Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương II: Microsoft Word - Đại học Công nghiệp TP Hồ Chí Minh

Nội dung text: Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương II: Microsoft Word - Đại học Công nghiệp TP Hồ Chí Minh

1. CHƯƠNG II MICROSOFT WORD 1
2. MICROSOFT WORD 2
3. GIỚI THIỆU I. Giới￿thiệu II. Soạn￿thảo￿văn￿bản 1. Môi￿trường￿làm￿việc 1. Các￿thao￿tác￿soạn￿thảo￿cơ￿bản￿ 2. Các￿thao￿tác￿cơ￿￿bản 2. Thao￿tác￿trên￿khối￿văn￿bản 3. Định￿dạng￿văn￿bản 4. Chèn￿đối￿￿tượng￿￿vào￿văn￿bản 5. Template 6. Mail￿merge 7. Auto￿text￿–￿auto￿correct 8. Một￿ số￿ ứng￿ dụng￿ khác￿ trong￿ microsoft￿word￿2010 9. In￿ấn￿trong￿microsoft￿word
4. I.1 Khởi động microsoft word v Cách￿ 1:￿ kích￿ đúp￿ lên￿ biểu￿ tượng￿ ms￿ word￿ trên￿nền￿desktop v Cách￿2:￿￿click￿start￿/all￿programs/microsoft￿ office/microsoft￿word￿2010 v Cách￿ 3:￿ click￿ nút￿ start￿ gõ￿ vào￿ hộp￿ thoại￿ search￿ programs￿ and￿ files￿ :￿ microsoft￿ word￿ 2010￿bấm￿enter 4
5. Giao￿diện￿chính￿của￿microsoft￿word￿2010 5
6. I.2 Các thao tác căn bản trong word 2010 • Tạo￿mới￿một￿file￿word:￿ctrl￿+￿n • Lưu￿file￿word:￿Ctrl￿+￿s￿ • Mở￿một￿file￿word￿đã￿có:￿ctrl￿+￿o – Có￿thể￿cùng￿lúc￿mở￿nhiều￿file￿bằng￿cách￿giữ￿ phím￿ctrl￿hoặc￿shift￿và￿click￿vào￿các￿file￿cần￿ mở • Đóng￿cửa￿sổ￿word￿:￿ctrl￿+￿f4￿hoặc￿ctrl￿+￿w • Đóng￿file￿và￿thoát￿khỏi￿word:￿alt￿+￿f4 6
7. I.2 các thao tác cơ bản (tt) • Sử￿dụng￿chương￿trình￿unikey • Chọn￿kiểu￿gõ:￿telex￿hoặc￿vni • Chọn￿bảng￿mã:￿unicode￿ • Chú￿ý:￿các￿quy￿tắc￿gõ￿dấu￿trong￿tiếng￿việt￿ Tham￿khảo￿hình￿1￿minh￿hoạ￿sau:￿ 7
8. Hình 1. 8
9. I.2.1 Trình bày trang in trong word -￿ Thiết￿ lập￿ các￿ thông￿ số￿ cho￿ trang￿ in￿ tại￿ ￿ thẻ￿ ￿ page￿ layout￿có￿các￿thông￿số￿mặc￿định￿sẵn￿cho￿trang￿in -￿Hoặc￿click￿vào￿hình￿mũi￿tên￿dưới￿thẻ￿layout￿để￿tuỳ￿ chỉnh￿trang￿in￿theo￿yêu￿cầu￿bằng￿của￿sổ￿page￿￿setup -￿Chọn￿ tab￿ file￿ trên￿ menu￿ ribbon￿ ￿ Chọn￿ print￿ như￿ hình￿minh￿hoạ￿sau: 9
10. I.2.1 thao tác cơ bản tt Copies: Số lượng bản in Printer: Chọn máy in Print All Pages: In tất cả hoặc nhập trang in vào Textbox Pages Print one sided in 1 mặt hay 2 mặt Collated: Thứ tự trang in Portrait orientation Hướng giấy in Custom page side Khổ giấy in Custom Margins: Thiết lập lề in 1 page per sheet: số lượng trang in trên 1 tờ giấy in 10
11. I.2.Các thao tác cơ bản(tt) I.2.2￿Tạo￿header/footer￿cho￿trang￿in -￿ Từ￿ menu￿ ribbon,￿ tab￿ insert￿ chọn￿ header￿ &￿ footer￿ group ￿ -￿Chọn￿header￿hoặc￿footer￿để￿tiến￿hành￿nhập￿t/tin 11
12. II.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản. 1.1 Nhập văn bản – Khái niệm cơ bản: • Character (ký tự): Một ký tự được nhập từ bàn phím, trừ các phím chức năng • Word (từ): Một nhóm ký tự liên tục, giữa các từ cách nhau một khoảng trắng • Line (dòng): Các từ nằm trên cùng một dòng. • Paragragh (đoạn): Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter. • Page (trang): Kích thước 1 trang được xác định trong Page setup • Section (Phân đoạn): Là những phần của văn bản có những định dạng khác nhau. 12
13. Nhập văn bản tt Chú￿ý: – Nhập￿văn￿bản￿chính￿xác – Nhập￿đúng￿nội￿dung,￿không￿sai￿chính￿tả. – Nhập￿văn￿bản￿trước,￿định￿dạng￿sau.￿Không￿nên￿ vừa￿nhập￿vừa￿định￿dạng – Không￿nên￿dùng￿phím￿space￿để￿canh￿lề￿cho￿văn￿ bản 13
14. 2. Thao tác trên khối văn bản 2.1 Chọn khối văn bản – Cách 1: đưa con trỏ chuột đến vị trí đầu của văn bản, giữ chuột và kéo chuột qua phải, trái, lên, xuống để chọn khối văn bản – Cách 2: giữ phím shift + Sau đây là một số tổ hợp phím tắt dùng để chọn khối và di chuyển con trỏ chuột trên văn bản. 14
15. 2.1 Chọn khối văn bản (tt) 15
16. 2.1 Chọn khối văn bản (tt) Các phím xoá trong văn bản 16
17. 2.1 Chọn khối văn bản (tt) 17
18. 2.1 Chọn bỏ khối văn bản Sau￿ khi￿ chọn￿ khối￿ văn￿ bản￿ muốn￿ bỏ￿ chọn￿ khối￿chỉ￿cần￿click￿chuột￿trái￿vào￿một￿vùng￿bất￿kỳ￿ nào￿trên￿văn￿bản.￿Hoặc￿dùng￿các￿phím￿di￿chuyển￿ con￿nháy￿bất￿kỳ￿ 18
19. 2.2 Sao chép & Di chuyển khối văn bản 19
20. 2.3&4 Thao tác xoá khối và Undo /Repeat Undo Typing Repeat Typing 20
21. 2.3. Định dạng trên khối văn bản Nguyên￿tắc￿chung￿có￿2￿cách￿là: • Định￿dạng￿trước,￿nhập￿văn￿bản￿sau￿ • Nhập￿văn￿bản￿trước￿định￿dạng￿sau.￿Đối￿với￿ cách￿ 2,￿ khối￿ văn￿ bản￿ được￿ chọn￿ rồi￿ thực￿ hiện￿định￿dạng￿ 21
22. 3. Định dạng trên khối văn bản 3.1 Trình bày Font chữ • B1: Chọn khối văn bản cần định dạng • B2: Chọn tab Home trên Menu Ribbon chọn group Font và chọn các chức năng định dạng tương ứng Các chức năng của group Font được minh hoạ và giải thích sau: 22
23. Biểu tượng Tên gọi Ý Nghĩa Box chọn font và kích Cho phép định dạng lại kiểu font chữ và cỡ font cỡ chữ cho đoạn văn bản cần định dạng Bold Định dạng in đậm cho đoạn văn bản Italic Định dạng in nghiêng cho đoạn văn bản UnderLine Tạo đường gạch chân qua văn bản Strikethrough Tạo đường gạch ngang qua chữ Subscript Định dạng chỉ số dưới dòng như H20 Superscript Định dạng chỉ số trên như x3 Grow Font Tăng độ lớn cho chữ Shrink Font Giảm độ lớn cho chữ 23
24. Biểu tượng Tên gọi Ý Nghĩa Change Case Chuyển đổi các loại chữ Hoa, thường Text Highlight Tô mầu đánh dấu cho dòng văn Color bản Text Effect Tạo hiệu ứng cho chữ Clear Formating Xoá mọi định dạng cho văn bản đã được sử dụng Font Color Định dạng mầu font chữ trong văn 24 bản
25. 3.2 Chuyển đổi dạng ký tự (Shift + f3) Chọn￿khối￿văn￿bản￿ ￿vào￿thẻ￿Home￿ - Sentense￿case:￿Ký￿tự￿đầu￿câu￿chữ￿ hoa - Lowercase:￿ Tất￿ cả￿ thành￿ chữ￿ thường - Uppercase:￿Tất￿cả￿thành￿chữ￿in￿hoa - Capitalize￿Each￿Word:￿Chữ￿hoa￿đầu￿ của￿mỗi￿từ - Toggle￿ case:￿ Chữ￿ thường￿ đầu￿ một￿ câu 25
26. 3.1 font tt • Các chức năng khác nằm trong hộp thoại Font dùng phím tắt Ctrl + D để mở hộp thoại hoặc click vào mũi tên nhỏ của group Font 26
27. Hộp thoại Font v Thẻ Font: - Font: chọn Font chữ - Font: chọn kiểu chữ Đậm, nghiêng - Size: chọn cỡ chữ - Font Color: chọn màu cho chữ - UnderLine Style: chọn kiểu gạch dưới - UnderLine Style: chọn màu cho đường kẻ Thẻ Advanced: v Thẻ Effects - Strikethrough: gạch giữa chữ - Double Strikethought: gạch giữa chữ nét đôi - Superscipt: cho định dạng kiểu H2O - Subscipt: cho định dạng chữ kiểu M3 - Small: đổi chữ thường thành CHỮ HOA NHỎ - All caps: đổi chữ thường thành CHỮ HOA LỚN - Hidden: làm ẩn chữ trên văn bản v Thẻ Preview: cho xem trước các định dạng 27
28. Hộp thoại Font vThẻ Advanded Nhóm Character Spacing - Spacing : § Normal § Expanded § condersed 28
29. 3.3 Chèn các ký tự đặc biệt Các ký tự đặc biệt như hệ thống chấm câu, cách khoảng, hoặc các ký tự đồ họa mà không có sẵn trên bàn phím. Để chèn các ký hiệu và các ký tự đặc biệt: • Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn ký hiệu • Chọn tab Insert trên vùng Ribbon • Chọn nhóm Symbol, chọn tiếp chức năng Symbols • Chọn ký hiệu phù hợp. bấm insert 29
30. 3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) Đoạn văn bản là phần văn bản được kết thúc bằng phím Enter. v Khái niệm về thước (ruler) và các công cụ của thước: v￿First Line Indent: Cho phép thụt vào/ra đầu dòng đoạn văn bản ra vào so với các dòng còn lại v Hanging Indent v Left Indent: Các dòng văn bản (trừ dòng đầu) thụt vào/ ra so với dòng đầu tiên. v Right Indent: Cho phép thụt vào/ ra toàn bộ lề phải của văn bản . 30
31. Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt 31
32. 3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt 32
33. 3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt v Tab￿Indent￿and￿Spacing:￿Canh￿lề￿ cho￿đoạn￿văn￿bản ØSpacing:￿ khoảng￿ cách￿ giữa￿ các￿ dòng￿và￿các￿đoạn￿văn￿bản • Before:￿Khoảng￿cách￿so￿với￿ đoạn￿văn￿bản￿trên￿nó • After:￿ khoảng￿ cách￿ so￿ với￿ đoạn￿văn￿bản￿dưới￿nó • Line￿ Spacing:￿ chỉnh￿ khoảng￿ cách￿giữa￿các￿đoạn￿văn￿bản￿ 33
34. 3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt v Tab￿ Line￿ and￿ Page￿ Break:￿ thiết￿ lập￿ các￿ thuộc￿tính￿ngắt￿đoạn￿ q￿Window/Orphan￿ Control:￿ Cho￿ phép￿ /￿ không￿ cho￿ phép￿ đoạn￿ văn￿ bị￿ lẻ￿ một￿ dòng￿ ở￿ trang￿ trước￿hoặc￿trang￿sau q￿Keep￿with￿Next:￿Cho￿phép￿/￿không￿cho￿phép￿ ngắt￿trang￿giữa￿đoạn￿văn￿bản￿và￿đoạn￿kế￿tiếp￿ cả￿hai￿đoạn￿cùng￿nằm￿trong￿một￿trang q￿keep￿ Line￿ Together:￿ Cho￿ phép￿ /￿ không￿ cho￿ phép￿ngắt￿trang￿giữa￿đoạn￿văn￿bản q￿Page￿ Break￿ Before:￿ Cho￿ phép￿ /￿ không￿ cho￿ phép￿chèn￿dấu￿ngắt￿trang￿trước￿đoạn￿văn,￿đoạn￿ văn￿bản￿bắt￿đầu￿ở￿trang￿mới. 34
35. 3.5 Bullet and NumBering 1. Bullet:￿Trình￿bày￿theo￿dạng￿ liệt￿kê,￿đầu￿mỗi￿đoạn￿được￿ chèn￿một￿ký￿tự￿đặc￿biệt 2. Numbering:￿Đánh￿số￿thứ￿tự￿ theo￿dạng￿danh￿sách￿liệt￿kê 3. Multilevel￿ List:￿ Định￿ dạng￿ văn￿ bản￿ dạng￿ danh￿ sách￿ nhiều￿ cấp.￿ Chọn￿ Denfine￿ New￿ MultiLevel￿ List￿ để￿ thiết￿lập￿thông￿số￿cho￿từng￿ cấp￿ 35
36. 3.6 Tạo chữ rớt dòng (Drop cap) Chức￿năng￿Drop￿Cap￿dùng￿để￿tạo￿một￿ký￿tự￿chữ￿hoa￿ có￿kích￿thước￿lớn￿ở￿đầu￿mỗi￿đoạn￿văn￿bản. Insert￿tab￿->￿text￿group￿->￿Drop￿Cap 36
37. 3.7 Chia cột (Columns) v Page￿layout￿tab￿->￿page￿setup￿group￿->￿columns v Chức￿năng￿này￿cho￿phép￿ta￿chia￿đoạn￿văn￿bản￿thành￿nhiều￿ cột￿có￿khoảng￿cách￿bằng￿hoặc￿khác￿nhau v Có￿hai￿cách￿thực￿hiện￿chia￿cột § Soạn￿thảo￿văn￿bản￿xong￿mới￿chia￿cột § Chia￿cột￿trước￿khi￿soạn￿thảo Lưu￿ý:￿Trong￿1￿văn￿bản￿có￿ và￿ columns￿ thì￿ nên￿ định￿ nhiều￿định￿dạng￿khác￿nhau￿ dạng￿ columns￿ trước,￿ sau￿ tùy￿theo￿loại￿định￿dạng￿mà￿ đó￿định￿dạng￿drop￿cap. chọn￿ thực￿ hiện￿ định￿ dạng￿ nào￿trước,￿cái￿nào￿sau. Vd:￿ trong￿ vb￿ có￿ drop￿ cap￿ 37
38. 3.8 Borders and Sharding • Chức￿năng￿cho￿phép￿ định￿ dạng￿ đường￿ viền￿ khung￿ và￿ tô￿ màu￿ nền￿ cho￿ đoạn￿ văn￿bản • Page￿ layout￿ tab￿ ->￿ Page￿ background￿ group￿ ->￿ page￿ borders 38
39. 3.8 Borders and Sharding 39
40. 3.9 Tab Tab￿là￿công￿cụ￿được￿sử￿dụng￿rất￿nhiều￿trong￿việc￿nhập￿ văn￿bản.￿Tab￿giúp￿định￿dạng￿các￿điểm￿dừng￿giúp￿di￿chuyển￿con￿ nháy￿ nhanh￿ sang￿ phải￿ khi￿ nhấn￿ phím￿ tab￿ thay￿ vì￿ dùng￿ phím￿ spacing￿ (khoảng￿ trắng￿ -￿ tốc￿ độ￿ chậm￿ và￿ không￿ định￿ dạng￿ được￿như￿yêu￿cầu) 40
41. 4. Chèn các đối tượng vào văn bản 4.1￿Chèn￿Hình￿ảnh￿ vChèn￿hình￿ảnh￿(Picture) 4.2￿Chèn￿WordArt￿&￿Text￿Box,￿ vChèn￿ClipArt chart￿ vChèn￿đối￿tượng￿Sharpes vChèn￿WordArt￿vào￿văn￿bản vChèn￿đối￿tượng￿SmartArt vChèn￿Textbox vChèn￿Chart 41
42. 4.2 Chèn ClipArt và hình ảnh • Word￿ 2010￿ cũng￿ cho￿ phép￿ bạn￿ chèn￿các￿minh￿họa￿và￿hình￿ảnh￿vào￿ tài￿liệu.￿Để￿chèn￿các￿minh￿họa: • Đặt￿ con￿ trỏ￿ vào￿ nơi￿ bạn￿ muốn￿ chèn￿hình￿minh￿họa￿hay￿hình￿ảnh • Chọn￿tab￿Insert￿trên￿vùng￿Ribbon • Chọn￿nút￿Clip￿Art • Hộp￿thoại￿xuất￿hiện￿và￿bạn￿có￿thể￿tìm￿hình￿mẫu • Chọn￿hình￿minh￿họa￿bạn￿muốn￿chèn 42
43. 4.3 Diagram Tab insert -> illustrations group -> shapes Group Adjust Hiệu chỉnh Picture, Group Picture Style đối Shapes, Smart tượng Group Arrange Art, hình Clip Art ảnh Group Size 43
44. 4.4 Chèn đồ thị & công thức toán học vChèn￿ đối￿ tượng￿ đồ￿ thị:￿ insert￿ tab￿ ->￿ illustrations￿ group￿->￿chart • Tạo￿đồ￿thị￿ • Hiệu￿chỉnh￿đồ￿thị • Tạo￿đồ￿thị￿3D v￿Công￿ thức￿ toán￿ học￿ (Equation):￿ insert￿ tab￿ ->￿ Symbols￿group￿->￿equation Lưu￿ý:￿Nên￿đặt￿công￿thức￿toán￿học￿trong￿text￿box￿để￿ dễ￿dàng￿định￿dạng￿và￿di￿chuyển￿trong￿văn￿bản. 44
45. 4.5 Table Bảng￿ là￿ kiểu￿ trình￿ bày￿ dữ￿ liệu￿ theo￿ dạng￿ cột￿ (Columns),￿hàng￿(rows) Tab￿insert￿->￿Tables￿group￿->￿Table vTạo￿một￿bảng￿tính￿trong￿word vHiệu￿chỉnh￿và￿định￿dạng￿bảng￿tính vChèn￿công￿thức￿vào￿bảng￿tính vChuyển￿từ￿bản￿tính￿sang￿text￿và￿ngược￿lại￿ 45
46. 4.6 Chèn ghi chú vào văn bản Tab￿review￿->￿comments￿group￿->￿comment • Chèn￿1￿ghi￿chú￿vào￿văn￿bản • Xoá￿một￿chú￿thích￿trong￿văn￿bản • Hiệu￿chỉnh￿nội￿dung￿chú￿thích 46
47. 4.7 Footnote & endnote Tab￿ references￿ ->￿ footnotes￿ group￿ ->￿ insert￿ FootNote/EndNote • Tạo￿một￿FootNote￿&￿EndNote • Hiệu￿chỉnh￿nội￿dung￿chú￿thích 47
48. 4.8 Bookmark, hyperlink và Cross & Reference Tab￿insert￿->￿links￿group￿->￿bookmark/￿hyperlink - BookMark:￿ đánh￿ dấu￿ điểm￿ nào￿ đó￿ trên￿ văn￿ bản,￿ mục￿ đích￿di￿chuyển￿nhanh￿đến￿vị￿trí￿được￿đánh￿dấu. - HyperLink:￿Tạo￿siêu￿liên￿kết￿giữa￿các￿Bookmark,￿đoạn￿ văn￿bản,￿file,￿website￿nhanh￿chóng v Cách￿tạo￿BookMark v Cách￿tạo￿HyperLink v Cách￿tạo￿Cross-references. 48
49. 5. Template Template￿là￿một￿tập￿tin￿khuôn￿mẫu￿sẵn￿các￿định￿dạng￿và￿ có￿phần￿đôi￿mở￿rộng￿là￿.Dotx Chúng￿ta￿có￿thể￿sử￿dụng￿các￿Template￿có￿sẵn￿hoặc￿tự￿ tạo￿ra￿các￿Template￿theo￿ý￿thích￿ v Sử￿dụng￿các￿Template￿của￿bộ￿office v Tạo￿một￿Template￿của￿riêng￿mình 49
50. 5.1 Style Trong￿quá￿trình￿soạn￿thảo￿văn￿bản,￿có￿nhiều￿đoạn￿văn￿bản￿có￿ cùng￿một￿kiểu￿định￿dạng.￿Nếu￿định￿dạng￿lần￿lượt￿như￿vậy￿sẽ￿ mất￿ thời￿ gian￿ và￿ không￿ chính￿ xác,￿ Word￿ 2010￿ giúp￿ đơn￿ giản￿ tình￿huống￿trên￿bằng￿Sytle - Style￿là￿một￿tập￿hợp￿các￿định￿dạng￿văn￿bản￿của￿một￿đoạn,￿ có￿tên￿gọi￿và￿có￿thể￿gán￿được￿bằng￿phím￿nóng - Style￿đặt￿biệt￿cần￿thiết￿khi￿soạn￿các￿tài￿liệu￿có￿nhiều￿mục,￿ nhiều￿chương￿và￿nhiều￿loại￿đoạn￿văn￿bản￿khác￿nhau v Cách￿tạo￿Style v Gán￿Style v Hiệu￿chỉnh￿Style 50
51. 5.2 Tạo bảng mục lục (index table) Để￿tạo￿mục￿lục￿cần￿tạo￿Style￿trước Tab￿ References￿ ->￿ Group￿ table￿ of￿ Contents￿ ->￿ Table￿ of￿ Contents • Show￿page￿Number:￿Hiển￿thị￿số￿trang • Tab￿Leader:￿Kiểu￿Tab￿từ￿tên￿thư￿mục￿đến￿số￿trang • Formats:￿kiểu￿định￿dạng • Show￿Levels:￿số￿cấp￿xuất￿hiện￿trong￿mục￿lục • Chọn￿Options￿->￿Table￿of￿Contents￿Options: § Available￿Styles:￿Danh￿sách￿các￿Styles￿tồn￿tại § TOC￿level:￿chỉ￿định￿cấp￿xuất￿hiện￿của￿styles • Click￿OK￿để￿hoàn￿tất 51
52. 6. Mail Merge (trộn thư) Trong￿thực￿tế,￿đôi￿khi￿chúng￿ta￿cần￿phải￿in￿văn￿bản￿gởi￿cho￿ nhiều￿người￿chẳng￿hạn￿như￿thư￿mời,￿phiếu￿báo￿điểm,￿giấy￿chứng￿ nhận,￿bằng￿tốt￿nghiệp Thay￿vì￿phải￿gõ￿những￿thông￿tin￿của￿từng￿ người￿vào￿nội￿dung￿của￿từng￿giấy￿chứng￿nhận￿(rất￿dễ￿nhằm￿lẫn),￿ta￿ có￿có￿thể￿dùng￿công￿cụ￿Mail￿Merge￿để￿giải￿quyết￿vấn￿đề￿trên￿một￿ cách￿nhanh￿chóng. Tập￿tin￿data￿source Một￿ file￿ chứa￿ dữ￿ liệu￿ nguồn￿ thường￿ được￿ trình￿ bày￿ dưới￿ dạng￿bảng￿biểu￿đơn￿giản￿như￿table,￿sheet￿(của￿Excel,￿Access)￿bảo￿ đảm￿đủ￿số￿cột,￿hàng￿và￿nội￿dung￿trong￿các￿ô. Tập￿tin￿main￿document Một￿file￿văn￿bản￿mẫu￿đã￿được￿trình￿bày￿hoàn￿chỉnh 52
53. 7.1 Auto Text - Là chức năng chèn văn bản tự động - Bước 1: chọn khối văn bản thường dùng-> Tab insert -> quick Parts -> Auto text -> Hộp thoại general -> Save selection to auto gallery -> Create new building blocks -> Nhập ký tự đại diện vào ô name -> Ok để hoàn tất - Bước 2: đánh ký tự đại diện đã tạo tại vị trí muốn chèn và nhấn F3 -> Đoạn văn bản 53
54. 7.2 Auto correct • là￿chức￿năng￿sửa￿lỗi￿chính￿tả￿tự￿động • Tab￿File￿->￿option￿->￿Proofing 8.1￿Đếm￿Từ￿(word￿count) • Chức￿ năng￿ thống￿ kê￿ các￿ thông￿ tin￿ về￿ ký￿ tự,￿ từ,￿ Paragragh,￿số￿trang￿trên￿một￿tệp￿tài￿liệu. • Tab￿review￿->￿proofing ->￿word￿count 54
55. 8.2 Bảo vệ tài liệu - Bước￿1:￿Mở￿tập￿tin￿cần￿bảo￿vệ - Bước￿ 2:￿ chọn￿ Bạn￿ nhấp￿ vào￿ biểu￿ tượng￿ tab￿ File￿ ￿ chọn￿Info￿ ￿Click￿Protect￿Document￿ - Click￿ Encrypt￿ with￿ Password￿ >￿ nhấp￿ OK.￿ Xác￿ nhận￿ lại￿ password￿>￿nhấn￿OK. - Hộp￿thoại￿Encrypt￿Document,￿bạn￿nhập￿password￿vào.￿ Click￿OK 55
56. 8.3 Làm việc với Macro Macros￿ là￿ các￿ tính￿ năng￿ tiên￿ tiến,￿ có￿ thể￿ làm￿ tăng￿tốc￿độ￿hiệu￿chỉnh￿hay￿định￿dạng￿mà￿bạn￿có￿thể￿ thực￿ thi￿ thường￿ xuyên￿ trong￿ một￿ tài￿ liệu￿ Word.￿ Chúng￿ ghi￿ lại￿ chuỗi￿ các￿ lựa￿ chọn￿ mà￿ bạn￿ chọn￿ để￿ cho￿một￿loạt￿các￿hành￿động￿có￿thể￿được￿hoàn￿thành￿ trong￿một￿bước. 1. Tạo￿Macros 2. Khai￿báo￿các￿thành￿phần￿của￿Macros 3. Sử￿dụng￿Macros 56
57. 8.4 Tìm kiếm và thay thế (find & replace) Tab home -> Editing group -> find/replace 1. Khởi động chức năng tìm kiếm (Ctrl +H) 2. Thiết lập các thông tin tìm kiếm 1. Thay thế các từ mới cho các từ tìm kiếm theo yêu cầu (Ctrl +G) 57
58. 9. Định dạng trang in 1.Tab￿Margins:￿ Các￿thông￿số￿lề￿cho￿trang￿in: v Top,￿bottom,￿Left,￿Right:￿lề￿trang￿in v Gutter:￿khoảng￿cách￿lề￿để￿đóng￿gáy￿ v Header/Footer:￿ khoảng￿ cách￿ từ￿ biên￿ trang￿ giấy￿ đến￿header/Footer v Mirror￿ margins:￿ in￿ /không￿ in￿ ở￿ chế￿ độ￿ hai￿ mặt￿ giấy 58
59. 9. Đinh dạng tang in tt 2.Tab￿Paper:￿Thông￿số￿kích￿thước￿trang￿in • Orientation:￿hướng￿trang￿in • Apply:￿Chọn￿phạm￿vi￿in 3.Tab￿ layout:￿ dùng￿ định￿ dạng￿ đối￿ với￿ in￿ hai￿ mặt￿ trang￿ giấy￿ nội￿ dung￿ và￿ cách￿ trình￿ bày￿ header/Footer￿ở￿trang￿chẵn￿và￿lẻ￿sẽ￿khác￿nhau 59
60. 9. Đinh dạng trang in tt In￿tài￿liệu￿trong￿Word Tab￿File ￿Print:￿chứa￿các￿tuỳ￿chọn￿về￿in￿và￿xem￿ trước￿trang￿in v Print:￿Lệnh￿in￿ v Copies:￿chọn￿số￿bản￿in v Printer￿:￿chọn￿tên￿máy￿in￿tương￿ứng￿đã￿được￿ cài￿đặt￿trong￿Windows. v Pages:￿chọn￿lựa￿trang￿cần￿in￿bằng￿cách￿gõ￿các￿ số￿ trang￿ vào,￿ dùng￿ dấu￿ “,”￿ để￿ phân￿ cách￿ các￿ trang￿rời￿rạt,￿dấu￿gạch￿nối￿“-“￿để￿in￿các￿trang￿ 60 liên￿tiếp
61. Kết thúc chương II 61