Đánh giá hiệu quả của đăng ký trực tuyến trong công tác tuyển sinh tại Đại học Đà Nẵng

Nội dung text: Đánh giá hiệu quả của đăng ký trực tuyến trong công tác tuyển sinh tại Đại học Đà Nẵng

1. 208 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC Đánh giá hiệu quả của đăng ký trực tuyến trong công tác tuyển sinh tại Đại học Đà Nẵng Đinh Quang Trung1, Phạm Phương Bình2 và Nguyễn Đăng Huy2 1 Tổ quản trị mạng, Đại học Đà Nẵng 2 Ban Đào tạo, Đại học Đà Nẵng dqtrung@ac.udn.vn, ppbinh@ac.udn.vn, ndhuy@ac.udn.vn Tóm tắt. Việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và hạ tầng mạng đã mang lại vô số ứng dụng trong công tác quản lý, điều hành ở tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống ngày nay, trong đó có giáo dục. Nhiều phần mềm ứng dụng dành cho quản lý giáo dục, công tác tuyển sinh được đầu tư xây dựng bởi các công ty phần mềm trên thế giới với những tính năng chuyên biệt theo đặc thù của đơn vị sử dụng và quy định của mỗi nước. Nhưng để ứng dụng được công nghệ vào cộng đồng còn phụ thuộc vào thói quen, trình độ, thiết bị đầu cuối. Sau bốn năm ứng dụng việc đăng ký trực tuyến vào hoạt động tuyển sinh, chúng tôi có những nhận xét và so sánh để đưa ra những điều chỉnh kịp thời. Từ khóa: Đăng ký, trực tuyến, tuyển sinh, xét tuyển. 1 Đặt vấn đề Với sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin (CNTT) và việc ứng dụng CNTT rộng rãi vào hầu hết các lĩnh vực xã hội như hiện nay, thì việc tích hợp CNTT vào đổi mới công tác tuyển sinh là nhu cầu tất yếu, trong đó hình thức đăng ký trực tuyến cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Thực hiện chủ trương của Bộ Giáo dục và Đào tạo về tăng cường khai thác và ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành tại các trường đại học, Đại học Đà Nẵng (ĐHĐN) đã ứng dụng CNTT vào công tác tuyển sinh từ lâu nhưng chỉ tập trung vào khâu xét tuyển. Từ năm 2015, ĐHĐN triển khai ứng dụng CNTT cả vào công tác đăng ký thi, đăng ký xét tuyển. Hằng năm, ĐHĐN có nhiều đợt tuyển sinh gồm: Chính quy (xét tuyển trung học phổ thông quốc gia, xét tuyển học bạ), cao học, thi tiếng Anh, vừa làm vừa học, liên thông, Với tuyển sinh cao học và thi tiếng Anh, ĐHĐN chỉ triển khai đăng ký trực tuyến. Đối với các hình thức tuyển sinh còn lại, hiện nay sử dụng 2 hình thức đăng ký là hồ sơ giấy và trực tuyến. Chúng tôi tiến hành nghiên cứu này dựa trên những vấn đề được đặt ra như sau: - Cổng đăng ký trực tuyến có những thuận lợi và khó khăn gì đối với thí sinh? - Cách tiếp cận với loại hình mới này được đón nhận ra sao? - Các quy trình đăng ký cho đến tiếp nhận hồ sơ có đảm bảo đúng quy chế và thuận tiện nhất cho thí sinh hay không?
2. Đinh Quang Trung, Phạm Phương Bình và Nguyễn Đăng Huy 209 2 Giải quyết vấn đề 2.1 Thiết bị tin học Thuận lợi của việc đăng ký trực tuyến là nhanh, chính xác, đảm bảo được thông tin của người đăng ký đến với đơn vị đích mà không sợ thất lạc như chuyển thư hay phải mất thời gian đến tận nơi để nộp. Với thời đại công nghệ 4.0 hiện nay chỉ cần 1 cái điện thoại thông minh là đủ. Đa số các học sinh cấp 3, người dự thi cao học đều có các thiết bị để truy cập mạng nên việc tìm kiếm thông tin cơ sở đào tạo cũng nhưng chương trình học tương đối dễ dàng. Các trang web hiện nay cũng liên kết với các trang mạng xã hội nên sức lan tỏa rất lớn. 2.2 Thuận lợi và khó khăn Để việc đăng ký tuyển sinh cho nhiều loại hình tuyển sinh khác nhau được thuận lợi, nhanh chóng, nhất là các thí sinh ở xa thì việc xây dựng một hệ thống đăng ký trực tuyến là hết sức cần thiết. Ngoài ra, hệ thống đăng ký trực tuyến còn là kênh tương tác trực tiếp, nhanh chóng giữa bộ phận tổ chức thi với thí sinh, giúp giải tỏa những vướng mắc của thí sinh trong quá trình đăng ký dự thi. Hệ thống này cũng đồng thời là công cụ để người quản lý có thể nhanh chóng biết được số lượng thí sinh đăng ký, các thống kê để đưa đến các quyết định kịp thời trong công tác tuyển sinh. Thuận lợi: - Các thiết bị (Smart phone, máy tinh bảng, laptop, máy tính bàn) dùng để đăng ký tương đối phổ biến. - Mạng internet phổ biến khắp nơi, thậm chí có thế dùng 3G hoặc GPRS để truy cập và đăng ký. - Kiến thức sử dụng internet của các thí sinh tương đối tốt. - Hệ thống mạng của ĐHĐN hoạt động ổn định. Khó khăn: - Máy in để in bản đăng ký thì tương đối ít. - Phụ thuộc vào thiết bị tin học, đường truyền. - Không phải tất cả các thí sinh đều có khả năng tin học tốt, quen thuộc với môi trường trực tuyến và không phải các hệ đăng ký đều như nhau. Do đó cần phải xây dựng hệ thống đăng ký dễ thao tác nhưng đầy đủ thông tin, cũng như các cán bộ tư vấn am hiểu và hỗ trợ thí sinh khi cần thiết. 2.3 Các yêu cầu đặt ra - Cần xây dựng cổng đăng ký trực tuyến sao cho thí sinh dễ dàng tiếp cận cũng như dễ dàng đăng ký. - Giảm bớt các thủ tục giấy tờ, giảm bớt việc đi lại cho thí sinh, nhưng vẫn phải đúng quy chế. - Nhiều người cùng thấy được nguồn dữ liệu và cùng sử dụng chung. - Thống kê được nhanh, chính xác.
3. 210 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC 2.4 Cách thức triển khai ĐHĐN là một trong những trường tiên phong trong mở cổng cho thí sinh đăng ký trực tuyến. Năm 2015 là năm đầu tiên ĐHĐN triển khai hình thức tuyển sinh riêng từ khi có kỳ thi 3 chung, cho đến nay là kỳ thi trung học phổ thông quốc gia: - Năm đầu tiên chỉ có Phân hiệu ĐHĐN tại Kon Tum tham gia xét tuyển. - Năm 2016 thì có 4 cơ sở giáo dục đại học thành viên (đơn vị) tham gia: Trường Cao đẳng công nghệ, Cao đẳng Công nghệ thông tin, Phân hiệu ĐHĐN tại Kon Tum và Viện Nghiên cứu & Đào tạo Việt – Anh. - Năm 2017 cũng có 4 đơn vị tham gia: Phân hiệu ĐHĐN tại Kon Tum, Khoa Công nghệ, Khoa Công nghệ thông tin và truyền thông và Viện Nghiên cứu & Đào tạo Việt – Anh. - Năm 2018 thì có 6 đơn vị tham gia: Trường Đại học Sư phạm, Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật, Khoa Công nghệ thông tin, Phân hiệu ĐHĐN tại Kon Tum, Khoa Giáo dục thể chất và Viện Nghiên cứu & Đào tạo Việt - Anh. 2.5 Thiết kế hệ thống 2.5.1 Mô tả ứng dụng Hệ thống đăng ký trực tuyến được xây dựng với chức năng cơ bản sau: - Đăng thông tin tuyển sinh, các thông báo liên quan. - Mở cổng đăng ký có giới hạn ngày mở, ngày đóng theo từng đợt, từng hệ. - In phiếu đăng ký. - Tra cứu thông tin đã đăng ký, xem trạng thái của hồ sơ. - Phản hồi hướng dẫn các bước nộp hồ sơ sau khi hoàn thành phiếu đăng ký. - Thu hồ sơ của thí sinh trên phần mềm dùng chung và phản hồi được thông tin cho thí sinh biết. - Thống kê, xuất dữ liệu theo yêu cầu. 2.5.2 Mô hình hóa hệ thống Hình 1. Sơ đồ tổng thể Khái quát mô hình hệ thống, thí sinh có thể dùng điện thoại, máy tính bảng, máy tính hay laptop để truy cập vào địa chỉ chọn mục cần đăng ký, điền các thông tin cần thiết và chọn các mục đã thiết kế sẵn, click đăng ký để chuyển sang bước kiểm tra lại thông tin trước khi khóa phiếu. Nếu sai thì quay lại hiệu chỉnh.
4. Đinh Quang Trung, Phạm Phương Bình và Nguyễn Đăng Huy 211 Sau khi khóa phiếu, hệ thống sẽ xử lý và phản hồi thông tin, gửi email hướng dẫn đến để thí sinh hoàn thành các thủ tục giấy tờ cũng như đóng lệ phí và gửi đến địa chỉ đã liệt kê trong email. Cán bộ thu hồ sơ nhận được hồ sơ và xác nhận lệ phí từ bộ phận tài chính, sẽ tiến hành kiểm tra nếu đủ thì sẽ thu hồ sơ, hệ thống sẽ xử lý và phản hồi email thống báo đến cho thí sinh biết, hoặc thí sinh có thể tra cứu thông tin trên trang web đã đăng ký để biết tình trạng của hồ sơ. 2.5.3 Giải pháp đề xuất Hiện nay môi trường web là môi trường phổ biến nhất và chạy được trên mọi nền tảng và rất dễ sử dụng, trực quan, do đó chúng tôi đề xuất phương án dùng ngôn ngữ lập trình APS.net để xây dựng công cụ cho thí sinh đăng ký, ASP.NET là một nền tảng ứng dụng web (web application framework) được phát triển và cung cấp bởi Microsoft, cho phép những người lập trình tạo ra những trang web động, những ứng dụng web và những dịch vụ web [1]. Các trao đổi giữa client và cơ sở dữ liệu thông qua Web service (WS), WS là những thành phần ứng dụng dùng để chuyển đổi một ứng dụng thông thường sang một ứng dụng web. Đồng thời nó cũng xuất bản các chức năng của mình để mọi người dùng internet trên thế giới đều có thể sử dụng thông qua nền tảng web. WS truyền thông bằng cách sử dụng các giao thức mở, tài nguyên phần mềm có thể xác định bằng địa chỉ URL, thực hiện các chức năng và đưa ra các thông tin người dùng yêu cầu, các ứng dụng độc lập và tự mô tả chính nó. Nó bao gồm các môđun độc lập cho hoạt động của khách hàng và doanh nghiệp và bản thân nó được thực thi trên server. Nền tảng cơ bản của WS là XML + HTTP. Bất cứ một ứng dụng nào cũng đều có thể có một thành phần WS [2]. Về nguồn lưu trữ cở sở dữ liệu được lưu trên SQL server 2008, SQL Server là viết tắt của Structure Query Language, nó là một công cụ quản lý dữ liệu được sử dụng phổ biến ở nhiều lĩnh vực [3]. Công cụ lập trình VB.net [4] cho phần mềm desktop dành cho cán bộ thu hồ sơ và nhà quản lý sử dụng. 2.5.4 Thiết kế dữ liệu Chủ thể của nguồn dữ liệu ở đây là các bản đăng ký của thí sinh, trong đó có nhiều hệ đăng ký khác nhau, mỗi một phiếu đăng ký được cấp 01 mã hồ sơ duy nhất để tránh chồng chéo dữ liệu dẫn đến không quản lý được Bảng 1. Bảng mô tả bản ghi đăng ký Thẻ Metadata Chú thích Id Mã hồ sơ Hoten Họ tên thí sinh Ngaysinh Ngày sinh CMND Chứng minh nhân dân He Hệ đăng ký Truong Trường đăng ký Nganh Ngành đăng ký . Ngoài bảng chính lưu trữ thông tin đăng ký còn nhiều bảng khác để chứa các thông tin liên quan: Trường đăng ký, Ngành đăng ký, Dân tộc, Tỉnh, Đối tượng ưu tiên, Tổ hợp xét tuyển, Điểm xét tuyển
5. 212 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC 2.5.5 Các công cụ lập trình, thuật toán sử dụng Đối với bản chạy trên nền web chúng tôi sử dụng ngôn ngữ lập trình ASP.net để xây dựng kết hợp với với ngôn ngữ Javascript, Jscript để xử lý ở phía client để tránh phải load trang cũng như kiểm duyệt trước các thông tin đăng ký của thí sinh. Chúng tôi xây dựng công cụ có tích hợp nhiều công nghệ hiện đại như: - Tùy biến giao diện: mỗi thiết bị khác nhau (smartphone, máy tính hay máy tính bảng) thì sẽ có một giao diện khác nhau để thuận lợi cho quan sát của người sử dụng. Hình 2. Giao diện đăng ký sử dụng máy tính Hình 3. Giao diện đăng ký sử dụng smartphone - Ajax: Với AJAX, JavaScript, có thể giao tiếp trực tiếp với máy chủ bằng cách sử dụng đối tượng JavaScript là XMLHttpRequest. Với đối tượng này, JavaScript có thể trao đổi dữ liệu với máy chủ web mà không cần nạp lại trang [4]. Chúng tôi sử dụng công nghệ này áp dụng cho các lựa chọn (trường, ngành, ) Hình 4. Công nghệ AJAX để xử lý dữ liệu không cần load trang Đối với bản chạy trên máy tính để cán bộ thu hồ sơ xử lý chúng tôi sử dụng ngôn ngữ lập trình VB.net với nhiều chức năng như: Thu hồ hơ của các hệ tuyển sinh, thống kê, thu lệ phí, phân quyền cho từng user được làm những công việc khác nhau, mỗi một hệ đăng ký chúng tôi chia ra những tab khác nhau cho dễ quản lý
6. Đinh Quang Trung, Phạm Phương Bình và Nguyễn Đăng Huy 213 3 Kết quả thực hiện Qua 4 năm thực hiện việc đăng ký trực tuyến của thí sinh ngày càng tăng, chúng tôi có đưa ra bảng thống kê để tiện theo dõi. Bảng 2. Bảng số liệu thống kê đăng ký tuyển sinh qua các năm Hồ sơ giấy Đăng ký trực tuyến Năm Tổng số Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ 2015 339 87.82% 47 12.18% 386 2016 1,472 74.23% 511 25.77% 1,983 2017 674 38.19% 1,091 61.81% 1,765 2018 2,331 32.05% 4,943 67.95% 7,274 Dựa vào kết quả trên, chúng ta thấy một điều việc đăng ký trực tuyến của thí sinh ngày càng tăng lên chứng tỏ việc các thí sinh tiếp cận với cổng đăng ký ngày càng dễ dàng hơn, cũng như thấy được những thuận lợi mà nó mang lại. Ngoài ưu điểm là việc đăng ký của thí sinh thuận tiện hơn, dễ dang tìm kiếm thông tin đăng ký qua các công cụ tìm kiếm như google, mạng xã hội facebook nhưng nhược điểm của nó là cần phải có máy in. Việc điền các thông tin trên giấy tuy dễ dàng hơn nhưng lại không chính xác và hệ thống không kiểm tra được nên rất dễ vi phạm quy chế dẫn đến hồ sơ bị loại. 4 Bàn luận 4.1 Lợi ích của việc đăng ký trực tuyến Đối với người đăng ký: - Tạo điều kiện cho thí sinh dễ dàng đăng ký (chỉ cần có máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng). - Quản lý được thông tin đăng ký quả thí sính hạn chế sai sót khi nhập liệu. - Hạn chế được việc thí sinh chọn nhầm ngành với trường. - Thí sinh sẽ nhận được phản hồi ngay sau khi ĐHĐN nhận được hồ sơ đăng ký của thí sinh, đối với hồ sơ giấy trước đây thì thí sinh phải điện thoại hỏi hoặc phải đợi đến cuối đợt xét tuyển ĐHĐN mới công bố danh sách này, nếu bị thất lạc hồ sơ thì rất khó giải quyết và gây thiệt thòi cho thí sinh. - Giảm bớt sự lo lắng cho thí sinh. Đối với cơ sở đào tạo: - Dễ dàng theo dõi thông tin đăng ký, lượng hồ sơ đăng ký của thí sinh. - Thu thập được nhiều thông tin của người học như số điện thoại, email, địa chỉ liên lạc, ảnh thí sinh để sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. - Dễ dàng liên lạc và phản hồi đến thí sinh. - Tổng hợp nhanh báo cáo khi lãnh đạo có yêu cầu. - Sử dụng chung nguồn dữ liệu cho nhiều người vận hành nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất và duy nhất.
7. 214 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC 4.2 Các phương pháp quan trọng trong môi trường quản lý vận hành - Phản hồi ngay thông tin đăng ký của thí sinh để tránh thí sinh lo lắng, và điều chỉnh những thông tin chưa đúng kịp thời. - Bảo mật hệ thống phải đặt lên hàng đầu để tránh bị hacker thâm nhập làm thay đổi thông tin, mất dữ liệu đăng ký. - Đường truyên internet và máy chủ phải đủ mạnh để chịu tải được lượng lớn truy cập. 4.3 Tồn tại - Thí sinh còn e ngại với cách đăng ký mới, chưa bỏ được thói quen đăng ký qua hồ sơ giấy. - Sau khi đăng ký phải in ra và ký tên nên hiệu quả đăng ký chưa cao. Cần triển khai theo hình thức xác nhận điện tử. 4.4 Giải pháp hoàn thiện trong thời gian đến - Bỏ hình thức phải in bản giấy và nộp đến nơi thu nhận hồ sơ, các giấy tờ liên quan có thể chụp ảnh hoặc scan, sau khi thí sinh trúng tuyển vào trường mới tiến hành thu giấy tờ minh chứng để kiểm tra đối chiếu. - Thu lệ phí thi hoặc xét tuyển bằng cách liên kết với các công ty dịch vụ thu tiền hộ để thí sinh không cần ra bưu điện hoặc ra ngân hàng để chuyển tiền. 5 Kết luận Công tác tuyển sinh là một hoạt động sống còn của mỗi cơ sở giáo dục, do đó tính cạnh tranh hiện nay rất cao, ngoài học hiệu của nhà trường nhưng công tác tuyên tuyền để thí sinh biết được về ngành dự tuyển, số lượng cũng như sau này ra trường sẽ làm gì, khâu để thí sinh ghi danh cũng rất quan trọng, đó là khâu đầu tiên để thí sinh đánh giá về mức tiếp cận thông tin và mô hình quản lý của nhà trường. Lời cảm ơn Nghiên cứu này được tài trợ bởi Quỹ Phát triển KHCN Đại học Đà Nẵng trong đề tài mã số T2017-ĐN01-05 Tài liệu tham khảo 1. Microsoft: Developing Web Applications (2008). 2. Sanjiva W., al.: Web Services Platform Architecture, Prentice Hall (2012). 3. Microsoft: SQL Server 2008 R2 Book Online. versions/sql/sql-server-2008-r2/ms130214(v=sql.105). 4. Programming Visual Basic 2008: Build .NET 3.5 Applications Microsoft ASP.NET 3.5 Step by Step. 5. Rebecca M. Riordan: Head First Ajax (2008).