Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 2: Quản lý phạm vi dự án

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 2: Quản lý phạm vi dự án

1. NỘI DUNG ❖Tổng quan về phạm vi dự án ❖Qui trình quản lý phạm vi dự án ❖Khởi động dự án ❖Xác đinh và lập kế hoạch phạm vi ❖Cấu trúc phân rã công việc WBS ❖Kiểm tra và điều chỉnh phạm vi Jens Martensson 2
2. 2.1 Quản lý phạm vi dự án là gì ❑Phạm vi dự án (Scope) là một danh sách tất cả những gì dự án phải thực hiện (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). ❑Phạm vi dự án phải được xác định rõ ràng ngay khi bắt đầu dự án Jens Martensson 3
3. 2.1 Quản lý phạm vi dự án là gì ❑Quản lý phạm vi dự án bao gồm những quy trình được yêu cầu để bảo đảm tất cả các công việc của dự án hoàn thành một cách thành công. ❑Quản lý phạm vi của dự án quan tâm đến việc xác định công việc gì thuộc dự án và công việc gì không thuộc dự án. Jens Martensson 4
4. 2.2 Các qui trình quản lý phạm vi dự án ❑Khởi động: bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo. ❑Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai. ❑Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Jens Martensson 5
5. 2.2 Các qui trình quản lý phạm vi dự án ❑Ước lượng và phân bổ công việc dựa trên cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure – WBS) ❑Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi của dự án. ❑Điều khiển thay đổi phạm vi: điều khiển những thay đổi của phạm vi dự án. Jens Martensson 6
6. 2.3 Khởi động ❑Chuẩn bị cho dự án ❖Phát triển và hoàn thiện các mục tiêu của dự án dựa trên những ý tưởng ban đầu để đưa ra những mục tiêu chính của dự án mang tính quyết định cao. ❑Thành phần tham gia ❖Quản lý dự án ❖Khách hàng ❖Đội phân tích nghiệp vụ Jens Martensson 7
7. 2.3 Khởi động ❑Phát biểu bài toán ❖Phát biểu bài toán (STATEMENT OF WORK – SOW) là một bản mô tả các công việc cần được thực hiện cho dự án, trong đó có thiết lập các điều kiện ràng buộc và ranh giới với bên ngoài (được gọi là biên). ❖Phát biểu bài toán được chia làm hai loại: – Theo cách thông thường SOW – Theo dạng một hợp đồng CSOW (Contract Statement of Work): sử dụng ngôn ngữ luật hợp pháp như một phần của ngữ cảnh thầu dự án. Jens Martensson 8
8. 2.3 Khởi động ❑Tài liệu phát biểu bài toán thường được hoàn thành ngay sau khi dự án được chấp thuận và có thể có nhiều phiên bản khác nhau Jens Martensson 9
9. 2.3 Khởi động Jens Martensson 10
10. 2.3 Khởi động ❑Khởi tạo dự án ❖Những quyết định của khách hàng và của đội ngũ quản lý dự án sẽ được đưa ra để khởi tạo dự án. ❖Các quyết định này liên quan đến tất cả khía cạnh tri thức của quá trình quản lý dự án, bao gồm các cách tiếp cận quản lý và những thông tin liên quan: Giả thiết, Ràng buộc, Những người tham gia dự án, Tài liệu xác định dự án Jens Martensson 11
11. 2.3 Khởi động ❑Giả thiết: ❖Các giả thiết có thể ảnh hưởng tới tất cả các khía cạnh như quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý phạm vi, của việc lập kế hoạch và đôi khi nó cũng là một yếu tố thúc đẩy tiến độ của dự án ❖Mỗi giả thiết thường liên quan tới một mức độ rủi ro khác nhau Jens Martensson 12
12. 2.3 Khởi động ❑Ràng buộc ❖Một dự án có thể có các ràng buộc về chi phí, thời gian, tài nguyên, con người, kỹ thuật và các ràng buộc khác. Ví dụ như các mốc thời gian xuất phát từ ngoại cảnh, cận trên của ngân sách dành cho dự án, ❑Những người tham gia dự án ❖Các cá nhân và tổ chức tham gia tích cực vào dự án hoặc lợi nhuận của họ bị ảnh hưởng tốt hoặc xấu bởi quá trình thực thi hoặc kết thúc dự án. Những cá nhân này có nhiều ảnh hưởng tới dự án và kết quả của nó Jens Martensson 13
13. 2.3 Khởi động ❑Tài liệu xác định dự án ❖Đó là một tài liệu tổng quan thiết lập phạm vi của dự án, làm cơ sở tiền đề cho khách hàng và các nhà quản lý để đưa ra các quyết định cần thiết Jens Martensson 14
14. 2.4 Điều lệ (charter) về dự án ❑Điều lệ của dự án (Project Charter – PC): Là tài liệu mang tính chất pháp lý cao dùng để khẳng định sự phê chuẩn chính thức cho người quản lý dự án được quyền sử dụng nguồn lực đã cấp để làm thõa mãn các yêu cầu đối với dự án. Jens Martensson 15
15. 2.4 Điều lệ (charter) về dự án ❑Điều lệ dự án điển hình gồm những thành phần sau: ❖Tổng quan bao gồm: Nhu cầu công việc, Mục tiêu của dự án, Các phương pháp và cách tiếp cận để có thể thực hiện thành công dự án. ❖Phạm vi chung của công việc. ❖Ngân sách và Kế hoạch thực hiện chung chung. ❖Trách nhiệm và vai trò của mỗi thành viên trong đội dự án. ❖Các giả thiết cần được thiết lập cho môi trường và hệ thống hiện tại để có thể thực hiện được dự án và triển khai sản phẩm sau khi kết thúc. Jens Martensson 16
16. 2.4 Điều lệ (charter) về dự án Jens Martensson 17
17. 2.4 Điều lệ (charter) về dự án Jens Martensson 18
18. 2.5 Lập kế hoạch phạm vi dự án ❑Phạm vi dự án (Scope): Tất cả các công việc mà dự án phải thực hiện để tạo ra các sản phẩm của dự án và quá trình tạo ra chúng. Dự án phải có một tài liệu phạm vi được viết ra rõ ràng và chi tiết. ❑Quản lý phạm vi dự án là nhằm đảm bảo dự án sẽ thực hiện đúng và đủ tất cả những hạng mục theo mong muốn đã được thống nhất các bên liên quan (stakeholders). Jens Martensson 19
19. 2.5 Lập kế hoạch phạm vi dự án ❑Lập kế hoạch phạm vi dự án là quá trình xây dựng tài liệu nhằm cung cấp nền tảng về phạm vi của dự án. Tuyên bố về phạm vi dự án (scope statement) gồm: ❖Kiểm chứng về dự án ❖Mô tả ngắn về sản phẩm của dự án ❖Tổng kết về tất cả các sản phẩm của dự án ❖Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công của dự án Jens Martensson 20
20. 2.5 Lập kế hoạch phạm vi dự án ❑Các loại tài liệu của dự án: ❖Loại tài liệu cho sản phẩm – Phát biểu yêu cầu: là tài liệu mô tả cụ thể các yêu cầu chức năng của hệ thống cần xây dựng. – Mô tả giao diện hệ thống: mô tả giao diện với người dùng của hệ thống. – Mô tả thiết kế phần mềm: bản thiết kế các chức năng. – Kế hoạch xác thực phần mềm: tài liệu kế hoạch kiểm tra tính đúng đắn của phần mềm. – Tài liệu người dùng: tài liệu hướng dẫn người sử dụng phần mềm. – Kế hoạch hỗ trợ: mô tả các kế hoạch huấn luyện và hỗ trợ người dùng phần mềm – Tài liệu bảo dưỡng: hướng dẫn bảo dưỡng và sửa chữa những lỗi thường gặp Jens Martensson 21
21. 2.5 Lập kế hoạch phạm vi dự án ❑Các loại tài liệu của dự án: ❖Loại tài liệu cho quản lý dự án – Bản kế hoạch phát triển phần mềm (SDP - Software Development Plan). – Bản kế hoạch đảm bảo chất lượng phần mềm (SQAP - Software Quality Assure Plan). – Bản kế hoạch quản lý cấu hình phần mềm (SCMP - Software Configuration Management Plan). – Bản kế hoạch quản lý rủi ro của dự án. – Bản kế hoạch cải thiện tiến trình làm phần mềm. – Bản kế hoạch quản lý truyền thông và giao tiếp. – Bản kế hoạch chuyển đổi hệ thống từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. – Bản kế hoạch vận hành hệ thống mới. Jens Martensson 22
22. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Sau khi hoàn tất kế hoạch phạm vi dự án, bước tiếp theo là xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được bằng cách sử dụng bảng cấu trúc phân rã công việc (WBS- Work Breakdown Structure) ❖Xác định đúng phạm vi ❖Giúp xác định chính xác về thời gian, chi phí, tài nguyên. ❖Xác định nền tảng để đo hiệu xuất vận hành và điều khiển DA ❖Giúp truyền đạt rõ ràng trách nhiệm của mỗi công việc Jens Martensson 23
23. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Bảng cấu trúc phân rã công việc (Work breakdown structure - WBS): Là một phương pháp được sử dụng để chia các mục tiêu chính của dự án thành những nhiệm vụ nhỏ hơn nhằm đạt được mục tiêu chính. Jens Martensson 24
24. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Nguyên tắc tạo bảng WBS ❖Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các công việc dưới nó. ❖Một gói công việc nên từ 8 giờ đến 80 giờ nỗ lực. ❖Bao gồm khoảng ba cấp độ chi tiết. ❖Gán từng gói công việc cho một nhóm hoặc cá nhân cụ thể. ❖Các thành viên nhóm dự án phải tham gia phát triển WBS để bảo đảm tính nhất quán. ❖Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để bảo đảm hiểu được chính xác phạm vi công việc được gọi là từ điển WBS Jens Martensson 25
25. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Cách tạo WBS 1.Bắt đầu với sản phẩm mục tiêu cuối cùng của dự án, từ đó, xác định các gói công việc để đạt mục tiêu. 2.Tiếp theo, phân rã các gói công việc thành các gói nhỏ hơn. Mỗi gói công việc là duy nhất trong cấu trúc phân chia công việc. 3.Lặp lại bước 2 với từng gói công việc cho đến khi dự án được chia thành các thành các phần để một thành viên hoặc nhóm nhỏ có thể quản lý được. Jens Martensson 26
26. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Cách tạo WBS 4.Ước tính thời gian cho các gói công việc thường kéo dài từ 1-10 ngày. 5.Phân công mỗi nhiệm vụ cho các thành viên hoặc nhóm. 6.Ánh xạ WBS sang định dạng mong muốn Jens Martensson 27
27. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Các loại định dạng cấu trúc WBS ❖Định dạng theo dạng outline Jens Martensson 28
28. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Các loại định dạng cấu trúc WBS ❖Định dạng theo dạng outline Jens Martensson 29
29. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Các loại định dạng cấu trúc WBS ❖Định dạng theo dạng sơ đồ Gant Jens Martensson 30
30. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Các loại định dạng cấu trúc WBS ❖Định dạng kiểu sơ đồ tổ chức Jens Martensson 31
31. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Các loại cấu trúc phân rã công việc WBS ❖WBS dạng hợp đồng (Contract WBS – CWBS): chỉ gồm hai hoặc ba mức đầu tiên, thường dùng để theo dõi các công việc ở mức cao Jens Martensson 32
32. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Các loại cấu trúc phân rã công việc WBS ❖WBS dạng dự án (Project WBS – PWBS): được định nghĩa bởi giám đốc dự án và các thành viên của đội dự án. – Với dạng PWBS, các công việc được gắn liền với các sản phẩm phân phối. – Loại này được dùng trong trường hợp cần theo dõi các công việc ở mức thấp nhất. Jens Martensson 33
33. 2.6 Cấu trúc phân rã công việc (WBS) ❑Các tiêu chí phân loại WBS ❖Phân loại theo tiến trình hay theo định hướng hoạt động ❖Phân loại theo sản phẩm hay theo định hướng thực thể của dự án ❖Phân loại theo tổ chức chức năng ❖Phân loại theo vị trí địa lý Jens Martensson 34
34. 2.7 Xác minh phạm vi ❑Xác minh phạm vi: chấp nhận chính thức phạm vi dự án đã hoàn thành bởi các bên liên quan ❖Xác minh phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi phạm vi là các công việc rất khó trong thực tế. ❖Xác định chấp nhận thường thực hiện cách rà soát yêu cầu của khách hàng và kết thúc kết quả chuyển giao chính thức. Jens Martensson 35
35. 2.8 Kiểm tra phạm vi và điều khiển thay đổi phạm vi ❑Kiểm tra phạm vi bao gồm kiểm soát thay đổi trong phạm vi dự án. Mục tiêu của kiểm soát phạm vi: ❖Tác động đến các yếu tố gây ra thay đổi phạm vi ❖Đảm bảo thay đổi được xử lý theo thủ tục được xây dựng như một phần của kiểm soát thay đổi tích hợp ❖Thay đổi (Variance) gây ra sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế. Jens Martensson 36
36. 2.9 Sử dụng phần mềm hỗ trợ ❑Microsoft Project ❑Edraw Max Pro ❑Visio Jens Martensson 37
37. CÂU HỎI ❑Nêu các hoạt động trong quy trình quản lý phạm vi dự án? ❑Điều lệ dự án là gì? Các nội dung cơ bản trong bảng điều lệ dự án? ❑WBS là gì cách thực hiện bảng WBS Jens Martensson 38