Bài giảng Quản lý dự án - Chương 11: Quản lý rủi ro của dự án

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án - Chương 11: Quản lý rủi ro của dự án

1. CHƯƠNG 11: QUẢN LÝ RỦI RO CỦA DỰ ÁN (PROJECT RISK MANAGEMENT)
2. Quản lý rủi ro của dự án (PROJECT RISK MANAGEMENT) • Quản lý rủi ro dự án bao gồm các quy trình thực hiện quy hoạch quản lý rủi ro, xác định, phân tích, lập kế hoạch đối phó, theo dõi và kiểm soát rủi ro trong dự án. • Mục tiêu của quản lý rủi ro để tăng xác suất và tác động của sự kiện tích cực, và làm giảm khả năng và tác động của các sự kiện tiêu cực trong dự án
3. Quản lý rủi ro của dự án (Plan Risk Management) • Quản lý rủi ro bao gồm các quy trình: –Plan Risk Management: Lập kế họach quản lý rủi ro –Identify Risks: xác định rủi ro. –Perform Qualitative Risk Analysis: Phân tích tính chất rủi ro. –Perform Quantitative Risk Analysis: Phân tích mức độ rủi ro. –Plan Risk Responses: Kế hoạch đối phó rủi ro. –Monitor and Control Risks: Giám sát và kiểm soát rủi ro.
4. Lập kế họach quản lý rủi ro (Plan Risk Management) • Kế hoạch quản lý rủi ro là quá trình xác định làm thế nào để thực hiện các hoạt động quản lý rủi ro cho một dự án • Kế hoạch quản lý rủi ro cung cấp đủ nguồn lực và thời gian cho các hoạt động quản lý rủi ro, và thiết lập một cơ sở thỏa thuận về đánh giá rủi ro. • Quá trình quản lý rủi ro nên bắt đầu như một dự án được hình thành và sẽ được hoàn thành sớm trong quá trình lập kế hoạch dự án.
5. Lập kế họach quản lý rủi ro (Plan Risk Management) • Inputs: –Project Scope Statement: cung cấp một ý nghĩa rõ ràng về phạm vi và thiết lập một khuôn khổ cho các nỗ lực quản lý rủi ro –Cost Management Plan: xác định ngân sách rủi ro. –Schedule Management Plan –Communications Management Plan: xác định sự tương tác sẽ xảy ra trong dự án, và những người có mặt để chia sẻ thông tin về những rủi ro –Enterprise Environmental Factors –Organizational Process Assets
6. Lập kế họach quản lý rủi ro (Plan Risk Management) • Tools and Techniques: –Planning Meetings and Analysis: Các đội dự án tổ chức các cuộc họp để phát triển kế hoạch quản lý rủi ro. • Người tham dự tại các cuộc họp này có thể bao gồm – Quản lý dự án. – Các thành viên nhóm dự án – Các bên liên quan được chọn. – Người trong tổ chức có trách nhiệm quản lý hoạch định rủi ro và các hoạt động thực hiện.
7. Lập kế họach quản lý rủi ro (Plan Risk Management) • Outputs: –Risk Management Plan: • Methodology: Xác định các phương pháp, công cụ, và các nguồn dữ liệu có thể được sử dụng để thực hiện quản lý rủi ro về dự án. • Roles and responsibilities: Xác định sự lãnh đạo, hỗ trợ, và nhóm thành viên quản lý rủi ro đối với từng loại hoạt động trong kế hoạch quản lý rủi ro, xác định rõ trách nhiệm. • Budgeting: chỉ định nguồn lực, dự toán kinh phí cần thiết cho việc quản lý rủi ro.
8. Lập kế họach quản lý rủi ro (Plan Risk Management) • Timing: Xác định khi nào và bao lâu quá trình quản lý rủi ro sẽ được thực hiện trong suốt vòng đời dự án, thiết lập các giao thức cho áp dụng các khoản dự phòng lịch trình, và thiết lập các hoạt động quản lý rủi ro được bao gồm trong tiến độ dự án • Risk categories: Cung cấp một cấu trúc nhằm đảm bảo một quá trình toàn diện về hệ thống xác định rủi ro. Có thể sử dụng Risk Breakdown Structure (RBS) • Definitions of risk probability and impact: Định nghĩa của xác suất rủi ro và tác động
9. Lập kế họach quản lý rủi ro (Plan Risk Management) • Probability and impact matrix: Rủi ro được ưu tiên theo tác động tiềm năng của nó có ảnh hưởng đến mục tiêu của dự án • Reporting formats: Xác định các kết quả của các quy trình quản lý rủi ro như thế nào sẽ được ghi chép, phân tích, và truyền đạt.
10. Xác định rủi ro (Identify Risks) • Xác định rủi ro là quá trình xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án và tài liệu về đặc điểm của nó. • Xác định rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại vì nó có thể phát triển trong suốt vòng đời của dự án. • Quá trình này chỉ liên quan đến các nhóm dự án để họ duy trì một ý thức về trách nhiệm và hoạt động đối phó với những rủi ro.
11. Xác định rủi ro (Identify Risks) • Inputs: –Risk Management Plan: kế hoạch quản lý rủi ro cung cấp thông tin chủ yếu cho quá trình xác định rủi ro. –Activity Cost Estimates: đánh giá định lượng chi phí để hoàn thành các hoạt động dự kiến, thể hiện của phạm vi cho thấy mức độ rủi ro. –Activity Duration Estimates: xác định các rủi ro liên quan đến trợ cấp thời gian cho các hoạt động –Scope Baseline: Sự không chắc chắn trong các giả định của dự án là nguyên nhân tiềm năng của rủi ro dự án.
12. Xác định rủi ro (Identify Risks) –Stakeholder Register: đảm bảo các bên liên quan, được phỏng vấn hoặc tham gia xác định rủi ro. – Cost Management Plan: Quá trình xác định rủi ro đòi hỏi một sự hiểu biết về các kế hoạch quản lý chi phí được tìm thấy trong kế hoạch quản lý dự án. –Schedule Management Plan: quản lý lịch trình cụ thể có thể làm giảm bớt nguy cơ rủi ro. –Quality Management Plan –Project Documents
13. Xác định rủi ro (Identify Risks) –Enterprise Environmental Factors –Organizational Process Assets: • Dữ liệu của dự án, bao gồm cả các dữ liệu thực tế • Quy trình tổ chức và điều khiển dự án. • Mẫu báo cáo rủi ro. • Bài học kinh nghiệm
14. Xác định rủi ro (Identify Risks) • Tools and Techniques: –Documentation Reviews: Các đánh giá có cấu trúc bao gồm cả kế hoạch, giả định, các tập tin dự án trước đó, hợp đồng, và các thông tin khác. Chất lượng và sự nhất quán của các kế hoạch và yêu cầu của dự án là các chỉ số rủi ro trong dự án. –Information Gathering Techniques: kỹ thuật thu thập thông tin • Brainstorming: Mục tiêu của động não là để có được một danh sách đầy đủ các rủi ro của dự án. • Delphi technique: Kỹ thuật Delphi là một cách để đạt được một sự đồng thuận của các chuyên gia rủi ro của dự án
15. Xác định rủi ro (Identify Risks) –Interviewing: Phỏng vấn kinh nghiệm tham gia dự án của các bên liên quan, đối tượng chuyên gia xác định các rủi ro. –Checklist Analysis: xác định rủi ro có thể được phát triển dựa trên các thông tin lịch sử và kiến ​​thức đã được tích lũy từ các dự án tương tự trước đó và từ các nguồn thông tin khác –Assumptions Analysis: Mỗi nhận diện rủi ro của dự án được dựa trên một tập hợp các giả thuyết, kịch bản, hoặc giả định.
16. Xác định rủi ro (Identify Risks) –Diagramming Techniques: • Cause and effect diagrams: Sơ đồ nhân quả • Influence diagrams: biểu diễn đồ họa các tình huống ảnh hưởng quan hệ nhân quả, trình tự của các sự kiện, và các mối quan hệ khác. –SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) Analysis: Kỹ thuật này xem xét các dự án từ mỗi quan điểm SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, và các nguy cơ) để tăng phạm vi nhận diện các rủi ro. –Expert Judgment: kinh nghiệm của các chuyên gia giúp nhận biết xu thế của rủi ro, phân loại rủi ro
17. Xác định rủi ro (Identify Risks) • Outputs: –Risk Register: Danh sách rủi ro chứa các kết quả của các quy trình quản lý rủi ro, sự gia tăng mức độ và loại thông tin chứa trong danh sách rủi ro theo thời gian. –Kết quả của việc xác định rủi ro là thông tin ban đầu cho việc đăng ký rủi ro, bao gồm: • List of identified risks: Danh sách rủi ro được mô tả càng chi tiết càng hợp lý. • List of potential responses: Phản ứng tiềm năng rủi ro được xác định trong quy trình xác định rủi ro.
18. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) • Đánh giá độ ưu tiên của rủi ro trong việc xác địnhh rủi ro. • Là một phương tiện nhanh chóng và hiệu quả của việc lập kế hoạch đáp trả rủi ro và là nền tảng cho việc thực hiện phân tích định lượng rủi ro . • Quy trình phải được thực hiện trong suốt vòng đời của dự án.
19. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) • Inputs: –Risk Register –Risk Management Plan: vai trò và trách nhiệm thực hiện quản lý rủi ro, ngân sách, hoạt động tiến độ quản lý rủi ro, các loại rủi ro, định nghĩa của xác suất và tác động, xác suất và ma trận tác động. –Project Scope Statement –Organizational Process Assets • Thông tin về dự án tương tự trước đã hoàn thành • Các nghiên cứu về các dự án tương tự bởi các chuyên gia về rủi ro. • Cơ sở dữ liệu rủi ro có sẵn.
20. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) • Tools and Techniques: –Risk Probability and Impact Assessment: • Đánh giá xác suất rủi ro (Risk probability assessment): điều tra khả năng từng rủi ro cụ thể sẽ xảy ra. • Đánh giá tác động rủi ro (Risk impact assessment): điều tra ảnh hưởng tiềm năng trên mục tiêu của dự án như tiến độ, chất lượng, chi phí, hoặc thực hiện. –Probability and Impact Matrix: Đánh giá tầm quan trọng của mỗi rủi ro ro, thường được thực hiện bằng cách sử dụng bảng hoặc ma trận xác suất và tác động.
21. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) Impact (relative scale) on an objective (e.g., cost, time, scope or quality) • Mỗi rủi ro được đánh giá trên xác suất xảy ra và ảnh hưởng đến một mục tiêu. • Ngưỡng cho rủi ro: thấp, trung bình hoặc cao được thể hiện trong ma trận. • xác định rủi ro được cho điểm cao, trung bình hoặc thấp cho mục tiêu đó.
22. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) –Risk Data Quality Assessment: • Phân tích định lượng rủi ro đòi hỏi phải có dữ liệu chính xác, khách quan, tin cậy. • Là một kỹ thuật để đánh giá mức độ mà các dữ liệu về các rủi ro có ích cho việc quản lý rủi ro. –Risk Categorization: Rủi ro dự án được phân loại theo nguồn gốc, khu vực bị ảnh hưởng bởi dự án, hoặc theo loại. Nhóm rủi ro do các nguyên nhân chung sẽ làm cho việc phản ứng rủi ro hiệu quả. –Risk Urgency Assessment: đánh giá mức độ nghiêm trọng của rủi ro dựa vào các yếu tố: • Thời gian cần giải quyết rủi ro ngắn • Dựa vào bảng xếp hạng hoặc ma trận xác suất và tác động
23. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) –Expert Judgment: • Các chuyên gia là những người có kinh nghiệm với các dự án tương tự đã xảy ra trong quá khứ. • Những người đang có kế hoạch và quản lý các dự án cụ thể. • Đảm bảo sự phán xét chuyên gia thường được thực hiện với việc sử dụng hội thảo hoặc phỏng vấn.
24. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) • Outputs: –Risk Register Updates –Relative ranking or priority list of project risks: Thứ hạng hoặc độ ưu tiên của rủi ro. –Risks grouped by categories: Nhóm rủi ro theo loại –Causes of risk or project areas requiring particular attention: Nguyên nhân của rủi ro ro hoặc khu vực của dự án đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt –List of risks requiring response in the near-term: Danh sách các rủi ro đòi hỏi đối phó trong ngắn hạn –List of risks for additional analysis and response.
25. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) –Watch lists of low-priority risks: Danh sách theo dõi của các rủi ro ưu tiên thấp. –Trends in qualitative risk analysis results: xu hướng trong kết quả phân tích định tính rủi ro.
26. Thực hiện phân tích định lượng rủi ro (Perform Quantitative Risk Analysis) • Thực hiện phân tích định lượng rủi ro được thực hiện trên rủi ro đã được ưu tiên –Phân tích định tính: là phân tích khả năng và tác động đáng kể của rủi ro đến nhu cầu cạnh tranh của dự án. –Phân tích định lượng: phân tích tác động của những sự kiện rủi ro, được sử dụng để chỉ định một số đánh giá những rủi ro riêng lẻ hoặc đánh giá ảnh hưởng tổng hợp của tất cả các rủi ro ảnh hưởng đến dự án.
27. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) • Inputs –Risk Register –Risk Management Plan –Cost Management Plan –Schedule Management Plan –Organizational Process Assets
28. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) • Tools and Techniques –Data Gathering and Representation Techniques: • Interviewing: Kỹ thuật phỏng vấn trên kinh nghiệm và các dữ liệu lịch sử để định lượng khả năng và tác động của rủi ro đến các mục tiêu của dự án. – Phỏng vấn các bên liên quan sẽ giúp xác định dự toán ba điểm cho mỗi yếu tố WBS. – Ví dụ: khả năng hoàn thành dự án bằng hoặc thấp hơn ước tính, khả năng nhất là $ 41 triệu USD là tương đối nhỏ như thể hiện trong các kết quả mô phỏng
29. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis)
30. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) –Probability distributions: phân bố xác suất • Phân bố liên tục được sử dụng rộng rãi trong mô hình hóa và mô phỏng biểu diễn sự không chắc chắn trong các giá trị như thời gian lịch trình hoạt động và chi phí của các thành phần của dự án. • Phân bố rời rạc có thể được sử dụng để biểu diễn cho các sự kiện không chắc chắn như kết quả của một thử nghiệm hoặc một kịch bản có thể có trong cây quyết định
31. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) ▪ Trục ngang (X) đại diện cho các giá trị có thể có của thời gian, chi phí ▪ Trục dọc (Y) đại diện cho khả năng liên quan.
32. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) –Quantitative Risk Analysis and Modeling Techniques: Phân tích rủi ro định lượng và các kỹ thuật mô hình hóa • Sensitivity analysis: Phân tích độ nhạy sẽ giúp xác định các rủi ro có tác động tiềm năng nhất đến dự án. • Expected monetary value analysis (EMV): phân tích giá trị tiền tệ dự kiến là một khái niệm thống kê tính toán kết quả trung bình khi tương lai bao gồm các kịch bản có thể có hoặc không có thể xảy ra. Một cách phổ biến của loại hình này là phân tích cây quyết định – Cây quyết định là một phương pháp dùng biểu đồ giúp bạn chọn lựa hành động tốt nhất trong các tình huống ở đó kết quả tương lai là không chắc chắn.
33. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) • VD: một quyết định đang được thực hiện việc đầu tư $120 triệu để xây dựng một nhà máy mới hoặc để thay vì chỉ đầu tư $50 triệu để nâng cấp các nhà máy hiện có. Đối với mỗi quyết định, nhu cầu là không chắc chắn, và đại diện cho một "nút cơ hội". • Đối với mỗi nhánh quyết định, tất cả các hiệu ứng được thêm vào để xác định giá trị EMV. • Từ phép tính EMV cao hơn $46 triệu - cũng là EMV của quyết định tổng thể. Lựa chọn này cũng đại diện cho rủi ro thấp nhất, tránh trường hợp kết quả xấu nhất có thể có là mất $ 30M
34. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis)
35. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) –Modeling and simulation: Mô phỏng dùng mô hình của một hệ thống để phân tích hành vi mong đợi hay hoạt động của hệ thống. Sử dụng phương pháp Monte Carlo mô phỏng kết quả của một mô hình nhiều lần để cung cấp một phân bố thống kê của những kết quả đã tính toán.
36. Thực hiện phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) • Outputs: –Risk Register Updates • Probabilistic analysis of the project (Phân tích xác suất): cho phép định lượng rủi ro dự phòng về chi phí và thời gian. • Probability of achieving cost and time objectives: xác suất của việc đạt được các mục tiêu của dự án theo kế hoạch hiện tại có thể được ước tính bằng cách sử dụng kết quả phân tích định lượng rủi ro. • Prioritized list of quantified risks: bao gồm các rủi ro có thể ảnh hưởng lớn đến chi phí dự phòng và nhất là ảnh hưởng đến đường tới hạn. • Trends in quantitative risk analysis results: Khi phân tích được lặp đi lặp lại, một xu hướng có thể trở nên rõ ràng dẫn đến kết luận ảnh hưởng đến đối phó rủi ro
37. Kếhoạch đối phó rủi ro (Plan Risk Responses) • Kế hoạch đối phó rủi ro là quá trình lựa chọn và hành động để tăng cường các cơ hội và giảm rủi ro đối với các mục tiêu của dự án. • Phải phù hợp với tầm mức độ của rủi ro, chi phí có hiệu quả trong việc đáp ứng những thách thức, thực tế trong bối cảnh dự án, thỏa thuận với tất cả các bên có liên quan.
38. Kếhoạch đối phó rủi ro (Plan Risk Responses) • Tools and Techniques: có 4 chiến lược chính –Avoid: Tránh rủi ro bằng cách thay đổi kế hoạch quản lý dự án để loại bỏ hoàn toàn các mối đe dọa. Quản lý dự án cũng có thể cô lập các mục tiêu của dự án khỏi tác động của rủi ro hoặc thay đổi mục tiêu đang trong tình trạng nguy hiểm. –Transfer: Chuyển giao rủi ro là chuyển một số hoặc tất cả các tác động tiêu cực của một mối đe dọa cho một bên thứ ba.
39. Kếhoạch đối phó rủi ro (Plan Risk Responses) –Mitigate: Giảm thiểu khả năng và tác động của rủi ro trong giới hạn ngưỡng chấp nhận được. • Hành động sớm để giảm khả năng và tác động của một rủi ro xảy ra trong dự án thường có hiệu quả hơn là cố gắng để sửa chữa những thiệt hại sau khi rủi ro đã xảy ra. –Accept: Chấp nhận rủi ro vì ít khi có thể để loại bỏ tất cả các mối đe dọa từ một dự án. • Chiến lược này chỉ ra rằng nhóm dự án đã quyết định không thay đổi kế hoạch quản lý dự án để đối phó với rủi ro, hoặc là không thể xác định bất kỳ chiến lược đối phó khác phù hợp
40. Giám sát và kiểm soát rủi ro (Monitor and Control Risks) • Giám sát và kiểm soát rủi ro là quá trình thực hiện các kế hoạch đối phó rủi ro, theo dõi các rủi ro được xác định, giám sát rủi ro còn sót lại, xác định những rủi ro mới, và đánh giá ảnh hưởng của rủi ro trong suốt quá trình thực hiện dự án. • Giám sát và kiểm soát rủi ro liên quan đến việc lựa chọn chiến lược, thực hiện một kế hoạch dự phòng, hành động khắc phục, và sửa đổi kế hoạch quản lý dự án.
41. Giám sát và kiểm soát rủi ro (Monitor and Control Risks) • Tools and Techniques: –Risk Reassessment: đánh giá lại rủi ro cần phải được thường xuyên theo lịch trình. Số lần và chi tiết của sự lặp lại đó phụ thuộc vào dự án tiến triển như thế nào so với các mục tiêu của nó. –Risk Audits: kiểm tra rủi ro và ghi nhận hiệu quả của việc đối phó với các rủi ro và các nguyên nhân của nó. –Variance and Trend Analysis: phân tích phương sai để so sánh kết quả dự kiến ​​kết quả thực tế. • Đối với mục đích theo dõi và kiểm soát các sự kiện rủi ro, phân tích xu hướng bằng cách sử dụng thông tin hiệu suất.
42. Giám sát và kiểm soát rủi ro (Monitor and Control Risks) –Technical Performance Measurement • Đòi hỏi định nghĩa của các biện pháp định lượng khách quan về hiệu suất kỹ thuật mà có thể được sử dụng để so sánh kết quả thực tế so với mục tiêu –Reserve Analysis • Phân tích dự trữ nhằm xem xét tác động của rủi ro về ngân sách dự trữ. –Status Meetings: • Quản lý rủi ro dự án phải là một chương trình nghị sự tại các cuộc họp trạng thái định kỳ. Lượng thời gian tùy thuộc vào các rủi ro đã được xác định ưu tiên.
43. Giám sát và kiểm soát rủi ro (Monitor and Control Risks) • Outputs: –Risk Register Updates: • Kết quả của đánh giá lại rủi ro, kiểm toán rủi ro, và đánh giá rủi ro định kỳ. • Kết quả rủi ro thực tế của dự án và những hoạt động đối phó rủi ro. –Change Requests: • Đề nghị những hoạt động khắc phục • Đề nghị những hoạt động ngăn chặn –Project Management Plan Updates –Project Document Updates