Nghiên cứu định tính về các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam

Nội dung text: Nghiên cứu định tính về các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam

1. NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH VỀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG HỆ THỐNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM FACTORS INFLUENCING THE SUCCESSFUL IMPLEMENTATION OF ERP SYSTEMS IN VIETNAM ENTERPRISES – A QUALITATIVE STUDY NCS. Dương Thị Hải Phương Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế Tóm tắt Bài báo này là một phần trong nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các Doanh nghiệp Việt Nam (DNVN) đang được thực hiện. Thông qua quá trình tổng quan một số nghiên cứu liên quan đến các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP, phân tích một số tình huống thành công trong triển khai hệ thống ERP của một số DNVN cũng như khảo sát ý kiến của một số chuyên gia trong lĩnh vực triển khai ERP, nghiên cứu đã xác định được các nhân tố chính ảnh hưởng đến sự thành công trong triển khai hệ thống ERP ở các DNVN bao gồm: sự hỗ trợ và quyết tâm của lãnh đạo cấp cao, tái cấu trúc quy trình kinh doanh, đào tạo người dùng, nhóm triển khai dự án ERP, sự phối hợp và giao tiếp giữa các phòng ban, quản trị thay đổi, quản trị dự án, chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, chất lượng dịch vụ, sự thỏa mãn của người dùng đối với hệ thống ERP, lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP. Từ khóa: doanh nghiệp Việt Nam, ERP, mô hình hệ thống thông tin thành công, nhân tố thành công Abstract This article is a part of a current on going research work about factors affecting successful implementation of ERP systems in Vietnam enterprises. Through reviewing prior researches related to the factors influencing successful implementation of ERP systems, analyzing some enterprises in Vietnam that successfully implemented ERP systems as well as surveying some experts in ERP, a list of key factors affecting the success of ERP system implementation in Vietnam enterprises has been identified. It includes: top management support, business process reengineering, user training, team composition and team work, interdepartmental corporation and communication, change management, project management, system quality, information quality, service quality, user satisfaction, and benefits of use from end-users’ view. Key words: Vietnam enterprises, ERP, IS Success Model, success factors 1. Giới thiệu ERP là thuật ngữ được Gartner Group of Standford, CT, USA sử dụng từ những năm đầu của thập niên 70 của thế kỉ trước nhằm mô tả hệ thống phần mềm doanh nghiệp được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nếu mua một hệ thống ERP thì doanh nghiệp sẽ nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: ý 189
2. tưởng quản lý, chương trình phần mềm, và phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, và điều hành, ERP giúp theo dõi và quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Một đặc điểm nổi bật nữa của ERP là ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian cũng như theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình (EVN CPC, 2012). Tuy nhiên, triển khai ERP là một dự án phức tạp và số lượng các dự án ERP triển khai thất bại nhiều hơn so với số lượng các dự án ERP được triển khai thành công. Chẳng hạn, nghiên cứu của Cooke & cộng sự (2001) chỉ ra rằng, trong 117 dự án ERP đã triển khai thì có đến 25% các dự án vượt ra khỏi ngân sách, 20% các dự án đã bị ngưng đột ngột vì các lý do khác nhau, và 40% trong số 55% dự án còn lại không đạt được các mục tiêu đặt ra trong vòng một năm sau khi dự án chính thức kết thúc. Điều này cho thấy việc nghiên cứu để xác định các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hay thất bại của các hệ thống ERP là hết sức cần thiết. Ở Việt Nam, theo kết quả khảo sát của cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin vào năm 2015 thì chỉ có 15% trong tổng số 4751 doanh nghiệp tham gia khảo sát có ứng dụng giải pháp ERP trong hoạt động của mình (Cục TMĐT và CNTT, 2015). Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp này, trong quá trình triển khai ERP vào chiến lược kinh doanh của mình, đều triển khai chưa thành công, gặp không ít khó khăn, đa phần chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát, những doanh nghiệp có thể vận dụng tính năng kế hoạch hóa rất ít - mặc dù đây mới là điểm nổi bật của ERP. Rất nhiều doanh nghiệp cảm thấy “bị gượng ép” khi đầu tư dự án ERP. Làm thế nào để triển khai thành công ERP, để ERP thực sự là “công cụ quan trọng và cần thiết” cho doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế là nhu cầu cấp thiết của nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế. Kinh nghiệm của một số doanh nghiệp đã triển khai thành công hệ thống ERP cho thấy việc nắm được những nhân tố có ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống để từ đó có những giải pháp phù hợp là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu để triển khai thành công hệ thống ERP. Xuất phát từ lý do này, bài báo này tập trung vào việc nghiên cứu xác định các nhân tố chính ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các DNVN. Kết quả này sẽ cung cấp thêm một cơ sở lý thuyết cho việc nghiên cứu cũng như triển khai ứng dụng ERP tại các DNVN. 2. Tổng quan nghiên cứu, cơ sở lý thuyết, và phương pháp nghiên cứu 2.1. Hệ thống ERP ERP là một thuật ngữ không còn mới tại các nước phát triển trên thế giới. Tuy nhiên, cho đến nay vẫn chưa có một định nghĩa chính thức để có thể mô tả cũng như xác định các thuộc tính của các hệ thống ERP. Theo kết quả tổng hợp của M. Adam (2009) về các định nghĩa hệ thống ERP (bảng 1), một số định nghĩa (1, 2, 4, 5, và 7) chỉ đơn thuần tập trung vào khía cạnh công nghệ của hệ thống trong khi các định nghĩa khác (3, 6, và 8) lại đề cập đến một khía cạnh rộng hơn và khó có thể đo lường, đưa ra một giới hạn để có 190
3. thể ứng dụng rộng rãi cho hầu hết các loại thủ tục, sản phẩm, quy trình kinh doanh, dịch vụ, các kỹ thuật quản lý, bằng sáng chế, thị trường và chiến lược. Bảng 1: Một số định nghĩa về ERP Định nghĩa Tác giả (Năm) 1. Một hệ thống dựa trên máy tính và cơ sở dữ liệu doanh nghiệp - được O’ Leary thiết kế để xử lý các giao dịch của tổ chức và tạo điều kiện tích hợp việc (2000) lập kế hoạch, sản xuất và đáp ứng khách hàng theo thời gian thực được thiết kế cho môi trường khách - chủ, tích hợp các quy trình kinh doanh mà xử lý phần lớn các giao dịch của tổ chức và cho phép truy cập vào dữ liệu thời gian thực. 2. Một gói các ứng dụng máy tính hỗ trợ hầu hết các khía cạnh về nhu cầu Davenport thông tin của công ty. (2000) 3. Tập hợp các hoạt động được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng đa module, Saud (2000) giúp bộ phận quản lý dễ dàng quản lý các bộ phận quan trọng của doanh nghiệp. 4. Một hệ thống thông tin quản lý thông qua việc tích hợp tất cả các khía Scalle (1999) cạnh của doanh nghiệp. 5. Một hệ thống kinh doanh liên kết tất cả các bộ phận của công ty với các Chen (2001) nhà cung cấp bên ngoài và khách hàng thành một hệ thống tích hợp chặt chẽ với các dữ liệu được chia sẻ và có khả năng hiển thị. 6. Một hệ thống doanh nghiệp cung cấp thông tin phản hồi hiệu quả, thông Hsiu & Chwen tin đầy đủ và sự phối hợp của các chức năng chuỗi cung ứng - tạo điều (2004) kiện thuận lợi để tích hợp toàn doanh nghiệp bằng cách gắn kết các nhà cung cấp, các nhà phân phối và khách hàng với nhau, bỏ qua yếu tố giới hạn địa lý. 7. Một hệ thống máy tính tích hợp, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan Yusuf & hệ và kiến trúc mạng khách – chủ để tích hợp hệ thống chức năng cá nhân, Gunasekaran chuẩn hóa các luồng thông tin và thu thập dữ liệu quản lý có giá trị. (2004) 8. Một tập hợp các công cụ quản lý doanh nghiệp để cân bằng cung và Wallace (2001) cầu, có chứa các khả năng liên kết các nhà cung cấp và khách hàng vào một chuỗi cung ứng hoàn thiện, trong đó sử dụng các quy trình kinh doanh chuẩn để ra quyết định, cung cấp mức độ cao của tích hợp chéo chức năng, cung cấp nền tảng cho thương mại điện tử và cho phép điều hành công việc với mức độ cao về dịch vụ khách hàng và năng suất, với chi phí và hàng tồn kho ở mức thấp. Nguồn: M. Adam (2009, tr.24-25) 2.2. Mô hình hệ thống thông tin thành công Mô hình này lần đầu tiên được đề xuất bởi DeLone và McLean vào năm 1992 dựa trên mô hình hiệu chỉnh của Mason từ mô hình của Shannon và Weaver về giao tiếp – bao gồm 3 mức độ của thông tin: mức kỹ thuật, mức ngữ nghĩa, và mức hiệu quả (Stacie & McLean, 2009). Theo đó, DeLone và McLean đã xác định các biến liên quan đến sự thành công của hệ thống bằng cách ánh xạ một khía cạnh của sự thành công của một hệ thống 191
4. thông tin với mỗi mức hiệu quả của mô hình Mason. Kết quả, mô hình đề xuất 6 khía cạnh khác nhau liên quan đến sự thành công của một hệ thống thông tin, đó là: chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, sử dụng, sự thỏa mãn người dùng, ảnh hưởng của cá nhân, ảnh hưởng của tổ chức. Trong đó, “chất lượng hệ thống” tương ứng với mức kỹ thuật của hệ thống, “chất lượng thông tin” tương ứng với mức ngữ nghĩa của hệ thống, “sử dụng” liên quan đến sự tiếp nhận hệ thống của người dùng, “sự thỏa mãn người dùng” và “ảnh hưởng của cá nhân” đề cập đến sự ảnh hưởng của hệ thống đến người dùng, và “ảnh hưởng của tổ chức” chính là ảnh hưởng của hệ thống lên hiệu quả hoạt động của tổ chức. Hình 1: Mô hình Hệ thống thông tin thành công gốc Nguồn: DeLone & McLean (1992, tr.87) Theo DeLone và McLean (1992), giữa các biến trong mô hình này có những mối liên hệ lẫn nhau (hình 1) và các tác giả cũng đề xuất rằng mô hình này phù hợp với các nghiên cứu liên quan đến dự báo thái độ người dùng đối với một hệ thống thông tin nào đó. Tuy nhiên, các tác giả cũng cảnh báo rằng các biến trong mô hình này chưa được đo lường cũng như kiểm soát để đảm bảo sự hiểu biết toàn diện về sự thành công của một hệ thống thông tin. Chính vì vậy, năm 2003, DeLone và McLean đã hiệu chỉnh mô hình ban đầu và đưa ra mô hình hệ thống thông tin thành công cập nhật (hình 2) và mô hình này đã trở thành một mô hình chuẩn để làm cơ sở đặc tả các yếu tố đo lường biến phụ thuộc trong các nghiên cứu về hệ thống thông tin (DeLone & McLean, 2003). Hình 2: Mô hình Hệ thống thông tin thành công cập nhật Nguồn: DeLone & McLean (2003, tr.24) 192
5. 2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam Cho đến nay, trên thế giới đã có rất nhiều nghiên cứu liên quan đến ERP. Chẳng hạn, theo tổng kết của Moon (2007), chỉ từ năm 2000 đến 31/05/2006 đã có 313 bài liên quan đến ERP được đăng trên các tạp chí. Trong đó, có đến 135 bài nghiên cứu về triển khai hệ thống ERP, tức là chiếm hơn 40% các bài nghiên cứu về ERP. Các nghiên cứu về triển khai ERP thường phân thành các nhóm: nghiên cứu tình huống, nghiên cứu các nhân tố thành công chủ yếu, nghiên cứu quản trị thay đổi, nghiên cứu các giai đoạn cần chú trọng, nghiên cứu các vấn đề về văn hóa. Trong đó, nhóm nghiên cứu các nhân tố thành công chủ yếu là phổ biến nhất. Phần lớn các nghiên cứu thuộc nhóm này được thực hiện dựa trên việc vận dụng các mô hình, khung lý thuyết nghiên cứu liên quan đến việc triển khai một hệ thống thông tin nói chung, chẳng hạn: mô hình hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean, mô hình chấp nhận công nghệ TAM, lý thuyết phổ biến sự đổi mới của Roger, Trong đó, mô hình hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean được nổi lên như một công cụ hữu ích để nghiên cứu về sự chấp nhận và triển khai thành công hệ thống ERP. Trên cơ sở đó, nghiên cứu này lấy mô hình hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean làm cơ sở để xây dựng mô hình nghiên cứu. Theo đó, có sáu nhân tố chính ảnh hưởng đến sự triển khai thành công của hệ thống ERP. Đó là: chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, chất lượng dịch vụ, sử dụng (ý định sử dụng), sự thỏa mãn người dùng, và lợi ích khi sử dụng hệ thống. Tuy nhiên, mỗi khi tổ chức đã triển khai ERP thì việc sử dụng ERP là bắt buộc, và nhiệm vụ của mỗi người dùng trên hệ thống ERP là chặt chẽ và tích hợp với nhiệm vụ của những người dùng khác (Brown & cộng sự, 2002; Pozzebon, 2000). Nói cách khác, người dùng sẽ không có quyền lựa chọn sử dụng hệ thống hay không, bất kể thái độ và tinh thần của họ như thế nào. Do đó, trong bối cảnh áp dụng ERP, nhiều nhà nghiên cứu cho rằng "ý định sử dụng/sử dụng" - thường được sử dụng như một thước đo về hành vi sử dụng - sẽ không còn phù hợp trong mô hình kiêm̉ định (Rawstorne & cộng sự, 1998, 2000). Chính vì vậy, trong nghiên cứu này, biến “sử dụng (ý định sử dụng)” cũng được loại bỏ ra khỏi danh sách các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP để có thể giải thích sự thành công của việc triển khai hệ thống ERP được tôt́ hơn. Kết quả phân tích kinh nghiệm triển khai thành công hệ thống ERP của một số DNVN (bảng 2) cho thấy có 5 nhân tố nổi bật dẫn đến sự thành công của dự án ERP ở các doanh nghiệp này, đó là: (1) Sự hỗ trợ và quyết tâm của lãnh đạo cấp cao; (2) Tái cấu trúc quy trình kinh doanh; (3) Đào tạo người dùng; (4) Năng lực nhóm triển khai dự án ERP; (5) Sự phối hợp và giao tiếp giữa các phòng ban. Những nhân tố này cũng hoàn toàn phù hợp với một số nghiên cứu trước đây về các nhân tố chính ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP trong các doanh nghiệp (Esteves & Pastor, 2001; Somers & Nelson, 2001; Al- Mashari & cộng sự, 2003). Do đó, nghiên cứu này cũng đưa 5 nhân tố này vào danh sách các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP ở các DNVN. 193
6. Bảng 2: Các nhân tố thành công của một số dự án ERP ở các DNVN Công ty Giải pháp ERP Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công Công ty Giấy Sài Oracle eBusiness - Sự quyết tâm của ban lãnh đạo và sự đồng lòng Gòn 1 Suite của đội ngũ nhân viên - Nỗ lực tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình quản lý hiện đại Công ty sữa đậu Giải pháp ERP-Việt - Năng lực tổ chức của nhóm triển khai dự án nành Việt Nam của công ty TNHH - Sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng Vinasoy 2 MTV Phần mềm Vũ - Sự quyết tâm của các cấp lãnh đạo (chiếm 70% Thái Duy khả năng thành công) Công ty cổ phần sữa Oracle eBusiness - Thay đổi quy trình trong công ty cho phù hợp Việt Nam Vinamilk Suite với quy trình phần mềm 3 - Thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty - Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo (định hướng đúng và đi đến cùng) - Đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án - Đội ngũ công nghệ thông tin chuyên nghiệp, làm việc bài bản và quy cũ - Được sự hỗ trợ của nhà cung cấp giải pháp Oracle, nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG Công ty FPT 4 Oracle eBusiness - Định hướng của lãnh đạo cấp cao Suite - Đào tạo người dùng - Vai trò của quản trị dự án Công ty cổ phần thế ERP VIP Enterprise - Cơ sở hạ tầng thông tin giới số Trần Anh 5 - Tái cấu trúc quy trình kinh doanh - Đặc điểm người dùng cuối - Tài chính Nguồn: 1 Kinh nghiệm ứng dụng ERP thành công tại Giấy Sài Gòn (2008); 2 Nguyễn Phúc Đức (2010); 3 Nguyễn Như Dũng (2007); 4 Vận hành thành công dự án ERP tại tập đoàn FPT (2010); 5 Triển khai ERP tại Việt Nam (2012) Ngoài ra, kết quả tổng quan của Stephan & cộng sự (2009) về các nhân tố thành công chính của các dự án ERP cũng cho thấy nhân tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành công của một dự án ERP là “sự hỗ trợ của quản lý cấp cao”, kế đến là “quản trị thay đổi” và “quản lý dự án”. Triển khai ERP là một quá trình thay đổi (Hallikainen & cộng sự, 2006) và để quá trình thay đổi được hiệu quả thì cần phải có phương pháp quản trị thay đổi. Quản trị thay đổi tạo điều kiện thuận lợi cho việc đưa các hệ thống, quy trình, cấu trúc mới vào thực tế công việc, và giải quyết với sự chống đối dễ dàng hơn (Al-Mashari & Zairi, 2000). Theo Fiona & cộng sự (2007), chương trình quản lý dự án là cần thiết đối với sự thành công vì nó thiết lập phạm vi dự án và đảm bảo rằng các yêu cầu mở rộng phạm vi được đánh giá một cách cẩn thận trước khi được phê duyệt. Chương trình quản lý dự án 194
7. làm gia tăng mức độ thành công của dự án ERP. Do đó, nghiên cứu này cũng bổ sung 2 nhân tố “quản trị thay đổi” và “quản lý dự án” vào danh sách các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các DNVN. Từ những phân tích này ta có được mô hình nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các DNVN (hình 3). Hình 3: Mô hình nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các DNVN 2.4. Phương pháp nghiên cứu Bài báo này sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể như sau: • Tổng quan các nghiên cứu (bài báo khoa học, luận án, kỷ yếu hội thảo, ) liên quan về triển khai hệ thống ERP nói chung và các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP nói riêng từ các cơ sở dữ liệu khoa học (Sciencedirect, Proquest, IEEE, Emerald, ) và các máy tìm kiếm (google, google scholar, ) với các từ khóa tìm kiếm như “ERP”, “ERP implementation”, “ERP critical success factor”, “triển khai ERP”, “kinh nghiệm triển khai ERP”, • Nghiên cứu tình huống: nghiên cứu 5 trường hợp triển khai thành công hệ thống ERP tại Việt Nam (công ty Giấy Sài Gòn, công ty sữa đậu nành Việt Nam Vinasoy, công ty sữa Việt Nam Vinamilk, công ty FPT, công ty cổ phần thế giới số Trần Anh); 195
8. • Khảo sát ý kiến chuyên gia sử dụng phiếu khảo sát kết hợp với phỏng vấn sâu qua điện thoại: đối tượng khảo sát là các cá nhân có am hiểu sâu về hệ thống ERP và có kinh nghiệm trong triển khai hệ thống ERP tại các DNVN. Ở đây, để có thể thu thập được ý kiến từ các góc nhìn khác nhau, tác giả tiến hành khảo sát ý kiến chuyên gia từ hai nhóm đối tượng: - Nhóm 1: bao gồm các chuyên gia đến từ các công ty chuyên cung cấp và triển khai, tư vấn giải pháp ERP – nhóm này gồm 5 chuyên gia (CG1, CG2, CG3, CG4, CG5) là các chuyên viên tư vấn, cán bộ triển khai, giám đốc, giám đốc điều hành đến từ các công ty: công ty phần mềm Bravo, công ty hệ thống thông tin FPT, công ty CITEK, công ty cổ phần phần mềm SS4U, công ty cổ phần phần mềm QLDN Fast – chi nhánh Đà Nẵng;; - Nhóm 2: bao gồm các chuyên gia đến từ các công ty đã và đang ứng dụng ERP – nhóm này gồm 3 chuyên gia (CG6, CG7, CG8) là trợ lý tổng giám đốc, giám đốc công nghệ thông tin và trưởng ban kiểm soát đến từ các công ty: công ty cổ phần thương mại bia Sài Gòn Miền Đông, công ty Kinh Đô miền Bắc, công ty cổ phần dược phẩm dược liệu Pharmedic.; Bảng câu hỏi sử dụng để khảo sát được thiết kế chủ yếu nhằm mục đích tham khảo ý kiến của các chuyên gia về các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các DNVN. Cụ thể, nội dung chính của bảng hỏi tập trung vào 3 câu hỏi sau: (1) Theo Anh/Chị, có những nhân tố chính nào ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam? Tại sao? (2) Dựa theo kết quả tổng quan tài liệu nghiên cứu cũng như nghiên cứu trường hợp ở một số công ty đã triển khai thành công giải pháp ERP tại Việt Nam, nhóm nghiên cứu chúng tôi đã xác định được một số nhân tố chính ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại doanh nghiệp Việt Nam. Bao gồm: Sự hỗ trợ và quyết tâm của lãnh đạo cấp cao Tái cấu trúc quy trình kinh doanh Đào tạo người dùng Nhóm triển khai dự án ERP Sự phối hợp và giao tiếp giữa các phòng ban Phương pháp quản trị thay đổi Quản trị dự án Chất lượng hệ thống Chất lượng thông tin Chất lượng nhà cung cấp/tư vấn Sự thỏa mãn người dùng đối với hệ thống ERP Lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP Anh/Chị có đồng ý với những nhân tố này hay không? Tại sao? 196
9. (3) Anh/Chị vui lòng cho biết ý kiến của Anh/Chị về tầm quan trọng của mỗi nhân tố (đã liệt kê ở trên) đối với việc triển khai thành công hệ thống ERP ở doanh nghiệp Việt Nam. Tác giả tiến hành khảo sát ý kiến của các chuyên gia trong thời gian từ 03/08/2016 đến 31/08/2016. Phiếu khảo sát được gửi đến các chuyên gia dưới hình thức email. Các chuyên gia có thể trả lời trực tiếp trong phiếu điện tử đính kèm email hoặc qua các đường link khảo sát trực tuyến. Sau khi nhận lại phiếu khảo sát, tác giả tiến hành kiểm tra nội dung các câu trả lời, với những phiếu có nội dung chưa rõ thì tác giả gọi điện phỏng vấn sâu. 3. Kết quả nghiên cứu Kết quả khảo sát ý kiến và phỏng vấn sâu của các chuyên gia cho thấy tất cả các chuyên gia đều đồng ý với các nhân tố đã đưa ra. Theo các chuyên gia thì phaỉ có những nhân tố như vậy mới có thể triển khai đồng bộ, xuyên suốt từ các công ty trong hệ thống với nhau cũng như có thể giải quyết được những vấn đề phat́ sinh trong quá trình triển khai tại công ty, từ đó mới bảo đảm được sự thành công trong triển khai hệ thống ERP. Đối với những nhân tố mà các chuyên gia đã đưa ra thì đều trùng hoặc có thể gộp vào với các nhân tố đã đưa ra trong mô hình nghiên cứu. Chẳng hạn, với ý kiến “Việc triển khai ERP thành công dựa trên 2 yêu tố chính: khách hàng và bên cung ứng phần mềm. Đối với chúng tôi, khách hàng chính là chìa khóa thành công khi chúng tôi triển khai phần mềm. Với một khách hàng nghiệp vụ vững vàng, tiếp cận nhanh công nghệ cũng như hòa hợp trong giao tiếp thì quá trình triển khai luôn luôn nhanh hơn dự kiến và kết quả cao hơn mong đợi cho cả hai bên. Về phía cung ứng phần mềm: luôn luôn phát triển công nghệ, cập nhật những tính năng mới, nâng cao hiệu suất làm việc của phần mềm. Người triển khai nhạy cảm trong việc nắm bắt nghiệp vụ của doanh nghiệp và đề xuất hướng giải quyết các vấn đề khó khăn trong việc quản lý, lắng nghe và hướng khách hàng đến với con đường xử lý đơn giản và hiệu quá nhất có thể”, kết quả phân tích cây vấn đề cho thấy rằng việc triển khai hệ thống ERP phụ thuộc vào 3 nhân tố chính là “chất lượng nhà cung cấp/tư vấn”, “sự hỗ trợ và giao tiếp giữa các phòng ban”, và “nhóm triển khai dự án ERP”, hoặc với ý kiến cho rằng “Nhận thức của lãnh đạo về ERP chưa rõ ràng và không có mục tiêu cụ thể là nguyên nhân chính khiến dự án ERP thất bại” thì được gộp vào cùng với nhân tố “sự hỗ trợ và quyết tâm của lãnh đạo cấp cao”. Đặc biệt, hầu hết các chuyên gia đều nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo và năng lực của nhóm triển khai dự án ERP. Đây cũng là cơ sở cho việc lý giải về kết quả đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhân tố đối với việc triển khai thành công hệ thống ERP (bảng 3). Mặc dù mỗi chuyên gia khác nhau có những đánh giá khác nhau về tầm quan trọng của mỗi nhân tố nhưng hầu hết các chuyên gia đều đồng ý rằng “Sự hỗ trợ và quyết tâm của lãnh đạo cấp cao” đóng vai trò rất quan trọng (tổng điểm: 9) đối với sự thành công của dự án ERP, kế đến là “Năng lực của nhóm triển khai dự án ERP” (tổng điểm: 10). Trong bảng 3, các nhân tố càng quan trọng thì tổng điểm càng thấp và ngược lại tổng điểm càng tăng thì mức độ quan trọng của các nhân tố càng giảm. Kết quả phân tích này hoàn toàn phù hợp với kết quả tổng quan các nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các doanh nghiệp của Stephan & 197
10. cộng sự (2009) và kết quả này cũng bước đầu cho thấy các nhân tố đã đưa ra trong mô hình nghiên cứu là phù hợp với bối cảnh các DNVN. Bảng 3: Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về tầm quan trọng của các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các DNVN Tổng Nhân tố CG1 CG2 CG3 CG4 CG5 CG6 CG7 CG8 điểm Sự hỗ trợ và quyết tâm của 2 1 1 1 1 1 1 1 9 lãnh đạo cấp cao Tái cấu trúc quy trình kinh 3 3 3 3 2 3 2 3 22 doanh Chương trình đào tạo người 3 3 2 3 3 3 3 2 22 dùng Năng lực của nhóm triển khai 2 1 1 1 2 1 1 1 10 dự án ERP Sự phối hợp và giao tiếp giữa 1 3 3 1 2 1 1 2 14 các phòng ban Phương pháp quản trị thay 2 3 2 3 3 1 2 1 17 đổi Quản trị dự án 3 2 2 2 1 2 1 2 15 Chất lượng hệ thống 1 2 1 2 1 3 1 1 12 Chất lượng thông tin 2 2 2 2 1 3 1 1 14 Chất lượng dịch vụ 1 2 2 2 2 1 1 2 13 Sự thỏa mãn của người dùng 2 3 2 2 2 2 1 2 16 đối với hệ thống ERP Lợi ích của việc triển khai hệ 1 2 2 2 1 2 2 2 14 thống ERP Ghi chú: 1 - quyết định chính, 2 - quyết định, 3 - cần thiết Nguồn: khảo sát ý kiến 8 chuyên gia trong lĩnh vực triển khai ERP 4. Kết luận Thông qua quá trình tổng quan các nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP của các tác giả trong nước và trên thế giới, phân tích một số tình huống thành công trong việc triển khai hệ thống ERP của một số DNVN cũng như khảo sát ý kiến của một số chuyên gia trong lĩnh vực triển khai ERP, bài báo này đã xác định được các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các DNVN. Về mặt lý thuyết, kết quả bước đầu này có thể làm cơ sở cho các nghiên cứu về ERP nói chung và triển khai ERP nói riêng trong các DNVN. Về mặt thực tiễn, kết quả này sẽ là một tham khảo có giá trị cho các doanh nghiệp tư vấn, triển khai ERP và doanh nghiệp sử dụng ERP trong việc hoạch định, thực hiện triển khai và sử dụng ERP nhằm tăng khả năng thành công trong việc thực hiện triển khai, sử dụng và giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai. Tuy nhiên, mô hình nghiên cứu đề xuất chỉ mới bước đầu được kiểm định định tính thông qua việc khảo sát ý kiến chuyên gia, chưa được kiểm định trong 198
11. điều kiện số liệu thực tế ở Việt Nam. Do đó, trong thời gian tới tác giả sẽ kết hợp thêm phương pháp nghiên cứu định lượng, tiến hành thu thập dữ liệu trên các người dùng sử dụng hệ thống ERP trong các DNVN để kiểm định tính đúng đắn của mô hình và đề xuất các giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả ứng dụng ERP trong các DNVN. TÀI LIỆU THAM KHẢO Al-Mashari M. & Zairi M. (2000), ‘Supply-chain re-engineering using enterprise resource planning (ERP) systems: An analysis of a SAP R/3 implementation case’, International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, 30 (3/4), 296-313 Al-Mashari M., Al-Mudimigh A. & Zairi M. (2003), ‘Enterprise Resource Planning: A taxonomy of critical factors’, European Journal of Operational Research, 146(2), 352-364 Brown S. A., Massey A. P., Montoya-Weiss M. M. & Burkman J. R. (2002), ‘Do I really have to? User acceptance of mandated technology’, European Journal of Information Systems, 11(4), 283-295. Cooke D., Gelman L. & Peterson W. J., (2001), ‘ERP Trends’, The Conference Board, 1-28 Cục TMĐT và CNTT (2015), Báo cáo thương mại điện tử Việt Nam 2015 DeLone W. H. & McLean E. R. (1992), ‘Information systems success: the quest for the dependent variable’, Journal of Information Systems Research, 3(1), 60-95. DeLone W. H. & McLean E. R. (2003), ‘The DeLone and McLean model of information systems success: A ten-year update’, Journal of Management Information Systems, 19(4), 9-30. Nguyễn Như Dũng (2007), Vinamilk nhận bàn giao hệ thống ERP lớn nhất Việt nam, truy cập ngày 10 tháng 8 năm 2015, từ nuoc/2007/09/1202084/vinamilk-nhan-ban-giao-he-thong-erp-lon-nhat-viet-nam/ Nguyễn Phúc Đức (2010), ERP tại VINASOY: Kiên trì theo đuổi mục tiêu, truy cập ngày 10 tháng 8 năm 2015, từ tri/2010/04/1218601/erp-tai-vinasoy-kien-tri-theo-duoi-muc-tieu/ Fiona F. N., Zahidul I. & Mathew T. (2007), ‘Empirical assessment of factors influencing success of enterprise resource planning implementations’, Journal of Database Management, 18(4), 26-50 Esteves J. & Pastor J. (2001), ‘Analysis of critical success factors relevance along SAP implementation phases’, Seventh American Conference on Information systems, Boston, Massachusetts, USA EVN CPC (2012), Giới thiệu về ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, truy cập ngày 20 tháng 02 năm 2013, từ . Hallikainen P., KivijarviH. & Tuominen M. (2009), ‘Supporting the modules sequencing decision in the ERP implementation process – An application of the ANP method’, Int. J. Production Economics, 119(2009), 259-270 199
12. Kinh nghiệm ứng dụng ERP thành công tại Giấy Sài Gòn (2008), truy cập ngày 10 tháng 8 năm 2015, từ erp-thanh-cong-tai-giay-sai-gon Kwang S. W, Alain C. L, Ying-Mei L. & Keng O. (2009), ‘Measuring ERP system success: a respecification of the DeLone and McLean’s IS Success Model’, Symposium on Progress in Information & Communication Technology 2009, 7-12 Mohd A. K. B Adam (2009), ‘The critical success factors of Enterprise Resource Planning (ERP) implementation: Malaysian and American experiences’, Dissertation of Doctor of Philosophy, Multimedia University, Malaysia Pozzebon M. (2000), ‘Combining a structuration approach with a behavioral-based model to investigate ERP usage’, Paper presented at the Americas Conference on Information Systems, Long Beach, CA. Rawstorne P., Jayasuriya R. & Caputi P. (1998), ‘An integrative model of information systems use in mandatory environments’, Proceedings of the International Conference on Information Systems, Helsinki, Finland, 325-330 Rawstorne P., Jayasuriya R., & Caputi P. (2000), ‘Issues in predicting and explaining usage behaviors with the technology acceptance model and the theory of planned behavior when usage is mandatory’, Proceedings of the International Conference on Information Systems, Brisbane, Australia, 35-44 Somers T. M. & Nelson K. (2001), ‘The impact of critical success factors across the stages of Enterprise Resource Planning Implementations’, Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on System Sciences, Hawaii Stacie P. & McLean E. R (2009), ‘A meta-analytic assessment of the DeLone and McLean IS success model: an examination of IS success at the individual level’, Journal of Information & Management, 46(2009), 159-166 Stephan A. K, Herwig O. & Roland S. (2009), ‘A review of critical success factors for ERP-Projects’, The Open Information Systems Journal, 3(2009), 14-25 Triển khai ERP tại Việt Nam (2012), truy cập ngày 12 tháng 8 năm 2015, từ vi%E1%BB%87t-nam.html Vận hành thành công dự án ERP tại tập đoàn FPT (2010), truy cập ngày 10 tháng 8 năm 2015, từ Viện Tin học Doanh nghiệp - Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, Báo cáo tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin – truyền thông trong doanh nghiệp Young Moon (2007), ‘Enterprise Resource Planning (ERP): a review of the literatue’, International Journal of Management and Enterprise Development, 4(3), 235-264. 200