Systems Analysis and Design - Chapter 3: Requirements Determination - Lê Thị Tú Kiên

Nội dung text: Systems Analysis and Design - Chapter 3: Requirements Determination - Lê Thị Tú Kiên

1. Chương 3: Xác định yêu cầu 1
2. Mục tiêu của chương 3 bao gồm: • Hiểu được cách tạo một định nghĩa yêu cầu. • Làm quen với các kỹ thuật phân tích yêu cầu. • Hiểu được khi nào nên sử dụng kỹ thuật phân tích yêu cầu nào. • Hiểu được cách thu thập các yêu cầu bằng phỏng vấn, JAD, bảng câu hỏi, phân tích tài liệu và quan sát. • Hiểu được khi nào nên sử dụng từng kỹ thuật thu thập yêu cầu 2
3. Các nội dung chính: 1. Xác định yêu cầu 2. Các kĩ thuật thu thập yêu cầu 3. Các chiến lược phân tích yêu cầu 3
4. Giới thiệu - Một vòng đời phát triển hệ thống (SDLC) là quá trình một tổ chức chuyển từ hệ thống hiện tại (as-is system) sang hệ thống mới (to-be system). - Các sản phẩm đầu ra của giai đoạn lập kế hoạch là đầu vào quan trọng cho giai đoạn phân tích. 4
5. - Giai đoạn phân tích lấy ý tưởng từ bản yêu cầu xây dựng hệ thống và phát triển chúng thành: - Tập các yêu cầu chi tiết của hệ thống - Các mô hình chức năng - Các mô hình cấu trúc - Các mô hình hành vi 5
6. - Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn phân tích là đề xuất xây dựng hệ thống. Nó là tài liệu bao gồm các kết quả của giai đoạn lập kế hoạch và giai đoạn phân tích. - Đề xuất xây dựng hệ thống được trình bày trong một cuộc họp “Thông qua dự án” (walk-through) bao gồm hội đồng phê duyệt dự án, các nhà quản lý và người dùng hệ thống. Chi tiết về hệ thống sẽ được trình bày ở mức vừa phải để mọi người tham gia cuộc họp đủ hiểu, cho ý kiến cải tiến và quyết định xem dự án có nên được tiếp tục hay không. Nếu dự án được tiếp tục thì các thành phần trong bản đề xuất này sẽ được sử dụng làm đầu vào cho giai đoạn thiết kế. Cũng có thể nói rằng giai đoạn phân tích là bước đầu tiên của quá trình thiết kế một hệ thống mới. system walkthrough: a meeting at which the concept for the new system is presented to the users, managers, and key decision makers. 6
7. - Xác định yêu cầu là quá trình chuyển đổi các mô tả yêu cầu hệ thống ở mức tổng quát thành một danh sách chi tiết, chính xác hơn về những gì hệ thống mới phải làm để đem lại lợi ích cho cơ quan tổ chức. 7
8. Định nghĩa yêu cầu hệ thống: - Một yêu cầu đơn giản là một phát biểu cái mà hệ thống phải làm hoặc đặc tính mà hệ thống phải có. - Có hai loại yêu cầu: Yêu cầu chức năng và Yêu cầu phi chức năng 8
9. Yêu cầu chức năng: liên quan trực tiếp tới một tiến trình mà hệ thống phải thực hiện hoặc thông tin mà hệ thống cần phải chứa. VD, hệ thống phải có tính năng: Tìm kiếm danh sách hàng tồn kho, In hóa đơn bán hàng, Thông tin khách hàng được lưu trữ gồm: Mã khách hàng, tên, số điện thoại, 9
10. Yêu cầu phi năng: các tính chất hành vi mà hệ thống phải có như khả năng thực hiện, hiệu suất sử dụng. Các loại yêu cầu phi chức năng: - Operational: Các môi trường vật lý, kỹ thuật mà hệ thống sẽ vận hành trong nó. Ví dụ, hệ thống chạy ổn định trên 3 trình duyệt web phổ biến: IE, Firefox, Chrome, - Performance: Tốc độ, khả năng, độ tin cậy hệ thống. Ví dụ, Hệ thống đảm bảo vận hành liên tục 24 giờ/ngày. - Security: Ai được phép truy cập hệ thống, trong hoàn cảnh nào. Ví dụ, chỉ người quản lý trực tiếp mới được phép xem hồ sơ nhân viên họ quản lý. - Cultural and political: Các yếu tố chính trị, văn hóa và yêu cầu pháp lý tác động lên hệ thống. Ví dụ, hệ thống tính lương, thưởng và các chế độ phụ cấp lao động theo đúng luật hiện hành của bộ Lao động và thương binh xã hội. 10
11. Một số chú ý trong quá trình xác định yêu cầu - Cả hai khung nhìn về nghiệp vụ và CNTT đều cần thiết để xác định các yêu cầu trong giai đoạn phân tích. - Cách tiếp cận hiệu quả nhất là để cả nhân viên nghiệp vụ và nhà phân tích làm việc cùng nhau để xác định các yêu cầu. - Nhà phân tích cũng phải biết cách tốt nhất để khơi gợi các yêu cầu từ những người có liên quan đến hệ thống. - Quá trình xác định các yêu cầu tiếp tục trong suốt giai đoạn phân tích và định nghĩa yêu cầu phát triển theo thời gian. Stakeholders: the people who can affect the system or who will be affected by the system 11
12. Định nghĩa yêu cầu Định nghĩa yêu cầu là một báo cáo văn bản đơn giản liệt kê các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống. Ví dụ trên slide là định nghĩa yêu cầu của một chương trình xử lý văn bản giống như phần mềm như Microsoft Word. Các yêu cầu được đánh số, được nhóm thành các yêu cầu chức năng và không chức năng. 12
13. Định nghĩa yêu cầu Định nghĩa yêu cầu là một báo cáo văn bản đơn giản liệt kê các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống. Ví dụ trên slide là định nghĩa yêu cầu của một chương trình xử lý văn bản giống như phần mềm như Microsoft Word. Các yêu cầu được đánh số, được nhóm thành các yêu cầu chức năng và không chức năng. 13
14. 2. Các kỹ thuật thu thập yêu cầu - Quá trình xác định các yêu cầu được sử dụng để xây dựng chính sách hỗ trợ dự án, thiết lập niềm tin giữa đội dự án và người sử dụng hệ thống. - Tất cả những người có liên quan đều phải được tìm hiểu trong quá trình xác định yêu cầu. Nếu những người liên quan quan trọng không được tìm hiểu thì họ sẽ cảm thấy bị xem thường và có thể sẽ dẫn đến những khó khăn cho đội phát triển dự án ở giai đoạn cài đặt và chuyển giao. - Vấn đề nữa của quá trình thu thập thông tin là lựa chọn cách để thu thập dữ liệu. 14
15. - Các phương pháp thu thập yêu cầu phổ biến bao gồm: Phỏng vấn JAD Phiếu điều tra Phân tích tài liệu Quan sát 15
16. Kỹ thuật phỏng vấn - Phỏng vấn là kỹ thuật thu thập yêu cầu thường được sử dụng nhất. Các cuộc phỏng vấn được tiến hành một đối một (một người phỏng vấn và một người được phỏng vấn), nhưng đôi khi một số người được phỏng vấn cùng một lúc do hạn chế về thời gian. - Có năm bước cơ bản cho quy trình phỏng vấn: chọn người được phỏng vấn, thiết kế câu hỏi phỏng vấn, chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, thực hiện cuộc phỏng vấn và viết báo cáo phỏng vấn. 16
17. Lựa chọn người phỏng vấn - Bước đầu tiên của phỏng vấn là tạo lịch trình phỏng vấn trong đó liệt kê tất cả những người sẽ được phỏng vấn, khi nào và mục đích phỏng vấn là gì. Lịch trình có thể là một danh sách không chính thức được sử dụng để giúp thiết lập thời gặp mặt hoặc danh sách chính thức được đưa vào kế hoạch làm việc. - Những người được phỏng vấn được lựa chọn dựa trên nhu cầu thông tin của nhà phân tích. - Người chủ trì dự án, người dùng quan trọng và các thành viên khác trong đội dự án có thể giúp nhà phân tích xác định ai trong cơ quan tổ chức có thể cung cấp thông tin quan trọng nhất về các yêu cầu. Những người này sẽ được liệt kê trong lịch phỏng vấn theo thứ tự. 17
18. Thiết kế câu hỏi phỏng vấn - Có ba loại câu hỏi phỏng vấn: câu hỏi đóng (closedended questions), câu hỏi mở (Open-ended questions) và câu hỏi thăm dò/gợi ý (probing question). - Câu hỏi đóng là những câu cần câu trả lời cụ thể. Chúng tương tự như các câu hỏi trắc nghiệm hoặc số học trong một bài kiểm tra. Các câu hỏi đóng được sử dụng khi nhà phân tích đang tìm kiếm thông tin cụ thể, chính xác. Ví dụ: có bao nhiêu yêu cầu thẻ tín dụng được nhận mỗi ngày. Nói chung, câu hỏi chính xác là tốt nhất. Ví dụ, thay vì hỏi "Bạn có xử lý nhiều yêu cầu không?" thì tốt hơn nên hỏi: "Bạn xử lý bao nhiêu yêu cầu mỗi ngày?". - Các câu hỏi mở là loại câu hỏi giống như câu hỏi tự luận trong các bài kiểm tra, câu trả lời phụ thuộc vào người phỏng vấn. Các câu hỏi mở được thiết kế để thu thập thông tin phong phú và giúp người được phỏng vấn chủ động cung cấp thông tin hơn trong cuộc phỏng vấn. Đôi khi, thông tin mà người được phỏng vấn chọn để thảo luận tiết lộ thông tin cũng quan trọng như câu trả lời. - Câu hỏi thăm dò:Thử hỏi các câu hỏi tiếp theo về những gì đã được thảo luận để tìm hiểu thêm và chúng thường được sử dụng khi người phỏng vấn không rõ câu trả lời của người được phỏng vấn. 18
19. - Không có loại câu hỏi nào là tốt hơn loại nào và các loại câu hỏi thường được sử dụng kết hợp với nhau trong cuộc phỏng vấn. - Trong giai đoạn ban đầu của một dự án phát triển IS, đội phân tích chưa hiểu rõ về hệ thống hiện tại nên quá trình phỏng vấn có bắt đầu bằng các cuộc phỏng vấn không có cấu trúc để tìm hiểu các thông tin trên diện rộng và khái quát. Trong trường hợp này, người phỏng vấn có cảm nhận chung về thông tin nào là cần thiết nhưng có rất ít câu hỏi đóng để hỏi. Đây là những những cuộc phỏng vấn khó khăn nhất vì chúng yêu cầu những người phỏng vấn hải biết đặt nhiều câu hỏi mở và câu hỏi thăm dò để nắm bắt được các thông tin quan trọng. - Khi dự án tiến triển, nhà phân tích sẽ hiểu quy trình nghiệp vụ hơn và biết được những thông tin nào cần để thực hiện các quy trình nghiệp vụ (ví dụ: biết được chính xác cách thức thẻ tín dụng của khách hàng được chứng thực). Khi đó, nhà phân tích tiến hành các cuộc phỏng vấn có cấu trúc với các câu hỏi cụ thể được xây dựng trước và thường có nhiều câu hỏi đóng. 19
20. 2 cách tiếp cận cơ bản để tổ chức các câu hỏi phỏng vấn: - Từ trên xuống: người phỏng vấn bắt đầu với những vấn đề chung chung và dần dần hướng đến những vấn đề cụ thể hơn (phổ biến nhất). - Từ dưới lên: người phỏng vấn bắt đầu với những câu hỏi rất cụ thể và chuyển sang câu hỏi mở rộng (có thể được ưu tiên khi các nhà phân tích đã đã thu thập được rất nhiều thông tin về các vấn đề) Trong thực tế, nhà phân tích kết hợp hai phương pháp, bắt đầu với các vấn đề chung chung, chuyển sang các câu hỏi cụ thể và sau đó trở về các vấn đề chung. Trong bất kỳ trường hợp nào, tất cả các cuộc phỏng vấn nên bắt đầu bằng những câu hỏi không gây tranh cãi và sau đó dần dần chuyển sang những câu hỏi ở mức sâu hơn sau khi người phỏng vấn đã phát triển một số mối quan hệ với người được phỏng vấn. 20
21. Preparing for the interview - Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn. - Người phỏng vấn nên lập kế hoạch phỏng vấn tổng quát trong đó liệt kê các câu hỏi được yêu cầu theo thứ tự thích hợp, dự đoán sẵn câu trả lời và theo dõi chúng, xác định sự khác biệt giữa các chủ đề liên quan. - Người phỏng vấn cần xác nhận những lĩnh vực mà người được phỏng vấn có kiến ​​thức để không đặt câu hỏi mà người đó không thể trả lời. - Xem lại các lĩnh vực chủ đề, các câu hỏi, và kế hoạch phỏng vấn và quyết định cái nào được ưu tiên nhất nếu thời gian phỏng vấn ngắn. - Người phỏng vấn cũng nên chuẩn bị trước cho người được phỏng vấn. Khi cuộc phỏng vấn được lên lịch, người được phỏng vấn nên được cho biết lý do của cuộc phỏng vấn và các lĩnh vực mà sẽ được thảo luận trước đủ xa để người đó có thời gian suy nghĩ về các vấn đề và sắp xếp suy nghĩ của mình. 21
22. Conducting the Interview( tiến hành phỏng vấn) - Khi bắt đầu cuộc phỏng vấn, mục tiêu đầu tiên là xây dựng mối quan hệ với người được phỏng vấn để họ tin tưởng người phỏng vấn và sẵn sàng nói lên toàn bộ sự thật chứ không chỉ đưa ra câu trả lời mà họ nghĩ là muốn. Người phỏng vấn nên tỏ ra chuyên nghiệp và là người tìm kiếm thông tin độc lập, không thiên vị. - Cẩn thận ghi lại tất cả các thông tin mà người được phỏng vấn cung cấp. Cách tiếp cận tốt nhất là ghi chép cẩn thận - ghi lại tất cả mọi thứ mà người được phỏng vấn nói, thậm chí cả những thứ nó không xuất hiện ngay lập tức có liên quan. Người chưa thích hợp trong thời điểm hiện tại. - Một điều quan trọng là phải hiểu các vấn đề được thảo luận. Nếu người phỏng vấn không hiểu điều gì đó thì nên hỏi lại cho rõ. - Cần phân biệt thực tế với quan điểm của người phỏng vấn. Ví dụ, người được phỏng vấn có thể nói: Chúng tôi xử lý quá nhiều yêu cầu thẻ tín dụng. Đây là quan điểm của người được phỏng vấn và rất hữu ích khi tiếp theo người phỏng vấn hỏi một câu hỏi thăm dò để hiểu thêm về ý kiến đó như “Bạn đã xử lý bao nhiêu yêu cầu mỗi ngày?”. - Khi cuộc phỏng vấn kết thúc, người được phỏng vấn nên có thời gian để đặt câu hỏi hoặc cung cấp thông tin mà họ cho là quan trọng nhưng không phải là một phần của kế hoạch phỏng vấn. Trong hầu hết các trường hợp, người 22
23. được phỏng vấn sẽ không có thêm mối quan tâm hoặc thông tin nào, nhưng trong một số trường hợp điều này sẽ dẫn đến thông tin không lường trước nhưng quan trọng. Tương tự như vậy, có thể hữu ích khi hỏi người được phỏng vấn nếu có những người khác cần được phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn phải kết thúc đúng giờ. - Bước cuối cùng trong cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn cần giải thích điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Người phỏng vấn không nên sớm hứa hẹn một số tính năng nhất định trong hệ thống mới hoặc ngày giao hàng cụ thể, nhưng người đó phải trấn an người được phỏng vấn rằng thời gian của họ dành cho cuộc phỏng là rất hữu ích cho dự án. 22
24. Viết báo cáo sau phỏng vấn: - Sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc, nhà phân tích viết báo cáo phỏng vấn mô tả lại thông tin của cuộc phỏng vấn. Báo cáo chứa thông tin ghi chép, thu thập được trong quá trình phỏng vấn và được tóm tắt theo một định dạng sẵn. - Bản báo cáo phỏng vấn được gửi đến cho người được phỏng vấn đọc để làm sáng tỏ hoặc tinh chỉnh lại những thông tin chưa rõ rang và hợp lý. 23
25. - Trên slide là một mẫy báo cáo phỏng vấn. 24
26. Phương pháp JAD ( Phát triển ứng dụng chung) - JAD là một kỹ thuật thu thập thông tin cho phép nhóm dự án, người sử dụng và nhà quản lý cùng nhau làm việc để xác định các yêu cầu của hệ thống. - IBM phát triển kỹ thuật JAD vào cuối những năm 1970, và thường là phương pháp hữu ích nhất để thu thập thông tin từ người sử dụng. - JAD có thể giúp đội dự án tránh trượt khỏi phạm vi dự án lên đến 50 phần trăm, tránh được các yêu cầu hệ thống quá cụ thể hoặc quá mơ hồ. - JAD là một cuộc họp có tổ chức bài bản bao gồm từ 10 đến 20 người dùng dưới sự điều khiển của một người Chủ trì cuộc họp JAD chuyên nghiệp (facilitator). - Người chủ trì JAD là người thiết lập ra lịch trình họp và hướng dẫn cuộc thảo luận nhưng lại không tham gia thảo luận như như các thành viên khác. Người đó không cung cấp ý tưởng hoặc ý kiến về các chủ đề thảo luận để duy trì tính tự nhiên của phiên họp. Người chủ trì JAD phải là chuyên gia cả về làm việc nhóm và phân tích-thiết kế hệ thống. - Một hoặc hai thư kí hỗ trợ người chủ trì JAD ghi chép, sao chụp, các thông tin trong cuộc họp. 25
27. Lựa chọn thành viên cho JAD - Lựa chọn người tham gia JAD được thực hiện theo cách cơ bản như lựa chọn người tham gia phỏng vấn. Những người tham gia được lựa chọn dựa trên những thông tin mà họ có thể đóng góp, cung cấp sự kết hợp rộng rãi các cấp độ khác nhau của tổ chức, và để xây dựng sự hỗ trợ chính trị cho hệ thống mới. - Người chủ trì uộc họp JAD nên là người có chuyên môn trong kỹ thuật JAD hoặc e-JAD và nên là người am hiểu về doanh nghiệp đang thảo luận. Trong nhiều trường hợp, người trủ trì phiên họp JAD là nhà tư vấn bên ngoài tổ chức. 26
28. Thiết kế một phiên họp JAD: - Các phiên JAD có thể kéo dài từ nửa ngày đến một vài tuần tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án. Các phiên họp JAD và e-JAD thường diễn ra từ việc thu thập thông tin rồi chuyển sang phân tích. Ví dụ, người dùng và các nhà phân tích cùng có thể tạo ra các mô hình chức năng, mô hình cấu trúc hoặc định nghĩa các yêu cầu. - Để phiên họp JAD thành công cần có một kế hoạch thực hiện cẩn thận. - Hầu hết các phiên họp JAD được thiết kế để thu thập thông tin cụ thể từ người sử dụng nên cần phải chuẩn bị một tập hợp các câu hỏi trước cuộc họp. Các câu hỏi đóng ít khi được sử dụng trong các phiên họp JAD. - Một điều rất điều quan trọng là các nhà phân tích và người tham gia cho một phiên họp JAD cần được chuẩn bị trước. 27
29. Tiến hành một phiên họp của JAD - Hầu hết các phiên họp của JAD đều cố gắng thực hiện theo một chương trình nghị sự chính thức và hầu hết đều có các quy tắc cơ bản để xác định hành vi thích hợp. Các quy tắc chung bao gồm lịch biểu, tôn trọng ý kiến của người khác, chấp nhận sự bất đồng và đảm bảo chỉ có một người nói tại một thời điểm. - Người chủ trì phiên họp JAD thực hiện ba chức năng chính: - Đảm bảo rằng phiên hoipj diễn ra theo đúng chương trình dự định. - Giúp nhóm hiểu các thuật ngữ và biệt ngữ kỹ thuật liên quan đến quá trình phát triển hệ thống và giúp những người tham gia hiểu về các kỹ thuật phân tích được sử dụng. - Ghi lại những thông tin mà nhóm cung cấp lên một bảng, biểu đồ hoặc màn hình máy tính để tất cả các thành viên có thể nhìn thấy để giúp nhóm nhận ra các vấn đề chính và các giải pháp quan trọng. - Người chủ trì/điều phối phiên họp JAD phải luôn trung lập mọi lúc và giúp nhóm thực hiện theo đúng lịch trình trong suốt phiên họp. 28
30. Báo cáo của hội nghị JAD: - Sau phiên họp, một báo cáo về tiến trình của phiên họp JAD được tạo ra và gửi cho tất cả những người tham gia phiên họp. Báo cáo về tình hình đăng ký chủ yếu giống như báo cáo phỏng vấn. - Vì các phiên JAD dài hơn và cung cấp nhiều thông tin hơn, nên thường mất một hoặc hai tuần sau phiên JAD trước khi báo cáo hoàn tất 29
31. Phương pháp Phiếu thăm dò: - Một bảng câu hỏi/phiếu thăm dò là một bộ câu hỏi bằng văn bản được sử dụng để lấy thông tin từ các cá nhân. Bảng câu hỏi thường được sử dụng khi có rất nhiều người mà thông tin và ý kiến là cần thiết. - Bước đầu tiên là xác định các cá nhân mà bảng câu hỏi sẽ được gửi. Tuy nhiên, thông thường không phải mọi người đều có thể cung cấp thông tin hữu ích. Phương pháp tiếp cận chuẩn là chọn một mẫu hoặc một tập con của những người đại diện cho toàn bộ nhóm. - Thiết kế bảng câu hỏi (Designing a Questionnaire): Phát triển những câu hỏi hay là rất quan trọng đối với các bảng câu hỏi bởi vì thông tin về bảng câu hỏi không thể được làm rõ ngay cho người hay bị lẫn lộn. Do vậy cần thực hiện theo chỉ dẫn có sẵn ở slide sau. - Quản lý bảng câu hỏi (Administering the Questionnaire): Vấn đề chính trong việc quản lý bảng câu hỏi là bắt người tham gia hoàn thành bản câu hỏi và gửi lại. Các kỹ thuật thường được sử dụng bao gồm giải thích rõ ràng lý do tại sao bảng câu hỏi đang được tiến hành và lý do người trả lời đã được lựa chọn; ghi rõ ngày mà bản câu hỏi phải được trả lại; đưa ra một yêu cầu để hoàn thành bảng câu hỏi, - Báo cáo: Sẽ rất hữu ích trong việc xử lý phiếu trả lời câu hỏi bảng câu hỏi trả về và xây dựng báo cáo ngay sau khi hết hạn. Điều này đảm bảo rằng 30
32. quá trình phân tích tiến hành đúng thời hạn và những người trả lời yêu cầu bản sao của các kết quả nhận được phản hồi nhanh chóng. 30
33. • Bắt đầu với những câu hỏi không đe doạ và thú vị. • Nhóm các mục vào các phần có sự liên kết hợp lý. • Không đặt các mục quan trọng vào cuối phiếu. • Đừng tập trung một trang có quá nhiều mục. • Tránh chữ viết tắt. • Tránh dùng các từ khó và các mục không hay. • Đánh số các câu hỏi để tránh nhầm lẫn. • Kiểm tra trước bảng câu hỏi để xác định các câu hỏi khó hiểu. • Cung cấp ẩn danh cho người trả lời. 31
34. Phân tích tài liệu (Document Analysis) - Các nhóm dự án thường sử dụng phân tích tài liệu để hiểu hệ thống hiện tại. Trong trường hợp lý tưởng, nhóm dự án phát triển hệ thống hiện có sẽ có các tài liệu, sau đó được cập nhật bởi tất cả các dự án tiếp theo. Trong trường hợp này, dự án có thể bắt đầu bằng cách xem lại tài liệu và tự kiểm tra hệ thống - Có rất nhiều tài liệu hữu ích tồn tại trong tổ chức: báo cáo bằng giấy, biên bản ghi nhớ, sách hướng dẫn chính sách, hướng dẫn sử dụng người dùng, sơ đồ tổ chức, hình thức và giao diện người dùng với hệ thống hiện có. - Những tài liệu này chỉ nói một phần của câu chuyện. Chúng đại diện cho hệ thống chính thức mà tổ chức sử dụng. Khá thường xuyên, hệ thống thực sự hoặc không chính thức khác với hệ thống chính thức, đây là dấu hiệu về những gì cần phải thay đổi cho hệ thống mới. Ví dụ, các biểu mẫu hoặc báo cáo chưa bao giờ được sử dụng có lẽ nên được loại bỏ. Tương tự, các ô hoặc câu hỏi trong biểu mẫu chưa bao giờ được điền cần được xem xét lại. - Dấu hiệu mạnh mẽ nhất mà hệ thống cần phải thay đổi là khi người dùng tạo ra các biểu mẫu của riêng họ hoặc thêm thông tin bổ sung vào các biểu mẫu hiện có. 32
35. Quan sát - Quan sát là hành động các nhà phân tích đứng xem các quá trình nghiệp được thực hiện như thế nào. Đây là một công cụ mạnh mẽ để thu thập thông tin về hệ thống hiện tại bởi nó cho phép nhà phân tích nhìn thấy thực tế của một tình huống, chứ không phải lắng nghe người khác mô tả nó trong các cuộc phỏng vấn hoặc phiên họp JAD. - Quan sát là một cách tốt để kiểm tra tính hợp lệ của thông tin thu thập được từ các nguồn gián tiếp như các cuộc phỏng vấn và bảng câu hỏi. - Những gì các nhà phân tích quan sát có thể không phải là thói quen hàng ngày thông thường bởi vì mọi người có xu hướng cực kỳ cẩn thận trong hành vi của họ khi họ đang được theo dõi. Vì vậy, những gì nhà phân tích nhìn thấy có thể không phải những gì họ cần nhận được. 33
36. Lựa chọn các kỹ thuật phù hợp - Mỗi kỹ thuật thu thập yêu cầu đã thảo luận trước đây đều có thế mạnh và điểm yếu riêng, không kỹ thuật nào tốt hơn kỹ thuật nào. Trong thực tế, hầu hết các dự án sử dụng một sự kết hợp các kỹ thuật. Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của từng kỹ thuật và khi nào sử dụng kỹ thuật nào. - Các tiêu chí để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: - Loại thông tin - Độ sâu của thông tin - Chiều rộng của thông tin - Tích hợp thông tin - Sự tham gia của người sử dụng - Chi phí 34
37. - Trước khi nhóm dự án có thể xác định những yêu cầu nào thích hợp cho một hệ thống nhất định, họ cần phải có một tầm nhìn rõ ràng về loại hệ thống sẽ được tạo ra và mức độ thay đổi mà nó mang lại cho tổ chức. Quá trình phân tích cơ bản được chia thành ba bước: tìm hiểu hiện trạng của hệ thống, xác định các cải tiến và phát triển các yêu cầu cho hệ thống mới. - Ba chiến lược phân tích yêu cầu bao gồm tự động hóa quá trình nghiệp vụ (business process automation- BPA), cải tiến quy trình nghiệp vụ (business process improvement - BPI) và tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ (business process reengineering - BPR) giúp nhà phân tích dẫn người dùng thông qua ba (hoặc hai) bước phân tích để có thể phát triển tầm nhìn của hệ thống cần xây dựng. Các chiến lược phân tích yêu cầu và các kỹ thuật thu thập yêu cầu thường gắn lền với nhau. Các nhà phân tích cần sử dụng các kỹ thuật thu thập yêu cầu để thu thập thông tin; các chiến lược phân tích yêu cầu sẽ xác định các loại thông tin được thu thập. - Việc lựa chọn kỹ thuật phân tích được sử dụng dựa trên số lượng thay đổi của hệ thống trong tổ chức. BPA dựa trên sự thay đổi nhỏ để cải thiện hiệu suất của quy trình, BPI tạo ra các cải tiến quy trình dẫn đến hiệu quả tốt hơn, và BPR cải tiến cách thức hoạt động để tổ chức được chuyển đổi ở một mức độ nào đó. Các kỹ thuật này đề nghị sinh viên tìm hiểu thêm trong sách. 36
38. Đề xuất xây dựng hệ thống: - Đề xuất xây dựng hệ thống là một tài liệu toàn diện duy nhất được tạo ra trong quá trình lập kế hoạch và phân tích. - Đề xuất xây dựng hệ thống thường bao gồm một bản tóm tắt thực hiện, yêu cầu hệ thống, kế hoạch làm việc, phân tích tính khả thi, định nghĩa yêu cầu và các mô hình phát triển mô tả hệ thống mới. - Hình 4-14 trang 145 cung cấp một khuôn mẫu cho một đề xuất hệ thống. 46