Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án CNTT

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án CNTT

1. NỘI DUNG 1. Tổng quan, các khái niệm, đặc điểm cơ bản 2. Nội dung và qui trình quản lý dự án 3. Các yêu cầu và công cụ trong quản lý dự án 4. Sự thành công và chiến lược tăng cường hiệu quả 5. Các lỗi thường gặp khi quản lý dự án Jens Martensson 2
2. MỞ ĐẦU ❑Tại sao các dự án bị thất bại? ❖Không hoàn thành đúng hạn ❖Chi phí vượt quá dự toán ❖Chất lượng không đảm bảo Jens Martensson 3
3. MỞ ĐẦU ❑Thống kê của Standish Group (2011-2015) Jens Martensson 4
4. MỞ ĐẦU ❑Các dự án thành công là các dự án: ❖Đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép. ❖Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá mức. ❖Khách hàng thỏa mản: – Sản phẩm của dự án giải quyết được vấn đề. – Được tham gia vào quá trình QL DA. ❖Người quản lý hài lòng với tiến độ. Jens Martensson 5
5. 1.1.TỔNG QUAN ❑Quản lý dự án là lập kế hoạch, tổ chức và quản lý nỗ lực để hoàn thành một dự án thành công. ❑Quản lý dự án là vận dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để để thực hiện dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách và đạt chất lượng cần thiết. Jens Martensson 6
6. 1.1.TỔNG QUAN ❑Phân biệt nghĩa của quản lý, quản lý dự án và quản lý dự án công nghệ thông tin Jens Martensson 7
7. 1.2. DỰ ÁN LÀ GÌ ❑Dự án là một nổ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ (PMBOK Guide 2000, P.4). ❑Hay nói một cách khác, dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động) được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi (scope), thời gian (time) và ngân sách (cost/budget). Jens Martensson 8
8. 1.2. DỰ ÁN LÀ GÌ ❑Các đặc trưng của dự án ❖Dự án phải có mục đích rõ ràng, cụ thể, chi tiết. ❖Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. ❖Có ràng buộc về kinh phí, thời gian và nguồn nhân lực. ❖Phải được lập kế hoạch chi tiết từ trước, được kiểm soát chặt chẽ. ❖Nhiều người và tổ chức có nhu cầu và quan tâm khác nhau cùng tham gia ❖Có nhiều rủi ro (không chắc chắn) ❖Nhiều thay đổi và nhiều vấn đề xuất hiện Jens Martensson 9
9. 1.3 DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LÀ GÌ ❑Dự án công nghệ thông tin là các dự án liên quan đến phần cứng, phần mềm và mạng máy tính. ❑Sản phẩm của dự án công nghệ thông tin liên quan đến các lĩnh vực như hỗ trợ công nghệ máy tính, mạng máy tính và quản lý dữ liệu, hoạt động phần mềm kinh doanh và bảo mật thông tin. Jens Martensson 10
10. 1.3 DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LÀ GÌ ❑Quản lý dự án CNTT (Information Technology Project Management) là quá trình quản lý kế hoạch, tổ chức và trách nhiệm để đạt được các mục tiêu công nghệ thông tin. ❑Tầm quan trọng của quản lý dự án CNTT ❖Các nhà quản lý dự án CNTT đối phó với các thách thức của sự phụ thuộc lẫn nhau, nâng cấp về công nghệ nhanh chóng và sự thay đổi phiên bản có thể xảy ra trong suốt thời gian của dự án. Jens Martensson 11
11. 1.4 Bộ ba ràng buộc của dự án (Triple constraint) ❑Các ràng buộc của một dự án ❖Phạm vi (Scope): mục tiêu của dự án là gì? Dự án đạt được cái gì? ❖Thời gian (Time): dự án mất trong bao lâu mới được hoàn tất? ❖Chi phí (Cost): dự án này tốn kém bao nhiêu? Jens Martensson 12
12. 1.4 Bộ ba ràng buộc của dự án (Triple constraint) ❑Sự xung đột của các ràng buộc: Bộ 3 ràng buộc của một dự án luôn có tác động và ảnh hưởng lẫn nhau. ❖Nếu muốn giảm thời gian của dự án thì Chi phí phải tăng lên hoặc Phạm vi sẽ phải giảm đi. ❖Hoặc muốn chi phí giảm thì phạm vi phải giảm, ❑Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải cân đối những mục tiêu thường hay xung đột này. Jens Martensson 13
13. 1.4 Bộ ba ràng buộc của dự án (Triple constraint) ❑Ngoài ra, một dự án còn nhiều mục tiêu khác như chất lượng, độ rủi ro, sự hài lòng của khách hàng. ❑Việc xác định độ ưu tiên của các mục tiêu phụ thuộc vào các bên tham gia: khách hàng, ban giám đốc, người quản lý, nhà tài trợ, quyết định cho phù hợp với mỗi dự án và hoàn cảnh khác nhau. Jens Martensson 14
14. 1.5 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ❑Quản lý: là tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường trường. Bao gồm các hoạt động: ❖Lập kế hoạch: quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động để đạt mục tiêu. ❖Tổ chức: quá trình xây dựng và bảo đảm những điều kiện để đạt mục tiêu. ❖Chỉ huy: quá trình chỉ đạo, thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất, vì lợi ích của tổ chức. ❖Kiểm tra: quá trình giám sát và chấn chỉnh các hoạt động để đảm bảo công việc thực hiện theo đúng kế hoạch Jens Martensson 15
15. 1.5 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ❑Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể người có chuyên môn, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến. ❑Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu và mong đợi của khách hàng đối với dự án. Jens Martensson 16
16. 1.5 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ❑Quản lý dự án là một quá trình: ❖Lập kế hoạch: ✓ Điều phối thời gian, ✓ Nguồn nhân lực và chi phí ✓ Giám sát quá trình phát triển của dự án. ❖Đảm bảo cho dự án hoàn thành ✓ Đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt. ✓ Đạt được các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép Jens Martensson 17
17. 1.6 QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ❑Quản lý dự án CNTT liên quan đến một cách tiếp cận có cấu trúc để lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các dự án công nghệ thông tin. Các loại dự án CNTT ❖Phát triển và triển khai phần mềm ❖Cài đặt phần cứng (vdụ: máy chủ, máy tính bàn hoặc hệ thống điện thoại) ❖Nâng cấp quản trị hệ thống mạng ❖Quản lý dữ liệu, Jens Martensson 18
18. 1.7 CÁC LĨNH VỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ❑ 4 lĩnh vực cơ bản: ❖Quản lý Phạm vi: Xác định và quản lý tất cả các công việc được thực hiện trong dự án. ❖Quản lý Thời gian: Ước lượng thời gian, lập lịch biểu và theo dõi tiến độ thực hiện đảm bảo DA hoàn tất đúng thời hạn. ❖Quản lý Chi phí: Đảm bảo hoàn tất dự án trong kinh phí cho phép. ❖Quản lý Chất lượng: Đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu đặt ra. Jens Martensson 19
19. 1.7 CÁC LĨNH VỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ❑ 4 lĩnh vực hỗ trợ: là phương tiện để đạt các mục tiêu của dự án ❖Nguồn nhân lực. ❖Truyền thông ❖Rủi ro. ❖Mua sắm trang thiết bị ❑ 1 Lĩnh vực tích hợp: tác động và bị tác động bởi tất cả các lĩnh vực ở trên Jens Martensson 20
20. 1.8 CHU TRÌNH SỐNG CỦA MỘT DỰ ÁN CNTT ❑Chu trình phát triển dự án (Systems Development Life Cycle- SDLC): mô tả các giai đoạn trong quá trình phát triển và duy trì hệ thống ❑Đối với dự án công nghệ thông tin, thường chia năm giai đoạn: ❖Khởi động (Initiation) ❖Lập kế hoạch dự án (Planning) ❖Thực thi (Execution ) ❖Theo dõi và kiểm soát (Giám sát và kiểm soát) ❖Kết thúc dự án (Closing) Jens Martensson 21
21. 1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ❑Người quản trị dự án phải có kiến thức và kinh nghiệm trong: ❖Quản lý tổng quát. ❖Lĩnh vực ứng dụng của dự án Jens Martensson 22
22. 1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ❑Các kỹ năng cần thiết của người quản trị dự án. ❖Giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục. ❖Tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích. ❖Xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy tinh thần đồng đội. ❖Lãnh đạo: năng động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc quan. ❖Đối phó: linh họat, sáng tạo, kiên trì, chịu đựng ❖Công nghệ: Kinh nghiệm, kiến thức về dự án. Jens Martensson 23
23. 1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ❑Vai trò của người quản lý dự án: ❖Chịu trách nhiệm cuối cùng của dự án ❖Giao tiếp với người ngoài dự án ❖Giải quyết các vấn đề trong dự án ❖Tích lũy tài sản tri thức và huấn luyện thành viên. Jens Martensson 24
24. 1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ❑Nhiệm vụ của người quản lý dự án: ❖Xây dựng kế hoạch dự án ❖Theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án ❖Quản lý thay đổi ❖Kết thúc dự án ❖Đánh giá việc hoàn thành dự án. Jens Martensson 25
25. 1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ❑Đặc trưng của người quản lý hiệu quả và kém hiệu quả Hiệu quả Kém hiệu quả ✓ Gương mẫu ✓ Thiếu gương mẫu ✓ Có tầm nhìn xa ✓ Thiếu tự tin ✓ Thành thạo về kỹ thuật ✓ Thiếu kiến thức chuyên môn ✓ Quyết đoán ✓ Không quyết đoán ✓ Giao tiếp tốt ✓ Giao tiếp kém ✓ Dám đương đầu với cấp trên khi cần ✓ Hỗ trợ các thành viên ✓ Khích lệ ý tưởng mới Jens Martensson 26
26. 1.10 Các bên tham gia (Stakeholder) ❑Các bên tham gia là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án. ❑Các bên tham gia bao gồm: ❖Người Quản lý dự án ❖Nhà tài trợ ❖Tổ dự án: Trưởng Nhóm kỹ thuật, Các trưởng nhóm, Các nhóm triển khai. ❖Khách hàng, Người dùng ❖Nhà cung cấp Jens Martensson 27
27. 1.11 CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT QLDA ❑Các công cụ và kỹ thuật QLDA hỗ trợ người quản lý dự án và nhóm dự án trong nhiều lĩnh vực của quản lý dự án. ❖Quản lý phạm vi: sử dụng WSM, ❖Quản lý thời gian: sử dụng sơ đồ Gantt, ❖Quản lý chi phí: sử dụng EVM, ước lượng chi phí, các phần mềm về tài chính, Jens Martensson 28
28. 1.12 CHIẾN LƯỢC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ ❖Tránh các lỗi thông thường. ❖Nắm vững các nền tảng cho việc phát triển dự án. ❖Tập trung vào quản lý rủi ro. ❖Thực hiện theo lịch đã tạo sẵn. ❖Phân công nhiệm vụ phù hợp. ❖Phát triển định hướng nghề nghiệp ❖Tổ chức các hình thức giao tiếp và truyền thông rõ ràng ❖Lựa chọn ngôn ngữ và công cụ phù hợp Jens Martensson 29
29. 1.12 CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG QL DỰ ÁN ❑Nhóm lỗi liên quan tới con người ❑Nhóm lỗi liên quan tới tiến trình thực hiện ❑Nhóm lỗi liên quan tới sản phẩm ❑Nhóm lỗi liên quan tới công nghệ Jens Martensson 30
30. Câu hỏi 1. Đáp án nào sau đây không phải là mục tiêu quản lý dự án? a) Giữ chi phí trong phạm vi ngân sách b) Cung cấp phần mềm cho khách hàng theo thời gian đã thỏa thuận c) Nhóm phát triển dự án được duy trì và hoạt động tốt d) Tránh khiếu nại của khách hàng Jens Martensson 31
31. Câu hỏi 2. Yếu tố nào sau đây không được coi là rủi ro trong quản lý dự án? a) Độ trễ thông số kỹ thuật b) Cạnh tranh sản phẩm c) Kiểm tra (Test) d) Doanh thu nhân viên Jens Martensson 32
32. Câu hỏi 3. Quá trình mỗi người quản lý tuân theo vòng đời của một dự án được gọi là a) Quản lý dự án b) Vòng đời của người quản lý c) Vòng đời quản lý dự án d) Tất cả những điều được đề cập Jens Martensson 33
33. Câu hỏi 4- ___ là một tập hợp các hoạt động theo thứ tự và nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. a. Một dự án b. Quá trình c. Quản lý dự án d. Chu kỳ dự án Jens Martensson 34
34. Câu hỏi 5. 3 yếu tố cơ bản ràng buộc đối với 1 dự án là gì? a. Chi phí, phạm vi, chất lượng b. Chí phí, thời gian, phạm vi c. Chi phí, yêu cầu khách hàng, thời gian d. Rủi ro, chi phí, thời gian Jens Martensson 35