Giáo trình Quản lý dự án phần mềm

Nội dung text: Giáo trình Quản lý dự án phần mềm

1. BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ Dự án giáo dụcGIÁO kỹ thuậtTRÌNH và dạy nghề (VTEP) QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT GIÁO TRÌNH Môn học: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM Mã số: ITPGR09 NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH Trình độ (lành nghề) Hà Nội -2006 Đà Lạt- 2007 1
2. Tuyên bố bản quyền : Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình Cho nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo . Mọi mục đích khác có ý đồ lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. Tổng Cục Dạy nghề sẽ làm mọi cách để bảo vệ bản quyền của mình. Tổng Cục Dạy Nghề cám ơn và hoan nghênh các thông tin giúp cho việc tu sửa và hoàn thiện tốt hơn tàI liệu này. Địa chỉ liên hệ: Dự án giáo dục kỹ thuật và nghề nghiệp Tiểu Ban Phát triển Chương trình Học liệu Mã tài liệu: . Mã quốc tế ISBN : 2
3. LỜI TỰA Đây là tài liệu được xây dựng theo chương trình của dự án giáo dục kỹ thuật và dạy nghề, để có đươc giáo trình này dự án đã tiến hành theo hai giai đoạn. Giai đoạn 1 : Xây dựng chương trình theo phương pháp DACUM, kết quả của gian đoạn này là bộ khung chương trình gồm 230 trang cấp độ 2 và 170 trang cấp độ 3. Giai đoạn 2 : 29 giáo trình và 29 tài liệu hướng dẫn giáo viên cho nghề lập trình máy tính 2 cấp độ. Để có được khung chương trình chúng tôi đã mời các giáo viên, các chuyên gia đang làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin cùng xây dựng chương trình. Trong giai đoạn viết giáo trình chúng tôi cũng đã có những sự điều chỉnh để giáo trình có tính thiết thực và phù hợp hơn với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin. Công nghệ phần mềm là một ngành không thể thiếu được trong lĩnh vực Công nghệ thông tin. Ngày nay, chúng ta có thể sản xuất ra các hệ thống phần mềm lớn và hữu ích là nhờ phần lớn vào sự phát triển của Công nghệ phần mềm. Trong phạm vi giao trình Công nghệ phần mềm, chúng tôi giới thiệu chi tiết về vòng đời phần mềm, các mô hình phát triển phần mềm và các pha cần thực hiện trong quá trình xây dựng một hệ thống phần mềm, bao gồm: lập kế hoạch, khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt, kiểm thử, tích hợp, bảo trì Để từ đó, giúp sinh viên có được những khái niệm căn bản về Công nghệ phần mềm và có khả năng áp dụng để xây dựng một hệ thống cụ thể. Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cố gắng tham khảo nhiều tài liệu và giáo trình khác nhưng tác giả không khỏi tránh được những thiếu sót và hạn chế. Tác giả chân thành mong đợi những nhận xét, đánh giá và góp ý để cuốn giáo trình ngày một hoàn thiện hơn. Tài liệu này được thiết kế theo từng mô đun/ môn học thuộc hệ thống mô đun/môn học của một chương trình, để đào tạo hoàn chỉnh nghề Lập trình máy tính ở cấp trình độ lành nghề và được dùng làm Giáo trình cho học viên trong các khoá đào tạo, cũng có thể được sử dụng cho đào tạo ngắn hạn hoặc cho các công nhân kỹ thuật, các nhà quản lý và người sử dụng nhân lực tham khảo. Đây là tài liệu thử nghiệm sẽ được hoàn chỉnh để trở thành giáo trình chính thức trong hệ thống dạy nghề. Đà lạt Tháng 10 năm 2007 3
4. GIỚI THIỆU VỀ MÔ ĐUN/MÔN HỌC Vị trí, ý nghĩa, vai trò mô đun/môn học : Môn học quản lý dự án phần mềm được tổ chức giảng dạy sau khi học sinh đã có kiến thức kỹ năng về : Lập trình căn bản, Phân tích thiết kế hệ thống, Cơ sở dữ liệu, Công nghệ phần mềm Kỹ năng giao tiếp Mục tiêu của mô đun/môn học: Sau khi học xong mô đun này học viên có khả năng: Phân tích nội dung, lập kế hoạch triển khai, quản lý, kiểm soát, điều chỉnh việc triển khai dự án. Biết lập được các tàI liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng. Biết quản lý các yếu tố: rủi ro (risk), thay đổi (change). Mục tiêu thực hiện của mô đun/môn học: Học xong mô đun này học viên có khả năng: - Phân tích cơ bản đúng nội dung danh mục công việc, nguồn nhân lực, chi phí và quỹ thời gian của các dự án - Mô tả được chi tiết các vấn đề, các công việc của dự án và kết quả đầu ra. - Nêu được các giảI pháp khả thi cho triển khai dự án. - Tổ chức triển dự án theo kế hoạch và giảI pháp đã chọn. - Kiểm tra và điều chỉnh nội dung kế hoạch dự án theo thực tế tiến độ. - Lập các tàI liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng - Khái toán được chi phí, xác định được nguồn lực và khối lượng công việc của dự án. Nội dung chính của mô đun/môn học : I. ĐẶC TẢ VÀ PHÂN TÍCH NỘI DUNG DỰ ÁN Chủ đề chính : - Đọc, nhận định và tiến hành phân tích bài toán chung mà dự án giải quyết, các vấn đề có liên quan về mục tiêu dự án, các ràng buộc về thời gian, nguồn lực, kinh phí và các yêu cầu kỹ thuật, danh mục khối lượng các công việc phải hoàn thành. Kỹ năng thực hành : - Xác định và phân tích, sắp xếp mức ưu tiên, có kết hợp quản lý rủi ro cho danh mục các công việc phải hoàn thành của một dự án. Thái độ học viên : - Rèn óc nhận xét, tính cẩn thận, tiên liệu và cân nhắc (trade-off) giữa ba yếu tố nguồn nhân lực, quỹ thời gian và nguồn kinh phí khi lập kế hoạch dự án. II. THIẾT KẾ CHI TIẾT KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN Chủ đề chính : - Xây dựng danh mục các công việc (mức ước lượng). Các kiến thức về quản ly rủi ro (risk management), quản lý thay đổi (change management), xây dựng tiến độ kế hoạch 4
5. của dự án, lập các nhóm thành viên dự án và bộ máy tổ chức dự án, xây dựng cơ chế trao đổi thông tin và báo cáo trong nội bộ dự án, khái toán kinh phí dự án. Kỹ năng thực hành : - Danh mục các công việc (mức ước lượng), điều động nguồn lực ở mức nhóm công tác, phân bổ quỹ thời gian, khai toán việc sử dụng kinh phí tính chi phí tổng thể của dự án, và hậu cần dự án. Thái độ học viên : - Tự nguyện trong làm việc nhóm, huy động sáng kiến tập thể và tăng cường tính hợp tác trách nhiệm trong dự án. III. QUẢN LÝ KIỂM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN Chủ đề chính : - Áp dụng cơ chế báo cáo nội bộ dự án để thu thập và liên tục đánh giá hiện trạng triển khai, so sánh với kế hoạch quản lý rủi ro và điều chỉnh độ ưu tiên thích hợp, tiến hành điều chỉnh kế hoạch dự án so với thực hiện, kiểm soát thay đổi và lập kế hoạch lại. Kỹ năng thực hành : - Thu thập thông tin tiến độ dự án, phân tích các khó khăn phát sinh, nêu giải pháp khắc phục và kiểm tra được tiến độ tại các mốc thời gian (milestone) của dự án. Thái độ học viên : - Biết đánh giá hiện trạng, phân tích hiện trạng , cẩn thận trong điều chỉnh dự án cho thích hợp. IV. KẾT THÚC DỰ ÁN Chủ đề chính : - Tổng kết thông tin dự án, đánh giá mức thành công, kinh nghiệm triển khai cụ thể về nguồn lực : Con người, kinh phí, quỹ thời gian. Kỹ năng thực hành : - Đánh giá và tổng kết thông tin dự án. Thái độ học viên : Khách quan trong đánh giá, phân tích, và thực sự cầu thị. Đánh giá thông qua kiểm tra trắc nghiệm: Lý thuyết: Đánh giá thông qua kiểm tra trắc nghiệm : - Dùng phần mềm thi trắc nghiệm. - Kiểm tra trắc nghiệm có thể trên giấy hoặc trên máy tính. - Xây dựng ngân hàng câu hỏi, học viên sẽ nhận được một bộ để phát sinh ngâu nhiên và chất lượng các đề như nhau (trung bình, khá, giỏi, xuất sắc). - Thời gian làm bài tuỳ theo số lượng các câu trong đề. - Thang điểm 10 chia đều cho các câu. - Kết quả đánh giá dựa vào bài làm theo điểm đạt được. Thực hành: Môn học này đánh giá qua bài thực hành của học viên thể hiện thành một bộ hồ sơ Phân tích và thiết kế. Thang điểm: (đánh giá câu hỏi trắc nghiệm) 5
6. 0-49 : Không đạt 50-69 : Đạt trung bình 70-85 : Đạt khá 86-100 : Đạt Giỏi 6
7. MỤC LỤC 1.LỜI TỰA 3 2.GIỚI THIỆU VỀ MÔ ĐUN 4 3.MỤC LỤC 7 4.BÀI 1. NHẬP MÔN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM 13 5.BÀI 2. XAC ĐỊNH DƯ AN 24 6.BÀI 3. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN 40 7.BÀI 4. CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN 68 8.BÀI 5. KIỂM TRA TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN 79 9.BÀI 6. TỔNG KẾT DỰ ÁN 100 10.THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH 105 11.TÀI LIỆU THAM KHẢO 107 7
8. GIỚI THIỆU VỀ MÔN HỌC QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT Mục tiêu của môn học: Sau khi học xong môn học này học viên có khả năng: Phân tích nội dung, lập kế hoạch triển khai, quản lý, kiểm soát, điều chỉnh việc triển khai dự án. Biết lập được các tài liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng. Biết quản lý các yếu tố: rủi ro (risk), thay đổi (change). Mục tiêu thực hiện của môn học: Học xong môn học này, học viên có khả năng: - Phân tích cơ bản đúng nội dung danh mục công việc, nguồn nhân lực, chi phí và quỹ thời gian của các dự án - Mô tả được chi tiết các vấn đề, các công việc của dự án và kết quả đầu ra. - Nêu được các giải pháp khả thi cho triển khai dự án. - Tổ chức triển khai dự án theo kế hoạch và giải pháp đã chọn. - Kiểm tra và điều chỉnh nội dung kế hoạch dự án theo thực tế tiến độ. - Lập các tài liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng - Khái toán được chi phí, xác định được nguồn lực và khối lượng công việc của dự án. Nội dung chính của môn học: I. ĐẶC TẢ VÀ PHÂN TÍCH NỘI DUNG DỰ ÁN Chủ đề chính : - Tìm hiểu các khái niệm về quản lý, quản lý dự án, các phong cách quản lý. Đọc, nhận định và tiến hành phân tích bài toán chung mà dự án giải quyết, các vấn đề có liên quan về mục tiêu dự án, các ràng buộc về thời gian, nguồn lực, kinh phí và các yêu cầu kỹ thuật, danh mục khối lượng các công việc phải hoàn thành. Kỹ năng thực hành : - Xác định và phân tích, sắp xếp mức ưu tiên, có kết hợp quản lý rủi ro cho danh mục các công việc phải hoàn thành của một dự án. Thái độ học viên : - Rèn óc nhận xét, tính cẩn thận, tiên liệu và cân nhắc (trade-off) giữa ba yếu tố nguồn nhân lực, quỹ thời gian và nguồn kinh phí khi lập kế hoạch dự án. Ghi chú: phần này bao gồm nội dung của bài 1 và bài 2 II. THIẾT KẾ CHI TIẾT KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN Chủ đề chính : - Xây dựng danh mục các công việc (mức ước lượng). Các kiến thức về quản ly rủi ro (risk management), quản lý thay đổi (change management), xây dựng tiến độ kế hoạch của dự án, lập các nhóm thành viên dự án và bộ máy tổ chức dự án, xây dựng cơ chế trao đổi thông tin và báo cáo trong nội bộ dự án, khái toán kinh phí dự án. Kỹ năng thực hành : - Danh mục các công việc (mức ước lượng), điều động nguồn lực ở mức nhóm công tác, phân bổ quỹ thời gian, khai toán việc sử dụng kinh phí tính chi phí tổng thể của dự án, và hậu cần dự án. - Kỹ năng sử dụng, ứng dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án và tính toán nguồn lực, chi phí, lập lịch cho dự án. 8
9. Thái độ học viên : - Tự nguyện trong làm việc nhóm, huy động sáng kiến tập thể và tăng cường tính hợp tác trách nhiệm trong dự án. Ghi chú: phần này bao gồm nội dung của bài 3 và bài 4 III. QUẢN LÝ KIỂM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN Chủ đề chính : - Áp dụng cơ chế báo cáo nội bộ dự án để thu thập và liên tục đánh giá hiện trạng triển khai, so sánh với kế hoạch quản lý rủi ro và điều chỉnh độ ưu tiên thích hợp, tiến hành điều chỉnh kế hoạch dự án so với thực hiện, kiểm soát thay đổi và lập lại kế hoạch. Kỹ năng thực hành : - Thu thập thông tin tiến độ dự án, phân tích các khó khăn phát sinh, nêu giải pháp khắc phục và kiểm tra được tiến độ tại các mốc thời gian (milestone) của dự án. Thái độ học viên : - Biết đánh giá hiện trạng, phân tích hiện trạng , cẩn thận trong điều chỉnh dự án cho thích hợp. Ghi chú: phần này được thể hiện trong nội dung của bài 5. IV. KẾT THÚC DỰ ÁN Chủ đề chính : - Tổng kết thông tin dự án, đánh giá mức thành công, kinh nghiệm triển khai cụ thể về nguồn lực : Con người, kinh phí, quỹ thời gian. Kỹ năng thực hành : - Đánh giá và tổng kết thông tin dự án. Thái độ học viên : - Khách quan trong đánh giá, phân tích, và thực sự cầu thị. Ghi chú: phần này được thể hiện trong nội dung của bài 6. 9
10. Sơ đồ quan hệ theo trình tự học nghề Hệ thống Giao diện Lập trình Lập trình máy tính người máy nâng cao Web Lập trình Phân tích thiết kế hệ thống căn bản Lập trình hướng đối tượng Mạng căn bản Thiết kế hướng đối tượng Kỹ năng tin học Cấu trúc dữ liệu và thuật giải văn phòng Kỹ năng Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp Giao tiếp Cơ sở dữ liệu Kỹ năng Công nghệ Internet & WWW phần mềm Cơ sở toán học Thiết kế Web Công nghệ Đa Quản lý dự án phương tiện phần mềm Lập trình Visual Basic Hệ cơ sở dữ Hướng dẫn đồ liệu Môi trường PT án tốt nghiệp Phần mềm Anh văn Phần cứng An toàn Thi cho tin học máy tính lao động tốt nghiệp 10
11. Các hình thức học tập chính của môn học 1 . Nghe giảng giải trên lớp về: - Các khái niệm về dự án, các yếu tố tạo ra dự án, quản lý dự án CNTT. - Các tiêu chuẩn lựa chọn những người quản lý dự án thích hợp - Phương pháp xác định mục tiêu và mục đích của dự án, lập dự thảo hồ sơ dự án. - Cách thiết lập nhóm dự án, các vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án - Lập danh mục các công việc, - Các phương pháp ước lượng thời gian, nguồn lực và chi phí cho các công việc, và cho việc thuê nhân công. - Cách sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý rủi ro, lên lịch trình triển khai, phân bố tài nguyên (nguồn lực, chi phí) cho dự án. - Sử dụng tốt phần mềm MS Proejct 200x, và / hoặc một số phần mềm hỗ trợ quản lý dự án khác. - Nắm bắt được các qui trình cơ bản về quản lý dự án, lập hồ sơ dự án, xây dựng tài liệu dự án, xây dựng các biểu mẫu, khai thác thông tin dự án. - Thu thập thông tin triển khai dự án, và đánh giá hiện trạng dự án, các giải pháp quản lý rủi ro, quản lý thay đổi. - Tổ chức xem xét và phê duyệt dự án tại các điểm mốc (milestones) và cập nhật kế hoạch dự án. - Lập các báo cáo kết thúc dự án, quyết toán dự án (thanh lý hợp đồng) - Các bài học kinh nghiệm được rút ra từ dự án. - 2 . Thảo luận nhóm và làm các bài tập tình huống: - Tổ chức thảo luận nhóm ở nhà và ở lớp về các bài tập tình huống (case study), thực hiện các trò chơi áp dụng như: kỹ năng làm việc nhóm, phân công vai trò, trách nhiệm, kỹ năng ước lượng thời gian và công sức cho các công việc, kỹ năng giao tiếp, truyền thông của các thành viên trong dự án. - Làm bài tập và trả lời các câu hỏi ở cuối mỗi bài làm ở nhà và được sửa bài tại lớp - 3 . Làm bài tập lớn(thực hành): - Chia thành từng nhóm 3-4 người để thực hiện một dự án hoàn chỉnh (Xây dựng một bộ hồ sơ dự án hoàn chỉnh: bao gồm tài liệu lập kế hoạch, bảng công việc, nguồn lực, chi phí, quản lý rủi ro, phân tích, thiết kế, triển khai, cài đặt ) (làm theo hồ sơ dự án mẫu). Yêu cầu về đánh giá hoàn thành môn học: Về Lý thuyết: Đánh giá thông qua kiểm tra trắc nghiệm : - Dùng phần mềm thi trắc nghiệm. - Kiểm tra trắc nghiệm có thể trên giấy hoặc trên máy tính. - Xây dựng ngân hàng câu hỏi, học viên sẽ nhận được một bộ để phát sinh ngâu nhiên và chất lượng các đề như nhau (trung bình, khá, giỏi, xuất sắc). - Thời gian làm bài tuỳ theo số lượng các câu trong đề. - Thang điểm 10 chia đều cho các câu. - Kết quả đánh giá dựa vào bài làm theo điểm đạt được. Về Thực hành: Môn học này đánh giá qua bài thực hành của học viên thể hiện thành một bộ hồ sơ dự án CNTT. - 11 -
12. Thang điểm: (đánh giá câu hỏi trắc nghiệm) 0-49 : Không đạt 50-69 : Đạt trung bình 70-85 : Đạt khá 86-100 : Đạt Giỏi - 12 -
13. BÀI 1. NHẬP MÔN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM MÃ BÀI ITPRG 11.1 Mục tiêu thực hiện: Học xong bài này học viên sẽ có khả năng: - Nắm được những khái niệm về dự án, các yếu tố tạo ra dự án, quản lý dự án CNTT - Biết tiêu chuẩn lựa chọn những người quản lý dự án thích hợp. Nội dung: - 1.1 Khái niệm về dự án và quản lý dự án CNTT - 1.2 Người quản lý dự án và Tiêu chuẩn chọn lựa 1.1. Khái niệm về dự án và quản lý dự án CNTT Mục tiêu của phần này là tìm hiểu các khái niệm về dự án, quản lý và quản lý dự án CNTT; tại sao các dự án lại thất bại và các dự án CNTT, dự án phần mềm có gì đặc biệt. 1.1.1. Dự án là gì? - Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến; - Phải dự kiến nguồn nhân lực; - Phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc; - Phải có kinh phí thực hiện công việc; - Phải mô tả được rõ ràng kết quả (output) của công việc; - Theo tư điên, dư an (project) la cac hoat đông đa đươc lâp kê hoach. Khai niêm nay rât rông, co thê noi tom gon la chung ta co thê xac đinh la lam thê nao đê co thê tiên hanh công viêc trươc khi băt đâu. Viêc lâp kê hoach thưc chât la suy nghi rât cân thân vê tât ca moi vân đê trươc khi chung ta thưc hiên chung. Phân biệt giữa dự án và dây chuyền sản xuất Hoạt động dự án Hoạt động nghiệp vụ Tạo ra một sản phẩm xác định Cho ra cùng một sản phẩm Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc Liên tục Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau Các kỹ năng chuyên môn hóa - Khó trao đổi - Ngại chia xẻ thông tin Đội hình tạm thời Tổ chức ổn định - Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh thần đồng - Có điều kiện đào tạo, nâng cấp các thành đội viên trong nhóm - Khó có điều kiện đào tạo thành viên trong nhóm, trong khi cần phải sẵn sàng ngay Dự án chỉ làm 1 lần Công việc lặp lại và dễ hiểu Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí Làm việc trong một kinh phí thường xuyên hàng được phê duyệt năm Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu Phải đảm bảo làm lâu dài Ngày kết thúc và chi phí được tính theo dự Chi phí hàng năm được tính dựa trên kinh kiến và phụ thuộc vào sự quản lý nghiệm trong quá khứ Bảng 1. Phân biệt giữa hoạt động dự án và hoạt động nghiệp vụ. Từ bảng so sánh trên ta thấy mỗi một dự án có một kết quả duy nhất (được xác định), ví dụ tính duy nhất được so sánh trong bảng sau: - 13 -
14. Hoạt động Dự án Hoạt động sản xuất Xây nhà mới (cá nhân, cơ quan) Xây các căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của thành phố Nghiên cứu một đề tài khoa học mới Dạy học theo kế hoạch hàng năm của nhà trường Hướng dẫn luận án sinh viên Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ Sản xuất vũ khí hàng loạt Xây dựng một phần mềm mới, do cơ quan đặt áp dụng một phần mềm trong hoạt động hàng thường ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật tư, sản xuất ) Chế tạo một loại xe máy mới Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế đã có sẵn, theo kế hoạch được giao Thử nghiệm một dây chuyền sản xuất theo công nghệ mới Bảng 2: Phân biệt giữa hoạt động dự án và hoạt động sản xuất. Theo như định nghĩa ở trên, một dự án phải có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ngày kết thúc của dự án được xác định khi: - Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) trước thời hạn; - Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại); - Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa); 1.1.2. Tại sao các dự án CNTT thường thất bại? - Một dự án được gọi là thất bại khi: - Không đáp ứng các mục tiêu ban đầu; - Không đáp ứng được thời hạn; - Vượt quá ngân sách cho phép (20-30%). - Vậy tại sao dự án CNTT lại thất bại: Hình 1. Tỉ lệ % các lý do khiến dự án thất bại - Các lý do khiến các dự án CNTT thất bại là: - (17%) Không lường được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc; - (21%) Thiếu thông tin; - (18%) Không rõ mục tiêu; - (32%) Quản lý dự án kém; - (12%) Các lý do khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ quá mới đối với tổ chức khiến cho không áp dụng được kết quả dự án, người bỏ ra đi, ). - 14 -
15. Giải pháp nào để tránh sự thất bại của dự án - Hình 2. Các giải pháp tránh thất bại của dự án - 1.1.3. Quản lý dự án là gì? 1 ) Định nghĩa: - Quản lý dự án (QLDA ) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án. - Môt dự án được quản lý tốt, tức là khi kết thúc phải thoả mãn được chủ đầu tư về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả. 2) Sơ lược về lịch sử ra đời khái niệm quản lý dự án - Việc quản lí dự án đã có từ thời xưa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp và các kỳ quan thế giới - Henry Gantt (đầu thế kỷ 20), đưa ra khái niệm sơ đồ Gantt dùng để quản lý các công việc của dự án và nay được phát triển và là một công cụ quản lý công việc của dự án trong các phần mềm công cụ quản lý dự án. - Vào cuối những năm 50' ra đời sơ đồ mạng PERT (sơ đồ mạng công việc PERT) – một kỹ thuật xem xét và đánh giá chương trình/ dự án. ( PERT sẽ được trình bày thêm ở các phần sau) - Sau này, bổ sung thêm những ý tưởng về tổ chức, kiểm soát, sử dụng tài nguyên trong quản lý dự án và dần dần khái niệm Quản lý dự án được hoàn thiện và là một trong những lý thuyết/ nguyên lý cơ bản dành cho những người quản lý, quản trị. 3) Các nguyên lý chung của phương pháp luận quản lý dự án: - Linh hoạt – linh hoạt trong quản lý và quản lý linh hoạt mọi hoạt động của dự án. - Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn các thượng đế - khách hàng) - Huy động sự tham gia của mọi người trong tổ chức và phạm vi nhỏ hơn là trong dự án (tính chất dân chủ) - Làm rõ trách nhiệm, vai trò của những người tham gia dự án (chữ ký) - Phân cấp có mức độ (không nên chia thành quá nhiều mức ) - Tài liệu cô đọng và có chất lượng (quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!!) - Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kỹ thuật (mang tính thực dụng) - 15 -
16. - Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng) - Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng (tầm nhìn) - Cải tiến liên tục (kế hoạch không xơ cứng, được cập nhật liên tục) 4) Sơ đồ dòng thông tin thể hiện việc quản lý và thực hiện dự án: Hình 3. Sơ đồ dòng thông tin quản lý và thực hiện dự án Các hoạt động quản lý dự án Hình 4 Các hoạt động quản lý dự án - 16 -
17. 5) Những lợi ích của kế hoạch quản lý dự án Rủi ro khi không lập kế hoạch quản lý Lợi ích khi lập kế hoạch quản lý - Khởi đầu sai lệch - Đáp ứng các mục tiêu - Dễ bị nhầm lẫn - Gây dựng lòng tin của người góp vốn - Không đáp ứng được sự mong đợi của - Thiết lập hướng làm việc chung nhà tài trợ và/hoặc các mục tiêu - Mở ra các kênh thông tin liên lạc - Thông tin nghèo nàn - Bắt đầu dự án với mọi phương thức có hệ thống. Bảng 3. Lợi ích của việc lập kế hoạch quản lý 6) Các hoạt động lập kế hoạch dự án: - Xác định ranh giới của dự án: đội lập kế hoạch, văn bản/thông tin của dự án/ sản phẩm hiện có. - Xây dựng các lựa chọn tiếp cận dự án: chiến lược thực hiện và các phương pháp luận tổ chức dự án. - Xây dựng các ước tính ban đầu: ước lượng thời gian, công sức, chi phí - Xây dựng cơ sở hạ tầng nguồn: môi trường làm việc, MOC - Xây dựng cơ sở hạ tầng của dự án: quản lý cấu hình, chất lượng, rủi ro, sự kiện, sự thay đổi, kiểm soát dự án, lập báo cáo, và lập kế hoạch. - Lập thành văn bản về kế hoạch quản lý. 7) Các phong cách quản lý dự án Có 4 phong cách quản lý dự án của các nhà quản lý, lãnh đạo: - (1) Sau khi vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho anh em thực hiện, không quan tâm theo dõi. Khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó. - (2) Một đề tài nghiên cứu khoa học: Không có sáng kiến mới, cứ quanh quẩn với các phương pháp cũ, công nghệ cũ. - (3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến khi dự án sắp hết hạn thì mới lo huy động thật đông người làm cho xong. - (4) Quản lý chủ động, tích cực. Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh phí, nhân lực và tiến độ đảm bảo (lý tưởng). Dưới đây là các đồ thị biểu diễn các phong cách quản lý ở trên : - 17 -
18. Hình 5. Các phong cách quản lý dự án 8) Các đặc tính của phong cách quản lý dự án thụ động: - Quản lý dự án luôn đứng sau các mục tiêu của dự án; - Hấp tấp, bị kích động, tương lai ngắn hạn; - Khi làm quyết định, chỉ nghĩ đến các khó khăn trở ngại tạm thời, trước mắt, không nghĩ đến liệu rằng đó có phải là 1 bước đi đúng hay không; - Không kiểm soát được tình thế. Nhiều khi phải thay đổi kế hoạch và tổ chức. Với phong cách quản lý dự án thụ động như thế thì sẽ mang lại những hậu quả gì cho tổ chức, cho các bên liên quan đến dự án? Câu trả lời cho vấn đề này là: - Kết quả thu được không ổn định; - Tinh thần làm việc không cởi mở, hợp tác; - Năng suất thấp, công việc không chạy; - Rối loạn trong điều hành ; - Không sử dụng hiệu quả tài nguyên ; - Người quản lý dự án bị dự án quản lý ; - Hồ sơ dự án kém chất lượng ; - Chậm tiến độ dự án, chi tiêu vượt quá kinh phí cho phép; - Chất lượng dự án không đảm bảo. 9) Các thuộc tính của một dự án CNTT Các dự án công nghệ thông tin nói chung có rất nhiều đặc điểm khác với các loại dự án khác. Các dự án CNTT bao gồm các thuộc tính sau: - Kết quả bàn giao có thể là ít hữu hình; - Phạm vi có thể khó kiểm soát; - Kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và kỳ vọng trái ngược nhau; - 18 -
19. - Có thể bất đồng về mục tiêu kinh doanh; - Thay đổi quan trọng về tổ chức; - Các yêu cầu, phạm vi, và lợi nhuận chính xác có thể rất khó xác định; - Sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ; 10) Quản lý dư an phân mêm khac vơi cac loai dư an khac Co rât nhiêu ky thuât quan lý cac dư an thông thương co thê ap dung cho quan lý dư an phân mêm, tuy nhiên viêc quan ly cac dư an phân mêm co môt sô đăc điêm khac vơi cac loai quan tri dư an khac. Môt cach nhân biêt sư khac nhau cua quan lý dư an phân mêm la qua trinh cua viêc tao ra cac cai hưu hinh ma ban thân no la vô hinh. - Tinh vô hinh(invisibility): khi “môt vât” đươc tao ra như môt cây câu hay môt con đương đang đươc xây dưng thi tiên trinh (progress) thưc sư co thê nhin thây đươc. Con vơi phân mêm thi tiên trinh không thê nhin thây ngay đươc. - Sư phưc tap (complexity): trên môi đông dollar, pound hay euro đươc chi ra, san phâm phân mêm chưa đưng môt sư phưc tap hơn nhiêu so vơi cac ky sư chê tao khac. - Sư phu hơp (comformity): môt ky sư truyên thông thương lam viêc vơi cac hê thông vât ly va cac nguyên liêu vât ly như ximăng, săt thep. Nhưng hê thông vât ly nay co thê phưc tap nhưng đươc kim chê (quan ly) bơi cac qui đinh(nguyên tăc) phu hơp. Con ngươi phat triên phân mêm phai lam theo cac yêu câu cua khach hang, no không chi mang tinh ca nhân ma con không phu hơp. - Tinh linh hoat(flexibility): do sư thoai mai (không bi rang buôc) ma phân mêm co thê đươc thay đôi thương xuyên va đây đươc xem như la môt thê manh cua phân mêm. Tuy nhiên, điêu nay co nghia la phân mêm phai luôn đap ưng đươc cac câp đô thay đôi cao cua ngươi dung, cua khach hang. -  Một số vấn đề cần lưu ý về quản lý dự án: o Việc Quản lý dự án có thành công hay không đó là vấn đề về con người, yếu tố con người quyết định rất lớn sự thành bại của dự án. o Quản lý dự án là tìm ra các nguồn hỗ trợ và những vấn đề cản trở dự án o Nhìn vào bản chất vấn đề/dự án, không tin hiện tượng. o Những người quản lý khác nhau có cách nhìn về dự án/về quản lý cũng khác nhau. o Thiết lập kế hoạch chỉnh sửa dễ dàng; o Quản lý dự án đó là dám đối mặt với sự kiện, sự thật, nhìn thẳng vào vấn đề. o Sử dụng quản trị để hỗ trợ cho các mục đích của dự án; o Thời gian mục tiêu đối với từng nhiệm vụ không được giống như đã nêu trong kế hoạch; o Đọc lại phạm vi và các mục tiêu của dự án mỗi tuần 1 lần o Không ngạc nhiên(phong cách của người quản lý chủ động, tích cực) - 19 -
20. 1.2. Người quản lý dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa người QLDA 1.2.1. Vai trò, trách nhiệm của từng thành viên trong dự án - Người quản lí dự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả. - Người tài trợ dự án (PS-Project sponsor): Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho dừng giữa chừng. - Đội dự án (PT - Project team): Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng lực (talent) để triển khai thực hiện dự án, như: nhóm phát triển, nhóm phân tích và thiết kế, nhóm kiểm thử - Khách hàng. (Client): Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án. Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án. - Ban lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm PM và PT, tham gia vào việc hình thành và xây dựng dự án. - Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ từng dự án). Ban điều hành (Steering Committee), nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư ký, Sơ đồ sau biểu diễn mối quan hệ giữa các người có liên quan đến dự án: Hình 6. Mối quan hệ giữa các người có liên quan đến dự án 1.2.2. Trách nhiệm của người quản lý dự án Trách nhiệm chính Chi tiết Nêu ra những điểm bao quát chung Về công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và ngân sách. Trao đổi với các tổ dự án, nhóm dự án Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp, và thủ tục làm việc. ý tưởng là trao đổi cởi mở và trung thực trên cơ sở đều đặn. Động viên, khuấy động tinh thần làm việc Bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia và uỷ quyền Định hướng công việc Bao gồm điều phối, theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện trạng Hỗ trợ cho mọi người Bảng 4. Trách nhiệm của người quản lý dự án Ngoài những vai trò, trách nhiệm của người quản lý dự án đã nêu ở trên, người quản lý dự án còn có những trở ngại nhất định trong quá trình quản lý dự án, đó là: - 20 -
21. - Một số người cảm thấy sự va chạm tới "độc lập chuyên môn" của mình, muốn "giấu nghề" - Một số khác có cảm giác luôn bị "săm soi", theo dõi để phạt, - Một số đấu tranh bởi vì họ cảm thấy nó ngăn cấm sự sáng tạo. - Một số người khó chịu với những phiền phức hành chính (họp hành, báo cáo, lấy chữ ký, ). 1.2.3. Chọn nhân sự cho dự án Nhân sự thực hiện dự án là một trong những yếu tố rất quan trọng, người quản lý, tổ chức phải có một sự đánh đúng năng lực của từng thành viên dự án và phân công đúng người đúng việc. Một số tiêu chí chọn nhân sự cho dự án bao gồm, nhân sự có: - Kiến thức kỹ thuật tốt; - Chuyên môn đặc biệt; - Đã có kinh nghiệm, yếu tố kinh nghiệm rất quan trọng, bởi ngoài chuyên môn, kỹ năng thì cần phải có kinh nghiệm để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và nhanh chóng. - Đã tham gia dự án nào chưa? - Quyền lực của phòng, ban của người đó? - Hiện có tham gia dự án nào khác không? Nhân sự chọn cho dự án cần phân biệt những người làm toàn thời gian (full-time) hay những người làm bán thời gian (part- time). - Khi nào kết thúc? - Dành bao nhiêu thời gian cho dự án? - Khối lượng công việc chuyên môn hiện nay nhiều hay ít - Quan hệ đồng nghiệp, khả năng giao tiếp, truyền thông - Có hăng hái tham gia, lòng yêu nghề, đam mê công việc; - Có truyền thống làm việc với hiệu quả cao không? - Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không? - Có tinh thần trách nhiệm không? - Có tinh thần hợp tác không? - Thủ trưởng của người đó có ủng hộ không. - Và một số tiêu chí phụ khác. Với các tiêu chí trên se chon ra đươc nhưng thanh viên cua nhom dư an co đu kha năng đê hoan thanh dư an. Tuy nhiên, cung co vân đê đăt ra la cân phai xây dưng đươc tâp thê nay vưng manh thi cân cac yêu tô sau: - Bổ nhiệm người phụ trách, lanh đao tưng nhom công viêc, lam viêc theo câp - Phân bổ trách nhiệm: giao viêc đung ngươi, đung đôi tương va co trach nhiêm trên công viêc đươc giao - Khuyến khích tinh thần đồng đội, lam viêc nhom, hô trơ giup đỡ âl n nhau. - Làm phát sinh lòng nhiệt tình - Thành lập sự thống nhất chỉ huy, phân câp bao cao, quan ly - Cung cấp môi trường làm việc tốt, ky năng giao tiêp, truyên thông Đôi vơi cac nha quan ly dư an, không chi ho co sưc ep tư phia khach hang hay nhom phat triên dư an ma con tư rât nhiêu phia, bao gôm: cac tiêu chuân, nguôn lưc, uy tin, công nghê, thu tuc hanh chinh, môi trương kinh doanh Đê đam đương đươc sưc ep đoi hoi tô chưc phai chon ra ngươi đưng đâu cho dư an phai co nhưng phâm chât, năng lưc nhât đinh đê lanh đao dư an, đo la: - 21 -
22. - Trung thưc, Phan ưng tich cưc, Toan tâm toan y, Nhât quan, kiên quyêt, nhin xa trông rông, khach quan, gương mâu, lôi cuôn, kha năng giao tiêp va xư ly tinh huông, kha năng đam phan. Va môt sô kha năng khac. 1.2.4. Câu truc nhân sư nhom dư an phân mêm: Hình 7 Cấu trúc nhân sự nhóm dự án Sơ đô nay thê hiên đươc vi tri, môi quan hê giưa cac nhom/ cac thanh viên trong dư an. Va thê hiên đươc sư quan ly trong dư an giup cho phân bô nhân sư môt cach hơp ly vao cac nhom cua dư an, vai tro va sư anh hương cua cac bên tham gia dư an. Trach nhiêm chinh cua cac thanh viên trong đôi dư an. Tên Vi tri Trach nhiêm Nhom Tư vân: chiu trach nhiêm vê viêc tư vân tât ca cac yêu câu cua nhom phat triên Nhom phân tich & Thiêt kê: chiu trach nhiêm phân tich va thiêt kê hê thông Nhom phat triên: chiu trach nhiêm viêt code, kiêm tra đơn vi xư ly lôi Đôi kiêm thư: co trach nhiêm chuân bi kê hoach kiêm thư va thưc hiên kêm thư theo kê hoach, xây dưng cac kich ban kiêm thư. Nhom quan ly câu hinh: co trach nhiêm kiêm soat, quan ly cac thay đôi va cac phiên ban, xuât ban cua san phâm Ngươi xem xet: Phan hôi cac thông tin vê dư an qua viêc xem xet cac bao cao cua dư an Đam bao chât lương: co trach nhiêm xem xet toan bô chât lương cua dư an thông qua cac hoat đông bên trong cua dư an. Khach hang: cung câp cac thông tin, yêu câu cho dư an va la ngươi chiu trach nhiêm kiêm thư hê thông lân cuôi cung , va phê duyêt cac tai liêu, san phâm, khoan muc chuyên giao. Bảng 5. Trách nhiệm của các thành viên đội dự án. Kêt luân: Qua bai nay, trươc hêt chung ta tim hiêu va lam quen vơi cac khai niêm ban đâu vê dư an, quan ly dư an. Va tiêp đên la môt sô phong cach quan ly, cach tiêp cân cac khai niêm va kêt luân cua bai nay la: - Không có dự án hoàn hảo, các vấn đề luôn nảy sinh trong qua trinh phat triên dư an, cach thưc hiên tốt nhất la đưa ra kê hoach phat triên, dự kiến các vấn đề cua dư an. - Cách tiếp cận tốt là xác định hay tra lơi cac câu hoi: Cái gì, Khi nào, ở đâu, Thế nào (Xác định) (Lập kế hoạch). Nêu tra lơi tôt cac câu hoi nay điêu đo co nghia la chung ta co đươc môt kê hoach chiên lươc tôt, kha năng thanh công cua dư an rât cao. - Tiếp đến là phối hợp tài nguyên cua dư an khi triên khai thưc hiên(Tổ chức) - Cần đánh giá (Kiểm soát) dư an đê đưa dư an đat đươc muc tiêu đê ra. - Cuối cùng là Kết thúc - 22 -
23. - Bao quát tất cả dư an là Lãnh đạo. Câu hoi va bai tâp Câu 1. Quản lý dự án là gì? Tại sao các dự án CNTT thường thất bại? Câu 2. Phân biệt hoạt động dự án và hoạt động sản xuất? Câu 3. Điểm khác biệt của dự án CNTT so với các dự án khác? Câu 4. Là một PM (Trưởng dự án) bạn có vai trò và trách nhiệm gì đối với dự án? Tình huống. Thảo luận nhóm: nếu bạn là PM của dự án, bạn sẽ làm gì / làm như thế nào để khuyến khích, động viên các thành viên của nhóm làm việc hiệu quả mang lại thành công cho dự án? Câu 5. Bài tập: Thành lập một nhóm dự án từ 3-4 người, chọn và triển khai thực hiện một dự án bất kỳ (*). Yêu cầu: 1. Chọn tên dự án 2. Tổ chức chọn nhân sự dự án và phân vai cho từng thành viên nhóm dự án (chú ý đây là nhóm phát triển) và các bên liên quan. 3. Mỗi một thành viên viết một bản lý lịch công việc (theo mẫu của giáo viên hướng dẫn). Viết thành văn bản, tài liệu cho các công việc trên để sử dụng xuyên suốt nội dung của môn học này. (*): Các dự án gợi ý: - Xây dựng hệ thống phần mềm “Quản lý thư viện ” - Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tại UBND phường Bạch Mai - Xây dựng phần mềm quản lý điểm học viên - Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn - Hệ thống Quản lý công văn - - 23 -
24. BÀI 2. XAC ĐỊNH ƯD AN Mã bài: ITPRG11.2 Mục tiêu thực hiện: Học xong bài này học viên sẽ có khả năng: - Xác định được mục tiêu và mục đích của dự án - Lập dự thảo hồ sơ dự án - Thiết lập nhóm dự án, các vai trò (roles) và các nhiệm vụ (duty) của các vai trò trong dự án Nội dung: - 2.1 Xác định mục đích và mục tiêu của dự án - 2.2 Tài liệu phát thảo dự án - 2.3 Xác định các vai trò (roles) trong nhóm dự án CNTT và trách nhiệm (duty) của từng vai trò trong dự án CNTT, bao gồm Product manager, project manager, developer, user-education, tester, logistic manager - 2.4. Lựa chọn công nghệ thực hiện dự án 2.1. Xac định muc đich va muc tiêu cua dư an 2.1.1. Đinh nghia: - Mục đích (Goals) là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung không đo được. - Mục tiêu (Objectives) là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích. Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của dự án đã đi đến mức nào. Gia tri cua cac muc tiêu la ro rang, đo la:  Thiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự án  Đưa ra mục tiêu để hướng dẫn đội dự án thưc hiên  Cho phép xác định thời điểm kết thúc dư an. Khi noi đên quan ly dư an la noi đên viêc lam thê nao đê cân băng 3 yêu tô: San phâm/tinh năng/pham vi, Thơi gian/lich biêu va chi phi/tai nguyên. Câu hoi đăt ra: Nhanh, Re, va Chât lương hay chon 2 trong 3? - 24 -
25. Hình 8 Tam giác cân bằng các yế tố của dự án Bơi môt điêu rât ro rang răng, không thê đoi hoi môt dư an cân phai đap ưng ca 3 yêu tô trên, va đăc biêt la dư an phân mêm. Se không co môt yêu câu nao yêu câu thưc hiên dư an trong khoan thơi gian ngăn nhât, re nhât va chât lương? Môt điêu viên tương. Vi vây, vân đê cua nhưng nha quan ly dư an la phai biêt lam thê nao đê cân băng đươc cac yêu tô trên va thoa man đươc yêu câu cua khach hang. 2.1.2. Môi quan hê giưa muc đich va muc tiêu - Mục tiêu phải là chi tiết cụ thể của mục đích - Muc tiêu phụ hoạ và nhất quán cho mục đích - Khi tất cả các mục tiêu đã đạt được, có nghĩa là mục đích đã đạt được - Muc tiêu cang cu thê va chi tiêt thi cang dê đat đươc muc đich đưa ra. Môi quan hê giưa muc tiêu va muc đich co thê đươc biêu diên băng sơ đô sau: Hình 9 Mỗi quan hệ giữa mục đích và mục tiêu Vi du vê xac đinh muc đich, muc tiêu cua môt dư an: Ví dụ 1: Dự án xây dựng bệnh viện tỉnh  Mục đích của dự án: – Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại, phục vụ việc chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân trong tỉnh  Các mục tiêu của dự án: – Bệnh viện có khuôn viên 20 000 met vuông – Bệnh viện có 20 phòng nội trú, với 300 giường bệnh – Bệnh viện có các Khoa: Tim/mạch, xương, - 25 -
26. – Bệnh viện có khoảng 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc và phục vụ nhân dân – Kinh phí dự kiến: 4 triệu USD – Thời gian dự kiến: 2 năm Vi du 2: Đê an tin hoc hoa quan ly hanh chinh nha nươc, giai đoan 2001-2005  Mục đích dự án: – Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp.  Các mục tiêu dự án – Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ – Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan quản lý Nhà nước. – Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia (Cơ sở dữ liệu quốc gia về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính, v.v ) – Tin học hoá các dịch vụ công: Đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v – Thời gian thực hiện Đề án : 5 năm 2001-2005 – Kinh phí thực hiện Đề án: 1000 tỷ VND 2.1.3. Đanh gia viêc xac đinh dư an Đanh gia nôi dung: xac đinh cac vân đê sau: - Báo cáo rõ ràng về các mục tiêu của dự án chưa? - Xac đinh nôi dung dư an chư không phai đưa ra mô tả các giải pháp! - Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh trong phạm vi dự án?(phạm vi, chất lượng, thời gian, đầu tư) - Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu - thậm chí cả các mục tiêu hiển nhiên mà tất cả mọi người đều công nhận? - Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương tiện đo lường những kết quả đạt được? - Có phải các mức độ yêu cầu của thành tựu đạt được đưa ra một phạm vi chấp nhận được, bao gồm mức chấp nhận tối thiểu (trường hợp xấu nhất)? Đanh gia vê hinh thưc:  Ro rang  Không co ngôn tư nhâp nhăng  Không co ngôn ngư Marketing  Không co tư viêt tăt  Ngăn gon  Ngôn tư, lơi phat biêu (yêu câu ) nên ngăn gon, suc tich  Chu yêu la tra lơi cho câu hoi “La gi? – WHAT?” chư không phai tra lơi cho câu hoi “Như thê nao?-HOW)  Đây đu  Trinh bay đây đu pham vi, tai nguyên, lich trinh, nguôn lưc  Sư dung cac đông tư hanh đông đê diên đat nôi dung, yêu câu. 2.1.4. Môt sô điêu cân tranh trong viêc xac đinh dư an - Nội dung không đầy đủ (đặc biệt là các ràng buộc đối với dự án), do đo cân xac đinh môt cach đây đu cac nôi dung, yêu câu cua dư an, xac đinh cac rang buôc, pham vi dư an. - 26 -
27. - Nhượng bộ những yêu cầu không khả hiện do khách hàng đề nghị. Không phai bât cư cac yêu câu nao đươc đưa ra bơi khach hang đêu phai thưc hiên ma cân xac đinh tinh kha thi cua cac yêu câu đo, kha năng va lơi ich cua no đê dưa vao đo quyêt đinh thưc hiên. - Tránh viết những câu văn không rõ nghĩa, mâp mơ se dê dân đên hiêu sai muc tiêu, yêu câu. - Bản phác thảo dự án đã được các bên ký vào. Thực hiện dự án có những thay đổi, nhưng không ai để ý. Không nên coi rằng những thay đổi đó được các bên nhất trí. Điêu nay co nghia la nhưng gi cam kêt thưc hiên se phai thưc hiên đây đu, nhưng gi không đươc cam kêt thưc hiên thi không nên coi đo la muc tiêu/ hay yêu câu đa đươc châp nhân. 2.2. Tai liêu phat thao dư an (statement of work -SOW) - Phác thảo dự án là tài liệu xác định ra phạm vi của dự án và trách nhiệm của những người tham gia, cac bên liên quan đên dư an. - Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số những bên tham gia dự án. Khi thống nhất về nội dung SOW, khách hàng, người tài trợ dự án và người quản lí dự án coi như đã nhất trí: – Về các mục đích và mục tiêu của dự án. – Ai chịu trách nhiệm làm việc gì? (phân vai) Thông thường, khi xây dựng tài liệu mô tả dự án, nẩy sinh những bất đồng ý kiến, tài liệu mô tả dự án còn xem như bản cam kết giữa người quản lí dự án, người tài trợ dự án và khách hàng. Khi tất cả các bên kí đã ký có nghĩa là đã đồng ý tuân thủ theo nội dung của tài liệu mô tả dự án. Thậm chí có thể đặt điều kiện rằng việc không tuân thủ sau này sẽ bị phạt. 2.2.1. Cac thanh phân chu yêu cua tai liêu phat thao dư an (SOW)  Giới thiệu dự án – Mô tả ngắn gọn về dự án, san phâm – Giải thích cho ý đồ của dự án và những bên tham gia chính. – Có thể bao gồm một số thông tin về bối cảnh lịch sử cua dư an hoăc san phâm, cac san phâm trươc.  Mục đích và mục tiêu (đa nêu ơ phân trươc)  Phạm vi (scope) – Xác định ranh giới của dự án – Cac sản phẩm kết quả của dự án – Những gì được đưa vào trong dự án và những gì bị đưa ra ngoài khuôn khổ dự án, va cac giai đoan thưc hiên dư an.  Những người liên quan chính (stakeholders) – Là những cá nhân hoặc tập thể có quyền lợi sát sườn với dự án.  Tài nguyên dự án (nguồn nhân lực) – Xác định nguồn nhân lực chủ chốt, cùng với trách nhiệm của mỗi người (hoặc nhóm người) sẽ đảm nhận. – Không nên chỉ xác định các nguồn nhân lực bên trong 1 tổ chức  Các điểm mốc thời gian quan trọng – Cac côt môc hoan thanh tưng giai đoan cua san phâm, cac giai đoan chuyên giao san phâm lân 1, lân 2. cac côt môc xem xet, kiêm tra va phê duyêt cac tai liêu, phê duyêt dư an.  Kinh phí – Nếu có thể, kinh phí được phân chia theo từng giai đoạn phat triên dư an. Viêc phân chia dưa vao ti lê thơi gian va khôi lương công viêc cua tưng giai đoan phat triên.  Phần hiệu chỉnh/điều chỉnh – Cac điêu chinh, bô sung cho dư an. - 27 -
28.  Chữ kí các bên liên quan – Cac xac nhân cua cac bên đôi vơi cac muc, điêu khoan hay nôi dung đa nêu ơ trên. Viêc ky xac nhân nghia la đông y, thoa thuân va cam kêt thưc hiên đung theo nôi dung trên. 2.2.2. Cac công viêc phat thao dư an - Xem xet lai cac văn ban hiên co liên quan đên dư an, san phâm; - Lâp danh sach cac văn ban / thông tin chưa đây đu hay con thiêu; - Tiên hanh phong vân va / hoăc hôi thao, khao sat, điêu tra đê thu thâp cac thông tin con thiêu; - Phân loai cac thông tin cu thê liên quan đên cac cam kêt, lich trinh va cac kêt qua ban giao; - Kêt hơp chăt che cac hoat đông cu thê vao kê hoach quan ly; - Đat đươc thoa thuân. - Ví dụ: Mô tả dự án "Xây dưng công thông tin sô cho TP Ha Nôi" Tên dự án: Như trên Người quản lý dự án : TS Nguyễn văn X Danh sách Ban quản lý dự án: - Tiến sĩ Nguyễn Văn X, trưởng ban - Ông A (chức danh) - Bà B (chức danh) - Anh C (chức danh) Chủ đầu tư: UBND quận Tp Ha Nôi Giới thiệu dự án: - Theo quyêt đinh 112 cua Chinh phu vê tiên hanh xây dưng hê thông thông tin, tin hoc hoa quan ly hanh chinh, xây dưng cac hê thông phân mêmn, công thông tin phuc vu quan ly nha nươc va triên khai cac dich vu hanh chinh công Mục đích và mục tiêu dự án: Mục đích: Xây dưng môt công thông tin sô cho thanh phô nhăm phuc vu công tac quan ly va triên khai cac dich vu hanh chinh công. Mục tiêu: - Xây dưng website giao tiêp, giơi thiêu TP Ha nôi - Xây dưng CSDL phuc vu công tac quan ly va CSDL dich vu hanh chinh công - Xây dưng cac môdule quan ly, điêu hanh tich hơp trên công thông tin (website giao tiêp) - Thời gian thưc hiên: phải xong trước ngày 01 tháng 9 năm 2002 - Chia ra tưng giai đoan phat triên tưng mang module công viêc - Phạm vi dự án: - Lập kế hoạch triên khai thưc hiên, lựa chọn các đơn vị, công ty để hỗ trợ và phối hợp và thực hiên . - Phân tich, thiêt kê, cai đăt va vân hanh hê thông. - Hê thông đươc triên khai tai UBND va cac cơ quan đơn vi thuôc TP đêu sư dung CSDL chung cua hê thông nay. - 28 -
29. Những người liên quan chính trong dự án - UBND TP Ha nôi - Cac cơ quan hanh chinh nha nươc, doanh nghiêp thuôc TP Ha nôi - Tài nguyên dự án (nguồn nhân lực) - Phong Công nghê cua TP - UBND Quận, phường - Cty phát triển PM F-soft - Các điểm mốc thời gian quan trọng - Khởi động dự án: tháng 1 năm 2001 - Xong hồ sơ công việc: tháng 2 năm 2001 - Duyệt danh sách cac hang muc công viêc / module cua dư an se triên khai: tháng 3 năm 2001 - Giai đoan 1 (30%): tháng 9 năm 2001 - Giai đoan 2 (40%): tháng 3 năm 2002 - Giai đoan 3 (30%): tháng 9 năm 2002 - Kinh phí. 2 tỷ VND, được phân bổ vào các thời điểm sau: - Sau khi phê duỵệt dự án: 500 triêu - Tháng 9 năm 2001: 500 triêu - Tháng 3 năm 2002: 600 triêu - Tháng 9 năm 2002: 400 triêu Hiệu chỉnh/điều chỉnh Chưa có gì Chữ kí các bên liên quan Đơn vị tài trợ dự án Người quản lý dự án Đại diện UBND TP HN Đại diện Cty phát triển PM FPT 2.2.3. Cac bươc lam tai liêu phat thao dư an - 29 -
30. Hình 10 Các bước làm tài liệu phát thảo dự án SOW Theo sơ đô trên, sau khi viêt xong tai liêu phat thao dư an se chuyên cho bên tai trơ va/hoăc khach hang, ơ đây ho se xem xet đông y hoăc thay đôi. Nhưng trươc khi chuyên cho phia khach hang cân phai đanh gia lai tai liêu phat thao co đap ưng đươc yêu câu cua khach hang hay không? Cân thưc hiên cac bươc đanh gia sau: - Cac tai liêu dư an đa đươc lâp trong kê hoach quan ly? - Ban phat thao dư an dưa trên thanh tưu cua cac muc tiêu dư an? - Co thê đương đâu vơi nhưng thay đôi vê cac muc tiêu hay cac tiêu thưc đươc thưa nhân? - Co thê cung câp cho ngươi sư dung cac kêt qua thương xuyên vê: o % đat đươc cac muc tiêu dư an? o Phan hôi vê tinh thich hơp cua cac muc tiêu va phương phap tiêp cân dư an? 2.3. Xac định ac c vai trò va trach nhiêm trong dư an 2.3.1. Tô chưc dư an Môt dư an bao gôm nhiêu bên liên quan: - Người tài trợ dự án - Khách hàng - Người quản lí dự án - Ban lãnh đạo - Ban Điều hành dự án - Tổ dự án Trong sô cac thanh phân trên hinh thanh nên môt nhom va goi la nhom quan ly dư an, đây la nhom bao gôm cac ngươi co quyên, ngươi lanh đao: - Nha tai trơ - Ban chi đao điêu hanh dư an - Ngươi quan ly dư an - Nhom trương phu trach công viêc trưc tiêp - Cac nhom trương phu trach công viêc hô trơ. - 30 -
31. 2.3.2. Vai tro, trach nhiêm va quyên lơi cua nhưng thanh phân dư an 1) Ngươi tai trơ dư an: - Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho kêt thuc giữa chừng; - Bổ nhiệm người quản lí dự án; - Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứng; - Kí các hợp đồng pháp lí, khi được yêu cầu; - Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu cấp thêm tiền phát sinh; - Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu về quyết định và thay đổi; - Có quyền với mọi thay đổi vê phát biểu công việc; - Ky xác nhận nghiệm thu những sản phẩm chủ chốt nhất; - Ky xác nhận kết thúc dự án. 2) Khach hang: - Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, va cử người hỗ trợ dự án. - Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án; - Phát biểu yêu cầu cua dư an; - Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo thành công; - Xét duyệt, nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao. 3) Ngươi quan ly dư an: - Hoàn thành dự án; - Hiểu yêu cầu của khách hàng đê triên khai lâp kê hoach va xac đinh đung muc đich, muc tiêu dư an; - Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích và mục tiêu được xác định trong WBS; - Cung cấp báo cáo hiện trạng cho người tài trợ dự án và những đơn vị liên quan; - Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án; - Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm bàn giao; - Quản lí mọi thay đổi của dự án; - Quản lí và kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất lượng và chi phí; 4) Ban lanh đao: - Bổ nhiệm các chức danh của Dự án: Quản lý dự án, thư ký, các trưởng nhóm, - Xét duyệt và giải quyết những vấn đề liên quan đến chỉ đạo cấp cao - Xem xét tác động của dự án lên các dự án khác và hoạt động khác của tổ chức/đơn vị - Kiểm điểm tình hình thực hiện dự án - Đảm bảo dự án trong thực hiện trong phạm vi đã xác định - Hướng dẫn về các vấn đề có liên quan tới quản lí rủi ro - Xem xét và giải quyết các yêu cầu - Xem xét và tư vấn về những yêu cầu thay đổi dự án - 5) Tô dư an - Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng lực (talent) - Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực hiện dự án, các công việc phải làm, các sản phẩm chuyển giao, và các ước lượng - 31 -
32. - Hoàn thành các công việc như được xác định trong bản kế hoạch dự án - Báo cáo hiện trạng cho người quản lí dự án - Xác định những thay đổi ngay khi xuất hiện Qui trinh tô chưc dư an: Hình 11 Qui trình tổ chức dự án Vi du: Hình 12 Ví dụ về qui trình tổ chức dự án Môt sô lưu y vê tô chưc dư an:  Sư hợp tác và cac yêu tô can trở dư an;  Chất lượng đôi ngu cua dư an;  Thay đổi về tổ chức, vai tro vi tri trươc đây cua cac thanh viên dư an.  Quản lý rủi ro, sư ra đi cua môt sô thanh viên trong dư an, cac sư cô bât ngơ;  Lập báo cáo và kiểm soát dự án cân đươc thưc hiên thương xuyên va xuyên suôt  Cac vân đê vê nhà thầu phụ, hơp đông phu Môt cơ câu đôi dư an mâu: - 32 -
33. Hình 13 Cơ cấu một đội dự án mẫu 2.3.3. Cơ câu tô chưc dư an  Cơ cấu và con người là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của dự án: o giám đốc dự án điều hành nhóm quản lý o các mối quan hệ cần phải được thiết lập  Vai trò kiểm soát dự án phải luôn có trong nhiệm vụ kiểm soát và quản trị: o không cần thiết cán bộ làm việc full time o không thể được thực hiện bởi giám đốc dự án Vi du vê mô ta công viêc:  Vị trí: kiến trúc kỹ thuật (nhóm trưởng)  Báo cáo cho: quản đốc dự án o người kiến trúc kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm đối với việc xác định, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát kỹ thuật của dự án  Trách nhiệm: o quản lý 1 nhóm có từ 4-6 cán bộ dự án; o xem xét các công cụ được sử dụng đối với các ứng dụng front-end và back-end; o Xác định kiến trúc mong muốn được đưa vào xem xét trong phạm vi giới hạn của dự án; o xem xét phần mềm để xác định tính khả dụng của kiến trúc; và, o đưa ra hướng dẫn về tính khả thi kỹ thuật đối với các yêu cầu cụ thể  Kỹ năng yêu cầu: o có kiến thức làm việc về các cơ sở dữ liệu, bao gồm Oracle; o có kiến thức làm việc về các môi trường triển khai, ngôn ngữ triển khai, phần mếm kết nối cơ sở dữ liệu, và thông tin liên lạc; o có kinh nghiệm rộng trong triển khai hệ thống sử dụng những công nghệ đã nêu ở trên; và, o Có kinh nghiệm về quản lý và phối hợp trong đội dự án  Các phẩm chất khác: o tối thiểu 5 năm kinh nghiệm về CNTT, đặc biệt là về phát triển kỹ thuật o có bằng đại học 2.3.4. Ma trân trach nhiêm cac thanh viên trong dư an Công việc Công việc X Công việc Y Công việc Z Tên - 33 -
34. Ng Văn A A A A Lê thị B P I R Cao văn C I P Không Vũ văn D C R Không Phạm văn E C Trần thị F R C P Bảng 6. Ma trận trách nhiệm các thành viên trong dự án Các kiểu trách nhiệm khác nhau trên công việc:  A (Approving): Xét duyệt  P (Performing): Thực hiện  R (Reviewing): Thẩm định  C (Contributing): Tham gia đóng góp  I (Informing): Báo cho biết 2.3.5. Môt sô vân đê cân lưu y:  Tô chưc dư an cân co: - Nhà tài trợ có trách nhiệm cao - Hỗ trợ tích cực từ ban điều hành - Phân định rõ trách nhiệm, thẩm quyền, - Trao đổi hợp lý giữa cán bộ kỹ thuật và cán bộ chức năng - Hoàn thành công việc với nguồn lực ít nhất - Thông tin liên lạc hiệu quả - Đơn giản hoá nội dung báo cáo  Xây dưng tô dư an cân tranh: - Hiểu lầm nội dung của dự án - Trách nhiệm không rõ ràng - Quyền hạn không rõ ràng - Phân việc không đều, không rõ ràng - Không xác định được những người liên quan đến dự án - Mục tiêu chung không rõ - Thông tin không thông suốt - Thành viên thiếu tin tưởng nhau - - Không cam kết thực hiện kế hoạch - không có tinh thần đồng đội thực sự - không quan tâm tới chất lượng công việc - thiếu định hướng 2.4. Lựa chọn công nghệ thực hiện dự án Hiên tai, cac mô hinh xư ly đươc sư dung trong qua trinh phat triên dư an vân đang đươc sư dung rông rai, tuy thuôc vao mưc đô phưc tap, điêu kiên thưc hiên ma chung - 34 -
35. ta co sư lưa chon thich hơp. Vây, lưa chon mô hinh phat triên nao (Process Model trong lifecycle development): Cac mô hinh phat triên bao gôm:  Waterfall – Thac nươc  Iterative – Mô hinh lăp  Increment- Tăng trương  Spiral – Xoăn ôc  Prototyping – Lam mâu (không thât sư la môt qui trinh) Cac phương phap luân:  RUP  Mô hinh RAD (Rapid Application Development) o Mô hinh phat triên tương thich hoăc mô hinh phat triên nhanh. Bang so sanh tính ưu viêc giưa cac mô hình phat triển(trang sau). - 35 -
36. Cac thuôc tinh Ưu điêm Nhươc điêm/ han chê Waterfall Cac yêu câu ro rang, dê nhân biêt va thiêt kê Thương cac yêu câu kho đươc hiêu va kho  Phat triên tuân tư. trươc khi triên khai thưc hiên xac đinh sơm  Co cac côt môc chinh Hinh thưc hoa cac tai liêu va cac san phâm đâu Tinh trưc quan dư an bi giơi han trong tai liêu  Thông tin phan hôi it ra Thông tin phan hôi cua khach hang thương la Dê dang quan ly dư an qua châm Iterative Sơm phat hiên sư cô Kho quan ly hơn Waterfall  Cac chu trinh đươc lăp lai Thông tin phan hôi cua khach hang đươc kip thơi Kho xây dưng cac hơp đông va hơp đông phu  Cac công viêc đươc thưc hiên lai Cac tiên đô trưc quan Phat triên song song cho phep lâp kê hoach  Tiên hanh phat triên song song. Process improvement (PI) tiên đô tôt hơn waterfall Incremental Hô trơ phat triên song song va cho ra san phâm Anh xa cac yêu câu cho cac phân mơ rông  Kê hoach, phương phap lăp. sơm hơn tương đôi kho  Xac đinh cac yêu câu sơm Tiên đô thê hiên trưc quan va, PI and LL Cac yêu câu thay đôi co thê dân đên phai  Phân chia vân đê Quan ly phưc tap thông qua viêc chia nho vân đê thưc hiên lai môt sô công viêc  San phâm chuyên giao cua cac giai Tương đôi dê quan ly Không xư ly cac yêu câu thay đoi đôt ngôt tôt đoan. Thông tin feedback tư khach hang va sư căt băng Waterfall ngang công viêc se dân đên thưc hiên lai công Kho trong viêc xây dưng cac hơp đông va viêc thâu phu Spiral Xac đinh sơm cac rui ro va co thê xư ly sơm cac Kho trong viêc xây dưng cac hơp đông. Cân Kê hoach lăp rui ro nay. co sư công tac cua Tưng muc lăp co thê se nhăm đên Hô trơ phat triên song song, tiên trinh trưc quan Viêc quan ly va kiêm soat kho hơn . thiêt lâp kê hoach cho muc lăp kê tiêp Co thê quan ly đươc nhưng phưc tap trong viêc Kiêm soat đươc rui ro quan ly cac côt môc va rui ro Bảng 7. So sánh các ưu khuyết về các qui trình phần mềm. - 36 -
37. Cac nhân tô đê châp nhân (lưa chon) môt mô hinh xư ly - Bôi canh (business context) o Dư an đươc ky kêt thông qua /đôi vơi viêc phat triên san phâm va đôi vơi cac dich vu IT o Cac yêu tô vê thi trương: time-to-market, sư câp thiêt - Kich thươc va đô phưc tap cua dư an o Bao gôm ca san phâm phân mêm va sư nô lưc đê phat triên dư an - Cac giơi han băt buôc o Sư an toan, tin cây va cac yêu câu bao mât - Kiêu ưng dung o Hê thông nhung, web, cac ưng dung thương mai - Hê thông mơi hoan toan hay đa tôn tai môt hê thông tương tư o Tô chưc đa tưng xây dưng hê thông nay chưa hay xây dưng mơi hoan toan? - Tinh mơ, cac yêu câu tinh dê mơ rông o Dê sư dung, dê mơ rông va đam bao tinh ôn đinh - Cac yêu tô vê tô chưc o Cac ky năng, vân đê văn hoa, cac quan điêm SDLC VA ĐÔ PHỨC TAP CỦA ƯD AN Hình 14 SDLC và độ phức tạo của dự án Theo tai liêu: Principles of SE - 37 -
38. Kêt luân - Định hướng là điều sống còn cho hoàn thành mọi công việc. Cách tốt nhất là bắt đầu dự án bằng: Mục đích, Mục tiêu - Quản lý dự án cần chính thức hoá chúng bằng văn bản gọi là SOW - Cũng cần công bố dự án và công bố tài liệu trên rộng rãi cho mọi người liên quan dự án. Câu hỏi và bài tập: Câu 1. Hãy xác định vai trò trách nhiệm của từng thành viên liên quan đến dự án: 1. Người : Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay kết thúc. Bổ nhiệm người quản lí dự án Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứng Ký xác nhận nghiệm thu những sản phẩm chủ chốt nhất Ký xác nhận kết thúc dự án 2. Người: Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án. Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án Xét duyệt, nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao 3. Người: Hoàn thành dự án Hiểu yêu cầu của khách hàng Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích và mục tiêu được xác định trong WBS Cung cấp báo cáo hiện trạng cho người tài trợ dự án và những đơn vị liên quan Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm bàn giao Quản lí và kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất lượng và chi phí Câu 2. Hãy cho biết mối quan hệ giữa Mục đích và mục tiêu? Câu 3. Nêu tóm lược các Life cycle: Waterfall, Spiral, V-model, , so sánh sự khác nhau giữa chúng. Tình huống: (Thảo luận nhóm ). Công ty phần mềm ABC muốn xây dựng một hệ thống thư viện cho Công ty nhằm phụ vụ việc nghiên cứu, học tập, tra cứu tài liệu của tất cả nhân viên trong công ty. Hệ thống phục vụ 2 đối tượng chính: tất cả các nhân viên trong công ty (reader – người đọc) và người quản lý thư viện (admin). Hệ thống cho phép quản trị đăng ký tài liệu, bạn đọc. Hệ thống cho phép đăng ký mượn trả tài liệu thông qua mạng và trực tiếp. Mỗi một độc giả được mượn tối đa 2 cuốn sách và được phép mượn trong vòng 10 ngày. Hệ thống cho phép thêm, thay đổi và xóa sửa thông tin tài liệu, mượn trả, độc giả Hệ thống còn cho phép người đọc có ý kiến đóng góp, trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm thông qua hệ thống. Hệ thống quản lý thư viện bao gồm quản lý sách, báo, tạp chí, băng đĩa, và các tài liệu dự án đã hoàn thành Người quản trị hệ thống có thể xem toàn bộ thông tin của hệ thống, thay đổi, cấp phát tài nguyên cho người sử dụng. Admin có quyền trên toàn bộ hệ thống. Người dùng có thể tìm kiếm tài liệu theo từng chủ đề, hay từng lĩnh vực khác nhau và yêu cầu được sắp thứ tự. Và đồng thời họ có thể biết được sách, tài liệu nào còn được phép mượn hoặc không được phép mượn. Hệ thống cũng hiển thị toàn bộ sách, tài liệu mới được cập nhật gần đây nhất. Hệ thống gửi thông báo tự động đến người dùng khi mượn sách quá hạn và sẽ tính toán chi phí phạt trễ hạn hoặc bồi thường khi mất sách. Trong trường hợp đặt mượn sách trực tuyến, sau 2 ngày không đến mượn hệ thống sẽ hủy bỏ đặt trước. Hệ thống sẽ kết xuất ra các báo cáo thống kê theo mẫu. Hệ thống được triển khai trên hệ thống server đủ mạnh, an toàn và đảm bảo tốc độ truy cập, mượn trả của nhân viên. OS Linux, DB Oracle, Web-based application. Hệ thống hoàn thành trước ngày 1/1/2005 (khoảng sáu tháng) Yêu cầu: (thảo luận và làm tại lớp hoặc tại phòng thực hành). 1. Xác định mục đích, mục tiêu, phạm vi của dự án trên 2. Xây dựng SOW/ các yêu cầu của dự án. 3. xác định các stakeholder của dự án, vai trò trách nhiệm của họ. Câu 4. Bài tập lớn - 38 -
39. Tiếp tục sử dụng dự án đã chọn ở câu 5 của Bài 1. Yêu cầu: 1. Xác định mục đích và mục tiêu của dự án 2. Xây dựng tài liệu phát thảo dự án SOW 3. Xác định lại vai trò, trách nhiệm các thành viên trong đội dự án (sử dụng ma trận trách nhiệm) 4. Tài liệu công bố dự án Chú ý: các thành viên nhóm dự án phải phối hợp cùng thực hiện chung một đề tài/ một dự án. Tổ chức trao đổi, thảo luận với giáo viên tại lớp/ tại phòng thực hành để được hướng dẫn cụ thể. - 39 -
40. BÀI 3. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN Mã bài: ITPRG11.3 Mục tiêu thực hiện: Học xong bài này học viên sẽ có khả năng: - Lập các danh mục công việc WBS. - Ước lượng thời gian, nguồn nhân lực và chi phí cho các công việc - Ước lượng thời gian, nguồn nhân lực và chi phí cho các công việc thuê ngoài - Sử dụng các công cụ hỗ trợ - Quản lý rủi ro - Lên lịch thời gian triển khai, gán nhân sự và phân bổ tài nguyên, chi phí Nội dung: 3.1 Lập danh mục các công việc 3.2 Ước lượng thời gian, nguồn nhân lực và tính chi phí cho các công việc 3.3 Phương pháp xác định danh mục các rủi ro và quản lý rủi ro. 3.4 Lập lịch trình dự án (dùng Microsoft Project Manager) 3.5 Phương pháp đánh giá sử dụng nguồn nhân lực, tài nguyên cho dự án. 3.6 Tính chi phí dự án. 3.1. Lập danh mục các công việc 3.1.1. Định nghĩa Bảng công việc (WBS) - WBS là một danh sách chi tiết những gì cần làm để hoàn thành một dự án. - Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác các bước để hoàn thành dự án. - Tham gia xây dựng WBS gồm có: người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ dự án, người tài trợ dự án. Mà đặc biệt là người quản trị dự án chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng bảng công việc cho dự án. 3.1.2. Đặc điểm của WBS: - WBS là cơ sở để ước lượng chi phí. Từ WBS sẽ có 1 bức tranh chung về kinh phí dự án; - WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các cá nhân trong dự án. - WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự án. 3.1.3. Các tính chất của WBS: - Có chiều hướng trên xuống, dạng cây phân cấp hoặc outline; Ví dụ: Chuẩn bị dàn bài cho một bài văn. Chú ý: Quan hệ giữa mô tả công việc và mô tả sản phẩm: - Sản phẩm: danh từ, có: – đầu vào, – đầu ra, – động tác xử lý - Công việc: Động từ, mô tả một quá trình hoạt động, xử lý - WBS có thể được phân thành nhiều mức. Không phải tất cả "nhánh" của WBS đều cần chi tiết cùng số mức. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó. - WBS chỉ viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào"; - Trình tự của từng công việc là không quan trọng. (Mặc dầu quen đọc từ trái sang phải). Thứ tự công việc được xác định trong giai đoạn lập lịch trình thực hiện. 3.1.4. Các nguồn thông tin để xây dựng WBS:  Tài liệu: - 40 -
41. – Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án (SOW), báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi ; – Tài liệu không liên quan tới dự án: cho các thông tin phụ trợ. Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc,  Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án. 3.1.5. Cấu trúc của WBS  WBS bao gồm hai thành phần chính : – Danh sách sản phẩm: DSSP (Product Breakdown Structure) – Danh sách công việc: DSCV (Task Breakdown Structure) Danh sách các sản phẩm (PBS): - Mô tả danh sách các sản phẩm theo trình tự từ trên xuống, mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp của sản phẩm. Nói chung, sản phẩm càng phức tạp thì số các mức càng lớn hơn. Sản phẩm toàn bộ và từng sản phẩm con được mô tả bằng danh từ. Hình 15. Mô tả sản phẩm từ trên xuống Danh sách các công việc (TBS): - Xác định các công việc cần thực hiện. Danh sách các công việc được chia thành nhiều mức và mô tả từ trên xuống dưới. - Danh sách các công việc có thể được chia thành các mức khác nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay sản phẩm con. - Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ (hành động) và một bổ ngữ. Hình 16. Sơ đồ mô tả công việc Kết hợp cả 2 danh sách sản phẩm và danh sách công việc, ta có Bảng công việc chi tiết - 41 -
42. Hình 17. Sơ đồ mô tả công việc và sản phẩm Cả phần PBS và TBS đều được đánh mã duy nhất. Mã số xác định vị trí, hay mức, của phần tử trong bảng công việc. Lưu ý: Nửa trên của bảng công việc bao gồm các mô tả sản phẩm Nửa dưới của bảng công việc bao gồm các mô tả công việc (để ra được sản phẩm) Xây dựng bảng công việc WBS Hình 18. Phương pháp xây dựng bảng công việc WBS - 42 -
43. Hình 19. Phương pháp xây dựng WBS (2) 3.1.6. Các bước xây dựng bảng công việc (WBS) Việc xây dựng một WBS tốt, phải mất nhiều giờ- thậm chí hàng ngày - làm việc cật lực và sửa chữa. Bao gồm các bước sau: Bước 1. Viết ra sản phẩm chung nhất. Dùng danh từ hay thuật ngữ mô tả trực tiếp một cách vắn tắt (ví dụ: Hệ thống phần mềm quản lí nhân sự, Bệnh viện đa khoa, Cầu mới, ). Thông tin lấy từ tài liệu "Phác thảo dự án". Bước 2. Tạo danh sách sản phẩm: Phân rã sản phẩm chung nhất thành các sản phẩm con ở các mức thấp hơn. Nói chung, khoảng 2-3 mức dưới là đủ. Bước 3. Tạo lập Danh sách công việc: Mô tả các công việc ở dưới mỗi sản phẩm ở mức thấp nhất. Sau đó phân rã từng công việc ra thành các mức thấp hơn. Câu hỏi: Phân rã chi tiết công việc đến mức nào? Trả lời: Nếu một công việc cần làm nhiều hơn 2 tuần (hoặc 80 giờ) thì nên phân rã tiếp. Bước 4. Đánh mã cho mỗi ô của Bảng Công việc. Mức 0: đánh mã 0.0 cho sản phẩm chung nhất Mức 1: đánh các mã 1.0, .2.0, 3.0 cho các sản phẩm con Đánh số tiếp mỗi ô trong WBS một mã số duy nhất, theo cách sau: - Từ trên xuống dưới - Từ trái sang phải - Nếu là 1.0. => đánh số tiếp là 1.1, 1.2, 1.3, - Nếu là 1.1 => đánh tiếp là 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, - Nếu là 1.2 => đánh tiếp 1.2.1, 1.2.2, - Không phân biệt nội dung trong 1 ô là sản phẩm hay công việc Ví dụ: - 43 -
44. 0.0 1.0 2.0 3.0 4.0 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 1.1.1 1.1.2 3.2.1 3.2.2 Bước 5. Xét duyệt lại WBS - Tất cả các ô thuộc danh sách sản phẩm đều có danh từ (và có thể tính từ đi kèm), - Tất cả các ô thuộc danh sách công việc có động từ ra lệnh và bổ ngữ, - Tất cả các ô đều có mã duy nhất. 3.1.7. Những điểm cần lưu ý - Các cách dàn dựng khác nhau trên một WBS a/ Dàn dựng theo trình tự, công đoạn - Bắt đầu bằng sản phẩm chung nhất, trên cùng - Liệt kê danh sách các sản phẩm theo giai đoạn - Viết nốt phần danh sách công việc Ví dụ: Hình 20. Dàn dựng công việc theo giai đoạn b/ Dàn dựng theo phận sự/trách nhiệm - Bắt đầu bằng sản phẩm chung nhất, trên cùng - Phân chia theo các trách nhiệm khác nhau - Viết nốt phần danh sách công việc - 44 -
45. Ví dụ: Hình 21. Xây dựng WBS theo trách nhiệm/ phận sự - Các cách trình bày khác nhau đối với WBS Cùng một WBS có thể có nhiều cách trình bày. a/ Trình bầy trên bảng trắng to, dùng với các mảnh giấy dính màu vàng Mỗi ô là 1 tờ dính => dễ thay đổi, di chuyển b/ Vẽ WBS trên bảng trắng to, vẽ cho đến khi nào xong thì thôi, chép ra giấy c/ Vẽ trên giấy. Không thích hợp đối với các dự án lớn d/ Vẽ trên máy tính. Có thể dễ dàng sửa đổi và lưu lại các phiên bản khác nhau Trong mọi cách trình bày, cuối cùng WBS bắt buộc phải in ra giấy, theo một quy định nào đó. Chẳng hạn: 0.0 sản phẩm chung nhất 1.0 sản phẩm con 1.0 1.1 sản phẩm con 1.1 1.1.1 mô tả công việc 1.1.1 1.1.2 mô tả công việc 1.1.2 1.2 sản phẩm con 1.2 2.0 sản phẩm con 2.0 3.0 sản phẩm con 3.0 v.v Cần phải viết trên máy tính. - Nguồn thông tin để xây dựng WBS: Tài liệu, và Con người Tài liệu: - Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi - Tài liệu không liên quan tới dự án: cho các thông tin phụ trợ. Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc, - 45 -
46. Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án. Tiêu chuẩn của một WBS tốt - Mọi nhánh của WBS được chi tiết tới mức thấp nhất, (qui tắc 80 giờ) - Mọi ô của WBS được đánh số duy nhất. - Mọi ô của Danh sách sản phẩm được thể hiện bằng danh từ (và tính từ) - Mọi ô của Danh sách công việc được thể hiện bằng động từ và bổ ngữ. - Mọi công việc trong WBS, đều được xác định đầy đủ - Đã được phản hồi và chấp thuận từ mọi người liên đới đến WBS Lưu ý: Mọi người chấp thuận WBS không có nghĩa là không thể thay đổi. Khi dự án tiến triển, có thể cập nhật WBS, với những phán xét thật khắt khe. - Đạt tới sự đồng thuận (giảm thiểu sự chống đối) Lấy chữ ký của những người có liên quan (trực tiếp hoặc gián tiếp) Chuẩn bị bản thảo của WBS, gửi cho mọi người đọc trước Họp thảo luận, đi đến nhất trí và ký - Kiểm soát các phiên bản của WBS Nguyên tắc: không bao giờ nên vứt bỏ các phiên bản trước, để còn biết được những rắc rối nảy sinh do sự thay đổi (quản lý cấu hình). Đôi khi có thể quyết định trở lại bản gốc ban đầu. Cần ghi ngày tháng cho từng phiên bản đánh số hiệu phiên bản. 3.2. Ước lượng thời gian, công sức và chi phí cho dự án  Ước lượng thời gian khó hơn xây dựng bảng công việc.  Nguyên tắc: ước lượng thời gian cho mỗi công việc nhỏ, từ đó có cơ sở để ước lượng toàn bộ thời gian cho dự án (Bottom-up)  Ước lượng thời gian sẽ là cơ sở để đánh giá tiến độ của quá trình thực hiện dự án.  Trong khi ước lượng thời gian, xác định luôn công việc nào quan trọng hơn công việc nào, công việc nào phải làm trước công việc nào và đây là cơ sở để xây dựng lịch biểu thực hiện dự án. 3.2.1. Các kỹ thuật ước lượng thời gian công việc (hoạt động) a/ Ước lượng phi khoa học - Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính; nhanh và dễ dùng, nhưng kết quả thiếu tin cậy. Chỉ nên dùng trong các trường hợp: - Đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm, có kĩ năng cao, đội hình cố định; - Dự án đã quy định, bắt buộc phải theo; b/ Ước lượng PERT Thích hợp đối với những dự án khác nhau, đòi hỏi tính sáng tạo, coi trọng chất lượng kết quả công việc hơn là thời gian hoàn thành dự án. Công thức PERT Cần làm ba ước lượng thời gian cho mỗi công việc - Kết hợp lại để có con số cuối cùng. Ước lượng khả dĩ nhất (ML-Most Likely): thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện "bình thường" hay "hợp lí". - 46 -
47. Ước lượng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic): thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện "tốt nhất" hay "lí tưởng" (không có trở ngại nào) Ước lượng bi quan nhất (MP-Most Pessimistic): thời gian cần để hoàn thành công việc một cách "tồi nhất" (đầy trở ngại) Ước lượng cuối cùng tính theo công thức: (MO + 4(ML) + MP)/6 Ví dụ: các công việc liên quan đến lắp mạng nội bộ cho cơ quan: - (EST: estimation - ước lượng thời gian để làm dự án) - Đơn vị tính: ngày Tên công việc MO ML MP EST Vẽ sơ đồ và khoan tường 2 3 5 3.2 Lắp các ống gen 1 2 4 2.2 Đi dây 1 2 4 2.2 Lắp các hộp nối 0.5 1 2 1 Lắp các máy tính, máy chủ, 2 3 3 2.8 Hub Kết nối các máy tính, máy chủ 1 2 4 2.2 vào hệ thống dây mạng Thử xem mạng đã thông chưa 0.5 1 10 2.4 Tổng thời gian 8 14 32 16 Bảng 8. Ví dụ về tính toán ước lượng của dự án Sau đó, tăng thêm "một ít thời gian" cho mỗi công việc (thời gian tiêu phí giữa chừng). Thông thường tăng thêm 7% - 10% Tên công việc EST % EST cuối cùng Vẽ sơ đồ và khoan tường 3.2 10% 3.52 Lắp các ống gen 2.2 10% 2.42 Đi dây 2.2 10% 2.42 Lắp các hộp nối 1 10% 1.1 Lắp các máy tính, máy chủ, 2.8 10% 3.08 Hub Kết nối các máy tính, máy chủ 2.2 10% 2.42 vào hệ thống dây mạng Thử xem mạng đã thông chưa 2.4 10% 2.64 Tổng thời gian 16 10% 17.6 Bảng 9. Ví dụ về tính toán ước lượng của dự án khi thay đổi t/gian Ưu điểm của PERT  Buộc phải tính đến rất nhiều yếu tố (nếu muốn có được MO, MP).  Buộc Người quản lý dự án phải trao đổi với nhiều người (đạt được sự đồng thuận)  Giá trị nhận được là giá trị cân bằng giữa 2 thái cực vì vậy giá trị này rất có ý nghĩa và đáng tin cậy  Làm cho việc lập kế hoạch trở nên chi tiết hơn. Nếu gặp một ước lượng là quá lớn (vượt quá 2 tuần hoặc 80 giờ) cần phải phân rã công việc thành các mức nhỏ hơn dễ ước lượng hơn. Nhược điểm của PERT - Mất thời gian (của 1 người và của cả tập thể), khi dự án có quá nhiều công việc. (Tuy nhiên: Thà mất thời gian ban đầu còn hơn mất thời gian sau này) - Có thể xảy ra: tranh luận hàng giờ về giá trị bi quan nhất cho công việc dễ dẫn đến nguy cơ làm cho mọi người chán nản. (Tuy nhiên: cần phải xem lại những người tỏ ra chán nản: trình độ chuyên môn, tinh thần vượt khó, ) - 47 -
48. - Có thể dẫn đến những tíng toán rất vụn vặt làm cho Người quản lý dự án chỉ "thấy cây mà không thấy rừng". (Tuy nhiên: có thể dùng EXCEL để trợ giúp) Năng suất toàn cục Giả thiết lý tưởng rằng mọi thứ đều hoàn hảo 100% Xây dựng bảng "khiếm khuyết" đối với công việc. Khiếm khuyết là những điểm có thể ảnh hưởng xấu đến tiến độ công việc. Ví dụ: Khiếm khuyết Phần trăm Tinh thần thấp 15% Kĩ năng chưa cao 5% Chưa quen làm trong dự án 10% Trang thiết bị không tốt 5% Mô tả công việc mơ hồ 10% Tổng cộng 45% Bảng 10. Bảng khiếm khuyết đối với công việc Năng suất toàn cục: 100% + 45% = 145% Từ đó suy ra thời gian ước tính để thực hiện công việc (quy tắc tam suất). Cụ thể: Thời gian lý tưởng T giờ 100% Thời gian ước lượng X giờ 145% X = T x 145% (giờ) Nhận xét: Rất đơn giản, mang tính chủ quan Nhanh khi điều chỉnh bảng "khiếm khuyết" và dễ dàng tính lại thời gian. Thuận tiện nên hay được dùng Nghi ngờ về tính chính xác 3.2.2. Các bước khi làm ước lượng 1. Khẳng định Bảng Công Việc (WBS) là tốt 2. Liệt kê các công việc trong WBS, viết trong bảng ước lượng, có dạng Số hiệu Mô tả công việc Giờ Ngày 1.2.1 3. Xác định những người cần trao đổi khi làm ước lượng (đối với từng công việc) 4. Họp riêng từng người 5. Thực hiện tính toán 6. Họp cả nhóm để thống nhất chung, có thể chỉnh sửa lại số liệu. Ghi lại biên bản và lấy chữ ký 7. Phân phát biên bản cuối cùng cho mọi người. - 48 -
49. Hình 22. Các bước thực hiện ước lượng chi phí, thời gian 3.2.3. Những điểm cần lưu ý  Những trở ngại gặp phải khi ước lượng, khiến cho ước lượng là không chính xác - Thiếu thông tin, thiếu tri thức. Ví dụ: một công việc chuyên môn do những chuyên gia kỹ thuật cao đảm nhiệm, làm thế nào để biết được họ thực hiện trong bao nhiêu ngày? - Không lường trước được những phức tạp kỹ thuật - Không lường trước được sự hoà thuận hay bất hòa của những thành viên khi thực hiện dự án - Sau khi đưa ra một ước lượng thời gian rồi, ước lượng đó có thể bị những ý kiến khác góp ý: cố tình thu ngắn lại hoặc dãn dài ra. Khi đó cần lấy ý kiến tư vấn. - Sức ép của cấp trên: thường muốn thu ngắn thời gian thực hiện công việc. - Thiếu thời gian để cân nhắc, tính toán. Thiếu thời gian để gặp gỡ, trao đổi với các thành viên dự án, với khách hàng. - Hạn hẹp về kinh phí dẫn đến không cho phép dự kiến thời gian dôi dư thoả đáng. - Những khó khăn trong hợp tác khi xây dựng ước lượng thời gian: những người khác (khách hàng, thành viên dự án) không cung cấp đủ (hoặc che dấu) thông tin. - Phát biểu không rõ ràng về mục đích, mục tiêu của dự án và kết quả (sản phẩm) dự án. những ước lượng về thời gian đều chỉ là cảm tính mà không dựa trên những căn cứ chính xác. - Bảng Công Việc được xây dựng không tốt  Trước khi ước lượng thời gian cho công việc, nên xem lại xem WBS đã viết đủ rõ ràng, đủ chi tiết chưa.  Với các công việc gần giống nhau thì ước lượng thời gian cũng gần giống nhau, không quá chênh lệch.  Không bao giờ có được ước lượng chính xác hoàn toàn. Cố gắng sao cho có được ước lượng hợp lý. - 49 -
50.  Việc ước lượng mang tính chủ quan. Do đó nếu có thể kết hợp được với những ý kiến đánh giá độc lập của người khác để chỉnh lại ước lượng cho mình. Tuy nhiên, những ý kiến của người khác chỉ để tham khảo, không nên chấp nhận một cách vội vã.  Hãy viết tài liệu khi ước lượng. Tài liệu này là cơ sở để trao đổi với mọi người, đồng thời cũng mang tính chất một bản cam kết (về tâm lý) của những người sau này sẽ tham gia công việc.  Khi ước lượng thời gian quá cao: - Kiểm chứng lại để khẳng định tính hợp lý của ước lượng (có ước lượng nào bị thổi phồng?) - So sánh với những dự án tương tự đã làm; - Có thể thu hẹp phạm vi công việc; - Tìm cách tiết kiệm thời gian (dùng lại nhưng kết quả đã có trước đây, ); - Giảm chất lượng sản phẩm; - Có gắng tuyển chọn những nhân viên kỹ thuật có trình độ cao hơn (chi phí lại cao hơn) - Đề nghị cung cấp thiết bị tốt, mới (tuy nhiên: nhân tố quyết định vẫn là con người)  Khi ước lượng quá thấp - Kiểm chứng lại để khẳng định tính hợp lý của ước lượng (có ước lượng nào bị ép xuống?); - Tăng lên một chút (nhân thêm 1 tỷ lệ %), bù đắp cho tính "lạc quan" trong khi ước lượng; - Thách thức những người tham gia công việc: bắt ký cam kết. 3.2.4. Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT - Chi phí thời gian của lập trình viên (Điều tra của Bell Labs) Viết chương trình 13% Đọc tài liệu hướng dẫn 16% Thông báo, trao đổi công việc, viết báo cáo 32% Việc riêng 13% Việc linh tinh khác 15% Huấn luyện 6% Gửi mail, chat 5% Bảng 11. Bảng số liệu điều tra của Bell-Labs về chi phí Time của LTV (Điều tra của IBM) Làm việc một mình 30% Trao đổi công việc 50% Làm những công việc khác, không phục vụ trực tiếp 20% cho công việc Sơ đồ chung - 50 -
51. Hình 23. Sơ đồ phân bố thời gian/ công sức cho từng giai đoạn dự án Giải thích sơ đồ: Ví dụ + Mặc dù việc phân tích yêu cầu là chính yếu trong giai đoạn phân tích yêu cầu, nhưng những công việc này vẫn còn tiếp diễn trong các giai đoạn sau, với mức độ ít hơn + Khi kết thúc giai đoạn cài đặt, khoảng 46% thành viên tham gia khâu kiểm thử hệ thống 15% chuẩn bị cho kiểm thử nghiệm thu 7% theo dõi và đáp ứng các thay đổi của yêu cầu 12% phải thiết kế các thay đổi 20% viết lệnh mới, sửa lệnh cũ, và tích hợp các sửa đổi vào phần mềm Ước tính sự tăng trưởng của mã nguồn Hình 24. Đồ thị biểu diễn ước tính sự tăng trưởng của mã nguồn - Sự tập trung nỗ lực của các thành viên - 51 -
52. Hình 25. Đồ thị biễu diễn sự nỗ lực của các thành viên - Khó khăn trong việc ước lượng thời gian làm phần mềm: Phần mềm chưa làm bao giờ (khác với những dự án kỹ thuật khác) Khó dùng lại những kinh nghiệm của các dự án trước đây Công nghệ thay đổi Khó phân ranh giới rõ ràng giữa các giai đoạn. Ví dụ Kiểm thử có bao gồm việc "bắt rận" (debug) hay không? Thiết kế có bao gồm việc vẽ sơ đồ cấu trúc chương trình không? - Công sức và thời gian còn phụ thuộc vào một vài yếu tố khác: Loại dự án Môi trường áp dụng Hệ số nhân dự phòng Cũ Cũ 1 Cũ Mới 1.4 Mới Cũ 1.4 Mới Mới 2 + Loại dự án là cũ nếu đã có hơn 2 năm kinh nghiệm + Môi trường áp dụng là cũ nếu đã có hơn 2 năm kinh nghiệm - Công sức và thời gian còn phụ thuộc vào tay nghề của nhóm phát triển (nhóm lập trình) Số năm kinh nghiệm Hệ số nhân 10 0.5 8 0.6 6 0.8 4 1 2 1.4 1 2.6 - Một số phương cách ước lượng + Hỏi ý kiến chuyên gia + So với những dự án tương tự đã làm để có số liệu so sánh. Tuy nhiên điều này không phải bao giờ cũng cho kết quả tốt. - 52 -
53. Ví dụ về một cơ quan đã làm nhiều dự án phần mềm (B.A. Kitchenham and N.R. Taylor, Software Project Development, Journal of Systems and Software, 5/1985) Thiết kế Lập trình Kiểm thử Người* SLOC (%) (%) (%) tháng Dự án 1 23 32 45 17 6050 Dự án 2 12 59 26 23 8300 Dự án 3 11 83 6 32 13300 Dự án 4 21 62 18 4 5900 Dự án 5 10 44 45 17 3300 Dự án 6 28 44 28 68 38990 Dự án 7 21 74 5 10 38600 Dự án 8 7 66 27 19 12760 Dự án 9 14 38 47 60 26500 Từ bảng trên không thể rút ra quy luật gì ! 3.3. Xác định rủi ro 3.3.1 Định nghĩa rủi ro - Rủi ro là một sự kiện có thể đe doạ và cản trở việc thực hiện dự án theo tiến độ thời gian. - Kiểm soát rủi ro là nhằm ngăn chặn và giảm thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra cho dự án 3.3.2 Xác định và phòng ngừa rủi ro - Xác định ra những sự kiện không mong muốn có thể xảy ra (gọi là những đe doạ) Chú ý: Có 2 loại rủi ro (đe doạ): Rủi ro không thể dự đoán trước (hoả hoạn, có người chết đột tử, khủng bố, ), hoặc xác suất xảy ra quá thấp Rủi ro có thể dự đoán trước Vì vậy, Chỉ nên nghĩ đến những loại rủi ro có thể dự đoán được Ví dụ: Một nữ nhân viên nghỉ sinh con (dự đoán trước được) Mất trộm (không dự đoán trước được) Một nhân viên được cơ quan bố trí cho đi học ở nước ngoài trong nhiều tháng (đoán trước được) Một kỹ sư giỏi bỏ sang cơ quan (hoặc Công ty) khác (phải dự đoán trước) Một nhân viên nào đó bị tai nạn giao thông, tai nạn lao động (không dự đoán được) Máy tính bị virus (phải lường trước) Giá thuê văn phòng tăng (dự đoán được) Thủ trưởng phải họp quốc hội trong nhiều tuần, không ai ký tờ trình (dự đoán được) Thay đổi bộ máy lãnh đạo, ban lãnh đạo mới có thể không theo dõi dự án từ đầu, không tạo điều kiện thuận lợi (dự đoán được) Hàng hoá, thiết bị về muộn hơn so với dự kiến (dự đoán được) Tiền mất giá (dự đoán trước) - 53 -
54. Bảng liệt kê một vài loại rủi ro 1. Rủi ro "chính trị" - Nội chiến, thay đổi chính quyền - Thay đổi luật pháp - Thay đổi chính sách - Thay đổi người lãnh đạo 2. Rủi ro "thị trường" - Giá thành vật tư, nguyên liệu - Giá thành sản phẩm 3. Rủi ro "tài chính" - Lãi suất - Tỷ giá hối đoái - Lạm phát 4. Rủi ro "công nghệ" - Thay đổi công nghệ 5. Rủi ro về tổ chức, nhân sự - Mâu thuẫn giữa các cá nhân, các tập thể - Giảm người vì nhiều lý do khác nhau 6. v.v Bảng phân loại độ nguy hiểm của rủi ro Tác động đến DA Tác động mức Tác động mức Tác động mức Thấp Trung bình Cao Khả năng Xảy ra 70- 90% Trung bình (TB) Cao Không chấp nhận (KCN) 40-60% Thấp Cao Không chấp nhận (KCN) 10-30% Thấp Trung bình (TB) Cao Bảng 12. Bảng phân loại độ nguy hiểm của rủi ro. - Đánh giá (phân tích) rủi ro - Xác định xác suất xuất hiện (thấp, trung bình, cao) đối với những đe dọa - Mô tả tác hại đến kỹ thuật, tiến triển công việc và tài chính của dự án (có thể quy ra thời gian và tiền bạc thì càng tốt) - Quản lí rủi ro: Là việc xác định các biện pháp, phương sách cần tiến hành để ngăn cản đe doạ đó khỏi xuất hiện hay để làm giảm nhẹ tác động của đe doạ nếu nó xảy ra. 3.3.3. Các phương sách cần làm để quản lý rủi ro: - Sửa đổi lại các ước lượng thời gian và chi phí - Đề xuất kế hoạch dự phòng, kinh phí dự phòng - Tận dụng sự tham gia, phối hợp của mọi người vào việc hạn chế rủi ro. - 54 -
55. - Tập trung vào kiểm soát những công việc trọng yếu nhất, có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của dự án. - Lập bảng "Quản lý rủi ro", có dạng sau: Ví dụ: Tên dự án: Xây dựng hệ thống phần mềm "Quản lý nhân sự tiền lương" cho doanh nghiệp ABC Công việc Những rủi ro có thể xảy Mức độ ảnh Xác suất xảy ra Mức nguy hiểm (trong bảng ra hưởng (Cao, (kinh nghiệm và Biện pháp công việc) TB, Thấp) của Người quản dự phòng lý dự án) Xác định Xác định yêu cầu không Cao 50% (KCN) yêu cầu rõ ràng -nt- ý của thủ truởng và ý Cao 10% (Cao) của nhân viên là khác nhau -nt - Người cần phỏng vấn Cao 20% (Cao) vắng mặt (đi học tập trung) -nt- Có những yêu cầu vô lý, Cao 40% (KCN) không làm phần mềm được (ví dụ: quản lý quỹ đen, quản lý quan hệ riêng tư của cán bộ, ) Thiết kế Kỹ sư thiết kế chưa có Cao 20% (Cao) phần mềm kinh nghiệm, phải chỉnh sửa nhiều lần -nt- Thiết kế không tương Trung bình 10% (TB) thích với hệ thống lập báo cáo -nt- - Kỹ sư thiết kế chính Trung bình 99% (Cao) sắp cưới vợ Lập trình - Một nhân viên lập trình Trung bình 50% (KCN) cho phần sắp đi làm MASTER ở mềm Aust. -nt - - Trong thời gian tới sẽ Thấp 100% (TB) đổi chuẩn chữ Việt -nt - - Trong thời gian tới, có Trung bình 50% (Cao) thể khách hàng sẽ dùng Linux + MySQL v.v Bảng 13. Ví dụ về các rủi ro và mức độ xảy ra/ ảnh hưởng đến một dự án 3.3.4. Năm bước thực hiện quản lý rủi ro 1. Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án 2. Lập thành văn bản các loại rủi ro cụ thể - 55 -
56. 3. Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro 4. Xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro 5. Giám sát và cập nhật tài liệu về rủi ro (cụ thể từng bước sẽ được trình bày trong bài 5) - Lưu ý: Dự án càng lớn thì rủi ro càng nhiều. Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm của người Người quản lý dự án Kiểm soát rủi ro không nhằm loại bỏ rủi ro, chỉ nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại của rủi ro. Không thể loại trừ được triệt để Không phải cứ tập trung hết sức để ngăn chặn và đề phòng rủi ro đã là tốt, vì có thể phải trả giá đắt, nếu rủi ro không xảy ra. Do đó, cần dự báo rủi ro chính xác. 3.4. Lập lịch trình thực hiện Bảng Công Việc chưa có đủ thông tin để giúp người quản lý lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án của mình một cách hiệu quả. Công cụ chính để giúp bạn hoàn thành điều này là Lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án. 3.4.1 Mục đích của lịch biểu: - Cho biết trật tự thực hiện (logic) của các công việc; - Cho biết ngày bắt đầu, ngày kết thúc cho mỗi công việc; - Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án; - Áp đặt một kỷ luật lên dự án; - Tăng cường ý thức tập thể: việc trước chưa xong thì chưa thể làm việc sau; - Cho biết việc sử dụng tài nguyên trong từng giai đoạn, cần huy động đầy đủ tài nguyên (người, vật tư) trước khi một công việc bắt đầu; - Cho phép xác định công việc nào là chủ chốt/không chủ chốt để từ đó tập trung sức người và tiền cho các công việc chủ chốt (không tập trung tràn lan). Tại sao một số người quản lý dự án lại không xây dựng lịch biểu? Không xây dựng lịch biểu đồng nghĩa với việc làm tăng rủi ro không thành công cho dự án. Sự minh bạch và rõ ràng, chi tiết trong lịch trình sẽ là điều kiện tốt cho các công đoạn, giai đoạn và tiến trình của dự án hoạt động có hiệu quả. Một số người không xây dựng lịch biểu đó là do: - Lười biếng; - Thiếu kỹ năng, không được huấn luyện; - Thiếu thời gian, tuy nhiên cần phải thấy rằng thà mất ít thời gian lúc đầu còn hơn mất nhiều thời gian về sau này; - Thiếu sự hợp tác, không lấy được thông tin từ người khác; - Không nắm được mục đích, mục tiêu và các yêu cầu của dự án. 3.4.2. Xác định sự phụ thuộc của các hoạt động / công việc trong bảng WBS Trước khi lập lịch trình của dự án, dựa vào bảng công việc WBS cần xác định sự phụ thuộc của các công việc hay các hoạt động, bao gồm: - Công việc gì cần hoàn thành trước khi nhiệm vụ này có thể bắt đầu? - Những nhiệm vụ gì có thể được thực hiện khi công việc này kết thúc? - Giảm tối đa một chuỗi dài các nhiệm vụ phụ thuộc - 56 -
57. - Thực hiện các nhiệm vụ song song với nhau khi có thể - Xem xét những khoảng cách - Xem xét sự chồng chéo - Chuyển các thông tin phụ thuộc vào một công cụ lập kế hoạch Vì vậy, lên lịch trình là nhằm mục đích: Giảm thiểu tối đa thời gian trống, thời gian chờ đợi Tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên, nguồn nhân lực có thể để hoàn thành công việc. Dàn xếp chỗ thừa và chỗ thiếu của các nguồn. Xem xét các hạn chế của: o các hoạt động phụ thuộc o các nguồn sẵn có cho các công việc. Thực hiện quy trình lặp lại (trong việc xây dựng lịch biểu dự án): o thời gian biểu của quy trình; o rà xét thời gian biểu; o sửa thời gian biểu; o lập lại thời gian biểu; Hoàn thành với một công cụ lên lịch trình tự động. 3.4.3. Phương pháp lập lịch trình Lập lịch trình thực hiện bằng các phương pháp sau: - Biểu đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique) hay phương pháp đường tới hạn CPM (Critical Path Method) - Sơ đồ thanh GANTT hiện được sử dụng rộng rãi. Sản phẩm MS Project là công cụ rất tốt cho các nhà quản lý dự án sử dụng để lập lịch trình thực hiện các dự án. 1) Biểu đồ mũi tên Là phương pháp truyền thống, sử dụng các kí hiệu và mô tả bằng lời. Biểu đồ chứa nhiều nút tròn và mũi tên. Nút biểu diễn cho một mốc sự kiện (bắt đầu hay hoàn thành một công việc). Một nút chứa một mã số duy nhất. Mũi tên nối hai nút để biểu diễn cho một hoạt động (ví dụ: hoạt động "Thực hiện công việc A"). Phía trên mũi tên ghi mô tả về hoạt động này. Tại cuối mũi tên là 1 cặp số SF (Start-Finish). Ví dụ hình vẽ sau: - 57 -
58. Hình 26. Một ví dụ Sơ đồ mạng PERT/ CPM –sơ đồ mũi tên 2) Biểu đồ hình hộp (PDM - Precedence Diagramming Method) Bao gồm: Hộp chữ nhật: biểu thị cho một công việc, Góc trên bên trái: ngày Bắt đầu Sớm (ES) và Kết thúc Sớm (EF), Góc trên bên phải: ngày Bắt đầu Muộn (LS) và ngày Kết thúc Muộn (LF), Góc dưới bên trái: mã số của công việc, Góc dưới bên phải: thời gian thực hiện công việc, Giữa hộp: mô tả công việc (động từ và bổ ngữ), Mũi tên: thể hiện thứ tự công việc: F-S, S-S, F-F Ví dụ hình biểu diễn sau: Hình 27. Sơ đồ mạng PERT - hình chữ nhật Tính ngày tháng cho các công việc: Một công việc liên quan đến 4 ngày: 1. ES (bắt đầu sớm- Early Start): thời gian sớm nhất có thể bắt đầu công việc. 2. EF (kết thúc sớm - Early Finish): thời gian sớm nhất có thể kết thúc công việc. - 58 -
59. 3. LS (bắt đầu muộn - Late Start): thời gian muộn nhất có thể bắt đầu công việc. 4. LF (kết thúc muộn - Late Finish): thời gian muộn nhất có thể kết thúc công việc Hình 28. Tính toán đường găng cho một dự án - Thực hiện D: ES = 5 => EF = 5 Tính lùi cho LS, LF - Thực hiện D: LF = 5 => LS = 5 - Thực hiện B: LF = 4 => LS = 2 - Thực hiện C: LF = 4 => LS = 4 Nguyên lý chung: 1. Ngày ES là ngày đầu tiên của hoạt động 2. EF = ES + thời hạn - 1. 3. LS = LF - thời hạn + 1. Slack (thời gian nghỉ) Slack = KM - KS Công việc nào có slack (thời gian nghỉ) = 0 gọi là đường găng (Critical path) Đường găng Đường găng: làm khẩn trương, không cho phép làm sai kế hoạch, thể hiện thời gian tối đa cho phép hoàn thành dự án trong thời gian sớm nhất. 3.4.4.Sơ đồ Gantt: Biểu diễn như trong MS Project. (phần này sẽ được trình bày trong phần MS Project, bài tập) 3.5. Phân bố lực lượng, tài nguyên Có 3 loại tài nguyên: lao động(nhân công), trang thiết bị, vật tư. ý tưởng chung khi phân bổ tài nguyên: ưu tiên cho các công việc trên đường găng. - 59 -
60. ưu tiên cho công việc phức tạp trong những công việc cùng slack 3.5.1 Đồ hình tài nguyên - Đồ hình tài nguyên Hình 29. Đồ hình phân bố tài nguyên không bằng phẳng 1. Trục nằm ngang: Trục thời gian (ngày, tuần, tháng, v.v ) 2. Trục thẳng đứng: Thời gian lao động (giờ) (Cummulative Time) 3. Đường ngang: Thời gian lao động mà một nhân viên sẽ làm việc trong mỗi thời khoảng trên trục X. Ý nghĩa của đồ hình: Chỗ dâng cao: nhân viên làm việc nhiều giờ Chỗ thấp xuống: nhân viên làm việc ít giờ (có thời gian rỗi) Đồ hình không bằng phẳng điều này chứng tỏ phân phối lao động không đều dẫn đến người quản lý dự án mất nhiều thời gian để bố trí lao động và vì vậy không nghĩ được các việc khác. Đồ hình có 1 số chỗ dâng cao chứng tỏ Người quản lý dự án phụ thuộc vào 1 vài nhân viên giỏi nghĩa là nếu họ bỏ đi thì ảnh hưởng nghiêm trọng tới dự án. Nếu buộc phải chấp nhận một đồ hình không bằng phẳng cần phải có cách quản lý: Tại những chỗ dâng cao, mời thêm người ngoài vào làm để tránh quá tải cho đội dự án. Tập trung nỗ lực điều hành tại những chỗ dâng cao, Tại những chỗ thấp/trũng: tranh thủ cho đội ngũ đi học, khuyến khích nghỉ phép, hoặc bố trí giúp cho những người khác đang làm các công việc căng thẳng. 3.5.2 Cách xây dựng đồ hình - Mỗi đồ hình tương ứng với 1 nhân công (có thể mở rộng: mỗi đồ hình tương ứng với 1 tài nguyên). - Lập biểu sau cho mỗi người/mỗi việc (dựa trên lịch biểu công việc) [10] Tên nhân công [11] Chức danh/phận sự trong dự án [12] Số giờ làm việc trung bình mỗi ngày [13] Mã số công việc trong WBS [14] Số ngày làm việc / công việc [15] ES [16] EF [17] LS [18] LF - 60 -
61. - Tập hợp tất cả các biểu liên quan đến một người để vẽ đồ hình. - Giảm bớt sự chênh lệch trong đồ hình nhằm tạo ra một đồ hình bằng phẳng Hình 30. Đồ hình phân bố tài nguyên - bằng phẳng - Thay đổi trật tự logic giữa các công việc. (Ví dụ: quan hệ S - S thay bằng quan hệ F - S) - Chèn thời gian trễ vào khoảng thời gian giữa hai công việc, hoặc giảm thời gian làm việc trong 1 ngày (từ 8 giờ xuống 6 giờ) - 61 -
62. - Hợp đồng phụ với các nhóm bên ngoài. Chú ý: nếu không cẩn thận thì thời gian không giảm đi, vì lại mất thêm thời gian chuyển giao sản phẩm/công nghệ từ các nhóm bên ngoài. - Giảm thời gian dự kiến hoàn thành công việc. (Luật Parkinson: một công việc sẽ chiếm trọn vẹn thời gian dự kiến có để hoàn thành công việc đó!) (Chú ý: luật này không hoàn toàn đúng) - Việc giãn phẳng đồ hình sẽ có khả năng kéo dài thời gian kết thúc dự án. 3.5.3 Các hướng dẫn bổ sung Nên lập kế hoạch sử dụng những tài nguyên khác a. Thiết bị b. Vật liệu tiêu hao c. Không gian làm việc d. Các dịch vụ phục vụ cho công việc (ví dụ: điện thoại, Internet, ăn trưa, ) Việc sử dụng máy tính trong vòng đời dự án Hình 31. Việc sử dụng máy tính trong vòng đời dự án 3.6. Tính chi phí cho dự án 3.6.1 Phân loại chi phí - Trả công lao động (phần lớn) - Huấn luyện, đào tạo lại - 62 -
63. - Máy móc, trang thiết bị làm việc - Đi lại, trao đổi - Tiện nghi làm việc - Văn phòng phẩm. - Thời gian - Thu thập thông tin 3.6.2 Các cách tính chi phí Chi phí ước tính (Estimate costs) được tính trước khi dự án bắt đầu. Là những khoản tiền dự kiến chi tiêu cho mỗi công việc và cho toàn bộ dự án. Cách tính: Số Mô tả Tiền Thiết Văn Thiết bị, Huấn Khác Tổng hiệu công công, bị phòng ng/ vật luyện công việc tiền phẩm liệu việc lương Tổng Lập bảng tính chi phí (Nên dùng EXCEL) Bảng 14. Mẫu bảng tính chi phí dự án Chi phí khác: Tiện nghi Thông tin, liên lạc Đi lại (thuê khách sạn, công tác phí, thuê xe, ) v.v Chi phí ngân sách Là phân bổ tiền vào các hạng mục Tổng số tiền chính là bằng Chi phí dự kiến Chi phí thực tế Phát sinh trong thực tế thực hiện dự án. Lập bảng theo dõi chi tiêu thực tế, được cập nhật liên tục Biết được tình trạng chi tiêu cho mỗi công việc: lạm chi (overrun) hoặc chi còn dư (underrun) Bảng theo dõi có dạng sau: Số Mô tả ước Ngân % hoàn Được Thực Lạm Tổng hiệu công tính sách thành phép chi chi/chi - 63 -
64. công việc được (today) chi (today) còn dư việc duyệt (today) ( 1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (4)x(5) (7)-(6) (4)+(8) 2.1.1 CV A 4,650 4,650 100% 4,650 5,000 350 5,000 2.1.2 CV B 3,950 3,950 75% 2,962 4,000 1,038 4,988 2.1.4 CV C 1,137 1,137 60% 682 1,200 518 1,655 2.2.2 CV F 5,804 5,804 60% 3,482 3,000 -482 5,322 Tổng 15,541 15,541 11,776 13,200 1,424 16,965 Bảng 15.Mẫu Bảng theo dõi chi phí dự án Nếu lạm chi và chi còn dư là nhỏ: bình thường Nếu lạm chi và chi còn dư là lớn: phải tìm nguyên nhân Ví dụ về các nguyên nhân tiêu cực của số tiền chi chưa hết: ước lượng sai, chất lượng công việc kém, làm ẩu, Chi phí ước lượng khi hoàn tất Tính toán tiền đã tiêu và tiền còn phải tiếp tục tiêu, tại mỗi thời điểm giữa chừng của dự án. ước tính số tiền phải chi khi hoàn thành 100% công việc, theo tốc độ thực chi. Chính là cột (9) trong bảng trên. Dòng tổng dưới cùng phản ảnh toàn bộ dự án Chi phí dự phòng Để đảm bảo an toàn cho kinh phí. Thông thường: từ 5% - 7% tổng kinh phí dự kiến Kinh phí dự phòng có thể dùng vào bất kỳ việc gì mà người quản lý dự án thấy là cần thiết (trong phạm vi cho phép). 3.7. Các tài liệu của giai đoạn lập kế hoạch 3.7.1. Đầu ra của giai đoạn này bao gồm các tài liệu - Tài liệu kế hoạch dự án - Tài liệu các sản phẩm của dự án Các tài liệu lập kế hoạch o Kế hoạch phát triển phần mềm (SDP) o Kế hoạch đảm bảo chất lượng phần mềm (SQAP) o Kế hoạch quản lý cấu hình phần mềm (SCMP) o Kế hoạch quản lý rủi ro o Kế hoạch cải tiến qui trình, tiến trình phần mềm o Kế hoạch quản lý giao tiếp, truyền thông o Kế hoạch vận hành, triển khai dự án - 64 -
65. Đối với các trưởng dự án ( PM) cần chọn những tài liệu nào là thích hợp để thực hiện, hoặc có thể thực hiện tất cả các tài liệu trên. Thông thường thì tài liệu kế hoạch không nên quá dài dòng, gây khó hiểu, khó thực thi, tuy nhiên cần phải đầy đủ và súc tích. Thông thường các PM thường chọn thực hiện các tài liệu sau: o Kế hoạch phát triển dự án phần mềm o Kế hoạch quản lý rủi ro o Kế hoạch đảm bảo chất lượng phần mềm o Kế hoạch quản lý cấu hình o ROI Analysis o SOW o Tai liêu ban bô dư an o Kê hoach quan ly dư an(SPMP) o Phân bô ngân sach o Ma trân phân bô trach nhiêm (RAM) o Kê hoach quan ly rui ro Cac tai liêu vê san phâm cua dư an: o Tai liêu phat thao nhu câu cua san phâm o Tai liêu đăc ta giao diên hê thông o Tai liêu đăc ta yêu câu phân mêm o Tai liêu thiêt kê phân mêm o Kê hoach kiêm tra va phê duyêt phân mêm o Tai liêu ngươi dung o Kê hoach hô trơ o Tai liêu bao tri hê thông Lâp kê hoach dư an bao gôm cac hoat đông ma PM phai thưc hiên đê đưa ra đươc ban kê hoach cho dư an đươc phê duyêt va cac tai liêu lâp kê hoach, tai liêu san phâm đươc phê duyêt. Cac hoat đông nay đươc thê hiên qua viêc tra lơi cac câu hoi sau: - Chi phi se chi tiêu cho tưng hoat đông/hay cho dư an hêt bao nhiêu? - Se tôn hêt bao nhiêu thơi gian đê hoan thanh dư an? - Se cân bao nhiêu ngươi đê thưc hiên dư an vơi thơi gian xac đinh? - Co thê se co nhưng rui ro gi? Va thưc hiên công viêc: - Xac đinh pham vi dư an - Đưa ra cac ươc lương - Xac đinh rui ro - Lâp lich biêu - Chiên lươc kiêm tra, kiêm soat 3.7.2. Cac phân chinh cua SDP / SPMP - Tông quan vê dư an - Deliverables - Tô chưc dư an - Cac tiên trinh quan ly - Cac tiên trinh thuôc ky thuât - Ngân sach dư an - 65 -
66. - Lich trinh dư an Kê hoach quan ly truyên thông, giao tiêp la môt phân cua SPMP, mô ta cac dong thông tin cua tât ca cac bên tham gia dư an (thu thâp va phân phat thông tin), cac cuôc hôi hop: đinh ky hang thang, hang tuân hay hang ngay, cac bao cao trang thai dư an - 66 -
67. Câu hỏi và bài tập Câu 1: Các kỹ thuật ước lượng thời gian, chi phí, nguồn lực cho các hoạt động của dự án? Câu 2: Thực hành làm quen với MS Project 200x Tình huống: tiếp tục tình huống của bài 2. Yêu cầu: (trao đổi và thảo luận nhóm tại lớp) 1. Lập WBS 2. Xác định các rủi ro 3. Lập kế hoạch cho dự án quản lý thư viện (làm theo mẫu) Câu 3: Bài tập lớn Thực hiện tiếp dự án đã chọn ở câu 5 của bài 1 (câu 2 của bài 2) Yêu cầu: 1. Xây dựng WBS cho dự án 2. Xác định danh sách các rủi ro của dự án và sắp thứ tự mức độ xảy ra của các rủi ro đó, và đồng thời phân loại rủi ro 3. Sử dụng MS Project hoặc Excel để lập lịch trình cho dự án (các công việc đã được phân rã trong phần WBS), bao gồm cả phân bố nguồn lực. 4. Dùng Excel để tính chi phí cho các công việc ban đầu của dự án. - 67 -
68. BÀI 4. CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN Mã bài: ITPRG11.4 Mục tiêu thực hiện: Học xong bài này học viên sẽ có khả năng: - Sử dụng tốt phần mềm quản lý dự án Microsoft Project 200x - Nắm các quy trình cơ bản quản lý dự án - Lập nhóm dự án, lập hồ sơ, biểu mẫu, khai thác thông tin từ dự án Nội dung: 4.1. Phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Microsoft Project Manager 4.2. Sơ đồ luồng công việc (WorkFlow) 4.3. Hồ sơ dự án 4.4. Xây dựng đội dự án (Team work) 4.1. Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án 4.1.1. Giới thiệu chung Trong quá trình quản lý dự án cần phải chọn ra một phần mềm thích hợp để mua và sử dụng vào mục đích quản lý dự án, quản lý công việc. Và đồng thời phải học sử dụng phần mềm sao cho thành thạo. - Nên sử dụng 1 phần mềm cho: tất cả các máy tính trong dự án tất cả các công việc mà phần mềm có thể đáp ứng (tránh dùng các phần mềm khác nhau) - Nên để ý đến các phiên bản nâng cấp của phần mềm - Phần mềm chỉ trợ giúp, không thể thay thế cho Người quản lý dự án. Nhiều Người quản lý dự án cùng sử dụng 1 phần mềm, nhưng kết quả thành công khác nhau. Có rất nhiều công việc phải làm bằng tay và phải suy nghĩ rất cẩn thận (xác định bảng công việc, ước tính một số tham biến, ) - Dữ liệu cho phần mềm phải thường xuyên được cập nhật mới có ý nghĩa - Người cập nhật phần mềm: càng ít càng tốt. Người xem phần mềm: càng nhiều càng tốt - Biết sử dụng thành thạo 1 phần mềm còn hơn là biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm - Mọi dữ liệu nhập vào phần mềm chỉ là những dữ liệu thô thiển, trong khi thực tế còn rất nhiếu yếu tố khác không mô tả được, không định lượng được - Nên kết hợp thêm với các phần mềm Word, EXCEL, Email 4.1.2. Giới thiệu một số phần mềm trợ giúp quản lý dự án - Quản lý các dự án nhỏ có các phần mềm hiện đang có trên thị trường(chú ý đến bản quyền của các sản phẩm này): Microsoft Project 9x, 200x Fast Track ManagePro TimeLine MacProject Đặc điểm của các sản phẩm này là: - 68 -
69. Dễ sử dụng đối với những nhà quản lý không chuyên Tin học Phản ảnh tốt việc lập kế hoạch dự án (công việc, thời gian, chi phí tài chính, nhân lực) Còn chưa đáp ứng tốt các yêu cầu khác dối với quản lý: giám sát, điều khiển công việc - Quản lý các dự án mức trung bình: Project Management Workbench SuperProject - Quản lý các dự án lớn, phức tạp Primavera Artimis OpenPlan Lưu ý: Các phần mềm chỉ có thể trợ giúp người quản lý mà không thể quản lý dự án! 4.1.3. Giới thiệu phần mềm MS Project 9x, 2002, 2003 Chức năng: - Lập kế hoạch dự án (Thiết kế hoạch thực hiện dự án): dựa trên các dữ liệu ban đầu về: Các công việc phải làm Ràng buộc đối với mỗi công việc (thời gian, thứ tự thực hiện) Đội ngũ thực hiện dự án Kinh phí cần thiết (tiền lương nhân công) - Xem tình hình thực hiện dự án: Nhiều cách xem (View) khác nhau Trục thời gian: tương đối hay tuyệt đối Các thông tin kèm theo sơ đồ công việc Menu View . Xem theo Lịch (Calendar) . Xem theo lược đồ Gantt . Xem theo lược đồ đường găng (PERT ) . Xem theo tình hình phân bố Người-Việc (Task usage) . Xem tình hình diễn biến thực tế (Tracking Gantt) . Xem chi phí nhân công (Resource Sheet) . Xem tình hình sử dụng nhân lực (Resource usage) - Điều chỉnh kế hoạch làm việc: Thêm, bớt các công việc Tăng, giảm thời gian cho mỗi công việc Bố trí lại nhân sự Tăng, giảm tiền lương - Cập nhật tiến độ công việc - Xem báo cáo (Report): Báo cáo tổng hợp (Overview) Báo cáo theo công việc (Current Activities) Báo cáo tài chính (Cost) Báo cáo giao việc (Assignement) Báo cáo về phân tải công việc (Workload) 4.2. Sơ đồ luồng công việc (WorkFlow) - 69 -