Bài giảng Tin học ứng dụng nâng cao - Bài: Quản trị Cơ sở dữ liệu trong Excel - Lê Viết Mẫn

Nội dung text: Bài giảng Tin học ứng dụng nâng cao - Bài: Quản trị Cơ sở dữ liệu trong Excel - Lê Viết Mẫn

1. Quản trị Cơ sở dữ liệu trong Excel v 1.1 - 04/2013 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 1 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
2. Nội dung 1. Khái niệm Cơ sở dữ liệu 2. Tạo lập Cơ sở dữ liệu 3. Quản trị Cơ sở dữ liệu 3.1. Data Form 3.2. Sort 3.3. Filter 3.4. Data Validation 3.5. Consolidation Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 2 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
3. Khái niệm Cơ sở dữ liệu Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 3 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
4. Cơ sở dữ liệu (1/3) • Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau với mục đích khác nhau • Danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên • Thực thể (Entity) là một lớp các đối tượng cùng loại mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin • Khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, máy móc, hợp đồng, • Thực thể khác hàng sẽ bao gồm tất cả các khách hàng của một doanh nghiệp cụ thể Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 4 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
5. Cơ sở dữ liệu (2/3) • Một đối tượng cụ thể, xác định trong một thực thể được gọi là một thể hiện của thực thể đó • Khách hàng Nguyễn Văn An, nhân viên Nguyễn Thu Hồng, • Trong hệ quản trị CSDL, gọi là bản ghi • Thuộc tính (Attribute) là các đặc điểm, đặc trưng riêng của thực thể • Thực thể Sinh viên có các thuộc tính như : Mã sinh viên, Họ tên sinh viên, Ngày sinh, Địa chỉ, • Để lưu trữ thông tin về mỗi thực thể, người ta thiết lập cho nó một bộ các thuộc tính Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 5 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
6. Cơ sở dữ liệu (3/3) • Hệ cơ sở dữ liệu (Database System) là tập hợp các CSDL có liên quan với nhau tạo thành một hệ CSDL • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là một hệ thống các chương trình máy tính giúp cho việc tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu. • Foxpro, Acces, SQL Server, MySQL • Chức năng chính : • Tạo lập cơ sở dữ liệu • Cập nhật dữ liệu • Xử lý và tìm kiếm thông tin từ cơ sở dữ liệu Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 6 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
7. Cơ sở dữ liệu trong Excel • Cơ sở dữ liệu trong Excel còn được gọi là danh sách (List) hay bảng dữ liệu (Data Table) • CSDL trong Excel là một bảng dữ liệu (Data Table) hai chiều gồm các hàng và các cột dữ liệu • Mỗi dòng trong bảng được gọi là một bản ghi (record) ghi giá trị của các thuộc tính về một thực thể • Mỗi cột trong bảng được gọi là một trường (field) ghi giá trị của một thuộc tính của tất cả các thực thể • Excel thu hẹp khái niệm cơ sở dữ liệu về chỉ với một bảng (worksheet) Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 7 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
8. Ví dụ Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 8 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
9. Tạo lập Cơ sở dữ liệu Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 9 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
10. Thiết kê cấu trúc bảng • Trước khi thao tác trên Excel cần xác định cấu trúc bảng • Cấu trúc bảng bao gồm: • Tên bảng • Độ rộng trường • Các trường • Kiểu dữ liệu của trường • Ví dụ : quản lý bán hàng BAN HANG Số hiệu Number 5 Tên hàng Character 20 Đơn vị tính Character 6 Đơn giá Number 10 Số lượng Number 10 Thành tiền Number 12 Ngày bán Date 10 Người bán Character 20 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 10 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
11. Tạo lập CSDL • Bước 1 : Nhập các tên trường vào dòng đầu tiên • Header Row • Bước 2 : Hiệu chỉnh kích thước cột và định dạng dữ liệu • Bước 3 : Nhập các bản ghi vào sau header row • Bước 4 : Đặt tên cơ sở dữ liệu hoặc Chuyển thành bảng CSDL • Ribbon Formulas > Define Name Nhập tên CSDL vào đây Chọn vùng CSDL sẵn hay nhập vào đây Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 11 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
12. Chuyển thành bảng CSDL Chọn một ô bất kỳ bên trong vùng CSDL đã nhập Vùng CSDL được tự động Vùng CSDL có bao gồm chọn dòng tiêu đề cột ? Bấm OK để hoàn tất Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 12 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
13. Chuyển thành bảng CSDL Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 13 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
14. Sửa đổi CSDL • Thêm bản ghi • Chèn dòng vào trước dòng cuối cùng của CSDL đã thiết lập • Chèn dòng vào sau dòng cuối cùng của CSDL đã thiết lập • Xoá bản ghi • Xoá hàng • Thêm trường • Chèn trường vào trước trường cuối cùng của CSDL đã thiết lập • Chèn trường vào sau trường cuối cùng của CSDL đã thiết lập • Excel tự động mở rộng vùng CSDL Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 14 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
15. Định nghĩa lại vùng CSDL Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 15 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
16. Quản trị Cơ sở dữ liệu Data Form - mẫu nhập liệu Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 16 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
17. Data Form - cài đặt Vào File > Options 3. Có hai 1 cách : Chọn Form rồi bấm Add hoặc bấm 3 giữ chuột và kéo sang 2. Tạo Group 2 mới trong ribbon Data và đổi tên Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 17 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
18. Data Form Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 18 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
19. Data Form New - tạo bản ghi mới Delete - xoá bản ghi hiện tại Find Pre - chuyển đến bản ghi trước Find Next - chuyển đến bản ghi sau Criteria - lập tiêu chuẩn lọc Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 19 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
20. Data Form - New Nhập dữ liệu vào các ô trống New - tiếp tục tạo bản ghi mới Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 20 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
21. Data Form - Criteria Nhập điều kiện lọc vào các ô trống Find Prev - tìm bản ghi trước phù hợp điều kiện Find Next - tìm bản ghi sau phù hợp điều kiện Ví dụ : đây là điều kiện bằng Form - bỏ lọc Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 21 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
22. Data Form - Criteria Sau khi bấm Find Next, kết quả : Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 22 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
23. Quản trị Cơ sở dữ liệu Sort - sắp xếp dữ liệu Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 23 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
24. Sort 1 2 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 24 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
25. Sort Thêm một điều kiện Xoá một điều kiện sắp xếp mới sắp xếp Bấm OK để thực hiện sắp xếp Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 25 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
26. Quản trị Cơ sở dữ liệu Filter - lọc bản ghi Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 26 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
27. Filter 1 2 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 27 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
28. Filter - trường số Lựa chọn hoặc nhập giá trị cần so sánh Lựa chọn phép so sánh Chọn AND hoặc OR cho hai biểu thức so sánh Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 28 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
29. Filter - trường văn bản Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 29 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
30. Criteria Table - bảng tiêu chuẩn • Bảng tiêu chuẩn là một vùng gồm ít nhất hai hàng. Hàng trên để ghi tên các trường của CSDL và các hàng dưới để ghi các điều kiện tiêu chuẩn tìm kiếm ứng với tên trường phía trên nó • Nếu điều kiện ghi trên cùng một hàng thì tiêu chuẩn sẽ hội đủ các điều kiện đó từ trái qua phải theo phép AND • Nếu điều kiện ghi trên cùng một cột thì tiêu chuẩn sẽ hội đủ các điều kiện đó từ trên xuống theo phép OR Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 30 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
31. Advanced Filter 2 1 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 31 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
32. Dùng kết quả của công thức Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 32 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
33. Toán tử so sánh và ký tự thay thế Ký hiệu Giải thích và ví dụ = Bằng Lớn hơn = Lớn hơn hoặc bằng <= Nhỏ hơn hoặc bằng Đại diện cho nhiều ký tự trước và sau khí tự kèm theo * Ví dụ : *east thì các từ “Northeast”, “Southeast” thoả điều kiện Đại diện cho ký tự tại vị trí đặt nó ? Ví dụ : sm?th thì từ “smith”, “smyth” thoả điều kiện Huỷ chức năng của các ký tự thay thế ~ Ví dụ : Fulbright~? thì từ Fulbright? thoả điều kiện Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 33 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
34. Quản trị Cơ sở dữ liệu Data Validation Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 34 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
35. Kiểm soát nhập liệu • Chức năng Data Validation giúp người sử dụng nhập chính xác dữ liệu vào bảng tính • Kiểm tra dữ liệu, giá trị nhập vào một ô nào đó và cảnh báo người dùng khi nhập sai Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 35 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
36. Data Validation Thông điệp Chọn kiểu xuất hiện dữ liệu khi 1 ô được chọn Chọn kiểu ràng buộc cho dữ liệu Nhập tiêu đề và nội dung thông điệp Cảnh báo khi dữ liệu nhập bị sai Nhập tiêu đề và nội dung cho thông báo lỗi Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 36 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
37. Drop Down List (1/2) Tạo danh sách 1 các dữ liệu ở vùng trống Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 37 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
38. Drop Down List (2/2) 2 Mở Data Validation Chọn List cho kiểu dữ liệu Chọn toàn bộ 1 cột H Nhập vùng dữ liệu danh sách Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 38 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
39. Quản trị Cơ sở dữ liệu Consolidate Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 39 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
40. Hợp nhất dữ liệu • Chức năng Consolidation cho phép hợp nhất dữ liệu từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 40 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
41. Ví dụ Công ty A Công ty B Công ty C Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 41 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
42. Consolidate (1/2) 2 Chọn hàm hợp nhất Chọn vùng dữ liệu muốn hợp nhất và bấm nút Add 1 Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 42 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
43. Consolidate (2/2) Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 43 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13
44. Cảm ơn sự chú ý Câu hỏi ? Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn 44 Quản trị CSDL Wednesday, May 22, 13