Xây dựng và quản lý dự án - Chương 3: Hoạch định dự án - Đặng Xuân Trường

Nội dung text: Xây dựng và quản lý dự án - Chương 3: Hoạch định dự án - Đặng Xuân Trường

1. 1 HỌC PHẦN XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN MSHP: 16091008 CHƯƠNG 3: HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN GV. Đặng Xuân Trường Tiến sĩ, Kĩ sư Asean E: dxtruong@hcmunre.edu.vn W: www.dangxuantruong.edu.vn B: www.dxtruong.blogspot.com ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN & MÔI TRƯỜNG F: www.facebook.com/bkdxtruong Thành phố Hồ Chí Minh
2. XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN Nội dung 1. Xét duyệt ban đầu của chủ nhiệm dự án 2. Hình thành đội ngũ thực hiện dự án 3. Cuộc họp mở đầu dự án 4. Lập kế hoạch thực hiện dự án 5. Cơ cấu phân chia công việc 2
3. XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN VÀ ĐỊNH HƯỚNG CỦA CHỦ ĐẦU TƯ 3
4. 1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN Xem xét ban đầu của Chủ Nhiệm Dự Án . Xác định quy mô công việc Tập trung các tài . Đảm bảo sự chấp thuận chi liệu đã có: phí dự án •Báo cáo nghiên cứu . Sự thể hiện đầy đủ của tiến tiền khả thi, dự án độ đầu tư . Xác định các thông tin cần •Hợp đồng với chủ thiết cho hoạt động của dự án đầu tư
5. 1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt động của dự án • Thiếu cái gì? • Có hợp lý không? • Cách làm tốt nhất? Quy mô • Những thông tin cần bổ sung? • Cần chuyên môn nào? • Cách thi công công trình? • Chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu • Các tiêu chuẩn hoặc quy định áp dụng trong dự án?
6. 1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt động của dự án . Kinh phí dự trù có hợp lý không? . Dự toán được lập như thế nào? . Ai tính dự toán? Kinh phí . Khi nào dự toán được lập? . Có phần nào trong dự toán phải kiểm tra lại? . Có phải dự toán đã được hiệu chỉnh theo thời gian và địa phương
7. 1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt động của dự án . Tiến độ có hợp lý không? . Tiến độ đã được lập như thế nào? Tiến độ . Tiến độ được lập khi nào? . Ai lập tiến độ? . Ngày hoàn thành dự án? . Các khoản thưởng hoặc phạt?
8. 1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN Cuộc họp ban đầu với đại diện chủ đầu tư • Mục đích: Cuộc họp tạo cơ hội cho chủ nhiệm dự án và đại diện chủ đầu tư gặp gỡ nhau • Đại diện chủ đầu tư: Là người cung cấp thông tin và làm rõ những yêu cầu của dự án. Là người phê duyệt các quyết định trong giai đoạn thực hiện dự án • Nội dung: Trong cuộc họp chủ đầu tư phải xác định các thành phần ưu tiên của dự án và mức độ liên quan của đại diện chủ đầu tư với dự án 8
9. XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN 2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN 9
10. 2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN Thành phần nhóm/đội thực hiện dự án (project team) Tổ chức nhân sự là chìa khóa thành công của mọi dự án  Các công việc chính cần làm Lập cơ cấu  Liệt kê chi tiết các công phân chia công việc và phân nhóm công việc (WBS) sơ việc theo từng giai đoạn bộ để xác định:  Lựa chọn tài nguyên và chuyên môn của những người thực hiện dự án
11. 2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN Thành phần nhóm/đội thực hiện dự án (project team) Nhóm/đội thực hiện dự án: . Nhân sự do CNDA và cấp quản lý tương ứng lựa chọn . Số lượng nhân viên ϵ quy mô và độ phức tạp của dự án . Mỗi thành viên tự nhận thức vai trò của mình trong sự thành công của dự án i Chìa khóa của sự thành công Chủ nhiệm dự án: . Giữ vai trò lãnh đạo . Tổ chức, phối hợp theo dõi quá trình thực hiện công việc của nhóm
12. 2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN Ma trận trách nhiệm cho nhóm dự án 12
13. 2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN Đặc điểm của nhóm hiệu quả • Hiểu rõ mục tiêu của dự án • Vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho mỗi thành viên • Hướng đến kết quả • Hợp tác và cộng tác ở mức độ cao • Có bầu không khí giao tiếp cởi mở • Có sự tin tưởng cao 13
14. 2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN Các rào cản của nhóm hiệu quả • Mục tiêu không rõ ràng • Vai trò và trách nhiệm không rõ ràng • Thiếu cấu trúc tổ chức dự án • Thiếu sự quyết tâm của các thành viên • Sự giao tiếp kém • Sự lãnh đạo kém • Sự thay đổi thành viên • Hành vi/cư xử kém, sai lệch 14
15. 2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN Các giai đoạn phát triển nhóm 15
16. XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN 3. CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG 16
17. 3. CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG Cuộc họp khởi động (1/2)  Thời điểm: Hình thành xong đội ngũ thực hiện dự án  Mục đích: ▫ Cung cấp các thông tin về mục tiêu, yêu cầu, chi phí và thời gian của dự án ▫ Phổ biến kế hoạch thực hiện dự án ▫ Phân công công việc và trách nhiệm cho các thành viên 17
18. 3. CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG Cuộc họp khởi động (2/2)  Cách thức tiến hành: • Chủ nhiệm dự án phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu, chi phí và thời gian thực hiện dự án • Chủ nhiệm dự án nên gặp các thành viên chủ chốt trước khi tiến hành cuộc họp khởi động • Chủ nhiệm dự án điều hành cuộc họp nhưng không nên đi quá sâu vào các chi tiết • Lập biên bản cuộc họp 18
19. 3. CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG Các công việc cần làm của chủ nhiệm DA • Phổ biến tên công trình và những thông tin liên quan • Giới thiệu các thành viên, chuyên môn và trách nhiệm của họ • Xem lại mục tiêu, quy mô và tổng vốn đầu tư của dự án • Xem lại kế hoạch, tiến độ và các mốc thời gian quan trọng • Bàn bạc phân công cho các thành viên • Yêu cầu từng thành viên chuẩn bị phương án chi tiết thực hiện công việc được giao • Chuẩn bị cho cuộc họp lần tới • Lập biên bản và phân phát biên bản cho mọi thành viên 19
20. XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN 4. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN 20
21. 4. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN  Mỗi thành viên của nhóm phải soạn thảo phương án thực hiện cụ thể (WP) gồm có 3 phần chính: quy mô, chi phí và thời gian thực hiện công việc  CNDA thu thập các phương án thực hiện cụ thể từ các thành viên để tổng hợp và lập kế hoạch. • Chi phí ước tính dự án? • Tiến độ tổng quát của dự án?
22. 4. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN TRÌNH TỰ LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN Thành lập cơ cấu phân chia công việc (WBS) Thành lập cơ cấu phân công tổ chức (OBS) Liên kết OBS và WBS (tức là thiết lập cấu trúc hoạt động cơ bản cho dự án) Lập tiến độ và xây dựng hệ thống mã hóa, liên hệ các thành phần của WBS với chi phí
23. 4. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN THÀNH PHẦN CỦA MỘT KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN (1/2) Tên và mã số của dự án Dữ liệu Mục tiêu và quy mô của dự án chung Sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của dự án (OBS) Danh mục chi tiết liệt kê các công việc Công Danh mục chi tiết liệt kê các nhóm công việc. việc Danh mục chi tiết liệt kê các công việc cụ thể (Work Package)
24. 4. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN THÀNH PHẦN CỦA MỘT KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN (2/2) Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc Tiến độ Thời gian dự kiến thực hiện từng công việc Ngày khởi công và ngày hoàn thành các công việc • Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện từng công việc Chi phí • Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc • Phương thức thanh toán và khoản tiền thanh toán hàng tháng
25. XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC 25
26. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Cơ cấu phân chia công việc (WBS) • Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là một đồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập, thể hiện các công việc cần thực hiện. “the progressive hierarchical breakdown of the project into smaller pieces to the lowest practical level to which cost is applied” (Halpin, 2006) • Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự án thì phải quản lý được từng phần của dự án 26
27. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Cơ cấu phân chia công việc (WBS) • Hỗ trợ đánh giá chi phí, thời gian, hiệu quả kỹ thuật • Cung cấp thông tin phù hợp với từng cấp quản lý thuộc tổ chức • Giúp phát triển cơ cấu phân chia tổ chức (OBS) • Mục đích sử dụng: ▫ Xác định các công việc cần thực hiện và liên kết các công việc lại với nhau ▫ Mỗi công việc trong sơ đồ mạng được hình thành từ một công việc cụ thể trên WBS 27
28. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Cơ cấu phân chia công việc (WBS)  Mỗi công tác nên: • Độc lập với nhau • Dễ dàng đo lường được tình trạng và sự hoàn thành • Có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể • Dễ dàng ước lượng chi phí Dễ hiểu với mọi đối tượng có liên quan Trách nhiệm hoàn thành công tác được phân công rõ ràng 28
29. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Cơ cấu phân chia công việc (WBS) 29
30. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Cơ cấu phân chia công việc (WBS) 30
31. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC WBS: dạng nhánh cây từ trên xuống 31
32. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC WBS: dạng nhánh cây từ trái qua phải 32
33. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC WBS: dạng biểu đề mục 1.0.0 Nhà A • 1.1.0 Kết cấu ▫ 1.1.1 Khung ▫ 1.1.2 Móng • 1.2.0 Hệ thống điện ▫ 1.2.1 Đường dây ▫ 1.2.2 Thiết bị • 1.3.0 Hệ thống nước ▫ 1.3.1 Hệ thống cấp nước ▫ 1.3.2 Hệ thống thoát nước 33
34. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Các bước phát triển WBS • Bước 1: Xác định mục tiêu của dự án ▫ Cái gì cần phải làm để dự án thành công? • Bước 2: Định nghĩa các thành phần chính ▫ Những gì cần thiết phải thực hiện nhưng bản thân nó thì chưa thể thỏa mãn được yêu cầu thực hiện • Bước 3: Phân rã các thành phần chính thành các công việc nhỏ, chi tiết có thể làm được, quản lý được ▫ Các công việc phải rõ ràng, cụ thể • Bước 4: Xem xét và hiệu chỉnh lại những điều chưa hợp lý trong WBS vừa được hình thành 34
35. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Ví dụ: phát triển WBS của nhà kho 1. Xác định mục tiêu chính của dự án • Xây nhà kho 2. Xác định các thành phần chính • Điều hành • Mobilization • Đền bù, giải tỏa • Xây lắp • Kết thúc, chuyển giao 35
36. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Ví dụ: phát triển WBS của nhà kho 3. Xác định các thành phần chính (bậc thấp hơn)  Xây lắp • Chuẩn bị mặt bằng • Nền và móng • Sàn • Tường gạch • Cột thép và liên kết • Mái • Hoàn thiện 36
37. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Ví dụ: phát triển WBS của nhà kho 3. Phân rã các thành phần thành các công việc (gói công việc – work package)  Xây lắp . Nền và móng • Đào móng • Ván khuôn và cốt thép móng • Đổ bê tông móng 4. Kiểm tra lại cấu trúc và sự hợp lý của WBS 37
38. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Sự phù hợp của WBS • Mức độ chi tiết của WBS phải phù hợp với vai trò của người sử dụng • Chi tiết hay cấp bậc của WBS phải đưa cho người sử dụng những thông tin mà họ quan tâm  Ví dụ: dự án xây dựng giảng đường B4 38
39. 3. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC GÓI CÔNG VIỆC (WORK PACKAGE)  Quy mô mỗi gói công việc nên được định nghĩa để tránh sự trùng lắp và bỏ sót giữa các gói công việc  Các gói công việc nên được định nghĩa về thiết kế, phương pháp thi công, yêu cầu hoàn thành, ngày hoàn thành  Mỗi gói công việc nên: 1. Có thể quản lý quyền lực cụ thể và trách nhiệm cụ thể 2. Độc lập tối đa với nhau 3. Có thể đo lường 39
40. 5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Bài tập Hãy phát triển một cơ cấu phân chia công việc WBS cho việc xây dựng (giai đoạn thi công) một ngôi nhà.
41. XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾT THÚC CHƯƠNG 3 (Mời xem tiếp Chương 4) Dang Xuan Truong, Ph.D Bài giảng được biên soạn cùng với HUNG. NGUYEN DUY, PhD Candidate (Italia) 41