Giáo trình Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp (Phần 2) - Nghề: Lập trình máy tính - Trình độ: Lành nghề

Nội dung text: Giáo trình Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp (Phần 2) - Nghề: Lập trình máy tính - Trình độ: Lành nghề

1. Bài 4 CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP MÃ BÀI: ITPRG04.4 1. Lập lược đồ dữ liệu với mô hình thực thể liên kết 1.1 Khái niệm mô hình thực thể liên kết Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu. Như đã trình bày trong chương 2 chúng ta tạm thời tách việc phân tích dữ liệu vì dữ liệu có tính độc lập tương đối. Tuy nhiên luôn nhớ rằng dữ liệu là đối tượng của chức năng xử lý. Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định khung khái niêm về các thực thể, thuộc tính, và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng. Mục đích của mô hình xác định các yếu tố: . Dữ liệu nào cần xử lý. . Mối liên quan nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu. Phương pháp thực hiện xây dựng lược đồ cấu trúc được thể hiện qua 2 cách tiếp cận cơ bản và chúng hỗ trợ cho nhau . Phương pháp Mô hình thực thể liên kết: Phương pháp này trực quan hơn đi từ trên xuống dưới, bằng cách xác định các thực thể, mối liên kết giữa chúng rồi đến các thuộc tính. Phương pháp này bao trùm được nhiều thông tin và dễ triển khai hơn, tuy nhiên kết quả hay dư thừa. . Phương pháp Mô hình quan hệ: Xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đi đến các thực thể thông qua các bước chuẩn hoá và quan hệ để tạo các lược đồ quan hệ. Phương pháp này đi từ dưới lên, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý. Trong thực tế chúng ta nên làm theo 2 cách để so sánh và tạo được biểu đồ tốt. 1.2 Thực thể và kiểu thực thể Thực thể là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Thực thể phải tồn tại, cần lựa chọn có lợi cho quản lí và phân biệt được. Thí dụ : Các khách hàng đều có tài khoản để giao dịch và các nhà cung cấp cung cấp các mặt hàng. Ở đây các đối tượng được quan tâm: 66
2. Tài khoản Khách hàng Nhà cung cấp là thực thể đối tượng cụ thể Mặt hàng Khoa công nghệ thông tin là thực thể đối tượng cụ thể Nghành xử lý nước thải Để định nghĩa một cách chính xác hơn ta đưa ra khái niệm: Kiểu thực thể (entity type) và thể hiện thực thể (entity instance). Kiểu thực thể là tập hợp các thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng cùng bản chất. Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập hợp hay lớp của kiểu thực thể. Sau này trong các ứng dụng để tránh sử dụng nhiều khái niệm ta đồng nhất thực thể và kiểu thực thể. Thí dụ: ông "Nguyễn văn Bích", Hoá đơn số "50", Mặt hàng "X30 "là các thực thể cụ thể. Nhưng "Khoa Công nghệ thông tin" , "Ngành xử lý nước thải" là các thực thể trừu tượng vì ta không xác định rõ ràng các tiêu chuẩn của nó. Với các thực thể nêu trên ta có kiểu thực thể tương ứng: Khách hàng, hoá đơn, hàng, khoa, ngành. Biểu diễn thực thể : Kiểu thực thể được biểu diễn bằng hình hộp chữ nhật trong đó ghi nhãn tên kiểu thực thể. Giả sử ta có các kiểu thực thể tương ứng các nhãn khách hàng, ngành học, sách. Khách hàng Ngành học Sách Ta dễ nhân thấy rằng trong một bảng dữ liệu thì mỗi một bảng là kiểu thực thể, và tương ứng mỗi dòng của bảng là một bản ghi có nghĩa là thể hiện của thực thể; các cột ứng với các thuộc tính của thực thể. 1.3 Liên kết và kiểu liên kết Liên kết Là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự ràng buộc về quản lí. Thí dụ: Ông Nguyễn Văn An làm việc ở phòng tài vụ, Hoá đơn số 50 gửi cho khách hàng Lê Văn ích; Sinh viên Trần tĩnh Mịch thuôc lớp Tin Kiểu liên kết 67
3. Là tập các liên kết cùng bản chất. Các kiểu thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất. Biểu diễn các liên kết bằng đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể. Các dạng kiểu liên kết Giả sử ta có các thực thể A,B, C, D Kiểu liên kết là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của thực thể kia.  Liên kết một-một (1-1) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại. Liên kết này còn gọi là liên kết tầm thường và ít xảy ra trong thực tế. Thông thường liên kết này mang đặc trưng bảo mật hoặc cần tách bạch một kiểu thực thể phức tạp thành các kiểu thực thể nhỏ hơn, chẳng hạn một chiến dịch quảng cáo (phát động) cho một dự án, một số báo danh (ứng với một môn thi) có một số phách. 1-1 1-1 Phát Dự án Số Môn, động BD,môn Phách  Liên kết một - nhiều (1-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có một thực thể trong A. Liên kết này biểu diễn kết bằng đoạn thẳng giữa hai kiểu thực thể và thêm trạc 3 (hay còn gọi chân gà) về phía nhiều. Thí dụ: Một lớp có nhiều sinh viên (sinh viên thuộc vào một lớp). Một khách hàng có nhiều tài khoản (tài khoản thuộc về một khách hàng). 1-N 1-N Khách hàng Tài Khoản LỚP SINH VIÊN  Liên kết nhiều - nhiều (N-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A. Biểu diễn liên kết này bằng ba trạc (chân gà) ở cả hai phía. N-N N-N NHÀ CUNG CẤP MẶT HÀNG A B Liên kết nhiều nhiều rất khó cài đặt trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu sẵn có. Để dễ biểu diễn người ta dùng phương pháp thực thể hoá bằng cách bổ sung thực thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều - nhiều thành hai liên kết một - nhiều 68
4. MẶT HÀNG MH/NCC NHÀ CUNG CẤP A A/B B Ở đây A/B là thực thể trung gian giữa A và B, MH/NCC là kiểu thực thể trung gian giữa kiểu thực thể "Mặt hàng" và "Nhà cung cấp" Liên kết nhiều bên (nhiều phía): Một kiểu thực thể có thể liên kết với nhiều kiểu thực thể. Liên kết này cũng biểu diễn dưới dạng một thực thể trung gian. Thí dụ: Liên kết các kiểu thực thể trong hệ thống lập thời khoá biểu. Giữa các thực thể giáo viên, lớp, phòng học và tiết học có liên kết nhiều- nhiều và chúng được thực thể hoá bằng thực thể trung gian là “Thời khoá biểu” để có được mô hình E-R trong hình 3.3. Ta có thể tự kiểm tra điều này qua ý nghĩa của các thuộc tính và quan hệ của nó. LỚP GIÁO VIÊN THỜI KHOÁ BIỂU PHÒNG HỌC TIẾT HỌC Hình 4.1 - Mô hình thực thể liên kết bài toán thời khoá biểu 1.4 Các thuộc tính Định nghĩa: Thuộc tính là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết. Thí dụ như Hoá đơn 30 : ngày 20/5/2004, tổng số tiền 4.000.000 đ Kiểu thuộc tính : Có 4 kiểu thuộc tính . Thuộc tính tên gọi : Thuộc tính định danh như Họ và tên, Tên mặt hàng . Thuộc tính mô tả: Các dữ liệu gắn liền với thực thể dùng mô tả các tính chất của thực thể và là thuộc tính không khoá. . Thuộc tính kết nối : nhận diện thực thể trong kiểu thực hệ hay mối liên kết. Thuộc tính kết nối dùng để kết nối giữa các thực thể có liên kết với nhau. Thuộc tính kết nối là khoá ở quan hệ này và là thuộc tính mô tả ở quan hệ khác. . Thuộc tính khoá: Dùng để phân biệt các thực thể hay liên kết; bởi vậy thuộc tính khoá không được cập nhật. 1.5 Biểu đồ thực thể liên kết Trong khi biểu đồ luồng dữ liệu dựa trên các tiến trình của hệ thống và xoay quanh những tiến trình này, thì biểu đồ thực thể liên kết lại dựa trên sự miêu tả dữ liệu. Chúng cũng biểu diễn hệ thống thông tin và được coi là mô hình nhận thức của hệ thống. 69
5. Biểu đồ thực thể liên kết có thể được đưa ra trước hoặc sau biểu đồ luồng dữ liệu nhưng sự có mặt của chúng là điều cần thiết trong quá trình phân tích hệ thống. Biểu đồ thực thể liên kết mô tả dữ liệu và được sử dụng để phân tích dữ liệu sau khi những biểu đồ này được chuẩn hoá. Để hiểu được biểu đồ thực thể liên kết, chúng ta cần phải hiểu được những định nghĩa cơ bản của một vài thuật ngữ sử dụng trong quá trình nghiên cứu. . Kiểu thực thể: Là những mục cụ thể trong tổ chức mà nó được nhận biết rõ ràng. . Kiểu liên kết: Là sự tương tác giữa các mục cụ thể trong tổ chức. . Các thuộc tính: Mỗi thực thể và mối quan hệ đều có một vài thuộc tính. Ba mục trên cấu thành cơ sở cho sơ đồ thực thể liên kết. Ngoài ra, các thực thể và các mối quan hệ được tổ chức thành từng tập. Các tập này là những thành phần của biểu đồ thực thể liên kết. 1.5.1 Phát hiện các kiểu thực thể Một tập thực thể có thể chỉ có một loại thực thể, và tập hợp được đặt tên phù hợp. Ví dụ, trong hệ thống thông tin ở bệnh viện, các bác sỹ là một tập hợp, các y tá là tập hợp thứ hai, thuốc là tập thứ ba, trang thiết bị là tập thứ tư, các bệnh nhân được chăm sóc lại là một tập khác Các tập thực thể được đặt tên tương ứng với các phần tử của chúng. Do đó, các tập trong bệnh viện có thể được đặt tên là BÁC SỸ, Y TÁ, THUỐC, TRANG THIẾT BỊ, CÁC BỆNH NHÂN v.v Một nhóm làm việc gồm một bác sỹ, một y tá, một bệnh nhân được bảo trợ, một hộp thuốc và một vài trang thiết bị, v.v không thể coi là một tập, nhưng có thể coi là một thực thể, ta sẽ gọi là TEAM. Một nhóm các thực thể này được gọi là thực thể TEAMS. Biểu đồ thực thể liên kết sẽ sử dụng những tập thực thể này. Các kiểu thực thể ta thường tìm từ 3 nguồn: . Các tài nguyên: vật tư, tài chính, con người, môi trường . Các giao dịch: Các thông tin đến từ môi trường bên ngoài nhằm kích động một chuỗi các hoạt động nào đó của hệ thống chẳng hạn như đơn hàng, hoá đơn . Các thông tin đã cấu trúc hoá: sổ sách, hồ sơ, các bảng biểu quy định. 1.5.2 Phát hiện các kiểu liên kết Bất cứ hai thực thể nào cũng có thể tương tác với nhau, hay nói cách khác, có mối quan hệ với nhau. Mỗi thành phần của một tập thực thể có mối quan hệ với một thành phần của tập thực thể khác. Nhiều cặp tập hợp thực thể của hệ thống có thể có nhiều tập quan hệ. Mỗi tập được đặt tên tương ứng với mối quan hệ. Trên thực tế có rất nhiều các liên kết giữa các thực thể nhưng ta chỉ ghi nhận các kiểu liên kết có ích cho công tác quản lí và các liên kết giữa các kiểu thực thể mà ta vừa phát hiện ở trên. Liên kết 1-1 70
6. Liên kết tầm thường, ít xảy ra trừ trường hợp cần bảo mật thông tin hoặc thực thể phức tạp với quá nhiều các thuộc tính nên tách thực thể thành 2 thực thể và giữa 2 thực thể này có quan hệ 1-1 Liên kết 1 - nhiều Đó là các liên kết thường hay gặp nhất, thường thông qua các đường truy nhập, không phải một bước mà được lần theo khoá có thể qua nhiều thực thể khác nhau. Các liên kết 1 - nhiều thường là: Chứng từ / Dòng chứng từ HOÁ ĐƠN DỰ TRÙ Dòng hoá Dòng dự trù đơn Đặc biệt mối liên quan thường được diễn tả bằng các giới từ sở hữu "cho, thuộc, bởi, của, là, có ". Trong trường hợp này chúng ta chỉ xét liên kết hạn chế nên không chỉ ra liên kết như thế nào thông qua các liên kết 1-n với các giới từ trên. Lớp Phân loại Khách Sinh viên Sách Hoá đơn Liên kết nhiều - nhiều Mặc dù liên kết này cũng rất phổ biến nhưng trong các bài toán quản lý để cài đặt được trong mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, nó phải được thể hiện bằng các liên kết một nhiều bằng cách thêm một kiểu thực thể trung gian với khoá là tổ hợp khoá của các bên tham gia. Liên kết nhiều bên nhiều phía Đây là liên kết khá phức tạp tổng quát của liên kết ở trên chẳng hạn như liên kết thời khoá biểu gồm liên kết nhiều nhiều giữa các thực thể giáo viên, sinh viên, phòng học và tiết học (xem hình trên). 1.5.3 Phát hiện các thuộc tính Mỗi một thực thể bao gồm một số thuộc tính nhất định, và phân thành 3 loại thuộc tính phổ biến: . Thuộc tính khoá nhận diện (khoá đơn hoặc khoá kép): thuộc tính này xác định sự duy nhất thể hiện của thực thể trong kiểu thực thể. 71
7. . Các thuộc tính mô tả chỉ xuất hiện ở mỗi kiểu thực thể, dùng để mô tả các đặc trưng của thực thể, đó là các thuộc tính cố hữu. . Thuộc tính kết nối: đó là thuộc tính thể hiện vai trò kết nối giữa 2 kiểu thực thể. Nó là thuộc tính khoá nhận diện ở thực thể này và đồng thời xuất hiện là thuộc tính mô tả ở thực thể khác. Thí dụ:Việc xuất nhập vật tư của một cơ sở sản xuất kèm theo phiếu nhập/xuất kho với các thông tin chung về tờ phiếu và chi tiết các dòng vật tư xuất nhập: Phiếu có dạng sau Đơn vị Phiếu nhập/xuất kho Quyển số Số Ngày tháng năm Tên người lập: Bộ phận: Nhập vào kho: Ghi có tài khoản SSố Tên Đơn Số lượng Giá Thàn Ghi TT hang vị đơn vị h tiền chú tính Xin Thực nhập nhập Cộng Cộng thành tiền (Viết bằng chữ) Người nhập/xuất Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ở đây sẽ xuất hiện 2 kiểu thực thể là phiếu nhập / xuất và dòng phiếu nhập/xuất. Phiếu X/N Dòng phiếu X/N Chúng ta xem xét lại ví dụ về hệ thống Quản lý cung ứng vật tư đã trình bày trong chương 1. Các thực thể được xác định như sau : 72
8. (1) Tài nguyên: Người cung cấp Phân xưởng Tồn kho Mặt hàng (2) Giao dịch : Đơn hàng - dòng đơn hàng Giao hàng - dòng giao hàng Hoá đơn - dòng hoá đơn Phát hàng - dòng phát hàng Dự trù - dòng dự trù Xuất/nhập kho - dòng Xuất/nhập kho (3) Thông tin cấu trúc: đa số là các liên kết phản ánh bằng sổ sách, chứng từ Các liên kết giữa các thực thể được xác định như sau: Dự trù/ Đơn hàng (nhiều - nhiều) Mặt hàng / người cung cấp (nhiều- nhiều) Ngoài ra một số thực thể xuất hiện trong các tình huống khi hệ thống thực hiện sẽ được đưa vào trong tương lai. Qua phân tích trên, sơ bộ ta vẽ được biểu đồ sau: mô hình thực thể liên kết về quản lý kho vật tư Tồn X/nh SH-MH SH-MH kho kho Ngày xuất/nhập Lượng tồn Lượng Ngưỡng X/N xuất/nhập 73
9. Phân SHPX Phát hàng xưởng Mô tả PX SH phát hàng Ngày phát SHPX nhận Dự trù SH dự trù SHPX Ngày dự trù Dòng phát SH phát hàng hàng Mã MH Dòng dự trù SH dự trù Lượng phát SHPX Mã MH Lượng dự trù SH đơn hàng Dòng đơn SH đơn hàng hàng Mã MH Lượng đặt Đơn hàng SH đơn hàng Mặt hàng Mã MH SH Ngccấp Đơn giá chuẩn Mô tả MH Ngày đặt hàng MH/ngcấ p Hoá đơn Số hiệu HĐ SH-Ngccấp SH ngccấp Ngày HĐ Mã MH Đơn giá Ngccấp SH ngccấp Dòng hoá Số hiệu HĐ Mô tả ccấp đơn SH-Ngccấp Mã MH Lượng lên HĐ SH-Giao hàng Giao hàng SH giao hàng SH ngccấp Ngày GH, nơi cất Dòng giao hàng SH giao hàng SH ngccấp Mã MH SH đơn hàng Hình 4.2 - Mô hình thực thể liên kết E-R của hệ thống cung ứng vật tư Nhận xét : Biểu đồ cấu trúc dữ liệu được xây dựng bằng mô hình thực thể liên kết E- R là phương pháp rất phổ biến và hiệu quả. Ngày nay có rất nhiều công cụ sản sinh tự động các mô hình này như CASE method, EWIN, UML 74
10. 1.5.4 Tạo biểu đồ thực thể liên kết Biểu diễn hệ thống thông tin sử dụng tập thực thể và tập quan hệ được gọi là biểu đồ thực thể liên kết (E-R). Trong một biểu đồ thực thể liên kết, các tập thực thể được biểu diễn bằng một hình vuông và các tập quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi.Việc đặt tên cho hai loại tập này là rất quan trọng. Ví dụ Trong bệnh viện, BÁC SỸ và BỆNH NHÂN quan hệ với nhau thông qua SỰ ĐIỀU TRỊ. Tương tự, BÁC SỸ và Y TÁ quan hệ với nhau bằng SỰ HỢP TÁC, Y TÁ VÀ BỆNH NHÂN quan hệ với nhau bằng SỰ PHỤC VỤ. Các tập thực thể này – BÁC SỸ, Y TÁ và BỆNH NHÂN với những mối quan hệ giữa chúng- SỰ ĐIỀU TRỊ, SỰ HỢP TÁC và SỰ PHỤC VỤ, được minh hoạ trên hình 4-18. Loại miêu tả này được gọi là sơ đồ thực thể liên kết. BÁC SỸ GIÚP ĐỠ ĐIỀU TRỊ PHỤC VỤ Y TÁ BỆNH NHÂN Hình 4.3 - Sơ đồ E – R cho hệ thống bệnh viện A- Các luật và các quy ước Các luật và các quy ước để tạo biểu đồ thực thể liên kết như sau . Một tập thực thể có thể có các mối quan hệ với một hay nhiều tập thực thể. . Trong biểu đồ thực thể liên kết, hai tập thực thể không thể liên kết được nếu không qua tập quan hệ. . Hai tập thực thể có thể liên kết được với nhau thông qua một hay nhiều tập quan hệ. Ví dụ BÁC SỸ và BỆNH NHÂN có thể có mối quan hệ ĐIỀU TRỊ và LỆ PHÍ. . Một tập quan hệ có thể kết nối hai hay nhiều tập thực thể. Ví dụ, quan hệ ĐIỀU TRỊ có thể kết nối BÁC SỸ, BỆNH NHÂN và THUỐC lại với nhau. Tất cả các mối quan hệ kể trên đều được minh hoạ trong hình 4-19 cho hệ thống bệnh viện. B - Quan hệ N ngôi 75
11. Quan hệ giữa hai tập thực thể được gọi là quan hệ hai ngôi. Tương tự, mối quan hệ của ba, bốn, năm, tập thực thể được gọi là quan hệ ba, bốn, năm ngôi. Đơn thuốc BÁC SỸ Điều trị Điều trị THUỐC Y TÁ BỆNH Phân loại NHÂN Hình 4.4 - Đa sơ đồ thực thể liên kết E - R Một quan hệ N ngôi có thể được thay bằng một tập thực thể mới và tập thực thể mới này có thể liên kết với các tập thực thể đang tồn tại thông qua các tập quan hệ mới. Phương pháp này được sử dụng để chuyển quan hệ N ngôi thành một số quan hệ hai ngôi. Hình 4-20 minh hoạ sơ đồ thực thể liên kết quan hệ hai ngôi thu được nhờ chuyển đổi sơ đồ thực thể liên kết N ngôi trong hình 4-19. BÁC SỸ Liều NGHIÊN Giới thuốc CỨU thiêu Chuẩn đoán của Lệ phí BỆNH Phương THUỐC Y TÁ thuốc mắc cho BỆNH bởi NHÂN ĐƠN Phụcv THUỐC ụ Hình 4.5 - Sơ đồ thực thể liên kết tương đương hình 4-19 Trong quá trình chuyển đổi, ba tập quan hệ bốn ngôi - ĐIỀU TRỊ, VIỆC CHO ĐƠN THUỐC và SỰ PHÂN PHỐI - được thay thế bởi các tập thực thể mới – BỆNH TẬT, SỰ NGHIÊN CỨU, SỬ DỤNG- và sau đó từng tập thực thể mới liên kết với các tập thực thể đang tồn tại thông qua ba tập quan hệ mới. 76
12. Vì vậy, quy tắc chuyển đổi là tập quan hệ N ngôi có thể được thay thế bằng một tập thực thể mới và N tập quan hệ. Nhờ đó ta được biểu đồ thực thể liên kết chỉ gồm các tập quan hệ hai ngôi. C - Các thực thể và các mối quan hệ không mong muốn Bất cứ thực thể nào không có quan hệ với các tập thực thể khác sẽ không có giá trị gì trong sơ đồ thực thể liên kết. Sự biểu diễn toàn bộ hệ thống như một thực thể không cung cấp bất cứ tiện ích nào trong phát triển hệ thống, khi đó hực thể này sẽ bao gồm tất cả các thực thể của hệ thống và vì thế không có mối quan hệ với bất cứ thực thể nào. Mỗi tập thực thể của hệ thống có thể có vài mối quan hệ với mỗi tập thực thể khác của hệ thống. Việc chỉ ra tất cả các quan hệ này trên biểu đồ thực thể liên kết sẽ làm cho biểu đồ thực thể liên kết trở nên phức tạp. Không cần thiết phải minh hoạ tất cả các quan hệ này, nếu như quan hệ giữa hai tập thực thể của hệ thống đã rõ ràng thông qua một vài tập quan hệ đang tồn tại, dù trực tiếp hay gián tiếp. Thật không may, sự cung cấp mỗi quan hệ này trên sơ đồ thực thể liên kết sẽ làm cho hệ thống trở nên phức tạp mà không hề cung cấp thêm bất cứ một thông tin mới nào về hệ thống. Ví dụ, một BỆNH VIỆN có CÁC PHÒNG và CÁC PHÒNG có CÁC BỆNH NHÂN. BỆNH VIỆN cũng có CÁC BỆNH NHÂN. Những thông tin này được đưa ra trong biểu đồ thực thể liên kết trong hình 4-21(a). Quan hệ CÓ của BỆNH NHÂN và BỆNH VIỆN rất rõ ràng thông qua PHÒNG, quan hệ CÓ trực tiếp giữa BỆNH VIỆN và BỆNH NHÂN là thừa. Cách tạo biểu đồ thực thể liên kết đúng đắn được minh hoạ trong hình 4-21(b) D - Bổ sung các thuộc tính Các thành phần của hệ thống – các tập thực thể và các tập quan hệ-đều có các thuộc tính và là các phần tử quan trọng của biểu đồ thực thể liên kết. Có hai quy ước cho việc bổ sung các thuộc tính trong biểu đồ thực thể liên kết. Một cách là viết các thuộc tính của thành phần ở bên cạnh hộp biểu diễn thành phần. Cách khác là viết thuộc tính của các thành phần trong một vòng tròn và kết nối vòng tròn với hộp biểu diễn thành phần bằng một đường thẳng. Hình 4-22 minh hoạ cả hai cách. Quy ước thứ nhất sẽ được sử dụng thông suốt trong cuốn sách này. Tập các thực thể có thể có nhiều thuộc tính, ngoài ra, một thuộc tính nào đó được sử dụng làm định danh cho tập thực thể. Thuộc tính định danh được gạch chân trong biểu đồ thực thể liên kết. Tập quan hệ có hai định danh, trừ trường hợp đặc biệt được nói đến dưới đây. Hai định danh này cũng là các định danh của hai tập thực thể có quan hệ đó. Các định danh của các tập quan hệ cũng được gạch chân. 77
13. Tên GV Khoa TÊN TẮT BÁC SỸ Trình độ BÁC SỸ HỌ TÊN GIÁO VIÊN CHUYÊN MÔN TÊN TẮT BÁC SỸ SỐ HIỆU BỆNH NHÂN Tên GV Điều trị BỆNH TẬT Dạy Số SV Môn: SHIỆU BỆNH NHÂN BỆNH HỌTÊN SINH VIÊN NHÂN ĐỊA CHỈ Số SV Lớp: Khoa Hình 4.6 - Các quy ước bao gồm thuộc tính Các định danh của tập thực thể thường được chọn duy nhất. E - Số các quan hệ chủ yếu Số lượng thực thể của một tập, có khả năng cho những quan hệ có thể có bởi các thực thể của tập khác, được gọi là bản số hay số các yếu tố của quan hệ. Số các yếu tố được ghi bên cạnh của đường thẳng nối giữa tập thực thể và tập quan hệ trong biểu đồ thực thể liên kết, như trong hình 4-22 ở trên, thông qua các số m và n. Từng bác sỹ có thể điều trị n bệnh nhân và từng bệnh nhân có thể nhận sự điều trị của n bác sỹ. Các số này có thể- . ít nhất là một, . lớn nhất chính bằng số thực thể trong tập tương ứng. Bác sỹ Điều trị (12) Bệnh nhân Hình 4.7 - Sơ đồ sự kiện của quan hệ 2 : 3 . là bất cứ số nào khoảng giữa hai số. Nếu hệ thống có tổng cộng 3 bác sỹ và 6 bệnh nhân, số bác sỹ chính là 2, còn bệnh nhân là 3, mỗi bác sỹ có thể điều trị cho 3 bệnh nhân và mỗi bệnh nhân có thể được điều trị bởi 2 bác sỹ. Điều này được minh hoạ trong hình 4-23, được gọi là biểu đồ 78
14. sự kiện có mối quan hệ 2:3. Điều này có thể tạo ra tổng cộng 12 mối quan hệ ĐIỀU TRỊ giữa BÁC SỸ và BỆNH NHÂN, được chỉ ra bởi 12 đường đưa vào vòng tròn ĐIỀU TRỊ. Con số này có đạt được bằng hai cách- . số bác sỹ * số các yếu tố trong tập bệnh nhân = 4*3 = 12, hoặc . số các bệnh nhân * số các yếu tố trong tập bác sỹ = 6*2 = 12. Số các yếu tố trong một tập hợp có tác động đến việc nhận biết mối quan hệ. Nếu tập các thực thể liên quan đến một mối quan hệ, thì có số các yếu tố trong tập đó bằng 1, mối quan hệ chỉ có một định danh đồng thời là đơn vị yếu tố của tập thực thể. Ví dụ, nếu chỉ có một bác sỹ trong hệ thống, hoặc tập chỉ có đơn vị yếu tố, thì định danh của mối quan hệ cho tập BÁC SỸ sẽ là đơn vị đó. F - Sự tham gia trong mối quan hệ Sự tham gia trong mối quan hệ bởi các thành viên của tập thực thể có thể có ba loại sau: . Có tính bắt buộc . Tuỳ ý, không bắt buộc . Có điều kiện Tuỳ chọn Bác sỹ Bắt buộc Điều trị Lệ phí Bệnh nhân Điều kiện Hình 4.8 - Ba loại tham dự Trong sự tham gia có tính bắt buộc, mỗi thực thể cần phải tham gia vào ít nhất một mối quan hệ nào đó, trong khi điều này là không cần thiết đối với sự tham gia không bắt buộc. Sự tham gia tuỳ ý của một thực thể biểu thị trên sơ đồ thực thể liên kết bằng một hình tròn trống ở cuối đường thẳng nối nối mối quan hệ với tập thực thể. Sự tham gia có điều kiện là chủ đề cho một số điều kiện xác định và được biểu thị trên sơ đồ E-R bằng một hình tròn đầy ở cuối đường thẳng nối mối quan hệ với thực thể. Khi không có một biểu diễn nào trên đường thẳng đó, mối quan hệ được coi là có tính bắt buộc. Hình trên minh hoạ sơ đồ E-R với hai sự tham gia bắt buộc của BÁC SỸ và BỆNH NHÂN trong mối quan hệ ĐIỀU TRỊ, một sự tham gia tuỳ ý và một có điều kiện trong mối quan hệ PHÍ TỔN. Cách hiểu của sơ đồ E-R hình trên là như sau: 79
15. 1. Mỗi bác sỹ phải tham gia vào điều trị, ít nhất là một bệnh nhân. 2. Mỗi bệnh nhân buộc phải được điều trị bởi ít nhất một bác sỹ. 3. Một bác sỹ có thể có hoặc không tính giá phí tổn đối với một bệnh nhân. 4. Các bệnh nhân được yêu cầu phải trả phí tổn cho những điều kiện chính. 2. Lập lược đồ xử lý dữ liệu với mô hình quan hệ Mô hình quan hệ là mô hình cơ sở dữ liệu thông dụng và dễ cài đặt cho các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Nó có các ưu điểm như đơn giản, chặt chẽ, trừu tượng hoá cao. Sử dụng mô hình quan hệ như là bước tiếp theo để hoàn chỉnh các lược đồ dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết E-R. Trong phần này chỉ trình một số các khái niệm cơ bản, đặc biệt là phụ thuộc hàm, chuẩn hoá quan hệ vừa đủ để cho mục đích này. 2.1 Khái niệm toán học về mô hình quan hệ Mô hình quan hệ R là tập con tích đề các của các miền Di (Domain) R D1 x D2 x x Dn, Quan hệ R có thể biểu diễn là R ={A1,A2, An} với Ai i=1 n là tập hữu hạn các thuộc tính thuộc miền Di tương ứng ta có lược đồ quan hệ r(R) hay r(A1,A2, An) Biểu diễn một quan hệ bằng bảng trong đó cột là các thuộc tính, dòng là các bộ có thứ tự, n là bậc của R hay R là quan hệ n ngôi. Số lượng các bản ghi (bộ) là bản số của quan hệ này. Ví dụ: Ta có bảng quan hệ NHAN VIEN NHAN VIEN (Họ tên, năm sinh, nơi làm việc, lương) Họ tên Năm sinh Nơi làm việc Lương Lê văn A 1960 Đại học bách khoa 425 Hoàng thị B 1970 Viện KH Việt Nam 320 Bộ (tupple) là tập các giá trị thể hiện của một đối tượng. Mỗi bảng quan hệ bao gồm các bộ t(a1, a2 ,. . an) với ai Ai Trong bảng trên t= (Lê văn A, 1960, Đại học bách khoa, 425) là một bộ của quan hệ NHAN VIEN Khoá (key) của quan hệ R là tập con K{A1,A2, An} sao cho Với  t1,t2 R sẽ  A K sao cho t1(A) t2(A) có nghĩa là không tồn tại 2 bộ mà có giá trị bằng nhau trên mọi thuộc tính. Các bộ của K là duy nhất. Nếu K là tập chỉ có một thuộc tính thì ta gọi là khoá đơn, nếu K có nhiều hơn một thuộc tính ta có khoá kép hay còn gọi là khoá bội R(A,B,C,D) là lược đồ quan hệ R với (A,B,C,D) là tập các thuộc tính 80
16. 2.2 Định nghĩa phụ thuộc hàm ( Function dependence) Thuộc tính B gọi là phụ thuộc hàm vào thuộc tính A hay A xác định B, nếu như trong R bất cứ 2 bộ: t1=(a1, b1, c1 ), t2= (a2, b2, c2 ) với ai A , bi B. mà nếu a1= a2 thì ta có b1= b2 , Ta ký hiệu phụ thuộc hàm: A B (A xác định B) Các tính chất của phụ thuộc hàm (Tiên đề Armstrong) Giả sử: A,B,C và D là tập các thuộc tính thì . Tính phản xạ: A A, hay nếu A  B thì A B . Tính chiếu: A B,C thì A B và A C . Tính gộp: A B, A C thì A B,C . Tính tăng cường: A B thì A,C B với C bất kỳ . Tính truyền ứng (bắc cầu): A B, B C thì A C . Tính giả truyền ứng: A B, B,C D thì A,C D Trong các loại phụ thuộc hàm, có một số phụ thuộc hàm liên quan đến tập các thuộc tính khoá của quan hệ và nó là phương tiện có liên quan đến việc chuẩn hoá của lược đồ quan hệ : . Phụ thuộc hàm sơ đẳng (không bộ phận): Phụ thuộc hàm A B gọi là sơ đẳng trong R không tồn tại A  A: A B . Phụ thuộc hàm trực tiếp (không bắc cầu): Phụ thuộc hàm A B gọi là trực tiếp trong R không tồn tại C (C ≠ {A,B}): A C và C B 2.3 Các dạng chuẩn Chuẩn hoá Quan hệ chuẩn hoá là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc tính chỉ chứa giá trị nguyên tố, tức là không phân nhỏ được nữa. . Dạng chuẩn 1 (1NF): một quan hệ R gọi là chuẩn 1 nếu như các miền thuộc tính là miền đơn, không có thuộc tính lặp. . Dạng chuẩn 2 (2NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 2 nếu như nó là chuẩn 1 và phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác không khoá là phụ thuộc hàm sơ đẳng. Nói khác đi mọi thuộc tính không khoá đều không phụ thuộc hàm bộ phận vào khoá. . Dạng chuẩn 3 (3NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 3 nếu như nó là chuẩn 2 và phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác không khoá là phụ thuộc hàm trực tiếp. Nói khác đi mọi thuộc tính không khoá đều không phụ thuộc hàm trực tiếp vào khoá. Nguyên tắc 81
17. Một quan hệ được chuẩn hoá có thể tách thành 1 hoặc nhiều quan hệ chuẩn hoá khác mà không làm mất mát thông tin. Ví dụ: Quan hệ SINHVIEN (môn thi, mã SV, Tên, tuổi, địa chỉ, điểm) đựơc tách thành 2 quan hệ, các thuộc tính gạch chân là các thuộc tính khoá SINHVIEN (mã SV, Tên, tuổi, địa chỉ) KQTHI (môn thi, mã SV, điểm) 2.4 Thành lập biểu đồ BCD dựa vào mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ Để thành lập biểu đồ BCD ta chia thành 4 bước: Bước 1 Thành lập danh sách các thuộc tính ( danh sách xuất phát) Xuất phát từ những " điểm" khác nhau để dẫn đến có nhiều nguồn thông tin cung cấp danh sách các thuộc tính . Danh sách những thông tin cơ bản : thông tin vốn có cần cho quản lý, các thông tin từ nguồn vào, các thông tin lấy từ các giao dịch . Thông tin xuất phát từ một số tài liệu xuất ra của các hệ thống, và lựa chọn ra các tiêu thức của thông tin vì cái đầu ra thường suy ra cái cần phải có. Bước 2 Tu chỉnh lại danh sách ở trên bằng cách: . Loại bỏ các thuộc tính đồng nghĩa : Năm sinh và tuổi, . Loại bỏ các thuộc tính tính toán: thành tiền = đơn giá * soluong . Loại bỏ các thuộc tính tích luỹ mà thực chất cũng từ thuộc tính tính toán : số hàng tồn kho = Tồn kỳ trước +  nhập -  xuất . Thay thế các thuộc tính không đơn bởi các thuộc tính đơn. Lưu ý rằng vì đây là giai đoạn lôgic chỉ tính đến đầy đủ và hợp lý chưa nói đến tiện lợi, nên ở giai đoạn thiết kế sau có thể ta lại bổ sung thêm thuộc tính này Bước 3 Tìm các phụ thuộc hàm có trong danh sách nói trên. Việc xác định các phụ thuộc hàm thực chất phải dựa vào ý nghĩa trên thực tế. . Rà từng cặp thuộc tính trong những danh sách trên, hoặc máy móc và đơn giản hơn là lập bảng 2 chiều. . Tìm các phụ thuộc hàm vế phải không đơn ( gồm nhiều thuộc tính) Bước 4 Chuẩn hoá mô hình quan hệ : 82
18. . Thực tế có một số phương pháp chuẩn hóa: Phân rã hay tổng hợp, phương pháp phủ tối thiểu, đồ thị như đã biết trong lý thuyết cơ sở dữ liệu. . Về lý thuyết cơ sở dữ liệu đã trình bày thuật toán chuẩn hóa. Ở đây ta đưa ra kỹ thuật ứng dụng cho các vấn đề mang tính thực tiễn mà không chứng minh đầy đủ. Phương pháp sử dụng là phân rã một quan hệ thành các quan hệ ở dạng chuẩn 3. . Cách tiến hành chuẩn hoá : Thực hiện chuẩn hóa liên tiép theo thứ tự từ danh sách các thuộc tính bất kỳ đưa về dạng chuẩn 1, rồi đến dạng chuẩn 2, chuẩn 3 Ban đầu ta coi tất cả các thuộc tính nằm trong một quan hệ rồi tiến hành phân rã quan hệ này i) Dạng 1NF: Loại bỏ các thuộc tính tính toán, tích luỹ, đồng nghĩa. Tiến hành tách nhóm các thuộc tính lặp trong danh sách  Phần còn lại danh sách có thể tạo thành một quan hệ mới, tìm khoá cho nó  Phần tách ra cộng thêm khoá trên lập thành quan hệ, tìm khoá ii) Dạng 2NF: Loại bỏ phụ thuộc hàm bộ phận vào khoá chính bằng cách tách phần phụ thuộc ra cộng với bộ phận của khoá nói trên (thông thường khoá là khoá của bộ phận nói trên) để tạo ra các quan hệ mới. Phần còn lại vẫn giữ nguyên quan hệ cũ với khoá cũ của nó. iii) Dạng 3NF: Loại bỏ phụ thuộc hàm vào thuộc tính không khoá bằng cách tách những phụ thuộc hàm không có khoá tham gia, phần tách ra cộng với các thuộc tính ở vế trái (khoá) tạo thành quan hệ mới. Hay nói khác đi là tách các nhóm thuộc tính phụ thuộc hàm vào thuộc tính không phải là khoá (có nghĩa là phụ thuộc hàm bắc cầu vào khoá chính), nhóm tách ra là một quan hệ có khóa mới và phần còn lại tạo thành quan hệ với khoá cũ. Bước 5 Lặp lại các bước từ 1-4 trên các danh sách xuất phát khác ta có tập lược đồ quan hệ phân biệt rời nhau. Tuy nhiên nếu phát hiện trong tập lược đồ dữ liệu có cùng một kiểu thực thể từ các danh sách xuất phát khác nhau thì có thể gộp lại. Khi gộp lại có thể xuất hiện phụ thuộc hàm bắc cầu cho nên khi gộp xong phải tiếp tục cho chuẩn hoá quan hệ vừa gộp lại. Chú ý rằng trong luợc đồ dữ liệu chỉ giữ lại những liên kết 1 - nhiều cần thiết để làm các đường truy nhập vì các liên kết nhiều - nhiều được tách ra, 1-nhiều, các liên kết 1 - 1 rất ít sử dụng. Sau khi phân tích có tập biểu đồ trên ta cần so sánh các phương pháp để xem có sai sót gì không? và để chỉnh lý kịp thời. Một tiêu chuẩn dễ nhận thấy để đánh giá là tính hợp lý và tính logic của các biểu đồ nó phản ánh mối liên hệ giữa các biểu đồ. Ví dụ: Xét các thông tin trên tờ hoá đơn bán hàng và lập bảng chuẩn hoá sau trong hình 3.4. Với danh sách tập thuộc tính, cần phát hiện: Các thuộc tính đơn : SH-Đơn, SH-NCC, Tên-NCC, Đ/C-NCC, Ngày- ĐH, Tổng cộng. Các thuộc tính lặp : Mã-MH, Mô tả-MH, Đơn vị tính, Đơn giá, Số lượng đặt, Thành tiền. Các thuộc tính Thành tiền, Tổng cộng là các thuộc tính tính toán bị loại bỏ. 83
19. Các phụ thuộc hàm trong danh sách thuộc được phát hiện và các bước chuẩn hoá được thực hiện theo hình 3.4 . Cuối cùng ta có 4 quan hệ ở dạng chuẩn3 ứng tập lược đồ với 4 quan hệ : Đơn hàng (SH-Đơn , SH-NCC, Ngày- ĐH) Nguời CCap (SH-NCC , Tên-NCC, Đ/C-NCC) Dòng dơn (SH-Đơn, Mã-MH, Số lượng đặt ) Mặt hàng ( Mã-MH, Mô tả-MH , Đơn vị tính, Đơn giá) Danh sách các thuộc Dạng 1NF Dạng 2NF Dạng tính 3NF SH- Đơn SH- Đơn SH- Đơn SH- Đơn SH-NCC SH-NCC SH-NCC SH-NCC bắc Tên-NCC Tên-NCC Tên-NCC Ngày-ĐH cầu Đ/C-NCC Đ/C-NCC Đ/C-NCC Ngày-ĐH Ngày-ĐH Ngày-ĐH SH-NCC Mã-MH Tên-NCC Mô tả-MH SH- Đơn SH- Đơn Đ/C-NCC Đơn vị tính lặp Mã-MH Mã-MH Đơn giá Mô tả-MH S ố lượng đặt SH- Đơn bộ Số lượng đặt Đơn vị tính Mã-MH phận Thành tiền Đơn giá Mã-MH Số lượng tính toán đặt Tổng cộng Số lượng đặt Mô tả-MH Đơn vị tính Mã-MH Đơn giá Mô tả- MH Đơn vị tính Đơn giá Hình 4.9 Danh sách các thuộc tính và bảng với các bước chuẩn hoá Biểu diễn bằng bảng của các kiểu thực thể liên kết. Trong đó mỗi bảng 2 chiều là kiểu thực thể. Mỗi cột là một thuộc tính, mỗi dòng là thực thể. Trong mô hình ta vẽ các liên kết chính là thể hiện những đường truy nhập vì nó thể hiện các kết nối và phải và lần theo theo các mối nối. Trong mô hình quan hệ khái niệm xuất phát là bảng dữ liệu Ví dụ về quan hệ: ĐƠNHANG - MATHANG - NGUOICCAP - DÒNG ĐH Mô hình thực thể liên kết E-R của hệ hoá đơn này 84
20. ĐON HANG MA THANG NGUOI CCAP DÒNG ĐH Một thí dụ khác: Trong xí nghiệp khi chấm công người ta sử dụng bảng chấm công như sau: Bảng_chấm_công (c, t, m, p, r, g). Với các thuộc tính có ý nghĩa như sau: Công nhân có số hiệu c, tên là t làm trên máy có số hiệu m, ở phân xưởng p mà ông r là trưởng phân xưởng, với số giờ tích luỹ là g. Các thuộc tính có thể thu thập như sau : Tên thuộc tính Giải thích ý nghĩa SH-máy Số hiệu máy Loại-máy Chủng loại SH-PX Số hiệu phân xưởng Tên-PX Tên phân xưởng Trưởng-PX Tên của trưởng phân xưởng Tên-CN Tên công nhân Bậc-CN Tay nghề của công nhân Chỉ số Chỉ số lương cho những bậc thợ Thời gian Thời gian làm việc Tổng số giờ Số giờ tổng cộng của các máy đã chạy của một phân xưởng Tháng Tên của tháng hiện thời 85
21. Đứng Máy máy SH máy SH- Mã CN Pxưởng Công Loại SH-Máy nhân Mã CN máy Thời Tên CN gian Bậc CN SH-PX S/X phân Phân xưởng xưởng SH-PX SH-PX Bậc Tên PX Tháng lương Số lượng Tổng số PX giờ Trưởng PX Bâc CN Chỉ số Hình 4.10 - Mô hình thực thể bài toán tính lương theo giờ công đứng máy CÂU HỎI CÂU 1: Trình bày khái niệm mô hình thực thể liên kết CÂU 2: Thực thể và kiểu thực thể CÂU 3: Liên kết và kiểu liên kết ,các dạng liên kết CÂU 4: Khái niệm toán học về mô hình quan hệ CÂU 5: Hãy nêu các dạng chuẩn 86
22. Bài 5: HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH MÃ BÀI: ITPRG04.5 1. Các kỹ thuật phân tích kinh doanh Trong một nền kinh tế tri thức, việc các công ty luôn phải đối mặt với sự thay đổi vè thị trường, về các đối thủ canh tranh, và còn rất nhiều yếu tố khác. Việc các giám đốc, các nhà quản lí hiểu biết và có kinh nghiệm phân tích trong lĩnh vực kinh doanh là chìa khóa thành công cho mọi doanh nghiệp, và việc giúp đỡ cho các cấp quản lí có được những thông tin chuẩn xác để có được những phân tích chính xác có lợi cho doanh nghiệp về mặt kinh tế là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Các nhà quản lí thường áp dụng một số kỹ thuật phân tích cơ bản sau đây cho các doanh nghiệp mà mình quản lí. 1.1 Phân tích thị trường Phân đoạn thị trường Mô tả toàn cảnh địa lý (đó là nơi mà hầu hết các sản phẩm được bán ra) và nhóm mục tiêu cụ thể trong dân số thuộc khu vực đó. Phân tích ngành . Các thành viên tham gia đến ngành Xác định khách hàng mục tiêu rõ ràng, có thể cũng như các tính cách của họ và hồ sơ về tuổi tác, giới tính, thu nhập, thực tiễn mua hàng, các kênh tiêu dùng, cách sống và thị hiếu nhằm mục đích đảm bảo rằng sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu cầu và cũng như những mong muốn của họ. Nếu họ là các tổ chức khác hoặc các doanh nghiệp, khối lượng tiêu dùng của họ và tiến trình tạo ra quyết định trong việc mua sản phẩm và thanh toán cũng nên được xem xét đến. . Các kiểu phân phối. Lựa chọn kênh phân phối đạt kết quả nhất về sản phẩm/dịch vụ xem xem sản phẩm/dịch vụ nên được trực tiếp bán cho các khách hàng hay bán thông qua trung gian. . Các kiểu cạnh tranh và mua hàng. . Các đối thủ cạnh tranh chính Miêu tả những đối thủ cạnh tranh hiện có mặt trong khu vực thị trường, điểm mạnh, điểm yếu, tầm quan trọng của họ đối với doanh nghiệp của bạn 1.2 Phân tích sản xuất Nguồn lực sản xuất 87
23. Ghi nhận thông tin về các loại danh mục sản phẩm, nguyên vật liệu, bán sản phẩm theo danh mục sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn vị tính, đơn vị quy đổi, mẫu mã, bao bì đóng gói, nước sản xuất, hãng sản xuất, Theo dõi danh mục máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ theo danh mục phân loại, danh mục chi tiết. Ghi nhận các quy định tiêu chuẩn chất lượng, mô tả đặc điểm cho sản phẩm, nguyên vật liệu, xác định điều kiện môi trường hoạt động của công đoạn sản xuất theo danh mục do người dùng thiết lập. Cập nhật giá thành nguyên vật liệu, chi phí nhân công và khấu hao máy móc thiết bị. Theo dõi thông tin nhân viên theo ngành nghề, chuyên môn, chức vụ. Theo dõi thông tin tổng hợp về quy trình Tổng hợp thông tin chung về sản phẩm thiết kế, tình trạng quy trình, yêu cầu số lượng, yêu cầu về thời gian quy trình. Thông tin về công cụ sử dụng chung cho quy trình. Chi tiết chi phí toàn bộ quy trình. Danh sách tổng hợp nguồn lực sử dụng cho toàn quy trình: số lượng nguyên vật liệu, thời gian sử dụng nhân công, máy móc thiết bị. Danh sách bán sản phẩm, sản phẩm tạo thành tại các công đoạn. Cập nhật lại thông tin toàn quy trình khi có thay đổi thông tin quy trình trong quá trình thiết kế. Ghi nhận và tính toán lại chi phí quy trình tại các thời điểm. Ghi nhận thông tin liên quan đến công đoạn sản xuất Thông tin về thời gian thực hiện công đoạn. Tài liệu tham khảo, tài liệu hướng dẫn đính kèm. Sản phẩm đầu ra của công đoạn. Tỷ lệ hao hụt, phế phẩm. Thông tin về định mức nguyên vật liệu, định mức lao động, định mức sử dụng máy móc, thiết bị. Thông tin quá trình chuyển giao sản phẩm giữa hai công đoạn với nhau. Điều kiện môi trường cho phép sử dụng nguyên vật liệu. Khả năng chuyển đổi giữa các loại nguyên vật liệu trong cùng một công đoạn sản xuất. Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm đầu ra của từng công đoạn trong quy trình. Chức năng phân tích Biểu đồ sản phẩm tạo thành theo thời gian. Phân tích chi phí sử dụng cho từng lô sản phẩm. Phân tích chi phí nhân công, nguyên vật liệu, máy móc sử dụng cho từng lô sản phẩm. Thống kê mức chất lượng theo từng lô hàng. So sánh chi phí sử dụng giữa các quy trình. 1.3 Phân tích tổ chức và quản lí Cơ cấu tổ chức 88
24. Xác định rõ một hình thức đăng ký kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh dựa chủ yếu vào kinh nghiệm chủ sở hữu trong quản lý kinh doanh và khía cạnh chuyên môn. Chuẩn bị một sơ đồ tổ chức mà trong đó từng chức năng được minh họa cụ thể. Nhóm quản lý Mô tả nhân sự chủ chốt trong nhóm quản lý về mặt hiểu biết, kinh nghiệm quan hệ kinh doanh, trình độ học vấn và trách nhiệm của họ trong kinh doanh Sự khác biệt của nhóm quản lý Kế hoạch nhân sự Dựa vào biểu đồ tổ chức xác định kế hoạch để thuê nhân sự cấn thiết, chuẩn bị phần miêu tả công việc, các tiêu chí để lựa chọn, tiền thù lao và các phụ cấp khác cho nhân viên. 1.4 Phân tích tài chính Những giả định quan trọng Đưa ra những điều kiện quan trọng mà thiếu chúng phần kế hoạch tài chính có thể bị thất bại. Các chỉ số tài chính cơ bản Phân tích điểm hoà vốn Điểm hoà vốn là mức sản xuất mà ở đó doanh nghiệp không thu được lợi nhuận hoặc cũng không bị lỗ. Sản xuất trên mức này sẽ có lãi và sản xuất dưới mức này sẽ làm doanh nghiệp bị lỗ. Điểm này có thể được tính toán bằng giá trị sản lượng sản xuất, tỉ lệ % hoặc doanh thu. Lỗ lãi dự kiến Bản báo cáo lãi, lỗ cho biết kết quả của hoạt động kinh doanh trong một thời gian nhất định ( tháng hoặc năm). Nó có thể được tính bằng cách lấy doanh thu trừ đi các chi phí hoạt động trong cùng thời gian. Dự kiến lưu chuyển tiền mặt Báo cáo lưu chuyển tiền mặt trong doanh nghiệp cho biết các nguồn (đầu vào) và việc sử dụng (đầu ra) tiền trong kinh doanh của năm đó. Bằng cách lập kế hoạch về lưu chuyển tiền mặt của doanh nghiệp, bạn sẽ dự tính được khi nào bạn cần một khoản tiền mặt bổ sung và khi nào bạn có thể có thêm một khoản tiền dư. Nếu bạn vay từ ngân hàng thì họ sẽ phải biết kế hoạch lưu chuyển tiền mặt của bạn. Bản dự tính cân đối kế toán 89
25. Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài sản (tích sản) và trái vụ nghĩa vụ tài chính, đưa ra một bức tranh về tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định, ví dụ vào cuối năm Tỉ lệ kinh doanh Trong phần cuối của kế hoạch kinh doanh, cần thiết phải kiểm tra tính khả thi của dự án về mặt tài chính. Liệu lợi nhuận của năm đầu tiên có đủ để trả nợ và hoàn trả lãi suất không? Điều gì xẩy ra với khả năng sinh lời dự kiến nếu chi phí nguyên liệu thô tăng 10%? Cái gì nếu dự toán doanh thu chỉ có 80% là hiện thực ? Doanh nghiệp có thể phải có nghĩa vụ trả lãi bằng tiền mặt hàng tháng ? Các tỉ lệ tài chính khác nhau được sử dụng để trả lời tất cả các vấn đề như vậy. 2. Sử dụng một số phần mềm để thực hiện phân tích kinh doanh Để có thể phân tích kinh doanh các nhà quản lí thường tập hợp dữ liệu thông qua các chương trình Microsoft Office gồm Microsoft Excel, Microsoft Word. Và sử dụng một số phần mềm xem xét và quản lí dự án như: Giới thiệu một số phần mềm trợ giúp quản lý dự án . Quản lý các dự án nhỏ  Microsoft Project  Fast Track  ManagePro  TimeLine  MacProject . Đặc điểm  Dễ sử dụng đối với những nhà quản lý không chuyên Tin học  Phản ảnh tốt việc lập kế hoạch dự án (công việc, thời gian, chi phí tài chính, nhân lực)  Còn chưa đáp ứng tốt các yêu cầu khác dối với quản lý: giám sát, điều khiển công việc . Quản lý các dự án mức trung bình  Project Management Workbench  SuperProject . Quản lý các dự án lớn, phức tạp  Primavera  Artimis  OpenPlan Lưu ý: Các phần mềm chỉ có thể trợ giúp người quản lý mà không thể quản lý dự án! Phần mềm MS Project . Chức năng  Lập kế hoạch dự án (Thiết kế hoạch thực hiện dự án): dựa trên các dữ liệu ban đầu về  Các công việc phải làm  Ràng buộc đối với mỗi công việc (thời gian, thứ tự thực hiện) 90
26.  Đội ngũ thực hiện dự án  Kinh phí cần thiết (tiền lương cho anh em) (Lưu ý: các dữ liệu trên giấy phải sẵn sàng trước khi dùng phần mềm)  Xem tình hình thực hiện dự án: Nhiều cách xem (View) khác nhau  Trục thời gian: tương đối hay tuyệt đối  Các thông tin kèm theo sơ đồ công việc Menu View Xem theo Lịch (Calendar) Xem theo lược đồ Gantt Xem theo lược đồ đường găng (PERT ) Xem theo tình hình phân bố Người-Việc (Task usage) Xem tình hình diễn biến thực tế (Tracking Gantt) Xem chi phí nhân công (Resource Sheet) Xem tình hình sử dụng nhân lực (Resource usage)  Điều chỉnh kế hoạch làm việc  Thêm, bớt các công việc  Tăng, giảm thời gian cho mỗi công việc  Bố trí lại nhân sự  Tăng, giảm tiền lương  Cập nhật tiến độ công việc  Xem báo cáo (Report)  Báo cáo tổng hợp (Overview)  Báo cáo theo công việc (Current Activities)  Báo cáo tài chính (Cost)  Báo cáo giao việc (Assignement)  Báo cáo về phân tải công việc (Workload) Phần mềm EASYBIZ V3.0 Với mục đích xây dựng cơ sở để Doanh nghiệp có thể triển khai một cách hệ thống các hoạt động kinh doanh tập trung vào 2 mảng: hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh hàng ngày của các nhân viên và công việc quản lý trong quá trình kinh doanh. Phần mềm EASYBIZ V3.0 có một hệ thống chức năng ưu việt giúp người quản lý cũng như các nhân viên hệ thống được rất nhiều dữ liệu trong quá trình kinh doanh (mỗi người sử dụng một username và password riêng). Về nghiệp vụ là các hoạt động marketing, thu thập thông tin khách hàng, xử lý thông tin khách hàng tiềm năng, phân loại, gửi thư chào hàng, báo giá Còn các hoạt động kinh doanh chăm sóc khách hàng từ lúc khách hàng có yêu cầu cho đến giai đoạn ký kết hợp đồng. Xuyên suốt cả quá trình triển khai, EASYBIZ V3.0 đã phân hệ quản lý hồ sơ khách hàng giúp người sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu linh hoạt với nhiều tính năng: đa dạng hoá thông tin khách hàng, phân loại khách hàng, công cụ tìm kiếm tra cứu, người quản lý có thể phân công khách hàng cho phòng và nhân viên, mỗi sự thay đổi thông tin liên quan đến khách hàng sẽ được tự động nhắn tin cho người quản lý khách hàng. EASYBIZ V3.0 giúp Doanh nghiệp phân hệ quản trị đơn hàng, hợp đồng giúp cho các cán bộ kinh doanh xử lý tốt các yêu cầu của khách hàng kể từ khi phát sinh với các tính năng: nhận yêu cầu khách hàng, lập chào hàng và theo dõi, ngoài ra nó còn 91
27. giúp người sử dụng cập nhật thông tin và công việc liên quan đến đơn hàng: thanh toán, quyết toán và các dịch vụ sau bán hàng. Phân hệ quản lý thông tin sản phẩm giúp Doanh nghiệp tổ chức, cập nhật, đào tạo về các sản phẩm/dịch vụ: các thông tin chi tiết: tên, mã, nguồn gốc, giá, sản phẩm; phân chia sản phẩm/dịch vụ thành nhiều nhóm theo nhiều tiêu chí khác nhau; phân công cho từng phòng/ban và từng nhân viên cụ thể phụ trách sản phẩm/dịch vụ; tự động đưa các thông số, thông tin về sản phẩm; xây dựng các báo cáo kinh doanh theo sản phẩm. Đặc biệt, EASYBIZ V3.0 giúp người sử dụng phân hệ quản trị kinh doanh doanh nghiệp và công cụ bao gồm : Lập và theo dõi thực hiện kế hoạch bán hàng; hệ thống phân tích kinh doanh; phân hệ thông tin kinh doanh; xuất/ nhập dữ liệu có thể giải quyết khó khăn cho Doanh nghiệp như văn phòng đặt tại nhiều địa điểm, nhân viên đi triển khai ở địa bàn xa, người quản lý đi công tác. 3. Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán để hỗ trợ quyết định 3.1 Phân tích các báo cáo tài chính trong doanh nghiệp Khi phân tích các báo cáo tài chính trong doanh nghiệp, có thể kết hợp phân tích dọc và phân tích ngang. . Phân tích ngang là việc tiến hành so sánh về lượng trên cùng một chỉ tiêu của báo cáo tài chính. . Phân tích dọc là việc xem xét mối quan hệ giữa các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính để có những đánh giá thích hợp. Ví dụ : so sánh giữa tài sản lưu động với nợ ngắn hạn bằng số tuyệt đối; so sánh lợi nhuận sau thuế với vốn của chủ sở hữu bằng chỉ số v.v Khi phân tích so sánh cần chú ý . Điều kiện có thể so sánh được . Các chỉ tiêu có mối quan hệ với nhau có ý nghĩa như thế nào đối với việc đề ra quyết định quản lý, đầu tư v.v . Trong quá trình so sánh tuỳ thuộc vào ý nghĩa của từng chỉ tiêu, từng mối quan hệ mà tiến hành so sánh bằng số tuyệt đối hay số tương đối (%) cũng có thế so sánh dưới dạng hệ số. Tuỳ thuộc vào mục đích của người phân tích có thể sử dụng các cách thức so sánh sau :  So sánh số liệu thực tế đạt được với số liệu kế hoạch là để xem xét, đánh giá việc thực hiện các mục tiêu đặt ra đối với từng chỉ tiêu kinh tế.  So sánh số liệu thực tế kỳ này với số liệu thực tế kỳ trước hoặc hàng loạt kỳ trước : là để xem xét, xác định tốc độ và xu hướng phát triển của các chỉ tiêu kinh tế. 92
28.  So sánh số liệu của doanh nghiệp phân tích với các doanh nghiệp cùng loại hoặc so với số liệu trung bình của ngành mà doanh nghiệp hoạt động để xác định sức mạnh của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. 3.2 Kỹ thuật quản lí kế toán Các nhà quản lí cần phải biết 3 khâu chính trong hoạt động của doanh nghiệp từ nhập liệu, thực hiện tính toán đến thực hiện các báo cáo: tồn quỹ, tồn kho, công nợ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và phân tích các chỉ tiêu tài chính. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng . Lập và in ấn các phiếu thu chi tiền mặt, tiền gửi. . Theo dõi thu chi tồn quỹ, kết xuất các báo cáo liên quan. . Cho phép nhập nhiều hóa đơn trên cùng một phiếu. . Theo dõi số dư của từng tài khoản trong ngân hàng. Kế toán tài sản cố định . Theo dõi nguyên giá, khấu hao, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của từng tài sản. . Cho phép lập các phiếu tăng, giảm và phiếu đánh giá lại giá trị tài sản cố định như sửa chữa, lắp đặt thêm . Tự động trích khấu hao theo phương pháp cũng như đối tượng sử dụng do người dùng thiết lập. . Người dùng có thể thực hiện trích khấu hao thủ công mà chương trình vẫn theo dõi được khấu hao. . Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết khấu hao Kế toán thành phẩm và giá thành . Tập hợp chi phí (chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung) của từng phân xưởng hay công trình. . Phân bổ chi phí nhân công và nguyên vật liệu theo phương pháp định mức hoặc hệ số. Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo phương pháp người dùng định nghĩa. . Tính giá thành cả những bán thành phẩm trung gian trong dây chuyền để xác định giá thành của thành phẩm cuối cùng, giải quyết được vấn đề nhận gia công hoặc đem gia công một số công đoạn trong quy trình sản xuất. . Có thể sử dụng hoặc không sử dụng giá thành kế hoạch. . Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo có liên quan. Kế toán vật tư hàng hóa . Lập và in các loại phiếu nhập xuất hàng hóa vật tư thành phẩm. . Theo dõi tồn kho trên từng tài khoản, kho hàng. . Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp tính giá khác nhau. . In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 93
29. . Lập và theo dõi công nợ các phiếu mua hàng. . Kết xuất các bảng báo cáo hàng hóa dịch vụ mua vào. . Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ. . Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo liên quan. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu . Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu. . Kết xuất báo cáo hàng hóa dịch vụ bán ra. . Theo dõi công nợ phải thu theo nguyên tệ và nhiều ngoại tệ khác. . Kết xuất các báo cáo liên quan. Kế toán tài khoản ngoài bảng . Lập và lưu trữ các phiếu liên quan đến tài khoản ngoài bảng. . Tự động kết xuất lên bảng cân đối kế toán. Kế toán tổng hợp . Cho phép nhập và in tất cả các bút toán kết chuyển, điều chỉnh và tổng hợp. . Kết xuất số liệu báo cáo. Kế toán khác . Đây là phần mở rộng của chương trình. Người sử dụng có thể khai báo nhiều đối tượng chi tiết, tài khoản khác vào hệ thống và chương trình sẽ theo dõi được số dư của các đối tượng này. . Người dùng có thể mở rộng khả năng của chương trình với số lượng đối tượng mới không hạn chế. Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ . Kết chuyển chi phí tự động. . Trích khấu hao tự động. . Tự động xác định kết quả nghiệp vụ tài chính và kết chuyển. . Tự động xác định kết quả hoạt động bất thường. . Có thể điều chỉnh số liệu sau khi khóa sổ và thực hiện khóa sổ lại. . Tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ. . Nếu cần có thể tự động trích các quỹ (phân phối kết quả hoạt động kinh doanh). . Không cho phép cập nhật dữ liệu sau khi đã xác định khóa sổ hoàn chỉnh. Hệ thống chứng từ báo cáo . Chương trình in chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ TSCĐ theo đúng quy định của Bộ Tài chính. . Thực hiện tự động các báo cáo tài chính định kỳ theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế, cụ thể như:  Tờ khai Thuế GTGT.  Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa mua vào.  Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa bán ra.  Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ. 94
30.  Bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa, nguyên liệu.  Bảng cân đối kế toán.  Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ.  In các sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và theo nhu cầu riêng của công ty.  Hệ thống báo cáo nội bộ rất chi tiết và đầy đủ, in theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo và mục đích sử dụng báo cáo để tạo thuận lợi cho các cấp lãnh đạo khác nhau nhận báo cáo.  Trừ báo cáo tài chính in theo định kỳ, các báo cáo còn lại đều có thể lựa chọn thời gian báo cáo từ ngày đến ngày hoặc từ tháng đến tháng  Báo cáo nhanh: tất cả các báo cáo đều có thể in vào bất cứ lúc nào cần đến.  Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình hoặc chuyển đổi sang dạng Excel, HTML (đưa lên website), văn bản dạng text hay dạng nhị phân để tùy nghi sắp xếp theo nhu cầu của người dùng. Công cụ hỗ trợ . Theo dõi công nợ theo nhiều đơn vị tiền tệ. . Theo dõi tình hình sử dụng ngân sách, kinh phí trong công ty. . Công cụ tìm kiếm nhanh chóng. . Công cụ kiểm tra phân tích dữ liệu tại mỗi kết xuất: truy ngược về chứng từ phát sinh. . Tự động trích khấu hao, tổng hợp kết chuyển, tính giá thành, xác định lãi lỗ. . Hệ thống báo cáo phong phú, có khả năng thay đổi định dạng báo cáo. . Khả năng mở rộng lớn và có nhiều tùy chọn giúp tương thích với đặc thù của từng đơn vị. 4. Đánh giá và gợi ý các giải pháp về phần mềm để tích hợp các ứng dụng của CNTT 4.1 Giới thiệu về tích hợp ứng dụng Việc tập trung ngày càng nhiều vào tích hợp sản phẩm và dữ liệu là nhằm giảm bớt những thách thức mà các doanh nghiệp đang phải đối mặt hằng ngày. Đó chính là việc phải quản lý các thông tin lưu trữ tại nhiều nguồn dữ liệu, sử dụng nhiều sản phẩm của các nhà cung cấp phần mềm, và xây dựng các ứng dụng mới để đáp ứng nhu cầu kinh doanh có liên quan của doanh nghiệp. Việc tích hợp các ứng dụng phần mềm thành một hệ thống, mang tính khoa học, hiệu quả, đơn giản, tiện dụng và xuyên suốt trong quá trình hoạt động là một việc rất cần thiết và cấp bách trong việc ứng dụng CNTT hiện nay Khái niệm Tích hợp hệ thống Tích hợp hệ thống- System Intergration – đã trở thành một thuật ngữ thông dụng và rất thường được sử dụng trong các đề án CNTT. Nói một cách đơn giản, đó là sự kết hợp các thành phần đơn lẻ thành một hệ thống thuần nhất. Trong CNTT việc tích hợp hệ thống rất đa dạng và được tích hợp ở nhiểu mức khác nhau như: tích hợp hệ thống máy chủ, hệ thống mạng, phần mềm ứng dụng Tích hợp hệ thống ngày càng trở nên quan trọng đối với các cơ quan, doanh nghiệp vì nó đảm bảo cho : - 95
31. Khả năng bảo toàn đầu tư trên cơ sở tích hợp các cơ sở hạ tầng đã có. - Khả năng ứng dụng, tích hợp được nhiều giải pháp trên cơ sở các các hãng khác nhau. - Khả năng phân cấp hệ thống, phân giai đoạn ứng dụng công nghệ. Các thách thức cho việc tích hợp hệ thống Hệ thống thông tin quá đa dạng về platform từ các mức thấp như máy chủ, máy trạm tới các mức cao hơn như HĐH, hệ thống các ứng dụng . · Công nghệ, sản phẩm và giải pháp thay đổi nhanh chóng khiến cho nhiều hệ thống chưa kịp khai thác đã trở nên lạc hậu · Hệ thống mới được tích hợp ở mức thấp, thiếu thiết kế tổng thể và lâu dài. Thiếu tư vấn về phát triển hệ thống. · Đội ngũ làm dịch vụ tích hợp chưa chuyên nghiệp Các lợi ích của việc tích hợp hệ thống . Thiết kế hệ thống mạng tiện ích, an toàn và hiệu quả về chi phí, dễ điều hành. . Thiết lập hệ thống truy cập email, Internet giúp doanh nghiệp trao đổi thông tin hiệu quả, an toàn . Giúp doanh nghiệp máy tính hoá công việc, nâng cao khả năng hoạt động bằng các công cụ như Microsoft Office và các giải pháp phần mềm tác nghiệp hiệu quả . Tích hợp thư điện tử, quản lý tài liệu và hệ thống kiến thức văn phòng. 4.2 Một số ứng dụng và giải pháp tích hợp Cổng thông tin HTAPortal Khi nhu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin ngày càng phát triển đa dạng và phức tạp thì khái niệm web portal đã được phát triển và trở thành bước phát triển kế tiếp của dịch vụ web. Trong quá trình làm việc, tìm hiểu và tiếp cận với các sản phẩm portal framework nổi tiếng, nhóm lập trình HTA đã mạnh dạn đề xuất và phát triển một portal framework dựa trên nền tảng của hệ thống mã nguồn mở uPortal. Đó là hệ thống HTAPortal. Các cải tiến được đề xuất với mong muốn tạo ra được một portal framework có tính linh động hơn trong việc xây dựng các web portal, và không chỉ phục vụ cho môi trường giáo dục như uPortal, mà còn có thể dễ dàng phục vụ cho các lĩnh vực thông tin khác. Với các chức năng cơ bản bao gồm: Chức năng tìm kiếm, dịch vụ danh mục thông tin (Directory Service), kênh thông tin, tích hợp các ứng dụng trực tuyến (thư điện tử, chating, lịch làm việc cá nhân, và các dịch vụ khác), và khả năng cá nhân hóa như các portal framework khác, HTAPortal thực sự trở thành một portal framework đa lĩnh vực nhờ những cải tiến so với uPortal bao gồm: . Các cải tiến ngay trong các module mã nguồn mở, bao gồm các module: cung cấp các nguồn tài nguyên, thông tin và dịch vụ nội trú, ngoại trú, module quản lý tổng thể các nguồn tài nguyên, thông tin và dịch vụ, module quản lý các kênh thông tin. . Xây dựng khái niệm Registration Server: Với HTAPortal thì hệ thống đăng ký dịch vụ (Registration service) đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là điểm khác biệt hoàn toàn so với uPortal. Mục tiêu của hệ thống đăng ký dịch vụ là trở thành một Server đăng ký dịch vụ chuyên trách cho HTAPortal. Về bản chất Registration Server chính là một Web Service Engine làm nhiệm vụ cung 96
32. cấp đầu vào cho tất cả những yêu cầu đăng ký, tìm kiếm, và các yêu cầu dịch vụ. Bao gồm các chức năng sau: 1. Chức năng đăng ký/hủy đăng ký dịch vụ. 2. Chức năng tìm kiếm, liệt kê, sửa đổi dịch vụ và yêu cầu dịch vụ. 3. Chức năng kiểm định dịch vụ. Những chức năng trên đều được thi công như những Web Service và cho phép yêu cầu từ bất kỳ một client nào dựa trên các chuẩn giao tiếp. Vì việc giao tiếp giữa các service là dựa trên các chuẩn được hỗ trợ bởi tất cả các enterprise architecture như: XML-RPC, SOAP, WSDL và WSI, nên việc tích hợp các hệ thống thông tin sẽ trở nên đơn giản hơn. Độc lập với mọi nền tảng trong việc gắn kết thông tin mà HTAPortal đem lại. Nhờ khả năng của Registration Service, HTAServer sử dụng các dịch vụ giống như là một dịch vụ trên máy cục bộ, đây chính là tính độc lập vị trí mà HTAPortal có được. Hệ thống COSA Các dịch vụ mà hệ thống COSA cung cấp hoàn toàn dựa trên các sản phẩm mã nguồn mở nổi tiếng trên thế giới đã được rất nhiều tổ chức sử dụng và phát triển. Sản phẩm này đã được tích hợp và đóng gói thành một giải pháp tổng thể cho một ISP. Ngoài các dịch vụ cơ bản mà chúng tôi sẽ trình bày dưới đây hệ thống còn tích hợp các ứng dụng khác như hệ thống web mail, hệ thống tính cước online, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu MySQL qua web và chương trình quản trị theo dõi hoạt động mạng. Sản phẩm này đã được hợp chuẩn và được triển khai tại một số đơn vị lớn như CDIT, Văn phòng TCT và tới đây hệ thống sẽ được triển khai tại 61 tỉnh, thành trên phạm vi toàn quốc. . Cấu trúc hệ thống  Mạng cung cấp các dịch vụ bao gồm các máy chủ DNS, Web, FTP, Email.  Mạng có các máy chủ Ldap lưu trữ các thông tin về người dùng và các thông tin cấu hình khác  Mạng có các máy chủ Proxy nhằm tập trung và hỗ trợ các máy trong mạng Lan sử dụng Internet  Mạng Lan bao gồm các máy làm việc của nhân viên trong công ty  Các trạm làm việc của quản trị mạng có thể đặt trong mạng Lan hoặc trong một mạng tách rời tùy theo yêu cầu về quản trị mạng. . Các tính năng  Cung cấp toàn bộ các dịch vụ mạng Internet/Intranet với công nghệ hiện đại  Tổ chức hệ thống thư điện tử cung cấp các công cụ gửi nhận và lưu trữ thư  Dịch vụ DNS cho phép cung cấp và quản lý tên miền trên Internet  Cho phép truyền tải dữ liệu qua mạng thông qua giao thức FTP  Cung cấp khả năng lưu trữ thông tin và phát triển các ứng dụng doanh nghiệp qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu  Dịch vụ quản lý truy nhập từ xa với hệ thống chăm sóc khách hàng  Quản lý thống nhất toàn bộ các dịch vụ qua một giao diện cho phép quản trị từ xa qua web . Các ứng dụng 97
33.  Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực xây dựng hệ thống cung cấp các dịch vụ mạng Intranet/Internet cho các doanh nghiệp  Là giải pháp có thể ứng dụng trong nhiều ngành, cụ thể là: Triển khai cho ISP (Internet Service Provider); triển khai cho hệ thống mạng cục bộ của các doanh nghiệp các tổ chức, trung tâm  Phù hợp vớí mô hình mạng Intranet của các đơn vị thuộc nhiều lĩnh vực như trường học, ngân hàng . Cấu trúc phần mềm CÂU HỎI CÂU 1: Hãy nêu các kỹ thuật phân tích kinh doanh CÂU 2: Hãy nêu phân tích các báo cáo tài chính trong doanh nghiệp CÂU 3: Hãy nêu kỹ thuật quản lí kế toán CÂU 4: Hãy nêu khái niệm Tích hợp hệ thống 98
34. Bài 6 :PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH CHO DOANH NGHIỆP MÃ BÀI: ITPRG04.6 Trong chương đầu chúng ta đã giới thiệu, phân tích và thiết kế là hai quá trình độc lập. Tuy nhiên trên thực tế sự phát triển của hai pha này cũng gắn bó chặt chẽ với nhau và người ta không thể nói khi pha phân tích kết thúc, pha thiết kế mới bắt đầu. Chẳng hạn các ý tưởng thiết kế thường hình thành trong suốt quá trình chuẩn bị dữ liệu, các biểu đồ phân cấp chức năng BPC, biểu đồ luồng dữ liệu - BLD, mô hình thực thể liên kết E-R, từ điển dữ liệu và các kỹ thuật của quá trình xử lý, yêu cầu người dùng, v.v Trong chương này gồm các nội dung: Thiết kế tổng thể, thiết kế giao diện và thiết kế kiểm soát. Phần thiết kế chi tiết được trình bày ở chương sau 1. Đại cương về giai đoạn thiết kế Thiết kế là giai đoạn cuối của quá trình phân tích và thiết kế. Tại thời điểm này ta đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ thực hiện ở các bước trước: . BPC : Biểu đồ phân rã chức năng mô tả tĩnh các chức năng của hệ thống . BLD: Biểu đồ luồng dữ liệu đã phân mức, mô tả động và đặt trong mối liên quan về dữ liệu đối với nhau. . BCD Biểu đồ cấu trúc dữ liệu chứa các thông tin và các liên kết, xác định mối quan hệ giữa các thực thể và các thuộc tính của nó được gọi là mô hình thực thể liên kết E-R. Nhiệm vụ giai đoạn thiết kế là chuyển các biểu đồ ở mức logic sang mức vật lí nhằm hướng tới cài đặt hệ thống. Thiết kế HT nhằm chỉ ra các biện pháp áp dụng, các phương tiện thực thi và cách cài đặt cụ thể Các bước tiến hành thiết kế : . Thiết kế tổng thể: Nhằm khái quát hệ thống, phân định ranh giới giữa phần thực hiện bằng máy tính và phần thực hiện bằng phương pháp thủ công. Phân định các hệ thống con máy tính trong HTTT, đó là khu vực trong biểu đồ luồng dữ liệu được xử lí bằng máy tính. . Thiết kế giao diện: Nhiệm vụ chính là thiết kế đầu ra và đầu vào, thực tế thường thiết kế đầu ra trước rồi thiết kế đầu vào. . Thiết kế các kiểm soát: Thiết kế các vấn đề về bảo mật, bảo vệ và an toàn hệ thống . Thiết kế các file dữ liệu : Khi thiết kế logic BCD chỉ quan tâm dữ liệu đủ và không trùng lặp bảo đảm các yêu cầu về lý thuyết. Nhưng thực tế mục đích của thiết kế cần được thoả mãn cho công việc cài đặt sau này như sự thuận tiện, truy nhập nhanh Thiết kế về chương trình: Thiết kế các mô đun và liên kết các mô đun, các dữ liệu kiểm sửa từng mô đun và kiểm thử toàn hệ thống. 99
35. 2. Thiết kế tổng thể 2.1 Phân định hệ thống làm máy tính và hệ thống thủ công Phân định hệ thống máy tính/thủ công nhằm nhằm mục đích đưa ra các nhiệm vụ cho giai đoạn cài đặt. Phân định này tách rời giữa chức năng xử lý và dữ liệu. Đối với xử lý nhà phân tích sử dụng biểu đồ BLD ở giai đoạn phân tích để xem xét , đối với dữ liệu sử dụng lược đồ cấu trúc dữ liệu hoặc mô hình thực thể liên kết E-R để xác định. a. Đối với chức năng xử lý: BLD ở một mức nào đó, kết quả vẫn là BLD nhưng có thêm ranh giới giữa máy tính và thủ công. Trên hình vẽ của biểu đồ được phân định bằng các đường nét đứt đoạn “ ”. Các vùng được phân định có thể không liên thông. Ví dụ trong biểu đồ ta nhìn thấy dáng điệu sau Thủ công Máy tính Hoặc Máy MáyMáy Thủ công tính tínhtính Hình 6.1 Phân định máy tính và thủ công Về phân định các chức năng xử lý có thể phân định nhờ phương pháp dồn và sắp xếp các chức năng theo nguyên tắc . Dồn về hẳn một bên các chức năng thực hiện bằng máy tính, điều đó khá dễ . Nếu trong trường hợp các chức năng không nghiêng hẳn về một bên ta tiếp tục phân rã tiếp sao cho sau khi phân rã có sự phân biệt rõ ràng giữa Máy tính và thủ công Thí dụ: Trong hệ thống cung ứng vật tư, giao diện giữa người cung ứng vật tư và khách hàng có những việc thực hiện tự động hoá bằng máy tinh. Tuy nhiên có những việc thực hiện thuần tuý bằng thủ công mà không thể thay thế bằng máy tính đưọc. Chức năng đối chiếu cũng tương tự như vậy. Bởi vậy các chức năng đó được phân rã tách thành các chức năng chi tiết hơn để có thể tách rời các phần MT/TC Một số chú ý : . Việc phân định các chức năng MT/TC đôi khi dẫn đến sự nhầm lẫn giũa hệ thống thông tin và hệ tác nghiệp. Thực chất ta đang xét MT/TC ngay trong hệ thống thông tin . Trong một chức năng đôi khi có những phần vừa máy tính vừa thủ công, cái khó là làm sao ta có thể tách chúng ra được mà vẫn giữ nguyên được hình dáng biểu đồ của hệ thống. . Việc tách phần MT/TC nhằm gợi ý cho người thiết kế chú ý đến thiết kế giao diện người dùng tại biên giới MT/TC 100
36. . Đối với các hệ thống dùng phương thức trực tuyến thì phần làm bằng máy tính sẽ là chủ yếu. Phần thực hiện thủ công chỉ mang tính theo dõi kiểm tra Thí dụ: Giả sử trong chức năng chọn người cung cấp và thoả thuận hợp đồng ta nhận thấy chức năng 3.1 và 3.2 ở biểu đồ chưa xác định được rõ ràng phần thủ công và máy tính nên cần phân rã tiếp để phát hiện các chức năng thủ công một cách rõ ràng. Hình 4.2 chức năng 3.1 phân rã thành 3.1.1, 3.1.2, và 3.1.3 trong đó 3.1.1 thực hiện bằng thủ công. Tương tự 3.2 phân rã thành 3.2.1, 3.2.2, và 3.2.3 trong đó 3.2.1 thực hiện bằng thủ công. Sau khi dồn 3.11 và 3.2.1. về một phía ta xác định được ranh giới giữa thủ công và máy tính. Hợp đồng MH cung Ng cung cấp CC cấp Người cung cấp mới 3.1 3.2 Chọn Thoả người thuận HĐ người cung cấp cung cấp cung cấp được y/c cung chọn Thươn cấp g lượng TT HĐ Y/c về chà HĐ mới TT o về người ccấp hàn cung cấp Ng cung cấp 101
37. HĐ cung cấp Ng ccấp MH Ng cung cấp 3.1.2 3.1.3 3.2.2 3.2.3 Xđịnh các Đưa ra các Ghi nhận Ghi nhận HĐ còn hạn chi tiết về Nccấp mới HĐ mới Nccấp Người cung cấp được chọn 3.1.1 3.2.1 Tìm Nccấp Chà Thương thích hợp o HĐ mới lượng ccấp hàng mới Y/c về TT Người cung cấp bán hàng Thương lượng HĐ Hình 6.2 Phân rã các chức năng nhỏ hơn b) Phân định đối với các kho dữ liệu: Đối với kho dữ liệu trong BLD khi chuyển sang thực hiện bằng máy tính được biến thành các kiểu thực thể, kiểu liên kết và sau đó khi cài đặt nó chính là các file dữ liệu. Các kho dữ liệu cần phải so sánh lại với biểu đồ cấu trúc dữ liệu BCễuem đã có mặt trong BCD chưa. Với kho dữ liệu nếu thực hiện bằng thủ công chẳng hạn như hồ sơ tài liệu, thì cần loại ra khỏi BCD. Một vấn đề ứng dụng thực tiễn là sau khi chúng ta đã có BCD với các quan hệ dạng chuẩn nhưng đôi khi ta phải thêm vào một thực thể hay một liên kết vào BCD để thuận tiện cho việc cài đặt, chẳng hạn như bảng giá, catalog cung cấp, số hiệu đơn hàng, các danh mục thể hiện giữa mã và giá trị của nó, v. v c. Chọn lựa phương thức và cách sử dụng máy tính: Các phương thức thể hiện đối với hệ thống có thể là hệ thông mở, hệ thống trực tuyến hoặc xử lý theo lô. Mỗi một phương thức quyết định sử dụng đều phải dựa vào cơ cấu tổ chức, khả năng kinh tế và hình thức kinh doanh. 2.2 Phân định các hệ thống con MT Các HTTT, đặc biệt là các hệ thống lớn và phức tạp cần phải được phân thành các hệ thống con sao cho làm đơn giản hoá hệ thống và có thể giao cho các nhóm nhỏ thực hiện một nhiệm vụ độc lập. Hệ thống con thực chất là một bộ riêng lẻ chương 102
38. trình có cấu trúc. HT có thể phân theo nguyên tắc khác nhau nhưng kiến trúc nhận được có chung dạng phân cấp như sau HT HTcon 1 HTcon 2 HTcon n CT1 CT1 CT1 Lẽ thường, nguyên tắc phân định không nhất thiết chỉ căn cứ vào chức năng thuần tuý mà có thể dựa vào các căn cứ sau: Các căn cứ để phân định: . Căn cứ theo thực thể: gom tụ những chức năng xung quanh một kiểu thực thể hay một nhóm kiểu thực thể để tạo ra hệ thống con. Ví dụ như với thực thể khách hàng ta có hệ thống con khách hàng và với vật tư ta có tương ứng hệ thống con quản lý kho vật tư. . Căn cứ theo giao dịch: Các thông tin về nghiệp vụ khi xuất hiện sẽ khởi động một loạt chức năng để cập nhật thông tin. Các chức năng này tạo thành các hệ thống con tương ứng. Ví dụ : Đơn hàng là một trong những dữ liệu có được từ giao dịch bán hàng, do vậy gom các chức năng được khởi động bởi giao dịch đó vào một nhóm ta được hệ thống con quản lý bán hàng. Dựa vào phương pháp lan truyền đối với các luồng dữ liệu xuất phát từ thông tin vào khởi động bằng sự giao dịch để xác định ranh giới của các hệ thống con. . Căn cứ theo thông tin biến đổi: Nếu nhận thấy trong BLD có một khu vực tập trung xử lí thông tin chủ yếu thì gom những chức năng này lại, "nhấc lên" kéo theo những gì liên quan đến thông tin biến đổi này. Ví dụ ta có hệ thống con tính lương:là do khi cần tính luơng sẽ kéo theo những dữ liệu đầu vào như cấp bậc, thâm niên, đồng thời đối với đầu ra sẽ bảng lương chi tiết, bảng tổng hợp lương, . Căn cứ theo tính thiết thực: Thực tiễn của hệ thống là thước đo hiệu suất của thiết kế hệ thống, nó thoả mãn được yêu cầu người dùng với khả năng hạn chế về kỹ thuật, con người, kinh tế và môi trường cho phép. Chẳng hạn tính thiết thực dựa vào:  Cấu trúc nghiệp vụ của cơ quan mà hệ thống sẽ được triển khai.  Vị trí của các cơ sở trong tổ chức để có các hệ thống con phù hợp cho tính chất xử lý cục bộ của nó và khả năng hạn chế về khoảng cách truyền thông. 103
39.  Sự tồn tại của phần cứng nhằm hạn chế đầu tư các thiết bị không hiệu quả.  Trình độ đội ngũ của cán bộ nhân viên thừa hành để xây dựng hệ thống con với khả năng giao diện thích hợp và mức độ phức tạp khác nhau của hệ thống.  Trách nhiệm công tác, thường là quyền ưu tiên truy cập vào dữ liệu. 3. Thiết kế giao diện 3.1 Mục đích Thiết kế giao diện là thiết kế môi trường dành cho người sử dụng trao đổi với hệ thống thông tin. Đây là một công việc quan trọng vì các lý do sau: . Giao diện có tính trực quan càng cao thì càng dễ sử dụng . Giao diện càng dễ sử dụng thì giá thành càng rẻ . Giao diện càng dễ sử dụng thì việc đào tạo người sử dụng càng đơn giản, do đó giảm chi phí đào tạo. . Giao diện tốt thì người sử dụng càng ít cần đến hỗ trợ trong khi vận hành và ít gặp các sự cố sai sót khi thao tác. . Giao diện càng tốt thì người sử dụng càng thích sử dụng, điều này càng tăng sự hài lòng của khách hàng với hệ thống được xây dựng. 3.2 Các chỉ dẫn về thiết kế giao diện người dùng Giao diện người máy (HCI) là lĩnh vực rất rộng và được nghiên cứu trong một giáo trình khác. Những chỉ dẫn dưới đây mang tính gợi ý trong việc thiết kế giao diện: Tính nhất quán: Đặt các nút điều khiển hay các dòng thông báo tại vị trí xác định trên các cửa sổ, sử dụng các cụm từ trong các nhãn và thông báo, phối hợp màu thống nhất từ đầu đến cuối, có sự thống nhất trong giao diện giúp người sử dụng có được hình dung chính xác về cách hoạt động của giao diện. Thiết lập các chuẩn và tuân thủ các chuẩn: Cách tốt nhất đảm bảo sự nhất quán về giao diện trong các ứng dụng là lựa chọn các chuẩn công nghệ về giao diện như chuẩn IBM (1993), Microsoft (1995) và thêm các chỉ dẫn cần thiết nếu còn thiếu Giải thích các quy tắc: Người sử dụng cần phải biết về ứng dụng đã được thiết kế và khi một ứng dụng hoạt động nhất quán, hệ thống chỉ cần giải thích các quy tắc một lần này Phù hợp với cả người chuyên nghiệp và không chuyên: Giao diện cần thiết kế sao cho người am hiểu chuyên môn hay không cũng được thoả mãn. Tạo sự liên kết giữa các màn hình: Nếu sự chuyển đổi giữa các màn hình không thuận tiện thì người dùng dễ chán nản và dễ từ bỏ công việc. Thứ tự các màn hình thích hợp có thể tuỳ thuộc vào trình tự công việc sẽ gây ấn tượng với người dùng. Viết các thông báo và đặt tên cho các nhãn phù hợp: Những thông tin văn bản hiển thị dành cho người dùng nếu như được viết bằng ngôn ngữ nghèo nàn, không rõ ràng, mập mờ hay viết tắt quá nhiều sẽ gây ra sự hiểu lầm và thao tác trả lời không chính xác. Thông báo ngoài nội dung ra cần nhất quán, đặt ở những vị trí thích hợp. 104
40. Đặc biệt các thông báo và trả lời cần sắp xếp gần nhau, không đưa ra sẵn khi chưa cần thiết. Hiểu được các chỉ dẫn: Dùng đúng các chỉ dẫn cho các chức năng cần thiết để tăng tính nhất quán trong chương trình đồng thời cần tham khảo những chỉ dẫn giao diện đã thành thói quen. Sử dụng màu sắc hợp lý: Hạn chế sử dụng màu sắc loè loẹt rực rỡ quá, nên sử dụng màu sắc hợp lý để tạo chú ý thông báo trên màn hình, nên sử dụng màu sắc nhất quán và theo chuẩn thông dụng để có cái nhìn và cảm giác thống nhất trong ứng dụng; chẳng hạn màu đỏ cho các công việc nghiêm trọng, màu vàng cho cảnh báo và màu xanh cho các việc an toàn diễn ra bình thường Tuân thủ các quy tắc tương phản: Trong các ứng dụng, sử dụng các giao diện trên màn hình có thể đọc được theo quy tắc tương phản như chữ màu tối trên nền sáng, chữ xanh trên nền trắng nhưng chữ xanh trên nền đỏ rất khó đọc. Sử dụng các phông chữ thích hợp : Cần sử dụng các phông chữ rõ ràng, phổ biến, dễ đọc với kích thước quy định tuỳ theo mục đích thông báo. Tránh sử dụng nhiều loại phông chữ, đặc biệt nên sử dụng các phông tiếng Việt. Sử dụng nút mặc định: Tạo các nút mặc định trên màn hình để người sử dụng kích hoạt các công việc dễ dàng; tuy nhiên các nút này không nên thực hiện xoá hay sao đúp dữ liệu vì tránh các thao tác vô tình xảy ra. Tạo mẫu màn hình: Tạo mẫu là kỹ thuật phân tích lặp lại trong đó người sử dụng có tham gia tích cực trong việc tạo ra các bản ghi và màn hình mẫu. Mục đích của việc tạo mẫu là để người sử dụng biết được thiết kế khả thi cho giao diện của ứng dụng. Sử dụng các công cụ tạo mẫu hoặc ngôn ngữ bậc cao thích hợp để thiết kế màn hình hoặc bản ghi theo yêu cầu. Cuối cùng các mẫu cần được đánh giá sau khi đã thiết kế được một số phiên bản mẫu cần lựa chọn mẫu theo đúng yêu cầu. Khi người dùng đã sử dụng thí điểm các mẫu và chấp thuận cho từng giao diện cụ thể quá trình tạo mẫu sẽ dừng lại. 3.3 Thiết kế đầu vào hệ thống Thu thập dữ liệu, đưa dữ liệu và nhập dữ liệu vào hệ thống Thiết kế đầu vào nằm trong giai đoạn phát triển của tiến trình thiết kế và bao gồm quy trình thu thập dữ liệu, đưa dữ liệu vào và nhập dữ liệu. Việc thu thập dữ liệu gắn liền với việc nhận diện và ghi lại nguồn dữ liệu. Những dữ liệu này có thể lấy từ các mẫu chứng từ văn bản hoặc màn hình nhập liệu, hoặc từ các nguồn sao chép mềm, máy quét, mạng máy tính. Lựa chọn phương thức thu nhập dữ liệu: Trực tuyến, trì hoãn (lưu tạm thời thời gian, cập nhật sau) hay thu thập từ xa. Các mẫu thu thập được thiết kế sao cho thuận tiện với người thu thập, dễ mã hoá dưói các dạng khung điền, câu hỏi đóng/mở Đưa dữ liệu vào không giống như thu thập dữ liệu; đó là quá trình dịch và biến dữ liệu nguồn thành dạng máy tính có thể hiểu được. Nhập dữ liệu là đưa dạng dữ liệu mà máy hiểu được vào máy tính. Người phân tích thiết kế hệ thống thường xuyên là người lựa chọn các công cụ và phương tiện nhập dữ liệu. Các yêu cầu thiết kế nhập dữ liệu sao cho : 105
41. . Thuận tiện người gõ bàn phím hay thao tác chuột, . Giảm khối lượng nhập dữ liệu : Chỉ nhập dữ liệu cần thiết; không nhập những dữ liệu cố định tìm thấy trong các file của hệ thống hoặc tính toán từ các dữ liệu khác; đừng nhập dữ liệu là hằng ; nhập dữ liệu qua sử dụng mã của nó vì sự ngắn gọn, đơn giản, rõ ràng, chính xác và do vậy rất ít xảy ra sai sót. . Giảm lỗi đầu vào và nâng cao chất lượng của dữ liệu theo các biện pháp kiểm tra dữ liệu như kiểm tra sự có mặt bắt buộc của một số dữ liệu, kiểm tra miền dữ liệu, kiểm tra giới hạn, tính toàn vẹn, sự bất hợp lý v.v Thiết kế bản ghi nhập Nhập dữ liệu theo lô và lưu trong một file tạm thời. Bản ghi này được chi tiết hoá bởi từ điển dữ liệu để xác định các thành phần dữ liệu đơn cần được nhập. Cách thức của các bản ghi này được người lập trình sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống ; nếu dữ liệu được chọn lọc bởi người đưa dữ liệu vào thì họ cũng nên sử dụng các bản ghi tương tự. Chú ý rằng các bản ghi và các phần được nhập theo trật tự chúng xuất hiện ngang và dọc theo bản ghi trên mẫu chứng từ, tài liệu nguồn để sao cho quá trình đưa dữ liệu vào được thuận tiện nhất. Thiết kế màn hình nhập liệu Màn hình là phương tiện giao diện hữu hiệu nhất của người sử dụng với hệ thống. Nó thể hiện thông tin và hỗ trợ người vận hành hệ thống. Những chỉ dẫn về thiết kế màn hình nhập cũng phù hợp với màn hình đầu ra và giao diện người dùng. Những chỉ dẫn đáng chú ý: . Mọi màn hình hiển thị nên có hình thức lôi cuốn và không quá rườm rà . Thông tin hiển thị trên một màn hình nên trình bày theo trật tự hợp lý và logic . Trình bày màn hình nên nhất quán có nghĩa các tiêu đề, các thông báo, chỉ dẫn, nội dung nên xuất hiện tại cùng một vị trí trong tất cả các kiểu hiển thị và cả các thuật ngữ cũng nên nhất quán. . Tất cả các thông báo, kể các thông báo lỗi phải rõ ràng, dễ hiểu, lịch sự . Các thông báo nên lưu lại trên màn hình đủ lâu để có thể đọc hiểu được . Hạn chế sử dụng các hiệu ứng video đặc biệt như lặp lại, màu sắc, chữ chạy, nhấp nháy và hiệu quả âm thanh v.v vì sự lạm dụng này có thể gây sự sao nhãng hơn là tập trung. . Để đơn giản nên chia màn hình thành 3 phần: Phần mở đầu (tiêu đề), phần thân (nội dung) và phần kết (hướng dẫn, giải thích). . Sử dụng các cửa sổ có thể điều chỉnh và di chuyển dễ ràng. 3.4 Thiết kế đầu ra Những đầu ra biểu diễn thông tin cho hệ thống người dùng với đa phần là những thành phần thấy được của HTTT làm việc. Trong suốt quá trình phát triển hệ thóng đầu ra là thực sự cần thiết và được xách định tuy rằng thiết kế đó chưa được hoàn chỉnh. Nguyên lý và nguyên tắc cho thiết kế đầu ra Trước khi thiết kế một đầu ra người phân tích nên đặt các câu hỏi đại loại như mục đích đầu ra là gì ?, ai cần thông tin, tại sao cần và sẽ sử dụng nó như thế nào ?Phương thức xuất thông tin dưới dạng gì ?: màn hình, máy in hay bộ nhớ ngoài ?, những vấn đề bảo mật có được xem xét không? . 106
42. Các nguyên tắc chính cho thiết kế đầu ra: . Đầu ra nên đơn giản, dễ đọc và giải thích . Mọi báo cáo và đầu ra trên màn hình cũng như thông tin trên các cột nên có một tiêu đề . Sử dụng những chú giải một cách chính thức để định nghĩa tất cả các trường của báo cáo. . Sắp xếp những đầu ra máy tính phải thoả đáng theo yêu cầu và sự chấp nhận của người dùng. Các loại đầu ra Có 2 loại đầu ra cơ bản là . Đầu ra trong : là các dữ liệu sẽ rời khỏi hệ thống để khởi động một quá trình trên những phần nhận chúng hoặc xác nhận những hành động của những phần nhận chúng, chẳng hạn như hoá đơn, chứng từ. Các đầu ra ngoài được tạo ra từ các mẫu in trước. . Đầu ra ngoài: là các dữ liệu nhằm mục đích cung cấp thông tin của hệ thống cho người sử dụng và người quản trị hệ thống. Môi trường đầu ra và những định dạng Môi trường đầu ra là phương thức xuất ra dữ liệu trên một số phương tiện như màn hình, máy in, đĩa. Môi trường có thể thay đổi dựa trên nhiều yếu tố và phụ thuộc vào thông tin ra là gì, phục vụ cho ai, cách thức xử lý các đầu ra đó, thông tin ra sẽ được định dạng thế nào. Định dạng đầu ra là cách thể hiện thông tin trong mội trường đầu ra. Có một số định dạng như định dang văn bản, bảng biểu với các hàng và cột, định dạng đồ thị như biểu đồ thanh, biểu đồ cột, quạt, đường, lưới v.v 3.5 Thiết kế thủ tục người dùng Ngoài các thiết kế vào ra dành cho các thủ tục được thực hiện tự động hoá trên máy tính, trên thực tiễn vẫn còn các thủ tục người dùng làm bằng thủ công. Có nhiều loại thao tác thủ công theo mức độ từ các thao tác không liên quan đến MT hoặc có máy tính trợ giúp đến các thủ tục chỉ xuất hiện để phục vụ MT (thủ tục "ăn theo" sự xuất hiện MT) Các công việc thủ công chủ yếu có thể dễ thấy, tuy rằng với sự phát triển sau này về thiết bị sẽ giảm thiểu các thủ tục thực hiện bằng thủ công tới mức thấp nhất như . Mã hoá các thông tin thu nhập . Kiểm soát và sửa chữa các dữ liệu thu thập . Nhập dữ liệu vào hệ thống . Kiểm tra tài liệu xuất ra . Phân phối tài liệu xuất Về yêu cầu đối với thiết kế các chức năng thủ công cần thoả mãn các tiêu chí sau . Đáp ứng đòi hỏi hệ thống 107
43. . Thông tin chính xác, dễ dùng, dễ hiểu . Gõ phím ít nhất, ngắn gọn đủ ý . Nội dung phải làm trong không gian cụ thể và thời gian xác định . Yêu cầu năng suất khi thực hiện . Cách phát hiện và xử lý các sai sót gặp phải khi thực hiện các thủ tục thủ công 3.6 Thiết kế đối thoại trên màn hình Mục đích sử dụng màn hình là đối thoại giữa người dùng và hệ thống. Bởi vậy đặc điểm của đối thoại là các cặp vào/ ra, cặp hỏi/đáp nên đặt gần nhau. Thông tin đối thoại thường tối thiểu cần đến đâu đưa ra đến đấy, không đưa ra sẵn. Yêu cầu thiết kế hội thoại cần sáng sủa, dễ nhìn, dễ đọc. Các lệnh phải rành mạch (muốn gì? Làm gì?) Hình thức đối thoại trên màn hình : Thiết kế màn hình liên quan đến hình thức, định dạng, thiết lập, trình bày các thông tin trên màn hình. Bước dầu tiên của thiết kế là phân tích đối thoại giữa người dùng và máy tính. Việc phân tích này đòi hỏi cần xác định nhóm logíc của đối thoại liên quan đến các hành vi đơn giản chẳng hạn như các yêu cầu người dùng hoặc hiển thị chi tiết về dữ liệu. Các dạng hội thoại phổ biến giữa người dùng và hệ thống . Câu lệnh hỏi đáp, câu nhắc bằng các giao diện văn bản . Đơn chọn (Menu) : chọn ngang, dọc, kéo xuống, đơn chọn phân cấp với chú ý lối thoát của mỗi cấp. Kết hợp với đơn chọn là các hộp chiếu sáng để tăng tính hấp dẫn . Điền vào mẫu giao diện đã thiết kế sẵn . Sử dụng các biểu tượng (icon), các cửa sổ để tăng tính trực quan. . Sử dụng âm thanh, đa phương tiện làm cho giao diện sinh động Thiết kế giao diện là một trong những phần thiết yếu của hệ thống để hệ thống trình bày một phần các thông tin mà người sử dụng cần biết. Bởi vậy mục tiêu của nó cần được người thiết kế tiến hành một cách hết sức cẩn thận. Các yêu cầu chính cần được xem xét : . Loại thiết bị phương tiện giao diện được sử dụng . Thiết kế hội thoại người dùng - hệ thống . Bản chất của dữ liệu và phương cách mã hoá dữ liệu . Các yêu cầu về kỹ thuật đánh giá dữ liệu. . Thiết lập định dạng màn hình và các báo cáo. 4. Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu là tổ chức các file lưu trữ dữ liệu của hệ thống ở bộ nhớ ngoài một cách hợp lý và các phương pháp truy cập dữ liệu thuận tiện nhanh chóng 4.1 Các căn cứ thiết kế cơ sở dữ liệu Việc thiết kế cơ sở dữ liệu dựa vào các kết quả có ở bước phân tích trước như : 108
44. . Biểu đồ cấu trúc dữ liệu BCD như mô hình quan hệ, mô hình thực thể liên kết E-R, biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) trong đó đặc biệt lưu tâm đến thành phần kho dữ liệu. . Hệ Quản trị CSDL có sẵn: Lựa chọn môi trường phát triển và các công cụ đã có sẵn trên thị trường để tiến tới cài đặt. . Khi thiết kế các file phải đảm bảo sao cho các dữ liệu phải đủ, không trùng lặp, việc truy cập đến các file dữ liệu phải thuận tiện, tốc độ nhanh. . Mỗi hệ quản trị CSDL có ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu. Hệ Người dùng File QTCSDL Mặc dù ở giai đoạn phân tích chúng ta đã cố gắng đạt được các tiêu chuẩn của lý thuyết như các dạng chuẩn của mô hình quan hệ và nghiên cứu dữ liệu theo tiêu chí đủ, không thừa. Tuy nhiên khi cài đặt cụ thể để cho tiện lợi ta có thể bổ sung thêm một số thuộc tính tính toán, thuộc tính tích luỹ, lặp lại một số thuộc tính, hoặc ghép một số thực thể thành một file. Ngoài ra sang giai đoạn thiết kế ta phải biến đổi lược đồ khái niệm nói trên thành lược đồ vật lý, tức là một cấu trúc lưu trữ thực sự của dữ liệu trong bộ nhớ ngoài. Cấu trúc này thường được lựa chọn trong các dạng sau: File tuần tự, file tuần tự có chỉ dẫn, file trực truy, file đảo ngược, các bảng băm, cây và các quan hệ khác. Mỗi cấu trúc trên đều có ưu nhược diểm riêng buộc người thiết kế phải cân nhắc khi thiết kế và phụ thuộc vào những đường truy cập dữ liệu cũng như những đặc điểm và ràng buộc vật lý của thiết bị phần cứng 4.2 Tổ chức File dữ liệu Các file dữ liệu được tổ chức dưới dạng cấu trúc vật lý được phản ảnh trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Người dùng phải biết tổ chức file dữ liệu của mình, đương nhiên dù hệ quản lý file dù sao cũng chỉ giúp quản lý file chứ không phải quản lý CSDL. Thí dụ các hệ Foxpro, MS-Access, SQL cũng mới chỉ là hệ quản lý file. Chú ý rằng ngay trong thiết kế CSDL logic, nhiều khi các bảng dữ liệu đã đạt dạng chuẩn 3 NF nhưng để nhanh và thuận tiện dạng 3 NF có thể bị phá vỡ. Thiết kế các file cơ sở dữ liệu Từ BCD để truy cập nhanh và thuận tiện ta thực hiện các bước sau: . Thêm những thuộc tính tình huống thường là tính toán được, tích luỹ được . Lặp lại các thuộc tính từ file khác. . Gộp các kiểu thực thể và kiểu liên kết vào một file cho dù có thể dư thừa để giảm bớt số lần truy nhập, hoặc ngược lại có thể tách thành nhiều file vì không phải bao giờ cũng dùng hết các kiểu thực thể liên kết trong một lần truy nhập. 109
45. . Lập các file chỉ dẫn (Index) để truy nhập được nhanh căn cứ vào nhu cầu xử lý Thí dụ như các thuộc tính tình huống là các thuộc tính tính toán hoặc các thuộc tính tích luỹ trong hệ thống thông tin là Thành tiền = số lượng * đơn giá Tổng hợp đồng =  thành tiền Số dư tiết kiện, lượng hàng tồn kho, số dư tài khoản. Các thuộc tính thành tiền, tổng giá trị hợp đồng, số dư .v.v trước kia ở giai đoạn phân tích được loại bỏ thì giờ đây lại được đưa vào. Nhiều khi ta phải lập những file tình huống và chấp nhận sự dư thừa. Xây dựng lược đồ vật lý Nguyên tắc chuyển đổi lược đồ logíc sang lược đồ vật lý nhằm xây dựng các file dữ liệu bao gồm các file chính và tập hợp các file phụ trợ với các thực hiện như sau . Nói chung mỗi một kiểu thực thể liên kết tạo thành một file và có thể thêm các thuộc tính tình huống . Khi cần có thể phân rã một thực thể thành những cụm thực thể được sử dụng thường xuyên đối với những quan hệ quá lớn và . Ngược lại có thể gộp các thực thể thành một file để hạn chế những đường truy cập gián tiếp, tất nhiên nó sẽ phá vỡ tính chất chuẩn hoá. 4.3 Nghiên cứu các đường truy nhập Mỗi một đường truy cập gắn liền với chức năng xử lý khi ta thấy có yêu cầu truy nhập bằng cách xem lại biểu đồ BLD. Mỗi xử lý ta cần chỉ ra các 4 yếu tố sau: . Truy nhập file nào ? . Sử dụng khoá nào ? . Tra cứu gì ? . Tần số truy nhập? Để tính tần suất truy cập của mỗi bước ta áp dụng quy tắc sau: Đối với bước truy cập thứ nhất thì tần số truy cập là tần số yêu cầu truy cập qua điều tra thực tế và thống kê. Đối với bước truy cập thứ k (k>1) thì tần suất của nó được tính qua bước thứ k-1 vì kết quả tra cứu của bước trước sẽ là khoá truy cập của bước sau. Cho nên nếu bước k-1 có tần suất là n và mỗi một giá trị của khoá truy cập ta tìm được trong đó trung bình m bản ghi thì bước k sẽ có tần suất là tích nxm Trong ngôn ngữ SQL 4 yếu tố này được thể hiện bằng cấu lệnh tương ứng SELECT tra cứu gì FROM file truy cập WHERE khoá truy cập 110
46. Nếu khoá và tra cứu trong cùng một file ta nói là truy cập trực tiếp. Còn các trường hợp còn lại nói chung là truy cập gián tiếp. Việc truy cập gián tiếp thông quan đường truy cập bằng cách lần theo các mối liên kết một- nhiều . Thi dụ: Xét một chức năng của hệ thống thông tin kiểm tra sử dụng vật tư của các phân xưởng trong nhà máy sản xuất ta có một phần biểu đồ BLD sau đây: Sử dụng 5000 Klượng 5000 Phân xưởng 100 Vật tư SH-PX 2000 Klượng 100 Mã vật tư Klượng 2000 Ngày SH-PX Sốlượng Mã vật tư Số lượng PX SD Ngày lập PX Đơn giá Nơi SX Phân xưởng Sử dụng Vật tư Kiểm tra sử dụng vật tư Hình 6.3: chức năng của hệ thống thông tin kiểm tra sử dụng vật tư Tương ứng ta có lược đồ cấu trúc dữ liệu Chúng ta hãy xét 3 yêu cầu truy nhập tương ứng các câu hỏi sau:  Q1 - Tìm số lượng công nhân trong một phân xưởng cho biết SH-PX  Q2 - Tìm đơn giá của các vật tư được sử dụng bởi một phân xưởng khi biết SH-PX.  Q3 - Tìm số lượng công nhân của các Phân xưởng đã sử dụng một vật tư đã cho, biết mã vật tư Mỗi yêu cầu tạo ra một đường truy nhập gồm nhiều bước với các yếu tố xác định:  File truy cập là gì?  Khoá truy cập  Tên đường truy nhập (Q1, Q2, Q3)  Bước số mấy? 111
47.  Tra cứu gì?  Tần số truy cập. Trả lời câu hỏi Q1: Thực hiện 1 bước: Q1/1 Truy nhập vào file: “Phân xưởng” Khoá: SH - PX Tra cứu: soluong PX Tần số : Theo thống kê là 50 lần / ngày Trả lời câu hỏi Q2 : Thực hiện qua 2 bước: Q2/1 và Q2/2 Q2/1 Truy cập từ file: “sử dụng” Với khoá: SH-PX Tra cứu : mã VT Tần suất thống kê là 150 lần/ ngày, mỗi lần trung bình 50 bản ghi (5000/100, trung bình một phân xưởng sử dụng 50 lần) Q2/2 Truy cập từ file: “Vật tư” Khoá truy cập : mã VT Tra cứu: đơn giá Tần số truy cập là 7500 lần/ ngày = (150 50) Trả lời câu hỏi Q3 Q3/1: Truy cập file: “sử dụng” Khoá truy cập: mã VT Tra cứu: SH-PX Tần suất theo thống kê là 20 lần/ ngày, mỗi lần 2,5 bản ghi (=5000/2000) Q3 /2 : 112
48. Truy cập từ file “Phân xưởng” Khoá: SH-PX Tra cứu số lượng PX Tần số 50 lần / ngày (=2,5 20) Q3/1 Q2/1 SỬ DỤNG Klượng 5000 Q2/2 PHÂN XƯỞNG Klượng 100 VẬT TƯ Q1 Q3/2 Klượng 2000 5. Thiết kế chương trình 5.1 Tổng quan thiết kế chương trình Thiết kế các mô đun chương trình là công việc chính của giai đoạn thiết kế chi tiết. Trong kết quả phân tích thiết kế đến nay ta đã có BLD của hệ thống diễn tả các chức năng xử lý logic của hệ thống đồng thời liên quan thừa kế dữ liệu, còn chương trình là liên quan điều khiển cơ sở dữ liệu đã thiết kế ở phần trên. Ngoài ra các chức năng khác cũng cần được thể hiện trong thiết kế chương trình như sau : . Chức năng đối thoại . Chức năng xử lí lỗi . Chức năng xử lí vào/ ra . Chức năng tra cứu CSDL . Chức năng Mô đun điều hành Chú ý rằng trong phần này ta quan tâm thiết kế nội dung chương trình mà không phải viết chương trình cụ thể, vì nhiệm vụ này là của người lập trình viên. Người lập trình khi có bản thiết kế trong tay không nhất thiết phải hiểu cả hệ thống mà lập trình theo thiết kế được giao. Nội dung chủ yếu trong giai đoạn này . Xác định cấu trúc tổng quát của hệ thống chương trình 113
49.  Phân định các Mô đun chương trình.  Xác định mối liên quan giữa các mô đun đó thông qua lời gọi và các thông tin trao đổi . Đặc tả các mô đun chương trình . Gộp các mô đun thành chương trình (mô đun tải) . Thiết kế các mẫu thử hệ thống 5.2 Mô đun chương trình Định nghĩa Mô đun chương trình trong các lược đồ cấu trúc có thể hiểu dưới các dạng sau : . là chương trình con dạng phổ biến Procedure, Function, Subroutine . là cụm câu lệnh trong chương trình không có chương trình con . hoặc là những nhóm mô đun chương trình (phương thức) tập hợp xung quanh một cấu trúc dữ liệu trong ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng có dùng các UNIT, CLASS, OBJECT Các thuộc tính của mô đun chương trình Mỗi mô đun chương trình bao gồm 4 thuộc tính cơ bản xác định bản chất của mô đun. Các thuộc tính này nằm trong 2 đặc trưng là đặc trưng trong và đặc trưng ngoài. Các thuộc tính của mô đun: . Vào/ra của mô đun: thông tin vào từ CT gọi nó, thông tin ra trả lại cho CT gọi . Chức năng: hàm biến đổi từ cái vào thành cái ra . Cơ chế: Phương thức cụ thể để thực hiện chức năng biến đổi trên . Dữ liệu cục bộ : Các biến nhớ, hay cấu trúc dữ liệu cục bộ dùng riêng cho nó Đặc trưng ngoài bao gồm các thuộc tính vào/ra và chức năng. Đặc trưng ngoài diễn tả tổng quát về mô đun có nghĩa là cái vào của mô đun là gì?, mô đun này làm gì ?, và đầu ra của mô đun là gì?. Người sử dụng các mô đun chỉ cần biết đặc trưng này để gọi thực hiện. Đặc trưng trong bao gồm các thuộc tính cơ chế và dữ liệu cục bộ. Đặc trưng trong diễn tả chi tiết về mô đun, nó thể mô đun này làm việc như thế nào và các dữ liệu cục bộ bên trong mô đun. Đặc trưng trong thể hiện sự cài đặt của mô đun đó Việc tách đặc trưng ngoài và đặc trưng trong để tạo độc lập cho sự cài đặt mô đun đối với những mô đun ngoài nó. Các loại chương trình thường có trong hệ thống quản lý . Chương trình đơn chọn (menu program) . Chương trình nhập dữ liệu (data entry program) . Chương trình biên tập kiểm tra dữ liệu vào (edit program) . Chương trình cập nhật dữ liệu (update program) . Chương trình hiển thị, tra cứu (display or inquiry program) . Chương trình tính toán (compute program) . Chương trình in (print program) 114
50. 5.3 Thiết kế cấu trúc Thiết kế có cấu trúc là phương pháp tiến hành phân định các mô đun theo kiểu trên xuống và làm mịn dần từng bước nó phản ánh lập trình có cấu trúc. Tuy nhiên có khác biệt trong lập trình có cấu trúc là hướng tới các phương tiện của ngôn ngữ lập trình (mịn dần). Lập trình có cấu trúc . Mức trên viết CT bằng ngôn ngữ lập trình có xen thêm ngôn ngữ giả trình thay cho lời gọi sau này. Như vậy tại một bước nào đó mỗi mô đun đã được đặc tả . Lập trình có cấu trúc mịn dần nhưng không chỉ rõ phương pháp mịn dần như thế nào không có hướng dẫn từ mức này xuống mức kia Thiết kế có cấu trúc: . Phân định modun về logic . Chỉ mô tả như những cái vào/ ra, chuyển giao dữ liệu, chứ nội dung chưa được đề cập. . Có hướng dẫn các phân định và ý nghĩa của từng mô đun 6. Bảo vệ dữ liệu 6.1 Đại cương thiết kế kiểm soát Ở một số giai đoạn trong quá trình phát triển của hệ thống bao giờ cũng cần tiến hành các kiểm tra cần thiết để đảm bảo việc thực hiện đúng đắn cho hệ thống dự định. Việc kiểm soát hệ thống nhằm tránh một số nguy cơ và có biện pháp khắc phục như . Mất mát và sai lệch thông tin . Những sai lỗi của thông tin nảy sinh do quá trình thu thập . Các sự cố kỹ thuật cả về phần cứng và phần mềm. . Các ý đồ xấu như phá hoại có mục đích, vô thức hay chôm chỉa . Rủi ro về môi trường như cháy nổ, bão lụt, Ba khía cạnh cơ bản của hệ thống cần được bảo vệ bằng cách kiểm soát đó là: . Độ chính xác: phải kiểm tra xem các giao tác đang được tiến hành có được thực hiện chính xác hay không và các thông tin được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu của hệ thống có đúng đắn không. . Độ an toàn: có một yêu cầu bao trùm về việc gìn giữ tài sản của công ty, để đảm bảo rằng không xảy ra mất mát dù cố ý hay vô tình, dù do chểnh mảng hay rủi ro. . Độ riêng tư: cũng có nhu cầu kiểm tra xem các quyền của cá nhân và công ty khác có được bảo vệ không. Có lẽ khía cạnh quan trọng nhất của vấn đề này là đảm bảo rằng hệ thống dự kiến sẽ tuân thủ những hạn chế do Luật bảo vệ dữ liệu áp đặt. 115
51. 6.2 Nghiên cứu việc kiểm tra các thông tin thu nhập hay xuất ra Mục đích của kiểm tra thông tin là bảo đảm tính xác thực của thông tin trước khi đưa vào xử lý và thông tin xuất ra được sử dụng. Yêu cầu mọi thông tin xuất ra hay nhập vào đều phải qua kiểm tra. Nơi kiểm tra là nơi thu nhập thông tin, trung tâm máy tính xử lý thông tin và nơi phân phát tài liệu. Nội dung kiểm tra là phát hiện lỗi và khắc phục sửa các lỗi đã phát hiện. Hình thức kiểm tra có thể thực hiện bằng thủ công (đầy đủ hay không đầy đủ), bằng tự động (trực tiếp hay gián tiếp) có tham khảo các thông tin khác. Các hình thức kiểm tra theo trật tự kiểm tra trực tiếp trước, gián tiếp sau: . Kiểm tra trực tiếp : Kiểm tra sự có mặt, khuôn dạng, kiểu, và miền giá trị . Kiểm tra gián tiếp : Kiểm tra một thông tin khi mà các thông tin dùng cho việc kiểm tra đó đã được kiểm tra. . Kiểm tra tự động: Kiểm tra sự ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu. 6.3 Cách giai đoạn tiếp cận kỹ thuật phân tích các kiểm soát Một trong những khái niệm quan trọng của kỹ thuật phân tích kiểm soát là điểm hở Xác định các điểm hở trong hệ thống Điểm hở là điểm mà tại đó thông tin của hệ thống có tiềm năng bị thâm nhập bởi những người trong hoặc ngoài tổ chức. Điều này không chỉ nói tới dạng đầu ra, như đơn mua hàng và bảng kiểm kê, mà còn nói tới mọi thông tin bên trong công ty mà nếu bị dùng sai thì có thể làm cho tài sản công ty chịu rủi ro. Mỗi khi xác định được điểm hở, cần phải tiến hành ba hoạt động: Xác định kiểu đe doạ từ chỗ hở, đánh giá các đe doạ và tình trạng đe doạ Xác định kiểu đe doạ từ chỗ hở Các kiểu đe doạ này bao gồm từ các hành động cố ý như ăn cắp hoặc phá hoại cho tới các nguy cơ mất mát tài sản và ảnh hưởng tới công việc nghiệp vụ của công ty, chẳng hạn như các quyết định quản lý tồi. Mức độ đe doạ dưới dạng thiệt hại tiềm năng cho hệ thống cũng cần được xem xét và tính toán. Đánh giá các đe doạ Có các mức độ đe doạ khác nhau: cao, thấp , vừa. Đe doạ cao là mối đe doạ lớn đến hệ thống có thể bị tổn thất nghiêm trọng nếu tình huống xấu nhất xuất hiện. Đe doạ vừa có nghĩa là hệ thống có thể bị thất thoát trong những trường hợp tồi nhất nhưng vẫn có thể chịu đựng được mà không ảnh hưởng đến nền nghiệp vụ. Đe doạ thấp có nghĩa là hệ thống có thể dự kiến đựơc mối đe doạ và chuẩn bị được một số phương tiện để ngăn cản. Xác định tình trạng đe doạ Sau khi thấy được các mối đe doạ có thể có, nhóm kiểm tra có thể kiểm tra lại xem những đe doạ này xuất hiện như thế nào. Điều này bao gồm việc dùng biểu đồ luồng dữ liệu BLD. Theo dõi ngược lại điểm hở, rà soát các hoàn cảnh được biểu thị bởi từng quá trình và lỗi tiềm năng từ mỗi dòng dữ liệu. Giai đoạn này của việc phân tích điều khiển đòi hỏi rất nhiều trí tưởng tượng và óc sáng tạo. Một khía cạnh khác cần 116
52. kiểm tra tại giai đoạn này này là xác suất xuất hiện tình huống đe doạ. Thông tin này, cùng với các chi tiết trước đây về “mức độ đe doạ” có thể làm cho nhóm kiểm soát quyết định được về tầm quan trọng của mối nguy hiểm và giúp cho họ quyết định được tầm mức kiểm soát cần thực hiện. Thiết kế các kiểm soát cần thiết Sau khi đã nắm chắc được mức độ thiệt hại phát sinh từ điểm hở, nhà thiết kế phải quyết định các kiểm soát vật lý để ngăn cản hoặc làm giảm thiểu thiệt hại này. Phân tích các nguy cơ thất thoát dữ liệu bao gồm việc phát hiện các điểm hở thường là các chỗ vào ra như các file, màn hình, phân tích các đe dọa từ chỗ hở như: phá hoại, lấy cắp gây sự lãng phí, làm sai lệch thông tin. 6.4 Các kỹ thuật bảo mật Từ việc xác định các điểm hở và mối đe doạ của chúng, người thiết kế xác định các kỹ thuật bảo mật thích ứng. Có một số kỹ thuật bảo mật: . Bảo mật vật lý là sử dụng các công cụ vật lý hoặc các tác động lên thiết bị như dùng khoá hay các hình thức báo động tự động. Tuy rằng các hình thức này cứng nhắc và thô bạo nhưng lại dễ thực hiện. . Bảo mật bằng nhận dạng nhân sự, đó bảo mật dựa vào các kỹ thuật tiên tiến như kỹ thuật số, quang học. . Bảo mật bằng mật khẩu là cách bảo mật phổ biến hiện nay nhằm ngăn chặn quyền truy cập khai thác hệ thống không phép. . Bảo mật bằng tạo mật mã nhằm biến đổi dữ liệu từ dạng nhận thức được sang dạng mã. Phương pháp này tốn kém khó bảo trì nhưng phù hợp cho việc truyền dữ liệu và giải mã. . Bảo mật bằng phương pháp xác thực. 6.5 Phân biệt quyền riêng tư (Privacy) Phân biệt riêng tư là phân biệt quyền truy nhập khác nhau đối với người dùng và cho phép uỷ quyền cho người khác. Biện pháp phân quyền là dùng tên mỗi người làm tiền tố cho mọi đối tượng. Người phân tích thiết kế có thể cài đặt phân quyền bằng sử dụng câu lệnh trong Sequel và SQL. Các thủ tục phân quyền là giao quyền (Grant), uỷ quyền và rút quyền (Revoke) . Giao quyền : Các quyền xác định trên các đối tượng là dữ liệu và có các quyền là đọc (Read), chèn (Insert), loại bỏ (Delete), điều chỉnh giá trị thuộc tính (Update), thêm thuộc tính (Expand), Loại bỏ file (Drop), tạo tệp chỉ dẫn (Index), thực hiện chương tình (Run). Dạng lệnh Grant tổng quát: GRANT ON TO [WITH GRANT OPTION] {được uỷ quyền cho người khác} Để chạy GRANT đưa thêm vào CSDL các quan hệ . Rút quyền (REVOKE): Quy tắc rút quyền là nếu A bị rút quyền mà A đã uỷ quyền cho B thì B cũng bị rút quyền nếu B không bị nơi khác uỷ quyền vào thời điểm trước khi A nhận được quyền đó 117
53. CÂU HỎI CÂU 1: Hãy nêu các lược đồ ,các bước tiến hành thiết kế ? CÂU 2: Nêu phân định hệ thống làm máy tính và hệ thống thủ công ,phân định các hệ thống con MT CÂU 3: Nêu các mục đích cà hướng dẫn thiết kế giao diện CÂU 4: Các bước thiết kế hệ thống CÂU 5: Hãy nêu thiết kế cơ sở dữ liệu CÂU 6: Hãy nêu thiết kế chương trình CÂU 7: Hãy nêu bảo vệ chương trình 118
54. THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH Process : xử lý Input : nhập vào Output : xuất ra Feed back : phản hồi File : Tệp Batch Processing : xử lý mẻ on-line processing : Xử lý trực tuyến Space : dấu cách request for quotation : bảng kê khai yêu cầu request for proposal : bảng đề xuất yêu cầu Term of references : câu hỏi cốt yếu Structured System Analysis and Design Method : Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc Pseudo Code : Ngôn ngữ giả mã Internal Entity : Tác nhân trong External Entity : Tác nhân ngoài Data Store : Kho dữ liệu Data Flows : Luồng dữ liệu Process : Chức năng xử lí hay còn gọi là quá trình entity type : Kiểu thực thể entity instance : thể hiện thực thể Domain : miền Function dependence : Định nghĩa phụ thuộc hàm Overview : Báo cáo tổng h ợp Current Activities : Báo cáo theo công việc Cost : Báo cáo tài chí nh Assignement : Báo cáo giao việc Workload : Báo cáo về phân tải công việc Directory Service : dịch vụ danh mục thông tin Registration service : hệ thống đăng ký dịch vụ Icon : biểu tượng menu program : Chương trình đơn chọn data entry program : Chương trình nhập dữ liệu edit program : Chương trình biên tập kiểm tra dữ liệu vào update program : Chương trình cập nhật dữ liệu display or inquiry program : Chương trình hiển thị, tra cứu compute program : Chương trình tính toán print program : Chương trình in Privacy : Phân biệt quyền riêng tư Grant : giao quyền Revoke : rút quyền Read : đọc Insert : chèn Delete : loại bỏ Update : điều chỉnh giá trị thuộc tính Expand : thêm thuộc tính Drop : Loại bỏ file Index : tạo tệp chỉ dẫn Run : thực hiện chương tình 119
55. TÀI LIỆU THAM KHẢO Information Technology Applications in Transport -Peter W. Bonsall, Michael Bell - 386 trang Information-Based Manufacturing - Michael J. Shaw - 352 trang Applications of Information Technology in J. W. S. Maxwell - 346 trang Technology Literacy Applications In Learning Environments by David D. Carbonara (Editor) Publisher: Information Science Publishing (April 30, 2005) 120