Ứng dụng lập trình VBA trong bổ sung giáo trình tại trường Đại học Hải Phòng

Nội dung text: Ứng dụng lập trình VBA trong bổ sung giáo trình tại trường Đại học Hải Phòng

1. ỨNG DỤNG LẬP TRÌNH VBA TRONG BỔ SUNG GIÁO TRÌNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG Nguyễn Thị Hoàng Yến, Phạm Nghĩa Luân, Đỗ Trọng Quang Trung tâm Thông tin Thư viện Email: yennth@dhhp.edu.vn Ngày nhận bài: 05/8/2020 Ngày PB đánh giá: 24/9/2020 Ngày duyệt đăng: 01/10/2020 TÓM TẮT: Bổ sung giáo trình là một trong những công việc thường xuyên tại Trường Đại học Hải Phòng. Việc bổ sung này phải đảm bảo đáp ứng đúng, đủ nhu cầu của bạn đọc, đồng thời phải phù hợp với các chương trình đào tạo của Nhà trường. Quá trình thực hiện công việc bổ sung thường mất rất nhiều thời gian do các công đoạn hiện nay hầu như đều phải thực hiện thủ công. Bài báo này trình bày một đề xuất, sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA trong bổ sung giáo trình với mục tiêu giảm thời gian thực hiện và nâng cao hiệu quả công việc. Từ khóa: ngôn ngữ lập trình VBA; lập trình VBA trong Excel; bổ sung giáo trình. APPLY VBA PROGRAMMING IN PURCHASING ADDITIONAL BOOKS AT HAIPHONG UNIVERSITY ABSTRACTS: The purchasing addition books is one of the regular jobs at Haiphong University. This work must ensure to meet the reader’s needs, and training programs. The time of doing this work often takes a lot because the steps of this work almost are done manually. This paper presents a method for reducing the time and improving the efficiency of this process using the VBA programming language. Keywords: VBA programming language; VBA for Excel; Purchasing additional books. 1. GIỚI THIỆU điều 14, điểm 2, khoản a của Luật Thư viện số 46/2019/QH14 ban hành ngày Trung tâm Thông tin - Thư viện, 21/11/2019 [2], đảm bảo điều kiện mở Trường Đại học Hải Phòng được thành lập ngành đào tạo và trách nhiệm đảm bảo chất theo Quyết định số 1336/QĐ-ĐHHP ngày lượng giáo dục đại học được quy định tại 05/12/2016 của Hiệu trưởng Trường Đại Điều 33, điểm 1, khoản c và Điều 50, điểm học Hải Phòng. Trong các nhiệm vụ được 4 của Luật Giáo dục đại học số 34/2018/ giao, Trung tâm có nhiệm vụ “thường QH14 ban hành ngày 19/11/2018 [3]. xuyên bổ sung, phát triển, số hóa nguồn Vai trò của Thư viện và nguồn học tài liệu trong nước và nước ngoài” [1]. liệu trong hỗ trợ hoạt động đào tạo cũng Nhiệm vụ được giao ở trên trên phù được thể hiện trong các Thông tư quy định hợp với nhiệm vụ phát triển tài nguyên về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cơ sở thông tin của Thư viện được quy định tại giáo dục và đánh giá chương trình đào TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021 75
2. tạo, cụ thể: Điều 13, thông tư số 04/2016/ chức năng quản lý thì đều có chức năng TT-BGDĐT ban hành ngày 14/3/2016 [4]; giúp người dùng tìm kiếm, tra cứu tài liệu Điều 10, thông tư số 12/2017/TT-BGDĐT có tại thư viện. Tuy nhiên, chức năng này ban hành ngày 19/5/2017 [5] và Công văn chỉ có thể tìm kiếm, tra cứu lần lượt từng số 1669/QLCL-KĐCLGD ban hành ngày tài liệu một, người dùng không thể tìm 31/12/2019 [6]. kiếm, tra cứu theo danh sách. Các phần Như vậy, việc bổ sung giáo trình là mềm quản lý thư viện hiện có trên thị một trong những nhiệm vụ quan trọng, không chỉ thực hiện theo chức năng, trường đều không có chức năng tìm kiếm, nhiệm vụ được giao mà còn để đảm bảo đối chiếu với danh mục tài liệu được yêu thực hiện đúng các quy định của Luật thư cầu từ chương trình đào tạo. viện, Luật giáo dục đại học và công tác Vì vậy, bài báo này đề xuất giải pháp kiểm định, đánh giá chương trình đào tạo, ứng dụng lập trình VBA trong công tác bổ cơ sở giáo dục. Công tác bổ sung giáo sung giáo trình tại trường Đại học Hải Phòng. trình yêu cầu phải: Bài toán này được giải quyết góp phần: a) Phù hợp, đúng yêu cầu của chương trình đào tạo; - Giảm số lượng thao tác thủ công, b) Số lượng đáp ứng được tối đa nhu từ đó giảm thời gian, nâng cao hiệu suất cầu của bạn đọc. công việc; Để thực hiện được yêu cầu (a), cán - Đảm bảo về chất lượng của các bộ thư viện phải đối chiếu từng cuốn giáo yêu cầu từ công tác bổ sung, từ đó tối ưu trình dự kiến sẽ bổ sung với mục Tài liệu nguồn kinh phí được cấp, tránh bổ sung tham khảo trong đề cương chi tiết của các lãng phí. chương trình đào tạo. Để thực hiện được yêu cầu (b), cán bộ thư viện phải kiểm Bài báo này bố cục gồm bốn phần, tra từng cuốn giáo trình để xác định được Phần I là giới thiệu bài toán cần giải quyết; giáo trình đã có tại thư viện chưa, số lượng Phần II chúng tôi phân tích, đánh giá thực bao nhiêu (nếu có), mức độ lưu thông như trạng; Phần III sẽ trình bày chi tiết giải thế nào? Các thao tác để thực hiện hai yêu pháp và Phần IV là Kết luận. cầu hầu hết là các thao tác được lặp đi lặp lại, và được cán bộ thư viện thực hiện 2. PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG bằng phương pháp thủ công. Vì vậy, để chất lượng của công tác bổ sung giáo trình 2.1. Thực trạng được đảm bảo thì cần rất nhiều thời gian. Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thư Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý viện, Trường Đại học Hải Phòng đang sử thư viện được ứng dụng trong các trường dụng phần mềm quản lý thư viện và thư Đại học như phần mềm Kipos (http:// viện số Kipos để quản lý, thực hiện nghiệp hiendai.com.vn), Libol ( vụ và phục vụ bạn đọc. Quy trình bổ sung vn), Dspace ( tài liệu hiện nay gồm 3 giai đoạn như hình Trong đó, Trung tâm đang sử dụng phần mềm quản lý thư viện và thư viện số Ki- 1 và được mô tả như sau: pos. Nhìn chung, các phần mềm này ngoài 76 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG
3. Hình 1. Mô tả quy trình bổ sung tài liệu tại Trường Đại học Hải Phòng Giai đoạn 1. Tổng hợp thông tin vị hoặc cán bộ giảng viên, sinh viên sẽ lập Giai đoạn này sẽ tổng hợp các thông tin danh mục tài liệu theo biểu mẫu có sẵn cần thiết cho việc bổ sung, bao gồm: nhan như hình 2. Danh mục này được xác nhận đề, tác giả, năm xuất bản và nhà xuất bản. bởi lãnh đạo đơn vị, sau đó bản cứng được Thông tin này được tổng hợp từ các nguồn: gửi về Trung tâm, đồng thời bản mềm • Đề nghị của Khoa/Viện/Phòng/Ban được gửi về email của Trung tâm để cán bộ thư viện tổng hợp, kiểm tra và các thực Khoa/Viện/Phòng/Ban có nhu cầu hiện các thủ tục để mua bổ sung. mua tài liệu phục vụ chuyên môn của đơn Hình 2. Biểu mẫu đề nghị bổ sung tài liệu, giáo trình dành cho Khoa/Viện/Phòng/Ban • Chương trình đào tạo đủ điều kiện phải thỏa mãn: (1) chưa có Trung tâm thường xuyên tổng hợp và trong thư viện; (2) đáp ứng đúng yêu cầu lập danh mục tài liệu, giáo trình cần mua của chương trình đào tạo. Giai đoạn này bổ sung từ mục tài liệu tham khảo trong gồm hai bước, cụ thể: đề cương chi tiết học phần của các chương Bước 1. Kiểm tra trùng lặp trình đào tạo. Thông tin sau khi tổng hợp Ở bước này, cán bộ thư viện sử dụng được gửi cho Ban Giám đốc để nắm tình giao diện tra cứu của phần mềm quản lý hình, đồng thời cũng được chuyển cho bộ thư viện Kipos như hình 3 để thực hiện tra phận bổ sung để thực hiện các bước kiểm cứu, tìm kiếm từng tài liệu theo danh sách, tra như trong giai đoạn 2. kiểm tra xem tài liệu đó đã có tại thư viện Giai đoạn 2. Kiểm tra hay chưa, tình trạng lưu thông và số lượng Giai đoạn này nhằm xác định tài liệu như thế nào, đồng thời tổng hợp, ghi chú nào đủ điều kiện để mua bổ sung. Tài liệu lại các thông tin cần thiết như hình 4. TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021 77
4. Hình 3. Giao diện tra cứu tài liệu của phần mềm quản lý thư viện Kipos Hình 4. Ví dụ về danh sách tình trạng của tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Bước 2. Kiểm tra tính phù hợp công tác bổ sung giáo trình được trình bày Để xác định danh mục tài liệu đã kiểm như Phần II.1. Trong quy trình này, chỉ tra trùng lặp ở bước 1 có đảm bảo đáp ứng Giai đoạn 2 là có sử dụng phần mềm quản đúng yêu cầu của chương trình đào tạo lý thư viện Kipos. Tuy nhiên: không (đối với giáo trình). Bước này chỉ - Tại Bước 1 (Kiểm tra trùng lặp), thực hiện đối với nguồn tài liệu theo đề phần mềm quản lý thư viện Kipos chỉ hỗ nghị từ của Khoa/Viện/Phòng/Ban. Cán trợ người dùng tra cứu từng cuốn sách một, bộ thư viện phải kiểm tra lần lượt từng tên không hỗ trợ tra cứu theo lô. Vì thế, nếu sách xem có trong mục tài liệu tham khảo danh mục giáo trình dự kiến bổ sung có số của đề cương chi tiết học phần hay không. lượng lớn thì cán bộ thư viện sẽ cần nhiều Tài liệu đáp ứng đúng yêu cầu của chương thời gian để tra cứu, xác định tình trạng trình đào tạo nếu tên sách có trong mục tài trong thư viện của lần lượt từng cuốn sách. liệu tham khảo và ngược lại. - Tại Bước 2 (Kiểm tra tính phù Giai đoạn 3. Lập danh mục hợp), phần mềm quản lý thư viện Kipos Giai đoạn này, danh mục tài liệu và không có chức năng để xác định một cuốn các thông tin về tình trạng tài liệu dự kiến sách có thuộc danh mục tài liệu yêu cầu bổ sung được Ban Giám đốc của Trung tâm của chương trình đào tạo hay không. Vì xem xét dựa vào lĩnh vực đào tạo, số lượng vậy, bước này phải thực hiện hoàn toàn bản, nhu cầu thực tế để tham mưu, đề nghị thủ công và cần rất nhiều thời gian. nhà Trường cho phép mua bổ sung. Như vậy, với quy trình nghiệp vụ 2.2. Đánh giá hiện tại thì các yêu cầu của công tác bổ Quy trình nghiệp vụ để thực hiện sung sẽ được đảm bảo, giúp sử dụng tối 78 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG
5. ưu nguồn kinh phí được cấp. Nhưng khối có sự cố không thể khắc phục được ngay, lượng công việc mà cán bộ thư viện cần để đảm bảo hoạt động lưu thông, phục vụ bạn thực hiện là rất lớn và phức tạp. đọc không bị gián đoạn. Các ứng dụng được cài đặt trên máy chủ này giống như 3. GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT máy chủ 01. 3.1. Giải pháp Về dữ liệu, máy chủ 01 và máy chủ Do toàn bộ công việc liên quan tới quá 02 được kết nối trong cùng một mạng trình bổ sung tài liệu hiện đều được thực hiện LAN và dữ liệu được đồng bộ một chiều thủ công. Vì vậy, việc tin hóa quy trình, ứng theo hướng từ máy chủ 01 sang máy chủ dụng công nghệ thông tin để xử lý công 02, sử dụng tính năng Replication của việc là cần thiết, đặc biệt những công việc SQL Server, tính năng này cho phép cơ mất nhiều thời gian để thực hiện, có nhiều sở dữ liệu từ máy chủ 01 luôn luôn được thao tác thủ công phải lặp đi lặp lại. Hiện đồng bộ một chiều sang máy chủ 02 mỗi tại, giai đoạn 2 là giai đoạn mất nhiều khi có bất cứ thay đổi nào. công sức và thời gian nhất. Trong phạm vi Với kiến trúc hệ thống như trên, bài báo này, chúng tôi đề xuất tin học hóa chúng tôi đề xuất phương án kết nối dữ bước 1 trong giai đoạn 2 của quy trình. liệu như hình 5 và trình tự thực hiện các Chúng tôi đề xuất sử dụng ngôn công việc như hình 6. ngữ lập trình Visual Basic for Applica- tion (VBA) trong Microsoft Excel để xây dựng ứng dụng hỗ trợ cán bộ làm công tác bổ sung tài liệu trong việc tra cứu, kiểm tra trùng lặp tài liệu, ứng dụng chạy trực tiếp trên nền tảng Microsoft Excel, dữ liệu được kết nối và đồng bộ với cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý thư viện và thư viện số Kipos. Hình 5. Mô tả kiến trúc mạng của phần mềm Hiện tại, phần mềm quản lý thư viện quản lý thư viện và thư viện số KIPOS và thư viện số Kipos hoạt động sử dụng Mô tả: hai máy chủ có cấu hình giống nhau, mỗi Hình 5 mô tả đề xuất kết nối dữ liệu máy chủ đảm nhiệm một vai trò, cụ thể: giữa ứng dụng với hệ cơ sở dữ liệu của • Máy chủ 01: đóng vai trò là máy phần mềm quản lý thư viện và thư viện số chủ web, được cài đặt các ứng dụng Inter- Kipos, hoạt động như sau: net Information Services (IIS), hệ quản trị - Người dùng tra cứu, tìm kiếm cơ sở dữ liệu SQL Server và một số ứng thông tin hoặc thực hiện các thao tác dụng khác phục vụ sao lưu tại chỗ và bảo nghiệp vụ (lưu thông, biên mục tài liệu, ) mật dữ liệu. Máy chủ này đảm bảo phần thông qua các máy Client, các máy Client mềm quản lý thư viện và thư viện số Ki- truy vấn trực tiếp tới cơ sở dữ liệu trên pos hoạt động ổn định và an toàn. máy chủ 01 để trả về kết quả. Mỗi thay đổi • Máy chủ 02: đóng vai trò là máy của cơ sở dữ liệu được đồng bộ sang máy chủ sao lưu, đồng thời là máy chủ dự chủ 02 theo thời gian thực. phòng cho máy chủ 01 trong trường hợp TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021 79
6. - Ứng dụng phát hiện trùng lặp hoạt động trong mạng LAN để truy vấn được cài đặt trên các máy Client của thông tin nên dữ liệu của phần mềm Kipos người dùng và dữ liệu được cập nhật đảm bảo an toàn. từ cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý - Thích ứng với kiến trúc mạng hiện thư viện và thư viện số Kipos trên máy tại của phần mềm Kipos mà không phải chủ 02. thay đổi hoặc thiết lập lại kiến trúc mạng. Đề xuất kết nối dữ liệu như trên đảm bảo: - Ứng dụng vẫn đảm bảo việc kiểm - Ứng dụng phát hiện trùng lặp kết tra được so khớp với nguồn cơ sở dữ liệu nối tới máy chủ sao lưu, dự phòng và chỉ mới nhất. Hình 6. Quy trình thực hiện công việc bổ sung tài liệu Hình 6 mô tả trình tự công việc trong 3.2. Kết quả triển khai quy trình bổ sung, ứng dụng kiểm tra trùng Từ thực trạng của công việc bổ sung lặp thuộc bước 4 của quy trình. Để ứng giáo trình tại Trường Đại học Hải Phòng, dụng cho kết quả chính xác thì cán bộ thư chúng tôi đã đề xuất giải pháp được trình viện cần thực hiện tiền xử lý dữ liệu đối bày trong Phần III.1. Chúng tôi đã xây với danh sách tài liệu cần bổ sung và thực dựng thành công ứng dụng kiểm tra trùng hiện cập nhật dữ liệu mới nhất về thông tin lặp tài liệu. Một số giao diện chức năng tài liệu từ máy chủ 02. của ứng dụng như hình 7. Hình 7. Các chức năng của ứng dụng kiểm tra trùng lặp 80 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG
7. Hình 8. Giao diện chức năng tìm kiếm cơ bản Hình 9. Giao diện chức năng tìm kiếm nâng cao Ứng dụng gồm các nhóm chức năng Ứng dụng được thử nghiệm tại Trung chính là cơ sở dữ liệu, tìm kiếm cơ bản tâm, trong thời gian này, chúng tôi đã thực và tìm kiếm nâng cao và hướng dẫn hiện các công việc: người dùng: - Thống kê, đánh giá mức độ đáp - Nhóm chức năng cơ sở dữ liệu: gồm ứng của tài liệu tại thư viện đối với chương chức năng thiết lập chuỗi kết nối tới cơ sở trình đào tạo của năm ngành trọng điểm, dữ liệu trong lần hoạt động đầu tiên của ứng phục vụ kế hoạch tự đánh giá chương trình dụng; và chức năng cập nhật dữ liệu mới đào tạo của Nhà trường; nhất về thông tin tài liệu từ máy chủ. - Kiểm tra, đánh giá tình trạng của - Nhóm chức năng tìm kiếm cơ bản: danh mục tài liệu dự kiến bổ sung theo hỗ trợ người dùng tìm kiếm tuần tự từng đề nghị từ các Khoa/Viện, tình trạng này tài liệu tương tự như chức năng tra cứu bao gồm trạng thái tài liệu trong thư viện của phần mềm KIPOS. Giao diện chức và trạng thái đối với yêu cầu của chương năng như hình 8. trình đào tạo; - Nhóm chức năng tìm kiếm nâng - Kiểm tra, đánh giá trạng thái tài cao: cung cấp các chức năng cần thiết hỗ liệu theo yêu cầu của chương trình đào tạo trợ người dùng tìm kiếm, tra cứu tài liệu năm ngành trọng điểm so với tài liệu có theo danh sách. Giao diện chức năng như tại thư viện, từ đó chủ động xây dựng kế hình 9. hoạch bổ sung giáo trình, phục vụ bạn đọc. TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021 81
8. Kết quả từ thực tế cho thấy, khi thực đã góp phần: (1) nâng cao hiệu suất, giảm hiện kiểm tra, xác định tình trạng cho thời gian thực hiện các công việc thủ công danh sách giáo trình dự kiến bổ sung gồm có tính chất lặp đi lặp lại; (2) tối ưu nguồn khoảng 100 tên sách theo đơn đề nghị từ kinh phí được cấp cho bổ sung giáo trình, các Khoa/Viện. Với quy trình hiện tại, hạn chế tối đa việc bổ sung những tài liệu tổng thời gian khi thực hiện Bước 1 (kiểm đã có; (3) hỗ trợ các công tác thống kê tra trùng lặp) và Bước 2 (kiểm tra tính nhanh chóng, kịp thời. phù hợp) hết khoảng một ngày làm việc TÀI LIỆU THAM KHẢO (8 giờ), nhưng khi sử dụng ứng dụng của chúng tôi thì tổng thời gian cần để thực 1. Trường Đại học Hải Phòng (2018), Quy hiện hết khoảng 1,5 giờ, trong đó thời gian định chức năng nhiệm vụ, ban hành ngày tháng 3 tiền xử lý dữ liệu, chuẩn hóa danh sách năm 2018. hết khoảng 1 giờ 15 phút, còn tổng thời 2. Luật Thư viện số 46/2019/QH14, ban hành gian thực hiện Bước 1 và Bước 2 chỉ hết ngày 21 tháng 11 năm 2019. khoảng 15 phút, các lần chạy khác nhau 3. Luật Giáo dục đại học số 34/2018/QH14, trên cùng một danh sách đều cho kết quả ban hành ngày 19 tháng 11 năm 2018. đồng nhất. 4. Bộ Giáo dục và đào tạo (2016), Thông tư 4. KẾT LUẬN số 04/2016/TT-BGDĐT về Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng chương trình đào tạo các Trong bài báo này, chúng tôi đã trình trình độ của giáo dục đại học, ban hành ngày 14 bày một giải pháp hỗ trợ công tác bổ sung tháng 3 năm 2016. giáo trình, giảm thời gian thực hiện, nâng cao hiệu quả công việc nhưng vẫn đảm 5. Bộ Giáo dục và đào tạo (2017), Thông tư bảo được các yêu cầu của công tác bổ số 12/2017/TT-BGDĐT về Quy định về kiểm định sung. Chúng tôi đã sử dụng ngôn ngữ lập chất lượng cơ sở giáo dục đại học, ban hành ngày trình VBA trong Microsoft Excel để xây 19 tháng 5 năm 2017. dựng ứng dụng. Ứng dụng đã được thực 6. Bộ Giáo dục và đào tạo (2019), Công văn số nghiệm, ứng dụng tại Trung tâm Thông tin 1669/QLCL-KĐCLGD về hướng dẫn đánh giá chất - Thư viện, Trường Đại học Hải Phòng. lượng chương trình đào tạo các trình độ của giáo Việc xây dựng thành công ứng dụng này dục đại học, ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2019. 82 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG