Module tiểu học 21: Ứng dụng phần mềm trình diễn microsoft powerpoint trong dạy học - Đào Quang Trung

Nội dung text: Module tiểu học 21: Ứng dụng phần mềm trình diễn microsoft powerpoint trong dạy học - Đào Quang Trung

1. O QUANG TRUNG Module TH 21 øNG DôNG PHÇN MÒM TR×NH DIÔN MICROSOFT POWERPOINT TRONG D¹Y HäC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 125
2. A. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN PowerPoint 2010 là mt phn mm trình din trong b Microsoft Office 2010 c s dng trình bày mt vn , son tho mt bài ging, Chng trình là mt công c có tính chuyên nghip cao din t các ý tng cn trình bày không ch bng li vn mà còn th hin qua hình nh tnh và ng cùng vi âm thanh, các on phim mt cách sng ng. Vì th, nó là mt công c h tr ging dy rt tt trong trng hc. Trình din là công c cho xem và gii thích ni dung ca mt ch nào ó cho khán gi hay ngi hc , là công c h tr giáo viên (GV) chuyn ti thông ip. Chng trình trình din h tr ngi nói cng nh ngi nghe d dàng tip cn ý tng mi qua thông tin trc quan. Chng trình trình din có th b tr hoc thay th vic s dng các công ngh dùng trc quan quen thuc nh sách mng, tài liu phát tay, bng en, bng ph, áp phích hay giy trong trên máy chiu. Vn bn, hình nh, on phim và các i tng khác có th chèn vào nhng trang khác nhau (còn gi là trang trình din). Các trang trình din này có th c in, chiu trên màn hình và c vn hành bi ngi trình bày. B. MỤC TIÊU Hc xong module này, ngi hc có: 1. Kiến thức Lit kê c các tính nng c bn ca phn mm trình din Microsoft PowerPoint và bit cách to ra mt tp tin trình din. 2. Kĩ năng S dng c các tính nng c bn ca phn mm trình din Microsoft PowerPoint to ra c mt tp tin trình din phc v cho vic dy hc tiu hc. 126 | MODULE TH 21
3. C. NỘI DUNG Nội dung 1 TÌM HIỂU MỤC ĐÍCH GIÁO DỤC CỦA TRÌNH DIỄN THÔNG TIN CƠ BẢN 1. Dùng trình diễn với mục đích giáo dục gì? Trình din là mt hình thc hng dn trc tip có cách tip cn theo hng GV nh hng và là mt trong nhng phng pháp ph bin nht, rt hu hiu trong vic cung cp thông tin hay phát trin tng bc nhng k nng cn thit cho HS . ây cng là phng pháp rt phù hp trong vic gii thiu các phng pháp ging dy khác, và cng óng vai trò tích cc trong vic h tr HS xây dng kin thc. Trong giáo dc, trình din có th c s dng : − H tr tip cn ý tng : Mt chng trình trình di n có th h tr ngi nói d dàng ti p cn v i ý tng c a mình, còn ngi hc có c thông tin bng hình nh, h tr cho ph n trình bày c a ngi nói. − Thu hút s chú ý ca ngi hc ti ni dung bài hc: GV s dng phn mm t rình chi u to các bài trình chi u tr c quan có th c hin th trên màn hình ho c chi u lên màn hình. Các chng trình này cho phép ngi s d ng chèn vn bn, tranh nh và âm thanh vào mt chu i các trang trình di n và thi t lp i u hng tu chnh gi a các trang trình chi u. T t c i u này làm cho vi c truyn thông tin hp dn hn n ngi hc. − Xây dng kin thc theo chui: Hu ht phn mm t rình di n cho phép to ra các trang trình chi u riêng bit và c trình bày mt cách tu n t . Mt bài trình di n tt s “dn d t” ngi hc i qua mt l ng kin th c và/ho c xây d ng kin th c trong quá trình tng tác gi a ngi trình bày và khán gi. 2. Dùng trình diễn để giảng dạy trong lớp học như thế nào? Phn mm t rình din có th c s dng trong các phn khác nhau ca bài ging, vi các mc ích khác nhau: − gii thiu các bài hc mi: Các bài trình chi u có th c s d ng nh là mt hot ng kh i ng, thu hút s chú ý c a ngi hc, thông báo cho ngi hc v mc tiêu c a bài hc, nh li bài c. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 127
4. − Giúp ngi hc t c kin thc mi: Các bài trình di n có th c dùng gi i thiu các khái nim m i. Trình di n có th c s d ng hng d n hc tp, làm rõ nhim v hoc cung c p thông tin ph n hi. − Ôn tp và ánh giá kt qu hc tp: GV s d ng bài trình di n c ng c kin thc c a ngi hc, t ng quan hoá bài hc và t ng kt. 3. Những lưu ý khi dùng trình diễn trong dạy học — S dng phn mm t rình di n có th to ra s quá ti thông tin, d n n quá ti v m t thi gian và cu i cùng là ngi hc tr nên b ng. — Mt nh c im n a c a vic s dng phn mm t rình di n là ôi khi các y u t trc quan c a bài trình di n tr nên quan trng hn ni dung và hot ng hc tp. — Có mt s GV thng chú trng bài trình bày trông nh th nào hn là ngi hc tích c c hc tp nh th nào. — T ài liu phát tay là mt cách h tr ngi hc khi theo dõi bài trình di n có th i kè m vi phi u bài tp. Tài liu phát tay có th h tr ngi hc tóm t t và theo dõi t ng quan bài hc. — Có th dng li cho phép ngi hc xem li và suy ngm, có thi gian tip thu thông tin, ánh giá liu bn thân ã hiu các kin thc hay cha. — tng hiu qu trình di n và tránh cho ngi hc b ng , GV c n phi xây dng nhi u hot ng a dng song song v i t rình di n. 4. Những giá trị đem lại khi dùng trình diễn trong giảng dạy và học tập — Tng cng tng tác vi ni dung: ng dng nhiu phng tin truyn thông khác nhau trong bài trình chiu to c hi cho khán gi tng tác a dng vi ni dung. Bài trình din có th dn dt ngi hc i sut quá trình hc và tng cng s chuyn ti thông tin. — H tr chuyn ti thông tin: Phn mm trình din cho phép chun b trc bài trình bày và tip cn ý tng trong quá trình trình bày. Trình chiu cng d dàng cp nht và chnh sa. — Khuyn khích suy ngm: Mt bài trình din tt lôi cun khán gi suy ngm v nhng ý tng và ni dung c trình bày. — Tng cng k nng trình bày: Khi ngi hc s dng phn mm trình din, tính tun t ca bài trình chiu và các chc nng công ngh khác h tr k nng trình bày ca ngi nói. 128 | MODULE TH 21
5. NHIỆM VỤ 1. Lit kê các mc ích giáo dc khi dùng trình chiu trong dy hc. 2. Khi dy hc dùng trình chiu nhm mc ích gì? 3. Lit kê các lu ý khi dùng trình chiu trong dy hc. 4. Nhng li ích gì khi dùng trình chiu trong dy hc? ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 129
6. Nội dung 2 TÌM HIỂU POWERPOINT 2010 THÔNG TIN CƠ BẢN PowerPoint 2010 là mt phn ca b Microsoft Office 201 0. Cng ging nh Word (chng trình x l í vn bn), Excel (bng tính), Outlook (trình qun l í e— mail và qun l í công vic cá nhân) và Access (c s d liu), PowerPoint giúp to nên các bài thuyt trình sinh ng và lôi cun. 1. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010 1.1. Khởi động PowerPoint 2010 Tu theo phiên bn Windows mà ng dn n chng trình PowerPoint s khác nhau ôi chút. Trong Windows XP, Windows Vista và Windows 7 thì ng dn truy cp n chng trình ging nhau. Các bc khi ng nh sau: 1. T ca s Windows chn Start / All Programs / Microsoft Office 2. Nhp chut lên Microsoft Office PowerPoint 2010 Giao din chính ca chng trình PowerPoint 2007 1.2. Thoát PowerPoint Thoát chng trình PowerPoint rt n gin, theo các cách sau: 130 | MODULE TH 21
7. • Cách 1: Nhp vào nút Close ( ) góc trên cùng bên phi ca s PowerPoint, hoc • Cách 2: Vào ngn File chn Exit , hoc • Cách 3: Dùng t hp phím tt Khi có s thay i trong ni dung bài thuyt trình mà bn cha lu li thì PowerPoint s hin hp thoi nhc nh. • Chn Save : s lu li các thay i trc khi thoát PowerPoint. • Chn Don’t Save : s thoát PowerPoint mà không lu li các thay i. • Chn Cancel : hu lnh thoát PowerPoint. 2. Tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ chương trình PowerPoint Giao din ca PowerPoint 2010 không có nhiu thay i so vi phiên bn 2007 . Các thành phn trên ca s PowerPoint nh sau: Ngăn File Thanh trạng thái Khu vực soạn Close Quick Access toolbar Title bar thảo gọi là slide Maximize/Restore Minimize Ngăn Outline Ngăn Slides Các thành phn trên ca s PowerPoint ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 131
8. Thanh tiêu (Title bar): Th hin tên ca chng trình ang chy là PowerPoint và tên ca bài trình din hin hành. Nu ca s cha toàn màn hình thì có th dùng chut kéo Title bar di chuyn ca s. Quick Access Toolbar: Cha các lnh tt ca các lnh thông dng nht. Có th thêm/bt các lnh theo nhu cu s dng. Nút Minimize: Thu nh ca s ng dng vào thanh tác v (taskbar) ca Windows; bn nhp vào nút thu nh ca ng dng trên taskbar phóng to li ca s ng dng. Nút Maximize/Restore: Khi ca s ch toàn màn hình, chn nút này s thu nh ca s li ; nu ca s cha toàn màn hình thì khi chn nút này s phóng to ca s thành toàn màn hình . Nút Close: óng ng dng li. Bn có th nhn c thông báo lu li các thay i ca bài trình din. Khu vc son tho bài trình din: Hin th slide hin hành. Ngn Slides: Hin th danh sách các slide ang có trong bài thuyt trình. Ngn Outline : Hin th dàn bài ca bài thuyt trình. Thanh trng thái (Status bar): Báo cáo thông tin v bài trình din và cung cp các nút lnh thay i ch hin th và phóng to, thu nh vùng son tho. Ribbon: Chc nng ca Ribbon là s kt hp ca thanh thc n và các thanh công c, c trình bày trong các ngn (tab) cha nút và danh sách lnh. Ribbon c t chc thành nhiu ngn theo chc nng trong quá trình xây dng bài thuyt trình. Trong mi ngn lnh li c t chc thành nhiu nhóm lnh nh giúp ngi dùng d hiu và d s dng các chc nng ca chng trình. Ngăn lệnh theo ngữ cảnh Các ngăn chứa lệnh (Tabs) Nhóm lệnh Mở hộp thoại Ngn Home trên Ribbon 132 | MODULE TH 21
9. File: M thc n File t ó ta có th truy cp các lnh m (open), lu (save), in (print), to mi (new) và chia s b ài thuyt trình. Home : Cha các nút lnh thng xuyên s sng trong quá trình son tho bài thuyt trình nh các lnh v sao chép, ct, dán, chèn slide, b cc slide, phân chia section, nh dng vn bn, v hình và các lnh v tìm kim, thay th Insert : Thc hin các lnh chèn, thêm các i tng mà PowerPoint h tr nh là bng biu, hình nh, SmartArt, th, vn bn, on phim, âm thanh, Ngn Insert Design : Thc hin các lnh v nh dng kích c và chiu hng ca các slide, handout, áp dng các mu nh dng và các kiu hình nn cho slide. Ngn Design Transitions : PowerPoint 2010 t chc Transitions thành mt ngn mi trên Ribbon giúp áp dng và thit lp các thông s cho các hiu ng chuyn slide rt nhanh chóng và thun li. Ngoài ra, có th xem trc hiu ng chuyn slide ngay trong ch son tho. Ngn Transitions Animations : Danh mc các hiu ng áp dng cho các i tng trên slide, sao chép hiu ng gia các i tng, thit lp thi gian cng nh các s kin cho các hiu ng. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 133
10. Ngn Animations Slide Show : Chun b các thit lp cho bài thuyt trình trc khi trình din, tu bin v mt ni dung ca bài thuyt trình trong các tình hung báo cáo, broadcast bài thuyt trình cho các khán gi theo dõi t xa và thit lp các thông s cho các màn hình hin th khi trình din. Ngn Slide Show Review : Ghi chú cho các slide trong bài thuyt trình, so sánh và trn ni dung gia các bài thuyt trình và công c kim tra li chính t. Ngn Review View : Chuyn i qua li gia các ch hin th, cho hin th hoc n thanh thc, các ng li, iu chnh kích thc vùng son tho, chuyn i gia các ch màu hin th, sp xp các ca s, Ngn View Developer : Ngn này mc nh c n vì nó ch hu dng cho các lp trình viên, nhng ngi có hiu bit v VBA. m ngn này nhn vào nút File | Options | Customize Ribbon | Developer. 134 | MODULE TH 21
11. Ngn Developer Add —Ins : Ngn này ch xut hin khi cài t thêm các tin ích cho PowerPoint. Ngn Add—Ins Nội dung 3 TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH CƠ BẢN Hot ng này trình bày cách to mt bài thuyt trình mi da vào các mu thit k sn ca PowerPoint cng nh t các mu nh dng do ngi dùng thit k. Ngoài ra, trong hot ng này cng trình bày mt s thao tác c bn i vi bài thuyt trình nh lu tr, chn nh dng tp tin. 1. Tạo bài thuyết trình PowerPoint cung cp nhiu cách thc to mt bài thuyt trình mi. 1.1. Tạo bài thuyết trình rỗng Khi khi ng chng trình PowerPoint thì mt bài trình din rng (blank) ã mc nh c to ra, bn ch cn tip tc son tho ni dung cho các slide. Khi ang trong ca s PowerPoint và mun to thêm mt bài thuyt trình rng na, bn làm theo các bc sau: 1. Vào ngn File 2. Chn lnh New , hp Available Templates and Themes xut hin bên phi 3. Chn Blank presentation ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 135
12. 4. Nhn nút Create to mi. Hp thoi New Presentation 1.2. Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn PowerPoint Template là các mu nh dng ã c thit k sn (template) kèm theo trong b Office hoc c ti t Internet. Template có th cha các layout, theme color, theme font, theme effect, các kiu nn ca slide và có th cha c các ni dung mu. PowerPoint cung cp rt nhiu template và c thit k vi nhiu ch khác nhau (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hp cho rt nhiu tình hung báo cáo trong thc t. Có th t mình thit k các template s dng li nhiu ln hoc chia s cho ngi khác. Ngoài ra, trên Internet có rt nhiu trang web chuyên cung cp các kiu template p và c cp nht thng xuyên nh: office.com, powerbacks.com, templateswise.com, Dùng các mu c xây dng sn kèm theo phn mm Microsoft PowerPoint Các mu trong phn này không nhiu vì PowerPoint còn cho phép bn chn mu t các ngun khác, c bit là t Internet. Các bc thc hin: 136 | MODULE TH 21
13. 1. Vào ngn File 2. Chn lnh New , hp Available Templates and Themes xut hin bên phi 3. Chn Sample templates 4. Chn mt mu thit k t danh sách bên di và xem hình minh ho phía bên phi ca s. 5. Nhn nút Create to mi bài thuyt trình. Mt s mu templates Dùng các mu t trang web office.com Trang web office.com cp nht thng xuyên các mu thit k mi và p, do vy bn có th to bài thuyt trình mi s dng mu t ngun này. Các bc thc hin: 1. Vào ngn File 2. Chn lnh New , hp Available Templates and Themes xut hin bên phi 3. Di chuyn n Office.com templates . Ti ây, các mu c nhóm li theo ni dung ca chúng. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 137
14. 4. Ví d chn nhóm là Presentations, chn tip phân loi mu là Business và i trong giây lát PowerPoint cp nht danh sách các mu t Internet. 5. Chn mt mu thit k t danh sách bên di và xem hình minh ho phía bên phi ca s. 6. Nu ng ý vi mu ang xem thì nhn nút Download ti v và to bài thuyt trình mi theo mu này. Chn mu t trang office.com Dùng các mu thit k ca bn to hoc các mu su tm ang lu trên a Khi PowerPoint ã tng ti mt mu thit k mi t Internet v máy thì nó s t ng lu mu ó vào danh mc My Templates. Làm theo các bc sau s dng mt mu ang lu trên a: 1. Vào ngn File 2. Chn lnh New , hp Available Templates and Themes xut hin bên phi 138 | MODULE TH 21
15. 3. Chn My templates 4. Chn mt mu thit k t danh sách bên di và xem hình minh ho phía bên phi ca s. 5. Nu ng ý vi mu ang xem thì nhn nút OK to bài thuyt trình mi theo mu này. Các mu ang lu trên a 1.2. Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn Khi ã có sn mt bài thuyt trình , có th to bài thuyt trình mi mà ni dung tng t da trên bài sn có ó tit kim thi gian. Các bc thc hin nh sau: 1. Vào ngn File 2. Chn lnh New , hp Available Templates and Themes xut hin bên phi 3. Chn New from Existing 4. Hãy tìm n ni cha tp tin trình din mu và chn nó 5. Nhn nút CreateNew to mi bài trình din da trên tp tin có sn . ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 139
16. To bài thuyt trình t mt bài có sn 1.3. Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài Ngoài nhng cách trên, PowerPoint còn cho phép to bài thuyt trình t các tp tin ca các ng dng khác . Ví d, chúng ta biên son trc dàn bài ca bài thuyt trình trong các trình son tho vn bn Word, WordPad, NotePad, Sau ó, PowerPoint nhp các dàn bài này vào thành các slide và ch cn b sung thêm các hình nh, video, âm thanh, là ã có mt bài thuyt trình hoàn chnh. Các bc thc hin nh sau: To nhanh bài thuyt trình t tp tin outline 140 | MODULE TH 21
17. 1. Vào ngn File 2. Chn lnh Open , hp thoi Open xut hin 3. Ti Files of type chn kiu tp tin là All Outlines 4. Chn tp tin Outline mong mun và chn Open m . 2. Lưu bài thuyết trình Trong sut quá trình biên son bài thuyt trình, chúng ta phi thng xuyên thc hin lnh lu tp tin tránh các s c bt ng xy ra có th làm mt i các slide mà ta va biên son. Tu theo thi im thc hin lnh lu mà PowerPoint thc hin các hot ng khác nhau, sau ây là mt s trng hp. 2.1. Lưu bài thuyết trình lần đầu tiên ở định dạng PowerPoint Ln u tiên thc hin lnh lu tp tin bài thuyt trình thì PowerPoint s m hp thoi Save As . T hp thoi này , bn hãy t tên cho tp tin, chn loi nh dng tp tin và chn v trí trên a lu tr. Các bc thc hin nh sau: 1. Vào ngn File 2. Chn lnh Save , hp Save As xut hin 3. Nhp tên tp tin bài thuyt trình ti hp File name . Ví d bn t tên tp tin là PowerPoint 2010 . (Tp tin này s c dùng thc hành trong các ví d sau này ca tài liu). 4. Chn loi nh dng tp tin ti Save as type . Ví d bn chn kiu tp tin là PowerPoint Presentation (*.pptx) . • PowerPoint mc nh kiu tp tin là PowerPoint Presentation (*.pptx), là kiu nh dng dùng cho PowerPoint 2007 và 2010. • Có th lu tp tin theo nh dng PowerPoint 97—2003 Presentation (*.ppt) các phiên bn PowerPoint 2003 tr v trc có th m c bài thuyt trình to trên PowerPoint 2010. Tuy nhiên, các hiu ng và các kiu nh dng c thù ca PowerPoint 2010 s không hot ng. 5. Ti hp Save in , tìm n th mc cn lu tp tin. 6. Nhn nút Save lu. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 141
18. 2.2. Lưu bài thuyết trình các lần sau Sau khi ã lu tp tin trình din, khi có hiu chnh, thêm ni dung và mun lu bài thuyt trình li có th làm theo mt trong các cách sau: • Vào File | ch n nút Save , hoc • Nhn nút Save ( ) trên Quick Access Toolbar, hoc • Nhn t hp phím t t . 2.3. Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác PowerPoint cung cp rt nhiu kiu lu nh dng khác nhau cho bn la chn, t vic lu bài thuyt trình sang nh dng hình nh nh JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open 142 | MODULE TH 21
19. Document Presentation (.odp — phn mm biên son bài thuyt trình trong b OpenOffice), và thm chí là lu bài thuyt trình sang nh dng phim, Thc hin các bc sau lu bài thuyt trình sang các nh dng khác: 1. M bài thuyt trình mun lu sang nh dng khác, ví d dng pdf. 2. Vào ngn File . 3. Chn lnh Save As , hp Save As xut hin. 4. Ti Save as type , bn chn li kiu nh dng khác. 5. Nhn nút Save thc hin lnh. 2.4. Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video Nhm giúp d dàng hn trong vic gii thiu n khán gi và chia s tài liu, PowerPoint cho phép chuyn bài thuyt trình sang mt s nh dng video thông dng nh Windows Media Video (.wmv) và t ó có th dùng các công c x lí phim chuyn i sang các nh dng video khác nh .avi, .mov, Mt im rt hay khi chuyn bài thuyt trình sang nh dng video là tt c các hiu ng, hot cnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài u c t ng chuyn theo, k c vic ghi âm lng ting và s dng con tr laser trong bài thuyt trình. Các bc thc hin nh sau: 1. M bài thuyt trình mun chuyn sang nh dng video. 2. Vào ngn File 3. Chn lnh Share 4. Ti nhóm File Types, chn Create a Video ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 143
20. 5. Chn cht lng video ti hp x xung phía bên phi ca s Share . Có ba la chn cho bn: • Computer & HD Displays : to video vi cht lng hình nh cao nht và tp tin s có dung lng ln nht. Kiu kt xut này có th dùng phát trên màn hình máy tính, máy chiu hoc các thit b hin th có phân gii cao. • Internet & DVD : Cho cht lng video mc trung bình và tp tin có kích thc va phi. Kiu kt xut này thích hp cho vic chia s qua mng Internet hay chép ra a DVD. • Portable Devices : Xut ra video có cht lng thp nht và tp tin s có kích thc nh nht. Loi kt xut này thích hp ti vào các thit b di ng nh Zune, các PDA hay Smart Phone 6. Ti Use Recorded Timings and Narrations bn có các tu chn sau: • Don't Use Recorded Timings and Narrations: Nu bn không mun lng ting và ghi li các hot ng ca con tr laser thì chn tu chn này. 144 | MODULE TH 21
21. • Use Recorded Timings and Narrations: Ch cho phép chn khi bn ã hoàn tt vic lng ting và các hot ng ca con tr laser trong bài thuyt trình. Bn chn tu chn này nu mun video kt xut có lng ting và các hot ng ca con tr laser. Chuyn bài thuyt trình sang nh dng video 7. Nhp nút Create Video , hp thoi Save As xut hin 8. t tên tp tin, chn ni lu tr và nhn nút Save bt u chuyn i. Xem bài thuyt trình trong Windows Media Player ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 145
22. 2.5. Chuyển PowerPoint sang định dạng PDF và XPS c nh các nh dng trong tp tin khi chia s, in n thì nên lu PowerPoint sang nh dng PDF hoc XPS. B Microsoft Office 2010 tích hp sn công c chuyn i sang nh dng PDF/XPS rt d dàng và nhanh chóng. Portable Document Format (PDF) là nh dng d liu dùng chia s ph bin nht hin nay, m bo v nh dng ca tp tin không b thay i khi xem hoc in n và khá khó khn khi mun thay i d liu mà nó lu tr. nh dng PDF cng rt hu ích cho các tài liu xut bn thng mi khi mang i in n. XML Paper Specification (XPS) cng là nh dng tp tin có chc nng tng t PDF nhng do Microsoft xây dng. Chuyn bài thuyt trình sang PDF/XPS Các bc chuyn PowerPoint sang nh dng PDF hoc XPS: 1. M bài thuyt trình mun chuyn sang nh dng PDF/XPS. 2. Vào File 3. Chn lnh Share 4. Ti nhóm File Types chn Create PDF/XPS Document 146 | MODULE TH 21
23. 5. Nhn nút Create a PDF/XPS , hp thoi Publish as PDF or XPS xut hin 6. Nhp tên bài thuy t trình vào hp File name • N u chn Open file after publishing thì tp tin PDF/XPS sau khi chuyn s c m lên. • Ti Optimize for có hai la chn: — Standard: khi mun phát hành trc tuyn vi cht lng cao v hình nh hoc dùng cho vic in n (kích thc tp tin ln). — Minimum size: dùng cho vic c trc tuyn là ch yu vì khi in ra các hình s b m (kích thc tp tin nh). 7. Nhn nút Option thit lp thêm các tùy chn: • Ti Range : chn các slide cn chuyn i hoc có th chn t custom show mà bn ã to trc ó trong bài thuyt trình. • Ti Publish options : chn hình thc mà slide s in ra trên giy nh kiu handout, slide, notes pages ho c là outline. Ngoài ra còn có các tu chn khác nh k khung cho slide, in các slide b n, in các thông tin chú thích hay thông tin chnh sa • Ti Include non —printing information : — Chn Document properties thì các thuc tính ca tp tin PowerPoint s chuyn sang thành thuc tính ca tp tin PDF/XPS. — Chn Document structure tags for accessibility: a các thông tin v cu trúc sang tp tin PDF/ XPS. • PDF options : tùy chn v tính tng thích vi tiêu chun ISO và quy nh cách chuyn vn bn thành dng ch bitmap (làm tng kích thc tp tin) nu các font không th nhúng vào tp tin PDF c. 8. Nhn nút OK sau khi thit lp xong các tu chn và óng ca s Options. 9. Nhn nút Publish bt u chuyn i. 2.6. Tuỳ chọn lưu trữ Có mt s tu chn khi lu tr áng chú ý nh thit lp kiu nh dng mc nh, thit lp thi gian lu t ng vi mc ích phc hi khi có s c, quy nh th mc lu tr mc nh, thit lp nhúng font ch ngay trong bài thuyt trình, ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 147
24. 2.6.1. Thay đổi định dạng tập tin mặc định thay i nh dng tp tin lu tr mc nh ca PowerPoint, thc hin theo các bc sau: 1. Vào ngn File 2. Chn Options , hp thoi PowerPoint Options xut hin 3. Chn Save t danh mc bên trái ca s 4. Ti Save files in this format bn chn kiu nh dng mc nh t hp x xung k bên. 5. Nhn OK hoàn tt vic thit lp. K t thi im này, các tp tin mi to khi c lu s mc nh chn kiu nh dng tp tin này. 2.6.2. Thiết lập thời gian lưu trữ tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố 1. Vào ngn File 2. Chn Options , hp thoi PowerPoint Options xut hin 3. Chn Save t danh mc bên trái ca s 4. Chn Save AutoRecover information every minutes và thit lp li khong thi gian mà PowerPoint s thc hin lnh lu tr. 5. Nhn OK hoàn tt vic thit lp. 2.6.3. Thiết lập thư mục lưu trữ mặc định 1. Vào ngn File 2. Chn Options , hp thoi PowerPoint Options xut hin 3. Chn Save t danh mc bên trái ca s 4. Ti Default file location nhp vào ng dn n th mc cn lu tr mc nh. 5. Nhn OK hoàn tt vic thit lp. 148 | MODULE TH 21
25. Tu chn lu tr 2.6.4. Nhúng font kèm theo bài thuyết trình Nhúng các font ch c bit s dng trong bài thuyt trình là rt cn thit vì có th nhng ngi khác cha cài t các font ch này vào máy ca h. Các bc thc hin nh sau: 1. Vào ngn File 2. Chn Options , hp thoi PowerPoint Options xut hin 3. Chn Save t danh mc bên trái ca s 4. Chn Embed font in the file và chn tip Embed all characters cho phép nhng ngi khác có th hiu chnh vi nhng font c bit trong bài thuyt trình. 5. Nhn OK hoàn tt vic thit lp. 3. Thực hiện các thao tác với slide Khi to mi bài thuyt trình, PowerPoint chèn sn slide ta vi hai hp vn bn trng gi là các placeholder . ây là các placeholder dùng ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 149
26. nhp vn bn. Ngoài ra, PowerPoint còn có nhiu loi placeholder khác chèn hình nh, SmartArt, bng biu, th, Ngăn Slides Các placeholder Slide ta bài thuyt trình vi hai placeholder Có nhiu kiu b trí các placeholder trên slide mà PowerPoint xây dng sn c gi là các layout . Tu theo ni dung cn xây dng cho slide chn kiu layout phù hp. Các kiu layout ca slide 150 | MODULE TH 21
27. 3.1. Chèn slide mới Thc hin theo các bc sau chèn thêm slide mi vào bài thuyt trình: 1. Chn ngn Slides trong ch Normal View và nhp chut vào di slide u tiên PowerPoint có sn. Mt ng nm ngang nhp nháy cho bit ó là v trí mà slide mi s c chèn vào. 2. Vào ngn Home chn nhóm Slides / New Slide 3. Nhp chut chn mt kiu layout , slide mi s c chèn vào bài thuyt trình theo kiu layout va chn. Chèn slide 3.2. Sao chép slide Thc hin theo các bc sau sao chép các slide ang chn: 1. Trong ch Normal View , chn các slide trong ngn Slides mun sao chép. 2. Nhp phi chut lên mt trong s các slide ang chn m thc n ng cnh, chn Duplicate Slide t danh sách lnh. Sao chép slide ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 151
28. 3.3. Thay đổi layout cho slide Tin hành thay i layout ca slide, bn làm theo các bc sau: 1. Trong ch Normal View , chn các slide trong ngn Slides mun thay i. 2. Chn slide cn thay i layout. 3. Vào ngn Home | nhóm Slides | nhn nút Layout . 4. Chn kiu layout mi cho slide. Thay i layout cho slide 3.4. Thay đổi vị trí các slide Thc hin các bc sau sp xp hoc thay i v trí các slide trong bài thuyt trình: 1. Trong ch Normal View , chn slide trong ngn Slides mun sp xp 2. Dùng chut kéo slide n v trí mi trong ngn Slides và th chut 3. Slide s xut hin v trí mi. 152 | MODULE TH 21
29. 3.5. Xoá slide Thc hin các bc sau xoá các slide: 1. Trong ch Normal View , chn slide trong ngn Slides mun xoá. 2. Nhn phím Delete trên bàn phím xoá slide hoc nhp phi chut lên slide và chn Delete Slide. 4. Mở và đóng bài thuyết trình 4.1. Mở lại bài thuyết trình đang lưu trên ổ đĩa PowerPoint lu li ng dn n ni lu các tp tin mà bn làm vic gn ây trong mc Recent Presentations. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 153
30. Tìm danh mc các bài thuyt trình mi m gn ây theo hng dn sau: 1. Vào ngn File 2. Chn lnh Recent , hp Recent Presentations xut hin bên phi 3. Chn tên bài thuyt trình cn m t danh sách Nu bài thuyt trình mun m không có trong danh sách hin hành thì thc hin nh sau: 1. Vào ngn File 2. Chn lnh Open , hp thoi Open xut hin 3. Ti Look in , tìm n th mc lu tr bài thuyt trình 4. Chn tên tp tin mun m và nhn nút Open. 154 | MODULE TH 21
31. Hp thoi Open Các tùy chn Open Nút Mc ích Open Ch m bài thuyt trình mc nh. M bài thuyt trình di dng ch c, các thay i Open Read —Only và hiu chnh trong bài mun lu thì phi lu thành mt tp tin khác. Open Copy M bài thuyt trình di dng mt bn sao. Ch có tác dng khi chn mt bài thuyt trình lu Open in Browser di dng trang web. M bài thuyt trình trong ch bo v không cho Open in Protected View hiu chnh. M bài thuyt trình và kim các tra li và s sa li Open and Repair nu có. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 155
32. 4.2. Đóng bài thuyết trình Khi óng chng trình PowerPoint , tt c các tp tin ang m s t ng óng theo . N u ch mun óng mt bài thuyt trình c th nào ó thì chn bài thuyt trình ó, sau ó vào ngn File và chn Close . Nu tp tin cha c lu thì PowerPoint s thông báo nhc nh. NHIỆM VỤ Bn hãy c k thông tin ca hot ng và da vào hiu bit ca mình thc hành nhim v sau: Cho bit cách sao chép slide gia các bài thuyt trình? 156 | MODULE TH 21
33. Nội dung 4 XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH THÔNG TIN CƠ BẢN Hot ng này s trình bày tng bc xây dng mt bài trình din vi y tt c các thành phn thông dng nht mà PowerPoint cung cp. 1. Tạo bài thuyết trình mới to nhanh bài thuyt trình mi cn làm theo các bc sau: 1. Vào ngn File 2. Chn lnh New , hp Available Templates and Themes xut hin bên phi 3. Chn Blank presentation và nhn nút Create to mi 4. Vào File chn Save , hp thoi Save As xut hin 5. Ti hp File name t tên tp tin là ThuchanhPowerPoint2010.pptx và chn th mc lu tr ti Save in 6. Nhn Save lu bài thuyt trình li To bài thuyt trình mi ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 157
34. Hp thoi Save As Slide u tiên ca bài thuyt trình mi va to 158 | MODULE TH 21
35. 2. Tạo slide tựa đề Khi mt bài thuyt trình mi c to thì mc nhiên có sn mt slide ta . Slide ta thông thng là slide u tiên ca bài thuyt trình, thng cha các thông tin v ta ca bài thuyt trình, tác gi, ngày tháng, Ngoài ra, chúng ta có th thêm logo, hình nh vào slide ta . Tuy nhiên, không nên a quá nhiu ni dung vào slide ta . Tin hành nh sau: 1. Nhn chut vào placeholder Click to add title nhp ta “PowerPoint 2010” cho slide. Nhp ta cho bài thuyt trình 2. Du nhc s nhp nháy nh hình bên di và b n hãy nhp ta cho slide này là “ PowerPoint 2010 ”. Du nhc ti placeholde r 3. Nhp chut vào placeholder Click to add subtitle nhp ta ph, thông thng ây là các din gii v ni dung chi tit cho ta ca bài thuyt trình. Nhp vào cm t sau: “Gii thiu các tính nng ca chng trình”. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 159
36. Nhp ta ph 4. Nhp chut vào vùng trng bên ngoài các placeholder hoàn tt vic nhp vn bn cho ta chính và ta ph. Sau khi hoàn tt các bc trên, bn s nhn c kt qu nh hình sau. Nhp chut ngoài vùng placeholder hoàn tt slide ta 3. Tạo slide chứa văn bản Mt trong nhng tính nng mi trong phiên bn PowerPoint 2010 là slide ch cn có hai placeholder dùng nhp ta và các tính nng mi di dng vn bn. Do vy, bn hãy chèn slide mi vi kiu layout là Title and Content. Các bc tin hành nh sau: 1. Vào ngn Home , ti nhóm Slides chn New Slide 2. Chn kiu layout là Title and Content 160 | MODULE TH 21
37. Chn layout Title and Content 3. Ti khung ta ca slide mi, bn nhp chut vào ch Click to add title , sau ó nhp vào ta slide là “Nhng im mi ca PowerPoint 2010”. 4. Nhp chut vào placeholder Click to add text và nhp vào ni dung cho slide nh slide sau: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 161
38. 5. Nhn phím Enter xu ng dòng, sau ó nh p tip các ni dung còn li cho slide. 4. Tạo slide có hai cột nội dung Các bc thc hành nh sau: 1. Vào ngn Home , ti nhóm Slides và chn New Slide . 2. Chn kiu layout là Two Content 3. Ti khung ta ca slide mi, bn nhp chut vào ch Click to add title , sau ó nhp vào ta slide là “Nhng kiu hin th”. 162 | MODULE TH 21
39. Slide có hai ct ni dung 4. Nh ã trình bày chng trc, trong PowerPoint 2010 có hai nhóm hin th ca s màn hình chính, ó là nhóm Presentation Views và nhóm Master Views . • Nhp chut vào placeholder bên trái và nhp vào Presentation Views • Nhn phím Enter xung dòng • Vào Home | nhóm Paragraph | nhn nút Increase List Level tht u dòng chun b nhp danh sách các kiu hin th trong nhóm Presentation Views. Nhp ni dung cho ct bên trái ca slide 5. Nhp vào ct bên trái danh sách các kiu hin th trong nhóm Presentation Views là Normal, Slide Sorter, Notes Page và Reading View. Nhp Master Views vào ct bên phi ca slide và các kiu hin th Slide Master, Handout Master và Notes Master vào slide nh hình sau. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 163
40. Nhp các kiu hin th nhóm Presentation Views Nhp ni dung cho ct bên phi ca silde 5. Chèn hình vào slide chèn hình hay hình ang lu trên máy vào slide, các bc tin hành nh sau: 1. Vào ngn Home , ti nhóm Slides chn New Slide . 2. Chn kiu layout là Two Content. 3. Nhp ta vào slide là “Chèn hình vào slide”. Nhp chut vào biu tng Insert Picture from File bên ct bên trái. Hoc vào ngn Insert , ti nhóm Images chn Insert Picture from File . 164 | MODULE TH 21
41. Lnh Insert Picture from File 4. Ca s Insert Picture xut hin, trong th mc lu tr hình nhp chut chn mt hình nào ó, sau ó nhn nút Insert chèn hình vào slide. Chn hình chèn vào slide 5. Tng t, nhp chut vào biu tng Insert Picture from File bên ct bên phi ca slide và chèn mt hình khác. 6. Khi hình ã chèn vào slide, chn hình ó cho xut hin 8 ô vuông nh xung quanh hình, a chut vào ô mt góc nào ó và gi trái chut kéo ra phía ngoài hình phóng to hình. Có th dùng chut di chuyn hình n v trí mong mun trong slide. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 165
42. Thay i kích thc và di chuyn hình 6. Chèn hình từ Clip Art vào slide chèn mt slide mi và chèn mt hình (ví d hình v ánh golf) t th vin Clip Art, các bc tin hành nh sau: 1. Vào ngn Home , ti nhóm Slides chn New Slide . 2. Chn kiu layout là Title and Content 3. Nhp ta cho slide là “Chèn Clip Art vào slide”. Nhp chut vào biu tng Clip Art trong vùng placeholder bên di ca slide. Hoc vào ngn Insert , ti nhóm Images chn Clip Art . Nhp ta slide và thc hin lnh chèn Clip Art 4. Mt ngn Clip Art xut hin bên phi ca s Normal View. Ti ô Search for , nhp vào t khóa là golf và nhn nút Go tìm hình trong th vin Clip Art. 166 | MODULE TH 21
43. Tìm hình trong Clip Art và chèn vào slide 5. Kích chu t vào hình trong khung Clip Art chèn vào slide. S p xp hình và chnh ln nh ca hình nu cn. Kt qu chèn hình t Clip Art và iu chnh kích thc hình 6. Nhp chut vào nút Close góc trên bên phi hp Clip Art óng hp Clip Art. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 167
44. 7. Chụp hình màn hình đưa vào slide PowerPoint 2010 b sung chc nng chp hình màn hình ca các ng dng khác ang m chèn vào slide. Các bc tin hành nh sau: 1. Vào ngn Home , ti nhóm Slides chn New Slide . 2. Chn kiu layout là Title and Content , nhp ta cho slide là “Chp hình màn hình a vào slide”. Nhp ta cho slide mi 3. chp hình ca s ng dng và chèn vào slide, vào ngn Insert , nhóm Images , chn Screenshot . Danh sách các ca s ng dng khác ang m 168 | MODULE TH 21
45. 4. chp mt phn ca ca s ng dng nào ó, ví d nh chp mt phn ca s ng dng Excel 2010 tin hành nh sau: • M ng dng Excel và m tp tin cn chp hình ni dung a vào PowerPoint. • Tr v slide “Chp hình màn hình a vào slide” và vào ngn Insert , nhóm Images , chn Screenshot , chn Screen Clipping . • Dùng chut quét chn vùng màn hình Excel cn chp ri nh chut, kt qu nh hình sau. Quét chn vùng cn chp 8. Nhúng âm thanh vào slide Microsoft PowerPoint cho phép chèn rt nhiu nh dng nhc khác nhau vào slide, song nên chèn nh dng .mp3 hay .wma vào slide vì chúng cho cht lng tt và có kích thc tp tin nh. Trong phn này, chúng ta s thc hành chèn mt tp tin âm thanh trích t on phim gii thiu sn phm Zune HD. Các bc tin hành nh sau: 1. Vào ngn Insert , nhóm Media , chn Audio . 2. Chn Audio from File , hp thoi Insert Audio xut hin. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 169
46. Chèn Audio vào slide 3. Chn tp tin âm thanh ang lu tr trên máy và nhn nút Insert chèn vào slide. Mt biu tng hình loa xut hin trên slide i din cho tp tin âm thanh; có th di chuyn biu tng vào góc ca slide. Chn tp tin âm thanh chèn vào slide 4. Ngoài ra, có th chèn âm thanh t các ngun khác nh th vin Clip Art Audio hoc ghi âm vi tính nng Record Audio . 5. Vi tính nng Trim Audio , có th ct b bt các on âm thanh không cn thit và ch cha li mt phn ca tp tin âm thanh. Chn vào biu tng hình loa trên slide và vào ngn Audio Tools , nhóm Editing , chn lnh Trim Audio . 170 | MODULE TH 21
47. Chn lnh Trim Audio 6. Thit lp on âm thanh cn ly ti Start Time và End Time và nhn nút OK sau khi hoàn tt. Thit lp on âm thanh cn s dng 9. Nhúng đoạn phim vào slide PowerPoint 2010 tng thích vi rt nhiu nh dng video ph bin hin nay. Trong ó, nên s dng hai nh dng .flv và .wma vì chúng cho cht lng hình nh chp nhn c, ít phát sinh li khi chèn và có kích thc tp tin nh. Phn này, chúng ta s thc hành chèn hai on phim nh vào slide. Mt on gii thiu v b Office 2010 và mt on gii thiu v sn phm Zune HD. Các bc c tin hành nh sau: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 171
48. 1. Vào ngn Home , ti nhóm Slides chn New Slide . 2. Chn kiu layout là Two Content. Nhp ta cho slide là “Chèn video vào slide”. Chèn slide mi kiu Two Content 3. Nhp chut vào Insert Media Clip trong placeholder bên trái. Hp thoi Insert Video xut hin. Hp thoi Insert Video 172 | MODULE TH 21
49. 4. Tìm n th mc cha video, chn video và nhn nút Insert chèn vào slide hoc nhn nút x xung ti nút Insert và chn Link to file ch liên kt vi video mà không nhúng vào bài thuyt trình. Ví d, bn chn on video tên là Office 2010 — The Movie.wmv và nhn lnh Insert nhúng vào slide: Chèn on video vào slide 5. Tng t, chúng ta chèn on video còn li vào slide nhng vi nh dng là .flv. Nhp chut vào Insert Media Clip trong placeholder bên phi. Hp thoi Insert Video xut hin. 6. Ti hp Files of type , chn All Files (*.*) các nh dng tp tin video khác hin th, chn tên tp tin là Welcome to Zune HD.flv và nhn nút Insert chèn vào slide. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 173
50. 10. Chèn bảng biểu vào slide Phn này hng dn cách a bng biu vào bài thuyt trình. Chúng ta s thc hành chèn mt slide mi cha thông tin gii thiu v 5 phn mm to bài thuyt trình tt nht trên th trng. Các bc tin hành nh sau: 1. Vào ngn Home , ti nhóm Slides chn New Slide . 2. Chn kiu layout là Title and Content và nhp ta cho slide là “5 phn mm to bài thuyt trình tt nht”. Chèn slide và nhp ta 3. Nhp chut vào Insert Table trong placeholder bên di, hp thoi Insert Table xut hin. Bn khai báo s lng dòng là 6 ti hp Number of columns và s lng ct là 3 ti hp Number of rows . Nhn OK chèn bng vào slide. Khai báo s lng dòng và ct Bng trng trong slide 4. Thu nh chiu rng các ct chun b nhp ni dung vào slide. Ví d, ct th nht có nhãn là “Stt.”, ct th hai có nhãn là “Phn mm” và ct th ba có nhãn là “Mô t phn mm”. ánh s th t t 1 n 5 cho ct “Stt.” 174 | MODULE TH 21
51. Nhp nhãn cho các ct và ánh s th t • iu chnh chiu rng ca ct bng cách di chuyn chut vào ng li dc ca bng. Khi thy chut bin thành hình mi tên hai chiu ( ) thì gi trái chut và kéo qua trái thu nh ct hoc kéo qua phi m rng ct. 5. Chn dòng th hai trong ct th hai trong bng cho tr nhp nháy và nhp vào tên ca 5 phn mm theo th t sau: PowerPoint, Flash, Impress, Keynote và Presentations. Nhp ni dung cho ct th hai 6. Tng t, nhp phn mô t thông tin ti ct th 3, kt qu nh sau: Hoàn thin bng trong slide ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 175
52. 11. Chèn biểu đồ vào slide Phn này hng dn cách to mt biu trong PowerPoint. Ví d: Th phn trình duyt web nm 2009 c biu th trong bng thng kê: Trình duyt Th phn nm 2009 Internet Explorer 62.69% Firefox 24.61% Chrome 4.63% Safari 4.46% Opera 2.40% Khác 1.21% Các bc tin hành nh sau: 1. Vào ngn Home , ti nhóm Slides chn New Slide . 2. Chn kiu layout là Title and Content và nhp ta cho slide là “Th phn trình duyt 2009” Slide biu th phn trình duyt 2009 3. Nhp chut vào Insert Chart trong placeholder bên di, hp thoi Insert Chart xut hin. 4. Chn nhóm th là Pie (bánh) t danh sách bên trái hp thoi Insert Chart và chn kiu th là Exploded pie in 3—D. 176 | MODULE TH 21
53. Chn kiu th 5. Nhn nút OK và ca s Microsoft Excel xut hin cha các s liu mu ca th nh hình sau. Ca s Microsoft Excel dùng nhp s liu cho th 6. Nhp y s liu thng kê th phn trình duyt nm 2009 ca bng trên vào ca s Excel và óng ca s Excel li sau khi nhp xong. Khi ó, biu trên slide PowerPoint có hình dng nh sau: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 177
54. 7. Mun xoá ta “Th phn 2009”, chn th trên slide, chn ta th và nhn phím Delete trên bàn phím xoá. Xoá ta không cn thit trong th 8. Di các chú thích ca th xung phía di bng cách chn th. Vào Chart Tools , chn Layout , nhóm Labels , chn Legend và chn Show Legend at Bottom . Di v trí t chú thích ca th 178 | MODULE TH 21
55. 9. Thêm các s liu thng kê kèm theo các mnh trong th bánh: chn th, vào Chart Tools , chn Layout , nhóm Labels , chn Date Labels và chn Best Fit . Thêm nhãn giá tr cho các phn ca th 12. Tạo các công thức trong PowerPoint Tính nng Equation tích hp sn trong PowerPoint cho phép nhp các loi công thc vi các thao tác rt n gin. Ví d, nhp công thc sau vào slide PowerPoint: Các bc thc hin nh sau: 1. Chn slide trong PowerPoint cn nhp công thc 2. Vào ngn Insert , nhóm Symbols , chn lnh Equation . ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 179
56. • Có th nhp chut vào nút mi tên nh bên di nút lnh kim tra xem công thc mình mun nhp có sn trong PowerPoint hay cha. Nu có sn thì ch cn nhp chut lên công thc và nó s c chèn vào slide. 3. Nhp trc tip t bàn phím các kí t trong công thc nu có. Nu bàn phím không có các kí t c bit vào Equation Tools , ngn Design , nhóm Symbols chn. • i vi các kí t có cu trúc c bit hn thì chn t nhóm Structures . Chn kiu phân s và nhp vào t s con s 1, sau ó chn ô mu s. Chn các kí t c bit 4. Vào nhóm Structures , chn nút Radical và chn kiu cn bc 2. Thêm du cn trong công thc 180 | MODULE TH 21
57. 5. Di chuyn con tr qua phía bên phi nó cùng cp vi du =, sau ó vào nhóm Structures , chn lnh Script và chn kiu Superscript . Thêm ch s trên 6. Nhp kí t “e” vào ô trng ln, nhp du tr vào ô nh bên trên. Sau ó vào nhóm Structures, chn Brackets và chn kiu Brackets. Thêm du ngoc ln 7. Chn ô trong cp du ngoc và vào Structures, chn Fraction và chn kiu Stacked Fraction. Thêm phân s vào trong cp du ngoc ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 181
58. 8. Chn ô trên t s, vào Structures , chn Script và chn Superscript . Sau ó nhp các kí t vào cho t s. Nhp các kí hiu vào t s 9. Chn ô di mu s, vào Structures , chn Script và chn Superscript . Sau ó nhp các kí t vào cho t s. Công thc trên slide 10. Nhp chut vào vùng trng trên slide kt thúc. NHIỆM VỤ Bn hãy c k thông tin ca hot ng và da vào hiu bit ca mình thc hành mt s nhim v sau: 1. Trình bày cách chèn mt bng biu t Excel vào PowerPoint dng liên kt. 2. Thc hành to nhanh mt Photo Album t b su tp hình bng chng trình PowerPoint 2010. 182 | MODULE TH 21
59. Nội dung 5 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH THÔNG TIN CƠ BẢN Trong hot ng này, chúng ta s cùng nhau tìm hiu các công tác chun b cho bui trình din trc khán gi hoc phát hành bài trình din di dng t hành hoc tng tác vi ngi xem. Trong hot ng này s ln lt trình bày các ni dung sau: 1. Tạo tiêu đề đầu và chân trang Trong PowerPoint, vic thit lp Header & Footer cho slide và trang in kiu Handout hoc Notes có mt s im khác nhau. PowerPoint thit k sn các placeholder trên slide và các trang Handout hoc Notes cha các thông tin header & footer mà ngi dùng s nhp vào. Có th thc hin mt s tu chnh i vi các placeholder này trong ch Slide Master, Handout Master và Notes Master. Header & Footer cho slide có 3 placeholder nh sau: • Footer : Dùng cha on vn bn nh tên tác gi, tên chng, • Date and Time : Cha thông tin ngày tháng to hoc cp nht ln cui bài thuyt trình. • Slide Number : Cha s th t ca slide trong bài thuyt trình Header & Footer cho Handout và Notes có 4 placeholder sau: • Header : Dùng cha on vn bn nh là tên ta ca bài báo cáo, tên chng, • Footer : Dùng cha on vn bn nh tên tác gi, tên chng, • Date and Time : Cha thông tin ngày tháng to hoc cp nht ln cui bài thuyt trình. • Page Number : Cha s th t ca trang in trong bài thuyt trình. Các bc tin hành nh sau: 1. M tp tin ThuchanhPowerPoint2010_Ch6.pptx 2. Vào ngn Insert , nhóm Text , chn lnh Header & Footer , hp thoi Header and Footer xut hin. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 183
60. Chn lnh Header & Footer 3. Chn ngn Slide trong hp thoi Header and Footer và làm theo nh sau: − Date and time : thit lp thi gian s xu t hin trên slide. − Update automatically : Thi gian s là ngày hin hành ca máy tính ang s d ng và s t ng thay i thi gian trong nhng ln m sau. Có th chn thêm kiu nh dng theo ngôn ng ti hp Language và kiu ngày tháng ti hp Calendar type . Ví d, bn chn tu chn này và chn nh dng là tháng/ngày/nm theo thit lp trong Control Panel ca máy ang s dng. − Fixed : Nhp thi gian c nh vào ô tr ng bên di. − Slide number : ánh du chn vào ô này cho hin s th t ca slide. − Footer : Hãy nhp vào tên ca bn. − Don’t show on title slide : Bn hãy chn tu chn này không áp dng Header & Footer trên các slide ta (title slide). Thit lp Header & Footer cho Slide 184 | MODULE TH 21
61. − Nu nhn nút Apply thì ch áp dng các thuc tính Header & Footer cho các slide ang ch n. Nu nhn nút Apply to All thì s áp dng các thuc tính Header & Footer cho toàn b bài thuy t trình. 4. Chn ngn Notes and Handouts: Thit lp Header & Footer cho Notes and Handout − Date and time : Chn kiu Update automatically và chn nh dng ngày tháng nh trong hình. − Header : Hãy nhp vào vn bn “Microsoft PowerPoint 2010” − Page number : ánh du chn vào ô này cho hin s th t trên các trang in Handout hoc Notes Pages. − Footer : Nhp vào tên ngi thc hin − Nhn nút Apply to All áp dng các thuc tính Header & Footer các trang in Handout và Notes Pages. Tu chnh Header & Footer trong Slide Master Các Header & Footer va thêm vào các slide ôi khi s cha c nh ý mun. Do vy, chúng ta s thc hin mt s tu chnh cho i tng này trong ch Slide Master View . Các bc tin hành nh sau: 1. Vào ngn View , nhóm Master Views , chn lnh Slide Master . ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 185
62. 2. Chn vào Slide master, góc di bên phi ca slide có 3 hp nh chính là 3 placeholder dùng cha thông tin Date and Time , Slide Number và Footer . Hãy di 3 placeholder này xung sát cnh di ca slide. Sp xp li các placeholder trên Slide Master 3. Chn 2 placeholder Date and Time và Footer, sau ó vào ngn Home , nhóm Font và chn li c ch là 14. Chn placeholder Slide Number và cho c ch là 20, ch in m (Bold) màu vàng và có bóng m (Text Shadow). nh dng li các placeholder 4. Nhn nút Close Master View . 2. Ghi chú và nhận xét cho các slide Ghi chú cho slide Di mi slide trong ch Normal View là mt khung trng dùng nhp các thông tin ghi chú (notes) v ni dung trong slide ó. Ngoài ra, có th chuyn sang ch Notes Page nhp thông tin ghi chú cho slide. Có th thêm các ghi chú vào vùng Notes trong ch Normal nhng xem hình dáng thc s ca trang in Notes Page thì phi chuyn sang ch 186 | MODULE TH 21
63. màn hình Notes Page vì trong ch Normal View s không th thy các nh dng v màu sc, hình nh, trong khung Notes. Trong ch Notes Page, mi trang bao gm mt hình thu nh ca slide nm bên và bên di là hp vn bn dùng nhp thông tin ghi chú vào nh vn bn, th, hình, bng biu, shape, Notes trong Normal View và Notes Page ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 187
64. Ghi chú trong ch Normal View Các bc tin hành nh sau: 1. Chn slide cn thêm ghi chú. Ví d chn slide s 3 2. Trong ch slide, bn nhp chut vào khung Notes nm bên di slide, nhp vào và nh dng thông tin ghi chú cho slide nh hình sau: Nhp ghi chú cho slide Quét chn vn bn trong khung Notes và vào ngn Home, nhóm Font và Paragraph nh dng. 3. Thc hin li thao tác này cho các slide cn thêm thông tin ghi chú. Ghi chú trong ch Notes Page Ghi chú trong Normal View không th thêm vào hình nh, th, nên phi vào Notes Page thêm các thông tin này. Tin hành nh sau: 1. Vào ngn View , nhóm Presentation Views , chn Notes Page 188 | MODULE TH 21
65. 2. Dùng thanh cun dc di chuyn n slide cn thêm ghi chú. Ví d, bn chn slide s 3. 3. Bn có th nhp thêm các thông tin, nh dng vn bn hoc vào ngn Insert chèn các hình nh, th, shape, bng biu vào trong trang. Làm vic vi Comment Comment thng c chèn vào các slide nhn xét hoc ánh giá v ni d ung, hình thc, ca bài thuyt trình nào ó. ôi khi, comment là ca chính tác gi bài thuyt trình thêm vào yêu cu ngi khác nhn xét giúp mình v bài thuyt trình. Chúng ta có th thêm và hiu chnh, sao chép hoc xoá các comment trên các slide. Thêm comment ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 189
66. Các bc tin hành nh sau: 1. Chn slide cn thêm comment. Ví d bn chn slide s 8 2. Vào ngn Review , nhóm Comments , chn New Comment 3. Nhp vào ni dung cn nhn xét trong hp Comment va chèn vào. 4. Nhp chut ra khi hp Comment hoàn tt. Có th di chuyn comment n gn i tng trên slide mà nó nhn xét. Hiu chnh comment Các bc tin hành nh sau: 1. Chn slide có comment cn hiu chnh. Ví d là slide s 8. 2. Vào ngn Review , nhóm Comments , chn Show Markup hin các comment trên slide. Nu slide có nhiu comment thì: 190 | MODULE TH 21
67. − Nhn nút Next di chuyn n comment k tip. − Nhn nút Previous di chuyn v comment lin trc. 3. Chn comment cn hiu chnh. Ví d chn comment va to. 4. Chn lnh Edit Comment Lnh Edit Comment 5. Nhp ni dung hiu chnh vào hp comment 6. Nhp chut ra ngoài hp comment hoàn tt. Sao chép ni dung comment Các bc tin hành nh sau: 1. Chn slide có comment cn sao chép ni dung. Ví d là slide s 8. 2. Chn comment cn sao chép ni dung. Ví d chn comment va to trên. 3. Nhp phi chut lên comment và chn lnh Copy Text Sao chép ni dung trong hp Comment 4. Chn ni dán ni dung sao chép vào và vào ngn Home, nhóm Clipboard, nhn nút Paste. Xoá comment Các bc tin hành nh sau: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 191
68. 1. Chn slide có comment cn xoá. Ví d là slide s 8. 2. Chn comment cn xoá. Ví d chn comment va to trên. 3. Nhn phím Delete trên bàn phím xoá hoc vào ngn Review, nhóm Comment, chn Delete vi các tu chn sau: • Delete : xóa comment ang chn. • Delete All Markup on the Current Slide : xóa tt c comment trên slide hin hành. • Delete All Markup in this Presentation : xóa tt c comment trong bài thuyt trình này. 3. Chuyển định dạng của bài thuyết trình Chuyn nh dng bài thuyt trình ã hoàn thành sang các nh dng khác nh là Acrobat (PDF), Word, Video, hoc là lu bài thuyt trình sang nh dng PowerPoint các phiên bn trc s giúp cho vic chia s c d dàng hn. 3.1. Lưu bài thuyết trình dưới định dạng PowerPoint 2003 trở về trước Hin nay vn còn rt nhiu ngi dùng cha nâng cp lên PowerPoint 2007 hoc 2010, nên vic lu bài thuyt trình sang nh dng PowerPoint c s giúp nhng ngi dùng phiên bn c có th m và xem trình chiu trên máy ca h. Các bc tin hành nh sau: 1. M bài thuyt trình cn chuyn v nh dng PowerPoint 2003 tr v trc. 2. Vào File , chn lnh Save As 3. Chn kiu nh dng tp tin ti hp Save as type là PowerPoint 97 — 2003 Presentation (*.ppt). 192 | MODULE TH 21
69. Chn kiu nh dng tp tin 4. t tên tp tin ti hp File name nu mun và nhn nút Save lu li bn sao ca bài thuyt trình di nh dng PowerPoint 97—2003. 3.2. Chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS nh dng PDF rt ph bin trên Internet, do vy vic chuyn bài thuyt trình sang nh dng này cng rt cn thit trong vic chia s trên mng. Các bc tin hành nh sau: 1. M bài thuyt trình cn chuyn v nh dng PDF hoc XPS. 2. Vào File , chn lnh Share , chn Create PDF/XPS và chn tip Create a PDF/XPS . Chuyn bài thuyt trình sang PDF/XPS 3. t tên tp tin ti hp File name, chn kiu nh dng là PDF hoc XPS ti hp Save as type các tu chn khác mc nh. Chn kiu nh dng PDF 4. Nhn nút Publish chuyn bài thuyt trình sang PDF. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 193
70. 3.3. Chuyển bài thuyết trình sang video ây là tính nng mi ca PowerPoint 2010. Vic chuyn bài thuyt trình sang video s giúp ngi xem không cn thit phi có chng trình PowerPoint cài t trong máy mà ch cn mt chng trình phát video xem, ví d nh là Windows Media Player. Các bc tin hành: 1. M bài thuyt trình cn chuyn v nh dng Video. 2. Vào File , chn lnh Share , chn Create a Video 3. Chn cht lng phim cn xut ra. Ví d, chn Internet & DVD và nhn nút Create Video . 4. Tìm ni lu tp tin video ti Save in và t tên tp tin ti hp File name . t tên và chn nh dng video 5. Nhn nút Save và ch PowerPoint chuyn i bài thuyt trình sang video. 3.4. Chuyển Handout sang Word Vic chuyn các Handout hoc Notes Pages sang trình son tho Microsoft Word s giúp có thêm các nh dng mong mun khác mà PowerPoi nt không h tr trc khi in. Các bc tin hành nh sau: 1. M bài thuyt trình cn chuyn v nh dng Word. 2. Vào File , chn lnh Share , chn Create Handouts và chn lnh Create Handouts , hp thoi Send to Microsoft Word xut hin. 194 | MODULE TH 21
71. Chuyn Handout sang Word 3. Ti nhóm Page layout in Microsoft Word, xem hình mu các kiu nh dng khi chuyn sang Word và chn mt kiu. Ví d chn kiu Notes next to slides . 4. Ti nhóm Add slides to Microsoft Word document : — Nu Paste c chn thì các handout hoc notes pages s c lp vi tài liu Word. — Nu Paste link c ch n thì mi khi có s hiu chnh trên slide trong bài thuy t trình thì các hiu chnh này s t ng cp nht sang tài liu Word. Ví d, bn chn tu chn này. 5. Nhn nút OK và ch chng trình Microsoft Word m và các slide s c ln lt chuyn sang Word. Handout sau khi chuyn sang Word. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 195
72. 4. In bài thuyết trình Trong các bui thuyt trình có s dng máy chiu, din gi hay ngi báo cáo s phát cho ngi xem mt tp tài liu v các bài báo cáo sp din ra h c trc. PowerPoint cung cp rt nhiu tu chn bn to nên các tài liu mt cách nhanh chóng và rt chuyên nghip. 4.1. In tài liệu dành cho diễn giả In n tài liu dng Notes Pages hoc Outline thng c s dng dành cho ngi thuyt trình. Các bn in này cha ni dung trên slide và các ghi chú ca slide cng c in kèm theo. Ngi thuyt trình có th c nhanh các trang in này xác nh ý chính cn trình bày. a. Tu chnh Notes Master Mc dù có th chnh sa, nh dng các Notes Page riêng bit trong ch màn hình Notes Page, nhng vic làm này rt th công và mt thi gian. Nên vào ch Notes Master thc hin các tu chnh và các thay i này s có tác dng cho tt c các slide trong bài thuyt trình. Các bc tin hành nh sau: 1. M bài thuyt trình cn iu chnh Notes Master. 2. Vào ngn View , nhóm Master Views , chn Notes Master . Ca s Notes Master xut hin. 3. Ti nhóm Placeholders ca Notes Master , có th thit lp cho n hoc hin các placeholder trên trang Notes Page bng cách b chn hoc chn vào các hp kim. 4. Ti nhóm Edit Theme , có th chn li b màu sc, font ch và hiu ng cho các placeholder. 196 | MODULE TH 21
73. 5. Ti nhóm Background , có th thêm nn cho các Notes Page. Ví d, chn Style 2 ti Background Styles. 6. Trong vùng Notes Page : • Chn 2 placeholder Header và Date và di chuyn xung phía di 1cm vì chúng quá sát l trên ca trang in. • Chn 2 placeholder Footer và Page Number và di chuyn lên trên 1cm vì chúng cng quá sát l di ca trang in. • Có th iu chnh kích thc ca placeholder Slide Image hoc Body theo nhu cu. Ví d, bn thc hin iu chnh sau: − Chn placeholder Body − Vào Drawing Tools , ngn Format, nhóm Shape Styles − Chn kiu nh dng Colored Outline — Red, Accent 1 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 197
74. nh dng cho placeholder Body 7. Chuyn qua ngn Notes Master và nhn nút Close Master View hoàn tt. b. Thc hin in n Notes Pages Sau khi thc hin các công on tu chnh cho Notes Page, tin hành in n ra giy s dng khi thuyt trình nh sau: 1. M bài thuyt trình cn in Notes Pages. 2. Vào File , chn Print 3. Thc hin các tu chn sau: • Ti Copies: Thit lp s lng bn in. • Ti Printer : Chn máy in t danh sách; có th thit lp các tu chn cho máy in bng cách nhn vào Printer Properties . 198 | MODULE TH 21
75. — Ti Settings : Thit lp s lng slide s in t danh mc: + Print All Slides : in tt c các slide trong bài thuyt trình. + Print Selection : Ch in các slide ang chn. + Print Current Slide : Ch in slide hin hành. + Custom Range : Thit lp các slide s in. Hp thoi Print Chn các slide s in — Chn kiu Layout cn in: Bn chn kiu Notes Page, và tu chn thêm: + Frame Slides : In ng vin xung quanh Notes Page, bn không chn. + Scale to Fit Paper : Tu chn này s ni rng din tích Notes Page va vi trang giy. + High Quality: Tu chn này in vi cht lng bn in cao nht nhng s in chm hn bình thng. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 199
76. + Print Comments and Ink Markup : Tu chn này in các nhn xét trên slide nu có. Chn kiu layout in — Thit lp ch in: + Print One Sided : In mt mt giy. + Print on Both Sides : In hai mt giy vi gáy óng cnh dài bên trái. — Thit lp ch sp giy khi in nhiu bn: + Collated : In có tách ra tng b, nên chn tu chn này khi in ra nhiu b vì tn công chia b sau này. + Uncollated : In không tách b — Thit lp chiu trang in: + Portrait Orientation : In trang nm dc + Landscape Orientation : In trang nm ngang — Thit lp màu sc cho bn in: + Color : In y màu sc, màu sc các slide in ra (trên máy in màu) s ging vi các slide mà bn chiu trên máy tính. + Grayscale : In vi tông màu xám, các màu nn s không c in ra, các màu sc s c PowerPoint iu chnh sao cho bn in ra p và rõ ràng nht. 200 | MODULE TH 21
77. + Pure Black and White : Tùy chn này thích hp cho vic gi fax hoc in lên phim máy chiu overhead. 4. Nhn nút Print gi lnh in ra máy in. c. Thc hin in n tài liu dùng cho din gi dng Outline Khi bài thuyt trình có cha nhiu on vn, bn cng nên in ra giy mt bn di dng dàn bài (outline) cho d theo dõi. xem Outline ca bài thuyt trình, bn vào ch màn hình Normal và chn ngn Outline khung bên trái. Xem Outline bài thuyt trình trong ca s Normal ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 201
78. Các bc tin hành nh sau: 1. M bài thuyt trình cn in Outline. 2. Vào File , chn Print . In dàn bài 3. Vào phn Settings , ti Print Layout , chn Outline . Các tu chn khác thc hin tng t nh phn in Notes Pages . 4. Nhn nút Print gi lnh in ra máy in. 4.2. In tài liệu dành cho khán giả In n tài liu dng Handout hoc Slide thng c s dng dành cho ngi xem thuyt trình. Các bn in này cha ni dung c bn v thông tin s c trình bày khi thuyt trình. Ngi xem có th c trc các tài liu này nm s lc v ni dung và có th chun b các câu hi làm rõ thêm các vn khi thuyt trình. a. Tu chnh Handout Master Ging nh Slide Master, Handout Master giúp iu chnh layout ca handout. Trong ch màn hình Handout Master, có th sp xp các placeholder ca Header & Footer cng nh tu chn các nh dng và thêm các hiu ng nn cho handout. Các bc tin hành nh sau: 202 | MODULE TH 21
79. 1. M bài thuyt trình cn tu chnh Handout Master . 2. Vào ngn View , nhóm Master Views , chn Handout Master . Ca s Handout Master 3. Ti nhóm Page Setup : • Chn Handout Orientation : — Portrait : trang handout s nm dc — Landscape : trang handout s nm ngang Chn hng cho trang handout • Chn Slide Orientationt : − Portrait : các slide trong trang handout nm dc − Landscape : các slide trong trang handout nm ngang ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 203
80. Chn hng cho slide trong trang handout • Ch n s slide trên mi trang handout , bn vào Slides Per Page và chn s slide s in trên mi trang handout. S slide càng ít thì slide in ra càng to và d c nhng s tn nhiu giy. S slide càng nhiu thì các slide s b nén nh li nên bn in s khó c hn. Trong tu chn v s slide, ngi ta thng chn in 2 slide trên mt trang handout. Chn s slide trên mi trang handout 4. Ti nhóm Placeholders : Handout Master có bn placeholders là Header, Footer, Date, và Page Number c b trí bn góc ca handout. Chúng ta có th n hin và nhp thông tin, nh dng cho các placeholder này trên trang handout. • Header : nm góc trên bên trái, di chuy n placeholder này xung di 1cm và qua phi 1cm vì nó quá sát l. 204 | MODULE TH 21
81. • Footer : nm góc di bên trái, di chuy n placeholder này lên trên 1cm và qua phi 1cm vì nó quá sát l. • Date : nm góc trên bên phi, nó s hin ngày tháng hin hành nu c chn , cng nên di chuyn nó xung di 1cm và qua trái 1cm. • Page Number : n m góc di bên phi và có sn k í hiu . Kí hiu này s c thay bng s th t trang in; nên di chuyn nó lên trên 1cm và qua trái 1cm vì quá sát l. 5. nh dng kiu nn, các b màu, font ch và các mu (theme) và các hiu ng cho handout t nhóm Edit Theme trên Ribbon. 6. Ti nhóm Background , có th thêm nn cho các Handout. Ví d, chn Style 2 ti Background Styles . Thêm nn cho handout 7. Chuyn qua ngn Handout Master và nhn nút Close Master View hoàn tt. b. Thc hin in n Handout Khi in Handout, có th chn in 1, 2, 3, 4, 6 hoc 9 slide trên mt trang handout. Chiu ca trang handout và slide nm trong có th chn là nm ngang hoc dc. Thông thng, in handout 2 slide trên mt trang giy kh A4 vi chiu dc. Các bc tin hành: 1. M bài thuyt trình cn in Handout . ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 205
82. 2. Vào ngn File , chn Print . 3. Vào phn Settings , ti Print Layout , nhóm Handouts và chn kiu 2 Slides . Các tu chn khác thc hin tng t nh phn in Notes Pages . Chn kiu in 2 slide trên mt trang handout 4. Nhn nút Print gi lnh in ra máy in. c. Thc hin in n slide Kiu in này s in mi slide trên mt trang in. i vi nhng bài thuyt trình quan trng, ngi ta thng s dng kiu in này các ni dung trên slide c c d dàng trên bn in. Các bc tin hành nh sau: 1. M bài thuyt trình cn in Handout . 2. Vào ngn File , chn Print . 3. Vào phn Settings , ti Print Layout , chn Full Page Slides . Các tu chn khác thc hin tng t nh phn in Notes Pages . Chn kiu layout Full Page Slides 4. Nhn nút Print gi lnh in ra máy in. 206 | MODULE TH 21
83. 5. Đóng gói bài thuyết trình ra đĩa Vic óng gói bài thuyt trình giúp d dàng trong vic phát hành và chia s cho ngi dùng vì không s thiu bt kì tp tin ính kèm hay liên kt nào có s dng trong bài. Các bc tin hành nh sau: 1. M bài thuyt trình cn óng gói. 2. Vào ngn File , chn Share , chn Package Presentation for CD , chn tip Package for CD . Hp thoi Package for CD xut hin. Lnh Package for CD 3. Ti hp Name the CD , t tên cho CD là “PowerPoint2010”. 4. Hp Files to be copied lit kê danh sách các tp tin s c óng gói vào CD. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 207
84. • Có th thêm vào các tp tin khác bng cách nhn vào nút Add và trong hp thoi Add Files, chn các tp tin và nhn nút Add thêm vào. Thêm tp tin s óng gói • xoá bt các tp tin trong CD, chn chúng t danh sách File to be copied và nhn nút Remove . Loi bt tp tin s óng gói 208 | MODULE TH 21
85. 5. Nhn nút Option m hp thoi Options. Tu chn óng gói • Ti Include theses files : — Nu mun gói này cha luôn các tp tin ã liên kt vi bài thuyt trình thì chn Linked files. — Chn thêm Embedded TrueType fonts m bo m trên máy khác không b thiu font ch vì các font ã c nhúng trong bài thuyt trình. • Ti Enhance security and privacy : Có th t thêm mt mã bo v các tp tin thuyt trình nu thy cn thit. Password to open each presentation : t mt mã m các bài thuyt trình có trong a óng gói. Password to modify each presentation : t mt mã hiu chnh các bài thuyt trình có trong a óng gói. • Có th chn thêm tính nng kim tra các thông tin trong bài thuyt trình ti Inspect presentations for inappropriate or private information trc khi óng gói. • Nhn nút OK hoàn tt các tùy chn và tr v hp thoi Package for CD. 6. Có hai tùy chn óng gói là: • Copy to Folder : Nu chn thì hp thoi Copy to Folder xut hin ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 209
86. Ti Folder name : C ung cp tên th mc cha gói báo cáo . Ti Location : ch n ni lu tr th m c óng gói. Nu cn thay i ni lu tr thì nhn nút Browse và chn li ni lu. Nu chn Open folder when complete thì PowerPoint s m th mc lu tr các tp tin óng gói lên sau khi óng gói xong. Nhn OK bt u quá trình óng gói vào th mc. Thông báo yêu cu xác nhn chép các tp tin liên kt vi bài thuyt trình Hp thông báo xut hin yêu cu xác nhn có chép các tp tin ang liên kt vi bài thuyt trình hay không. Yes là ng ý hoc No không chép các tp tin liên kt vào a. • Copy to CD : Nu chn thì Microsoft PowerPoint xut hin thông báo hi bn có mun chép các tp tin ã liên kt vi bài thuyt trình vào CD hay không. Bn nhn nút Yes s ng ý và No không chép các tp tin liên k t vào a. Lu ý, máy tính c a bn phi có u ghi CD/DVD, sau khi nhn xác nh n thì làm theo các hng dn ca chng trình ghi ra a. 7. Nhn nút Close khi hoàn tt . NHIỆM VỤ Bn hãy c k thông tin ca hot ng và da vào hiu bit ca mình thc hành nhim v sau: Nêu các bc loi b nhanh các hiu ng và hot cnh khi trình chiu bài thuyt trình. 210 | MODULE TH 21
87. Nội dung 6 TRÌNH CHIẾU BÀI THUYẾT TRÌNH THÔNG TIN CƠ BẢN 1. Trình chiếu bài thuyết trình 1.1. Thiết lập các tùy chọn cho chế độ Slide Show Các bc thc hin nh sau: 1. Vào ngn File , chn Options , hp thoi PowerPoint Options xut hin 2. Chn Advanced t danh sách bên trái trong hp thoi PowerPoint Options và tìm n nhóm Slide Show trong khung bên phi. PowerPoint Options cho Slide Show 3. Mt s tùy chn: • Show menu on right mouse click : Nu c chn và khi bn nhp phi chut trong khi trình chiu thì mt trình n ng cnh s xut hi n. • Show popup toolbar : Nu chn thì s hin thêm thanh công c góc di bên trái trong khi trình chiu. • Prompt to keep ink annotations when exiting : Nu chn thì PowerPoint s hin hp thoi nhc nh bn lu bài thuyt trình li nu trong khi trình chiu bn có thêm ghi chú, tô nn làm ni ni dung nào ó. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 211
88. • End with black slide : Nu chn thì khi bn báo cáo n ht bài s chuyn sang mt slide màu en. 4. Nhp nút OK óng hp thoi . 1.2. Trình chiếu bài thuyết trình Các bc thc hin nh sau: 1. M bài thuyt trình cn trình chiu. 2. Vào ngn Slide Show , nhóm Monitor tu chn v màn hình. Tu chn cho màn hình trình chiu • Resolution : Chn phân gii ca màn hình khi trình chiu; phn ln các máy chiu LCD hin nay h tr phân gii 1024×768. • Show on : Khi máy tính có t 2 màn hình tr lên thì tu chn này mi xut hin chn màn hình nào s trình chiu bài thuyt trình. • Use Presentation View : Tu chn này ch có tác dng khi máy bn có t 2 màn hình tr lên, s trình bày chi tit hn v Presentation View phn sau. 3. bt u trình chiu, bn chuy n qua nhóm Start Slide Show trên ngn Slide Show và chn các lnh trình chiu. Chn lnh trình chiu Slide Show • From Beginning : trình chiu báo cáo bt u t slide u tiên trong bài thuyt trình. • From Current Slide : trình chiu báo cáo bt u t slide hin hành trong bài thuyt trình. 212 | MODULE TH 21
89. • Broadcast Slide Show : trình chiu bài thuyt trình thông qua mng Internet cho ngi xem t xa, s trình bày chi tit phn sau. • Custom Slide Show : trình chiu bài thuyt trình t mt Custom Show trong bài. Bn chn tên ca Custom Show trình chiu. Chn Custom Show trình chiu 1.3. Sử dụng các nút điều khiển trong chế độ Slide Show Trong kh i trình chiu bài thuyt trình, PowerPoint cung cp sn mt s tin ích h tr quá trình báo cáo nh là các kiu con tr, các kiu bút màu, bút tô nn làm ni các chi tit trình bày trên slide, Ngoài ra, vic iu hng và di chuyn qua li gia các slide trong lúc trình chiu cng c h tr y . Thanh công c trong ch trình chiu ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 213
90. a. Di chuyn n mt slide xác nh Các bc thc hin: 1. M bài thuyt trình cn trình chiu 2. Vào ngn Slide Show , nhóm Start Slide Show , chn From Beginning 3. Trong ch Slide Show , mun di chuyn n mt slide nào ó thì nhn phi chut lên màn hình và chn lnh Go to Slide 4. Kích chut lên tên slide cn di chuyn n. b. Chuyn n mt Custom Show Chuyn n Custom Show trong ch Slide Show Mun chuyn nhanh n mt Custom Show trong ch Slide Show, bn làm theo các bc sau: 214 | MODULE TH 21
91. − T màn hình trình chiu, bn nhp ph i chut lên màn hình − Chn lnh Custom Show − Kích chut chn tên m t Custom Show mun chuyn ti. c. To chú gii trong khi trình chi u bài thuyt trình * Các tùy chn con tr Trong ch Slide Show, bn chn vào nút Arrow trên thanh công c góc di bên trái màn hình, sau ó chn Arrow Options và chn mt trong ba tu chn sau: Tu chn con tr − Automatic : n con tr n khi bn di chuyn chut . − Visible : con tr luôn luôn c hin th trong khi trình chiu . − Hidden : con tr luôn luôn b n trong khi trình chiu . * S dng con tr chut laser Các bc tin hành: 1. Vào ngn Slide Show , nhóm Set Up , chn lnh Set Up Slide Show thit lp tu chn màu cho con tr laser. 2. Trong hp thoi Set Up Show , bn tìm n nhóm Show options và chn màu cho con tr chut laser ti hp Laser pointer color . 3. Trong ch Slide Show , khi mun s dng con tr laser ch lên mt ni dung nào ó trên slide thì gi thêm phím Ctrl + kích trái chut lên các ni dung trên slide. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 215
92. Chn màu cho con tr laser d. Làm ni n i dung trên slide trình chiu Trong ch Slide Show , chúng ta có th s dng công c Pen hoc Highlighter làm ni bt ni dung ang trình bày. Các bc tin hành nh sau: 1. Chuyn bài thuyt trình sang ch Slide Show . 2. Khi mun làm ni ni dung ang trình bày trên mt slide nào ó, nhp phi chut lên màn hình. S dng Pen trong Slide Show 216 | MODULE TH 21
93. 3. Chn Pointer Options và chn: − Pen : s dng bút màu làm ni. − Highlighter : tô nn làm ni. − Bn có th thay i màu ti Ink Color . 4. Dùng chut tô hoc v lên các ni dung trên slide. 5. Khi kt thúc báo cáo và trong quá trình báo cáo bn có v hoc tô n n thì PowerPoint s hin thông báo nhc lu li ( Keep ) hay hy b (Discard ) các thay i. Thông báo nhc nh lu li các thay i trong Slide Show 6. xem các hình v , tô n n trong ch son tho, vào ch ngn Review, nhóm Comments, chn Show Markup . NHIỆM VỤ Bn hãy c k thông tin ca hot ng và da vào hiu bit ca mình thc hành nhim v sau: Thc hành các bc ng nhp vn bn trong khi slide show (trình chiu). ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 217
94. Phụ lục 1. Cách tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp Ph lc này tp hp nhng im cn lu ý trong quá trình xây dng mt bài thuyt trình. 1. Một bài trình diễn hiệu quả Mt bài trình din hiu qu là bài trình din: — c thit k và nh dng phù hp vi i tng khán gi và hoàn cnh xung quanh. — Tp trung cao vào ch báo cáo, loi b i các phn không liên quan. — S dng các kiu mu ca PowerPoint cung cp sn mt cách phù hp, chú ý v màu sc, kiu font ch nhm giúp nhn mnh ni dung báo cáo. — Mi slide nên cha ng mt lng thông tin va phi, không nên có các on vn bn quá dài. — S dng các nh và minh ho trên sách báo có mc ích nhm truyn ti thông tin tt hn và to nên n tng cho ngi xem mt cách trc quan. — S dng các th minh h o cho các s liu (tài chính) hn là on vn bn vi các con s. — Tn dng các âm thanh và on phim nhm to nên s thích thú cho ngi xem, nhng không to nên s ln át ni dung báo cáo. — S dng các hot cnh và hiu ng chuyn cnh trong các tình hung phù hp nhng không to làm gim giá tr ca ni dung báo cáo. — Phát cho khán gi bn in ca bài báo cáo. — Dành thi gian phn cui bài báo cáo cho vic t và tr li câu hi ca khán gi, nhm giúp khán gi làm rõ các vn mà h quan tâm. 2. Kế hoạch phát triển bài trình diễn Nu bn không có k hoch xây dng mt bài trình din ngay t u, có th bn s mt nhiu thi gian làm i làm li các slide. Sau ây là các bc trong quá trình xây dng bài trình din: Bc 1 : Xác nh i tng khán gi và mc tiêu bài trình din Trc khi to bài trình din , bn cn phi bit v i tng khán gi ; nhng loi i tng khác nhau phi có nhng loi báo cáo khác nhau vì mi loi i tng s có kin thc và kinh nghim thc t khác nhau. Bn hãy t hi mình các câu hi sau: 218 | MODULE TH 21
95. — Có bao nhiêu ngi s tham gia trong bui báo cáo? Nu lng ngi nghe ông thì màn hình và c ch cn phi thit k sao cho mi ngi nhìn rõ. — tui trung bình ca khán gi? iu này ôi khi khó xác nh nhng phi c gng xác nh. Nhìn chung nu khán gi là tr tui (tr em hay thanh niên) thì bài báo cáo cn rõ ràng, trong sáng và thú v. i vi khán gi ln tui thì bài báo cn phi thc t và thông tin báo cáo cn có cn c và trích dn rõ ràng. — Vai trò ca khán gi trong ch báo cáo? Nu bn báo cáo v mt sn phm mi hoc mt h thng mi, các nhà qun lí s quan tâm n thông tin tng th, trong khi các công nhân s cn n các thông tin chi tit. Nói chung, i vi nhà qun lí cp càng cao thì h ch cn các thông tin cn thit ra quyt nh ch không cn n các thông tin quá chi tit. — Khán gi ã bit gì v ch báo cáo? Nu bn báo cáo cho nhng ngi cha h bit gì v ch ang báo cáo thì bn cn phi cung cp các thông tin tht c bn và phi có các gii thích (nh ngha) v các thut ng mi. Trái li, i vi khán gi là các chuyên gia trong ch báo cáo thì bn cn t ra nhiu câu hi sau khi báo cáo và bn phi d trù thêm vài slide d phòng (c n) tr li các câu hi. — Khán gi có quan tâm n ch này không? Nu ch cung cp các thông tin quan trng liên quan n ngi nghe (thông tin v bo him, phúc li, ) thì ngi nghe s thích thú và chú tâm lng nghe. Ngc li , bn cn phi tìm cách thuyt phc và làm cho h lng nghe. — Khán gi có thành kin tiêu cc hoc tích cc i vi ch hay không? Hãy nh rng, ý ngh ca khán gi c hình thành trc t nhng kinh nghim thành công hay tht bi thc t ca h. — Khán gi có ang bn rn hoc có vic gì gp hay không? Khán gi có dành thi gian c bui nghe bn báo cáo hoc phi tr li công vic thng ngày trong mt khong thi gian nào ó? Nu bài báo cáo không cung cp thông tin hu ích nào , h s cm thy rt khó chu và không th kiên nh n ngi c bui nghe bn nói trong khi có các vic gp cn phi gii quyt. Do vy, bn cn phi bit v lch làm vic ca khán gi và s quan tâm ca h có th chun b chu áo các thông tin báo cáo. iu tip theo là bn mun bit kt qu ca sau bài báo cáo s nh th nào. Mc d ù bn mun t c nhiu kt qu nhng bn cn phi ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 219
96. xác nh mt mc tiêu chính cho bài báo cáo. Sau â y là các mc tiêu bn cn xem xét: — Kh án gi ngh tt v ch báo cáo . Mt vài báo cáo thit k cho các bui hp và c thit k làm thay i ý ngh và quan im ca khán gi. Các báo cáo này thông thng m u là s chào ón ca nhóm báo cá o và kt thúc là mt vài mo hay nào ó. — Khán gi hiu thông sut . ôi khi bn cn phi truyn t thông tin cho mt nhóm ngi và cn phi thit k bài thuyt trình sao cho mi ngi hiu thông sut thông tin cn truy n t. — Các khán gi có các quyt nh riêng bit. ây là loi báo cáo thng dùng nghiên cu tip th, bn cn thu thp thông tin t phía khán gi nhng mi ngi cn có câu tr li riêng ca mình sau khi nghe bài báo cá o. — Khán gi quyt nh theo nhóm . ây là loi báo cáo mà bn cn thu thp thông tin t các nhóm ngi sau khi nghe báo cáo. Bc 2 : La chn phng pháp báo cáo Có 3 cách trình bày báo cáo cho khán gi và bn cn la chn cách trình bày phù hp: speaker —led, self— running và user —interactive; vi mi cách bn s có thêm các la chn. Trc khi bt u to bài báo cáo trên PowerPoint, bn cn bit phng pháp s áp dng vì nó s to nên các slide vi ni dung rt khác bit. — Báo cáo có ngi din thuyt (Speaker —Led) : ây là loi báo cáo truyn thng: Bn ng trc khán gi (hoc thông qua cu truyn hình) và din thuyt. Các slide bn to trong bài trình din tr thành tài liu tham kho cho bn. Thông tin cung cp cho khán gi ch yu là do bn nói, các slide và bn in ch là tài liu tham kho. Vi loi báo cáo này, các slide ch cha các thông tin chính và bn có th din gii thêm trong quá trình din thuyt. ôi khi bn cn gi trc cho khán gi các bn in ca bài báo cáo, và trong trng hp này , bn cn phi chun b k ni dung báo cáo. — Báo cáo t chy (Self —Running): Lo i báo cáo t chy này bn cn chun b tt c các thông tin trình bày. Nhìn chung, loi báo c áo này dùng báo cáo cho các cá nhân hoc mt nhóm nh khán gi. Do loi báo cáo này không có din gi nên nó cn phi cung cp y thông tin và tính nng nh: âm thanh, on phim, các hi u ng hp dn và ging thuyt 220 | MODULE TH 21
97. minh. Lu ý bn cn thit lp thi gian chuyn tip gia các hiu ng, hot cnh và các slide phù hp và cn phi kim tra li nhiu ln trc khi trình chiu cho khán gi. — Báo cáo tng tác (User —interactive): Ging nh báo cáo t chy nhng ây ngi xem có th iu khin ti lui trong ni dung bài. Loi báo cáo này thng áp dng cho mt ngi xem ti mt thi im và thng phát hành trên Internet, Intranet hoc trên CD. Bc 3 : La chn phng pháp truyn t thông tin PowerPoint cung cp nhiu la chn truyn t thông tin. Di ây là mt s la ch n: — Máy tính trình chiu báo cáo bng chng trình PowerPoint . Phng pháp này có th dùng cho speaker—led, self—running, hoc user—interactive. — Máy tính trình chiu báo cáo thông qua trang web. Bn có th lu bài trình din di nh dng web và phát hành trên Internet. Bn có th dùng phng pháp này cho các kiu báo cáo speaker —led, self— running, hoc user —interactive mà không cn thêm phn mm c bit nào ngoài mt trình duyt web. Tuy nhiên, ph ng pháp này làm mt i mt s hiu ng chuyn slide và các hot cnh. Phng pháp này dùng ch yu cho kiu báo cáo self —running hoc user —interactive. — Máy tính trình chiu báo cáo lu trên CD . Bn có th to CD cha tp tin trình chiu và tin ích PowerPoint Viewer. Bài trình din s t ng trình chiu khi bn chèn CD vào u c ca máy tính. Phng pháp này phù hp cho kiu báo cáo self —running hoc user —interactive. — Phim chiu trên má y overhead . Bn có th to các phim chiu trên máy overhead. Trong quá trình báo cáo, bn ln lt t chúng trên máy chiu overhead. — Các phim chiu 35mm . Phng pháp này tn kém hn phim chiu cho máy overhead nhng phân gii ca hình nh cao hn và cht lng hình tt hn. Các slide c cun bên trên mt vòng tròn và bn không cn thay chúng bng tay. Tt nhiên, phng pháp này cng làm mt i các hiu ng c bit nh hot cnh, âm thanh, ging nh dùng phim chiu cho máy chiu overhead. — Giy . Nu không có sn máy chiu, khi ó bn phi dùng n phng cách cui cùng là in bài báo cáo ra giy và phát cho khán gi. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 221
98. Bc 4 : Chn b nh dng phù hp hoàn cnh PowerPoint cung cp rt nhiu b nh dng m bo bn tìm thy kiu phù hp cho tình hung báo cáo ca bn. Mt b nh dng (theme) là tp hp ca các thit lp v hình nn, font ch, màu sc và các hi u ng hình nh. PowerPoint 2007 có rt nhiu b nh dng dng sn cho bn dùng hoc bn có th to b nh dng mi và lu thành mt tp tin riêng bit. Mt mu thit k (template) là mt tp tin PowerPoint y các thành phn mà bn có th to bài báo cáo mi t chúng. Mt mu thit k có th có mi th mà mt báo cáo yêu cu, bao gm các slide. Mt template có th có nhiu theme nm trong slide master ca template. Khi bn to mt bài báo cáo mi da trên mt template, thì bài báo cáo ó s tha hng tt c các theme và các slide mu có trong template ó . Theme nào c s dng là tt nht? Màu nào là tt nht? Tt c iu ó tùy thuc vào tình hung và hoàn cnh trình bày báo cáo ca bn. Sau ây là mt vài gi ý: — Máy chiu overhead (Overhead projector) S dng máy chiu thông thng không do ngi dùng la chn mà do hoàn cnh thc t. Máy chiu cho cht lng hình chiu thp và bn cn lu ý n iu kin ánh sáng trong phòng vì nó có th làm cho hình chiu rt m nht. Sau ây là mt vài mo nh khi bn son tho slide dùng cho máy chiu overhead: + Font ch: Tiê u dùng font ch in m nh là Arial Black nhm giúp khi chiu lên s ít b méo mó. i vi các on vn bn thì dùng các font ch rõ ràng và d c nh Arial hoc Times New Roman. + Màu ch: Màu en là s la chn tt nht, tránh các màu nht nh xanh nht vì rt d b m nht khi chiu trên máy overhead di ánh sáng mnh. + Màu nn: Tránh màu nn ti, vì nn màu ti s làm khán gi mt tp trung vào ni dung ang trình bày. Bn nên s dng nn màu trng khi dùng phim chiu máy và c bit là có th vit ch thêm vào phim chiu khi nn màu trng. + Ni dung: Càng n gin càng tt. Ph im chiu overhead ch thích hp cho ni dung vn bn, tránh dùng nhiu hình nh. 222 | MODULE TH 21
99. — Máy chiu slide 35mm (Slide projector) Di ây là mt vài gi ý v nh dng khi dùng slide 35mm: + Font ch: Dùng font ch d c nh Arial và Times New Roman cho phn ni dung. + Màu ch: Dùng màu ch sao cho tng phn vi màu nn nh là dùng màu ch sáng i vi nn màu ti , ví d ch màu vàng (yellow) trên nn màu xanh nc bin (navy blue). + Màu nn: Dùng màu ti nhng không nên dùng màu en. Màu nn sáng s làm màn nh quá chói. Màu xanh thm (dark blue), xanh lá cây (green) và màu tía (purple) là các màu nên dùng. Tránh dùng nn là các hình v, bóng và clipart. + Ni dung: Có th dùng bt c loi vn bn hoc hình nh nhng phi ch tnh. — Trình chiu báo cáo trên máy tính ây là phng pháp l í tng nht khi trình chiu báo cáo ; bn có th chiu báo cáo trên màn hình vi tính, màn hình TV hoc s dng máy LCD projector phóng hình lên màn nh rng. Di ây là mt vài gi ý v nh dng: + Font ch: Các hình nh và ch trên máy tính thng rõ ràng và sc nét, vì th có th dùng tt c các font ch. Tuy nhiên, bn nên th nghim trc báo cáo trên máy tính kim tra rõ nét ca các font ch. Nu bn báo cáo cho rt nhiu ngi nghe và màn hình li nh, khi ó nên cho các font ch kích thc to. + Màu ch: Dùng màu ch sao cho tng phn vi màu nn. Nu dùng màu ch sáng thì dùng màu nn ti và ngc li. + Màu nn: Màu nn nh xanh thm, xanh lá cây, màu tía u c. Bn có th dùng nn là gradients, shading, patterns, pictures, và các nn c bit u tt. + Ni dung: Có th dùng tt c các kiu ch và hiu ng cho phn ni dung: hình nh, hot cnh, hiu ng chuyn slide, âm thanh và on phim. Bc 5 : Phát trin ni dung Ni dung báo cáo bao gm vn bn, th hoc các chng trình nh Excel, ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 223
100. Khi báo cáo, bn ch nên cung cp y thông tin mà khán gi ang cn ch không nên cung cp quá nhiu thông tin d tha không cn thit. Sau ây là mt vài gi ý : — Bn cn kim tra li k các ni dung trc khi gi bài cho khán gi nhm m bo không có ni dung d tha. — Không nên c công ghi ni dung tht chi tit cho các slide, thay vào ó các slide ch nên cha các im chính cn trình bày và khi din thuyt s nói rõ hn. — Nên dùng SmartArt thay cho các gch u dòng nhm giúp thông tin trên slide d nh và d hiu hn. — Cung cp bn in chi tit cho khán gi u bui thuyt trình nhm giúp khán gi tp trung hn trong khi nghe thuyt trình và khi tn công ghi chép. — Tóm tt ni dung bài trình din các slide cui. Bc 6 : To các hình nh trc quan Sau khi hoàn tt các ni dung, bn nên xem xét a vào các slide mt s hình nh minh ho trc quan nhm to n tng mnh i vi khán gi. Ngoài hình nh, bn nên tn dng tính tng phn ca các màu sc ch, màu nn trong các slide nhm làm ni bt các ni dung quan trng. WordArt cng rt tt trong vic làm hình nh hoá các on vn bn ngn nhm mc ích nhn mnh. Bc 7 : Thêm các hiu ng a phng tin Thêm các hiu ng a phng tin vào slide thông thng làm tng hiu qu và s thích thú ca khán gi i vi bài thuyt trình. Bn có th s dng các on phim, flash, âm thanh, nhc, các hiu ng cho th, vn bn, hiu ng chuyn tip gia các slide, hiu ng i màu, cho bài thuyt trình ca mình. Bn không nên áp dng mt kiu hiu ng cho tt c các slide hoc gia các slide vì iu ó rt d gây nhàm chán cho khán gi; thay vào ó, hãy áp dng linh hot nhiu loi hiu ng cho bài trình din ca mình. Bc 8 : To các bn in phát cho khán gi và ghi chú cho slide Bc này ch thích hp i vi phng pháp báo cáo có ngi din thuyt (speaker—led). Bn nên phát các bn in ni dung báo cáo (handout) cho khán gi h d theo dõi trong sut quá trình nghe báo cáo. 224 | MODULE TH 21
101. Các handout này có th in trng en hoc màu và PowerPoint cung cp sn rt nhiu tu chn cho vic in n handout. Ngoài ra, ngi báo cáo nên chun b sn cho mình mt bn in handout c bit cha các ghi chú cho mi slide trong bài thuyt trình (notes pages). Bc 9 : Kim tra li bài và báo cáo th Bn nên báo cáo th và xem li bài thuyt trình trc khi trình chiu thc s trc khán gi. i vi mi phng pháp báo cáo s có mt vài lu ý riêng. − Báo cáo có ngi din thuyt trc khán gi (Speaker—led) Kim tra li tt c các slide trong bài trình din nhm m bo các ni dung y , chính xác và úng trình t. Bn có th s phi sp xp li hoc n bt các slide cho mc ích d phòng (d oán trc các câu hi ca khán gi và chun b sn các slide cha s liu hoc tr li câu hi). Kim tra li các nút iu khin trên slide, chiu th toàn b các slide trong ch Slide Show nhm kim tra các hiu ng gia các thành phn trên slide và gia các slide xem có hp l í hay không. Ôn li các phím tt thông dng trong quá trình báo cáo trên máy tính bng PowerPoint. − Báo cáo t chy ( self—running) Vi phng pháp báo cáo speaker —led, bn còn có c hi khc phc các li (v ni dung, hiu ng, ) phát sinh trong quá trình báo cáo. Vi phng pháp báo cáo self —running, bn s không có c hi gii thích vì bài báo cáo s c trình chiu mt cách t ng. Do vy, bn cn phi dành nhiu thi gian hn kim tra tht k tt c ni dung cng nh các hiu ng, trc khi công b. Mt im c bit quan trng i vi loi báo cáo này chính là vic thit lp thi gian (timing). Bn phi thit lp thi gian ch hp lí sao cho khán gi có thi gian c ht các ni dung slide cung cp và lu ý thi gian ch cng không nên quá dài s làm khán gi chán nn. PowerPoint cung cp tính nng Rehearse Timings nhm giúp cho bn gii quyt khó khn va nêu. Tính nng này s ghi li thi gian bn dng li mi slide và thông báo kt qu cho bn, nu bn ng ý nó s áp dng thi gian dng mi slide này cho bài trình din ca bn (vào ngn Slide Show trên Ribbon và chn Rehearse Timings). ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 225
102. — Báo cáo tng tác (User —Interactive) V i loi báo cáo này, bn thit kt các nút lnh ngi dùng di chuyn xuyên sut bài trình din trong các slide và vì th , vn thi gian không còn quan trng na. Vn quan trng ây chính là chính xác ca các liên kt trong bài trình din. Khi mun phát hành bài trình din lên Internet, bn có th bài trình din di nh dng PowerPoint nhm m bo ngi xem thy c ht tt c cc tính nng và hiu ng mà bn ã thit lp. Tuy nhiên , do không phi tt c ngi dùng u có cài sn phn mm, nên có mt cách khác mà bn có th xem xét chính là lu bài trình din di nh dng HTML. Khi nh dng HTML, mt s tính nng ca bài trình din s b mt (mt s hiu ng, hot cnh, ) nhng s m bo mi máy tính u có th xem c ni dung min là máy có cài mt trình duyt web nào ó. Bc 10 : Phát hành bài báo cáo Các phng pháp báo cáo user— interactive hoc self —running presentation mang li ít hiu qu hn so vi phng pháp speaker —led. Các phng pháp này n gin ch là vic phát hành n ngi xem nên rt d gây chán nn cho ngi xem. Phng pháp báo cáo s peaker— led s rt hiu qu nu c chun b k v ni dung và ngi báo cáo ã luyn tp chu áo. Bc này bn ch cn b trí các vic còn li nh là thit lp các ch ngi ti phòng hp và c gng làm quen vi vic ng trc ám ông. Bc 11: Tin n thành công và ci tin bài báo cáo Tt c các bc chun b trên nu c thc hin cn thn thì chc chn bui báo cáo ca bn s thành công tt p. Nhm chun b tt hn cho các bui báo cáo khác trong tng l ai, bn nên t hi và tr li các câu hi sau: — Các màu sc và thit k ca các slide có hp l í hay không? — Tt c mi ngi có d dàng c ni dung trên slide hay không? — Khán gi nhìn bn, nhìn màn hình hay nhìn bn in (handout) nhiu hn? iu ó có ging nh mong i ca bn hay không? — Khán gi có ghi chú li trong khi bn trình bày báo cáo hay không? Nu có, bn có gi cho khán gi bn in (handout) vi các ng k dành cho vic ghi chú bên cnh hay không? 226 | MODULE TH 21
103. — Thi gian báo cáo có hp l í hay không? Có im nào trong bày báo cáo làm ngi nghe chán nn hoc thích thú hay không? — Có slide nào bn d nh thêm vào báo cáo nhng ã không làm hay không? — Có slide nào bn tính b qua nhng ã chun b quá k hay không? — Các ghi chú cho slide mà bn chun b có áp ng hay không? — Các hot cnh và hiu ng thêm vào có làm bài báo cáo hp dn hn hay làm ngi nghe mt tp trung? — Cht lng các âm thanh và on phim có t hay không? Chúng có hu ích hay không? 3. Giữ cho khán giả luôn cảm thấy thích thú Sau ây là mt s bc c bn nhm giúp ngi din thuyt to nên s lôi cun và làm cho báo cáo thành công. — Các k thut din thuyt + Dáng ng chc chn, không i ti i lui. Vic i ti i lui s làm ngi nghe o mt nhìn theo bn và làm h mt tp trung. Tuy nhiên bn nên dùng tay và phn trên c th minh ho cho bài nói chuyn ca mình. + Dùng các c ch h tr ging nói. Nu bn ang nói n ba im ca mt vic nào ó thì có th dùng các ngón tay minh ho tng im ó. Nu bn ang nói n mt s liên kt ca các s vic vi nhau thì bn có th dùng hai tay nm li vi nhau minh ho. + ng hc thuc lòng bài din thuyt. Nu mt ai ó t câu hi ct ngang bài thuyt trình ca bn thì bn s rt d quên mình ã nói ti âu. + Ngc li, phi thuyt trình ch không nên c t các ghi chú ca bn. Các ghi chú thng ch cha các t khoá và các s liu, do vy bn cn din thuyt t các t khoá này ch không phi ch n gin là c chúng ra. + Không din thuyt mà mt dán vào t ghi chú. Dùng mt nhìn c to trc khi bn bt u nói. + Chn lc mt vài ngi các v trí khác nhau trong khán phòng và dùng mt giao tip trc tip vi h. Trình bày mt im nào ó trong bài báo cáo vi mi ngi trong khi bn nhìn h và nh ci vi h. + ng ngi tm dng bài din thuyt . Nói chm và thnh thong dng mt lát nhìn vào bn ghi chú là mt phng pháp din thuyt hay hn là báo cáo mt cách hp tp. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 227
104. Không nhìn chm chm hoc c các slide. Tp trung s chú ý vào c to và hn ch càng nhiu càng tt vic c các ghi chú trong khi din thuyt. Bn phi làm cho c to thy rng các li bn nói ra là xut phát t trong suy ngh ca bn. + Nhn mnh các ng t trong bài thuyt trình. — Các gi ý v ni dung + Nu khán gi không bn rn thì bn s không b dn ép v thi gian báo cáo, khi ó bn có th bt u bài báo cáo vi mt câu chuyn vui. + Nên cun hút khán gi vào các bài tp/tình hung trong bài báo cáo nhm làm tng kh nng hiu v ch trình bày. + Hi các câu hi kim tra xem khán gi có hiu nhng gì bn ang trình bày hay không và tng mt món quà nh cho ngi có câu tr li úng. Không có th gì hp dn khán gi tham gia vào ch trình bày hn là các phn thng, mc dù chúng có giá tr thp nh móc khóa, khn tay, + Nên chia phn trình bày thành hai hoc vài bui và nên có phn t câu hi và tr li câu hi mi bui; gia các bui nên có gi gii lao ngn. Trong sut phn hi và tr li hãy tt máy chiu (slide projector, overhead, LCD projector hoc màn hình máy tính) giúp ngi nghe tp trung vào câu hi và din gi. Nu không th tt máy chiu thì bn có th to thêm mt slide n gin vi ta “Hi áp” và chiu slide này trong sut quá trình này. 228 | MODULE TH 21
105. Phụ lục 2. Các điểm mới trong PowerPoint 2010 Có 19 im mi 1. Ribbon mi PowerPoint 201 0 xây dng Ribbon có các nút lnh h o d nhn bit c chia thành nhiu tab (ngn) thay cho h thng thc n x xung trc ây. Mi tab ging nh mt thanh công c vi các nút lnh và danh sách lnh cho ngi dùng la chn s dng. Các tab không d tùy bin nh các than h công c các phiên bn trc, nhng PowerPoint 2010 có thêm mt thanh công c gi là Quick Access Toolbar (thanh công c truy cp nhanh) giúp ngi dùng có th tùy bin và gn thêm các nút lnh thng dùng mt cách nhanh chóng và d dàng. Có th thêm vào Quick Access Toolbar bt k ì nút lnh nào bng cách nhp phi chut vào nó và chn Add to Quick Access Toolbar . Ribbon xut hin thêm ngn Transitions giúp vic áp dng hiu ng chuyn t slide này sang slide khác c nhanh và thun tin hn. Ngoài ra, nút Minimize the Ribbon giúp ngi dùng d dàng phóng to hay thu gn Ribbon. Tab đang chọn Quick Access Toolbar Ribbon c t chc li 2. Ngn File thay cho nút Office Ngn File cha các lnh liên quan n bài thuyt trình ang son tho nh thuc tính tp tin, thit lp mt mã bo v, lu tr, in n và chia s bài thuyt trình. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC | 229