Bài giảng Quản lý dự án một nghề nghiệp mới - Chương 5: Kiểm soát dự án

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án một nghề nghiệp mới - Chương 5: Kiểm soát dự án

1. CHƯƠNG 5 Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN KIỂM SỐT DỰ ÁN 1
2. NỘI DUNG Giới thiệu cơng tác kiểm sốt dự án Kiểm sốt chi phí theo phương pháp truyền thống Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Kiểm sốt chi phí theo phương pháp giá trị thu được Bài tập 2
3. SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SỐT DỰ ÁN Cạm bẫy của những báo cáo quá lạc quan Khơng đúng thời hạn 100% Cơng việc được hoạch định 80% Tiến triển được 60% báo cáo Tiến triển đạt được 40% % % hồn thành 20% 0% 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Thời gian 3 Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN 3
4. SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SỐT DỰ ÁN Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề ra Thấy sớm những vấn đề phát sinh Trao đổi thơng tin với các bên liên quan Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu dự án Rút ra bài học 4
5. VỊNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN KIỂM SỐT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Đánh giá phê chuẩn Đánh giá Đánh giá Đánh giá cuối kỳ, Đánh giá nhu cầu phê chuẩn Kiểm sốt báo cáo cuối kỳ tiếp theo Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN XÁC HOẠCH THỰC KẾT 2 – 5 – 10 ĐỊNH ĐỊNH HIỆN THÚC năm sau - Mục đích - WBS - Các hoạt động và - Chuyển giao/ - Đánh giá kết quả bàn giao tác động - Mục tiêu - Lập KH tài chính - ĐG tiến độ và - Khĩa sổ - Bài học rút - Thiết kế DA - Thời gian biểu DA việc thực hiện ra - Thanh tốn - Nhân sự & tổ chức - Giải quyết vấn đề - Kỹ thuật/ hậu cần - Giao tiếp - Giám sát/ kiểm tra 5
6. MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Cĩ cái nhìn tồn diện và hệ thống về hiện trạng dự án Cĩ đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện dự án Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Thêm kinh nghiệm cho các dự án tương tự Đánh giá hiệu quả của Ban quản lý và Hệ thống giám sát dự án Bài học trao đổi 6
7. ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Là quá trình nhận định dự án một cách hệ thống và khách quan về: Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Việc thực hiện dự án trên tổng thể Tính hiệu quả/ hợp lý của chiến lược và thiết kế dự án Những ảnh hưởng/ tính bền vững của kết quả Những bài học, kinh nghiệm cần thiết Cơng việc khơng thường xuyên Cĩ sự tham gia của chuyên gia bên ngồi 7
8. KIỂM SỐT DỰ ÁN Thu thập số liệu, thơng tin về việc thực hiện dự án, những thay đổi của mơi trường Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN So sánh số liệu thu thập và kế hoạch, tiêu chuẩn, tác động mong muốn Hiệu chỉnh 8
9. GIÁM SÁT DỰ ÁN Quá trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án trong Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án Mục tiêu: cung cấp thơng tin để ra quyết định 9
10. PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý thu mua Quản lý phạm vi Quản lý thời gian Quản lý mơi trường Quản lý chi phí Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Quản lý truyền PHẠM VI đạt thơng tin KIỂM SỐT Hỗ trợ kỹ thuật Quản lý chất lượng Quản lý nguồn lực Kiểm sốt thay đổi Quản lý nhân lực Kiểm sốt các yêu cầu về chất lượng Kiểm sốt thời gian Kiểm sốt chi phí 10
11. PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý phạm vi:  Tài liệu hoạch định Điều khoản dự án Cấu trúc phân việc Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Danh sách các cơng việc/ bảng NVL Bản vẽ Đặc tính kỹ thuật Danh sách các bộ phận, phụ tùng Hợp đồng  Tài liệu kiểm sốt Những truyền đạt thơng tin về dự án Những phát biểu tác động Những biến đổi và hiệu chỉnh Những yêu cầu thay đổi Những nhượng bộ Báo cáo kết thúc 11
12. PHẠM VI KIỂM SỐT Hỗ trợ kỹ thuật:  Tài liệu hoạch định Những bản tĩm tắt của khách hàng Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Những điều luật quy định Những đặc tính kỹ thuật Những tính tốn thiết kế Những phương pháp xây dựng  Tài liệu kiểm sốt Kiểm sốt cấu hình Những phát biểu tác động Sự ủy nhiệm Bản vẽ được sửa đổi 12
13. PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý thời gian: phác thảo trình tự và thời gian về phạm vi cơng việc  Tài liệu hoạch định Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Biểu đồ mốc thời gian Sơ đồ thanh ngang Sơ đồ mạng  Tài liệu kiểm sốt Báo cáo tiến triển (thực tế & kế hoạch) Sơ đồ thanh ngang Sơ đồ thanh ngang hiệu chỉnh Giá trị thu được Tài liệu về xu hướng 13
14. PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý thu mua hàng hĩa: xác định rõ những khoản mục phải mua, đúng đặc tính kỹ thuật, đúng tiến độ và ngân sách Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN  Tài liệu hoạch định Danh sách NVL, phụ tùng Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu Ngân sách thu mua  Tài liệu kiểm sốt Đơn mua hàng Báo cáo tình trạng tiến hành Tiến độ và ngân sách thu mua sửa đổi 14
15. PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý nguồn lực: cùng với quản lý thời gian tạo ra những dự báo về nguồn lực  Tài liệu hoạch định Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Dự báo nguồn lực Sự sẵn cĩ về nguồn lực Biểu đồ tần suất về nguồn lực được điều hịa  Tài liệu kiểm sốt Bảng thời gian Biểu đồ tần suất hiệu chỉnh về nguồn lực 15
16. PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý chi phí: phân bổ ngân sách và dịng tiền tới gĩi cơng việc  Tài liệu hoạch định Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Cấu trúc phân bổ chi phí Các ngân sách cho cơng việc (hoạt động) Các ngân sách phịng ban Báo cáo dịng tiền tệ  Tài liệu kiểm sốt Các báo cáo chi tiêu (thực tế và kế hoạch) Chi phí được giao và chi phí tại thời điểm hồn thành Ngân sách sửa đổi Giá trị thu được 16
17. PHẠM VI KIỂM SỐT Kiểm sốt thay đổi: khi dự án tiến triển, phạm vi cơng việc được sửa đổi và kiểm sốt thơng qua:  Những thơng tin về dự án Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN  Những phát biểu tác động  Những báo cáo về sự khơng phù hợp  Những yêu cầu và nhượng bộ về thay đổi  Những sửa đổi về bản vẽ  Những đơn hàng được sửa đổi và thay đổi  Những điều khoản phụ thêm trong hợp đồng  Những sửa đổi về đặc tính kỹ thuật và cấu hình 17
18. PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý chất lượng:  Tài liệu hoạch định Kế hoạch chất lượng dự án Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Kế hoạch kiểm sốt chất lượng Danh sách các bộ phận và tiêu chuẩn/đặc tính kỹ thuật  Tài liệu kiểm sốt Các báo cáo điều tra Những báo cáo về sự khơng phù hợp Những nhượng bộ Những yêu cầu thay đổi Bản vẽ được sửa đổi Sổ tay dữ liệu và sổ tay vận hành Sự ủy nhiệm 18
19. PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý việc truyền đạt thơng tin:  Tài liệu hoạch định Các kênh truyền đạt thơng tin Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Danh sách tài liệu được kiểm sốt Danh sách phân phối Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo  Tài liệu kiểm sốt Sự chuyển giao Biên bản của các cuộc họp 19
20. PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý nguồn nhân lực:  Tài liệu hoạch định Cấu trúc tổ chức dự án Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Ma trận trách nhiệm Mơ tả cơng việc Các thủ tục cơng việc  Tài liệu kiểm sốt Bảng thời gian Đánh giá thành quả đạt được 20
21. PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý mơi trường:  Tài liệu hoạch định Những quy tắc và luật lệ Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Các vấn đề về mơi trường  Tài liệu kiểm sốt Những báo cáo về mơi trường 21
22. KIỂM SỐT DỰ ÁN Kiểm sốt dự án  Bên trong: do phía thực hiện dự án (nhà thầu)  Bên ngồi: do phía khách hàng hoặc đối tác độc lập Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Kiểm sốt cho ai?  Chính ban QLDA  Cơ quan thực hiện (chủ dự án)  UBND và các bộ phận chức năng liên quan  Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan cĩ liên quan trong chính phủ  Các nhà tài trợ  Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp  Các cơ quan truyền thơng, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các nhĩm quan tâm khác 22
23. QUY TRÌNH KIỂM SỐT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN BẮT ĐẦU Cơng bố kế hoạch đầu tiên Thu thập thơng tin về dự án Cơng bố kế hoạch Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN hiệu chỉnh So sánh tiến triển và mục tiêu Khơng Thực hiện hành Thỏa mãn? động hiệu chỉnh Cĩ Dự án được Khơng hồn thành? Cĩ Kết thúc dự án Đánh giá dự án Kết luận KẾT THÚC 23
24. THƠNG TIN CHO VIỆC KIỂM SỐT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Khối lượng cơng việc đã hồn thành, chất lượng cơng trình Thời gian và nguồn lực đã sử dụng Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Rủi ro làm dự án khơng đúng theo kế hoạch  Trễ tiến độ  Vượt chi phí  Nguồn lực thay đổi Những khĩ khăn cĩ thể xảy ra 24
25. SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến và thời gian thực tế Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế 25
26. CÁC LÝ DO KHIẾN DỰ ÁN KHƠNG ĐÚNG THEO KẾ HOẠCH TRỄ TIẾN ĐỘ VƯỢT CHI PHÍ NGUỒN LỰC THAY ĐỔI • Thời tiết xấu • Vượt quá thời • Thiết bị hư hỏng Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN • Thiết bị hư hỏng gian • Nhân viên bị • Thiếu vốn • Sử dụng nhiều bệnh • Khan hiếm NVL nhân lực hơn • Nhân viên nghỉ • Ước tính thời • Sử dụng nhiều việc gian quá ngắn thiết bị hơn • CP nhân lực cao • Các cơng việc bị • CP nhân lực cao hơn chểnh mảng hơn • Ước tính nguồn • CP NVL cao hơn lực quá thấp • Các cơng việc bị chểnh mảng 26
27. KHĨ KHĂN TRONG KIỂM SỐT DỰ ÁN Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố, vd: chỉ nhấn mạnh vào chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng Quy trình kiểm sốt gặp sự phản đối/ khơng đồng ý Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Thơng tin thường khơng chính xác hoặc khơng được báo cáo đầy đủ Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ thơng tin thiên lệch Các nhà quản lý cĩ quan điểm khác nhau về vấn đề cịn tranh cãi Các cơ chế báo cáo thơng tin và hạch tốn khơng đúng 27
28. KIỂM SỐT DỰ ÁN Kiểm sốt chi phí dự án theo truyền thống Kiểm sốt chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN thời gian và chi phí) 28
29. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ đối với một cơng việc/ một nhĩm cơng việc trong WBS Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Nội dung báo cáo  Mơ tả cơng việc  Tiến độ theo thời gian  Ai là người chịu trách nhiệm  Ngân sách theo thời gian  Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu 29
30. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG Nhược điểm:  Khơng cho biết bao nhiêu khối lượng cơng việc đã được hồn thành Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN  Khơng cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hồn thành dự án CP theo kế hoạch CP thực tế của giai Sự khác biệt trong của giai đoạn 2 là đoạn 2 là 14.000 giai đoạn 2 là 2.000 12.000 USD USD USD CP tích lũy theo kế CP tích lũy thực tế Sự khác biệt tích lũy hoạch đến thời đến thời điểm hiện tại là 4.000 USD điểm hiện tại là là 29.000 USD 25.000 USD 30
31. KIỂM SỐT CHI PHÍ THEO PP. GIÁ TRỊ LÀM RA PP. các tiêu chí hệ thống kiểm sốt tiến độ/ chi phí (Cost/Schedule Control System Criteria) Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN  Sự phát triển của hệ thống PERT/COST  Tiêu chí hệ thống kiểm sốt chi phí tiến độ năm 1967 tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến triển DA 31
32. CP/ giá trị hoạch định Khoảng thời gian Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN trước tiến độ CP/ giá trị tích lũy tích trị giá CP/ Khoản đĩng gĩp thêm Giá trị làm ra CP tích lũy thực tế Thời gian 32
33. CÁC ĐẠI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ TIẾN TRIỂN DỰ ÁN Đại lượng phân tích về kết quả Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Đại lượng phân tích về sai lệch Chỉ số kết quả cơng việc Dự báo chi phí thực hiện tương lai 33
34. Chi phí tích lũy (%) pháp giá trị làm ra đại Cáclượng phân kếtquả vàsailệch theophương 100 110 120 130 140 10 20 30 40 50 60 70 80 90 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 21 20 1819 17 1516 14 12 13 11 9 10 8 7 6 5 4 3 2 1 0 vượt quá vượt Chi phí Chi BCWP ACWP Số tháng Thời điểm Thời TV báo cáo báo Ước tính chi phí chi tính Ước hiệu chỉnh hiệu AV SV CV BCWS dự kiến ban đầu ban kiến dự hoàn thành hoàn Thời gian Thời Thời gian Thời chậm trễ chậm dự kiến dự hoàn thành hoàn hiệu chỉnh hiệu Thời gian Thời Ước tính chi phí còn lại 34 ÁN DỰ SỐT KIỂM 5: Chương
35. ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ BCWS: chi phí dự tính của cơng việc theo kế hoạch Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN  Số lượng nguồn lực được tính theo đơn vị tiền được hoạch định là sẽ chi để thực hiện một cơng việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định của kế hoạch % cơng việc được Ngân sách dự tính cho BCWS = x hoạch định cho đến tồn bộ cơng việc thời điểm xem xét 35
36. ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ ACWP: chi phí thực sự của một cơng việc đã được thực hiện trong một giai đoạn thời gian Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN  Nếu NVL mua trước?  Nếu NVL mua trả chậm?  Chi phí quản lý? 36
37. ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ BCWP: chi phí dự tính của cơng việc đã được thực hiện Chương Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN % cơng việc thực sự Ngân sách dự tính BCWP = x đã làm cho đến thời cho tồn bộ cơng điểm xem xét việc Ước tính giá trị làm ra trong thực tế:  Sử dụng phán xét chủ quan  Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra  Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án 37
38. CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH Sai lệch về tiến độ – SV SV BCWP BCWS Sai lệch về chi phí – CV Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN CV BCWP ACWP Sai lệch kế tốn – AV AV BCWS ACWP Sai lệch thời gian – TV TV SD BCSP  SD (Status Date): ngày đánh giá dự án  BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà 38 BCWS - BCWP
39. CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CƠNG VIỆC Chỉ số kết quả về tiến độ – SPI SPI BCWP / BCWS Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN Chỉ số kết quả về chi phí – CPI CPI BCWP / ACWP 39
40. Các chỉ số kết quả cơng việc của dự án CPI Tổng hợp chỉ số SPI và CPI 1.10 Dự án tiến triển 1.05 Dự án gặp vấn đề về tiến độ tốt về tiến độ và chi phí 1.00 Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN 0.95 Dự án gặp vấn 0.90 Dự án gặp vấn đề về tiến độ và chi phí đề về chi phí Tuần 4 0.85 )0.82,0.83( Tuần 2 )0.82 ,0.88( 0.80 Tuần 3 Tuần 1 )0.79,0.79( )0.78 ,0.85( 0.75 0.75 0.80 0.85 0.90 0.95 1.00 1.05 1.10 SPI 40
41. DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI Dự báo chi phí để hồn thành phần việc cịn lại của dự án ACWP (BCAC BCWP) Chương SỐT 5: DỰ KIỂM ÁN FCTC (BCAC BCWP)x BCWP CPI  FCTC (Forecast Cost to Complete Project)  BCAC (Budgeted Cost at Completion) Chi phí dự báo cho tồn bộ dự án FCAC ACWP FCTC  FCAC (Forecast Cost at Completion) 41