các buổi lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, quan hệ công chúng, triển lãm, hội chợ, gặp mặt khách hàng do tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên nếu chủ đầu tư là các doanh nghiệp tất yếu cần đến các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đạt được các mục tiêu của mình. Ngoài ra, do tính chất rất phức tạp của các sự kiện, cũng như để đạt được ý tưởng, mục tiêu khi tổ chức sự kiện cần phải có các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tận dụng kinh nghiệm và khả năng tổ chức của đội ngũ này. Một lý do khác, khi diễn ra một sự kiện đặc biệt là các sự kiện tương đối lớn các dịch vụ cần có cho sự kiện rất đa dạng (như các dịch vụ về trang trí, sân khấu, dẫn chương trình, tiếp đón, lưu trú, ăn uống ) một doanh nghiệp, một tổ chức vừa đóng vai trò là chủ đầu tư sự kiện kiêm nhà tổ chức sự kiện sẽ không đủ thông tin, kinh nghiệm để đảm đương hết tất cả các dịch vụ này. Điểm cuối cùng Việt Nam với gần 90 triệu dân, cùng với sự phát triển của đời sống kinh tế- xã hội đây chắc chắn sẽ là một thị trường có quy mô về cầu rất khả quan cho các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đối với cung tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam có thể thấy chưa có ngành kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện độc lập. Số công ty chuyên về kinh doanh tổ chức sự kiện còn rất ít. Các công ty có tham gia tổ chức sự kiện chủ yếu là: Các doanh nghiệp quảng cáo, marketing; doanh nghiệp tổ chức hội chợ triển lãm; các công ty du lịch; khách sạn và một số doanh nghiệp có cơ sở tổ chức hội thảo hội nghị, sân vận động Một số sự kiện được tổ chức theo kiểu lập ban tổ chức. Ban tổ chức được thành lập từ nhiều thành phần khác nhau, trong đó giữ vai trò chính là chủ đầu tư sự kiện. Khi sự kiện kết thúc thì ban tổ chức cũng thường tự giải thể, như vậy vừa không tận dụng được kinh nghiệm của các nhà tổ chức sự kiện quen thuộc, vừa tốn kém, lãng phí. 12
14. Về chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện theo hình thức tự học hỏi là chính. Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Tại Việt Nam cũng chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện, tuy cũng đã lác đác có một vài trường đã đưa môn học vào giảng dạy (Đại học Báo chí, ĐH Kinh tế, ĐH Hà Nội ) nhưng người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện, từ những người đi trước và từ chính yêu cầu của khách hàng, một số sự kiện còn được tiến hành theo cảm tính chủ quan. Ngay cả các thông tin về việc tổ chức sự kiện ở Việt Nam cũng còn rất hạn chế (khi tiến hành biên soạn tài liệu này chúng tôi chỉ tìm được duy nhất một cuốn sách chuyên khảo có liên quan trực tiếp) các thông tin trên Internet, báo chí (tiếng Việt) cũng rời rạc, chỉ đề cập đến các vấn đề cụ thể chưa mang tính hệ thống. Có thể nói, hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện còn ở quy mô nhỏ, chất lượng dịch vụ còn thấp, tính cạnh tranh chưa cao, các doanh nghiệp nước ngoài cũng chưa tham gia sâu vào thị trường này. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, xu hướng tất yếu sẽ có nhiều công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ra đời đáp ứng các yêu cầu cơ bản về tính chuyên nghiệp, sự phong phú về sản phẩm, đạt chất lượng dịch vụ cao đáp ứng nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện trên thị trường Việt Nam. 2. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 2.1. Theo quy mô, lãnh thổ Theo quy mô có thể chia thành: sự kiện lớn, sự kiện nhỏ Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương, sự kiện của một vùng , sự kiện quốc gia, sự kiện quốc tế 2.2. Theo thời gian - Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày. - Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên- diễn ra vào các năm thường vào những thời điểm nhất định; Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm. 2.3. Theo hình thức và mục đích - Sự kiện kinh tế: - Sự kiện văn hóa xã hội: - Sự kiện thể thao: - Sự kiện chính trị(nhà nước) 13
15. 3. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3.1. Các yếu tố vĩ mô Môi trường nhân khẩu học: Bao gồm các vấn đề về dân số và con người như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp tạo ra các loại thị trường cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, vì vậy môi trường nhân khẩu học là mối quan tâm lớn của các nhà hoạt động thị trường. Môi trường kinh tế: Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua, cơ cấu chi tiêu khác nhau đối với các thị trường hàng hoá khác nhau. Môi trường tự nhiên: Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là: - Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời. - Các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường Môi trường công nghệ kỹ thuật: Bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới, ảnh hưởng đến việc thực thi các giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện. Môi trường chính trị: Môi trường văn hoá: Văn hoá được coi là một hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với một nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ một cách tập thể, bao gồm: những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát, các nhánh văn hoá của một nền văn hoá. 3.2. Các yếu tố vi mô Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện (resource): nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, với chính quyền Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện Những người cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo cung ứng các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức sự kiện và các đối thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khai được các sự kiện. 14
16. Khách hàng: Các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức sự kiện, vì nhà tổ chức sự kiện phải tạo ra các sự kiện đáp ứng nhu cầu hay nói cách khác đạt được mục tiêu của khách hàng. Đối thủ cạnh tranh: Trong quá trình tiến hành tìm kiếm các nhà đầu tư sự kiện, cần phải hết sức quan tâm đến đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chính sách, chiến lược cạnh tranh hợp lý. Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: Là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện. Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh hưởng cũng như quy mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phường xã, một cơ quan, trường học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện sẽ ủng hộ hoặc chống lại các hoạt động tổ chức sự kiện, do đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho doanh nghiệp. 4. MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 4.1. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện 4.1.1. Đối với nhà đầu tư sự kiện Đối với bản thân các sự kiện, khi tiến hành đầu tư các sự kiện các chủ đầu tư sẽ đạt được các mục đích khác nhau của mình. Ví dụ: với doanh nghiệp khi tiến hành tổ chức sự kiện là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. 4.1.2. Đối với nhà tổ chức sự kiện - Thứ nhất, khẳng định được giá trị của mình trên thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện. - Thứ hai, họ sẽ thu được lợi nhuận từ thành quả của mình. - Thứ ba, nhà tổ chức sự kiện thu được kinh nghiệm về nghề nghiệp, phát triển các mối quan hệ 4.1.3. Đối với các nhà cung ứng dịch vụ trung gian Sự kiện là cơ hội cho các nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán được các sản phẩm của mình, như vậy lợi ích dễ nhận thấy nhất đó chính là lợi nhuận, công việc mà họ thu được từ quá trình tham gia tổ chức sự kiện. 15
17. Bên cạnh đó, qua quá trình tham gia tổ chức sự kiện các nhà cung ứng dịch vụ trung gian còn có cơ hội quảng bá hình ảnh, sản phẩm của mình, tạo lập được các cơ hội kinh doanh. 4.1.4. Đối với khách mời tham gia sự kiện Khách mời tham gia sự kiện cũng thu được lợi ích nhất định từ sự kiện. - Qua việc tham gia sự kiện được cơ hội giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ trong công việc và cuộc sống. - Qua việc tham gia sự kiện khách mời có thể thu được những lợi ích nhất định về vật chất hoặc tinh thần. 4.2. Một số tác động cơ bản của sự kiện đến các lĩnh vực của đời sống xã hội 4.2.1. Tác động đến kinh tế Các sự kiện diễn ra, đặc biệt là các sự kiện lớn sẽ thúc đẩy sự phát triển kinh tế và đa dạng hóa các ngành nghề kinh tế của các quốc gia, các địa phương. - Trước hết, tổ chức sự kiện là một ngành kinh tế tổng hợp nó góp một phần rất lớn đến việc phát triển du lịch, sự phát triển sự kiện thường kéo theo sự phát triển của các ngành hàng không, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp, ngân hàng v.v - Với các sự kiện lớn (ví dụ 1000 năm Thăng Long- Hà Nội) quá trình chuẩn bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho sự kiện, sẽ tạo điều kiện phát triển cơ sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho nền kinh tế. - Tổ chức sự kiện là một công cụ marketing hữu hiệu, vì khi sự kiện diễn ra đạt kết quả tốt nó sẽ thúc đẩy hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung. 4.2.2. Tác động đến văn hóa - xã hội - Bản thân quá trình tổ chức sự kiện sẽ tạo ra một khối lượng việc làm nhất định cho xã hội, cùng với những tác động kinh tế (đã đề cập ở trên), có thể thấy rằng sự kiện sẽ tạo ra khối lượng việc làm đáng kể cho xã hội. - Khi có sự phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện, sẽ góp phần nâng cao đời sống của người dân, phát triển nền văn hóa tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc - Sự kiện ở phạm vi quốc tế góp phần vào việc mở rộng và củng cố các mối quan hệ đối ngoại và làm tăng thêm sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc và các nước trên thế giới. - Tổ chức các sự kiện truyền thống (ví dụ các lễ hội văn hóa, phong tục tập quán, lễ hội tín ngưỡng ) một cách chuyên nghiệp sẽ tác động trực tiếp và gián tiếp đến việc bảo tồn các di sản văn hóa của một quốc gia, nâng cao truyền thống, lòng tự hào dân tộc, tính tự trọng, tự tôn dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn và 16
18. nâng cao bản sắc văn hoá, bảo tồn tính đa dạng văn hoá, khắc phục tính tự ty dân tộc. 4.2.3. Một số tác động tiêu cực Bên cạnh các tác động tích cực đã đề cập ở trên, khi diễn ra các sự kiện cũng có thể gây ra những tác động tiêu cực nhất định đến kinh tế xã hội như : - Các sự kiện lớn, và nhiều sự kiện cùng diễn ra sẽ gây sức ép ngày càng cao đối với hạ tầng cơ sở - Các sự kiện có thể gây các vấn đề như tắc nghẽn giao thông ; ô nhiễm môi trường, phá vỡ lối sống của dân cư nơi diễn ra các sự kiện, sự gián đoạn của các hoạt động kinh doanh bình thường - Ảnh hưởng của các sự kiện đến đời sống dân cư nơi diễn ra sự kiện như các vấn đề về tập trung quá đông lượng người, tăng giá các hàng hóa tiêu dùng, khan hiếm hàng hóa - Một số sự kiện có thể kéo theo các tệ nạn xã hội như : ma tuý, cờ bạc, mất trật tự công cộng ở nhiều địa phương, hoặc có thể gây ra sự lây truyền một số bệnh tật. - Các vấn đề về môi trường mà tiêu biểu nhất là rác thải: Khi sự kiện diễn ra sẽ xuất hiện nhu cầu cao về tiêu dùng các sản phẩm và lượng người đông sinh hoạt và đời sống, cho nên thường thải ra môi trường lượng chất thải lớn. Sự kiện còn có thể làm ô nhiễm môi trường không khí, tiếng ồn lớn 4.3. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch 4.3.1. Dịch vụ tổ chức sự kiện và Du lịch MICE + Dịch vụ tổ chức sự kiện có thể là nhà cung ứng trung gian cho du lịch MICE (ví dụ một chương trình du lịch MICE thuê các nhà tổ chức sự kiện thực hiện một cuộc triển lãm chẳng hạn). + Nhà cung ứng các sản phẩm du lịch MICE cũng có thể đóng vai trò cung ứng các sản phẩm cho nhà tổ chức sự kiện (ví dụ: khi tổ chức lễ hội SEGAMES 23 ở Việt Nam, nhà tổ chức sự kiện có thể thuê các chương trình du lịch MICE cho một nhóm khách nào đó). + Du lịch MICE và dịch vụ tổ chức sự kiện vừa cạnh tranh với nhau nhưng cũng vừa hỗ trợ thúc đẩy nhau phát triển. 4.3.2. Sự kiện và xúc tiến du lịch Việc tổ chức các sự kiện, đặc biệt là các sự kiện lớn có quy mô quốc gia, quốc tế sẽ có những tác động rất lớn đến hoạt động xúc tiến du lịch. ) 4.3.3. Tổ chức sự kiện và thời vụ du lịch Một trong những thế mạnh của sự kiện là tạo ra sức hút về khách du lịch để hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực của thời vụ du lịch. Tại những điểm du 17
19. lịch chịu ảnh hưởng rất lớn về tính thời vụ (ví dụ các điểm du lịch biển ở miền bắc Việt Nam) vào thời điểm ngoài vụ lượng khách du lịch rất ít, trong khi đó cơ sở vật chất và các điều kiện về cung du lịch lại dư thừa gây nên sự lãng phí rất lớn. 4.3.4. Tổ chức sự kiện có thể nâng cao cơ sở vật chất phục vụ du lịch Các sự kiện lớn ở tầm quốc tế như các olimpic, world cup hoặc ở quy mô nhỏ hơn như: seagames, asian cup, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp sẽ là một dịp để nâng cao cơ sở vật chất phục vụ du lịch. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Nêu các thành phần tham gia trong sự kiện. 2. Tổ chức sự kiện có những đặc điểm gì? 3. Trình bày các loại hình sự kiện. 4. Có những yếu tố nào ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện? 18
20. CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN Mã chương: TCSK02 Giới thiệu: Nội dung chương 2 cung cấp cho sinh viên những phương pháp cơ bản trong dự toán ngân sách, sáng tạo kịch bản, xây dựng kế hoạch của quá trình hoạt động sự kiện từ công việc chuẩn bị tới các hoạt động của sự kiện. Mục tiêu: - Trình bày được mục tiêu của sự kiện và chủ đề sự kiện; - Trình bày được quá trình lập dự toán của tổ chức sự kiện; - Đưa ra được các chủ đề cho quá trình tổ chức sự kiện; - Lập được dự toán ngân sách tổ chức sự kiện; - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong quá trình nghiên cứu, học tập. Nội dung chính: 1. NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN 1.1. Mục tiêu của sự kiện 1.1.1. Mục tiêu của sự kiện là gì? Mục tiêu của sự kiện đó là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện. Mục tiêu của sự kiện như một mốc kích thích cho mọi nỗ lực của các hạng mục công việc trong tổ chức sự kiện, mặt khác nó được sử dụng như một công cụ để đánh giá, kiểm soát các hạng mục công việc trong sự kiện. 1.1.2. Các yêu cầu của mục tiêu - Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (mục tiêu chính đáng) - Mục tiêu phải rõ ràng - Mục tiêu phải thể hiện như một yếu tố thúc đẩy mọi nỗ lực của nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện - Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi - Mục tiêu phải đảm bảo sự thống nhất 19
21. 1.1.3. Thứ bậc mục tiêu trong tổ chức sự kiện Với các sự kiện khác nhau, thường có hệ thống mục tiêu khác nhau. Dưới đây là một số mục tiêu điển hình gắn với các loại hình sự kiện thường gặp. - Hội họp, hội thảo, hội nghị- hệ thống các mục tiêu điển hình bao gồm: + Tập hợp các thành viên có liên quan nhằm bàn bạc, trao đổi thông tin. + Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới. + Trao đổi ý kiến + Tìm kiếm sự đồng thuận + Tìm các giải pháp cho các vấn đề còn tồn đọng. - Sự kiện đoàn thể: + Tuyên dương thành tích + Cảm ơn (khách hàng, các nhà cung cấp) + Gặp gỡ, giao lưu + Giới thiệu sản phẩm + Đánh bóng thương hiệu + Lễ kỷ niệm. - Sự kiện khuyến khích kinh doanh: + Ghi nhận, thảo luận về doanh số bán hàng, doanh số tiêu thụ + Tập hợp đội ngũ kinh doanh đánh giá kết quả thực hiện và xác định các chiến lược, biện pháp, kế hoạch phát triển kinh doanh trong tương lai. + Gặp gỡ, trao đổi ý kiến giữa lãnh đạo doanh nghiệp với đội ngũ kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp + Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và của các đối tác. - Các sự kiện đặc biệt khác: + Gây sự chú ý trong giới truyền thông + Gây sự chú ý trong công chúng + Thu hút khách hàng mới + Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia sự kiện hoặc các cuộc thi, khuyến mại của doanh nghiệp) - Các sự kiện văn hóa liên quan đến phong tục tập quán (như mừng thọ, sinh nhật, lễ hội ) + Cảm tạ chủ sự kiện 20
22. + Thực hiện theo các định chế về văn hóa, phong tục tập quán của cộng đồng. + Thu hút khách du lịch + Quảng bá văn hóa của vùng, địa phương với du khách và các phương tiện truyền thông 1.2. Tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện Các thông tin cơ bản cần phải có từ nhà đầu tư sự kiện trước khi hình thành chủ đề cũng như lập chương trình cho sự kiện, lập dự toán cho sự kiện bao gồm: - Mục tiêu của sự kiện (đã đề cập chi tiết ở phần trên) - Các ý tưởng mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền đạt - Thời gian thực hiện sự kiện - Địa điểm tổ chức sự kiện (venue) - Cách thức phục vụ (catering) - Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker) - Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light) - Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects) - Các nội dung cơ bản trong sự kiện (các hoạt động chính của sự kiện như: đón tiếp, phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến, kết thúc sự kiện) - Các hoạt động bổ trợ sự kiện (tham quan, triển lãm, bán hàng ) - Cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện - Các thông tin khác. 2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 2.1. Chủ đề sự kiện là gì Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức của sự kiện. 2.2. Các ý tưởng cho sự kiện Từ chủ đề, mục đích, hình thức của sự kiện, nhà tổ chức sẽ xây dựng chương trình tổng thể cho sự kiện. - Đối với các sự kiện chịu sự chi phối của các quy định khá chặt chẽ trong tổ chức, như tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề, tổng kết cuối năm, khai trương, khai mạc nếu gắn với các doanh nghiệp nhà nước thì chủ đề thường được xác định khá rõ ràng. Nội dung chương trình thường được xây dựng theo những quy trình có sẵn, do đó các ý tưởng cho loại sự kiện này không nhiều. 21
23. - Đối với các sự kiện mang tính xã hội, chịu sự chi phối của phong tục tập quán, văn hóa địa phương, tín ngưỡng- tôn giáo như đám cưới, đám ma, mừng thọ nội dung cũng được xây dựng theo trình tự phổ biến trong cộng đồng, các ý tưởng thường xuất hiện ở dạng đơn lẻ cho các hoạt động cụ thể. - Tuy nhiên đối với các sự kiện mang tính thương mại phải mang lại sự thích thú cho người tham dự và mang lại hiệu quả thiết thực cho việc tổ chức sự kiện, do đó để xây dựng chương trình đảm bảo các yêu cầu này phải xuất phát từ các ý tưởng đầy sáng tạo. 3. LẬP CHƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN Thông thường chương trình được xây dựng theo các quy trình sau: Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý tưởng cho sự kiện Bước 3: Xây dựng chương trình và lập dự toán ngân sách (kế hoạch) cho sự kiện Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh chương trình với nhà đầu tư sk Bước 5: Hoàn thiện chương trình Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và xây dựng chương trình, kế hoạch dự phòng (nếu cần thiết) Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện Bước 8: Điều chỉnh chương trình trong quá trình chuẩn bị, hoàn thiện chương trình lần cuối trước giờ khai mạc sự kiện. 4. LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4.1. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện Trước hết, nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến trước danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng chất lượng và chi phí. Cần có sự cố gắng dự liệu hàng hóa bắt buộc phải có thể lựa chọn bổ sung cho danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, Nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với tổ chức sự kiện bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán. 4.2. Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện 4.2.1. Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện - Tính toán chi phí theo danh mục các hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho sự kiện 22
24. BẢNG THỐNG KÊ CHI PHÍ (DỰ TOÁN) Stt Khoản mục Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành Ghi chú chi phí tính (1000 VN tiền Đ) (1000 VN Đ) I Chi phí nhân công 1. Lễ tân ngày công 2. Dẫn chương theo hợp trình đồng 3. Kỹ thuật viên buổi Tổng cộng II Chi phí thuê trang thiết bị Phòng họp ngày Các thiết bị chiếc văn phòng Tổng cộng: - Tính toán chi phí theo trình tự công việc trong chương trình Căn cứ lần lượt theo các bước, các nội dung trong chương trình để tính toán chi phí sẽ phát sinh. (chi phí cho khâu chuẩn bị, khai mạc, điều hành sự kiện ). - Tính toán chi phí theo hình thức hỗn hợp: đó là phương pháp kết hợp cẩ hai phương pháp nói trên. BẢNG THỐNG KÊ CHI PHÍ (DỰ TOÁN) Loại chi phí: Chi phí ăn uống Stt Khoản mục Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành Ghi chú chi phí tính (1000 VN tiền Đ) (1000 VN Đ) 1. Ăn tối ngày 1 Suất 23
25. 2. Đồ uống chai 3. Ăn sáng ngày suất 2 4. Tiệc coffee tiệc Giải lao break giữa hội thảo 5. Ăn trưa ngày suất 2 Tổng cộng Các bảng dự toán chi phí cho các hạng mục chi phí khác như: thuê trang thiết bị, tổ chức vận chuyển, lưu trú, giải trí cũng được thực hiện tương tự. Sau khi có bảng dự toán chi phí chi tiết cho từng loại (hoặc từng công việc), cần có một bảng dự toán chi phí tổng hợ BẢNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔNG THỂ Stt Chỉ tiêu Phương Phương Phương Ghi chú án 1 án 2 án 3 A Chi phí thuê địa điểm A1 Tiền thuê địa điểm A2 Tiền thuê trang trí B Nhân công B1 Lễ tân B2 Dẫn chương trình B3 An ninh Tổng cộng 4.2.2. Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện Vì vậy khi lập dự toán nên ghi rõ các khoản mục liên quan đến nhà tổ chức sự kiện như: 24
26. + Chi phí cho nhân công tham gia quản lý, điều hành sự kiện. + Chi phí cho việc sáng tạo các ý tưởng, lập chương trình kế hoạch cho sự kiện. + Lợi nhuận 4.2.3. Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước Đây cũng là một khoản cần phải được tính đến trong dự toán và phải làm rõ trong hợp đồng của nhà tổ chức sự kiện với nhà đầu tư sự kiện. Vì nếu nhà tổ chức sự kiện không tính đến các khoản này có thể họ sẽ không thu được khoản lợi nhuận nào, hoặc thu được rất ít từ sự kiện vì phải bỏ tiền ra trang trải các khoản chi phí nói trên. 4.3. Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 4.3.1. Giá trọn gói Giá Tổng Giá trị Các Các chi dự chi phí nhà tổ khoản phí dự toán trực chức thuế, phòng, sự = tiếp + sự + lệ phí + phát kiện cho sự kiện có liên sinh kiện nhận quan (nếu được có) 4.3.2. Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Trường hợp này áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ chức sự kiện đóng góp ý tưởng, lập chương trình, kế hoạch và điều hành giám sát quá trình tổ chức sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện xây dựng chương trình, xác định giá các dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ (nhà tổ chức sự kiện) được nhận từ đó lập dự toán cho cả chương trình. Hình thức này nhà đầu tư sự kiện sẽ cùng giám sát các dịch vụ, và là người chi trả cho tất cả các dịch vụ, hàng hóa phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. 4.3.3. Giá đấu thầu Nhà đầu tư sự kiện, đưa ra khung giá giới hạn (thường chỉ có giá trần – mức giá tối đa cho sự kiện) từ đó yêu cầu nhà tổ chức sự kiện lập nên chương trình với mức giá định trước. 4.3.4. Giá hỗn hợp Là hình thức phối hợp giữa các loại hình thức nói trên, nhà đầu tư sự kiện sẽ xác định giá trọn gói cho một số công việc, dịch vụ trong sự kiện cho nhà tổ chức sự kiện (như lập chương trình, biểu diễn nghệ thuật, chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị ), và họ sẽ trực tiếp chi trả những hàng hóa dịch vụ khác (ví dụ họ sẽ chi trả cho chi phí ăn uống, lưu trú của khách mời vì thường đây là khoản chi phí có nhiều biến động theo số lượng khách mời thực tế ). Ngoài ra một số 25
27. dịch vụ, hàng hóa không quan trọng khác có thể thực hiện dưới hình thức đấu thầu có thể do chủ đầu tư sự kiện, hoặc nhà tổ chức sự kiện được ủy quyền lựa chọn (như dịch vụ vận chuyển, vệ sinh, an ninh ). Ngoài ra giá hỗn hợp, còn mang ý nghĩa gần như giá trọn gói, tuy nhiên nhà đầu tư sự kiện sẽ xem xét điều chỉnh giá của một số loại dịch vụ nhất định. 4.4. Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi Trong trường hợp, nhà tổ chức sự kiện đồng thời là nhà đầu tư sự kiện, để thuận tiện cho việc tính toán, ước lượng tổng chi phí, xác định điểm hòa vốn, lợi nhuận theo sản lượng tiêu thụ việc lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện có thể còn được tiến hành theo hình thức tổng hợp các chi phí cố định và các chi phí biến đổi. Chúng ta sẽ xem xét hình thức lập dự toán ngân sách này cùng với ví dụ tổ chức một buổi biểu diễn ca nhạc trực tiếp. Khi lập dự toán ngân sách cho một buổi biểu diễn ca nhạc trực tiếp, nhà đầu tư sự kiện (đồng thời là nhà tổ chức sự kiện), sẽ có những khoản thu từ các nhà tài trợ sự kiện, quảng cáo Ngoài ra còn một khoản thu quan trọng khác đó là tiền vé từ khán giả (hoặc khách mời). Vì vậy khi lập dự toán người ta quan tâm đến số lượng khán giả và chi phí sẽ thay đổi theo số lượng khán giả/ khách mời tham gia sự kiện. Các bước xác định dự toán được tiến hành theo: - Liệt kê các khoản mục chi phí cho sự kiện (tương tự như các hình thức lập dự toán ngân sách đã đề cập ở trên). - Nhóm các khoản mục chi phí đã liệt kê nói trên vào một trong hai nhóm sau: + Chi phí cố định: Đây là những khoản chi phí không thay đổi (hoặc được xem là không thay đổi về mặt lý thuyết) theo sự thay đổi về sản lượng (ví dụ như số khán giả/ khách mời) trong tổ chức sự kiện. Thuộc loại chi phí này trong tổ chức sự kiện là: Chi phí thuê địa điểm, chi phí làm thủ tục tổ chức sự kiện, chi phí cho việc chuẩn bị chung + Chi phí biến đổi: là các khoản chi phí thay đổi theo sản lượng (số khán giả/ khách mời) trong tổ chức sự kiện. Các khoản chi phí này thường liên quan trực tiếp đến các khách mời và khi tính toán thường được tính cho 1 khán giả/ khách mời tham gia sự kiện. Thuộc loại chi phí này như: chi phí lưu trú, ăn uống vận chuyển cho khách; chi phí cho các dịch vụ điện nước, chi phí cho nhân công quản lý và phục vụ khách - Tổng chi phí: bằng tổng của chi phí cố định và chi phí biến đổi. Như vậy tổng ngân sách tổ chức sự kiện sẽ được tính: TC = FC + AVC* Q 26
28. Trong đó: TC: là tổng chi phí cho sự kiện FC: là tổng chi phí cố định AVC: chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm. Q: sản lượng Cách phân loại này giúp người quản lý tổ chức sự kiện nắm được xu hướng biến đổi của từng loại chi phí theo số lượng sản phẩm tiêu thụ, dễ dàng xác định được sản lượng hoà vốn, theo dõi được kế hoạch thực hiện mục tiêu lợi nhuận của sự kiện, xác định được quy mô sự kiện hợp lý để thu được hiệu quả cao nhất. Ngoài ra cách phân loại chi phí như trên còn thuận tiện trong việc xác định giá bán (dự tính) cho 1 khách mời (ví dụ như tiền vé vào cửa/ vé tham dự ) để có được một mức lợi nhuận nhất định. Do phạm vi tiếp cận của tài liệu chúng tôi không đi sâu vào nội dung này (người đọc có thể tìm hiểu nội dung tương tự ở các tài liệu về quản trị tài chính), dưới đây là một số vận dụng đơn giản của cách phân loại chi phí theo các nhóm nói trên. Công thức tổng quát: TP = TR - TC TR = P x Q Trong đó: TP: lợi nhuận; TR: tổng doanh thu; P: là giá bán không thuế CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Hãy làm rõ những nội dung thuộc mục tiêu sự kiện. 2. Nêu các bước lập chương trình tổng thể tổ chức sự kiện. 3. Trình bày các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện. 4. Nêu các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện. 27
29. CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chương: TCSK03 Giới thiệu: Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là hia trong số những nhân tố quan trọng nhất đảm bảo cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong tầm kiểm soát và tiến độ bám sát kế hoạch là rất cần thiết. Vì vậy, các nhà tổ chức sự kiện phải nhất quán theo các nội dung công việc đã được duyệt trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm kế hoạch tổ chức sự kiện, phân loại kế hoạch tổ chức sự kiện; - Trình bày được quy trình chung về lập kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện; - Phân loại được các loại kế hoạch tổ chức sự kiện; - Lập được kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện; - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong quá trình nghiên cứu, học tập. Nội dung chính: 1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1. Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện. 1.2. Phân loại kế hoạch tổ chức sự kiện 1.2.1. Theo mức độ chi tiết của kế hoạch Có thể chia thành: - Kế hoạch tổng thể - Kế hoạch chi tiết hoạt động - Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của cá nhân 28
30. 1.2.2. Theo phương pháp lập kế hoạch - Kế hoạch "cuốn chiếu": Các hạng mục công việc thường được xâu chuỗi theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện hết hạng mục công việc này mới chuyển sang hạng mục công việc khác tiếp theo, các hạng mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau. - Kế hoạch “dòng chảy song song”: được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc ra thành các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các công việc theo từng nhóm, tiến hành các hạng mục công việc theo trình tự trong các nhóm. - Kế hoạch "hỗn hợp" là sự kết hợp giữa kế hoạch "cuốn chiếu" và kế hoạch "dòng chảy song song": kế hoạch này được thực hiện bằng cách xâu chuỗi một số hạng mục công việc chính với nhau thành một chuỗi công việc chủ yếu trong sự kiện (để thực hiện cuốn chiếu), các hạng mục công việc còn lại có thể cũng được xâu chuỗi lại, hoặc để nguyên. Trong quá trình sẽ tiến hành „“song song“ chuỗi công việc chính với chuỗi (hoặc đơn lẻ) các hạng mục công việc bổ trợ. 1.2.3. Theo quy trình tổ chức sự kiện Theo cách phân loại này có thể căn cứ vào các giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện để chia thành: - Kế hoạch chuẩn bị sự kiện - Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện - Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện - Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh - Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện - Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện Trong mỗi giai đoạn còn có thể chia nhỏ ra thành các kế hoạch chi tiết khac. Ví dụ: trong giai đoạn đón tiếp, khai mạc sự kiện có thể chia thành: - Kế hoạch đón tiếp khách - Kế hoạch khai mạc sự kiện 1.2.4. Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện Theo cách phân loại này, dựa trên các nguồn lực cần có trong quá trình chuẩn bị và triển khai thực hiện sự kiện, như: - Kế hoạch về nhân sự - Kế hoạch về địa điểm tổ chức sự kiện - Kế hoạch về trang thiết bị - Kế hoạch về an ninh, an toàn 29
31. 1.3. Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện - Cho phép nhà tổ chức sự kiện hình dung được một cách vừa hệ thống, vừa chi tiết các hạng mục công việc trong tổ chức sự kiện. - Giúp nhà tổ chức sự kiện xác định được tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai các hạng mục công việc, cũng như tính toán được thời gian triển khai thực hiện các hạng mục công việc này. Từ đó đảm bảo tiến độ cho việc chuẩn bị cũng như triển khai thực hiện sự kiện. - Kế hoạch tổ chức sự kiện xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân; nên nó chính là cơ sở cho việc chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá kết quả. - Trong kế hoạch tổ chức sự kiện không thể thiếu nội dung xác định các sự cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng, khắc phục điều này giúp cho nhà tổ chức sự kiện tối thiểu hoá các tác động tiêu cực của sự cố và chủ động tiến hành các biện pháp khắc phục khi có những vấn đề phát sinh. - Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết sẽ giúp việc dự trù, tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện một cách đầy đủ chính xác hơn. 2. NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.1 Một số yêu cầu cơ bản Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần đảm bảo một số yêu cầu sau đây: - Lập kế hoạch phải dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiện. - Lập kế hoạch dựa trên hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận với nhà đầu tư sự kiện. - Lập kế hoạch phải dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện. - Lập kế hoạch phải tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện. - Lập kế hoạch phải xem xét yếu tố thời gian. - Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ. - Kế hoạch được lập phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng. - Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi. 2.2 Quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện Qua việc nghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan, có thể khái quát quy trình chung lập kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể theo các bước sau: 30
32. - Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện - Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết - Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể - Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện - Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện - Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện - Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện - Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên - Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Trình bày vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện. 2. Nêu một số yêu cầu cơ bản khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. 3. Trình bày quy trình chung khi lập kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện. 31
33. CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chương: TCSK04 Giới thiệu: Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự sáng tạo, tuy nhiên, nó vẫn đi theo những lộ trình nhất định. Nội dung chương 4 sẽ giúp người học nắm bắt được các công việc cụ thể để chuẩn bị tổ chức sự kiện. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, phân loại khách mời tham gia sự kiện, tổng quan về tổ chức sự kiện; - Trình bày được các yếu tố cơ bản trong trình diễn sự kiện; - Xây dựng được các yếu tố cơ bản cho quá trình tổ chức sự kiện; - Lập được tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện; - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong quá trình nghiên cứu, học tập. Nội dung chính: 1. THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ban tổ chức sự kiện có thể gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động thực hiện, quản lý các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực của mình trong quá trình tổ chức sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện thường cử người có đủ kinh nghiệm và năng lực đảm nhận chức trưởng ban tổ chức hoặc với những cách gọi khác như quản lý sự kiện (event manager), trưởng ban tổ chức trực tiếp điều hành các thành viên trong ban và trong quá trình thực hiện sự kiện. 2. LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.1. Bảng tiến độ Bảng tiến độ là một bảng liệt kê chi tiết các hạng mục công việc có liên quan, trong đó xác định rõ: thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, khối lượng công việc trong từng đơn vị thời gian, người chủ trì, người kiểm soát quá trình thực hiện. Bảng tiến độ thường được cấu tạo theo dạng bảng gồm có cột liệt kê các công việc và khoảng thời gian tương ứng để thực hiện. Đơn vị thời gian trong bảng tiến độ có thể là tuần, ngày, giờ 32
34. 2.2. Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện Các công việc chủ yếu cần chuẩn bị cho quá trình tổ chức sự kiện bao gồm: - Các thủ tục hành chính cho phép tiến hành sự kiện, hoặc các hoạt động trong sự kiện. - Các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện - Chuẩn bị các nội dung cơ bản, tài liệu - Lao động - Trang thiết bị - Quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện Do các công việc này tương đối đa dạng lại thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau nên nhà tổ chức sự kiện cần phải có một bảng tiến độ chi tiết cho từng hạng mục công việc. Việc lập tiến độ do cán bộ quản lý sự kiện chỉ đạo, hoặc trực tiếp thực hiện. Quy trình lập tiến độ bao gồm các bước cơ bản: 1. Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục công việc trong sự kiện 2. Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho từng công việc 3. Hệ thống hóa về công việc và thời gian trong các công tác chuẩn bị 4. Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị sự kiện 3. CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Các thủ tục hành chính đó là yêu cầu, là điều kiện cần trước khi tiến hành triển khai thực hiện sự kiện. Các thủ tục hành chính chủ yếu là việc xin các giấy phép của các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan, cần lưu ý nếu chỉ xin mỗi giấy phép tổ chức sự kiện có thể là chưa đủ vì hoạt động của tổ chức sự kiện rất đa dạng cần phải xin phép cơ quan quản lý cho tiến hành các hoạt động khác trong sự kiện. Hiện nay, các thủ tục hành chính cho tổ chức sự kiện rất phức tạp, ở các địa phương khác nhau có các yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên, cùng với công cuộc cải cách hành chính của Đảng và Nhà nước ta, hy vọng trong tương lai các giấy phép về tổ chức sự kiện sẽ được thể chế hóa, rõ ràng, đơn giản hơn cho các nhà tổ chức sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện cần phải nắm vững với mỗi loại hình sự kiện cần phải có những thủ tục giấy phép gì. Ngoài ra cần phải nắm vững thời gian tối thiểu, tối đa cho việc được cấp các giấy phép cần thiết đó (vì trong một số trường hợp khi mọi công tác chuẩn bị đã hoàn tất, nhưng không xin được giấy phép của các cơ quan quản lý trước khi thực hiện thì việc tổ chức sự kiện có thể sẽ bị đổ vỡ). Các thủ tục hành chính thường có khi tiến hành tổ chức sự kiện là: - Giấy phép tiến hành sự kiện, 33
35. - Các giấy phép về vệ sinh, an ninh, môi trường - Một số sự kiện còn phải được cơ quan có thẩm quyền xem xét nội dung của sự kiện (ví dụ cơ quan quản lý văn hóa cấp phép cho các nội dung trong một buổi biểu diễn) - Các giấp phép khác cho các công việc khác trong quá trình tổ chức sự kiện như: giấy phép treo băng rôn, quảng cáo trên đường; giấy phép cho đón tiếp và phục vụ khách du lịch quốc tế Khi tiến hành xin cấp các thủ tục hành chính, các nhà tổ chức sự kiện hiện nay thường tiến hành theo các bước sau: - Xác định các thủ tục, giấy phép cần phải có (để tránh đi lại, mất nhiều thời gian). Tốt nhất, nên tìm hiểu kinh nghiệm của những người đi trước tại địa phương. - Nếu tạo lập được các mối quan hệ từ trước là tốt nhất, nếu không nên tìm hiểu thông tin, quy trình của các cơ quan cấp phép. - Liên hệ với cơ quan cấp phép (tốt nhất nên đến liên hệ trực tiếp, vì liên hệ qua điện thoại trong trường hợp này thường thông tin được cung cấp sẽ không đầy đủ); khi đến hỏi thủ tục cũng như đến làm thủ tục (cho dù đã đến nhiều lần) cần có giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân, cần có giấy bút để ghi chép lại đầy đủ các hướng dẫn. - Chuẩn bị các giấy tờ mà cơ quan cấp phép yêu cầu (giấy giới thiệu, như đơn xin cấp phép, kịch bản, chương trình, hợp đồng, giấy ủy quyền, giấy phép đăng ký kinh doanh, ) tùy theo từng sự kiện và quy định của chính quyền các địa phương nơi diễn ra sự kiện. - Trong khi cấp phép, một số cơ quan có thể có những yêu cầu về lệ phí cấp phép, phí dịch vụ người tiến hành các thủ tục tổ chức sự kiện nên tế nhị xin hóa đơn (nếu thấy thuận lợi và là hóa đơn tài chính) để phục vụ cho việc thanh toán. Trong trường hợp không thể có hóa đơn, cần liên hệ với cấp trên để xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp. Khoản chi phí này sẽ được tính vào chi phí chuẩn bị sự kiện. 4. CHUẨN BỊ CÁC CÔNG VIỆC CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN 4.1. Khái niệm, phân loại khách mời tham gia sự kiện 4.1.1. Khái niệm Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến. 34
36. 4.1.2. Phân loại khách mời Theo kế hoạch tổ chức sự kiện có thể chia thành: - Khách mời chính thức - Khách mời dự bị Theo vị trí, vai trò hiện tại của khách có thể chia thành: - Khách mời là nhân vật quan trọng (khách VIP- Very important person, nhân vật quan trọng như: các quan chức chỉnh phủ hoặc, lãnh đạo của các đối tác trong công việc, lãnh đạo các doanh nghiệp lớn, nhân vật có vị trí, tầm ảnh hưởng lớn trong xã hội ) - Khách mời ở các cơ quan truyền thông (như nhà báo, phóng viên, quay phim ) - Khách mời là khách hàng - Khách mời là các nhà cung ứng 4.1.3. Các công việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời - Lập danh sách khách mời - Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách - Kiểm tra, xác nhận các thông tin có liên quan đến khách mời - Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời 4.2. Chuẩn bị và gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách 4.2.1. Những yêu cầu về hình thức và nội dung thiếp mời Các yêu cầu cơ bản đối với hình thức của thiếp mời: - Phù hợp với loại hình sự kiện - Chuyển tải được một phần thông điệp, ý tưởng của sự kiện - Tôn trọng nhưng tạo sự thân thiện đối với người được mời - Với các sự kiện quan trọng, thiếp mời nên được thiết kế chuyên nghiệp, in ấn cẩn thận. Tuy nhiên với các sự kiện không quá quan trọng thiếp mời có thể được in ra từ máy in thông thường. - Với các loại hình liên quan đến các cơ quan nhà nước, hoặc đã có những chuẩn mực nhất định cần tham khảo hình thức phổ biến trong xã hội để trình bày giấy mời. - Thiếp mời, cần được để trong phong bì (có thể in riêng phong bì cho thiếp mời – nếu cần thiết). Đối với nội dung thiếp mời sự tham gia sự kiện cần chú ý đến các nội dung cơ bản sau: 35
37. - Cần có lời chào/ lời mời: các lời chào/ lời mời thông dụng như thân mời, kính mời quý vị/ quý khách tham dự Trường hợp cần thiết có tên khách trên thiếp mời, có thể in trực tiếp lên thiếp (cách này tốn kém rất ít sử dụng, nếu có thường cho những thiếp mời/ hoặc giấy mời in ở máy in thông thường). Trường hợp thiếp mời được đặt hàng in ấn, tên khách có thể viết tay, tuy nhiên chữ viết phải đẹp, nét thoáng và dùng loại bút, màu mực phù hợp. - Tên sự kiện - Mô tả sự kiện - Ngày giờ tiến hành - Địa điểm tổ chức - Địa chỉ/ số điện thoại/ Email/ số fax (và lời đề nghị tế nhị) để khách mời có thể hồi âm đến ban tổ chức, hoặc hỏi thêm thông tin. - Cuối cùng, không thể thiếu sự hiếu khách và sẵn sàng đón tiếp từ ban tổ chức thông qua lời kết (Lời cảm ơn/ Chúng tôi rất hân hạnh được đón tiếp quý khách/ Sự có mặt của quý khách là niềm vinh dự cho ban tổ chức chúng tôi ) Tùy theo sự kiện, trong thiếp mời có thể bổ sung các thông tin khác như: - Chương trình chính của sự kiện - Các chỉ dẫn đi kèm - Bãi đậu xe - Người đi kèm, các dịch vụ miễn phí - Trang phục - Tài liệu đi kèm 4.2.2. Chuẩn bị thiếp mời/ giấy mời Đối với tiêu chuẩn Âu, Mỹ thiếp mời cho các sự kiện quan trọng cần được thiết kế hoàn chỉnh trước thời điểm diễn ra sự kiện từ 3 đến 4 tháng. Tuy nhiên trên thực tế ở Việt Nam có nhiều sự kiện thời gian chuẩn bị ngắn, do đó cần tính toán thời gian một cách đầy đủ để có thể xác định tiến độ chuẩn bị thiếp mời/ giấy mời. Các khoảng thời gian cần quan tâm có thể tính ngược theo cách: thời điểm chốt danh sách khách mời, thời gian khách phản hồi, thời gian gửi thiếp cho khách, thời gian thiết kế, in ấn thiếp, thời gian dự phòng Ví dụ: ngày 25/2 tổ chức sự kiện, và cần chốt lại thông tin về khách vào ngày 15/2, nếu thời gian dành cho khách phản hồi là 1 tuần, thời gian gửi thiệp là 3 ngày, thời gian thiết kế, in ấn (cả chỉnh sửa, duyệt bản in ) là 9 ngày, thời gian dự phòng là 5 ngày. Như vậy, tổng thời gian là 24 ngày, nên phải chuẩn bị cho việc in thiếp mời từ ngày 20/1. 36
38. Ngoài các loại thiếp hoặc giấy mời đơn giản mà nhà tổ chức sự kiện có thể tự thiết kế và in ra từ máy in thông thường, còn đối với việc đặt hàng thiết kế và in ấn thiếp mời nhà tổ chức cần chú ý: - Cần có một danh mục các cơ sở nhận thiết kế, in ấn thiếp mời nói riêng và các loại vật dụng tương tự nói chung. Tốt nhất, trong quá trình tổ chức sự kiện nên lựa chọn một số nhà cung cấp có uy tín, chất lượng và mối quan hệ tốt. - Cung cấp đầy đủ các thông tin về: Ý tưởng, mục tiêu của sự kiện, các nội dung cần có trong thiếp mời; các yêu cầu riêng về thiếp mời của ban tổ chức - Thông báo và thống nhất về thời gian lịch trình làm việc với nhà in (như thời gian thiết kế, in ấn/ thời gian xem bản mẫu, thời gian chỉnh sửa, thời gian in chính thức, thời gian bàn giao thiếp cho bên đặt hàng ) - Cung cấp những thông tin khác mà nhà in cần có (như hình ảnh, logo của nhà đầu tư sự kiện ) - Phân công nhân viên phụ trách theo dõi tiến độ, cũng như các công việc liên quan đến thiếp mời. - Nên soạn thảo hợp đồng với bên nhận in ấn, thiết kế (cho dù là những hợp đồng đơn giản) 4.2.3. Gửi thiếp mời/ giấy mời Theo thông lệ ở Âu, Mỹ thiếp mời thường được gửi đến cho khách mời trước khi diễn ra sự kiện từ 2-3 tháng để khách có kế hoạch và phản hồi thông tin với ban tổ chức sự kiện. Ở Việt Nam khoảng thời gian khách nhận thiếp có thể ngắn hơn tùy theo từng sự kiện, điều cần chú ý là thời điểm khách nhận được thiếp mời đến thời gian sự kiện diễn ra phải đủ cho khách có thời gian chuẩn bị, sắp xếp kế hoạch của mình. Ngoài ra nếu thời gian quá gấp khách sẽ không thể tham gia sự kiện (do không thay đổi được kế hoạch khác đã có trước của mình chẳng hạn) điều này không chỉ gây cho khách cảm giác không được tôn trọng đúng mức mà còn gây ra khó khăn cho các nhà tổ chức sự kiện. Thiếp mời có thể được gửi qua bưu điện, hoặc do ban tổ chức mang trực tiếp cho khách. Việc lựa chọn cách thức gửi thiếp tùy theo thời gian dự tính, đối tượng khách, khoảng cách, chi phí cho việc gửi thiếp. Trong trường hợp gửi thiếp trực tiếp, nhà tổ chức sự kiện sẽ chủ động hơn về mặt thời gian, kiểm soát được việc thiếp đến tay khách mời, tuy nhiên cách thức này thường khá tốn kém và chỉ phù hợp đối với khách mời ở khoảng cách gần (ví dụ trong cùng một địa phương). Đối với việc gửi thiếp qua bưu điện, khi tiến hành gửi thiếp cho khách cần chú ý: - Tên khách trong thiếp mời và trên phong bì phải trùng nhau. 37
39. - Lập và theo dõi lịch trình gửi thiếp (đặc biệt với nhóm khách quan trọng). Trong lịch trình cần tính đến số khoảng thời gian tối đa, tối thiểu cho việc gửi thiếp và nhận thông tin phản hồi từ phía khách. - Đối với các khách mời quan trọng nếu cần thiết nên gửi thiếp theo hình thức thư bảo đảm/ điện hoa - Trong trường hợp thời gian gửi thiếp cho phép ngắn nên lựa chọn hình thức gửi thiếp chuyển phát nhanh, hoặc đặt hàng với các nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát thư tín (ký hợp đồng/ thỏa thuận về thời gian, giá cả với các nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát thư tín). - Ngoài ra, cần xem xét đến cước phí cho việc vận chuyển, các loại mẫu, kích cỡ phong bì khi gửi thiếp. Ví dụ: thiếp mời khách tham gia một cuộc hội thảo khoa học kèm theo tài liệu sẽ phải dùng một phong bì cỡ lớn đây là điều nhà tổ chức sự kiện cần phải tính đến. 4.2.4. Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách mời Ban tổ chức sự kiện cần phải nắm được liệu khách đã nhận được thiếp mời hay chưa và những thông tin phản hồi từ phía khách. - Có thể kết hợp việc gửi thiếp cho khách với các hình thức thông tin khác như: gọi điện, gửi mail, fax cho khách mời; ngoài ra còn có thể kèm theo thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng (tuy nhiên tránh lạm dụng hình thức thông báo này thay cho giấy mời; nên thay bằng hình thức xin vui lòng liên hệ với ban tổ chức để nhận giấy mời ) 5. CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5.1. Tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện Địa điểm tổ chức sự kiện (venue) là nơi được lựa chọn để tiến hành các hoạt động trong sự kiện. Đi liền với khái niệm tổ chức sự kiện là không gian tổ chức sự kiện, nó là tập hợp các điều kiện cụ thể về vị trí, cảnh quan, bầu không khí, kiến trúc tạo nên một không gian nơi sẽ diễn ra sự kiện. 5.2. Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện Do các hình thức tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú nên địa điểm tổ chức các sự kiện tương ứng cũng rất đa dạng phong phú. Người ta thường dựa vào các tiêu chí phổ biến sau để phân loại địa điểm và không gian tổ chức sự kiện: - Căn cứ vào không gian tổ chức sự kiện - Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm tổ chức sự kiện 5.2.1. Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện, người ta có thể chia thành các loại sau: 38
40. - Không gian ngoài trời: nhà hát lộ thiên, sân vận động, vườn cây, quảng trường, bãi đất rộng, khuôn viên của các trường học, cơ quan, bãi biển, khu vực biểu diễn công cộng + Ưu điểm: * Tổ chức sự kiện ở không gian ngoài trời ít bị giới hạn, bó hẹp trong một phạm vi không gian cụ thể. * Thuận tiện cho việc tăng, giảm quy mô của sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện có thể thay đổi không gian cho phù hợp với diễn biến thực tế của sự kiện, trong khi đó điều này sẽ rất khó nếu tổ chức sự kiện trong hội trường. * Không gian ngoài trời có thể là một trong những điều kiện thích hợp cho việc đưa ra các ý tưởng sáng tạo độc đáo do không bị giới hạn bởi không gian hẹp, ít bị rơi vào trùng lặp về không gian cũng như ý tưởng. + Nhược điểm: * Chỉ phù hợp với một số loại hình sự kiện nhất định * Chịu ảnh hưởng rất lớn của yếu tố thời tiết. Đây là nhược điểm mà các nhà tổ chức sự kiện cần phải quan tâm ví dụ, vào những tháng thường có mưa to chẳng hạn, cần phải xem xét các dự báo về thời tiết và có kế hoạch chuẩn bị dự phòng khi thời tiết bất lợi xảy ra * Các điều kiện hỗ trợ thường khó khăn hơn so với tổ chức trong các hội trường (ví dụ nguồn điện, lối đi lại, khu vực vệ sinh, nhân viên phục vụ, vấn đề an ninh ) * Giới hạn về thời gian chuẩn bị và các thủ tục xin phép. - Không gian trong các phòng tổ chức sự kiện: Đó là nơi tổ chức sự kiện trong các không gian giới hạn khác nhau, có thể là trong các phòng chuyên dụng về hội nghị, hội thảo; nhà hát; viện bảo tàng, khu hội chợ, triển lãm, các gian hàng, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa, lớp học + Ưu điểm: * Có khuôn khổ rõ ràng, do đó ít có những biến động lớn về kế hoạch cũng như công tác triển khai sự kiện. * Lợi dụng được cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có cũng như các dịch vụ mà cơ sở cung ứng không gian có thể cung cấp cho ban tổ chức sự kiện (ví dụ như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, nhân viên phục vụ ) * Đảm bảo hơn trong các vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh so với không gian ngoài trời. + Nhược điểm: 39
41. * Bị bó hẹp về quy mô nhất định, do đó khi tính toán số khách mời nhà tổ chức sự kiện cần phải căn cứ vào địa điểm hoặc ngược lại (nếu đã chốt danh sách khách mời) nhà tổ chức sự kiện phải tìm địa điểm phù hợp. * Dễ lặp lại, dễ rơi vào khuôn mẫu trong cách bài trí, tổ chức. - Không gian hỗn hợp: Đó là sự kiện được diễn ra vừa ở ngoài trời, vừa ở trong nhà. Ví dụ: Ngày hội Trung thu 2008 tổ chức ở Bảo tàng dân tộc học, các hoạt động vừa diễn ra bên trong khu nhà chính của bảo tàng, vừa diễn ra trong khuôn viên bảo tàng. Không gian hỗn hợp thường kết hợp được các ưu điểm của cả hai loại nói trên. Tuy nhiên việc lựa chọn không gian hỗn hợp tương đối khó khăn (ít có cơ sở có thể thỏa mãn được, đặc biệt ở các thành phố lớn). Tuy nhiên đối với các sự kiện có quy mô lớn, có nhiều nội dung đây là loại địa điểm được lựa chọn phổ biến. 5.2.2. Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm tổ chức sự kiện Theo tiêu chí này có thể chia thành: - Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp - Địa điểm tổ chức sự kiện bị động: 5.3. Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện - Khu vực đón tiếp: Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp - Khu vực để xe của khách mời - Các lối đi lại: Lối đi chính, lối đi cho khách VIP, lối đi đến các dịch vụ bổ trợ - Khu vực kỹ thuật - Khu vực triển khai sự kiện: Ví dụ trong các hội nghị hội thảo đó chính là bục diễn thuyết, sân khấu, màn trình chiếu. - Khu vực cung cấp các dịch vụ khác: Như khu vực ăn uống coffee break, khu vực giải lao, vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, tham quan, giải trí - Lối thoát hiểm và khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp. 5.4. Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện - Địa điểm cần phải phù hợp với chủ đề của sự kiện - Địa điểm cần phải phù hợp với quy mô của sự kiện - Có vị trị thích hợp - Có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, không chịu ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực 40
42. - Có các lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ của khán giả, thiết bị, diễn viên, khách VIP, nhân viên và người khuyết tật phù hợp. - Đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác. - Lưu ý các vấn đề về nguồn điện, nước. Hệ thống thông gió, điều hòa nhiệt độ; hệ thống âm thanh, ánh sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy. - Những dịch vụ cũng như sự hỗ từ doanh nghiệp quản lý địa điểm tổ chức sự kiện - Các yêu cầu về thông tin liên lạc (điện thoại, fax, internet, thậm chí các chi tiết nhỏ như wifi, các giắc cắm nguồn cho máy tính ) - Khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp (khu vực sơ cứu, khu vực an toàn cho khách VIP), lối thoát hiểm - Cuối cùng là vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí dự trù hay không? 5.5. Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Chuẩn bị tổ chức sự kiện thường được tiến hành theo các bước cơ bản sau: - Mô tả các yêu cầu cơ bản về địa điểm tổ chức sự kiện: Công việc này được tiến hành dựa trên ngân sách dự toán, chủ đề, chương trình và kế hoạch tổ chức sự kiện. - Lập danh sách các nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện. - Liên hệ với các nhà cung ứng địa điểm và tiến hành đàm phán về các yếu tố có liên quan. - Lựa chọn địa điểm hợp lý nhất 5.6. Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện thường có những bước cơ bản: - Lập kế hoạch và tiến độ chi tiết cho công tác chuẩn bị địa điểm (nếu cần thiết) - Chuẩn bị các khu vực chính của sự kiện: như sân khấu/ khu vực trình diễn; phòng họp chính; khu vực diễn ra các nội dung cơ bản của sự kiện - Chuẩn bị các khu vực bổ trợ - Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị địa điểm. 6. CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG TRÌNH DIỄN SỰ KIỆN 6.1. Không gian thực hiện sự kiện Không gian thực hiện sự kiện là nơi diễn ra các hoạt động chính của sự kiện. Nó bao gồm mặt bằng, khoảng không gian, và các yếu tố khác (âm thanh, ánh sáng ) xung quanh sự kiện. 41
43. Khi đề cập đến không gian thực hiện sự kiện người ta thường nói đến các nội dung cơ bản sau: - Địa điểm tổ chức sự kiện - Âm thanh, ánh sáng - Sân khấu/ nơi trình diễn sự kiện 6.1.1. Âm thanh và ánh sáng Hầu hết các sự kiện đều cần có âm thanh (trừ sự kiện tổ chức dưới đáy biển hay nhảy dù trên không ), âm thanh là phương tiện truyền tin, là yếu tố kích thích vào không gian thực hiện sự kiện, tác động đều bầu không khí của sự kiện. Hệ thống âm thanh trong sự kiện bao gồm các trang thiết bị âm thanh như: các loại loa, micro, tăng âm, thiết bị điều chỉnh âm thanh Ngôn ngữ sử dụng trong sự kiện là một trong những nội dung quan trọng liên quan đến âm thanh, tùy theo sự kiện để lựa chọn ngôn ngữ phù hợp. Trong trường hợp sử dụng phiên dịch cần lưu ý đến trang thiết bị đi kèm cho đối tượng này cũng như các khoản chi phí khác có liên quan. Cùng với âm thanh, ánh sáng cũng là yếu tố tác động đến không gian thực hiện sự kiện. Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng cần đảm bảo tính khoa học, hiện đại vừa phải đảm bảo tính nghệ thuật. Trên cơ sở mục đích, chủ đề của sự kiện nhà tổ chức sự kiện cần đưa ra các yêu cầu cụ thể về âm thanh, ánh sáng cho sự kiện là cơ sở để thiết kế nên hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp. Trong trường hợp, thuê các nhà cung ứng dịch vụ âm thanh, ánh sáng nhà tổ chức sự kiện cần yêu cầu nhà cung ứng phải thiết kế chi tiết và mô tả thật cụ thể. Hệ thống âm thanh ánh sáng cần phải hoàn tất trước khi sự kiện diễn ra từ 1 đến 2 ngày, và cần phải có sự chạy thử, diễn tập. Ngoài ra nếu sự kiện có trình diễn ca nhạc cần có sự phối hợp giữa các nhà cung ứng âm thanh ánh sáng với nhà cung ứng dịch vụ ca nhạc hay các dịch vụ khác có liên quan. 6.1.2. Sân khấu/ nơi trình diễn sự kiện Các yếu tố cơ bản của một sân khấu trình diễn Tùy theo từng loại hình sự kiện, sân khấu trình diễn có thể có những yếu tố khác nhau: - Vị trí của sân khấu - Khung sân khấu (bao gồm khung để căng phông, treo các thiết bị âm thanh, ánh sáng ) - Phông trang trí 42
44. - Khu vực hậu trường sân khấu - Các trang thiết bị trên sân khấu (ví dụ: các loại bục, đồ trang trí, khẩu hiệu, bàn cho đoàn chủ tịch, bục diễn giả, thiết bị âm thanh ) 6.2. Người dẫn chương trình và diễn giả - Người dẫn chương trình Người dẫn chương trình cần phải hiểu và nắm rõ mục đích, chủ đề, đối tượng khách mời tham gia sự kiện. Cần có sự thảo luận, thống nhất về kịch bản, nội dung, lời nói giữa nhà tổ chức sự kiện và người dẫn chương trình không nên chủ quan dựa vào kinh nghiệm, khả năng của người dẫn chương trình. - Diễn giả Diễn giả là người tham gia phát biểu trong sự kiện. Việc chuẩn bị các nội dung liên quan đến diễn giả tương tự như đối với khách mời tham gia sự kiện. Ngoài ra nhà tổ chức sự kiện còn phải quan tâm đến các nội dung khác cần trao đổi với diễn giả như: - Mục đích, chủ đề, khách mời của sự kiện - Nội dung/ bài phát biểu (có chuẩn bị trước, hoặc tùy diễn giả ) - Các câu hỏi có liên quan - Các tài liệu, trang thiết bị hỗ trợ diễn giả 6.3. Đạo diễn và dàn dựng sân khấu Trong hoạt động tổ chức sự kiện vai trò của người đạo diễn và dàn dựng sân khấu cũng có một ý nghĩa nhất định, đặc biệt trong trường hợp sự kiện có liên quan nhiều đến hoạt động biểu diễn. Đạo diễn nói một cách nôm na tức là người dàn dựng sân khấu. Muốn đàn dựng được, trước hết trong tay chúng ta phải có kịch bản. Khi đã có một kịch bản như mong muốn, đáp ứng được yêu cầu đã đề ra để phục vụ nhiệm vụ chính trị hoặc một mục đích nào đó, công việc tiếp theo là người đạo diễn phải nghiên cứu kỹ kịch bản và hình thành ý đồ đạo diễn. - Ý đồ đạo diễn là gì? Ý đồ đạo diễn là những dự kiến ban đầu về vở diễn của người đạo diễn, những dự kiến đó chứa đựng cảm xúc và đã được lý trí soi sáng. ý đồ đạo diễn ví như bản thiết kế căn nhà của người xây dựng vậy -Những khâu chính trong dàn dựng. - Làm việc với diễn viên, hướng dẫn từng diễn viên cách thể hiện nhân vật. - Làm việc với hoạ sĩ về trang trí, phối cảnh, màn lớp phục trang và đạo cụ biểu diễn của diễn viên. 43
45. - Làm việc với nhạc sĩ về nhạc nền, nhạc hát (nếu có ca kịch).v.v - Làm việc với tổ kỹ thuật về ánh sáng, tiếng động cho sân khấu. - Tổ chức sơ duyệt, tổng duyệt và công diễn. Các bước làm việc với diễn viên: Mỗi đạo diễn có một phương pháp làm việc với diễn viên. Tuy vậy, công việc này đều tuân theo nguyên tắc chung là: - Đạo diễn phải giúp cho diễn viên tìm hiểu, phân tích mọi mặt của nhân vật như lý lịch, cá tính, tư tưởng, tình cảm, ước muốn, vai trò trách nhiệm của nhân vật trong kịch, giúp diễn viên thể hiện nhân vật từ dễ đến khó, từ đơn giản đến phức tạp. - Dành sự chủ động, sáng tạo, thể nghiệm nhân vật cho diễn viên, trên cơ sở những gợi ý và thị phạm đường nét. - Sử dụng đạo cụ cũng như các phương tiện phụ trợ khác chỉ khi nào thật cần, không có không được với câu hỏi luôn đặt ra là: Những thứ này có tham gia vào hành động kịch không? Những thứ đó có giúp gì cùng diễn viên, làm giàu thêm tiếng nói sân khấu hay không? Quá trình dàn dựng vở là quá trình đạo diễn hướng dẫn diễn viên vào vai, nhập vai, tức là thể nghiệm nhân vật. Đó là quá trình đạo diễn sử dụng mọi phương tiện trong tay để thực hiện ý đồ. Công việc dàn dựng thường tiến hành theo thứ tự các giai đoạn sau: - Cho diễn viên thoại lời. - Điều chỉnh đài từ, ngữ điệu diễn viên. - Xác định hoàn cảnh quy định. - Xác định hành động nhân vật. - Tổ chức xung đột, sự biến, sự kiện, cao trào. - Phối hợp ánh sáng, âm nhạc, đạo cụ, phục trang, tiếng nói và các yếu tố phụ trợ khác. - Hoàn chỉnh vở diễn. Trên đây là một số nghiệp vụ cơ bản khi tiến hành hoạt động sân khấu trong nhà văn hoá. Sân khấu là một loại hình nghệ thuật tổng hợp, mang tính tập thể cao. Muốn buổi biểu diễn thành công thì người đạo diễn phải biết huy động hết khả năng sáng tạo của các thành phần tham gia, không được coi nhẹ bất cứ một khâu đoạn nào, một bộ phận nào trong quá trình hoạt động sân khấu tại nhà văn hoá. 7. CHUẨN BỊ VỀ NHÂN LỰC CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN Việc chuẩn bị nhân lực trong sự kiện cần được tiến hành theo các bước cơ bản: 44
46. - Xác định mô hình tổ chức lao động - Lập kế hoạch về nhân lực cho sự kiện - Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực (như bố trí, tuyển dụng, ký kết hợp đồng ) - Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân công công việc, hướng dẫn thực hiện theo bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập ) - Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị 7.1. Xác định mô hình tổ chức lao động 7.1.1. Mô hình tổ chức lao động đơn giản Mô hình đơn giản (simple structure) là mô hình mà người đứng đầu là nhà quản lý sự kiện, trực tiếp chỉ đạo các nhân viên nghiệp vụ tổ chức sự kiện. (xem sơ đồ sau)Sơ đồ 4.1. Mô hình tổ chức lao động đơn giản Nhà quản lý sự kiện (Event manager) An Bình Cường Dũng Ngọc Đây là mô hình tổ chức phổ biến nhất trong tổ chức các sự kiện nhỏ, nó linh hoạt, dễ thay đổi và thích ứng với hoàn cảnh thay đổi, các trách nhiệm thường được phân định rõ ràng - người quản lý là trách nhiệm cho tất cả các hoạt động liên quan đến sự kiện này. Tuy nhiên, ngoài một số ưu điểm nói trên mô hình này cũng có những hạn chế nhất định như: - Do một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực khác nhau, nên tính chuyên môn hóa trong công việc sẽ bị hạn chế, mặt khác để có được nhân viên đủ khả năng tham gia thực hiện nhiều công việc, nhiều lĩnh vực là điều không đơn giản. - Thứ hai, mô hình này không phù hợp với các sự kiện có quy mô tương đối lớn, khối lượng công việc nhiều. - Thứ ba, đòi hỏi người quản lý sự kiện phải có hiểu biết rất rộng (và tương đối sâu) về tất cả các lĩnh vực trong tổ chức sự kiện. Mặt khác nếu người quản lý sự kiện có những hạn chế về chuyên môn hoặc phong cách lãnh đạo thì rủi ro cho sự thất bại của công tác tổ chức là rất lớn vì tất cả các quyết định sẽ tập trung ở một người. 45
47. 7.1.2. Mô hình tổ chức lao động theo chức năng Mô hình tổ chức lao động theo chức năng (Functional structures- xem sơ đồ sau) đứng đầu là nhà quản lý sự kiện tổng thể (General manager), trực tiếp chỉ đạo các cán bộ quản lý cấp dưới (theo chức năng) như: Quản lý thương mại (Commercial manager), Quản lý truyền thông và hành chính (Media administration manager), Quản lý các dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration manager), Quản lý bán hàng trong sự kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chương trình (Tournament director). - Cán bộ Quản lý thương mại phụ trách các nhân viên: quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); quan hệ về giấy phép (Licensing coodinator) - Cán bộ Quản lý các dịch vụ trong sự kiện phụ trách các nhân viên: Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với các nhà cung ứng (Tournament coodinator) - Cán bộ quản lý bán hàng trong sự kiện phụ trách các nhân viên bán hàng (Corporate sales executive) - Đạo diễn nội dung chương trình phụ trách các nhân viên: quan hệ công chúng (Publicity manager); phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); phụ trách các mảng chức năng khác (Function coordinator) Mô hình tổ chức lao động theo chức năng khuyến khích phát triển chuyên môn của đội ngũ lao động, ngoài ra tránh sự chồng chéo các trách nhiệm trong công việc. Mô hình nói trên (tham khảo từ cơ cấu tổ chức lao động trong tổ chức giải quần vợt Úc mở rộng) chỉ là một ví dụ tham khảo, có thể bổ sung thêm các nội dung theo chức năng cho mô hình này. Hạn chế cơ bản của mô hình này, là nếu thiếu hiểu biết về các nhiệm vụ và các bộ phận chức năng nếu chỉ tập chung đảm bảo lợi ích của bộ phận mình có thể xung đột với các bộ phận chức năng khác. Trong các doanh nghiệp tổ chức sự kiện lớn khi vận dụng mô hình này thường tiến hành việc luân chuyển đội ngũ nhân viên qua các khu vực chức năng khác nhau nhằm tăng sự hiểu biết cho nhân viên, tăng sự gắn kết và phối hợp trong công việc. 46
48. Sơ đồ 4.2: Mô hình tổ chức lao động theo chức năng Nhà quản lý sự Đạo diễn nội dung chương kiện trình Quản lý Q lý truyền Quản lý các Quản lý Quản thương thông và dịch vụ bán hàng lý quan mại hành chính trong sự trong sự hệ công kiện kiện chúng trợ lý nội Lễ tân dung sự kiện quan quan phụ trách phụ Phụ Phụ Phụ Phụ hệ hệ địa điểm trách trách trách trách trách với về các bán bán marketi các tài giấy nhà hàng hàng ng hoặc lĩnh trợ phép cung 1 2 kinh vực ứng doanh khác du lịch Nv. tổ chức trình Nv. tổ chức nhân viên Nv. diễn 1 trình diễn 2 marketing 7.1.3. Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận (Program-based matrix strucctures) là mô hình tổ chức lao động hỗn hợp, có sự kết hợp của các bộ phận chức năng để tiến hành tổ chức hoạt động theo từng nội dung công việc. Dưới đây là một ví dụ về mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận Sơ đồ 4.3. Ví dụ về mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận Nhà quản lý sự kiện Các hệ Các địa điểm thống hỗ Khu vực Khu vực Khu vực Khu vực trợ đón tiếp hội thảo vui chơi ăn uống giải trí 47
49. Hệ thống an ninh Hệ thống vận chuyển Hệ thống thông tin liên lạc 7.1.4. Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng (Multi- organisational or network structures) là mô hình được áp dụng đối với các sự kiện có số lượng nhân viên tham gia không lớn (ít hơn 20 người), nhưng nội dung công việc lại tương đối nhiều. Mô hình này gần giống mô hình đơn giản nhưng có nhiều cấp hơn Thực tế trong mô hình này, các mảng công việc được giao cho người phụ trách còn việc tiến hành được ký kết với các nhà cung ứng. Ví dụ sau khi ký kết với một công ty đảm bảo an ninh, nhân viên phụ trách an ninh chỉ có trách nhiệm giám sát và phối hợp với lãnh đạo của nhóm nhân viên này. Sơ đồ4.4. Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng Nhà quản lý sự kiện (Event manager) Phụ trách địa Phụ trách Phụ trách Phụ trách điểm về các nhà tài chính Marketing (Venue cung ứng (Accounting (Marketing management) dịch vụ consunltant) consutancy) (Catering company) Nhà cung cấp Nhà cung Các nhân Các nhân Các dịch vụ trung ứng viên viên nhân gian viên Các nhân viên 48
50. Mô hình này có ưu điểm là tiết kiệm được nguồn nhân lực của nhà tổ chức sự kiện, như không cần duy trì một đội ngũ nhân viên thường xuyên lớn mà chỉ cần hợp tác mang tính sự vụ với các nhà cung ứng. Một ưu điểm khác là tận dụng được tính chuyên nghiệp của các nhà cung ứng dịch vụ trên cơ sở các hợp đồng chi tiết về cung ứng dịch vụ. Ngoài ra ngân sách tổ chức sự kiện cũng được dự toán chính xác (trên cơ sở các hợp đồng đã được ký kết với các nhà cung ứng trung gian). Một số hạn chế của mô hình này là chất lượng của các dịch vụ phụ thuộc rất lớn và các nhà cung ứng dịch vụ trung gian. Ngoài ra nếu nhân viên phụ trách các mảng này nếu thiếu những hiểu biết nhất định về lĩnh vực mà mình phụ trách, cũng như thiếu kinh nghiệm trong việc kiểm soát, phối hợp cũng có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng nói chung của cả chương trình. 7.2. Các chức danh trong tổ chức sự kiện Như trên đã trình bày, tùy theo quy mô và loại hình sự kiện cũng như mô hình tổ chức lao động của sự kiện có thể có nhiều chức danh khác nhau. Khái quát công việc có thể chia thành các nhóm chức danh cơ bản sau: - Nhà quản lý sự kiện - Các cán bộ quản lý trung gian - Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện - Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một cách chi tiết hơn các chức danh nói trên. 8. CHUẨN BỊ HẬU CẦN CHO SỰ KIỆN Chuẩn bị hậu cần cho sự kiện được hiểu bao gồm rất nhiều các công việc thuộc nhiều lĩnh vực như: - Đón tiếp khách mời và những thành phần tham gia sự kiện khác - Cung ứng các dịch vụ vận chuyển - Cung ứng các dịch vụ lưu trú - Cung ứng các dịch vụ ăn uống - Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia sự kiện. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Trình bày quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện. 2. Hãy nêu các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện và quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. 49
51. 3. Nêu những yêu cầu về hình thức và nội dung thiếp mời. 4. Việc chuẩn bị và gửi thiếp mời, giấy mời cần chú ý đến những nội dung nào? 5. Nêu các yếu tố cơ bản trong trình diễn sự kiện. 6. Trình bày các mô hình tổ chức lao động. 50
52. CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chương: TCSK05 Giới thiệu: Nội dung chương 5 sẽ mô tả các nội dung về quản trị hậu cần tổ chức sự kiện. Phân tích các bước của quy trình chung trong quản trị hậu cần tổ chức sự kiện. Cung cấp các nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển, tổ chức đưa đón khách, cung ứng dịch vụ lưu trú và cung ứng dịch vụ ăn uống. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm quản trị hậu cần, cung ứng hậu cần trong tổ chức sự kiện; - Trình bày được nội dung quản trị hậu cần, cung ứng hậu cần trong tổ chức sự kiện; - Lập được quy trình tổ chức hậu cần trong tổ chức sự kiện; - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong quá trình nghiên cứu, học tập. Nội dung chính: 1. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1. Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện là gì - Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tổ chức đưa đón khách - Cung ứng các dịch vụ lưu trú - Cung ứng các dịch vụ ăn uống - Quan hệ với cơ quan truyền thông và quản trị mạng lưới thông tin, liên lạc trong sự kiện. - Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia sự kiện. 1.2. Vai trò của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện - Quản trị hậu cần đảm bảo cho việc cung ứng các dịch vụ thiết yếu (như ăn uống, lưu trú, vận chuyển) cho khách mời, và các thành phần khác tham gia sự kiện vì vậy nó là điều kiện cần để thu hút khách mời, mang lại sự hài lòng cho khách mời tham gia sự kiện. 51
53. - Các dịch vụ cung ứng mà khách được hưởng là một phần, một nội dung trong sự kiện, nó góp phần tô điểm thêm chủ đề của sự kiện, góp phần không nhỏ trong việc đạt được các mục tiêu của sự kiện. - Quản trị hậu cần là hậu phương, là cái nền cơ bản cho việc dàn dựng và trình diễn các chủ đề của sự kiện. 2. QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Quy trình chung trong quản trị hậu cần bao gồm các bước cơ bản sau: 1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ 2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 3. Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ 4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ 5. Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan 6. Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ 2.1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ Trong kế hoạch cung ứng dịch vụ cần phải chú ý đến việc lập tiến độ chi tiết cho từng loại dịch vụ, ngoài ra nên có kế hoạch dự phòng trong việc cung ứng dịch vụ. 2.2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 2.2.1.Phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Có nhiều tiêu thức phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho doanh nghiệp. Trong quản trị tổ chức sự kiện người ta thường quan tâm đến các tiêu chí sau: - Phân loại theo giá trị hàng mua: + Nhà cung ứng chính + Nhà cung ứng phụ - Phân theo tính chất quan hệ: + Nhà cung ứng truyền thống + Nhà cung ứng mới - Phân loại theo dịch vụ trong tổ chức sự kiện: Theo cách phân loại này, với mỗi nhóm dịch vụ trong tổ chức sự kiện sẽ có các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tương ứng, thông thường người ta chia ra các nhóm sau: + Nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển 52
54. + Nhà cung ứng dịch vụ lưu trú + Nhà cung ứng dịch vụ ăn uống + Nhà cung ứng trang thiết bị cho tổ chức sự kiện + Nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện + Nhà cung ứng các dịch vụ bổ trợ khác 2.2.2. Tìm kiếm các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Việc tìm kiếm các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ thường qua các nguồn thông tin sau: + Nguồn thông tin nội bộ: + Nguồn thông tin từ phía các nhà cung ứng + Nguồn thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng 2.2.3. Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Có nhiều tiêu chuẩn làm căn cứ để lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho một sự kiện cụ thể, như: - Giá cả của các hàng hóa dịch vụ (phù hợp với ngân sách sự kiện không) - Chất lượng hàng hóa, dịch vụ - Thời gian cung ứng - Uy tín và những đảm bảo của nhà cung ứng - Những yêu cầu riêng của nhà tổ chức sự kiện mà nhà cung ứng có thể đáp ứng - Khả năng của nhà cung ứng: ví dụ một khách sạn liệu có thể cung ứng được các dịch vụ buồng vào thời điểm tổ chức sự kiện hay không? - Điều kiện thanh toán 2.3 Ký kết hợp đồng với nhà cung ứng Một bản hợp đồng cung ứng (xem mẫu ở phụ lục) ngoài các thông tin cần có của hợp đồng (như các căn cứ, thông tin các bên ) cần đặc biệt chú ý đến các thông tin liên quan đến việc cung ứng như: - Tên, số lượng, quy cách, chất lượng, bao bì (nếu có) của hàng hóa/ dịch vụ; - Giá cả, điều kiện thanh toán - Điều kiện cung ứng - Thời gian cung ứng - Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng 53
55. - Hiệu lực của các bên khi vi phạm hợp đồng - Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận 2.4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ Việc kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ mang tính đặc thù riêng cho từng loại hình dịch vụ. Nhìn chung việc kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ có những bước cơ bản sau: - Trước khi diễn ra sự kiện (hay theo thời hạn cung ứng dịch vụ) tiến hành liên hệ với nhà cung ứng, nếu cần thiết tiến hành kiểm tra sự chuẩn bị và sẵn sàng phục vụ của nhà cung ứng (trong hợp đồng nên có điều khoản này để thuận lợi cho việc kiểm tra); - Thanh toán cho nhà cung ứng: thường là nhà tổ chức sự kiện phải thanh toán (hoặc đặt trước) cho nhà cung ứng một phần giá trị của dịch vụ (tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng) trước khi cung ứng, theo đúng thời hạn nhà tổ chức sự kiện phải tuyệt đối đúng hẹn với điều kiện này. - Phối hợp trong quá trình cung ứng dịch vụ - Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng 3. CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ TỔ CHỨC ĐƯA ĐÓN KHÁCH 3.1 Quy trình chung trong quản trị hậu cầu tổ chức sự kiện. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển là: - Mục đích, chương trình của sự kiện - Khoảng cách - Điều kiện tự nhiên, môi trường, địa hình, đường xá, khí hậu - Ngân sách tổ chức sự kiện - Chất lượng, giá cả, mức độ an toàn của phương tiện - Các đặc điểm tâm sinh lí cá nhân của khách (như độ tuổi, giới tính, sức khoẻ, thói quen tiêu dùng ) - Các hiện tượng tâm lí xã hội phổ biến (phong tục tập quán, truyền thống, tôn giáo tín ngưỡng, bầu không khí tâm lí xã hội, dư luận xã hội, thị hiếu, tính cách dân tộc ) 3.2. Các nhà cung ứng dịch vụ và phương tiện vận chuyển 3.2.1. Các phương tiện vận chuyển Sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng Đối với vận chuyển bằng đường không và đường sắt, và ô tô công cộng 54
56. các dịch vụ đi kèm thường có tính cứng nhắc (nhà tổ chức sự kiện khó có thể can thiệp hay kiểm soát), nếu nhà tổ chức sự kiện phải chịu việc cung ứng các dịch vụ liên quan đến hai loại phương tiện này thì công việc chủ yếu của họ bao gồm: - Lựa chọn nhà cung ứng thích hợp, lựa chọn chất lượng của dịch vụ (ví dụ hạng vé máy bay; loại vé đường sắt như: vé ngồi mềm, ngồi cứng, vé nằm, toa riêng ; lựa chọn công ty vận tải hành khách đường bộ phù hợp). - Đặt chỗ, mua vé cho khách - Tổ chức gửi vé, gửi thư, hướng dẫn - Tổ chức đón khách (nếu có) Trong trường hợp, khách phải tự lo việc đi lại và được ngân sách sự kiện chi trả cho chi phí vận chuyển. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý - Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức sự kiện cần gửi thêm các lưu ý để đảm bảo yêu cầu thanh toán (như khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận chuyển hợp lệ ) - Khi khách đến tham gia sự kiện, phải có các nhân viên phụ trách nội dung này; thông báo, hướng dẫn khách làm các thủ tục thanh toán (ví dụ các mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận ) - Nên thanh toán ngay cho khách, không nên để khi sự kiện kết thúc (khách đã trở về nơi ở) mới tiến hành thanh toán và gửi tiền cho họ. - Dự tính các trường hợp phát sinh trong thanh toán phí vận chuyển (như đi taxi hóa đơn không hợp lệ/ không có vé ô tô ) để xin hướng giải quyết trước. Ngay cả trong quá trình triển khai thực tế nếu gặp các tình huống phát sinh, không nên từ chối khách ngay mà cần xin ý kiến của người có trách nhiệm chi trả các khoản phí này cho khách. Thuê dịch vụ vận chuyển bằng ô tô Ở Việt Nam hiện nay việc thuê phương tiện để đưa đón khách mời tham gia sự kiện (hay trong quá trình diễn ra sự kiện) thường liên quan đến các phương tiện vận chuyển đường bộ trong đó chủ yếu là ô tô. - Xe 4 chỗ: Đây là loại xe có đặc tính an toàn, sang trọng, lịch sự thể hiện sự tôn trọng khách mời và qua đó nâng cao những ấn tượng của sự kiện đối với khách. Với loại này, người ta tạm chia thành các mức độ như: xe cho chính khách, xe cho giới thượng lưu, xe thông thường Khi lựa chọn xe 4 chỗ cần chú ý: + Việc lựa chọn xe cần căn cứ theo kế hoạch và ngân sách của sự kiện + Căn cứ vào đối tượng khách để lựa chọn xe (ví dụ: một chính khách cao cấp phải được ưu tiên phục vụ bằng các loại xe đẳng cấp nhất). Trong trường 55
57. hợp khách mời có vị thế xã hội gần như tương đương với nhau nên chọn cùng một loại xe, ngược lại trường hợp người có vị thế xã hội cao hơn hẳn nên đầu tư lựa chọn các phương tiện sang trọng cho những đối tượng này. + Đẳng cấp hay mức độ của xe không chỉ phụ thuộc vào hiệu xe (Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo ) mà còn phụ thuộc vào đời xe, năm sản xuất, các thông số kỹ thuật khác. + Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn cứ vào số lượng khách mời dự tính, sự phân bố số lượng khách cho mỗi loại xe, các loại xe sẽ phục vụ ) + Cần chuẩn bị các vận dụng đi kèm với xe như đồ uống, tạp chí, sách báo, các tập gấp hay thông tin về sự kiện (nếu có), bản đồ chỉ đường, số điện thoại liên hệ với người phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc Cần làm rõ nhiệm vụ cho công tác chuẩn bị này (thuộc về nhà tổ chức sự kiện hay thuê các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu); + Trong một số trường hợp cần có thêm các yêu cầu về: an toàn, vệ sinh, đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn của xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trước khi đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ của người lái xe, việc giải quyết các yêu cầu phát sinh ngoài hợp đồng của khách mời đối với nhà cung ứng dịch vụ. Ngoài ra, trong một số trường hợp cần thiết còn phải trực tiếp kiểm tra các thông số kỹ thuật của xe như: cách bố trí chỗ ngồi trong xe, mùi điều hòa, độ ồn, độ giảm xóc, phương tiện nghe nhìn, phương tiện thông tin liên lạc + Người phụ trách về phương tiện vận chuyển (của nhà tổ chức sự kiện) cần có một danh sách các lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách đi cùng mỗi xe + Lập lịch trình điều phối xe, nếu cần thiết hãy tham khảo hoặc thuê các chuyên gia về điều phối vận chuyển tư vấn cho công việc này (trong trường hợp các sự kiện lớn, quan trọng và có tần suất, số lượng các chuyến xe lớn) - Xe khách: có nhiều loại khác nhau như xe 7 chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ, 45 chỗ Những chú ý khi lựa chọn xe khách cũng tương tự như xe con 4 chỗ (đã đề cập ở trên), ngoài ra cần chú ý một số điểm sau: + Kiểm tra tính khả thi trong vận chuyển bằng xe khách. Ví dụ nơi đỗ xe, tuyến đường cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có được phép chạy trong thành phố không? + Khi thuê xe khách cho sự kiện cần lưu ý, số lượng khách cho mỗi xe nên chỉ bằng khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế trên xe (ví dụ với xe 45 chỗ chỉ nên sử dụng để vận chuyển ít khoảng từ 22 cho đến 28 khách). Các phương tiện vận chuyển khác 56
58. Ngoài các loại phương tiện chủ yếu nói trên, trong tổ chức sự kiện còn có thể sử dụng một số loại phương tiện khác như: xe đạp, xe máy, xích lô tuy nhiên cần lưu ý các phương tiện này khi sử dụng chủ yếu nhằm mục đích tạo sự mới lạ, tạo ấn tượng với khách mời hoặc là một điểm nhấn, một chủ đề riêng trong sự kiện. Ví dụ: trong việc ăn hỏi ở Hà Nội có nhiều nhà tổ chức một đoàn xích lô dạo trên phố, hình thức này mới đầu đã tạo ra những ấn tượng khá thú vị. 3.2.2 Tổ chức đón khách khi khách sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng Trong trường hợp này, người có trách nhiệm đón khách nên tham khảo quy trình sau: 1. Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15 phút so với kế hoạch 2. Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách 3. Cầm bảng đón khách (nếu cần) 4. Nhận diện và đón chính xác đoàn khách của mình. 5. Chào khách lịch sự, vui vẻ 6. Giới thiệu tên người đón 7. Làm quen với trưởng đoàn (nếu có) 8 Làm quen với các thành viên khác trong đoàn 9. Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so với danh sách đoàn 10. Phối hợp với khách trong việc kiểm tra hành lý, tư trang cá nhân. 11. Mời, hướng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có) 12. Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận 13. Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trong đoàn (nếu có trong kịch bản). 14. Mời và sắp xếp khách lên xe 15. Kiểm tra xác số lượng khách lại lần cuối 16. Thông báo khởi hành với lái xe và đoàn khách 17. Chào mừng đoàn khách và cung cấp thông tin - Giới thiệu đầy đủ thông tin về ban tổ chức sự kiện - Hỏi thăm, quan tâm khách - Giới thiệu khái quát về chương trình của sự kiện - Cung cấp những thông tin ban đầu cho khách - Thuyết minh trên đường 57
59. - Giới thiệu về địa điểm tổ chức sự kiện/ nơi khách sẽ được bố trí ăn nghỉ - Thống nhất quy trình nhận buồng tại cơ sở lưu trú với đoàn khách 4. CUNG ỨNG DỊCH VỤ LƯU TRÚ 4.1. Quy trình cơ bản trong việc tổ chức nhận buồng 1. Liên hệ với lễ tân về việc nhận buồng trước khi đoàn đến cơ sở lưu trú. 2. Xác nhận chính xác số phòng, loại buồngvà thủ tục nhận phòng. 3. Cung cấp danh sách chính xác đoàn khách cho khách sạn 4. Vận chuyển và bàn giao hành lý cho khách. 5. Phối hợp với lễ tân, trưởng đoàn (nếu cần) để nhanh chóng, chính xác hoàn tất các thủ tục nhận buồng 6. Nhận chính xác sơ đồ buồng, chìa khóa, phiếu dịch vụ miễn phí từ lễ tân. 7. Kiểm tra cẩn thận các thông tin liên quan đến các dịch vụ của khách sạn. 8. Phát chìa khóa cho khách theo đúng danh sách đã bố trí từ trước, thông báo nội dung tiếp theo trong chương trình của sự kiện 9. Đánh dấu chính xác số buồng khách ở vào danh sách đoàn. 10. Giao hành lý cho nhân viên khuân vác theo đúng danh sách buồng đã phân công (nếu có) 11. Phát danh thiếp, tập gấp của khách sạn cho khách. 12. Giới thiệu các dịch vụ tại khách sạn (hay cơ sở lưu trú) 13. Vị trí của các dịch vụ 14. Cách thức sử dụng dịch vụ 15. Giải quyết nhanh các công việc còn tồn tại liên quan đến việc nhận buồng và thủ tục đăng ký tạm trú cho khách. 4.2. Quy trình chung trong việc tổ chức trả buồng 1. Thông báo cho lễ tân chính xác ngày, giờ trả phòng 2. Thời gian và cách thức thanh toán các dịch vụ của đoàn 3. Giờ báo thức khách (nếu cần) 4. Thông báo chính xác ngày, giờ trả buồng 5. Hoàn tất thủ tục trả buồng 6. Thời gian cụ thể mang hành lý ra khỏi buồng 7. Thanh toán đầy đủ các dịch vụ phát sinh khách sử dụng (không được nhà tổ chức sự kiện chi trả) 58