›
›

Bài giảng Tin học đại cương - Chương 5: Soạn thảo bảng tính với Microsoft Excel - Trần Thị Bích Phương

pdf 54 trang Hùng Dũng 05/01/2024 250
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tin học đại cương - Chương 5: Soạn thảo bảng tính với Microsoft Excel - Trần Thị Bích Phương", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_tin_hoc_dai_cuong_chuong_5_soan_thao_bang_tinh_voi.pdf

Nội dung text: Bài giảng Tin học đại cương - Chương 5: Soạn thảo bảng tính với Microsoft Excel - Trần Thị Bích Phương

  1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ KHOA KHOA HỌC CƠ BẢN BÀI GIẢNG TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG Soạn thảo bảng tính với Microsoft Excel GV:TRẦN THỊ BÍCH PHƯƠNG BỘ MÔN: TIN HỌC MAIL: ttbphuong@ctump.edu.vn 12/04/2020 1
  2. NỘI DUNG 1. Khởi động Excel. 8. Định dạng dữ liệu 2. Màn hình làm việc. 9. Các hàm thông dụng 3. Thoát khỏi Excel. 10. Cơ sở dữ liệu 4. Khởi tạo một bảng tính. 5. Địa chỉ, miền và công thức. 6. Các thao tác soạn thảo. 7. Các thao tác với tệp. 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2
  3. Các thành phần của màn hình làm việc  Thanh tiêu đề (Title Bar).  Thanh menu (Menu Bar).  Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).  Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar).  Thanh công thức (Formula Bar).  Trang tính (Sheet).  256 cột (A Z, AA,AB IV).  65536 dòng.  Một tệp (workbook) gồm nhiều trang tính (sheet).  Các thanh cuộn (scroll bars).  Thanh trạng thái (status bar).  Hàng tên cột (column heading).  Cột tên hàng (row heading).  12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3
  4. Một số thao tác trên bảng tính  Đặt tên cho trang tính: Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename Gõ tên rồi gõ Enter. BẤM  Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê RÊ tên sheet tới vị trí mong muốn. THẢ 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4
  5. Dịch chuyển con trỏ  Con trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật bao quanh đường viền ô  Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home.  Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.  Kích chuột vào ô nào đó 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 5
  6. Chọn miền, cột, dòng, bảng  Chọn miền (range)  Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải của vùng (hoặc theo các chiều khác).  Chọn cả dòng/cột  Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột).  Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau.  Chọn cả bảng tính  Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 6
  7. Nhập dữ liệu  Sử dụng bàn phím để nhập dữ liệu cho ô tại vị trí con trỏ. Gõ Enter để hoàn tất  Nhập số: Nhập bình thường Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân (Regional setting là US). Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số. Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn số. 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 7
  8. Nhập dữ liệu  Nhập số:  Nhập ngày tháng  123.456  Khuôn dạng: mm/dd/yyyy  -123.456 hoặc (123.456) (Mỹ)  3/2  Ví dụ:  1 1/2 (hỗn số).  02/09/2018  3E+7 (dạng kỹ thuật).  12/31/2018  Nhập xâu văn bản (text):  Các xâu có chứa chữ, nhập  Nhập thời gian bình thường  Khuôn dạng: hh:mm:ss  Các xâu dạng số: “1234”, có  Ví dụ: hai cách nhập:  13:30:55  =“1234”  ‘1234 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 8
  9. Địa chỉ, miền, công thức  Địa chỉ ô Địa chỉ tương đối Địa chỉ tuyệt đối  Miền Khái niệm miền Đặt tên miền  Công thức Khái niệm Hàm 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 9
  10. Địa chỉ ô  Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó.  Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng  Ví dụ: Tên cột B2 Tên hàng Ô trong hình có địa chỉ B2 (B là cột B, 2 là hàng 2)  Địa chỉ chia làm 2 loại: tương đối và tuyệt đối 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 10
  11. Địa chỉ tương đối  Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng. Ví dụ:  A1  F9  Công thức bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc khi sao chép công thức. Kéo xuống Thả Kích chọn Nhấn F2 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 11
  12. Địa chỉ tuyệt đối  Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn thay đổi khi sao chép công thức. Ví dụ:  $A1: Luôn ở cột A  $F$9: Luôn là ô F9  Không bị thay đổi khi sao chép công thức Công thức sử dụng địa chỉ tuyệt đối Sao chép công chức 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 12
  13. Miền (range)  Tập hợp các ô  Cách viết  Đ/c ô trái trên:Đ/c ô phải dưới  B2:D5  Đ/c ô trái trên Đ/c ô phải dưới  B2 D5  Dùng “;” phân cách các miền rời nhau:  A2 A5 ; E2:E5 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 13
  14. Công thức (formula)  Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu.  Bắt đầu bằng dấu bằng ( = )  Tiếp theo là:  Các hằng, địa chỉ,  Phép toán số học: + , - , * , / , ^  Hàm  Ví dụ:  =A1/B1+COS(A1)*SIN(B1) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 14
  15. Formula bar  Có thể sử dụng thanh công thức để nhập công thức cho tiện. Thanh công thức Nhập công thức 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 15
  16. Định dạng dữ liệu a. Thay đổi kích thước của ô. b. Định dạng ô. c. Sử dụng thanh công cụ định dạng. 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 16
  17. Number  General: Theo dữ liệu nhập.  Number: Con số.  Currency: Tiền tệ.  Accounting: Tài chính.  Date: Ngày tháng.  Time: Thời gian.  Percentage: Phần trăm.  Text: Chữ  Custom: Tuỳ biến.  Nhập xâu định dạng 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 17
  18. Alignment Trình bày dữ liệu theo chiều dọc (horizontal) và ngang (Vertical) General – theo dữ liệu Left – căn lề trái Right – căn lề phải Top – căn lề ở đỉnh ô Center – căn lề giữa Bottom – căn lề ở đáy ô Wrap text - Gói gọn dữ liệu trong ô Shrink to fit – Tự động thay đổi kích cỡ chữ cho vừa ô Merge Cells – Hoà nhập các ô đã chọn thành 1 ô Text direction - chiều viết chữ Orientation - Hướng viết chữ (tính theo độ) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 18
  19. Font Font Style – Kiểu font Size – Kích thước Font – Phông chữ Color – Màu sắc Underline – Gạch chân Effects – Các hiệu ứng khác Preview – Xem trước 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 19
  20. Border Border – Đường viền hiện, nút chìm Line Style – Kiểu đường viền Line Color – Màu sắc đường viền 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 20
  21. Patterns Color – Màu tô Patterns – Mẫu tô 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 21
  22. Các hàm thông dụng a. Nhắc lại khái niệm công thức b. Khái niệm hàm c. Thiết lập dấu phân cách d. Nhập công thức và hàm e. Một số hàm thông dụng 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 22
  23. Công thức (nhắc lại)  Công thức:  Bắt đầu bởi dấu “=“  Gồm:  Địa chỉ, hằng, miền,  Toán tử  Hàm  Ví Dụ:  = B2+C2+D2  = SIN(A1) + COS(B2)  = LN(A5) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 23
  24. Khái niệm hàm  Các công thức tính toán được xây dựng trước.  Cú pháp: Tên hàm (danh sách đối số)  Đối số được phân cách bởi dấu phẩy “,” (hoặc dấu chấm phẩy “;”) Ví dụ: = Rank(x , range , order)  Đối số có thể là giá trị, địa chỉ, hằng, Ví dụ: = Vlookup(Left(B1,2) , $A$13:$D$16 , 3 , 0 ) Hàm Miền địa chỉ Hằng 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 24
  25. Nhập công thức và hàm  Nhập trực tiếp vào ô  Sử dụng thanh công thức: Kích chuột vào biểu tượng fx hoặc shift + f3 để mở hộp thoại chọn hàm.  Select a category: Chọn loại hàm.  Select a function: Chọn hàm. 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 25
  26. Một số hàm thông dụng  Một số hàm toán học và lượng giác (Math & Trig)  Một số hàm thống kê (Statistical)  Một số hàm xử lý văn bản (Text)  Một số hàm xử lý thời gian (Date & Time)  Một số hàm tra cứu và tham chiếu (Lookup & Reference)  Một số hàm Logic (Logical) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 26
  27. Một số hàm toán học và lượng giác {1}  ABS(X) : Giá trị tuyệt đối của X  ABS(4) = ABS(-4) = 4  ABS(-4.5) = 4.5  INT(X) : Làm tròn “dưới” tới một số nguyên gần nhất  INT(-4.45) = -5  INT( 4.55) = 4 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 27
  28. Một số hàm toán học và lượng giác {3}  ROUND(X,N) : Làm tròn X N - số chữ số sau dấu phân cách phần thập phân  ROUND(4.27, 1) = 4.3  ROUND(-4.27, 0) = - 4  ROUND(16.27, -1) = 20 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 28
  29. Một số hàm toán học và lượng giác {6}  SUM(X1,X2, )  Tổng dãy số X1,X2,  Ví dụ:  SUM(B2,C2,D2)  SUM(miền)  Tổng các số trong miền  Ví dụ:  SUM(B2:D2)  SUM(B2 D2) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 29
  30. Một số hàm toán học và lượng giác {7}  SUMIF( , , ) Tính tổng các phần tử trong với điều kiện phần tử tương ứng trong thoả mãn  Ví dụ:  F2: Tổng số lượng trái cây mà cửa hàng A bán được  Tại ô F2 ta gõ công thức: =SUMIF(A2:A5, “A”, C2:C5) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 30
  31. Một số hàm thống kê {1}  COUNT(X1,X2, ) hay COUNT (miền) Đếm số ô có giá trị số trong dãy, miền Đếm số ô có giá trị số trong dãy Đếm số ô có giá trị số trong miền 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 31
  32. Một số hàm thống kê {2}  COUNTA (X1,X2, ) hay COUNTA(miền) Đếm số ô có chứa dữ liệu trong dãy, miền Đếm số ô có chứa giá trị số trong dãy Đếm số ô có chứa giá trị số trong miền 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 32
  33. Một số hàm thống kê {3}  COUNTIF( , )  Đếm số ô trong có giá trị thoả mãn .  COUNTIF(C3:C11,">=5"): Số ô có giá trị ≥ 5 trong miền C3:C11 1 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 33
  34. Một số hàm thống kê {4}  AVERAGE(X1,X2, ) hay AVERAGE( )  Trung bình cộng của dãy (miền) các ô có chứa giá trị số. Trung bình cộng của dãy các ô Trung bình cộng của miền các ô 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 34
  35. Một số hàm thống kê {5}  MAX(X1,X2, ) hay MAX( )  Giá trị lớn nhất  MIN(X1,X2, ) hay MIN( )  Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Giá trị nhỏ nhất 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 35
  36. Một số hàm thống kê {6}  RANK(X, , )  Cho thứ hạng của X trong miền  = 0 hoặc khuyết thì sắp xếp theo chiều giảm dần, khác 0 thì sắp xếp tăng dần. Thứ tự tăng dần Thứ tự giảm dần 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 36
  37. Một số hàm xử lý văn bản {1}  LEFT(s,n) : n ký tự trái của xâu s.  RIGHT(s,n) : n ký tự phải của xâu s.  MID(s,m,n) : n ký tự, từ vị trí m của xâu s.  TRIM(s) : Bỏ dấu cách thừa trong xâu s.  LEN(s) : Độ dài xâu s. B2 = TRIM(A2) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 37
  38. Một số hàm xử lý văn bản {2}  VALUE(s) : Chuyển xâu s thành số.  TEXT(value, định_dạng) : Chuyển thành xâu theo định dạng. Ví dụ:  TEXT(“01/01/2018”, ”mmm”) = “Jan”  TEXT(1/3,"0.00") = 0.33.  LOWER(s) : Đổi xâu s thành chữ thường.  UPPER(s) : Đổi xâu s thành chữ hoa. C2 = UPPER(A2) B2 = LOWER(A2) B2 = VALUE(A2) A2 = ‘1234.56 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 38
  39. Một số hàm thời gian {1}  NOW() : Thời điểm hiện tại  TODAY() : Ngày hôm nay  DATE(năm, tháng, ngày) : Giá trị ngày tháng năm  Năm = 1900-9999 A1 = NOW() B1 = TODAY() C1 = DATE(2008,11,20) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 39
  40. Một số hàm thời gian {2}  DAY(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị ngày  MONTH(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị tháng  YEAR(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị năm  DATEVALUE(xâu ngày) : Chuyển xâu sang dữ liệu số biểu diễn ngày tháng B2 = DAY(A2) C2 = MONTH(A2) D2 = YEAR(A2) B2 = DATEVALUE(B1) I2 = DATEVALUE(I1) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 40
  41. Một số hàm Logic {1}  NOT(X) : Phủ định của X  AND(X1,X2, ) : - TRUE : nếu X1, X2, đều nhận giá trị TRUE - FALSE : nếu một trong các X1, X2, nhận giá trị FALSE  OR(X1,X2, ) : - TRUE : nếu một trong các X1, X2, nhận giá trị TRUE - FALSE : nếu X1, X2, đều nhận giá trị FALSE 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 41
  42. Một số hàm Logic {2}  IF( , , )  Nếu đúng, trả về  Nếu sai, trả về C3 = IF(B3>=14 , ”ĐẬU” , ”RỚT”) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 42
  43. Một số hàm Logic {3}  IF( , , )  có thể là một hàm IF khác C2 = IF(B2<6.5 , "TRUNG BÌNH“ , IF(B2<8 , "KHÁ“ , "GIỎI")) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 43
  44. Một số hàm tra cứu và tham chiếu {1}  VLOOKUP(Trị_tra_cứu, Bảng_tra_cứu, Cột_lấy_dữ_liệu, Kiểu_tra_cứu)  Lấy giá trị của ô thuộc Cột_lấy_dữ_liệu mà giá trị của ô thuộc cột đầu tiên trong Bảng_tra_cứu có giá trị bằng Trị_tra_cứu. F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Tổng điểm 3 môn Điểm cộng theo khu vực 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 44
  45. Một số hàm tra cứu và tham chiếu {2}  Điểm cộng theo khu vực: VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Trị_tra_cứu : B2 F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Kiểu_tra_cứu : . 0 (false): - So khớp - Vùng tra cứu không cần sắp xếp . 1 (true): - So gần khớp (tìm giá trị Cột_tra_cứu : 2 “gần nhất”) - Vùng tra cứu phải được sắp xếp sẵn Bảng_tra_cứu : $A$8:$B$10 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 45
  46. Một số hàm tra cứu và tham chiếu {3}  HLOOKUP(Trị_tra_cứu, Bảng_tra_cứu, Hàng_lấy_dữ_liệu, Kiểu_tra_cứu)  Giống hàm VLOOKUP nhưng dữ liệu được xử lý theo hàng Tổng điểm 3 môn Điểm cộng theo khu vực F2 = SUM(C2:E2) + HLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 46
  47. Một số hàm tra cứu và tham chiếu {4}  Điểm cộng theo khu vực: HLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Trị_tra_cứu : B2 F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Bảng_tra_cứu : $A$8:$B$10 Hàng_tra_cứu : 2 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 47
  48. Cơ sở dữ liệu a. Khái niệm về CSDL b. Sắp xếp c. Lọc dữ liệu d. Các hàm thông dụng trong CSDL 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 48
  49. Lọc dữ liệu  Mục đích: Lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định.  Có thể lọc theo 2 cách: AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc Advanced Filter : người sử dụng tự định điều kiện lọc. 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 49
  50. Lọc dữ liệu dùng AutoFilter  Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường  Click Menu Data – Filter – AutoFilter  Click chuột vào mũi tên:  All: hiện lại mọi bản ghi  Top 10 : các giá trị lớn nhất  Custom : tự định điều kiện lọc  Các giá trị của cột 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 50
  51. Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)  Nếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc: Ví dụ: Lọc những bản ghi thoả mãn năm sinh < 1989 hoặc ≥ 1990 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 51
  52. Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter Bước 1: Xác định miền điều kiện  Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.  Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 52
  53. Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter – Ví dụ Lọc ra những bản ghi thỏa điều kiện: Năm sinh 1989 Năm sinh > 1989 hoặc và hoặc Năm sinh >=1990 Quê quán = “Nghệ An” Quê quán = “Quảng Trị” 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 53
  54. Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp) Bước 2: Thực hiện lọc  Vào menu Data – Filter – Advanced Filter Hiện kết quả lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện kết quả lọc ra nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền hiện kết quả Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những kết quả trùng lặp 12/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 54