Bài giảng Quản lý dự án một nghề nghiệp mới - Chương 1: Mở đầu

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án một nghề nghiệp mới - Chương 1: Mở đầu

1. QUẢN LÝ DỰ ÁN MỘT NGHỀ NGHIỆP MỚI
2. QLDA THỜI XƯA Xây dựng Kim tự tháp ở Ai cập Xây dựng các công trình thủy thời cổ đại Xây dựng Đại giáo đường thánh Peter ở Rome  Đặc điểm kỹ thuật không hoàn chỉnh  Thiếu lao động  Vốn không ổn định  Khách hàng quyền lực
3. QLDA THỜI NAY Tổ chức hoạt động dưới dạng các dự án Cần các PMPs để thực hiện quản lý dự án PMI (Project Management Institute)  PMP (Project Management Professional)  2009: 350,000 PMPs  2012: more than 650,000 PMPs  CAPM (Certificate Associate in PM)
4. CON ĐƯỜNG NGHỀ NGHIỆP Quản lý tổng quát Quản lý dự án Kỹ thuật viên Bắt buộc một kỹ thuật viên trở thành quản lý, mất một kỹ thuật viên tốt và “được” một nhà quản lý tồi Nếu bạn ghét giải quyết các vấn đề thuộc về “con người”, đừng làm nhà quản lý
5. NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Thankless job  Success is not noticeable Little evidence the manager did anything Project looks simple in hindsight  Failure is very obvious The manager will get blamed when things go wrong Difficult job  Problems to solve include: Do we have the resources for the task? Are we certain the task is started correctly? How can we use limited resources most effectively? How does recent (lack of) progress affect the plan? What lessons can be learnt for future tasks?
6. CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU MỞ 1: ChươngĐẦU 6 1. Đặc tính của một dự án 2. Giới thiệu về quản lý dự án 3. Giới thiệu về nhà quản lý dự án
7. DỰ ÁN LÀ GÌ? Thời gian Chương 1: MỞ MỞ 1: ChươngĐẦU Nhiệm vụ Công việc Mục tiêu 7
8. ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN Có một/ một số mục tiêu rõ ràng  Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể MỞ 1: ChươngĐẦU Có một thời hạn nhất định  Dự án là một chuỗi các hoạt động nhất thời Sử dụng nguồn lực hạn chế  Nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách Tính độc đáo/ duy nhất  Mục tiêu, phương thức thực hiện dự án 8
9. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ ÁN 1. Giai đoạn khởi đầu  Khái niệm  Định nghĩa dự án 2. Giai đoạn triển khai MỞ 1: ChươngĐẦU  Thiết kế  Hoạch định  Thẩm định  Lập tiến độ  Lựa chọn  Tổ chức công việc  Bắt đầu triển khai  Giám sát  Kiểm soát 3. Giai đoạn kết thúc  Chuyển giao  Đánh giá 9
10. CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT DỰ ÁN Chậm % hoàn 100% thành MỞ 1: ChươngĐẦU dự án Nhanh Chậm Thời gian Điểm bắt đầu Khởi đầu Triển khai Kết thúc Điểm kết thúc 10
11. NỖ LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN Đỉnh (Peak) Mức nỗ lực của DA Chương 1: MỞ MỞ 1: ChươngĐẦU Tgian Khái niệm Lựa chọn HĐ, lập tiến độ, giám Đánh giá sát, kiểm soát & kết thúc 11
12. ƯỚC TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN CP dự án Chương 1: MỞ MỞ 1: ChươngĐẦU Tgian t1 t2 12
13. CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN, NHIỆM VỤ Chương trình 1 Dự án 1 Nhiệm vụ 1 Chương trình 2 Dự án 2 Nhiệm vụ 2 Chương trình i Dự án i Nhiệm vụ i Hệ thống MỞ 1: ChươngĐẦU (System) Chương trình n Dự án n Nhiệm vụ n (Program) (Project) (Task) Chương trình kế hoạch dài hạn Dự án Nhiệm vụ nỗ lực ngắn hạn 13
14. DỰ ÁN VS. PHÒNG BAN CHỨC NĂNG DỰ ÁN PHÒNG BAN CHỨC NĂNG 1. Chu kỳ hoạt động rõ ràng 1. Tồn tại lâu dài 2. Thời hạn nhất định 2. Không có đặc điểm cụ thể MỞ 1: ChươngĐẦU liên quan đến ngày lịch 3. Có thể kết thúc đột ngột 3. Tồn tại liên tục 4. Công việc không lặp lại 4. Công việc đã biết 5. 5. Ràng buộc về thời gian, Ngân sách trần hàng năm nguồn lực 6. Khó dự báo thời gian, CP 6. Tương đối đơn giản 7. Nhiều kỹ năng, nguyên tắc; 7. Một vài kỹ năng, nguyên thay đổi theo giai đoạn tắc 8. Tỷ lệ, loại CP thay đổi liên 8. Tương đối ổn định tục 9. Bản chất năng động 9. Bản chất ổn định 14
15. CÁC LOẠI DỰ ÁN Dự án hợp đồng Dự án nghiên cứu và phát triển MỞ 1: ChươngĐẦU Dự án xây dựng Dự án hệ thống thông tin Dự án đào tạo và quản lý Dự án bảo dưỡng lớn Dự án viện trợ phát triển/ phúc lợi công cộng 15
16. QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 1: MỞ MỞ 1: ChươngĐẦU Hoạch định Mục tiêu về: Công việc Tổ chức Kỹ thuật Nguồn lực Lãnh đạo Tài chính Kiểm soát Thời gian 16
17. TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Hoàn thành trong thời gian quy định Hoàn thành trong chi phí cho phép Đạt được thành quả mong muốn MỞ 1: ChươngĐẦU Sử dụng nguồn lực được giao một cách:  Hiệu quả Thành quả  Hữu hiệu Yêu cầu về thành Mục tiêu quả Chi Thời hạn phí quy định Ngân sách cho 17 Thời gian phép
18. TRỞ LỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Độ phức tạp của dự án Yêu cầu đặc biệt của khách hàng MỞ 1: ChươngĐẦU Cấu trúc lại tổ chức Rủi ro trong dự án Thay đổi công nghệ Kế hoạch và giá cả cố định 18
19. CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Hoạch định cái gì cần phải làm?  Xác định mục tiêu  Định phương hướng chiến lược MỞ 1: ChươngĐẦU  Hình thành công cụ đạt đến mục tiêu Tổ chức công việc được tiến hành như thế nào?  Làm việc gì?  Ai làm?  Phối hợp công việc ra sao?  Ai báo cáo cho ai?  Chỗ nào cần ra quyết định? 19
20. CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN (TT) Lãnh đạo  Động viên, hướng dẫn phối hợp  Chọn lựa kênh thông tin MỞ 1: ChươngĐẦU  Xử lý mâu thuẫn Kiểm soát  Giám sát  So sánh  Sửa sai Quản lý dự án là sự kết hợp của nghệ thuật, khoa học và tư duy logic 20
21. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Kết hợp nghệ thuật, khoa học và tư duy logic Kiến thức rộng: tài chính, tiếp thị, tổ chức Chương 1: MỞ MỞ 1: ChươngĐẦU Có thể bắt đầu ở những thời điểm khác nhau trong chu kỳ hoạt động của dự án Giải quyết các vấn đề tiến độ thực hiện, ngân sách, phân bổ và quản lý nguồn lực, mối quan hệ con người, thương lượng Chú ý tới toàn bộ bức tranh nhưng không làm tổn hại những chi tiết quan trọng 21
22. VỊ TRÍ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Parent Organization Chương 1: MỞ MỞ 1: ChươngĐẦU Project Client/ Team Beneficiary Sống trong một thế giới mâu thuẫn  Các dự án cạnh tranh về nguồn lực  Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án  Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu  Tổ chức mẹ muốn giảm chi phí 22
23. VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Vai trò:  Thấy được vị trí của mình trong bối cảnh chung của dự MỞ 1: ChươngĐẦU án, các mối tác động chính của các bên tham gia vào dự án, và những đóng góp của các đối tượng liên quan  Giải quyết những mâu thuẫn phát sinh trong dự án Trách nhiệm:  Cân đối mối liên hệ giữa Chi phí, Thời gian, Chất lượng 23
24. NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG LIÊN QUAN VAI TRÒ ĐÓNG GÓP Nhà quản lý dự án Định nghĩa, hoạch định, kiểm soát, điều khiển dự án: - Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của dự án MỞ 1: ChươngĐẦU - Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý và Kỹ thuật của dự án - Đương đầu với rủi ro trong quá trình quản lý dự án - Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của dự án Tổ dự án Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ Nhà bảo đảm Thẩm quyền, hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự án Khách hàng Những yêu cầu của sản phẩm và ngân quỹ Nhà quản lý chức Hỗ trợ trong việc xây dựng chính sách công ty và cung năng cấp nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án: - Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ - Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu 24
25. KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý thời gian & lập tiến độ Lập ngân Kỹ thuật sách Chương 1: MỞ MỞ 1: ChươngĐẦU Tiếp thị & ký hợp đồng với Lãnh đạo khách hàng Thương HR & quản lý lượng nguồn lực Truyền đạt 25
26. PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Thật thà và chính trực Khả năng ra quyết định MỞ 1: ChươngĐẦU Hiểu biết các vấn đề về con người Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài Khả năng giải quyết vấn đề 26
27. LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Yêu cầu:  Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu  Có sự cam kết với mục tiêu của dự án MỞ 1: ChươngĐẦU  Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau Hướng dẫn chung:  Biết tổng quát > Chuyên sâu  Đầu óc tổng hợp > Đầu óc phân tích  Người làm cho mọi việc dễ dàng thay đổi tùy theo quy mô của dự án 27
28. NGUỒN & QUÁ TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Nguồn lựa chọn:  Từ các dự án khác Chương 1: MỞ MỞ 1: ChươngĐẦU  Nhà quản lý sản xuất trực tiếp  Nhà quản lý chức năng  Các chuyên gia chức năng Quá trình lựa chọn:  Việc lựa chọn cần được trình bày thẳng thắn với các ứng cử viên mà không có thành kiến 28
29. CHỌN LỰA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO QUY MÔ Ai là người thích hợp với quản lý dự án ? Kỹ năng quan hệ Yêu cầu con người Kỹ năng chuyên môn Quy mô dự án
30. LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN QL DuAN Thiet Ke He Thong Thong tin kết hợp viễn thông (60 ngừơi) KyThuat Thiet Ke Canh MayBay (8 người)
31. Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA. (Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company) 1. Thoûa thuaän veà caùc mục tieâu cuûa DA 2. Moät keá hoaïch cuûa DA, ñeå:  thoâng baùo lòch trình vaø traùch nhieäm  ño löôøng söï phaùt trieån cuûa DA 31
32. Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA. (Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company) Theá naøo laø moät keá hoaïch DA toát?  A) ai chòu traùch nhieäm vieäc gì vaøo luùc naøo, vaø trình baøy nhöõng gì coù theå xaûy ra  B) öôùc löôïng chi tieát veà nhaân löïc, taøi chính, thieát bò, vaät vieäu caân thieát cho DA  C) coù theå duøng noù nhö moät coâng cuï caûnh baùo: döï aùn bò treã naõi; ngaân saùch bò vöôït quaù 32
33. Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA. (Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company) 3. Giao tieáp hieäu quaû giöõa caùc thaønh vieân lieân quan  Kyõ thuậât QLDA chuû yeáu laø kyõ thuaät giao tieáp. 4. Kieåm soaùt ñöôïc phaïm vi DA:  muïc tieâu ñaït ñöôïc vôùi thôøi gian vaø möùc ngaân saùch; thay ñoåi veà ñieàu kieân thöïc teá  “Quaûn lyù kyø voïng cuûa ngöôøi lieân quan” 33
34. Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA. (Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company) 5 .Uûng hoä cuûa caáp quaûn lyù toå chöùc  Nhaø QLDA: döïa vaøo nhaø quaûn lyù chöùc naêng caàn coù caùc kyõ thuaät “quaûn lyù caáp treân” (manage upward)  Ngheä thuaät QLDA: kyõ naêng "chính trò", quan heä caù nhaân, söû duïng tröïc giaùc ñeå uûy thaùc coâng vieäc  Kyõ naêng vaø höùng thuù coâng vieäc quaûn lyù 34
35. Troïng ñieåm cuûa Quaûn lyù döï aùn  Caàn naém vöõng moät soá coâng cuï QLDA  “Quan heä Con ngöôøi” laø nhaân toá quan troïng quyeát ñònh söï thaønh coâng cuûa moät döï aùn Quan ñieåm “tuyeán tính” veà theá giôùi khoâng phuø hôïp vôùi thöïc teá cuoäc soáng: Caàn tö duy heä thoáng (System thinking) Chính trò: khoâng traùnh ñöôïc trong QLDA 35
36. Keát: QLDA trong theá giôùi ñang ñoåi thay Döï aùn: Coù ñieåm baét ñaàu vaø ñieåm keát thuùc, khaùc vôùi caùc hoaït ñoäng thöôøng xuyeân Nhòp ñoä ï thay ñoåi ngaøy caøng lôùn:caøng caàn döï aùn, caøng caàn nhaø QLDA Moân hoïc naøy nhaèm cung caáp cho ngöôøi hoïc caùc kieán thöùc cô baûn veà QLDA, chuaån bò cho baïn thaønh nhaø QLDA 36