Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 6: Quản lý nguồn nhân lực của dự án

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 6: Quản lý nguồn nhân lực của dự án

1. NỘI DUNG 1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực 2. Qui trình quản lý nguồn nhân lực 1. Lập kế hoạch tổ chức nhân sự 2. Điều chỉnh nhân sự 3. Làm việc nhóm 4. Công cụ quản lý nhân sự Jens Martensson 2
2. 1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực ❑Con người là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của tổ dự án. ❑Quản lý nguồn nhân lực bao gồm các quy trình tổ chức, quản lý và lãnh đạo đội dự án, cách sử dụng con người liên quan đến dự án một cách hiệu quả nhất, bao gồm các bên tham gia. Jens Martensson 3
3. 1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực ❑Các yếu tố liên quan đến Quản lý con người : ❖Động cơ (Bên trong & bên ngoài) ❖Ảnh hưởng và Sức mạnh (Quyền lực). ❖Hiệu quả Jens Martensson 4
4. 1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực ❑Các Lý thuyết về động cơ. ❖Lý thuyết thứ bậc nhu cầu của A. Maslow. ❖Lý tuyết “hai yếu tố” của F. Herzberg. ❖Lý thuyết về nhu cầu đã được thỏa của D. McClelland ❖Lý thuyết X & Y của D. McGregor. Jens Martensson 5
5. 1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực ❑Lý thuyết thứ bậc nhu cầu của A. Maslow. “Hành vi của con người bị dẫn dắt bởi một chuỗi nhu cầu. Con người có những tài năng đặc biệt, cho phép họ có khả năng chọn lựa độc lập, vì thế mang lại cho họ quyền kiểm soát vận mệnh của mình.” Jens Martensson 6
6. 1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực ❑Lý thuyết hai yếu tố của F. Herzberg. ❖ Các Yếu tố hài lòng (motivational factors): thành tựu, được công nhận, tự làm việc, trách nhiệm, thăng tiến và phát triển - tất cả những điều này tạo nên sự thõa mãn với công việc. ❖ ƒCác nhân tố không hài lòng (hygiene factors): gây nên sự không thõa mãn nếu không được đáp ứng, và không thúc đẩy con người làm việc nữa. Jens Martensson 7
7. 1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực ❑Lý thuyết X & Y của D. McGregor – Thuyết X: Nhân viên né tránh công việc, vì thế người quản lý phải sử dụng các biện pháp bắt buộc, đe dọa và kiểm soát để làm cho nhân viên phải đáp ứng các mục tiêu. – ƒThuyết Y: Nhân viên coi công việc như chơi, hay nghỉ ngơi, và thưởng thức sự hài lòng khi được kính trọng và các nhu cầu thật sự của bản thân. – ƒThuyết Z: Dựa trên phương pháp hướng đến việc động viên nhân viên, nhấn mạnh vào sự tin tưởng, chất lượng, tập thể quyết định, và giá trị văn hóa Jens Martensson 8
8. 2. Quy trình quản lý nguồn nhân lực ❑Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (Develop HR Plan) ❑Thành lập đội dự án (Acquire Project Team) ❑Phát triển đội dự án (Develop Project Team) ❑Quản lý đội dự án (Manage Project Team) Jens Martensson 9
9. 2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❑Xác trách nhiệm và kỹ năng cần thiết, xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự, giao việc cho từng người hoặc cho từng nhóm. ❑Xác định nhu cầu nguồn nhân lực cho dự án. ❑Xác định nhu cầu đào tạo: ❖Chiến lược xây dựng đội ngũ ❖Chương trình công nhận và khen thưởng ❖Các vấn đề liên quan đến an toàn và tuân thủ. Jens Martensson 10
10. 2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❑Xác định các yếu tố môi trường ❖ Văn hóa và cơ cấu tổ chức ❖ Nguồn nhân lực hiện có ❖ Chính sách quản trị nhân sự. ❖ Điều kiện thị trường. Jens Martensson 11
11. 2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❑Công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❖Sơ đồ tổ chức và mô tả chức vụ (Organization Charts and Position Descriptions): Có 3 cách để mô tả vai trò và trách nhiệm của thành viên trong nhóm: phân cấp, ma trận, và văn bản. Jens Martensson 12
12. 2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❑Công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❖Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Hierarchical-type charts: hiển thị các vị trí và các mối quan hệ của các thành viên, từ trên xuống dựa vào bảng WBS. Jens Martensson 13
13. 2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❑Công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❖Ma trận trách nhiệm(Responsibility Assignment Matrix-RAM) thể hiện kết nối giữa các gói công việc hoặc các hoạt động và các thành viên nhóm dự án. Jens Martensson 14
14. 2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❑Ví dụ: RAM biểu diễn bằng định dạng RACI Jens Martensson 15
15. 2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❑Công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ❖Mô tả trực tiếp có thể được xác định trong định dạng văn bản trực tiếp. – Phác thảo các thông tin: trách nhiệm, quyền hạn, năng lực và trình độ. – Các tài liệu được gọi bằng tên khác nhau bao gồm mô tả vị trí và vai trò chịu trách nhiệm thẩm quyền hình thức. – Những tài liệu này có thể được sử dụng làm mẫu cho các dự án trong tương lai, các thông tin được cập nhật trong suốt dự án hiện tại. Jens Martensson 16
16. 2.2 Thành lập nhóm dự án ❑Thành lập nhóm dự án là quá trình xác nhận nguồn nhân lực sẵn có và tạo thành các đội cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ dự án. ❑Lợi ích của việc thành lập nhóm dự án là đưa ra các hướng dẫn và các công việc cho việc lựa chọn đội và giao trách nhiệm để có được một đội dự án hoạt động hiệu quả. ❑Người quản lý dự án có thể có quyền kiểm soát trực tiếp lựa chọn thành viên trong nhóm. Jens Martensson 17
17. 2.2 Thành lập nhóm dự án ❑Các yếu cần được xem xét khi thành lập nhóm dự án: ❖Các thành viên trong nhóm phải có cùng mục tiêu ❖Biết lắng nghe, giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn ❖Tuân thủ các nguyên tắc chung của nhóm ❖Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau ❖Có trách nhiệm với công việc của mình ❖Có kỹ năng thuyết phục. Jens Martensson 18
18. 2.2 Thành lập nhóm dự án ❑Các kỹ thuật thành lập nhóm dự án ❖Pre-Assignment: Các thành viên trong nhóm dự án được lựa chọn trước. ❖Đàm phán: Nhận được thành viên thích hợp, và các thành viên trong nhóm dự án sẵn sàng làm việc trong dự án cho đến khi hoàn thành trách nhiệm của mình. ❖Mua từ các nguồn bên ngoài: Khi tổ chức thiếu các nhân viên cần thiết để hoàn thành một dự án thì có thể được mua lại từ các nguồn bên ngoài. Jens Martensson 19
19. 2.2 Thành lập nhóm dự án ❑Kết quả của việc thành lập nhóm dự án ❖Bảng phân công vai trò cụ thể của từng thành viên trong dự án. ❖Phân bổ thời gian của mỗi thành viên trong nhóm dự án ❖Bảng cập nhật kế hoạch dự án: khi phân công vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm dự án có thể không phù hợp với kế hoạch ban đầu, phải cập nhật lại. Jens Martensson 20
20. 2.3 Phát triển nhóm dự án ❑Vai trò của nhóm dự án: ❖Cải thiện năng lực, sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm và môi trường nhóm tổng thể để nâng cao hiệu suất dự án ❑Mục tiêu phát triển nhóm dự án: ❖Nâng cao kỹ năng và kiến thức của các thành viên trong nhóm ❖Tăng cường sự tin tưởng và thỏa thuận giữa các thành viên trong nhóm ❖Tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm để cải thiện năng suất của cả cá nhân và nhóm Jens Martensson 21
21. 2.3 Phát triển nhóm dự án ❑Phương pháp thực hiện ❖Sử dụng các kỹ năng mềm để giúp đỡ những thành viên trong nhóm giải quyết vấn đề. ❖Đào tạo bao gồm tất cả các hoạt động được thiết kế để tăng cường năng lực của các thành viên trong nhóm dự án. ❖Xây dựng mục tiêu của hoạt động của nhóm giúp các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả. Jens Martensson 22
22. 2.3 Phát triển nhóm dự án ❑Phương pháp thực hiện ❖ Thiết lập các kỳ vọng về hành vi được chấp nhận bởi các thành viên trong nhóm dự án, giảm sự hiểu lầm và tăng năng suất. ❖ Đưa các thành viên tích cực nhất vào cùng một vị trí địa lý để nâng cao khả năng của họ và xem như một đội. ❖ Công nhận và khen thưởng khích lệ tinh thần làm việc của các thành viên. Jens Martensson 23
23. 2.3 Phát triển nhóm dự án ❑Phương pháp thực hiện ❖Quyền hạn của người quản lý dự án – Quyền lực hợp pháp: sử dụng khi phân công công việc cho thành viên. – Chuyên môn giỏi: trong một lĩnh vực cụ thể làm tăng sự tín nhiệm. – Người quản lý dự án có thể vận dụng quyền lực từ sự thành công trong quản lý, họ được sự ngưỡng mộ, sự tin cậy và long trung thành của các thánh viên, – Quyền trừng phạt: Đối với những thành viên trong nhóm có hành vi kém Jens Martensson 24
24. 2.3 Phát triển nhóm dự án ❑Đánh giá hiệu quả của nhóm dự án: Hiệu suất của nhóm dự án dựa vào mục tiêu của dự án đã thỏa thuận, đúng tiến độ và thực hiện theo ngân sách phê duyệt ❑Nội dung đánh giá ❖Những cải tiến trong kỹ năng giúp các thành viên thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn ❖Những cải thiện trong năng lực giúp đội thực hiện tốt hơn ❖Tăng cường sự đoàn kết, chia sẻ thông tin và kinh nghiệm ❖Giúp đỡ lẫn nhau để cải thiện hiệu suất tổng thể của dự án Jens Martensson 25
25. 2.4 Quản lý nhóm dự án ❑Quản lý nhóm dự án là quá trình theo dõi hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm, nhận các thông tin phản hồi, giải quyết các vấn đề, và quản lý các thay đổi để tối ưu hóa hiệu suất của nhóm dự án. ❑Các hoạt động quản lý nhóm dự án ❖Quan sát hành vi của nhóm, ❖Giải quyết các xung đột. ❖Giải quyết các vấn đề. ❖Thẩm định hiệu suất thành viên trong nhóm. Jens Martensson 26
26. 2.4 Quản lý nhóm dự án ❑Công cụ và phương pháp thực hiện ❖Quan sát và hội thoại được sử dụng để giữ liên lạc về công việc và quan điểm của các thành viên trong nhóm dự án. ❖Đánh giá kết quả trong quá trình thực hiện dự án – Làm rõ vai trò và trách nhiệm góp ý xây dựng cho các thành viên trong nhóm. – Phát hiện các vấn đề chưa biết hoặc chưa được giải quyết. – Phát triển các kế hoạch đào tạo cá nhân, và thiết lập các mục tiêu cụ thể trong tương lai. Jens Martensson 27
27. 2.4 Quản lý nhóm dự án ❑Công cụ và phương pháp thực hiện ❖Giải quyết xung đột: – Tìm hiểu nguyên nhân, chọn giải pháp mang lại một số mức độ hài lòng cho tất cả các bên. – Kết hợp nhiều quan điểm và hiểu biết từ các quan điểm khác nhau, dẫn đến sự đồng thuận và cam kết. – Người quản lý dự án phân tích tình huống và tương tác một cách thích hợp với các thành viên trong nhóm Jens Martensson 28
28. 2.4 Quản lý nhóm dự án ❑Kết quả của việc quản lý nhóm dự án ❖Yêu cầu thay đổi được cung cấp. ❖Kế hoạch nguồn nhân lực được cập nhật. ❖Các vấn đề được giải quyết. ❖Cung cấp dữ liệu cho việc đánh giá kết quả hoạt động của nhóm dự án ❖Cung cấp bài ​​học kinh nghiệm Jens Martensson 29
29. Jens Martensson 30