Kiểm soát nội bộ về nghiệp vụ tiền gửi tại AgriBank chi nhánh Long An

Nội dung text: Kiểm soát nội bộ về nghiệp vụ tiền gửi tại AgriBank chi nhánh Long An

1. NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ NGHIỆP VỤ TIỀN GỬI TẠI AGRIBANK CHI NHÁNH LONG AN  NGUYỄN THỤY TUYẾT PHƯƠNG (*) TÓM TẮT Hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần không thể tách rời với các hoạt động hàng ngày của Ngân hàng thương mại và kiểm soát nội bộ phải được thiết kế cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ (Thông tư 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam). Kiểm soát nội bộ trở thành công cụ kiểm tra, giám sát toàn diện việc tuân thủ các quy chế, quy định nội bộ nhằm ngăn chặn các rủi ro hoạt động; trong đó có rủi ro hoạt động tiền gửi – một trong ba nghiệp vụ quan trọng của Ngân hàng thương mại; bởi vì hầu hết các giao dịch tiền gửi thông qua hệ thống Ngân hàng thương mại đều liên quan đến tiền mặt, giấy tờ có giá và đều có quy mô rất lớn về số lượng, về giá trị tiền. Từ khóa: Ngân hàng Nông nghiệp, Ngân hàng thương mại, kiểm soát nội bộ. SUMMARY The internal control system is an integral part that is not apart from daily activities of the Commercial Bank and internal control must be designed, installed and implemented right in all professional processes (Circular No. 44/2011 / TT-NHNN dated December 29, 2011 of the State Bank of Vietnam). Internal control becomes a comprehensive monitoring and control tool for conforming to internal regulations and rules in order to prevent operational risks which contains operational risk in deposits - one of the three important banking operations of commercial banks; because most of deposit transactions that are made through the system of commercial banks are related to cash, valuable papers with a very large scale in quantity and value of money. Key words: Agribank, Commercial Banks, Internal control. 1. Đặt vấn đề Ngân hàng thương mại là một doanh nghiệp nhưng lại là doanh nghiệp đặc biệt chuyên kinh doanh rủi ro. Vì vậy, hạn chế được rủi ro trong hoạt động ngân hàng là một trong những mối quan tâm của các nhà quản lý Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển và Nông thôn Việt Nam (Agribank) nói chung và Agribank Chi nhánh Long An nói riêng. Để giải quyết bài toán này, vấn đề đặt ra quản trị rủi ro trên cơ sở xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ là một trong những hoạt động tất yếu, bắt buộc và cũng là giải pháp tối ưu để Agribank Chi nhánh Long An có thể hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra; do vậy, với đề tài “Kiểm soát nội bộ về nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Chi nhánh Long An” tác giả muốn góp phần cùng Chi nhánh phân tích, đánh giá thực trạng, tìm ra những hạn chế và nguyên nhân, từ đó có giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Chi nhánh Long An. 2. Thực trạng a. Thực trạng về kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Chi nhánh Long An 2.1.1 Kết quả nghiệp vụ tiền gửi Agribank Chi nhánh Long An 2013 – 2017 Với các sản phẩm huy động tiền gửi hiện nay, Agribank Chi nhánh Long An đã đạt được kết quả huy động tiền gửi giai đoạn 2013 – 2017 như sau: (*) Học viên Cao ọh c Trường ĐH KTCN Long An TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 74
2. NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI Bảng 1. Kết quả nghiệp vụ tiền gửi Agribank Chi nhánh Long An 2013 – 2017 ĐVT: Tỷ đồng Năm Tốc độ tăng trưởng 2013 2014 2015 2016 2017 Chỉ tiêu bình quân Số dư tiền gửi theo thời hạn 7.903 9.579 10.803 13.697 16.533 20,27% - Tiền gửi KKH 996 1.065 967 1.098 1.320 7,29% - Tiền gửi CKH 6.907 8.514 9.836 12.599 15.213 21,82% Số dư tiền gửi theo khách hàng 7.903 9.579 10.803 13.697 16.533 20,27% - Tiền gửi dân cư 6.838 8.191 10.077 12.738 15.579 22,86% - Tiền gửi TCKT 1.065 1.388 726 959 954 -2,71% Số dư tiền gửi theo loại tiền 7.903 9.579 10.803 13.697 16.533 20,27% - VND 7.845 9.526 10.745 13.654 16.493 20,41% - USD (Quy ra VND) 58 53 58 43 40 -8,87% Nguồn: Phòng Tổng hợp Agribank Chi nhánh Long An. Để đạt được kết quả trên, Ban Giám đốc Agribank Chi nhánh Long An đã triển khai tốt các biện pháp: tuyên truyền, tiếp thị dưới nhiều hình thức huy động tiền gửi, mở rộng dịch vụ hỗ trợ như dịch vụ chi trả kiều hối, mở tài khoản thanh toán, chuyển tiền nhanh, chuyển tiền điện tử qua mạng swift ; theo dõi diễn biến tình hình lãi suất của các ngân hàng thương mại khác trên địa bàn, có giải pháp kịp thời nhằm ổn định và tăng trưởng tiền gửi; thực hiện tốt việc xếp loại thi đua hàng năm cho cán bộ viên chức các chi nhánh trực thuộc về công tác huy động tiền gửi 2.1.2 Kết quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi Agribank Chi nhánh Long An Mục tiêu kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi Agribank Chi nhánh Long An Trong quá trình kiểm tra, kiểm soát, kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi của Agribank Chi nhánh Long An được tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu chính: đảm bảo việc chấp hành pháp luật và tuân thủ các quy chế, quy trình nghiệp vụ và quy định nội bộ về nghiệp vụ tiền gửi; nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ tiền gửi, hoàn thành các mục tiêu kinh doanh; đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy các nội dung của báo cáo tài chính có liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi. Các chốt kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Chi nhánh Long An Kiểm soát trước: đây là việc kiểm tra được thực hiện bởi giao dịch viên thông qua việc nhận dạng khách hàng như kiểm tra giấy tờ tùy thân của khách hàng đến thời điểm giao dịch còn hiệu lực: chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, hộ chiếu; kiểm tra sự hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và hồ sơ giao dịch tiền gửi Kiểm soát trong: được thực hiện bởi giao dịch viên và kiểm soát viên hoặc bộ phận giao dịch ngân quỹ, bao gồm: giao dịch viên kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, kiểm tra thông tin được nhập trên hệ thống IPCAS (Intrabank Payment and Customer Accounting System), kiểm tra hạn mức được giao cho giao dịch viên; kiểm soát viên, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ chứng từ, kiểm tra tính chính xác giữa hồ sơ với thông tin giao dịch trên hệ thống IPCAS; bộ phận TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 75
3. NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI giao dịch ngân quỹ: căn cứ chứng từ thu tiền, kiểm đếm nhận tiền đầy đủ, đóng dấu “Đã thu tiền”, căn cứ chứng từ chi tiền, chi tiền cho khách hàng và chứng kiến khách hàng kiểm đếm, đóng dấu “Đã chi tiền”. Kiểm soát sau: đây là việc kiểm tra tất cả các giao dịch tiền gửi phát sinh trong ngày; hậu kiểm viên sẽ tiến hành kiểm soát, đối chiếu giữa chứng từ trên báo cáo liệt kê giao dịch của phân hệ tiền gửi, giữa liệt kê giao dịch với báo cáo tổng hợp, giữa báo cáo tổng hợp với kế toán tổng hợp, yêu cầu giao dịch viên bổ sung hoặc chỉnh sửa các loại phát sinh (nếu có). 2.2 Đánh giá kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Chi nhánh Long An 2.2.1 Kết quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gừi tai Agribank Chi nhánh Long An Chi nhánh tăng cường công tác nghiệp vụ tiền gửi thông qua việc phân định trách nhiệm quyền hạn của từng cá nhân/bộ phận trong kiểm soát nội bộ tiền gửi; quy định giám đốc các Chi nhánh trực thuộc phải tổ chức triển khai, kiểm tra giám sát việc thực hiện nghiệp vụ tiền gửi và kiểm soát nội bộ tiền gửi tại Chi nhánh mình phụ trách. Chi nhánh luôn quan tâm đến việc cân đối giữa nguồn vốn và sử dụng vốn; nếu huy động tiền gửi không đạt như chỉ tiêu đã đề ra, Ban Giám đốc sẽ họp để phân tích, đánh giá và nhận diện ra rủi ro trong nghiệp vụ tiền gửi. Ngoài ra, Ban Giám đốc còn nhận diện rủi ro thông qua các báo cáo giao dịch đáng ngờ như giao dịch lùi ngày, giao dịch thực hiện sai quy trình Bên cạnh sử dụng kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện trong nghiệp vụ tiền gửi, Chi nhánh còn sử dụng phương pháp kiểm soát chung, tức là kiểm soát nhiều nghiệp vụ khác như: nghiệp vụ cho vay, nghiệp vụ thanh toán Chi nhánh thu thập và sử dụng các thông tin một cách thích hợp, có chất lượng; bên cạnh đó, Chi nhánh còn làm tốt công tác truyền thông cho đối tượng bên ngoài về các thông tin hoạt động, trong đó có thông tin liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi. Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ và bộ phận hậu kiểm – bộ phận của phòng Kế toán - Ngân quỹ đã thực hiện tốt nhiệm vụ giám sát từ xa và việc giám sát này được thực hiện trên hệ thống thông tin. 2.2.2 Hạn chế Môi trường kiểm soát còn nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ như: giao dịch viên tiền gửi còn nhiều lỗi, sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ tiền gửi; Agribank chưa xây dựng được hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro nghiệp vụ tiền gửi; hoạt động kiểm soát đối với nghiệp vụ tiền gửi còn lỏng lẻo, chưa phân định rõ trách nhiệm của cán bộ tham gia quy trình nghiệp vụ tiền gửi: hệ thống thông tin còn bất cập; chưa được sắp xếp, phân loại một cách có chất lượng; hoạt động giám sát nhìn chung có thực hiện được nhưng với vai trò cảnh báo rủi ro nghiệp vụ tiền gửi là chưa phát huy được cụ thể. 2.2.3 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ quan: bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chưa có quyền đối với các kiến nghị mà Đoàn kiểm tra, kiểm toán viên đưa ra; việc phúc tra, chỉnh sửa, khắc phục sai sót chưa được chú trọng, chủ yếu là tổng hợp lại, báo cáo chứ không kiểm tra thực tế lại hồ sơ đã khắc phục; hệ thống nhận diện đánh giá, đo lường rủi ro tiền gửi chưa được xây dựng, triển khai tại Chi nhánh; đội ngũ kiểm tra viên chưa đáp ứng được yêu cầu; hoặc do tình trạng sức khỏe hoặc tâm lý của giao dịch viên không ổn định dẫn đến những sai sót Nguyên nhân khách quan: kể từ khi Thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ra đời cho đến nay, trong hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ chưa có văn bản nào của Agribank hướng dẫn quy định quản lý rủi ro về việc nhận dạng, đo lường, đánh TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 76
4. NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI giá rủi ro nghiệp vụ tiền gửi. Trong khi đó thanh tra, giám sát Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chỉ mang tính kiểm tra tuân thủ pháp luật trong hoạt động ngân hàng và đánh giá sự an toàn ngân hàng thương mại về nghiệp vụ tiền gửi; chưa thực hiện việc đánh giá rủi ro một cách có hệ thống, chưa có tiêu chí thực hiện đánh giá rủi ro, trong đó có đánh giá rủi ro tiền gửi. 3 Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Chi nhánh Long An Nhóm giải pháp thuộc về môi trường kiểm soát Đảm bảo tất cả cán bộ viên chức trong Chi nhánh nâng cao ý thức trong việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ quy trình, quy định về chính sách nghiệp vụ tiền gửi của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, của Agribank, cũng như chỉ đạo của Ban Giám đốc; làm tốt công tác tuyên dương, biểu dương những cán bộ viên chức có thành tích cao trong công tác, trong đó có thành tích đối với những ý kiến đề xuất về việc phát hiện những sai sót, những gian lận có thể xảy ra trong công tác nghiệp vụ tiền gửi; làm tốt công tác đánh giá luân chuyển, quy hoạch, bổ nhiệm và đào tạo cán bộ; cần có chế tài nghiêm khắc, xử lý kỷ luật đối với những cán bộ viên chức có hành vi vi phạm, cũng như để ra sai sót nhiều, mà những sai sót này cứ lặp đi, lặp lại nhiều lần. . . Nhóm giải pháp thuộc về đánh giá rủi ro Chi nhánh cần phải tuân thủ việc nhận dạng, phân tích đánh giá rủi ro nghiệp vụ tiền gửi; xác định những rủi ro nào là cần thiết phải quản lý; kiến nghị về trụ sở chính để chỉnh sửa, hoàn thiện chế độ chính sách về nghiệp vụ tiền gửi; xây dựng các chỉ số rủi ro có thể xảy ra và thiết lập các ngưỡng báo cáo phù hợp để giám đốc có hướng xử lý kịp thời; thường xuyên tổ chức rà soát lại tất cả những sản phẩm dịch vụ về huy động tiền gửi, cũng như những hoạt động khác, qua đó nhận diện đánh giá đo lường những rủi ro có thể xảy ra làm thiệt hại đến hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Nhóm giải pháp thuộc về các hoạt động kiểm soát Quy định cụ thể về việc rà soát định kỳ trên những đăng nhập không thành công, những đăng nhập vào tài khoản quản trị của hệ thống; quy định thống nhất bằng cách đặt mã đăng nhập và yêu cầu cán bộ viên chức được cung cấp mã đăng nhập phải gửi cam kết bảo mật; thực hiện tốt phương pháp kiểm soát phòng ngừa trên cơ sở hạch toán nghiệp vụ tiền gửi đúng tính chất, đảm bảo an toàn tài sản cho Agribank; tuân thủ nguyên tắc kiểm soát “bốn mắt”, tăng cường và nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát lại các chứng từ của bộ phận giao dịch để phát hiện các sai sót, ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra. Nhóm giải pháp thuộc về thông tin và truyền thông Xây dựng kênh thông tin để nhân viên chia sẻ, đóng góp, báo cáo những hành vi sai phạm thông qua thùng thư góp ý, hộp thư điện tử, Email ; thường xuyên rà soát, đánh giá hệ thống văn bản cơ chế quy trình nghiệp vụ của Agribank nhằm phát hiện các lỗ hổng, các chốt kiểm soát chưa hiệu quả để kiến nghị Agribank chỉnh sửa, bổ sung nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản toàn ngành; đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ, tăng cường ý thức nhận biết rủi ro trong Chi nhánh; đồng thời tổ chức phối hợp thống nhất giữa các kênh thông tin báo cáo từ trên xuống, từ dưới lên; cần phải thiết lập đường dây nóng mạng nội bộ, cho phép cán bộ viên chức của Chi nhánh, cho phép khách hàng có thể báo cáo về giám đốc những hành vi, những sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho khách hàng, cho Agribank. Nhóm giải pháp thuộc về giám sát Kiểm tra, giám sát hoạt động tiền gửi theo hướng kiểm soát chặt chẽ quy trình hạch toán, kiểm soát trên hệ thống IPCAS; tăng cường số lần kiểm tra, kiểm soát trong năm về hồ sơ chứng từ giao dịch tiền gửi đặc biệt là giao dịch lùi ngày, giao dịch hủy ngày; thường xuyên tập hợp các dạng TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 77
5. NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngân hàng, trong hoạt động huy động tiền gửi; để làm cơ sở nghiên cứu và triển khai đến các Chi nhánh trực thuộc tự rút kinh nghiệm trong công tác điều hành; nâng cao ý thức tự giám sát tại các Chi nhánh trực thuộc, thường xuyên tổ chức các kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất; thông qua các đợt kiểm tra, Agribank Chi nhánh Long An tổ chức rút kinh nghiệm từ những sai phạm được phát hiện qua Đoàn kiểm tra, kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập, cũng như của Thanh tra Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 4. Kết luận và kiến nghị Qua phân tích thực trạng và các giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi, tác giả đề ra một số kiến nghị sau: Đối với Agribank Agribank cần phải sớm ban hành văn bản hướng dẫn phương pháp, kiểm tra, kiểm soát nội bộ trên IPCAS theo từng thành phần nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ tiền gửi. Cần có sự quan tâm, yêu cầu rà soát, bổ sung quy chế các tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ một cách thường xuyên, cập nhật các thông lệ, chuẩn mực quốc tế theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; tạo quyền hạn cao nhất cho Ban Kiểm soát nội bộ để có thể quyết liệt hơn trong việc đề ra các khuyến nghị. Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo cho kiểm tra viên được cập nhật kiến thức và thực hiện công việc của mình theo chuẩn mực tốt nhất; cập nhật kiến thức như kiến thức về ngành, pháp luật, công nghệ thông tin, Đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Chi nhánh tỉnh Long An Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Chi nhánh tỉnh Long An cần kiến nghị Ngân hàng Nhà nước Việt Nam sớm ban hành Thông tư sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Thông tư 44, trong đó cần quy định cụ thể về các nguyên tắc hoạt động của kiểm soát nội bộ, tổ chức và hoạt động của kiểm soát nội bộ. 5. Kết luận Trong hoạt động kiểm soát nói chung, kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi nói riêng là công việc khó khăn và phức tạp, đòi hỏi Agribank Chi nhánh Long An phải có khả năng dự báo, cũng như có tầm nhìn bao quát về quản trị rủi ro trong hoạt động Ngân hàng thương mại nói chung, trong nghiệp vụ tiền gửi nói riêng. Tài liệu tham khảo [1]. PGS. TS Nguyễn Đăng Dờn và cộng sự (2016), Quản trị ngân hàng, NXB. Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. [2]. TS. Đoàn Thị Hồng (2017), Nghiệp vụ nguồn vốn trong Ngân hàng thương mại, Trường Đại học Kinh tế Công nghiệp Long An. [3] PGS.TS. Trần Thị Giang Tân và cộng sự (2012), Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông. [4]. Agribank Chi nhánh Long An 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 Báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ Agribank Chi nhánh Long An. [5]. Agribank Chi nhánh Long An 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 Báo cáo tổng kết Agribank Chi nhánh Long An. [6]. Thông tư 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài. [7]. Quốc hội (2010), Luật các Tổ chức tín dụng , số 47/2010/2012/QH-13 Ngày nhận: 09/5/2018 Ngày duyệt đăng: 02/6/2019 TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 78