Bài giảng Tin học ứng dụng nâng cao - Bài: Giới thiệu bảng tính điện tử Excel - Lê Viết Mẫn

Nội dung text: Bài giảng Tin học ứng dụng nâng cao - Bài: Giới thiệu bảng tính điện tử Excel - Lê Viết Mẫn

1. Giới thiệu bảng tính điện tử Excel v 1.0 - 04/2012 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 1 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
2. Nội dung 1. Thao tác cơ bản 2. Ví dụ : Tạo bảng tính 3. In ấn và lưu file PDF Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 2 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
3. Thao tác cơ bản Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 3 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
4. Microsoft Excel là gì ? • Là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính, bảng tính này giúp dễ dàng hơn trong việc : tính toán, lập bảng biểu báo cáo, vẽ đồ thị, sử dụng hàm có sẵn Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 4 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
5. Khởi động Excel 1. Từ màn hình Windows 2. Di chuyển chuột đến nút Start 3. Di chuyển chuột đến All Programs 4. Từ All Programs, di chuyển chuột và mở mục Microsoft Office 5. Tại đó, nhấp chuột vào Microsoft Excel 2010 để khởi động chương trình Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 5 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
6. Khởi động Excel Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 6 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
7. Giao diện Excel Title bar Formula bar Ribbons bar File Name box Cell pointer & Active cell Column headings Row headings Sheet tabs Scrolling buttons Status bar Worksheet tabs Horizontal scroll bar Vertical scroll bar Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 7 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
8. Ribbon • Là các cụm lệnh dễ dàng truy cập • Các nhóm ribbon chính : • Home • Review • Insert • View • Page Layout • Developer • Formulas • Add-ins • Data Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 8 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
9. Chức năng các thanh Ribbon • Home : chứa các lệnh thường dùng - cắt, dán, sao chép, định dạng, các kiểu mẫu, chèn, xoá, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu • Insert : chèn các loại đối tượng vào bảng tính • Page layout : chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và in ấn • Formulas : chèn công thức, đặt tên vùng, công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán • Data : các lệnh thao tác dữ liệu, danh sách, phân tích dữ liệu, • Review : các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, dịch từ, thêm chú thích, • View : thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 9 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
10. Shortcut menu Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 10 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
11. Workbook & Worksheet • Workbook : là một tập tin mà trên đó bạn làm việc và lưu trữ dữ liệu. Mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet, nên bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. Một workboot có thể chứa nhiều worksheet và chart sheet và số lượng tuỳ thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn • Worksheet : là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Một worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng • Chart sheet : cũng là một sheet trong workbook nhưng nó chỉ chứa một đồ thị • Sheet tabs : Các worksheet được chia ngăn (tab) tại góc trái dưới của cửa sổ workbook Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 11 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
12. Tập tin Excel (Workbook) Phần mở rộng là .XLSX Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 12 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
13. Xác định địa chỉ ô (Cell) D5 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 13 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
14. Thao tác với workbook • Tạo workbook mới : vào File, bấm New, rồi chọn loại workbook muốn tạo • Lưu workbook : nhập nút Save trên thanh tiêu đề hoặc vào File, chọn Save, chọn thư mục chứa tập tin, đặt tên và nhấp nút Save • Mở workbook lưu trên đĩa : vào File, chọn Open, chọn thư mục chứa workbook, chọn tên workbook và nhấp nút Open • Đóng workbook : vào File, chọn Close Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 14 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
15. Phím tắt : Tạo workbook mới Ctrl + N Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 15 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
16. Phím tắt : Lưu workbook Ctrl + S Nơi lưu workbook Tên workbook Loại định dạng Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 16 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
17. Phím tắt : Mở workbook lưu trên đĩa Ctrl + 0 Nơi lưu workbook Chọn workbook Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 17 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
18. Phím tắt : Đóng workbook Ctrl + 0 Thoát Excel Đóng workbook Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 18 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
19. Sắp xếp các workbook Dùng Ctrl + Tab di chuyển qua lại giữa các workbook Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 19 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
20. Thao tác với worksheet • Di chuyển qua lại giữa các worksheet : nhấp chuột lên tên của sheet trên Sheet tab (phím tắt : Ctrl + PgUp hoặc PgDown) • Đổi tên worksheet : nhấp phải chuột lên sheet cần đổi tên ở sheet tab, chọn rename, gõ tên mới vào, nhấn phím Enter • Sắp thứ tự các worksheet : nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột • Tạo worksheet mới vào workbook : vào ribbon Home, chọn Insert, chọn Insert sheet • Sao chép worksheet : nhấp phải chuột lên sheet, chọn move or copy đánh dấu chọn mục Create a copy, bấm Ok • Xoá một worksheet : nhấp phải chuột lên sheet cần xoá, bấm Delete Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 20 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
21. Chọn worksheet để làm việc Phím tắt : Ctrl + Page Up Ctrl + Page Down Hiện đang ở Sheet4 Hiện đang ở Sheet2 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 21 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
22. Đổi tên worksheet Đổi tên Sheet2 thành Bang gia hoặc nháy đúp lên tên worksheet Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 22 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
23. Sắp xếp các worksheet Sắp xếp Bang gia về cuối cùng Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 23 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
24. Tạo worksheet mới hoặc Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 24 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
25. Sao chép worksheet Sao chép Bang gia thành Bang gia (2) Đổi lại tên thành Backup Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 25 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
26. Xoá worksheet Xoá Bang gia (2) Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 26 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
27. Di chuyển trong worksheet Nhấn phím Di chuyển → hoặc Tab Sang một ô bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang một ô bên trái ↑ Lên một dòng ↓ Xuống một dòng Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Page Up Lên một màn hình Page Down Xuống một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 27 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
28. Split & Freeze Panes • Chia màn hình ra làm nhiều phần để dễ thao tác và tính toán : 1. Chọn ô tại vị trí cần Split 2. Vào ribbon View, chọn Split • Để bỏ Split 1. Chọn ô gần vị trí đã Split 2. Vào ribbon View, chọn lại Split • Freeze Panes để cố định một vùng màn hình giúp dễ dàng trong nhập liệu, tính toán : 1. Chọn ô tại vị trí cần Freeze 2. Vào ribbon View, chọn Freeze Panes • Để bỏ Freeze Panes vào lại ribbon View, chọn Unfreeze Panes Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 28 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
29. Split màn hình Chia màn hình làm hai phần theo chiều ngang Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 29 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
30. Freeze Panes Dùng Freeze Panes để cố định vùng tiêu đề Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 30 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
31. Ví dụ : Tạo bảng tính Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 31 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
32. Tạo bảng tính Nhập liệu, định dạng và tính toán theo mẫu trên Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 32 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
33. Các bước tạo lập bảng tính Chọn font chữ cho bảng tính Nhập tiêu đề chung, tiêu đề cột Nhập dữ liệu cơ sở Tính toán các giá trị thứ sinh Tạo dòng thông tin tổng hợp Định dạng bảng tính Lưu trữ bảng tính Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 33 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
34. Nhập tiêu đề và các nhãn • Tại ô A1, nhập vào “BẢNG GIÁ CÁC LOẠI ĐĨA CỨNG THÁNG 07/2003” • Tại ô A3, nhập vào “STT” • Tại ô B3, nhập vào “Sản phẩm” • Tại ô C3, nhập vào “Mô tả” • Tại ô D3, nhập vào “Tồn kho (cái)” • Tại ô E3, nhập vào “Giá (USD)” • Tại ô F3, nhập vào “Thành tiền (USD)” • Mở rộng hoặc thu hẹp các cột Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 34 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
35. Nhập tiêu đề và các nhãn A1 A3 B3 C3 D3 E3 F3 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 35 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
36. Chọn font chữ Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 36 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
37. AutoFill • Phải nhập ít nhất 2 giá trị trong chuỗi cần sử dụng chức năng AutoFill 1. Nhập số 1 vào ô A4 2. Nhập số 2 vào ô A5 3. Quét chọn hai ô A4 và A5 4. Giữ trái chuột tại Fill handle rồi kéo đến cuối chuỗi 5. Excel sẽ tự động điền các giá trị trong chuỗi theo quy luật định trước Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 37 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
38. AutoFill Fill handle Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 38 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
39. Nhập dữ liệu Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 39 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
40. Tính toán • Tính cột thành tiền theo công thức sau : Thành tiền = Tồn kho * Giá 1. Chọn ô F4 2. Nhập vào công thức =D4*F4 3. Nhấn phím Enter Sao chép công thức cho các ô còn lại Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 40 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
41. Tính toán =D4*E4 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 41 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
42. Sao chép công thức 1. Chọn ô F4 2. Giữ Fill Handle 3. Kéo xuống ô F15 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 42 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
43. Tính tổng Nút AutoSum 1. Chọn ô F16 2. Nhấn nút AutoSum 3. Nhấn phím Enter Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 43 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
44. Kiểu, cở chữ, màu chữ • Tiêu đề in đậm, kích thước 14, màu xanh • Các tiêu đề cột in đậm, kích thước 12 và chữ màu đen • Các con số ở các cột Tồn kho, Giá và Thành tiền định dạng có phân cách giữa hàng nghìn và hàng trăm, kích thước 12, màu đen, lấy 2 số lẻ • In đậm dòng Tổng Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 44 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
45. Kiểu, cở chữ, màu chữ Tiêu đề in đậm, kích thước 14, màu xanh Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 45 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
46. Kiểu, cở chữ, màu chữ Tiêu đề cột in đậm, kích thước 12 và chữ màu đen Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 46 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
47. Kiểu, cở chữ, màu chữ Các con số ở các cột Tồn kho, Giá và Thành tiền định dạng có phân cách giữa hàng nghìn và hàng trăm, kích thước 12, màu đen, lấy 2 số lẻ Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 47 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
48. Canh lề • Canh giữa dòng tiêu đề so với bảng biểu • Chọn các ô A1:F1 • Nhấp chuột vào biểu tượng Merge and Center trên thanh công cụ • Bỏ chế độ Merge and Center • Bấm lại vào nút Merge and Center • Xuống dòng trong một ô dùng chức năng Wrap text • Canh trái, canh giữa, canh phải dùng các nút Align Left, Center và Align Right trên thanh ribbon Home Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 48 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
49. Merge and Center Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 49 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
50. Tô nền 1. Chọn vùng địa chỉ A3:F3 2. Nhấp nút Fill Color trên Ribbon Home 3. Chọn màu xanh nhạt từ danh sách màu Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 50 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
51. Kẻ khung 1. Chọn vùng địa chỉ A3:F16 2. Nhấp nút Borders trên Ribbon Home 3. Chọn kiểu khung viền All Borders từ danh sách Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 51 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
52. In ấn và lưu file PDF Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 52 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
53. Xem trước khi in Phần tiêu đề đầu trang Phân cách giữa các trang Page Layout Zoom Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 53 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
54. In - thay đổi hướng giấy Xem cách thể hiện Lựa chọn in sheet hiện tại Hướng giấy Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 54 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
55. Lưu file PDF File > Save As Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 55 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
56. Lưu file PDF Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 56 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012
57. Cảm ơn sự chú ý Câu hỏi ? Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 57 Giới thiệu Excel Monday, April 9, 2012