›
›

Giáo trình Nguyên lý kế toán (Phần 2)

pdf 44 trang cucquyet12 4420
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Nguyên lý kế toán (Phần 2)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_nguyen_ly_ke_toan_phan_2.pdf

Nội dung text: Giáo trình Nguyên lý kế toán (Phần 2)

  1. Chương 4 PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ VÀ KẾ TOÁN MỘT SỐ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CƠ BẢN Mục tiêu: Giúp sinh viên hiểu được khái niệm, ý nghĩa của phương pháp tính giá tài sản. Cung cấp cho sinh viên kiến thức để kế toán thành thạo các quá trình kinh tế chủ yếu. 4.1. TÍNH GIÁ 4.1.1. Khái niệm Tính giá là phương pháp mà kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị tài sản theo những nguyên tắc nhất định. Thực chất phương pháp tính giá là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinh chi phí có liên quan đến từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa, tài sản và dịch vụ 4.1.2. Ý nghĩa - Theo dõi, phản ánh được một cách tổng hợp và kiểm tra được các đối tượng kế toán bằng thước đo tiền tệ - Tính toán và xác định được toàn bộ chi phí bỏ ra có liên quan đến việc thu mua, sản xuất chế tạo và tiêu thụ từng loại vật tư, sản phẩm - Ghi nhận và phản ánh được các đối tượng khác nhau của kế toán vào chứng từ, tài khoản và tổng hợp các thông tin khác nhau của kế toán vào chứng từ, tài khoản và tổng hợp các thông tin khác nhau qua các báo cáo có liên quan 4.1.3. Nguyên tắc - Xác định đối tượng tính giá phù hợp: Đối tượng tính giá phải phù hợp với đối tượng thu mua, sản xuất , tiêu thụ. Ví dụ: Cái, chiếc, Kg, - Phân loại chi phí một cách hợp lý: + Chi phí là bộ phận cấu thành nên giá của tài sản + Tính giá cần xác định được chi phí cấu thành nên tài sản đó + Căn cứ vào phạm vi phát sinh chi phí: Chi phí thu mua, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp + Căn cứ vào mối quan hệ với khối lượng sản xuất ra: Chi phí khả biến, chi phí bất biến, chi phí hỗn hợp + Căn cứ vào mối quan hệ với lợi nhuận: Chi phí thời kỳ, chi phí sản phẩm - Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thích hợp: + Tiêu thức phân bổ chi phí phụ thuộc vào quan hệ của chi phí với đối tượng tính giá + Công thức phân bổ chi phí: - Xác định hệ số phân bổ (H): C C H = = T ∑ Tn + Phân bổ chi phí cho từng đối tượng có liên quan: Cn = Tn x H Trong đó C: Tổng chi phí cần phân bổ T: Tổng tiêu thức phân bổ Tn: Tiêu chuẩn phân bổ của đối tượng n Cn: Chi phí phân bổ cho đối tượng n 52
  2. Ví dụ: Trong kỳ doanh nghiệp mua hai loại hàng hóa A & B nhập kho, cụ thể: - Số lượng: 1.000 hàng hóa A và 500 hàng hóa B (ĐVT: 1.000đ) - Theo đơn giá: 200/ hàng hóa A và 250/ hàng hóa B - Chi phí vận chuyển của cả 2 loại hàng hóa về nhập kho là: 1.500 Yêu cầu: Hãy xác định giá trị mua vào của từng loại hàng hóa nhập kho Lời giải: Số tiền trả cho người bán vật liệu A: 1.000 hàng hóa x 200/hàng hóa = 200.000 Số tiền trả cho người bán vật liệu B: 500 hàng hóa x 250/hàng hóa = 125.000 1.500.000 H = = 4,615 200.000 +125.000 - Chi phí vận chuyển phân bổ cho hàng hóa A = 200.000 x 4,615 = 923 - Chi phí vận chuyển phân bổ cho hàng hóa B = 125.000 x 4,615 = 577 - Giá trị mua vào của hàng hóa A: 200.000+ 923 = 200.923 - Giá trị mua vào của hàng hóa B: 125.000+ 577 = 125.577 4.1.4. Tính giá tài sản a. Tính giá tài sản cố định (TSCĐ) mua vào (doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) - Nguyên giá TSCĐ mua ngoài = Giá mua (thuế nhập khẩu, thuế TTĐB) + chi phí mua (phí vận chuyển, lắp đặt, ) - Trong quá trình sử dụng TSCĐ bị hao mòn, thể hiện qua giá trị khấu hao TSCĐ - Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị hao mòn của TSCĐ b. Tính giá nguyên vật liệu Phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình thu mua, kết quả thu mua các mặt hàng về số lượng, chất lượng, giá cả, quy cách đồng thời phải tính được giá trị thực tế của các loại nguyên vật liệu mua về. * Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu:  Giá thực tế của vật liệu nhập kho: - Nhập vật liệu mua ngoài bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn cộng (+) thuế nhập khẩu (+) thuế TTĐB (nếu có) (+) chi phí mua thực tế trừ (–) chiết khấu hoặc giảm giá (nếu có). + Chi phí thu mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc vác, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi - Giá thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá được các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá.  Giá thực tế của vật liệu xuất kho: Kế toán áp dụng một trong các phương pháp - Phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp thực tế đích danh. - Phương pháp nhập trước, xuất trước. - Phương pháp nhập sau, xuất trước. c. Trình tự tính giá tài sản Bước 1: Tập hợp các chi phí trực tiếp (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp) liên quan đến từng đối tượng tính giá. Bước 2: Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng tính giá Chi phí SXC phân bổ Tổng chi phí SXC cần phân bổ Tiêu thức phân bổ của = x từng đối tượng cho từng đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ 53
  3. Bước 3: Xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ Bước 4: Tính ra tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm Tổng giá thành Giá trị SPDD = Giá trị SPDD đầu kỳ + CPSX phát sinh trong kỳ - sản phẩm cuối kỳ Giá thành đơn vị sản phẩm = Tổng giá thành sản phẩm / Số lượng sản phẩm hoàn thành 4.2. KẾ TOÁN MỘT SỐ QUÁ TRÌNH KINH TẾ CHỦ YẾU Hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau tùy theo đặc điểm ngành nghề và phạm vi hoạt động. - Đối với đơn vị sản xuất thì quá trình kinh doanh chủ yếu là cung cấp, sản xuất và tiêu thụ. - Đối với đơn vị thuộc loại hình lưu thông phân phối thì quá trình kinh doanh chủ yếu là mua và bán hàng hóa. - Đối với đơn vị cung cấp dịch vụ thì quá trình kinh doanh chính là việc cung ứng dịch vụ cũng là quá trình tiêu thụ. - Kế toán phải có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh một cách toàn diện, liên tục và hệ thống các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Có vậy mới nắm được kết quả về số lượng chất lượng và hiệu quả sử dụng vốn ở từng khâu, từng việc trong toàn bộ hoạt động chung của đơn vị. Khi nghiên cứu một số quá trình kinh doanh chủ yếu ta sẽ thấy rõ hơn mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán và tác dụng của từng phương pháp trong vấn đề giám đốc khi thực hiện các hoạt động kinh tế cũng như quy trình của công tác kế toán. Trong nội dung chương này chúng ta nghiên cứu một số quá trình cơ bản của công tác kế toán như: - Kế toán quá trình cung cấp - Kế toán quá trình sản xuất - Kế toán quá trình tiêu thụ - Kế toán quá trình xác định kết quả kinh doanh 4.2.1. Kế toán quá trình cung cấp a. Tài khoản sử dụng - TK 151 ”Hàng mua đang đi đường” - TK 152 ”Nguyên vật liệu” - TK 153 “Công cụ, dụng cụ” - TK 156 “Hàng hóa” b. Nội dung kết cấu Nợ TK 152, 153, 156 Có SDĐK:Giá trị NVL, CCDC lúc đầu kỳ - Giá trị NVL, CCDC, Giá trị NVL, CCDC, hàng hàng hóa nhập kho hóa xuất kho SDCK: Giá trị NVL, CCDC, hàng hóa tồn kho Nợ TK 151 Có SDĐK: Giá trị hàng mua đi đường đầu kỳ - Giá trị hàng mua Giá trị hàng đi đường đang đi đường đã về nhập kho SDCK: Giá trị hàng mua đi đường cuối kỳ 54
  4. c. Phương pháp kế toán - Khi mua tài sản, căn cứ giá mua trên hóa đơn và các chứng từ thanh toán Nợ TK 152, 153, 156: Giá trị vật tư, hàng hóa Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 311, 341, 331: Tổng giá thanh toán - Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua Nợ TK 152, 153, 156: Giá trị vật tư, hàng hóa Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng giá thanh toán - Mua vật tư, hàng hóa đã nhận được hóa đơn, cuối kỳ hàng vẫn chưa về nhập kho Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 311, 341, 331 Tổng giá thanh toán - Sang kỳ sau khi số vật tư, hàng hóa đang đi đường kỳ trước về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi Nợ TK 152, 153, 156: Giá trị vật tư, hàng hóa Có TK 151: Hàng mua đang đi đường SƠ ĐỒ CÁCH GHI CHÉP VÀO TK KẾ TOÁN CỦA QUÁ TRÌNH MUA HÀNG TK: TM, TGNH, TK: NL, VL; CC, DC; HH Mua nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa đã trả tiền (Kể cả chi phí mua) TK: Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT được khấu trừ TK: PTNB Trả nợ người bán Mua NL, VL, chưa trả tiền người bán bằng TM, TGNH TK: HMĐĐTĐ Hàng mua đang đi Nhập kho hàng đi đường chưa trả tiền đường kỳ trước Hàng mua đang đi đường trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, 55
  5. Ví dụ: Có tình hình mua và nhập kho vật liệu; công cụ, dụng cụ tại một doanh nghiệp trong tháng 9/N như sau: 1. Mua vật liệu chính, chưa thanh toán tiền cho người bán. Giá mua chưa có thuế: 100.000.000 đ, thuế GTGT đầu vào là 10%. Hàng đã kiểm nhận, nhập kho. 2. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ số vật liệu trên đã chi trả bằng tiền mặt: 2.000.000 đ (không có thuế GTGT). 3. Mua vật liệu phụ và công cụ, dụng cụ, giá mua chưa có thuế 60.000.000đ, thuế GTGT đầu vào là 10%. Trong đó, vật liệu phụ: 20.000.000đ, công cụ, dụng cụ: 40.000.000đ. đã thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng, số hàng này vẫn chưa về đến đơn vị. 4. Dùng tiền mặt mua vật liệu phụ, giá mua chưa có thuế: 10.000.000đ, thuế GTGT là 10%. Hàng đã kiểm nhận, nhập kho. Các nghiệp vụ trên được định khoản và phản ảnh vào sơ đồ TK chữ “T” như sau: 1. Nợ TK “Nguyên liệu, vật liệu” (chi tiết vật liệu chính): 100.000.000đ Nợ TK “Thuế GTGT được khấu trừ”: 10.000.000đ Có TK “Phải trả cho người bán”: 110.000.000đ 2. Nợ TK “Nguyên liệu, vật liệu” (chi tiết vật liệu chính): 2.000.000đ Có TK “Tiền mặt” 2.000.000đ 3. Nợ TK “Hàng mua đang đi trên đường” 60.000.000đ Nợ TK “Thuế GTGT được khấu trừ”: 6.000.000đ Có TK “Tiền gửi ngân hàng” 66.000.000đ 4. Nợ TK “Nguyên liệu, vật liệu” (chi tiết vật liệu phụ): 10.000.000đ Nợ TK “Thuế GTGT được khấu trừ”: 1.000.000đ Có TK “Tiền mặt” 11.000.000đ Phản ảnh vào sơ đồ TK chữ “T”: TK “Tiền mặt” TK “NL, VL” xxx xxx 2.000.000 (2) 11.000.000 (4) (1) 100.000.000 (2) 2.000.000 (4) 10.000.000 13.000.000 112.000.000 xxx xxx TK “TGNH” TK “VL chính” xxx xxx 66.000.000 (3) (1) 100.000.000 (2) 2.000.000 66.000.000 102.000.000 xxx xxx 56
  6. TK “PTNB” TK “Thuế GTGT được khấu trừ” xxx xxx 110.000.000 (1) (1) 10.000.000 (3) 6.000.000 110.000.000 (4) 1.000.000 xxx 17.000.000 xxx TK “Hàng mua đang đi đường” TK “VL phụ” xxx xxx (3) 60.000.000 (4) 10.000.000 60.000.000 10.000.000 xxx xxx 4.2.2. Kế toán quá trình sản xuất a.Tài khoản sử dụng - TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” - TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” - TK 627 “Chi phí sản xuất chung” - TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang b. Nội dung kết cấu Nợ TK 621, 622, 627 Có Tập hợp chi phí NVLTT, Kết chuyển chi phí NVLTT, NCTT, SXC NCTT, SXC vào TK tính Z TK 621, 622, 627 không có số dư cuối kỳ Nợ TK 154 Có SDĐK: Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ - Giá trị phế liệu thu hồi - Kết chuyển chi phí - Giá thành sản phẩm NVLTT, NCTT, SXC dịch vụ hoàn thành SDCK: Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ 57
  7. c. Phương pháp kế toán * Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, chế tạo sản phẩm Nợ TK 621 Có TK 152 - Mua nguyên vật liệu không nhập kho mà sử dụng ngay cho sản xuất Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 331 - Giá trị nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho Nợ TK 152 Có TK 621 * Chi phí nhân công trực tiếp - Tính ra tiền lương, phụ cấp lương phải trả công nhân sản xuất Nợ TK 622 Có TK 334 - Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi phí SXKD theo tỷ lệ quy định Nợ TK 622 Có TK 338 * Chi phí sản xuất chung - Tập hợp các khoản chi phí sản xuất chung phát sinh Nợ TK 627: Chi phí SXC Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 152, 153, 334, 338, 214 * Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 154 Có TK 621, 622, 627 - Cuối kỳ, xác định tổng giá trị sản phẩm, dịch vụ hoàn thành Nợ TK 155: Nhập kho thành phẩm Nợ TK 157: Gửi bán Nợ TK 632: Bán trực tiếp Có TK 154: Chi phí SXKD dở dang 58
  8. SƠ ĐỒ CÁCH GHI CHÉP VÀO TK KẾ TOÁN CỦA QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT TK: Chi phí TK: TK: Nguyên TK: Nguyên liệu SXKD dở dang Thành phẩm liệu, vật liệu vật liệu trực tiếp (1a) (2a) (3a) TK: Giá vốn TK: PT CNV; TK: Chi phí nhân hàng bán PT, PN công trực tiếp (3b) (1b) (2b) TK: Hao mòn TK: Chi phí sản TK: Hàng gửi đi bán TSCĐ xuất chung (1c) (2c) (3c) TK: PTNB; TM * Giải thích sơ đồ: (1) Tập hợp chi phí: (1a) Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; (1b) Nhân công trực tiếp; (1c) Sản xuất chung. (2) Kết chuyển chi phí: (2a) Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; (2b) Nhân công trực tiếp; (2c) Sản xuất chung. (2) Kết chuyển giá thành sản phẩm: (3a) Nhập kho thành phẩm; (3b) Bán trực tiếp cho khách hàng không qua kho; (3c) Gửi bán cho khách hàng không qua kho Ví dụ: Doanh nghiệp X chuyên sản xuất một loại sản phẩm A, trong tháng 9/N có số liệu sau: A. Số dư đầu tháng của một số tài khoản: Đvt: 1.000đ - TK: “Nguyên liệu, vật liệu”: 140.000.000đ trong đó: + Vật liệu chính: 125.000.000đ 59
  9. + Vật liệu phụ: 10.000.000đ + Nhiên liệu: 5.000.000đ - TK “Công cụ, dụng cụ”: 10.000.000đ - TK “Chi phí sản xuất – kinh doanh dở dang”: 17.000.0000đ B. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 9/N: 1. Xuất kho vật liệu để sản xuất sản phẩm, trị giá 90.000.000đ, trong đó vật liệu chính là 85.000.000đ, vật liệu phụ là 50.000.000đ. 2. Tính tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất 30.000.000đ, nhân viên quản lý phân xưởng 5.000.000đ. 3. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ 22% trên tổng số tiền lương của công nhân viên tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh. 4. Các chi phí sản xuất chung khác thực tế phát sinh trong tháng như sau: - Chi phí nhiên liệu: 5.000.000đ; - Chi phí công cụ, dụng cụ: 6.000.000đ; - Chi phí khấu hao tài sản cố định: 10.000.000đ; - Chi phí điện nước mua ngoài trả bằng tiền mặt, giá chưa có thuế; 3.990.000đ, thuế GTGT: 399.000đ. 5. Trong tháng đã sản xuất hoàn thành nhập kho 900 sản phẩm còn dở dang cuối kỳ 300 sản phẩm được đánh giá theo chi phí nguyên vật liệu chính, trị giá 25.500.000đ. Tình hình trên được định khoản kế toán và phản ảnh vào sơ đồ TK chữ “T” như sau: * Định khoản kế toán: 1. Nợ TK “Chi phí NL, VL trực tiếp”: 90.000.000đ Có TK “Nguyên liệu, liệu”: 90.000.000đ Chi tiết VLC: 85.000.000đ Chi tiết VLP: 5.000.000đ 2. Nợ TK “Chi phí nhân công trực tiếp”: 30.000.000đ Nợ TK “Chi phí sản xuất chung”: 5.000.000đ Có TK “Phải trả công nhân viên” 35.000.000đ 3. Nợ TK “Chi phí nhân công trực tiếp”: 6.600.000đ Nợ TK “Chi phí sản xuất chung”: 1.100.000đ Có TK “Phải trả, phải nộp khác”: 7.700.000đ 4. Nợ TK “Chi phí sản xuất chung”: 5.000.000đ Có TK “ Nguyên liệu, vật liệu”: 5.000.000đ Chi tiết NL: 5.000.000đ + Nợ TK “Chi phí sản xuất chung”: 6.000.000đ Có TK “ Công cụ, dụng cụ”: 6.000.000đ + Nợ TK “Chi phí sản xuất chung”: 10.000.000đ Có TK “ Hao mòn TSCĐ”: 10.000.000đ + Nợ TK “Chi phí sản xuất chung”: 3.990.000đ Nợ TK “Thuế GTGT được khấu trừ”: 399.000đ 60
  10. Có TK “ Tiền mặt”: 4.389.000đ 5a. Nợ TK “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”: 90.000.000đ Có TK “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”: 90.000.000đ 5b. Nợ TK “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”: 36.600.000đ Có TK “Chi phí nhân công trực tiếp”: 36.600.000đ 5c. Nợ TK “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”: 31.090.000đ Có TK “Chi phí sản xuất chung”: 31.090.000đ 5d. Nợ TK “Thành phẩm”: 149.190.000đ Có TK “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”: 149.190.000đ * Phản ảnh vào sơ đồ TK chữ “T” (Đơn vị tính: 1.000đ) TK “NL, VL” TK chi tiết: “NLVL chính” TK chi tiết: “VL phụ” 140.000 125.000 10.000 90.000 (1) 85.000 (1) 5.000 (1) 5.000 (4) 0 85.000 0 5.000 0 95.000 40.000 5.000 45.000 TK: “CC, DC” TK “Thuế GTGTĐKT” TK chi tiết: “Nhiên liệu” 1 0.000 xxx 5.000 6.000 (4) 5.000 (4) (3) 399.000 0 6.000 0 5.000 399.000 4.000 xxx 0 TK “PTCNV” TK “PT, PN khác” TK “TM” 140.000 xxx xxx xxx 4.389 (4) 35.000 (2) 7.700 (3) 0 35.000 0 7.700 0 4.389 xxx xxx xxx TK “CP NVLTT” TK “CP NCTT” TK “HMTSCĐ” (2) 30.000 xxx (1) 90.000 90.000 36.600 (5b) 10.000 (4) (3) 6.600 90.000 90.000 10.000 36.600 36.600 xxx 61
  11. TK “CP SXKDDD” TK “TP” TK “CP SXC” 17.000 xxx (2) 5.000 (3) 1.100 (5a) 90.000 149.190 (5d) 149.190 (4) + 5.000 31.090 (5c) (5b) 36.600 + 6.000 (5c) 31.090 149.190 + 10.000 + 3.990 174.690 149.190 31.090 31.090 25.500 4.2.3. Kế toán quá trình tiêu thụ a. Tài khoản sử dụng - TK 155 “Thành phẩm” - TK 157 “Hàng gửi bán” - TK 511 “Doanh thu bán hàng” - TK 632 “Giá vốn hàng bán b. Nội dung kết cấu Nợ TK 155 Có Thành phẩm nhập kho Thành phẩm xuất kho SDCK: Thành phẩm tồn kho Nợ TK 157 Có Giá trị hàng gửi đi bán Hàng gửi bán được tiêu thụ SDCK: Giá trị hàng đang gửi bán Nợ TK 511 Có Các khoản giảm trừ DT DTBH phát sinh trong kỳ Kết chuyển DT thuần TK 511 không có số dư cuối kỳ Nợ TK 632 Có Giá vốn hàng bán - Ghi giảm giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ - Kết chuyển giá vốn hàng bán vào TK xác định kết quả TK 632 không có số dư cuối kỳ 62
  12. c. Phương pháp kế toán - Khi bán trực tiếp thành phẩm cho khách hàng: + Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 155: Thành phẩm Có TK 154: Chi phí SXKD dở dang + Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111, 112, 131 Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 333: Thuế GTGT phải nộp - Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Nợ TK 521, 532: Số tiền CKTM, GGHB Nợ TK 333: Thuế GTGT đầu ra tương ứng Có TK 111, 112, 131, Tổng giá thanh toán - Khi hàng đã bán bị trả lại ghi: + Ghi giảm giá vốn Nợ TK 155: Thành phẩm Có TK 632: Giá vốn hàng bán + Thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại Nợ TK 333: Thuế GTGT đầu ra tương ứng Có TK 111, 112, 131 - Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632: Giá vốn hàng bán - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả: Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh 4.2.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Phương pháp xác định kết quả Lợi nhuận tiêu thụ (kết quả tiêu thụ) = DT thuần – Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp a. Tài khoản sử dụng - TK 641 “Chi phí bán hàng” - TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” - TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh b. Nội dung kết cấu Nợ TK 641, 642 Có - Tập hợp chi phí bán hàng, - Kết chuyển chi phí bán chi phí QLDN phát sinh hàng, chi phí QLDN vào TK xác định kết quả TK 641, 642 không có số dư cuối kỳ Nợ TK 911 Có - Giá vốn hàng bán - Doanh thu thuần - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN - Lợi nhuận (lãi) - Lỗ 63
  13. TK 911 không có số dư cuối kỳ - Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh Nợ TK 641, 642 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 331,152, 153, 334, 338, 214 . - Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511 Có TK 911 - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 641, 642 - Kết chuyển kết quả tiêu thụ + Nếu lãi + Nếu lỗ Nợ TK 911 Nợ TK 421 Có TK 421 Có TK 911 SƠ ĐỒ CÁCH GHI CHÉP VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN CỦA QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC BÁN TRỰC TIẾP TK: GGHB TK: TP, HH, TK: GVHB HBBTL TK: TVCKPNNN (1a) TK: TM, TGNH, PTKH (2) (1b) TK: DTBH (3) TK: XĐKQKD (4) (5) TK: Chi phí bán hàng (6) TK: Lợi nhuận chưa phân phối TK: Chi phí quản lý doanh nghiệp (8a) (7) (8b) 64
  14. Giải thích sơ đồ: (1a) Giá vốn hàng đã bán (1b) Doanh thu của hàng đã bán và thuế GTGT đã thu bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng hoặc khách hàng chưa trả tiền. (2) Các doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá chấp nhận cho khách hàng đã trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trừ vào nợ phải thu. (3) Kết chuyển các khoản doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá. (4) Kết chuyển doanh thu thuần. (5) Kết chuyển giá vốn của hàng đã bán trong kỳ. (6) Kết chuyển chi phí bán hàng. (7) Kết chuyển chi phí QLDN. (8a) Kết chuyển lỗ về bán hàng. (8b) Kết chuyển lãi về bán hàng. Ví dụ: Tài liệu tại một doanh nghiệp trong tháng 10/N (Đơn vị: 1.000đ) A. Số dư đầu kỳ của tài khoản “Thành Phẩm”: 300.000 B. Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ: 1. Xuất kho thành phẩm bán trực tiếp cho người mua theo giá bán chưa có thuế 260.000; giá vốn 180.000; thuế GTGT đầu ra là 10% trên giá bán, tiền hàng chưa thu. 2. Xuất kho thành phẩm bán trực tiếp cho người mua số hàng theo đơn giá bán chưa có thuế 100.000, thuế GTGT đầu ra là 10% trên giá bán, giá vốn 60.000, tiền hàng chưa thu. 3. Trong khi kiểm nhận nhập kho, người mua phát hiện chất lượng hàng không đảm bảo, người mua chấp nhận số hàng trên nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải giảm giá. Do vậy, doanh nghiệp phải đồng ý giảm giá 2% giá bán (không bao gồm thuế GTGT). 4. Bán trực tiếp một lô hàng, giá vốn 20.000; giá bán chưa có thuế 30.000; thuế GTGT đầu ra là 10% trên giá bán, trong đó thu lần đầu tại thời điểm bán bằng tiền mặt 15.000, còn lại chưa thu. 5. Tập hợp chi phi bán hàng: - Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng bán chưa thanh toán: 2.000; - Chi phí giao dịch đã chi bằng tiền mặt: 1.000 6. Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp: - Tiền lương nhân viên: 8.000 - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ quy định (22%); - Khấu hao tài sản cố định: 4.000; - Chi phí khác bằng tiền mặt: 2.000 7. Kết chuyển doanh thu thuần và giá vốn thành phẩm đã bán. 8. Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho sản phẩm đã bán trong kỳ. 9. Xác định kết quả bán sản phẩm trong kỳ. 65
  15. Tình hình trên được kế toán định khoản kế toán và phản ánh vào sơ đồ TK chữ “T” như sau: (Đơn vị tính 1.000đ) 1a. Nợ “TK giá vốn hàng bán”: 180.000 Có TK “Thành phẩm”: 180.000 1b. Nợ TK “Phải thu của khách hàng”: 286.000 Có TK “Doanh thu bán hàng”: 260.000 Có TK “Thuế và các khoản PNNN”: 26.000 2a. Nợ “TK giá vốn hàng bán”: 60.000 Có TK “Thành phẩm”: 60.000 2b. Nợ TK “Phải thu của khách hàng”: 110.000 Có TK “Doanh thu bán hàng”: 100.000 Có TK “Thuế và các khoản PNNN”: 10.000 3. Nợ TK “Giảm giá hàng bán”: 2.000 Có TK “Phải thu của khách hàng”: 2.000 4a. Nợ “TK giá vốn hàng bán”: 20.000 Có TK “Thành phẩm”: 20.000 4b. Nợ TK “Phải thu của khách hàng”: 18.000 Nợ TK “Tiền mặt”: 15.000 Có TK “Doanh thu bán hàng”: 30.000 Có TK “Thuế và các khoản PNNN”: 3.000 5. Nợ TK “Chi phí bán hàng”: 3.000 Có TK “Phải trả cho người bán” 2.000 Có TK “Tiền mặt” 1.000 6. Nợ TK “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: 15.760 Có TK “Phải trả công nhân viên”: 8.000 Có TK “Phải trả. phải nộp khác”: 1.760 Có TK “Hao mòn TSCĐ”: 4.000 Có TK “Tiền mặt”: 2.000 7a. Nợ TK “Doanh thu bán hàng”: 2.000 Có TK “Giảm giá hàng bán”: 2.000 7b. Nợ TK “Doanh thu bán hàng”: 388.000 Có TK “Xác định kết quả KD”: 388.000 7c. Nợ TK “Xác định kết quả KD”: 260.000 Có “TK giá vốn hàng bán”: 260.000 8a. Nợ TK “Xác định kết quả KD”: 3.000 Có “TK chi phí bán hàng ”: 3.000 8b. Nợ TK “Xác định kết quả KD”: 15.760 Có “TK chi phí quản lý doanh nghiệp”: 15.760 9. Nợ TK “Xác định kết quả KD”: 109.240 66
  16. Có TK “Lợi nhuận chưa phân phối”: 109.240 Phản ảnh vào sơ đồ TK chữ “T”: TK: Thành phẩm TK: Tiền mặt xxx 300.000 180.000 (1a) 60.000 (2a) (4c) 15.000 1.000 (5) 20.000 (4a) 2.000 (6) 0 260.000 15.000 3.000 40.000 xxx TK: Phải trả CNV TK: Xác định kết quả kinh doanh (7c) 260.000 xxx 388.000 (7b) (8a) 3.000 (8b) 15.520 8.000 (6) (9) 109.480 0 8.000 388.000 xxx 388.000 TK: Phải trả, phải nộp khác TK: Phải trả cho người bán xxx xxx 1.760(6) 2.000 (5) 0 1.760 0 2.000 xxx xxx TK: Hao mòn TSCĐ TK: Giá vốn hàng bán xxx (1a) 180.000 260.000 (7c) 4.000 (6) (3a) 60.000 (4a) 20.000 0 4.000 xxx 260.000 260.000 TK: Doanh thu bán hàng TK: Phải thu của khách hàng 260.000 (1b) xxx (7a) 2.000 100.000 (2b) (1b) 260.000 (7b) 388.000 2.000 (3) 30.000 (4b) (2b) 100.000 (4b) 18.000 390.000 390.000 67 378.000 2.000
  17. TK: Thuế và các khoản PNNN TK: Giảm giá hàng bán xxx (3) 2.000 2.000 (7a) 26.000 (1b) 10.000 (3b) 3.000 (4b) 2.000 2.000 39.000 xxx TK: Chi phí bán hàng TK: Lợi nhuận chưa phân phối (5) 3.000 3.000 (8a) xxx 109.480 (9) 3.000 3.000 109.480 xxx TK: Chi phí quản lý doanh nghiệp (6) 15.760 15.760 (8b) 15.760 15.760 Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày khái niệm, ý nghĩa của phương pháp tính giá tài sản? 2. Nêu nội dung chi phí cấu thành giá của từng loại tài sản. Những nguyên tắc kế toán được thừa nhận nào được vận dụng trong việc xác định nội dung, nguyên tắc tính giá tài sản? 3. Trình bày nội dung của các bước tính giá tài sản? 4. Nêu nội dung và kết cấu của các tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Hàng hóa; Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; Chi phí nhân công trực tiếp; Chi phí sản xuất chung; Giá vốn hàng bán; Doanh thu bán hàng; Giảm giá hàng bán; Hàng bán bị trả lại; Xác định kết quả kinh doanh; Phải thu của khách hàng. 5. Vẽ sơ đồ và giải thích trình tự ghi chép các nghiệp vụ kinh tế thuộc quá trình kinh tế chủ yếu vào tài khoản kế toán, bao gồm: Quá trình mua hàng, quá trình sản xuất, quá trình bán hàng và kết quả bán hàng. Tài liệu tham khảo 1. TS. Bùi Văn Dương, Lý thuyết kế toán, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, 2008 2. PGS.TS. Đoàn Xuân Tiên, Nguyên lý kế toán, Học viện tài chính, 2009 3. TS. Phạm Qúy Liên, Nguyên lý kế toán, Đại học Kinh tế quốc dân, 2008 68
  18. Chương 5 BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Mục tiêu: Giúp sinh viên nhận rõ vai trò quan trọng của bảng cân đối kế toán trong công việc cung cấp thông tin, giúp họ nhận thức được mối quan hệ giữa bảng cân đối kế toán với tài khoản kế toán, giúp họ lập được bảng cân đối kế toán. 5.1. KHÁI NIỆM Bảng cân đối kế toán là một phương pháp của kế toán, là một báo cáo tài chính tổng hợp dùng để phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành nên tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. 5.2. NỘI DUNG VÀ KẾT CẤU CỦA BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Bảng cân đối kế toán dùng để phản ánh vốn kinh doanh của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định, do đó nó phải được xây dựng theo kết cấu gồm 2 phần: * Kiểu kết cấu hai bên: - Phần bên trái dùng để phản ánh kết cấu của tài sản nên gọi là: TÀI SẢN - Phần bên phải phản ánh nguồn hình thành nên tài sản hay gọi là: NGUỒN VỐN * Kiểu kết cấu một bên: - Phần bên trên dùng để phản ánh kết cấu của tài sản nên gọi là: TÀI SẢN - Phần bên dưới phản ánh nguồn hình thành nên tài sản hay gọi là: NGUỒN VỐN A. Phần tài sản: Phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm (báo cáo) theo cơ cấu tài sản và hình thức tồn tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được chia thành: - Tài sản ngắn hạn - Tài sản dài hạn B. Phần nguồn vốn: Phản ánh nguồn hình thành nên tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm (báo cáo). Các chỉ tiêu trên phần nầy thể hiện trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đối với tài sản đang quản lý và sử dụng, được chia ra: - Nợ phải trả - Nguồn vốn chủ sở hữu Số liệu của hai phần này phải bằng nhau, tức là: TÀI SẢN = NGUỒN VỐN Hoặc  Tài sản =  (Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu) Kết cấu của bảng cân đối kế toán như sau: (Có biểu mẫu hướng dẫn) - Để phản ánh chi tiết hơn thì mỗi loại sẽ chia thành nhiều mục và từng mục sẽ chia thành nhiều khoản nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Loại, mục, khoản trên bảng Cân đối Kế toán theo qui định của Nhà nước. 69
  19. Ví dụ: Loại A: Tài sản ngắn hạn, được chia thành nhiều mục, từng mục lại chia thành nhiều khoản. Trong đó mục IV: Hàng tồn kho bao gồm các khoản sau: 1. Hàng tồn kho 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 5.3. TÍNH CÂN ĐỐI CỦA BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN - Bảng cân đối kế toán được chia làm hai phần để phản ánh hai mặt khác nhau của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp, cho nên giữa hai phần có mối liên hệ mật thiết với nhau. Xét về lượng giá trị thì bao giờ tổng tài sản cũng bằng tổng nguồn vốn. - Nhờ vào số liệu trên bảng cân đối kế toán mà ta có thể đánh giá một cách tổng quát về tình hình sử dụng tài sản của doanh nghiệp, tình hình tài chính của doanh nghiệp và kết quả sản xuất kinh doanh cũng như trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đối với tài sản đang quản lý và sử dụng ở doanh nghiệp. Ví dụ: giả sử tình hình vốn kinh doanh của doanh nghiệp đến ngày 31/1/N như sau: ( Đvt: 1.000 đồng) 1.Tiền mặt: 20.000 7.Vay ngắn hạn ngân hàng: 30.000 2.Tiền gửi ngân hàng: 30.000 8. Phải trả người bán: 35.000 3.Thuế V.A.T được khấu trừ: 5.000 9. Phải nộp Nhà nước: 10.000 4.Công cụ, dụng cụ: 10.000 10. Quỹ đầu tư phát triển: 20.000 5.Thành phẩm: 50.000 11. Vốn đầu tư của chủ sở hữu: 140.000 6.Tài sản cố định hữu hình: 70.000 12. Nguyên vật liệu: 50.000 Theo số liệu trên, ta có bảng cân đối kế toán sau: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN ngày 31/01/N Đvt: 1000 đồng TÀI SẢN Số cuối kỳ NGUỒN VỐN Số cuối kỳ A.TÀI SẢN NGẮN HẠN 165.000 A. NỢ PHẢI TRẢ 75.000 -Tiền 50.000 - Vay ngắn hạn 30.000 -Thuế phải thu 5.000 - Phải trả người bán 35.000 - Hàng tồn kho 110.000 - Phải nộp Nhà nước 10.000 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 70.000 B. NGUỒN VỐN CSH 160.000 -Tài sản cố định hữu hình 70.000 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu 140.000 - Quỹ đầu tư phát triển 20.000 Tổng cộng 235.000 Tổng cộng 235.000 Chi tiết hàng tồn kho: - Nguyên vật liệu 50.000 - Công cụ, dụng cụ 10.000 - Thành phẩm 50.000 Chi tiết tiền: - Tiền mặt: 20.000 - Tiền gửi ngân hàng 30.000 5.4. SỰ THAY ĐỔI CỦA BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN TRONG QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn kinh doanh của doanh nghiệp luôn biến đổi (tăng lên hoặc giảm xuống) do tác động của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các 70
  20. nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên trong quá trình sản xuất kinh doanh sẽ làm bảng cân đối kế toán ở những thời điểm khác nhau sẽ có những thay đổi khác nhau. Nhưng không ngoài 4 trường hợp sau: 5.4.1. Trường hợp 1: (TS tăng - TS giảm) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm ảnh hưởng đến 2 khoản thuộc phần tài sản. Một khoản này tăng lên thì khoản kia giảm xuống tương ứng. Ví dụ: Chi tiền mặt gửi vào ngân hàng 10.000 Đvt: 1.000đ Lúc này: tiền mặt giảm xuống còn 20.000 – 10.000 = 10.000 Đồng thời tiền gửi ngân hàng tăng lên là: 30.000 + 10.000 = 40.000 Trường hợp này số tổng cộng của bảng cân đối kế toán không thay đổi, chỉ có tỷ trọng của các khoản thuộc tài sản chịu ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh thay đổi. Qua nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên, ta lập bảng cân đối kế toán mới như sau: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày .tháng năm Đvt: 1.000đ TÀI SẢN Số cuối kỳ NGUỒN VỐN Số cuối kỳ A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 165.000 A. NỢ PHẢI TRẢ 75.000 - Tiền 50.000 - Vay ngắn hạn 30.000 - Thuế phải thu 5.000 - Phải trả người bán 35.000 - Hàng tồn kho 110.000 - Phải nộp Nhà nước 10.000 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 70.000 - Tài sản cố định hữu hình 70.000 B. NGUỒN VỐN CSH 160.000 - Vốn đầu tư của CSH 140.000 - Quỹ đầu tư phát triển 20.000 Tổng cộng 235.000 Tổng cộng 235.000 5.4.2. Trường hợp 2: (NV tăng - NV giảm)Nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm ảnh hưởng đến 2 khoản thuộc nguồn vốn, nó làm cho 2 khoản này thay đổi: 1 khoản tăng lên và một khoản khác giảm xuống tương ứng. Ví dụ: Vay ngắn hạn ngân hàng trả nợ cho người bán 20.000. Như vậy lúc này vay ngắn hạn là: 30.000 + 20.000 = 50.000 Đồng thời phải trả người bán còn là: 35.000 – 20.000 = 15.000 Trong trường hợp này số tổng cộng của bảng cân đối kế toán không thay đổi, chỉ có tỷ trọng của các khoản thuộc nguồn vốn chịu ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh thay đổi. Qua nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên, ta lập bảng cân đối kế toán mới như sau: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày .tháng năm TÀI SẢN Số cuối kỳ NGUỒN VỐN Số cuối kỳ 71
  21. A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 165.000 A. NỢ PHẢI TRẢ 75.000 - Tiền 50.000 - Vay ngắn hạn 50.000 - Thuế phải thu 5.000 - Phải trả người bán 15.000 - Hàng tồn kho 110.000 - Phải nộp Nhà nước 10.000 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 70.000 - Tài sản cố định hữu hình 70.000 B. NGUỒN VỐN CSH 160.000 - Vốn đầu tư của CSH 140.000 - Quỹ đầu tư phát triển 20.000 Tổng cộng 235.000 Tổng cộng 235.000 5.4.3. Trường hợp 3: (TS tăng - NV tăng) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm ảnh hưởng đến 2 khoản, 1 thuộc tài sản và 1 thuộc nguồn vốn. Nếu nó làm cho một khoản của tài sản tăng lên thì khoản thuộc nguồn vốn tăng tương ứng. Ví dụ: Nhận vốn góp liên doanh 1 tài sản cố định hữu hình nguyên giá 100.000. lúc này: tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp: 70.000 + 100.000 = 170.000. Đồng thời vốn đầu tư của chủ sơ hữu tăng tương ứng: 140.000 + 100.000 = 240.000 Trong trường hợp này số tổng cộng của bảng cân đối kế toán thay đổi theo chiều hướng tăng đồng thời tỷ trọng của các khoản thuộc tài sản và nguồn vốn cũng thay đổi. Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn = 335.000 Qua nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên, ta lập bảng cân đối kế toán mới như sau: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày .tháng năm TÀI SẢN Số cuối kỳ NGUỒN VỐN Số cuối kỳ A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 140.000 A. NỢ PHẢI TRẢ 50.000 - Tiền 25.000 - Vay ngắn hạn 25.000 - Thuế phải thu 5.000 - Phải trả người bán 15.000 - Hàng tồn kho 110.000 - Phải nộp Nhà nước 10.000 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 170.000 - Tài sản cố định hữu hình 170.000 B. NGUỒN VỐN CSH 260.000 - Vốn đầu tư của CSH 240.000 - Quỹ đầu tư phát triển 20.000 Tổng cộng 310.000 Tổng cộng 310.000 5.4.4. Trường hợp 4: (TS giảm – NV giảm): Nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm ảnh hưởng đến 2 khoản: 1 thuộc tài sản và 1 thuộc nguồn vốn. Nếu nó làm cho một khoản của tài sản giảm xuống thì khoản thuộc nguồn vốn chịu ảnh hưởng cũng giảm xuống tương ứng. Ví dụ: Chuyển tiền gửi ngân hàng 25.000 trả nợ vay ngắn hạn Đvt: 1.000đ Lúc này tiền gửi ngân hàng giảm xuống còn 40.000 - 25.000 = 15.000 Đồng thời vay ngắn hạn giảm tương ứng còn 50.000 - 25.000 = 25.000 Trường hợp này số tổng cộng của bảng cân đối kế toán giảm xuống đồng thời tỷ trọng của các khoản thuộc tài sản và nguồn vốn cũng thay đổi. Qua nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên, ta lập bảng cân đối kế toán mới như sau : BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày .tháng năm Đvt: 1.000đ 72
  22. TÀI SẢN Số cuối kỳ NGUỒN VỐN Số cuối kỳ A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 140.000 A. NỢ PHẢI TRẢ 50.000 -Tiền 25.000 - Vay ngắn hạn 25.000 -Thuế phải thu 5.000 - Phải trả người bán 15.000 - Hàng tồn kho 110.000 - Phải nộp Nhà nước 10.000 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 170.000 -Tài sản cố định hữu hình 170.000 B. NGUỒN VỐN CSH 260.000 - Vốn đầu tư của CSH 240.000 - Quỹ đầu tư phát triển 20.000 Tổng cộng 310.000 Tổng cộng 310.000 Nhận xét: * Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng ít nhất đến hai khoản thuộc bảng cân đối kế toán. * Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến hai khoản thuộc một bên của bảng cân đối kế toán (tài sản hoặc nguồn vốn) thì số tổng cộng của bảng cân đối kế toán không đổi, nhưng tỷ trọng của các khoản chịu ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế đó thay đổi. * Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến hai khoản thuộc tài sản và nguồn vốn, thì số tổng cộng của bảng cân đối kế toán thay đổi (tăng lên hoặc giảm xuống), tỷ trọng của các khoản thuộc bảng cân đối kế toán đều có sự thay đổi. * Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều không làm mất đi tính chất cân đối của bảng cân đối kế toán. 5.5. VAI TRÒ CỦA BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Bảng cân đối kế toán là một tài liệu quan trọng, nó cung cấp thông tin tài chính của doanh nghiệp để phân tích, lãnh đạo điều hành trong doanh nghiệp. - Lãnh đạo doanh nghiệp dựa vào bảng cân đối kế toán mà biết tổng quát tài sản của doanh nghiệp hiện có bao nhiêu và nằm ở khâu nào và biết được nguồn hình thành nên tài sản của doanh nghiệp. - Đối chiếu các bảng cân đối kế toán qua các năm liên tiếp, nhà quản trị có thể rút ra quy luật phân bổ vốn trong xí nghiệp từ đó có phương hướng đầu tư vốn hợp lý, sử dụng vốn có hiệu quả. - Bảng cân đối kế toán là một tài liệu chủ yếu để phân tích hoạt động kinh doanh, qua đó ta có thể nhận định một cách khái quát về tình hình sử dụng vốn, phân bổ vốn. Tình hình công nợ, tình hình chấp hành các quy định về tài chính, tín dụng, xác định kết quả sản xuất kinh doanh. 73
  23. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày tháng năm 200 . Đvt: Mã Thuyết Số đầu Số cuối TÀI SẢN số minh năm năm 1 2 3 4 5 A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 100 (100=110+120+130+140+150) I. Tiền và các khoản tương đương tiền 110 V.01 1. Tiền 111 2. Các khoản tương đương tiền 112 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 V.02 1. Đầu tư ngắn hạn 121 3. Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư ngắn hạn (*) 129 III. Các khoản phải thu 130 1. Phải thu của khách hàng 131 2. Trả trước cho người bán 132 3. Phải thu nội bộ ngắn hạn 133 4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 134 5. Các khoản phải thu khác 135 V.03 6. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi (*) 139 IV. Hàng tồn kho 140 1. Hàng tồn kho 141 V.04 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 149 V. Tài sản ngắn hạn khác 150 1. Chi phí trả trước ngắn hạn 151 2. Thuế GTGT được khấu trừ 152 3. Thuế và các khoản phải thu nhà nước 154 V.05 4. Tài sản ngắn hạn khác 158 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 200 (200 = 210 + 220 + 240 + 250 + 260) I. Các khoản phải thu dài hạn 210 74
  24. 1. Phải thu dài hạn của khách hàng 211 2. Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc 212 3. Phải thu nội bộ dài hạn 213 V.06 4. Phải thu dài hạn khác 218 V.07 5. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (*) 219 II. Tài sản cố định 220 1. TSCĐ hữu hình 221 V.08 – Nguyên giá 222 – Giá trị hao mòn lũy kế (*) 223 2. TSCĐ thuê tài chính 224 V.09 – Nguyên giá 225 – Giá trị hao mòn lũy kế (*) 226 3. TSCĐ vô hình 227 V.10 – Nguyên giá 228 – Giá trị hao mòn lũy kế (*) 229 4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 V.11 III. Bất động sản đầu tư 240 V.12 – Nguyên giá 241 – Giá trị hao mòn lũy kế (*) 242 IV. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 250 1. Đầu tư vào công ty con 251 2. Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh 252 3. Đầu tư dài hạn khác 258 V.13 4. Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư dài hạn (*) 259 V. Tài sản dài hạn khác 260 1. Chi phí trả trước dài hạn 261 V.14 2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 262 V.21 3. Tài sản dài hạn khác 268 TỔNG CỘNG TÀI SẢN (270 = 100 + 200) 270 Mã Số đầu Số cuối NGUỒN VỐN số năm năm A. NỢ PHẢI TRẢ (300 = 310 + 330) 300 I. Nợ ngắn hạn 310 1. Vay và nợ ngắn hạn 311 V.15 2. Phải trả cho người bán 312 3. Người mua trả tiền trước 313 4. Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 314 V.16 5. Phải trả người lao động 315 6. Chi phí phải trả 316 V.17 7. Phải trả nội bộ 317 8. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 318 9. Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác 319 V.19 10. Dự phòng phải trả ngắn hạn 320 75
  25. 11. Quỹ khen thưởng phúc lợi 323 II. Nợ dài hạn 330 1. Phải trả dài hạn người bán 331 2. Phải trả dài hạn nội bộ 332 3. Phải trả dài hạn khác 333 4. Vay và nợ dài hạn 334 V.20 5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 335 V.21 6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 7. Dự phòng phải trả dài hạn 337 8. Doanh thu chưa thực hiện 338 9. Quỹ phát triển khoa học và công nghệ 339 B. NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU (400 = 410 + 430) 400 I. Vốn chủ sở hữu 410 V.22 1. Vốn đầu tư của chủ sở hữu 411 2. Thặng dư vốn cổ phần 412 3. Vốn khác của chủ sở hữu 413 4. Cổ phiếu ngân quỹ 414 5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 415 6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 416 7. Quỹ đầu tư phát triển 417 8. Quỹ dự phòng tài chính 418 9. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 419 10. Lợi nhuận chưa phân phối 420 11. Nguồn vốn đầu tư XDCB 421 12. Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp 422 II. Nguồn kinh phí, quỹ khác 430 1. Nguồn kinh phí 432 V.23 2. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 433 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN (440 = 300 + 400) 440 CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Thuyết Số cuối Số đầu CHỈ TIÊU minh năm năm 1. Tài sản thuê ngoài 24 2. Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công 3. Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược 4. Nợ khó đòi đã xử lý 5. Ngoại tệ các loại 6. Dự toán chi sự nghiệp, dự án Lập, ngày tháng năm 76
  26. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 5.6. NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG PHÁP CHUNG LẬP BCĐKT + Số đầu kỳ này là số cuối kỳ trước (của bảng cân đối kế toán) + Không được bù trừ số dư công nợ khi lập bảng cân đối kế toán. + Các tài khoản có số dư bên Nợ được ghi vào bên Tài sản. + Các tài khoản có số dư bên Có được ghi vào bên Nguồn vốn + Các tài khoản điều chỉnh giảm giá trị Tài sản (214, 129, 229, 139, 159) có số dư bên Có nhưng vẫn được phản ánh vào phần Tài sản và thể hiện giá trị âm (Ghi đỏ). + Các TK có số dư bên có được ghi vào bên nguồn vốn + Các TK (412, 413, 421) nếu có số dư Có thì phản ánh bình thường bên phần nguồn vốn, nếu có số dư Nợ thì vẫn phản ánh bên nguồn vốn nhưng được ghi đỏ. 5.7. MỐI QUAN HỆ GIỮA TÀI KHOẢN VÀ BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Tài khoản và bảng cân đối kế toán là hai phương pháp của kế toán dùng để phản ánh vốn kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng cụ thể ở những mặt khác nhau. - Tài khoản dùng để phản ánh và giám đốc sự vận động của các đối tượng kế toán một cách thường xuyên, liên tục hay nói cách khác là nó phản ánh từng khoản tài sản, nguồn hình thành nên tài sản trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh. - Bảng cân đối kế toán dùng để phản ánh và giám đốc tài sản và nguồn hình thành nên tài sản (nguồn vốn) một cách tổng quát và ở một thời điểm nhất định. Như vậy bảng cân đối kế toán và tài khoản đều cùng có đối tượng để phản ánh và giám đốc, đó là vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Mặc dù phạm vi và giác độ phản ánh, giám đốc của chúng có khác nhau, nhưng giữa chúng có mối quan hệ mật thiết được thể hiện như sau: 1. Đầu kỳ: Kế toán căn cứ vào bảng cân đối kế toán được lập vào cuối kỳ trước để ghi số dư đầu kỳ mở cho các tài khoản tương ứng nhằm theo dõi từng khoản tài sản, nguồn vốn. 2. Các khoản trong bảng cân đối kế toán được mở các khoản tài khoản tương ứng để ghi chép tình hình biến động hàng ngày của các đối tượng kế toán. Nội dung và kết cấu của các tài khoản được xây dựng phù hợp với kết cấu của các khoản mục trên bảng cân đối kế toán. 3. Cuối kỳ: Kế toán phải lập bảng cân đối kế toán mới, bằng cách căn cứ vào những số liệu trên các tài khoản, chủ yếu là số dư cuối kỳ của các tài khoản. Ví dụ: Tại doanh nghiệp A, ngày 31/12/N có bảng cân đối kế toán như sau: Đvt: 1000 đồng TÀI SẢN Số cuối kỳ NGUỒN VỐN Số cuối kỳ A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 235.000 A. Nợ phải trả 200.000 - Tiền 70.000 - Vay ngắn hạn 80.000 - Phải thu khách hàng 20.000 - Phải trả người bán 70.000 - Hàng tồn kho 145.000 - Phải nộp Nhà nước 30.000 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 125.000 - Phải trả công nhân viên 20.000 -tài sản cố định hữu hình 125.000 B. Nguồn vốn CSH 160.000 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu 160.000 Tổng cộng 360.000 Tổng cộng 360.000 Chi tiết hàng tồn kho: - Nguyên vật liệu 100.000 - Tiền mặt 20.000 - Công cụ, dụng cụ 20.000 - Tiền gửi ngân hàng 50.000 - Thành phẩm 25.000 77
  27. Trong tháng 1/N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: 1. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: 20.000 2. Chi tiền mặt 20.000 trả lương cho công nhân viên. 3. Được Nhà nước cấp cho doanh nghiệp 1 tài sản cố định hữu hình nguyên giá: 100.000. 4. Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng tiền mặt: 20.000 5. Chi tiền mặt nộp thuế cho Nhà nước: 20.000 6. Mua vật liệu nhập kho, giá thanh toán: 55.000, trong đó giá trị vật liệu 50.000, thuế GTGT được khấu trừ 5.000. Doanh nghiệp đã trả cho người bán tiền mặt 15.000, còn lại chưa thanh toán. 7. Chuyển tiền gửi ngân hàng trả nợ cho người bán: 20.000 8. Vay ngắn hạn ngân hàng mua công cụ, dụng cụ nhập kho, giá thanh toán 3.300, trong đó giá trị công cụ, dụng cụ: 3.000 thuế GTGT đầu vào: 300. Yêu cầu: - Mở các tài khoản đầu tháng và ghi số dư đầu kỳ. - Lập định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 1 và phản ánh các tài khoản kế toán có liên quan. - Tìm số dư cuối tháng của các tài khoản và lập bảng CĐKT. Lời giải Định khoản kế toán: 1. Nợ TK 111 20.000 Có TK 112 20.000 2. Nợ TK 334 20.000 Có TK 111 20.000 331 333 334 3. Nợ TK 211 100.000 D: 70.000 D: 30.000 D: 20.000 Có TK 411 100.000 4. Nợ TK 111 20.000 (7) 20.000 40.000 (6) (5) 10.000 (2) 20.000 Có TK 131 20.000 20.000 40.000 10.000 20.000 5. Nợ TK 333 10.000 Có TK 111 10.000 D: 90.000 D: 20.000 D: 0 Mở các tài khoản: 6. Nợ TK 152 50.000 111 112 Nợ TK 133 131 5.000 D: 20.000 D: 50.000 CóD: TK20.000 111 15.000 Có TK 331 40.000 (1) 20.000 (2) 20.000 (1) 20.000 20.000 (4) (2) (1) 7. Nợ TK 331 20.000 (5) 10.000 (7) 20.000 (4) 20.000 Có TK 112 20.000 (6) 15.000 8. Nợ TK 153 3.000 40.000 45.000 40.000 Nợ TK 133 30020.000 D: 15.000 D: 10.000 Có TKD 311: 0 3.300 133 152 153 D: 0 D: 100.000 D : 20.000 (6) 5.000 (6) 50.000 (8) 3.000 (8) 300 78 5.300 50.000 3.000 D: 5.300 D: 150.000 D: 23.000
  28. LẬP BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN NGÀY 31/01/N+1 Đvt : 1000đ TÀI SẢN Số cuối kỳ NGUỒN VỐN Số cuối kỳ A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 228.300 A. Nợ phải trả 193.300 - Tiền 25.000 - Vay ngắn hạn 83.300 - Thuế phải thu 5.300 - Phải trả người bán 90.000 - Hàng tồn kho 198.000 - Phải nộp Nhà nước 20.000 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 225.000 -Tài sản cố định hữu hình 225.000 B. Nguồn vốn CSH 260.000 - Vốn đầu tư của Chủ sở Hữu 260.000 Tổng cộng 453.300 Tổng cộng 453.300 Chi tiết hàng tồn kho: - Nguyên vật liệu: 150.000 - Công cụ, dụng cụ: 23.000 - Thành phẩm: 25.000 Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày khái niệm, ý nghĩa và hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán. 2. Tại sao nói: Trong hệ thống báo cáo kế toán tài chính, bảng cân đối kế toán giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho điều hành và quản lý kinh tế? 3. Tính chất quan trọng của bảng cân đối kế toán là gì? Hãy tự do cho ví dụ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để chứng minh tính chất đó của bảng cân đối kế toán. 4. Trình bày mối quan hệ giữa bảng cân đối kế toán với tài khoản kế toán. 5. Hãy nêu những nguyên tắc và phương pháp chung để lập bảng cân đối kế toán. Tài liệu tham khảo 1. TS. Bùi Văn Dương, Lý thuyết kế toán, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, 2008 2. PGS.TS. Đoàn Xuân Tiên, Nguyên lý kế toán, Học viện tài chính, 2009 3. TS. Phạm Qúy Liên, Nguyên lý kế toán, Đại học Kinh tế quốc dân, 2008 79
  29. Chương 6 SỔ SÁCH – HÌNH THỨC – BÁO CÁO KẾ TOÁN Mục tiêu: Giúp sinh viên hiểu được khái niệm, ý nghĩa của sổ kế toán, biết cách phân loại sổ kế toán, biết chữa sổ kế toán, ghi sổ kế toán, biết vận dụng kiến thức để lựa chọn hình thức tổ chức sổ cho phù hợp. 6.1. SỔ SÁCH KẾ TOÁN 6.1.1. Khái niệm Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu quy định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. 6.1.2. Ý nghĩa và tác dụng của sổ kế toán Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép rời rạc trên các chứng từ gốc được phản ảnh đầy đủ, có hệ thống để từ đó kế toán có thể tổng hợp số liệu, lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp. 6.1.3. Các loại sổ kế toán Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái. Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. a. Sổ kế toán tổng hợp * Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. * Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản. 80
  30. b. Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp. 6.1.4. Hệ thống sổ kế toán Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. 6.1.5. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận. 6.1.6. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định tại Mục 6.2 - “Các hình thức kế toán”. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán. - Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán và quy định tại Chế độ kế toán này. - Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp. 6.1.7. Cách ghi chép vào sổ - chữa sổ kế toán a. Mở và ghi sổ kế toán * Mở sổ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. 81
  31. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau: Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. * Ghi sổ Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. * Khoá sổ Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Kế toán phải khóa sổ từng tháng vào cuối tháng. Các chứng từ tháng nào phải ghi sổ kế toán tháng đó trước khi khóa sổ. Cấm khóa sổ trước thời hạn để làm báo cáo và cấm làm báo cáo trước khi khóa sổ. - Đối với quỹ tiền mặt phải khóa sổ hàng ngày. - Phải đối chiếu sổ tiền gửi ngân hàng với ngân hàng một tuần một lần. - Đối chiếu sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết ít nhất một tháng một lần * Chữa sổ kế toán: Trong quá trình ghi sổ kế toán, nếu phát hiện sai lầm thì tiến hành sửa sai để đảm bảo yêu cầu chính xác. Tùy theo thời gian và tính chất sai lầm, kế toán áp dụng 1 trong 3 phương pháp sửa sai sau: - Phương pháp cải chính (gạch xóa - đính chính) Phương pháp này áp dụng trong các trường hợp: Sai lầm trong diễn giải không liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản và không ảnh hưởng đến dòng tổng cộng.  Cách sửa sai: Dùng mực đỏ gạch một đường ngang chỗ ghi sai. Trên chỗ bị gạch bỏ ta ghi những con số hoặc chữ đúng bằng mực thường, có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng. - Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng trong các trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền thực tế phát sinh hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền trên chứng từ  Phương pháp sửa sai: Dùng mực thường ghi thêm 1 bút toán giống như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số tiền đúng cần phải ghi với số tiền đã ghi sai. Ví dụ: Mua vật liệu 700.000 chưa thanh toán (Đơn vị tính 1.000đ), nhưng trên chứng từ (định khoản) ghi 70.000 (số sai nhỏ hơn số đúng 630.000) 82
  32. * Chữa sai: Kế toán ghi bổ sung thêm một bút toán Nợ TK 152: 630.000 Có TK 331 630.000 331331 152 70.000 70.000 630.000 Ghi bổ sung 630.000 * Phương pháp ghi số âm: (Phương pháp ghi mực đỏ) áp dụng trong các trường hợp: - Định khoản đúng nhưng số tiền ghi sai lớn hơn số đúng trên chứng từ hoặc ghi trùng 2 lần của 1 chứng từ. - Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản. - Cách chữa sai: + Đối với trường hợp đầu (Số sai > số đúng) ta ghi một bút toán giống như bút toán đã ghi với số tiền đúng bằng chênh lệch giữa số sai và số đúng hoặc bằng số tiền đã ghi trùng bằng số âm. Số âm: Là số tiền viết bằng mực đỏ, hoặc mực thường ghi trong ngoặc đơn hoặc đóng khung xxx Ví dụ: Mua vật liệu giá thanh toán: 800.000 trả bằng tiền mặt. Nhưng trên chứng từ gốc (Định khoản) ghi: 8.000.000 (chênh lệch 7.200.000) * Chữa sai: Kế toán ghi thêm một bút toán Nợ TK 152: (7.200.000) Có TK 111: (7.200.000) 111 152 331 8.000.000 Ghi sai 8.000.000 (7.200.000) Chữa sai (7.200.000) + Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản: Ta ghi một bút toán giống như bút toán đã ghi sai bằng số âm để hủy bỏ kết quả đó, sau đó dùng bút mực thường ghi lại bút toán đúng. Ví dụ: Mua vật liệu 800.000 trả bằng tiền mặt Kế toán ghi: Nợ TK 152: 800.000 Có TK 331: 800.000 *Chữa sai: Nợ TK152 (800.000) Có TK 331: (800.000) Nợ TK 152: 800.000 Có TK 111: 800.000 83
  33. 331331 152 800.000 Ghi sai 800.000 (800.000) Chữa sai (800.000) 111 800.000 Chữa sai 800.000 Chú ý: Nếu sửa sai bằng phương pháp ghi bổ sung hoặc ghi số âm đều phải có chứng từ đính chính ngày tháng của chứng từ ghi sai cần phải điều chỉnh và phải được kế toán trưởng phê duyệt. - Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: (1) Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; (2) Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; (3) Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”. 6.2. HÌNH THỨC KẾ TOÁN (HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN) 6.2.1. Khái niệm Hình thức kế toán là một hệ thống các sổ kế toán, gồm số lượng sổ kế toán, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu các chứng từ gốc, từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo trình tự và phương pháp nhất định. 6.2.2. Các hình thức kế toán a. Hình thức kế toán Nhật ký chung * Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Biểu số 6-1) (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. 84
  34. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Biểu số 6-1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán Sổ Nhật ký SỔ NHẬT KÝ CHUNG chi tiết đặc biệt Bảng tổng hợp SỔ CÁI chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 85
  35. Mẫu sổ nhật ký chung: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm Ngày Chứng từ Số thứ Số hiệu Số phát sinh tháng Đã ghi Diễn giải tự TK đối ghi Sổ cái Số Ngày dòng ứng Nợ Có sổ - Sổ này có: trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ Ngày Tháng Năm Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị Họ tên Họ tên Họ tên và đóng dấu b. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái * Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Biểu số 6-2) (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái. (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: 86
  36. Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh “Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản (4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Biểu số 6-2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - sổ cái Chứng từ kế toán Sổ, thẻ Skổ,ế thẻtoá kến Sổ quỹ toán chi Bảng tổng hợp chi tiết chứng từ kế tiết toán cùng loại Bảng tổng hợp NHẬT KÝ – SỔ CÁI chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 87
  37. Đơn vị: Mẫu số: S01- DN Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính) NHẬT KÝ - SỔ CÁI Năm . Số Ngày Số Số hiệu TK Số Tài khoản Tài khoản Tài khoản Tài khoản CHỨNG TỪ thứ tự tháng DIỄN GIẢI phát đối ứng thứ dòng ghi sổ Số Ngày sinh Nợ Có tự Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có hiệu tháng dòng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Số dư đầu kỳ -Cộng phát sinh tháng -Luỹ kế từ đầu quý -Luỹ kế từ đầu năm -Số dư cuối tháng - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên, đóng dấu) 88
  38. c. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ * Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Biểu số 6-3) (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. 89
  39. Biểu số 6-3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ SSổ,ổ thẻ, th kếẻ Bảng tổng hợp toán chi chứng từ kế toán kế toán tiết cùng loại chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng Sổ Cái tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Mẫu chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số Đơn vị Ngày tháng năm Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có Cộng Kèm theo Chứng từ gốc Ngày tháng Năm Người lập biểu Phụ trách kế toán (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) 90
  40. Mẫu Sổ Cái (dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Tài khoản cấp 1: Tài khoản cấp 2: Ngày Số hiệu Chứng từ ghi sổ Số tiền Tháng Diễn giải TK đối Ghi chú Ghi sổ Số Ngày ứng Nợ Có d. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ * Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT) - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ; - Bảng kê; - Sổ Cái; - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (Biểusố 6-4) (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. (2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. 91
  41. Biểu số 6-4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Sổ, thẻ Bảng kê NHẬT KÝ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ Bảng tổng hợp chi Sổ Cái tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 92
  42. Đơn vị: Mẫu số S04a1 – DN Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có Tài khoản 111 - Tiền mặt Tháng năm Ghi Có Tài khoản 111, ghi Nợ các tài khoản Số Cộng Ngày Có TT 112 113 121 128 131 136 138 141 142 144 151 152 TK 111 Cộng Đã ghi Sổ Cái ngày tháng năm Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) e. Hình thức kế toán trên máy vi tính * Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. * Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (Biểu số 6-5) (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số 93
  43. liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Biểu số 6-5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính PHẦN MỀM Chứng từ kế toán KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết MÁY VI TÍNH Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 6.3. BÁO CÁO KẾ TOÁN 6.3.1. Sự cần thiết khách quan của báo cáo kế toán Báo cáo kế toán là những báo cáo tổng hợp về tình trạng tài chính và kế quả kinh doanh của đơn vị trong từng kỳ kế toán. Những báo cáo này được lập theo định kỳ và theo mẫu quy định nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho ban giám đốc, hội đồng quản trị, sáng lập viên và các cơ quan chức năng của nhà nước cũng như đối với những người có liên quan đến hoạt động lâu dài của doanh nghiệp. 6.3.2. Các loại báo cáo kế toán - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01_ DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02_ DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03_ DN - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09_ DN Các loại báo cáo tài chính phải chính xác, trung thực, hệ thống chỉ tiêu trên báo cáo phải phù hợp với hệ thống chỉ tiêu kế hoạch. Báo cáo phải đơn giản thiết thực, dễ lập và theo mẫu thống nhất, có thuyết minh. 94
  44. a. Lập báo cáo tài chính năm Các doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán năm là năm dương lịch hoặc kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn sau khi thông báo cho cơ quan thuế. Trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp được phép thay đổi ngày kết thúc kỳ kế toán năm dẫn đến việc lập báo cáo tài chính cho một kỳ kế toán năm đầu tiên hay kỳ kế toán năm cuối cùng có thể ngắn hơn hoặc dài hơn 12 tháng nhưng không được vượt quá 15 tháng. b. Kỳ lập báo cáo tài chính khác Các doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác (như 1 tháng, 6 tháng, 9 tháng ) theo yêu cầu của pháp luật, của công ty mẹ hoặc của chủ sở hữu. Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản. 6.3.3. Thời hạn nộp báo cáo tài chính a. Đối với doanh nghiệp nhà nước * Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý: - Đơn vị kế toán phải nộp báo cáo tài chính quý chậm nhất là 20 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý; đối với Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 45 ngày; - Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhà nước nộp báo cáo tài chính quý cho Tổng công ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định. * Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm: - Đơn vị kế toán phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 90 ngày; - Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhà nước nộp báo cáo tài chính năm cho Tổng công ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định. b. Đối với các loại doanh nghiệp khác * Đơn vị kế toán là doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với các đơn vị kế toán khác, thời hạn nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 90 ngày; * Đơn vị kế toán trực thuộc nộp báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời hạn do đơn vị kế toán cấp trên quy định. Câu hỏi ôn tập 1.Trình bày khái niệm, ý nghĩa của sổ kế toán. Có mấy cách phân loại sổ kế toán? Nêu nội dung cụ thể của từng cách phân loại. 2. Quy tắc sổ kế toán bao gồm những bước công việc cụ thể nào? Trong quá trình ghi sổ kế toán nếu phát hiện ranhững sai sót thì phải sửa chữa sổ bằng những phương pháp nào? Cho ví dụ minh họa. 3. Hình thức kế toán là gì? Hãy trình bày đặc điểm, sổ kế toán sử dụng, trình tự và phương pháp ghi sổ theo từng hình thức. Tài liệu tham khảo 1. TS. Bùi Văn Dương, Lý thuyết kế toán, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, 2008 2. PGS.TS. Đoàn Xuân Tiên, Nguyên lý kế toán, Học viện tài chính, 2009 95