Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Nội dung text: Những "tuyệt chiêu" trong Excel

1. Những "tuyệt chiêu" trong Excel Nguồn : Lời nĩi đầu: Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta cĩ thể mắc phải vơ số lỗi, hoặc cĩ thể mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn, và thường khơng để ý tới những cái cĩ thể giúp chúng ta xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng hơn Xin hân hạnh giới thiệu đến các bạn cuốn sách "Một ngày một tuyệt chiêu", lược dịch từ cuốn Excel Hacks, của hai tác giả David và Raina Hawley. Những "tuyệt chiêu" này sẽ giúp bạn tránh được những lỗi, và làm việc với bảng tính một cách cĩ hiệu quả hơn. Trước khi nĩi đến các "tuyệt chiêu" của Excel, xin nĩi sơ qua một chút về một số thủ thuật và quy tắc cơ bản, những điều sẽ giúp các bạn thực hiện những "tuyệt chiêu" được nĩi đến trong các phần sau cách dễ dàng hơn. Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh, và bạn cĩ thể làm được những điều khơng thể tin nổi với nĩ. Nhưng khơng may, cĩ nhiều người thiết kế bảng tính của mình với quá nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nĩ trở nên phức tạp hơn là nĩ đáng bị như vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo, bạn sẽ thấy chúng rất hiệu quả. Xin nĩi thêm, tất cả các "chiêu" được trình bày sau đây, đa phần là viết cho Excel 2007. Nếu nĩ cũng cĩ thể áp dụng cho các phiên bản trước, chúng tơi sẽ chú thích ở ngay bên cạnh: (Với Excel 2003 trở về trước, thì ) Quy tắc 80/20 Cĩ lẽ việc quan trọng nhất khi thực hiện một bảng tính là dành một thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí dữ liệu, tính trước những việc mình cần làm. Và đừng bao giờ nghĩ rằng sau khi hồn thành, tơi sẽ khơng cần phải thêm vào đĩ các dữ liệu hoặc các cơng thức khác, vì bạn sẽ luơn làm ngược lại. Điều này cĩ nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho một bảng tính và khoảng 20% thời gian để thực hiện bảng tính đĩ. Cho dù rằng, việc này cĩ vẻ khơng cần thiết với những bảng tính nhỏ, nhưng bảo đảm rằng, nếu bạn quan tâm đến điều tơi vừa nĩi ở trên, thì về lâu về dài, bạn sẽ tránh được những cực nhọc khi phải cứ phải sửa đi sửa lại bảng tính của mình, và dễ dàng thực hiện được những bảng tính lớn sau khi đã dành cho nĩ một thời gian để lên kế hoạch thực hiện. Nên nhớ rằng, các bảng tính phải luơn mang lại cho người dùng những thơng tin chính xác, chứ khơng phải là thơng tin chỉ chính xác trong một trường hợp nào đĩ. Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính 1
2. Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta khơng thiết lập và trình bày dữ liệu "theo cái cách mà Excel và các tính năng của nĩ mong đợi". Sau đây là một số lỗi phổ biến chúng ta hay mắc phải khi thiết lập một bảng tính: Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhau Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhau Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau Cĩ những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database) Bỏ trống những ơ cĩ dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v ) Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nĩi đến một điều: Bạn nên luơn luơn cố gắng để giữ các mối liên quan giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tơi đã thấy rất nhiều các bảng tính khơng được trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các bảng tính đĩ khơng thể tận dụng được tối đa các tính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable, SubTotal Bạn chỉ cĩ thể sử dụng các tính năng này khi bạn gom hết dữ liệu của bạn vào trong một bảng thật đơn giản. Khơng phải ngẫu nhiên mà Excel cĩ 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ cĩ 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này cĩ ý nĩi rằng, bạn nên thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu cĩ liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nĩ. Nếu như bạn cĩ những dữ liệu được lặp lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ơ đĩ. Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào cĩ thể. Excel cĩ rất nhiều những cơng cụ để tìm kiếm và tham chiếu cơng thức, và một số khơng nhỏ trong đĩ, địi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm. Những mẹo nhỏ khi định dạng Ngồi việc thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nĩ cũng là một vấn đề cần bàn đến. Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho cĩ hiệu quả. Hãy luơn luơn định dạng thật đơn giản. Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng một bảng tính mặc dù khơng nhất thiết phải làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả cơng việc. Việc thường xuyên áp dụng những định dạng phức tạp cho bảng tính cịn làm cho nĩ tăng kích thước, và cho dù bảng tính của bạn cĩ thể trơng giống như một tác phẩm nghệ thuật, nhưng nĩ lại cĩ thể là một nỗi sợ hãi cho người khác. Một trong những kiểu phối màu tốt nhất mà bạn nên áp dụng cho một bảng tính, là màu đen, màu trắng và màu xám. Một gợi ý nữa, là nên bỏ trống vài hàng đầu tiên ở trên cùng (ít nhất là 3 hàng). Những hàng này sẽ được dùng cho những tính năng nâng cao hơn về sau, chẳng hạn như Advanced Filter, hoặc dùng làm vùng điều kiện cho các cơng thức xử lý dữ liệu (DSUM, DMAX, v.v ) Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho dữ liệu. Theo mặc định, Excel canh phải cho những dữ liệu kiểu số, và canh trái cho những dữ liệu kiểu text. Và đĩ là điều tốt nhất rồi, đừng thay đổi nĩ. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn sẽ cĩ thể khơng xác định được ngay tức khắc rằng đĩ là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu text; và nĩ cịn cĩ thể gây nhầm lẫn cho người khác khi tham chiếu đến một ơ, vì nhiều khi họ sẽ tưởng rằng dữ liệu trong ơ đĩ là số, nhưng thật ra nĩ là text. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn sẽ bị nhức đầu với nĩ sau này. Chỉ cĩ tiêu đề của bảng tính là được hưởng ngoại lệ mà thơi. 2
3. Chỉ định dạng các ơ theo kiểu text khi thật sự cần thiết. Bởi vì tất cả những dữ liệu nhập vào trong các ơ đã được định dạng trước theo kiểu text sẽ bị chuyển thành dữ liệu kiểu text, ngay cả khi bạn nghĩ rằng cái bạn nhập vào là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu ngày tháng. Và tồi tệ hơn nữa, bất kỳ ơ nào chứa cơng thức tham chiếu đến một ơ đã được định dạng theo kiểu text, cũng sẽ bị định dạng thành kiểu text. Nĩi chung, bạn đâu cĩ muốn những ơ chứa cơng thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải khơng. Trộn các ơ (merge cells) cũng là một vấn đề. Cĩ một số cơng thức hoặc macro khơng thể chạy được với những ơ đã được trộn. Cho nên, thay vì trộn ơ, bạn hãy dùng chức năng "Center across selection", nằm trong Home ➝ nhĩm Alignment. Nhấn vào cái mũi tên ở dưới cùng bên phải, sẽ mở ra hộp thoại Format với tab Alignment được chọn sẵn. Bạn sử dụng thanh trượt dọc của khung Horizontal để chọn Center Across Selection. Hoặc bạn cũng cĩ thể right- click rồi chọn Format Cells từ shortcut menu. Với Excel 2003 trở về trước, bạn mở hộp thoại này từ menu Format ➝ Cells (Ctrl+1). Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells Những mẹo nhỏ khi dùng cơng thức Một sai lầm rất lớn khi sử dụng cơng thức là cho nĩ tham chiếu đến tồn bộ các cột trong mảng dữ liệu. Điều này làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ơ, nếu khơng nĩi là hàng triệu, để chắc chắn khơng bỏ sĩt một dữ liệu nào. Ví dụ, giả sử bạn cĩ một mảng dữ liệu từ A1 đến H1000, và bạn quyết định sẽ dùng những hàm tìm kiếm của Excel để trích ra những dữ liệu cần thiết. Bởi vì bạn cịn phải bổ sung thêm dữ liệu vào mảng này, nên để chắc ăn, bạn tạo tham chiếu trong cơng thức đến tồn bộ các hàng của các cột trong mảng này. Khi đĩ, tham chiếu của bạn cĩ thể sẽ là A:H, hoặc cụ thể hơn, là A1:H65536. Bạn nghĩ rằng làm như vậy thì bạn sẽ khơng lo lắng gì khi thêm dữ liệu vào trong mảng. 3
4. Đĩ là một thĩi quen vơ cùng tai hại mà bạn phải luơn tránh xa nĩ. Bởi nĩ sẽ làm cho bảng tính trở nên ì ạch, thậm chí là khơng chạy nổi. Bạn vẫn cĩ thể loại bỏ những phần khơng cần tham chiếu ra khỏi cơng thức, mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập nhật trong tham chiếu của cơng thức, bằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hoặc sử dụng các Name động. Một vấn đề nữa thường xảy ra với những bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, là Excel tính tốn rất chậm khi dữ liệu được cập nhật. Để giải quyết vấn đề này, bạn thường được khuyên là hãy chuyển đổi chế độ tính tốn của Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office ở gĩc trái phía trên của bảng tính, rồi chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọn Manual : Chọn Manual Caculation với Excel 2007 Chọn Manual Caculation với Excel 2003 Tuy nhiên, lời khuyên đĩ thì khơng hay cho lắm, mà chỉ là mang tính đối phĩ. Một bảng tính thì 4
5. bao giờ cũng cĩ những cơng thức tính tốn, nếu bạn đang chạy một bảng tính trong chế độ tính tốn Manual, cĩ thể bạn sẽ chỉ cĩ được những thơng tin cũ mèm, chưa hề được cập nhật. Nếu muốn cĩ được thơng tin chính xác, bạn phải nhấn F9. Nhưng, chắc chắn là khơng phải lúc nào bạn cũng nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu như cần thắng chân bị kẹt và làm cho chiếc xe hơi của bạn chạy chậm lại, bạn sẽ sửa lại cần thắng chân, hay là gỡ bỏ cái thắng chân rồi tin tưởng hồn tồn vào cái thắng tay? Nghĩa là, khi bảng tính của bạn chạy chậm, bạn sẽ sửa lại cơng thức cho nĩ chạy nhanh hơn, hay là đặt nĩ vào chế độ tính tốn bằng tay rồi cứ thế mà làm tiếp? Hầu như chúng tơi khơng bao giờ làm điều này, nhưng rất nhiều người đã khơng ngần ngại đặt bảng tính của họ trong chế độ tính tốn Manual. Nếu như bạn thấy rằng cần phải đặt bảng tính của mình trong chế độ tính tốn Manual thì mới làm việc được, bạn nên suy nghĩ đến việc thiết kế lại bảng tính. Cơng thức mảng là một trong những nguyên nhân của vấn đề trên. Chúng là một lựa chọn tốt khi tham chiếu đến những ơ riêng lẻ. Nhưng nếu bạn dùng chúng để tham chiếu đến những dãy dữ liệu lớn, thì hãy sử dụng chúng càng ít càng tốt. Khi cĩ một số lượng lớn các mảng tham chiếu đến một dãy dữ liệu lớn, hiệu suất của bảng tính sẽ bị ảnh hưởng, đơi khi nĩ dừng hẳn luơn, và bạn bắt buộc phải dùng chế độ tính tốn bằng tay. Excel cĩ nhiều hàm chuyên xử lý những dữ liệu lớn thay cho cơng thức mảng, mà sẽ được đề cập đến trong chiêu thứ 79: Tránh lỗi #VALUE! khi tính tổng (SUM) hoặc đếm (COUNT) các ơ. Ngồi ra, trong Excel Help cĩ một số ví dụ rất hay sẽ giúp bạn cách để dùng cơng thức trên những bảng dữ liệu lớn để trích ra kết quả dựa theo những tiêu chuẩn. Hoặc bạn cĩ thể sử dụng Pivot Table, sẽ được đề cập đến trong phần thứ 4 của loạt bài này. Mặc dù PivotTable thì cĩ vẻ phức tạp khi bạn sử dụng nĩ lần đầu tiên, nhưng chúng tơi thành thật khuyên bạn hãy học cách sử dụng nĩ. Một khi bạn đã làm chủ được PivotTable, ngày nào đĩ bạn sẽ tự hỏi rằng làm sao tơi cĩ thể sống mà khơng cĩ PivotTable! Trước khi kết thúc phần mở đầu, xin nĩi điều này: Nếu bạn chẳng nhớ được gì (vì tơi nĩi nhiều quá), bạn chỉ cần nhớ một chuyện thơi: Excel sẽ chạy tốt hơn nếu tất cả các dữ liệu của bạn được xếp liên tục với nhau trong cùng một bảng. Nĩ sẽ giúp cho bạn thực hành các chiêu sau đây một cách dễ dàng hơn. Trong các chiêu sau đây, sẽ cĩ một số biểu tượng nằm ở đầu mỗi chiêu: Áp dụng cho tất cả các phiên bản của Excel Chỉ áp dụng cho Excel 2007 Chỉ áp dụng cho những phiên bản trước Excel 2007 Chỉ áp dụng cho Excel 2003 và Excel XP Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Nội dung : 1. Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính 2. Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều sheet 3. Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đĩ nhất định 4. Ngăn chặn các nhắc nhở khơng cần thiết 5. Ẩn sheet sao cho người dùng khơng thể dùng lệnh unhide để hiện ra 6. Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template) 7. Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook 8. Giới hạn vùng cuộn của bảng tính 5
6. 9. Khĩa và bảo vệ những ơ cĩ chứa cơng thức 10.Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm dữ liệu trùng 11.Tìm dữ liệu xuất hiện 2 hoặc nhiều lần bằng cơng cụ Conditional Formating 12.Tạo riêng một thanh cơng cụ cho riêng một bảng tính cụ thể 13.Sao chép cơng thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống như sao chép tham chiếu tuyệt đối) 14.Gỡ bỏ những liên kết ma 15.Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường 16.Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi 17.Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác 18.Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox 19.Đánh dấu những ơ chứa cơng thức bằng Conditional Formatting 20.Đếm hoặc cộng những ơ đã được định dạng cĩ điều kiện 21.Tơ màu dịng xen kẽ 22.Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ơ 23.Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox 24.Dùng nhiều List cho 1 Combobox 25.Tạo một danh sách xác thực thay đổi theo sự lựa chọn từ một danh sách khác 26.Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự khơng mong muốn 27.Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực 28.Trích xuất dữ liệu số trong 1 chuỗi bằng VBA 29.Tùy biến chú thích của ơ bảng tính 30.Sort thứ tự dựa trên nhiều hơn ba cột 31.Sắp xếp ngẫu nhiên 32.Thao tác trên dữ liệu với Advanced Filter 33.Tạo các định dạng số cho riêng bạn 34.Tăng thêm số lần Undo cho Excel 35.Tự tạo danh sách để fill 36.Làm nổi các Subtotal của Excel 37.Chuyển đổi các hàm và cơng thức trong Excel thành giá trị 38.Thêm dữ liệu vào danh sách Validation một cách tự động 39.Ngày tháng trong Excel 40.Cho phép sử dụng tính năng Group and Outline trên bảng tính bị khố 41.Bẫy lỗi để trống dữ liệu"]Bẫy lỗi để trống dữ liệu 42.Giảm danh sách xổ xuống của Validation, sau khi chọn 1 43.Thêm các danh sách cĩ sẵn và cả danh sách tự tạo vào menu chuột phải Mời các bạn tham gia thảo luận các tuyệt chiêu tại đây Tra cứu hàm Excel | Cơng thức và Hàm trong Excel 2007 | Các hàm của Analysis Toolpak Addin | Những tuyệt chiêu trong Excel Thay thái độ, đổi cuộc đời | Nên đọc trước khi gửi một câu hỏi hoặc tạo mới mơt đề tài | PivotTable & PivotChart 2007 - Từ căn bản đến nâng cao | Gĩp ý với các bài viết của BNTT 6
7. Giáo Trình Microsoft Excel 2007 Tồn tập - SSDG Nội dung : Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel Chương 2: Các Khái Niệm Cơ Bản Và Xử Lý Dữ Liệu Trong Bảng Tính Chương 3: Các Thao Tác Dữ Liệu Đặc Biệt Trong Excel Chương 4: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm Chương 5: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu Chương 6: Đồ Thị Trong Excel Chương 7: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính Chương 8: Làm Việc Với Nhiều Bảng Tính - Macro, Templates Chương 9: Phím Tắt Và Thủ Thuật Chương 10: Gồm 50 bài tập cĩ phim minh họa: Bài tập cơ bản: 30 bài Bài tập nâng cao: 10 bài Bài tập mở rộng: 10 bài HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH Chương trình sẽ tự động cài đặt. Bạn chỉ cần click chuột vào nút "Tiếp Tục" để hồn tất quá trình cài đặt. Nếu máy tính của Bạn khơng tự động cài đặt được. Bạn sẽ phải tự cài đặt bằng cách mở chương trình Windows Explorer lên. Sau đĩ, Bạn vào thư mục SETUP và chọn tập tin SetUp.exe để cài đặt. Trong lúc sử dụng chương trình, cĩ thể do tốc độ của ổ đĩa CD Rom hơi chậm, nên Bạn vui lịng chờ trong giây lát ! Nếu chương trình cài đặt bị lỗi bạn hãy vào thư mục CDRom\Setup và chạy tập tin ISScript10.MSI Chúc Bạn cài đặt và sử dụng tốt chương trình ! Download : Giáo Trình Microsoft Word 2007 : 7
8. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 Nguồn : HƯỚNG DẪN BẰNG FILES VIDEOS : (*) Do tốc độ đường truyền nên cĩ thể bạn sẽ nhìn thấy một trang trắng trước khi đoạn phim tải xong. Tổng quan giao diện Excel : Bài 1: Tổng quan giao diện Excel Bài 2: Chèn thêm và xố bớt bảng tính Bài 3: Đổi tên, sao chép và di chuyển bảng tính Bài 4: Đổi màu SheetTab và ẩn hiện bảng tính Bài 5: Bảo vệ bảng tính Bài 6: Chọn hình ảnh làm nền cho bảng tính Cách nhập dữ liệu kiểu cơng thức : Bài 7: Cách nhập dữ liệu kiểu cơng thức Bài 8: Thao tác với khối trong Excel 8
9. Bài 9: Xử lý ơ, cột, hàng trong bảng tính Bài 10: Định dạng dữ liệu Bài 11: Đặt tên, ghi chú và bảo vệ ơ Chèn đối tượng hình ảnh : Bài 12: Chèn đối tượng hình ảnh Bài 13: Chèn đối tượng ClipArt Bài 14: Chèn đối tượng SmartArt Bài 15: Chèn đối tượng WordArt Bài 16: Chèn đối tượng TextBox Bài 17: Chèn các ký tự đặc biệt vào bảng tính Bài 18: Hiệu chỉnh ClipArt & hình ảnh Các bước tạo đồ thị : Bài 19: Các bước tạo đồ thị Bài 20: Thiết lập lại biểu đồ Bài 21: Hiệu chỉnh tiêu đề Bài 22: Hiện/ ẩn các nhãn dữ liệu Bài 23: Sửa đổi các trục Bài 24: Hiện/ẩn các đường kẻ lưới Bài 25: Xoay đồ thị dạng 3D Sắp xếp cơ sở dữ liệu : Bài 26: Sắp xếp cơ sở dữ liệu Bài 27: Lọc tự động Bài 28: Lọc nâng cao Bài 29: Tổng hợp dữ liệu theo nhĩm Đặt lề trang in : Bài 30: Đặt lề trang in Bài 31: Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang Bài 32: Lặp lại tiêu đề bảng tính khi sang trang Bài 33: Thực hiện in ấn Bài 34: Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ Bài 35: Chèn và hiệu chỉnh biểu đồ 9
10. Bài 36: Chèn và hiệu chỉnh Wordart Bài 37: Tạo và hiệu chỉnh Textbox Bài 38: Lập và hiệu chỉnh biểu thức tốn học Thao tác tạo bảng : Bài 39: Thao tác tạo bảng Bài 40: Các thao tác trên bảng Bài 41: Thao tác chỉnh sửa bảng biểu Bài 42: Định dạng đường viền và nền cho bảng Thiết lập chức năng AutoCorrect : Bài 43: Thiết lập chức năng AutoCorrect Bài 44: Tạo ghi chú cho tài liệu Bài 45: Sử dụng chức năng tìm kiếm và thay thế Bài tập thực hành : Bài 46: Bảng kê tiền thuê máy vi tính Bài 47: Bảng kê chí phí khách sạn Bài 48: Bảng giá NoteBook Bài 49: Bảng thống kê xuất hàng Bài 50: Bảng tính lương MICROSOFT OFFICE : EXCEL ( Nhấp lên link này của Quản Trị Mạng ) . MS Excel - Bài 1: Bắt đầu Microsoft Excel 2007 MS Excel - Bài 2: Tùy chỉnh trong Excel MS Excel - Bài 3: Làm việc với Workbook MS Excel - Bài 4: Thao tác với dữ liệu MS Excel - Bài 5: Chỉnh sửa Worksheet MS Excel - Bài 6: Tính tốn trong Excel MS Excel - Bài 7: Tạo Macros trong Excel 2007 MS Excel - Bài 8: Sort and Filter MS Excel - Bài 9: Graphics MS Excel - Bài 10: Biểu đồ trong Excel 2007 MS Excel - Bài 11: Định dạng bảng tính 10
11. MS Excel - Bài 12: Phát triển Workbook MS Excel - Bài 13: Định dạng trang tính và in MS Excel - Bài 14: Layout Những "tuyệt chiêu" trong Excel 1.Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính 2.Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều sheet 3.Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đĩ nhất định 4.Ngăn chặn các nhắc nhở khơng cần thiết 5.Ẩn sheet sao cho người dùng khơng thể dùng lệnh unhide để hiện ra 6.Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template) 7.Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook 8.Giới hạn vùng cuộn của bảng tính 9.Khĩa và bảo vệ những ơ cĩ chứa cơng thức 10.Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm dữ liệu trùng 11.Tìm dữ liệu xuất hiện 2 hoặc nhiều lần bằng cơng cụ Conditional Formating 12.Tạo riêng một thanh cơng cụ cho riêng một bảng tính cụ thể 13.Sao chép cơng thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống như sao chép tham chiếu tuyệt đối) 14.Gỡ bỏ những liên kết ma 15.Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường 16.Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi 17.Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác 18.Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox 19.Đánh dấu những ơ chứa cơng thức bằng Conditional Formatting 20.Đếm hoặc cộng những ơ đã được định dạng cĩ điều kiện 21.Tơ màu dịng xen kẽ 22.Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ơ 23.Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox 24.Dùng nhiều List cho 1 Combobox 25.Tạo một danh sách xác thực thay đổi theo sự lựa chọn từ một danh sách khác 26.Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự khơng mong muốn 27.Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực 28.Trích xuất dữ liệu số trong 1 chuỗi bằng VBA 29.Tùy biến chú thích của ơ bảng tính 30.Sort thứ tự dựa trên nhiều hơn ba cột 31.Sắp xếp ngẫu nhiên 32.Thao tác trên dữ liệu với Advanced Filter 33.Tạo các định dạng số cho riêng bạn 34.Tăng thêm số lần Undo cho Excel 35.Tự tạo danh sách để fill 36.Làm nổi các Subtotal của Excel 37.Chuyển đổi các hàm và cơng thức trong Excel thành giá trị 38.Thêm dữ liệu vào danh sách Validation một cách tự động 39.Ngày tháng trong Excel 40.Cho phép sử dụng tính năng Group and Outline trên bảng tính bị khố 41.Bẫy lỗi để trống dữ liệu"]Bẫy lỗi để trống dữ liệu 42.Giảm danh sách xổ xuống của Validation, sau khi chọn 1 43.Thêm các danh sách cĩ sẵn và cả danh sách tự tạo vào menu chuột phải 11
12. Những điểm mới trong Excel 2007 Với một giao diện người dùng hướng kết quả mới. Microsoft Office Excel 2007 cung cấp các cơng cụ phong phú, cĩ nhiều đặc tính giúp các bạn cĩ thể sử dụng để phân tích, chia sẻ và quản lý dữ liệu một cách dễ dàng. 1.Giao diện người dùng hướng kết quả Giao diện người dùng hướng kết quả làm cho bạn dễ dàng làm việc trong Microsoft Office Excel. Nhiều lệnh và đặc tính thơng thường vẫn được dấu trong các menu phức tạp và thanh cơng cụ thì bây giờ trở lên dễ dàng hơn khi tìm trên các tab hướng nhiệm vụ, chúng gồm cĩ các nhĩm logic lệnh và nhiều tính năng. Các hộp thoại được thay thế với menu thả xuống hiển thị các tùy chọn cĩ sẵn, chú thích chỉ dẫn hoặc phần duyệt mẫu xem trước được cung cấp để giúp bạn chọn tùy chọn hợp lý. Dù bạn đang làm gì trong giao diện người dùng đi chăng nữa – dù nĩ đang định dạng hay phân tích dữ liệu – thì Excel cũng thể hiện cho bạn các cơng cụ hữu ích nhất để cĩ thể thực hiện thành cơng nhiệm vụ đĩ. Mọi cơng cụ đều được đưa ra trong các tab nhiệm vụ 2.Nhiều hàng, cột hơn và nhiều giới hạn mới Để bạn cĩ thể khai thác số lượng lớn dữ liệu trong bảng tính, Office Excel 2007 hỗ trợ lên đến 1 triệu hàng và 16 nghìn cột trên mỗi bảng tính. Đặc biệt, hệ thống dịng kẻ Office Excel 2007 là 1.048.576 hàng và 16.384 cột, chúng thực sự đã cung cấp cho bạn hơn đến 1500% số hàng và 6300% số cột so với Microsoft Office Excel 2003. 12
13. ] Bảng tính rộng hơn - Thay vì 4 nghìn loại định dạng, bây giờ bạn cĩ thể sử dụng số lượng khơng giới hạn trong cùng một workbook và số ơ tham chiếu trên từng ơ tăng từ 8 nghìn đến giới hạn cho phép bởi bộ nhớ. - Để cải thiện hiệu suất của Excel, quản lý bộ nhớ được tăng từ 1GB trong Microsoft Office Excel 2003 đến 2GB đối với Office Excel 2007. - Bạn cũng sẽ cảm thấy tính tốn nhanh hơn trong các bảng tính lớn nhiều cơng thức bởi vì - Office Excel 2007 hỗ trợ bộ bộ vi xử lý kép và nhiều chipset. - Office Excel 2007 cũng hỗ trợ lên đến 16 triệu màu. 3.Office themes và Excel styles Trong Office Excel 2007, bạn cĩ thể định dạng dữ liệu một cách nhanh chĩng bằng việc áp dụng Office theme hoặc style đặc biệt. Các Office theme cĩ thể được chia sẻ qua chương trình khác của Office 2007 như Microsoft Office Word và Microsoft Office PowerPoint, trong khi đĩ style được thiết kế để thay đổi định dạng của các mục Excel đặc biệt như bảng, biểu đồ, PivotTable, hình hay sơ đồ. Việc áp dụng Office theme: Office theme là thiết lập ban đầu gồm màu, phơng chữ, dịng và các hiệu ứng tơ màu cĩ thể được áp dụng cho tồn bộ workbook hoặc các mục đặc biệt như biểu đồ hay bảng biểu. Chúng cĩ thể giúp bạn tạo các tài liệu trơng rất tuyệt vời. Cơng ty của bạn cĩ thể đang cung cấp một Office theme tập thể và bạn cĩ thể sử dụng nĩ hoặc chọn từ Office theme định nghĩa sẵn trong Excel. Bạn cũng cĩ thể dễ dàng tạo các Office theme riêng và áp dụng với tất cả các workbook của Excel hay tài liệu khác trong bộ Office 2007. Khi tạo một theme, màu, phơng chữ và các hiệu ứng tơ màu đều thay đổi được riêng rẽ để bạn cĩ thể thay đổi một phần hoặc tồn bộ tùy chọn này. Sử dụng style: style là một định dạng dựa trên theme, được định nghĩa trước mà bạn cĩ thể áo dụng để thay đổi hình ảnh của bảng biểu, biểu đồ sơ đồ, hình và PivotTable. Nếu các style được định nghĩa trước khơng thỏa mãn với những cần thiết thì bạn cĩ thể tùy chỉnh lại. Với các biểu đồ, bạn cĩ thể chọn từ nhiều style được định nghĩa trước nhưng khơng thể tạo các style biểu đồ của riêng bạn. Cũng như trong Excel 2003, các kiểu ơ được sử dụng để định dạng các ơ đã chọn nhưng bạn cĩ 13
14. thể áp dụng nhanh chĩng với kiểu ơ được định nghĩa trước. Hầu hết các kiểu ơ khơng dựa trên theme được áp dụng cho workbook của bạn, tuy nhiên cũng cĩ thể tạo chúng một cách dễ dàng. 4. Định dạng cĩ điều kiện phong phú hơn Với bộ Office 2007, bạn cĩ thể sử dụng định dạng điều kiện để diễn giải dữ liệu trong khi quan sát cho cả trình diễn và phân tích. Để dễ dàng tìm ngoại lệ và phát hiện ra các xu hướng quan trọng trong dữ liệu, bạn cĩ thể bổ sung và quản lý nhiều nguyên tắc định dạng điều kiện cĩ áp dụng định dạng ảo phong phú trong form của gradient màu, các thanh dữ liệu và các tập biểu tượng cho dữ liệu cần đến nguyên tắc đĩ. Định dạng điều kiện cũng dễ dàng áp dụng – chỉ trong vài kích chuột, bạn cĩ thể nhìn thấy mối quan hệ cĩ thể sử dụng cho mục đích phân tích trong dữ liệu của bạn. 5. Viết cơng thức dễ dàng Những bổ sung cho việc viết cơng thức trở lên dễ dàng hơn trong Office Excel 2007. Thanh cơng thức (Formula bar) cĩ thể điều chỉnh kích thước: Thanh cơng thức tự động thay đổi kích thước để trợ giúp cho các cơng thức dài, phức tạp, điều đĩ tránh cho cơng thức bao trùm lên dữ liệu khác trong bảng tính. Bạn cũng cĩ thể viết cơng thức dài hơn với nhiều mức lồng nhau hơn so với những gì bạn cĩ thể làm trong các phiên bản Excel trước. Function AutoComplete: Với Function AutoComplete, bạn cĩ thể viết cú pháp cơng thức đúng một cách nhanh chĩng. Từ việc phát hiện dễ dàng các hàm mà bạn muốn sử dụng để hồn thành đối số cơng thức, bạn sẽ cĩ được cơng thức đúng. 14
15. Tham chiếu cấu trúc (Structured references) : Với các tham chiếu ơ như A1 và R1C1, Office Excel 2007 cung cấp các tham chiếu cấu trúc để tham chiếu đến các dãy tên và bảng trong một cơng thức. Dễ dàng truy cập vào các dãy tên: Bằng việc sử dụng bộ quản lý tên của Office Excel 2007, bạn cĩ thể tổ chức, nâng cấp và quản lý nhiều dãy tên trong các vị trí trung tâm, điều đĩ giúp bất cứ ai cần làm việc trên bảng tính của bạn phải giải thích các cơng thức và dữ liệu của nĩ. 6. Nhiều hàm lũy thừa và cơng thức OLAP mới Khi bạn làm việc với các cơ sở dữ liệu nhiều kích thước (như SQL Server Analysis Services) trong Office Excel 2007, bạn cĩ thể sử dụng cơng thức OLAP để xây dựng các báo cáo phức tạp, giới hạn dữ liệu OLAP và form miễn phí. Các hàm lũy thừa mới được sử dụng để trích dữ liệu OLAP (các tập và giá trị) từ Analysis Services và hiển thị nĩ trong một ơ. Cơng thức OLAP cĩ thể được tạo ra khi bạn biến đổi cơng thức PivotTable thành cơng thức ơ hoặc khi bạn sử dụng AutoComplete cho các đối số của hàm lũy thừa khi đánh cơng thức. 7. Cải tiến việc phân loại và lọc Với Office Excel 2007, bạn cĩ thể sắp xếp dữ liệu bảng tính một cách nhanh chĩng bằng việc sử dụng tính năng lọc và phân loại nâng cao. Ví dụ: bạn cĩ thể phân loại bởi mầu sắc và hơn 3 mức (lên đến 64). Bạn cũng cĩ thể lọc dữ liệu bởi màu hoặc bởi ngày, hiển thị trên 1000 mục trong danh sách AutoFilter drop-down, chọn nhiều mục chọn để lọc và lọc dữ liệu trong PivotTables. 8. Các cải tiến về bảng biểu Với Office Excel 2007, bạn cĩ thể sử dụng giao diện người dùng mới để làm việc dễ dàng hơn - giao diện dùng để tạo, định dạng và mở rộng bảng Excel (được biết đến như một danh sách Excel trong Excel 2003) một cách nhanh chĩng để tổ chức dữ liệu trên bảng tính. Các chức năng mới hoặc được cải thiện bao gồm: Các dịng header của bảng: Các dịng table header cĩ thể được bật hoặc tắt. Khi table header hiển thị, chúng cho ta thấy dữ liệu trong cột bằng việc thay thế header của bảng tính khi bạn chuyển xung quanh trong một bảng dài. Các cột tính Calculated columns: Các cột tính sử dụng một cơng thức đơn để điều chỉnh cho mỗi hàng. Nĩ tự động mở rộng khi bạn thêm các cột vào để cơng thức được mở rộng đến các cột đĩ ngay lập tức. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập một lần cơng thức – bạn khơng cần sử dụng các lệnh Fill hoặc Copy. 15
16. Bộ lọc tự động (Automatic AutoFiltering): Bộ lọc tự động được bật mặc định trong một bảng để cho phép phân loại mạnh mẽ và việc lọc bảng dữ liệu. Tham chiếu cấu trúc (Structured references): Loại tham chiếu này cho phép bạn sử dụng tên của table column header trong cơng thức thay vì tham chiếu ơ như A1 hoặc R1C1. Dịng tổng (Tatal rows): Trong dịng tổng, bạn cĩ thể sử dụng các cơng thức thơng dụng và mục văn bản. Table styles: Bạn cĩ thể áp dụng một table style để nhanh chĩng thêm định dạng chuyên nghiệp, chất lượng cao vào bảng, Excel duy trì nguyên tắc luân phiên thơng qua các hành động phá vỡ layout truyền thống này như là việc lọc, ẩn hàng hoặc sắp xếp lại một cách thủ cơng các hàng và cột. 9. Các biểu đồ mới Với Office Excel 2007, bạn cĩ thể sử dụng cơng cụ lập biểu đồ mới để tạo các biểu đồ trơng chuyên nghiệp hơn và cho phép truyền thơng thơng tin hiệu quả. Dựa vào chủ đề được áp dụng cho workbook, các biểu đồ mới được nâng cấp gồm cĩ các hiệu ứng đặc biệt như 3-D, chiếu, và bĩng. Giao diện người dùng mới giúp cho phần mềm trở nên dễ dàng hơn trong việc khai thác các loại biểu đồ cĩ sẵn, để bạn cĩ thể tạo được biểu đồ thích hợp cho dữ liệu của bạn. Nhiều biểu đồ được định nghĩa trước và các layout được cung cấp để bạn cĩ thể áp dụng định dạng đẹp mắt một cách nhanh chĩng và chứa các chi tiết mà bạn muốn trong biểu đồ. Hộp các thành phần biểu đồ ảo: Bên cạnh các layout và định dạng nhanh, bạn cũng cĩ thể sử dụng một giao diện mới để thay đổi nhanh chĩng phần tử của biểu đồ. Chỉ cần vài kích chuột bạn cĩ thể thêm hoặc gỡ bỏ nhiều tiêu đề, chú giải, nhãn dữ liệu và các thành phần khác của biểu đồ. Một OfficeArt mới Bởi vì các biểu đồ trong Office Excel 2007 được vẽ với OfficeArt, hầu hết những thứ bạn cĩ thể thực hiện trong OfficeArt cũng cĩ thể mang ra thực hiện cho biểu đồ và các thành phần của nĩ. Ví dụ, bạn cĩ thể thêm một loại bĩng hoặc hiệu ứng cạnh xiên để tạo thành phần nổi bật, hoặc dụng tính trong suốt để tạo các thành phần cĩ thể nhìn thấy bị mờ một phần nào đĩ. Bạn cũng cĩ thể sử dụng các hiệu ứng 3-D hiện thực. 16
17. Các dịng và phơng chữ rõ ràng: Các dịng trong các biểu đồ xuất hiện mịn hơn và các phơng chữ ClearType được sử dụng cho văn bản cũng được cải thiện. Nhiều màu sắc: Bạn cũng cĩ thể chọn từ các màu định sẵn và thay đổi mật độ màu của chúng. Với sự điều khiển tốt hơn, bạn cĩ thể thêm các màu của chính bạn bằng việc chọn từ 16 triệu màu trong hộp màu. Các mẫu biểu đồ: Việc lưu các biểu đồ ưa thích của bạn như các template trở nên dễ dàng hơn trong một giao diện mới. 10. Biểu đồ chia sẻ Sử dụng biểu đồ Excel trong các chương trình khác: Trong bộ Office 2007, việc lập biểu đồ được chia sẻ giữa Excel, Word và PowerPoint. Đúng hơn là sử dụng các tính năng lập biểu đồ được cung cấp bởi Microsoft Graph, Word và PowerPoint đã kết hợp chặt chẽ các tính năng vẽ biểu đồ của Excel. Bởi vì bảng tính Excel được sử dụng như bảng dữ liệu biểu đồ cho các biểu đồ của Word và PowerPoint nên cĩ thể chia sẻ các tính năng lập biểu đồ phong phú của Excel trong đĩ gồm cĩ sử dụng các cơng thức, lọc, phân loại, và khả năng liên kết một biểu đồ với các nguồn dữ liệu mở rộng như Microsoft SQL Server và Analysis Services (OLAP) để cập nhật thơng tin trong biểu đồ. Bảng tính Excel gồm cĩ dữ liệu của biểu đồ cĩ thể được lưu trong tài liệu Word, trình diễn PowerPoint hoặc trong file phân biệt để giảm kích thước tài liệu của bạn. Việc sao các biểu đồ sang các chương trình khác: Các biểu đồ cĩ thể được sao chép một cách dễ dàng giữa các tài liệu hoặc từ chương trình này sang chương trình khác. Khi sao chép một biểu đồ từ Excel sang Word hoặc PowerPoint, nĩ sẽ tự động thay đổi để hợp với trình diễn của Powerpoint và tài liệu Word nhưng vẫn giữ lại được định dạng của biểu đồ Excel. Bảng tính dữ liệu Excel cĩ thể được nhúng vào trong tài liệu Word và các trình diễn của PowerPoint nhưng cũng cĩ thể để nĩ lại trong file nguồn của Excel. Các biểu đồ hoạt ảnh trong PowerPoint: PowerPointcĩ thể dễ dàng sử dụng hoạt ảnh để nhấn mạnh dữ liệu trong biểu đồ dựa trên Excel. Bạn cĩ thể tạo hoạt ảnh tồn bộ biểu đồ hoặc mục chú thích và nhãn trục. Với biểu đồ cột, bạn cĩ thể hoạt ảnh các cột riêng biệt để minh họa cho một điểm cụ thể nào đĩ rõ hơn. Tính năng hoạt ảnh là một tính năng dễ dàng tìm kiếm và bạn cĩ nhiều điều khiển trên nĩ. Ví dụ: bạn cĩ thể thay đổi các bước hoạt ảnh riêng rẽ và sử dụng nhiều hiệu ứng hoạt ảnh. 11. Dễ dàng sử dụng PivotTables Với Office Excel 2007, PivotTables trở lên dễ dàng sử dụng hơn so với các phiên bản trước đây của Excel. Bằng việc sử dụng giao diện PivotTable mới, thơng tin mà bạn muốn quan sát về dữ liệu chỉ cần vài kích chuột – bạn khơng phải mất thời gian để kéo dữ liệu và thả vào các vùng, thơng thường chúng khơng phải là một việc dễ dàng. Thay vì đĩ bạn chỉ cần chọn các trường mà bạn muốn xem trong một danh sách trường PivotTable. Sau khi bạn tạo một PivotTable, bạn cĩ thể cĩ nhiều thuận lợi trong những cái mới của Excel hoặc những thứ được cải thiện để tổng kết, phân tích và định dạng dữ liệu PivotTable. Sử dụng Undo trong PivotTables: Bạn cĩ thể undo hầu hết các hành động mà bạn đã cần đến để tạo và sắp xếp lại một PivotTable. Các chỉ thị drill-down cộng và trừ: Các chỉ thị này được sử dụng để chỉ thị xem bạn cĩ thể mở rộng hay thu hẹp các phần của PivotTable để xem nhiều hoặc ít thơng tin hơn. 17
18. Phân loại và lọc: Việc phân loại đơn giản như việc chọn một mục trong cột mà bạn muốn phân loại và sử dụng các nút phân loại. Bạn cĩ thể lọc dữ liệu bằng việc sử dụng các bộ lọc PivotTable như Greater than, Equals hoặc Contains. Định dạng điều kiện: Bạn cĩ thể áp dụng việc định dạng điều kiện cho Office Excel 2007 Pivot Table bằng ơ hoặc đường giao các ơ. Kiểu bảng PivotTable và layout: Giống như những gì bạn cĩ thể thực hiện với các bảng Excel, bạn cũng cĩ thể áp dụng nhanh chĩng một loại quen thuộc hoặc được định nghĩa trước cho PivotTable. Và việc thay đổi layout của một PivotTable dễ dàng hơn nhiều đối với giao diện mới này. PivotCharts: Giống như PivotTables, PivotCharts cũng được thực hiện một cách dễ dàng trong giao diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc lọc được cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các cơng cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn cĩ thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng cĩ thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nĩ theo cùng một cách mà bạn cĩ thể thực hiện cho các biểu đồ thơng thường. Trong Office Excel 2007, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nĩ đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây. 12. Kết nối nhanh với dữ liệu mở rộng Với Office Excel 2007, bạn sẽ nhanh chĩng biết được tên của cơ sở dữ liệu và máy chủ của dữ liệu nguồn trong cơng ty của bạn. Thay vì bạn cĩ thể sử dụng Quicklaunch để chọn từ một danh sách dữ liệu nguồn mà quản trị viên hoặc các nhĩm chuyên gia đã làm sẵn cho bạn. Một bộ quản lý kết nối trong Excel cho phép quan sát được tất cả các kết nối trong workbook và dễ dàng hơn trong việc chỉnh sửa kết nối. 13. Định dạng file mới Định dạng file dựa trên XML: Trong hệ thống Microsoft Office 2007, Microsoft giới thiệu các định dạng file mới của Word, Excel và PowerPoint được biết đến như các định dạng Office Open XML. Những định dạng file mới này làm thuận tiện việc tích hợp với các dữ liệu nguồn và cũng cho phép giảm kích thước file và tăng khả năng khơi phục dữ liệu. Trong Office Excel 2007, định dạng mặc định cho một workbook Excel là định dạng file dựa trên XML của Office Excel 2007. Các định dạng khác là định dạng file macro-enabled và dựa trên XML của Office Excel 2007(.xlsm), định dạng file của Office Excel 2007 cho một Excel template (.xltx), và định dạng Office Excel 2007 macro-enabled cho một Excel template (.xltm). Định dạng file nhị phân của Office Excel 2007: Thêm vào các định dạng file mới dựa trên XML, Office Excel 2007 cũng giới thiệu một phiên bản nhị phân của định dạng file nén được phân đoạn cho các workbook lớn hay phức tạp. Định dạng file này, định dạng file nhị phân Office Excel 2007 (hoặc BIFF12)(.xls), cĩ thể được sử dụng để tùy chọn hiệu suất tối ưu và các tương thích về sau. Tương thích giữa các phiên bản Excel: Bạn cĩ thể kiểm tra workbook Office Excel 2007 để xem nĩ cĩ chứa các tính năng hoặc định dạng mà khơng tương thích với phiên bản cũ của Excel hay khơng để cĩ thể thực hiện những thay đổi cần thiết cho tương thích tốt hơn. Trong phiên bản Excel trước đây, bạn cĩ thể cài đặt nâng cấp các bộ chuyển đổi để giúp bạn mở một tài liệu Office Excel 2007 mà khơng mất bất kỳ chức năng hoặc tính năng đặc biệt nào của Office Excel 2007. 18
19. 14. In tốt hơn Page Layout View Ngồi chức năng quan sát Normal và Page Break Preview, Office Excel 2007 cịn cung cấp một chức năng quan sát Page Layout. Bạn cĩ thể sử dụng quan sát này để tạo một bảng tính trong khi vẫn quan sát được trơng nĩ như thế nào khi được in. Trong quan sát này, bạn cĩ thể làm việc với các header và footer của trang, các thiết lập dịng lề trong bảng tính và định vị đối tượng như biểu đồ, hình khối một cách chính xác. Bạn cũng cĩ thể chỉ định các tùy chọn một cách nhanh chĩng như định hướng trang. Dễ dàng qua sát những gì sẽ được in trong mỗi trang, điều này sẽ giúp bạn tránh được việc phải in thử nhiều lần và phải cắt xén dữ liệu in ra từ máy. Lưu trữ trong định dạng PDF và XPS: Bạn cĩ thể lưu như một định dạng file PDF hoặc XPS từ một chương trình của bộ Office 2007 chỉ sau khi bạn cài đặt một gĩi add-in mở rộng. 15. Nhiều phương pháp mới chia sẻ cơng việc Sử dụng các dịch vụ của Excel để chia sẻ cơng việc của bạn: Nếu truy cập đến các dịch vụ của Excel, bạn cĩ thể sử dụng nĩ để chia sẻ dữ liệu bảng tính Office Excel 2007 của bạn với mọi người những người quản trị và các cổ đơng khác trong tổ chức). Trong Office Excel 2007, bạn cĩ thể chia sẻ một workbook cho các dịch vụ Excel và chỉ định dữ liệu bảng tính mà bạn muốn người khác cĩ thể xem được. Trong một trình duyệt họ cĩ thể sử dụng Microsoft Office Excel Web Access để quan sát, phân tích, in và trích dữ liệu bảng tính này. Office Excel Web Access cĩ nhiều tính để dễ dàng thực hiện các cơng việc như cuộn, lọc, phân loại, quan sát biểu đồ và sử dụng drill-down trong PivotTable. Bạn cũng cĩ thể kết nối Excel Web Access Web Part đến các Web Part khác để hiển thị dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Với nhiều sự cho phép hợp lý, người dùng Excel Web Access cĩ thể mở một workbook trong Office Excel 2007 để họ cĩ thể sử dụng đầy đủ các chức năng của Excel để phân tích và làm việc với dữ liệu trên máy tính của chính họ nếu họ đã cài Excel. Sử dụng phương pháp này để chia sẻ cơng việc bảo đảm cho nhiều người cùng truy cập vào một phiên bản dữ liệu tại một vị trí, nhờ đĩ dữ liệu luơn là mới nhất cho người truy cập cùng. Nếu bạn muốn mọi người (như các thành viên nhĩm) đưa ra các comment và cập nhật thơng tin thì bạn nên chia sẻ workbook theo cùng một cách mà bạn đã tiến hành với nĩ trong các phiên bản Excel trước đây để chọn thơng tin mà bạn cần trước khi lưu nĩ vào các dịch vụ Excel. Sử dụng máy chủ quản lý tài liệu: Các dịch vụ Excel cĩ thể được tích hợp với máy chủ quản lý tài liệu để tạo một quy trình hợp lệ xung quanh các báo cáo Excel mới và hành động cơng việc tính tốn trong workbook như thơng báo dựa trên ơ hoặc một quy trình luồng cơng việc dựa trên sự tính tốn Excel phức tạp. 16. Truy cập nhanh với nhiều template Với Office Excel 2007, bạn cĩ thể dựa vào một workbook mới với nhiều mẫu khác nhau đã được cài đặt với Excel hoặc cĩ thể truy cập nhanh chĩng và tải các mẫu về từ website trực tuyến của Microsoft Office. Định dạng cĩ điều kiện trong Excel 2007 19
20. Các mẫu định dạng cĩ điều kiện trong Excel 2007 Với thao tác định dạng (Format/Cells) thơng thường thì tất cả những ơ trong vùng được chọn sẽ chịu chung một kiểu định dạng. Nhưng nếu bạn cĩ nhu cầu định dạng một cách tự động các giá trị trong vùng được chọn theo một quy tắc (điều kiện) nào đĩ thì tính năng Conditional Formatting của Excel chính là cái mà bạn đang cần tìm. Điểm đột phá của Excel 2007 so với các phiên bản trước là tính năng định dạng cĩ điều kiện cho phép người sử dụng cĩ thể định dạng phân loại giá trị của các ơ theo màu sắc, theo dạng đồ thị hoặc theo ký hiệu. Sau này, chỉ cần nhìn qua kiểu định dạng là người dùng cĩ thể nhận biết được tương đối hoặc chính xác được giá trị của ơ đĩ. Để bắt đầu, người dùng bơi đen vùng cần định dạng rồi chọn Home/Conditional Formatting. Máy sẽ hiện ra một danh sách các chế độ lựa chọn: - Highlight Cells Rules: đánh dấu màu cho ơ theo giá trị của ơ. + Greater than (>): định dạng một màu cho các ơ cĩ giá trị lớn hơn giá trị đặt tại điều kiện này. + Less than ( =9 là xuất sắc, >=8 và =6,5 và =5 và <6,5 là trung bình, <5 là yếu. (xem hình dưới) 20
21. - New Rule : lập điều kiện định dạng mới. Ở chế độ này, khi người dùng chọn Format all cells base on their values là một chế độ tổng hợp, cho phép người dùng tùy chọn trong các chế độ mặc định trên. - Clear Rule: xĩa định dạng cĩ điều kiện - Manage Rules: quản lý, thay đổi, chỉnh sửa các điều kiện định dạng đã thiết lập. Quốc Long (dantri.com.vn) Posted on September 26, 2008 by 123zo Làm việc với Excel 2007 Bài viết này hướng dẫn mẹo nhỏ về ứng dụng văn phịng Microsoft Excel 2007. LỜI KHUYÊN Dữ liệu in hồn hảo Nếu các dữ liệu in ra khơng phù hợp với hình dáng của trang dữ liệu Excel 2007, hãy kiểm tra page layout (bên dưới tab View) để xem xem chính xác những gì máy in sẽ in ra. Bạn cũng cĩ thể dễ dàng add thêm các header hay footer vào dữ liệu in. Tạo danh sách chọn “drop-down” Trong Excel cĩ cơng cụ tạo một danh sách lựa chọn cĩ sẵn. Để tạo nĩ trước tiên bạn phải cĩ một danh sách, chọn các ơ theo hàng hoặc cột mà bạn sẽ khơng sử dụng đến; nhập nội dung danh sách vào từng ơ trong hàng hoặc cột đĩ. Chọn các ơ sẽ cĩ danh sách drop-down chọn sẽ xuất 21
22. hiện (các ơ khơng cần tiếp giáp nhau). Chọn Data | Validation Dưới Allow chọn List. Tích In-cell dropdown, kích chuột trái vào Source: hộp, đánh dấu các cell đã nhập danh sách ban đầu của bạn, sau đĩ chọn OK. HƯỚNG DẪN Tạo phím tắt chèn ngày hiện tại Bạn cĩ thể chèn ngày hiện hành vào bất kỳ cell nào bằng cách nhấn Ctrl và dấu chấm phẩy (;); cịn Ctrl + Shift + ; sẽ chèn vào thời gian hiện hành. Lặp lại văn bản trong nhiều cell Chọn một dãy các ơ trống, đánh vào nội dung văn bản (văn bản sẽ xuất hiện trong ơ đầu tiên), nhấn Ctrl+Enter, khi đĩ văn bản sẽ điền vào trong các ơ đã đánh dấu. Paste văn bản plain text vào Excel Nếu bạn muốn paste văn bản từ Word hoặc IE vào Excel mà khơng muốn cĩ định dạng theo nguồn lấy (lấy theo dạng plain text). Hãy nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa trước khi paste. Sau đĩ chỉ paste văn bản đã copy vào, phần định dạng sẽ được bỏ đi. Paste vào các ơ khơng liên tục Việc Paste cơng thức từ một ơ nào đĩ vào một loạt các ơ khơng liên tục khơng cĩ nghĩa là thực hiện nhiều lần cut và paste. Hãy copy cơng thức từ ơ nguồn, giữ phím Ctrl và kích vào mỗi ơ nơi bạn muốn paste cơng thức vào. Sau đĩ nhấn Ctrl-V để paste cơng thức vào tất cả các cell. Thao tác này cũng cũng cĩ thể áp dụng cùng với thao tác nhập lặp lại dữ liệu trong nhiều ơ (chọn một vùng cần nhập cơng thức, gõ cơng thức vào và nhấn Ctrl + Enter) Sang phải – khơng xuống dịng Thơng thường việc nhấn phím Enter sẽ chuyển con trỏ của Excel xuống ơ bên dưới. Nếu bạn thích nĩ chuyển sang phải trong Excel 2007, hãy vào nút Office ở gĩc trên bên trái màn hình, chọn Excel Options, và chọn Advanced. Dưới Editing options, lựa chọn đầu tiên là “After pressing Enter, move selection” – cĩ nghĩa là chọn hướng, ở đây nếu là sang phải thì bạn hãy chọn “right”. Tạo một hằng số Bạn muốn cĩ một số nào đĩ cĩ thể sử dụng nhiều lần trong trang bảng tính? Hãy tạo nĩ thành một hằng số. Trên tab Formulas, kích vào Define Name, và đặt tên cho ơ được chọn – chính là tên hằng số (ví dụ như “taxrate”). Đặt một số trong ơ đĩ. Lúc này bạn cĩ thể sử dụng tên hằng số đĩ trong một cơng thức (ví dụ như =(b4*taxrate) thay cho việc đánh vào một tập hợp các số phức tạp). Bạn cĩ thể thiết lập nhiều ơ đặt tên nếu muốn. Định dạng nhanh một bảng Excel Lấy danh sách dữ liệu và định dạng nhanh chúng thành các bảng Excel, sử dụng gallery của các kiểu trong lệnh Format as Table—nĩ là một ribbon nằm trong tab Home. Tích vào hộp chọn “My table has headers” (nếu bảng cĩ các header) và bạn cĩ thể nhanh chĩng phân loại hoặc 22
23. lọc các cột bên trong trang bảng tính bằng cách sử dụng menu drop-down được tích hợp của header. Bổ sung thêm cột Việc bổ sung thêm một cột mới vào bảng Excel là quá dễ dàng. Đặt một cơng thức (ví dụ là SUM) trong ơ đầu tiên của cột dữ liệu mới đĩ. Cơng thức đĩ sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các ơ trong cột này, nĩ cũng cĩ thể được phân loại hoặc lọc. Thêm một cột khác và sử dụng cơng thức khác (như AVERAGE) nếu thấy cần thiết. Thêm một hàng tính tổng Trong cùng với bảng được định dạng đĩ, bạn cĩ thể muốn xem tổng tất cả các số hiển thị tại hàng dưới cùng. Kích vào bất cứ nơi nào trong bảng để xuất hiện tab Table Tools | Design. Kích vào nĩ và bạn sẽ tích vào các hộp kiểm trong Table Style Options. Tích Total Row để bổ sung thêm hàng tính tổng ngay lập tức. Sau đĩ kích mỗi ơ trong tồn bộ hàng để chọn ra một hàm (SUM, AVERAGE, ) từ mũi tên sổ xuống. Bố sung thêm hàng mới vào phía trên hàng tổng Nếu bạn muốn bổ sung thêm các hàng mới vào cuối bảng đã cĩ hàng tính tổng, hãy đưa trỏ chuột vào viền dưới phải của bảng cho đến khi xuất hiện biểu tượng mũi tên hai chiều. Giữ chuột và kéo bảng xuống (hoặc kéo sang nếu muốn tạo thêm cột) cho đến khi đủ số dịng cần thiết và nhả chuột. Các hàng mới sẽ được thêm ngay phía trên dịng tổng và định dạng các ơ trong hàng đĩ phù hợp với định dạng đã cĩ trong bảng. Chuyển đổi các bảng sang dữ liệu thơng thường Các bảng của Excel, cĩ thể thực hiện cập nhật một cách dễ dàng các cột của nĩ thơng qua menu lọc và phân loại trong header, cĩ thể được chuyển đổi thành dải dữ liệu thơng thường khi giữ cùng định dạng và cơng thức. Trong tab TableTools | Design, kích Convert to Range. Nhưng bạn nên cẩn thận! chỉ cĩ cách để cĩ thể hồn lại thao tác này là sử dụng Undo ngay lập tức, bằng khơng bạn phải bắt đầu lại mọi việc từ lệnh Format as Tables (xĩa tồn bộ định dạng). Mã màu cho các clue trực quan Áp dụng Conditional Formatting (từ phần Styles trên tab Home của ribbon) để tạo mã màu, biểu tượng và các biểu đồ thanh dữ liệu được tích hợp (hoặc trộn lẫn) trên mỗi ơ. Các clue trực quan này cho phép bạn cĩ thể quan sát ngay lập tức các số cao nhất và thấp nhất trong cột hoặc hàng đĩ kể cả khi nĩ khơng được phân loại. Tìm ra các giá trị nhân bản Conditional Formatting cĩ thể nhận dạng ra các giá trị nhân bản. Khi bạn đánh dấu một danh sách và kích Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules và chỉ định Duplicate Values. Các giá trị nhân bản sẽ bị đánh dấu. Sử dụng các tùy chọn paste Khi paste dữ liệu được copy từ Excel 2007 vào Word hoặc PowerPoint, bạn thường sử dụng Ctrl-V, tuy nhiên hãy tìm biểu tượng clipboard/paper trong phần gĩc phải bên dưới của bảng. Nĩ sẽ xuất hiện Paste options, trong đĩ cĩ một số tùy chọn: sử dụng các định dạng của tài liệu cục bộ cho 23
24. các bảng trong PowerPoint hoặcWord, chúng cĩ thể cho phép bạn paste dữ liệu như một ảnh hoặc làm nổi nĩ với các bảng đang tồn tại. Paste như một đối tượng Dữ liệu từ Excel cĩ thể được paste như một đối tượng. Trong PowerPoint hoặc Word, vào tab Home, kích vào mũi tên dưới Paste, chọn Paste Special. Trong menu, chọn Microsoft Office Excel 2003 Spreadsheet Object. Nếu nút radio bên trái chỉ cĩ Paste thì dữ liệu sẽ được chèn khi bạn kích nĩ và cĩ khả năng soạn thảo như bạn cĩ thể thực hiện trong Excel. Nếu bạn chọn Paste Link thì bất kỳ một nâng cấp nào xảy ra với dữ liệu của bạn trong trang bảng tính đều hiện trong biểu mẫu của Word hoặc PowerPoint. 13 phím tắt trong Excel 2007 Thao tác Nhiệm vụ phím Sử dụng outline border cho các ơ đã được chọn Ctrl-Shift-& Sử dụng định dạng ngày với ngày, tháng, và năm Ctrl-Shift-# Sử dụng định dạng thời gian với giờ, phút và AM hoặc PM Ctrl-Shift-@ Chèn vào thời gian hiện hành Ctrl-Shift-: Chèn vào ngày hiện hành Ctrl-; Ẩn hàng đã được chọn Ctrl-9 Ẩn các cột đã được chọn Ctrl-0 Thay đổi giữa việc hiển thị các giá trị ơ và hiển thị các cơng Ctrl-` thức trong trang bảng tính Hiển thị hộp thoại Find and Replace với tab Replace đã chọn Ctrl-H Hiển thị hộp thoại Insert Hyperlink cho hyperlink mới Ctrl-K Hiển thị cửa sổ Print Preview Ctrl-F2 Chuyển qua cửa sổ workbook tiếp theo Ctrl-F6 Hiển thị hộp thoại Macro để tạo, chạy, soạn thảo hoặc xĩa một Alt-F8 macro Theo PC Mag Posted on September 29, 2008 by 123zo Các bảng tính trơng quá đơn điệu với các hàng, cột, đơi khi bạn cũng cần tạo nên những phong cách mới trong cách nhìn. Thủ thuật này hướng dẫn bạn tạo ảnh nền cho bảng tính trong Excel 2003 và Excell 2007. Thủ thuật tạo ảnh nền 24
25. Excel 2003: Vào Format >> Sheet >> Background >> Chọn ảnh muốn chèn làm ảnh nền >> OK Tạo ảnh nền Kết quả: Muốn xĩa ảnh nền đã tạo, bạn vào Format >> Sheet >> Delete background 25
26. Xĩa ảnh nền Excel 2007: Trên thanh Ribbon, chọn Page Layout >> Background >> Chọn ảnh nền >> Insert Tạo ảnh nền Kết quả: Filed under: Ms Office Microsoft Excel là một phần mềm dạng bảng số tính tốn cĩ tính năng vơ cùng phong phú. Theo ước lượng của nhiều chuyên gia, người làm việc văn phịng bình thường chỉ sử dụng tới 10% tính năng và cơng suất của Excel đã là nhiều. Trên thực tế, Excel thường được sử dụng trong các cơng việc: Lên các bảng tính tốn nhanh, như bảng lương, tính cơng, tính tốn chi phí; Xây dựng các biểu đồ, nhập dữ liệu, sản xuất ra các minh họa hình ảnh; Các mơ hình tính tốn tài chính cĩ qui mơ ở mức trung bình; Các tính tốn tốn học sử dụng nhiều hàm (số lượng hàm tốn học cĩ sẵn trong Excel sau khi bổ sung add-in và analysis tăng lên đáng kể); Tìm kiếm các nghiệm theo các phương pháp lặp Newton-Ralphson, tìm kiếm nghiệm cĩ điều kiện dạng Goalseek, Solver; 26
27. Tiến hành các hồi qui đơn giản hoặc smoothing bằng hình ảnh và khơng quá kỹ lưỡng các chi tiết tốn học (làm trơn các điểm dữ liệu rời rạc); và rất nhiều tính năng khác Excel cũng thường xuyên được nâng cấp, ta nhận thấy rõ nhất là hình ảnh và giao diện đẹp hơn. Ở mức thơng dụng, hi vọng các thơng tin dưới đây cĩ ích cho người sử dụng. Excel là một bảng chứa các cột và dịng. Ta cĩ thể nhập vào từng ơ trong đĩ chữ, số hay cơng thức, tùy vào nhu cầu sử dụng. Sự khác biệt đầu tiên ta cĩ thể dễ dàng nhận của Excel 2007 là giao diện đã được đổi mới bắt mắt và thân thiện với người sử dụng hơn. Khơng chỉ vậy mà cịn cĩ đơi chút thay đổi khá thú vị. 1. Số hàng và số cột: Excel 2003: 65.636 hàng, 265 cột. Excel 2007: 1.048.576 hàng (gấp 14 lần), 16.384 cột (gấp 84 lần). Điều này cĩ nghĩa là nếu mỗi ngày chúng ta cĩ khoảng 2.800 records thì một sheet chúng ta cĩ thể lưu trữ cho một năm dữ liệu. Về số cột thì cĩ thể nĩi chúng ta tha hồ. 2. Menu trong Excel 2007 gồm cĩ các menu sau: Home: Đây là các thao tác thơng dụng nhất các bạn thường dùng như: Clipboard, Font (Ctrl+Shift+F), Alignment, Number, Styles, Cells, Editing. Insert: Gồm các tác vụ sau: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text. Page layout: Themes, Page setup, Scale To Fit, Sheet Options, Arrange. Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation. Data: Get External Data, Connection, Sort& Filter, Data, Tools, Outline. Review: Proofing, Comments, Changes. View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros. Nếu các bạn đã quá quen với Excel 2003 và các phiên bản trước, thì với phiên bản này hệ thống Menu sẽ làm cho các bạn cảm thấy khĩ chịu. Trước đây việc vào Tools/Options để chỉnh các thiết lập thì nay khơng cịn nữa. Các bạn sẽ chỉnh trực tiếp khi di chuyển qua các Menu đã giới thiệu ở trên. Bạn sẽ cảm thấy màn hình hơi bị “chật chội” bởi việc bố trí hệ thống Menu. Các thao tác về tập tin (giống như trong Menu File trong Excel 2003) thì các bạn phải Click vào biểu tượng Microsoft Office ở gĩc trên cùng bên trái. 27
28. 3. Việc trợ giúp khi lập cơng thức: Hẳn các bạn sẽ rất hài lịng với việc trợ giúp khi các bạn gõ cơng thức. Bạn chỉ việc gõ vào một ơ “=v” thì lập tức các cơng thức sẽ được liệt kê như hình dưới đây: 4. Sự khác biệt khi bạn Click phải chuột: Xem hình minh họa là các bạn hiểu ngay. 28
29. 5. Conditional Formatting: Các bạn cĩ thể định dạng theo 64 điều kiện. Trong khi Excel 2003 chỉ cĩ tối đa 3 điều kiện. Excel 2007 cung cấp các điều kiện các kiểu định dạng mới sau (chú ý rằng các định dạng này sẽ khơng cĩ trong Excel 2003) Color Scales: màu các bạn cĩ thể cho chuyển từ đậm đến nhạt hơn. 29
30. Data bars: các giá trị ơ cao hơn sẽ được định dạng bởi các màu dài hơn. Icon sets: định dạng bởi các biểu tượng. Top or Bottom ranked values: chỉ những giá trị ở trong những vị trí trên cao hay dưới sẽ được định dạng thì tùy theo bạn xác định. Above or below average values. Unique or duplicate values. Table column comparision to determine which cells to format. 6. Lọc dữ liệu: Với phiên bản này các bạn cĩ thể lọc theo giá trị của ơ, theo màu tơ nền, theo màu font, the Icon. 7. Việc nhập dữ liệu từ bên ngồi: 30
31. Chúng ta thử vào Menu Data và From Access để nhập một bảng từ Access vào. Sau khi thực hiện một số thao tác đơn giản bạn sẽ mở ra được một bản như hình trên. Bạn cĩ thể dùng Refresh để cập nhật lại bảng dữ liệu này khi cĩ sự thay đổi. Bạn cĩ thể thực hiện các lệnh trên Menu. Ví dụ như lệnh Remove Duplicates, xĩa đi các dữ liệu trùng. Bạn cĩ thể định nghĩa các dữ liệu trùng này. Trong hình trên các bạn để ý thấy Menu Table Tools xuất hiện khơng? Nĩ sẽ xuất hiện một khi thao tác các bạn cần. 8. Lưu Workbook: Khi lưu một Workbook các bạn cĩ thể lưu dưới các dạng như sau: Excel Workbook khi lưu dưới dạng này các code của bạn trong VBE sẽ bị mất. Excel Macro Enabled Workbook: lưu dưới dạng này sẽ cho phép bạn sử dụng các đoạn code lưu trong VBE của Workbook. Excel Binary Workbook Excel 97-2003 Workbook Việc cập nhật thủ cơng văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn cơng khi cĩ nhiều số liệu. Cĩ một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm cơng việc mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính từ Exel một lần, sau đĩ mỗi khi bạn thực hiện cơng việc nhập số liệu vào bảng Exel để tính xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà khơng phải thực hiện cơng việc một lần nữa. Khi làm báo cáo bằng Word cĩ sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta thực hiện 2 cơng việc: - Cơng việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính. 31
32. - Cơng việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính tốn từ Excel (lời văn của báo cáo nĩi chung khơng thay đổi là mấy). Việc cập nhật thủ cơng văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn cơng khi cĩ nhiều số liệu. Cĩ một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm cơng việc B một lần, sau đĩ mỗi khi bạn thực hiện cơng việc A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà khơng phải thực hiện cơng việc B nữa. Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại và tháng trước đĩ để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005. Bước 1 (cơng việc A): Ở H.1 ta đã cĩ sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trước (tháng 07/2005) với các cơng thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tăng giảm so với tháng trước ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số cịn lại. Sau khi nhập xong ta được bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005) như H.2. Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu cĩ được trong H.1. Điều cần làm là phải sửa số liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong bảng phân tích đĩ Hình 2: Excel, số (tức là sửa từ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ liệu từ Excel liệu kỳ hiện tại sang Word để các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự dùng cho các báo c động cập nhật dữ liệu từ Excel sang. áo tháng 08/2005 Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ơ số liệu cần là ơ C2 ở H.2 (ơ được tơ đỏ ở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trước con số 272.601 ở H.3). Xĩa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu Edit > Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào cĩ giá trị là 273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của số 273.780 này cĩ màu xám. Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi. (Chú ý khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ơ chứ khơng phải chỉ tơ đen phần số rồi copy). Chú ý, nếu vùng được Paste link khơng cĩ màu xám, bạn làm như sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK. Riêng đối với những số liệu cĩ thể cĩ giá trị âm hoặc dương và giá trị này ảnh hưởng đến phần lời văn trong văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút. Như phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị trong Excel tương ứng là -44,44 (ở H.1). Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ở H.2), ta phải hiển thị lời văn là tăng 16,39% trong Word. Cách làm như sau: đầu tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm (ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lời văn cho mỗi cột. Ta làm cho cột D như sau (cột E làm tương tự): - Chèn thêm 2 cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5. Trong đĩ cột F thể hiện dấu của cột D và cột G thể hiện giá trị tuyệt đối của cột D. - Nhập vào ơ F2 cơng thức: =IF(D2=0;”khơng tăng giảm”;IF(D2>0;”tăng “;”giảm “)) Hàm này xét giá trị của ơ D2, nếu =0 thì hiển thị “khơng tăng giảm”, nếu >0 thì hiển thị “tăng “, nếu 0;ABS(D2);”") Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của ơ D2. Copy cơng thức trên cho các ơ G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ được các chi tiết giống với H.5. Bây giờ bạn trở lại Word ở H.3: 32
33. - Xĩa chữ “giảm”, qua Excel copy ơ F5 ở H.5 rồi Paste link vào Word. - Xĩa “44,44″, qua Excel copy ơ G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word. Thực hiện tương tự cho các phần khác cần sửa đổi. Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ cĩ được bản báo cáo của tháng 08/2005 như H.4. Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links > Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word. Chú ý, để Word khơng tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools > Options > General, bỏ chọn ở mục “Update automatic links at Open“. Nếu khơng, mỗi khi bạn mở file Word nào cĩ dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luơn hỏi cĩ cập nhật dữ liệu hay khơng rất phiền phức. Định dạng bảng tính trong Excel 2007 Cĩ thể nĩi điều khác biệt đáng kể nhất của Excel 2007 so với các phiên bản trước của nĩ là sự phong phú và tiện lợi trong việc định dạng bảng tính. Khơng chỉ là những định dạng mang tính mỹ thuật cịn cĩ rất nhiều kiểu định dạng mang tính thống kê, sàng lọc dữ liệu giúp cho nhà quản lý nhanh chĩng nắm bắt được ý nghĩa của những con số. Excel 2007 là một chương trình trong bộ Microsoft Office 2007, được cải tiến về giao diện lẫn các chức năng sử dụng so với phiên bản trước. Đến với Excel 2007, bạn sẽ khơng ngạc nhiên lắm với các nút cơng cụ, bởi chúng khá giống các phiên bản Excel trước, nhưng cĩ một số chức năng mới rất hay được bổ sung trong Excel 2007, nổi bật là chức năng định dạng bảng. Chức năng định dạng bảng của Excel 2007 được đặt ngay trong thẻ cơng cụ đầu tiên rất dễ nhận thấy là thẻ Home. Để bắt đầu sử dụng nhĩm cơng cụ này, bạn chú ý đến nhĩm Styles trong thẻ Home của Excel. Nhĩm cơng cụ này gĩi gọn trong 3 cơng cụ định dạng chính. Theo tơi, để cĩ một bảng tính được trình bày đẹp và dễ nhìn, cĩ thể tính tốn tự động, lại thực hiện nhanh chĩng, bạn nên sử dụng các cơng cụ theo các bước sau: 1. Định dạng một bảng đang xử lý Khi sử dụng Excel, trong một sheet, bạn cĩ thể đặt nhiều bảng (table), và cĩ thể trang trí bảng này để chúng trở nên đẹp hơn và dễ phân biệt với các bảng khác. Lưu ý là kiểu “bảng” này hồn tồn khác với một “vùng” (range) mà chúng ta quen dùng trong Excel, bởi chỉ cĩ bảng mới hỗ trợ việc định dạng và tính tốn tự động, cịn với range bạn phải thực hiện thủ cơng tất cả. Bạn thực hiện tạo bảng như sau: quét vùng cần định dạng thành bảng, trong thẻ Home, bấm nút cơng cụ Format as Table, một menu chứa rất nhiều kiểu table được thiết kế sẵn rất bắt mắt sẽ hiện ra để bạn chọn, bạn cũng cĩ thể tạo kiểu định dạng khác cho riêng mình bằng cách bấm nút New Table Style ở cuối menu. Sau khi chọn một kiểu ưng ý, hộp thoại Format As Table xuất hiện, bạn bấm OK để đồng ý với vùng tham chiếu đã chọn. Lúc này, bạn để ý trên các thẻ cơng cụ sẽ xuất hiện thẻ Design của cơng cụ Table Tools. Bạn cĩ thể vào thẻ này để tinh chỉnh thêm cho bảng của mình. Tuy nhiên, chú ý nhĩm Table Style Options trong thẻ này, bạn cĩ thể đánh dấu chọn thêm: - First/Last Column: làm nổi bật cột đầu tiên hay cuối cùng của bảng. - Banded Columns/Rows: làm phân biệt giữa hai cột hoặc hai dịng liên tiếp bằng hai màu tương phản. Total Row: đây là nút chọn đáng chú ý nhất, bởi khi chọn mục này, ở cuối bảng của bạn sẽ xuất hiện một dịng thống kê cĩ thể giúp thực hiện tự động một số thao tác tính tốn rất nhanh chĩng mà khơng cần nhập hàm thủ cơng. 33
34. Trong thẻ Design, bạn cũng lưu ý thêm bảng Table Styles cho phép chọn lại kiểu dạng của bảng tính, nút Convert to Range trong bảng Tools cho phép bạn chuyển đổi cả bảng tính về dạng vùng tính thơng thường của Excel truyền thống. Khi bấm nút này, bạn khơng thể chỉnh sửa nhanh chĩng kiểu của bảng tính mà phải làm lại từ đầu nếu muốn thay đổi, và khơng thể sử dụng chức năng Total Row (tính tự động) được. Một số thao tác nhập liệu, tinh chỉnh và tính tốn tự động trên bảng: - Tăng kích thước bảng: ở gĩc cuối của bảng cĩ nút tam giác màu đen nhỏ, bạn bấm nút này để kéo rộng bảng. - Sửa tiêu đề: mặc định là Column1/2/3 , bạn nên sửa lại cho phù hợp với nội dung bảng tính của bạn. - Sắp xếp: bạn để ý trên tiêu đề của mỗi cột trong bảng cĩ một nút tam giác cho phép thực hiện sắp xếp lại dữ liệu một cách nhanh chĩng. Bạn bấm nút tam giác đĩ, cĩ thể chọn Sort A to Z hoặc Sort Z to A (đối với chữ), Sort Smallest to Largest hoặc Sort Largest to Smallest (đối với số). - Thống kê: nếu chọn Total Row như đã nĩi ở trên, thì ơ đầu tiên của dịng cuối sẽ xuất hiện tiêu đề “Total”, bạn cĩ thể tùy ý sửa lại tiêu đề này. Ở những ơ kế trong dịng cuối của bảng sẽ xuất hiện nút hình tam giác khi bạn bấm chuột vào. Bấm nút này, sẽ xuất hiện một menu các lệnh thơng dụng như Sum, Average, Count, Count Numbers, Min, Max, Var hoặc bạn cĩ thể thêm hàm nâng cao bằng cách chọn More Functions. Với cách này, bạn cĩ thể thống kê nhanh số liệu bằng các hàm của Excel mà khơng cần nhập cơng thức, lại cĩ thể thay đổi nhanh chĩng hàm tính chỉ bằng một cú bấm chuột. 2. Định dạng một ơ: Chức năng này khơng quan trọng lắm, bạn chỉ cần bấm nút Cell Styles trong thẻ Home, chọn một kiểu định dạng cho ơ. Bạn chỉ nên sử dụng chức năng này khi muốn đánh dấu một ơ chứa số liệu quan trọng nào đĩ trong bảng tính. 3. Định dạng dữ liệu cĩ điều kiện: Đây là chức năng rất hay trong Excel 2007. Nếu bạn cĩ một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thơng thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn khơng cần dùng hàm, càng khơng cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn cĩ thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ơ theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện như sau: quét chọn một cột hoặc dịng dữ liệu cần đánh giá, sau đĩ bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn: Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ khơng phải trích riêng ra ngồi như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ơ đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhĩm quy luật chính: 34
35. - Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ơ theo một trong các điều kiện: Greater Than (lớn hơn), Less Than (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đĩ, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ơ chữ cĩ chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ơ dữ liệu trùng nhau). Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tơ nổi bật cho ơ phù hợp với điều kiện so sánh đĩ. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính. - Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ơ cĩ giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ơ cĩ giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ơ cĩ giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ơ cĩ giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ơ cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20% là tùy bạn tinh chỉnh, sau đĩ bấm OK để hồn tất. Kiểu đánh giá hiển thị mức độ: - Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi đĩ, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng cĩ giá trị cao, ngược lại là những ơ giá trị thấp. - Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tơ màu cho các ơ dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhĩm Color Scales, bạn hãy chọn một nhĩm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng cĩ thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules. - Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhĩm biểu tượng mong muốn, chương trình sẽ tự động đặt các biểu tượng trước ơ dữ liệu của bạn, giúp bạn cĩ cái nhìn trực quan về bảng tính. Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính tốn giá trị trung bình của tồn cột hoặc dịng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ơ theo giá trị phần trăm mà ơ đĩ đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dịng. Bạn cĩ thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhĩm Icon Sets. Ngồi những kiểu định dạng cĩ điều kiện trên, bạn cĩ thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật cĩ sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn khơng vừa ý với các định dạng đã chọn, để xĩa chúng mà khơng mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xĩa như Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xĩa trong cột chọn), Entire Sheet (xĩa trong cả sheet), This Table (chỉ xĩa trong bảng đang xử lý). Cĩ thể nĩi nhĩm cơng cụ định dạng này của Excel 2007 rất thú vị, nĩ cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi 35
36. sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính tốn trong Excel. Theo LBVMT 10 cách khơi phục tập tin Excel bị lỗi TTO - Các tập tin bảng tính Excel, cũng như Word, một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc rối cho người dùng văn phịng. Bạn cĩ thể tham khảo 10 cách khơi phục tập tin bảng tính dưới đây trước khi tính tới chuyện ngồi khĩc hay làm lại từ đầu. Excel - ứng dụng xử lý bảng tính khơng thể thiếu trong các cơng sở 1. Thử khơi phục bằng phương án thủ cơng Nếu tính năng tự động khơi phục lỗi của Excel tậm tịt, bạn cĩ thể thực hiện cơng việc này bằng tay: 1. Mở tập tin từ menu File. Đối với Excel 2007, hãy click vào nút Office và chọn Open. 2. Sử dụng bảng điều khiển Look In, tìm và xác định workbook bị lỗi. 3. Từ danh sách sổ xuống của nút Open, chọn Open And Repair. 4. Nếu đây là nỗ lực đầu tiên cố gắng khơi phục workbook, bạn hãy click vào Repair. Nếu may mắn, Excel sẽ sửa chữa tập tin. Tuy nhiên, tính năng khơi phục tập tin khơng phải lúc nào cũng hiệu quả. Lúc này, bạn hãy chọn giải pháp thứ hai là khơi phục dữ liệu. Hãy nhấp vào Extract Data ở bước 4. 2. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang mở Khi cĩ lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn nhất thiết khơng được lưu lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đĩ, bạn hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ trước đĩ. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà khơng mất dữ liệu, cho dù khả năng này là rất nhỏ. Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy thực hiện theo các bước sau: 36
37. 1. Chọn Open từ menu File menu. Đối với Excel 2007, click vào nút Office và chọn Open. 2. Sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi. 3. Click vào Open. Lúc này bạn sẽ mở lại workbook như cũ. 3. Tắt chế độ tính tốn tự động Nếu Excel khơng thể mở được tập tin bảng tính, hay kể cả lựa chọn Open And Repair cũng bĩ tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính tốn sang phương án xử lý thủ cơng và thử lại. Các bước thực hiện: 1. Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng. 2. Từ menu Tools chọn Options và click vào tab Calculation. Trên Excel 2007, bạn hãy click vào nút Office, tiếp đến là Excel Options và chọn Formulas trên bảng điều khiển ở phía trái. 3. Trong phần cài đặt thơng số cho Calculation (Calculation Options trên Excel 2007), chọn Manual. 4. Click vào OK. Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Cĩ thể Excel sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin trục trặc. 4. Sử dụng cơng cụ Microsoft Office Tools Microsoft Office Tools - một trong những tiện ích hữu dụng ít người dùng biết tới cĩ trên bộ Office Nếu Excel khơng thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn hãy dành cơ hội cho Microsoft Office Tools: 1. Từ menu Start, chọn All Programs (trên Windows XP). 2. Chọn Microsoft Office. 3. Chọn Microsoft Office Tools. 4. Chọn Microsoft Office Application Recovery. 5. Chọn Microsoft Office Excel ở hộp thoại. 6. Nhấp vào Recover Application. Quá trình xử lý cĩ thể mất một vài phút. Cơng cụ khơi phục này sẽ tắt Excel và sau đĩ khởi động lại, hiển thị danh sách các tập tin bảng tính đã khơi phục được. Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá của bạn sẽ nằm trong danh sách này. Chỉ cần mở ra và tiếp tục sử dụng! 5. Thử chuyển tập tin sang nơi khác Đơi khi một tập tin bảng tính bị lỗi khơng hẳn do những nguyên nhân từ phần mềm hay sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất cĩ thể nĩ đang tạm khơng truy cập được nữa, các hệ thống mạng và máy chủ thường vẫn đánh dấu chúng là những tập tin lỗi. Trong trường hợp gặp phải lỗi được xác định cĩ nguyên nhân tương tự và Excel khơng thể sửa được, bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ đĩa hoặc máy chủ khác. 37
38. 6. Hãy để OpenOffice “ra tay” Một số người khẳng định cảm thấy hồn tồn bất ngờ với kết quả mỹ mãn khi sử dụng bộ ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin lỗi của Excel. Đây là cơng cụ mã nguồn mở miễn phí lừng danh. Nếu khơng thể xử lý được tập tin bảng tính bị lỗi trên Excel, hãy dùng tới Calc của OpenOffice. Tất nhiên, việc này thường kỳ cơng và phức tạp hơn bạn tưởng. 7. Mở tập tin lỗi trên WordPad hoặc Word Nếu bạn khơng thể sửa được tập tin bảng tính bị lỗi, hãy thử mở bằng WordPad. Nếu thành cơng, WordPad sẽ chuyển đổi tất cả mọi thứ sang dạng văn bản. Tất nhiên, điều này khơng hẳn đã làm bạn hồn tồn hài lịng ngồi niềm vui cĩ thể lấy lại được dữ liệu. Phương án này sẽ khơng thể khơi phục được các định dạng font, bảng Tuy nhiên, khơng giống như một số phương án khơi phục dữ liệu khác, WordPad sẽ giúp bạn phục hồi các macro. Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub và Function trên khối dữ liệu đã khơi phục được để tìm chúng. Bạn cũng cĩ thể mở tập tin .xls bị lỗi trên Word, nhưng kết quả thường khá giới hạn. Với phương án này, bạn phải cài đặt cơng cụ chuyển đổi Microsoft Office Excel. Khơng như WordPad, Word khơng khơi phục được các macro. 8. Xử lý các cell bị lỗi để khơi phục dữ liệu Đơi khi bạn cĩ thể khơi phục dữ liệu bằng cách xử lý các cell trên tập tin lỗi. Bạn sẽ khơng thể lấy lại được định dạng, biểu đồ, macro nhưng khơi phục được dữ liệu cũng đã là quá may rồi. Quy trình thực hiện như sau: 1. Mở một workbook mới, nhập vào cell A1 cơng thức sau đây để dẫn tới cell A1 trong tập tin lỗi: tên của tập tin lỗi!A1. (Bạn khơng cần phải thêm .xls). 2. Nhấp Enter. 3. Nếu tập tin lỗi khơng ở cùng thư mục, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Update Values: tên của tập tin bị lỗi. Bạn hãy sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi. Chọn tập tin này và click OK. 4. Nếu hộp thoại Select Sheet xuất hiện, bạn hãy chọn sheet phù hợp và click OK. Excel sẽ hiển thị giá trị cell A1 của tập tin lỗi. 5. Chọn cell A1 và kéo ngang qua các cột mà bạn cảm thấy cần để cĩ thể khơi phục dữ liệu. Nếu Excel hiển thị hộp thoại Update Values - tên tập tin bị lỗi, bạn hãy chọn tập tin lỗi và click OK. 6. Lặp lại bước 5, nhân bản hàng A theo số lượng hàng bạn cảm thấy đủ để khơi phục tập tin lỗi. 7. Chọn dữ liệu và nhấp Copy từ menu Edit. 8. Chọn Paste Special từ menu Edit, chọn Values. 9. Click OK. 9. Thử định dạng SYLK để khơi phục dữ liệu 38
39. Chuyển sang định dạng khác là phương án xử lý khá hiệu quả khi Excel bị lỗi Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạng SYLK để tránh khỏi bị lỗi khi dùng Excel, nhất là các lỗi liên quan đến máy in. Bạn cĩ thể mở tập tin Excel bị lỗi bằng cách này: 1. Từ menu File, chọn Save As. Trên Excel 2007, click vào nút Office. 2. Từ bảng điều khiển Save As Type, chọn SYLK(Symbolic Link) (*.slk). 3. Đặt tên. Nếu tập tin lỗi cĩ một sheet, việc này là khơng cần thiết. 4. Click vào Save. 5. Nếu tập tin workbook cĩ nhiều sheet, Excel sẽ hỏi bạn cĩ tiếp tục sử dụng định dạng khơng hỗ trợ nhiều sheet cùng lúc hay khơng. Click vào OK. 6. Nếu Excel cảnh báo bạn cĩ thể workbook gồm một số định dạng khơng tương thích với SYLK, bạn hãy chọn Yes. Lưu ý là định dạng SYLK chỉ lưu lại những sheet đang sử dụng. Để khơi phục dữ liệu, bạn cần mở lại tập tin Excel và lưu lại từng sheet một. Đĩ là lý do vì sao ở bước 3 bạn cần đặt tên cho từng sheet trên workbook để tránh nhầm lẫn sau này. Sau khi đã lưu lại tất cả các sheet theo dạng mới, bạn hãy mở tập tin .slk và sửa thành .xls. Cẩn thận, khơng sử dụng tên của tập tin workbook bị lỗi. Nếu thành cơng, bạn cĩ thể lưu lại được các giá trị từ cơng thức đã nhập nhưng các cơng thức thì khơng. 10. Khơi phục các macro Nếu cĩ thể khơi phục dữ liệu nhưng vẫn bĩ tay trước các macro, bạn cĩ thể lưu lại được chúng theo cách sau đây: 1. Mở Excel, đừng mở những workbook lỗi. 2. Đặt chế độ tính tốn sang dạng thủ cơng (thủ thuật 3 ở trên). 3. Chọn Macro từ menu Tools, chọn Security và sau đĩ chọn High. Trên Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office > Excel Options, và chọn Trust Center phía trái bảng. Sau đĩ, click vào nút Trust Center Settings, chọn Macro Settings, sau đĩ chọn Disable All Macros Without Notification trên vùng cài đặt Macro Settings. Cuối cùng nhấp OK hai lần. 4. Mở tập tin bị lỗi. Nếu Excel mở được, bạn sẽ thấy một thơng báo cho biết hiện macro đang được tắt. Nếu Excel tắt đi, phương pháp này coi như thất bại. 5. Nhấp tổ hợp [Alt]+[F11] để mở Visual Basic Editor (VBE). 6. Sử dụng Project Explorer (nhấp [Ctrl]+R), click chuột phải vào module và chọn Export File) 7. Nhập tên và thư mục của module. 8. Lặp lại bước 6 và 7 theo ước chừng của bạn, đủ để trích xuất tất cả các module. 9. Đĩng VBE và thốt Excel. 10. Mở một workbook trống (hoặc workbook mới chứa dữ liệu mới khơi phục được) và nhập các module. 39
40. NHẬT VƯƠNG (Theo Techrepublic) 25 người cĩ ảnh hưởng lớn nhất thế giới ảo năm 2008 Posted on October 19, 2008 by 123zo Tạp chí uy tín BusinessWeek vừa cơng bố danh sách 25 người cĩ ảnh hưởng lớn nhất thế giới ảo năm 2008. Đây là những nhân vật được xem là cĩ ảnh hưởng lớn nhất đối với sự tiến bộ của thế giới web trong năm nay. 1. “Kẻ mở đường” Steve Ballmer (Microsoft.com) Steve Ballmer cĩ một cơng việc khơng giống ai. Đĩ là tìm ra được con đường đưa Microsoft trở thành một tên tuổi trên thế giới mạng Internet mà khơng làm phương hại đến vị thế thống trị của hãng trong lĩnh vực phần mềm dành cho PC để bàn. Bên cạnh đĩ, ơng phải khơi phục lại lịng tin của khách hàng vào hệ điều hành Windows vốn đã bị Vista “vét cạn” và dẫn dắt cả cơng ty trở lại đúng con đường cần đi sau “thất bại cay đắng” trong việc “đuổi bắt” Yahoo. Hiện doanh thu bình quân mỗi tháng của Microsoft khoảng 1,8 tỉ USD. Song Microsoft cĩ vẻ như đang yếu thế hơn Google về mặt chiến lược kinh doanh, nhất là trong tình hình phần mềm cho PC để bàn đang cĩ xu hướng chuyển dịch mạnh mẽ lên web. Bộ phận kinh doanh dịch vụ quảng cáo của cơng ty này liên tục thua lỗ. Dịch vụ tìm kiếm chỉ chiếm được 8,3% tổng yêu cầu tìm kiếm của riêng thị trường Mỹ trong tháng tám vừa qua. Theo đuổi Yahoo cũng chỉ vì Microsoft muốn bù đắp những điểm yếu này. Nhưng đáng tiếc chuyện này đã khơng thành. Và Ballmer giờ đây phải tự mình tìm hướng đi riêng mà khơng cĩ sự trợ giúp của vị chủ tịch danh tiếng Bill Gates – người đã chính thức về hưu hồi tháng sáu vừa qua. Thơng tin cá nhân: Steven Anthony Ballmer (sinh ngày 24/3/1956 tại Detroit, Michigan) là một doanh nhân người Mỹ và là Giám đốc điều hành của Tập đồn Microsoft từ tháng 1/2000. Ballmer là người đầu tiên trở thành tỷ phú (đơ la) theo giá trị cổ phiếu thu được với vai trị là nhân viên của một tập đồn mà ơng khơng phải là người sáng lập hay cĩ quan hệ họ hàng của người sáng lập. Trong Bảng xếp hạng những người giàu nhất thế giới năm 2007 của Tạp chí Forbes, Steve Ballmer được xếp là người giàu thứ 31 trên thế giới, với tài sản ước tính trị giá 15 tỉ USD. 2. “Thống sối” Mitchell Baker (Mozilla.org) Bốn năm trước đây khi khai sinh ra Firefox, Mitchell Baker – người được biết đến nhiều nhất bằng cái tên “Lizard Wrangler” trong nội bộ Mozilla Foundation – đã coi trình duyệt mã nguồn mở này là con bài chiến lược để hạ gục Internet Explorer (IE). Tơn chỉ mà bà Baker theo đuổi là hướng tới một thế giới web mở. Cho đến nay tổng thị phần của Firefox trên thị trường trình duyệt tồn cầu đã lên tới con số gần 20%. Cịn Internet Explorer từ chỗ chiếm tới 95% thị phần đến nay chỉ cịn trong tay khoảng gần 72%. Và mọi website đều chấp nhận cả hai loại trình duyệt, khơng hề cĩ bất kỳ sự phân biệt đối xử nào. Nhưng nay Firefox lại đang phải đối mặt với một thách thức mới. Đĩ là trình duyệt Chrome của “gã khổng lồ tìm kiếm” Google chính thức ra mắt cơng chúng ngày 01/9 vừa qua. Bà Baker tuyên bố “thách thức mới sẽ là động lực buộc Mozilla phải nỗ lực hết sức mình”. Khơng những thế Mozilla cịn đang muốn xâm nhập sang thị trường trình duyệt di động. 40
41. Thơng tin cá nhân: Winifred Mitchell Baker, thường được biết đến với cái tên Mitchell Baker, là chủ tịch của tập đồn Mozilla Foundation đồng thời là chủ tịch và cựu tổng giám đốc điều hành của Mozilla Corporation, một cơng ty con thuộc Mozilla Foundation. Tập đồn này tập trung phát triển mã nguồn mở những ứng dụng Mozilla trên Internet bao gồm trình duyệt web Mozilla Firefox và hệ thống email Mozilla Thunderbird. Năm 2005, tạp chí Time bầu chọn bà Baker vào danh sách 100 người quyền lực nhất thế giới. 3. “Kẻ cách tân” Jeff Bezos (Amazon.com) Bằng cách giữ giá cổ phiếu Amazon.com lên mức cao nhất từ trước đến nay trong cả năm 2007, Jeff Bezos đã cĩ cái cớ để đập tan mọi chỉ trích cho rằng hãng đang đầu tư quá mạnh tay vào cơng nghệ và giảm mức phí chuyển hàng. Nhờ đĩ mà cái cơng ty Bezos sáng lập nên 14 năm trước giờ đây mới cĩ thể tập trung đầu tư hết sức vào những lĩnh vực nằm trong “sở thích” của ơng. Cho dù đĩ là nền tảng sách điện tử (e-book) Kindle hay dịch vụ điện tốn đám mây dành riêng cho doanh nghiệp muốn lưu trữ dữ liệu trên hệ thống máy chủ khổng lồ của Amazon, hay một cái gì khác nữa thì mục tiêu cuối cùng mà Bezos cam kết thực hiện vẫn là mang lại một dịng doanh thu mới cho Amazon. Thơng tin cá nhân: Jeffrey Preston Bezos (sinh ngày 12/1/1964) là người sáng lập, chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc điều hành của Amazon.com. Trước khi sáng lập Amazon vào năm 1994, ơng là một nhà phân tích tài chính cho hãng D. E. Shaw & Co. Bezos từng là Nhân vật của năm do tạp chí Time bình chọn vào năm 1999. 4. “Những ơng trùm tìm kiếm” Sergey Brin, Larry Page, và Eric Schmidt (Google.com) Bộ ba lãnh đạo điều hành Google – gồm giám đốc điều hành (CEO) Eric Schmidt, chủ tịch phụ trách sản phẩm Larry Page và chủ tịch phụ trách cơng nghệ Sergey Brin – cĩ thể nĩi là nhĩm làm việc ăn ý với nhau nhất ở Google. Nhiệm vụ của những con người này là làm thế nào cĩ thể kiểm sốt được tốc độ phát triển tưởng chừng khơng thể phanh lại của một cơng ty với hơn 18.000 nhân viên và mức doanh thu dự kiến cho năm nay lên tới 16,2 tỉ USD – tăng 53% so với năm ngối. Tình trạng suy thối mạnh của nền kinh tế hiện nay dường như cũng khơng thể làm chậm bước chân của Google tiến lên đoạt lấy vị trí “thống sối” trên thị trường tìm kiếm web và quảng cáo tìm kiếm tồn cầu. Nhưng thành cơng lớn và nhanh chĩng cũng mang lại cho họ khơng ít thách thức. Cĩ thể kể đến ở đây là sự phản đối của các đối thủ cạnh tranh, các nhà quảng cáo trực tuyến và thậm chí là cả các cơ quan chính phủ đối với “sức mạnh ngày một bành trướng” này của Google. Chính vì thế, nhiệm vụ của bộ ba Brin, Page và Schmidt là phải làm thế nào để cả thế giới hiểu được câu khẩu 41
42. hiệu của hãng “Don’t be evil” (Chúng tơi khơng phải là những con quỷ khát máu. Chúng tơi khơng làm hại ai). Thơng tin cá nhân: Sergey Brin (sinh ngày 21/08/1973 tại Moskva, Nga), là một doanh nhân người Mỹ và là người đồng sáng lập Google cùng với Larry Page. Brin hiện giờ là Giám đốc Kỹ thuật phụ trách cơng nghệ của Google. Trị giá tài sản ước tính khoảng 16,16 tỉ USD vào năm 2007 giúp anh đứng vị trí thứ 26 trong danh sách những người giàu nhất thế giới. Anh cũng là tỉ phú trẻ thứ 4 ở Hoa Kỳ. Lawrence Edward “Larry” Page (sinh ngày 26/3/1973 tại Lansing, Michigan) là một nhà doanh nghiệp Mỹ, người đồng sáng lập ra cơng cụ tìm kiếm Google cùng với Sergey Brin. Page hiện đang là Giám đốc Sản phẩm tại Google và cĩ tài sản ước tính là 16,6 tỉ USD. Anh chia sẻ vị trí 26 trong danh sách những người giàu nhất thế giới của tạp chí Forbes năm 2007 cùng với Sergey Brin. Eric Emerson Schmidt (sinh ngày 27/4/1955 tại Washington, D.C.) là chủ tịch kiêm giám đốc điều hành của Google Inc. và là thành viên hội đồng quản trị của hãng Apple. 5. “Nhà đầu tư” Jeff Clavier (softtechvc.com) Là người từng cĩ kinh nghiệm đầu tư vào khơng ít các cơng ty web 2.0 nên năm ngối Jeff Clavier đã quyết định đứng ra thành lập một cơng ty quản lý quỹ đầu tư riêng cĩ tên là SoftTech VC đặt trụ sở ở Palo Alto (California, Mỹ). Mặc dù khơng nổi tiếng trên mặt báo như người đồng nghiệp Michael Moritz ở Sequoia Capital hay John Doerr của Kleiner Perkins Caufield & Byers nhưng Jeff Clavier lại là một người mà hầu như tất cả các cơng ty trong lĩnh vực web 2.0 đều tìm đến. Lý do rất đơn giản bởi Clavier cĩ con mắt rất tinh tường, cĩ thể nhận diện được tiềm năng phát triển của các doanh nghiệp mới thành lập. Năm trong số những cơng ty của Clavier đã giành được rất nhiều thành cơng và ngày nay đã trở thành một phần trong những tên tuổi lớn như Yahoo, AOL thơng qua các vụ sáp nhập. Thơng tin cá nhân: Jeff sinh ra và lớn lên tại Pháp. Ơng được hưởng nền giáo dục tân tiến tại quốc gia này trong lĩnh vực Khoa học máy tính. Kể từ năm 2000, ơng tận hưởng một cuộc sống vừa hiện đại vừa yên bình cùng với vợ và hai con tại thung lũng Silicon. 6. “Gấu bố” Paul Graham (Ycombinator.com) Được đào tạo để trở thành một lập trình viên nhưng Paul Graham lại khơng nổi tiếng trong giới cơng nghệ với nghề nghiệp đã chọn mà lại nổi tiếng nhờ vào bài viết “Phương pháp xây dựng một doanh nghiệp thành cơng”. Vài năm sau đĩ, Graham đã đầu tư thành lập Y Combinator theo đúng như những gì ơng đã trình bày trong bài viết nĩi trên. Y Combinator là một cơng ty đầu tư tài chính chuyên hỗ trợ nguồn lực cho cơng ty cơng nghệ. Một năm hai lần Y Combinator lại chọn ra 42
43. một số doanh nghiệp trẻ để trao tặng nguồn vốn khoảng 20.000 USD nhằm giúp những doanh nghiệp này cĩ thể biến ý tưởng của họ trở thành hiện thực. Trang web tin xã hội Reddit là một trong những thành cơng nhất được Y Combinator đầu tư theo phương thức này. Năm 2006, Reddit được Condé Nast Publications mua lại. Thơng tin cá nhân: Paul Graham (sinh năm 1964) là nhà đầu tư mạo hiểm, lập trình viên kiêm nhà văn tiểu luận. Ơng là tác giả của các cuốn On Lisp (1993), ANSI Common Lisp (1995), và Hackers & Painters (2004). 7. “Blogger chính trị” Arianna Huffington (Huffingtonpost.com) Khi cuộc bầu cử tổng thống Mỹ đang ngày một đến gần hơn thì trang blog chuyên về vấn trị của Arianma Huffington càng thu hút được nhiều người đọc. Đây đã trở thành một địa chỉ khơng thể bỏ qua của giới truyền thơng Washington cũng như những cử tri cánh tả. Mỗi tháng trang blog của Huffington đĩn tới hơn 8 triệu lượt người truy cập đọc tin, bình luận, thảo luận về các tin tức mới cũng như các vấn đề chính trị. Cĩ thể nĩi Huffington đã lái mọi cuộc tranh luận trên các phương tiện truyền thơng phải tập trung vào những vấn đề mà bà đã trình bày trên trang blog cá nhân hoặc đã từng đề cập đến trong những lần xuất hiện trước cơng chúng. Tháng sáu vừa qua, bà Huffington cho biết đang lên kế hoạch xây dựng một website tin tức địa phương dành riêng cho người dùng ở khu vực thành thị. Thơng tin cá nhân: Arianna Huffington (tên khai sinh là Arianna Stassinopoulos, sinh ngày 15/7/1950) là một nhà văn, một người hoạt động trong lĩnh vực truyền thơng nổi tiếng tại Mỹ. Bà là nhà sáng lập ra tờ The Huffington Post, một trang tin điện tử trực tuyến cĩ tính tương tác cao với độc giả. 8. “Ơng cố vấn” Joi Ito (Joi.ito.com) 43
44. Ai cĩ thể ngờ được rằng một cậu sinh viên bỏ học Joi Ito và đã từng là một DJ làm việc trong các hộp đêm lại trở thành một trong những nhà tư tưởng hàng đầu trong thế giới web với rất nhiều bài viết sắc sảo về các cơng nghệ mới nhất hiện nay như game online trực tuyến đa người chơi World of Warcraft hay mạng xã hội ảo. Khơng những thế người đàn ơng gốc Nhật này cịn là một doanh nhân, một cổ đơng chiến lược trong hàng loạt các cơng ty như Flickr hay Six Apart, cũng như là thành viên hội đồng quản trị của nhiều doanh nghiệp như Socialtext và Technorati. Bên cạnh những cơng việc nĩi trên, Joi Ito cịn là giám đốc điều hành tổ chức phi lợi nhuận Creative Commons lấy mục tiêu trợ giúp các nhà văn, nghệ sĩ trình bày suy nghĩ về việc các tác phẩm của họ sẽ được sử dụng như thế nào trên thế giới mạng Internet. Thơng tin cá nhân: Joichi Ito (sinh ngày 19/6/1966) thường được biết đến dưới cái tên Joi Ito, là một nhà hoạt động xã hội, doanh nhân và nhà đầu tư mạo hiểm. Ơng nổi danh trong làng cơng nghệ thơng tin và Internet với vai trị là người sáng lập ra các cơng ty như PSINet Nhật Bản, Digital Garage và Infoseek Nhật Bản. Bên cạnh đĩ, Ito cịn là tổng giám đốc điều hành của cơng ty Creative Commons. 9. “Quân sư” Steve Jobs ( Apple.com) Khơng chỉ thành cơng trong việc kéo Apple thốt khỏi “một cái chết yểu” sau khi trở lại nắm giữ vị trí giám đốc điều hành hồi năm 1996, Steve Jobs cịn châm ngịi cho một cuộc cách mạng về phương thức thưởng thức âm nhạc, phim ảnh, chương trình truyền hình của chúng ta ngày hơm nay. Cĩ thể nĩi iTunes hiện đang là dịch vụ bán lẻ nhạc số lớn nhất tại trị trường Mỹ – tính trên cả phương diện quy mơ sản phẩm lẫn doanh thu hữu hình. Chỉ tính riêng từ tháng 6/2008 đến nay iTunes đã bán được tổng cộng 5 tỉ bản nhạc số khác nhau. Năm 2007, Jobs cịn trở thành tâm điểm của cả thế giới khơng dây với việc tung ra chiếc điện thoại di động iPhone đình đám, thách thức cả những “tên tuổi già cỗi” như Motorola hay RIM. Thơng tin cá nhân: Steven Paul Jobs (sinh ngày 24/2/1955) là tổng giám đốc điều hành của hãng máy tính Apple, ơng là một trong những người cĩ ảnh hưởng lớn nhất ở ngành cơng nghiệp vi tính. Sáng lập Apple năm 1976 (cùng Steve Wozniak), ơng đã phổ biến máy vi tính vào đời sống hàng ngày với chiếc máy Apple II. Sau này, ơng là một trong những người đầu tiên trơng thấy tiềm năng thương mại của GUI và chuột được phát triển tại Trung tâm Nghiên cứu Palo Alto của 44
45. Xerox, và những cơng nghệ này đã được kết hợp chặt chẽ với dịng máy huyền thoại Apple Macintosh. Jobs cịn là chủ tịch Pixar Animation Studios, một hãng phim hoạt hình nổi tiếng thế giới. 10. “Nhà làm phim” Jonathan Kaplan (Theflip.com) Thay đổi một thĩi quen khơng phải là chuyện dễ. Nhưng vị giám đốc điều hành Pure Digital Technologies Jonathan Kaplan đã làm được điều đĩ khi cho ra đời chiếc máy quay video gia đình tác động mạnh đến các dịch vụ chia sẻ video số trực tuyến. Cái giá mà ơng phải trả là một quãng thời gian kéo dài bảy năm. Chiếc máy quay Flip giá 130 USD đã thật sự mang đến cho người dùng sự tiện lợi tối đa trong việc quay video. Chỉ cần đưa đối tượng muốn quay vào trong khung màn hình nhỏ của Flip và bấm nút là bạn đã cĩ được những hình ảnh cần thiết. Khơng những thế, với chiếc máy quay này người dùng cịn cĩ thể dễ dàng tải những đoạn video đã quay sang PC hoặc lên mạng YouTube. Sự thành cơng của Flip đã cĩ tác động to lớn đến dịch vụ chia sẻ video số trực tuyến, đồng thời buộc các đối thủ như Sony và Samsung cũng phải tung ra các sản phẩm tương tự để cạnh tranh nhằm tránh để mất thị trường. Thơng tin cá nhân: Jonathan Kaplan sinh ngày 25/11/1947 tại thủ đơ Paris, nước Pháp. Ơng là nhà làm phim người Mỹ nổi tiếng với tác phẩm The Accused (1988), trong đĩ cĩ cảnh cưỡng hiếp gây xơn xao dư luận một thời. 11. “Kẻ truyền tin” Loic Le Meur (Leweb3.com, seesmic.com) Giỏi giao tiếp là yếu tố đã giúp Le Meur cĩ được những thành cơng vang dội. Khơng chỉ sáng lập nên hội nghị Le Web – một diễn đàn quy tụ giới blogger tồn cầu được tổ chức thường niên tại Paris – mà Le Meur cịn là người đã xây dựng một trong những diễn đàn nổi tiếng nhất ở Pháp và nắm vị trí điều hành một loạt các cơng ty khác nhau. Hiện hiếm người nào hiểu và quan tâm đến Twitter (*) cũng như các hình thái dịch vụ giao tiếp trực tuyến ngắn gọn hơn Le Meur. Và Le Meur đã đặt cược những hiểu biết đĩ vào cơng ty cĩ tên Seesmic. Sản phẩm chủ chốt của cơng ty này là một biến thể của Twitter. Dịch vụ này cho phép người dùng cĩ thể đưa lên mạng những đoạn video ngắn gọn để đáp lại nội dung video của một người khác. Thơng tin cá nhân: Lọc Le Meur (sinh ngày 14/7/1972) là một doanh nhân kiêm blogger người Pháp. Cuối năm 2006, Le Meur trở thành một người ủng hộ ứng cử viên tổng thống Pháp Nicolas 45
46. Sarkozy và tham gia vào đội quân phục vụ chiến dịch tranh cử của ơng này như một chuyên viên tư vấn đối với các chủ đề được cơng bố trên mạng Internet. 12. “Thương nhân” Jack Ma (Alibaba.com) Jack Ma (43 tuổi) là một điển hình trong giới thương nhân Trung Quốc. Người vốn trước đây chỉ là một giáo viên trung học nhưng đã sáng lập và đưa Alibaba Group trở thành một hãng thương mại điện tử hàng đầu Trung Quốc. “Con bài then chốt” của Alibaba Group chính là website Alibaba.com – một dịch vụ thương mại điện tử B2B (Business-to-Business) – kết nối các nhà xuất – nhập khẩu vừa và nhỏ của Trung Quốc với đối tác trên tồn thế giới. Bên cạnh đĩ, Alibaba Group cịn nắm trong tay quyền kiểm sốt website Yahoo China và Taobao – website hàng đầu Trung Quốc dành cho người tiêu dùng. Tháng mười một năm ngối Jack Ma đã dẫn dắt Alibaba Group thực hiện thành cơng việc phát hành cổ phiếu cá nhân cho các nhà đầu tư chiến lược, thu về tới 1,5 tỉ USD để tài trợ cho các dự án mở rộng sang thị trường Nhật Bản, Hàn Quốc và Ấn Độ của hãng. Thơng tin cá nhân: Jack Ma (sinh tháng 11/1964) là người sáng lập kiêm giám đốc điều hành của tập đồn thương mại điện tử Alibaba. Ơng được mệnh danh là “ơng trùm thương mại điện tử Trung Quốc” cĩ tầm nhìn xa trơng rộng. 13. “Nhà xuất bản” Matt Mullenweg (WordPress.org) Các hình thái truyền thơng xã hội ngày càng được coi trọng chính là yếu tố làm nên những thành cơng vang dội cho WordPress – dịch vụ blog nổi tiếng nhất trong giới blogger tồn cầu hiện nay. Ngồi ra mã nguồn mở là một yếu tố khác giúp mang lại tên tuổi cho WordPress. Năm 2001, khi bắt đầu “sự nghiệp viết blog” Matt Mullenweg đã sử dụng một phần mềm nguồn mở để phát triển nên những cơng cụ web cho riêng mình. Đây chính là nền tảng đầu tiên cho WordPress. Năm ngối lượng người truy cập WordPress đã đạt tới con số 103 triệu, tăng gấp hai lần so với cùng kỳ năm trước đĩ và gấp hơn năm lần lượng truy cập của đối thủ cạnh tranh Typepad (20 triệu). Đến nay, WordPress vẫn đang tiếp tục đà phát triển rất mạnh. Thơng tin cá nhân: Matthew Charles Mullenweg (sinh ngày 11/1/1984 tại Houston, Texas) là nhà phát triển phần mềm mã nguồn mở dành cho blog nổi tiếng WordPress, đồng thời là tác giả của blog Photo Matt. Sau khi nghỉ việc tại CNET, anh đầu tư phần lớn thời gian của mình vào việc phát triển nhiều dự án mã nguồn mở và tham gia thường xuyên các hội nghị cơng nghệ thơng tin. Cuối năm 2005, Mullenweg khởi dựng Automattic, một dự án thương mại sau WordPress. 46
47. 14. “Ơng trùm truyền thơng” Rupert Murdoch (Myspace.com) Sự nghiệp của Rupert Murdoch cĩ thể nĩi là gắn liền với sự phát triển của lĩnh vực truyền thơng. Murdoch đã biến mọi phương tiện truyền thơng cĩ trong tay trở thành “con gà đẻ trứng vàng” mang lại cho ơng hàng tỉ USD lợi nhuận. Mục tiêu của Murdoch hiện nay là lặp lại những thành cơng đã giành được với MySpace – mạng xã hội ảo mà News Corp đã mua lại năm 2005 với giá khoảng 580 triệu USD. Và từ đĩ đến nay, MySpace đã “thay da đổi thịt” từ một website chỉ cho phép người dùng gửi tin nhắn cho bạn bè và nghe nhạc khơng cĩ bản quyền trở thành một cơng cụ web giải trí đúng nghĩa với 117 triệu người dùng tồn cầu và doanh thu hằng năm lên tới 800 triệu USD. Ngồi ra MySpace đã ký được hàng loạt hợp đồng phát lại các chương trình truyền hình và liên doanh với hãng thu âm lớn cho ra đời dịch vụ âm nhạc MySpace Music. Thách thức lớn nhất hiện nay của Murdoch là biến khối thơng tin dữ liệu khổng lồ cĩ được sau bao nhiêu năm thành doanh thu cho quảng cáo, hịng cạnh tranh với các đối thủ trong đĩ cĩ Yahoo. Thơng tin cá nhân: Keith Rupert Murdoch (sinh 11/3/1931 tại Melbourne), thường được biết đến với cái tên Rupert Murdoch, là một ơng trùm truyền thơng tồn cầu người Úc-Mỹ. Ơng là cổ đơng, chủ tịch, giám đốc điều hành của News Corporation. Bắt đầu sự nghiệp với báo giấy, tạp chí, và những kênh truyền hình tại quê nhà Úc, Murdoch đã phát triển News Corp tới thị trường truyền thơng Anh, Mỹ và châu Á. Những năm gần đây ơng trở thành nhà đầu tư hàng đầu trong lĩnh vực truyền hình vệ tinh cũng như ngành cơng nghiệp điện ảnh, Internet và truyền thơng. Theo tạp chí Forbes, Murdoch là người giàu thứ 32 tại Mỹ với số tài sản lên đến 7,7 tỉ USD. 15. “Người kết nối cộng đồng” Craig Newmark (Craigslist.com) Năm 2004, Craig Newmark – cựu chuyên gia tư vấn của Charles Schwab – khai trương website Craigslist với mục tiêu giúp kết nối cộng đồng và quảng bá sự kiện. Và kể từ đĩ bằng hình thức quảng cáo và đăng tin rao bán miễn phí, Craigslist đã gĩp phần tạo nên những thay đổi lớn trong dịch vụ quảng cáo và mơ hình kinh doanh của báo in. Song cĩ một điều là đừng bao giờ hỏi Newmark về tầm ảnh hưởng của Craigslist bởi Newmark sẽ nĩi rằng anh đầu tư vào website này khơng phải để kiếm tiền. Bằng chứng rõ rệt là sau sự kiện một nhân viên của Craigslist đã bán 25% cổ phần hãng thuộc sở hữu của anh ta cho eBay, Newmark đã đâm đơn khởi kiện, cáo buộc “người khổng lồ” trong lĩnh vực thương mại điện tử này đang cĩ âm mưu biến Craigslist trở thành một bộ phận kinh doanh của hãng này. 47
48. Thơng tin cá nhân: Craig Alexander Newmark (sinh ngày 6/12/1952 tại Morristown, New Jersey) nổi tiếng trong thế giới mạng nhờ sáng lập ra website Craigslist, chủ yếu liên quan đến spammer và scammer. 16. “Tài xế chuyên nghiệp” Gabe Rivera – (Techmeme.com) Bằng cách tập hợp tin tức nổi bật về lĩnh vực cơng nghệ từ hơn 1.000 trang blog và hãng thơng tấn chính thống, Techmeme của Gabe Rivera đã nhanh chĩng trở thành địa chỉ khơng thể bỏ qua của những người đam mê cơng nghệ. Khơng giống Digg và một số website cộng đồng khác, Techmeme hoạt động trên cơ chế tự động hồn tồn. Rivera đã cố gắng nghiên cứu thay đổi thuật tốn cần thiết nhưng tin tức trên Techmeme vẫn được đánh giá theo liên kết và mức độ được quan tâm trên các trang blog. Năm 2007, Techmeme cĩ thêm một vùng giúp hiển thị đầy đủ nguồn tin của những tin tức được bạn đọc quan tâm nhất đã được đưa lên trang. Thơng tin cá nhân: Gabe là người sáng lập TechMeme, một dịch vụ tin tức cơng nghệ phổ biến nhất trênthế giới mạng hiện nay. 17. “Cậu bé poster” Kevin Rose (Digg.com) Đang theo học ngành khoa học máy tính ở Trường ĐH Nevada, Las Vegas nhưng Kevin Rose bỏ dở giữa chừng để sáng lập Digg.com và nhờ đĩ trở thành một trong những gương mặt nổi bật nhất trong số những người mới nổi trên thế giới mạng. Nhờ tận dụng tối đa ưu thế của ứng dụng chỉnh sửa văn bản trực tuyến cơng với việc cung cấp khả năng được đưa lên mạng và bầu chọn tin tức nổi bật, Digg đã thay đổi hồn tồn cách thức người dùng ngày nay tiếp cận với thơng tin. Hiện mỗi tháng cĩ 10-22 triệu lượt người dùng truy cập vào Digg. Website này hiện cũng đang nằm trong “tầm ngắm” của Google và Microsoft. Thơng tin cá nhân: Robert Kevin Rose (sinh ngày 21/2/1977 tại California) là một doanh nhân cĩ cơng sáng lập ra Revision3, Pownce, và nổi danh nhất hiện nay là Digg. (Ảnh 18) 18. “Người khổng lồ” Sheryl Sandberg (Facebook.com) Trước khi Sheryl Sandberg về với Facebook, mạng xã hội ảo trực tuyến mang đậm nét văn hĩa tự do phĩng khống, đặc trưng những kỹ sư cơng nghệ thơng tin trẻ tuổi. Nét đặc trưng mà Facebook đã mang theo mình khi được Mark Zuckerberg sinh ra trong một căn phịng ký túc xá tại ĐH Havard (Mỹ). Mọi sự bắt đầu thay đổi kể từ tháng 4/2008 khi người phụ nữ từng là giám đốc điều hành “gã khổng lồ tìm kiếm” Google trở thành giám đốc hoạt động (COO) của Facebook. Người phụ nữ 38 tuổi này thật sự đã mang đến “tư tưởng người lớn” giúp Facebook nhanh chĩng trưởng thành. Nếu cĩ ai muốn biết làm thế nào kiếm được tiền từ thế giới web 2.0 thì hãy đến hỏi Sandberg. 48