Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 7: Quản lý rủi ro của dự án

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 7: Quản lý rủi ro của dự án

1. NỘI DUNG 1. Tổng quan về quản lý rủi to dự án 2. Lập kế hoạch quản lý rủi ro 3. Xác định rủi ro 4. Phân tích định tính rủi ro 5. Phân tích định lượng rủi ro 6. Kế hoạch đối phó rủi ro 7. Giám sát và kiểm soát rủi ro Jens Martensson 2
2. 1.Tổng quan về quản lý rủi to dự án ❑Rủi ro là một sự kiện hay một hoạt động có khả năng xảy ra trong tương lai và khi xảy ra thì sẽ có thể tác động tiêu cực đến dự án. ❑Quản lý rủi ro dự án – Chủ động quản lý và kiểm soát những vấn đề tiềm ẩn, phân tích và có giải pháp hợp lý để đối phó với những rủi ro giúp giảm thiểu các tác động tiêu cực của các rủi ro đến hoạt động của dự án. Jens Martensson 3
3. 1.1 Tầm quan trọng của quản lý rủi to dự án ❑Bất kỳ dự án nào cũng phải đối diện với những vấn đề có khả năng tác động đến mục tiêu dự án. ❑Những vấn đề này có thể được dự báo trước hoặc đôi khi không thể dự báo trước. ❑Một khi được dự báo trước, nhóm dự án sẽ có những biện pháp chủ động ngăn ngừa, nhằm hạn chế được tác động xấu đến dự án Jens Martensson 4
4. 1.2 Phân loại rủi ro ❖Rủi ro về lịch thực hiện các công việc của dự án ❖Rủi ro về chi phí ❖Rủi ro về quản lý các yêu cầu của dự án ❖Rủi ro về chất lượng dự án ❖Rủi ro về thao tác. ❖Rủi ro nếu dự án mắc nhiều lỗi cơ bản Jens Martensson 5
5. 1.2 Phân loại rủi ro ❑Các rủi ro biết trước: yêu cầu của khách hàng không rõ ràng, đội ngũ làm việc của dự án không có kinh nghiệm. ❑Các rủi ro không biết trước nhưng có thể dự đoán được dựa trên kinh nghiệm: việc trao đổi với khách hàng, đội ngũ phát triển dự án không vững chắc. ❑Các rủi ro không có khả năng biết trước: thiên tai gây ảnh hưởng đến quá trình phát triển công nghệ thông tin. Jens Martensson 6
6. 1.3 Các quy trình trong quản lý rủi ro dự án ❖Lập kế họach quản lý rủi ro (Plan Risk Management) ❖Xác định rủi ro (Identify Risks) ❖Phân tích tính chất rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis) ❖Phân tích mức độ rủi ro (Perform Quantitative Risk Analysis) ❖Kế hoạch đối phó rủi ro (Plan Risk Responses) ❖Giám sát và kiểm soát rủi ro. (Monitor and Control Risks) Jens Martensson 7
7. 2.Lập kế họach quản lý rủi ro ❑Kế hoạch quản lý rủi ro là quy trình xác định các hoạt động cần thực hiện để quản lý rủi ro dự án. ❑Kế hoạch quản lý rủi ro cung cấp nguồn lực và thời gian cho các hoạt động quản lý rủi ro, và thiết lập một cơ sở thỏa thuận về đánh giá rủi ro. ❑Thành viên trong dự án nên xem xét các tài liệu của dự án và nắm được nguy cơ dẫn tới rủi ro Jens Martensson 8
8. 2.Lập kế họach quản lý rủi ro ❑Trong Lập Kế họach rủi ro, cần phải có thêm Kế họach dự phòng, Kế họach rút lui, Quỹ dự phòng ❖Kế hoạch dự phòng (đối phó những bất ngờ) là những hoạt động xác định trước khi rủi ro xuất hiện. ❖Kế hoạch rút lui được thực hiện cho những rủi ro có tác động lớn tới những yêu cầu mục tiêu của dự án ❖Quỹ dự phòng: tiền trợ cấp được giữ bởi nhà tài trợ và có thể dùng giảm nhẹ chi phí hay rủi ro lịch biểu nếu có những sự thay đổi về phạm vi hay chất lượng. Jens Martensson 9
9. 2.Lập kế họach quản lý rủi ro ❑Các yếu tố giúp nhận biết những rủi ro tiềm ẩn: ❖Rủi ro thị trường: Sản phẩm mới sẽ hữu ích cho công ty hay có thể tiêu thụ nó ở các công ty khác? Và liệu người tiêu dùng có chấp nhận sản phẩm hay dịch vụ đó không? ❖Rủi ro tài chính: Liệu công ty có đủ điều kiện để thực hiện dự án? Có phải dự án này là cách tốt nhất để sử dụng nguồn tài chính của công ty? ❖Rủi ro công nghệ: Liệu dự án có khả thi về mặt kỹ thuật? Liệu công nghệ này có lỗi thời trước khi một sản phẩm được sản xuất? Jens Martensson 10
10. 2.Lập kế họach quản lý rủi ro ❑Các thành phần tham gia lập kế hoạch quản lý rủi ro: đội dự án tổ chức các cuộc họp để phát triển kế hoạch quản lý rủi ro. Người tham dự tại các cuộc họp này có thể bao gồm ❖Quản lý dự án. ❖Các thành viên nhóm dự án ❖Các bên liên quan được chọn. ❖Người trong tổ chức có trách nhiệm quản lý hoạch định rủi ro và các hoạt động thực hiện. Jens Martensson 11
11. 2.Lập kế họach quản lý rủi ro ❑Kết quả của quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro ❖Xác định các phương pháp, công cụ, và các nguồn dữ liệu có thể được sử dụng để thực hiện quản lý rủi ro về dự án. ❖Xác định sự lãnh đạo, hỗ trợ, và nhóm thành viên quản lý rủi ro đối với từng loại hoạt động trong kế hoạch quản lý rủi ro, xác định rõ trách nhiệm. ❖chỉ định nguồn lực, dự toán kinh phí cần thiết cho việc quản lý rủi ro ❖Xác định thời điểm quá trình quản lý rủi ro sẽ được thực hiện trong suốt vòng đời dự án. Jens Martensson 12
12. 2.Lập kế họach quản lý rủi ro ❑Kết quả của quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro ❖Cung cấp một cấu trúc nhằm đảm bảo một quá trình toàn diện về hệ thống xác định rủi ro. Có thể sử dụng Risk Breakdown Structure (RBS) ❖Định nghĩa của xác suất rủi ro và tác động ❖Rủi ro được ưu tiên theo tác động tiềm năng của nó có ảnh hưởng đến mục tiêu của dự án ❖Xác định các kết quả của các quy trình quản lý rủi ro như thế nào sẽ được ghi chép, phân tích, và truyền đạt Jens Martensson 13
13. 3. Xác định rủi ro ❑Xác định rủi ro là quá trình xác định các vấn đề có thể ảnh hưởng đến dự án và tài liệu về đặc điểm của nó. ❑Xác định rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại vì nó có thể phát triển trong suốt vòng đời của dự án. ❑Quá trình này chỉ liên quan đến các nhóm dự án để họ duy trì một ý thức về trách nhiệm và hoạt động đối phó với những rủi ro. Jens Martensson 14
14. 3. Xác định rủi ro ❑ Mô hình xác định rủi ro Jens Martensson 15
15. 3. Xác định rủi ro ❑Các công cụ và kỹ thuật nhận biết rủi ro: ❖Xem lại các tài liệu dự án: bao gồm cả kế hoạch, giả định, các tập tin dự án trước đó, hợp đồng, và các thông tin khác. ❖Kỹ thuật thu thập thông tin: Kỹ thuật Delphi là một cách để đạt được một sự đồng thuận của các chuyên gia rủi ro của dự án ❖Phỏng vấn kinh nghiệm tham gia dự án của các bên liên quan, đối tượng chuyên gia xác định các rủi ro ❖Phân tích SWOT Jens Martensson 16
16. 3. Xác định rủi ro ❑Các công cụ và kỹ thuật nhận biết rủi ro: ❖Dựa trên các thông tin lịch sử và kiến ​​thức đã được tích lũy từ các dự án tương tự trước đó ❖Kỹ thuật sơ đồ: – Sơ đồ nhân quả – Biểu diễn đồ họa các tình huống ảnh hưởng quan hệ nhân quả, trình tự của các sự kiện, và các mối quan hệ khác. Jens Martensson 17
17. 3. Xác định rủi ro ❑Kết quả của quá trình xác định rủi ro ❖Danh sách rủi ro được mô tả chi tiết ❖Mức độ và loại rủi ro theo. ❖Danh sách các rủi ro tìm ẩn Jens Martensson 18
18. 4. Phân tích định tính rủi ro ❑Đánh giá khả năng có thể xãy ra và tác động của rủi ro để xác định quy mô và độ ưu tiên. ❑Phân tích định tính: mô tả tác động của mỗi loại rủi ro và sắp xếp chúng vào từng nhóm mức đọ: rủi ra cao, trung bình, thấp. ❑Mục đích của phân tích định tính: đánh giá tổng thể xem rủi ro tác động đến những bộ phận nào và mức độ ảnh hưởng của nó đến từng bộ phận và toàn bộ dự án. Jens Martensson 19
19. 4. Phân tích định tính rủi ro ❑Công cụ và kỹ thuật ❖Ma trận Xác suất/Tác động. ❖Đánh giá của chuyên gia: họ có thể phân loại rủi ro ❖Kỹ thuật theo dõi 10 danh mục rủi ro hàng đầu. Jens Martensson 20
20. 4. Phân tích định tính rủi ro ❑Theo dõi 10 rủi ro hàng đầu là một công cụ để duy trì kiểm soát rủi ro trong suốt vòng đời của dự án. ❖Thiết lập việc xem xét định kì 10 rủi ro hàng đầu của dự án. ❖Liệt kê thứ tự hiện tại, thứ tự trước đó, số lần một rủi ro xuất hiện trong danh sách trong một khoảng thời gian và tổng hợp quá trình thực hiện để giải quyết rủi ro Jens Martensson 21
21. 4. Phân tích định tính rủi ro ❑Các hoạt động trong phân tích rủi ro: ❖Xác định xác suất xảy ra rủi ro. ❖Xác định ảnh hưởng của rủi ro đó tới các mục tiêu của dự án khi hợp rủi ro đó xảy ra. ❖Xác định độ nguy hiểm của rủi ro = tích của xác suất xuất hiện rủi ro đó với mức độ ảnh hưởng của nó tới các mục tiêu của dự án Jens Martensson 22
22. 4. Phân tích định tính rủi ro ❑Các hoạt động trong phân tích rủi ro: Jens Martensson 23
23. 4. Phân tích định tính rủi ro ❑Tiêu chí xác suất xảy ra rủi ro Đánh giá định tính Đánh giá định lượng Mô tả Rất cao > 84% Gần như chắc chắn xảy ra Cao 60 – 84% Nhiều khả năng sẽ xảy ra Trung bình 35 – 59% Có vẻ như sẽ xảy ra Thấp 10 – 34% Nhiều khả năng không xảy ra Jens Martensson 24
24. 5. Phân tích định lượng rủi ro ❑Phân tích định lượng thường thực hiện sau phân tích rủi ro định tính, nhưng cả hai có thể được thực hiện cùng nhau hoặc riêng biệt. Các dự án lớn, phức tạp có các công nghệ mũi nhọn thường yêu cầu phân tích rủi ro định lượng kĩ càng. ❑Các kĩ thuật chính bao gồm: ❖Phân tích cây quyết định; ❖Mô phỏng Jens Martensson 25
25. 5. Phân tích định lượng rủi ro ❑Phân tích dùng cây quyết định (Deision tree analysis): là một phương pháp dùng biểu đồ giúp nhóm dự án chọn lựa hành động tốt nhất trong các tình huống mà trong đó kết quả tương lai là không chắc chắn. ❑EMV là một loại cây quyết định dùng tính toán giá trị tiền tệ dự kiến của một quyết định dựa trên xác suất rủi ro của nó và giá trị tiền tệ. Jens Martensson 26
26. 5. Phân tích định lượng rủi ro ❑Phân tích dùng cây quyết định (Deision tree analysis): Jens Martensson 27
27. 5. Phân tích định lượng rủi ro ❑Mô phỏng (simulation): dùng mô hình của một hệ thống để phân tích hành vi mong chờ hay hoạt động của hệ thống. ❑Phương pháp Monte Carlo mô phòng kết quả của một mô hình nhiều lần để cung cấp một phân bố thống kê của những kết quả đã tính toán. Jens Martensson 28
28. 6. Kế hoạch đối phó rủi ro ❑Sau khi nhận biết mức độ rủi ro, cần phải quyết định đối phó rủi ro ❑Bốn chiến lược chính đối phó rủi ro: ❖Tránh rủi ro: Loại trừ mối đe dọa hoặc rủi ro cụ thể, thường là bằng cách loại trừ nguyên nhân của nó. ❖Chấp nhận rủi ro: chấp nhận kết quả nếu rủi ro xảy ra. ❖Chuyển đổi rủi ro: Chuyển những hậu quả của một rủi ro và trách nhiệm quản lý nó cho bên thứ ba. ❖Làm nhẹ rủi ro: Giảm nhẹ ảnh hưởng của rủi ro bằng cách giảm bớt khả năng xảy ra của rủi ro. Jens Martensson 29
29. 6. Kế hoạch đối phó rủi ro ❑Các bước giải quyết rủi ro ❖Bước 1: Thiết lập những phương án làm giảm mức độ của rủi ro. ❖Bước 2: Phát triển kế hoạch thực hiện một phương án trong số những phương án xác định ở bước 1. ❖Bước 3: Đánh giá lại rủi ro đó và các rủi ro khác sau khi phương án được thực hiện. Sau đó lại lặp lại bước 1 với tập rủi ro với mức độ mới Jens Martensson 30
30. 6. Kế hoạch đối phó rủi ro ❑Các bước giải quyết rủi ro ❖Bước 1: Thiết lập những phương án làm giảm mức độ của rủi ro. ❖Bước 2: Phát triển kế hoạch thực hiện một phương án trong số những phương án xác định ở bước 1. ❖Bước 3: Đánh giá lại rủi ro đó và các rủi ro khác sau khi phương án được thực hiện. Sau đó lại lặp lại bước 1 với tập rủi ro với mức độ mới Jens Martensson 31
31. 6. Kế hoạch đối phó rủi ro ❑Các chiến lược làm giảm nhẹ các rủi ro ❖Tránh cách phát triển dự án gây rủi ro. ❖Chấp nhận rủi ro và hậu quả nếu rủi ro xảy ra, chỉ dùng trong trường hợp chúng ta chịu được hậu quả và không gây ảnh hưởng quá lớn đối với mục tiêu của dự án. ❖Chuyển toàn bộ hay một phần rủi ro đó sang tổ chức khác chịu trách nhiệm. ❖Thực hiện một hành động cụ thể để làm giảm xác suất xuất hiện rủi ro và/hoặc ảnh hưởng của rủi ro tới mục tiêu của dự án. ❖Thiết lập một quỹ phòng bị để sử dụng đến trong trường hợp rủi ro xảy ra. Jens Martensson 32
32. 7. Giám sát và kiểm soát rủi ro ❑Giám sát rủi ro bao gồm hiểu biết về trạng thái của chúng. ❑Điều chỉnh rủi ro bao gồm thực hiện các kế hoạch quản lý rủi ro khi rủi ro xảy ra. ❑Workaround là những phản ứng không đặt kế hoạch trước đối với các sự kiện rủi ro, được thực hiện khi không có kế hoạch xử trí (contingency plans). ❑Kết quả chính của giám sát và quản lý rủi ro là các hoạt động hiệu chỉnh, các yêu cầu thay đổi dự án và sửa đổi các kế hoạch khác Jens Martensson 33
33. 8. Quản lý xử lý rủi ro ❑Quản lý xử lý rủi ro bao gồm việc thực hiện các quy trình quản lý rủi ro và kế hoạch quản lý rủi ro để xử lý các sự kiện rủi ro. ❑Rủi ro phải được giám sát dựa trên các mốc thời gian chính (milestone) đã được xác định và các quyết định về rủi ro và chiến thuật giảm bớt. ❑Đôi khi cần thực hiện workaround (những phản ứng không có kế hoạch đối với các sự kiện rủi ro) khi không có kế hoạch xử trí. Jens Martensson 34