Bài giảng Quản trị học - Chương 9: Kiểm tra - Bùi Hoàng Ngọc

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học - Chương 9: Kiểm tra - Bùi Hoàng Ngọc

1. 18-Feb-13 Chương IX : Kiểm tra Thầy giáo : Bùi hồng Ngọc Email : bui.ngoc@dntu.edu.vn Nội dung chính của chương 31 Kiểm tra / kiểm sốt trong quản trị 2 Các nguyên tắc để kiểm tra hiệu quả 33 Các hình thức kiểm tra 4 Tiến trình kiểm tra Mục tiêu của chương GIÚP SINH VIÊN 1. Hiểu khái niệm, vai trò và nguyên tắc kiểm tra. 2. Nắm được qui trình thực hiện việc kiểm tra. 3. Biết các loại hình kiểm tra thông dụng. 4. Biết các công cụ phục vụ cho việc kiểm tra. 1
2. 18-Feb-13 Phần I : Kiểm tra 1. Kiểm tra trong quản trị  Một kế hoạch dù hồn hảo đến mấy cũng cĩ thể xảy ra các sai sĩt. Do đĩ trong quản trị khơng thể bỏ qua được khâu kiểm tra.  Kiểm tra chính là quá trình so sánh kết quả thực tế đạt được với các tiêu chuẩn / chuẩn mực / kế hoạch đã được lập ra hay chấp thuận từ trước. 2. Kiểm sốt trong quản trị  Theo Robert J.Mockler : Kiểm sốt trong quản trị là một nỗ lực cĩ hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, thiết kế những hệ thống phản hồi thơng tin, nhằm so sánh kết quả thực tế với những tiêu chuẩn đã được xác lập, qua đĩ phát hiện ra các sai lệch và thực hiện các điều chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo tất cả các nguồn lực của tổ chức đã và đang được sử dụng hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. 2
3. 18-Feb-13 Vậy Bạn Tại sao phải kiểm tra ? hãy cho biết 3. Tầm quan trọng của kiểm tra 1. Đảm bảo kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. 2. Biết được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các bộ phận và cá nhân. 3. Bảo đảm các nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng đúng & hiệu quả. 4. Phát hiện kịp thời sai lệch của các bộ phận và cá nhân để đưa ra biện pháp điều chỉnh. 4. Các nguyên tắc khi kiểm tra 3
4. 18-Feb-13 Phần II : Tiến trình kiểm tra 1. Tiến trình kiểm tra • Xây dựng các tiêu chuẩn & lựa B1 chọn phương pháp đo lường. • Đo lường kết quả thực hiện và đối chỉnh Điều B2 chiếu với tiêu chuẩn. • Đánh giá và đưa ra các giải pháp khắc phục / phịng ngừa. B3 hồi Phản 2. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra  Tiêu chuẩn là những thơng số kinh tế - kỹ thuật cĩ đặc trưng tiêu biểu nhất được quy định áp dụng thống nhất trong phạm vi một tổ chức, một ngành, một địa phương, một quốc gia hoặc nhiều quốc gia. 4
5. 18-Feb-13 2. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra  Tiêu chuẩn thường là các mục tiêu đã được chấp thuận từ trước, do đĩ cĩ 2 loại tiêu chuẩn chính : Tiêu Tiêu chuẩn chuẩn định định tính lượng Activity Bạn Hãy liệt kê 9 chỉ tiêu đánh giá năng lực của hãy NV kinh doanh cho biết 3. Lựa chọn phương pháp đo lường Các phương pháp đo lường Trong quản trị Tự Dùng Dùng Dùng quan sát thống kê báo cáo chuyên viên 5
6. 18-Feb-13 Bước 2 : Đo lường kết quả thực tế  Sau khi xác định được tiêu chuẩn và các phương pháp đo lường, nhà quản trị sẽ lên kế hoạch về thời gian và chuẩn bị các nguồn lực cần thiết để tiến hành đo lường.  Cĩ nhiều phương pháp để đánh giá kết quả, nhưng phương pháp hay sử dụng nhất đĩ là phương pháp chuyên viên Cách thức tiến hành đo lường Xác định mục tiêu đo lường ? Bước 1 ( Ví dụ : Lượng hĩa chất lượng sp / dịch vụ hay lượng hĩa chất lượng hệ thống / tổ chức ) Xác định danh mục các chỉ tiêu Bước 2 dùng để đánh giá ? ( chỉ tiêu phải phù hợp với tính chất sp / NV, số chỉ tiêu khơng quá nhiều ) Cách thức tiến hành đo lường Xác định tầm quan trọng Bước 3 ( Dựa vào thứ tự ưu tiên của các chỉ tiêu chất lượng, hoặc thu thập ý kiến khách hàng / thơng tin nội bộ để xác định trọng số ) Pi Cơng thức Vi = ( i = 1,n) Σ Pi 6
7. 18-Feb-13 Cách thức tiến hành đo lường Bước 4 Xây dựng các thang điểm chuẩn Coi Lưu ( Thang điểm chuẩn Coi từ 5,10, 100 hay ý 1000 điểm tùy theo đối tượng và mức độ quan trọng của việc đánh giá ) Cách thức tiến hành đo lường Điều tra ý kiến của chuyên gia, Bước 5 khách hàng để cho điểm Coi đối với từng chỉ tiêu. Lựa chọn chuyên gia theo tiêu chuẩn sau : Lưu - Trình độ, uy tín. ý - Mức độ am hiểu về lĩnh vực đánh giá. - Khách quan, trung thực, thành thạo Cách thức tiến hành đo lường Xác định kết quả bằng Bước 6 các phương pháp n Ci V Lưu  i M i 1 ý qi n CVoi  i i 1 7
8. 18-Feb-13 Cách thức tiến hành đo lường Bước 7 Tổ chức hội đồng đánh giá Mục Lựa chọn cải tiến theo các hướng sau : đích - Xác định các biện pháp khắc phục - Xác định các biện pháp phịng ngừa Điểm đánh giá Ci các nhân viên ( thang điểm 10) Tiêu chuẩn Trọng Stt đánh giá số Vi Lan Hùng Thái Việt Đức 1 Số ngày cơng 4 8 7 9 7 9 2 Trình độ học vấn 3 8 8 6 8 6 Mức độ hồn 3 5 6 8 7 8 9 thành CV 4 Thái độ 3 7 6 8 8 8 Khả năng thuyết 5 3 9 6 6 8 9 phục KH 6 Sắp xếp hồ sơ 1.5 6 8 9 7 5 7 Đánh giá của KH 3 8 5 6 8 8 Đánh giá của 8 3 8 7 8 8 8 đồng nghiệp Số lần vi phạm 9 1.5 4 6 5 5 3 kỷ luật Tổng cộng Bước 3 : Điều chỉnh sai sĩt Thứ 3 Thứ 2 Thực hiện Thứ 1 Đề xuất các điều chỉnh Phân tích biện pháp và thu thập các nguyên khắc phục thơng tin nhân dẫn & phịng phản hồi đến sai sĩt ngừa hoặc sai lệch 8
9. 18-Feb-13 Đạt So sánh với tiêu + Không tiêu chuẩn chuẩn làm gì không - Đo Chấp + Mục Tiêu lường nhận Không tiêu chuẩn kết quả sai lệch làm gì - Các Chấp Xác bước + nhận định chi tiết tiêu nguyên của chuẩn nhân tiến trình kiểm - Thay đổi tra Điều chỉnh theo tiêu chuẩn Robbin Phần III : Các hình thức kiểm tra 1. Các hình thức kiểm tra  Trong quản trị, cơng tác kiểm tra cĩ thể thực hiện trước, trong và sau khi một nhiệm vụ được thực hiện, do đĩ cĩ 3 cách kiểm tra : Kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra lường trước đồng thời phản hồi 9
10. 18-Feb-13 c. Vịng lặp của kiểm tra phản hồi Phát hiện So sánh Đo lường Kết quả sai lệch kết quả với kết quả thực hiện tiêu chuẩn thực hiện Phân tích Đưa ra Kết quả nguyên nhân Kế hoạch Thực hiện mong muốn sai lệch Điều chỉnh điều chỉnh Kết thúc mơn học Thầy giáo : Bùi hồng Ngọc Mob : 0937.13.03.77 10