Giáo trình Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp - Nghề: Lập trình máy tính - Trình độ: Lành nghề

Nội dung text: Giáo trình Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp - Nghề: Lập trình máy tính - Trình độ: Lành nghề

1. BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ Dự án giáo dục kỹ thuật và dạy nghề (VTEP) GIÁO TRÌNH Môn học: ỨNG DỤNG CÔNG NGHẸ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP Mã số: ITPGR3_16 NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH Trình độ (lành nghề) Đà Lạt - 2007
2. Tuyên bố bản quyền : Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình Cho nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo . Mọi mục đích khác có ý đồ lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. Tổng Cục Dạy nghề sẽ làm mọi cách để bảo vệ bản quyền của mình. Tổng Cục Dạy Nghề cám ơn và hoan nghênh các thông tin giúp cho việc tu sửa và hoàn thiện tốt hơn tàI liệu này. Địa chỉ liên hệ: Dự án giáo dục kỹ thuật và nghề nghiệp Tiểu Ban Phát triển Chương trình Học liệu 2
3. LỜI TỰA Đây là tài liệu được xây dựng theo chương trình của dự án giáo dục kỹ thuật và dạy nghề, để có đươc giáo trình này dự án đã tiến hành theo hai giai đoạn. Giai đoạn 1 : Xây dựng chương trình theo phương pháp DACUM, kết quả của gian đoạn này là bộ khung chương trình gồm 230 trang cấp độ 2 và 170 trang cấp độ 3. Giai đoạn 2 : 29 giáo trình và 29 tài liệu hướng dẫn giáo viên cho nghề lập trình máy tính 2 cấp độ. Để có được khung chương trình chúng tôi đã mời các giáo viên, các chuyên gia đang làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin cùng xây dựng chương trình. Trong giai đoạn viết giáo trình chúng tôi cũng đã có những sự điều chỉnh để giáo trình có tính thiết thực và phù hợp hơn với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin. Mô đun Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp nhằm cung các kỹ thuật phân tích về kinh doanh, thực hiện việc phân tích kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách sử dụng một số phần mềm trợ giúp có sẵn và hiểu được các kết quả phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán nhằm hỗ trợ quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Học sinh học mô đun này sau khi hoàn tất các mô đun và môn học có kiến thức sau : Các ứng dụng phần mềm, phân tích dữ liệu,kỹ năng Tin học văn phòng, cơ sở dữ liệu Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cố gắng tham khảo nhiều tài liệu và giáo trình khác nhưng tác giả không khỏi tránh được những thiếu sót và hạn chế. Tác giả chân thành mong đợi những nhận xét, đánh giá và góp ý để cuốn giáo trình ngày một hoàn thiện hơn. Tài liệu này được thiết kế theo từng mô đun/ môn học thuộc hệ thống mô đun/môn học của một chương trình, để đào tạo hoàn chỉnh nghề Lập trình máy tính ở cấp trình độ bậc cao và được dùng làm Giáo trình cho học viên trong các khoá đào tạo, cũng có thể được sử dụng cho đào tạo ngắn hạn hoặc cho các công nhân kỹ thuật, các nhà quản lý và người sử dụng nhân lực tham khảo. Đây là tài liệu thử nghiệm sẽ được hoàn chỉnh để trở thành giáo trình chính thức trong hệ thống dạy nghề. Đà lạt tháng 10 năm 2007 3
4. MỤC LỤC TÊN BÀI Bài 1 Xác định nhu cầu thông tin trong tổ chức 13 1. Các tổ chức kinh doanh được hình thành 13 1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin 13 1.1.1 Các hệ thống- Hệ thống nghiệp vụ 13 1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin 14 1.1.3 Các thành phần hợp thành của hệ thống thông tin: 15 1.2 Các hệ thống thông tin tự động hoá 17 1.3 Qúa trình phát triển hệ thống thông tin 19 2. Mô tả các thông tin với các kích cỡ khác nhau của tổ chức 23 2.1 Các hệ thống giao dịch 24 2.2 Hệ thống giao dịch trực tuyến 24 2.3 Hệ thống giao dịch theo lô 25 2.4 Hệ trợ giúp quyết định 25 3. Các ứng dụng cơ bản về CNTT cho tổ chức kinh doanh 25 3.1 Hệ thống con nguồn nhân lực 27 3.2 Hệ thống thông tin con khách hàng 27 3.3 Hệ thống con các nhà cung cấp 28 3.4 Hệ thống con kế toán 28 3.5 Hệ thống con kiểm kê 29 3.6 Hệ thống con tiếp thị 30 Bài 2 Xác định hiện trạng tìm hiểu các yêu cầu 31 1. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 31 1.1 Đại cương giai đoạn khảo sát 31 1.2 Yêu cầu thực hiện của giai đoạn khảo sát 31 1.3 Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng 31 1.4 Phát hiện các yếu kém của hệ thống hiện tại 33 2. Xác định các công việc và kế hoạch cần thực hiện 33 2.1 Các thành phần, bộ phận của kế hoạch 34 2.2 Xác định kế hoạch dự án 35 3. Mô tả chi tiết, tần suất và khối lượng kết quả đưa ra 36 4. Xác định dữ liệu vào hệ thống và dữ liệu lưu trữ 37 4.1 Dữ liệu vào 37 4.2 Dữ liệu lưu trữ 37 5. Xác định trang thiết bị đối với hệ thống 38 5.1 Nâng cấp phần cứng đã có 38 5.2 Tìm kiếm phần cứng mới 39 5.3 Cài đặt thiết bị 39 6. Xác lập và khởi đầu dự án 40 6.1 Xác định các yêu cầu nảy sinh 40 6.2 Phạm vi hoạt động của dự án 40 6.3 Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin 40 6.4 Xác định các hạn chế của dự án 41 6.5 Phác hoạ và nghiên cứu tính khả thi của giải pháp 41 6.5.1 Nghiên cứu tiền khả thi 41 6.5.2 Xác định các mức tự động hoá khác nhau 42 6.5.3 Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi 42 6.5.4 Lập kế hoạch triển khai dự án xây dựng HTTT 43 Bài 3 Đánh giá chức năng hoạt động của tổ chức doanh nghiệp 47 4
5. 1. Mô hình và phương tiện diễn tả chức năng 47 1.1 Kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc 47 1.2 Kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc theo định hướng luồng dữ liệu 50 1.3 Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc 51 1.4 Thiết kế mô hình logic 52 1.5 Thiết kế mô hình vật lý 52 2. Xác định và minh họa bằng đồ họa luồng luân chuyển thông tin trong hệ thống 52 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 53 2.1.1 Thành phần của biểu đồ BPC 53 2.1.2 Đặc điểm của biểu đồ BPC 54 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 55 2.2.1 Mục đích 55 2.2.2 Các mức diễn tả của biểu đồ luồng dữ liệu 56 2.2.3 Các thành phần của biểu đồ 56 2.3 Các thể hiện khác của biểu đồ luồng dữ liệu 61 2.3.1 Sự đồng bộ hoá 61 2.3.2 Phương pháp của MERISE 61 2.3.3 Sơ đồ công việc theo các thanh 61 2.3.4 Các kí hiệu vật lý bổ sung vào biểu đồ 63 Bài 4 Các phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu trong doanh nghiệp 66 1. Lập lược đồ dữ liệu với mô hình thực thể liên kết 66 1.1 Khái niệm mô hình thực thể liên kết 66 1.2 Thực thể và kiểu thực thể 66 1.3 Liên kết và kiểu liên kết 67 1.4 Các thuộc tính 69 1.5 Biểu đồ thực thể liên kết 69 1.5.1 Phát hiện các kiểu thực thể 70 1.5.2 Phát hiện các kiểu liên kết 70 1.5.3 Phát hiện các thuộc tính 71 1.5.4 Tạo biểu đồ thực thể liên kết 75 2. Lập lược đồ xử lý dữ liệu với mô hình quan hệ 80 2.1 Khái niệm toán học về mô hình quan hệ 80 2.2 Định nghĩa phụ thuộc hàm ( Function dependence) 81 2.3 Các dạng chuẩn 81 2.4 Thành lập biểu đồ BCD dựa vào mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 82 Bài 5 Hệ thống thông tin kinh doanh 87 1. Các kỹ thuật phân tích kinh doanh 87 1.1 Phân tích thị trường 87 1.2 Phân tích sản xuất 87 1.3 Phân tích tổ chức và quản lí 88 1.4 Phân tích tài chính 89 2. Sử dụng một số phần mềm để thực hiện phân tích kinh doanh 90 3. Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán để hỗ trợ quyết định 92 3.1 Phân tích các báo cáo tài chính trong doanh nghiệp 92 3.2 Kỹ thuật quản lí kế toán 93 4. Đánh giá và gợi ý các giải pháp về phần mềm để tích hợp các ứng dụng của CNTT 95 4.1 Giới thiệu về tích hợp ứng dụng 95 4.2 Một số ứng dụng và giải pháp tích hợp 96 Bài 6 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kinh doanh cho doanh nghiệp .99 5
6. 1. Đại cương về giai đoạn thiết kế 99 2. Thiết kế tổng thể 100 2.1 Phân định hệ thống làm máy tính và hệ thống thủ công 100 2.2 Phân định các hệ thống con MT 102 3. Thiết kế giao diện 104 3.1 Mục đích 104 3.2 Các chỉ dẫn về thiết kế giao diện người dùng 104 3.3 Thiết kế đầu vào hệ thống 105 3.4 Thiết kế đầu ra 106 3.5 Thiết kế thủ tục người dùng 106 3.6 Thiết kế đối thoại trên màn hình 108 4. Thiết kế cơ sở dữ liệu 108 4.1 Các căn cứ thiết kế cơ sở dữ liệu 108 4.2 Tổ chức File dữ liệu 109 4.3 Nghiên cứu các đường truy nhập 110 5. Thiết kế chương trình 113 5.1 Tổng quan thiết kế chương trình 113 5.2 Mô đun chương trình 114 5.3 Thiết kế cấu trúc 115 6. Bảo vệ dữ liệu 115 6.1 Đại cương thiết kế kiểm soát 115 6.2 Nghiên cứu việc kiểm tra các thông tin thu nhập hay xuất ra 116 6.3 Cách giai đoạn tiếp cận kỹ thuật phân tích các kiểm soát 116 6.4 Các kỹ thuật bảo mật 117 6.5 Phân biệt quyền riêng tư (Privacy) 117 THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH 119 TÀI LIỆU THAM KHẢO 120 6
7. GIỚI THIỆU VỀ MÔ ĐUN Vị trí, ý nghĩa, vai trò mô đun: Mô đun Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp nhằm cung các kỹ thuật phân tích về kinh doanh, thực hiện việc phân tích kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách sử dụng một số phần mềm trợ giúp có sẵn và hiểu được các kết quả phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán nhằm hỗ trợ quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Học sinh học mô đun này sau khi hoàn tất các mô đun và môn học có kiến thức sau : Các ứng dụng phần mềm, phân tích dữ liệu,kỹ năng Tin học văn phòng, cơ sở dữ liệu Mục tiêu của mô đun: Nắm được các kỹ thuật phân tích về kinh doanh, biết thực hiện việc phân tích kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách sử dụng một số phần mềm trợ giúp có sẵn và hiểu được các kết quả phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán nhằm hỗ trợ quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu thực hiện của mô đun: - Hiểu được các kỹ thuật phân tích kinh doanh: o Nắm được lợi ích của việc sử dụng các kỹ thuật phân tích kinh doanh o Giải quyết các vấn đề bằng các kỹ thuật phân tich o Đánh giá đầu ra của mỗi kỹ thuật phân tích - Sử dụng một số phần mềm có để thực hiện phân tích kinh doanh : o Phân tích các vấn đề phức tạp o Phân rã một vấn đề phức tạp thành các vấn đề đon giản o Thiết kế giải pháp phù hợp cho vấn đề cần giải quyết o Áp dụng chính xác mỗi kỹ thuật cho các phần mềm hiện tại - Hiểu phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán để hỗ trợ quyết định kinh doanh ; o Giải quyết vấn đề kinh doanh sử dụng phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán o Phân tích tính toán tài chính o Sử dụng phần mềm tính toán tài chính - Đánh giá và gợi ý các giải pháp về phần mềm để tích hợp thống nhất các ứng dụng của CNTT trong doanh nghiệp : o Giải quyết vấn đề bằng ứng dụng tich hợp Sử dụng các đặc trưng tích hợp ứng dụng 7
8. NỘI DUNG CHÍNH CỦA MÔ ĐUN KỸ THUẬT PHÂN TÍCH KINH DOANH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU THIẾT KẾ HỆ THỐNG Kỹ năng thực hành: - Nắm được các Kỹ năng phỏng vấn điều tra để thu thập các dữ liệu đúng đắn và đầy đủ và xác định các yêu cầu thực hiện của hệ thống, - Lập kế hoạch cần thực hiện bảo đảm tính khả thi - Kỹ năng làm việc theo nhóm - Xây dựng cácbiểu đồ phân tích thiết kế theo tiêu chuẩn và quy định - Viết hồ sơ thiết kế - Trình bày hồ sơ thiết kế trước nhóm Thái độ học viên: - Rèn kuyện kỹ năng phân tích, tổng hợp, cẩn thận. Lắng nghe ý kiến của khách hàng và các đồng nghiệp 8
9. Sơ đồ quan hệ theo trình tự học nghề Giao diện Lập trình Hệ thống Lập trình người máy nâng cao Web máy tính Lập trình Phân tích thiết kế Lập trình hướng hệ thống căn bản đối tượng Mạng căn bản Thiết kế hướng đối tượng Cấu trúc dữ liệu Kỹ năng tin học và thuật giải văn phòng Kỹ năng Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp Giao tiếp Cơ sở dữ liệu Kỹ năng Công nghệ Internet & WWW phần mềm Cơ sở toán học Thiết kế Web Công nghệ Đa Quản lý dự án phương tiện phần mềm Lập trình Visual Basic Hệ cơ sở dữ Hướng dẫn đồ liệu Môi trường PT án tốt nghiệp Phần mềm Anh văn Phần cứng An toàn Thi cho tin học máy tính lao động tốt nghiệp 9
10. Ghi chú: Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp là môn học bắt buộc. Mọi học viên phải học và đạt kết quả chấp nhận được đối với các bài kiểm tra đánh giá và thi kết thúc như đã đặt ra trong chương trình đào tạo. Những học viên qua kiểm tra và thi mà không đạt phải thu xếp cho học lại những phần chưa đạt ngay và phải đạt điểm chuẩn mới được phép học tiếp các mô đun/ môn học tiếp theo. Học viên, khi chuyển trường, chuyển ngành.nếu đã học ở một cơ sở đào tạo khác rồi thì phải xuất trình giấy chứng nhận; Trong một số trường hợp có thể vẫn phải qua sát hạch lại. 10
11. CÁC HÌNH THỨC DẠY- HỌC CHÍNH TRONG MÔ ĐUN 1- Học trên lớp về : - Các kỹ thuật phân tích kinh doanh: o Lợi ích của việc sử dụng các kỹ thuật phân tích kinh doanh o Giải quyết các vấn đề bằng các kỹ thuật phân tích o Đánh giá đầu ra của mỗi kỹ thuật phân tích - Sử dụng một số phần mềm có để thực hiện phân tích kinh doanh : o Phân tích các vấn đề phức tạp o Phân rã một vấn đề phức tạp thành các vấn đề đon giản o Thiết kế giải pháp phù hợp cho vấn đề cần giải quyết o Áp dụng chính xác mỗi kỹ thuật cho các phần mềm hiện tại - Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán để hỗ trợ quyết định kinh doanh ; o Giải quyết vấn đề kinh doanh sử dụng phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán o Phân tích tính toán tài chính o Sử dụng phần mềm tính toán tài chính - Đánh giá và gợi ý các giải pháp về phần mềm để tích hợp thống nhất các ứng dụng của CNTT trong doanh nghiệp : o Giải quyết vấn đề bằng ứng dụng tich hợp Sử dụng các đặc trưng tích hợp ứng dụng 2- Nghe thuyết trình tại phòng chuyên môn hoá về : - Các kỹ thuật phân tích kinh doanh: o Lợi ích của việc sử dụng các kỹ thuật phân tích kinh doanh o Giải quyết các vấn đề bằng các kỹ thuật phân tích o Đánh giá đầu ra của mỗi kỹ thuật phân tích - Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán để hỗ trợ quyết định kinh doanh ; o Giải quyết vấn đề kinh doanh sử dụng phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán o Phân tích tính toán tài chính o Sử dụng phần mềm tính toán tài chính - Đánh giá và gợi ý các giải pháp về phần mềm để tích hợp thống nhất các ứng dụng của CNTT trong doanh nghiệp : o Giải quyết vấn đề bằng ứng dụng tich hợp - Sử dụng các đặc trưng tích hợp ứng dụng 3- Tự nghiên cứu các tài liệu và làm bài tập về : - Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán để hỗ trợ quyết định kinh doanh ; o Giải quyết vấn đề kinh doanh sử dụng phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán o Phân tích tính toán tài chính o Sử dụng phần mềm tính toán tài chính 11
12. - Các Kỹ năng phỏng vấn điều tra để thu thập các dữ liệu đúng đắn và đầy đủ và xác định các yêu cầu thực hiện của hệ thống, 4- Thực tập tại phòng máy tính trường về : - Các Kỹ năng phỏng vấn điều tra để thu thập các dữ liệu đúng đắn và đầy đủ và xác định các yêu cầu thực hiện của hệ thống, - Lập kế hoạch cần thực hiện bảo đảm tính khả thi - Kỹ năng làm việc theo nhóm - Xây dựng cácbiểu đồ phân tích thiết kế theo tiêu chuẩn và quy định - Viết hồ sơ thiết kế - Trình bày hồ sơ thiết kế trước nhóm 5- Tham quan thực tế tại các cơ sở sản xuất phần mềm về : - Giải quyết các vấn đề bằng các kỹ thuật phân tích - Đánh giá đầu ra của mỗi kỹ thuật phân tích - Phân tích tài chính và kỹ thuật quản lý kế toán để hỗ trợ quyết định kinh doanh - Các giải pháp về phần mềm để tích hợp thống nhất các ứng dụng của CNTT trong doanh nghiệp 12
13. Bài 1: XÁC ĐỊNH NHU CẦU THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC MÃ BÀI: ITPRG04.1 1. Các tổ chức kinh doanh được hình thành Các hệ thống thông tin được tin học hoá là một chủ đề rất rộng và có nhiều khía cạnh khác nhau. Hệ thống thông tin được tin học hoá là phương pháp sử dụng một hệ thống máy tính để giải quyết các vấn đề quản lý đã được xác định của người sử dụng. Vì thế, máy tính cung cấp những giải pháp thông qua việc cung cấp các thông tin hữu ích tới người sử dụng bằng cách xử lý thông tin được nhập vào. Toàn bộ quá trình này được gọi là một hệ thống thông tin (HTTT). Các tổ chức kinh doanh hình thành các hệ thống thông tin để phục vụ mục đích sản xuất và kinh doanh, làm tăng năng suất và doanh thu cũng như lợi nhuận. Khi đề cập tới tổ chức kinh doanh có nghĩa là tổ chức kinh doanh đó sử dụng CNTT làm nền tảng, trong đó hệ thống thông tin được sử dụng là một điều tất yếu và là nhu cầu cần thiết. Việc hình thành tổ chức kinh doanh là quá trình hình thành các hệ thống thông tin trong các tổ chức. 1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin Ngày nay hệ thống thông tin được ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống vì có sự hỗ trợ của máy tính và chúng ta gọi là HTTT tự động hoá. Để hiểu rõ thuật ngữ này chúng ta xuất phát từ khái niệm hệ thống chung nhất, hệ thống nghiệp vụ (Business) rồi đến hệ thống thông tin. 1.1.1 Các hệ thống- Hệ thống nghiệp vụ Hệ thống: một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử thường xuyên tương tác với nhau, có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó. Môi trường là phần nằm ngoài hệ thống đang xét và thực chất nó là một hệ thống nào đó có giao tiếp với hệ thống đang xét. Giữa hệ thống và môi trường là đường giới hạn xác định biên giới của hệ thống. Hình 1.1 là mô hình tổng quát của hệ thống. Môi trường Phần tử Hình 1.1 Mô hình tổng quát của một hệ thống Hệ thống nghiệp vụ là một loại hệ thống bao gồm các hoạt đông kinh doanh, dịch vụ chẳng hạn như sản xuất, phân phối, lưu thông các sản phẩm, các hoạt động giáo dục, y tế. Nghiệp vụ là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi ích hoặc lợi nhuận. Việc xác định mục đích hoạt động nghiệp vụ vì “lợi ích” hay “lợi nhuận” chỉ 13
14. mang tính tương đối và nó thật sự cần thiết để sau này ta có thể kiểm nghiệm hệ thống đã đạt được yêu cầu và mục tiêu chưa?. Đặc điểm của các hệ thống nghiệp vụ vì có sự tham gia của con người nên hệ thống có hai đặc điểm chính là cơ chế điều khiển và thông tin. Cơ chế điều khiển là sự quản lý trong nghiệp vụ và điều khiển cho hệ thống hướng đúng mục đích, đạt kết quả với chất lượng cao. Thông tin trong hệ thống nhằm phục vụ nhu cầu giao tiếp, trao đổi giữa con người. Một hệ thống nghiệp vụ có thể phân làm ba hệ thống con:  Hệ thống quyết định là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia đề xuất quyết định trong các hoạt động nghiệp vụ.  Hệ thống tác nghiệp là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia trực tiếp thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (sản xuất trực tiếp). Đó là các hoạt động nhằm thực hiện có tính cách cạnh tranh để đạt được mục tiêu đã xác định của hệ quyết định.  Hệ thống thông tin là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia xử lý thông tin của các hoạt động nghiệp vụ (kinh doanh hay dich vụ). Lưu ý: nhiệm vụ của môn học này là xây dựng hệ thống thông tin nên người học tránh nhầm lẫn HTTT với hệ thống tác nghiệp, đặc biệt khi đặc tả chức năng của hệ thống. Hệ thống thông tin là hệ thống trung gian giữa hệ tác nghiệp và hệ quyết định, nó cung cấp thông tin và phản ánh cơ cấu tổ chức và các hoạt động nghiệp vụ. 1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin Chức năng chính của HTTT là xử lý thông tin của hệ thống nghiệp vụ. Quá trình xử lý thông tin như một mô hình hộp đen bao gồm: Bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi cần thiết của hệ thống. Bộ xử lý biến đổi dữ liệu đầu vào và cho ra thông tin đầu ra. Hình 1.2 chỉ ra mô hình xử lý thông tin đơn giản. Process Input Output (Bộ xử lý ) (Thông tin ra (Dũ liệu vào) ) Feed back (phản hồi) Hình 1.2 Mô hình xử lý thông tin đơn giản của hệ thống Thông tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính :  Thông tin tự nhiên là loại thông tin ở nguyên dạng khi nó phát sinh như tiếng nói, công văn, hình ảnh v.v. Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với các kỹ thuật mang đặc điểm khác nhau.  Thông tin có cấu trúc là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất định thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu, sơ đồ quy định và nó dễ dàng được tin học hoá. 14
15. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: . Xét về quan điểm hệ thống, nhiệm vụ HTTT có các hoạt động đối nội và đối ngoại . Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và đưa thông tin ra môi trường bên ngoài. Thí dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hoá v.v.  Về đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ nghiệp vụ. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại tự nhiên và cấu trúc nhằm phản ánh cơ cấu tổ chức nội bộ và tình trạng hoạt động nghiệp vụ của hệ thống. Vai trò của hệ thống thông tin Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. Hình 1.3 dưới đây cho ta cách nhìn nhận vai trò của hệ thống thông tin trong hệ thống nghiệp vụ. Mỗi hệ thống con đều có đầu vào đầu ra. Ngoài ra, HTTT cung cấp các thông tin cho các hệ quyết định và tác nghiệp. Các thông tin xuất phát từ hệ tác nghiệp và hệ quyết định sẽ được HTTT chế biến, tổng hợp trước khi đưa ra môi trường bên ngoài. Tư vấn Quyết định TT môi trường HT quyết định HT Thông tin vào thông tin Thông tin ra HT - Nguyên vật liệu tác nghiệp - Thành phẩm - Tiền, sức LĐ - Tiền Hình 1.3 Các hệ thống con của hệ thống nghiệp vụ 1.1.3 Các thành phần hợp thành của hệ thống thông tin: Đặc điểm của HTTT HTTT là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động nghiệp vụ. Một hệ thống quản lý các nghiệp vụ được phân thành nhiều cấp do vậy các thông tin được xử lý và luân chuyển từ mức trên xuống dưới và chuyển từ các mức dưới lần lượt lên dần mức trên. 15
16. Các thành phần cơ bản của HTTT HTTT bao gồm năm thành phần . Con người: HTTT cung cấp thông tin cho mọi người bao gồm cả người quản lý và người sử dụng cuối. Người sử dụng cuối là người tương tác trực tiếp với hệ thống và nó cung cấp dữ liệu cho hệ thống đồng thời nhận thông tin từ nó. . Thủ tục: Đặc trưng bởi các mẫu bao gồm các dữ liệu mô tả công việc của tất cả mọi người, cả người sử dụng cuối và nhân viên trong HTTT. Thủ tục xác định các quy trình, thao tác và các công thức tính toán. . Phần cứng: Bao gồm tất cả các thiết bị vật lý sử dụng trong HTTT. Thiết bị này bao gồm phần cứng máy tính như máy tính, các thiết bị đầu cuối, các thiết bị ngoại vi, máy in và cả các thiết bị không thuộc máy tính như máy chữ, máy kiểm tra chữ ký. Nguồn cung cấp cần thiết cho các nhà điều hành máy tính như ruy băng, giấy viết và các mẫu tập hợp dữ liệu đặc biệt. . Phần mềm: Bao gồm cả phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là các chương trình điều khiển phần cứng và môi trường phần mềm. Các chương trình này gồm hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình tiện ích. Phần mềm ứng dụng bao gồm các chương trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống trong việc xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin yêu cầu. . Tệp (File) dữ liệu: Hầu hết dữ liệu được xử lý trong HTTT phải được giữ lại vì lý do pháp luật hoặc vì sự cần thiết được xử lý trong tương lai. Những dữ liệu này được lưu trong file và cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng. Những file này là thành phần của HTTT, được tạo ra trực tiếp hoặc lưu trữ trong file. Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thông tin thì HTTT chỉ bao gồm hai thành phần chính là dữ liệu và xử lý. Các dữ liệu Là các thông tin được cấu trúc hoá. Với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại và cách thức xử lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra. Luồng thông tin vào Các thông tin cần thiết cho quá trình xử lý, có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Chúng được phân thành ba loại sau:  Thông tin cần cho tra cứu: Thông tin dùng chung cho hệ thông và ít bị thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu khi xử lý thông tin sau này.  Thông tin luân chuyển chi tiết: Loại thông tin chi tiết về hoạt động của đơn vị, khối lượng thông tin thường rất lớn, cần phải xử lý kịp thời.  Thông tin luân chuyển tổng hợp: Loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý định kỳ theo lô. Luồng thông tin ra 16
17.  Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là kết quả của việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm, đồng thời phải đảm bảo sự chính xác và kịp thời.  Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với từng đơn vị.  Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế linh hoạt mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở, và khả năng giao diện của hệ thống với môi trường bên ngoài. Thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán quản lý cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt được thông tin thừa trong quá trình xử lý. Các xử lý Là các quy trình, các phương pháp, chức năng xử lý thông tin và biến đổi thông tin. Các xử lý nhằm vào hai mục đích chính:  Sản sinh các thông tin có cấu trúc theo thể thức quy định như các chứng từ giao dịch, các sổ sách báo cáo thông kê.  Cung cấp các thông tin trợ giúp quyết định, thông thường là các thông tin cần thiết cho lựa chọn quyết định của lãnh đạo, hoặc các lựa chọn tự động trong các quyết định dựa trên giải thuật. 1.2 Các hệ thống thông tin tự động hoá Hệ thống thông tin tự động hoá là hệ thống nhân tạo mà hoạt động của nó được điều khiển bởi một hay nhiều máy tính. Để đơn giản trong tài liệu này khi nói hệ thống thông tin bao hàm cả ý nghĩa tự động hoá (có dùng máy tính). Chúng ta có thể phân biệt nhiều loại hệ thống thông tin tự động hoá khác nhau nhưng chúng có các thành phần chung sau: . Phần cứng máy tính: CPU, bộ nhớ trong, bộ nhớ ngoài và các thiết bị ngoại vi v.v . Phần mềm máy tính: Chương trình hệ thống như hệ điều hành, các chương trình tiện ích, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các chương trình ứng dụng. . Con người: Những người tham gia trực tiếp vào các hoạt động của hệ thống do hệ thống không tự động hoá hoàn toàn, thường họ cung cấp đầu vào và sử dụng đầu ra của hệ thống, đặc biệt là đảm bảo các hoạt động phải xử lý bằng thủ công cho hệ thống. . Dữ liệu: Thông tin mà hệ thống lưu giữ trong một khoảng thời gian. . Thủ tục: Các lệnh và cách giải quyết cho các hoạt động của hệ thống. A - Phân loại các hệ thống tự động . Hệ thống chạy theo lô: Hệ thống mà trong đó thông tin thường được truy cập một cách tuần tự có nghĩa là hệ thống máy tính này sẽ đọc tất cả các bản ghi trong cơ sở dữ liệu, xử lý và cập nhật tất cả các bản ghi này. . Hệ thống trực tuyến: Hệ thống chấp nhận đầu vào trực tiếp từ nơi mà nó được tạo ra. Nó cũng là một hệ thống mà đầu ra hoặc kết quả của sự tính toán được đưa trở lại nơi yêu cầu. 17
18. . Hệ thống thời gian thực: Hệ thống điều khiển hoạt động bằng dữ liệu nhận được, xử lý chúng và kết quả được đưa trở lại một cách nhanh chóng để tác động đến hệ thống tại thời điểm đó. . Hệ thống hỗ trợ quyết định: Các hệ thống máy tính này không đưa ra những quyết định riêng của chúng mà thay vào đó, giúp các nhà quản lý và các công nhân có kiến thức khác nhau trong việc tổ chức để đưa ra quyết định thông minh về các hoạt động khác nhau. Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ quyết định không nhận thức được rằng nó không hoạt động trên một cơ sở bình thường mà nó được sử dụng trên một cơ sở đặc biệt bất cứ khi nào cần thiết. . Hệ thống dựa trên tri thức: Mục đích của các nhà khoa học về máy tính, làm việc trong một trường trí thông minh nhân tạo là để tạo ra các chương trình mà mô phỏng những hoạt động của con người. Trong một số hệ thống chuyên dụng, mục tiêu nay đã gần đạt được. Với các hệ thống khác, mặc dù chúng ta chưa biết làm cách để xây dựng các chương trình hoạt động tốt trên hệ thống, chúng ta có thể bắt đầu xây dựng các chương trình mà hỗ trợ một cách đáng kể cho hoạt động của con người trong một nhiệm vụ. . Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Hệ thống đưa vào máy tính để tạo thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho các cấp quản lý. . Hệ thống thông tin tự động hoá là hệ thống có sự tham gia của máy tính để xử lý thông tin và có nhiều mức độ xử lý thông tin tự động hoá khác nhau. B - Mức độ tự động hoá . Tự động hoá toàn bộ : Hệ thống được tự động hoá bằng máy tính trong đó con người chỉ đóng vai trò phụ trong hệ thống. . Tự động hoá một phần : Hệ thống phân chia công việc xử lý giữa con người (thực hiện thủ công) và một bộ phận thực hiện trên máy tính. Việc tự động hoá một phần xuất phát từ khả năng hạn chế về tổ chức, kinh phí, yêu cầu hoặc kỹ thuật, nhưng mọi việc thiết kế đều được xem xét về ngữ cảnh tự động hoá cao trong tương lai cho phép. C - Phương thức xử lý thông tin . Xử lý mẻ (Batch Processing): Các giao dịch diễn ra theo luồng thông tin đến gộp thành nhóm và đợi xử lý theo mẻ. Thí dụ : Các giao dịch bán hàng trong một ngày được cập nhật vào cuối mỗi ngày và sau khi các thông tin đó được cập nhật thì hệ thống sẽ thực hiện các thao tác tính tồn kho, tính doanh thu bán ra trong ngày. Ngoài ra các hệ thống xử lý theo mẻ có thể áp dụng trong các bài toán như tính lương, tuyển sinh và các bài toán giải quyết có tính định kỳ theo chu kỳ thời gian nhất định. Phương thức này thường dùng cho các trường hợp sau :  In các báo cáo, kết xuất, thống kê.  In các giấy tờ giao dịch có số lượng lớn.  Xử lý có tính chất định kỳ.  Thường dùng khi vào ra và xử lý một số lượng nhỏ các giao dịch. . Xử lý trực tuyến (on-line processing): Khi giao dịch phát sinh, các thông tin đến được cập nhật và tự động xử lý ngay. Xử lý trực tuyến dùng để hiển thị, chỉnh đốn, sửa chữa các tệp dữ liệu, phục vụ trực tiếp khách hàng tại chỗ. Thí dụ về xử lý trực tuyến như bán vé máy bay, vé tàu, hệ rút tiền tự động ATM và hệ INTERNET. Ngày nay người ta có xu hướng dùng xử lý trực tuyến nhiều do máy tính có giá thành thấp. Tuy nhiên việc xử lý trực tuyến trong môi trường cơ sở 18
19. hạ tầng về CNTT và viễn thông còn yếu và bất cập thì điều này không hẳn là phương thức tốt nhất. So sánh hai cách xử lý mẻ và xử lý trực tuyến:  Ưu điểm xử lý trực tuyến là giảm được công việc giấy tờ, các khâu trung gian; kiểm tra được sự đúng đắn của dữ liệu ngay khi thu nhập; người dùng hiểu rõ được qui trình xử lý; cho trả lời nhanh chóng.  Nhược điểm xử lý trực tuyến là chi phí hoạt động đắt hơn cả về phần cứng và phần mềm; xây dựng hệ thống tốn công, tốn thời gian hơn; sử dụng CPU không kinh tế do phải thường trực máy tính; xử lí chậm khi khối lượnglớn; khó bảo đảm tính tin cậy; khó phục hồi dữ liệu vì dữ liệu luôn ở trên dòng dữ liệu; đòi hỏi nhiều biện pháp xử lý đặc biệt đối với dữ liệu. . Xử lý thời gian thực: Các thông tin xử lý mang yếu tố thời gian, các hành vi của một hệ thống phải thoả mãn một số ràng buộc ngặt nghèo về thời gian. Phuơng pháp xử lý thời gian thực phù hợp với các hệ thống điều khiển và máy tính lệ thuộc vào hệ thống ngoài chẳng hạn hệ thống điều khiển các lò sấy, lò nung,v.v 1.3 Qúa trình phát triển hệ thống thông tin Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các công việc cần hoàn thành theo trình tự nhất định có thể bao gồm các bước sau: . Xác định vấn đề, các yêu cầu quản lý hệ thống. . Xác định mục tiêu, ưu tiên, giải pháp sơ bộ và chứng minh tính khả thi. . Phân tích các chức năng và dữ liệu của hệ thống. . Thiết kế logic: Trả lời câu hỏi làm gì ? hoặc là gì ?. Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả hoạt động mới. . Thiết kế vật lý: đưa ra những biện pháp, phương tiện thực hiện, nhằm trả lời câu hỏi : Làm như thế nào ?. . Cài đặt hệ thống: Lựa chọn ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và lập trình. . Khai thác và bảo trì. Trình tự phát triển của hệ thống tuân theo một số chu trình: Chu trình thác nước: Phát triển vào những năm 1970, mô tả sự phát triển của hệ thống theo 5 giai đoạn: Phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm sửa và bảo trì. Các giai đoạn này kế tiếp nhau và mỗi giai đoạn chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước đó kết thúc. Nhược điểm chính của chu trình thác nước là kiểm sửa thực hiện ở giai đoạn cuối và không có sự quay lui để chỉnh sửa các bước trước nên các sai sót dễ gây ra các rủi ro cho quá trình phát triển hệ thống. Tuy nhiên chu trình thác nước lại đơn giản phù hợp với các hệ thống vừa và nhỏ, ít phức tạp và được dùng rất phổ biến. Hình 1.4.a mô tả chu trình tuyến tính phát triển hệ thống. Sự tiến hoá của quy trình phát triển phần mềm dẫn đến một số kiểu chu trình tiên tiến như: Chu trình chữ V, mẫu thử lặp (1980), chu trình xoắn ốc (1988). Các chu trình này khắc phục được các nhược điểm của chu trình thác nước truyền thống. 19
20. Định nghĩa vấn đề Mục đích, hạn chế, tài nguyên của dự án Nghiên cứu tính khả thi Giải pháp sơ bộ, chi phí, lợi ích Phân tích hệ thống Mô hình hệ thống và các mục tiêu chi tiết Thiết kế Thiết kế Thiết kế chung Hệ thống Chi tiết Thủ tục, đề xuất thiết bị, đặc tả, chương trình và cấu trúc cơ sở dữ liệu Phát triển và cài Phát triển Thử nghiệm và đặt Hệ thống thông tin Hoàn thiện Sử dụng hệ thống Kiểm tra rà soát Bảo dưỡng lại Hình 1.4.a : Chu kì tuyến tính phát triển hệ thống Việc phân chia thành giai đoạn chỉ có tính tương đối, tùy thuộc từng phương pháp chúng ta sử dụng. Các giai đoạn phát triển của hệ thống bao gồm: Giai đoạn 1. - Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. - Tìm hiểu phê phán để đưa ra giải pháp. Giai đoạn 2. Phân tích hệ thống. (giai đoạn thiết kế logic). 20
21. Giai đoạn 3. Thiết kế tổng thể: Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống. Giai đoạn 4 : - Thiết kế chi tiết , bao gồm các thiết kế về các thủ tục. - Thủ công. - Kiểm soát phục hồi. - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế các mô đun, cấu trúc chương trình. Giai đoạn 5: Cài đặt, lập trình. Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì. Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống có thể xem xét qua sơ đồ phân tích thiết kế cấu trục gồm 4 bước chính tương ứng với các khối chỉ ra trong sơ đồ hình 1.5. Trong sơ đồ này người sử dụng mong muốn có hệ thống thông tin mới thay thế hệ thống hiện tại, nhưng đó là cách làm không chuyên nghiệp. Sơ đồ này chỉ ra cách thực hiện từ khối I, khối II, khối III rồi khối IV. Trong đó:  Khối I : Khảo sát, mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào ?  Khối II : Mô tả hệ thống cũ làm việc làm gì ?. Lúc này hệ thống chỉ xác định các yếu tố bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý.  Khối III : Mô tả hệ thống mới làm gì ?. Dựa trên khối II ta cần bổ sung các yêu cầu mới cho hệ thống và khắc phục hoặc lược bỏ các nhược điểm của hệ thống cũ.  Khối IV : Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào ?. Giai đoạn thiết kế nhằm hướng tới cài đặt, xây dựng hệ thống mới có thể hoạt động được. Sau đây là một quá trình phát triển hệ thống thông tin mẫu thử lặp 21
22. Xác định vấn đề Xác định/ xác định lại mục đích hệ thống Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống Thiết kế chi tiết Xác định vấn đề hệ thống chính Cài đặt hoàn thiện Thiết kế nguyên mẫu Kiểm tra hệ thống lần cuối Cài đặt và đánh giá Hình 1.4.b Qúa trình phát triển mẫu thử lặp Người sử dụng yêu Mô hình mô tả hoạt động cầu xử lý trực tiếp hệ thống mô tả hoạt động của hệ thống hiện mức vật hệ thống mới tại lý. làm việc như thế làm việc như thế nào? nào (HOW TO (HOW TO DO) DO) IV Đây là vấn đề khó Người sử dụng và Người sử dụng mong người phân tích muốn Mô tả hệ thống Mô tả hệ thống Mô hình hiện tại làm gì ? mới làm gì ? hệ thống (WHAT TO DO) (WHAT TO DO) mức II Logic III Người thiết kế mong muốn Hình 1.5 Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Vai trò phân tích thiết kế hệ thống: Phân tích hệ thống là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống thông tin. Nếu đầu tư cho phân tích thiết kế càng nhiều bao nhiêu thì các giai đoạn sau như cài đặt, kiểm thử và khai thác bảo trì càng 22
23. ít bấy nhiêu. Hình 1.6a và 1.6 b cho ta hình dung về vai trò của thiết kế hệ thống với 2 trường hợp: Có thiết kế và không thiết kế. BẢO TRÌ BẢO TRÌ KIỂM THỬ KIỂM THỬ CÀI ĐẶT THIẾT KẾ CÀI ĐẶT Thiế t kế Hình 1.6.a Hệ thống có thiết kế Hình 1.6.b Hệ thống không có thiết kế Theo Tài liệu [8] chi phí phân tích thiết kế hệ thống có thể được đánh giá 17% so với toàn bộ chi phí phát triển xây dựng HTTT trong khi đó việc lập trình chỉ chiếm 8% được chỉ ra trong sơ đồ hình 1.7 sau Phân tích & thiết kế 17% Lập trình 8% Bảo trì 50% 25% Kiểm sửa Hình 1.7 Phân bố chi phí cho các giai đoạn phát triển HTTT 2. Mô tả các thông tin với các kích cỡ khác nhau của tổ chức Một hệ thống thông tin cung cấp sự hỗ trợ thông tin tới những đơn vị chức năng của một tổ chức. Ví dụ, trong chức năng quản lý nhân sự, hệ thống thông tin giữ những bản ghi cần thiết của các nhân viên và cung cấp những thông tin mong muốn trong 23
24. một dạng thức mong muốn bất cứ khi nào cần, giống như một danh sách lương có thể trả được cho những người nhân viên vào cuối tháng, trợ cấp lương hưu cho một nhân viên vào thời điểm anh ta nghỉ hưu v.v Hệ thống thông tin cũng có thể được lập trình để cung cấp một cách tự động những điều cần thiết trong trạng thái sẵn sàng như là lượng hàng hoá nhỏ nhất còn lại trong kho hàng. Hệ thống thông tin được phân lớp trên cơ sở tiện ích của chúng, như là các hệ thống kinh doanh, các hệ thống trợ giúp-quyết định. 2.1 Các hệ thống giao dịch Các hệ thống giao dịch là những hệ thống quan tâm đến những hành động lặp đi lặp lại trong tổ chức, chẳng hạn như chi phí và lợi tức trong các hệ thống kế toán, bán và mua hàng dự trữ trong các hệ thống điều khiển kiểm kê, v.v Các hoạt động, cá nhân hay tập thể, đều được nhập vào trong hệ thống thông tin, toàn bộ hệ thống thông tin đó được cập nhật ở tất cả các chỗ bị tác động bởi thông tin đầu vào. Vì thế, sự tái diễn các hoạt động là một yếu tố chủ yếu của một hệ thống kinh doanh. Luồng dữ liệu trong một hệ thống giao dịch đơn giản được chỉ ra ở hình 1-3, nơi mà các dữ liệu được nhận vào hệ thống thông qua một bảng soạn thảo, hệ thống soạn thảo kiểm tra đầu vào và nếu có bất kỳ sự không thống nhất nào, chẳng hạn như sự vượt quá giới hạn trên định trước v.v người sử dụng được cảnh báo về nó thông qua một hộp thoại và cung cấp cho anh ta một cơ hội để cải thiện đầu vào. Ở giai đoạn kế tiếp của quá trình củng cố thông tin, đầu vào được kiểm tra tiếp tục dựa trên cơ sở là thông tin hữu ích trong hệ thống. Khi thông tin đầu vào được nhập vào là hợp lệ, nó được chấp nhận. Quá trình này gọi là sự hợp lệ hóa thông tin. Dữ liệu được chấp nhận được lưu vào file dữ liệu. File dữ liệu Soạn thảo dữ liệu Hợp lệ hóa dữ liệu Chấp nhận dữ liệu Tới hội thoại người dùng Hình1.8 - Luồng dữ liệu trong một giao dịch Các hệ thống giao dịch bao gồm hai loại- các hệ thống giao dịch trực tuyến và các hệ thống giao dịch theo lô. 2.2 Hệ thống giao dịch trực tuyến Trong một hệ thống giao dịch trực tuyến, bất kỳ khi nào một hoạt động xảy ra trong tổ chức, một đầu vào được thực hiện trong hệ thống dưới dạng một bản ghi và hệ thống thông tin tự động cập nhật tất cả các bản ghi khác bị tác động bởi đầu vào. Ví 24
25. dụ, một giao dịch bán hàng được nhập vào hệ thống thông tin và hệ thống tự động chuẩn bị một hoá đơn cho giao dịch này, giảm mức hàng dự trữ mặt hàng đó, cộng thêm lượng bán hàng vào tổng lượng hàng bán, và nếu như lượng hàng dự trữ đó đạt đến ngưỡng cần bổ sung thì hệ thống sẽ cảnh báo cho người bán mua bổ sung. 2.3 Hệ thống giao dịch theo lô Trong một giao dịch theo lô, các đầu vào không được thực hiện một cách thông minh nhưng một tập hợp các thông tin đầu vào được nhận vào cùng một thời điểm đã được chấp nhận bởi hệ thống thông tin, theo một lệnh được đưa ra bởi người sử dụng, để cập nhật thông tin. Ví dụ, một giao dịch bán hàng trong ngày có thể được nhập vào cuối ngày và sau khi tất cả các thông tin vào đã kết thúc, hệ thống chấp nhận lượng hàng bán và cập nhật các hàng dự trữ v.v 2.4 Hệ trợ giúp quyết định Các hệ trợ giúp quyết định cung cấp một vài chỉ dẫn cho một người dùng trên cơ sở thông tin được lưu trong hệ thống và các tham số cung cấp bởi người dùng. Những chỉ dẫn này được người dùng sử dụng để đi đến một quyết định cho vấn đề. Các hệ thống như vậy được sử dụng trong phân tích thống kê, dự báo thời tiết, nghiên cứu nhân khẩu v.v Ví dụ, nếu dữ liệu về lượng mưa ở một vùng nào đó, trong một vài năm gần đây, là hữu dụng trong một hệ thống thông tin, khả năng lượng mưa trong tương lai có thể được chỉ định thông qua việc sử dụng hệ thống thông tin. Hay là, nếu bản ghi số sinh và số tử của một quốc gia là hữu dụng đối với một giai đoạn có thể xem xét, khuynh hướng của sự gia tăng dân số trong tương lai có thể chỉ ra được. Những hệ thống này cung cấp một vài chỉ dẫn cho người dùng, có thể được sử dụng bởi người dùng để đi đến một quyết định cuối cùng bằng việc sử dụng sự suy xét của bản thân đối với tình huống đó. 3. Các ứng dụng cơ bản về CNTT cho tổ chức kinh doanh Ta có thể nghiên cứu sâu thêm về một hệ thống thông tin qua ví dụ sau. Một tổ chức thương mại có các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, phòng kế toán, phòng quản lý kiểm kê và phòng tiếp thị. Mặc dù toàn bộ tổ chức có thể được xem xét thông qua chỉ một thủ tục dài và toàn diện, nhưng tốt hơn là ta xem xét hệ thống được xây dựng như là vài tổ chức con kết nối với nhau. Mỗi tổ chức con như vậy có thể có hệ thống con của nó và một chương trình chủ kết nối tất cả các hệ thống con để trao đổi thông tin lẫn nhau. Theo đó, một hệ thống thông tin của một tổ chức có thể được chia thành những hệ thống con sau đây: 1. Hệ thống thông tin con về nguồn nhân lực; 2. Hệ thống thông tin con về khách hàng; 3. Hệ thống thông tin con về nhà cung cấp; 4. Hệ thống thông tin con về kế toán; 5. Hệ thống thông tin con về kiểm kê; 25
26. 6. Hệ thống thông tin con về tiếp thị. Mỗi hệ thống con như vậy có thể được chia thành những hệ thống con nhỏ hơn để việc đơn giản hóa quản lý thông tin được dễ dàng hơn. Ví dụ, hệ thống con về nguồn nhân lực có thể được chia như sau: 1.1 Chi tiết nguồn nhân lực, 1.2 Sự trả tiền lương cho nguồn nhân lực, 1.3 Sự tuyển thêm nguồn nhân lực, và 1.4 Sự sa thải nhân lực. Vì thế mỗi hệ thống con được chia cho đến khi hệ thống cuối cùng có thể quản lý được dễ dàng và sự phân chia tiếp nữa sẽ không thu lại lợi ích. Toàn bộ tổ chức thương mại có thể được giới thiệu thông qua các hệ thống con của nó như sau: CÁC DOANH NGHIỆP ABC 1. Nguồn nhân lực 1.1 Dữ liệu, 1.2 Lương, 1.3 Tuyển nhân viên, 1.4 Sa thải nhân viên, 2. Khách hàng 2.1 Các chi tiết, 2.2 Các đơn đặt hàng đã nhận được, 2.3 Các đơn đặt hàng đã thực hiện. 3. Nhà cung cấp 3.1 Chi tiết, 3.2 Các đơn mua hàng, 3.3 Các nguyên liệu nhận được. 4. Kế toán 4.1 Tổng quát, 4.2 Có thể nhận được, 4.3 Nợ. 5. Kiểm kê 5.1 Tư bản, 5.2 Thương mại- 5.2.1 Chi tiết, 5.2.2 Hàng dự trữ, 5.2.3 Điều khiển. 6. Tiếp thị 6.1 Quảng cáo, 6.2 Đại lý, 6.3 Giải đáp thông tin. Sự phân chia này chỉ ra mối liên hệ của một hệ thống con chỉ với các hệ thống cha/con của nó và không liên hệ với các hệ thống con khác. Điều này là một cái nhìn đơn giản về hệ thống và được biết đến như là cái nhìn tĩnh của hệ thống. Trong thực tế, mỗi hệ thống con có trao đổi thông tin với nhiều hệ thống con khác của hệ thống. Ví dụ, một sự chi trả lương cho một nhân viên có một đầu vào tương ứng trong hệ thống con chung của phòng kế toán. Hoặc, một giao dịch bán hàng hoàn chỉnh với một khách hàng sẽ có các đầu vào tương ứng trong kiểm kê hàng dự trữ hiện tại và có thể nhận được trong hệ thống con kế toán. Khi những liên kết như 26
27. vậy của các hệ thống con được minh hoạ thì sự thể hiện đó được gọi là cái nhìn động của hệ thống. Cách thể hiện động cung cấp một cái nhìn đầy đủ về hệ thống và sẽ được nói đến ở những chương sau. Để có cái nhìn tốt hơn về các hệ thống con, như đã được nói đến ở trên, chúng ta sẽ kiểm tra từng cái một, chi tiết hơn. 3.1 Hệ thống con nguồn nhân lực Các hệ thống con-con của hệ thống con này xử lý thông tin của những người làm việc trong tổ chức với các chi tiết về họ, sự chi trả lương, những người mới vào, và những người rời đi. Mỗi hệ thống con-con được phân tách từ quá trình xử lý thông tin của bản thân nó, trao đổi thông tin với những hệ thống con-con khác. Ví dụ, sau khi quá trình tuyển nhân viên đã xong, thông tin về những người mới vào được nhập vào hệ thống con chi tiết một cách tự động. Tương tự như vậy, xuất phát từ file chứa chi tiết, thông tin đề cập đến lương của các nhân viên được chuyển cho file lương ở chỗ mà mỗi tháng một bản lương được chuẩn bị sau khi đã xem xét ngày công, khấu trừ v.v Các đầu vào của việc thanh toán lương được yêu cầu phải làm hàng tháng. Để làm điều này, chỉ những đầu vào lương hiện tại mới được giữ trong file lương. Những đầu vào lương trong quá khứ được gửi tới một file lược sử trong hệ thống con. Sự phân chia được đưa ra của hệ thống con thành các hệ thống con nhỏ hơn và trao đổi thông tin được minh hoạ ở hình 1-4. Hệ thống phát triển nguồn nhân lực Tuyển dụng Chương trình dữ liệu Chương trình thoát Chương trình lương Hiện tại Quá khứ Ngày công KÚ nghỉ Khấu trừ Tính toán Lược sử Hình 1.9 Hệ thống con phát triển nguồn nhân lực 3.2 Hệ thống thông tin con khách hàng Hệ thống khách hàng lưu trữ những thông tin chi tiết tất cả các khách hàng của nó trong một hệ thống con riêng rẽ. Hệ thống con này có các thông tin như địa chỉ, những người có quan hệ giao dịch, giới hạn tín dụng v.v của khách hàng đó. Sau khi một đơn đặt hàng được nhận từ một khách hàng, nó được nhập vào file các đơn đặt hàng hiện tại. Dữ liệu nhập vào được hợp lệ hoá dựa trên cơ sở giới hạn tín dụng của khách hàng đó trong file chi tiết. Hệ thống con nhận thông tin thông qua tính sẵn có của các nguyên liệu đặt hàng trước từ hệ thống con kiểm kê. Nếu như nguyên liệu này đã có sẵn, phòng phân phối được báo là gửi các nguyên liệu này tới cho khách hàng đó, cùng với việc báo cho hệ thống kế toán biết, để đưa ra một hoá đơn thanh toán và thực hiện một sự điều chỉnh trong tài khoản của khách hàng. Đơn 27
28. đặt hàng hoàn chỉnh được lưu lại trong một file các đơn đặt hàng hoàn tất. Những thao tác này của hệ thống con được minh hoạ ở hình 1- 5. Hệ thống thông tin khách hàng Dữ liệu Đơn đặt hàng Thanh toán Hiện tại Hoàn thành Tới HT kế toán ttoán Tới HT kiểm kê Hình 1.10:Hệ thống thông tin con khách hàng 3.3 Hệ thống con các nhà cung cấp Hệ thống con các nhà cung cấp làm việc tương tự như hệ thống con các khách hàng, vì thế chúng ta không cần thảo luận chi tiết về nó. 3.4 Hệ thống con kế toán Một hệ thống tài khoản thường xuyên có ba hệ thống con–HT con có thể nhận, các khoản nợ, và các vấn đề chung. Tuỳ vào tính bao quát của các hệ thống con mà chúng được chia thành những hệ thống con nhỏ hơn. Hình 1-6 mô tả sự chia nhỏ của một hệ thống con kế toán. Tất cả các đầu vào trong các hệ thống con kế toán chỉ được thực hiện thông qua hệ thống con biên lai hay hệ thống con phiếu chi, tương ứng là các hệ thống con các đơn đặt hàng và các hệ thống con tiền nợ. Một cách tương ứng, các hệ thống chỉnh lý của hai hệ thống này quản lý các hệ thống biên lai hoá đơn cung cấp và hoá đơn khách hàng và quản lý tất cả các luồng thông tin với những hệ thống con khác và làm tất cả công việc chỉnh lý của các tài khoản. Cuối cùng, tất cả các đầu vào được đưa tới hệ thống con hiện tại của hệ thống con hàng năm, đó là hệ thống mà sau khi làm tất cả các sự chỉnh lý khác và chuẩn bị bảng cân đối sẽ gửi đầu vào tới hệ thống con lược sử và trở nên rỗng, sẵn sàng để nhận đầu vào hiện tại tiếp theo. Hệ thống con hiện tại có thể thuộc dạng giao dịch trực tuyến để nhận đầu vào ngay khi chúng được nhập vào, hay loại giao dịch theo lô, trong trường hợp đó, nó nhận đầu vào vào cuối năm để chuẩn bị một bảng cân đối. Sự luân phiên sau được ưa thích hơn, nó không phải sửa lỗi của các hệ thống đầu vào bảng cân đối hàng năm. 28
29. Tệp “nhật ký” lưu giữ tất cả những bản ghi trong quá khứ mà có thể được tham chiếu bất kỳ lúc nào để nhận thông tin chi tiết. HTTT tài khoản Có thể nhận Thủ tục Có thể trả Hiệu chỉnh Cân đối Bán lấy tiền mặt Báo cáo Trao Chi Hiệu thường đổi tiền trả chỉnh niên mặt Hiện tại Lược sử Thanh Điểm Hệ thống Điểm Thanh toán toán vào kiểm kê vào mua hàng Hình 1.11 Luồng thông tin hệ thống con tài khoản 3.5 Hệ thống con kiểm kê Hệ thống kiểm kê, được chỉ ra trong hình 1-7, quản lý luồng nguyên liệu vào và ra khỏi tổ chức và hai hệ thống con- hệ thống con vốn và thương mại. Hệ thống con vốn có các chi tiết xác nhận vốn chẳng hạn như là đất đai và các toà nhà, đồ đạc và tài sản cố định; cây cối, máy móc và dụng cụ của tổ chức. Nó giữ liên lạc với hệ thống con kế toán để cung cấp các thông tin mua bán dựa trên cơ sở hiện tại, và để cung cấp chi tiết về sự sụt giá dựa trên cơ sở hàng năm. HTTT kiểm kê Tư bản Thương mại Trao Sự giảm Bán Mô tả Điều Lượng đổi mới giá hàng khiển Tổng giá trị Báo cáo Tiếp thị Báo cáo thường niên thường niên Hình 1.12 Các luồng thông tin hệ thống con kiểm kê 29
30. Hệ thống con thương mại lưu giữ những bản ghi của tất cả các nguyên liệu khác và giữ liên lạc với hệ thống con hoá đơn khách hàng, biên lai cung cấp và hệ thống con kế toán hiện hành hàng năm. HTTT tiếp thị Liên hệ quần chúng Kiểm kê sản phẩm Nghiên cứu thị trường Quảng cáo Mua sắm Dự trữ Bán hàng Thực hiện Thăm dò Nghe nhìn Phương tiện in Đặt mua hàng Đơn đặt Thanh toán Báo cáo ấn hàng mua hàng Hình 1.13 Hệ Thống Thông Tin tiếp thị được đơn giản hoá 3.6 Hệ thống con tiếp thị Hệ thống con này lưu giữ các cố gắng tiếp thị được thực hiện bởi tổ chức và tác động của nó lên thị trường. Hệ thống này bản thân nó, có thể là một hệ thống hoàn chỉnh rất rộng trong bản thân nó và sự mở rộng của nó phụ thuộc vào kích thước, thực tiễn kinh doanh, các sản phẩm v.v của một tổ chức. Thông thường, nghiên cứu thị trường là một hoạt động đầu tiên của hệ thống con tiếp thị mà xác định lĩnh vực sản phẩm của tổ chức. Hình vẽ ở (mục 3.5) mô tả một cái nhìn đơn giản hóa về tổ chức tiếp thị. CÂU HỎI CÂU 1:Trình bày : Khái niệm về hệ thống thông tin ? CÂU 2: Trình bày :Qúa trình phát triển hệ thống thông tin ? CÂU 3: Trình bày : Các hệ thống giao dịch ? CÂU 4: Trình bày : ứng dụng cơ bản về CNTT cho tổ chức kinh doanh ? 30
31. Bài 2 XÁC ĐỊNH HIỆN TRẠNG TÌM HIỂU CÁC YÊU CẦU MÃ BÀI: ITPRG04.1 1. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 1.1 Đại cương giai đoạn khảo sát Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là giai đoạn đầu tiên của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Việc khảo sát thường được tiến hành qua hai giai đoạn: . Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án. . Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. Giai đoạn khảo sát còn có thể coi như "Nghiên cứu tính khả thi” hoặc "Nghiên cứu hiện trạng”. Mục đích cuối cùng của giai đoạn khảo sát là "ký kết được hợp đồng thoả thuận" giữa nhà đầu tư và nhóm phát triển hệ thống để xây dựng hệ thống thông tin đối với hệ thống nghiệp vụ của một tổ chức. 1.2 Yêu cầu thực hiện của giai đoạn khảo sát Yêu cầu của giai đoạn khảo sát cũng chính là mục tiêu của người phân tích và thiết kế cần xác định trong giai đoạn này bao gồm các giai đoạn: . Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ. . Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới. . Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới. . Vạch kế hoạch cho dự án. . Lập báo cáo về khảo sát và xác định tính khả thi 1.3 Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết "cải tạo cái cũ xây dựng cái mới" Phương pháp khảo sát hiện trạng Các mức khảo sát cho dù là khảo sát sơ bộ cũng được phân biệt 4 mức theo thứ tự: Tác vụ, điều phối quản lý, quyết định và tư vấn.  Mức thao tác, thừa hành (tác vụ): Người sử dụng làm việc trực tiếp với các thao tác của hệ thống và họ thường xuyên nhận ra những khó khăn và những vấn đề nảy sinh ít người được biết. Những công việc này có ảnh hưởng rất lớn do có sự thay đổi các thủ tục và những thay đổi khác kèm theo khi có hệ thống mới.  Mức điều phối, quản lý (điều phối): Mức giám sát của các những người quản lý trực tiếp. Họ cung cấp thông tin báo cáo tóm tắt định kỳ, các thông tin chi tiết mà họ quản lý tại mọi thời điểm. Tuy nhiên họ không nhìn vấn đề xa được, và không phải là người trực tiếp ra quyết định. 31
32.  Mức quyết định, lãnh đạo (quyết định): Quan sát ở mức tổ chức, lãnh đạo ra quyết định, những ý tưỏng mang tính chiến lược phát triển lâu dài quyết định xu hướng phát triển của hệ thống.  Mức chuyên gia cố vấn (tư vấn): Mức này bao gồm cố vấn và những người chuyên nghiệp. Vai trò của họ tư vấn về chuyên môn sâu và có thể phê phán hoặc chấp nhận hệ thống. Họ có thể quan trọng hay không tuỳ thuộc vào đánh giá của mức quyết định. Chuyên gia Lãnh đạo Điều phối Thao tác thừa hành Hình 2.1: Sơ đồ Mức chuyên gia cố vấn Mỗi một mức ở trên có vai trò và ảnh hưởng đến hoạt động và sự phát triển chung của hệ thống theo các khía cạnh khác nhau nên cần phải được khảo sát đầy đủ. Hình thức khảo sát Có nhiều hình thức khảo sát, chúng được sử dụng kết hợp để nâng cao hiệu quả, tính xác thực, tính khách quan và tính toàn diện của phương pháp luận.  Quan sát theo dõi: Bao gồm quan sát chính thức và không chính thức. Quan sát chính thức thường có chuẩn bị và thông báo trước. Quan sát từng phần tử riêng biệt khi thu thập thông tin không phải là phương pháp tốt nhất. Hệ thống tương lai có thể có cách thức làm việc thay đổi, hơn nữa những gì ta dễ nhìn thấy có thể không thuận tiện và không bình thường và có thể ảnh hưởng đến chất lượng nghiên cứu. Quan sát không chính thức: Để có cái nhìn tổng quát về một tổ chức cần xem xét các giấy tờ và tài liệu, lý do dừng công việc, phân chia thời gian không hợp lý và sự phản ánh trung thực về môi trường làm việc tốt. Quan sát không chính thức thường cho ta các kết luận khách quan hơn. Quá trình theo dõi có ghi chép và sử dụng các phương pháp để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa học.  Phỏng vấn, điều tra: Phương pháp trao đổi trưc tiếp với người tham gia hệ thống thông qua các buổi gặp mặt bằng một số kỹ thuật. Phương pháp này đòi hỏi các chỉ dẫn rõ ràng cho người sử dụng. Thông thường người phân tích sử dụng các bảng hỏi, các mẫu điều tra. Danh sách các câu hỏi có thể được thiết kế dựa trên các điểm sau: 32
33. . Tiêu đề: mô tả các mục tiêu và các nội dung chính . Phân lớp dữ liệu: Các loại dữ liệu sẽ sử dụng . Dữ liệu: Nội dung của dữ liệu trong từng loại. Nói chung, phương pháp này phức tạp và không có hiệu quả với những người phân tích thiếu kinh nghiệm. Dễ thấy mỗi phương pháp đều có điểm mạnh cũng như điểm yếu và phù hợp với từng ngữ cảnh cụ thể. Tuy nhiên bất chấp phương pháp sử dụng là gì thì nguyên tắc chung là: . Càng thu thập được nhiều thông tin về môi trường hoạt động của tổ chức thì càng hiểu các vấn đề cần giải quyết, càng có khả năng đưa ra các câu hỏi về các vấn đề cần quan tâm. . Thông tin có thể chia thành các nhóm: Thông tin chung có cấu trúc theo hướng dọc của tổ chức, thông tin về tổ chức, về các đơn vị có liên quan trực tiếp đến các vấn đề hiện hành cần giải quyết. Phỏng vấn là phương pháp cơ bản cho mọi cuộc điều tra. Người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các thông tin cần thiết qua các câu trả lời của các người được điều tra. Có hai loại câu hỏi thường được sử dụng: . Câu hỏi trực tiếp : Là các câu hỏi đóng mà các phương án trả lời có thể dự kiến sẵn, chỉ cần khẳng định đó là phương án nào. Câu hỏi đóng là có ích khi ta đã có chủ định điều tra và cần biết rõ các chi tiết . . Các câu hỏi gợi mở: Là câu hỏi mà số khả năng trả lời rất lớn, người hỏi chưa hình dung hết được. Câu hỏi mở là có ích khi người hỏi chưa có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, để gợi mở vấn đề, và người trả lời phải là người có hiểu biết rộng, cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý. 1.4 Phát hiện các yếu kém của hệ thống hiện tại Với mục đích xây dựng hệ thống mới thay thế hệ thống hiện tại, nhà phân tích cần chỉ ra các yếu kém của hệ thống hiện tại. Đây là công việc khó khăn và hết sức tế nhị vì rằng hệ thống cũ dù rằng có các nhược điểm nhưng dù sao cũng gặp phải tính bảo thủ trì trệ của một số cá nhân dẫn đến sự bất hợp tác trong việc cung cấp dữ liệu Sau đây là các gợi ý nhằm chỉ ra các yếu kém của hệ thống: . Hệ thống thiếu một số chức năng nào đó, thiếu phương tiện xử lí thông tin, thiếu con người thực hiện, thiếu người quản lý v.v. . Hệ thống hoạt động kém hiệu lực, hiệu suất thấp do các yếu tố về phương pháp xử lý không chặt chẽ, cơ cấu tổ chức bất hợp lý, lưu chuyển thông tin vòng vèo, quá dài, tài liệu trình bày kém và xảy ra sự ùn tắc thông tin, sự quá tải về xử lý. . Tổn phí cao : Thực chất sự chi phí cho hệ thống cần được đánh giá theo một tiêu chuẩn và khía cạnh nào đó như yếu tố thời gian, con người, quá trình khai thác . Chất lượng thông tin : Các thông tin của hệ thống cũ thường không ổn định, thiếu chính xác, không rõ ràng và thiếu tính thời sự 2. Xác định các công việc và kế hoạch cần thực hiện Đây là hai thuật ngữ thường được dùng thay thế lẫn nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau. Một kế hoạch thường liên quan tới sự mong đợi, ước muốn và cả tham vọng trong khi chiến lược lại liên quan tới hoàn cảnh cụ thể, rắc rối nảy sinh, những 33
34. hạn chế và cả các yêu cầu. Cả hai thuật ngữ này được kết hợp lại thành: kế hoạch chiến lược. Trong các hệ thống thông tin, sự thay đổi là một tiến trình liên tục, thậm chí cả sau khi hệ thống đã được đưa vào sử dụng. Đó là do: môi trường hệ thống luôn thay đổi, người sử dụng và sự lựa chọn của họ luôn thay đổi, những sở thích cá nhân luôn thay đổi, và thường xuyên nhất là những đòi hỏi và mong đợi về tổ chức cũng luôn thay đổi. Mỗi nhân tố như vậy đều có ảnh hưởng tới hệ thống thông tin và đòi hỏi nó phải được thay đổi hoặc hiệu chỉnh lại cho phù hợp với hoàn cảnh mới. Bởi vậy, không một hệ thống thông tin nào là hoàn thiện tuyệt đối. Vì lý do đó, một hệ thống thông tin phải có tính linh động để không những đáp ứng được được những yêu cầu hiện tại và những yêu cầu có thể thấy trước trong tương lai mà còn phải đáp ứng được cả những yêu cầu, những đòi hỏi và cả những tình huống không báo trước. Những vấn đề này phải luôn được đề cập đến trong kế hoạch tổng thể phát triển hệ thống. Chiến lược phát triển một hệ thống có điểm xuất phát và kết thúc dựa trên sự khảo sát những hạn chế về tài nguyên, nhưng một kế hoạch chiến lược thì không có điểm dừng. Nó luôn là một hiện tượng mang tính quay vòng và bao gồm hai bộ phận: chiến lược ngắn hạn cho một giai đoạn kéo dài một, hai năm và kế hoạch lâu dài cho khoảng thời gian năm năm hay lâu hơn. Cùng với thời gian, kế hoạch lâu dài sẽ được định hình thành chiến lược cụ thể cùng với những kế hoạch lâu dài mới rõ ràng hơn cho tương lai. Một chiến lược thường là sự dung hoà giữa những hạn chế và yêu cầu tổ chức. Nó liên quan với việc ưu tiên hoá những mục tiêu cùng với những lưu ý về các điểm hạn chế. Mục tiêu của nó là cực đại hoá kết quả thu được thông qua sự khảo sát về những nguồn tài nguyên hữu dụng hiện có. Qua đó, nó quyết định những cái gì cần phải làm ngay và những cái gì nên để lại làm sau. Nó biết mức tối thiểu thực tế có thể đạt tới được trong những yêu cầu đặt ra nhưng cố gắng tối đa hoá những kết quả giành được dưới áp lực của sự hạn chế về mặt tài nguyên. Bởi vậy, một kế hoạch chiến lược liên quan đến sự dung hoà giữa những yêu cầu cấp bách, những nhân tố của môi trường và cả khả năng cung cấp của các nguồn tài nguyên. Mỗi nhân tố môi trường mới một mặt đặt ra những thách thức mới, mặt khác lại đem đến những cơ hội mới. Ví dụ, sự phát triển của dân số, một mặt làm tăng nhu cầu mua bán nhưng cùng với nó sự cạnh tranh trong mua bán cũng tăng lên. Tương tự như vậy, một viện dạy nghề mới ở một địa phương giúp tăng trình độ nhân công nhưng nó cũng làm mất dần những cơ hội của những người lao động thủ công. Một kế hoạch chiến lược phải xem xét tất cả các yếu tố đó để có thể nhận được lợi ích tối đa do sự thay đổi của môi trường mang tới. Bởi vậy, một kế hoạch chiến lược là điểm chính yếu cho việc cải tạo hệ thống, đó gần như là một tiến trình liên tục. 2.1 Các thành phần, bộ phận của kế hoạch Tất cả các thành phần của một kế hoạch phát triển hệ thống cũng được coi như là các thành phần của chiến lược phát triển hệ thống. Một quyết định chiến lược bao gồm những gì phải làm ngay và những gì nên để lại làm sau. Việc sử dụng tài nguyên trong một hệ thống thông tin có hai hướng chính: đó là thiết bị và người vận hành. Trong một hệ thống mới, các quyết định được thực hiện qua việc đánh giá các phương án khả thi và so sánh giữa đòi hỏi về tài nguyên của chúng với tài nguyên hữu dụng. 34
35. Trong một kế hoạch chiến lược, các quyết định còn phức tạp hơn nhiều bởi vì một thành phần mới thêm vào đòi hỏi phải chia sẻ tài nguyên với hệ thống đang tồn tại. Điều đó giống như một hệ thống phức tạp chia sẻ các tài nguyên chung, đặc biệt là các máy vi tính. Trong trường hợp như vậy, các thiết bị có thể phân làm hai nhóm: thiết bị chung cho cả hệ thống cũ và những thành phần mới thêm vào, và các thiết bị riêng biệt cho những thành phần mới thêm vào hệ thống. Các thiết bị trong nhóm thứ nhất được gọi là những thiết bị hạ tầng còn các thiết bị thuộc nhóm hai được xem như là các thiết bị chuyên môn. Một trong những khó khăn không kém là việc lập kế hoạch cho nhiều hệ thống vận hành đồng thời, cùng nhau chia sẻ một tài nguyên chung và có cả một số phần chuyên biệt cho từng hệ thống. Và ở đây cũng tồn tại hai nhóm thiết bị: hạ tầng và chuyên môn. (I)THIẾT BỊ HẠ TẦNG Sự lựa chọn các thiết bị hạ tầng cần phải cân nhắc kỹ lưỡng bởi vì chúng liên quan đến những đầu tư cơ bản và bất cứ một hạn chế nào xảy ra trong số chúng đều ảnh hưởng đến tất cả các hệ thống có sử dụng những thiết bị này. Sự cân nhắc quan trọng nhất trong quyết định sử dụng các thiết bị hạ tầng là giao diện của chúng là trực tuyến hay ngoại tuyến? Nói cách khác, là xem xét xem dữ liệu sẽ được nhận trực tiếp từ người dùng hay là thông qua sự xử lý phân tán, trong đó người dùng sẽ xây dựng và chuẩn bị dữ liệu trên các thiết chuyên biệt của anh ta và chỉ cung cấp cho hệ thống chính những phần cơ bản nhất? Quyết định cuối cùng tuỳ thuộc vào các liên kết bên trong hệ thống và những ràng buộc giữa chúng. Thiết bị hạ tầng phải đảm bảo: 1. có đủ khả năng lưu trữ để có thể chứa hết các dữ liệu cần thiết. 2. có đủ khả năng tính toán để thực hiện được hết các phép xử lý dữ liệu. 3. có đủ số lượng các thiết bị đầu cuối để cho phép truy nhập dữ liệu dễ dàng. Các tính chất nói trên của cơ sở hạ tầng sẽ tuỳ thuộc vào số lượng người dùng, vị trí của họ trong hệ thống và kích thước mong muốn của các file dữ liệu. (II) THIẾT BỊ CHUYÊN MÔN Sử dụng các thiết bị chuyên môn chủ yếu cần quyết định hệ thống sẽ là tập quyền hay phân quyền, hay là trong trường hợp cải tiến hệ thống, ta nhân rộng sử dụng các thiết bị cũ hay sử dụng các thiết bị loại mới. Cả hai lựa chọn đều có thuận lợi và hạn chế. Sử dụng các thiết bị tương tự như đã có đồng nghĩa với ít cải tiến, chi phí cho việc bảo trì thấp trong khi xây dựng loại thiết bị mới đồng nghĩa với khả năng đổi mới về công nghệ. Lựa chọn thứ nhất có lợi về kinh tế trong khi lựa chọn thứ hai mở rộng khả năng công nghệ. 2.2 Xác định kế hoạch dự án Cuối cùng, dự án của hệ thống thông tin, đã được lựa chọn và chấp thuận, được xét để áp dụng cho các hoạt động sau này. Nhiệm vụ đầu tiên là chọn chu trình phát triển hệ thống thông tin cho việc thực hiện dự án và chuẩn bị một kế hoạch dự án cùng với lịch biểu cho các đòi hỏi về tài nguyên của hệ thống. Lựa chọn chu trình phát triển hệ thống phụ thuộc vào kiểu của dự án và môi trường trong đó nó sẽ được thực hiện. Sau đó, các khoảng thời gian cho các giai đoạn khác nhau của chu trình phát triển hệ thống được được ước lượng. Theo đó, lịch biểu cho 35
36. các đòi hỏi về tài nguyên cũng đựơc lập ra. Lịch biểu này được trình bày lên bộ phận quản lý để dùng cho việc quản lý tài nguyên tại cùng thời điểm. Ví dụ, một chu trình phát triển hệ thống tuyến tính theo các giai đoạn được phác hoạ dưới đây để làm sáng tỏ kế hoạch của dự án. Phân tích hệ thống 1 1 4 1:10:96 30:11:96 hiện hành Thiết kế hệ thống 1 1 4 1:12:96 31:01:97 Thiết kế chi tiết 2 1 6 1:02:97 31:03:97 Thực hiện 3 1 8 1:04:97 31:05:97 HÌnh 2.2: một chu trình phát triển hệ thống tuyến Trạng thái 1: Tương tự như vậy, các bảng của các giai đoạn khác của sự phát triển hệ thống cũng được chuẩn bị. Kế hoạch dự án được thể hiện thông qua biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn trực quan về hoạt động trong các giai đoạn khác nhau của dự án. Các hoạt động đồng thời của dự án cũng có thể dễ dàng biểu diễn nhờ biểu đồ Gantt. Năm 1996 1997 Tháng Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Giai đoạn 1 Phân tích Thiết kế sơ Thiết kế chi Thực hiện bộ tiết Giai đoạn 2 Phân tích Thiết kế sơ Thiết kế chi Thực bộ tiết hiện Giai đoạn 3 Phân tích Thiết kế sơ Thiết kế bộ chi tiết HÌnh 2.3: các giai đoạn khác của sự phát triển hệ thống 3. Mô tả chi tiết, tần suất và khối lượng kết quả đưa ra Trong một hệ thống, dữ liệu đầu ra có thể phân làm ba loại - tới file, theo dạng một danh sách, hoặc được ghi ra băng từ. Mỗi loại có cách kiểm tra riêng. Ra file: . Cập nhật các file, . File nhập vào phải có con trỏ và kết nối đúng, . Vị trí các file hợp lý, . Sau khi dùng, file phải được đóng cẩn thận. Ra màn hình, máy in: . Cột của danh sách phải thẳng hàng . Mỗi cột có dữ liệu phù hợp với đầu của nó, . Mỗi bản ghi có tiêu đề riêng của nó, . Đầu và cuối trang phải có số trang, ngày tháng v.v . Phần tổng hợp đúng như mong muốn. 36
37. Ra băng từ: Dữ liệu được ghi thẳng ra băng từ, Dữ liệu đọc từ băng phải làm việc tốt, Dạng dữ liệu trên băng không được phân tán, Việc lưu trữ các file trên nhiều hơn một băng phải hoạt động, Việc lưu trữ nhiều file trên một băng phải đảm bảo, Sau khi dùng, ổ băng phải được hoàn toàn bỏ trống. 4. Xác định dữ liệu vào hệ thống và dữ liệu lưu trữ 4.1 Dữ liệu vào Trong bài kiểm tra này, các phương tiện nhận dữ liệu của hệ thống và tính đúng đắn của chúng được đảm bảo, ở cả cấp độ bản ghi và cấp độ trường. Tại cấp độ bản ghi, các kiểm tra là: . Tính hợp lệ của việc cập nhất file, . Chức năng EOF (End-of-File) hoạt động tốt, . Bản ghi thêm và chèn thêm được như mong muốn, . Cập nhật của kết quả sắp xếp khi có bản ghi chèn vào, . Sự liên kết giữa các file, . Giới hạn phù hợp cho kích thước file và nơi định vị chúng. Tại mức độ trường, các kiểm tra là: . Sự làm việc chính xác của các chọn lựa cho mỗi trường, . Lỗi ở mỗi trường phải ứng với một thông báo lỗi, . Xác định về giá trị cho mỗi trường Với các trường số . Giá trị bé nhất và lớn nhất,  Không cho phép các ký tự Apha-bêta,  Giá trị không được vượt qua khoảng qui định  Đầu vào không được chấp nhận. Với trường ký tự Apha-bêta . Giá trị lớn nhất và bé nhất  Các số được cho phép nhập  Giá trị không được vượt qua khoảng qui định,  Dấu cách (Space) được chấp nhận . Trường nhận dữ liệu chính xác, . Con trỏ vị trí sau thông báo lỗi, . Độ dài và cấu trúc của trường được kiểm tra, . Sau một lỗi của trường, thông báo lỗi mới được bỏ, . Khoá chức năng đóng vai trò như đã chỉ định, . Ngày giới hạn cho các tháng khác nhau và tháng giới hạn cho một năm, . Biểu tượng tiền tệ và dấu phẩy (,) trong trường số được cho phép, 37
38. . Các giá trị mặc định hoạt động như định trước. 4.2 Dữ liệu lưu trữ Bước kế tiếp là quyết định phương pháp lưu trữ dữ liệu trong hệ thống. Có thể là đĩa từ, băng từ hay đĩa quang. Một băng từ không cho phép truy cập dữ liệu một cách ngẫu nhiên, vì vậy, nó chỉ được chọn khi dữ liệu đến và rời khỏi hệ thống theo một thứ tự xác định trước, nếu không thì kiểu lưu trữ dữ liệu này chỉ được dùng với mục đích sao lưu, nếu hệ thống cho phép. Cuối cùng, băng từ là chi phí để tăng năng suất công việc. Các đĩa CD là phương tiện lưu trữ rất tốt nhưng các thiết bị ghi đĩa CD cũng tốn kém và không được sử dụng phổ biến ở Ấn Độ sau đó phát triển ra thế giới. Sử dụng các đĩa CD cho các thao tác thông thường có thể làm xuất hiện vấn đề phục vụ và bảo trì. Tất nhiên, các đĩa CD cung cấp rất nhiều thuận lợi hơn các đĩa từ, như là độ nén, tính tin cậy, truy cập nhanh hơn. Phương tiện lưu trữ phổ biến nhất trong các máy PC là các đĩa từ - đĩa cứng và các đĩa mềm. Các đĩa mềm sử dụng cho các backup file, hoặc cho việc chuyển dữ liệu từ máy này sang máy khác. Có những hoạt động của máy chậm – cả hoạt động đọc và ghi – và do đó không có giá trị khi sử dụng thường xuyên trong hệ thống. Tổng dung lượng đĩa cũng quá nhỏ để ghi lại toàn bộ các hoạt động nhất là trong những hệ thống nhỏ. Các đĩa cứng có tính tin cậy rất cao và tốc độ các thao tác cũng rất tốt. Với các phương pháp quản lí bộ nhớ hiện đại và các chương trình như là SMARTDRIVER giao diện đĩa cứng đối với hệ thống thì được cải thiện rất nhiều. Ngày nay dung lượng các đĩa cứng trong khoảng 4 – 8 GB, rất tốt để chạy các chương trình và lưu trữ các hệ điều hành tốt nhất như là Windows/NT, Windows/98, or OS/ 2, rất nhiều chương trình ứng dụng, các chương trình dịch, và dữ liệu dài hàng nghìn trang. Các bo mạch chủ hiện đại có thể cung cấp khả năng ghép nối đến bốn ổ cứng. Vì vậy hầu hết các máy PC – dựa trên hệ thống thông tin ổ cứng là thích hợp nhất cho việc lưu trữ dữ liệu. Giá của các đĩa cứng cũng đang giảm mạnh gần đây và trong tương lai. 5. Xác định trang thiết bị đối với hệ thống Phần này đề cập tới việc xem xét và chuẩn bị thiết kế phần cứng của đặc tả. ở đây, chúng ta sẽ tiếp tục từ quan điểm đó. Câu hỏi đầu tiên được trả lời bởi nhà phân tích hệ thống là liệu những trang thiết bị hiện tại, nếu có, có thể được sử dụng để hoạt động trong hệ thống mới hay không. Trong đa số trường hợp, điều này là có thể với một ít sự nâng cấp phần cứng đã có. 5.1 Nâng cấp phần cứng đã có Việc nâng cấp phần cứng đã có phụ thuộc vào độ tuổi của hệ thống cũ đó. Công nghệ máy tính đang thay đổi nhanh chóng một cách cụ thể tại các nước đang phát triển như ấn Độ. Một mặt, khả năng của các thiết bị đang được tăng lên từ 10 đến 1000 lần trong khoảng thời gian 5 năm, giá cả của chúng lại đi xuống thậm chí rất nhanh. Ví dụ, vào năm 1994, tốc đội của một bộ vi xử lý từ 40 đến 50 MHz được coi là nhanh thì vào năm 1999, tốc độ 400MHz mới được coi là nhanh. Vào năm 1994, một thanh RAM 4MB có giá khoảng 500.000 đồng thì vào năm 1999, một thanh RAM 16MB chỉ có giá khoảng 150.000 đồng. Tưong tự, vào năm 1994, đĩa cứng 38
39. 500MB được coi là dung lượng lớn với giá là 800.000 đồng thì đến năm 1999 một ổ cứng 4GB chỉ có giá là 600.000 đồng. Bảng T.6.2 Biểu đồ CPM dạng bảng cho việc triển khai Tên hoạt động Thời gian Người đảm Người kế vị hoàn thành nhận (Số) (số) (ngày) 1. Lên lịch 3 Không có 2;3;9;10 2. Thu nhận thiết bị 20 1 4 3. Cài đặt tiện ích 3 1 4 4. Cài đặt thiết bị 10 2;3 5 5. Chuyển HT - Pt1 5 4;7;8 6;7 6. Chuyển HT - Pt2 15 5 8 7. Kt hệ thống - Pt1 5 5 8 8. Kt hệ thống - Pt2 10 6;7 11 9. Đt người sử dụng 28 1 5 10. Đt nhân viên HT 20 1 5 11. Tổng kết 20 8 Không có HÌnh 2.4:Biểu đồ CPM dạng bảng cho việc triển khai HT: Hệ thống, Kt: Kiểm tra, Đt: Đào tạo. Các chương trình ứng dụng thịnh hành vào năm 1994 chạy tốt thậm chí là trên một ổ cứng 200MB thì những chương trình ứng dụng thịnh hành vào năm 1999 lại yêu cầu khoảng 2GB đĩa trống. Do đó, nếu phần cứng được sử dụng bởi một hệ thống đã có với tuổi thọ hơn 3 năm thì tốt hơn cả là tận dụng giá trị của chúng từ nhưng chợ thành phẩm và cài đặt phần cứng mới cho một hệ thống mới. Sau cùng, các sản phẩm phần cứng mới hơn sẽ có tốc độ và tính hiệu quả hơn. 5.2 Tìm kiếm phần cứng mới Trong chương trước chúng ta đã phát triển những đặc tả phần cứng theo hai cách. Một là định rõ các thiết bị một cách cứng nhắc trong khi cách còn lại là định rõ yêu cầu chức năng của hệ thống thông tin, điểm cơ bản của các nhà cung cấp là mong muốn đưa ra các đặc tả của các thiết bị cùng với giá cả. Các đặc tả của cách thứ nhất được kèm theo một bảng kê khai yêu cầu (request for quotation - RFQ) đối với các nhà cung cấp trong khi các đặc tả chức năng phải được kèm theo bảng đề xuất yêu cầu (request for proposal - RFP) đối với các nhà cung cấp. Câu trả lời của các nhà cung cấp cho RFQ hay RFP được định giá bởi các nhà phân tích hệ thống dựa trên cơ sở của giá cả, chế độ bảo hành và tiểu sử của nhà cung cấp. Theo hướng này, có một điểm khác biệt quan trọng giữa việc tìm kiếm thiết bị tại các nước phát triển như Mỹ với các nước đang phát triển như ấn Độ . Tại Mỹ, các nhà cung cấp phần cứng là những công ty lớn với khả cung cấp hoàn toàn các loại phần cứng cho hệ thống. Họ có đội ngũ được đào tạo tốt để đưa ra những đề xuất hợp lý cho các nhà phân tích hệ thống. Với những đặc tả thiết bị được định nghĩa tốt, giá cả tại những nước này thường rất rẻ, và điểm khác biệt chính nằm ở dịch vụ được làm bởi các nhà cung cấp dịch vụ. Khi đó, các nhà phân tích không cần phải 39
40. phiền muộn về vấn đề giá cả nhưng lại phải tập trung vào các dịch vụ có sẵn của nhà cung cấp. 5.3 Cài đặt thiết bị Các thiết bị như các máy chủ, các máy tính, các thiết bị đầu cuối, máy in v.v thường đi kèm với những phần mềm cơ bản như hệ điều hành, trình biên dịch ngôn ngữ, các chương trình tiện ích v.v cần phải được cài đặt vào vị trí tương ứng và được kiểm tra trước khi việc chuyển từ hệ thống cũ được thực hiện. Để tiết kiệm thời gian trong việc cài đặt thiết bị, tất cả những chuẩn bị cho việc cài đặt, như là lắp đặt hệ thống cung cấp năng lượng, đặt dây nối đất v.v phải được tiến hành trước khi thiết bị được đưa đến nơi cài đặt. 6. Xác lập và khởi đầu dự án 6.1 Xác định các yêu cầu nảy sinh Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một thời gian nhất định bởi vậy cần hạn chế, đưa ra một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả thi. Tại thời điểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án. Chính các mục tiêu này là thước đo để kiểm chứng và để nghiệm thu dự án sau này. Các yêu cầu hệ thống có thể lấy từ các nguồn sau: . Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng: Trong quá trình khảo sát nhà phân tích đã chỉ ra các thông tin mà hệ thống yêu cầu nhưng hệ thống hiện tại chưa đáp ứng được. Bản chất HTTT là nhằm thoả mãn về thông tin của mọi đối tượng tham gia hệ thống. . Các nguyện vọng của nhân viên: Người sử dụng sẽ dùng sản phẩm cuối cùng nên nguyện vọng của họ chính là yêu cầu của hệ thống mới. . Dự kiến, kế hoạch của lãnh đạo: Các nhà quản lý, lãnh đạo là người chịu trách nhiệm trước sự phát triển lâu dài của hệ thống nghiệp vụ nên dự kiến và kế hoạch của họ là yếu tố quyết định sự phát triển của HTTT. 6.2 Phạm vi hoạt động của dự án Phạm vi của dự án là khoanh vùng dự án cần thực hiện. Phạm vi có thể bao trùm lên toàn bộ hệ thống hay chỉ đề cập đến một vài bộ phận nhỏ, hệ thống có thể quản lý toàn diện hay chỉ giải quyết một vài công việc đơn lẻ riêng biệt nào đó. Phạm vi còn phù thuộc vào loại doanh nghiệp lớn hay vừa và nhỏ. Xác định phạm vi của dự án với các phương pháp chủ yếu: . Phương pháp khoanh vùng theo chiều sâu (giếng) nhằm hạn chế trong phạm vi hẹp và đi sâu. Phương pháp này dễ nhưng không giải quyết được tổng thể và sau này khó phát triển các hệ con thành nhất thể. . Phương pháp khoanh vùng theo chiều rộng (hồ) nhằm hạn chế giải quyết tổng thể, nhất quán, mang tính tập trung hoá cao có định hướng lâu dài. Trên thực tế xác định phạm vi của hệ thống các nhà phân tích thường chọn giải pháp dung hoà cả 2 phương pháp này và có chú ý tới yếu tố phát triển tương lai. Chẳng hạn nếu phạm vi chỉ nhằm chiều sâu thì hệ thống cần đề cập sẽ phát triển theo bề rộng và ngược lại nếu khoanh vùng theo chiều rộng sẽ đề cập đến sự phát 40
41. triển theo chiều sâu, chi tiết. Lý do xác định phạm vi của dự án là những hạn chế sẽ được đề cập ở phần sau như do yếu tố tài chính, kỹ thuật, thời gian, v.v 6.3 Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin được xây dựng nhằm đáp ứng đúng vai trò của nó trong hệ thống nghiệp vụ cho nên các mục tiêu chính của nó là: . Phục vụ lợi ích của nghiệp vụ như tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ với thông tin đưa ra có giá trị, tin cậy, chính xác, an toàn, bí mật và kịp thời. . Mang lại lợi ích kinh tế như giảm các hoạt động thủ công, giảm biên chế, chi phí hoạt động. . Mang lại lợi ích sử dụng như nhanh chóng, thuận tiện. . Khắc phục những yếu kém hiện tại, đáp ứng những nhu cầu trong tương lai, đồng thời thể hiện chiến lược phát triển lâu dài của tổ chức nghiệp vụ. . Thể hiện các hạn chế về thời gian, chi phí, con người. 6.4 Xác định các hạn chế của dự án Ngoài phạm vi xác định ở trên, hạn chế của dự án nhằm chỉ ranh giới của hệ thống do các yếu tố thực tế mà sau này khi phân tích sâu hơn cần được xem xét cụ thể hơn và chỉnh sửa: . Hạn chế về tài chính: mức độ đầu tư và kinh phí cho phép triển khai. . Hạn chế về con người: khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới, khả năng về đào tạo, tác vụ. . Hạn chế về thiết bị, kỹthuật: Các khả năng về kỹ thuật và thiết bị cho phép đáp ứng yêu cầu xử lý. . Hạn chế về môi trường: Các yếu tố ảnh hưởng về môi trường, xã hội chính sách, pháp lý. . Hạn chế về thời gian: Các ràng buộc của các hệ thống về thời gian hoàn thành, phân phối tài liệu. 6.5 Phác hoạ và nghiên cứu tính khả thi của giải pháp Sau khi khảo sát, đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và xác định yêu cầu của hệ thống mới, nhà phân tích thiết kế cần đưa ra giải pháp phác hoạ cho hệ thống mới, nghiên cứu tính khả thi của dự án. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng vì nó quyết định dự án này có trở thành hiện thực hay không ?. 6.5.1 Nghiên cứu tiền khả thi Việc phác thảo giải pháp và nghiên cứu tính khả thi được thực hiện ngay từ giai đoạn sớm vì nó cần thiết cho cả nhóm người sử dụng và nhà phát triển hệ thống. Đối với người sử dụng cần biết hệ thống mới sẽ ra sao, giải pháp có triển vọng hay không để đầu tư và yên tâm với đối tác xây dựng. Mặt khác đối với bên phát triển cần xác định sớm để vạch kế hoạch và dự trù mức đầu tư, chuẩn bị vật tư trang thiết bị. Công việc của nghiên cứu tiền khả thi bao gồm: . Định nghĩa tính khả thi của dự án 41
42. . Các câu hỏi cần giải đáp: Thoả mãn các yêu cầu bên chủ đầu tư hay không? : Thường các yêu cầu này được đưa ra dưới các dạng câu hỏi cốt yếu - TOR (Term of references) mà nhà phân tích cần phải trả lời: Có cần thực hiện điều đó không? Điều tiếp theo cần làm là gì? Cần bao nhiêu lâu để làm được điều đó? Giá cả, chi phí cho dự án là bao nhiêu? Có lợi nhuận và khó khăn gì? . Các bước cần tuân thủ để giải đáp các yêu cầu trên: Xác định cần làm gì để nhận được các yêu cầu từ tổ chức, người sử dụng và HTTT?. Xác định mức độ bài toán cần giải quyết có xem xét đến các vấn đề riêng của tổ chức. . Xác định được những người sử dụng có công việc sẽ thay đổi sau khi hệ thống được phát triển. Có 4 nhóm người sử dụng ở các mức: Người sử dụng ở mức vận hành, người sử dụng ở mức giám sát, người sử dụng ở mức quản lý và người sử dụng ở mức chuyên nghiệp. . Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi về những điều đã phát hiện từ quan sát ban đầu để có được cái nhìn tổng quát từ các phương tiện khác nhau tạo cơ sở vữngvàng cho pha tiếp theo. Các câu hỏi cần giải đáp về tính khả thi: . Định hướng giải quyết, thực hiện như thế nào?. . Dự trù về thiết bị: Cần đưa ra các chủng loại, tính năng, giá cả, thời gian cung cấp vì thiết bị thường đáp ứng chậm và vì vậy chúng thường phải dự trù sớm. 6.5.2 Xác định các mức tự động hoá khác nhau Mức độ tự động hoá của hệ thống thông tin phù thuộc vào khả năng tài chính, kỹ thuật, con người và môi trường có thể áp dụng được mà người thiết kế phải xem xét trước khi phân tích thiết kế. . Tổ chức lại các hoạt động thủ công khi chưa có điều kiện đưa công nghệ thông tin vào. . Tự động hoá một phần, nghĩa là có máy tính trợ giúp nhưng không đảo lộn cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. . Tự động hoá toàn bộ sẽ làm thay đổi về cơ cấu tổ chức, quy trình. 6.5.3 Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi Xác định được chi phí cũng như lợi ích của hệ thống sắp xây dựng. Các khả thi về kỹ thuật, khả thi về tác vụ xử lí thông tin, khả thi về thời gian, kế hoạch, khả thi về kinh tế đem lại từ hệ thống. Những kết quả của tiến trình nghiên cứu tính khả thi và phân tích chi phí-lợi nhuận được đưa ra trong một báo cáo để nhận sự đánh giá của người quyết định và tạo điều kiện cho chúng được thực hiện, trên cơ sở đó, dự án được tiếp tục xa hơn. Bộ phận quản lý được cung cấp đầy đủ thông tin về tính khả thi của mỗi lựa chọn cùng với thời hạn hoàn vốn của nó. Bộ phận quản lý, sau khi thảo luận với người phân tích về các lựa chọn khác nhau sẽ đi đến quyết định xem lựa chọn nào được thực hiện. Cuối cùng, dự án của hệ thống thông tin, đã được lựa chọn và chấp thuận, được xét để áp dụng cho các hoạt động sau này. Nhiệm vụ đầu tiên là chọn chu trình phát triển hệ thống thông tin cho việc thực hiện dự án và chuẩn bị một kế hoạch dự án cùng với lịch biểu cho các đòi hỏi về tài nguyên của hệ thống. 42
43. Lựa chọn chu trình phát triển hệ thống phụ thuộc vào kiểu của dự án và môi trường trong đó nó sẽ được thực hiện. Sau đó, các khoảng thời gian cho các giai đoạn khác nhau của chu trình phát triển hệ thống được được ước lượng. Theo đó, lịch biểu cho các đòi hỏi về tài nguyên cũng đựơc lập ra. Lịch biểu này được trình bày lên bộ phận quản lý để dùng cho việc quản lý tài nguyên tại cùng thời điểm. Ví dụ: một chu trình phát triển hệ thống tuyến tính theo các giai đoạn được phác hoạ dưới đây để làm sáng tỏ kế hoạch của dự án. Trạng thái 1: CÔNG VIỆC NGƯỜI TÀI TỔNG SỐ NGÀY NGÀY KẾT SỬ DỤNG NGUYÊN THÁNG BẮT ĐẦU THÚC Phân tích hệ thống 1 1 4 1:10:2003 30:11:2003 hiện hành Thiết kế hệ thống 1 1 4 1:12:2003 31:01:2004 Thiết kế chi tiết 2 1 6 1:02:2004 31:03:2004 Thực hiện 3 1 8 1:04:2004 31:05:2004 HÌnh 2.5:Chu trình phát triển hệ thống tuyến tính Tương tự như vậy, các bảng của các giai đoạn khác của sự phát triển hệ thống cũng được chuẩn bị. Kế hoạch dự án được thể hiện thông qua biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn trực quan về hoạt động trong các giai đoạn khác nhau của dự án. Các hoạt động đồng thời của dự án cũng có thể dễ dàng biểu diễn nhờ biểu đồ Gantt. Năm 2003 2004 Tháng 10 11 12 1 2 3 4 5 6 Giai đoạn 1 Phân tích Thiết kế sơ bộ Thiết kế chi Thực hiện tiết Giai đoạn 2 Phân tích Thiết kế sơ Thiết kế chi Thực hiện bộ tiết Giai đoạn 3 Phân tích Thiết kế sơ bộ Thiết kế chi tiết HÌnh 2.6: Biểu đồ Gantt Tóm lại nhà phân tích thường đưa ra một loạt giải pháp để tiện việc so sánh, đánh giá rồi chọn lựa một giải pháp tối ưu chấp nhận được. Hình 1.7 đưa ra 5 giải pháp để lựa chọn đối với hệ thống thông tin cung ứng vật tư của xí nghiệp. 6.5.4 Lập kế hoạch triển khai dự án xây dựng HTTT Một dự án xây dựng hệ thống thông tin muốn thành công cần thiết phải có kế hoạch thực thi và lập dự trù. Kế hoạch tổng thể có thể chỉ ra một số bước quan trọng: a) Giai đoạn hình thành hợp đồng: Quyết định hệ thống khả thi hay không và thoả thuận các điều khoản sơ bộ dẫn đến một hợp đồng ký kết. b) Lập dự trù thiết bị : Thời gian chuẩn bị mua sắm thiết bị thường diễn ra khá lâu nên nhất thiết cần dự trù về thiết bị sớm. Tuy nhiên các dự trù thiết bị có thể phải thay thế do công nghệ phát triển nhanh và biến động về giá cả. c) Kế hoạch triển khai dự án: 43
44. . Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với HTTT sẽ xây dựng. . Lập kế hoạch tiến độ thực thi kế hoạch đề ra. Thí dụ: Sau đây ta xét một ví dụ tổng quát, nó có đầy đủ các đặc thù được xem xét với các khía cạnh xuyên suốt trong các chương về sau. Hệ thống được đặc tả bằng lời thay vì cần phải khảo sát theo các bước đã chỉ ra như sau: Hệ thống cung ứng vật tư của nhà máy X: nhà máy X bao gồm các phân xưởng, sản xuất một số sản phẩm nhất định. Trong quá trình sản xuất các phân xưởng sử dụng các loại vật tư. Nhà máy có bộ phận quản lý cung ứng vật tư. Hiện tại hệ thống gồm có 2 bộ phận tách rời: Bộ phận mua hàng và bộ phận tiếp nhận hàng và phát hàng Hai bộ phận này đã lập riêng hai hệ thống xử lý: Hệ đặt hàng(ĐH) và Hệ phát hàng(PH) trên hai máy tính và hai máy tính này không tương thích nên không nối với nhau được. Cấu trúc tương ứng của hai bộ phận là: a) Hệ đặt hàng (ĐH) nhằm giải quyết các dự trù vật tư của các phân xưởng bao gồm: . Chọn người cung ứng. . Thương lượng với nhà cung cấp. . Lập đơn hàng (SH -đơn). . Sao lưu đơn hàng và cất trong file “Đơn hàng”. Hệ thống ĐH có tệp “Người cung cấp “ chứa thông tin về người cung cấp với các thông tin cần quản lý: Mã người cung cấp, Tài khoản, Địa chỉ, Điện thoại, Các mặt hàng và khả năng cung cấp. Chú ý rằng mỗi một bản dữ trù vật tư có thể đáp ứng bởi những người cung cấp khác nhau, tuy nhiên mỗi mặt hàng trên một bản dự trù chỉ do một người cung cấp cung ứng. Mỗi đơn hàng lại có thể chứa nhiều mặt hàng do nhiều phân xưởng tiêu thụ yêu cầu, lưu ý rằng trên đơn hàng không có lưu thông tin nơi người dự trù vì vậy cần lưu thông tin Dự trù- Đơn hàng (DT/ĐH). b) Hệ Phát hàng (PH) nhằm thực hiện các nhiệm vụ: . Theo dõi hàng từ khi nhận về, nhập vào kho đến khi phát hàng về phân xưởng, . Hàng về kèm phiếu giao hàng: Thông tin trên phiếu giao hàng kèm theo nơi cất (tạm) hàng lưu ở file “Nhận hàng “. Thông tin trên phiếu giao hàng không lưu thông tin ngưòi sử dụng hàng, . Bộ phận thủ công: Làm nhiệm vụ đối chiếu, các công việc tiến hành như sau:  Hàng ngày bộ phận thu hàng nhận hàng, in các danh sách hàng nhận về gửi đến bộ phận đối chiếu, trong danh sách đều có ghi SH - đơn.  Đối chiếu SH-đơn để tìm địa chỉ phát hàng để bộ phận nhận hàng phát cho nơi nhận. Đối chiếu nhận hoá đơn với danh sách hàng về, nếu khớp chuyển cho tài vụ để trả tiền, nếu không khớp thì trao đổi về các bất nhất giưã Đơn hàng-Nhận hàng-Hoá đơn (ĐH/NH/HĐ). 44
45. Hãy phác hoạ một giải pháp cho hệ thống với cố gắng tận dụng phần mềm và phần cứng đã có. Ở đây ta đưa ra năm giải pháp để cân nhắc lựa chọn: Giải pháp 1: Tạo kênh liên lạc để kết nối hai phân hệ. Giải pháp này vi phạm tính khả thi về kĩ thuật vì giả thiết 2 máy không tương thích. Giải pháp 2: Gộp hệ đặt hàng vào hệ phát hàng hay ngược lại nhằm loại bỏ một máy tính. Giải pháp này vi phạm thao tác, lãng phí một hệ thống. Giải pháp 3: Loại bỏ 2 hệ thống máy tính đưa các toàn bộ các nhiệm vụ vào trung tâm máy tính của xí nghiệp. Thực chất của giải pháp này là trang bị máy tính mới, viết lại phần mềm, xử lý tập trung Giải pháp này đòi hỏi chi phí lớn, tốn kém hơn. Nó chỉ có lợi khi điều kiện kinh tế cho phép. Giải pháp 4: Giữ nguyên hiện trạng vốn đang có, vẫn dùng bộ máy tính cũ, chương trình cũ, cách khai thác cũ. Thực chất giải pháp này bảo thủ không phát triển hệ thống, không có ý nghĩa gì nhưng đôi khi chưa tìm được giải pháp nào hay hơn thì tạm thời chấp nhận. Tuy nhiên có thể có những thay đổi về quy trình xử lý thủ công nhằm cải tiến hệ thống. Giải pháp 5 : Chuyển nhiệm vụ nhận dự trù từ hệ Đặt hàng sang hệ Phát hàng. Như vậy hệ ĐH chỉ làm nhiệm vụ mua hàng. Hệ PH vừa quản lý dự trù, vừa nhận và phát hàng. Với năm giải pháp ở trên chưa có tính tương đối và thực tế không có chuẩn mực nào cả. Nếu xét chi tiết hơn, nhà phân tích cần thiết phải tính toán cụ thể về nhiều khía cạnh để khẳng định việc lựa chọn một giải pháp và phủ định các giải pháp còn lại. Giải pháp 5 được lựa chọn vì nó tận dụng hai phần mềm sẵn có trên hai máy tính đồng thời giảm bớt các đối chiếu thủ công. Thực chất chỉ thay đổi qui trình cho phù hợp. 45
46. Giải pháp Giải pháp 2 Giải pháp 3 1 Hệ đặt hàng Hệ đặt hàng Hệ đặt hàng TTMT Hệ phát hàng Hệ phát hàng Hệ phát hàng Giải pháp 4 Giải pháp 5 Hoá đơn Hệ ĐH : Mua hàng và Đơn kiểm tra thực hiện hàng đơn hàng Hệ đặt hàng Yêu cầu Ghi nhận Đối chiếu mua hàng về thủ công hàng Hệ PH : Qlý dự trù vừa nhận Hệ phát hàng và phát hàng + Qlý Kho hàng Dự trù từ các Giao hàng Tồn kho phân xưởng cho PX Phát hàng Hình 2.7 Các giải pháp sơ bộ cho HTTT cung ứng vật tư CÂU HỎI CÂU 1 : Trình bày yêu cầu thực hiện của giai đoạn khảo sát, phương pháp khảo sát hiện trạng ,hình thức khảo sát ? CÂU 2 :Trình bày việc xác định và trình bày các công việc và kế hoạch cần thực hiện? CÂU 3 : Mô tả chi tiết, tần suất và khối lượng kết quả đưa ra ? CÂU 4 : Xác định trang thiết bị đối với hệ thống ? 46
47. Bài 3 : ĐÁNH GIÁ CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP MÃ BÀI: ITPRG04.3 Phân tích thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức và mô tả một hệ thống; bởi vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hoá và là công cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống. Mỗi mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan. Mục tiêu của phân tích mô hình xử lý là đưa ra một cách xác định các yêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này được bám sát từ một loạt các sự kiện mà người phân tích thu được qua phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu và qua các phép đo thử nghiệm. Phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm hai đối tượng chính là chức năng xử lý và dữ liệu. Việc xác định ranh giới chức năng và dữ liệu mang tính tương đối và tạo thuận tiện cho phương pháp luận nghiên cứu. Nội dung chính chương này bao gồm : . Các kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống. . Các công cụ và phương tiện đặc tả chức năng: Biểu đồ phân cấp chức năng, Biểu đồ luồng dữ liệu, các mô tả thủ tục. . Các kỹ thuật phân mức biểu đồ: Chi tiết hoá dần các chức năng. . Các kỹ thuật biến đổi biểu đồ : Biến đổi biểu đồ từ mức vật lý sang mức logic, từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Chương này đặc biệt quan trọng, tập trung vào việc phân tích các tiến trình các hoạt động của con người mà sau này hệ thống máy tính sẽ thay thế. Kết quả chúng ta sẽ có được tập các biểu đồ phân tích làm nền tảng cho người xây dựng, phát triển thành sản phẩm phần mềm cụ thể. 1. Mô hình và phương tiện diễn tả chức năng Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp, phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và là giai đoạn tìm hiểu sâu hơn, chi tiết hơn vào các thành phần hệ thống. Kết quả của giai đoạn này dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Yêu cầu này đòi hỏi thiết kế logíc một cách hoàn chỉnh trước khi thiết kế vật lý. 1.1 Kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc Kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống này bắt đầu bằng việc phân loại các vấn đề và kết thúc bằng việc thiết kế hệ thống cuối cùng. Nó làm việc dựa trên việc trả lời bốn câu hỏi cơ bản sau: 47
48. (i) Hiện tại hệ thống thông tin làm việc như thế nào? (ii) Hiện tại hệ thống thông tin làm cái gì? (iii) Hệ thống mới sẽ làm cái gì? (iv) Và hệ thống mới sẽ làm việc như thế nào? Như 1 Phân tích thế nào vật lý hoạt động hệ Mô hình Các vấn đề vật lý hiện tại ệ thống 2 Cái gì Phát triển mô hình Mô hình logic Phân tích h Phân tích logic hiện tại Các mục tiêu Cái gì 3 4 4 Thiết kế Phát triển Mô hình mô hình các mô ng quát ng logic mới logic mới hình vật lý Như thế nào Các lựa chọn Các nhân tố Chọn mô ết kế hệ thống tổ hệ ết kế khác hình vật lý tốt nhất Thi Hình 3.1 - Kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc (D. Marco) Những câu trả lời cho bốn câu hỏi này sẽ trở thành bốn bước trong kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc. Với những hệ thống thông tin cho các tổ chức mà hiện thời chưa tồn tại thì không cần hai bước đầu. Nhưng nếu tổ chức đã tồn tại thì dù có hay không có hình thức của một hệ thống thông tin, cả bốn câu hỏi đều có liên quan. Hai bước đầu trong bốn bước trên được gọi là giai đoạn phân tích hệ thống và việc phân tích hệ thống vật lý hiện tại sẽ cho ta mô hình logic của nó. Câu trả lời cho hai câu hỏi cuối cùng được gọi là giai đoạn thiết kế hệ thống. Thực tế thì giai đoạn này gồm ba bước-phát triển mô hình logic mới, sự tiến triển của các mô hình vật lý và lựa chọn một mô hình vật lý tốt nhất. Hình 2.1 mô tả bốn bước với các kết nối và các tác động của chúng. A - Mô hình vật lý hiện tại 48
49. Mô hình vật lý hiện tại được chuẩn bị bằng các biểu đồ luân chuyển thông tin và bao gồm tất cả các hoạt động vật lý của hệ thống hiện tại. Hoạt động phân tích ở bước này sẽ nêu bật lên những vấn đề của hệ thống hiện tại. Tất cả các phần tử vật lý của hệ thống đều được nhìn nhận thông qua tập thông tin ở trên hệ thống. Kỹ thuật phỏng vấn và sử dụng bản câu hỏi được dùng để thu thập thông tin bổ sung cho việc nghiên cứu các tài liệu như là các biểu mẫu và báo cáo. Mục tiêu cuối cùng của bước này là để có được một cái nhìn rõ ràng về hệ thống hiện tại và biểu diễn nó thông qua các biểu đồ luồng dữ liệu. B - Mô hình logic hiện tại Mô hình logic của hệ thống giải thích hệ thống đang thực sự làm gì thông qua các phần tử khác nhau của nó. Đây là kết quả thu được từ việc phát triển mô hình vật lý ở bước trước. Tất cả các quá trình thu được trong mô hình vật lý được phân thành các hoạt động hệ thống nhỏ hơn và chính xác hơn sử dụng các thông tin thu thập được trên hệ thống và các kỹ thuật đã được giải thích trong nghiên cứu về biểu đồ luồng dữ liệu. C - Mô hình logic mới Các đầu vào cho việc phát triển mô hình logic mới là: . Mô hình logic hiện tại, . Các vấn đề trong hệ thống hiện tại, và . Các mục tiêu của hệ thống mới. Mô hình logic hiện tại đã được phát triển ở bước trước, các vấn đề của hệ thống hiện tại và mục tiêu của hệ thống mới đều trong phạm vi kiến thức của người phát triển hệ thống. Công việc phát triển mô hình logic mới bao gồm cả việc thay đổi một số hoạt động của hệ thống hiện tại để giải quyết các vấn đề và liên kết một số thay đổi để đạt được tập các mục tiêu cho hệ thống mới. Các mục tiêu của hệ thống mới được sử dụng như là những hạt giống cho việc khái niệm hoá mô hình logic mới, dựa trên khung mô hình logic của hệ thống hiện tại. Các mục tiêu của hệ thống mới có thể đạt được theo nhiều cách. Nhà phân tích phải khái niệm hoá tất cả các mô hình logic có thể và sau đó chọn một mô hình gần với giải pháp lý tưởng nhất. D - Mô hình vật lý mới Việc phát triển mô hình vật lý của hệ thống mới dựa trên mô hình logic đã được phát triển ở các bước trước, cần sẵn sàng thực hiện rất nhiều quyết định. Đó là: (i) Phân loại các hoạt động của hệ thống-các hoạt động được máy tính hoá và các hoạt động thủ công. (ii) Các loại thiết bị được sử dụng trong hệ thống và những đặc tính của chúng. (iii) Các phương pháp được sử dụng để tiến hành các hoạt động khác nhau của hệ thống. (iv) Các quan điểm và mức độ của giao diện giữa người sử dụng và hệ thống. Mỗi mặt trên lại có thể có rất nhiều lựa chọn, kết hợp những tổ hợp khác nhau của các lựa chọn này sẽ cho ta các mô hình của khác nhau của hệ thống mới. Trong các mô hình này, cuối cùng một mô hình phù hợp nhất với môi trường tổ chức người sử dụng, trình độ kỹ thuật và các nhân tố kinh tế xã hội khác sẽ được chọn thông 49
50. qua đối thoại với nhà quản lý của tổ chức người sử dụng và sau đó sẽ bắt tay vào công việc thiết kế chi tiết. Phương pháp trên được do D.Marco đưa ra và truyền bá, mô tả trên hình 2.1. Mô hình vật lý của hệ thống hiện tại bị tách rời khỏi quá trình phát triển của mô hình vật lý mới. Trong khi với hầu hết các trường hợp thực tế, để thu được những mục tiêu mong muốn với ít thay đổi vật lý nhất thì mô hình vật lý hiện tại phải được duy trì và giữ vai trò quan trọng trong quá trình phát triển mô hình vật lý mới. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí thay đổi mà còn tiết kiệm cả công sức khi phát triển mô hình vật lý mới. Theo quan điểm này, tác giả có ý đề nghị một phương pháp mô tả trên hình 2.2 thay cho phương pháp trên hình 2.1. Mô hình Phát triển vật lý hiện mô hình tại thu logic hiện được tại ệ thống ệ Các vấn đề Phân tích h Phân Các mục tiêu Phát triển các mô Các mô hình logic của hệ hình vật lý thống mới Chọn một Chọn mô vài mô hình hình vật lý logic tốt nhất ết kế hệ thống tổng quát tổng thống ết kế hệ Thi Các nhân tố Các nhân tố bên ngoài thuộc tổ chức Hình 3.2 Kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc 1.2 Kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc theo định hướng luồng dữ liệu Kỹ thuật theo định hướng luồng dữ liệu sử dụng một lộ trình xen kẽ để thu được mô hình vật lý mới từ mô hình logic mới của kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc đã thảo luận ở trên. Kỹ thuật này phối hợp các phương pháp mô hình hoá dữ liệu, như là phân tích các quan hệ, với việc khái niệm hoá trong mô hình logic mới. 50
51. Trong kỹ thuật này, mô tả trên hình 2.3, việc phân tích dữ liệu dựa trên một mô hình ngữ nghĩa, như là mô hình thực thể quan hệ, được tiến hành song song với luồng dữ liệu và các phân tích chức năng thông qua biểu đồ luồng dữ liệu. Thông tin thu được trong quá trình phân tích luồng dữ liệu sẽ được sử dụng trong việc mô hình hóa dữ liệu dưới dạng biểu đồ E-R. Biểu đồ E-R này được phân tích bằng kỹ thuật phân tích các quan hệ để thu được một mô hình cơ sở dữ liệu. Mô hình cơ sở dữ liệu này sau đó sẽ được kết hợp trong mô hình vật lý mới. Các thủ tục và chương trình hệ thống được thiết kế dựa trên mô hình vật lý. Các chi tiết hệ Các dữ liệu thống Nghiên hệ thống cứu các thao tác vật lý Mô hình Mô hình dữ liệu logíc logíc Các dữ liệu hiện tại logic hiện tại Mô hình Các dữ liệu dMôữ liệuhình Mô hình logic mới mới logíc dữ liệu mới Các mô Thiết kế hình vật CSDL lý Lựa chọn Mô hình vật Các giới hạn tự động hoá Thiết kế Thiết kế thủ tục chương ngưoi trình dùng Các giao diện Hình 3.3 Kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc hướng dòng dữ 1.3 Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc (SSADM-Structured System Analysis and Design Method) Kỹ thuật này tích hợp rất nhiều các kỹ thuật phân tích hệ thống trong chu trình phát triển hệ thống tuyến tính, các nhiệm vụ bắt buộc và thứ tự của chúng để tiến hành thiết kế hệ thống. Các nhiệm vụ này được chia thành ba giai đoạn chính và ba giai đoạn này sau đó sẽ được chia thành tám bước như trên hình 2.4. 51
52. Định nghĩa Xác định Giai đoạn 1 bài toán dự án Giai đoạn 2 Các vấn Các mong Lựa chọn các đề hiện tại muốn hiện kỹ thuật có tại thể Thiết kế Thiết kế Thiết kế Giai đoạn 3 dữ liệu xử lý chương trình Hình 3.4 SSADM SSADM bắt đầu với việc xác định vấn đề và sau đó thông qua các phân tích có thể, các phân tích hệ thống để tiến tới bước thiết kế hệ thống. Kỹ thuật này chỉ có một số thay đổi nhỏ so với chu trình phát triển tuyến tính. Các chi tiết của phương pháp SSADM tương ứng với các bước chính của nó được diễn tả trên hình 7-6. Như đã thấy trên biểu đồ, SSADM tích hợp kỹ thuật mô hình hóa với chu trình phát triển trong đó nhấn mạnh việc kiểm tra chéo và những yêu cầu của người sử dụng nhằm đảm bảo chất lượng của hệ thống. 1.4 Thiết kế mô hình logic Trong kỹ thuật thiết kế hệ thống vừa thảo luận ở trên thì sự phát triển của mô hình logic mới đóng một vai trò hết sức quan trọng. Do đó, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về vấn đề này. Tiến trình phát triển của mô hình logic mới từ mô hình logic cũ có thể được thực hiện thông qua hai phương pháp - phương pháp miền thay đổi và phương pháp sửa đổi từng thành phần sẽ trình bày trong chương 5. 1.5 Thiết kế mô hình vật lý Trong bước cuối cùng của mô hình hoá hệ thống, mô hình logic được chuyển đổi thành mô hình vật lý. D. Marco đã nói rằng là điều này được thực hiện mà không cần bất kỳ một tham chiếu nào tới mô hình vật lý cũ. Còn quan điểm của tác giả là mô hình vật lý mới phải được phát triển trong cái bóng của mô hình vật lý cũ. Điều này sẽ được đề cập chi tiết trong chương 5. 2. Xác định và minh họa bằng đồ họa luồng luân chuyển thông tin trong hệ thống Một trong các kỹ thuật phân tích phổ biến và hiệu quả là Phân tích trên xuống (Top- down). Phương pháp phân tích này áp dụng cho việc xây dựng hai loại biểu đồ liên quan đến chức năng xử lý: Biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. Kỹ thuật này có thể phát biểu tổng quát với 4 điểm sau: . Phân tích từ đại thể đến chi tiết. 52
53. . Phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng theo các chức năng nhỏ hơn và ở cách phân mức ở biểu đồ luồng dữ liệu theo các biểu đồ mức khung cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh. . Phân tích từ mô tả vật lí sang mô tả logic của hệ thống cũ (Từ I - II trong hình 1.5). . Phân tích đi từ hệ thống cũ mức logic sang hệ thống mới mức logic : ( Từ II – III trong hình 1.5 ). Có một số công cụ chính để diễn tả chức năng của hệ thống: . Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC). . Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD). . Các kí hiệu mở rộng của hãng IBM. . Sơ đồ thuật toán. . Ngôn ngữ giả mã (Pseudo Code). . Các đặc tả các qui tắc quản lý . . Từ điển định nghĩa chức năng xử lý Trong đó hai công cụ chính diiễn tả chức năng là biểu đồ BPC và BLD, còn các công cụ khác hỗ trợ và mô tả chi tiết hơn các chức năng này. 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Biểu đồ phân cấp chức năng chỉ ra các chức năng của hệ thống cần được xây dựng và quá trình triển khai biểu đồ luồng dữ liệu. Hơn nữa, BPC cũng được sử dụng để xác định sự xuất hiện thường xuyên của quá trình nhỏ hơn trong biểu đồ luồng dữ liệu. Nếu trong quá trình xây dựng BPC người phân tích nhận thấy có chức năng mới, họ cần quyết định lờ đi chức năng vừa tìm thấy nếu đó là hướng sai. BPC là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng do công ty IBM phát triển vì vậy cho đến nay nó vẫn còn được sử dụng. Nó cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống. Tuy nhiên cũng cần chú ý rằng việc tiếp cận chức năng để đưa ra không phải là cách tiếp cận bao hàm. Một BPC chỉ có thể biểu diễn làm cái gì chứ không phải làm như thế nào. Trong một BPC, một chức năng được phân chia thành nhiều chức năng nhỏ hơn thậm trí còn chia nhỏ nữa. Xây dựng BPC là quá trình phân chia từ chức năng cao hơn đến các chức năng nhỏ hơn một cách thích hợp. Biểu đồ cần được trình bầy rõ ràng; đơn giản, chính xác, đầy đủ và cân đối. Các chức năng của các mức tương đồng có cùng độ phức tạp và cần vẻtong cùng một trang biểu đồ. 2.1.1 Thành phần của biểu đồ BPC Biểu đồ BPC bao gồm các chức năng và các đường kết nối giữa các chức năng theo nguyên tắc phân rã. Các chức năng là quá trình xử lý thông tin, các nhiệm vụ cần thực hiện, được kí hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn. Tên 53