Áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại các doanh nghiệp: Những khó khăn và một số giải pháp đề xuất nhằm thúc đẩy triển khai áp dụng

Nội dung text: Áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại các doanh nghiệp: Những khó khăn và một số giải pháp đề xuất nhằm thúc đẩy triển khai áp dụng

1. ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP: NHỮNG KHÓ KHĂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM THÚC ĐẨY TRIỂN KHAI ÁP DỤNG INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM IN ENTERPRISES: CHALLENGES AND SOME RECOMMENDATION TO PROMOTE THE APPLICATION DEPLOYMENT PROCESS ThS.Nguyễn Thị Khánh Quỳnh Trường Đại học Thương mại Tóm tắt Hội nhập WTO và việc tham gia đàm phán, ký kết các hiệp định FTA, TPP cắt giảm thuế quan, hạn ngạch mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng đồng thời đặt ra những thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam, muốn gia nhập thị trường quốc tế cần phải vượt qua các rào cản kỹ thuật TBT, với những qui định kỹ thuật hay qui chuẩn kỹ thuật (Technical Regulation), tiêu chuẩn (Standard) và tiêu chuẩn quốc tế (International Standard) như Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, Bộ ISO 14000, Quản lý trách nhiệm xã hội OHSAS 18001, SA8000, Quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm ISO 22000, GMP, HACCP, An ninh năng lượng ISO 50000, An ninh thông tin ISO 27000 Tuy nhiên, việc vận hành cùng một lúc nhiều hệ thống quản lý gây ra phân tán nguồn lực, quản lý không thống nhất, phức tạp, hiệu quả và hiệu lực vận hành các hệ thống không cao, khó có thể duy trì lâu dài. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp hiện nay cần tiếp cận với hệ thống quản lý tích hợp. Bài viết này tác giả sẽ nghiên cứu hệ thống quản lý tích hợp với các khái niệm, các bước triển khai, nội dung tích hợp; những khó khăn và một số giải pháp đề xuất nhằm hạn chế những khó khăn và thúc đẩy áp dụng hệ thống quản lý tích hợp đối với các doanh nghiệp. Từ khóa:Hệ thống quản lý tích hợp, IMS, ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18001, những khó khăn trong quá trình áp dụng Abstract The process of joining WTO and participating in the negotiation and the signing of the FTAs, TPP, etc. leads to the reduction of tariffs and quotas, which has opened many opportunities but has posed challenges for Vietnamese businesses as well. Businesses wishing to join the international market to overcome technical barriers, with the technical regulations, Standards and international standards such as ISO 9000 families, ISO 14000 families, OHSAS 18001, SA8000, food safety Management system ISO 22000, GMP, HACCP, ISO 50000, ISO 27000 However, the operation of managing multiple systems at the same time caused scattered resources, lack of unified management, complex systems, efficiency and effectiveness of the operation the system is not high and cannot be sustained. Therefore, enterprises today need to access to integrated management systems. This article will study integrated management system with the concept, the implementation steps, content integration, difficulties in the application deployment process and propose some measures to promote the application IMS systems in enterprises. Keywords: WTO, Management system, Vietnamese businesses, process and propose 629
2. Key words: integrated management system, IMS, ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18001, difficulties in the application deployment process 1. Đặt vấn đề, sự cần thiết phải áp dụng hệ thống quản lý tích hợp. Xu hướng toàn cầu hóa, quốc tế hóa trở thành một tất yếu khách quan, mối quan hệ giữa các nền kinh tế ngày càng mật thiết và gắn bó, hoạt động giao lưu thương mại giữa các quốc gia ngày càng phát triển mạnh mẽ. Sau gần 10 năm gia nhập WTO, việc ký kết các FTA, TPP cắt giảm thuế quan và hạn ngạch mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng đồng thời đặt ra những thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam, muốn gia nhập thị trường quốc tế cần phải vượt qua các tào cản kỹ thuật TBT, với những qui định kỹ thuật hay qui chuẩn kỹ thuật (Technical Regulation), tiêu chuẩn (Standard) và tiêu chuẩn quốc tế (International Standard) như Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, Bộ ISO 14000, Quản lý trách nhiệm xã hội OHSAS 18001, SA8000, Quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm ISO 22000, GMP, HACCP, An ninh năng lượng ISO 50000, An ninh thông tin ISO 27000 (trong đó bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO được xem như là nền tảng quan trọng nhất cho việc áp dụng các hệ thống quản lý khác, vì vậy trên thế giới và ở Việt Nam số lượng các chứng chỉ ISO 9001 chiếm tỷ trọng tương đối so với các hệ thống quản lý khác). Việc tiếp cận các hệ thống quản lý này giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý chất lượng, quản lý môi trường, quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, quản lý an ninh thông tin theo chuẩn quốc tế (hình 1). Nguồn: TBT Handbook-STAMEQ 2008 Hình 1: Các hệ thống quản lý thực hiện các tiêu chuẩn và các qui định kỹ thuật của TBT Từ những năm đầu tiên 1997 phát triển, áp dụng các hệ thống quản lý theo chuẩn quốc tế ở Việt Nam đến nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp tích cực tham gia áp dụng các hệ thống quản lý theo chuẩn quốc tế, nhìn chung số lượng áp dụng này ngày càng tăng lên đáng kể qua các năm(bảng 1)(năm 2014 số lượng chứng chỉ ISO sụt giảm do doanh nghiệp phá sản 630
3. hàng loạt) cho thấy sự quan tâm, lợi ích và sự cần thiết phải áp dụng các hệ thống quản lý tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên việc áp dụng song hành nhiều hệ thống quản lý cùng một lúc đã gây ra cho doanh nghiệp nhiều lúng túng trong việc vận hành, duy trì và cải tiến hệ thống. Chính vì vậy việc áp dụng một hệ thống quản lý tích hợp (IMS-Integrated management systems) là cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. Bảng 1: Số lượng các tổ chức được cấp chứng chỉ các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế. Năm 997 998 999 000 004 005 006 012 013 014 Số DN ISO 9001 6 3 05 800 800 000 000 000 786 ISO 14001 2 50 65 50 00 30 SA 8000 5 0 5 0 0 HA CCP 7 5 7 Nguồn: STAMEQ 2013 và ISO survey 2014 2. Dữ liệu và phương pháp nghiên cứu Dữ liệu nghiên cứu: bài viết sử dụng kết hợp giữa dữ liệu thứ cấp và dự liệu sơ cấp, dữ liệu thứ cấp là các tài liệu báo cáo quá trình áp dụng hệ thống quản lý của doanh nghiệp, các báo cáo đánh giá nội bộ và đánh giá của các tổ chức chứng nhận đối với hệ thống quản lý của doanh nghiệp, các bài viết có liên quan khác. Dữ liệu sơ cấp là kết quả phỏng vấn chuyên gia là các lãnh đạo, cán bộ quản lý, nhân viên của 50 doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng hệ thống quản lý tích hợp IMS trên địa bàn Hà Nội từ năm 2011-2014 của tác giả trong quá trình đi thực tế và tham gia các dự án tư vấn, đào tạo các hệ thống quản lý ở doanh nghiệp, thuộc các lĩnh vực khác nhau như dệt may, da giầy, xây dựng, thiết kế, cơ khí, thực phẩm Tác giả chủ yếu tập trung khảo sát ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì: theo kết quả khảo sát năm 2011 của Tổng Cục thống kê, 97,6% các doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ; và chính những doanh nghiệp này cần phải áp dụng hệ thống quản lý tích hợp hơn ai hết vì họ là nhà cung cấp cho những doanh nghiệp lớn hơn(trong và ngoài nước), các doanh nghiệp lớn hơn thường áp đặt quyền lực người mua buộc các doanh nghiệp vừa và nhỏ tham gia vào chuỗi cung ứng của họ phải đáp yêu cầu về chất lượng, môi trường, an toàn sức khỏe nghề nghiệp Phương pháp nghiên cứu: bài viết sử dụng tổng hợp các phương pháp gồm: Phương pháp thu thập dữ liệu(là các phương pháp: nghiên cứu tài liệu, điều tra phỏng vấn 631
4. chuyên gia); Phương pháp phân tích dữ liệu(là các phương pháp thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp) 632
5. Khái quát về hệ thống quản lý tích hợp-ISM Hệ thống quản lý tích hợp(IMS-Integrated management systems): là một hệ thống quản lý cho phép các tổ chức đạt được tất cả các mục tiêu của mình về phương diện thõa mãn nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên liên quan. Nó đồng nghĩa với hệ thống quản lý kinh doanh và thường được coi là sự hợp nhất các hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường, hệ thống sức khỏe, an toàn và các hệ thống tương tự khác(Hoyle, D, 2009). Việc tích hợp sẽ gắn kết tất cả các hệ thống của tổ chức và các quá trình vào một khuôn khổ hoàn chỉnh, cho phép tổ chức hoạt động như một đơn vị duy nhất với mục tiêu thống nhất. ISO 14001 OHSAS 18001 ISO 9001 Hệ thống quản lý tích hợp Nguồn: Hoyle D, 2009 Hình 2: Mô hình tích hợp các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 Đối tượng áp dụng Hệ thống quản lý tích hợp-IMS Hệ thống quản lý tích hợp có thể dùng cho bất kỳ tổ chức, không phân biệt quy mô, lĩnh vực, những tổ chức đang tìm cách tích hợp hai hoặc nhiều hệ thống quản lý của họ vào một hệ thống gắn kết nhằm tạo sự nhất thể về một chính sách quản lý, mục tiêu quản lý, sổ tay quản lý, quy trình, thủ tục, hồ sơ được thực hiện. Tuy nhiên việc áp dụng sẽ thuận lợi hơn khi áp tại các tổ chức đã có ít nhất từ hai trong số các HTQL liên quan đến các khía cạnh riêng biệt như: ISO 9001: Hệ thống quản lý chất lượng ISO 14001: Hệ thống quản lý môi trường OHSAS 18001: Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp ISO 27001: Hệ thống quản lý an toàn thông tin ISO 22000: Hệ thông quản lý an toàn thực phẩm Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp - IMS 633
6. IMS mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức như: nâng cao năng lực quản lý, giảm chi phí chứng nhận cho nhiều hệ thống, giảm thời gian đánh giá có nhiều hệ thống quản lý riêng biệt, giảm sự chồng chéo và trùng lặp hệ thống tài liệu, chính sách và mục tiêu sẽ nhất quán hơn trên nhiều hệ thống, các quá trình, các quy trình tác nghiệp được sắp xếp khoa học hơn. Nguồn: kết quả khảo sát tại 50 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội từ 2012-2014 của tác giả, Hình 3: Một số lợi ích sau khi áp dụng hệ thống tích hợp IMS, so sánh sự thay đổi các chỉ số khả năng quản lý của doanh nghiệp trước và sau áp dụng IMS Để đánh giá mức độ cải thiện của năng lực quản lý theo cách tiếp cận của chu trình PDCA(Plan-Do-Check- Action) của tiến sĩ W.Deming, tác giả đã tiến hành khảo sát 50 doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn Hà Nội áp dụng IMS dựa theo thang điểm Likert 1-5, trong đó điểm từ 1 đến 5 tương ứng với kết quả là: rất kém, kém, trung bình, tốt, rất tốt. Đối với đánh giá khả năng lập kế hoạch(PLAN) được đánh giá qua 3 chỉ số: (1) Đối với đánh giá khả năng nhận thức được vai trò của lãnh đạo; (2) khả năng xác định mục tiêu phù hợp với định hướng chiến lược của cán bộ quản lý và (3) khả năng lập kế hoạch của cán bộ quản lý. Đối với đánh giá khả năng tổ chức (DO) được đánh giá thông qua 4 chỉ số: (1) khả năng phân công công việc, trách nhiệm của cán bộ nhân viên; (2) khả năng phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban; (3) khả năng cộng tác và làm việc trong tập thể của cán bộ, nhân viên, (4) mức độ chia sẻ kiến thức giữa các cán bộ, nhân viên. Đối với đánh giá khả năng kiểm tra và khắc phục cải tiến (CHECK - ACTION) được đánh giá thông qua 2 chỉ số: (1) khả năng giám sát kiểm tra, đánh giá kế hoạch và quy trình đã lập của cán bộ quản lý và (2) khả năng giải quyết các vấn đề về chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội(TNXH) của cán bộ nhân viên. Kết quả phân tích thể hiện trong hình 3, các chỉ số đều có sự cải thiện đáng kể sau khi áp dụng IMS, trong đó 2 chỉ số là khả năng cộng tác, làm việc trong tập thể của cán bộ, nhân viên và chỉ số mức độ chia sẻ kiến thức giữa các cán bộ, nhân viên lần lượt là 4,13 và 3,85 là 2 chỉ số thấp nhất, cần phải có sự thúc đẩy mạnh mẽ hơn nữa không thời gian tới. 634
7. Quá trình thiết lập, áp dụng hệ thống quản lý tích hợp - IMS. Trước khi bắt đầu áp dụng HTQL tích hợp, cần đánh giá khả năng tích hợp bằng cách thực hiện các công việc sau: Mức độ tích hợp nên thực hiện: xác định phạm vi tích hợp, tình hình chính sách và văn hóa doanh nghiệp, năng lực của tổ chức, nguồn nhân lực, các yêu cầu luật định và chế định, mục tiêu của việc tích hợp. Khi đưa vào áp dụng IMS, cần xem xét cẩn thận các tính tương đồng trong các tiêu chuẩn để tránh trùng lắp, truyền đạt nội dung thực hiện để mọi người cỏ thể thực hiện. Dưới đây là một số bước đề xuất trong quá trình này: Bước 1: Phân tích Phân tích các hệ thống quản lý đang áp dụng Bước 2: Nhận biết Nhận biết các yếu tố chung Tích hợp các yếu tố chung Bước 3: Tích hợp Hệ thống hoàn thiện với sự kết hợp của Bước 4: Hoàn thành các yếu tố chung Nguồn: Integrated Management PAS 99, 2013 Hình 4: Các bước đề xuất trong quá trình áp dụng quản lý tích hợp Các nội dung nên tiến hành tích hợp: Các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế áp dụng hiện nay có nhiều khía cạnh tương đồng, để thuận lợi cho việc áp dụng và vận hành các hệ thống quản lý, doanh nghiệp nên tiến hành tích hợp các khía cạnh sau: Tích hợp hệ thống tài liệu: việc công bố từng tiêu chuẩn tách rời dẫn đến việc tạo ra các hệ thống riêng biệt, việc tích hợp hệ thống tài liệu để tạo thành một tài liệu phức hợp duy nhất có thể tiết kiệm giấy, thuận tiện cho công tác lưu trữ, tránh trùng lắp tài liệu, đơn giản hóa cho việc vận hành và truy xuất hệ thống tài liệu. Đặc biệt là các tài liệu có tính tương đồng của các hệ thống như tài liệu liên quan đến trách nhiệm quản lý, xem xét lãnh đạo, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa, đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, quản lý nguồn lực, cải tiến liên tục, đo lường, phân tích cần phải được hợp nhất để đảm bảo tính đầy đủ, tránh trùng lắp và linh hoạt hơn. 635
8. Chính sách Chính sách Chính sách chất lượng môi trường an toàn và sức khỏe nghề Sổ tay chất lượng Sổ tay môi trường Sổ tay chất lượng Quy trình chất lượng Quy trình môi trường Quy trình an toàn và sức khỏe nghề nghiệp Hướng dẫn công việc bộ Hướng dẫn công việc bộ Hồ sơ an toàn và sức khỏe nghề nghiệp phận chất lượng phận chất lượng Nguồn: Hoyle, D, 2009 Hình 5: Các hệ thống tài liệu riêng biệt có tính tương đồng cần được tích hợp Ví dụ như hệ thống tài liệu sau khi tích hợp sẽ: - Duy nhất một tài liệu giới thiệu chung về giá trị, tầm nhìn sữ mệnh của tổ chức - Một cuốn sổ tay chất lượng bao phủ tất cả các yếu tố của các hệ thống quản lý áp dụng - Duy nhất một quy trình kiểm soát tài liệu biên soạn, ban hành đáp ứng yêu cầu cho các tiêu chuẩn - Quy trình kiểm soát các hồ sơ được ban hành đáp ứng yêu cầu cho các yêu chuẩn - Quy trình đào tạo, năng lực và nhận thức được ban hành đáp ứng yêu cầu cho các yêu chuẩn - Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ ban hành đáp ứng yêu cầu cho các tiêu chuẩn - Quy trình xem xét lãnh đạo cho các tiêu chuẩn - Quy trình giám sát và quản lý các thiết bị đo lường cho các tiêu chuẩn - Quy trình cải tiến liên tục cho các tiêu chuẩn - Quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa dùng chung cho tất cả các tiêu chuẩn Tích hợp các chức năng và quy tắc: việc tích hợp có thể mở ra cơ hội gia tăng sự đối thoại và làm việc phối hợp của các nhà quản lý chất lượng, quản lý môi trường, quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp vào một văn phòng, hay một bộ phận chuyên trách duy nhất, giảm nguồn lực, không gian văn phòng, giảm thời gian xử lý sự vụ Tích hợp quản lý: có nhiều hình thức quản lý như quản lý chức năng, quản lý dự án, quản lý sản phẩm. Mỗi hình thức đều có những tác động lên cơ cấu của tổ chức. Nếu quản lý theo chức năng, mỗi nhóm sẽ tối đa hóa hiệu quả hoạt động của nhóm thường dẫn đến giảm hiệu quả tổng thể, sự chi phối vấn đề của một nhóm mâu thuẫn với các nhóm khác, điều này sẽ không hỗ trợ cho công tác quản lý dự án đòi hỏi phải có sự kết nối các phòng ban, bộ phận để đạt được mục tiêu chung như mục tiêu môi trường, mục tiêu chất lượng, mục tiêu an toàn Khi đó cần phải áp dụng quản lý tích hợp nhằm tăng cường sự hiểu biết và chỉ đạo các 636
9. hoạt động để đạt được mục tiêu chung của tổ chức, nhằm đáp ứng các nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan một cách công bằng bằng cách sử dụng tối ưu mọi nguồn lực. Tích hợp các hệ thống quản trị rủi ro: tất cả các hệ thống quản lý hiện nay đều có đề cập đến việc quản lý những rủi ro như: quản lý rủi ro an toàn sức khỏe nghề nghiệp, quản lý rủi ro an ninh thông tin, quản lý rủi ro môi trường theo quan điểm của Viện An Toàn và Sức khỏe nghề nghiệp của Vương Quốc Anh(IOSH) các hệ thống có thể kết hợp với nhau để tạo thành một hệ thống quản lý rủi ro tích hợp. 3. Những khó khăn khi áp dụng hệ thống Quản lý tích hợp ở các doanh nghiệp hiện nay (Theo kết quả khảo sát 50 doanh nghiệp đang vận hành các hệ thống quản lý liên quan đến ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 27001 đã và đang tiến hành áp dụng HTQL tích hợp trên địa bàn Hà Nội của tác giả từ năm 2011-2014) Mặc dù IMS có thể được áp dụng cho mọi tổ chức, nhưng trong quá trình áp dụng có một thực tế cho thấy rằng các doanh nghiệp và đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với những khó khăn cụ thể khi thực hiện. Có nhiều các lý do, trong đó có thể liên quan đến tổ ISO và các cơ quan thành viên của nó hoặc đến từ phía doanh nghiệp như: Khó khăn trong việc hiểu đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn để áp dụng, vì các các tiêu chuẩn phổ biến hiện nay chủ yếu được viết bằng tiếng Anh, Pháp, Đức nên việc hiểu một cách sâu sắc và áp dụng đúng yêu cầu của tiêu chuẩn riêng biệt, từ đó có thể tiến hành xây dựng một hệ thống tích hợp để có thể đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn riêng biệt là một trong những rào cản đối với các doanh nghiệp hiện nay trên thế giới. Chính vì vậy mà trong thời gian tới tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế sẽ ban hành kèm các ấn phẩm hướng dẫn giải thích từng yêu cầu của tiêu chuẩn theo ngôn ngữ dễ đọc và cung cấp các ví dụ minh họa về cách doanh nghiệp vừa và nhỏ nên áp dụng. Vai trò và cam kết của lãnh đạo cấp cao (Top Management) chưa thực sự mạnh mẽ, đây được xem là yếu tố tiên quyết trong việc áp dụng thành công của bất kỳ hệ thống thống quản lý nào, trong hầu hết các tiêu chuẩn quản lý quốc tế trên đều đưa ra điều khoản yêu cầu sự cam kết và bằng chứng về sự mạnh mẽ của ban lãnh đạo đối với hệ thống. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy 60% doanh nghiệp được khảo sát tích vào khó khăn này, nguyên nhân do lãnh đạo thường bận rộn, thường không tham gia vào các chương trình đào tạo, nên nhận thức đúng đắn và am hiểu về các hệ thống quản lý này. Dẫn đến chưa có chiến lược tổng thể, dài hạn đối với công tác quản lý chất lượng, quản lý môi trường, quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp thiếu tính liên kết các chiến lược này với chiến lược kinh doanh tổng thể của tổ chức, các doanh nghiệp chỉ thực sự quan tâm khi có khách hàng, đối tác yêu cầu hay xảy ra các sự cố về chất lượng, môi trường các giải pháp đôi khi mang tính đối phó, chính vì vậy các hệ thống quản lý khó phát huy hiệu quả và hiệu lực, điều này dẫn đến khó khăn cho công tác triển khai hay vận hành một hệ thống quản lý tích hợp được triển khai ở giai đoạn tiếp theo. Sự hạn chế về nguồn lực tài chính, nguồn nhân lực có chuyên môn và am hiểu và có khả năng triển khai áp dụng các tiêu chuẩn trong lĩnh vực quản lý chất lượng, kết quả khảo sát cho thấy 75% doanh nghiệp được khảo sát tích vào là khó khăn này, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là một khó khăn phổ biến hiện nay. Ban lãnh đạo và các nhân viên đôi khi chưa có nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của việc áp dụng các hệ thống quản lý để 637
10. nâng cao năng lực quản lý, một số doanh nghiệp thực hiện có tính chất đối phó, nên chưa thực sự đầu tư hay tuyển dụng đội ngũ nhân viên làm công tác quản lý phải có kiến thức hay được được đào tạo về các tiêu chuẩn quản lý quốc tế nên việc có được một đội ngũ nhân viên có kiến thức đầy đủ về các hệ thống để có thể tiến hành triển khai hệ thống IMS là khá khó khăn, nguồn nhân lực có kiến thức để có thể thực hiện IMS cũng có khá nhiều biến động ở các doanh nghiệp, do có những doanh nghiệp FDI gia nhập thị trường Việt Nam họ sẵn sàng trả mức lương cao hơn để thu hút lực lượng này, gây ra tình trạng bất ổn về đội ngũ nhân sự khan hiếm này. Hiệu quả công tác đánh giá nội bộ chưa cao: Đánh giá nội bộ là một hoạt động bắt buộc và cần được triển khai định kỳ nhằm xác định hiệu quả cũng như tìm ra các cơ hội để cải tiến nâng cao hiệu quả của hệ thống IMS. Như vậy chất lượng cuộc đánh giá là rất quan trọng. Tuy nhiên việc triển khai đánh giá nội bộ cũng là một trong các điểm yếu đối với nhiều tổ chức, kết quả khảo sát cho thấy 60% doanh nghiệp được khảo sát tích vào khó khăn này, họ thường gặp khó khăn trong việc lựa chọn đánh giá viên đủ năng lực, trình độ. Quá trình đánh giá nhiều khi vẫn mang tính hình thức, bởi vậy các phát hiện đánh giá đôi khi chưa mang lại giá trị thực sự cho việc cải tiến hệ thống IMS của tổ chức. Điều này cũng một phần do sự quan tâm của lãnh đạo chưa thực sự đầy đủ và sâu sát. Khối lượng văn bản và công việc vượt quá khả năng kiểm soát của công ty, kết quả khảo sát cho thấy 51,9% doanh nghiệp(DN) được khảo sát tích vào khó khăn này đây cũng là một khó khăn lớn cho công tác quản lý và duy trì hệ thống quản lý tích hợp nếu không ứng dụng công nghệ thông tin, tuy nhiên mức độ ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn rất hạn chế. Chỉ tính riêng ở Hà nội, kết quả khảo sát của Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội (2015), trên địa bàn thành phố hiện có khoảng 117.000 DN, nhưng trong đó, có đến 95% số DN là vừa và nhỏ. Qua khảo sát, việc ứng dụng công nghệ thông tin(CNTT) của các DN vừa và nhỏ, DN nhà nước và công ích trực thuộc thành phố vẫn rất hạn chế, mới dừng lại ở mức cơ bản, nhỏ lẻ, thiếu tính tổng thể. Các DN chưa quan tâm đầy đủ đến việc bảo đảm an toàn, an ninh, xây dựng môi trường chính sách, đầu tư đào tạo nguồn nhân lực CNTT. Việc ứng dụng CNTT chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế. Điều này có thể nhận ra qua các con số thống kê. Mỗi năm, trung bình DN chỉ đầu tư khoảng 0,15% đến 0,3% tổng doanh thu của DN cho việc ứng dụng CNTT. 50% số DN sử dụng các thiết bị lưu trữ dữ liệu như ổ cứng rời, đĩa từ nhưng hầu hết chưa lưu trữ tập trung, chủ yếu lưu trữ tại các máy trạm của từng cán bộ, nhân viên. 70% số DN chưa có cán bộ CNTT “DN mới tập trung cơ bản ở việc sắm máy tính, kết nối mạng, cài đặt một số phần mềm cơ bản để soạn thảo văn bản, hộp thư miễn phí , chứ chưa sử dụng các ứng dụng nâng cao về quản trị, quản lý việc hoạt động kinh doanh”. Đây cũng là một rào cản lớn cho việc chia sẻ thông tin và tăng cường hợp tác giữa các phòng ban, cá nhân trong việc áp dụng IMS. Thiếu hiểu biết về hệ thống và các chương trình đào tạo cần thiết: kết quả khảo sát cho thấy 50% DN được khảo sát gặp phải khó khăn này. Các chương trình đào tạo và các cán bộ chuyên trách về hệ thống quản lý còn hạn chế ở doanh nghiệp, nên các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu thuê các tổ chức tư vấn bên ngoài, đôi khi về vấn đề tài chính tiết kiệm, nên không lựa chọn được những đơn vị tư vấn có chất lượng, họ chỉ đơn thuần là việc mua một bộ hệ thống tài liệu được cung cấp bởi các chuyên gia tư vấn, dẫn đến hệ thống không phù hợp với thực tiễn, không thiết thực, tạo ra sự mơ hồ và trừu tượng khi vận hành hệ thống. 638
11. Khó khăn do sức cản nội bộ từ hệ thống: việc vận hành một hệ thống quản lý chất lượng tích hợp thực sự phát huy hiệu quả và hiệu lực. Do yếu tố nhận thức còn hạn chế nên hệ thống áp dụng vẫn mang tính hình thức, nhiều đơn vị đã có chứng nhận hệ thống quản lý IMS, nhưng trên thực tế vẫn áp dụng mang tính hình thức và đối phó. 4. Một số giải pháp đề xuất nhằm thúc đẩy triển khai áp dụng hệ thống quản lý tích hợp đối với các doanh nghiệp. Với việc cần thiết phải áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và những khó khăn, nguyên nhân của những khó khăn trong quá trình áp dụng hệ thống IMS nêu trên, tác giả xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp như sau: Đối với các cơ quan quản lý nhà nước và tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) Trong thời gian tới tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO nên phối hợp với các quốc gia thành viên của ISO trong đó có Việt Nam biên soạn và banh hành bổ sung các ấn phẩm hướng dẫn áp dụng các hệ thống quản lý riêng biệt và hệ thống quản lý tích hợp IMS theo ngôn ngữ dễ đọc và cung cấp các ví dụ tham khảo cho doanh nghiệp trong quá trình áp dụng. Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO và Viện tiêu chuẩn Việt Nam nên xây dựng một cấu trúc thống nhất khi khi biên soạn các tiêu chuẩn quản lý riêng biệt, điều này sẽ tạo thuận lợi hơn rất nhiều cho các doanh nghiệp khi tiến hành xây dựng hệ thống quản lý tích hợp. Gần đây tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế đã có những bước tiến quan trọng trong những phiên bản mới của một số tiêu chuẩn như ISO 9000, ISO 14000 đều thống nhất cách tiếp cận theo chu trình Deming PDCA, đã tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp rất nhiều. Điều này cần phải được thực hiện đồng bộ trong tất cả nhóm tiêu chuẩn ban hành. Tuyên truyền hình ảnh và khuyến khích người dân ủng hộ tiêu dùng hàng hóa của các doanh nghiệp chủ động tích hợp những hệ thống ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18001, SA 8000, ISO 26000 đây được xem như những hệ thống cơ bản, góp phần xây dựng doanh nghiệp theo định hướng phát triển bền vững đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, bảo vệ môi trường và trách nhiệm xã hội. Thực tế là người tiêu dùng ở Việt Nam với khả năng thanh toán thấp và nhận thức đối với các hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, xã hội là còn khá hạn chế, nên việc người tiêu dùng có các hành động như ưu tiên tiêu dùng hàng hóa hay ủng hộ các doanh nghiệp chủ động áp dụng hệ thống quản lý tích hợp là rất ít. Việc các doanh nghiệp chủ động áp dụng IMS nhưng chưa được sự quan tâm của khách hàng cũng là một rào cản khi áp dụng. Hỗ trợ các chương trình đào tạo về các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế và hệ thống tích hợp IMS: Các cơ quan chuyên môn liên quan như Bộ Khoa học Công nghệ, Viện tiêu chuẩn, Trung tâm năng suất Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI nên phối hợp và có các dự án đào tạo, tư vấn áp dụng hệ thống quản lý và hệ thống tích hợp IMS với giá ưu đãi(phi lợi nhuận), thậm chí là miễn phí cho doanh nghiệp nhằm hướng tới mục tiêu nâng cao năng lực quản lý doanh nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế. Đối với doanh nghiệp Lãnh đạo cao nhất cần phải tăng cường nhận về cần thiết phải áp dụng và vai trò của hệ thống quản lý tích hợp: Lãnh đạo có vai trò vô cùng quan trọng trọng việc áp dụng IMS, trong nghiên cứu “Leading to Quality”, Harry J.Levinson và Chuck DeHont (1992) khẳng 639
12. định “không có lãnh đạo, chất lượng và năng suất sẽ chỉ là sự tình cờ may mắn”. Cụ thể để áp dụng thành công IMS: Lãnh đạo cao nhất nên có sự cam kết mạnh mẽ và cung cấp các bằng chứng các cam kết áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống IMS, xây dựng môi trường nội bộ thuận lợi nhằm lôi kéo sự tham gia của các thành viên trong tổ chức áp dụng IMS. Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp được xác định và đáp ứng như: các yêu cầu của khách hàng(ISO 9001), các yêu cầu về quản lý môi trường(ISO 14001), yêu cầu về an toàn sức khỏe nghề nghiệp(OHSAS 18001), yêu cầu về an ninh thông tin(ISO 27000) Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo chính sách và mục tiêu của IMS phải bao phủ các khía cạnh chất lượng, môi trường, an toàn sức khỏe nghề nghiệp , được thông báo và thông hiểu trong toàn bộ tổ chức, phải phân công trách nhiệm thực hiện, các biện pháp thực hiện và đánh giá các kết quả thực hiện theo định kỳ. Lãnh đạo phải thiết lập các quá trình trao đổi thông tin thích hợp trong tổ chức, đặc biệt và các thông tin liên quan đến hiệu lực và hiệu quả áp dụng IMS Lãnh đạo cao nhất phải định kỳ xem xét hệ thống IMS để đảm bảo tính thích hợp, thõa đáng và có hiệu lực. Việc xem xét hệ thống phải đánh giá được cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi hệ thống kể cả thay đổi chính sách/mục tiêu của IMS. Đầu tư nguồn lực cho việc áp dụng hệ thống quản lý IMS: các doanh nghiệp nên xem chi phí cho hệ thống IMS là một khoản đầu tư sinh lời và đem lại lợi ích lâu dài, bền vững và cũng chính yêu cầu để nâng cao năng lực quản lý nhằm gia tăng cơ hội gia nhập thị trường thế giới của doanh nghiệp. Cần có sự đầu tư chủ động đối với tài chính và nguồn lực khác cho IMS, đặc biệt là nguồn nhân lực(là các cán bộ có khả năng triển khai áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống IMS, đây là nguồn lực khan hiếm hiện nay ở các doanh nghiệp). Tăng cường áp dụng những tiến bộ của Công nghệ thông tin: bao gồm cả phần cứng và phần mềm tin học vào trong quản lý tài liệu, hồ sơ của hệ thống quản lý IMS là một việc làm cần thiết. Doanh nghiệp nên đầu tư máy chủ (Server) và ứng dụng các phần mềm quản lý như phần mềm ISO-online, phần mềm ERP để đảm bảo thông tin được lưu trữ có hệ thống và thuận tiện cho việc truy xuất thông tin và chia sẻ thông tin, là một yêu cầu bắt buộc liên quan đến việc vận hành hệ thống IMS trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên tăng cường các chương trình giáo dục, đào tạo cho cán bộ công nhân viên về nhận thức chung cũng như các khóa đào tạo chuyên sâu các tiêu chuẩn quản lý muốn áp dụng như ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18001 là tiền đề thuận lợi cho việc áp dụng thành công hệ thống quản lý tích hợp IMS. Nâng cao hiệu lực công tác đánh giá nội bộ:Để tăng cường hiệu lực áp dụng hệ thống quản lý IMS, bên cạnh đánh giá theo định kỳ(thường là đánh giá chứng nhận năm thứ nhất và cấp chứng chỉ, đánh giá giám sát mỗi năm/1 lần cho 2 năm tiếp theo) thì định kỳ trước các cuộc đánh giá của tổ chức chứng nhận các doanh nghiệp nên tiến hành đánh nội bộ ít nhất một đến hai lần nhằm rà soát hiệu lực áp dụng của hệ thống. Để nâng cao hiệu lực của các chương trình đánh giá nội bộ các cán bộ là các chuyên gia đánh giá tham gia vào quá trình này cần được đào tạo bài bản và được cấp chứng chỉ có đủ năng lực thực hiện cuộc đánh giá. 640
13. Đối với khách hàng: Để hỗ trợ và thúc đẩy các doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý riêng biệt cũng như hệ thống quản lý tích hợp, khách hàng có một vai trò rất quan trọng, theo nguyên tắc tiếp cận quá trình trong các yêu cầu của tiêu chuẩn, đầu vào của hệ thống quản lý là các yêu cầu của khách hàng, đầu ra của hệ thống quản lý IMS là sự thõa mãn khách hàng. Theo ISO 9000 thì khách hàng là tổ chức hay cá nhân nhận một sản phẩm(khách hàng có thể là nội bộ hay bên ngoài tổ chức, ví dụ như: người tiêu dùng, người hưởng thụ dịch vụ, người sử dụng cuối cùng, người bán lẻ, người được hưởng lợi và người mua), trong đó người tiêu dùng cuối cùng đóng vai trò rất quan trọng, người tiêu dùng cần phải nâng cao nhận thức với các hệ thống quản lý, các yêu cầu của họ khi mua hàng không chỉ nên dừng lại ở ba khía cạnh 3P là:chất lượng(Perfectibility), giá cả(Price), thời gian giao hàng(Punctuality), mà còn quan tâm đến các khía cạnh trách nhiệm môi trường, an toàn sức khỏe nghề nghiệp cho người lao động của doanh nghiệp(điều này rất được khách hàng ở các quốc gia phát triển Mỹ, EU, Nhật Bản quan tâm khi đưa ra quyết định mua hàng), chính hành vi tiêu dùng tích cực của khách hàng bằng cách ủng hộ, ưu tiên mua hàng hóa của những doanh nghiệp thực hiện IMS sẽ tác động rất lớn vào việc thúc đẩy áp dụng hệ thống IMS của doanh nghiệp. KẾT LUẬN Để nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập và hướng tới tham gia vào chuỗi giá trị toàn cầu đòi hỏi doanh nghiệp phải có giải pháp tổng thể, đồng bộ, trong đó nâng cao năng lực quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi hội nhập. Vì vậy việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp - IMS là một xu thế cần được thúc đẩy triển khai áp dụng với các biện pháp thích hợp đối với từng doanh nghiệp, các đề xuất của bài viết có thể là gợi ý tham khảo cho các doanh nghiệp trong quá trình triển khai áp dụng IMS. 641
14. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tổng cục tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng Việt Nam, 2008, “Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008-Hệ thống quản lý chất lượng- các yêu cầu”. 2. Tổng cục tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng Việt Nam, 2007, “Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2005-Hệ thống quản lý chất lượng- Cơ sở từ vựng”. 3. Tổng cục tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng Việt Nam, 2009, “Tiêu chuẩn TCVN ISO 14001:2009- Hệ thống quản lý môi trường-các yêu cầu”. 4. Tổng cục tiêu chuẩn- Đo lường-Chất lượng Việt Nam, 2007, “Tiêu chuẩn OHSAS 18001: 2007-Hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn nghề nghiệp-Các yêu cầu”. 5. Tổng cục Tiêu chuẩn-Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng Việt Nam, tháng 12/2008, “Sổ tay tiêu chuẩn, đo lường, đánh giá sự phù hợp và hiệp định TBT”, NXB Viện tiêu chuẩn Việt Nam. 6. ĐH Thương Mại, 2015, “Giáo trình quản trị chất lượng” NXB Thống kê. 7. Phan Chí Anh, Nguyễn Hồng Sơn, 2013,“Quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp Việt Nam”, NXB Đại học Quốc Gia. 8. Marek Bugdol, Piotr Jedynak,2015,“Integrated Management Systems”, NXB Springer International Pubishing Switzerland. 9. Thông tin công bố về tiêu chuẩn ISO và các kết quả khảo sát tình hình áp dụng các tiêu chuẩn ISO tại các quốc gia của tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO 642