Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhà nước

Nội dung text: Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhà nước

1. XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC SET UP THE INTERNAL CONTROL SYSTEM IN THE STATE CORPORATE Th.S. Nguyễn Thị Thúy Hà Trường Đại học Hải Phòng Tóm tắt: Kiểm soát nội bộ là công cụ được các nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên và kiểm soát hoạt động của chính họ, bao gồm cả kiểm soát tài chính và kiểm soát hoạt đông. Hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) càng trở nên cần thiết và có tính tất yếu đối với một tổ chức, doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp Nhà nước với quy mô lớn chiếm 100% hoặc vốn góp chi phối tỉ lệ trên 50%. Kiểm soát nội bộ vững mạnh góp phần bảo toàn và phát triển nguồn vốn. Từ khóa: Kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp Nhà nước, quản trị Astract: Internal control is a tool administrators use to monitor and control employee their own activities, including financial control and control activities. Operation of internal control (Internal Control ) becomes necessary and inevitable for an organization or business. Especially the State-owned enterprises with large-scale 100% or dominant contributed capital ratio above 50%. Strong internal controls contribute to preserve and grow capital. Keyword: internal control, state enterprises, administrator Mở đầu Mọi doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới mục tiêu tạo ra lợi thế cạnh tranh và đem lại giá trị tăng thêm cho những đối tác bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp gắn kết chặt chẽ với hoạt động của mình. Để có thể đạt được mục tiêu đó, doanh nghiệp thường xây dựng cho mình chiến lược hoạt động cùng hàng loạt những chương trình, kế hoạch để thực thi những chiến lược đã được đề ra. Trong quá trình thực thi chiến lược sẽ thường có nhiều rủi ro xảy ra làm ảnh hưởng đến quá trình tiến tới mục tiêu của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động - Sự tin cậy của báo cáo tài chinh - Sự tuân thủ pháp luật và các quy định Kiểm soát nội bộ chính là quản lý rủi ro doanh nghiệp và được coi như là một bộ phận không thể tách rời với chiến lược doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là chiến lược của doanh nghiệp sẽ được xem là không đầy đủ nếu thiếu vắng sự gắn kết với quản lý rủi ro. 496
2. 1. Khái niệm hệ thống KSNB Hoạt động kiểm soát của KSNB giúp nhà quản trị quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản trị vững chắc phục vụ cho sự phát triển của doanh nghiệp. Theo Coso (Committee of Sponsoring Organization) – là môt Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài chính (Treadway Commission hoặc Nation Commission on Financial Reporting) Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối. Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: + Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả + Báo cáo tài chính đáng tin cậy + Các luật lệ và các quy định được tuân thủ. [1,2] 2. Các yếu tố của hệ thống KSNB Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức HTKSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu Theo Coso, KSNB bao gồm 5 yếu tố: (Cách phân chia này được Coso đưa ra và được thừa nhận ở nhiều nước và các tổ chức tài chính trên thế giới) Môi trường kiểm soát (control Environment): là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát là nền tảng của bốn bộ phận (hay thành phần) còn lại của hệ thống KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nó được thể hiện thông qua kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành . Đánh giá rủi ro: (RiskAssessment) Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát: (Control Activities) là những chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu. Thông tin và truyền thông (Information and Communications): Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong tổ chức dưới các hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức thực hiện được nhiệm vụ của mình. Giám sát (Monitoring): là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian. Những khiếm khuyết của hệ thống KSNB cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục càng sớm càng tốt. đó. 497
3. Hình : Mô hình hệ thống KSNB theo quan điểm của COSO 3. Kinh nghiệm KSNB tại Nhật Bản và Trung Quốc 3.1.Tại Nhật Bản Tại Nhật Bản, "Luật doanh nghiệp" và "" Luật công cụ và giao dịch tài chính”quy định hệ thống kiểm soát nội bộ. Các quy định trong "Luật doanh nghiệp" có xu hướng hướng tới tất cả các cấp trong công ty, trong khi quy định trong "Luật công cụ và giao dịch tài chính”đang nghiêng nhiều hơn về phía chính xác của báo cáo tài chính. Mặc dù các hệ thống kiểm soát nội bộ bởi hai luật này quy định có nhiều sự khác biệt, bản chất của chúng là như nhau: hoàn thiện một cách toàn diện nội bộ hệ thống kiểm soát. Để bảo vệ các hoạt động bình thường của hệ thống kiểm soát nội bộ, các quy định của pháp luật yêu cầu người lãnh đạo hành động tích cực hướng tới việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ. Mặc dù các quy định hệ thống kiểm soát nội bộ không được luật hóa tại Nhật Bản, chúng tồn tại như một tiền lệ pháp lý hoặc trong các hình thức quy định chứng khoán. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tại Nhật Bản. Ở Nhật, có hai loại mô hình công ty: công ty có Hội đồng kiểm toán viên hoặc công ty có bộ phận kiểm soát nội bộ. Các công ty tự lựa chọn mô hình kiểm soát doanh nghiệp phù hợp với mình. Loại thứ nhất là mô hình kiểm soát doanh nghiệp truyền thống ở Nhật Bản, trong đó Hội đồng giám đốc và Hội đồng kiểm toán viên có quan hệ song song. Loại thứ hai là mô hình kiểm soát doanh nghiệp của Mỹ, trong đó công ty sẽ không có Hội đồng kiểm toán viên. Tuy nhiên, trong Ban giám đốc sẽ bao gồm cả bộ phận kiểm toán, bộ phận đề cử và bồi thường. Chức năng của bộ phận kiểm toán tương tự như Hội đồng kiểm toán viên kể trên. Hiện tại, có nhiều công ty Nhật theo mô hình Hội đồng kiểm toán hơn. Loại hình công ty chia thành nhiều bộ phận nhỏ khi chức năng giám sát và chức năng thực thi tách biệt. Do đó, các giám đốc phải theo dõi luật một cách chặt chẽ. Các công ty với các ủy ban được xem như là hình thức công ty, nơi các chức năng giám sát và các chức năng điều hành được tách ra, do đó các nhà quản lý phải tuân thủ chặt chẽ luật. Trong quản trị doanh nghiệp này mô hình, kiểm soát nội bộ được tăng cường, và các quy định có liên quan đã được thiết lập. Một số học giả tin rằng quy định đối với hệ thống kiểm soát nội bộ "Luật 498
4. doanh nghiệp" là cho các công ty lớn, vì một công ty lớn đòi hỏi giám đốc phải giám sát hoạt động của nó nhiều hơn. Các quy định về KSNB "Luật Doanh nghiệp" định nghĩa kiểm soát nội bộ là "sự phát triển của hệ thống cần thiết để đảm bảo rằng việc thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc tuân thủ pháp luật và các quy định, các báo cáo của công ty, và các hệ thống khác do pháp lệnh hiện hành của Bộ Tư pháp quy định như hệ thống cần thiết để đảm bảo tính đúng đắn của các hoạt động của một công ty chứng khoán ". Nó cũng quy định rằng hệ thống kiểm soát nội bộ nên được thiết lập bởi ban giám đốc, xác định các nguyên tắc của kiểm soát nội bộ, để họ có thể quyết định nội dung kiểm soát nội bộ . Nếu công ty không lập kiểm soát nội bộ, nó sẽ không bị phạt vì vi phạm “ Luật công cụ và giao dịch tài chính", nhưng nếu nó không nộp báo cáo pháp luật hoặc nó trình các báo cáo có nội dung sai sự thật sẽ bị phạt. Tại Điều 101 của "Pháp lệnh Thi hành Luật doanh nghiệp", hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: (1) để đảm bảo các nhiệm vụ của Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành tuân thủ luật pháp và các quy định của hệ thống; (2)lưu giữ thông tin nhiệm vụ của hệ thống; (3) để quy định của quản lý rủi ro, vv .; (4) để đảm bảo nhiệm vụ đang được thực hiện có hiệu quả; (5) để đảm bảo rằng nhiệm vụ của người lao động tuân thủ pháp luật và các quy định của hệ thống;(6) để đảm bảo sự phù hợp của các công ty của các nhóm doanh nghiệp, công ty được thành lập bởi các công ty chứng khoán, công ty mẹ, hoặc các công ty con. "Luật công cụ và giao dịch tài chính” có nội dung quan trọng cải thiện kiểm soát nội bộ của công ty con. Tuy nhiên, theo "Luật doanh nghiệp", kiểm toán viên phải giám sát các vấn đề kiểm soát nội bộ, và họ phải giám sát các quyết định kinh doanh trong một phạm vi nhất định. Theo "Luật công cụ và giao dịch tài chính”, các công ty niêm yết nộp báo cáo chứng khoán và công ty theo nghị định này, phải nộp báo cáo tài chính cho bản thân và doanh nghiệp công ty sở hữu mỗi năm kinh doanh. Họ cũng phải nộp báo cáo đánh giá khác, thiết lập phù hợp với các quy định của Văn phòng Nội các để đảm bảo sự phù hợp của các thông tin. Các hệ thống đánh giá cần được định nghĩa là hệ thống báo cáo tài chính của công ty tuân thủ pháp luật. Báo cáo tài chính theo định nghĩa này là báo cáo tài chính và báo cáo bên ngoài liên quan đến các thông tin mà có tác động đáng kể đến độ tin cậy của các báo cáo này. Báo cáo này, được gọi là "báo cáo kiểm soát nội bộ", được giám sát bởi một công ty kiểm toán. "Luật công cụ và giao dịch tài chính" đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính thông qua: (1) báo cáo chứng khoán; (2) xác nhận các nhà quản lý về báo cáo chứng khoán; (3) Báo cáo tự đánh giá các nhà quản lý trêncác hệ thống kiểm soát nội bộ, và các báo cáo kiểm soát nội bộ được biên soạn bởi các nhà quản lý; (4) báo cáo kiểm toán kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi công ty kế toán được thực hiện thông qua việc đánh giá các báo cáo kiểm soát nội bộ. "Luật doanh nghiệp" và "Luật công cụ và giao dịch tài chính" cả hai đều có quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ,nhưng có sự khác biệt giữa hai luật: (1) các luật cũ chủ 499
5. yếu áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, trong khi sau này áp dụng cho các công ty niêm yết; (2) quy định kiểm soát nội bộ trước đây bao gồm hầu hết các lĩnh vực, trong khi sau này là chủ yếu cho các lĩnh vực liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính; (3) kiểm soát nội bộ trước đây là thành lập và đưa trách nhiệm của ban giám đốc, sau đó các trách nhiệm được thực hiện bởi quản lý công ty; (4) các luật quy định rằng hệ thống kiểm soát nội bộ cần được theo dõi bởi kế toán các công ty hoặc các ủy ban kiểm toán, sau đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần được theo dõi bởi kế toán các công ty; (5) Các luật cũ quy định các nội dung của kiểm soát nội bộ phải được ghi trong báo cáo kinh doanh và được đánh giá trong báo cáo kiểm toán được thực hiện bởi hội đồng quản trị của kiểm toán viên hoặc ủy ban kiểm toán, trong khi sau này quy định rằng nội dung của kiểm soát nội bộ phải được ghi trong báo cáo kiểm soát nội bộ và được đánh giá trong báo cáo kiểm toán nội bộ ; (6) các nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các quy định cũ được quyết định bởi ban giám đốc, sau này,các nhà quản lý phải đánh giá kiểm soát nội bộ; (7) cũng có những khác biệt về trách nhiệm hình sự như, các quy định cũ rằng sẽ phạt tiền trong hồ sơ sai, trong khi các quy định sau đó là một tội ác làm sai lệch hồ sơ. Các cá nhân có một tù 5 năm, hoặc bị phạt tiền tối đa là 5 triệu yên. Pháp nhân sẽ bị xử phạt hành chính hoặc phạt tiền ít hơn 500 triệu yen. "Luật công cụ và giao dịch tài chính" tập trung vào việc đảm bảo độ tin cậy của tài chính báo cáo, và, để đảm bảo điều này, nó không chỉ quan tâm đến bản thân với những vấn đề tài chính, mà còn tập trung vào toàn bộ quá trình điều hành công ty, để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ. Bằng cách này, bản chất của kiểm soát nội bộ theo quy định tại "Luật công cụ và giao dịch tài chính" và "Luật doanh nghiệp" tại Nhật Bản là như nhau. 3.2.Tại Trung Quốc Ngày 26 tháng 4 , 2010, Bộ Tài chính, Trung Quốc Ủy ban điều tiết chứng khoán, Ủy ban Kiểm toán, Ủy ban điều tiết Ngân hàng Trung Quốc , và Ủy ban điều tiết bảo hiểm Trung Quốc thành lập "Hướng dẫn cho nội bộ Kiểm soát Các công ty ", trong đó có:" Hướng dẫn áp dụng cho kiểm soát nội bộ của công ty” ban hành "Định mức cơ bản của KSNB" và "Hướng dẫn cho nội bộ kiểm soát của công ty" đánh dấu thành lập các kiểm soát nội bộ tại các công ty ở Trung Quốc. Để cải thiện các thiết lập của hệ thống kiểm soát nội bộ công ty niêm yết, Bộ Tài chính thành lập một thời gian biểu cho việc kiểm soát nội bộ thực hiện Hệ thống kiểm soát nội bộ đầu tiên sẽ được thực hiện trong các công ty niêm yết tháng 1 2011 và mở rộng cho các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Thượng Hải và Thâm Quyến chứng khoán trên 01 tháng 1 năm 2012. Theo đó, việc thực hiện KSNB tại doanh nghiệp lớn trước, doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ được khuyến khích Theo Tiêu chuẩn cơ bản", kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi giám đốc, kiểm toán viên,các nhà quản lý và nhân viên. Hệ thống kiểm soát nội bộ có năm mục tiêu: (1) đảm bảo rằng việc quản lý doanh nghiệp là hợp pháp phù hợp; (2) đảm bảo sự an toàn của tài sản doanh nghiệp; (3) đảm bảo rằng báo cáo tài chính và các thông tin có liên quan được chính xác và đầy đủ; (4) nâng cao hiệu quả và hiệu quả hoạt động; (5) thúc đẩy các 500
6. doanh nghiệp để đạt đượcchiến lược phát triển. So với mục tiêu đặt ra trong báo cáo COSO, hệ thống này bao gồm các "an toàn tài sản". - Phạm vi áp dụng cho các công ty Điều 2 của "Tiêu chuẩn cơ bản" ở Trung Quốc nói rằng nó được áp dụng cho các công ty niêm yết và các doanh nghiệp lớn và vừa. - Nghĩa vụ Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ Ở Trung Quốc, Điều 12 của "Tiêu chuẩn cơ bản" quy định của ban giám đốc có nghĩa vụ phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ. - Yêu cầu về Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Ở Trung Quốc, Điều 12 "Tiêu chuẩn cơ bản" quy định ", hội đồng quản trị của kiểm toán viên cần giám sát việc ban giám đốc để thiết lập và thực hiện kiểm soát nội bộ ", và Điều 13 quy định rằng," các doanh nghiệp nên thành lập một ủy ban kiểm toán dưới ban giám đốc để xem xét kiểm soát nội bộ và giám sát việc thực hiện và tự đánh giá ". Chúng ta có thể thấy hội đồng quản trị của kiểm toán viên và các ủy ban kiểm toán, giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó, việc phân bổ quyền lực giữa chúng là một vấn đề đáng cân nhắc. -Kiểm toán viên xác minh và báo cáo tự đánh giá Đánh giá của Công ty Theo "Luật giao dịch và công cụ tài chính " ở Nhật Bản, các nhà quản lý thiết lập kiểm soát nội bộ và viết tự đánh giá, và sau đó viết một báo cáo kiểm soát nội bộ. Báo cáo sẽ được công bố khi công ty kế toán kết thúc việc đánh giá và lập báo cáo kiểm toán kiểm soát nội bộ của họ. Điều 66 trong "Hướng dẫn kiểm soát nội bộ cho công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Thâm Quyến" Trung Quốc quy định: "Các công ty phải nộp báo cáo tự đánh giá kiểm soát nội bộ và đánh giá thực hiện bằng chứng nhận kế toán công chứng khoán trong vòng bốn tháng sau khi kết thúc mỗi năm tài chính, và tiết lộ chúng với Báo cáo tài chính hàng năm cùng một lúc ". Có rất nhiều sự khác biệt giữa các hệ thống kiểm soát nội bộ tại Nhật Bản và Trung Quốc, nhưng cả hai đều là một loại rủi ro hệ thống quản lý. Điều quan trọng để kiểm soát rủi ro tài chính cũng như các vấn đề trong khu vực khác để thiết lập một là hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ. 4. Đánh giá các nhấn tố KSNB tại Việt Nam Tại Việt Nam, các công ty vừa và nhỏ chiếm 97%, vai trò của KSNB chưa thực sự được đánh giá toàn diện và đầy đủ. Ngay tại các doanh nghiệp, các Tổng công ty Nhà nước nhận thức về KSNB cũng còn nhiều hạn chế. Đó là một trong những nguyên nhân làm nhiều doanh nghiệp, tập đoàn Nhà nước kinh doanh thua lỗ. Theo kết quả kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước trong năm 2015, 5/38 tập đoàn, tổng công ty kinh doanh thua lỗ với tổng số tiền hơn 4.000 tỷ đồng. Cụ thể, có nhiều đơn vị lỗ lớn như: Vinalines lỗ hơn 3.478 tỷ đồng, Tổng công ty 15 lỗ hơn 471 tỷ đồng, Tổng công ty Mía đường II lỗ hơn 15 tỷ đồng, Công ty TNHH MTV In Đắk Lắk lỗ 2,95 tỷ đồng. 501
7. Song song với đó, theo Kiểm toán Nhà nước, có một số đơn vị có nợ khó đòi lớn như: Mobifone công ty mẹ là 312,8 tỷ đồng, chiếm 30,4% nợ phải thu; Công ty VNPT- Global là 14,39% (chiếm 10,3%); Hapro là 376,65 tỷ đồng (chiếm 25,7%); Vinataba- văn phòng TCT là 86,64 tỷ đồng (chiếm 4,6%); Tổng công ty điện lực miền Bắc 49,8 tỷ dồng; TCT Điện lực miền Nam 16,7 tỷ đồng; TCT Điện lực TPHCM với 34,3 tỷ đồng Tuỳ thuộc đặc điểm, tính chất và quy mô của các doanh nghiệp nhà nước, tổ chức quản lý được quy định cho doanh nghiệp nhà nước có hội đồng quản trị, doanh nghiệp nhà nước không có hội đồng quản trị và tổng công ty nhà nước là khác nhau. Điều 28 Luật doanh nghiệp nhà nước có quy định về tổ chức quản lý doanh nghiệp nhà nước: Tổng công ty nhà nước và doanh nghiệp nhà nước độc lập quy mô lớn có cơ cấu tổ chức quản lý như sau: + Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát. + Tổng giám đốc hoặc giám đốc và bộ máy giúp việc. Hình thức tổ chức giám sát tại các doanh nghiệp này do Chính phủ quy định. Theo đó, Ban kiểm soát các tập đoàn do HĐQT thành lập, trưởng ban Kiểm soát là thành viên của HĐQT được HĐQT phân công làm nhiệm vụ. Các thành viên của Ban Kiểm soát do HĐQT lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm và cả Ban Kiểm soát hoạt động theo quy chế của HĐQT ban hành. Ban Kiểm soát là đại diện của chủ sở hữu doanh nghiệp, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của HĐQT, ban điều hành nhằm đảm bảo đúng đắn, phù hợp. Như vậy, hiểu theo nghĩa này, Ban Kiểm soát phải độc lập thực sự với HĐQT, ban điều hành. Tuy nhiên, cách thức tổ chức Ban kiểm soát như các tập đoàn kinh tế nhà nước hiện nay làm yếu đi rất nhiều chức năng của Ban kiểm soát, đây là lỗ hổng của hoạt động kiểm soát doanh nghiệp nhà nước. Theo kết quả điều tra về quản trị doanh nghiệp nhà nước, giám sát tập đoàn kinh tế nhà nước, do Viện Nghiên cứu và quản lý kinh tế TƯ (CIEM) công bố ngày 12/11/2011 thì có tới 63% doanh nghiệp thừa nhận thu nhập, thù lao của Ban kiểm soát chủ yếu do chính các tập đoàn, tổng công ty chi trả. Chỉ 50% ý kiến điều tra cho biết hoạt động của Ban kiểm soát độc lập với HĐQT hoặc chủ tịch HĐQT, gần 30% doanh nghiệp công nhận Ban kiểm soát có tiến hành giám sát các giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp với người có liên quan trong HĐQT Đổi mới các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty nhà nước, chắn chắn phải đổi mới hệ thống giám sát quản lý, thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ mà trong đó đổi mới hệ thống kiểm soát là yêu cầu đầu tiên. Kiểm soát nội bộ phải thực sự là đại diện của chủ sở hữu, tức đại diện của Nhà nước, của Thủ tướng Chính phủ để kiểm tra, giám sát, bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu phần vốn. Theo khảo sát, đánh giá của tác giả về hệ thống KSNB tại một số doanh nghiệp Nhà nước Hệ thống kiểm soát nội bộ của Tổng công ty, doanh nghiệp Nhà nước chưa được coi trọng. Kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp thường bộc lộ những yếu kém như: 502
8. • Môi trường kiểm soát không thể hiện rõ ràng. • Kế hoạch kinh doanh, ngân sách và mục tiêu chiến lược không nhất quán • Tiêu chuẩn định lượng đánh giá hoàn thành mục tiêu thiếu cân đối • Các thủ tục kiểm soát dễ dàng bỏ qua • Chỉ chú trọng đến giải quyết vấn đề chưa có biện pháp phòng ngừa • Chưa có quy trình cụ thể đánh giá rủi ro, nếu có thì chưa toàn diện. • Các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhưng việc thực hiện thiếu nghiêm túc. Còn mang nặng tính hình thức. Thủ tục kiếm soát đôi khi rườm rà, thực hiện chồng chéo • Doanh nghiệp ít có kênh thu thập thông tin bên ngoài • Kênh thông tin báo cáo sai phạm bị phát hiện còn hạn chế • Doanh nghiệp không có chương trình đánh giá định kỳ toàn diện Bảng: Thống kê mô tả hệ thống KSNB tại một số Tổng công ty Nhà nước N Minimum Maximum Mean Std. Deviation KS 200 1.17 4.67 3.0758 .95864 RR 200 1.00 5.00 3.4550 .88187 MT 200 1.00 4.67 3.3125 .89088 GS 200 1.00 5.00 3.5400 .83708 TT 200 1.00 5.00 3.0875 .81529 KN 200 1.00 4.67 3.0150 .94476 Valid N (listwise) 200 (Nguồn: Khảo sát &tính toán bằng SPSS của tác giả) Theo kết quả khảo sát, ta thấy 5 thành phần chính của kiểm soát nội bộ là Môi trường kiểm soát (MT), Đánh giá rủi ro( RR), Hoạt động kiểm soát (KS), giám sát (GS), Thông tin và truyền thông (TT) đều ở mức trung bình, trên thang điểm 5. Trong đó: Hoạt động kiểm soát và thông tin được đánh giá ở mức thấp hơn so với các yếu tố khác. Đồ thị: Thống kê mô tả các yếu tố kiểm soát nội bộ theo khảo sát 503
9. Theo xu hướng hiện nay, Ban kiểm soát có 3 quyền cơ bản: kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty; kiểm tra bất thường khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông; kiến nghị về việc thay đổi chính sách, các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Quyền thứ 3 là báo cáo trong Đại Hội cổ đông. Việc thiết lập mô hình quản trị của các doanh nghiệp nhà nước không nên đi ngược lại xu thế hiện nay: càng ngày, Ban kiểm soát càng độc lập, ngang hàng với HĐQT và cao hơn Ban điều hành. Tóm lại, các tập đoàn, tổng công ty lỗ thường do sai phạm về quản lý đầu tư. Và đã lỗ thì con số lên tới cả trăm tỷ, nghìn tỷ. Kiểm soát nội bộ tốt, phát hiện sai phạm và phòng ngừa kịp thời sẽ giúp bớt đi phần nào những thiệt hại đó. 5. Kiến nghị một số giải pháp 5.1. Cổ phần hóa một cách triệt để Chính vì những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ mà sức mạnh của doanh nghiệp, tổng công ty, những người nắm giữ nhiều nguồn lực nhất không phát huy hết khả năng của mình. Có thể thấy vai trò của kiểm soát nội bộ là vô cùng quan trọng nhưng để hiện thực hóa vai trò của kiểm soát nội bộ trong từng quyết định của người lãnh đạo hay việc làm cụ thể của từng nhân viên cần có yếu tố then chốt. Đó là gắn lợi ích của người lao động với lợi ích của công ty. Đó là yêu cầu cổ phần hóa doanh nghiệp mà trong đó Nhà nước không phải là cổ đông chính. Khi đó tự bản thân mỗi người công nhân hay lãnh đạo công ty thấy được trách nhiệm, quyền hạn của mình trong doanh nghiệp. Họ trở thành mắt xích trong hệ thống kiếm soát nội bộ. 5.2. Thực hiện chuẩn mực Kế toán quốc tế về báo cáo tài chính. Bên cạnh đó việc cổ phần hóa các doanh nghiệp cho phép minh bạch các thông tin kế toán và thông tin quản trị của doanh nghiệp. Tính minh bạch (transparency) không chỉ giới hạn trong việc kiểm toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Nói đến tính minh bạch - trước hết người ta thường nói đến tính minh bạch trong việc quản trị công ty, doanh nghiệp. Việc minh bạch trong hoạt động quản trị sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động ổn định và tăng trưởng vững chắc. Một doanh nghiệp có hệ thống quản trị tốt và minh bạch bao giờ cũng có các chính sách quản trị rủi ro thích hợp. Hệ thống kế toán – kiểm toán là công cụ không thể thiếu để thực hiện việc minh bạch trong quản lý công ty. Tính minh bạch là một yêu cầu quan trọng trong Chuẩn mực kế toán quốc tế về báo cáo tài chính 5.3. Kiếm soát nội bộ phải có thực quyền Những sai phạm lớn tại các Tổng công ty, doanh nghiệp Nhà nước trong thời gian vừa qua cho thấy yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều đáng nói là những sai phạm này diến ra trong thời gian dài không bị phát hiện. Để kiểm soát nội bộ trở thành một bộ phận quan trọng trong hệ thống tổng công ty, doanh nghiệp thì cần được quy định trong luật ban hành của Chính phủ. Khi tiến hành kiểm tra, kiểm toán Nhà nước hay thanh tra Chính phủ, việc kiểm tra quy trình kiểm soát nội bộ của đơn vị sẽ giúp kiểm toán viên, 504
10. thanh tra viên có cơ sở thực hiện kiểm soát tốt hơn, không bỏ lọt sai sót, sai phạm của đơn vị được kiểm toán. Kinh nghiệm KSNB tại Nhật Bản và Trung quốc cho thấy, để KSNB thực sự trở thành một phần trong quy trình kiểm soát của doanh nghiệp cần có quy định, chính sách rõ ràng và có chế tài xử phạt. Bên cạnh báo cáo tài chính phải nộp hàng năm của doanh nghiệp là báo cáo về kiểm soát nội bộ do Ban giám đốc lập và được đơn vị kiểm toán giám sát. 5.4.Đào tạo nhân lực cho hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ mặc dù được thế giới nói đến từ lâu nhưng tại Việt Nam, học phần kiểm soát nội bộ chưa được giảng dậy nhiều trong các trường đại học. Mặt khác những người tham gia vào hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chưa được đào tạo chuyên sâu, được trang bị kiến thức mới về lĩnh vực này. Chúng ta chỉ tham gia tư vấn, giải quyết sự vụ là chủ yếu chưa chú trọng phòng ngừa. Doanh nghiệp càng lớn thì càng cần có hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc. Vì ở những đơn vị này, người đứng đầu không thể tiếp cận trực tiếp với những công việc cụ thể, sai sót có thể mắc phải. Mức độ nghiêm trọng của sự việc sai phạm không được đánh giá chính xác, toàn diện. Quy trình kiểm soát nội bộ sẽ kiểm soát phòng ngừa hữu hiệu các sai phạm. 5.5. Nâng cao nhận thức của người lao động Để có thể nâng cao nhận thức của người lao động thì yếu tố đầu tiên là nâng cao trình độ cho người lao động. Lao động có trình độ cao thường có nhận thức vấn đề sâu sắc hơn do đó họ hiểu nguy cơ, rủi ro tiềm ẩn nếu làm sai quy trình chuẩn được đưa ra trước đó. Trong quá trình thực hiện, người lao động có thể đóng góp nhằm cải tiến quy trình kiểm soát nội bộ ngày càng hoàn thiện hơn. Một vấn đề quan trọng đối với người lao động là chế độ thưởng phạt phải rõ ràng, công bằng. Người lao động thấy được vị trí của mình được coi trọng, được quan tâm đúng mức. Điều đó gắn kết lao động và doanh nghiệp. Những người lao động giỏi, có kỹ năng và kinh nghiệm nghề nghiệp là người thực hiện quy trình kiểm soát tốt nhất. 5.6. Xây dựng phần mềm kiểm soat nội bộ hiệu quả Việc thường xuyên kiểm tra đánh giá rủi ro, gian lận cho người quản lý cái nhìn tổng thể để xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm tra thực tế 1 năm 1 lần hoặc 2 lần còn chủ yếu dựa vào sổ sách kế toán cung cấp. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của đơn vị, có thể xây dựng phương pháp đánh giá rủi ro, gian lận phù hợp. Quy trình kiểm soát nội bộ chính là quy trình để kiểm soát ngăn ngừa rủi ro và gian lận. Mỗi quá trình kiểm soát được đưa ra phải tính khả năng tiềm ẩn, những vấn đề có thể phát sinh, gian lận có thể được thực hiện. Giải pháp lâu dài là xây dựng phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. Cho phép tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng văn phòng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực. 505
11. Kết luận: Xây dựng hệ thống KSNB trong một tổ chức, doanh nghiệp là xây dựng cơ chế kiểm soát cho chính tổ chức, doanh nghiệp đó nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu. Để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu, cần có sự tham gia của tất cả các thành viên, các bộ phận của tổ chức và đặc biệt cần xem xét lại cơ cấu của ban kiểm soát nội bộ đông thời xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ bằng phần mềm để đánh giá chính xác và khách quan các hoạt động của doanh nghiệp. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kiểm soát nội bộ (2012), Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, , Nhà xuất bản Phương Đông, năm 2012 2. PGS.TS Trần Việt Lâm, Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Nhà nước. Tạp chí Kinh tế &Phát triển, Số 185, năm 2012 3. Tài liệu tại Hội thảo về tái cơ cấu DNNN do Văn phòng Chính phủ phối hợp với Ngân hàng Thế giới tổ chức ngày 15/02/2012 4. Website : 5. Website: toán.com.vn. 6. 7. 8. 4000-ty-dong-73552.html 506