›
›

Giáo trình Tin học văn phòng - Trường Cao đẳng nghề kỹ thuật công nghệ

pdf 91 trang Gia Huy 16/05/2022 3660
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học văn phòng - Trường Cao đẳng nghề kỹ thuật công nghệ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_tin_hoc_van_phong_truong_cao_dang_nghe_ky_thuat_c.pdf

Nội dung text: Giáo trình Tin học văn phòng - Trường Cao đẳng nghề kỹ thuật công nghệ

  1. BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ    GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Hà Nội, năm 2016
  2. BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ    GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN : TIN HỌC VĂN PHÒNG NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRÌNH ĐỘ: SƠ CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: 228A/QĐ-CĐNKTCN-ĐT ngày 02 tháng 08 năm 2016 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng nghề Kỹ thuật Công nghệ) Hà Nội, năm 2016 2
  3. TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. MÃ TÀI LIỆU : MĐ 02 3
  4. LỜI GIỚI THIỆU Trong những năm qua, dạy nghề đã có những bước tiến vượt bậc cả về số lượng và chất lượng, nhằm thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ trên thế giới, lĩnh vực Công nghệ thông tin nói chung và nghề Công nghệ thông tin ở Việt Nam nói riêng đã có những bước phát triển đáng kể. Chương trình khung quốc gia nghề Công nghệ thông tin đã được xây dựng trên cơ sở phân tích nghề, phần kỹ thuật nghề được kết cấu theo các môđun. Mô đun 02: Tin học Văn phòng là mô đun đào tạo nghề được biên soạn theo hình thức tích hợp lý giữa thuyết và thực hành. Trong quá trình thực hiện, nhóm biên soạn đã tham khảo nhiều tài liệu trong và ngoài nước, kết hợp với kinh nghiệm trong thực tế. Mặc dù có rất nhiều cố gắng, nhưng không tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của độc giả để giáo trình được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2016 BAN BIÊN SOẠN 4
  5. MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: 2 LỜI GIỚI THIỆU 4 BÀI 1: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 9 1. GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD 9 2. CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT TÀI LIỆU 10 2.1. Tạo một tài liệu mới và ghi lưu 10 2.2. Mở một tài liệu 11 2.3. Ghi lưu một tài liệu 11 2.4. Đóng tài liệu 11 2.5. Thao tác với chuột và bàn phím 11 2.6. Truy tìm và thay thế trong văn bản 15 3. SOẠN THẢO TÀI LIỆU 15 4. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 19 4.1. Định dạng font chữ 20 5. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 32 Chèn các kí tự đặc biệt 33 5.1 Chèn hình ảnh 34 5.2 Chèn biểu tượng 35 5.3. CÁC HIỆU ỨNG ĐẶC BIỆT 38 BÀI 2: XỬ LÝ BẢNG BIỂU (TABLE) 69 1. CHÈN BẢNG BIỂU VÀO VĂN BẢN : 69 2. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG BIỂU 69 2.1. Các phím dùng để di chuyển trong bảng 69 2.2. Định dạng bảng 70 2.3. Định dạng đường viền và nền cho bảng 71 2.4. Chèn công thức toán học vào bảng 71 3. THAY ĐỔI CẤU TRÚC BẢNG BIỂU 72 BÀI 3: BẢO MẬT VÀ IN ẤN 76 1. BẢO MẬT : 76 2. IN ẤN 76 2.1 Định dạng trang in 76 2.2. Đặt lề cho trang in 77 2.3. In tài liệu 78 3. TRỘN VĂN BẢN 78 3.1. Các khái niệm 78 3.2 Trộn thư 79 BÀI 4 : KỸ THUẬT XỬ LÝ BẢNG TÍNH 85 1 GIỚI THIỆU EXCEL : 85 1.1 Giới thiệu về Excel: 85 1.2. Trình bày các khái niệm: 85 5
  6. 1.3 Mô tả cấu trúc của một bảng tính: 87 2. CÁC LỆNH CƠ BẢN ĐỐI VỚI BẢNG TÍNH 90 2.1 Tạo mới bảng tính 90 2.2 Mở bảng tính đã tạo: 91 2.3 Lưu bảng tính 92 2.4 Kết thúc làm việc với Excel: 93 3. CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT BẢNG TÍNH: 94 3.1. Di chuyển trong bảng tính: 94 3.2 Chọn vùng làm việc: 96 3.3 Chèn ô, dòng và cột trong bảng tính 97 3.5 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng 98 3.6 Sao chép dữ liệu trong bảng tính 99 3.7 Các loại địa chỉ trong Excel 101 4. LAM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL 102 4.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh 102 4.2 Hiệu chỉnh nội dung các ô: 103 4.3 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu 103 5. ĐỊNH DẠNG: 105 5.1 Định dạng chung 105 5.2 Sử dụng Wrap Text 106 5.3 Xoay chữ (Orientation) 106 5.4 Định dạng khung (border) 106 5.5. Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) 107 6. BẢNG VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 108 6.1 Áp dụng định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng 108 6.2.Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách 109 7. SẮP XẾP VÀ LỌC DỮ LIỆU: 109 7.1. Sắp xếp 110 7.2. Lọc dữ liệu 111 BÀI 5: HÀM VÀ TRUY VẤN DỮ LIỆU 116 1 . CÁC KHÁI NIỆM: 116 1.1 Hàm là gì? 116 1.2 Cú pháp chung của hàm (Function) 117 * Các lỗi thông dụng (Formulas errors) 119 2. CÁC HÀM CƠ BẢN THƯỜNG DÙNG: 120 2.1 Hàm xử lý dữ liệu dạng số: 120 2.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi: 124 2.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng ngày tháng: 125 2.4 Hàm thống kê và thống kê có điều kiện 127 2.5. Các hàm Logic 128 2.6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu 129 BÀI 6: ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN 142 1. ĐỒ THỊ : 142 1.1 Đồ thị là gì? 142 6
  7. 1. 2 Các loại đồ thị: 142 1.3. Vẽ đồ thị : 142 1.4. Hiệu chỉnh đồ thị : 145 1.4.4. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị 147 2 . IN ẤN 153 2.1. Hiệu chỉnh trang in 153 2.2 Xem trước trang in 153 2.2.1. Thiết lập thông số cho trang in 153 2.3. In 157 BÀI 7: TỔNG QUAN VỀ POWERPOINT 162 1. GIỚI THIỆU 162 1.1. khởi động và kết thúc làm việc với Office PowerPoint 162 1.2. Màn hình chương trình Office PowerPoint 163 2. LÀM QUEN VỚI PRESENTATION-SLIDE 163 2.1. Các bước thiết kế một tập tin trình diễn đơn giản 163 BÀI 8: HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN 166 1. TẠO HIỆU ỨNG CHO ĐỐI TƯỢNG: 166 1.1. Tạo hiệu ứng nhanh theo mẫu 166 1.2 Tạo hiệu ứng theo tùy chọn của người thiết kế 166 1.3. Thay đổi hiệu ứng của một đối tượng 167 2. TRÌNH DIỄN SLIDE 168 2.1. Cho trình diễn tất cả slide từ đầu đến cuối 168 2.2. Cho trình diễn từ slide hiện tại 169 2.3. Cho trình diễn một đoạn slide bất kỳ 169 2.4. Ẩn/ hiện slide 169 TÀI LIỆU THAM KHẢO 171 7
  8. GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: Tin học văn phòng Mã mô đun: MĐ 02 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun : - Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi học viên học xong MĐ Điện tử cơ bản và máy tính - Tính chất: Là mô đun kỹ thuật cơ sở nghề. - Ý nghĩa và vai trò của mô đun: Đây là mô đun đào tạo chuyên môn nghề, cung cấp cho học viên các kỹ năng cơ bản nhất của nghề Quản trị mạng máy tính. Mục tiêu của mô đun: - Về kiến thức: + Nắm được các cách soạn thảo các văn bản theo đúng tiêu chuẩn, quy cách trình bày văn bản - Về kỹ năng + Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word) để tạo các tài liệu đạt tiêu chuẩn văn phòng. + Sử dụng thành thạo phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ + Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint) để tạo lập, trình diễn báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Nhanh nhẹn, linh hoạt trong thao tác soạn thảo văn bảng, bảng tính. + Tự học, sáng tạo để bình tĩnh khi thuyết trình với sự hỗ trợ của phần mềm máy tính Nội dung của mô đun: Thời gian Số Tên các bài trong mô đun Tổng Lý Thực Kiểm TT số thuyết hành tra* 1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản 15 2 13 2 Xử lý bảng biểu (Table) 5 2 2 1 3 Bảo mật và In ấn 5 1 4 4 Kỹ thuật xử lý bảng tính. 5 1 4 5 Hàm và Truy vấn dữ liệu 25 3 21 1 6 Đồ thị và In ấn 5 1 4 7 Tổng quan Powerpoint 5 1 4 8 Hiệu ứng và Trình diễn 10 3 6 1 Cộng 75 15 57 3 8
  9. BÀI 1: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã bài: MĐ 02.1 Giới thiệu: Bộ Microsoft Office 2003 người sử dụng quen thuộc với thanh menu chuẩn nằm ở phía trên cửa sổ thì Microsoft Word 2010 sử dụng thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biệt trên menu. Ngoài những tính năng cơ bản, phần mềm soạn thảo văn bản còn cung cấp cho người sử dụng những tính năng giúp người sử dụng có thể giao tiếp với các trình ứng dụng khác. Mục tiêu: - Trình bày được trình soạn thảo văn bản - Nắm được các thao tác căn bản trên một tài liệu - Sử dụng được các đối tượng và hiệu ứng để trình bày văn bản - Nắm được các cách thức định dạng văn bản - Nhanh nhẹn trong thao tác gõ văn bản. - Thích thú vớ những tiện ích hỗ trợ soạn thảo văn bản nhanh. Nội dung chính: 1. Giới thiệu Microsoft Word Mục tiêu: - Giới thiệu giao diện, chức năng các tab trên thanh menu Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab trên menu, không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ 2003 Hình 3.1: Menu Ribbon trên Word 2010 Thanh Ribbon có 3 thành phần căn bản: 1. Tab (thẻ) có 8 Tab cơ bản nằm ngang phía trên, mỗi Tab đại diện cho một vùng hoạt động. 2. Group (nhóm) mỗi Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tượng có liên quan mật thiết với nhau. 3. Command (lệnh) mỗi Command có thể là một nút, một vùng để nhập nội dung hoặc một Menu (trình đơn). Mọi thứ trên một Tab đều được lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động của người dùng. Ví dụ Tab Home chứa những lệnh có tần suất sử dụng nhiều nhất chẳng hạn như các lệnh trong nhóm Font để định dạng văn bản như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v 9
  10. 2. Các thao tác căn bản trên một tài liệu Mục tiêu: - Trình bày các thao tác cơ bản tạo mới, mở, kết thúc văn bản - Trình bày các thao tác với chuột và bàn phím 2.1. Tạo một tài liệu mới và ghi lưu Thông thường sau khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện. Đó là tài liệu mới mà Word tự động tạo ra. Tạo mới gồm các cách sau đây: + Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document. + Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New. Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn. Hình 3.2 : Tạo mới văn bản Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC quen thuộc. Với định dạng này, không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, chọn Word 97-2003 Document). Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, chọn Word 97- 2003 Document (*.doc). Nhấn OK. 10
  11. Hình 3.3: Định dạng văn bản 2.2. Mở một tài liệu Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Chúng ta cũng có thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open. Hình 3.4: Mở văn bản tạo sẵn 2.3. Ghi lưu một tài liệu Để ghi tài liệu lên đĩa có các cách sau: + Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save. + Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S 2.4. Đóng tài liệu Khi không làm việc với Word, thực hiện một trong các cách sau: + Mở mục chọn File / Exit + Mở mục chọn File / Close + Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 2.5. Thao tác với chuột và bàn phím 2.5.1. Thao tác với chuột 2.5.1.1. Sao chép dạng văn bản Dùng Format Painter (nút hình cây cọ trên thanh công cụ Standard). Chúng ta có thể dùng để sao chép dạng từ một đoạn văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn văn bản khác. 11
  12. Cách dùng: + Đánh khối văn bản có dạng cần chép + Bấm một lần vào nút Format Painter (nếu muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác) hoặc bấm đúp nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn bản khác). + Để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì đánh khối chúng là xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức năng này nếu bấm đúp nút Format Painter). 2.5.1.2. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table Trong một table, nếu muốn chép thêm hay di chuyển một hay nhiều dòng hoặc cột thì có thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau: chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di chuyển, kéo khối đã chọn (nếu sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl) đặt tại vị trí mong muốn. 2.5.1.3. Sao chép hoặc di chuyển văn bản Sao chép: . Chọn khối muốn sao chép . Chọn HOME → Clipboard→ Copy . Di chuyển con trỏ đến điểm cần chèn . Chọn HOME → Clipboard→ Paste Di chuyển: . Chọn khối muốn sao chép . Chọn HOME → Clipboard→ Cut . Di chuyển con trỏ đến điểm cần chèn . Chọn HOME → Clipboard→ Paste 2.5.1.4. Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu . Chọn VIEW → Zoom → Nút Zoom Hình 3.5: Hộp thoại phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu . Chọn Zoom trong hộp thoại 12
  13. 2.5.1.5. Đánh khối toàn bộ tài liệu Thực hiện một trong các cách sau: + Chọn HOME→Editing→Select All + Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A + Đưa chuột về lề trái văn bản (mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải) và bấm nhanh 3 lần chọn toàn bộ tài liệu. 2.5.2. Thao tác với bàn phím Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím: Các phím di chuyển con trỏ: Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng. Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng. Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự. Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự. Các phím xoá ký tự: Phím Delete: Xoá ký tự tại vị trí con trỏ (bên phải con trỏ). Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ. Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự. Các phím điều khiển: Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ. Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ. Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình. Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. Một số thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng Ctrl+1: Giãn dòng đơn (1) Ctrl+2:Giãn dòng đôi (2) Ctrl+5: Giãn dòng 1,5 Ctrl+0: (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn Ctrl+Shift+F: Thay đổi phông chữ 13
  14. Ctrl+Shift+P: Thay đổi cỡ chữ Ctrl+D: Mở hộp thoại định dạng font chữ Ctrl+B: Bật/tắt chữ đậm Ctrl+I: Bật/tắt chữ nghiêng Ctrl+U: Bật/tắt chữ gạch chân đơn Ctrl+A: Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file Ctrl+F: Tìm kiếm k tự Ctrl+G (hoặcF5): Nhảy đến trang số Ctrl+H: Tìm kiếm và thay thế ký tự Ctrl+]: Tăng 1 cỡ chữ Ctrl+[: Giảm 1 cỡ chữ Ctrl+W: Đóng file Ctrl+Shift+>: Tăng 2 cỡ chữ Ctrl+Shift+<: Giảm 2 cỡ chữ Ctrl+F2: Xem hình ảnh nội dung file trước khi in Alt+Shift+S: Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window Ctrl+enter: Ngắt trang Ctrl+Home: Về đầu file Ctrl+End: Về cuối file Alt+Tab: Chuyển đổi cửa sổ làm việc 2.5.3 Chọn khối và thao tác trên khối Chọn khối: Thực hiện các cách sau: + Nhắp chuột từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn + Nhắp chuột để đặt con trỏ text ở điểm đầu, giữ Shift và nhắp chuột ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn + Dùng phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đầu Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn Sao chép, di chuyển: Lệnh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa Cut Chuyển đoạn văn bản đã chọn Ctrl + X vào bộ nhớ Clipboard Copy Ctrl + C Chép đoạn văn bản đã chọn vào bộ 14
  15. nhớ Clipboard Ctrl + V Dán đoạn văn bản có trong Paste Clipboard vào vị trí con trỏ text Đánh dấu chọn đoạn văn bản - Vào menu HOME → Clipboard chọn Copy hoặc Cut - Đặt con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste Xóa khối - Chọn đoạn văn bản cần xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím 2.6. Truy tìm và thay thế trong văn bản Truy tìm: Thực hiện các cách sau + Chọn HOME → Editing → chọn Find + Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F xuất hiện hộp thoại Gõ từ cần tìm Kết quả tìm kiếm Hình 3.6: Hộp thoại tìm kiếm Thay thế: + Chọn HOME → Editing → chọn Replace xuất hiện hộp thoại: Gõ từ cần tìm Gõ từ cần thay thế Hình 3.7: Hộp thoại thay thế 3. Soạn thảo tài liệu 3.1 Bộ gõ tiếng Việt Cách gõ Tiếng Việt: Có rất nhiều cách gõ Tiếng Việt trong môi trường Windows. Sau đây là 2 cách gõ thông dụng nhất: - Kiểu gõ Telex: aa â s dấu sắc 15
  16. aw ă f dấu huyền dd đ r dấu hỏi ee ê x dấu ngã oo ô j dấu nặng ow,] ơ z hủy dấu w,uw,] ư Lặp dấu: ddd dd [[ [ ooo oo ]] ] eee ee Ví dụ: Gõ dòng chữ: Nước chảy đá mòn bằng dãy các phím sau: Nwowcs chayr ddas monf hoặc N][cs chary ddas mofn - Kiểu VNI: Phím số số 1 = Dấu sắc Phím số số 2 = Dấu huyền Phím số số 3 = Dấu hỏi Phím số số 4 = Dấu ngã Phím số số 5 = Dấu nặng Phím số số 6 = Dấu mũ của chữ â, ê và ô Phím số số 7 = Dấu râu của chữ ơ và ư Phím số số 8 = Dấu mũ của chữ ă Phím số số 9 = Dấu gạch ngang của chữ đ Phím số số 0= Hủy dấu (xóa dấu) Ví dụ: Gõ dòng chữ: Nước chảy đá mòn bằng dãy các phím sau: Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n hoặc Nu7o7c1 chay3 d9a1 mon2 3.2 Bộ font tiếng Việt và font Unicode Bảng mã và Font chữ Tiếng Việt: Để gõ được Tiếng Việt, ngoài kiểu gõ, thì còn cần phải có sự tương thích giữa Bảng mã và Font chữ. Hiện nay có rất nhiều Bảng mã dùng để gõ tiếng Việt. Tuy nhiên thông dụng nhất vẫn là các Bảng mã sau đây: Bảng mã TCVN3 - 5712: Là loại font 1 Byte được dùng hầu hết tại các tỉnh khu vực phía Bắc và Hà nội. Font này tuân thủ theo bảng mã chuẩn quốc gia TCVN 5712 được phát hành năm 1993 và được khuyến cáo dùng trong khối cơ quan nhà nước. Font chữ soạn thảo cho bảng mã TCVN3 có 2 loại: - Font soạn thảo chữ thường có dạng: .Vn Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTime, .VnArial, 16
  17. - Font soạn thảo chữ hoa có dạng: .Vn H Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTimeH, .VnArialH, Bảng mã VNI: Font VNI do công ty Vietnam International (USA) phát triển, là font chữ 2 byte thường được sử dụng trong khu vực phía Nam và ở nước ngoài. Font chữ soạn thảo cho bảng mã VNI có dạng: VNI- Ví dụ: Các Font chữ như: VNI-Times, VNI-Univer, VNI-Vari, Bảng mã Vietware_X: Là loại Font chữ 2 Byte. Font chữ soạn thảo cho bảng mã Vietware_X có dạng: VN Ví dụ: Các Font chữ như: VNtimes new roman, VNarial, VNrenfrew, Bảng mã Unicode: Là loại Font chữ 1 Byte. Rất thông dụng hiện nay, và đang là Font chuẩn trên các trang Web tiếng Việt. Font chữ dành cho bảng mã này: Times new roman, Tahoma, Verdana, Sử dụng bộ gõ Unikey trong soạn thảo: Để sử dụng bộ gõ này cần tiến hành như sau: - Khởi động Unikey (Nếu bộ gõ chưa khởi động). - Nhấp phải chuột vào biểu tượng Unikey trên Taskbar, chọn mục “Hiện cửa sổ Unikey” (Unikey Panel). Màn hình Unikey có dạng: Hình 3.8: Giao diện Unikey o Trong mục “Kiểu gõ”, chọn kiểu gõ (Telex/VNI); chọn kiểu bỏ dấu o Trong mục “Bảng mã”, chọn bảng mã cần dùng. o Trong mục “Mở rộng”, dùng bật/tắt các chức năng tùy chọn . Bài tập 1: Tìm hiểu về Microsoft Yêu cầu: - Khởi động Microsoft Word: Quan sát, di chuyển qua các tab trên thanh 17
  18. Ribbon -> kích vào Office Button và chọn Word Options -> để thiết lập một số thông số như: đơn vị đo, hiển thị khung, đặt mặc định lưu tài liệu ở định dạng Word 97-2003, - Tạo một tệp mới, không cần soạn thảo nội dung hãy o Ghi văn bản với tên “Vidu_1”: theo định dạng Word 97-2003 o Sử dụng hộp thoại “Save As” lưu file này sang định dạng Word 2007 (docx) - Quan sát và thử thay đổi các cách hiển thị, di chuyển tài liệu Bài 2: Tìm kiếm và thay thế - Tìm kiếm các từ “Microsoft” trong đoạn văn bản đã soạn ở Bài 1 b) - Thay thế từ “Microsoft” bằng “MS” Bài tập thực hành của học viên Kiến thức: Câu 1: Các tổ hợp phím sau có tác dụng gì ? Ctrl - I Ctrl - P Ctrl - L Ctrl - F Ctrl - V Alt - F4 Ctrl - B Ctrl - N Ctrl - G Ctrl - S Câu 2: Trình bày cách sao chép và di chuyển khối văn bản? Câu 3: Trình bày kiểu gõ Telex trong tiếng việt ? Kỹ năng: BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 1 YÊU CẦU : - Gõ và trình bày văn bản theo mẫu sau va lưu lại với tên TH01.DOC - Sao chép khổ thơ thứ hai xuống dưới khổ thơ thứ ba - Di chuyển tên tác giả dưới tiêu đề - Thay thế từ “ta” thành từ “anh” - Tìm từ “sơn ” trong đoạn thơ trên Hướng dẫn thực hành 1. - Mở file mới:File/New/Blank document - Gõ bài thơ theo mẫu - Chọn thẻ File/Save hay CTRL+ S để lưu bài thơ tên TH01.doc 18
  19. 2. Sao chép: Đánh khối khổ thơ thứ hai;chọn Home/Copy hoặc Ctrl+C; sau đó chuyển điểm chèn xuống dưới khổ thơ thứ ba rồi chọn home/paste hoặc ctrl+v 3. Di chuyển tên tác giả: Thao tác như trên nhưng chọn home/cut 4. Chọn Home→ Editing → chọn Replace thay thế từ “ta” thành từ “anh” 5. Chọn Home → Editing → chọn Find hoặc CTRL+F ĐÔI MẮT NGƯỜI SƠN TÂY Em ở thành sơn chạy giặc về Ta từ chinh chiến cũng ra đi Cách biệt bao ngày quê Bất Bạt Chiều xanh không thấy bóng Ba Vì Vầng trán em mang trời quê hương Mắt em dìu dịu buồn Tây Phương Ta nhớ xứ đoài mây trắng lắm Em có bao giờ em em nhớ thương? Đôi mắt sơn tây U uẩn nhiều lưu lạc Buồn viễn xứ khôn khuây Ta gửi niềm nhớ thương Em mang giùm ta nhé Ngày trở lại quê hương Đường hoa khô ráo lệ Bao giờ ta gặp em lần nữa Ngày ấy thanh bình rộn tiếng ca Đã hết sắc màu chinh chiến cũ Còn có bao giờ em nhớ ta? Lưu Trọng Lư 4. Định dạng văn bản Mục tiêu: 19
  20. - Giúp sinh viên định dạng văn bản thành thạo: định dạng chữ, canh lề văn bản, khoảng cách các đoạn, định dạng cột, số thứ tự tự động, thẻ tab, khung nền, đánh số trang cho văn bản. - Thao tác thành thạo định dạng trang văn bản: định dạng lề, hướng trang văn bản, chèn một trang trống , chèn trang bìa, cách ngắt trang. 4.1. Định dạng font chữ Định dạng chữ: Chọn đọan văn bản muốn định dạng, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini. Cỡ chữ Font chữ In đậm Màu chữ In nghiêng Gạch dưới 4.2 Định dạng đoạn (paragragh) văn bản Căn lề đoạn văn: Để căn lề cho đoạn văn thực hiện các bước sau: - Bước 1: Chọn 1 đoạn văn hoặc các đoạn văn cần căn lề - Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn nút Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify để canh đều hai bên. Định dạng khoảng cách các đoạn văn: Để định dạng khoảng cách cho đoạn văn thực hiện các bước sau: - Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. - Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing. - Bước 3: Chọn khoảng cách muốn, chẳng hạn 2.0 Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ: - Single (dòng đơn). Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đơn - 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn. - Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn. 20
  21. - At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng. - Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó tăng hoặc giảm cỡ chữ. - Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà ta chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn. Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách này không có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách cần định dạng. Hình 4.1: Hộp thoại định dạng đoạn văn bản Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn Thực hiện các bước sau - Bước 1: Nhấn chuột vào đoạn mà ta muốn thụt lề dòng đầu tiên. - Bước 2: Trong thẻ Home, nhấn vào nút mũi tên góc dưới bên phải của nhóm Paragraph. - Bước 3: Ở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. Tại mục Special, ta chọn First line. Tại mục By, chọn khoảng cách thụt vào. Nhấn OK. 21
  22. Hình 4.2: Lựa chọn các thông số định dạng lề đặc biệt 22
  23. Định dạng cột, tab, Numbering  Định dạng cột: Cách 1: Gõ văn bản trước, chia cột sau: - Bước 1: Nhập văn bản, hết đoạn nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đã gõ hết nội dung văn bản, nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một khoảng trắng. - Bước 2: Bôi đen nội dung cần chọn (không bôi đen dòng trắng ở trên), tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định. Hình 4.3: Chọn mẫu cột mặc định Nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoại: + Presets : các mẫu chia cột + One – Two – Three : Các cột có độ rộng bằng nhau + Left – Right : Các cột có độ rộng khác nhau + Number of Columns : Số cột (nếu muốn số cột chữ >3) + Line Between : Đường kẻ giữa các cột + Width and Spacing : Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách Hình 4.4: Hộp thoại Column + Equal column width: Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu nhắp chọn vào ô vuông phía trước Cách 2: chia cột trước, gõ văn bản sau 23
  24. - Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định - Nhập văn bản vào. - Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup chọn Breaks, Column Break: để ngắt cột khi muốn sang các cột còn lại. Hình 4.5: Ngắt cột  Định dạng tab: Hiển thị thước ngang trên đầu tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc. Chọn tab bằng cách lần lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, Kích chuột đến khi xuất hiện loại Tab cần dùng Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn văn bản chạy sang phải khi nhập liệu Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn văn bản. Đoạn văn bản sẽ nằm giữa vị trí đặt tab. Tab phải: Nằ m ở bên phải cuối đoạn văn bản. Nhập liệu, đoạn văn bản sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab. Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí. Bar Tab: Chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab.  Định dạng Numbering: 24
  25. Số thứ tự tự động cho phép định dạng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấu chấm tròn). Chọn HOME →Paragraph Các danh sách Bullet có các dấu chấn tròn Danh sách các Number có các số và danh sách các Ountline là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách. Hình 4.6: Bulleted and Numbered  Định dạng khung và làm nền: Để dễ dàng cho việc tạo nền và đóng khung cho văn bản, ta nên gõ văn bản xong rồi mới thực hịên. Quét chọn văn bản chọn HOME→Paragraph→ chọn → Border and Shading, hộp thoại hiển thị với 3 thẻ sau: Border: Các định dạng về đường kẻ khung: + None: không đóng khung + Box: đóng khung với kiểu đường được chọn ở mục Stype + Shadow: đóng khung có viền bóng với kiểu đường chọn ở mục Stype + 3- D: đóng khung với hiệu ứng không gian 3 chiều với kiểu đường Hình 4.7: Định dạng khung và làm nền chọn ở mục Stype + Custom: tuỳ chọn kiểu đường khung, có thể Nhấp chọn cho từng đường trên từng cạnh Stype khác nhau và Nhấp chỉ định tương ứng ở mục Preview + Color và Width: chọn màu và độ rộng cho đường kẻ khung Thẻ Page Border: Tương tự như áp dụng cho kẻ khung câu văn nhưng the này áp dụng cho cả trang vản bản. Đặc biệt mục Art liệt kê các kiểu đường viền cho cả trang theo các mẫu được thiết kế sẵn. Thẻ Shading: Chọn kiểu tô nền cho câu văn chọn. Các mục gồm: + Fill: chọn màu tô cho câu văn, ngầm định no Fill không tô nền + No Fill: huỷ chọn việc tô nền 25
  26. + Stype: chọn kiểu tô nền + Color: chọn màu tô, ta có thể Nhấp More Color để tự pha trôn màu tô. Thẻ Shading: Fill: Kích chuột chọn một màu làm màu nền từ bảng màu Patterns: Chọn nét hoa văn làm nền +Stype: Chọn lựa kiểu hoa văn +Color: Chọn màu cho nét hoa văn Hình 4.8: Định dạng khung và làm nền (thẻ Shading) Drop Cap (Tạo chữ hoa thụt cấp) Tạo một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) Microsoft Word có tính năng tạo chữ nhấn manh gọi là Drop Cap. Đó là chữ cái đầu câu được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao. Chọn Insert → nhóm Text → chọn lệnh Drop Cap Có 2 chế độ: 1. Dropped cap. 2. In-margin dropped cap. Để có thể tùy biến chữ cái nhấn mạnh này, nhấn chuột lên lệnh Drop Cap Options trên menu của Drop Cap. Trên hộp thọai Drop Cap, có thể chọn vị trí của chữ nhấn mạnh, font chữ, số dòng thả xuống và khoảng cách từ chữ nhấn mạnh tới văn bản. Nhấn OK để hoàn tất. Sau này, nếu không muốn nhấn mạnh kiểu Drop Cap, vào lại màn hình Drop Cap và chọn lệnh None. 26
  27. Hình 4.9: Tạo chữ Drop Cap  Đối với văn bản vừa trình bày chia cột, vừa có tạo chữ Drop Cap, cần chú ý: Nếu tạo: Chia cột trước, tạo chữ Drop sau. Nếu hủy: Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột sau. Watermark (Nền bảo vệ văn bản) Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hi n ngay sau văn bản trong tài liệu. Để chèn một hình mờ: - Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon - Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background - Nhấp chọn Watermark cần chọn hoặc Chọn Custom Watermark và tạo một hình Hình 4.10: Hình bảo vệ văn bản mờ riêng. - Để bỏ một hình mờ, thực hiện các bước như trên nhưng chọn Remove Watermark. Tạo tiêu đề trên và dưới (Header và Footer) Các văn bản như giáo trình dạy học, tài liệu, chuyên đề, báo cáo, v.v thường phải có các thông tin mang tính hướng dẫn, xuất xứ như: Tên chuyên đề, người thực hiện, số 27
  28. trang, người hướng dẫn, v.v Các thông tin này thường được đặt ở đầu trang và chân trang (Header and Footer). Tại thẻ Insert → nhóm Header & Footer, nhấn nút Header hay Footer. Hình 4.11: Hình tạo Header & Footer - Menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cần chọn. - Nhập nội dung cho Header hay Footer đó. - Nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu. 28
  29. Đánh số thứ tự cho trang văn bản  Chèn số trang vào văn bản Hình 4.12: Đánh số trang văn bản - Chọn thẻ Insert → nhóm Header & Footer, nhấn nút Page Number - Trong menu xuất hiện, trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer)  Thay đổi dạng số trang - Nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi cần đặt số trang. - Tại thẻ Design, nhấn Header & Footer, nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers. + Number format: Chọn dạng số thứ tự + Include Chapter Number: Số trang được kèm với số chương + Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đó + Start at: Số trang được bắt đầu từ số + Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đó nhấn OK.  Xóa số trang đã đánh Thẻ Insert, nhấn Header & Footer, nhấn nút Page Number, sau đó chọn Remove Page Numbers ở cuối menu.  Định dạng trang văn bản  Chỉnh sửa lề trang: + Chọn tab Page Layout → Page Setup, Nhấp chọn Margins  Chọn Default Margin, hoặc  Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoại 29
  30. 4.13: Định lề trang  Định hướng lề trang, Nhấp thước hay cột của trang:  Chọn thẻ Page Layout → nhóm Page Setup, Chọn Orientation, Size hay Columns  Chọn kiểu thích hợp. Hình 4.14: Định hướng trang Áp dụng đường viền trang và màu sắc 30
  31. Chọn tab Page Layout → nhóm Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp dụng cho trang hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang. Hình 4.15 Tạo viền trang và màu sắc  Tạo một ngắt trang Để chèn một ngắt trang: Chọn tab Page Layout → Page Setup, chọn menu Breaks, chọn Page Break. Hình 4.16: Tạo ngắt trang  Chèn một Trang bìa Để chèn một trang bìa: Chọn tab Insert → nhóm Pages, chọn nút Cover Page , chọn một kiểu trang bìa. 31
  32.  Chèn một trang trống Để chèn một trang trống: Chọn tab Insert → nhóm Page, chọn nút Blank Page. Hình 4.18: Chèn trang trống Bài tập: 1/Gõ đoạn văn bản sau: PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN ord là cách nói ngắn gọn của từ Soạn thảo văn bản là công việc rất Wordprocessor (phần mềm xử lý văn thường gặp trong văn bản và là công Wbản). Quá trình xử lý văn bản gồm việc rất nhàm chán khi người ta còn hai giai đoạn chính: Soạn thảo (Editing) dùng máy đánh chữ (typewrite) để thực xử lý (Processing) hiện. Yêu cầu: - Chia cột cho văn bản - Tạo Drop cap - Tạo khung cho văn bản - Định dạng khổ giấy A4 2/ Hãy định dạng trang bìa sau: 5. Chèn các đối tượng vào văn bản Mục tiêu: 32
  33. - Giúp sinh viên biết cách chèn các đối tượng vào văn bản: chèn kí tự đặc biệt, chèn hình ảnh, lưu đồ - Biết cách vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ - Áp dụng biểu thức toán học vào văn bản Chèn các kí tự đặc biệt Để chèn các kí hiệu ta có thể chọn các font, cỡ, kiểu, màu v.v Ví dụ một số ký hiệu trong bộ font Winding:     + Để chèn ta đặt con trỏ vào nơi muốn chèn ký hiệu + Chọn thẻ Insert → nhóm Symbols, Chọn nút Symbol + Chọn ký hiệu phù hợp hoặc More Symbols hộp thoại sau xuất hiện : Hình 4.19: Chèn kí tự đặc biệt + Tiếp theo ta chọn ký hiệu tại mục Font. Thông thường, các ký hiệu phổ biến nằm ở các bộ font: Winding, Webding + Chọn ký hiệu cần chèn, Nhấp chọn nút lệnh Insert. Thực hiện xong Close. Với các ký hiệu thường xuyên sử dụng, ta có thể gán cho mỗi ký hiệu là một kí tự hoặc một từ, tổ hợp phím tắt nào đó để tiện dùng.  Gán ký hiệu cho một từ: Trong hộp Symbol, ta Nhấp ký hiệu cần tạo từ viết tắt, chọn nút lênh AutoCorrect , Tiếp theo tại mục Replace gõ từ thay thế, xong Nhấp Ok và Close. Ví dụ: ta thường xuyên hay dùng ký hiệu , vậy ta gán cho ký hiệu này là từ “sach”. Như vậy khi gõ “sach” và ấn nút Space thì kí hiệu  sẽ được thay thế cho từ sách.  Gán tổ hợp phím tắt cho ký hiệu:Trong hộp Symbol, ta Nhấp ký hiệu cần tạo từ viết tắt, chọn nút lệnh Shotcut Key 33
  34. Hình 4.20: Gán ký hiệu  Tiếp theo tại mục Press new shortcut key, ta ấn tổ hợp phím tắt phù hợp (được kết hợp với phím Ctrl , Alt hoặc cả Ctrl- Alt phía trước, ví dụ Ctrl-T)  Nhấp Assign để chuyển vào danh sách các phím tắt (Current key) ấn Close. Ví dụ ta thường xuyên dùng ký hiệu , ta gán tổ hợp phím tắt là Ctrl-T, ấn ‘Ctrl- T’ thì ký hiệu sẽ hiển thị. 5.1 Chèn hình ảnh Để thực hiện chèn hình vào văn bản tại vị trí con trỏ nháy của văn bản, ta thực hiện các bước sau: + Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh + Chọn thẻ Insert → Chọn nút Clip Art + Hộp thoại xuất hiện và có thể tìm hình mẫu + Nhấp chuột vào nút Go nếu không thấy hình, xuất hiện ngay trong vùng danh sách hình. + Nhấp chuột vào ngay hình cân chèn từ vùng danh sách hình ảnh, ảnh sẽ xuất hiện trong văn bản ngay tại vị trí con trỏ. Hình 4.21: Chèn ClipArt 34
  35. 5.2 Chèn biểu tượng  Để chèn một hình : + Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn + Chọn tab Insert → Chọn nút Picture + Duyệt qua hình ảnh muốn chèn và chọn ảnh. + Chọn Insert Hình 4.22: Chèn hình  Định dạng hình Để định dạng hình ảnh ta Nhấp phải, chọn lệnh Format Picture hộp thoại sẽ xuất hiện, Nhấp chọn thẻ Layout - In line with text: hình ảnh xếp nối tiếp theo văn bản tại vị trí đặt trỏ lúc chèn ảnh. - Square: Đặt đối tượng nằm vào một khung vuông bao quanh bởi văn bản. - Tight: Đối tượng được văn bản bao quanh theo biên đối tượng. - Behind Text: Đối tượng nằm bên dưới lớp văn bản. Tùy chọn này thường được dung để đặt ảnh làm nền hoặc ảnh lớn cho văn bản. - In front of text: Đặt đối tượng nằm trên lớp văn bản, che khuất văn bản nơi đối tượng được đặt. Hình 4.23: Định dạng hình Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ Smart Art là tập hợp các loại đồ họa có thể sử dụng để tổ chức thông tin trong tài liệu. Để chèn SmartArt: 35
  36. + Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn minh họa hay hình ảnh + Chọn tab Insert → Chọn nút SmartArt + Chọn vào SmartArt muốn chèn Hình 4.24: Chèn SmartArt + Chọn mũi tên phía bên trái để chèn văn bản hoặc gõ văn bản trong đồ họa. Để hiệu chỉnh SmartArt, chọn Tab Design và các nhóm liên quan: Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ Biểu đồ là một dạng thể hiện bằng hình ảnh các số liệu của một bảng tính. Tại thẻ Insert → nhóm Illustrator, nhấn vào Chart Xuất hiện cửa sổ chọn kiểu biểu đồ Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc sửa nội dung bảng dữ liệu trực tiếp trên bảng dữ liệu Data Sheet của màn hình Excel. Hình 4.25: Chèn biểu đồ Đóng chương trình Excel, biểu đồ lưu lại trên màn hình Word Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học 36
  37. Word 2010 cho phép chèn các công thức toán học. Để xem công cụ toán học: + Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn công thức toán học + Chọn thẻ Insert → trên nhóm Symbols, Chọn nút E Chọn công thức toán học phù hợp hoặc Chọn Insert New Equation Hình 4.26: Chèn công thức toán học Để chỉnh sửa công thức toán học: Nhấp chọn công thức và thẻ Design sẽ xuất hiên trên vùng Ribbon Hình 4.27: Thanh công cụ chèn công thức toán học 37
  38. 5.3. Các hiệu ứng đặc biệt * Hiệu ứng Text Effect + Lựa chọn đoạn văn bản cần áp dụng hiệu ứng + Nhấp chuột vào biểu tượng của Text Effect trên thanh công tại thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép lựa chọn các hiệu ứng cần áp dụng Hình 4.28 Hiệu ứng Text Effect Bài tập và sản phẩm thực hành số 2 Kiến thức: Câu 1: Trình bày cách định dạng đoạn văn bản? Câu 2: Trình bày cách chia cột, chèn hình ảnh, chèn các kí tự đặc biệt trong văn bản? Câu 3: Trình bày các bước tạo chữ nghệ thuật, tạo Drop cap ? Kỹ năng: BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 2 YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản theo mẫu sau va lưu lại với tên TH02.DOC Hướng dẫn thực hành 1. Gõ văn bản : - Font chung cho toàn bộ văn bản là Font : VN time new roman ; size : 14 - Dòng tiêu đề : Font : VN time new roman ; size : 14, canh giữa Dòng 1 : Chữ in hoa ; Dòng 2 : in đậm (BOLD) Dòng 3: in nghiêng (Italic) ;Dòng 4 : Chèn Ký tự đặc biệt : insert / symbol Dòng 5 : Font : Vntoronto ; size : 20 ; style : Bold ; in hoa - Văn bản: Trình bày theo mẫu với lề first line = 0.5 inches, canh dữ liệu: justify 2. Lưu văn bản lại với tên TH02.DOC TRƯỜNG CAO ÐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tổ 27 thị trấn Đông Anh Hà Nội 0913393834 - 0983393834 38
  39. THƯ NGÕ Kính gởi : Các chúng ta học viên Trong suốt thời gian vừa qua, KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN đã đào tạo được nhiều lớp Tin học ngắn hạn với chất lượng cao. Đặt biệt, Khoa ngày một chú trọng nhiều đến điều kiện học tập về mặt lý thuyết cũng như thực hành bằng các phương tiện hiện đại; tạo cho học viên dễ nắm bắt được nội dung bài học. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Khoa CNTT Trường Cao Ðẳng Nghề Kỹ Thuật Công Nghệ mong muốn nhận được những góp ý của các chúng ta nhằm giúp Khoa phát triển và phục vụ ngày càng tốt hơn đối với các chúng ta. Trân trọng kính chào. Đông Anh, Ngày Tháng Năm 2021 TRƯỞNG KHOA CNTT (Ký tên) M ata Zura Yamato Okina Wakabi mộng bao lâu tôi sẽ trở thành một kiếm sĩ vô làm một kiếm khách vô địch, nhưng mỗi địch lần đấu với cha đều bị cha đánh bại, và - Mười năm phải nghe lời phê bình của cha là thân - Thưa đại sư, cha tôi đã già tôi muốn pháp quá chậm chạp. rút ngắn thời gian để còn trở về chăm sóc Nỗi buồn bực cứ trút xuống tâm trí người. Tôi nguyện hầu hạ đại sư cần mẫn Mata Zura Yamato Okina Wakabi nhưng gấp hai thì thời gian thành tài là bao lâu ? chàng vẫn nuôi chí trở thành một kiếm sỉ - Ba mươi năm !Hoka Suzu Iwa đại danh. Masaki Banzo Ladori bình tỉnh đáp. Một ngày kia Mata Zura Yamato Sao lại như thế được, thưa đại sư ? Okina Wakabi xin phép cha để theo học Mata Zura Yamato Okina Wakabi kinh Hoka Suzu Iwa Masaki Banzo Ladori - ngạc hỏi. một kiếm sư đại tài, và chàng được cha (Vị kiếm sư Hoka Suzu Iwa Masaki chấp nhận. Banzo Ladori vẫn trầm mặc) Mata Zura Yamato Okina Wakabi - Nếu tôi xả thân phụng sự đại sư đến bái kiến Hoka Suzu Iwa Masaki không ngơi nghỉ chút nào thì bao lâu có Banzo Ladori : thể thành đạt kiếm pháp ? - Thưa đại sư, nếu toi sớm hôm ở - Bảy mươi năm ! cạnh đại sư không phút xa lìathi trong 39
  40. Mata Zura Yamato Okina Wakabi - "Dục tốc bất đạt", người hấp tấp mồm há hốc, vô cùng tuyệt vọng, ha làm việc gì cũng khó thành công. chân chàng muốn khuỵu trông thật đáng Mata Zura Yamato Okina Wakabi thương. phần nào hiểu được điều ấy. Chàng quyết Kiếm sư Hoka Suzu Iwa Masaki tâm ở lại với đại sư Hoka Suzu Iwa Banzo Ladori ôn tồn giải thích cho Mata Masaki Banzo Ladori Zura Yamato Okina Wakabi nghe : Theo sổ tay võ thuật, TP Hồ Chí Minh Bài tập và sản phẩm thực hành số 3 Kiến thức: Câu 1: Trình bày cách định dạng hình ảnh và công dụng của các thẻ Color and Line, Size, Layout trong hộp thoại Format Picture? Câu 2: Trình bày cách đánh số thứ tự cho trang văn bản? Câu 3: Trình bày công dụng thẻ Page Layout? 40
  41. BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 3 YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản sau va lưu lại với tên TH03A.DOC HƯỚNG dẫn thực hành 1. Gõ văn bản :  Dùng font chữ chung là font : Times new roman ; size : 12  Dòng tiêu đề : dùng font : Times new roman ; size : 26, Canh giữa - Tạo đường viền shadow bằng lệnh format / borders and shading - và kéo left indent và right indent thụt vào mỗi bên 1.5  Tên tác giả : font : Vnbanff ; size : 16, Canh phải  NÊN nhấp chọn nút hoặc ctrl - J để văn bản gõ vào canh dều 2 biên.  Nhập nội dung trước rồi định dạng ký tự đầu đoạn sau bằng lệnh format / drop cap, tạo đường viền và tô màu nền  Đối với đoạn “Em không nghe ” font : Times new roman ; size : 14 + Kéo lề trái left Indent và phải right indent thụt vào mỗi bên 2 + Tạo viền trái và phải (Chọn From text là 20 pt). Tô nền 10 %  Đối với đoạn “Đặc biệt : ” Để đẩy biên trái các dòng trong đoạn lùi vào so với dòng đầu tiên, chọn thẻ Home/ paragraph kích vào chọn mục special và chọn Hanging sau đó ở mục By gõ số 1  Đối với đoạn “Rồi ngày ” + Tạo viền trái và phải (chọn From text là 10 pt ). Tô nền 10% + Kéo lề trái left Indent và phải right indent thụt vào (các dòng lệnh nhau)  Đối với đoạn “Đi giữa ” font : Times new roman ; size : 14; canh giữa. Tô nền 10 %, Tạo viền trên và dưới.  Sau khi định dạng nhấp nút print xem hình thức trang in trên màn hình. Muốn chuyển trở lại cửa sổ soạn thảo thì chọn nút close 2. Lưu văn bản : với tên tập tin TH03A.DOC. 65
  42. THƠ LƯU TRỌNG LƯ Kiều Văn hong trào thơ mới như một vườn hoa muôn hồng ngàn tía, đã tạo nên cả nột thời đại thi ca rực rỡ trong lịch sử văn học Việt Nam. Thơ mới bao gồm nhiều trường phái và P hầu như mỗi bài thơ đều có một phong cách riêng biệt. Thơ LưuTrọng Lư ngay từ lúc mới xuất hiện đã ”cát cứ” một góc cuả vườn thơ. Đó là thứ thơ Tình -Sầu -Mộng hết sức nhẹ nhàng, man mác, chơi vơi. Lưu Trọng Lưu có một giọng thơ vừa hồn nhiên, vừa lạ, trong đó chúng ta nghe thấy cái nhạc điệu muôn thuở của tâm hồn mơ mộng: Em không nghe mùa thu Lá thu rơi xào xạc Con nai vàng ngơ ngác Đạp trên lá vàng khô? Hoặc tiếng đập của trái tim như ngẩn ngơ, như rời rạc trước một cuộc đời lúc nào cũng sầu muộn, cũng tan vỡ mà người trong cuộc cứ nhìn ngó với đôi mắt mơ màng, chẳng hề phản ứng, giành giật hay níu kéo. Rồi ngày lại ngày Sắc màu : phai Lá cành :rụng Ba gian: trống Xuân đi, Chàng cũng đi. Phải chăng trong một thời đại vô cùng sôi động, dòng thơ mát dịu như hơi sương, như nước suối và đầy hoa mộng của Lưu Trọng Lư là phương thuốc màu nhiệm giúp mọi người lấy lại sự “ cân bằng sinh thái” trong tâm hồn mình? Điều cuối cùng nói về nhà thơ quá cố là: trọn đời, tác giả bài thơ “ Tiếng thu” mang trong ngực một trái tim dịu dàng, nhân ái. Lưu Trọng Lư và thơ của ông là một.Chính vì vậy khi tổng kết lòei thơ của mình, ông đã viết: Đi giữa vườn nhân dạ ngẫn ngơ, Vì thương người lắm mới say thơ. 66
  43. 3. YÊU CẦU : Gõ công thức toán học dưới đây và lưu lại với tên TH03B.DOC  HƯỚNG DẪN : dùng lệnh INSERT/SYMBOL và chọn EQUATION + Sau đó chọn biểu tượng ở hộp symbol để gõ từng ký tự của công thức + Chọn Font : vnarial hay Vntime new roman + Gõ xong công thức nhắp chuột vào vị trí bất kỳ của văn bản + Muốn sửa chữa nhắp đôi (duoble click) tại công thức + Sau đó lưu văn bản với tên TH03B.DOC Các bước tiến hành : + Gọi Insert \ Symbols\ Equation xuất hiện thanh công cụ Gõ chữ "X", và kích vào b X X 1 2 2 a Gõ tiếp số "1", dùng phím mũi tên di chuyển điểm nháy lên một nấc. Tương tự như thế gõ "X2 " gõ dấu = và chọn tiếp Trong khung soạn thảo xuất hiện một phân số và chúng ta chỉ có việc gõ tử số và mẫu số. Các ký hiệu như , căn sô các chúng ta tự tìm trong các biểu tượng trên thanh công cụ Equation. Tương tự, soạn tiếp các công thức dưới đây : Stg p( p a) ( p b) ( p c) a b c Våïi P 2 bn n 1 2 3  X m n d aaî bx cx    2 i j ak 1   67
  44. H2 H2O TruongHop H2O E A B C Caosubuna A  B C D X 0 0 0 (t ) t (t , xt) (OH) (t0 ) x n k  m 2 a3 b c3 i n x m m k 2 s t v t n a3 b c3 2  2   x 7  3 7  12 7 a b t 2 3 a b c   x k x n 1  x y 2z 3 xsin nab 1 68
  45. BÀI 2: XỬ LÝ BẢNG BIỂU (TABLE) Mã bài: MĐ 02.2 Giới thiệu: Ngoài các tính năng soạn thảo văn bản thông thường, MS Word 2010 còn cho phép xây dựng các bảng biểu trong văn bản. Người sử dụng có thể định dạng các bảng biểu như đối với bất kỳ đoạn văn bản nào khác. Ngoài ra, có thể chèn vào văn bản một số công thức toán học thông thường để tính toán, có thể căn chỉnh độ rộng, cao của dòng, cột. Mục tiêu: - Nắm được các thao tác tạo và hiệu chỉnh bảng biểu - Trình bày nội dung văn bản trên bảng biểu - Rèn luyện tư duy logic trong công việc lập bảng biểu. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung chính: 1. Chèn bảng biểu vào văn bản : Mục tiêu: - Chèn được bảng biểu vào văn bản Để tạo một bảng: - Đặt con trỏ vào trang nơi muốn tạo bảng - Chọn tab Insert → nhóm Tables, Chọn vào nút Tables. Tạo một bảng theo một trong 4 cách sau: Hình 5.1: chèn bảng + Đánh dấu số dòng và cột + Chọn Insert Table và nhập số dòng và cột + Chọn vào Draw Table, tạo bảng bằng cách Nhấp và nhập số dòng và cột + Chọn Quick Tables và chọn bảng. 2. Các thao tác trên bảng biểu Mục tiêu: - Dùng lệnh thành thạo để xử lý văn bản trong bảng biều 2.1. Các phím dùng để di chuyển trong bảng - Di chuyển lên xuống một ô: dùng các phím ↓,↑. - Di chuyển sang phải một ô: dùng phím Tab. - Di chuyển sang trái một ô: dùng tổ hợp phím Shift+Tab. 69
  46. 2.2. Định dạng bảng 2.2.1. Chỉnh kích thước dòng, cột Để chỉnh kích thước dòng, cột của bảng, thực hiện các bước sau: - Đặt trỏ chuột tại biên dòng , cột của bảng → - Sử dụng thao tác kéo chuột để thay đổi kích thước dòng, cột. 2.2.2. Chèn dòng, cột trong bảng Chọn vào bảng và sẽ thấy có hai thẻ mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai thẻ này dùng để thiết kế và bố trí bảng. 2.2.2.1 Chèn dòng Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column + Nếu chọn Insert Above : dòng chèn vào nằm trên dòng chứa ô hiện hành. + Nếu chọn Insert Below : dòng chèn vào nằm dưới dòng chứa ô hiện hành. 2.2.2.2 Chèn cột Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column + Nếu chọn Insert Left: cột chèn vào nằm bên trái chứa ô hiện hành. + Nếu chọn Insert Right: dòng chèn vào nằm bên phái chứa ô hiện hành. 2.2.3. Xóa dòng/cột trong bảng Để xóa dòng/cột thực hiện các bước: - Chọn dòng/cột cần xóa. - Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column, chọn nút Delete + Delete Row: Xóa dòng + Delete Column: Xóa cột 2.2.4. Kết nối các ô/ tách ô  Kết nối ô Thực hiện các bước: - Chọn các ô cần kết nối với nhau (các ô cần trộn). - Nhấp chuột vào thẻ Layout → nhóm Merge, chọn Merge cells  Tách ô Thực hiện các bước: - Chọn các ô cần tách. - Nhấp chuột vào thẻ Layout→ nhóm Merge, chọn Split cells xuất hiện hộp thoại Hình 5.2: Chia tách ô 70
  47. 2.3. Định dạng đường viền và nền cho bảng  Định dạng đường viền cho bảng Tạo đường viền cho Tables ta làm các bước sau: - Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools. - Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders - Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK  Tô nền cho bảng Phối hợp màu sắc để tạo nền cho Tables. Thực hiện theo các bước sau: - Chọn các ô cần tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn Design. - Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô. . 2.4. Chèn công thức toán học vào bảng Đối với phần mềm Microsoft Word khi thao tác với bảng biểu, nếu dữ liệu trong các ô là số, ta có thể thực hiện một số phép toán đơn giản như tính Tổng (sum), Tích (Product), trung bình (average) các số trong các ô nhờ các hàm có sẵn. Để thực hiện tính toán, thực hiện các bước sau: - Nhấp chuột vào ô mà tại đó muốn xuất hiện kết quả tính toán. - Nhấp chuột vào thẻ Layout→ Data, chọn Formula , xuất hiện hộp thoại: Kích chọn hàm Hình 5.3: Chèn công thức toán học trong bảng biểu + Xóa hàm có trong ô Formula, nếu hàm không đúng yêu cầu ( không xóa dấu bằng ) + Nhấp vào mũi tên tại ô Paste function, để chọn hàm thích hợp. Lưu ý: Đối số của hàm là: Above: nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở trên và cùng cột so với ô kết quả. Below: Nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở dưới và cùng cột so với ô kết quả. Left: Nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở bên trái và cùng cột so với ô kết quả. 71
  48. Right: Nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở bên phải và cùng cột so với ô kết quả. - Nhấp nút OK để thực hiện việc tính toán. 3. Thay đổi cấu trúc bảng biểu Chọn vào bảng, thấy hai thẻ mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai thẻ này dùng để thiết kế và bố trí bảng. Trên thẻ Design, có thể chọn: • Table Style Options • Draw Borders 72
  49. BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 4 KIẾN THỨC Câu 1: Trình bày cách tạo một bảng biểu mới? Câu 2: Trình bày các thao tác trên bảng biểu(chèn/xóa dòng cột và tách/ kết nối ô),định dạng đường viền và nền cho bảng? Câu 3: Trình bày công dụng thẻ Design và layout? KỸ NĂNG: A. YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản sau và lưu lại với tên TH04A.DOC Hướng dẫn thực hành 1. Nhắp chuột công cụ TAB (bên trái cây thước) một vài lần đến khi xuất hiện các loại tab , , theo yêu cầu. Nhắp chuột tại các mốc dừng cần đặt thước tab. NHƯ : Đặt tab giữa (center tab) tại vị trí 1.25 và 4.5 cho “Công ty . . . . “ và “Cộng hòa. . . “ - Dòng tiêu đề căn giữa 2. Đặt các mốc tab tại các vị trí trên các mốc dừng. Đặt right tab tại vị trí 2 và 5.88 trên cây thước. Tiếp tục đặt Decimal tab tại các vị rí 2.75, 3.5 và 4.25 trước khi gõ “Mặt hàng “ 3. Dùng lệnh format / tab chọn tab 2 đặt leader 2 rồi nhắp chọn nút set. Tiếp tục chọn tab 5.88 đặt leader 2 rồi nhắp chọn nút set. Cuối cùng nhắp chọn OK 4. Quét chọn từ dòng “1. Hải sản ” đến hết dòng “Da cá sấu “ để kẻ đường viền trên và đường viền dưới : dùng lệng format / borders and shading Công ty xuất nhập khẩu Cộng hòa xã hôi chủ nghĩa việt Nam TP Hồ Chí Minh Độc lập - Tự do - Hạnh phúc   TÌNH HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU 6 tháng đầu năm 2000 MẶT HÀNG ĐVT QUÝ 1 QUÝ 2 CỘNG GHI CHÚ 1. Hải sản chế biến : Tôm đông lạnh Tấn 23.50 115.73 139.23Thị trường Nhật Tôm khô Kg 2500 3100 5600.00 70% sang Nhật Bong bóng cá Kg 688.85 1200.1 1888.95 Hồng Kông Khô mực Kg 3570 5000 8570.00 Nhật 73
  50. 2. Súc sản, gia cầm chế biến : Vịt đông lạnh Con 3000 6500 9500.00 Châu Âu Da Bò thuộc m2 2500.55 3123.3 5623.85 Pháp Da Cá Sấu m2 250.6 423.15 673.75 Châu Âu B. YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản theo mẫu sau va lưu lại với tên TH04B.DOC  HƯỚNG DẪN : - Dùng lệnh :insert/table / insert table TRUỜNG CAO ÐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN  ĐÔNG ANH, HÀ NỘI . 0983393834 CHIÊU SINH CÁC LỚP TIN HỌC THỨ THỨ HAI - TƯ - SÁU BA - NĂM - BẢY 7g 30 - 9g30 : Tin học CB 7g30 - 9g30 : Tin học VP (11/05) SÁNG (10/05) (windows - winword - excel) 9g30 - 11g30 : pascal NC (15/05) 9g30 - 11g30 : Foxpro CB (10/05) 13g30 - 15 g30 : Pascal CB 13g30 - 15 g30 : foxpro NC CHIỀU (14/05) (19/05) 15g30 - 17g30 : Foxpro NC 15g30 - 17g30 : Tin học CB (19/05) (15/05) 18g - 20 g : Tin học VP 18g - 20 g : Foxpro CB TỐI (18/05) (21/05) (windows - winword - excel) TỔNG HỢP TÌNH HÌNH GHI DANH CÁC LỚP TIN HỌC KHÒA KHÒA KHÒA KHÒA LỚP HỌC TỔNG SỐ 1/1998 1/1999 1/2000 1/2001 TH CănBản 100 120 160 150 530 ĐT Văn Phòng 50 70 150 250 520 Foxpro 10 15 25 25 75 74
  51. Pascal 15 15 20 15 65 C++ 0 0 0 5 5 Windows 50 50 60 50 210 Winword 100 200 200 200 700 Excel 70 80 100 140 390 Corel Draw 10 10 15 10 45 Access 0 0 10 30 40 Auto CAD 4 6 10 10 30 TỔNG SỐ 409 566 750 885 2610 TRUNG BÌNH 37,18 51,45 68,18 80,45 109,34 Tổng Số Học Viên là : TRUNG ĐIỂM BÌNH STT HỌ TÊN TỔNG WORD EXCEL ACCESS CỘNG 1 NGUYỄN T. KIM ÁNH 2 6 4 12 4 2 NGUYỄN KIM LINH 4 5 6 15 5 3 LÊ HỒNG NHUNG 10 4 6 20 6,67 4 NGÔ THỊ LANH 8 6 7 21 7 5 NGUYỄN THỊ PHÚC 8 9 7 24 8 75
  52. BÀI 3: BẢO MẬT VÀ IN ẤN Mã bài: MĐSCMT 09.3 Giới thiệu: In ấn là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những người mới học word, chưa có nhiều kỹ năng về in ấn. Qua các chức năng trong bài này, giúp ta biết cách bảo mật được file văn bản, quan sát được cấu trúc trang in, nội dung chi tiết trên trang in. Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lí, kịp thời đối với tài liệu để khi in ra sẽ có được kết quả như ý muốn. Mục tiêu: - Thực hiện được thao tác tạo mật khẩu cho văn bản. - Chọn lựa chế độ và hiệu chỉnh trước khi in ấn. - Thực hiện được các thao tác trộn văn bản. - Tự tin trong thao tác in ấn văn bản, bảng biểu. - Rèn luyện kỹ năng tổ chức khi in ấn hàng loạt. Nội dung chính: 1. Bảo mật : Mục tiêu: Bảo vệ độ an toàn cho văn bản bằng mật khẩu Tạo Password cho văn bản: + Tại thẻ File, chọn Info, chọn Protect Docunment, chọn Encrypt with Password + Tại hộp Encrypt Documnent gõ vào Password, sau đó chọn OK + Tại hộp Confirm Password, Gõ lại Password và nhấn chọn OK Hình 6.1: Hộp thoại tạo Password 2. In ấn Mục tiêu: - Định dạng văn bản trước khi in - In văn bản soạn thảo ra giấy. 2.1 Định dạng trang in Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4) 76
  53. - Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở hộp thoại Page Setup Hình 6.2: Chọn nhóm Page Setup Chọn loại giấy – Tab Paper - Paper Size : chọn loại giấy, Nhấp thước tương ứng sẽ Hình 6.3: Hộp thoại chọn loại giấy in(Paper) hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo Nhấp thước giấy trong width và height 2.2. Đặt lề cho trang in - Top : Lề bên trên của trang in - Bottom : Lề bên dưới của trang in - Left : Lề trái của trang in - Right : Lề phải của trang in - Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách - From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer - Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang - Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu Hình 6.4:Đặt lề trang giấy 77
  54. lệnh này có dùng, giấy sẽ được phân biệt là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách. 2.3. In tài liệu -Thẻ File, chọn Print Hình 6.5 : In tài liệu - Copies: chọn số bản in - Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang sử dụng không có tên trong danh sách này (nghĩa là chưa được khai báo) thì phải thực hiện các bước sau: o Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers. o Nhắp đúp vào biểu tượng Add Printer. o Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard - Pages : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp 3. Trộn văn bản Mục tiêu: - Xác định đúng dạng văn bản cần thực hiện trộn thư - Thực hiện thành thạo thao tác trộn thư 3.1. Các khái niệm Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp. 78
  55. Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đềtrên một cách nhanh chóng. 3.1.1. Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. 3.1.2. Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh 3.2 Trộn thư Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau Công Ty TNHH XYZ 999 Pasteur, Q.1, TP.HCM 8223344 Ngày 30 tháng 3 năm 2012 THƯ MỜI Kính gởi: Sinh năm: Địa chỉ: Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhân sự cho Công ty. Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám đốc Trần Văn B Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và cũng có thể thay đổi kích cỡ. Để thực hiện mail merge cần phải qua 6 bước, làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous. Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2 Trong mục Select starting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3 79
  56. Hình 6.6: Các bước thực hiện Mail Merge Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu. Chọn Sheet1, OK Hình 6.7: Chọn file để lấy dữ liệu Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4. 80
  57. Hình 6.7: Thực hiện bước 4, 5, 6 tiếp theo Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, l ần lượt chèn các field vào trong main document như sau: Hình 6.8: Chèn các Fiel cần Merge Nhấn nút Next sang bước thứ 6. Chọn Print nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản. Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người. 81
  58. Hinh 6.9: Hộp thoại lựa chọn để xuất thông tin sau khi đã được Trộn dữ liệu BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 5 KIẾN THỨC Câu 1: Trình bày các bước và cách thực hiện trộn văn bản? Câu 2: Giả sử có văn bản thuctap.doc. Hãy thực hiện các yêu cầu sau: - Xem văn bản trước khi in - In các trang chẵn - In các trang lẻ - In tất cả các trang - In 3 bản thuctap.doc Câu 3: Trình bày các chức năng hộp thoại Page Setup? KỸ NĂNG: YÊU CẦU : 82
  59. Dùng chức năng trộn văn bản để in giấy quyết định lương BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số : 1234/TCCB-QĐNL Đà Nẵng, ngày 31 tháng 12 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG V/v nâng bậc lương cho nhân viên HIỆU TRƯỞNG - Căn cứ Nghị định số 25/CP ngày 23/05/1993 của Chính phủ ban hành tạm thời chế độ tiền lương của Công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp; - Căn Thông tư số 04/1999/TT-TCCP ngày 20/03/1999 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 95/1998/NĐ-CP của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; - Theo đề nghị của Ông/Bà Trưởng phòng TCHC. QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nâng bậc lương cho Ông (Bà): Đơn vị : Ngạch : Mã số: Từ hệ số : Lên hệ số: kể từ ngày Điều 2: Ông (Bà) có tên ở điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Như điều 2. - Lưu VT, TCHC 1) Soạn danh sách nhân viên được nâng lương và lưu vào file có tên “DanhSachNangLuong.doc” Mã Từ Từ Lên TT Họ tên Tên ngạch Tên đơn vị ngạch hệ số ngày hệ số Phòng hành 1 Lê Văn Thành Chuyên viên 1003 2.67 1/10/11 3.0 chính Chuyên viên 11/10/1 Phòng hành 2 Ngô Văn Hiền 1002 3.0 3.33 chính 1 chính Nguyễn Văn Chuyên viên Phòng thiết 3 1001 5.08 15/5/11 5.42 Liêm cao cấp bị 11/12/1 Phòng kỹ 4 Phạm Minh Kỹ sư 6033 3.33 3.33 1 thuật Chuyên viên 1002 Phòng quản 5 Lê Lân 5.08 15/4/11 5.42 chính trị Phòng tài 6 Nguyễn Hương Chuyên viên 1003 3.66 5/9/11 3.99 chính 83
  60. 1. Soạn mẫu như sau lưu với tên QĐNangLuong.doc và thực hiện trộn QĐ nâng lương tự động cho các nhân viên 2. Tạo PassWord 123456 cho file QĐNangLuong.doc cho file 4. In file QĐNangLuong.doc 84
  61. BÀI 4 : KỸ THUẬT XỬ LÝ BẢNG TÍNH Mã bài: MĐSCMT 09.4 Giới thiệu: Hằng ngày công việc thường xuyên nhất của một nhân viên văn phòng đó là soạn thảo văn bản. Đây là một công việc dễ gây nhàm chán. Nhưng nếu chúng ta là một kế toán viên thì công việc tính toán là công việc gần gũi nhất. Để phục vụ cho công việc tính toán đầy căng thẳng và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cũng như qui mô tính toán và độ phức tạp, Microsoft viết ra một trình ứng dụng chuyên về tính toán đó là MS Excel. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm về bảng tính; - Mô tả được cách thức tổ chức làm việc trên bảng tính; - Rèn luyện tư duy logic trong công việc lập bảng tính. - Tự tin khi tiếp xúc các báo cáo dạng bảng tính 1 Giới thiệu Excel : Mục tiêu: - Hiểu đúng chức năng cơ bản của phần mềm Excel là tính toán. - Trình bày đúng khái niệm về bảng tính 1.1 Giới thiệu về Excel: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. 1.2. Trình bày các khái niệm: Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. 85
  62. Hình 7.1 Thanh công cụ Ribbon Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu, Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu, Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, Developer: Tab này mặc định được ẩn vì chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office ->Excel Options - >Popular ->Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung, Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ ) trong bảng tính, chúng ta hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà chúng ta chọn. 86
  63. Hình 7.2 Thực đơn ngữ cảnh 1.3 Mô tả cấu trúc của một bảng tính: Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó chúng ta làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, ) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy chúng ta có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của chúng ta. Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16.384 cột và 1.048.576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65.536 dòng). Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi chúng ta muốn xem riêng lẻ từng đồ thị. Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab. Hình 7.3 Các thành phần của Workbook 87
  64. Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”. Hình 7.4 Giao diện Excel 2010 Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước. Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít chúng ta có thể nhấn chọn More Commands để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh 88
  65. HÌnh 7.5 Các lệnh trong thực đơn Office 89
  66. HÌnh 7.6 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hình 7.7 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh 2. Các lệnh cơ bản đối với bảng tính Mục tiêu: - Thao tác thành thạo với các lệnh thực hiện đối với bảng tính đúng theo yêu cầu. 2.1 Tạo mới bảng tính Chọn nút Office ->New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, chúng ta chọn Blank workbook và nhấp nút Create. 90
  67. Hình 7.8: Minh họa Tạo bảng tính mới 2.2 Mở bảng tính đã tạo: Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách: 1. Chọn nút Office ->chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office ->Excel Options ->Advance ->phần Display - >Show this number of Recent Documents ). 2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin. 3. Chọn nút Office ->Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi). 91
  68. Hình 7.9: Minh họa Mở bảng tính đã tạo sẵn 2.3 Lưu bảng tính ột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các chúng ta phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của chúng ta. Nhằm an toàn cho dữ liệu, chúng ta nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover chúng ta chọn nút Office ->Excel Options ->Save, sau đó đánh Save AutoRecover information every minutes. Hình 7.10: Minh họa lưu tập tin Một số cách lưu workbook: 92
  69. 1. Chọn nút Office ->Save 2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc . Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, chúng ta hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ. Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows. Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ | Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!). B1. Nhấn nút Office ->Save As, hộp thoại Save As hiện ra. B2. Nhấn nút Tools ->chọn General Options , hộp thoại General Options hiện ra B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó nhấn nút OK B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK B6. Nhấn nút Save để hoàn tất. Hình 7.11: Dùng mật mã bảo vệ workbook Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc). 2.4 Kết thúc làm việc với Excel: Một số cách đóng: 93
  70. 1. Chọn nút Office ->Close 2. Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc . Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc chúng ta lưu lại các thay đổi đó. * Sắp xếp workbook Khi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View ->chọn nút Arrange All ->Chọn kiểu bố trí thích hợp. Hình 7.12: Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel 3. Các thao tác căn bản trên một bảng tính: Mục tiêu: - Thực hiện thành thạo các thao tác trên bảng tính. 3.1. Di chuyển trong bảng tính: Chúng ta có thể dùng chuột, các phím ->, thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính. 94
  71. -Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trượt để cuốn màn hình lên xuống. -Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên. Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang. HÌnh 7.13: Thanh cuốn ngang Thao tác: -Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái. -Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải. Thanh Sheet tab Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab. Ngoài ra chúng ta có thể dùng để di chuyển đến sheet liền trước sheet hiện hành và để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành. Để trở về sheet đầu tiên chúng ta nhấp chuột và nút trên thanh sheet tab và để đến sheet cuối cùng thì chúng ta nhấp chuột vào nút trên thanh sheet tab. Nếu muốn đến một sheet nào đó trong trường hợp có quá nhiều sheet thì chúng ta hãy nhấp phải chuột vào thanh và chọn tên sheet cần đến. HÌnh 7.14: Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển Để đến được nơi cần thiết trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cuốn các thanh cuốn ngang và dọc, các phím mũi tên thì chúng ta nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dưới để giúp di chuyển được nhanh hơn. Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính Nhấn phím Di chuyển → hoặc Tab Sang ô bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng ↓ Xuống dòng Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành 95
  72. Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau là ô trống End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau là ô trống End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới là ô trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới là ô trống Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành 3.2 Chọn vùng làm việc: Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định là : (ví dụ cột A thì được xác định ngắn gọn là A:A) và : (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4). Hình 7.15: Địa chỉ ô và vùng Ví dụ: Hình 7.15 dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12. 96
  73. Chọn vùng Nếu dùng chuột, trước tiên chúng ta dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột. Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô đầu tiên chúng ta giữ phím Shift trong khi nhấn phím -> (Chúng ta cũng có thể làm ngược lại là chọn ô cuối của vùng trước và kéo chọn đến ô đầu tiên). Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn , còn muốn chọn cả workbook (nghĩa là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets. 3.3 Chèn ô, dòng và cột trong bảng tính Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột. 3.3.1 Chèn ô trống B1. Chọn các ô mà chúng ta muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô). B2. Chọn Home->chọn nhóm Cells ->Insert ->Insert Cells B3. Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert HÌnh 7.16: Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn 97
  74. 3.3.2 Chèn dòng B1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà chúng ta muốn chèn số dòng tương ứng phía trên các dòng này. B2. Chọn Home ->chọn nhóm Cells ->Insert ->Insert Sheet Rows 3.3.3 Chèn cột B1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà chúng ta muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này. B2. Chọn Home ->chọn nhóm Cells ->Insert ->Insert Sheet Columns 3.4 Xóa các ô, dòng và cột trong bảng tính B1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa B2. Chọn Home ->Cells ->Delete ->chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình) Hình 7.17: Minh họa chèn thêm ô, cột, dòng 3.5 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tự có thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi. Tương tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dòng cột: B1. Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng B2. Chọn Home ->Cells ->Format ->Chọn lệnh phù hợp - Row Height chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng - AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung. - Column Width chọn lệnh này để qui định độ rộng cột 98
  75. - AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung. - Default Width chọn lệnh này khi chúng ta muốn qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng. * Nối nhiều ô thành một ô Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì chúng ta cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa. B1. Chọn các ô cần nối lại. B2. Chọn Home ->Alignment ->chọn Merge & Center. Để canh chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment. * Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái. B1. Chọn ô đang bị nối. B2. Chọn Home ->Alignment ->chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều được. 3.6 Sao chép dữ liệu trong bảng tính Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên chúng ta phải 99
  76. chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện: - Dùng Ribbon: Chọn vùng ->Home ->nhóm Clipboard ->nhấn nút hay (Copy hay Cut), đến nơi đích và Home ->nhóm Clipboard ->nhấn nút (Paste). Chúng ta có thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cảnh ->nhấp phải chuột. - Chuột: Chọn vùng ->giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) ->kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột. Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste chúng ta hãy sử dụng Paste Special Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special . hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng sau: Hạng mục Mô tả All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích All using source theme Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and number Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số, formats các định dạng khác bị loại bỏ. Values and number Dán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốc của formats các con số. None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn. Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn. Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng 100
  77. của vùng nguồn Skip blanks . Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn 3.7 Các loại địa chỉ trong Excel 3.7.1 Địa chỉ tương đối - Chính là tên ô, tên vùng trong Excel. Dạng cụ thể như sau: + Nếu là ô: Ví dụ : A1, B3, G7, F9 + Nếu là vùng : : Ví dụ : B3 : D7 B3 D7 Hình 7.18 : Ví dụ về địa chỉ tương đối - Đối với địa chỉ tương đối, khi sao chép công thức thì các địa chỉ tương đối được dùng trong công thức của ô gốc sẽ tự động thay đổi theo, tương ứng với vị trí thay đổi, tương ứng này sẽ là 1-1 + Ví dụ : Tại ô G3, có công thức: = A3+B5 Nếu sao chép sang ô G4, sẽ có công thức: = A4+B6 Nếu sao chép sang ô J5: = D5+E7 3.7.2 Địa chỉ tuyệt đối - Tương tự địa chỉ tuyệt đối, nhưng có thêm ký hiệu $ trước ký hiệu cột và ký hiệu dòng. Dạng cụ thể như sau : + Nếu là ô : Ví dụ : $A$1, $B$3, $G$7 + Nếu là vùng : : 101
  78. Ví dụ : $B$3 : $D$7 - Đối với địa chỉ tuyệt đối, khi sao chép công thức thì các địa chỉ tuyệt đối được dùng trong công thức ở ô gốc vẫn không bị thay đổi. Ví dụ : tại ô G3 gõ công thức : =$A$3+B5 Nếu sao chép sang ô G4, sẽ có công thức : =$A$3+B6 4. Làm việc với dữ liệu trong Excel Mục tiêu: - Hiểu và lựa chọn đúng dữ liệu khi làm việc với Excel 4.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, các đối tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính. 4.1.1 Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm B1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu B2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian, mà chúng ta cần B3. Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc. Lưu ý: - Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ chúng ta bản tăng thêm chiều rộng cột. - Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập phân. - Khi nhập các con số mà các con số này không cần tính toán thì chúng ta nên định dạng ô là Text trước khi nhập (Home ->nhóm Number ->chọn Text từ danh sách). - Ngày và thời gian nhập vào ô thì dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel - >Regional and Language Options. - Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007. Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ . Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ . - Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel tự hiểu là AM. Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ . Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ . Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, chúng ta hãy chọn các ô và nhập liệu vào sau đó nhấn 102
  79. . Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều sheet, chúng ta hãy chọn các sheet đó, sau đó chọn các ô trên sheet hiện hành, tiếp theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ chọn các sheet thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets. Hình 7.19: Ví dụ nhập các loại dữ liệu 4.1.2 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung: Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè. 4.2 Hiệu chỉnh nội dung các ô: Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô chúng ta làm các cách sau: Cách 1. Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh ->dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh , dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung sau đó nhập vào nội dung mới. Cách 2. Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tương tự như trên Cách 3. Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula) 4.3 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu 4.3.1 Sử dụng chức năng AutoFill Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp chúng ta điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra chúng ta còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình. Danh sách một số AutoFill có sẵn Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 103
  80. 1, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep, Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2, Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder, Text1, textA text2, textA, text3, textA, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, Product 1 Product 2, Product 3, - Chúng ta muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A chúng ta làm như sau: B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1 B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp). B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen. B4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại. -Khi chúng ta muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới thì chúng ta làm theo các cách sau: Cách1: Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hướng chúng ta cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ được sao chép. 104
  81. Cách 2: Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đến, sau đó vào Home ->nhóm Editing ->Fill ->chọn hướng phù hợp (Down, Right, Up, Left). - Tự tạo danh sách AutoFill chúng ta vào nút Office ->Excel Options ->Popular ->trong phần trong phần Top options for working with Excel ->chọn Edit Custom Lists ->hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, chúng ta hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này chúng ta có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách tự tạo của chúng ta. -Muốn xóa một danh sách thì chúng ta chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Delete. - Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add. 5. Định dạng: Mục tiêu: - Định dạng được các dữ liệu đúng theo yêu cầu. 5.1 Định dạng chung Hình 7.20: Định dạng văn bản và số Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng chúng ta chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây. Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì chúng ta truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home ->nhóm Cells ->Format ->Format Cells 105
  82. Hình7.21: Giải thích hộp thoại Format Cells 5.2 Sử dụng Wrap Text Khi chúng ta muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì chúng ta dùng chức năng wrap text hoặc dùng để xuống dòng tại vị trí mong muốn. B1. Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1 B2. Chọn Home ->Alignment ->chọn Wrap Text ( ). Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, chúng ta vào Home ->Cells ->Format ->tại Cells Size chọn AutoFit Row Height 5.3 Xoay chữ (Orientation) B1. Chọn các ô cần xoay chữ A1:D1 B2. Chọn Home ->nhóm Alignment ->Orientation ->Angle Counterclockwise 5.4 Định dạng khung (border) Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ. B1. Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18 B2. Chọn Home ->nhóm Cells ->Format ->Chọn Format Cells B3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại Color B4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset 106
  83. B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset B6. Nhấn OK hoàn tất Hình 7.22: Định dạng dữ liệu_Kẻ khung 5.5. Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) B1. Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18 B2. Chọn Home ->nhóm Cells ->Format ->Chọn Format Cells B3. Vào Tab Fill ->Chọn Fill Effects B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ: Yellow) và Color 2 (Blue) B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3 B6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất. Hình 7.23: Định dạng tô màu cho bảng tính 107
  84. Tự động định dạng có điều kiện. Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp chúng ta chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, chúng ta sẽ thấy preview của ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003. 6. Bảng và định dạng bảng tính Mục tiêu: -Áp dụng đúng dữ liệu vào các bảng trong Excel Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết. 6.1 Áp dụng định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng Hình 7.24: Định dạng kiểu đặc biệt B1. Chọn danh B2:E18 B2. Chọn Home ->nhóm Styles ->chọn Format As Table B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9 108
  85. B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận. -Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style , sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫu. -Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home ->Style ->Format As Table, tại phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete. -Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools ->Tab Design trên thanh Ribbon Hình 7.25: Chọn kiểu định dạng cần chuyển đổi 6.2.Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách -Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ( ) ->chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do vậy có các tính năng của bảng. -Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range. 7. Sắp xếp và lọc dữ liệu: Mục tiêu: - Thực hiện thao tác sắp xếp dữ liệu trong bảng tính đúng theo yêu cầu. - Trích lọc đúng dữ liệu cần 109
  86. Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép chúng ta thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn. 7.1. Sắp xếp Hình 7.26: Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: • Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp • Kích nút Sort & Filter trên tab Home • Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Hình 7.28: Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp xếp nhiều hơn một cột: • Kích nút Sort & Filter trên tab Home • Chọn cột mà chúng ta muốn sắp xếp đầu tiên • Kích Add Level 110
  87. Hình 7.27: Các tiêu chí lựa chọn làm điều kiện sắp xếp • Chọn cột tiếp theo chúng ta muốn sắp xếp • Kích OK 7.2. Lọc dữ liệu Bộ lọc cho phép chúng ta chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc: • Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà chúng ta muốn lọc • Trên tab Home, kích Sort & Filter • Kích nút Filter • Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên • Kích Text Filter • Kích Words chúng ta muốn lọc • Để không áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter • Kích Clear Bài tập và sản phẩm thực hành bài 07.7 Kiến thức: Câu 1: Khởi động MS Excel. Nêu các lệnh cơ bản đ/v Bảng tính. Câu 2: Trình bày các kiểu dữ liệu trong MS Excel. Cách định dạng của từng loại dữ liệu? Câu 3: Trình bày các loại toán tử trong MS Excel và mức độ ưu tiên được dùng trong tính toán. Bài tập 07.7.1: BẢNG KÊ HÀNG BÁN Thành lập bảng tính như trên : 111
  88. THU THU T TÊN NS TTIỀN ĐVT SL GIÁ T.TIỀN Ế Ế TC T HÀNG X VNAM VAT NK 1 Xe đạp Chiế Nhậ 150 120 (a) (b) (c) (d) (e) c t 2 Quạt trần Cái Vnam 350 70 3 Quạt đứng Cái 170 50 0 4 Xe future Chiế Thái 500 2050 c 5 Xe dream Chiế 630 2100 c 6 Xe best Chiế Tquố 700 1800 c c 7 Xe suzuki Chiế 600 1750 c 8 Ti vi Cái 120 350 0 9 Máyđĩa sony Cái 105 220 0 10 Loa yamaha Cái 200 101 0 YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thô - Dùng lệnh để canh giữa cho tiêu đề của bảng tính và tiêu đề của các cột - Vào số thứ tự tự động (thử bằng 2 cách) 2. Tính toán - Cột (a) = số lượng * đơn giá - Cột (b) = 10 % cột cột (a) - Cột (c) = 0,3 % của đơn giá - Cột (d) = cột (a) + cột (b) + cột (c) - Cột (e) = Cột (d)* 14.680 3. Lưu bảng tính vào đĩa với tên TH01.XLSX 4. Kẻ khung và trình bày bảng tính 5. Thoát khỏi Excel 6. KhỎi đỘng lẠi excel và gỌi bẢng tính TH01.XLSX Bài tập 07.7.2: 112
  89. Thành lập bảng tính sau : Dùng lệnh insert / picture/ clip art Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc  BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 3 NĂM 2012 TT HỌ VÀ TÊN HỆ SỐ NGÀY TRỪ THỰC KÝ LƯƠN CÔNG TẠM ỨNG LÃNH TÊN G 1 Trần Duy Trị 2.88 15 $120.000 (a) 2 Hồ Thị Tuyết 3.10 35 $70.000 3 Lê Văn Mừng 2.50 17 $50.000 4 Lê Ngọc Trong 4.40 5 $205.000 5 Trần Hà Dũng 2.88 26 $210.000 6 Trần Thanh Thanh 3.10 7 $180.000 7 Nguyễn Văn Trục 4.50 30 $175.000 8 Lê Chí Hùng 2.50 12 $35.000 9 Đoàn Huân 5.60 10 $220.000 10 Hoàng Nhĩ 4.50 20 $101.000 Xuân TỔNG CỘNG : ? ? YÊU CẦU: 1. Thành lập bảng tính và vào số liệu thô - Dùng lệnh để canh giữa cho tiêu đề của bảng tính và tiêu đề của các cột. - Vào số thứ tự tự động (thử bẳng 2 cách) 2. Tính toán: (a)= hệ số lương*200000/30*ngày công – tạm ứng - Tính Tổng cho các cột TRỪ TẠM ỨNG vă THỰC LÃNH - Định dạng lại cho cột THỰC LÃNH thành dạng currency, 0 số lẻ. 3. Lưu bảng tính vào đĩa với tên TH02.XLSX 4. Kẻ khung và trình bày bảng tính (có thể thực tập nhiều loại khung khác nhau) 5. Thoát khỏi Excel. Bài tập 07.7.3: 1. Cho ẩn, hiện các thanh Formular Bar, Status Bar. Chọn làm việc lần lượt với các sheet 2, 3, 1. Chèn thêm một Sheet mới vào bảng tính. Che, hiện các đường kẻ lưới trong bảng tính. 113
  90. Che, hiện Header Row, Header Column. Che, hiện thanh Sheet Tabs 2. Xác lập chế độ mở 16 Sheets trên một book. Mở thêm Book thứ hai. Chọn làm việc với sheet 16. Di chuyển về sheet 1. Hiển thị đồng thời cả hai book trên màn hình. Di chuyển qua lại giữa hai books. Đóng một book. 3. Di chuyển nhanh về dòng cuối cùng, về cột cuối cùng, về ô EA123, về ô A1 4. Chọn Size chữ bằng 8 cho cả bảng tính 5. Nhập : CNG TY XYZ Học Bổng Trình Độ Văn Hóa 0 Đồng 10/12 Sau khi nhaäp, khoâng cho hieän giaù trò 0 ra baûng tính 6. Nhập : A B C D E F G H 1 BẢNG THEO DI 2 Ngy 12/22/01 NGÀY NGÀY LÊN LÊN 3 HỌ TN SINH CÔNG LƯƠNG LƯƠNG NUMBER DATE NHẬT TÁC LẦN 1 LẦN 2 4 Lê Thị Dung 02/13 06/20/1993 5/12/97 7/Jul/00 [ X1] [ X2] 5 Chu Văn Ba 07/20 07/24/1995 27/11/97 12/Dec/00 6 Lý Thu Ha 04/16 07/19/1994 2/12/96 9/Sep/99 7 Văn Kim Sa 09/11 01/19/1995 3/6/97 3/Mar/00 Yêu Cầu: Nhập đúng dữ liệu kiểu ngày [X1} : Cho biết số ngày giữa ngày chỉ định ở ô G2 và ngày LÊN LƯƠNG LẦN 2 [X2] : Giả sử sau đúng ba năm kể từ lần tăng lương cuối cùng, mỗi người được tăng tiếp một bậc lương, bằng công thức hãy điền ngày lên lương tiếp theo, định dạng theo dạng yyyy/mm/dd Chèn thêm cột SNGHLLL (Số ngày giữa hai lần lên lương) vào sau cột LÊN LƯƠNG LẦN 2. Tính toán số ngày này. Chèn thêm cột Số TT vào trước cột HỌ TÊN, Điền Số TT tự động Định dạng bảng tính theo đúng mẫu Định dạng các giá trị Date theo thứ tự quen dùng của người Việt Nam. 114