›
›

Đồ án Xây dựng chương trình quản lý tài sản cố định ở một khách sạn

pdf 64 trang Gia Huy 16/05/2022 3090
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đồ án Xây dựng chương trình quản lý tài sản cố định ở một khách sạn", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfdo_an_xay_dung_chuong_trinh_quan_ly_tai_san_co_dinh_o_mot_kh.pdf

Nội dung text: Đồ án Xây dựng chương trình quản lý tài sản cố định ở một khách sạn

  1. i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG o0o ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Ngành công nghệ thông tin HẢI PHÒNG – 2015
  2. i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG o0o XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ở MỘT KHÁCH SẠN ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Công nghệ thông tin HẢI PHÒNG – 2015
  3. i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG o0o XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ở MỘT KHÁCH SẠN ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Công nghệ thông tin Sinh viên thực hiện: Nguyễn Văn Thành Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ Mã sinh viên: 1112101009 HẢI PHÒNG - 2015
  4. 1 Lời cảm ơn Trƣớc tiên em xin đƣợc bày tỏ sự trân trọng và lòng biết ơn đối với thầy giáo PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ, giảng viên Bộ môn Công nghệ phần mềm – Khoa Công nghệ thông tin – Trƣờng Đại học Công nghệ - ĐHQGHN. Trong suốt thời gian học và làm đồ án tốt nghiệp, thầy đã dành rất nhiều thời gian quí báu để tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn, định hƣớng cho em trong việc nghiên cứu, thực hiện đồ án. Em xin đƣợc cảm ơn các thầy cô giáo Trƣờng Đại học Dân lập Hải phòng đã giảng dạy em trong quá trình học tập, thực hành, làm bài tập, đọc và nhận xét đồ án của em, giúp em hiểu thấu đáo hơn lĩnh vực mà em nghiên cứu, những hạn chế mà em cần khắc phục trong việc học tập, nghiên cứu và thực hiện bản đồ án này. Xin cảm ơn các bạn bè và nhất là các thành viên trong gia đình đã tạo mọi điều kiện tốt nhất, động viên, cổ vũ tôi trong suốt quá trình học và làm đồ án tốt nghiệp. Hải Phòng, Tháng 5 năm 2015 Nguyễn Văn Thành
  5. 2 Lời cam kết Tôi xin cam đoan những kết quả đạt đƣợc trong khóa luận này là do tôi nghiên cứu, tổng hợp và thực hiện, không sao chép lại bất kỳ điều gì của ngƣời khác. Những nội dung đƣợc trình bày trong khóa luận hoặc là của cá nhân, hoặc đƣợc tham khảo và tổng hợp từ các nguồn tài liệu khác nhau đã trích dẫn. Tất cả tài liệu tham khảo, tổng hợp đều đƣợc trích dẫn với nguồn gốc rõ ràng. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Nếu có điều gì sai trái, tôi xin chịu mọi hình thức kỷ luật theo qui định. Hải Phòng, Tháng 5 năm 2015 Nguyễn Văn Thành
  6. 3 MỤC LỤC Lời cảm ơn 1 Lời cam kết 2 MỤC LỤC 3 BẢNG DANH MỤC CÁC HINH VÀ BẢNG BIỂU 5 MỞ ĐẦU 7 Chƣơng I: BÀI TOÁN VÀ MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 8 1.1. Mô tả bài toán 8 1.1.1. Giới thiệu về khách sạn City View 8 1.1.2. Khái niệm về Tài sản cố định (TSCĐ) 8 1.1.3. Thực trạng công tác quản lý TSCĐ của khách sạn 11 1.1.4. Giải pháp nâng cao hoạt động quản lý TSCĐ 11 1.2. Mô tả bài toán nghiệp vụ quản lý TSCĐ 11 1.2.1. Biểu đồ hoạt động của quản lý TSCĐ 11 1.2.2. Mua và tiếp nhận TSCĐ 12 1.2.3. Phân phối và theo dõi sử dụng TSCĐ 13 1.2.4. Kiểm kê TSCĐ định kỳ và thanh lý 13 1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán quản lý TSCĐ 14 1.3.1. Mô hình ngữ cảnh 14 1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng 17 1.3.3. Mô tả chi tiết các chức năng lá 19 1.3.4. Danh sách các hồ sơ đƣợc sử dụng 21 1.3.5. Ma trận thực thể chức năng 22 1.3.6. Bijểu đồ hoạt động các tiến trình nghiệp vụ (cụ thể) 23 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 26 2.1. Các mô hình xử lý nghiệp vụ 26 2.1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 26 2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 27 2.2. Mô hình dữ liệu quan niệm 31 2.2.1. Lập bảng liệt kê, chính xác hoá, chọn lọc mục tin 31 2.2.2. Xác định các thực thể và thuộc tính 31 2.2.3. Xác định các mối quan hệ và thuộc tính của nó 32 2.2.4. Biểu đồ của mô hình dữ liệu quan niệm 34 CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 36 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 36 3.1.1. Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ 36 3.1.2. Thiết kế cơ sở vật lý 40 3.3. Xác định các luồng dữ liệu hệ thống 44
  7. 4 3.3.1. Luồng hệ thống của tiến trình “ 1.0 Mua và tiếp nhận TSCĐ ” 44 3.3.2. Luồng hệ thống của tiến trình “ 2.0 Phân phối và theo dõi TSCĐ ” . 46 3.3.3. Luồng hệ thống của tiến trình “ 3.0 Kiểm kê tài sản ” 47 3.3.4. Luồng hệ thống của tiến trình “ 4.0 Báo cáo ” 48 3.4. Tích hợp các giao diện và thiết kế kiến trúc 50 3.4.1. Tích hợp các giao diện 50 Sau khi loại các giao diện đồng nhất, tích hợp lại ta còn 5 giao diện 51 Chƣơng IV: CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM CHƢƠNG TRÌNH 53 4.1. Giao diện chính 53 a. Giao diện chính 53 b. Giao diện đăng nhập của hệ thống 54 4.2. Các giao diện cập nhật, xử lý dữ liệu 54 a. Hiển thị danh sách tài sản 54 b. Cập nhật danh sách tài sản 55 c. Hiển thị danh sách nhà cung cấp 56 d. Cập nhật danh sách nhà cung cấp 56 e. Biên bản bàn giao 57 f. Cập nhật biên bản bàn giao 57 4.3. Một số báo cáo 58 a. Báo cáo sử dụng tài sản 58 b. Báo cáo tổng hợp tài sản sử dụng 59 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61
  8. 5 BẢNG DANH MỤC CÁC HINH VÀ BẢNG BIỂU Tên hình và bảng trang Bảng 1.1. Danh sách các TSCĐ cần quản lý 10 Hình 1.1. Biểu đồ tiến trình hoạt động các nghiệp vụ chính 12 Bảng 1.2. Bảng phân tích dữ liệu 15 Hình 1.2: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 16 Bảng 1.3: Phân tích nhóm các chức năng nghiệp vụ 17 Hình 1.3: Biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý tài sản cố định 18 Hình 1.4 : Ma trận thực thể chức năng. 22 Hình 2.1: Biểu dồ luồng dữ liệu mức 0 26 Hình 2.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 1.0 Mua và tiếp nhận TSCĐ ” 27 Hình 2.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 2.0 Phân phối và theo dõi TSCĐ ” 28 Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 3.0 Kiểm kê TSCĐ” 29 Hình 2.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 4.0 Báo cáo ” 30 Bảng 2.1: Bảng liệt kê, chính xác hoá, chọn lọc mục tin 31 Bảng 2.2: Bảng xác định các thực thể và thuộc tính 31 Hình 2.6: Biểu đồ các mối quan hệ giữa các thực thể 34 Hình 2.7: Biểu đồ mô hình dữ liệu khái niêm 35 Hình 3.1: Biểu đồ dữ liệu của mô hình quan hệ 39 Hình 3.2: Biểu đồ luồng hệ thống “ 1.0 Mua và tiếp nhận tài sản ” 45 Hình 3.3: Biểu đồ luồng hệ thống “ 2.0 Phân phối và theo dõi TSCĐ ” 46 Hình 3.4: Biểu đồ luồng hệ thống “ 3.0 Kiểm kê tài sản ” 47 Hình 3.5: Biểu đồ luồng hệ thống “ 4.0 Báo cáo ” 48 Hình 3.2: Bảng các giao diện sau khi tích hợp 51 Hình 3.6: Biểu đồ cấu trúc thực đơn hệ thống chƣơng trình 52 Hình 4.1: Giao diện chính của chƣơng trình 53 Hình 4.2: Giao diện đăng nhập hệ thống 54 Hình 4.3: Danh sách tài sản 55 Hình 4.4: Cập nhật danh sách tài sản 55 Hình 4.5: Danh sách nhà cung cấp 56 Hình 4.6: Cập nhật danh sách nhà cung cấp 56
  9. 6 Hình 4.7: Danh sách biên bản bàn giao 57 Hình 4.8: Cập nhật biên bản bàn giao 57 Hình 4.9: Báo cáo sử dụng tài sản 58 Hình 4.10: Báo cáo tổng hợp tài sản sử dụng 59
  10. 7 MỞ ĐẦU Tại khách sạn City View có rất nhiều loại tài sản khác nhau. Các tài sản đƣợc phân phối cho các bộ phận sử dụng. Để đáp ứng đƣợc yêu cầu rất đa dạng của ngƣời dùng: khách đến lƣu trú tại các phòng, sử dụng các khu vui chơi, hội thảo, nhà hàng, thuê phƣơng tiên, đảm bảo tốt mọi điều kiện hoạt động cho khách sạn, khách sạn cần nắm chắc tình hình tài sản sử dụng tại các đơn vị và khách hàng, và có kế hoạch bảo trì kịp thời để mọi trang thiết bị sẵn sàng phục vụ. Tuy nhiên, việc quản lý tài sản chủ yếu vẫn làm theo cách thủ công, mặc dù có sử dụng máy tính. Vì thế, việc đáp ứng các yêu cầu còn chƣa tốt, có nhiều điều khách hàng phàn nàn, đôi khi khách sạn không đáp ứng đƣợc yêu cầu khách hàng, có dịch vụ đã phải từ chối. Vì những lý do đó, để tài “Xây dựng chương trình quản lý tài sản cố định ở khách sạn City View” đƣợc em chọn làm đề tài đồ án tốt nghiệp. Không hy vọng đáp ứng đƣợc mọi yêu cầu quản lý tài sản cố định của khách sạn (vì đây là một khách sạn lớn), nhƣng chƣơng trình đƣợc xây dựng sẽ trợ giúp một phần quan trọng cho việc quản lý tài sản, đặc biệt các tài sản sử dụng thƣờng xuyên hàng ngày. Có chƣơng trình này, ngƣời quản lý giảm đƣợc các thao tác thử công mất nhiều thời gian, công sức, nắm đƣợc kịp thời tình trạng tài sản và yêu cầu ngƣời dùng để có thể bảo trì, đảm bảo cho ngƣời dùng đầy đủ tiện nghi và phƣơng tiện khi lƣu trú, vui chơi hay làm việc tại khách sạn. Đồ án gồm 4 chƣơng: Chƣơng 1: Mô tả bài toán và mô hình nghiệp vụ của nó: Trình bày nội dung bài toán thực tế đặt ra và tiến hành mô tả mô hình nghiệp vụ của nó. Chƣơng 2: Phân tích hệ thống. Tiến hành phân tích các hoạt động xử lý và cấu trúc dữ liệu, từ đó đặc tả yêu cầu xử lý và yêu cầu dữ liệu của bài toán. Chƣơng 3: Thiết kế hệ thống. Tiến hành thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế dữ liệu, thiết kế kiến trúc hệ thống và chƣơng trình. Chƣơng 4 Cài đặt hệ thống và thử nghiệm. Cuối cùng là kết luận và tài liệu tham khảo.
  11. 8 Chƣơng I: BÀI TOÁN VÀ MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 1.1. Mô tả bài toán 1.1.1. Giới thiệu về khách sạn City View Khách sạn ty View toạ lạc ở ngoại ô thành phố Hải Phòng, phía Bắc dòng sông Cấm thơ mộng. Với diện tích 800m2, Khách sạn City View 11 tầng đạt tiêu chuẩn 3 sao gồm 80 Phòng, buồng sang trọng đầy đủ tiện nghi. Từ đây qua cầu Bính khoảng 15 phút là tới trung tâm thành phố hoặc các khu công nghiệp của huyện Thuỷ Nguyên. Khách sạn có hệ thống phòng nghỉ thoáng mát, tiện nghi hiện đại tiêu chuẩn quốc tế. Tất cả các phòng đều đƣợc trang bị điều hoà nhiệt độ, bồn tắm nóng lạnh, truyền hình cáp đa kênh, minibar, điện thoại quốc tế. Có phòng VIP sang trọng, internet tốc độ cao. Nhà hàng tầng 2 có kiến trúc độc đáo sang trọng, trang nhã, sức chứa cùng lúc 250 thực khách, kết hợp khuôn viên rộng rãi, đại sảnh lớn rất phù hợp để tổ chức các buổi tiệc cƣới, tiệc chiêu đãi và liên hoan gia đình. Không chỉ có vậy mà City View còn có vƣờn thƣợng uyển tầng 9 là nơi lý tƣởng để tận hƣởng những giây phút thƣ giãn và ngắm nhìn toàn cảnh thành phố Hải Phòng với những ly cà phê, cocktail, rƣợu mạnh hay những đồ uống tự chọn khác. Khách sạn cung cấp các dịch vụ tại phòng, giặt là khô ƣớt, cho thuê xe ô tô, đƣa đón khách tại sân bay, đặt vé máy bay, tàu thuỷ, tàu hoả, city tour thăm thành phố Hải Phòng. 1.1.2. Khái niệm về Tài sản cố định (TSCĐ) a. Định nghĩa TSCĐ Để tiến hành sản xuất, kinh doanh, bên cạnh sức lao động và đối tƣợng lao động, các doanh nghiệp còn cần phải có tƣ liệu lao động. Trong đó, bộ phận các tƣ liệu lao động thỏa mãn đồng thời 4 tiêu chuẩn sau đây đƣợc coi là TSCĐ: ‒ Chắc chắn thu đƣợc lợi ích kinh tế trong tƣơng lai từ việc sử dụng tài sản (TSCĐ hữu hình) hay do tài sản mang lại (TSCĐ vô hình). ‒ Nguyên giá tài sản phải đƣợc xác định một cách đáng tin cậy. ‒ Thời gian sử dụng ƣớc tính trên một năm.
  12. 9 ‒ Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành (trên 10 triệu VNĐ). b. Phân loại TSCĐ TSCĐ có nhiều loại. Để thuận tiện cho công tác quản lý, công tác hạch toán và các nghiên cứu về TSCĐ cần phân loại chúng theo một số tiêu thức chủ yếu sau: ‒ Theo hình thái biểu hiện: TSCĐ đƣợc phân thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. ‒ Theo quyền sở hữu: TSCĐ đƣợc phân thành TSCĐ tự có và TSCĐ thuê ngoài. TSCĐ hữu hình: Là những tài sản tồn tại dƣới các hình thái vật chất cụ thể. Theo tính chất và mục đích sử dụng, TSCĐ hữu hình đƣợc phân thành: ‒ Nhà cửa, vật kiến trúc: Gồm nhà làm việc, nhà kho, cầu cống , hàng rào ‒ Máy móc, thiết bị: Gồm các máy móc, thiết bị quản lý và các loại thiết bị chuyên dung. ‒ Phương tiện vận tải , truyền dẫn: Gồm ôtô, hệ thống đƣờng ống dẫn nƣớc, hệ thống đƣờng dây điện, Hệ thống Wifi ‒ Thiết bị dụng cụ quản lý: Nhƣ các thiết bị điện tử,máy vi tính ,máy fax ‒ Cây trồng, súc vật làm việc lâu năm TSCĐ vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể. Ví dụ nhƣ: ‒ Bản quyền tác giả, thƣơng hiệu. ‒ Quyền sử dụng đất. ‒ Bằng phát minh, sáng chế. ‒ Phần mềm kế toán. Trong bài toán quản lý Tài sản cố định của Khách sạn City View, thì các tài sản đƣợc đề cập đến ở đây sẽ hạn chế trong phạm vi các tài sản là các phƣơng tiện thực hiện các dịch vụ phụ vụ trực tiếp cho khách hàng khi nghỉ ở khách sạn bao gồm: phương tiện quản lý; Phương tiện phục vụ khách hàng. Cụ thể là các tài sản sau đây.
  13. 10 Bảng 1.1. Danh sách các TSCĐ cần quản lý STT Tên tài sản Nhóm II: Phương tiện quản lý 1 Máy tính 2 Thiết bị mạng 3 Tổng đài nội bộ 4 Bộ âm thanh 5 Điện thoại fax 6 Bộ phát wifi cáp quang Nhóm III: Phương tiện phục vụ khách hàng 1 Điều hòa 2 Tivi 3 Tủ lạnh 4 Bàn 6 Ghế 7 Giƣờng đệm 8 Máy giặt là 9 Thang máy 10 Ô tô con 11 Máy lọc nƣớc 12 Phòng đổi tiền 14 Phòng ngủ 15 Phòng ăn uống 16 Quầy Bar 17 Phòng hội nghị
  14. 11 1.1.3. Thực trạng công tác quản lý TSCĐ của khách sạn Công tác quản lý TSCĐ của City View Hotel cần rất nhiều giấy tờ, sổ sách, biên bản, vì vậy kéo theo một khối lƣợng công việc lớn và phức tạp. Khi xây dựng một hệ thống quản lý thì toàn bộ các quy trình sẽ đƣợc tự động hoá. Khi sử dụng chƣơng trình quản lý TSCĐ thì các đối tƣợng sẽ đƣợc giảm thiểu các thao tác phải làm và thu đƣợc hiệu cao một cách nhanh chóng. Cán bộ quản lý sẽ dễ dàng trong việc nhập TSCĐ cũng nhƣ bàn giao và luân chuyển TSCĐ về các phòng. Dễ dàng trong việc quản lý, bảo trì và sửa chữa TSCĐ. Tiến hành việc kiểm kê và đƣa ra các báo cáo một cách nhanh chóng, chính xác cho ban Giám đốc. Đối với Ban Giám đốc trong việc quản lý TSCĐ sẽ nhanh chóng biết đƣợc hiện trạng TSCĐ, tình hình sử dụng TSCĐ để đƣa ra các kế hoạch bảo hành, bảo trì, sửa chữa, bổ sung. Qua đó sẽ đảm bảo việc sử dụng nguồn tài chính một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất, nâng cao khả năng sử dụng TSCĐ trong công tác phục vụ khách hàng. 1.1.4. Giải pháp nâng cao hoạt động quản lý TSCĐ Quản lý tài sản cố định là một công việc thƣờng xuyên đòi hỏi sự tỉ mỉ rất lớn. Công việc này cần phải lƣu trữ mọi loại thông tin liên quan đến thiết bị đƣợc sử dụng trong từng phòng. Các thiết bị đƣa vào là rất lớn và nhiều chủng loại. Điều này gây khó khăn rất nhiều cho nhân viên quản lý, nhất là quá trình kiểm kê hay theo dõi tình trạng thiết bị sử dụng tại các phòng, các vị trí trong khách sạn. Khó khăn đó tất yếu dẫn đến yêu cầu thiết kế một hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý thiết bị thật hiệu quả và tin cậy. 1.2. Mô tả bài toán nghiệp vụ quản lý TSCĐ 1.2.1. Biểu đồ hoạt động của quản lý TSCĐ
  15. 12 Các đơn vị sử Các hồ sơ liên Bộ phận quản lý TS Lãnh đạo dung, khai thác quan Biên bản nghiệm Tiếp nhận Yêu cầu Duyệt Yêu thu TS TS cầu TS Sổ TS DS đơn vị SD Nhận và Yêu cầu Vào sổ TS ghi sổ TS Sổ TS đơnvị Sổ sử dụng TS Phân phối Yêu cầu (sửa/thay) TS vào sổ Sổ TS đơnvị Sử dụng và theo dõi báo cáo TS Sổ sử dụng TS Kiêm kê, ký Sổ TS đơnvị Kiểm kê và biên bản Biên bản kiểm kê thanh lý Ký duyệt DS TS thanh lý thanh lý TS Hình 1.1. Biểu đồ tiến trình hoạt động các nghiệp vụ chính 1.2.2. Mua và tiếp nhận TSCĐ Công việc quản lý TSCĐ đƣợc giao riêng cho Phòng hành chính có sự giám sát của Giám đốc và Phó Giám đốc. Mỗi khi các phòng có nhu cầu mua TSCĐ thì lập giấy đề nghị mua, kèm theo Bảng kê mua hàng chuyển cho Phòng hành chính. Phòng hành chính sẽ tiến hành phê duyệt, quyết định mua TSCĐ. Sau khi TSCĐ đƣợc chuyển đến, phòng hành chính tiến hành nghiệm thu, kiểm tra chất lƣợng. Nếu thiết bị đảm bảo chất lƣợng, đáp ứng đúng yêu cầu thì phòng hành chính tiến hành mua thiết bị. Quá trình này đƣợc ghi lại thông qua Biên bản nghiệm thu. TSCĐ đảm bảo yêu cầu sẽ đƣợc nhập kho và tên thiết bị đó sẽ đƣợc thêm vào Danh sách TSCĐ. Mọi thông tin liên quan đến thiết bị nhập
  16. 13 nhƣ số lƣợng, giá cả, ngày nhập, số chứng từ nhập sẽ đƣợc lƣu lại trong phiếu nhập kho. Phòng hành chính sẽ chia nhóm TSCĐ thuộc nhóm nào: Đất, nhà vửa, vật kiến trúc; Phƣơng tiện vận tải; Phƣơng tiện quản lý; Phƣơng tiện phục vụ Phòng nghỉ, khách hàng. Việc cấp thiết bị cho các phòng, các bộ phận đƣợc tiến hành sau đó. Quá trình này đƣợc lƣu trong phiếu xuất kho. Ngoài ra còn có biên bản bàn giao thiết bị với sự kí nhận của hai bên: đại diện của Phòng hành chính với đại diện quản lý phòng cấp thiết bị. Sau khi quản lý phòng nhận đƣợc TSCĐ về phòng thì lập Phiếu biên nhận để xác nhận. Tên TS sẽ đƣợc thêm vào danh sách TSCĐ của phòng đó. 1.2.3. Phân phối và theo dõi sử dụng TSCĐ Ngƣời quản lý sẽ quản lý TSCĐ và phân loại TSCĐ: TSCĐ chƣa sử dụng, TSCĐ đang đƣợc sử dụng, TSCĐ không sử dụng hoặc quá hạn sử dụng. Sau khi các phòng, ban đã nhập TSCĐ, Ngƣời quản lý ghi lại các thông tin về TSCĐ vào Sổ theo dõi thiết bị để theo dõi việc sử dụng TSCĐ. Khi TSCĐ đƣợc luân chuyển giữa các phòng ban thì các phòng, ban lập Đơn xin luân chuyển thiết bị nộp lên Phòng hành chính. Phòng hành chính xem xét, kiểm tra. Nếu đồng ý luân chuyển thiết bị thì tiến hành lập Biên bản bàn giao. Khi đó tên của TS đó sẽ đƣợc xóa khỏi danh sách TSCĐ của phòng ban trƣớc đó và thêm vào danh sách TSCĐ của phòng ban mới. Trong quá trình sử dụng, khi thiết bị có sự cố hỏng hoặc mất, phòng ban có trách nhiệm báo lại cho phòng hành chính kèm với Giấy báo hỏng, mất TSCĐ. Phòng hành chính sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo dƣỡng hay bổ sung tài sản đó. Các thông tin về công việc sửa chữa hay chi phí sửa chữa đƣợc lƣu lại trong Sổ sửa chữa thiết bị. 1.2.4. Kiểm kê TSCĐ định kỳ và thanh lý Cuối mỗi quý (3 tháng) hay sau 1 năm, phòng hành chính tiến hành kiểm kê và tính khấu hao TSCĐ. Các thiết bị đang đƣợc sử dụng tại các phòng sẽ đƣợc phòng hành chính cử nhân viên đến kiểm tra và thống kê. Nhân viên đó sẽ lập
  17. 14 Biên bản kiểm kê và nộp lại cho trƣởng phòng hành chính. Trƣởng phòng hành chính đối chiếu với sổ sách, từ đó đƣa ra sự chênh lệch số liệu giữa thực tế và sổ sách. Sau đó phòng hành chính lập Báo cáo định kỳ TSCĐ, đƣa lại cho Giám đốc. Những thiết bị không sử dụng đƣợc nữa, Phòng hành chính tiến hành lập danh sách những thiết bị cần thanh lý, trình lên Giám đốc. Nếu đƣợc chấp nhận, Phòng hành chính tiến hành thanh lý thiết bị. Các thông tin liên quan đến thiết bị thanh lý đó đƣợc lƣu lại và loại thiết bị ra khỏi sổ theo dõi thiết bị thƣờng xuyên. 1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán quản lý TSCĐ 1.3.1. Mô hình ngữ cảnh a. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ
  18. 15 Bảng 1.2. Bảng phân tích dữ liệu Động từ + Bổ ngữ Danh từ Tác nhân/dữ liệu Lập yêu cầu về TS Phòng hành chính Tác nhân Tổng hợp các yêu cầu Giấy yêu cầu mua TS HSDL Lập báo cáo mua TS Bản tổng hợp mua TS HSDL Lập đơn hàng đặt mua TS Đơn đặt mua TS HSDL Lập biên bản nghiệm thu TS Nhân viên Tác nhân Kiểm tra chất lƣợng TS Nhà cung cấp Tác nhân Lập biên bản bàn giao cấp Ban nghiệm thu Tác nhân TS Biên bản nghiệm thu HSDL Lập kế hoạch nâng cấp, sửa Ban lãnh đạo Tác nhân chữa TS Sổ sửa chữa TS HSDL Chuyển TS sang phòng ban mới Sổ thuyên chuyển TS HSDL Lập danh sách TS cần thanh Danh sách TS thanh lý HSDL lý Báo cáo HSDL Kiểm kê các TS đang sử Kho = dụng Sổ theo dõi HSDL Kiểm kê quá trình xuất, Danh sách tài sản thanh lý HSDL nhập, Biên bản kiểm kê HSDL tồn của các tài sản Giấy chuyển TS HSDL b. Xác định tác nhân Xem xét quá trình quản lý thiết bị có thể thấy có ba tác nhân quan hệ tới hệ thống. Nhà cung cấp: Trực tiếp giao những thiết bị đƣợc đặt hàng cho khách sạn. Các phòng, ban, đơn vị: Sử dụng những TSCĐ phù hợp của mỗi phòng. Ban lãnh đạo: Xem xét các báo cáo và phê duyệt các yêu cầu.
  19. 16 Những nhân tố còn lại tham gia thực hiện chức năng hệ thống sẽ không phải tác nhân. c. Biểu đồ ngữ cảnh Thông tin sự cố Biên bản nghiệm thu Kế hoạch bảo trì, sửa chữa Đơn mua hàng 0 Yêu cầu TS Nhà cung Hóa đơn bán hàng HỆ THỐNG Biên bản bàn giao Đơn vị sử cấ p dụng Danh sách hàng trả lại QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ Chứng từ thanh toán ĐỊNH Kết quả sửa chữa Tổng Yêu Ký hợp Báo cầu duyệt yêu cáo báo yêu cầu cáo cầu mua mua TS TS Ban Lãnh đạo Hình 1.2: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
  20. 17 1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng a. Nhóm dần các chức năng Bảng 1.3: Phân tích nhóm các chức năng nghiệp vụ Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2 1. Lập giấy đề nghị mua 2. Tổng hợp yêu cầu báo cáo 3. Lập đơn hàng mua TS Mua và tiếp nhận 4. Lập biên bản nhận TS TSCĐ 5. Cập nhật tài sản 6. Phân phối TSCĐ 7. Theo dõi sử dụng TSCĐ Phân phối và theo 8. Luân chuyển TSCĐ dõi TSCĐ Quản lý tài sản cố định 9. Sửa chữa, bảo dƣỡng TSCĐ 10. Tính khấu hao 11. Kiểm kê TSCĐ Kiểm kê định kỳ 12. Lập danh sách các TS cần thanh lý 13. Lập báo cáo tồn kho 14. Lập danh sách TS tại nơi sử dụng Báo cáo 15. Báo cáo tình trạng tài sản 16. Báo cáo TS theo loại
  21. 18 b. Biểu đồ phân rã chức năng QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1. Mua và tiếp nhận 2. Phân phối và theo 3. Kiểm kê TSCĐ 4. Báo cáo TSCĐ dõi TSCĐ 1.1 Lập giấy đề 2.1 Phân phối 3.1 Tính khấu 4.1 Lập báo cáo nghị mua TSCĐ hao xuất, nhập, tồn 1.2 Tổng hợp yêu 2.2 Theo dõi sử 3.2 Lập danh sách 4.2 Lập danh sách cầu dụng TSCĐ kiểm kê TS TS nơi sử dụng 1.3 Lập đơn hàng 2.3 Luân 3.3 Lập danh sách 4.3 Báo cáo tình mua TS chuyển TSCĐ TS thanh lý trạng tài sản 1.4 Lập biên bản 2.4 Sửa chữa, bảo 4.4 Báo cáo tài nhận TS dƣỡng TSCĐ sản theo loại 1.5 Cập nhật TS Hình 1.3: Biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý tài sản cố định
  22. 19 1.3.3. Mô tả chi tiết các chức năng lá 1.1 Lập giấy đề nghị mua TSCĐ: Các phòng khi có nhu cầu cần mua TSCĐ thì lập giấy đề nghị mua TSCĐ và gửi lên phòng hành chính. 1.2 Tổng hợp yêu cầu báo cáo: Phòng hành chính thực hiện tổng hợp các yêu cầu từ các phòng ban, lập báo cáo trình lên ban lãnh đạo để ký, duyệt. 1.3 Lập đơn hàng mua TS: Khi ban lãnh đạo chấp thuận, phòng hành chính lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Tài sản đặt hàng đƣợc nhà cung cấp chuyển về công ty. 1.4 Lập biên bản nhận TS: Sau khi nhà cung cấp mang TSCĐ đến, phòng hành chính tiến hành nghiệm thu, kiểm tra chất lƣợng của thiết bị. Nếu đạt yêu cầu, TS sẽ đƣợc nhập vào kho kèm theo biên bản nhận TS. 1.5 Cập nhật tài sản: Cập nhật tài sản mới vào sổ tài sản 2.1 Phân phối TSCĐ: Tài sản sau khi đƣợc nhập vào kho đƣợc phòng HCQT phân bổ đến các đơn vị trong công ty theo yêu cầu. Thông tin của quá trình này đƣợc lƣu trong thẻ kho với đầy đủ các nội dung về đơn vị đƣợc phân phối, thông tin về ngày xuất 2.2 Theo dõi sử dụng TSCĐ: Các thông tin về ngày nhập, ngày xuất, giá cả, tình trạng của mỗi thiết bị sẽ đƣợc phòng hành chính ghi lại trong Sổ theo dõi thiết bị. 2.3 Luân chuyển TSCĐ: Thiết bị đƣợc phân bổ về các phòng, nhƣng vì một lý do nào đó nhƣ thiết bị trong phòng ít đƣợc sử dụng, hay do yêu cầu từ phòng khác. Nếu có thể chuyển, nhân viên phòng hành chính sẽ tiến hành chuyển thiết bị sang phòng mới. 2.4 Sửa chữa, bảo dưỡng: Trong quá trình sử dụng thiết bị, thiết bị có thể bị hỏng hoặc cần phải nâng cấp thiết bị. Khi phát hiện hỏng hoặc có nhu cầu nâng cấp, bảo trì, phòng sử dụng báo cáo lên phòng hành chính để phòng hành chính cử ngƣời xuống xác minh hiện trạng. Sau đó lập báo cáo để có kế hoạch sửa chữa, nâng cấp hoặc thay thế thiết bị.
  23. 20 3.1 Tính khấu hao tài sản: Việc tính khấu hao tài sản theo một công thức đƣợc quy định chung. Công việc này thực hiện theo công thức tính khấu hao theo đƣờng thẳng. Khấu hao = Nguyên giá * Tỷ lệ khấu hao Giá trị còn lại = Nguyên giá – ∑Khấu hao Công việc này giúp đánh giá đƣợc giá trị thực của tài sản sau khi đã sử dụng một thời gian nhất định và đƣợc dùng khi tiến hành thanh lý các tài sản quá hạn. 3.4 Lập danh sách những tài sản cần thanh lý: Thiết bị đã qua sử dụng bị hỏng và không thể nâng cấp sẽ đƣợc thanh lý. Phòng hành chính tiến hành lập danh sách các thiết bị đủ tiêu chuẩn thanh lý, trình lên ban lãnh đạo đợi xét duyệt. Khi danh sách các TSCĐ cần thanh lý đƣợc phê duyệt, phòng hành chính tiến hành thanh lý thiết bị. Các thông tin liên quan đến thiết bị thanh lý đó đƣợc lƣu lại và loại thiết bị ra khỏi sổ theo dõi thiết bị thƣờng xuyên. 3.2 Kiểm kê TSCĐ: Các thiết bị đang đƣợc sử dụng tại các phòng sẽ đƣợc kiểm tra và đối chiếu với sổ sách, từ đó đƣa ra sự chênh lệch số liệu giữa thực tế và sổ sách. 4.1 Lập báo cáo xuất, nhập, tồn: Vào cuối năm, Phòng hành chính cung cấp thông tin về số lƣợng xuất, số lƣợng tồn lại trong kho cho từng loại tài sản cho ban lãnh đạo công ty. 4.2 Lập danh sách tài sản tại nơi sử dụng: Đƣa ra danh sách tài sản đang đƣợc sử dụng tại các đơn vị sử dụng sau một năm. Danh sách cuối cùng đƣợc trình lên ban lãnh đạo công ty. 4.3 Báo cáo tình trạng tài sản: Phòng HCQT có trách nhiệm báo cáo thông tin về các tài sản, hoạt động tốt hay không, quá trình nâng cấp tài sản và sửa chữa tài sản. Báo cáo đƣợc lập vào cuối mỗi năm. 4.4 Báo cáo tài sản theo loại: Phòng HCQT đƣa ra danh sách các tài sản theo từng loại cụ thể khi kết thúc mỗi năm, thực hiện so sánh với số liệu trên thực tế.
  24. 21 1.3.4. Danh sách các hồ sơ đƣợc sử dụng a. Giấy yêu cầu mua TS b. Bản tổng hợp y/c mua TS c. Đơn đặt mua hàng d. Thẻ kho e. Biên bản nghiệm thu f. Biên bản bàn giao g. Danh sách hàng trả lại h. Sổ theo dõi TS i. Sổ sửa chữa TS j. Giấy thuyên chuyển TS k. Sổ luân chuyển TS l. Biên bản kiểm kê m. Danh sách TS thanh lý n. Báo cáo
  25. 22 1.3.5. Ma trận thực thể chức năng Các thực thể a. Giấy yêu cầu mua TS b. Bản tổng hợp y/c mua TS c. Đơn đặt mua hàng d. Thẻ kho e. Biên bản nghiệm thu f. Biên bản bàn giao g. Danh sách hàng trả lại h. Sổ theo dõi TS i. Sổ sửa chữa TS j. Giấy thuyên chuyển TS k. Sổ luân chuyển TS l. Danh sách TB thanh lý m. Biên bản kiểm kê n. Báo cáo Các chức năng a b c d e f g h i j k l m n Mua và tiếp nhận TSCĐ C C C U C C C Phân phối &theo dõi TSCĐ R U U C U Kiểm kê TSCĐ R R R C C Báo cáo R R R R R C Ma trận thực thể chức năng biểu diễn mối quan hệ giữa hồ sơ dữ liệu và chức năng. Trong đó: C: tạo mới; R: đọc; U: Cập nhật. Hình 1.4 : Ma trận thực thể chức năng.
  26. 23 1.3.6. Biểu đồ hoạt động các tiến trình nghiệp vụ (cụ thể) a. Tiến trình “Mua và phân phối TSCĐ” Phòng, tổ. đơn vị sử dung Phòng hành chính Không Đề nghị mua Phê duy ệ t Có Kiểm tra chất lƣợng Không Mua thiết bị Có Lập biên bản nghiệm thu Thêm vào danh sách TSCĐ Nhập kho Biên bản bàn giao thiết bị Cấp thiết bị Phiếu biên nhận
  27. 24 b. Tiến trình “Theo dõi TSCĐ” Phòng hành chính Đơn vị, Phòng, tổ sử dụng Phân loại Nhập TSCĐ TSCĐ Ghi vào sổ theo dõi thiết bị Đơn xin luân Lập giấy báo chuyển thiết bị hỏng,mất TSCĐ Xem xét, kiểm tra Không Có Biên bản Đồng ý bàn giao Nộp giấy báo hỏng,mất TSCĐ Sửa chữa, bảo dƣỡng, bổ sung TSCĐ Thêm vào sổ sửa chữa thiết bị
  28. 25 c. Tiến trình “Kiểm kê TSCĐ và báo cáo” Phòng hành chính Ban giám đốc Cử nhân viên kiểm tra, thống kê TSCĐ Lập biên bản kiểm kê Nộp biên bản kiểm kê cho trƣởng phòng Đối chiếu sổ sách Đƣa ra sự chênh lệch giựa thực tế và sổ sách Lập báo cáo Lập danh sách các Duyệt danh sách các định kỳ thiết bị cần thanh lý thiết bị cần thanh lý Có Thanh lý Chấp nhận thiết bị Không
  29. 26 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. Các mô hình xử lý nghiệp vụ 2.1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 Kế hoạch sửa chữa Yêu cầu TS Đơn mua Nhà cung cấp Đơn vị sử dụng Báo Biên cáo Giấy bản Chứng Danh Hóa tình chuyển bàn từ thanh sách đơn trạng TS giao toán hàng TS TS trả lại Gi ấy thuyên chuy ển TS j Sổ luân chuyển TS k Biên bản nghiệm thu 1.0 2.0 a Giấy yêu cầu TS đơn mua mua TS c b Bản tổng hợp y/c Mua và tiếp Phân phối và theo dõi nhận TSCĐ Sổ theo dõi TS h TSCĐ Biên bản nghi ệm thu e Sổ sửa chữa TS i Th ẻ kho d f Biên bản bàn giao g DS hàng trả lại 4.0 3.0 Kiểm kê Báo cáo Biên bản kiểm kê m TSCĐ Tổng Ký l hợp duyệt Danh sách TS thanh lý yêu yêu cầu cầu n Báo cáo mua mua oj Biên Yêu TS TS Báo Yêu j bản cầu kiểm cáo cầu kiểm báo kê kê cáo Đơn vị sử dụng Ban lãnh đạo Hình 2.1: Biểu dồ luồng dữ liệu mức 0
  30. 27 2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 2.1.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “ 1.0 Mua và tiếp nhận TSCĐ ” Đơn vị sử dụng Nhà cung c ấp Phiếu yêu Chứng Biên Danh Hoá cầu từ bản sách đơn TS thanh nghiệm TS giao toán thu trả lại 1.1 Thẻ kho d 1.4 f Lập giấy đề Biên bản bàn giao Mua và tiếp Đơn mua nghị mua DS hàng trả lại g nhận TSCĐ TSCĐ TS Biên bản nghiệm thu e a Giấy yêu cầu TS 1.2 c Đơn đặt mua TS 1.3 Tổng hợp yêu b Bản tổng hợp y/c Lập đơn hàng cầu báo cáo mua TSCĐ Ký duyệt Biên yêu bản Tổng hợp yêu nghiệm cầu cầu mua TS mua thu TS Ban lãnh đạo Hình 2.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 1.0 Mua và tiếp nhận TSCĐ ”
  31. 28 2.1.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “ 2.0 Phân phối và theo dõi TSCĐ ” Đơn vị sử d ụng Ghi thông tin nhập, xuất, giá cả, tình trạng Biên bản Yêu bàn cầu giao TS Sổ theo dõi TS g 2.1 2.2 f Biên bản bàn giao Phân phối e Th ẻ kho Theo dõi, sử dụng TSCĐ TSCĐ S ổ sửa ch ữa TS h 2.3 2.4 j Sổ luân chuyển TS Luân chuyển Sửa chữa, bảo TSCĐ i Gi ấy thuyên chuy ển TS dƣỡng TSCĐ Giấy luân chyển TS Kế hoạch sửa chữa Đơn vị sử dụng Yêu cầu chuyển đổi TS Thông báo TS hỏng Hình 2.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 2.0 Phân phối và theo dõi TSCĐ ”
  32. 29 2.1.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “ 3.0 Kiểm kê TSCĐ ” Yêu cầu tính lại giá trị TS Ban lãnh đạo Lập danh sách TS thanh lý Giá trị hao mòn của tài sản Duyệt 3.1 3.2 g Sổ theo dõi TS Lập danh k Biên bản kiểm kê Tính khấu sách tài sản hao tài sản h Sổ sửa chữa TS thanh lý d Thẻ kho d Thẻ kho l Danh sách TS thanh lý 3.3 Kiểm kê tài sản m Báo cáo Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 3.0 Kiểm kê TSCĐ”
  33. 30 2.1.2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “ 4.0 Báo cáo ” Yêu cầu báo cáo xuất, nhập, tồn Yêu cầu danh sách TS đang sử dụng Ban lãnh đạo Thông tin TS tại Báo cáo xuất, nhập, tồn nơi sử dụng e Biên bản nghiệm thu 4.2 4.1 h Sổ sửa chữa TS f Biên bản bàn giao Lập danh Lập báo cáo sách TS tại xuất, nhập, d nơi sử dụng tồn Thẻ kho g Sổ theo dõi TS k Biên bản kiểm kê m Báo cáo l Danh sách TS thanh lý 4.3 4.4 Báo cáo tình Báo cáo TS trạng tài sản theo loại Yêu cầu báo cáoTS theo loại Yêu cầu báo cáo Ban lãnh đạo Đưa ra danh sách TS theo loại Thông tin về tình trạng hoạt động của TS Hình 2.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 4.0 Báo cáo ”
  34. 31 2.2. Mô hình dữ liệu quan niệm 2.2.1. Lập bảng liệt kê, chính xác hoá, chọn lọc mục tin Bảng 2.1: Bảng liệt kê, chính xác hoá, chọn lọc mục tin Dấu Dấu Mục tin Mục tin loại loại A. Thông tin nhân viên E. Đơn vị sử dụng Mã nhân viên Mã đơn vị Tên nhân viên Tên đơn vị Địa chỉ Số ngƣời Điện thoại Địa chỉ B. Danh sách tài sản Điện thoại Mã tài sản F. Loại tài sản Tên tài sản Mã loại TS Nhà sản xuất ( nƣớc ) Tên loại TS Nơi sản xuất Mô tả loại TS Năm sản xuất Tài khoản Đơn giá Đơn vị tính số lƣợng Giá tri TS Tỷ lệ khấu hao Giá trị còn lại C. Danh sách nhà cung cấp Mã số nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại fax D. Cấp sửa chữa Mã cấp SC Tên cấp SC Thời gian thục hiện 2.2.2. Xác định các thực thể và thuộc tính Bảng 2.2: Bảng xác định các thực thể và thuộc tính
  35. 32 Thuộc tính tên gọi Tên thực thể Các thuộc tính Tên đơn vị ĐƠN VỊ Mã DV, tên DV, số người, địa chỉ, điện thoại. Tên tài sản TÀI SẢN Mã tài sản, tên tài sản, đơn vị tính, số lượng Tên nhà cung cấp NHÀ CUNG CẤP Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, fax Tên loại tài sản LOẠI TÀI SẢN Mã loại, tên loại Tên cấp sửa chữa CẤP SỬA CHỮA Mã cấp sửa chữa, tên cấp sửa chữa, thời gian Tên nhân viên NHÂN VIÊN Mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, điện thoại 2.2.3. Xác định các mối quan hệ và thuộc tính của nó 1 n LOẠI TÀI SẢN THUỘC TÀI SẢN 1 Nghiệm NHÂN VIÊN 1 NHÀ CUNG thu CẤP Số bbnt Ngày nghiệm thu n TÀI SẢN Số lƣợng NT
  36. 33 1 Bàn 1 NHÂN VIÊN ĐƠN VỊ SD giao Số bbbg Ngày bàn giao n TÀI SẢN Số lƣợng BG 1 Luân n ĐƠN VỊ 1 TÀI SẢN chuyển Ngày LC 1 Số lƣợng LC ĐƠN VỊ 2 1 Sửa n CẤP SỬA CHỮA chữa TÀI SẢN Ngày sửa Chi phí NĂM
  37. 34 NHÂN VIÊN 1 ĐƠN VỊ 1 Kiểm n TÀI SẢN kê Ngày kk Số bbkk Tình trạng Số lƣợng kk Số lƣợng có Hình 2.6: Biểu đồ các mối quan hệ giữa các thực thể 2.2.4. Biểu đồ của mô hình dữ liệu quan niệm Từ các bảng thực thể, bảng các quan hệ đã xác định đƣợc ở trên, ta vẽ đƣợc biểu đồ mô hình dữ liệu quan niệm cho ở hình 2.7.
  38. 35 Mã loai Tên loai TS Tên năm SC NĂM Mã cấp SC LOẠI TÀI SẢN Thời gian Chi phí Ngày sửa Tên cấp SC 1 Sửa chữa CẤP SỬA CHỮA THUÔC Mã NCC Đơn vị tính Tên TS Tên NCC Mã TS n Số ĐT NCC n TÀI SẢN NHÀ CUNG CẤP n Số bbkk n n n Ngày kk Số lƣợng TS Địa chỉ NCC Fax Số lƣợng có Số bbnt Kiểm kê Nghiệm Số lƣợng kk Tình trạng thu Ngày nt Mã DV Tên DV Số bbbg Số lƣợng nt Số ĐT ĐV Ngày bg ĐƠN VỊ SD Bàn giao Số lƣợng bg S ố ngƣời Ngày LC Luân chuyển TS Mã NV Tên NV Số lƣợng LC NHÂN VIÊN Số ĐT NV Địa chỉ NV Hình 2.7: Biểu đồ mô hình dữ liệu khái niêm
  39. 36 CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.1.1. Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ 3.1.1.1. Chuyển mô hình quan niệm sang mô hình quan hệ Biểu diễn các thực thể ĐƠN VỊ ĐƠN VỊ (MaDV, TenDV, Songuoi, Diachi, Dienthoai) TÀI SẢN TÀI SẢN (MaTS, TenTS, Donvitinh, Soluong) NHÀ CUNG CẤP NHÀ CUNG CẤP (MaNCC, TenNCC, Diachi, Dienthoai, Fax) LOẠI TÀI SẢN LOẠI TÀI SẢN (Maloai, Tenloai) CẤP SỬA CHỮA CẤP SỬA CHỮA (MacapSC, TencapSC, Thoigian) NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN (MaNV, TenNV, Diachi, Dienthoai)
  40. 37 Biểu diễn các mối quan hệ Thuộc TÀI SẢN (MaTS, TenTS, Donvitinh, Soluong, Maloai) Nghiệm thu BIÊN BẢN NT (Sobbnt, MaTS, MaNCC, Ngaynt, Soluongnt, MaNV) Bàn giao BIÊN BẢN BG (Sobbbg, MaDV, MaTS, Ngaybg, Soluongbg, MaNV ) Sửa chữa SỔ SỬA CHỮA (MaTS, MacapSC, Ngaysua, Chiphi) Luân chuyển LUÂN CHUYỂN TS (MaTS, Madvden, Madvdi, NgayLC, SoluongLC, MaNV)
  41. 38 Kiểm kê BIÊN BẢN KK (Sobbkk, MaTS, MaDV,Soluongkk, Soluongco, Tinhtrang, Ngaykk, MaNV) Các quan hệ BIÊN BẢN NT, BIÊN BẢN BG, BIÊN BẢN KK chƣa phải chuẩn 3, cần chuẩn hóa ta đƣợc các quan hệ: BIÊN BẢN NT (Sobbnt, MaNCC, Ngaynt, MaNV) DONGBB NT (Sobbnt, MaTS, Soluongnt) BIÊN BẢN BG (Sobbbg, MaDV, Ngaybg, MaNV ) DONGBB BG (Sobbbg, MaTS, Soluongbg) BIÊN BẢN KK (Sobbkk, MaDV, Ngaykk, MaNV). DONGBB KK (Sobbkk, MaTS, Soluongkk, Soluongco, Tinhtrang).
  42. 39 3.1.1.1. Biểu đồ mô hình quan hệ Hình 3.1: Biểu đồ dữ liệu của mô hình quan hệ
  43. 40 3.1.2. Thiết kế cơ sở vật lý Table: DONVI Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liêu Khoá Giải thích MaDV Char 10 Khoá chính Mã đơn vị TenDV Varchar 50 Tên đơn vị Songuoi Int 2 Số người Diachi Varchar 50 Địa chỉ Dienthoai Char 11 Điện thoại Table: TAISAN Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích MaTS Char 10 Khoá chính Mã tài sản TenTS Varchar 50 Tên tài sản Donvitinh Char 10 Đơn vị tính Nuoc SX Varchar 12 Nước sản xuất Nam SX Int 4 Năm sản xuất Nam sudung Int 4 Năm sử dụng soluong Int 2 số lượng Maloai Int 10 Khoá ngoại Mã loại Table: NHACUNGCAP Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích MaNCC Char 10 Khoá chính Mã số nhà cung cấp TenNCC Varchar 50 Tên nhà cung cấp Diachi Varchar 50 Địa chỉ Dienthoai Char 11 Điện thoại Fax Char 11 Fax
  44. 41 Table: LOAITAISAN Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích Maloai Int 10 Khoá chính Mã loại Tenloai Varchar 50 Tên loại Table: CAPSUACHUA Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích MacapSC Char 10 Khoá chính Mã cấp sửa chữa TencapSC Varchar 50 Tên cấp sửa chữa Thoigian Date Thời gian cần SC Table: NHANVIEN Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích MaNV Char 10 Khoá chính Mã nhân viên TenNV Varchar 50 Tên nhân viên Diachi Varchar 50 Địa chỉ Dienthoai Char 11 Điện thoại Table: SOSUACHUA Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích MaTS Char 10 Khoá Mã tài sản MacapSC Char 10 Khoá Mã cấp sửa chữa Ngaysua Date Ngày sửa Chiphi Int 10 Chi phí
  45. 42 Table: BIENBAN_NT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích Sobbnt Int 10 Khoá chính Số biên bản nghiệm thu MaNCC Char 10 Khoá ngoại Mã số nhà cung cấp Ngaynt Date Ngày nghiệm thu MaNV Char 10 Khoá ngoại Mã nhân viên Table: DONGBB_NT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích Sobbnt Int 10 Khoá chính Số biên bản nghiệm thu MaTS Char 10 Khoá chính Mã tài sản Soluong Int 2 Số lượng Table: BIENBAN_BG Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích Sobbbg Int 10 Khóa chính Số biên bản bàn giao MaDV Char 10 Khoá ngoại Mã nhân viên Ngaybg Date Ngày bàn giao MaNV Char 10 Khoá ngoại Mã nhân viên
  46. 43 Table: DONGBB_BG Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích Sobbbg Int 10 Khóa chính Số biên bản bàn giao MaTS Char 10 Khoá ngoại Mã tài sản Soluong Int 2 Số lượng Table: SOCHUYENTS Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích MaTS Char 10 Khoá Mã tài sản Madvdi Char 10 Khoá Mã đơn vị đi Madvden Char 10 Khoá Mã đơn vị đến Ngaychuyen Date Ngày chuyển Soluong Int 2 Số lượng chuyển MaNV Char 10 Khóa Mã nhân viên Table: BIENBANKK Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích Sobbkk Int 10 Khoá chính Số biên bản kiểm kê MaDV Char 10 Khoá ngoại Mã đơn vị Ngaykk Date Ngày kiểm kê MaNV Char 10 Khóa ngoại Mã nhân viên
  47. 44 Table: DONGBB_KK Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ dữ liệu Khoá Giải thích Sobbkk Int 10 Khoá chính Số biên bản kiểm kê MaTS Char 10 Khoá ngoại Mã tài sản Soluongkk Int 2 Số lượng kiểm kê Soluongco Int 2 Số lượng có Tinhtrang Varchar 50 Tình trạng 3.2. Xác định các giao diện Các giao diện cập nhật 1. Cập nhật Đơn vị Thực thể ĐƠN VỊ 2. Cập nhật nhà cung cấp Thực thể NHÀ CUNG CẤP 3. Cập nhật tên nƣớc Thực thể NƢỚC 4. Cập nhật nhân viên Thực thể NHÂN VIÊN 5. Cập nhật tài sản Thực thể TÀI SẢN 6. Cập nhật loại tài sản Thực thể LOẠI TÀI SẢN 7. Cập nhật cấp sửa chữa Thực thể CẤP SỬA CHỮA 8. Cập nhật sổ sửa chữa Mối quan hệ 9. Cập nhật sổ chuyển Mối quan hệ 10. Cập nhật biên bản kiểm kê Mối quan hệ 11. Cập nhật biên bản bàn giao Mối quan hệ 12. Cập nhật biên bản nghiệm thu Mối quan hệ 3.3. Xác định các luồng dữ liệu hệ thống 3.3.1. Luồng hệ thống của tiến trình “ 1.0 Mua và tiếp nhận TSCĐ ” Phân định công việc người – máy
  48. 45 Đơn vị sử dụng Nhà cung cấp Phiếu yêu Chứng Danh cầu Biên Hoá từ sách TS bản đơn thanh TS nghiệm giao toán trả 1.1 thu lại 1.4 Lập giấy đề nghị mua Mua và Biên bản NT tiếp nhận TSCĐ TSCĐ Đơn mua Tài sản TS Đơn vị yêu cầu Loại tài sản Nhà cung cấp 1.2 1.3 Lập đơn Đơn mua Tổng hợp hàng mua yêu cầu báo TS cáo Đơn Vi - Tài sản Đơn mua Tổng hợp yêu cầu Yêu cầu mua phê Ban lãnh đạo duyệt Hình 3.2: Biểu đồ luồng hệ thống “ 1.0 Mua và tiếp nhận tài sản ” Máy thực hiện tiến trình “ 1.1 “, “ 1.2 ”, “1.3 ”, “1.4 ” Xác định các giao diện xử lý Giao diện xử lý: “ 13. Lập giấy đề nghị mua TSCĐ ” Giao diện xử lý: “ 14. Tổng hợp yêu cầu báo cáo ” Giao diện xử lý: “ 15. Lập đơn mua ” Giao diện xử lý: “ 16. Lập biên bản nghiệm thu ”
  49. 46 3.3.2. Luồng hệ thống của tiến trình “ 2.0 Phân phối và theo dõi TSCĐ ” Phân định công việc người – máy Ghi thông tin nhập, xuất, Yêu cầu TS giá cả, tình trạng Đơn vị sử dụng Biên bản bàn giao 2.2 2.1 Theo dõi Phân phối TSCĐ TSCĐ Nhân viên Đơn vị Tài sản Đơn Vi - Tài sản 2.3 2.4 Luân Sửa chữa, chuyển bảo dưỡng Sổ luân chuyển tài sản TSCĐ TSCĐ Sổ sửa chữa Kế hoạch sửa chữa Giấy luân chyển TS Đơn vị sử dụng Thông báo TS hỏng Yêu cầu chuyển đổi TS Hình 3.3: Biểu đồ luồng hệ thống “ 2.0 Phân phối và theo dõi TSCĐ ”
  50. 47 Máy thực hiện tiến trình “ 2.1 ”, “ 2.2 ”, “ 2.3 ”, “ 2.4 ” Xác định các giao diện xử lý Giao diện xử lý: “ 17. Phân phối TS ” Giao diện xử lý: “ 18. Theo dõi TSCĐ ” Giao diện xử lý: “ 19. Luân chuyển TSCĐ ” Giao diện xử lý: “ 20. Sửa chữa, bảo dƣỡng TSCĐ ” 3.3.3. Luồng hệ thống của tiến trình “ 3.0 Kiểm kê tài sản ” Phân định công việc người – máy Yêu cầu tính lại giá trị TS Ban lãnh đạo Lập danh sách TS thanh lý Giá trị hao mòn của tài sản duyệt Giá trị tài sản 3.1 3.2 Tính khấu Lập danh hao tài Sổ sửa chữa sách sản tài sản thanh lý Tài sản Đơn Vi sử dụng Nhân viên 3.3 Sổ chuyển Kiểm kê tài sản Kiểm kê Hình 3.4: Biểu đồ luồng hệ thống “ 3.0 Kiểm kê tài sản ”
  51. 48 Máy thực hiện tiến trình “ 3.1 ”, “ 3.2 ”, “ 3.3 ” Xác định các giao diện xử lý Giao diện xử lý: “ 21. Tính khấu hao tài sản ” Giao diện xử lý: “ 22. Lập danh sách tài sản thanh lý ” Giao diện xử lý: “ 23. Kiểm kê tài sản ” 3.3.4. Luồng hệ thống của tiến trình “ 4.0 Báo cáo ” Phân định công việc người – máy Yêu cầu báo cáo xuất, nhập, tồn Yêu cầu danh sách TS đang sử dụng Ban lãnh đạo Báo cáo xuất, nhập, tồn Thông tin TS tại nơi sử dụng Biên bản nghiệm thu 4.1 4.2 Lập báo Bàn giao Lập danh cáo xuất, sách TS tại nơi sử nh ập, tồn Tài sản Sổ sửa chữa dụng Báo cáo 4.4 Dơn vị sử dụng Báo cáo TS theo 4.3 loại Yêu cầu báo cáo Báo cáo tình trạng Yêu cầu báo cáo TS theo loại tài sản Ban lãnh đạo Thông tin về tình trạng hoạt động của TS Đưa ra danh sách TS theo loại Hình 3.5: Biểu đồ luồng hệ thống “ 4.0 Báo cáo ” Máy thực hiện tiến trình “ 4.1 ”, “ 4.2 ”, “ 4.3 ”, “ 4.4 ”
  52. 49 Xác định các giao diện xử lý Giao diện xử lý: “ 24. Lập báo cáo xuất, nhập, tồn ” Giao diện xử lý: “ 25. Báo cáo sử dụng tài sản ” Giao diện xử lý: “ 26. Báo cáo tổng hợp TS ”
  53. 50 3.4. Tích hợp các giao diện và thiết kế kiến trúc 3.4.1. Tích hợp các giao diện Giao diện nhập liệu Giao diện xử lý 1. Cập nhật đơn vị 13. Lập biên bản nghiệm thu 2. Cập nhật nhà cung cấp 14. Phân phối TSCĐ 3. Cập nhật tên nước 15. Luân chuyển TSCĐ 4. Cập nhật nhân viên 16. Sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ 5. Cập nhật tài sản 17. Kiểm kê TSCĐ 6. Cập nhật loại tài sản 18. Lập danh sách TS thanh lý 7. Cập nhật cấp sửa chữa 19. Báo cáo sử dụng TS 8. Cập nhật sổ sửa chữa 20. Báo cáo TS tổng hợp 9. Cập nhật sổ luân chuyển 10. Cập nhật sổ kiểm kê tài sản 11. Cập nhật biên bản bàn giao 12. Cập nhật biên bản nghiệm thu
  54. 51 Sau khi loại các giao diện đồng nhất, tích hợp lại ta còn 5 giao diện Hình 3.2: Bảng các giao diện sau khi tích hợp Các giao diện còn lại 14. Lập yêu cầu 2 15. Tổng hợp yêu cầu 16. Lập đơn mua 17. Lập biên bản nghiệm thu 18. Cập nhật tài sản 19. Phân phối TSCĐ 3 20. Theo dõi TSCĐ 21. Luân chuyển TSCĐ 22. Kiểm kê TSCĐ 23. Lập danh sách TS thanh lý 24. Tính khấu hao 25. Báo cáo xuất, nhập, tồn 4 26. Báo cáo sử dụng TS 27. Báo cáo TS tổng hợp 1. Cập nhật đơn vị 5 2. Cập nhật nhà cung cấp 3. Cập nhật tên nƣớc 4. Cập nhật nhân viên 5. Cập nhật loại TS 6. Cập nhật cấp sửa chữa
  55. 52 3.4.2. Biểu đồ hệ thống giao diện tƣơng tác 0 Truy cập hệ thống 1 ThuHệộ cth tính1ống thuộc0 tính 2 2 3 4 5 MuaThu vàộ cti tính1ếp nh ận PhânThuộ cph tính1ối và ThuLậpộ báoc tính1 cáo ThuCậộpc nhtính1ật theo dõi thuộc tính 2 thuộc tính 2 thuộc1 tính 2 thuộc1 tính 2 1 1 2.1 3.1 4.1 5.1 ThuLậpộ yêuc tính1 cầu PhânThu phộcố tính1i TSCĐ BáoThu ộcáoc tính1 xuất, ThuNhậộpc đơn tính1 vị nhập, tồn thuộc tính 2 thuộc tính 2 thuộc tính 2 thuộc tính 2 2 3 4 5 2.2 3.2 4.2 5.2 TThuổngộ ch ợtính1p yêu TheoThu ộdõic tính1 TSCĐ BáoThu cáoộc stính1ử dụ ng NhThuậpộ nhàc tính1 cung TS cấp cầu thuộc tính 2 thuộc tính 2 thuộc tính 2 thuộc2 tính 2 3 4 5 3.3 4.3 5.3 2.3 Báo cáo TS tổng Nhập tên nƣớc LThuập ộđơnc tính1 mua LuânThuộ cchuy tính1ển Thuộc tính1 Thuộc tính1 TSCĐ hợp thuộc tính 2 thuộc tính 2 thuộc4 tính 2 thuộc tính 2 2 3 5 2.4 3.4 5.4 Kiểm kê TSCĐ Nhập nhân viên LThuập ộbiênc tính1 bản Thuộc tính1 Thuộc tính1 nghiệm thu thuộc tính 2 thuộc tính 2 thuộc2 tính 2 3 5 3.5 5.5 2.5 Nhập tài sản Lập danh sách Nhập tài loạisản Thuộc tính1 ThuTS ộthanhc tính1 lý Thuộc tính1 thuộc tính 2 thuộc tính 2 thuộc tính 2 5 3 5 3.6 5.5 Tính kh ấu hao Nhập c ấp sửa Thuộc tính1 Thuchộc ữtính1a thuộc tính 2 3 thuộc5 tính 2 Hình 3.6: Biểu đồ cấu trúc thực đơn hệ thống chƣơng trình
  56. 53 Chƣơng IV: CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM CHƢƠNG TRÌNH Trong phạm vi của đồ án này, chỉ tiến hành lập trình với một số chƣc năng chính của hệ thống chƣơng trình, bao gồm việc cập nhật các dữ liệu đầu vào và các chức năng xử lý cho các hoạt động chính của quản lý tài sản. Những chức năng của hệ thống đƣợc cài đặt trong cấu trúc hệ thống thực đơn là những chức nằg đƣợc tô màu ở hình 3.6 Để xây dựng chƣơng trình thử nghiệm em đã sử dụng công cụ và công nghệ sau để xây dựng: 1. Ngôn ngữ lập trình PHP.NET 2. Trình soạn thảo và biên dịch Dreamweaver CS6 3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL 4.1. Giao diện chính a. Giao diện chính Hình 4.1: Giao diện chính của chƣơng trình
  57. 54 b. Giao diện đăng nhập của hệ thống Hình 4.2: Giao diện đăng nhập hệ thống 4.2. Các giao diện cập nhật, xử lý dữ liệu a. Hiển thị danh sách tài sản
  58. 55 Hình 4.3: Danh sách tài sản b. Cập nhật danh sách tài sản Hình 4.4: Cập nhật danh sách tài sản
  59. 56 c. Hiển thị danh sách nhà cung cấp Hình 4.5: Danh sách nhà cung cấp d. Cập nhật danh sách nhà cung cấp Hình 4.6: Cập nhật danh sách nhà cung cấp
  60. 57 e. Biên bản bàn giao Hình 4.7: Danh sách biên bản bàn giao f. Cập nhật biên bản bàn giao Hình 4.8: Cập nhật biên bản bàn giao
  61. 58 4.3. Một số báo cáo a. Báo cáo sử dụng tài sản Hình 4.9: Báo cáo sử dụng tài sản
  62. 59 b. Báo cáo tổng hợp tài sản sử dụng Hình 4.10: Báo cáo tổng hợp tài sản sử dụng
  63. 60 KẾT LUẬN Trong đồ án này, em đã vận dụng phƣơng pháp phân tích thiết kế hƣớng cấu trúc để xây dựng chƣơng trình quản lý tài sản cố định của khách sạn CITY VIEW bao gồm: ‒ Phát biểu và mô hình hóa đƣợc bài toán thực tế: Quản lý tài sản cố định của khách sạn CITY VIEW . ‒ Tiến hành phân tích và thiết kế bài toán một cách đầy đủ, theo đúng quy trình đƣợc học bằng phƣơng pháp hƣớng cấu trúc. ‒ Xây dựng chƣơng trình và cài đặt thử nghiệm với một số chức năng chính và một số dữ liệu chạy thông suốt, cho ra kết quả. Qua quá trình làm đồ án, em đã học thêm nhiều kiến thức thực tế và biết vận dụng kiến thức đã học để giải quyết một bài toán đặt ra. Tuy nhiên kết quả còn rất hạn chế, cần có sự hỗ trợ rất nhiều của thầy. Để có khả năng làm tốt việc vận dụng lý thuyết vào thực hành và có kỹ năng nhất định, em thấy cần phải thực hành nhiều hơn nữa.
  64. 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Vy, Nguyễn Việt Hà. Giáo trình kỹ nghệ phần mềm, Nhà xuất bản Giáo dục Việt nam, Hà nội, 2008. [2] Nguyễn Văn Vy, Giáo trình Phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin, NXB Giáo dục Việt nam, Hà nội, 2010 [3] Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp. www.danketoan.com